20 Consigli Di Time Management

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Ciao !

Innanzitutto, voglio complimentarmi con te per aver scelto di scaricare questo materiale e, se è la prima volta che scarichi guide dal sito professioneformatore.it, voglio darti il mio personale benvenuto in questa comunità di appassionati di formazione professionale e sviluppo personale.

Il materiale che hai tra le mani, se utilizzato correttamente, può ampiamente incrementare le tue competenze nel campo dell'efficienza personale e questo avrà un impatto diretto sul tuo futuro psicologico, emozionale, economico, e finanziario. I principi esposti in queste pagine, in forma di pillole, possono realmente cambiare in meglio la tua vita e dovrebbero essere applicati ogni giorno, sia nella tua attività professionale sia nella vita privata.

IL TIME MANAGEMENT

Gli psicologi sostengono che la causa dello stress non sia riscontrabile tanto nella quantità di cose che una persona ha da fare ma, piuttosto nel fatto di non riuscire a portare a termine tutti i compiti che ci si era prefissati.

Il tempo è una risorsa limitata. Tutti noi abbiamo solo un determinato numero di ore a disposizione per fare quello che dobbiamo fare e quello che vogliamo fare. Quando gestiamo il nostro tempo in modo più efficace e più efficiente, riduciamo i livelli di stress, la frustrazione, diventiamo più socievoli, e ci sentiamo molto meglio.

Il tempo è la risorsa più democratica che esista al mondo. Il tempo è l'unica che ci rende tutti uguali. Ci sono persone che nascono più ricche di altre, persone che vivono in quartieri migliori, persone che, per grazia della natura, nascono più belle e più forti e per questo accedono alle risorse migliori e alle opportunità migliori ma, tutti noi viviamo giornate di 24 ore!

Pensaci bene ! Il tempo é uguale per tutti, per il ricco e per il povero, per il bello e per il brutto. Quando parliamo di gestione del tempo non abbiamo alibi. Siamo tutti uguali. La nostra capacità di dominarlo fa la differenza se avremo o meno successo nella nostra vita.

Ora immagina come sarebbe la tua vita se potessi avere tutto il tempo che desideri da trascorrere con i tuoi amici e con i tuoi cari! Come sarebbe la tua vita se avessi a

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disposizione ogni giorno almeno 2 ore di tempo da dedicare alle tue passioni ai tuoi hobby ai tuoi interessi?

Questo piccolo report nasce proprio per te! In queste pagine troverai 20 brevi consigli su come ottimizzare la tua risorsa più preziosa "il tempo". Se ti impegnerai quotidianamente nell'applicazione di questi semplici consigli vedrai nell'arco di un solo mese migliorare visibilmente la qualità della tua vita. Raggiungerai obiettivi che fino a ieri ti sembravano impensabili e ti rimarrà tantissimo tempo a disposizione da dedicare alle tue passini, ai tuoi hobby e ai tuoi affetti. Un mese é il tempo sufficiente affinché questi consigli diventino parte delle tue abitudini. All'inizio farai un po fatica ad applicare questi stratagemmi, queste regole ma, vedrai che in seguito sarà tutto più facile e guardandoti indietro penserai:"ma come diamine facevo prima?"

Ho strutturato questo report in forma di piccoli consigli, vere e proprie pillole da applicare ogni giorno. Ho preferito evitare di scrivere pagine e pagine sull'importanza della gestione del tempo, sul valore della programmazione, sulla identificazione degli obiettivi, sul principio dell'80/20 e altro perché ho voluto creare uno strumento semplice ed immediato. Tutte queste altre cose le ho già studiate io e non è necessario che le studi anche tu!

È bene imparare a limitare il consumo eccessivo di informazioni. Sarebbe un controsenso se, per imparare a gestire meglio il tuo tempo, dovessi sacrificare giornate preziose del tuo lavoro solo per leggere montagne di pagine sulla “gestione del tempo”. E poi, a noi italiani non piace leggere troppo! Io stesso non amo le cose molto lunghe. A Napoli quando un libro è troppo voluminoso lo chiamiamo "susamiello" (nome di un dolce natalizio particolarmente impegnativo per la digestione). Questo report, come avrai modo di constatare tu stesso non è un susamiello anzi, si digerisce in fretta. In queste pagine quindi trovi solo il succo delle

20 pillole di time management

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CopyRight 2009 - 2010 Luciano Cassese - Collana Guide e Manuali - distribuito con licenza Creative Commons Attribuzione – Non commerciale – Non opere derivate 2.5Edizioni www.professioneformatore.it Soluzioni per chi lavora nel campo della Formazione Professionale e per coloro vogliono accrescere le loro competenze Aggiornamenti ed approfondimenti http://www.professioneformatore.it/category/guide-e-manuali/ Questo special Report ha esclusivamente scopo formativo e rappresenta le opinioni dell'autore!

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migliori tecniche di time management, solo l'essenziale per sviluppare competenze di successo.

AVVERTENZA

Prima di cominciare è bene che sia sincero con te. Mi hai dato fiducia scaricando gratuitamente questo materiale e quindi è giusto che anche io ti parli con onestà.

Ci sono tantissimi sistemi per "gestire il tempo". Tantissimi sono gli autori che hanno scritto di time management. Puoi leggere tutti i libri di questo mondo sulla gestione del tempo e sullo sviluppo personale ma, è bene che tu sappia, che non esiste nessun sistema capace di lavorare al posto tuo! Credimi te lo dico per esperienza puoi spendere tutti i soldi che vuoi ma, nessun libro, nessun sistema, nessun corso, nessun foglio excel, grafico o quant'altro, lavoreranno al posto tuo.

Probabilmente mentre leggerai le mie 20 pillole sulla gestione del tempo ti soffermerai su alcune di queste pensando: "ehi! ma io questa la conosco già! É una banalità! Bene! Complimenti per te ma ... Stai applicando questo principio nella tua gestione quotidiana? Sei costante nell'applicazione? Se é una banalità perché non è diventata una competenza acquisita? Cogli l'occasione per capire quanto e in che modo questo consiglio, una volta applicato, potrebbe portare beneficio alla tua vita e in che modo potresti cominciare ad inserirlo come una nuova sana abitudine nella tua vita.


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CHI È L’AUTORE

Mi chiamo Luciano Cassese e sono l’autore di questo report. Se segui il mio Blog (http://www.professioneformatore.it) sicuramente saprai che mi occupo di formazione professionale. Da oltre 12 anni sono un formatore e un docente. Quelle che ti presento in questa guida sono tecniche ampiamente sperimentate e riflessioni nate sul campo.

La formazione e lo sviluppo personale sono per me una passione e oggi sono diventati una vera e propria ragione di vita. Non solo adoro questo “Mestiere” ma, amo soprattutto l’idea di rendermi utile agli altri. Fare formazione per me significa dare un contributo concreto alla crescita e all'aumento della libertà di ogni individuo. In 12 anni di carriera, nelle azioni di orientamento e formazione nelle aree e del marketing, del marketing personale, dell’orientamento, del career coaching, ho incontrato ragazzi alle prime esperienze, studenti, disoccupati di lunga durata, lavoratori socialmente utili, professionisti alla ricerca di clienti, aziende, cassaintegrati, dipendenti di multinazionali, aspiranti imprenditori, lavoratori interinali. Con tutti ho sempre cercato un modo per offrire un valore aggiunto reale, supportando lo sviluppo di competenze concrete, attraverso la mia esperienza e ciò che avevo appreso sulla mia pelle nel corso degli anni. Tutte le azioni, le attività e le iniziative che suggerisco in aula come nelle pagine di questa guida, sono azioni e tecniche verificate di cui conosco l’efficacia perché le ho sperimentate io stesso.

Queste pagine nascono anche dalla volontà di condividere alcune tecniche ed informazioni utili con tanti. In quest’anno di attività con l’Associazione Formatori Professionisti e con il sito www.professioneformatore.it ho avuto modo di conoscere tanti nuovi amici che, hanno appoggiato il progetto e si sono aggregati alle iniziative proposte. Stiamo diventando un gruppo sempre più affiatato di appassionati di formazione e sviluppo personale. Uomini e donne diversi tutti accomunati da


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un'unica passione quella per le persone. Questa mini-guida è il risultato di una volontà crescente di condivisione di competenze, esperienze e soprattutto speranze.

Sono sicuro che troverai in queste pagine, risorse utili per quello che stai cercando e ti auguro di realizzare quanto prima tutti i tuoi desideri e tutti i tuoi progetti professionali.


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COSA SIGNIFICA IMPARARE A GESTIRE IL PROPRIO TEMPO

Quando faccio corsi per la gestione del tempo uso spesso una metafora in aula, faccio una piccola rappresentazione. Mi porto dietro un vaso di vetro trasparente di quelli economici dell'Ikea, lo appoggio sul tavolo e lo mostro alla classe dicendo: "questa è metafora della gestione del tempo, il nostro tempo è uno spazio limitato". Poi comincio a metterci dentro dei sassi fino a riempirlo tutto e chiedo: "è pieno?" Tutti rispondono "si é pieno". "Bene!" faccio un sorriso e comincio a metterci dentro della sabbia senza togliere le pietre (la sabbia si infila e riempie gli spazi vuoti). Arrivo fino al bordo del vaso e chiedo nuovamente: "è pieno?" a questo punto le persone in aula ostentano lo sguardo furbetto di chi ha già capito dove voglio arrivare prima di finire la rappresentazione e dicono "si" con pizzico di perplessità come a dire "abbiamo capito già non farla troppo lunga". A questo punto prendo dell'acqua e il vaso si riempie nuovamente (l'acqua scorre riempiendo lo spazio lasciato libero da sabbia e pietre. A questo punto tutti pensano di aver capito e io chiedo nuovamente: "cosa volevo dire questa metafora?"

Fermati un attimo. Faccio anche a te la stessa domanda: cosa rappresenta questa metafora? Cosa voglio comunicarti? Fermati ora un paio di minuti rispondi alla domanda su un pezzo di carta scrivi la risposta alla mia domanda e solo dopo continua a leggere! Perdonami ma mi piace far partecipare attivamente i miei interlocutori.


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La risposta più comune che di solito ricevo in aula è questa: "volevi dire che c'è sempre tempo per fare un po di tutto!" oppure "la tua rappresentazione intende sostenere che per quanto pensiamo di essere occupati con migliaia di attività impegni e sacrifici, volendo riusciamo sempre a trovare uno spazio per svolgere un nuovo compito".

Quale é la tua risposta ? È in linea con queste?

Bene! Se la tua risposta è simile a queste non sei un buon gestore del tuo tempo!

Con questa metafora, infatti, voglio rappresentare un altro concetto: Nella gestione del tempo le cose importanti (le pietre per l'appunto) devono essere poste per prima, poi a va tutto il resto. Cosa sarebbe successo se avessi riempito tutto il vaso prima con la sabbia? Non mi sarebbe rimasto posto per le pietre! Se avessi cominciato con il riempire il vaso con l'acqua sarebbe stato un problema mettere le pietre perché avrei inondato il tavolo con l'acqua che usciva fuori dal vaso.

Imparare a gestire il proprio tempo non vuol dire apprendere complicate tecniche di ottimizzazione per riempire tutti gli spazi della propria vita di impegni ma, al contrario, vuol dire semplificare ed eliminare il superfluo e concentrarsi sulle cose importanti. Solo così avremo spazio per fare quello che realmente ci piace, ci fa stare bene e ci diverte.


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Esercizio

Prima di cominciare ti propongo un semplice ma fondamentale esercizio. Questa è una versione molto ridotta di quello che propongo di solito in un corso di time management in aula o in outdoor. Mi scuso sin da ora se quello che ti chiedo può sembrarti riduttivo ed eccessivamente sintetico ma, penso sia funzionale in un documento come quello che stai leggendo. L'esercizio si chiama: consapevoli dell'uso del orologio tempo.

Ognuno di noi è una persona e come tale é individuo differente dagli altri. Ognuno di noi percepisce ed elabora le cose in maniera differente e gestisce il tempo in maniera differente. Prima che tu possa imparare ad ottimizzare e a gestire meglio il tuo tempo bisogna che tu focalizzi per un attimo l'attenzione sul modo in cui percepisci e gestisci normalmente il tuo tempo, in modo tale da poter identificare possibili aree di miglioramento. Rispondi a questa serie di domande e potrai identificare il tuo stile di gestione:

1.Come percepisci a livello inconscio il Tempo? È un qualcosa da riempire? È un ostacolo o un nemico? Una risorsa per raggiungere gli obiettivi?

2.Fai una lista di tutte le tue attività e i compiti della giornata, e dagli un voto da 1 a 5 a seconda del livello di controllo che hai su di esse. Usa 5 per il controllo totale di quella attività e 1 per nessun controllo. Le attività che hanno un voto inferiore a 4 sono quelle che necessitano di un miglioramento gestionale .


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LE 20 PILLOLE DI TIME MANAGEMENT

Fatto l'esercizio ecco i miei 20 consigli su come imparare a gestire al meglio il tuo tempo, evitare di farti dominare dagli eventi imprevisti e continuare ad essere focalizzato verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi più importanti. Se vuoi essere un vero effective time manager (come dicono gli americani) comincia da questi brevi consigli. Trasforma ognuno di questi consigli in una piccola abitudine e vedrai che in poco tempo, la qualità della tua vita migliorerà notevolmente.

1 Scrivi un piano giornaliero delle cose da fare. Pensa alle tue giornate come alla costruzione di un edificio. Quando devi costruire una casa, cosa fai? Accumuli mattoni alla rinfusa in uno spiazzale e poi ti affidi al caso sperando che vadano ognuno al proprio posto o, prepari un progetto al quale t i affidi più o meno scrupolosamente? Allo stesso modo organizza la tua giornata prima di cominciarla. Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio ancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da memorizzarlo al meglio).

Preparare un piano ti offre l'opportunità di avere una buona panoramica di come si svilupperà la giornata seguente e di organizzarla al meglio. Il tuo compito per la giornata sarà solo quello di aderire nel miglior modo possibile a quanto precedentemente programmato.

In questo piano giornaliero individua le 3 cose più importanti da fare nella giornata. E falle prima di ogni altra cosa.


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2 Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi svolgere. Un esempio:Completare il compito X entro le ore 10, il compito Y da 03:00, e la voce da Z 5:30 pm. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.

3 Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane. Molte persone commettono l'errore di organizzare il proprio tempo utilizzando come unità di misura il giorno. Ma in realtà il tempo che noi viviamo è suddiviso in settimane e mesi. I giorni della settimana tra di loro non sono indifferenti.

I compiti che possono essere svolti il lunedì non è detto che possano essere svolti indifferentemente anche il martedì o il mercoledì. Avere un calendario è il passo fondamentale per la gestione ottimale delle attività. Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la possibilità di pianificare nel medio periodo e di distribuire le attività funzionalmente ed equamente. Se si utilizza Outlook o Lotus Notes, il calendario è parte integrante del software di posta

elettronica. Chi usa Mac troverà facilmente sulla dashboard di Osx l’applicazione Ical. Chi invece preferisce le applicazioni on line troverà molto utile Google Calendar (è grande - io stesso lo utilizzo sincronizzandolo con ical). Qualunque sia la tua scelta è ancora meglio se riesci a sincronizzare il calendario con il telefono cellulare e tutte le altre periferiche che utilizzi (Tablet, notebook etc. etc. ) -


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in questo modo, puoi accedere al tuo piano di lavoro, ovunque ti trovi e con tutti i tuoi orpelli tecnologici.

4 Conoscere sempre le scadenze. Ogni volta che affronti un nuovo compito è opportuno che rispondi alla domanda: "di quanto tempo ho bisogno per completare la mia attività?". Non lanciarti in una attività senza averne prima stimato opportunamente i tempi di realizzazione. Segna il termine in modo chiaro sul calendario e nella tua agenda in modo da sapere sempre entro quando devi finirle quella cosa.

5 Impara a dire "No". Non prendere più impegni di quanti tu non possa gestire. Non hai bisogno di accontentare sempre tutti per aver successo nella vita, anzi al contrario! Il successo é il risultato dell'abitudine di portare a termine le cose importanti. La maggior parte delle richieste sono distrazioni che vengono a rubare tempo e attenzione a quello che stai facendo. Impara a dare un fermo "no" a questo tipo di richieste e, se proprio non puoi (come nel caso di richieste provenienti da un superiore) impara a rinviarle ad un momento successivo.

6 Datti come obiettivo quello di arrivare sempre per primo agli appuntamenti. Se, quando hai un appuntamento, un incontro o una riunione, ti dai come obiettivo quello di arrivare semplicemente "in orario", ti potrà capitare di


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NO!


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arrivare puntuale o in ritardo ma, per esperienza, ti dico che la maggior parte delle volte sarai in ritardo. Questo per un meccanismo psicologico molto semplice. La tua mente si concentrerà sulla stima del tempo minimo necessario e tralascerà la valutazione degli eventuali imprevisti (che si chiamano per l'appunto imprevisti perché non stimabili a priori). Tutti i tuoi passi, i gesti e i movimenti saranno conformi alla tua rappresentazione mentale, elaborata con la stima del tempo previsto per arrivare "in tempo". Diversamente, se maturi una ferma decisione di arrivare sempre per primo a tutti i tuoi appuntamenti, sarà molto probabile che arriverai sempre puntuale perché la tua mente ti spingerà a muoverei in modo tale da aderire a questa nuova rappresentazione. Inoltre, l'effetto degli imprevisti sarà limitato dal tuo essere "in anticipo"

7 Limita il consumo di informazioni. Viviamo in un momento storico senza precedenti chiamato "società dell'informazione". Diversamente da quello che avveniva solo fino a 20 anni fa, quando le informazioni erano scarse e sempre filtrate da qualcun altro, oggi abbiamo un offerta informativa senza precedenti. Possiamo sapere tutto di tutti. Le informazioni su un disastro naturale in un paese asiatico o gli aggiornamenti sulla situazione di un gruppo dispersi in

un'escursione sulla Cordigliera delle Ande ci arrivano in tempo reale, mentre si consuma l'evento stesso. Oggi grazie ad internet tutti noi abbiamo la possibilità di esprimere la nostra opinione, pubblicare un giornalino sul quale diffondere informazioni libere e opinioni. Tutto questo é estremamente "Figo". È bellissimo!


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Questa abbondanza smisurata di informazioni rappresenta misura della nostra libertà. Peccato però che queste informazioni ci rubino tempo prezioso al raggiungimento dei nostri obiettivi. Ti rivelo un altro segreto. A meno che tu non stia già ora, in questo preciso momento, preparando lo zaino per partire come volontario per aiutare la popolazione colpita dal terremoto asiatico, la maggior parte di quelle informazioni che leggi sui giornali sono completamente inutili e ti stanno soltanto rubando tempo. Limitati a leggere solo le notizie relative a fatti ed eventi sui quali tu puoi avere una influenza diretta. Tutti gli altri puoi conoscerli sentendoli al bar quando prendi il caffè. Non ti attardare con il meteo, se non devi affrontare un lungo viaggio ti basta tirare la testa fuori alla finestra per sapere se devi portarti dietro l'ombrello oppure no.

8 Mettiti un orologio di fronte. Quando lavoriamo, la maggior parte delle volte capita che siamo così assorti nel nostro lavoro che perdiamo la cognizione del tempo. Anche questo é un meccanismo psicologico. La nostra attenzione é selettiva. Quando cerchiamo di risolvere un problema o di terminare una serie di operazioni le nostre risorse mentali sono tutte indirizzate. Avere un enorme orologio di fronte, ti terrà al corrente del tempo che passa in ogni momento e ti spingerà ad essere sintetico. Eviterai, così di perdere tempo con inutili dettagli che non aggiungono nulla al tuo lavoro.


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9 Setta un promemoria almeno 15 minuti prima di ogni impegno. La maggior parte dei software per la gestione di calendari hanno una funzione di promemoria. Se hai un incontro importante al quale devi partecipare, imposta un allarme almeno 15 minuti prima. In questo modo avrai il tempo di prepararti mentalmente a quell’evento.

10 Concentrati su un compito specifico per volta. Ti rivelo un altro segreto che ho scoperto solo da poco tempo e che mi sta cambiando letteralmente la vita. Gli uomini e le donne, diversamente dai computer non sono multi-tasking ( multi-tasking è un termine utilizzato in informatica e indica la capacità, da parte di un sistema operativo, di elaborare contemporaneamente più programmi e di gestirli l'uno indipendentemente dall'altro).

Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro che non otterrai nulla.

Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta. Quando lavori al computer chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando in quel preciso momento, e chiudi anche tutte le finestre del browser web aperte che non fanno altro che rubasti attenzione. Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo in quel preciso momento. Sarai più efficiente e avrai molto più tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività.


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11 Blocca tutti i distrattori. Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? messaggi istantanei? Il bip di messanger o quello della chat di facebook? GLi squilli del telefono? Il suono della posta elettronica ?

Personalmente non uso mai le chat. Le uniche volte in cui mi collego è quando, non voglio svolgere nessun compito e ho intenzione di parlare con una persona in particolare.

Quando sto facendo un lavoro importante, sono solito abbassare anche la suoneria del telefono, come in questo momento che sto scrivendo questa mini guida.

In questo modo le telefonate ricevute vengono registrate in "telefonate perse" e mi riservo di contattare successivamente le persone che mi hanno chiamato. Questo mi aiuta a concentrarmi meglio e ad essere più produttivo.

12 Tieni traccia del tempo che impieghi per le attività. Sapere quanto tempo si impiega mediamente per svolgere un certo compito è molto utile. Ci consente di adattare le nostre performance al nostro stesso standard.

Ho scoperto solo da poco che esistono degli apparecchietti che si chiamano Egg Timer molto utili per tracciare il tempo che manca per portare a termine un certo compito. Sono molto diffusi negli Stati Uniti. Sono dei giocattolini a forma di uovo che fanno da conto alla rovescia. Esiste anche un sito web che offre questo servizio gratuitamente on line http://my.online-eggtimer.com dove s i possono impostare fino a t re cont i a l la rovesc ia

contemporaneamente. Quando il tempo destinato ad ogni attività è scaduto, il timer


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La tua ragazza che entra in continuazione e ti disturba?

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emette un segnale acustico. Questo é ottimo modo di essere a conoscenza del tempo che spendi per ogni attività e se ti stai discostando dal tuo tempo medio.

13 Non trattenerti sui dettagli di poco conto. Tutti noi siamo animati da una sana spinta all'eccellenza e al primeggiare. Ognuno di noi vuole sentirsi dire che é il migliore ma, vorrei rivelarti una cosa: Non puoi fare sempre tutto esattamente come lo desideri. Non puoi sempre curare alla perfezione ogni singolo dettaglio. Anzi! Tentare di farlo è inefficace oltre che inefficiente. L'eccellenza é il risultato dell'accumulazione di competenze ed abilità nel corso del tempo e di una accurata progettazione. Cercare di essere un perfezionista può non essere una cosa così tanto utile come pensi. Cerca, piuttosto di fare le cose bene e di farle in tempo. Non ti sto suggerendo di essere impreciso e superficiale bada bene, ma di fare le cose bene. In una scala da 1 a 10 se raggiungere la perfezione ti costa troppo tempo rendi 8 e fallo velocemente. Il successo richiede anche velocità. Maturando questa abitudine in tutto quello che fai vedrai che l'eccellenza sarà una naturale conseguenza del tuo voler fare le cose bene e in tempo.

14 Stabilisci delle priorità. Poiché non è possibile fare di tutto, impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto. Applica il principio di Pareto dell'80/20 che è un principio fondamentale nella definizione delle priorità.

Sai chi era Pareto? Vilfredo Federico Damaso Pareto è stato un ingegnere, economista e sociologo italiano. Forse il più importante economista italiano di tutti i


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tempi. Nel 1897, studiando la distribuzione dei redditi, e provando a definire dei modelli teorici universali di interpretazione dei fenomeni di distribuzione, osservò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza (in altre parole i ricconi erano pochi).

Questa osservazione lo indusse a porsi delle domande sul perché si verificassero fenomeni di distribuzione così polarizzati e le osservazioni che ne derivarono ispirarono la cosiddetta "legge 80/20". La legge dell'80/20 è una legge empirica (cioè nata dalla e dall’osservazione e misurazione dei fenomeni) che è nota anche con il nome di principio di Pareto, e che è sintetizzabile nella seguente affermazione: "la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause".

Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e sono solo indicativi, ma è interessante notare come numerosi fenomeni nella realtà fisica e nel relazioni sociali, abbiano una distribuzione statistica in linea con questi valori.

Questo principio ha numerose verifiche pratiche in diversi settori della vita umana: nel mondo: l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione; nelle aziende il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite, ed il restante 80% dei commerciali fa solo il 20% delle vendite; l'80% del deficit sanitario italiano è localizzato in un 20% di ASL sparse sul territorio; in informatica l'80% delle operazioni degli utenti sono dovute al 20% delle funzioni a disposizione di un applicativo.

Penso che a questo punto avrai intuito da solo perché ti ho citato Pareto. Identifica quel 20% di attività che da sole rendono l'80% della tua produttività e concentrati su quelle. Lascia stare tutto il resto.


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15 Delega. Se ci sono compiti che possono essere svolti meglio da altri o cose che in fondo non sono così tanto importanti, impara a delegarle. Delegare ti consentirà di liberare tempo prezioso da dedicare ad attività più importanti. Smettila di pensare che come fai tu le cose non le fa nessun altro. L'idea "chi fa da se fa per tre" non solo é vecchia ed antiquata, ma é anche disfunzionale. Non puoi e non devi fare tutto tu. Delega e controlla.

16 Organizza per lotti di attività. Quando organizzi e pianifichi le tue giornate cerca di mettere assieme attività simili. Crea dei lotti di attività e svolgile tutte

assieme. Per esempio, nel mio lavoro posso organizzare le cose da fare classificandole in questi gruppi principali: (1) scrivere (articoli, il mio prossimo libro, dispense, programmazioni, guide etc etc) (2) coaching (3) promozione (4) sviluppo delle nuove attività (5) compiti amministrativi (6) attività commerciali.

Organizzando tutti i compiti simili e tra loro connessi sviluppi sinergia e abbatti i tempi di avviamento dell'attività. Se ho bisogno di fare telefonate, assegno una frazione di tempo lavorativo da dedicare a tutte le telefonate della giornata (di solito la mattina presto o a ridosso della pausa pranzo). Questo modo di gestione delle attività semplifica notevolmente il processo e libera risorse mentali.


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17 Elimina le perdite di tempo. Cosa ti porta via tempo al tuo lavoro? Facebook? Twitter? Controllo della posta elettronica? Ferma questi ladri di tempo finché puoi. Verifica la posta elettronica al massimo due volte al giorno e disconnettiti da facebook. Mi dirai : "ma io uso facebook per lavoro! Ho 300 contatti tutti potenziali clienti! Bene, buon per te! Ma, almeno che tu non svolga il lavoro di animatore di rete e non sia pagato per chattare dalla mattina alla sera, facebook ti ruba solo tempo. Per capitalizzare i contatti di facebook, non c'é bisogno che tu sia collegato in continuazione. Puoi benissimo collegarti una sola volta al giorno per 10-5 minuti per rispondere alla posta, scrivere sulla tua bacheca e sulla quella degli amici.

Una cosa che puoi fare per dare un taglio alla dipendenza dai social network e dalla posta elettronica, è quello di rendere difficile l'accesso e il controllo costante degli aggiornamenti. Rimuovi dal tuo browser i collegamenti rapidi / bookmarks ai social network e sostituiscili con dei collegamenti a importanti siti legati al tuo lavoro. La sera prima di chiudere e di tornare a casa puoi sempre verificare le novità sul tuo account. Solo lo farai con una una frequenza più bassa rispetto a prima.

18 interrompi quando è necessario. Il motivo principale dell'usura eccessiva del nostro tempo é che spesso ci ritroviamo coinvolti in attività alle quali non é necessaria la nostra presenza. Non avere paura di abbandonare una riunione quando il tuo contributo si é esaurito o l'argomento in discussione non é più pertinente alle tue attività. Ti basterà dire in modo educato una frase come questa: "chiedo scusa ma, se la mia presenza non é più strettamente necessaria, devo proprio allontanarmi da questa riunione, avrei piacere a rimanere, tuttavia devo finire di rileggere il report per l'attività x e sono già fuori tempo massimo". Nessuno ti


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biasimerà per questo. Applica la stessa strategia alle "riunioni fiume" quelle riunioni dove nono sono definiti con precisione tempi, obiettivi ed ordine del giorno.

19 tieni ordinato il desktop del tuo computer. Quanto tempo passi davanti al computer e quanto tempo lo trascorri a cercare file e icone sul desktop. Un desktop in disordine e pieno di icone é causa di inefficienza, distrazione e confusione mentale ( "e mo... Dove sta quella cosa che avevo visto 3 giorni fa....").

Sul tuo desktop dovrebbero esserci solo 3 cartelle:

1. archivio2. da fare3. un giorno forse

Con queste sole tre cartelle puoi aumentare del 30% la tua produttività quotidiana. Utilizza la cartella "archivio" per archiviare in maniera ordinata tutti i file relativi a tutte le attività che segui. Dentro "archivio" ci saranno le cartelle di ogni progetto e di ogni attività che segui, ordinate per tipologia e ordine alfabetico. Dentro la cartella "da fare" vanno messi tutti i file relativi alle attività che svolgi nell'arco della giornata ("oggi devo fare il compito a, b, e c, e questi sono i file relativi"). A fine giornata tutti i compiti finiti andranno nella cartella "archivio". Tutti i file relativi a idee progetti futuri, ipotesi, e altro va inserito nella cartella "un giorno forse".

Questa cartella é importante per sviluppare creatività e innovazione. Capita spesso che mentre stiamo lavorando ad un progetto navighiamo su internet leggiamo il giornale o facciamo altro ci baleni alla mente una idea. Questa idea possiamo


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appuntarla su un file di testo e salvarlo nella cartella "un giorno forse". Altre volte capita che stando su internet alla ricerca di qualcosa, incorriamo in un bel sito pieno di in formazioni, dal quale vogliamo salvare un articolo perché pensiamo ci tornerà utile ("ma tu guarda che bella idea! Voglio farlo anche io qualcosa di simile fammi salvare sta pagina"). Anche queste pagine web le salviamo nella cartella "un giorno forse". Il materiale così. Accumulato lo rivediamo dopo qualche tempo e lo rivalutiamo di nuovo. Molte di quelle idee ci sembreranno inutili. Altre ci sembreranno ancora buone. A questo punto iniziamo a progettare di utilizzarle in qualche modo.

Quando abbiamo tempo e voglia facciamo una visita a questa cartella e vediamo nel corso del tempo cosa si é accumulato denti e cosa posiamo realmente utilizzare.

E il desktop a cosa serve? A lavorare! I file che tieni contemporaneamente aperti lasciali salvati sul desktop mentre li lavori. In questo modo se dovrai fare elaborazioni complesse con più programmi ti sarà facile ritrovarli.

20 affronta i compiti più fastidiosi all'inizio della giornata. Capita nella gestione delle attività lavorative che, ci si presentino attività che per qualche motivo ci fanno sentire a disagio. Potrebbe essere una telefonata ad un cliente particolarmente difficile, l'istallazione di un particolare software, la scrittura di una relazione, o quant'altro. Solitamente, siamo tutti portati a procrastinare questo genere di attività. Arrivati in ufficio ci facciamo rapire da tutte le email pubblicitarie arrivate (pensando :"forse stavolta ci trovo il modo per diventare ricco on line senza fare nulla dalla mattina alla sera") e se dobbiamo fare una telefonata "difficile" troviamo migliaia di alibi per rimandarla di ora in ora ( "adesso é troppo presto non sarà ancora arrivato in ufficio", "a quest'ora starà in pausa pranzo", "oggi é venerdì si esce prima" etc. etc.). Questo accade perché la nostra mente è programmata per la


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sopravvivenza e, a livello inconscio, ci spinge ad evitare le possibili situazioni di dolore, e come un perfetto computer trova 1000 motivi per non farci affrontare questa attività. Questo procrastinare ci aiuta a sentirci meglio solo nel brevissimo periodo ma, già verso la fine della giornata, diventerà causa di sensi di colpa e ci sottrarrà una notevole quantità di energia che avremmo potuto destinare ad altro. Nella gestione della tua giornata svolgi questi compiti all'inizio, prima di ogni altra osa che hai da fare.

Le attività che ti creano disagio dovrebbero sempre avere la precedenza su tutto. Questo perché se le fai non appena arrivi in ufficio (o se lavori a casa non appena ti siedi alla scrivania) le affronterai con un livello di energia più alta (del resto la giornata di lavoro é appena iniziata) e potrai affrontare agevolmente anche gli eventuali imprevisti. Inoltre, appena avrai affrontato questi compiti ti sentirai più leggero più libero da un peso che ti trascinavi da tempo.

Siamo arrivati così alla fine di questo breve report. Utilizza questo scritto in maniera critica, come dicevano gli antichi romani: "cum grano salis". Mi auguro che questi consigli diventino presto per te delle abitudini che, tu avrai sapientemente personalizzato. Sono sicuro che ti accompagneranno verso la realizzazione dei tuoi obiettivi nel lavoro e nella vita privata.

A presto

Luciano Cassese


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