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7/22/2019 1.4.1. Planificacion de Los Parametros de Un Proyecto.
(Alcance, Estructura, Especificaciones y Estimaciones de Ti
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1.4.1 Planificacin de los parmetros de un proyecto (alcance,
estructura,
especificaciones y estimaciones de tiempo costo y recursos)
La consecucin exitosa del objetivo del proyecto suele verse
limitada porcuatro factores: alcance, costo, programa y satisfaccin
del cliente (figura 1.1).
El alcance de un proyecto llamado tambin alcance del trabajo es
eltrabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que
las entregas(las cosas por hacer), es decir el producto u objetos
tangibles que han desuministrarse) cumplan con los requisitos o
criterios de aceptacin acordados alcomenzar el proyecto. Por
ejemplo, el alcance podra ser el trabajo de limpiar elsuelo, de
construir una casa y de poner la jardinera ornamental segn
lasespecificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el
contratista. El clienteespera que el alcance del trabajo se lleve a
cabo con la calidad deseada. As, enel proyecto de construccin de
una casa, el cliente espera que la mano de obrasea de calidad
ptima. No quedar satisfecho si se concluye la obra pero es
difcil
abrir y cerrar las ventanas, si las llaves de agua gotean o si
la jardineraornamental est llena de piedras.
El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se
compromete a pagarpor la terminacin aceptable del proyecto. El
costo se basa en un presupuesto queabarca una estimacin de los
costos relacionados con varios recursos queservirn para llevar a
cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los quetrabajan en
l, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o
deinstalaciones y los honorarios de los subcontratistas o
consultores que seencargan de algunas actividades. Por ejemplo, si
se trata de una boda, entre otrascosas se presupuestar lo
siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia debanquetes,
pastel, alquiler de la limusina, fotgrafos.
El programa de un proyecto es el cronograma que especifica
cundoempezarn y terminarn las actividades. El objetivo de un
proyecto generalmenteestablece el tiempo en que su alcance debe
terminarse en una fecha convenidapor el cliente y la persona o
empresa que se encargarn de realizarlo. Puede serla fecha de
aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar
unahabitacin ms de la casa.
El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el
presupuesto,en determinada fecha y con entera satisfaccin del
cliente. Para facilitar suconsecucin, es importante elaborar un
plan antes de iniciar el proyecto; en l seincluirn todas las
actividades, los costos conexos y las estimaciones del
tiemponecesario para concluirlas. Cuando no se elabore, crece el
riesgo de no terminartotalmente el proyecto dentro de los lmites
del presupuesto y a tiempo.
Una vez comenzado un proyecto, algunas circunstancias
imprevistas puedenponer en peligro el logro del objetivo respecto
al alcance, al costo o al programa.
El costo de algunos materiales puede ser ms alto que la
estimacin inicial. El mal tiempo puede ocasionar retrasos. Quiz
haya que redisear o modificar una pieza muy compleja de
maquinaria
automatizada para que cumpla con las especificaciones de
desempeo.
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El director del proyecto tiene la misin de prevenir, prever y
superar ese tipo de
circunstancias a fin de terminar el alcance del proyecto en el
plazo fijado, sin
rebasar el presupuesto y a entera satisfaccin del cliente.
Una buena planeacin y comunicacin resultan indispensables para
evitar queocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto
que tienen en elobjetivo cuando se presenten. El director ha de
planear y comunicar de antemanoy de ofrecer liderazgo para que el
equipo del proyecto consiga el objetivo.
La responsabilidad principal del director del proyecto consiste
en asegurarse deque el cliente quede satisfecho. Para ello no basta
concluir el proyecto dentro delpresupuesto y a tiempo ni
preguntarle al cliente al final del proyecto si est
satisfecho. Se requiere una comunicacin permanente con l para
mantenerloinformado y averiguar si sus expectativas han cambiado.
He aqu algunasmaneras de lograrla: tener reuniones peridicas,
presentarle informes sobre elavance, hablarle frecuentemente por
telfono y comunicarse con l por correoelectrnico. Ello no se lograr
si no se le hace que participe en forma activa en laejecucin. A lo
largo del proyecto el director debe saber si el cliente
estsatisfecho o no. Si se comunica regularmente con l, demostrar un
verdaderointers por cumplir con sus expectativas, adems de que as
evitar sorpresasdesagradables ms tarde.
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Estimacin de tiemposLa estimacin del tiempo forma parte del
proceso de Gestin del Tiempo de la
Administracin de Proyectos.
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos
necesarios para lograr laconclusin del proyecto a tiempo. Los
procesos de Gestin del Tiempo delProyecto incluyen lo
siguiente:
1 Definicin de las Actividades: identifica las actividades
especficas delcronograma que deben ser realizadas para producir los
diferentes productosentregables del proyecto.
2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica
y documenta lasdependencias entre las actividades del
cronograma.
3 Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las
cantidades derecursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.
4 Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad
de perodoslaborables que sern necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las
actividades, laduracin de las actividades, los requisitos de
recursos y las restricciones delcronograma para crear el cronograma
del proyecto.
6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma
del proyecto.
Estimacin de costos
La estimacin de costes de una actividad es una evaluacin
cuantitativa de loscostes probables de los recursos necesarios para
completar las actividades del
cronograma del proyecto. Este tipo de estimacin puede
presentarse en forma deresumen o en detalle.
Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a
la estimacin decostes de la actividad. Esto incluye, entre otros,
la mano de obra, los materiales,los equipos, los servicios, las
instalaciones, la tecnologa de la informacin, ycategoras especiales
como una asignacin por inflacin o una reserva paracontingencias de
coste.
A continuacin se bosquejan las principales tcnicas utilizadas
para la estimacinde costes:
1. Estimacin por analoga.- La estimacin de costes por analoga
implica usar el
coste real de proyectos anteriores similares como base para
estimar el coste delproyecto actual. La estimacin de costes por
analoga se utiliza frecuentementepara la estimacin de costes cuando
la cantidad de informacin detallada sobre elproyecto es limitada
(por ejemplo, en las fases tempranas). La estimacin decostes por
analoga utiliza el juicio de expertos. La estimacin de costes
poranaloga es, en general, menos costosa que otras tcnicas, pero
generalmentetambin es menos exacta. Es ms fiable cuando los
proyectos anteriores sonsimilares de hecho y no slo en apariencia,
y las personas o grupos que preparanlas estimaciones tienen la
experiencia necesaria.
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.2 Determinacin de Tarifas de Costes de Recursos La persona que
determina lastarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe
conocer las tarifas de costesunitarios, tales como el coste del
personal por hora y el coste del material a granelpor yarda o metro
cbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costesde la
actividad del cronograma. Reunir cotizaciones, es un mtodo de
obtener lastarifas. Para los productos, servicios o resultados que
deben obtenerse por
contrato, se pueden incluir las tarifas estndar con factores de
escalamiento en elcontrato. Las bases de datos comerciales y las
listas de precios publicadas de losvendedores son otra fuente de
tarifas de costes. Si no se conocen las tarifas decostes reales,
entonces las propias tarifas tendrn que estimarse.
.3 Estimacin Ascendente Esta tcnica implica estimar el coste de
paquetes detrabajo individuales o actividades del cronograma
individuales con el nivel msbajo de detalle. Este coste detallado
luego se resume o acumula en nivelessuperiores para fines de
informacin y seguimiento. El coste y la exactitud de laestimacin de
costes ascendente en general est motivada por el tamao y
lacomplejidad de la actividad del cronograma o del paquete de
trabajo individuales.En general, las actividades con un esfuerzo
asociado menor aumentan la exactitudde las estimaciones de costes
de las actividades del cronograma.
.4 Estimacin Paramtrica La estimacin paramtrica es una tcnica
que utilizauna relacin estadstica entre los datos histricos y otras
variables (por ej., metroscuadrados en la construccin, lneas de
cdigos en el desarrollo de software,horas de mano de obra
requeridas) para calcular una estimacin de costes paraun recurso de
la actividad del cronograma. Esta tcnica puede producir
nivelessuperiores de exactitud dependiendo de la complejidad, as
como tambin de lacantidad subyacente de recursos y la informacin de
costes incorporada almodelo. Un ejemplo relacionado con el coste
supone multiplicar la cantidadplanificada de trabajo a realizar por
el coste histrico por unidad, a fin de obtenerel coste
estimado.
.5 Software de Gestin de Proyectos El software de gestin de
proyectos, como
por ejemplo, las aplicaciones de software de estimacin de
costes, las hojas declculo computarizadas, y las herramientas de
simulacin y estadsticas, esampliamente utilizado para asistir en el
proceso de estimacin de costes. Dichasherramientas pueden
simplificar el uso de algunas de las tcnicas de estimacinde costes
y, por consiguiente, facilitar la consideracin rpida de las
diversasalternativas de estimacin de costes.
.6 Anlisis de Propuestas para Licitaciones Entre otros mtodos de
estimacin decostes se incluyen el anlisis de propuestas para
licitaciones y un anlisis de loque debera costar el proyecto. En
los casos en los que los proyectos se gananmediante procesos
competitivos, se le podr demandar al equipo del proyecto untrabajo
de estimacin de costes adicional para examinar el precio de los
productosentregables individuales, y obtener un coste que respalde
el coste total final del
proyecto.
El resultado final de la estimacin de costes es conocido como
Presupuesto delProyecto. La preparacin del presupuesto de costes
implica sumar los costesestimados de las actividades del cronograma
o paquetes de trabajo individualespara establecer una lnea base de
coste total, a fin de medir el rendimiento delproyecto. El
enunciado del alcance del proyecto proporciona el
presupuestoresumen. Sin embargo, las estimaciones de costes de las
actividades delcronograma o de los paquetes de trabajo se preparan
con anterioridad a lassolicitudes de presupuesto detallado y la
autorizacin de trabajo.
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Estimacin de recursos y costes
La estimacin de recursos y costes es una actividad importante
que debe llevarsea cabo con el mayor detalle posible, porque
permite al comprador establecer unaaproximacin al coste total y
plazos del desarrollo del sistema.
Para ello se requiere experiencia, acceso a una buena informacin
histrica ydeterminacin para confiar en medidas cuantitativas cuando
todo lo que existe sondatos cualitativos.
Factores que afectan a esta estimacin:
La complejidad del proyecto, cuantificando la misma en funcin
de:
Nmero de mdulos y nivel de interrelacin entre los mismos. Nmero
y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas
o
datos. Grado de distribucin y heterogeneidad del entorno de
implantacin. Grado de sofisticacin de las herramientas de
desarrollo. Naturaleza de los algoritmos que se deben disear y
programar.
Otros factores especficos del proyecto.
La dimensin del sistema a desarrollar: conforme aumenta el tamao
de unsistema de informacin, la interdependencia entre los distintos
elementos delsistema de informacin crece rpidamente y la
descomposicin del problema enpartes ms pequeas se hace ms
difcil.
El grado de estructuracin del proyecto: por estructuracin se
entiende la facilidadcon que las funciones pueden ser
compartimentalizadas y la naturaleza jerrquicade la informacin a
tratar. A medida que el grado de estructuracin aumenta,
laposibilidad de estimar con precisin mejora y, por consiguiente,
el riesgodisminuye.
Existen varias tcnicas de estimacin para el desarrollo de
sistemas deinformacin. Aunque cada una tiene sus puntos fuertes y
dbiles, todas tienen encomn las siguientes caractersticas:
Se ha de establecer de antemano el alcance del proyecto.
Como base para la realizacin de estimaciones, se usan las
mtricas del software,es decir, medidas relativas al esfuerzo de
desarrollo del equipo lgico.
El proyecto se desglosa en partes ms pequeas cuyos costes y
recursos seestiman individualmente.
Ejemplos de estas tcnicas (de las cuales existe amplia
bibliografa) son:
Anlisis de puntos de funcin. Tcnicas de descomposicin. Modelos
empricos de estimacin. Herramientas automticas de estimacin.
Una vez estimado el tiempo y recursos necesarios para el
desarrollo de laaplicacin y teniendo en cuenta las tarifas de los
distintos profesionales del
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desarrollo, se puede establecer una aproximacin al presupuesto
que va a exigir eldesarrollo del sistema de informacin objeto del
pliego.
La Administracin ha promovido el desarrollo de una herramienta,
SISDEL(Sistema Integrado de Soporte al Desarrollo de Equipos
Lgicos), que sirve comoayuda a la gestin de la calidad, a la
planificacin y control de plazos, y a la
estimacin de proyectos de desarrollo de sistemas de
informacin.
