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GRANDES IDEAS PARA
DESVALORIZAR UNA PMO
¿Qué se entiende por PMO?Referencias frecuentes: “importancia de implantar una PMO en una organización”
Falta de unentendimientocomún
Motivos para Implantar una PMO
● Gerentes: información centralizada sobre el estado de los proyectos de una sección o de la Organización
● Directores de Proyecto: apoyo directo en la gestión utilizando metodología uniforme
● Alta Gerencia: información centralizada y uniforme sobre resultados y uso de recursos para la toma de decisiones
● Proyectos: facilitar la coordinación, comunicación y capacitación
Situaciones Típicas● Las PMO deben demostrar su valor en
etapas tempranas del ciclo de vida del proyecto de implantación
● Una serie de “factores de higiene” son condición necesaria pero no suficiente para el éxito de una PMO
● Estos factores tienen una influencia tal que pueden terminar constituyendo las“Grandes Ideas que Desvalorizan las PMO”
Percepción del Rol de la PMO
Percepción de la PMO
Agenda
Estrategia OrganizacionalLa estrategia organizacional debe estar claramente definida y comunicada
Esto es importante para:● Monitorear resultados en relación con la
obtención de objetivos organizacionales● Poner énfasis en los desvíos importantes
Estrategia OrganizacionalLa estrategia organizacional debe estar claramente definida y comunicada
Entonces…
ApoyoLa PMO requiere un apoyo explícito y reiterado por parte de la Alta Dirección de la Organización
Esto se requiere para:● Asegurarse de recibir la información● Intervenir en los procesos● Imponer metodología
ApoyoLa PMO requiere un apoyo explícito y reiterado por parte de la Alta Dirección de la Organización
Entonces…
Rol EspecíficoEl personal de la PMO necesita tener claramente definida la función que debe desempeñar en el marco organizacional
Esto se requiere para:● Definir los objetivos a seguir● Exigir toda la información que necesita● Intervenir en los procesos con acciones
claras
Rol EspecíficoEl personal de la PMO necesita tener claramente definida la función que debe desempeñar en el marco organizacional
Entonces…
Identidad PropiaLa PMO debe ocupar un lugar específico en el organigrama de la Organización, reportando al utilizador de la información
Esto es importante para:● Lograr esfuerzos coordinados en la
recolección y proceso de información● Constituir una referencia para la
documentación de metodología y resultados
Identidad PropiaLa PMO debe ocupar un lugar específico en el organigrama de la Organización, reportando al utilizador de la información
Entonces…
Calidad del Personal AsignadoEl trabajo en una PMO requiere de personal proactivo y capacitado
Esto es porque:● Es un trabajo en el que hay que
construirse el camino al andar● Requiere salir a buscar información y
discutir con otros sobre procesos y procedimientos
Calidad del Personal AsignadoEl trabajo en una PMO requiere de personal proactivo y capacitado
Entonces…
Cantidad de PersonalLa PMO debe disponer de un dimensionado adecuado a los servicio que debe brindar
Esto es fundamental porque:● El sobredimensionada afecta la imagen● El subdimensionado afecta el clima
laboral interno y la calidad de los resultados
Cantidad de PersonalLa PMO debe disponer de un dimensionado adecuado a los servicio que debe brindar
Entonces…
Agregado de ValorUna PMO debe convencer a sus clientes que provee servicios que agregan valor a los proyectos y a la Organización
Esto importa porque:● Las personas deben obtener un resultado
positivo a cambio de reportar a la PMO● Sólo si se aprecia valor, se suministrará
información completa y cierta
Agregado de ValorUna PMO debe convencer a sus clientes que provee servicios que agregan valor a los proyectos y a la Organización
Entonces…
Requerimientos de ClientesLa PMO debe realimentarse permanentemente de los requerimientos de sus clientes
Esto es porque:● Las necesidades de los clientes son
variables en el tiempo y dependientes del contexto
● La participación y apoyo de clientes es altamente dependiente de recibir los servicios que demandan en cada momento
Requerimientos de ClientesLa PMO debe realimentarse permanentemente de los requerimientos de sus clientes
Entonces…
Cambio CulturalLa implantación exitosa de una PMO requiere que se genere en la Organización un cambio cultural
Esto es importante porque:● Las personas sólo contribuirán con la
PMO si entienden que ésta los ayuda en su trabajo
● La implantación de nuevos procesos sólo ocurre cuando las personas los internalizan
Cambio CulturalLa implantación exitosa de una PMO requiere que se genere en la Organización un cambio cultural
Entonces…
Visibilidad en la OrganizaciónLa PMO debe contribuir a poner de manifiesto los resultados derivados de una buena gestión para contribuir a la carrera del Director
Esto es importante porque:● Los Directores de Proyecto tienen mayor
exposición y esto los hace más vulnerables
● La PMO es la responsable de la evaluación del Director de Proyecto
Visibilidad en la OrganizaciónLa PMO debe contribuir a poner de manifiesto los resultados derivados de una buena gestión para contribuir a la carrera del Director
Entonces…
Confiabilidad de la InformaciónLa PMO debe brindar información consistente con la proveniente de las diversas fuentes de información de la Organización
Esto importa ya que:● Evita errores en la toma de decisiones● Evita conflictos entre las diversas áreas● Facilita la comunicación entre los
diversos actores y la credibilidad
Confiabilidad de la InformaciónLa PMO debe brindar información consistente con la proveniente de las diversas fuentes de información de la Organización
Entonces…
Lecciones AprendidasLos documentos de “Lecciones Aprendidas” deben constituir una base de conocimiento organizacional
Estos es importante para:● No volver a cometer los mismos pecados● Copiar cosas que se hicieron bien en el
pasado● Incorporar el conocimiento en la
metodología y en los procesos
Lecciones AprendidasLos documentos de “Lecciones Aprendidas” deben constituir una base de conocimiento organizacional
Entonces…
Resumen
● Estrategia Organizacional● Apoyo de la Alta Dirección● Rol de la PMO● Identidad de su personal● Calidad del personal● Cantidad de personal● Agregado de Valor● Requerimientos de clientes● Cambio cultural● Visibilidad en la Organización● Confiabilidad de la información● Lecciones Aprendidas
Muchas gracias por su atención
Ing. Virginia Martínez Paulo [email protected] www.rumboconsultores.com