12 maggio 2005Annarita Orsini1 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI DIPARTIMENTO PER LA RICERCA, LINNOVAZIONE E LORGANIZZAZIONE DIREZIONE GENERALE

12 maggio 2005 Annarita Orsini 1

MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI

DIPARTIMENTO PER LA RICERCA, L’INNOVAZIONE E L’ORGANIZZAZIONE

DIREZIONE GENERALE PER L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA E LA PROMOZIONE

“più efficienza nella gestione, più efficacia nella missione”

Progetti di posta elettronica ERMES ed e-MOUSEION Cofinanziati da CNIPA nell’ambito dell’iniziativa @p@


Un contesto difficile, un’organizzazione complessa, una struttura diffusa

• 4 Dipartimenti• 10 direzioni generali • 5 Istituti centrali di ricerca e documentazione• 17 Direzioni regionali• 90 Soprintendenze• 134 sedi di Archivi di stato e Soprintendenze archivistiche• 47 grandi biblioteche statali• 409 musei nazionali e aree archeologiche

il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (MiBAC) è indubbiamente una delle Amministrazioni italiane con più forte radicamento territoriale.

personale: 23.500 negli Istituti territoriali 1.500 nell’Amministrazione centrale.



Con una struttura organizzativa così settorializzata e capillarmente diffusa, è fondamentale, per svolgere nel modo più efficiente ed efficace la missione istituzionale di tutela, conservazione e valorizzazione del patrimonio e delle attività culturali, la condivisione delle informazioni in tempo reale, quindi la dotazione di strumenti tecnologici evoluti, quindi la posta elettronica.

E’ altresì fondamentale, in un quadro di risorse economiche sempre scarse, la razionalizzazione ed il contenimento delle spese e la ricerca delle soluzioni economicamente più vantaggiose.

Il progetto PE che si sta realizzando è lo strumento capace di raggiungere gli obiettivi suindicati, attraverso i suoi moduli

• ERMES Effective Electronic Road for Messages Switching• e-MOUSEION. La posta elettronica certificata che consente di dare valore legale alle

comunicazione scambiate, certificando l’invio e la ricezione dei documenti elettronici rappresenta il sistema migliore per l’Amministrazione.



Gli obiettivi:

ERMESSi propone di introdurre massivamente l’uso della posta elettronica

quale strumento prioritario e in seguito esclusivo per la distribuzione delle informazioni e dei documenti all’interno dell’Amministrazione con lo scopo di innovare le procedure e le prassi amministrative per aumentare l’efficienza, liberare le risorse umane attualmente dedicate allo svolgimento di attività di poco valore e favorire la trasparenza amministrativa attraverso opportune integrazioni con altre applicazioni informatiche accessibili anche da parte del cittadino



e-MOUSEIONSi propone di realizzare la rubrica elettronica di 409 Musei italiani

come organizzazione di un servizio informativo verso i cittadini e i fruitori in generale del patrimonio culturale

Attualmente il servizio di comunicazione ed informazione erogato dai Musei italiani è molto disomogeneo: nella migliore delle ipotesi avviene attraverso siti WEB delle strutture o è annidato nella comunicazione ufficiale delle Soprintendenze di riferimento.

Il rapporto 1-1, che è quello che si ritiene più interessante in una logica di miglioramento del servizio pubblico, attualmente avviene solo con i sistemi tradizionali: corrispondenza cartacea.

Il valore del progetto si sostanzia nel fatto che il MIBAC vuole rispondere ad un domanda informativa attualmente inespressa e quindi insoddisfatta, la cui mancata considerazione costituisce una strozzatura per lo sviluppo e l’accrescimento della fruizione culturale



le caratteristiche:

Modularità Integrazione Diffusione

parole chiave che hanno orientato la scelta tecnologica, che si deve misurare con una realtà organizzativa così complessa.



come si declina la modularitàLe prime realizzazioni: Bacheca elettronicaUtilizzo della posta elettronica per le comunicazioni

istituzionali del D.RIO agli altri Dip e verso le D.G. e gli Uffici (circolari, disposizioni, comunicazioni). Già dal 2000 il S.G. ora D.RIO non invia più comunicazioni cartacee alle D.G. e agli altri Uffici centrali e periferici del MIBAC

Lo sviluppo: tre aree di sviluppo a cui fanno capo tre tipologie di comunicazione

1. Comunicazione istituzionale interna 1-1 o 1 molti (Organi di vertice)

2. Comunicazione interna 1-1 su procedimenti di gestione del personale

3. Comunicazione istituzionale interna 1- molti (Organi di vertice uffici)



I Moduli:

1.1 ERMES- 1 CoVer

Utilizzo esclusivo della PE nello scambio di comunicazioni ufficiali tra vertici dell’Amministrazione (C.D., D.G. e D.R.)

I punti di forza del progetto: • alta sensibilità dei vertici alla portata innovativa del

progetto• Elevato peso strategico delle informazioni scambiate• grandi impatto in termini di immagine all’interno ed

all’esterno dell’Amministrazione



1.2 ERMES- 2 GesPer

Utilizzo della posta elettronica da parte dei dipendenti e degli uffici per lo svolgimento di alcuni procedimenti afferenti la gestione del personale (domande di ferie, richiesta e rilascio di permessi personali, comunicazioni di malattia).

I caratteri che ne garantiscono il successo: • Coinvolge tutto il personale, anche quelle unità che non

dispongono di una workstation, ma che sono dotate di una casella di posta

• richiede un sforzo di adattamento piccolo a grandi numeri di dipendenti in quanto richiede capacità elementari di utilizzo dell’e-mail

• determina miglioramenti immediati nella qualità di servizi erogati sia in termini di correttezza e trasparenza della gestione che in termini di risparmio temporale



1.3 ERMES – 3 Bacheca elettronica

Estensione della prassi già utilizzata dal D.RIO anche agli altri settori dell’Amministrazione Dipartimenti, Direzioni generali, Direzioni regionali.

Il punto di forza del progetto: alta sensibilità degli organi di vertice grazie all’efficace contributo di tale strumento nell’espletamento dell’attività di coordinamento e direzione degli Uffici



Come si declina la diffusioneLa diffusione massiccia è connessa alla radicale innovazione

introdotta con il protocollo informatico ESPI nel processo di protocollazione

Non più una funzione autonoma ma l’inizio di un procedimento, di un qualsiasi procedimento amministrativo, gestito non da un apposito ufficio (di protocollo) bensì dallo stesso soggetto che opera sul procedimento

Con Espi il Ministero, oltre che diffondere l’uso dell’applicazione informatica, ha anche diffuso la consapevolezza della necessità della gestione informatica delle attività e delle funzioni amministrative, per raggiungere risultati di efficienza, efficacia ed economicità dell’azione pubblica. Questi elementi favoriranno la diffusione della PE



Come si declina l’integrazione

sia verso altre applicazioni informatiche ( dal protocollo informatico, alla gestione contabile a quella delle presenze ) che verso sviluppi come la firma digitale, necessaria per garantire la prova legale sull’identità del mittente, soprattutto per la diffusione degli atti a contenuto provvedimentale

Già ampiamente diffusa a livello centrale, si sta estendendo alle D.R. e gradatamente a tutti i funzionari con potere di firma dell’Amministrazione



i vantaggi:• maggiore semplicità ed economicità di trasmissione,

inoltro e riproduzione• Semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca• Facilità di invio multiplo• Velocità ed asincronia della comunicazione• Possibilità di consultazione ed uso da qualsiasi postazione

informatica• Integrabilità con altri strumenti di automazione d’ufficio



i risparmi:

Riduzione dei costi prevista in un anno

Min. € 150.000 Max € 400.000

Volume della corrispondenza cartacea eliminata in un anno

n. pratiche 775.500

n. pagine 1.418.000

n. lettere 184.000

n. spedizioni esterne con mezzi dell’Amm.ne 184.000

n. di spedizioni interne 726.000

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12 maggio 2005Annarita Orsini1 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI DIPARTIMENTO PER LA RICERCA, LINNOVAZIONE E LORGANIZZAZIONE DIREZIONE GENERALE