Verbonden partijen

Gemeente Overbetuwe

Onderwerpen

Wat zijn verbonden partijen?

Waarom een nota verbonden partijen?

Waarom een nieuwe nota?

Vergelijking tussen nota 2004 en 2012

Coördinatie rondom verbonden partijen

Planning- & Controlcyclus

Wat zijn verbonden partijen?

WatEen verbonden partij is een organisatie, waarin de gemeente zowel bestuurlijk als financieel een belang heeft.

WaaromBeoogde voordelen o.a: schaalvoordelen, risicospreiding, kennis.

VormenStichting, Vennootschap (BV, NV), Gemeenschappelijke regeling, Publiek Private Samenwerking (PPS).

Bestuurlijke vertegenwoordigingRaadsleden, collegeleden.

Waarom een nota verbonden partijen?

Het verkrijgen van een dwingend kader

Risicobeperking

Risicobeperking

Monitoring van de risico’s is onmisbaar!

Op welke gebieden zijn er risico’s te onderkennen:

OrganisatieBestuurlijk-juridischFinanciële beheersingIntegriteit

Risicomatrix

Hoog risico (hoge kans en hoge financiële impact): strakke monitoring.

Lager risico (hoge of lage kans kan maar lage financiële impact): minder strakke monitoring mogelijk.

Waarom een nieuwe nota?

Oude nota dateert uit 2004

Initiatief vanuit gemeenteraad

Collegeonderzoek

Initiatief vanuit gemeenteraad

Raadswerkgroep samenwerkingsverbanden

Reden o.a: Raad meer grip op samenwerkingsverbandenVerwachte toename samenwerkingsverbanden

Memo met aandachtspuntenInformatieBesluitvormingTussentijdse wijzigingen en besluitenActualiseren nota en overzicht samenwerkingsverbanden

Collegeonderzoek - conclusies

Nota verbonden partijen 2004 onbekend

T.a.v. sturing werden vijf van de negen normen onvoldoende nageleefd

T.a.v. beheersing en verantwoording werden vier van de zeven normen onvoldoende nageleefd

T.a.v. toezicht werden zeven van de elf normen onvoldoende nageleefd

SturingOnvoldoende vaststellen toetsingscriteria;

Toetsingscriteria onvoldoende meetbaar;

Raad geeft niet altijd algemene kaders;

Geen enkele gemeentelijke vertegenwoordiger plaatst ontwikkelingen op agenda raad;

Onvoldoende verbonden partijen dienen jaarlijks planning beleidskeuzes in.

Beheersing en verantwoordingJaarstukken onvoldoende ter inzage raad;

Nooit verslagen vergaderingen algemeen bestuur ter inzage raad;

Onvoldoende toelichting (financiële) stand van zaken en ingenomen standpunten van de gemeentelijke vertegenwoordiger.

ToezichtOnvoldoende ingrijpen bij onvoldoende risicobeheersing;Niet alle verbonden partijen tijdig geïnformeerd richtlijnen;Niet iedere collegeperiode verbonden partijen geëvalueerd;Niet alle verbonden partijen overleggen tijdig stukken;Advies stukken onvoldoende betrokken bij productenraming en paragraaf verbonden partijen; Financiële risico’s onvoldoende in paragraaf weerstandsvermogen;Verbonden partij brengt onvoldoende tussentijdse rapportage;Rapportages onvoldoende betrokken bij producten.

Collegeonderzoek - aanbevelingen

Vastleggen taken ambtelijk coördinator

Actualiseren nota verbonden partijen

Implementeren werkwijze na actualisatie

Vergelijking tussen nota 2004 en 2012

25 pagina’s

Geen coördinatie

Monolistisch stelsel

‘Dubbele petten’-problematiek

Geen criteria A-categorie VP

12 pagina’s

Coördinatie

Dualistisch stelsel

Code Tabaksblat

Criteria A-categorie VP

Beslisboom (1)

Beslisboom (2)

Stroomschema

Coördinatie rondom verbonden partijen

Actueel houden nota verbonden partijen;

Actueel houden lijst verbonden partijen (artikel 67 BBV);

Actueel houden lijst ambtelijke contactpersonen;

Informeren contactpersonen over afspraken uit nota;

Coördineren totstandkoming paragraaf verbonden partijen;

Bijhouden register o.g.v. artikel 27 Wet gemeenschappelijke regeling.

Planning- & ControlcylcusKadernota: financiële en beleidsmatige kaders komende 3 jaar.

Programmabegroting: financiële en beleidsmatige kaders komendejaar.

Voorjaarsnota: inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage 1e maanden en verwachting eind van het jaar.

Najaarsnota: inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage 1e 8 maanden en verwachting eind van het jaar.

Programmarekening/Jaarverslag: beleidsmatige en financiële verantwoording afgelopen jaar.

A en B categorie

Programmarekening (mrt) en Programmabegroting (aug)Toelichting op (financiële) stavaza en ontwikkelingen;

Mate waarin doelen van bestuurlijke zeggenschap of prestaties zijn gerealiseerd, mate waarin financiële risico’s worden beheerst;

Wijziging van doelstelling, afwijking voorgenomen of gerealiseerde activiteiten.

Voorjaarsnota (mrt) en najaarsnota (sept)Wijziging van doelstelling, afwijking voorgenomen of gerealiseerde activiteiten.

Extra eisen A-categorieZorgen dat VP vóór productenraming (vóór juni) begroting, meerjarenperspectiefen meerjarenbeleidsplan overlegt;

Toetsing hiervan aan gemeentelijke doelstelingen, effecten en resultaten.Aandacht financiële resultaten toekomstige ontwikkelingen;

Advies hierover tbv opstellen productenraming en toelichting bijprogrammabegroting;

Tussentijdse rapportage VP (2 x per jaar) betrekken bij programmarekening,productenrealisatie en jaarverslag met afzonderlijke aandacht behaalde resultaten.

Daarnaast geldt jaarlijks:De raad vooraf informeren over beleid, concrete doelstellingen voor realisatie, aanpak, mandaat, begroting en financiële risico’s komende jaar;Achteraf verantwoording over gevoerde beleid, mate doelen zijn bereikt en zo niet waarom en mogelijke maatregelen, financiële consequenties;Fincanciële verantwoording.

Ervaringen / verbeterpunten