2. procesní analýza

Embed Size (px)

DESCRIPTION

 

Text of 2. procesní analýza

  • 1. Metodika zavdn procesnho zen v organizacch poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn

2. spn organizace pro dosahovn svch zmr vyuvaj procesnho zen. 3. PEDPOKLADY PRO PECHOD K PROCESN ORGANIZACI: Siln vnitn kultura (jde o pomrn velkou zmnu v mylen vech pracovnk organizace) Pesvden a osobn pklad vedoucch pracovnk Vhodn motivace 4. Proces je definovn jako soubor vzjemn souvisejcch nebo vzjemn psobcch innost, kter pemuje vstupy na vstupy, kde vsledek souboru vzjemn souvisejcch nebo vzjemn psobcch innost, kter pemuje vstupy na vstupy, se nazv produkt. Rozliujeme: dc procesy (pro zen organizace, hlavnch a podprnch proces) hlavn procesy (pro poskytovn slueb) podprn procesy (zajiujc potebn zdroje) 5. Procesy jsou pro kadou organizaci specifick a li se v zvislosti na typu, velikosti a rovni vysplosti organizace. innosti v rmci kadho procesu by mly bt stanoveny v zvislosti na velikosti a charakteristickch znacch organizace a mly by jim bt pizpsobeny. Procesy by mly bt zeny jako systm, a to prostednictvm vytvoen a pochopen st proces, jejich posloupnost a toho, jak se tyto procesy vzjemn ovlivuj. 6. Efektivnost je rozsah, ve kterm jsou plnovan innosti realizovny a plnovan vsledky dosaeny. innost je vztah mezi dosaenm vsledkem a pouitmi zdroji. Ukazatel vkonnosti procesu Je ukazatel, pes kter posuzuje organizace svoji spnost (finann, spokojenost klient s vsledky slueb, stav fungovn vlastnho procesu) 7. Procesn pstup Z normy SN EN ISO 9000: Poadovanho vsledku se doshne mnohem innji, jsou-li innosti a souvisejc zdroje zeny jako proces. Vstup z jednoho procesu asto pmo tvo vstup pro dal proces. 8. Procesy by mly bt: v souladu se strategi organizace maj zohledovat innosti managementu, poskytovn zdroj, realizaci produktu, monitorovn, men a pezkoumvn innost Pro kad proces: Jmenovn vlastnk procesu s odpovdnostmi a pravomocemi k vytven, udrovn, zen a zlepovn procesu a jeho interakc s dalmi procesy Vlastnk mus mt nezbytn kompetence pro zen procesu 9. Procesn pstup zdrazuje dleitost: pochopen poadavk klient i vlastn organizace a jejich plnn, poteby posuzovat procesy z hlediska pidan hodnoty, dosahovn vsledk tkajcch se vkonnosti a efektivnosti proces a neustlho zlepovn proces na zklad objektivnho men. Na vechny procesy je vhodn aplikovat metodu znmou jako Plnuj Dlej Kontroluj Jednej (PDCA) 10. Zavdn procesnho zen zahrnuje: uren proces potebnch pro systm zen organizace a dle stanoven, jak jsou tyto procesy v rmci cel organizace aplikovny, uren posloupnosti a vzjemnho psoben tchto proces, uren kritri a metod potebnch pro zajitn efektivnho fungovn a zen tchto proces, zajiovn dostupnosti zdroj a informac nezbytnch pro podporu fungovn tchto proces a pro jejich monitorovn, uplatovn opaten pro dosaen plnovanch vsledk a pro neustl zlepovn tchto proces. 11. Extern procesy Rozhodne-li se organizace pout pro jakkoli proces, kter m vliv na shodu produktu s poadavky, extern zdroj (outsourcing), mus zajistit, aby takovto proces dila. V prosted organizac poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn se jedn zejmna o innosti externch pracovnk (nap. dobrovolnk), kte jsou najmni nap. pro zen zjmovch krouk. 12. Pnosy procesn organizace: monost prunho ovlivovn plnn strategickch zmr organizace pes procesy (penesen odpovdnost za vkonnost do proces) monost nastolen vhodnj a transparentnj motivace pracovnk pro splnn clovch hodnot vkonnosti proces (cesta k vraznjmu zefektivnn organizace) penesen zkaznick orientace smrem do proces (odpovdnosti vlastnk proces za uspokojen klient) snaha lpe uspokojovat i vnitn klienty v rmci organizace (lep komunikace mezi navazujcmi procesy a subprocesy) 13. Omezujc faktory zaveden procesn organizace: obavy vrcholovho veden penst odpovdnosti a pravomoci do proces kvalifikace vlastnk proces a vnitn kultura v organizaci organizan struktura, vnitn pravidla zpsoby zen innost 14. ast chyby pi zavdn procesnho pstupu procesy nejsou konzistentn s organizan strukturou, nejasn odpovdnosti za vkonnost sledovn ekonomick vkonnosti organizace ze strany veden je po jinch celcch ne po procesech kritria vkonnosti jsou nevhodn stanovena (vrcholov veden jejich splnn moc nezajm) s pracovnky v procesech se nekomunikuje (neznaj ukazatele vkonnosti, zpsob jejich ovlivovn ani vsledky) nikdo optimalizaci proces nekoordinuje, nen tlak na zlepovn spokojenosti vnitnch klient 15. Balanced Scorecard (BSC) Zahrnuje soubor mtek kvantitativnho hodnocen rozsahu spnosti organizace v realizaci posln a strategickch cl organizace. Systm tvo tyi hlediska: inovace a uen se (vztaeno k pracovnkm), vnitn procesy, klienti a zen financ. Vytvoen ukazatele jsou vzjemn propojeny pes vztahy pina nsledek. Tyto vztahy jsou zaloen na pedpokladu, e budou permanentn monitorovny 16. 1) Sestaven tmu pro proveden procesn analzy zastoupeni pokud mono vichni vedouc pracovnci, kte budou potencilnmi vlastnky proces vedouc tmu se pedpokld vedouc organizace, ppadn jeho zstupce 2) Vykolen tmu z princip a zsad procesn organizace pojmy a definice, principy procesnho zen organizac pnosy z aplikace procesnho zen postup zavdn procesnho zen organizace metoda Balanced Scorecard a jej monosti k vyuit pi stanovovn ukazatel vkonnosti proces uplatovn procesnho zen organizace typizovan mapa proces, karty proces 17. 3) Zpracovn Mapy proces vychzet z zen diskuse nad Typizovanou mapou proces Snaha odpovdt si na otzku: Jsou v map podchyceny vechny dleit procesy, kter v organizaci probhaj a kter chceme dit jako urit autonomn celky, od kterch oekvme mitelnou pidanou hodnotu? - Zpracovn mapy viz Nstroje OLINA 18. Vzt v vahu nezbytn podmnky pro proces: Zahrnuje proces innosti, kter jsou pro fungovn organizace dleit ? Jsou v procesu innosti pravideln opakovny s uritou etnost? Zahrnuje proces innosti, za kter je stanovena jedna konkrtn odpovdnost vedoucho pracovnka? V procesnm zen plat zsada, e zen proces k dosaen strategie organizace m pednost ped tvarovm zenm, reprezentovanm mnohdy ji pekonanou organizan strukturou. Zvit rozdlen stanovench proces na nkolik proces (zejmna hlavnch) a naopak redukce podprnch 19. Vstupem tto zen diskuse by mla bt aktuln mapa proces, ppadn i upraven organizan struktura (mus bt v souladu tato 2 schmata nesm bt rozpory v odpovdnostech na jednotliv innosti) Mono i podle vnitnch zvyklost si upravit nzvy proces apod. 20. 4) Zpracovn Karet proces Kad vlastnk procesu piprav nvrh sv Karty procesu. Ke zpracovn nvrhu vyuije: formul Karty procesu existujc strategick dokumenty (strategick zmry, cle, programy, plny zlepovn apod.) 21. Vyplnn Karty procesu: Nzev procesu: vypln se nzev procesu (dle aktuln mapy proces) Vlastnk procesu: vypln se jmno a pjmen a v zvorce jeho % podl na innostech procesu Vyten v % z celkovho pracovnho fondu odhadne se procentuln vyten asu vlastnka procesu z celkovho asu jeho prce pro organizaci na aktivity, kter se tkaj innost zaazench pod proces 22. Vyplnn Karty procesu: Tm: zde se vyjmenuj jednotliv pracovnci podlejc se na innostech procesu a za kadm jmnem se uvede v zvorce jeho % podl na innostech procesu pozn.: souet % uvedench v zvorkch u vlastnka procesu a jednotlivch len tmu mus dt souet 100 % Kategorie procesu: dc hlavn podprn 23. Vyplnn Karty procesu: Vstupy: zde se uvede seznam vech dleitch vstup, bez kterch by proces dobe nefungoval vytvoen pehledu tchto vstup dv pedpoklady k tomu, aby si vlastnk procesu uvdomil, kter vstupy jsou klov, co od nich oekv, odkud je dostv a zda je teba vyvolat jednn o zlepen jejich kvality innosti: zde se vypln vechny innosti, kter jsou zahrnuty pod procesem 24. Vyplnn Karty procesu: Klienti: dopln se hlavn typy externch klient a intern klienti (navazujc procesy), na kter pidanou hodnotu z procesu chceme zamovat 25. Vyplnn Karty procesu: Vstupy/ produkty: v zvislosti na typech klient se zde uvedou vstupy v podob produkt, kter klienti poaduj nebo oekvaj produkty v ppad externch klient bvaj zejmna vsledky slueb, kter jsou klientm poskytovny (extern klienty obsluhuj zejmna hlavn procesy) internmi klienty jsou procesy vech monch kategori, kter pijmaj vstupy z jinch internch proces; produkty v ppad internch klient jsou vsledky takovch slueb, kter vytv pedpoklady a lep podmnky pro zajiovn dobrho fungovn ostatnch proces 26. Vyplnn Karty procesu: Ukazatele vkonnosti procesu Zamen na finann management: Vlastnk procesu zv, zda se v jeho procesu uskuteuje plnn nkterho ze schvlench strategickch zmr organizace zamenho na hospodskou vkonnost a pokud ano, je teba tento zmr pevst do ukazatele vkonnosti. Dle uv, jak proces me pomoci zlepit hospodskou vkonnost cel organizace a obdobnm zpsobem stanov vhodn ukazatel. 27. Vyplnn Karty procesu: Ukazatele vkonnosti procesu Zamen na klienty (na kvalitu sluby): Vlastnk procesu zde vychz z ji zaznamenanch produkt (vsledk slueb pro klienty extern, ale i intern). Zvauje, kter kvalitativn vlastnosti jednotlivch produkt spolen s oekvnm klient. Na zklad znak kvality slueb stanov ukazatele vkonnosti proces (v oblasti kvality) zamen na klienta. 28. Vyplnn Karty procesu: Ukazatele vkonnosti procesu Zamen na proces Ukazatele vkonnosti procesu zamen na vlastn proces by mly podchytit vechny dleit oblasti, kter ovlivuj spnost procesu obecn. oblast kvalifikace pracovnk sprvn fungovn vech innost v rmci procesu, zejmna tch kritickch nebo problmovch Vlastnk procesu provede mylenkov rozbor jednotlivch innost v rmci procesu a kvalifikace osob, kter innosti vykonvaj a stanov vhodn ukazatele, pes kter by se proces pomoval a zlepoval. 29. Vyplnn Karty procesu: Clov hodnota: v nvaznosti na stanoven ukazatele procesu navrhne vlastnk procesu clov hodnoty, kterch by bylo douc v pslunm roce doshnout clov hodnoty jsou konkrtn seln daje, vyjadujc miteln stav clov hodnoty jsou uvedeny v jednotkch, ve kterch se monitoruj data a vyhodnocuj ukazatele vkonnosti proces 30. Vyplnn Karty procesu: Pln zdroj: Plnovn zdroj provd vlastnk procesu pro zajitn sprvnho fungovn procesu a ke spln