20/02/02 Coperfin Quick Wins. 20/02/02 p. 2 Inhoud >Methodologie van de selectie >Lijst van de weerhouden quick wins >Methodologie van de invoering

20/02/02

Coperfin

Quick Wins

20/02/02

p. 2

Inhoud

>Methodologie van de selectie

>Lijst van de weerhouden quick wins

>Methodologie van de invoering

20/02/02

p. 3

Methodologie van de selectie

>Quick wins voorgesteld door de werkgroepen

>Opportuniteitsanalyse door de stuurgroepen

>Haalbaarheidsanalyse door de netwerken:– 5 geanalyseerde criteria (omvang, verbeter-

potentieel, doorlooptijden , in te zetten middelen, risico’s),

– Relateren van de impact (intern en/of extern) en de haalbaarheid

>Finale beslissing door de stuurgroepen

20/02/02

p. 4

Voorbeeld : CRMFE- FAQ rubriek

Criteria Score Motivering

Omvang 4Meerdere interactiemogelijkheden worden ter beschikking gesteld aan de klant/burger, zodat alle klantensegmenten deze dienst kunnen gebruiken.

Verbeter-potentieel 4

De wegwijzer verbetert fundamenteel de dienstverlening. Op dit moment is het immers vaak moeillijk te bepalen welke dienst gecontacteerd moet worden en hoe.

De FAQ rubriek betekent voor de burger/klant en ambtenaar een additionele informatieverstrekking. Bovendien betekent dit voor de ambtenaar een vermindering van een groot aantal ‘doorwijs’-interacties.

Doorlooptijd 5 Een doorlooptijd van 4 maand wordt voor deze quick win verwacht.

In te zetten middelen 3Afhankelijk van noodzaak tot aankoop server.

Risico’s van uitvoering 2Beperkt risico

20/02/02

p. 5

Quick WinsSamenvatting van de weerhouden Quick Wins

N° Quick Win Werkgroep Projectleider

Omschrijving

1 Uitbouwen onthaalfunctie

P – KMO - GO D. Loockx Uitbouwen van de onthaalfunctie in een aantal administratieve centra dat in zal staan voor een betere verspreiding van inlichtingen en informatie

2 Snellere verwerking van fouten en rechtzettingen

P D. Loockx Snellere verwerking van fouten en rechtzettingen waarover geen betwisting mogelijk is en die dus niet via de dienst ‘Geschillen’ moeten verlopen

3 Weigering van termijnen (DB440S)

Invordering G. Tieleman

Herformulering van het gedrukt formulier DB 440S "Uitleg over de termijnen”

4 Verbeteren van de interne communicatie

D&A (Onderzoek en Opsporingen)

F. Vallaey Verbeteren van de doorstroming van informatie m.b.t. de actuele fraude tussen de diensten die deze fraude moeten bestrijden, met name de centrale NOD en de lokale inspecties

5 Euro-T.P. D&A Y. Gossens

De gegevens betreffende de intracommunautaire leveringen en verworvenheden ter beschikking stellen van de CDIB teneinde ze te linken met bestaande bestanden en ze na analyse ter beschikking te stellen van de controlediensten

6 Raadpleging van de volledige gegevens van de ingeschreven betalingen (TPPAY)

Invordering D. Baire Raadpleging van de volledige gegevens over de betalingen die ingeschreven zijn in de R.C.I.V.-artikels (TPPAY) om onder meer de opdrachtgever en de mededeling te kennen.

20/02/02

p. 6



Omschrijving

7 Groeperen van taxatiebevoegdheid

KMO D. Loockx Groeperen van de taxatiebevoegdheid bij één controlecentrum voor het aanslagjaar waarin een onderneming verhuist, waardoor er geen twee controlecentra eventueel de controle zullen doen

8 Databank voor verschillende geïnformatiseerde documenten

Fraudebestrijding

L. Berger Centraliseren van de informatie over de verschillende onderzochte informaticasystemen: de risico's, hoe de informatie te bekomen, het gecentraliseerd beschikbaar stellen van de informatie, etc.

9 Aanvaarding en integratie van de plannen van privé-landmeters (plan dat bij de akte is gevoegd)

Opmetingen en Waarderingen

P. Herman

De plannen opgesteld door de privé-landmeters aanvaarden en integreren in het kadastraal plan

10 "Client manager" bij de aankoopcomités

Patrimoniumdiensten

A. De Bruyne

Iedere klant (=overheidsorganisatie) van een aankoopcomité heeft contact met 1 commissaris van het aankoopcomité, die zijn begunstigde gesprekspartner voor de toekomst wordt.

11 Website Patrimoniumdiensten

Patrimoniumdiensten

D. Jungers

Creëren van een informatieve en interactieve website waarop Patrimoniumdiensten zichzelf voorstellen en de opdrachtgevers de mogelijkheid krijgen een document voor een opdracht tot verkoop van roerende goederen te downloaden

20/02/02

p. 7



Omschrijving

12 Juridische databank Rechtszekerheid

Rechtszekerheid

M. Biomez

Op het intranet juridische documentatie plaatsen met betrekking tot rechtszekerheid van de Patrimoniale Documentatie (wetsartikels, relevante rechtspraak, formele ruling, administratieve beslissingen,...).

13 Onmiddellijke vrijstelling

Rechtszekerheid

G. Pauwels

Onmiddellijke toekenning van de juiste code voor onroerende goederen die vrijgesteld zijn van K.I.. Hierdoor wordt het desbetreffend K.I. vrijgesteld ingeschreven (code 2H) en wordt de eigenaar van het goed onmiddellijk vrijgesteld van onroerende voorheffing daar waar nu de eigenaar zijn vrijstelling achteraf via het indienen van een bezwaarschrift kan krijgen.

14 Rechtstreekse consultatie CADNET databank (kadastrale matrix)

Rechtszekerheid

O. Dasnoy

Notarissen zouden via een systeem van boodschappen informatie met betrekking tot de kadastrale matrix, uit de databank CADNET kunnen consulteren.

15 Electronische Facturatie KMO - GO J. Markx Onderzoek naar de mogelijkheden om rekening te houden met de elektronische facturatie tussen bedrijven

16 Samenwerking met de centrale dienst voor de Inbeslagneming en de Verbeurdverklaring (COIV)

Invordering G. Dormaels

Creatie van een contactpunt tussen het Ministerie van Justitie en de Administratie van de Invordering - éénzelfde gebouw

20/02/02

p. 8



Omschrijving

17 Harmoniseren van openingsuren

CRM FE A. Henrotte Bepalen van de uurregeling met betrekking tot de openingsuren van alle diensten (waarbij er rekening gehouden wordt met de specificiteiten van bepaalde diensten)

18 Wegwijzer - FAQ rubriek CRM FE A. Henrotte Opstellen van een gegevensbank die een lijst van FAQ’s (Frequently Asked Questions of veel gestelde vragen) bevat met standaard-antwoorden

19 Fisconet Regl & Werk procedures FE

J.M. Delporte

Ter beschikking stellen van het publiek via internet en voor de ambtenaren van een fiscale gegevensbank

20 Minibibliotheek Regl & Werk procedures FE

J.M. Delporte

Samenbrengen van buitenlandse wetgeving en van niet-fiscale wetgeving (Gerechtelijk Wetboek, Strafwetboek, …) en van diverse documentatie in verband met wetgevingen (formele verdragen, door de beheersadministraties gepubliceerde richtlijnen, door de Nationale School voor Fiscaliteit en het Openbaar Ambt verspreide cursussen, gecoördineerde wetten op de Raad van State, enz.)

21 Verbetering van de leesbaarheid van de formulieren

CRM Patrimoniumdocumentatie

W. Leenders

Deze Quick Win bestaat in het herlezen en eventueel het herschrijven van teksten in functie van de doelgroep. De bedoeling is om deze meer leesbaar en klantvriendelijker te maken, alsook de mogelijke verhaalprocedures aan te geven

20/02/02

p. 9



Omschrijving

22 Wegwijzer – FAQ rubriek (AKRED)

CRM Patrimoniumdocumentatie

G. Frippiat

Opstellen van een gegevensbank die een lijst van FAQ’s (Frequently Asked Questions of veel gestelde vragen) bevat met standaard-antwoorden

23 Coördinaten van de diensten van AKRED op het Internet & Intranet

Regl & Werk procedures Patrimoniumdocumentatie

L. Bael Voor intern gebruik op intranet of voor extern gebruik op een gestructureerde manier op internet ter beschikking stellen van de coördinaten van alle AKRED-diensten met mogelijkheid om gericht op te zoeken

24 Harmoniseren van de lay out van circulaires en instructies van AKRED

Regl & Werk procedures Patrimoniumdocumentatie

D. Derinck

Het versturen naar de Zegelwerkplaats van de te drukken en te verdelen documenten (waarvan de lay-out eenvormig is) via het netwerk en onder de vorm van geïnformatiseerde bestanden

20/02/02

p. 10

Methodologie van de invoering

>Kickoff vergadering 6 februari 2002

>Template voor de invoering terug te bezorgen voor 18.02.2002

>Maandelijkse opvolgingsvergaderingen, volgens hetzelfde principe als de projecten van het vijfjarenplan van informatica

>Betrekking van de sponsors in de opvolging

20/02/02

p. 11

Rubrieken van de template voor de invoering

> Identificatie van het project: naam, projectleider, coördinaten

> Omschrijving van het project:– Vooropgestelde doelen,– Actieterrein,– Eventuele interacties,– Uiterste datum voor de invoering

> Opeenvolgende stappen:– Omschrijving van elke fase (maximum 4)– Verantwoordelijke voor elke fase – Timing van elke fase

> Projectteam: namen, functies binnen het project, coördinaten

> Nodige personen

> Geïdentificeerde risico’s/ Aandachtspunten

> Budgettaire aspecten: bedragen, bugettaire artikelen, verantwoording

Documents

20/02/02 Coperfin Quick Wins. 20/02/02 p. 2 Inhoud >Methodologie van de selectie >Lijst van de weerhouden quick wins >Methodologie van de invoering