151020649 Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir

7/27/2019 151020649 Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir

1/79


2/79

K NDUNG NBil Perkara Muka Surat1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan p entadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Senarai Semak :-

4 Menyelenggara Buku Vot 4 - 7

5 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa 8 - 11

6 Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengureus. 12 - 15

7 Urusan Pinjaman Peruamahan Perbendaharaan 16 - 19

8 Urusan Pinjaman Pembelian Komputer 20 - 23

9 Urusan Pinjaman Kenderaan 24 - 27

10 Menyelia Urusan Kewangan 28 - 31

11 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan 32- 35

12 Urusan Perisytiharan Harta dan Tindakan Surcaj 36 - 39

13 Urusan Kes-Kes Tindakan Tatatertib / Surcaj 40 - 51

14 Menyelia Urusan Perkhidmatan 52 - 55

15 Menyelia Urusan Keceriaan 56 - 59

16 Menyelia Urusan Keselamatan 60 -63

19 Urusan Penyerahan Tugas 64 - 67

20 Urusan Menduduki Rumah Kerajaan 68 - 71

21 Urusan Pengurusan Fail 72 - 75

22 Senarai Undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh 76

Ketua Pembantu Tadbir

23 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir 76

24 Norma kerja bagi tugas-tugas 77

25 Senarai Tugas Harian 78


3/79

Nama Anggota :

Jawatan :

No. Kad Pengenalan :

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg

Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg

Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN

1 Menguruskan Pusat Tanggungjawab Sekolah.

2 Menyemak dan menyediakan tuntutan Elaun Lebih Masa.

3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Pusat Tanggungjawab dan PCG.

4 Menguruskan Pinjaman Perumahan Perbendaharfaan.

5 Menguruskan Pinjaman Pembelian Komputer

6 Menguruskan dan menyelnggara Lejer Pinjaman Kenderaan.

7 Menyelia Pembantu Tadbir Kewangan.

8 Menyelia Penyelia Asrama bagi urusan Terimaan dan Bayaran Akaun Asrama.

PERKHIDMATAN

1 Menguruskan Borang Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan.

2 Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta.

3 Menguruskan Tindakan Tatatertib.

4 Menyelia Pembantu Tadbir Perkhidmatan dan Tadbiran.

5 Menyelia Urusan Keceriaan dan Kebersihan Sekolah.

6 Menyelia Urusan Keselamatan Sekolah dan Asrama.

7 Menguruskan Serah Menyerah Tugas.

8 Menguruskan Permohonan dan lain-lain berkaitan Menduduki Rumah Kerajaan.

9 Menguruskan Daftar Fail Sekolah.

10 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

7/1/2001

SEN R I TUG SSUHAIMI BIN ABDUL RAHMAN

KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

600212-04-5775


4/79

SEPERTI PADA :

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0

5 PENYELIA PETANG 0 0 0

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 09 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0

10 GURU MEDIA 1 1 0

11 KAUNSELOR 1 1 0

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0

13 GURU PENOLONG 40 40 0

0

JUMLAH GURU :- 50 50 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1

20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0

22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0

23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1

24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0

25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0

JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :- 62 58 4

3

KEDUDUK N PERJ W T N SEKOL H1HB JANUARI 2005


5/79

1 Menyelenggara Buku Vot

1.1. Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Mermpastikan permohonan peruntukan Belanja Mengurus dikemukakan

ke Jabatan Pelajaran Negeri selewat-lewatnya 30hb November.

ii Mempastikan catatan dalam Buku Vot sentiasa kemaskini.

iii Mempastikan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan dihantar ke Pusat

Pembayaran (Unit Kewangan JPN ) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

iv Menyediakan Laporan Perbelanjaan Vot berdasarkan kepada terimaan

Laporan C231 (Laporan Perbelanjaan Vot ).

v Menyediakan Laporan Lewat Bayar Bil pada setiap bulan untuk dihantar

ke KPM (Bahagian Kewangan ), JPN (Unit Kewangan) dan PPD (Unit Kewangan)

pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

4

PENGURUSAN KEWANGAN


6/79

1.2. Proses Kerja : - Penyelenggaraan Buku Vot

Bil. Proses KerjaPegawai yang

meluluskan / Dirujuk

Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus sebelum Pengarah Pelajaran

30hb November. Negeri

2 Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot Pengetua

3 Sediakan Baucar Kelompok Kew 302. Catat nombor Ketua Pembantu

kelompok mengikut siri (4 angka), dapatkan pengesahan Tadbir

Pengetua/ Guru Besar dan hantar ke Pusat Pembayaran

(AG Negeri).

4 Sediakan Borang TW1 (3 salinan) sebagai Akuan Terima "

Waran.

Hantar 1 salinan kepada KPM (Bhg Kewangan) dan1 salinan fotostat waran yang diterima.

Hantar 1 salinan kepada JPN (Unit Kewangan) dan

1 salinan Fail Sekolah.

5 Merekod segala perbelanjaan dan pembayaran yang "

dilakukan ke dalam Buku Vot.

6 Menyedia dan menghantar Laporan Prestasi "

Perbelanjaan bulanan kepada JPN setiap bulan pada atau

sebelum 3hb bulan berikutnya.

7 Terima laporan C231 (flimsi) dari AG Negeri / Pusat PengetuaPembayaran.

8 Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot Ketua Pembantu

hantar ke :- Asal ke AG Negeri. Tadbir

1 salinan JPN


dikehendaki hantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

9 Mengemaskini dan merekod bil dan baucar didalam "

Daftar Bil.

5


7/79

1.3. Carta Aliran :- Penyelenggaraan Buku Vot

Memohon Waran Peruntukan

Belanja Mengurus kepada JPN.

Terima Waran Peruntukan dan

rekodkan dalam Buku Vot

Sediakan baucar kelompok dan hantar

bersama 1 salinan Waran (Kew 308)

ke AG Negeri / Pusat Pembayar.

Sediakan Borang TW 1 - 3 salinan.Hantar 1 salinan Borang TW1 dan

1 salinan fotostat ke KPM (Bhg Kew).

1 salinan Borang TW1 ke JPN.


Merekodkan segala perbelanjaan dan

Pembayaran yang dilakukan ke dalam

Buku Vot.

Menyediakan Laporan Perbelanjaan

bulanan Vot pada atau sebelum 3hb

bulan berikutnya.

Terima Laporan C231 - flimsi

dari AG Negeri.

Sediakan Penyata Penyesuaian

Perbelanjaan Vot.

. Salinan asal ke AG Negeri.

. Salinan pendua ke JPN

. Salinan ketiga untuk fail sekolah.

6


8/79

1.4 Senarai Semak : Penyelenggaraan Buku Vot

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Waran Peruntukan yang dituntut adalah betul.

2 Sediakan baucar Kelompok (Kew 302)

3 Sediakan Borang TW 1

4 Rekod segala perbelanjaan dan pembayaran didalam

Buku Vot.

5 Pastikan Laporan Perbelanjaan bulanan dihantar ke JPN

6 Terima Laporan C231 flimsi.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot

8 Pastikan wang semak baki pada setiap Perbelanjaan Vot

ditandatangani oleh pegawai penyemak yang diberi kuasa

7


9/79

2 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa

2.1. Peraturan Pentadbiran Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa.

i Borang tuntutan Elaun Lebih Masa perlu diedarkan kepada

kakitangan yang layak menuntut ELM.

ii Butir-butir di borang perlu disemak dan mendapat kelulusan

Pengetua / Guru Besar.

iii Menyediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

iv Menyediakan baucar Kew 304 dan baucar kelompok (Kerw 302).

bagi Sekolah PTJ hendaklah direkod dalam Buku Vot

perbelanjaan dibawah Peruntukan (PK) 14000.

8


10/79

2.2. Proses Kerja : - Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalah Pengetua /

betul dan dapatkan kelulusan daripada Pengetua / Guru Besar

Guru Besar.

2 Dapatkan surat sokongan daripada pegawai berkenaan Ketua Pembantu

dan menyemak Buku Log Knederaan bagi Pemandu Tadbir

3 Memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot "

4 Menyediakan baucar bayaran , borang kelompok. "

5 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Pengetua /

Penolong Kanan Pentadbiran. Guru Besar

6 Asingkan baucar dan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Ketua Pembantu

mengikut keperluan dan hantar ke AG Negeri / Pusat Tadbir

Pembayar untuk proses pembayaran.

Susunan baucar :-

Set 1 2 salinan kew 302.

Set 2 Salinan asal Kew 304.

Salinan asal Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa

Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan

Tugas Lebih Masa.

Set 3 Salinan Pendua Kew 304.

Salinan {Pendua Penyata Tuntutan ELM.


Tugas Lebih Masa.

Set 4 Salinan Ketiga Kew 304


Tugas Lebih Masa.

Set 1 hingga Set 3 ditebuk dan diikat dengan tali hijau.

Set 4 untuk salinan Fail Sekolah.

9


11/79

2.3 Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Memberi borang tuntutan untuk

dilengkapkan oleh pegawai berkenaan.

minta pegawai

lengkapkan

semula

tidak

Lengkap

lengkap

Pasrtikan butir-butir yang diperlukan

terdapat dalam borang

Sediakan baucar bayaran , kelompok

dan baucar berasingan.

Dapatkan tandatangan Pengetua /

Guru Besar dan Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucar

kelompok dan baucar berasingan

bersama dengan surat sokongan

ke Pejabat Pembayar.

Masukkan satu salinan ke dalam fail

sekolah

10


12/79

2.4. Senarai Semak : Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa


1 Tarikh borang tuntutan diterima daripada pegawai berkenaan

2 Pastikan semua surat sokongan disertakan

3 Lengkapkan pengisian borang dengan betul

4 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / G. Besar

5 Sediakan Baucar Bayaran Kew 304 dan baucar

kelompok Kew 302.

6 Sediakan surat pengesahan menjalankan tugas

lebih masa.

7 Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan

Penolong Kanan

8 Hantar borang kepada AG Negeri / Pusat Permbayaran

9 Simpan satu salinan ( 1 set) didalam fail sekolah

11


13/79

3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

3.1 Belanjawan yang perlu disenaraikan

i Bantuan Pelajaran dan Bantuan Makanan Asrama.

ii Emolumen Guru dan Anggota Khidmat Sokongan

iii Anggaran Alat Ganti dan penyelenggaraan Bangunan

iv Anggaran Perbelanjaan Elektrik, Telefon, Air dan Permbentungan

dibawah PK 23000 (PTJ) dan LPBT / LPBT Asrama bagi peruntukan

PCG Bukan Matapelajaran.

v Elaun Waden , Elaun BISP, Elaun Kritikal, Elaun Pemandu (jika ada)

dan lain-lain elaun jika ada.

vi Penyelenggaraan Bangunan & kawasan Sekolah

vii Penyelenggaraan Bangunan & Kawasan Asrama (jika ada)

viii Anggaran Projek-Projek Kecil dan Naik Taraf.

ix Anggaran Penyelenggaraan Kenderaan Bas dan Van (jika ada),

dibawah PK 26000 (alat ganti & minyak kenderaan) dan PK 28000

bagi peruntukan membaiki dan menyenggara kenderaan.

x Anggaran Tuntutan Perjalanan, Elaun Pertukaran dan Perpindahan.

xi Anggaran untuk Pakaian Seragam kakitangan sokongan yang layak.

xii Anggaran Perbelanjaan Bekalan Pejabat, Program Kursus Dalaman

dan lain-lain tuntutan.

12


14/79

3.2 Proses Kerja : - Urusan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Semak bilangan pelajar dan kelas, bilangan hari Ketua Pembantu

persekolahan, gaji bagi kakitangan serta bilangan Tadbir

waden yang layak dilantik.

2 Semak dan anggarkan perbelanjaan bagi bayaran bil Ketua Pembantu

elektrik, air, telefon dan pembentungan serta kerja-kerja Tadbir

baikpulih kenderaan.

3 Hantar borang yang telah dilengkapi ke JPN setelah JPN

ditandatangani oleh Pengetua. Hantar satu salinan ked ( Unit Kewangan )

Pejabat Pelajaran Daerah (Unit Kewangan ).

4 Simpanan satu salinan didalam fail sekolah.

13


15/79

3.3. Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menerima Anggaraan Perbelanjaan

dari pegawai yang berkaitan

Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar

tentang Anggaran yang diterima

minta pegawai

menyemak

semula tidak

Setuju

setuju

Lengkapkan Borang Anggaraqn

Perbelanjaan


Guru Besar

Hantar borang Anggaran ke JPN

(Unit Kewangan) dan satu salinan ke

PPD (Unit Kewangan)

Masukkan satu salinan kedalam

fail sekolah.

14


16/79

3.4 Senarai Semak : Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus


1 Semak bilangan pelajar dan hari persekolahan

2 Semak bilangan guru dan kakitangan serta gaji dan

emolumen lain

3 Semak bilangan waden

4 Anggarkan bayaran elektrik, air dan kerja-kerja kewangan

serta baikpulih kenderaan

5 Kemukakan Anggaran kepada Pengetua / Guru Besar

6 Hantar ke JPN dan PPD

15


17/79

4 Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

4.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Perumahan

i Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta

ditandatangani oleh pemohon.

iii Pastikan dokumen-dokumen penting yang bersangkutan

dilampirkan bersama.

iv Pastikan Pengetua menandatangani semua borang berkenaan

sebelum dipanjangkan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Malaysia untuk kelulusan dan tindakan selanjutnya.

16


18/79

4.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Berikan borang yang betul mengikut jenis pinjaman Ketua Pembantu

yang hendak dipohon oleh peminjam Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan "

terakan cop Pengetua

3 Sediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawai Pengetua /

telah layak memohon pinjaman perumahan dan dapatkan Guru Besar

tandatangan Pengetua / Guru Besar.

4 Hantar borang-borang dan dokumen sokongan bersama Bhg Pinjaman

surat iringan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perumahan

Perbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya. Perbendaharaan

17


19/79

4.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Memberikan borang kepada pemohon

mengikut jenis rumah yang dipohon

Semak borang yang telah diisi bersama

minta peminjam dengan dokumen sokongan yang

menyemak dikehendaki

semula

tidak

Betul - Sediakan surat lampiran dan

betul pengesahan bahawa pegawai telah

disahkan dalam jawatan dan beliau

belum membuat pinjaman perumahan

atau pinjaman kedua.


Guru Besar

Hantar borang-borang peminjam berserta

dokumen-dokumen sokongan dan

kiriman wang / cek bagi bayaran proses

kepada Bahagian Pinjaman Perumahan

Perbendaharaan Malaysia.

Masukkan 1 salinan kedalam

fail sekolah

18


20/79

2.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan


1 Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkandalam jawatan atau belum

2 Tentukan borang-borang berkenaan mencukupi sebelum

diedar kepada pemohon dan jenis borang

3 Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan

ada bersama.

4 Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

5 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas

borang-borang berkenaan.

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan

dokumen - dokumen sokongan ke Bahagian PPP

19


21/79

5 Urusan Permohonan Pinjaman Pembelian Komputer

5.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Pembelian Komputer




iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Komputer

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am )

v Sediakan Lejer Individu Pinjaman Pembelian Komputer bagi setiap peminjam

20


22/79

5.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Pembelian Komputer



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu

layak memohon. Tadbir

2 Edar borang kepada pemohon.: "

3 Semak borang permohonan berserta dengan "

dokumen berikut :-

i 1 salinan slip gaji pemohon.

ii 1 salinan asal Sebutharga Komputer.

iii 1 salinan Kad Pengenalan pemohon.

4 Terakan cop Pengetua/ Guru Besar dan sediakan surat "

lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

5 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / Pengetua /

Guru Besar Guru Besar

6 Hantar borang permohonan berserta dengan dokumen- Ketua Pembantu

dokumen sokongan diatas ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Tadbir

7 Setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi oleh JPN

pemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahan

potongan gaji.

8 Sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji Ketua PembantuPinjaman Pembelian Komputer. Tadbir

9 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer bagi pegawai "

berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar balik.

10 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar "

laporan lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan

memberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.

21


23/79

5.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Pastikan pemohon telah disahkan dalam

jawatan. Berikan borang kepada pemohon.




semula

tidak Betul - Sediakan surat lampiran dan


disahkan dalam jawatan.


Guru Besar

Hantar borang-borang pemohon berserta

dokumen-dokumen sokongan kepada

JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan 1 salinan kedalam

fail sekolah

Setelah permohonan diluluskan dan cek

diterima sediakan borang SG20 untuk

pemotongan gaji pinjaman komputer

Sediakan Lejer Individu bagi Pinjaman

Komputer .

Kemaskini data pinjaman dan potongan

gaji sehingga selesai pinjaman.

3 bulan sebelum tamat bayaran balik,

hantar :Laporan Lejer ke JPN untuk

mendapatkan surat arahan

memberhentikan potongan gaji.

22


24/79

4.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Pembelian Komputer



2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon


ada bersama.





dokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji

diterima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer

9 Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

23


25/79

6 Urusan Permohonan Pinjaman Kenderaan

6.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Kenderaan




iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Kenderaan

yang hendak dibeli.

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

v Sediakan lejer individu pinjaman kenderaan bagi setiap peminjam.

24


26/79

6.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Kenderaan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu

layak memohon. Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan "

terakan cop Pengetua / Guru Besar.

3 Hantar borang yang telah lengkap ke JPN "

(Unit Pentadbiran Am ) berserta dengan dokumen berikut :-

i 1 salinan Sebutharga Kenderaan./

ii 1 salinan slip gaji.

4 Apabila terima arahan potongan gaji, sediakan

Borang SG20 untuk pemotongan gaji bagi peminjam.

5 Dapatkan dokumen berikut untuk direkod kedalam

Lejer Pinjaman :-

i Sebutharga Kenderaan.

ii salinan fotostat Insuran 'Cover-Note'.

iii salinan fotostat resit.

iv salinan fotostat invois.

v salinan geran kenderaan yang telah dicop

" HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT "

6 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan peminjam.

7 Kemaskini data pemohon dan potongan gaji sehingga

selesai.

8 Hantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN

(Unit Pentadbiran Am).

9 Dapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insuran

cover-note' setiap kali cukai jalan kenderaan

diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman.

25


27/79

6.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Kenderaan

Pastikan pemohon telah disahkan dalam

jawatan. Berikan borang kepada pemohon.




semula

tidak Betul - Sediakan surat lampiran dan


disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandakan Pengetua /

Guru Besar

Hantar borang-borang permohon

berserta dokumen sokongan kepada

JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan kedalam fail 1 salinan

Terima arahan potongan gaji

sediakan borang SG20

Dapatkan dokumen berikut :-

Salinan geran, insuran cover-note, resit

bayaran, invois dari pembekal

Sediakan lejer individu dan kemaskini

lejer sehingga selesai potongan gaji.

Hantar laporan lejer individu pada setiap

hujung tahun dan dapatkan salinan geran

dan insuran cover-note bagi pengesahan

cukai jalan telah diperbaharui.

Hantar laporan lejer 3 bulan sebelumtamat bayaran balik pinjaman ke JPN

(Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkan

surat arahan memberhentikan potongan

pinjaman kenderaan.

26


28/79

6.4 Senarai Semak : Urusan Pinjaman Kenderaan.



2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon


ada bersama.





dokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji

diterima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan

9 Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

27


29/79

7 Menyelia Urusan Kewangan

7.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Penyeliaan Urusan Kewangan

i Memastikan urusan kewangan sentiasa dikemaskini dan mematuhi

segala peraturan yang ada.

ii Perbankkan semua hasil kutipan pada hari berkenaan.

iii Pastikan Buku Tunai ditutup pada 30 /31 haribulan bulan berkenaan.

iv Pastikan penyata - penyata kewangan untuk diaudit dikemukakan

tidak lewat daripada 28hb Februari tiap-tiap tahun.

v Memastikan resit bayaran difailkan.

28


30/79

7.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Kewangan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Semak maklumat-maklumat yang disediakan oleh Ketua Pembantu

Pembantu Tadbir Kewangan & Penyelia Asrama Tadbir

2 Memastikan semua kutipan hasil sekolah dikeluarkan "

resit , dicatat dalam Buku Kutipan Harian dan dibankkan

pada hari berkenaan atau keesokannya.

3 Memastikan semua pembelian diuruskan mengikut "

peraturan yang ditetapkan seperti :-

i. Semak baki peruntukan.

ii semak baki stok

iii keluarkan Borang Pesanan Tempatan (LO)

4 Memastikan setiap bayaran hendaklah mengikut "

peraturan seperti :-

i Baucar Bayaran.

ii Cek Berpalang

iii Dokumen-dokumen sokongan

5 Pastikan setiap bil dijelaskan tidak lewat satu bulan / "

30 hari dari tarikh penerimaan.

6 Memastikan semua peralatan direkodkan kedalam stok

dan disemnak sekurang-kurangnya dua kali setahun.

7 Memastikan Penyata Audit dikemukakan selewat-

lewatnya pada 28hb Februari setiap tahun.

29


31/79

7.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Kewangan

Menerima urusan-urusan kewangan

daripada Pembantu Tadbir Kewangan N17

dan Penyelia Asrama N17/N22

minta peminjam

menyemak

semula tidak Lengkap

lengkap

Cop dimana perlu dan kemukakan

kepada Pengetua / Guru Besar untuk

tindakan pengesahan dan tandatangan

Ambil tindakan sewajarnya

mengenai Urusan Kewangan tersebut

30


32/79

7.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Kewangan


1 Semak "Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan danPenyelia Asrama" berkenaan tindakan yang telah diambil

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar.

Setelah diluluskan maklumkan semula kepada Pembantu

4 Tadbir dan Penyelia Asrama tentang tindakan yang

telah diambil

31


33/79

PENGURUSAN PERKHIDMATAN DAN TADBIRAN

8 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

8.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

i Tentukan pegawai yang hendak dinilai

ii Pastikan borang-borang yang hendak digunakan.

iii Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan mengenai tatacara Penilaian

Prestasi.

32


34/79

8.2. Proses Kerja : - Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Edarkan borang mengikut kumpulan kakitangan :- Ketua Pembantu

i Borang JPA (Prestasi ) 3/2002. Tadbir

Kum pulan Profes ional

ii Borang JPA (Prestasi ) 4/2002.

Kum pulan Sokongan 1

iii Borang JPA (Prestasi) 5/2002

Kum pulan Sokongan II

2 Terima borang prestasi daripada semua kakitangan "

3 Semak borang-borang yang telah diisi. "

4 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Penolong KananPentadbiran untuk dinilai sebagai Penilai Pertama Pentadbiran

5 Bagi pegawai-pegawai dari Gred DG48 termasuk semua Pengetua

Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata

Pelajaran diohantar terus kepada Pengetua.

6 Borang prestasi yang telah dinilai oleh Penilai Pertama Pengetua

hendaklah diserahkan kepada Penilai Kedua (Pengetua)

7 Borang prestasi yang telah siap dinilai markah-markah Penolong Kanan

akan disatukan daripada penilai pertama dan kedua dan Pentadbiran

kemudian dibahagi 2 untuk mendapatkan markahpurata

8 Markah yang siap hendaklah dimasukkan kedalamn data Penolong Kanan

komputer untuk dianalisa Pentadbiran /

Ketua Pembantu

Tadbir

9 Cetak laporan prestasi dalam 4 salinan untuk dihantar ke "

` Pejabat Pelajaran Daerah.

10 Bagi kumnpulan DG48 akan dihantar terus ke PPD untuk Pegawai Pelajaran

dinilai oleh PPD sebagai Penilai pertama Daerah

11 Bagi Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Pengetua /

Mata Pelajaran penilai pertama ialah Pengetua dan PPD

PPD sebagai penilai kedua

33


35/79

8.3 Carta Aliran :- Urusan Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

Edarkan borang prestasi mengikut

jenis kumpulan dan gred jawatan

Semak borang prestasi yang diterima

lengkap

semula

borang

prestasi

tidak Lengkap

lengkap

Serahkan borang-borang prestasi

kepada Penolong Kanan /Pengetua

Markah prestasi yang telah siap

disatukan dan dibahagikan hendaklah

dimasukkan kedalam data Komputer

Cetak Laporan Nilaian Prestasi dalam

4 salinan. Bagi kumpulan DG48 dihantar

terus ke PPD bersama dengan surat

iringan.

Hantar laporan Nilaian Prestasi tahunan

ke PPD

Simpan semua borang prestasi

dan salinan :Laporan Prestasi

Tahunan didalam fail sekolah

34


36/79

8.4 Senarai Semak : Urusan Penilaian Prestasi Tahunan


1 Semak borang prestasi yang diterima

2 Sediakan senarai semak kakitangan yang telah

hantar borang ke pejabat.

3 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan

Pentadbiran / Pengetua

4 Masukkan data /laporan prestasi didalam data maklumat

komputer prestasi.

5 Hantar laporan Nilaian Prestasi Tahunan ke PPD

6 Simpan satu salinan dokumen diatas didalam fail

35


37/79

9 Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj

9.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Harta

dan Kes-kes Tindakan Surcaj.

i Semua pegawai dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya

sekali dalam tempoh lima (5) tahun.

ii Tempoh perisytiharan harta dikira dari tarikh terakhir perisytiharan harta dibuat.

iii Seorang pegawai yang baru dilantik hendaklah mengisytiharkan hartanya dalam

tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri.

iv Sekiranya dalam tempoh perisytiharan harta yang ditetapkan itu seseorang

pegawai tidak memperolehi apa-apa harta, maka pegawai berkenaan perlu membuat

pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A

v Semua pegawai dikehendaki mengisytiharkan segala harta yang dimiliki olehnya

atau isteri atau suami atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orangbagi pihaknya atau bagi pihak isteri atau suaminya atau anaknya.

vi Ketua Jabatan bertanggungjawab meluluskan atau tidak meluluskan perisytiharan

harta yang telah dibuat oleh seseorang pegawai.

vii Ketua Jabatan bertanggungjawab mengeluarkan surat kelulusan bertulis kepada

semua pegawai mengikut Format "Lampiran F".

viii Bahan Rujukan Utama , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002

berkuatkuasa mulai dari 30 Julai 2002. Dengan ini surat Pek. Perkhidmatan

Bilangan 8 Tahun 1995 dan Pek. Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1999 dibatalkan.

36


38/79

9.2 Proses Kerja : - Laporan Perisytiharan Harta



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Sediakan senarai kakitangan yang belum membuat Pengetua Pekeliling

pengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semua Perkhidmatan

pegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendak Bil. 3 Tahun

dilaporkan . 2002 bertarikh

30 Julai 2002

Lampiran A

Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atas

Pemilikan Harta.

Borang JPA(T)1/02 - Lampiran B

Bagi perisytiharan harta kali pertama dan

harta tambahan

Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran C

Bagi perisytiharan pelupusan harta

Borang JPA(T)3/02 - Lampiran D

Bagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian

2 Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripada Ketua Pembantui

pegawai. Tadbir

(Ahli J/K Urusetia)

3 Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:- "

tiada perubahanpermohonan kali pertama

permohonan tambahan

pelupusan harta

pemilikan syarikat

borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengan

dokumen sokongan.

4 Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepada Penolong kanan

` Penolong Kanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan ( Pentadbiran )

ditandatangani sebagai Urusetia Urusetia

37


39/79

9.3 Carta Aliran :- Urusan Perisytiharan Harta

Edarkan borang perisytiharan harta

mengikut jenis perisytiharan harta

semak borang perisytiharan harta yang

diterima daripada pegawai.

lengkap semula

borang

perisytiharan

harta Lengkap

tidak lengkap

serahkan borang kepada Pen. Kanan

Pentadbiran

Pen Kanan Pentadbiran menurunkan

tandatangan dan serahkan kepada

Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan

Ketua Jabatan

Sediakan surat kelulusan Ketua

Jabatan seoerti Lampiran F dan

ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.

Serahkan 1 salinan surat kelulusan

bersama 1 salinan borang perisytiharan

harta kepada semua pegawai.

Sediakan Lampiran H - Penyata Laporan

Perisytiharan Harta dalam 4 salinan

bersama dengan surat iringan.

Hantar Lampiran H ke PPD dalam

2 salinan dan 1 salinan ke JPN

(Unit Tatatertib). .

Simpan satu salinan untuk fail sekolah.

38


40/79

9.4 Senarai Semak : Urusan Perisytiharan Harta


1 Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytiharharta.

2 Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai

3 Semak butir-butir diperlukan

4 Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan

5 Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan Harta

Lampiran H

6 Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN

7 Failkan satu salinan didalam fail sekolah

39


41/79

10 Menguruskan Kes-Kes Tindakan Tatatertib/Surcaj

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib dan

Urusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib.

i Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj.

(b) Penyelenggaraan kes-kes jenayah.

(c) Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya.

(d) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas.

(e) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan.

ii Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertib

adalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap.

(b) Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedur

sebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D.

(c) Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod

Perkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatan

hendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.

40


42/79

10.2.1 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untuk Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45

menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerja Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

Pentadbiran

2 Sediakan draf laporan sebagai berikut :- Ketua Pembantu

2.1. Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, Gelaran Tadbir

Jawatan/ Gred dan tempat bertugas ).

2.2. Latar belakang kes :

(a) Butir-butir mengenai pelanggaran kes

jenayah yang dilakukan , tarikh, tempat

dan peruntukan undang-undang.

(b) Laporan Polis mengenai penangkapan,Laporan Mahkamah.

2.3. Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenai

Perintah Tahan Kerja.

3 Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada "

Jabatan Pelajaran Negeri.

4 Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua / Pengetua/ G.Besar

Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran. Pen. Kanan

Pentadbiran

5 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan "Pentadbiran semak draf laporan, buat pindaan jika perlu

dan luluskan.

6 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana "

pindaan (jika ada).

7 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / "

Guru Besar

8 Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran "

tandatangani laporan

41


43/79



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

9 Hantar laporan kepada :- Ketua Pembantu Tadbir

Jabatan Pelajaran Negeri.Unit Tatatertib.

10 Tindakan fail "

11 Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat "

kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

12 Terima surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Pengetua /

Tatatertib berkenaan. Guru Besar

NOTA :-

Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertib

apabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polis

sementara kes dibicarakan.

13 Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga "

Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan.

14 Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakan Perkhidmatan

Penyata Perubahan Kew 8.

15 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib "

dan tindakan fail.

42


44/79

10.2.2 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah

Tindakan Gantung Kerja



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45

perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan , Pentadbiran

sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya

tarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan

pegawai kembali bertugas semula ).

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu

Gantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan. Tadbir

3 Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar "

4 Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua /

semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Guru Besar

5 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu

pindaan (jika ada) Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan "

Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

7 Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua/ G.Besar

tandatangan perakuan. Pen. Kanan

Pentadbiran8 Hantar Laporan kepada :-

Jabatan Pelajaran Negeri

(Unit Tatatertib)

9 Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranya JPN (Unit

mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Tatatertib )

43


45/79



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

10 Terima surat perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Pengetua /

Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota Guru Besar

dibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belumdiputuskan oleh mahkamah maka perintah kerja

dikeluarkan).

11 Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga "

Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan.

12 Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada "

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan

menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

13 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib Pembantu Tadbir

dan tindakan fail. "


46/79

10.2.3 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45

pegawai / anggota berkenaanDITOLAK . Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

Pentadbiran

NOTA :-

Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada Lembaga

Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan

mengarahkan pegawai kembali bertugas semula.

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu

tindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan. Tadbir

3 Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / G.Besar

Pen. Kanan 1

4 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf "

buat pindaan jika perlu dan luluskan.

5 Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu

pindaan (jika ada). Tadbir

6 Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua/ G. Besar

Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pen Kanan 1

7 Hantar perakuan kepada :- Ketua PembantuTadbir


(Unit Tatatertib)

8 Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan

tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

9 Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakan

tatatertib kepada pegawai/anggota sokongan

berkenaan.

45


47/79



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

10 Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepada Pengetua /

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan Guru Besar

menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

11 Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib. Pembantu Tadbir

(Perkhidmatan)


48/79

10.2.4 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib

Kes Tidak Hadir Bertugas.



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45

keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan "

terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang

diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh "

pegawai / anggota sokongan.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika "pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelah

tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh

penrimaan surat) "

5 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu

mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir

butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor

Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali

bertugas atau tidak.

6 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada "


7 Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua /

Guru Besar

8 Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buat

pindaan (jika perlu).

9 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana "

pindaan jika perlu.

47


49/79



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

10 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /

Guru Besar. Guru Besar

11 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

12 Hantar perakuan kepada :-

Jabatan Pelajaran Negeri. Jabatan Pelajaran

(Unit Tatatertib ) Negeri

(Unit Tatatertib )


50/79

10.2.5 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib

Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan.



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45

keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan "

terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang

diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh "

pihak pos.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru "sekali lagi.

5 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh "

pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawai

tidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakan

mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ).

6 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu

mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir

butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor

Ketua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan "

diberitahu dalam Warta Kerajaan.

7 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripada


8 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /

Guru Besar. Guru Besar

9 Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan

(jika perlu) dan luluskan.

49


51/79



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

10 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Pengetua /

pindaan jika ada Guru Besar

11 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / "

Guru Besar.

12 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

13 Hantar perakuan kepada :- JPN

Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib

(Unit Tatatertib )

14 Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapat Pengetua /

kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Guru Besar.

15 Terima salinan Warta Kerajaan.


52/79

10.2.6 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes Rayuan Tatatertib / Surcaj



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

Pengeuta / G.Besar

1 Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Pen. Kanan Peraturan 44 & 45

P.U. (A) 395/93

2 Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asas Ketua Pembantu

rayuan sama ada asas-asas yang diberikan boleh Tadbir

diterima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah,

buktikan mengenainya.

3 Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar.

4 Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perlu Pengetua / G. Besar.

5 Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ). Ketua Pem Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua / G. Besar

Guru Besar.

7 Pengetua / Guru Besar tandatangani surat.

8 Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib) JPN

9 Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib Pengetua / G.Besar

kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

10 Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakantatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

11 Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib Pembantu Tadbir

kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakan Perkhidmatan

menyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8)

12 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib "

dan tindakan fail.

51


53/79

11 Menyelia Urusan Perkhidmatan

11.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.

ii Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :-

kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan,

diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan

(Kew 8 ) hendaklah disediakan.

iii Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkan

oleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar ke

Pusat Rekod. JPA.

52


54/79

11.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Perkhidmatan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Memastikan rekod / fail bagi kakitangan Pengetua / G.Besar

Penolong Kanan

2 Memastikan semua urusan perjawatan seperti :- Pentadbiran dan

Ketua Pembantu

i Lantikan. Tadbir

ii Pengesahan dalam jawatan.

iii Pemberian Berpencen dan Opsyen.

iv Pertukaran

v Pemangkuan atau Tanggung Kerja

vi dan laio-lain mengenai perkhidmatan

diselesaikan dengan segera

3 Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8)

dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke

Pusat Rekod.

53


55/79

11.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

semak 'senarai semak' mengenai

Kembalikan urusan perkhidmatan yang telah

kepada disediakan oleh Pembantu Tadbir.Pembantu

Tadbir berkenaan

untuk dilengkapkan

tridak

Lengkap

lengkap

Cop dan dapatkan kelulusan dan

tandatangan Pengetua/ Guru Besar

Kemukakan ke pihak yang berkenaanJabatan Pelajaran Negeri

Kenalpasti sebab-

sebab tidak

diluluskan

Diluluskan

Beritahu kepada Pembantu Tadbir

tindakan selanjutnya harus diambil

mengenai urusan berkenaan.

54


56/79

11.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Perkhidmatan


Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir1 (Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan

yang telah diambil.

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada

Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan

4 sewajarnya yang harus diambil seterusnya.

55


57/79

12 Menyelia Urusan Keceriaan


i Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.

ii Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.

iii Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepada

Guru Keceriaan.

56


58/79

12.2. Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keceriaan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan dengan Pengetua / G.Besar Borang Permintaan

persetujuan Pengetua / Guru Besar. dan Borang

Pesanan Tempatan

2 Sediakan borang-borang pesanan t empatan dalam Ketua Pembantu

3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar. Tadbir

3 Hantar 2 salinan kepada pembekal. "

4 Failkan satu salinan. "

5 Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan "

projek yang telah diluluskan.

6 Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenai Pengetua /

pelaksanaan projek. Guru Besar.

57


59/79

12.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

Sediakan perancangan keceriaan untuk

tahun berkenaan dan dapatkan maklumat

peruntukan yang ada

baikpulih alatan Pastikan peralatan dan tenaga yang ada

yang mengalami

kerosakan

kecil

tidak

mencukupi

mencukupi

sediakan (gambarajah) lanskap dan

sediakan jugam anggaran dan tenagayang diperlukan untuk suatu projek.

dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar

sediakan semula

projek dan

anggaran baru

tidak

lulus lulus

sediakan borang pesanan tempatan

terima barang dan laksanakan

projek yang telah diluluskan.

58


60/79

12.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keceriaan


1 Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandasdi setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan

2 Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan

3 Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khusus

bagi projek keceriaan

Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang

4 dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan)

atau PRA Sekolah.

59


61/79

13 Menyelia Urusan Keselamatan

13.1 Peraturan -peraturan Pentadbiran

i Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya

pada waktu yang telah ditetapkan.

ii Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perlu

diperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui

oleh Pengetua / Guru Besar.

iii Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikan

jam berkenaan dalam keadaan baik dan kertas pencetak masa masih mencukupi.

60


62/79

13.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keselamatan



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Berbincang dengan pihak Pengurusan Syarikat Pengetua / Senarai tugas

Kawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenai Guru Besar yang

Jadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpasti dan Penolong Kanan dipersetujui oleh

kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian. Pentadbiran Pengetua /

Guru Besar

atau

Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugas

kawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan dan

bangunan yang perlu diberi perhatian.

2 Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaan Ketua Pembantu

dan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan. Tadbir

3 Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh "

Pengawal Keselamatan / Jaga.

4 Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan "

oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa ke

semasa.

5 Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar dan Pengetua/ G.Besar

Polis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada. Pen. Kanan

Pentadbiran

dan Polis

6 Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masa

ke semasa mengenai tugas-tugas mereka.

7 Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia ada

dengan mengunci jam (watchman clock) dari point

pertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.

61


63/79

13.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Keselamatan

Berbincang dengan Pengetua / G. Besar

mengenai Jadual Tugas dan Kawasan

Mednyerahkan Jadual Tugas kepada

Jaga / Pengawal Keselamatan

Menerima Laporan Harian daripada Jaga /

Pengawal Keselamatan

Mengemukakan laporan kes-kes kepada

Pengeuta/ Guru Besar dan Polis jika

perlu

Memastikan pelaksanaan tugas pengawalan

yang dilaksanakan oleh Jaga /

Pengaswal Keselamatan dari masa ke

semasa

62


64/79

13.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keselamatan


1 Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenaiJadual Tugas dan Kawasan Keselamatan

2 Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga /

Pengawal Keselamatan

3 Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.

4 Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polis

jika perlu

5 Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakan

oleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.

63


65/79

14 Urusan Penyerahan Tugas

14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran

14.1.1 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk.

14.1.2 Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinanseperti berikut :-

(a) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas.

(b) Senrai tugas jawatan.

(c) Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai.

(d) Senarai harta benda/ peralatan pejabat.

(e) Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain.

(f) Fail Meja.

(g) Manual Prosedur Kerja

(h) Sasran Kerja Tahunan

(i) Lain-lain.

64


66/79

14.2 Proses Kerja : - Urusan Penyerahan Tugas



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8

kepada pegawai yang akan bertukar.

2 Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawai

berkenaan untuk disemak.

3 Sediakan surat iringan.

4 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5 Merekod dan mengemukakan kepada

Pengarah Pelajaran Negeri.

6 Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadi

pegawai yang bertukar.

65


67/79

14.3 Carta Aliran :- Urusan Penyerahan Tugas

Menerima arahan pertukaran pegawai

dan maklumkan kepada pegawai

berkenaan.

Maklum kepada pegawai untuk mengisi

borang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8

Bantu sediakan dimana perlu bagi

Lampiran A 1.1. hingga 1.8

Sediakan surat iringan

Kemukakan semulakepada

pegawai berkenaan

untuk dilengkapkan

tidak

Semak kesemua butir-butir

lengkap yang diperlukan

Kemukakan ke Pejabat Pelajaran

Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri

dan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah Menyerah

Tugas hendaklah diberi kepada

pegawai yang menyerah dan

pegawai baru yang menerima

jawatan tersebut.

66


68/79

14.4. Senarai Semak : Urusan Penyerahan Tugas


1 Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenaipertukaran pegawai berkenaan.

2 Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8

3 Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akan

bertukar untuk dipenuhi

4 Semak semula borang-borang berkenaan sebelum

diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat

Pelajaran Daerah

5 Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerah

tugas dan satu salinan pegawai baru yang menerima

tugas.

67


69/79

15 Menguruskan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.


i Tentukan kelayakan menduduki rumah.

ii Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiamiRumah Kerajaan (Perintah Am Bab E).

iii Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa

(Perintah Am Bab E).

iv Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nombor

akaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia ,

Bahagian Kewangan.

v Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :-

(a) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73).

(b) Lampiran C.

(c) Lampiran E (Perintah Am Bab E).

(d) Lampiran F (Perintah Am Bab E)

(e) Borang / surat permohonan (dari kakitangan)

68


70/79

15.2. Proses Kerja : - Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Menerima surat permohonan dari pegawai untuk Pengetua /

menduduki rumah kerajaan Guru Besar

2 Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosongan

rumah. Menyediakan borang-borang untuk menduduki

rumah kerajaan dengan secukupmya.

3 Dapatkan tandatangan Pengetua "

4 Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar dan

beri kepada pemohon.

5 Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borangLamp iran E -Si j i l Masuk Rumahdalam 3 salinan.

6 Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPN Ketua Pembantu

Unit Perkhidmatan bersama dengan salinan surat Tadbir

kelulusan menduduki kuarters dan satu salinan

Lampiran E.

7 Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Pembantu Tadbir

Borang SFG20 dan SG14 (Kew 319). Kewangan

8 Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat "

Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan.

9 Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji. "

69


71/79

15.3 Carta Aliran :- Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan

Menerima permohonan

menyemak syarat sewa, jenis dan

dapatkan kekosongan rumah dan mengisi borang

maklumat

tambahan

tidak lengkap

lengkap

dapatkan persetujuan dan kelulusan

semak sebab- Pengetua / Guru Besar.sebab tidak

dilulkuskan

tidak

diluluskan

diluluskan

terima surat kelulusan

serahkan surat kelulusan kepada

pemohon bersama dengan

Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E

Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPN

bersama dengan Lampiran E dan

surat kelulusan menduduki kuarters

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

sediakan Borang SG20 dan SG14Hantare ke AG Negeri.

70


72/79

15.4. Senarai Semak : Urusan Menduduki Rumah Kerajaan


1 Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang

2 Semak syarat sewaan

3 Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar

4 Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon

5 Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan

mengenai tindakan Payroll yang perlu dilakukan.

71


73/79

16 Menguruskan Pengurusan Fail


i Pastikan bahawa fail-fail disimpan dengan cara yang sistematik

ii Setiap fail hendaklah diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkanisi kandungan.

iii Fail-fail hendaklah dikelaskan iaitu sama ada peringkat terhad , sulit,

rahsia atau rahsia besar.

iv Pastikan fail-fail yang dibuka didaftarkan.

v Pastikan kertas minit digunakan. Dakwat biru untuk surat keluar. Dakwat

merah untuk surat masuk dan diberi nombor berturutan.

vi Pastikan fail diberi dengan kandungan yang berpatutan.

vii Pastikan fail yang memerlukan tindakan mengikut "SEGERA"atau

" SERTA MERTA".

viii Pastikan pengeluaran fail direkod.

Fail yang memerlukan tindakan kemudian hendaklah direkod dalam buku SDP

untuk failkan simpan dalam perhatian.

72


74/79

16.2 Proses Kerja : - Menguruskan Pengurusan Fail



Seksi Undang-

Undang /

Peraturan

1 Menyelaraskan keperluan fail mengikut pengurusan Pengetua / G. Besar

2 Menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk komen "

persetujuan.

"

3 Menetapkan jenis fail terbuka, timbul dann sulit

4 Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk. "

5 Membuka sebuah buku rekod fail. Ketua Pembantu

Tadbir

6 Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV) "

7 Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh "

dan mengikat dengan tali.

8 Membuka fail barui menggunakan nombor rujukan Fail "

dan tajuk yang sama dengan menambah "No Jilid"..

9 Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit, "

tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yang

mudah dirujuk bagi fail timbul.

73


75/79

16.3 Carta Aliran :- Menguruskan Pengurusan Fail

senaraikan keperluan fail

mengikut penjenisan

dapatkan komen dari Pengetua/

Guru besar mengenai senarai yang

dicadangkan

tetapkan jenis fail

Fail Timbul Fail Sulit Fail Terbuka

memberi nombor fail

menulis tajuk fail

melekatkan tali

melekatkan kertas minit

menguruskan fail

membuka buku rekod fail dan

rekod fail SDP

mengambil tindakan menutup fail

membuka fail baru

menyimpan fail

74


76/79

16.4 Senarai Semak : Menguruskan Pengurusan Fail


1 Senarai keperluan fail mengikut penjenisan

2 Mewndapat komen Pengetua / Guru Besar

3 Tetapakan jenis fail : Fail Timbul, Fail Sulit, Fail Terbuka

4 Memberi nombor fail

5 Menulis tajuk fail

6 Melekat Kertas Minit (Am 4)

7 Menguruskan fail

8 Membuka Buku Rekod fail dan rekod fail SDP

9 Mengambil tindakan menutup fail

10 Membuka fail baru

11 Menyimpan fail

75


77/79

17 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Pembantu Tadbir

17.1. Perintah Am Bab A - G

17.2. Aerahan Perbendaharaan

17.3. Arahan Perkhidmatan.

17.4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.

17.5 Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan .17.6. Pekeliling-pekeliling Kewangan. Yang dikeluarkan dari masa ke semasa

18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir

18.1. Setiausaha Jawatan Pengurusan Kewangan Sekolah.

18.2. Bendahari Jawatankuasa Keceriaan Sekolah.

18.3. Penolong Urusetia Pengisytiharan Harta.

18.4. Ahli Jawatankuasa Lembaga Sebutharga Sekolah.

18.5 Ahli Penilaian Laporan Prestasi Sekolah bagi kakitangan bukan guru.

76


78/79

19 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Bil Jenis Kerja Masa yang diambil

Jumlah unit yang boleh

dijalankan dalam

seminggu.

77


79/79

20 Senarai Tugas Harian

JAWATAN :- KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan

Documents

151020649 Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir