Embed Size (px)
DESCRIPTION
- PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
De provincie Antwerpen op de digitale snelweg
Welkom bij de provincie Antwerpen
najaarscongres e-governmentdinsdag 18 december 2008 – Antwerpen
WS 2 – Floris, een stappenplan naar e-government
Agenda• Algemeen kader
• Website: historiek en doelstellingen
• Plan van aanpak
• Evaluatie
• Wijze lessen
• En verder ...
Algemeen kader• Provincie: intermediaire niveau tussen lokale en regionale overheid
• Provincie – leverancier van diensten en producten die bijdragen tot welzijn van
haar inwoners– projectontwikkelaar van een geografische regio
• Provincie Antwerpen– 86 entiteiten met verschillende graden van onafhankelijkheid– 33 verschillende doelgroepen– 49 bedrijfsprocessen– 1313 diensten en producten in 16 beleidsdomeinen
• Conclusie: grote diversiteit
Algemeen kader• Grootste uitdaging: optimalisering van de totale
dienstverlening aan de verschillende klantensegmenten
• Antwoord: creatie van Florisprogramma– Floris = acroniem voor flexibel organisatie- en informatiesysteem– Koepel voor vijf intergerelateerde projecten: productencatalogus,
intranet, website, proces- en documentbeheersysteem,e-government
– Ultieme doelstelling: evolutie naar e-overheid
• Binnen Florisprogramma: projectmatige aanpak van elk onderdeel via gestandaardiseerde methodologie
Website: historiek• Internet: informatiesnelweg met veel bulten, kuilen en files
• Provincie Antwerpen: website sinds jaren negentig– Vergaarbak van tientallen aan elkaar gelinkte sites– Geen eenvormigheid, geen structuur– Geen kwaliteitscontrole, geen workflow– Geen gecentraliseerd online communicatiebeleid
• Lancering van project “een nieuwe website voor de provincie Antwerpen” in voorjaar 2005
Website: doelstellingen• Informatie van alle provinciale diensten ontsluiten in één
website– Samenbrengen van 72 afzonderlijke sites in 1 koepelsite– Behoud van bestaande url’s– Url’s leiden naar de homepagina’s van de respectievelijke
diensten
• Harmonisatie op het vlak van navigatie, functionaliteiten, grafiek, schrijfstijl en technologie– 1 content management systeem– 1 centraal grafisch design en 2 uitzonderingen
Website: doelstellingen• Bezoeker helpen bij vinden van informatie door thematische
navigatie en zoekmethodes
• Informatie vlot toegankelijk maken voor alle bezoekers
• Website als toegangspoort tot digitaal loket
• Website makkelijk onderhoudbaar maken
Plan van aanpak: organisatie
• Websiteteam: verschillende rollen
– Communicatiedienst: eigenaar van project
– Florismedewerkers: één sleutelfiguur per departement (10 medewerkers)
– Informatie-eigenaars: verantwoordelijk voor aanleveren van eigen content
– Externe partners• Informatie-architecten/designers (Internet Architects)• Copywriters (U&I Learning)• Technici (Amplexor)
Plan van aanpak: organisatie
• Projectorganisatie
– Standaard methodologie binnen provincie Antwerpen• Rollen en verantwoordelijkheden
• Modaliteiten
• Templates
• Fasering– Kwalificatiefase: projectvoorstel– Planningsfase: projectplan– Realisatiefase: uitvoeren van projectdoelen– Afsluitingsfase: acceptatie en overdracht naar reguliere werking
Plan van aanpak: organisatie
• Projectstructuur
– Stuurgroep: maandelijkse meetings
– Werkgroepen: wekelijkse meetings• Inhoudelijk• Functioneel/grafisch• Technisch
– Klankbordgroep: zeswekelijkse communicatie naar middenkader
Plan van aanpak: definitie (fase 1)
• Uitwerken van realisatie- en beheersplan– Plan van inrichting– Implementatieplan– Impactanalyse
• Definiëren van kritische succesfactoren– Corporate identity– Usability– Toegankelijkheid / SEO– Webstatistieken
• Timing: start op 1 april 2005 – oplevering 31 juli 2005
Plan van aanpak: design (fase 2)
• Gefaseerde aanpak
– Pilootproject met drie diensten (januari 2006)• Doelstelling: reality check• Scope: functioneel, grafisch, inhoudelijk• Output: demosite, lessons learned, beheersing weerstandsfactoren
– Andere diensten in thematische clusters
• Opstellen boomstructuur
– 48 workshops (alle provinciale diensten)– Timing: februari 2006 – maart 2006– Output: volledige boomstructuur in excel
• Aanvullen en verfijnen functionele analyse
Plan van aanpak: ontwikkeling en ondersteuning (fase 2)
• Technische opzet van content management systeem
• Grafische productie
• Organiseren van opleidingen: 5 opleidingen aan meer dan 100 medewerkers– Schrijven voor het web– Werken met Tridion– Werken met CMS-light– Creatie van e-zines– Beeldbewerking
Plan van aanpak: ontwikkeling en ondersteuning (fase 2)
• Inhoudelijk proces– Sjabloon voor content verzameling– Gedeelde map met volledige boomstructuur voor informatie-
eigenaars– Teamsite voor Florismedewerkers en copywriters– Migratie van teamsite naar Tridion (statische informatie): mei
2006 – juni 2006– Input van dynamische informatie (nieuws- en kalenderitems): juli
2006 – augustus 2006
• Controle en ondersteuning– Kwaliteitsaudit met gepersonaliseerde rapporten– Continue coaching van informatie-eigenaars en
Tridionmedewerkers
Plan van aanpak: acceptatie en go live (fase 2)
• Problematiek augustus 2006
– Ontbrekende content– Wisselend kwaliteitsniveau– Gebrek aan resources (vakantieperiode)– Krappe deadline
• Oplossing: creatie van war room
– Apart projectlokaal voor 12-tal medewerkers– Beste CMS-gebruikers gedurende 4-tal weken opgevorderd– Crisisplanning: best gekwalificeerde medewerkers voeren
verschillende “opkuis”taken uit
Plan van aanpak: optimalisatie na go live (fase 2)
• Opleidingen
– Toegankelijkheid (demo door Any Surfer)– PDF-optimalisatie– SEO– Internet technologieën
• Metrics mastering
– Opleiding in webstatistieken– Audit voor tien provinciale diensten– Aanvullen en bijsturen van metricsrapporten (maandelijks en halfjaarlijks)
• Podcasting
• Opmaak van procedures en beslissingstabellen
Evaluatie• In een notendop
– Meer dan 70 diensten in één boomstructuur– 5.000 webpagina’s– 250 medewerkers betrokken bij project– Meer dan 100 medewerkers opgeleid– 70 medewerkers verantwoordelijk voor content verzameling– 10 informatiecoördinatoren– 3 medewerkers in centraal webteam– 100 verschillende ingangen in website
Evaluatie: intern
• Usability onderzoek
– Zeer nuttige website– Algemene indruk: professioneel, mooi, makkelijk bruikbaar – Aangename look and feel– Goede structuur– Aandachtspunten
• Facetten intuïtiever maken• Mini-logo in breadcrumb aanklikbaar maken• Modulenavigatie meer nadruk geven• Performantere zoekmotor• Minder pdf’s• Meer gebruik van loket en kruislinks
Evaluatie: intern
• Webstatistieken
– 4.511 bezoeken/dag
– 25.574 page views/dag
– Gemiddelde bezoeker bekijkt 5,67 webpagina’s
– Gemiddelde bezoeker blijft 4,45 minuten op de website
– Webstatistieken blijven vrij stabiel
– Duidelijke toename na verzending e-zines of n.a.v. campagnes
Evaluatie: intern• Eigen projectevaluatie op basis van interne methodologie
– Positief
• Duidelijke strategische doelstellingen
• Grote betrokkenheid, open communicatiecultuur
• Volledige planning
• Duidelijke instructies en rapporteringslijnen, goede tools
• Goede projectorganisatie
• Goed uitgewerkte en gecommuniceerde workflow
• Website = kwaliteitsproduct dat aan verwachtingen voldoet
Evaluatie: intern• Eigen projectevaluatie op basis van interne methodologie
– Aandachtspunten
• Onderschatting van complexiteit, werkvolume, scope en impact
• Onderschatting van tijd nodig voor verzamelen en inputten content
• Onderschatting van expertise en resources nodig voor kwaliteitscontrole
• Tekort aan interne knowhow en competenties
• Weerstandsbeheer
• Modules, formulieren en e-loket nog niet voldoende kwaliteitsvol
Evaluatie: extern• AnySurferPlus Label: 11 oktober 2006
– Eerste website in Vlaanderen– Toegankelijk voor mensen met een visuele, auditieve en
motorische handicap
• CMS Awards: 15 november 2006
– Bronzen medaille van eindgebruikers– Gouden medaille van vakjury– Beste site gebaseerd op een CMS
• Sinds livedatum regelmatig vermelding in gewone pers en vakbladen
Wijze lessen• Erkenning en herkenning
– Erkenning• Voeling houden met top- en middenkader• Creëren van voldoende draagvlak in de organisatie• Eigenaarschap stimuleren bij projectmedewerkers
– Herkenning• Actief en creatief communiceren op alle niveaus• Visibiliteit creëren om weerstand te overwinnen, bijvoorbeeld
demosite
Wijze lessen• Het vuur warm houden
– Engagement en dynamiek van medewerkers behouden door projectopvolging
– Scheppen van veranderingscapaciteit door blijvende motivering– Rekening houden met draagkracht van de organisatie– Evenwicht bewaken tussen resultaten, doorlooptijd en gedragenheid
• Al doende leren– Projectresultaten bijsturen na praktijktoets– Zorgen voor voldoende verankering van projectresultaten in
organisatie– Vertalen van resultaten in procedures, instructies en handleidingen– Mogelijkheid creëren om feedback te geven– Opbouwen van expertise bij medewerkers – zorgen voor
kennisoverdracht
En verder …• Inhaalbeweging: delen van dienstverlening die tijdens project
“uit de boot” zijn gevallen– Bijvoorbeeld: evenementenwebsites zoals Pennenzakkenrock
• Integratie met Cultuurweb
• Verbreding van schermresolutie
• Aanpassingen n.a.v. gebruikersonderzoek
• Herbekijken van de online formulieren
• Vertalingen van een set webpagina’s naar Frans, Duits en Engels via geautomatiseerd proces (koppeling van CMS aan vertaalsoftware)
En verder …• Onderhoudscontract voor verdere technische, grafische en
functionele ondersteuning
• Organisatorische optimalisering
– Professionaliseren en verankeren van de Floriswerking– Versterken van het centrale webteam
• Definiëren van websiteproject fase 3
– Uitwerken van interactieve toepassingen (extranet, ontsluiten productencatalogus, e-cards, gastenboek, webpolls, overheid 2.0, …)
– Uitwerken van e-loket en systematische koppeling met backoffice (evolutie naar e-overheid)
Maar eerst …• Visuele en functionele harmonisatie van de interne applicaties
en publicaties
– M.a.w. het bouwen van een nieuwe intranetomgeving– Harmonisatie op basis van een stijlgids– Creëren van een vernieuwde intranet contentsite– Eerste pogingen om social media te introduceren
• Kennisdeling• Gemeenschapsvorming
