Luz Marina Dulcey

La administración de eventos es la técnica de coordinación de recursos humanos, materiales ,y financieros para lograr objetivos establecidos con máxima eficiencia y eficacia.

PROCESO ADMINISTRATIVO

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ETAPA MECÁNICA

PREVENCIÓN ¿Qué se puede hacer?

PLANEACIÓN ¿Qué se va a hacer?

ORGANIZACIÓN ¿Cómo se va a hacer?

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ETAPA DINÁMICA

INTEGRACIÓN ¿Con qué y con quién se va a hacer?

DIRECCIÓN Ver que se haga.

CONTROL ¿Cómo se hizo?Luz Marina Dulcey

ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL PLANIFICACIÓN

 

ETAPAS DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO

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PREVISIÓNPrevisión implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras.

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QUE DEBO TENER EN CUENTA

Fijar los objetivos o fines que se persiguen en la celebración de un evento.

Investigar todos los factores al alcance del pasado, presente y futuro, internos y externos, positivos o negativos, que ayuden a efectuar el evento.

Analizar y comparar las diversas alternativas de acción (opciones) que proporcionan las investigaciones y estudios realizados, de modo que se evalúen cada una objetivamente para determinar las que ofrecen los menores riesgos y mayores ventajas.

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OBJETIVOS GENERALES

EDUCATIVOS

INFORMATIVOS

MOTIVACIONALES

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LA PLANEACIÓN¿COMO SE VA HACER?

Es el curso de acciones por seguir, de modo que se establezcan las reglas , políticas y procedimientos que habrán de orientar los objetivos, la secuencia de las operaciones para efectuarlos y la determinación de tiempo, elementos, presupuestos con que lograrlos.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN…

PRINCIPIO DE PRECISIÓN: La planeación debe ser precisa detallada .

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Poder realizar cambios imprevistos fuera de control.

PRINCIPIO DE UNIDAD: Diseñar plan para cada acción y coordinar todas entre si .

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REGLAS DE LA PLANEACIÓN …

Programa general de trabajo:

Es aquel plan que establece un objetivo y secuencia de acciones y tiempo para realizarlos

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REGLAS DEL PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO …

1. Se recomienda que en la elaboración del programa estén sus mas cercanos colaboradores para su enriquecimiento.

2. Elaboración de un borrador ante posibles cambios.

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3.Los cambios realizados deben ir entrelazados y consecuentes para evitar alteraciones.

4. Cumplimiento de objetivos específicos.

5.El comité organizador debe tener claridad en cantidades, sitios establecidos para el evento, recurso

económico y humano.

6. Ante cualquier eventualidad es indispensable el cumplimiento y la realización del evento, esto demostrará desenvolvimiento y profesionalismo.

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¿QUE SE DEBE TENER EN CUENTAPARA PLANEAR UN

EVENTO?1.Claridad en el tipo de evento.2.Egresos.3.Ingresos: cuotas de inscripción o registro, cuotas de acompañantes, subsidios o contribuciones,patrocinios,exposiciones.

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PROGAMA GENERAL DE TRABAJOS RUTA CRITICA

NUMERO DE REFERENCIAS

ACCION RUTA

1. Determinación de objetivos

1.1 Objetivo generales

1.2 Objetivos específicos

1.3 Fijación de políticas y procedimientos

1.4 Propuesta y selección de tema, logo

2. Programa

2.1.1 Temática propuesta y selección

2.1.2 Condiciones de invitación

2.1.3 Selección de la sala de sesiones

2.1.4 Reservación y confirmación de sala

2.1.5 Disponilidad de ponentes

2.1.6 Primera invitación formal a ponentes

2.1.7 Segunda invitación a ponentes

2.1.8 Elaboracion de instructivos para el montajeLuz Marina Dulcey

PROGAMA GENERAL DE TRABAJOS RUTA CRITICA

REFERENCIAS ACCION RUTA

2.1.9 Decoración de la sala de sección

2.1.10 Elaboración de reconocimientos

2.1.11 Determinación de servicios de apoyo

2.1.12 pruebas de equipos y audios

2.1.13. Entregas de reconocimientos

2.2 social

2.2 Propuesta y aprobación de lugar, eventos, fecha, hora

2.2.3 Propuesta y aprobación de menú

2.2.4 Elaboracion de presupuestos

2.2.5 Estudio y aprobacion de financiacion, patrocinadores

2.2.6 Carta- invitacion a patrocinador

2.2.7 Agradecimientos a patrocinadores

2.2.8 Asignacion de mesas a VIP’s y protogolo

2.2.9 Ensayos artisticos y presentacionesLuz Marina Dulcey

PROGAMA GENERAL DE TRABAJOS RUTA CRITICA

REFERENCIAS ACCION RUTA

2.2.10. Coordinacion y supervision del evento

2.2.11 Revision y aprobacion de facturas

2.3 oficial

2.3.1 Aprobacion de invitados oficiales

2.3.2 Envio de invitaciones

2.3.4 confirmacion de aceptacion

2.3.5 Elaboracion y designacion de progama de recepcion

2.3.6 Reservacion de habitaciones

3. Promocion

3.1 Prublicidada por medios internos y externos

3.2 Propuesta y aprobacion de medios

3.4 presupuestos

3.5 Diseños publicitarios

3.6 Envio de publicidadLuz Marina Dulcey

LA ORGANIZACIÓN ¿COMO SE VA HACER?

Es la estructuración de acciones y funciones, asignación de jerarquías, para lograr objetivos propuestos con la máxima eficiencia y ahorro.

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PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

ESPECILIZACIÓN: División limitada de acciones.

UNIDAD DE MANDO: Para cada acción un solo jefe.

EQULIBRIO: Es la combinación autoridad y responsabilidad.

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Público beneficiario y asistencia prevista. PresupuestoDestino y lugar de celebración. Conferencistas.Dirigentes o maestros de ceremonia.Recurso humano.Programación .Movilización .

¿QUÉ SE TIENE EN CUENTA A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO?

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Elaboración de la lista de invitados Envío de las invitaciones Seguimiento y confirmación a dichas

invitaciones Contratación del recurso humano.Contratación de un ambiente musical Decoración del sitio Contratación de transmisiones Micrófonos y atril Telefonía Proyectores etc... Compra de posibles obsequios a los

asistentes Contratación de azafatas y/o intérpretes .

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¿Que tipo de acto se quiere realizar?¿ a quién va dirigido?¿ qué objetivo se quiere conseguir? ¿qué fecha sería la idónea?

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INTEGRACIÓN¿CON QUE Y CON QUIEN SE VA HACER?

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QUE ES ? …

Primera etapa dinámica, practica u operativa. A su vez es la selección o contratación de los recursos humanos y materiales internos o externos que ejercerán las acciones, con sus debidas responsabilidades y obligaciones

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Se dividen en:AEREO:VuelosExpedición de boletos Tarifas Rutas.TERRESTRE: buses carroscamiones

TRANSPORTE

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Una agencias de viajes puede elaborar los paquetes de la reunión con todo incluido. Excepto los gastos personales

OBSERVACIÓN: La intervención de una agencia de viajes puede ser amplia y limitada. Como lo quiera el comité organizador

ELABORACIÓN DE PAQUETES INTEGRADOS

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A continuación se señalan algunos de los mas solicitados:

Cabinas y equipos de recepción Micrófonos, portátiles y receptores con cabinas de controlPantallasCoordinadorescontratistas

SERVICIOS TÉCNICOS PROFESIONALES

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CONCEPTO PERSONAS DIAS

PRECIO UNITARIO IMPORTE

RECEPCION EN AEROPUERTO

EDECANES:3 TURNOS 8hc/u -2 días 6 2 30000 360000

SUPERVISORAS:2 turnos 8h c/u – 2 días

2 2 35000 140000

REGISTRO DE HOTEL

EDECANES: 2 turnos 8 horas c/u – 3 días

8 3 30000 720000

SUPERVISORAS: 2 turnos 8 horas c/u 3 días

2 3 350000 210000

INFORMESEDECANES:2 turnos 8 horas c/u- 4dias 2

4 30000 240000

SALAS DE TRABAJO EDECANES

Sala num. 1-1turno 8 horas 3 días 5 3 30000 450000

Sala num. 2 -1turno8 horas 3 dias 5 3 30000 450000

SUPERVISORAS: 1turno 8 horas 3 días

2 3 35000 210000

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Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.

DIRECCIÓN:

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MOTIVACION

EQUIPOS DE TRABAJO

COMUNICACION

LIDERAZGO

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

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NIVEL ADMINISTRATIVO

NIVELDE

EJECUCION

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CONTROLEs la recolección, análisis, evaluación y

comparación de datos para el logro de las metas y objetivos preestablecidos.

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Consiste en la evaluación y corrección de las actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes. En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados con lo que se planeo previamente.  

FUNCIÓN DE CONTROL:

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