Gerencia de presupuestos de Ingeniera German Urdaneta Notas de referencia

Universidad Javeriana- Facultad de Ingeniera Especializaciones en gerencia

EL ANLISIS DEL PRESUPUESTO.

El costo final de un proyecto nace con el mismo. Para emprender un proceso de desarrollo, cualquier persona desea saber cuanto va a costar, con el fin de establecer sus posibilidades de acometer el proceso y de definir los beneficios que el mismo le puede acarrear.

Obviamente tal persona tiene el derecho de creer que la estimacin inicial, si bien no es totalmente exacta, si le informe sobre el orden de magnitud esperada para su inversin. Para lograr este objetivo, la informacin utilizada debe ser confiable, para lo cual se debe seguir un proceso ordenado.

Primero se debe actuar sobre la naturaleza de las actividades que es necesario desarrollar, luego sobre la magnitud de la inversin y el esfuerzo por desarrollar, continuando con las condiciones del entorno y finalmente sobre la voluntad de asumir el costo de desarrollar tales actividades.

Tipos de anlisis de costos

Una vez entendidos los factores que afectan la validez del presupuesto, es evidente que no se puede acometer la labor de presupuestar como una funcin mecnica y de rutina, para la cual existen recetas preestablecidas. Es claro que los alcances y limitaciones del trabajo son factores determinantes en lograr que los resultados de la tarea sean efectivos. La aplicacin de los anlisis geomtrico, estratgico y del entorno permite solucionar la mayora de las causales anotadas como determinantes de invalidez presupuestal.

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Analizar un costo NO ES RELLENAR un formulario preestablecido, siguiendo un modelo de insumos y rendimientos al cual se le adjudican unos precios supuestamente actualizados. Este es precisamente el gravisimo defecto a que se ha llegado como consecuencia de la sistematizacin mal entendida del presupuesto de los constructores. Se ha olvidado la filosofa original, en el cual los APU o anlisis de precios unitarios se consignaban en un formulario uniforme, pero como resultado de un modelaje de la actividad que se costea.

El anlisis de precios debe combinar el anlisis geomtrico detallado, tanto de la actividad como del trabajo. Es tan importante comprender el factor de escala como la discriminacin de componentes. Los procesos del anlisis geomtrico deben ser lo mas exhaustivo posible, con el fin de contar con mucha informacin que se pueda sintetizar, ya que el proceso inverso es por dems ineficiente.

Adems se deben incluir las condiciones propias de los anlisis del entorno y la estrategia. Por ejemplo, si un tubo de PVC para instalacin elctrica se vende en longitudes de 4 metros y es necesario instalar 5 metros, ser suficiente presupuestar 5.15 metros, obviamente incluyendo un 3% de desperdicio. O ser que por el contrario se deben considerar 8 metros? Y si se adopta este ltimo camino, ser que los competidores van a incluir este desperdicio del 60%?

Existe un concepto muy errado sobre la naturaleza de las labores de ingeniera y tanto usuarios como ejecutores piensan que los tems de obra son unidades de venta que se pueden manejar separadamente entre s y que valen lo mismo en todas partes. La naturaleza del contrato, lo que cada precio debe incluir, la naturaleza y los resabios de la entidad contratante, los riesgos que se corren, las dificultades en la obtencin de recursos localmente, las diferencias en los gastos de administracin e infinidad de factores no se consideran en los precios. Y segn muchas personas, un metro cuadrado de mampostera debe valer lo mismo en todas partes. Si esto no es as, se tilda el anlisis , y por consiguiente el precio, de incorrecto. Se han conocido funcionarios que, en actos de ignorante soberbia, se atreven a descalificar una propuesta porque la estructura de un precio determinado no se ajusta a su concepto o modelo personal

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Los ANLISIS bsicos.

El Anlisis Geomtrico del proyecto permite identificar tanto la naturaleza como la magnitud de las actividades. Su profundidad depender de la cantidad de informacin disponible, de acuerdo con la cual se podr elaborar un modelo economtrico, ms o menos acertado, que permita hacer las mediciones correspondientes.

El anlisis geomtrico, al constituir un proceso sistemtico y coherente, permite eliminar los defectos derivados de las deficiencias de informacin y los errores del presupuestador. Combinado con un control de calidad eficaz, permitir eliminar la mayora de los errores humanos y prevenir las causales de variacin por ajuste de alcance u objetivo.

La insuficiencia de informacin a este nivel se puede compensar con una mayor globalizacin de la desagregacin, lo que permitir utilizar con mayor confianza informacin derivada de proyectos similares, que se aplicara por extrapolacin al proyecto en cuestin. Nace as el concepto de la informacin paramtrica, que est comenzando a ponerse en boga.

Para completar el modelo, es necesario conocer las caractersticas de la entidad que desarrolla el proyecto y se hace uso de una base de datos de referencia que permite valorizar las condiciones que van a regir el desarrollo del proyecto, tales como fecha posible de implementacin, ritmos de disponibilidad de dineros, necesidades de entregas, limitantes para la ejecucin, factores locales de sobre costo etc. es entonces cuando es conveniente desarrollar el Anlisis del Entorno en conjunto con el Anlisis estratgico que ha de definir el modo como se desarrollar el proyecto en general.

El anlisis estratgico, permite personalizar el presupuesto, tomando en cuenta las particularidades de la organizacin del constructor, sus mecanismos de operacin y control. Si se organiza un proceso cclico, es posible que se pueda ir involucrando el

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efecto correctivo que se produce al detectar, y corregir, fallas en el proceso de control. A travs de la actualizacin, el presupuesto siempre estar en rango de control.

El anlisis del entorno, por su parte, permite evaluar el impacto que tendr sobre el presupuesto la ocurrencia de los factores externos, identificando los mecanismos de compensacin, control o previsin.

Adems, habra que hablar de los tipos de precios que se deben analizar. Estn los globales, que por lo general son seal de indefinicin, vale decir ignorancia, establecidos cuando el redactor de la lista desconoce la naturaleza o el alcance del trabajo. Harto riesgosa resulta esta tarea para un contratista, que as debe asumir olmpicamente todos los riesgos. Hay algunos

precios que, planteados como unitarios, no se pueden analizar como tales. Son en realidad Macro anlisis. Por ejemplo cuando se evala la construccin de una va, se necesita una motoniveladora. Pero esta debe trabajar dos horas al da y el resto permanece parada. Y los cargadores necesitan una determinada flota de volquetes. Y se debe tener una unidad de mantenimiento para encender todas las maanas los equipos. Y se necesitan celadores y mecnicos. Como se puede reflejar todo este pensamiento en cuatro o cinco casillas de un incomodo formulario de anlisis?

Definitivamente, la metodologa de anlisis merece una revaluacin formal. Que los profesores de presupuestos vuelvan a ver su panorama y mediten sobre el efecto que estn produciendo en los estudiantes al transmitir la idea de que presupuestar es una operacin mecnica, procesable ntegramente por computador y cuyos resultados son ley.