1.3.1 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
En la figura 1.2 se muestran las cuatro fases del ciclo de vida
de un proyecto, as como el tiempo y el esfuerzo que se dedican a
cada una. A medida que el proyecto pasa por l, las organizaciones,
los individuos y los recursos desempean funciones muy
importantes
Los proyectos "nacen" cuando una necesidad es descubierta por el
cliente, es decir, las personas o la empresa dispuestas a aportar
los fondos para que sea atendida. Por ejemplo, en el caso de una
familia que crece, la necesidad podra ser una casa ms amplia; en
cambio, en el caso de una compaa el problema podra ser un alto
porcentaje de desechos en su proceso de manufactura que eleva sus
costos y tiempo de produccin por encima de los de sus competidores.
Es preciso que el cliente identifique primero la necesidad o el
problema. Algunas veces este ltimo se identifica rpidamente, como
cuando sucede un desastre (digamos un terremoto o una explosin).
Otras veces se tarda meses en identificar una necesidad, recopilar
los datos referentes al problema y definir los requisitos que deben
reunir la persona, el equipo del proyecto o el contratista que se
encargar de resolverlo.La primera fase en el ciclo de vida del
proyecto consiste en descubrir una necesidad, un problema o una
oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida propuestas a
individuos, a un equipo de proyecto o a empresas (contratistas)
para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El cliente
suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado
solicitud de propuesta (SDP). Con l pide a individuos o
contratistas que presenten propuestas sobre cmo resolveran ellos el
problema, junto con el costo y el programa correspondiente. Una
pareja que necesita una casa nueva posiblemente dedicar tiempo a
determinar las especificaciones de ella: tamao, estilo, nmero de
cuartos, ubicacin, cantidad mxima que desean invertir y la fecha en
que les gustara ocuparla. Las anotarn y le pedirn al contratista
que les presente los planos y las estimaciones del costo. Una
compaa que haya identificado la necesidad de mejorar su sistema de
cmputo podra incluir sus especificaciones en una solicitud de
propuesta y enviarla despus a varias compaas consultoras de
computacin.Sin embargo, no en todos los casos se requiere la
solicitud de propuesta. A menudo las necesidades se definen de un
modo informal duran te una junta o una discusin en un grupo de
individuos. Algunos se ofrecern para formular una propuesta y
determinar si es necesario emprender un proyecto o se les pedir que
lo hagan. Esto sucede cuando la administracin de un hospital quiere
construir en l un centro de atencin diurna destinado a los hijos de
sus empleados. El equipo gerencial o un ejecutivo anotar las
especificaciones en un documento o lo entregar a un equipo interno,
el cual a su vez presentar una propuesta de cmo establecer el
centro. En este caso, el contratista es el equipo del hospital y el
cliente es el administrador o, posiblemente, el consejo de
administracin. Es importante definir correctamente la necesidad.
Por ejemplo, existe la necesidad de contar con un centro de atencin
diurna en el sitio o la de prestar este servicio a los hijos de los
empleados? Es "en el sitio" una parte indispensable de la
necesidad?La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste
en encontrar una solucin a la necesidad o al problema. Al cliente
le presentan una propuesta uno o ms individuos o empresas
(contratistas) que quieren que les pague por implementarla. En esta
fase el esfuerzo del contratista es lo ms importante. Los que
quieren responder a la solicitud de propuesta quiz dediquen varias
semanas a encontrar soluciones al problema, a estimar los tipos y
la cantidad de recursos necesarios, as como el tiempo que tardarn
en disear y realizar la solucin propuesta. Esta informacin la
plasman en una propuesta escrita y la entregan al cliente. Por
ejemplo, varios contratistas pueden presentar su propuesta para
desarrollar e implementar un sistema automatizado de facturacin y
cobranza. Despus que l las evala y escoge la ganadora, negocia con
el contratista y firma un contrato (acuerdo). Muchas veces no se
requiere que participen varios contratistas externos. Un equipo
interno de la empresa puede elaborar una propuesta para atender una
necesidad o peticin de la gerencia. En este caso, los empleados de
ella realizarn el proyecto y no un contratista externo.La tercera
fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en implementar o
poner en prctica la solucin propuesta. Comienza despus que el
cliente decide cul de las ofrecidas atender mejor la necesidad y
despus que llega a un acuerdo con el individuo o empresa que la
present. En esta fase, conocida tambin como ejecucin del proyecto,
se planea detalladamente el proyecto y luego se implementa para
conseguir su objetivo. Se emplean varios tipos de recursos durante
la ejecucin del proyecto. Por ejemplo, si consiste en disear y
construir un edificio de oficinas, primero intervendrn algunos
arquitectos e ingenieros que se encargarn de hacer los planos.
Luego, a medida que avanza la construccin, los recursos necesarios
aumentarn considerablemente e incluirn a herreros de obra,
carpinteros, electricistas, pintores, etc. Disminuir el personal
una vez concluido el edificio, y entonces un grupo ms pequeo de
trabajadores terminar la jardinera ornamental y dar los ltimos
toques. Esta fase cumple el objetivo del proyecto, quedando el
cliente satisfecho porque la obra se termin en su totalidad con la
calidad deseada, sin rebasar el presupuesto y a tiempo. Por
ejemplo, termina cuando un contratista ha concluido el diseo y la
instalacin del sistema especificado de automatizacin, cuando
aprueba las pruebas de desempeo o lo acepta el cliente o cuando,
previa solicitud de la gerencia, un equipo interno de la compaa ha
finalizado un proyecto que fusiona dos de sus instalaciones en
una.La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en
terminarlo. Una vez hecho eso, se efectan algunas actividades de
cierre como confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y
que el cliente lo haya aceptado, que se haya cobrado todo y que se
hayan pagado las facturas. Un aspecto importante es evaluar la
ejecucin del proyecto a fin de averiguar qu podra mejorarse si otro
similar se llevara a cabo en el futuro. Habra que obtener
retroalimentacin del cliente para determinar su grado de
satisfaccin y si el proyecto correspondi o no a sus expectativas.
Adems habra que pedirle al equipo del proyecto recomendaciones para
mejorar la ejecucin en los siguientes.El ciclo de vida abarca desde
unas cuantas semanas hasta varios aos segn el contenido, la
complejidad y la magnitud del proyecto. Ms an, no todos pasan
formalmente por las cuatro fases del ciclo. Si un grupo de
voluntarios de una comunidad decide que quieren dedicar su tiempo,
su talento y sus recursos a organizar una campaa para recoger
alimentos y distribuirlos entre los indigentes, puede comenzar
directamente en la fase tres, planeacin de la actividad, y llevarla
a cabo. Las primeras dos no seran importantes para este tipo de
proyecto. En igual forma, si el gerente general de una compaa
determina que el cambiar la disposicin de los equipos en la fbrica
aumentar la eficiencia, simplemente pudiera dar instrucciones al
gerente de produccin, para que inicie este proyecto y lo ponga en
prctica, utilizando el personal propio de la compaa. En este caso
no habra una solicitud por escrito de una propuesta de contratistas
externos.En otras situaciones, por ejemplo, el proyecto de
remodelar una casa en que probablemente se utilizar un contratista,
el cliente quiz pase por las primeras dos fases del ciclo de vida
del proyecto en una forma menos estructurada, ms informal. Quiz no
ponga por escrito todos los requisitos ni solicite estimados a
varios contratistas. En lugar de ello, podra llamar a un
contratista que haya hecho un trabajo satisfactorio, a l o a algn
vecino, le explique lo que quiere que se haga y le pida que le
proporcione algunos bosquejos y un estimado de costos.En general,
el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera ms formal y
estructurada cuando el proyecto se realiza en un ambiente de
negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a
cabo una sola persona o un grupo de voluntarios
Otros autores clsicos presentan una clasificacin que se presenta
a continuacin pero que en esencia es lo mismo que se a hablado en
los prrafos anteriores.Cinco fases de la administracin de proyectos
1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin Fase 1:
Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global
del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de
la administracin o de los interesados Precisar el alcance general
del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Fase 2:
Planeacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de
tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto
Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados Fase
3: Ejecucin Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o
problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios
(dinero, personal, equipo, tiempo). Fase 4: Control Vigilar las
desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y
evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los
calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el
alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer
ajustes Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados
Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la
experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin
del informe final
