1_Manual de Procedimientos Administrativos

Alianza por la nutrición en Cajamarca – PREDECICoordinación de Administración y Finanzas

ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCA - ALAC

PROGRAMA ALIANZA POR LA NUTRICION EN CAJAMARCA - PREDECI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTO DE TRABAJO

Coordinación de Administración y Finanzas

Equipo de trabajo

Cajamarca - 2011


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCION

ANTEDECEDENTES

a. La Administración de los Recursos del proyecto, de acuerdo a los convenios suscritos y acordados por el CDT, lo realiza la Asociación Los Andes de Cajamarca, por lo tanto es obligatoria el cumplimiento de las políticas.

b. Los procedimientos administrativos que no incluya dentro de las políticas de ALAC, la Coordinación de Administración y Finanzas del ALIANZA PREDECI, propondrá como consideraciones adicionales a las políticas de ALAC.

c. Identificar y buscar permanentemente indicadores de eficiencia, que permita ser una propuesta técnica y económicamente viable para la intervención del proyecto.

I. OBJETIVOS

1.- Brindar los lineamientos generales en la aplicación de los procesos administrativos en el programa Alianza por la nutrición en Cajamarca – PREDECI.2.- Promover el cumplimiento de las políticas de ALAC – ALIANZA PREDECI.3.- Asegurar de forma oportuna, con calidad y precios razonables los bienes y servicios.4.- Involucramiento en los procesos de la ejecución de proyectos, a través del seguimiento de la ejecución de los presupuestos y su uso.5.- Promover un uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros en la ejecución del programa.

II. PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1.- Recursos Humanos2.- Finanzas y pagos3.- Logística4.- Servicios generales5.- Presupuestos

III DESARROLLO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

3.1.- RECURSOS HUMANOS.- Administrar adecuadamente los procesos de selección, identificación, contratación, gestión, clima laboral y evaluación del personal en el Programa, cuyo recurso es considerado uno de los más importantes dentro de la organización.


Organigrama Institucional del ALIANZA DECI

CONSEJO DIRECTIVO TECNICO GR Gerencia de Desarrollo Social DIRESA,

CRECER, PMSC, MPC -Gerencia de Desarrollo Social, CGSGI Representantes de Empresas

Mineras

GERENCIA

COMITÉ TECNICO CONSULTIVO: INS-CENAN, USAID, Dirección General de

Salud de las Personas – DIRESA, OMS/OPS, PMA, UNICEF, CARE y a la

Dirección Regional de Viviendo, Agua y Saneamiento

Administrador – ALAC

Coordinación de Administración y finanzas

Asistente Administrativo

Especialista en RRHH

Coordinación de M&E

Especialista en M&E

Coordinación de Inform, Educac y Comunicación

Especialista en IEC

JEFE DE EQUIPO

Coordinación de Salud y Nutrición

Especia. en Gestión Local

Especia. en Salud y Nutrición

Supervisores de Campo

Facilitadores Comunitarios

Promotores de Salud

OrganizacionesComunales

Familia

Establecimientos de salud/ II.EE

Gobierno LocalRedes de SaludMicro redes de SaludUGEL

Coordinación de Gestión Local, Agua, Saneamiento y Proyectos Productivos


Política No ALAC-003

Control de personal

I. OBJETIVO

Cumplir con las normas legales vigentes en cuanto a derecho laboral, para a través de ello conseguir:

a) Proporcionar a los trabajadores todos los beneficios y facilidades que la ley determine.

b) Llevar un control de los tipos de contrato con los trabajadores de ALACc) Cumplir con la ley.

II. ALCANCE

Se aplica a todos los trabajadores de ALAC, independientemente del tipo de contrato que mantengan con ALAC

PROCEDIMIENTOS

A) DEL PERSONAL ESTABLE 1) Todo el personal de planilla que labora en la Asociación Los Andes de Cajamarca,

deberá contar con un Contrato de Trabajo a plazo determinado (Formato ).

2) Los Contratos de Trabajo deberán ser registrados y comunicados al Ministerio de Trabajo, en los plazos establecidos de acuerdo a Ley.

3) La Asociación Los Andes de Cajamarca, en lo relacionado al personal de planilla, cumplirá con las siguientes obligaciones:

Autorizado: _______________________________

VIOLETA VIGO VARGAS

Preparado por: _________________________________

ALEJANDRO JUSTINIANO L.V.

ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCAPolítica de Control de Personal

Fecha de Aprobación:Noviembre 2009


a) Deberá afiliar al trabajador a una Administradora de Fondo de Pensiones (AFP), de elección del trabajador.

b) Deberá registrar al trabajador en ESSALUD.

c) Se aperturará al trabajador una cuenta de CTS (Compensación por Tiempo de Servicio) en la institución Financiera que el trabajador elija.

d) Se contratará una póliza de seguro de vida. El pago de la prima de este seguro, correrá por cuenta del trabajador (Opcional-Alianza Predeci)

e) Se afiliará al trabajador a un sistema de seguro privado de salud, cuyo pago será efectuado por el trabajador (Opcional no considera el presupuesto).

f) Se entregará al trabajador una Boleta de Pago, de acuerdo a especificaciones legales vigentes, en la que deberá figurar el detalle de sus Ingresos, sus Deducciones y las Aportaciones de su empleador. La Boleta de Pago se emitirá mensualmente.

g) Se entregará al trabajador un Certificado de Depósito de CTS, el mismo que se emitirá de acuerdo a los plazos establecidos por ley para efectuar los depósitos.

El plazo para dar cumplimiento a los procedimientos de los puntos a,b,c,d, y e no puede ser mayor de 04 días hábiles de haber integrado al trabajador a la planilla de Asociación Los Andes. En caso que el trabajador ya está afiliado a estas instituciones, deberá comunicar a la Coordinación Administrativa y de Finanzas de Asociación Los Andes sus códigos de afiliación y cuenta bancaria, en un plazo no mayor de 24 horas.

Para el caso del seguro de vida el trabajador dejará en custodia (Opcional), en sobre lacrado, al Área de Coordinación y Finanzas, los nombres de los beneficiarios de su seguro de vida. Este sobre sólo podrá ser abierto en caso de fallecimiento del trabajador, bajo responsabilidad de la CAF.

4) Todo el personal de planilla que labore para la Asociación Los Andes (ALIANZA PREDECI), deberá contar con un file personal, en el que se llevará y controlará el record de desempeño laboral. Entre los documentos básicos que debe incluir este file, tenemos:

Ficha Personal del Trabajador (Form.E). Copia del Documento Nacional de Identidad. Certificado Domiciliario. Copia Fotostática legalizada de Título Profesional. Copia Fotostática de Constancia (s) Estudios realizados previos a su ingreso a

la planilla de ALAC. Copia Fotostática de Constancia (s) de trabajos anteriores a su ingreso a la

planilla de ALAC. Copia de Credencial de ESSALUD o Nº de Autogenerado. Copia de Contrato de Afiliación a la AFP o Nº de CUSPP.


Copia de Certificado de Retenciones de 5ta Categoría del presente año (para el caso de trabajadores emigrados de planillas anteriores).

Copia de Licencia de conducir, si la posee. Documentación requerida por ESSALUD para asegurar a los hijos, a cónyuge

o concubina (o).

Estos files deberán ser actualizados, semestralmente, períodos en los que se irán incluyendo documentos adicionales como exámenes médicos, cursos de actualización, cursos complementarios de capacitación, permisos, licencias, record de vacaciones y otros de aplicación en este rubro.

5) Al término de cada año de contratación se deberá elaborar un Cronograma Vacacional, de cada trabajador, para el año siguiente, debiéndose cumplir antes del vencimiento de un nuevo año de contrato. Cualquier modificación al período consignado en el Rol Vacacional deberá ser comunicado a la Coordinación Administrativa y de Finanzas, al menos con 30 días de anticipación.

6) En el rol vacacional, las vacaciones deben de solicitarse por periodos no menores a una semana y debe de considerarse que podrán ser de acuerdo a los siguientes plazos:

Por 07 días Por 15 días Por 21 días Por 30 días

7) Todas las ausencias del personal deberán ser justificadas, cualquiera sea su naturaleza. En el caso de ausencias por enfermedad que superen los tres días, éstas deberán justificarse con Certificado Médico emitido en formato oficial. Dicho formato deberá ser alcanzado a la Coordinación Administrativa y de Finanzas, en un plazo máximo de 24 horas. En caso de ausencias por motivos personales y/o familiares, éstos deberán ser solicitados a través de documento o vía email, a la Dirección Ejecutiva (Gerencia o Jefe inmediato), la misma que si considera la procedencia de la solicitud, dará su autorización indicando si el permiso se compensará, se descontará o será a cuenta de vacaciones. La solicitud deberá ser tramitada por lo menos con 72 horas de anticipación y una vez aprobada, será tramitada a la Coordinación Administrativa y de Finanzas para procesar su tratamiento administrativo y contable y su archivo en el File Personal del trabajador.En caso de ausencias por enfermedad que se prolonguen por más de 21 días, éstas deberán ser justificadas por un Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo (CITT), emitido por ESSALUD, de forma que pueda subsidiarse el pago de trabajador y efectuar el reclamo posterior a dicha Institución.De igual forma, se procederá para el caso de ausencias de pre y post natal.

8) El personal que haya laborado en días feriados o domingos, deberá comunicarlo al Área de Coordinación Administrativa y de Finanzas, con el propósito de mantener el record de estos días, y previa coordinación con la Dirección Ejecutiva (Gerencia), se establezcan fechas de compensación.


9) La asistencia al centro de labores quedará registrada en el formato de Ingresos y Salidas del personal, el cual deberá de llevar la firma del trabajador. Considerando las disposiciones del Ministerio de Trabajo, referidas a las horas a trabajar por semana.

B) DEL PERSONAL DE APOYO

1) Se considera personal de apoyo a todo aquel que realice labores que por su naturaleza sean de soporte o complemento a las del personal estable de Asociación Los Andes, tales como: personal de vigilancia, personal de limpieza, entre otros.

2) Este personal no figurará en la planilla de Asociación Los Andes y sus servicios serán proporcionados a través de empresas de servicios, contratistas o cooperativas, que se encuentren de acuerdo a las normas laborales vigentes, dentro de la clasificación de empresas de intermediación laboral.

3) Las empresas de servicios, contratistas o cooperativas asumirán la responsabilidad del pago de la Planilla de este personal y todas las que de ella se deriven, tales como: Elaboración de Contrato de Trabajo, inscripción en el Ministerio de Trabajo, afiliación de AFP y ESSALUD, apertura de cuenta de CTS y los pagos que corresponden por las cargas sociales e impuestos que la planilla genere.

4) La empresa de servicios, contratista o cooperativa, procederá a facturar a Asociación Los Andes por el costo de la planilla mensual del personal requerido, adjuntando a la Factura el detalle de los pagos efectuados por ESSALUD, CTS y AFP de los trabajadores, del mes anterior al que se está facturando.

5) Asociación Los Andes de Cajamarca, mantendrá un archivo especial para la documentación sustentatoria del manejo del personal que trabaja para ella, a través de estas empresas, de forma que se tenga un seguimiento actualizado del servicio.

6) Todos los trabajadores que laboren para Asociación Los Andes de Cajamarca a través de las empresas de servicio, contratistas o cooperativas, deberán llenar las Fichas Personales que son de aplicación para el personal estable y archivadas en el file de cada una de las empresas establecidas.

C) DE LOS CONSULTORES

1) Los consultores deberán tener un Contrato de Locación de Servicios (Formato).

2) La CAF deberá verificar con la SUNAT si el RUC de cada consultor figura como activo y si se encuentra como contribuyente habido o no habido.


Consideraciones adicionales en Recursos Humanos

1.- Los requerimientos de personal se solicitarán a través de la Coordinación de Administración, con copia a Recursos Humanos, debidamente autorizado y los mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el presupuesto correspondiente.

2.- Las Modalidades con que se cuenta en el proyecto son: Quinta Categoría (Planilla), Cuarta Categoría (Consultorías) y Tercera Categoría (Empresas).

2.1 Quinta categoría o en Planilla.- Para la contratación de personal nuevo, se presentará el requerimiento debidamente autorizado (Formato), tomando en cuenta lo siguiente:- Proceso de selección (se incluirá un acta con los puntajes y plazas a cubrir)- Curriculum documentado,- Formatos establecidos para el registro- Contrato debidamente firmado- Seguro ESSALUD o privado contra accidentes.

Para Renovaciones.- Se constituirá un comité de evaluación para proceder, integrado por:- Gerente - Jefe de Equipo Técnico- Coordinadores del componente, según corresponda.- Supervisores- Administración y/o Recursos Humanos.

Para lo cual existirá un formato

Para Inasistencias.- Todo el personal deberá comunicar a su jefe inmediato para contar con el permiso sea cual fuere el motivo, con una anticipación de 72 horas y por escrito, caso contrario se procederá al descuento correspondiente en el mes de ocurrido en hecho.

Para Renuncias.- Todo el personal deberá comunicar a su jefe inmediato, con una anticipación de 30 días calendarios para solicitarlo, por escrito, y el Jefe Inmediato comunicará a las instancias correspondientes, para darle el trámite.

2.2. Cuarta Categoría o consultorías.- La necesidad debe de estar en el POA y contar con presupuesto, y es necesario:- Termino de referencia (Formato Único), las diferencias en una consultoría, serán: Rigurosidad técnica, Producto específico (Propuesta Técnica), Monto, los mismos que se explicarán en la política de consultorías con más detalle. - Proceso de selección dependiendo de los montos- Curriculum Vitae no documentado- Contrato firmado

2.3. Tercera Categoría o empresas.- La necesidad debe de estar en el POA y contar con presupuesto, y es necesario:- Termino de referencia (Formato Único), las diferencias en una consultoría, serán: Rigurosidad técnica, Producto específico (Propuesta Técnica), Montos, los mismos que se explicarán en la política de consultorías con más detalle. - Proceso de selección


- Curriculum Vitae no documentado- Contrato firmado

3.- El horario de trabajo establecido por ALAC, es de conocimiento de todo el personal:- Los días de trabajo son de Lunes a viernes- El horario de la mañana es: Ingreso 8:00 am Hasta la 1:00pm- El horario de la tarde es: Ingreso 2:30 am Hasta la 6:00pmA excepción del día Viernes la salida es las 5:00pm.

Los trabajadores tendrán el deber de firmar su registro de asistencia de acuerdo al tipo de contrato pactado entre el empleador y el trabajador, sea este fiscalizado o no fiscalizado.

4.- Por medidas de seguridad las Oficinas se cerraran a las 9:00 pm, ningún personal podrá quedarse pasada esta hora por medidas de seguridad. Asimismo, el personal es conocedor del horario de trabajo, cualquier trabajo fuera de las horas señaladas, tendrá una autorización por escrito por la gerencia con copia a la Administración

5.- Para los días sábados y feriados, para lo cual será necesaria una autorización de los coordinadores correspondientes con visto bueno de Gerencia y Jefe de Equipo Técnico, con copia a Administración, los mismos que serán solicitados con anticipación de 24 horas, como sigue:

- Correo solicitando el personal que laborará - Describir las actividades específicas a desarrollar- Mencionar la modalidad, compensación u otro concepto.

6.- Los cronogramas de trabajo, serán entregados en magnético vía correo, a la siguiente dirección: [email protected], con copia de: [email protected] el mismo que debe de estar aprobado por las instancias correspondientes (Coordinadores y Jefe de Equipo Técnico). Para conocimiento del Recursos Humanos y la Gerencia.-

7. Los procesos de inducción será programados por el área de R.R.H.H, los participantes tienen el compromiso de participar en este, en caso no poder deberán designar a otra persona (Especialista, Supervisor o persona idónea para reemplazarlo).

8. Los supervisores brindarán un espacio de 30 minutos durante las reuniones mensuales para tratar temas administrativos con los facilitadores, pudiendo de esta manera regularizar los pendientes como sus seguros, entrega de boletas, firma de contratos, comunicaciones institucionales, entre otros. Si el caso fuera necesario más tiempo, la CAF coordinará con cada Supervisor anticipadamente.

9. Los supervisores, coordinadores, o jefe de equipo, solicitarán apoyo a RR.HH. para programar visitas domiciliarias al personal que tenga alguna dificultad relacionado al trabajo.

10. Se deberá gestionar de manera obligatoria para los trabajadores que no cuenten como centro asistencias de ESSALUD a la ciudad de Cajamarca su adscripción en el H.II. Cajamarca, este trámite se realizará en bloque cada 4 meses para cada trabajador.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


11. Se dictarán charlas de seguridad y otros temas de interés para el personal para optimizar su trabajo en campo y oficina, esto se coordinará en las reuniones mensuales.

12. El supervisor apoyará a Recursos Humanos en la vigilancia de la seguridad, asistencia, incidentes del trabajador y entre otros, el mismo que se reportará oportunamente.

13. Es responsabilidad del trabajador el informar al área de administración su cambio de AFP o banco (en su cuenta de CTS), dicha comunicación deberá realizarla dentro de las 24 horas de realizarla mediante un documento o e-mail, que deberá ser recepcionada y confirmada.

14. Es responsabilidad del trabajador la activación de los seguros de sus derechohabientes, el canje de sus certificados médicos particulares por CITTs y lactancias, el empleador los guiará y apoyará en dichos trámites brindándoles todos los documentos necesarios.


3.2.- FINANZAS.- Este proceso está referido a la administración de los recursos financieros con que cuenta el programa, para el cumplimiento de los objetivos, así como los procesos de anticipo, entrega, rendiciones, pagos de los usuarios y proveedores.

Políticas No ALAC-001 : Administración y manejo de fondos

Manejo y Administración de Fondos

I. OBJETIVO

Establecer de manera clara, información sobre el manejo y control de las cuentas bancarias de ALAC; esto permitirá

a) Una mejor administración de los fondos asignados.b) Poder presentar información clara y oportuna

II. ALCANCE

Se aplica a todas las actividades relacionadas a pagos y desembolsos de ALAC.

PROCEDIMIENTOS

1.- Asociación Los Andes de Cajamarca administrará y controlará el uso de sus fondos a través de una entidad financiera. Para ello aperturará dos (02) cuentas corrientes, en la institución bancaria que, por su servicio personalizado y manejo de operaciones, sea más adecuada para la administración de los mismos.

2.-. Las cuentas corrientes aperturadas deberán ser: una en moneda nacional y la otra en dólares americanos. Se registrarán como firmas autorizadas para estas cuentas, las siguientes:

Firma A : Violeta Vigo Vargas. Firma A : Javier Velarde Firma B : Carlos Santa Cruz.

3.- Todas las transacciones financieras y comerciales que efectúe la Asociación Los Andes se canalizarán a través de la Institución Bancaria elegida para este fin, girando

Autorizado: _______________________________

VIOLETA VIGO VARGAS

Preparado por: _________________________________


ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCAProcedimientos Manejo y Administración de Fondos



para ello los correspondientes cheques u órdenes de transferencia de fondos a las cuentas corrientes o de ahorro, de sus acreedores. En ningún caso los pagos que son de cargo de la Asociación Los Andes, se efectuarán con fondos personales de su Director Ejecutivo, o de sus trabajadores.

Tanto los cheques como las transferencias, deberán realizarse con dos firmas, que pueden ser:

02 firmas A. 01 firma A y una B.

4.- El Fondo Intangible con el que la Asociación garantizará su sostenibilidad en el largo plazo, se operará a través de la modalidad de Fideicomiso, en la Institución Financiera que proporcione la mejor garantía de un manejo rentable y adecuado para este FONDO. Tanto los cheques como las transferencias de este Fideicomiso se manejará con firmas mancomunadas, que pueden ser dos (02) de las siguientes firmas:

Violeta Vigo Vargas Guido Castillo Olazábal Javier Velarde Carlos Santa Cruz Raúl Benavides

Las cuentas corrientes establecidas en el punto 2, también podrán ser manejadas bajo esta modalidad, si así lo dispone el Directorio.

5.- Asociación Los Andes de Cajamarca, efectuará el pago de sus obligaciones con terceros, una sola vez por semana, estableciendo para ello como día de pago el Viernes Los pagos se realizarán con cheque o con transferencia a cuentas corrientes o de ahorro de los mismos.

6.- Asociación Los Andes de Cajamarca, tendrá acceso vía Internet o Tarjeta Empresarial, al movimiento y consulta de saldos de las cuentas corrientes aperturadas, lo que permitirá tener información actualizada sobre la disponibilidad de fondos, diariamente.

7.- Se efectuarán Conciliaciones Bancarias mensuales por cada cuenta corriente aperturada para la administración y control de los Fondos de la Asociación Los Andes de Cajamarca.


Políticas No ALAC-002 : Caja Chica

Control de Caja chica

I. OBJETIVO

Establecer las pautas para el manejo, rendiciones y reembolsos a través de la caja chica de ALAC, con ello se logrará:

a) Dinamizar los procesos inherentes de caja chicab) Hacer de conocimiento de todo el personal, el proceso de reembolso y gastos de

caja chica.c) Conocer los niveles de autorización.

II. ALCANCE

Caja Chica constituye un fondo fijo suficiente para cubrir las necesidades menores y recurrentes de la Asociación Los Andes de Cajamarca (ALIANZA PREDECI), en cuyo manejo deberá seguirse los procedimientos y controles de ALAC para asegurar que los fondos de Caja Chica se usen de acuerdo a la política de autorización y de aprobación de la Asociación.

PROCEDIMIENTOS

1) La Dirección Ejecutiva de la Asociación Los Andes, designará, a través de documento, a la persona responsable del manejo de La Caja Chica.

2) El importe total de Caja Chica asciende a S/. 2,000 (Dos Mil y 00/100 Nuevos Soles).

3) Se pagarán por Caja Chica, únicamente:

Todo pago igual o menor a S/. 200.00 (10% del importe total de Caja Chica) es decir, pagos de menor cuantía que necesitan realizarse de manera inmediata o para los cuales resulta ineficiente procesar una transacción a través del procedimiento normal de cuentas por pagar.

Autorizado: _______________________________

VIOLETA VIGO VARGAS

Preparado por: _________________________________


ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCAPolítica de Control de Caja chica



4) Ninguna obligación mayor a S/. 200.00, podrá pagarse con fondos de Caja Chica, salvo excepciones debidamente justificadas y con la autorización por anticipado de la Dirección Ejecutiva y/o la Coordinación de Administración y Finanzas.

5) Los Comprobantes de Pago deben ser emitidos correctamente a nombre de ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCA, RUC 20495602223, dirección Jr. LOS SAUCES 470 – Urb. El Ingenio; no se aceptará ningún comprobante que no esté bien emitido. Los fondos de Caja Chica no deberán usarse para pagos en los que haya retención de impuestos.

6) Los Fondos de Caja Chica pueden usarse solamente en Nuevos Soles.

7) No se permite que el responsable de Caja Chica cambie cualquier moneda extranjera, incluyendo Dólares Americanos, con los fondos de La Caja Chica.

8) No se aceptarán gastos personales como comprobantes para reembolsos de Caja Chica.

9) Todos los gastos efectuados por Caja Chica, deberán sustentarse con Comprobantes de Pago válidos de acuerdo a la normatividad vigente: Boletas de Venta, Facturas, Recibos por Honorarios y Declaraciones Juradas , los mismos que deben tener la aprobación de la Dirección Ejecutiva de ALAC (Gerencia) o de la Coordinación de Administración y Finanzas, previo a su rendición para reposición.

10) En caso que fuera necesario solicitar fondos para efectuar compras menores, de las que se alcanzará comprobante de pago válido posteriormente, los fondos serán entregados al solicitante como un anticipo y el documento sustentatorio de este egreso será el Formato denominado “PROVISIONAL” (Formato), el mismo que deberá ser regularizado en un plazo no mayor de 48 horas y deberá tener la firma de autorización de la CAF. En caso que el provisional sea solicitado por la CAF, éste deberá ser autorizado por la Dirección Ejecutiva (Gerencia).

11) La reposición de Caja Chica deberá efectuarse como mínimo una vez al mes, con el propósito que los desembolsos efectuados por Caja Chica, sean registrados oportunamente, dentro de la Contabilidad de la Asociación Los Andes y para confirmar que los fondos de Caja Chica estén conciliados de manera rutinaria y con frecuencia.

12) En todo momento, el monto de efectivo del fondo de Caja Chica más los comprobantes de pago por desembolsos deberá ser igual al monto autorizado del fondo de Caja Chica.

13) Los documentos que sustenten los gastos de Caja Chica deberán ser presentados a través de la “HOJA RESUMEN DE RENDICION DE GASTOS DE CAJA CHICA” en la que se ordenará de manera correlativa, de acuerdo a la fecha de emisión, todos los comprobantes sustentatorios (Form. B). Esta Hoja Resumen deberá tener la firma de la persona responsable del manejo de la Caja Chica, con la firma de revisión de la CAF y la aprobación de la Dirección Ejecutiva (Gerencia), para posteriormente, pasar a Contabilidad.


14) Cada uno de los Comprobantes de Pago contenidos en la Hoja Resumen de Rendición de Gastos de Caja Chica deberán tener un sello que indique “PAGADO” consignando la firma, nombre y DNI de la persona que realizó el gasto; así mismo debe indicar el motivo del gasto, código de afectación presupuestal y firma autorizada, la misma que será la de la Dirección Ejecutiva (Gerencia) y/o de la CAF.

15) La reposición de Caja Chica por el importe rendido, se efectuará a través del giro de un cheque o transferencia a nombre del responsable de la Caja Chica.

16) En caso que el Fondo de Caja Chica sufra un incremento en el importe establecido, éste deberá ser solicitado por el Área de Coordinación de Administración y Finanzas (del ALIANZA PREDECI), a la Dirección Ejecutiva de la Asociación, a través de documento, estableciendo las razones de tal solicitud. Si la solicitud es procedente y la Dirección Ejecutiva aprueba lo requerido, el documento regresará al Área de Coordinación Administrativa y de Finanzas (ALAC), para la coordinación de los registros contables pertinentes.

17) La CAF tiene la responsabilidad de efectuar arqueos de Caja sorpresivos, dejando a su potestad decidir el día y la hora en que se realizarán. Estos arqueos deberán realizarse como mínimo una vez cada 03 meses, registrando los resultados en los formatos establecidos para este fin (Formato). Una vez finalizado el arqueo de Caja Chica, todo ajuste deberá ser informado a la Dirección Ejecutiva (Gerencia ) y a Contabilidad.

18) La CAF deberá asegurarse que el reembolso de Caja Chica se efectúe como máximo dentro de los 05 días posteriores a su solicitud.

19) El fondo de Caja Chica es un fondo de anticipo el Balance General, en el Libro Mayor en Nuevos Soles de la Asociación, para esos fondos, no debe cambiar excepto cuando los montos autorizados de los fondos de Caja Chica sean modificados.


Política No ALAC-005 : Anticipos para gastos de viaje

Anticipos para gastos de viaje

I. OBJETIVO

Proporcionar las pautas para poder rendir los gastos oportunamente y de acuerdo lo establecido por ALAC y la normatividad vigente. Con ello se logrará:

d) Hacer ágil y eficiente el procesoe) Evidenciar un proceso claro y transparentef) Conocer los niveles de autorización.

II. ALCANCE

Se aplica a todos los trabajadores de ALAC (ALIANZA PREDECI), que por la naturaleza de sus funciones, deben de efectuar gastos de viaje y sustentarlos con los comprobantes respectivos.

PROCEDIMIENTOS

1) Los anticipos a rendir se solicitarán a través de email o carta dirigida a la Dirección Ejecutiva (Gerencia). Una vez aprobada la solicitud, pasa al Área de Coordinación Administrativa y de Finanzas y se procede al giro del Cheque o transferencia bancaria.

2) Los anticipos deberán ser rendidos en un plazo no mayor de 03 días hábiles luego de realizado el viaje o evento para el que fueron solicitados los fondos. La rendición se realizará en el formato de Rendición de Gastos (Formato), en el cual se deberá detallar los gastos efectuados ordenando los comprobantes de pago de acuerdo a la fecha de su emisión. La rendición de gastos será revisada por el Área de Administración y Finanzas y pasará a la Dirección Ejecutiva/Gerencia para su aprobación.

3) En caso que la persona a la que se le otorgó el anticipo, tuviera un saldo a devolver, éste deberá ser depositado en las cuentas corrientes de la Asociación, de acuerdo a la moneda (dólares o soles). Los números de estas cuentas deberán ser proporcionadas por la CAF.

Autorizado: _______________________________

VIOLETA VIGO VARGAS

Preparado por: _________________________________


ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCAPolítica Anticipos para gastos de viaje



4) En caso de solicitar un reembolso, éste se efectuará con cheque o transferencia bancaria, si el importe supera los S/ 200.00, o por Caja Chica, si el importe de reembolso es igual o menor a S/. 200.00.

5) Los gastos deberán ser sustentados con comprobantes de pago válido para efectos contables y tributarios.

6) En caso de rendir gastos con Declaración Jurada (Formato), el importe total de los mismos no podrán exceder el 10% del importe rendido, salvo casos excepcionales como aquellos en el que los gastos fueron efectuados en lugares aislados y que los proveedores no cuenten con el debido comprobante.

7) Los siguientes son gastos que SI son reembolsables por la Asociación:

Alquiler de vehículos si la naturaleza del viaje por reunión de trabajo, evento o capacitación-actualización y la ubicación del lugar de su realización es tal, que otro medio de transporte no está disponible, no es práctico o produciría un gasto mayor.

Peajes, gastos de estacionamiento y combustible del automóvil de uso personal de los colaboradores de la Asociación, siempre y cuando el viaje por reunión de trabajo, evento o capacitación-actualización, redunde en beneficio de las actividades o en el cumplimiento de los objetivos y metas de la Asociación.

Gastos de Taxi, buses u otro medio de transporte público local usados hacia o desde lugares de la reunión de trabajo, evento o capacitación-actualización al hotel, aeropuerto o estación de tren, efectuados durante la realización de los mismos.

Gastos de alojamiento en lugares de la reunión de trabajo, evento o capacitación-actualización, efectuados durante la realización de los mismos, siempre que el evento lo amerite y que hayan sido coordinados con la Asociación).

Gastos por adquisición de pasajes terrestres, siempre y cuando hayan sido coordinados previamente con la Asociación.

Costo real por comidas o bebidas (no alcohólicas), incluyendo propinas con un máximo de 10%, el cual deberá ser razonable teniendo en consideración la condición de la reunión de trabajo, evento o capacitación-actualización. Los comprobantes de pago que sustenten este tipo de gasto, deberán presentar en forma detallada, el consumo.

Gastos de personas no empleadas por la Asociación pero que por las funciones que realizan o por su representatividad dentro de la comunidad, tienen influencia en sus actividades.

Impuestos aeroportuarios. Gastos necesarios y razonables para obtener visa por viaje para acudir a

reuniones de trabajo, eventos o capacitación-actualización. Gastos de llamadas telefónicas, efectuadas durante el viaje para acudir a

reuniones de trabajo, eventos o capacitación-actualización.

8) Los siguientes son gastos que NO son reembolsables por la Asociación:

Programas de millas de viajero frecuente. Costo de alquiler paquete promocional o programa de promoción similar en líneas

aéreas.


Alojamiento por días extra no laborables. Entretenimiento personal del empleado como: cines, juegos, casinos, green fees,

que se realicen durante el viaje para reunión, evento o capacitación-actualización. Daño o robo de bienes o efectos personales del empleado. Se pide a los

empleados no traer bienes personales a la oficina y no dejar bienes personales en sus automóviles durante su permanencia en la misma.

Alojamiento, transporte, comidas, etc. que estén incluidos dentro de un paquete de entrenamiento, taller, conferencia, seminario cargado y pagado por la Asociación.

Compra de materiales como útiles de oficina, accesorios para computadora, suscripciones, etc., la cual debe manejarse a través de la CAF.

Gastos como por ejemplo compra de revistas, periódicos, cigarrillos, medicamentos, recuerdos, etc.

9) Todos los documentos y comprobantes de pago que respalden la rendición de gastos, deben estar a nombre de la Asociación Los Andes y no de sus colaboradores. Los comprobantes y documentos que no cumplan con este requisito no serán aceptados como gasto.

Consideraciones adicionales en Finanzas1.- Los requerimientos de fondos se solicitarán a través de la Coordinación de Administración, con copia a la Asistencia Administrativa, debidamente autorizado y los mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el presupuesto correspondiente.

2.- La CAF enviará un cronograma mensual de actividades, para identificar algunos plazos, como: Fecha de Pago, Recepción de documentos para pago, entre otros, el mismo que se adjunta.

3.- Todos los documentos contarán con una autorización y/o aprobación, estos niveles son:- Los supervisores darán el visto bueno a los gastos de actividades y viáticos en campo, Los Coordinadores de cada componente aprobaran de acuerdo a los montos establecidos, El Jefe de equipo técnico, la Gerencia en caso que no estén ninguno de los antes mencionados, Administración hará sus veces.

4.- Para solicitar anticipos, será necesario:- Formato de requerimiento o correo, debidamente autorizado por las siguientes fuentes: FF370 USAID, FF380 CLINTON y Otros como una sola cuenta PREDECI.- Un Plan de actividades o formato, sustentando el motivo de los fondos.- Todos los fondos se rendirán dentro del mes para ser considerado en el cierre del mes, el mismo que tendrá las siguientes formas:a.- Adelanto de fondos para viáticos o actividades, se solicitará en forma separada, la última semana o la primera semana de cada mes, si hubiera alguna necesidad dentro del mes, se podría solicitar la quincena como una alternativa. b.- Las rendiciones se efectuarán mensualmente excepcionalmente cada 15 de cada mes. Los mismos que serán por las siguientes fuentes: FF370 USAID, FF380 CLINTON y Otros como una sola cuenta PREDECI.c.- Es importante que las rendiciones no pasen del mes de cierre, si por A o B, no se ha culminado alguna actividades, se procederá a la devolución, o informar a Administración del motivo porque no se rendirá.


5.- Todo gasto se decepcionará con los siguientes cuidados para el pago:a.- Factura, Boleta de Venta, Tkt, u otro comprobante autorizado por la SUNAT, debidamente llenado a:Nombre de: Asociación Los Andes de CajamarcaRUC No 20495602223, Dirección: Jr. Los Sauces No 470 – Cajamarca.b.- En el caso de las declaraciones juradas se recibirán solamente en lugares donde no existan comprobantes y estos deben de estar debidamente firmados por quien recibe el efectivo, firmado nombres y apellidos completos, DNI, y si es posible una huella digital.c.- Todo los gastos deben de están debidamente sustentados, ya sea para las rendiciones de actividades, rendiciones de viaje, caja chica (Formatos), entre otros, así como la justificación o el motivo del gasto, lugar o ubicación para donde se hace el gasto, el código de la sub actividad a donde corresponde de acuerdo al POA y este debe de contar con un presupuesto.6.- En el caso del pago de consultorías, se efectuarán de la siguiente forma:a.- Para pagos parciales, envío del formato de conformidad debidamente aprobado, Informe en magnético vía correo o CDROOM, En tanto el informe de avance en físico y en magnético se archivará en la coordinación correspondiente o la instancia que amerite su ubicación.b.- Para pagos totales, envío del formato de conformidad debidamente aprobado, Informe en magnético vía correo o CDROOM, En tanto el informe final en físico y en magnético se archivará en la coordinación correspondiente o la instancia que amerite su ubicación, además está tendrá que contener necesariamente toda las evidencias o medios de verificación que respalden los resultados alcanzados como productos de la consultoría.c.- Para el caso de contratos de locación de servicios por menor cuantía será necesario el formato debidamente autorizado, especificando los productos alcanzados.7.- Los días de trámite para el caso de pagos será de la siguiente forma:Día Lunes: Se recibe documentos para pago en horas de Oficina (Asistencia Administrativa)Día Martes: Revisión de los documentos y procesamiento de los documentos (Administración)Día Miércoles: Entrega de documentos a ALAC (Administración)Día Jueves: Procesamiento documentos de pago en ALACDía Viernes: Pago (Ya sea vía tele crédito o Cheque) ALAC8.- Para el caso de viáticos se tendrá una modificación la misma que se adicionará un informe para:a. Cuando se trate de viaje a eventos específicos con invitación, se presentará el informe resumido, donde se detalla: Objetivo del viaje, Acciones, Resultados logrados y la firma correspondiente.b. Para el caso de rendiciones de viáticos por el desarrollo de actividades de campo, se presentará con un detalle de: Día por día, hora de salida, Hora de retorno, Ámbito, Actividades realizadas.9.- Para el caso de la gerencia, los adelantos de fondos para viáticos se solicitará con anticipación, indicando el motivo de acuerdo al formato FN_02a, y en la rendición se aplicará el mismo formato para todo concepto, adicionalmente presentará el informe resumido según formato FN_02c. La autorización para viajes de la gerencia tendrá el visto bueno del presidente del CDT con conocimiento de la Directora Ejecutiva de ALAC.

3.3.- LOGISTICA.- Este punto está referido a los procesos de la adquisición de bienes y servicios, para el normal desarrollo de las actividades (Compras, Cotizaciones, Órdenes de compra, Recojo de materiales, distribución de materiales, seguimiento en campo), entre otros.

Política No ALAC-004 : Procedimiento para adquisiciones


Procedimientos de Adquisiciones

I. OBJETIVO

Proporcionar a todo el personal información precisa y clara sobre el procedimiento a seguir cuando se hacen requerimientos de bienes y/o servicios, lo que permitirá:

g) Hacer ágil y eficiente el procesoh) Evidenciar un proceso claro y transparentei) Conocer los niveles de autorización.

II. ALCANCE

Se aplica a todas las actividades de compras que realiza ALAC.

PROCEDIMIENTOS

1) Asociación Los Andes elaborará un registro de proveedores, de acuerdo a las necesidades de materiales y servicios, que por su naturaleza se requiera. El registro se irá implementando a través de cartas de invitación o correos electrónicos dirigidos a los proveedores de la ciudad de Cajamarca o de otras ciudades del territorio nacional, se considera también las cartas de presentación que directamente hacen llegar los proveedores, todos deben cumplir con los requisitos formales necesarios para la atención de los requerimientos de Asociación Los Andes, así como de disposición y aceptación de los términos, períodos y formas de pago establecidos por ALAC. La Coordinación de Administración y Finanzas (CAF), tiene la responsabilidad de verificar con la SUNAT (Superintendencia de Administración Tributaria) si el número de RUC (Registro Único del Contribuyente) del proveedor se encuentra activo y si figura como proveedor habido, antes de incorporarlo al registro de proveedores.

2) El proceso de adquisición de Bienes y Servicios, se iniciará con la solicitud de compra que los clientes internos ingresen al sistema o a través de un correo electrónico dirigido a la CAF, indicando motivo de la compra, el detalle y características del requerimiento, y partidas presupuestales a donde se afectará la

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VIOLETA VIGO VARGAS

Preparado por: _________________________________


ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCAProcedimientos de Adquisiciones



compra. Una vez aprobada la solicitud, la CAF procederá a iniciar el proceso de adquisición.

3) Las adquisiciones de bienes y servicios menores a S/ 1,650.00 (mil seiscientos cincuenta y 00/100 nuevos soles), tendrán carácter de adquisición directa y no requerirán de cotización, ni de orden de compra, pero sí de la solicitud de compra de materiales/servicios y/o correo electrónico, debidamente revisado y aprobado por la CAF

4) Las compras y/o adquisición de servicios entre S/ 1,651.00 a S/.4,950, requerirán de:

Solicitud de compra /(Servicio) De dos (02) cotizaciones/(Propuestas) como mínimo, o ayuda memoria si no

las hubiera Orden de compra. /(Contrato).

5) Las compras y/o adquisición de bienes o servicios, superiores a S/. 4,951 requerirán de:

Solicitud de compra /(Servicio). Tres (03) cotizaciones (Propuestas) como mínimo, o ayuda memoria si no las

hubiera Cuadro comparativo de cotizaciones. Orden de compra /(Contrato).

6) Los niveles de autorización en el proceso de compras son:

Tipo de documento

Montos S/. Firmas revisión Firmas autorización

Ordenes de Compra

Hasta 1,650 Comprador CAF (Coordinadores)

De 1,651 hasta 4,950

Comprador, CAF CAF (Jefe de Equipo)

A partir de 4,951

Comprador, CAF Dirección Ejecutiva (Gerencia)

Cuadro comparativo de cotizaciones

A partir de 4,951

Solicitante, comprador

CAF (ALAC) y/o, Dirección Ejecutiva (Gerencia)

Ayudas memorias (Comité)

A partir de 4,951.00

Solicitante, comprador

CAF, Dirección Ejecutiva (Gerencia)

7) Las adquisiciones se efectuarán a crédito hasta de 15 días, a excepción de los pagos de servicios de luz, agua, teléfono, así como impuestos de SUNAT y pago de cargas sociales y planillas, que se efectuarán en las fechas de sus correspondientes vencimientos.

8) Los comprobantes de pagos generados por la adquisición de bienes y servicios deberán ser presentados y/o tramitados por los proveedores en las oficinas de ALAC, en el área de Administración, para que estos sean pagados los viernes de cada semana.


Al momento de su presentación los comprobantes de pago deben de llevar adjunto lo siguiente:

Si es adquisición de bienes, se adjuntará una copia de la Solicitud de Materiales y/o de la Orden de Compra, según el caso.

Si es adquisición de Servicios, se adjuntará una copia del Contrato de Locación de Servicios.

Consideraciones adicionales en Logística

1.- Los requerimientos de bienes y servicios se solicitarán a través de la Coordinación de Administración, con copia a la Asistencia Administrativa y/o Logística/Servicios Generales, debidamente autorizado y los mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el presupuesto correspondiente.2.- Las fechas y formas para los requerimientos, serán:a). Los pedidos de menor cuantía hasta S/.1,650 podrá atenderse fuera del plan de compras, debiendo hacer su pedido con anticipación de 7 a 15 días para ser atendido después en la primera semana de cada Mes, siempre y cuando el producto exista en el mercado local, caso contrario podría durar más tiempo.b). Los pedidos que estén entre S/.1,651 hasta S/.4,950 se solicitará a través del plan de compras, el mismo que se realizará cada trimestre, para ser atendido de acuerdo a las fechas de entrega de los usuarios, dependiendo de la naturaleza del bien, en algunos casos los bienes a comprar pueden demorar hasta 30 días, dependiendo de cada tipo de bien.c). Montos mayores a 4,950 se desarrollará en el formato de Plan de compras, los mismos que se desarrollarán en forma trimestral, y tendrán una duración de 30 días de plazo.d). Los demás niveles de autorización se aplicará de acuerdo al cuadro de aprobaciones de documentos de pago y compra de bienes y servicios.e). Para casos que requiera un proceso de concurso en sobre cerrado podrías durar más de 30 días, por la naturaleza del bien.

3.- Las compras efectuadas se harán entrega al solicitante con una guía de remisión o Nota de Salida, porque para sustentar en parte administrativa (Archivo en Administración), después el responsable de la solicitud sustentará programáticamente las entregas mediante una acta de entrega y/o Planilla ya sea a las familias beneficiarias, Centros de Salud, puestos de salud, entre otros, y estos deben de archivarse en cada coordinación.Nota importante.- en el caso que se entregue un bien a los establecimientos de salud se cuidará que se registren patrimonialmente dentro de sus activos.

3.4.- SERVICIOS GENERALES.- Esta parte se refiere a los procesos de la seguridad, mantenimiento de locales (Oficinas), mantenimiento de vehículos y resguardo de equipos.

Política No ALAC-006 : Uso de vehículos y equipos


Uso de Vehículos y Equipos

I. OBJETIVO

Informar al personal sobre los deberes y responsabilidades referidos al uso de los vehículos y equipos asignados por ALAC, para poder:

j) Optimizar el uso de los equipos asignados.k) Establecer responsabilidades para el uso adecuado.

II. ALCANCE

Se aplica a todos los trabajadores de ALAC que hagan usos de equipos y/o vehículos, de acuerdo a las funciones desempeñadas.

VEHICULOS

1. Asociación Los Andes cuenta, para el normal desarrollo de sus actividades, con una lista de unidades vehiculares, las mismas que están a disposición de los trabajadores de ALAC de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y disponibilidad de estas unidades.

2. El mantenimiento e inspección técnica de las unidades vehiculares de ALAC están a cargo de la Asociación.

3. Los vehículos de la Asociación sólo podrán ser manejados por personal de la empresa, que cuenten con brevete. En caso que los consultores, contratados por los Andes, requieran utilizar la camioneta, podrán hacerlo sólo si tienen la autorización expresa de la Dirección Ejecutiva y/o de la CAF y cuenten también con el brevete correspondiente.

4. Los vehículos de los Andes deberán ser utilizados únicamente para realizar actividades relacionadas con el cumplimiento de planes y objetivos de la institución y bajo ningún caso podrán usarse para fines personales.

5. Todas las salidas de la camioneta, en días laborables, deberán ser autorizadas por la Dirección Ejecutiva y/o por la Coordinación de Administración y Finanzas. La autorización de salida deberá ser tramitada con el formato de Autorización de Salida de Vehículo (Formato). Este formato se entregará al personal de vigilancia quienes

Autorizado: _______________________________

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Preparado por: _________________________________


ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCAPolítica uso de Vehículos y Equipos



entregarán la llave al usuario y procederán al chequeo y verificación de los ítems indicados, tanto a la salida como al regreso de la camioneta.

6. No se puede conducir en estado etílico, constituyendo esta falta causal de despido.

7. Las personas autorizadas a conducir estos vehículos serán los responsables de su mantenimiento y conservación, debiendo reportar cualquier desperfecto, inmediatamente sea detectado, para realizar la reparación respectiva. Este reporte deberá realizarse al personal de vigilancia quienes los registrarán en el formato de Autorización del Salida de Vehículo, el mismo que será entregado a la CAF al término del servicio. La CAF deberá tomar las acciones necesarias a fin de corregir el desperfecto y garantizar el óptimo funcionamiento de los vehículos.

En caso que el desperfecto se debe a un mal uso o manejo del vehículo por parte del conductor, éste se hará responsable de su arreglo debiendo correr con los gastos en que se incurra.

8. La CAF llevará un registro del kilometraje y del consumo de la gasolina de los vehículos de Los Andes. Asimismo se llevará un registro individual de cada vehículo en el que se consignarán todas las reparaciones, arreglos y mantenimientos realizados.

9. El uso de la camioneta en fines de semana, deberá contar con la autorización expresa de la Dirección Ejecutiva. La autorización se solicitará utilizando el mismo formato que para las salidas establecidas en el numeral 5 (Formato).

10. La salida de la camioneta a una zona diferente a la considerada como su ámbito de influencia de la Asociación, deberá contar con la autorización expresa de la Dirección Ejecutiva. Para estas salidas se utilizarán los formatos establecidos en los ítems anteriores, según el caso.

11. El personal que hace uso de los vehículos deberá conducirlos respetando, cumpliendo y tomando en cuenta todas las disposiciones establecidas en el reglamento de tránsito y en el reglamento de seguridad de Minera Yanacocha. Si por alguna circunstancia los vehículos sufren un choque o son infraccionados, el personal responsable de los vehículos en el momento del percance, deberá informar inmediatamente a la CAF. Posteriormente, la CAF procederá a hacer las averiguaciones del caso y si el choque o infracción ha sido de responsabilidad del conductor, éste asumirá el pago de los desperfectos y de las multas.

12. Está totalmente prohibido transportar personas y/o carga en exceso en la tolva de la camioneta.

13. La camioneta deberá guardarse en la cochera de las oficinas de ALAC. Evitar el uso de cocheras públicas.

14. Los vehículos de Los Andes no podrán efectuar salidas por viaje a otras ciudades del país o al campo después de las 6.00 p.m.

15. El uso de la camioneta deberá ser solicitado con la debida anticipación a la CAF a través de documento o correo electrónico para que ésta pueda elaborar la


programación semanal y tome las medidas del caso para las visitas al campo. La CAF coordinará lo necesario para que el día previo a la salida, la camioneta reúna las condiciones técnicas que garantice su buen funcionamiento.

EQUIPOS.

1. Los equipos de los Andes deberán ser utilizados únicamente en actividades y eventos relacionados con la Asociación.

2. Los equipos sólo podrán ser prestados a Minera Yanacocha u otras instituciones que tengan vinculación con la Asociación, siempre que haya autorización expresa de la Dirección Ejecutiva.

3. En caso que un evento o actividad se realice fuera de las instalaciones de los Andes, los equipos podrán ser trasladados al lugar del evento, siempre y cuando exista autorización expresa de la Dirección Ejecutiva y/o de la CAF, la misma que deberá ser tramitada con el formato adjunto a la presente (Formato).

4. La persona que figura en la autorización como responsable del equipo trasladado deberá encargarse de la conservación y correcta manipulación del mismo. Al término del evento o actividad el responsable deberá cerciorarse que el equipo se encuentre en perfectas condiciones, que sea guardado y devuelto al local de ALAC. Cualquier desperfecto que puedan haber sufrido los equipos deberá ser informado a la CAF inmediatamente que se hayan producido para tomar las medidas correctivas. En caso que los equipos sufran daño debido a una mal manipulación o descuido de la persona responsable de su cuidado, el arreglo de los mismos correrá por su cuenta.

5. Los equipos de Los Andes no deben permanecer más de 24 horas después de la culminación del evento o actividad sin ser devueltos a las instalaciones de la Asociación, bajo responsabilidad de la persona que gestionó su salida.

6. El formato de autorización de salida de equipos, una vez aprobado, será entregado en vigilancia para el debido control.

Consideraciones adicionales en Servicios generales

1.- Los requerimientos de vehículos y servicios de mantenimiento se solicitarán a través de la Coordinación de Administración, con copia a Asistencia Administrativa y/o Logística/Servicios Generales, debidamente firmado y los mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el presupuesto correspondiente.


Manejo de los vehículos en el proyecto2.- Los cronogramas de uso de vehículos, se presentarán el último viernes laborable de cada fin de mes hasta las 5:00pm, válido para el siguiente mes, el mismo que excepcionalmente se podrán realizar ajustes los días viernes de cada semana hasta las 17:00pm, válido para la siguiente semana, estos serán solicitados vía correo o en formato, a la CAF con copia a la Asistencia Administrativa y/o Servicios Generales, los mismos que deberán contar con: Lugar/Destino, Motivo/Justificación, Acompañantes, SSGG será quien consolida, para pasarlo a las coordinaciones y al Jefe de Equipo Técnico para su revisión y aprobación, quienes enviarán a la CAF con copia a los usuarios para su aplicación.

La distribución de las movilidades se procederá, considerando los criterios de:a. Rutas de recorrido,b. Prioridad en las actividadesc. Costo beneficio en el uso

En resumen, las solicitudes se presentarán como sigue:a. Presentación a la CAF con copia a SSGG de acuerdo a las fechas establecidasb. Servicios Generales hará el consolidadoc. Se remite a los coordinadores y Jefe de Equipod. Se revisa y se apruebae. Aprobación de los cronogramas, para su devolución a los interesados a las 6:00pm

3.- Los conductores están obligados a cumplir la política de vehículos, asimismo está relacionado directamente con la disponibilidad presupuestal. También, es importante aclarar que contamos con un número de camionetas para el uso, sin embargo se tiene un número de usuarios, estos hace que sea necesario la programación anticipada.

De acuerdo al presupuesto estimado para cada año, existen promedios en número de días y las rutas para salidas efectivas a campo, pasado este número de días o rutas estarán sujetas a evaluación con los Coordinadores, Jefe de equipo técnico y Gerencia.

4.- Todos los bienes del proyecto, serán debidamente registrados para su uso, cualquier movimiento de Oficina u componente, serán comunicado a Administración, cada persona es responsable de los bienes entregados con los cargos correspondientes.

5.- Por razones de distribución se está implementando Oficinas zonales, los mismos que se coordinará con cada Supervisor y Equipo Técnico, para una mejor distribución, tanto de vehículos y mobiliario para cada oficina.


3.5.- Presupuestos.- Trata de la Formulación, ejecución, seguimiento, y análisis del presupuesto en el programa.

- Apoyar en la elaboración de presupuestos en la formulación de proyectos.- Apoyar oportunamente en el proceso de consultas de codificaciones presupuestal.- Realizar el seguimiento de presupuestos, acompañado de análisis detallado.- Seguimiento a la codificación de las actividades de todos los gastos- Emitir reportes de la ejecución presupuestal por cada fondo- Revisión de los niveles de autorización y aprobación

Consideraciones a tomar en cuenta

1.- Todos los pagos serán debidamente codificados presupuestalmente, por la persona que hace uso de los fondos, los mismos que deben de contar con la aprobación correspondiente.2.- Cada Coordinador es responsable de coordinar la adecuada ejecución presupuestal de cada componente, respetando los saldos presupuestal, que Administración envía en forma mensual, con los datos enviados por Contabilidad.3.- Los supervisores, Facilitadores, deberán de contar con una autorización para comprometer algún gastos por cada componente, caso contrario no serán reconocidos para los reembolsos.4.- Los gastos ejecutados y que se identifiquen con algún error de codificación, se solicitaran el ajuste o reclasificación, dentro del mes del cierre, antes de la fecha indicada.5.- La adecuada codificación presupuestal, es:Rubro (RU) : … 230… (Para el caso del proyecto no se modifica) Sub Análisis (SA): … 400… (Para el caso del proyecto no se modifica)Fuente (FF): …………… (A nivel de 3 dígitos, Ejemplo 280 (CONGA), 380 (CLINTON), Etc.)Código Ptal. (CP): …… (A nivel de 3 dígitos, Ejemplo 1.2.3, 5.3.1 u 2.3.4)Código de gastos (CG): …… (A nivel de 2 dígitos, Ejemplo 201 (Consultorías), 425 (Fotocopias)Para este caso, es indispensable la Fuente y el código presupuestal, el mismo que en el POA esta como la sub actividades, en el caso del código del gasto, en administración se efectuará la codificación.

Documents

1_Manual de Procedimientos Administrativos