7/23/2019 2007 Aang Sntri

1/6

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (S.I.M.)

AKADEMIK TERINTEGRASI

(STUDI KASUS DI PERGURUAN TINGGI XYZ)

Aang Subiyakto, M. Qomarul Huda, W.S. Prasetyo

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan TeknologiUIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Jl. Ir. H. Juanda 95, Ciputat

E-mail: aangsubiyakto@yahoo.com, mqomarul@yahoo.com, wspras@yahoo.com

Abstrak

Sejalan dengan perubahan dan perkembangan bisnis global dunia pendidikan tinggi, membuka peluang baru

untuk terciptanya lembaga pendidikan tinggi berkualitas unggul, sekaligus menjadi permasalahan tersendiri bagi

setiap perguruan tinggi (P.T.) di Indonesia untuk tetap dapat bertahan dan mampu bersaing termasuk P.T. XYZ.

Saat ini, pengembangan sistem informasi bukan merupakan barang baru, konsepsi dan jargon Information and

Communication Technology (I.C.T.) menjadi pilihan P.T. XYZ dalam rangka pencapaian visi dan misinya.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (S.I.M.) Akademik secara terintegrasi merupakan salah satu langkah

strategis pengembangan kelembagaan, khususnya menjadi solusi berbagai permasalahan sistem kerja operasional

bisnis saat ini. Pengembangan sistem informasi ini mengintegrasikan sistem kerja Bagian Akademik dan

Kemahasiswaan sesuai dan sejalan dengan karakteristik organisasi di P.T. XYZ, meliputi kegiatan seleksi

penerimaan mahasiswa baru (S.P.M.B.), daftar ulang, penjadwalan perkuliahan, perencanaan studi mahasiswa,

perkuliahan, evaluasi perkuliahan, wisuda dan alumni. Harapannya, dengan keberhasilan proses pengembangan

ini akan membuka peluang terciptanya sistem bisnis penyelenggaraan pendidikan berkualitas dan menjadi

pendorong kegiatan pengembangan organisasi di masa mendatang. Pengembangan ini menggunakan pendekatan

terstruktur berdasarkan System Development Life Cycle (S.D.L.C.), dengan software simulasi desain M.S. Visio

2002 dan MySQLyog Enterprise Edition, bahasa pemrograman aplikasi M.S. Visual Basic 6.0 dan MySQL 5.0

sebagai bahasa pemrograman basis data

Kata kunci:pengembangan, sistem,informasi, akademik, terintegrasi

I. Pendahuluan

Perkembangan dunia bisnis pendidikan yang sangat

pesat mendorong para pengelola lembaga pendidikan

berjuang untuk membuktikan, mempertahankan atau

bahkan meningkatkan nilai organisasi yang kompetitif.

Dalam kondisi ini, ICT muncul sebagai sebuah disiplin

penting untuk menyelesaikan masalah, menjadi solusi

sekaligus media pengembangan bisnis. Sejalan dengan

dinamika perubahan yang terjadi sekarang, model

pemanfaatan I.C.T. telah menjadi kebutuhan bahkan

tuntutan bagi setiap organisasi untuk tetap mampu

bertahan dan berkompetisi.

Seperti organisasi lainnya, P.T. XYZ tidak terlepas

dari kecenderungan ini. Melalui pengembangan Sistem

Informasi Manajemen Akademik Terintegras

(S.I.M.A.T.), PT. XYZ akan mampu mengintegrasikan

fungsi-fungsi bisnis utama penyelenggaraan pendidikan

sesuai dan sejalan dengan karakteristik organisasi.

Selain itu, diharapkan akan membuka peluang bagi

proses pengelolaan dan pengembangan organisasi yang

lebih berkualitas di masa mendatang, memantau

pertumbuhan dan trend perkembangan pesaing dan

pendatang baru serta kemajuan pasar dunia pendidikan

secara umum. Penelitian ini mengkaji model

pengembangan SIM Akademik di P.T. XYZ

menggunakan pendekatan terstruktur mengacu pada

SDLC dengan memanfaatkan sumber daya internal

yang dimiliki yaitu ketersediaan data, brainware,

hardware, software, computer network dan businessprocedure. Sekaligus juga memanfaatkan peluang-

peluang di lingkungan eskternal yaitu perkembangan

dan kemajuan bidang I.C.T. Strategi pengembangan inidiharapkan mampu menjadi solusi dari salah satu

permasalahan yang ada di lingkup internal yaitu

bagaimana mengembangkan SIM Akademik yang

mengintegrasikan sistem administrasi akademik dan

kemahasiswaan yang saat ini masih dilakukan secara

manual mulai dari proses administrasi penerimaan

mahasiswa baru, S.P.M.B., daftar ulang, penjadwalan

7/23/2019 2007 Aang Sntri

2/6

perkuliahan, perencanaan studi mahasiswa, perkuliahan,

evaluasi perkuliahan, wisuda dan alumni.

Gbr. 1. Kerangka Pemikiran

II. Metodologi Penelitian

A. Teknik Pengumpulan Data

Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini

bersumber dari dua sumber. 1) Kajian Pustaka, kajian

ini dilakukan untuk mendapatkan data dari buku teks,

artikel, jurnal, prosiding bidang sistem informasi dan

dokumen-dokumen internal organisasi dan Dikti

Depdiknas tentang juklak atau juknis sistem

administrasi akademik perguruan tinggi. 2) Kajian

lapangan hasil wawancara dan observasi di lingkungan

P.T. XYZ, meliputi data dan fakta mengenai organisasi,

lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau

sistem kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan

Sistem Informasi (S.I.) pada sistem berjalan dan

standardisasi sistem kerja yang telah diberlakukan.

B. Teknik Analisa dan Pengolahan Data

Teknik analisa dan pengolahan data dilakukan

dengan: 1) Data cleaning terhadap data yang berhasildikumpulkan; 2)Data interpretation berdasarkan acuan

dan tujuan penelitian; 3) Menentukan skala prioritaspengembangan mencakup ruang lingkup sistem sesuai

interpretasi yang telah dilakukan sebelumnya dan

pembahasan; 4) Melakukan proses pengembangan

dengan pendekatan S.D.L.C., meliputi : analisis sistem

berjalan dan sistem usulan, membuat rancangan sistem

usulan; implementasi, pembuatan dokumentasi sistem,

dan merencanakan tahapan perawatan yang akan

dilakukan dalam operasional sistem selanjutnya. Alat

bantu yang dipergunakan dalam menganalisa dan

merancang antara lain adalah Flowchart, Data Flow

Diagram (D.F.D.), Entity Relationship Diagram

(E.R.D.),Data Dictionary(D.D.) danLayout Structured

(L.D.).

C. Kerangka Pengembangan

Secara strategis, keberhasilan pengembangan

sistem informasi ini diharapkan menjadi pendukung

pengembangan Sistem Informasi Korporasi (S.I.K.)

penyelenggaraan pendidikan di P.T. XYZ yang

mengintegrasikan semua lini bisnis organisasi, meliputi:1) S.I.M. Akademik; 2) E-Learning System; 3) S.I.M.

Laboratorium; 4) S.I.M. Keuangan; 5) S.I.M.

Perpustakaan; 6) S.I.M. Dokumen; 7) S.I.M.

Kepegawaian; 8) S.I.M. Inventaris Kekayaan Negera

(I.K.N.) 9)E-Mail System; 10) Web Site.

Gbr. 2. Kerangka Pengembangan

III. Hasil

A. Analisis Sistem

Tahap analisis sistem ini dilakukan dengan 5(lima) metode:

1. AnalisisTujuan dan Masalah

Analisis ini dilakukan dengan mendeskripsikan

permasalahan yang dihadapi berdasarkan visi, misi

dan tujuan organisasi sehingga diperoleh alternatif-

alternatif pemecahan masalah. Hasil analisis ini

menunjukan bahwa pengembangan SIM Akademik

merupakan salah satu alternatif solusi dari berbagai

permasalahan untuk membantu kegiatan

7/23/2019 2007 Aang Sntri

3/6

operasional bisnis juga memberikan dukungan

penyediaan informasi manajerial di P.T. XYZ.

2. Analisis Critical Success Factors (C.S.F.Analysis)

Faktor-faktor penentu tingkat keberhasilan

(C.S.F.) adalah merupakan hal mendasar yangmenentukan tingkat keberhasilan suatu pekerjaan,

khusus dalam pengembangan S.I.M. Akademik di

PT XZY, C.S.F. penentu keberhasilan

pengembangan sistem adalah: 1) Ketersediaan

sumber daya I.C.T.; 2) Keterlibatan dan komitment

pengguna (user); 3) Kemampuan sumber daya

manusia (S.D.M.); 4) Pengelolaan proyek; 5)

Ruang lingkup dan kompleksitas sistem; 6)

Pendekatan dan Metodologi Pengembangan

Sistem; 7) Standarisasi teknologi yang digunakan;

dan 8) Dokumentasi proses.

3.

Analisis Strenght-Weakness-Opportunity -Threat (SWOT Analysis)

Analisis ini digunakan dalam penelitian ini

memperhatikan tingkat kekuatan dan kelemahanorganisasi (sisi internal) dalam hubungannya

terhadap peluang dan ancaman (sisi eksternal).

Selain itu, karena ketersediaan data pendukung di

mana secara rutin metode ini telah digunakan

oleh manajemen dalam formal assessment

khususnya dalam pelaksanaan akreditasi lembaga

sebagai Perguruan tinggi.

4. Analisis Dampak Teknologi Informasi

Analisis ini menerangkan bahwa

pemanfaatan I.C.T. secara tidak langsung

membuka munculnya berbagai peluang sekaligus

ancaman baru dengan semakin tingginya tingkat

persaingan bisnis (Gbr. 4.) sehingga dapatmerumuskan model manajemen strategis: 1)

Bagaimana menggabungkan I.C.T. dan strategi

bisnis untuk membantu perencanaan strategi

bisnis dan membentuk mekanisme kontrol dalam

penerapan rencana strategis bisnis? 2)

Bagaimana menciptakan kerangka kerja

pengembangan S.I. yang terintegrasi untukmengintegrasikan sistem-sistem bisnis. Hasil

analisis ini menjadi dasar penetapan sasaranstrategis jangka pendek dan jangka panjang

pengembangan S.I.K.

5. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis ini dilakukan terkait dengan

kebutuhan pengembangan sistem baru dan

hubungannya dengan ketersediaan sumber daya

pengembangan S.I. yang dimiliki, meliputikebutuhan terhadap data dan informasi akademik

dan kemahasiswaan, proses bisnis administrasi

akademik, software (Operating Sistem,

applications-database development, utility),

hardware (client-server), computer network,

SDM, waktu dan biaya pengembangan sistem

baru.

Gbr. 4. Analisis Dampak teknologi

B. Perancangan Sistem

Berdasarkan hasil analisis, selanjutnya dilakukanperancangan sistem usulan. Tahap ini terdiri 6 (enam)

tahapan perancangan, yaitu:

1. Perancangan Proses Bisnis

Tahap perancangan ini dilakukan untuk

menjamin bahwa sistem yang dikembangkan sesuai

alur proses bisnis sistem berjalan dan pihak user

yang terlibat adalah user pada tingkatan business

key user (Pimpinan di Bagian Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan, Jurusan, dan

Program Studi). Alat perancangan yang digunakan

dalam tahap perancangan proses bisnis ini adalah

flowchart. Proses bisnis sistem administrasi

akademik di P.T. XYZ terdiri dari 12 (dua belas)

sub proses. Secara berurutan, proses bisnis ini

menggambarkan alur studi mahasiswa, mulai

pendaftaran mahasiswa baru sampai administrasi

alumni (Gbr. 5).

2. Perancangan Logika Proses

Pada tahap ini, pihak user yang dilibatkan

secara tidak langsung adalah user pada tingkatan

technical key user. Alat perancangan yang

digunakan dalam tahap ini adalah D.F.D. Secara

konseptual, logika proses aplikasi sistem

administrasi akademik di PT XYZ terdiri dari 8(delapan) logika proses. Secara umum logika

proses ini menggambarkan alur studi mahasiswa,

mulai logika proses pendaftaran mahasiswa baru

sampai sub proses administrasi wisuda dan alumni

(Gbr. 6.) Hasil tahap rancangan ini menjadi acuan

pembuatan logika aplikasi bagi para aplication

programmer.

7/23/2019 2007 Aang Sntri

4/6

3. Perancangan Basis Data

Rancangan basis data sistem usulan

dikembangkan dengan mengadopsi konsep

Relatonional Database Management System

(R.D.B.M.S.) dengan arsitektur client-server dan

alat bantu perancangan MySQLyog Enterperise

Edition serta M.S. Visio 2002. Tiga sub tahapanperancangannya: 1) Mengidentifikasi relasi antara

basis data (66 tabel) pada setiap logika proses (22

logika proses); 2) Perancangan diagram E.R.D.

berupa 11 diagram logical record structure (LRS)

dan 3) Pembuatan D.D. untuk menjembatani

perbedaan perspektif sistem antara application

programmerdan database programmer.

Gbr. 5. Rancangan Proses Bisnis

4. Perancangan Struktur Menu Aplikasi

Tahap perancangan selanjutnya adalah

merancang struktur menu dari aplikasi sebagai

acuan bagi application programmer dalam

membuat application logic sebagai dasarpengembangan user interface. Perancangan ini

mengacu pada sistematika proses administrasi

akademik. Menu-menu aplikasi dirancang

mengikuti alur proses bisnis administrasi akademik

dengan tambahan menu utility (help, search, date,

user identificationdan accessibility).

Gbr. 6. Ramcangan Logika Proses

5. Perancangan Tampilan Output

Secara teknis tahapan ini dilakukan mengacu

pada dokumentasi formal sesuai standar sesuai

sistem administrasi akademik yang berjalan di P.T.

XYZ dan dokumentasi pelaporan akreditasi oleh

Badan Akreditasi Nasional (BAN). Hal ini

menjamin sistem baru hasil pengembangan dapat

sesuai secara administratif dengan kebutuhanproses bisnis sistem berjalan. Sebagai catatan,

standar acuan sistem administrasi perguruan tinggi

dari B.A.N. berkaitan dengan dokumentasi

pelaporan akreditasi oleh user sehingga menjadi

solusi pemecahan masalah di masa mendatang.

C. Penerapan Sistem

Tahap selanjutnya setelah tahap perancangan

adalah tahap penerapan sistem. Tahap ini dilakukan

berdasarkan rancangan sistem yang telah dibuat. Tahap

ini terdiri dari 7 (Tujuh) sub tahap, yaitu :

1.

Tahap Pengkodean (Coding)

Pada tahap ini, rancangan sistem dikodekan ke

dalam bentuk bahasa pemrograman komputer

sehingga menghasilkan sistem software. Aspek

yang diperhatikan terkait dengan penggunaan jenis

alat bantu pengkodean, antara lain adalah: 1) Biaya

pengadaan software terkait dengan pembelian dan

pembayaran lisensi pemakaian di masa depan; 2)

7/23/2019 2007 Aang Sntri

5/6

Fungsionalitas jenis softaware terkait dengan

kemampuan penanganan kompleksitas logika

proses sistem usulan; 3) Kemudahan

pengembangan dan dukungan produsen; ketiga,

standarisasiplatformteknologi yang digunakan dan

4) Kemampuan developer dalam pengembangan

sistem. Development tools yang digunakan dalam

pengembangan sistem dapat dilihat pada Tabel 1.

2. Tahap Pengujian (Testing)

Tahap ini dilakukan untuk menjamin bahwa

sistem yang telah dibangun mempunyai standart

hasil sesuai rancangan sistem yang sebelumnya

telah dibuat. Pendekatannya adalah melakukan

pengujian secara parsial dan bertahap pada setiap

aspek operasional sistem berjalan berdasarkan

parameter yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu

: 1) Apakah kualitas informasi yang dihasilkan oleh

sistem baru sudah sesuai standart yang ditentukan?;

2) Apakah sistem baru dapat memecahkan masalahyang ada di sistem yang sedang berjalan?; 3)

Apakah sistem baru dapat dijalankan secara on-line

dengan konfigurasi perangkat jaringan komputer

client server?; 4) Bagaimanakah tanggapan dari

user pada setiap tingkatan struktural organisasi user

setelah pengujian?. Metode pengujiannya adalah

metode pengujian kotak hitam (black box testing),

alasan dari pemilihan metode ini adalah: 1)

Kemudahan pelaksanaan pengujian; 2)

Pengembangan sistem usulan dilakukan oleh pihak

internal sehingga pengujian secara rinci (white box

testing) telah dilakukan sebagai bagian dari

evaluasi setiap proses pengembangan; 3)

Dokumentasi proses pengembangan sistem usulan

sudah secara lengkap dimiliki, sehingga

memungkinkan perbaikan secara teknis jika

diperlukan.

TABEL 1Development Tools

Programming Language Product

Bahasa Pemrograman Aplikasi M.S. Visual Basic 6.0

Bahasa Pemrograman Database MySQL 5.0.20

XML Parser M.S. XML 4.0

GUIAdobe Software, Icon Editor

1.1

Perancangan Basis Data MySQLYog Enterprise 8.0

3. Tahap Pemasangan (Installing)

Tahap pemasangan (installing) sistem

dilakukan secara langsung pada kondisi berjalan.

Hal ini dimungkinkan dapat dilakukan karena

ketersediaan sumber daya I.C.T. yang dimiliki user

sudah memenuhi standar operasional dan tertata

baik.

4. Tahap Konversi Data (Data Convertion)

Konversi data adalah proses memasukan data

lama pada ke dalam sistem baru hasil

pengembangan setelah sebelumnya dilakukanpenyesuaian data yang dibutuhkan oleh sistem

baru. Tahap konversi data pada pengembangan

sistem ini dilakukan dengan: 1) Menentukan

strategi, pendekatan dan metode konversi data; 2)

Identifikasi kebutuhan data pada sistem baru; 3)

Inventarisir dan identifikasi data yang dimiliki; 4)

Digitalisasi data dengan komputer dengan format

basis data yang dibutuhkan; 5) Mengkonversi data.

Secara teknis, tahap ini dilakukan dengan

berdasarkan konsep relasi basis data dengan alat

bantu teknologi database connectivity.

5.

Tahap Dokumentasi (Documentation)Tahap dokumentasi adalah tahap pencatatan,

pengklasifikasian, penyimpanan dan pembuatan

laporan kegiatan pengembangan yang sedang dan

telah dilakukan. Tujuannya adalah untuk menjamin

ketersediaan data dan informasi sebagai bahan

pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

untuk pengembangan sistem selanjutnya. Hasil

pelaksanaan tahap ini secara khusus menjadi bahan

penyusunan modul pelatihan, operasional,

perbaikan dan perawatan serta pengembangan

sistem di masa mendatang.

6.

Tahap Pelatihan (Trainning)

Tahap pelatihan merupakan tahapan yang

dilakukan untuk mencapai tingkat kesiapan dari

user selaku pemilik sistem yang selanjutnya akan

mengoperasionalkan sistem hasil pengembangan.

Kegiatan pada tahapan ini dilakukan dengan

memberikan pelatihan kepada user terkait dengan

fungsinya sebagai end userdari sistem baru. Materi

pelatihan tahap ini bersumber dari tahap

dokumentasi sistem yang dibuat sesuai dengan

tingkatan dari user dengan mempertimbangkan

batasan akses dan penggunaan sistem, meliputi para

mahasiswa, dosen, staff administrasi, administratordan pimpinan.

7. Tahap Go-Life

Tahap go-life adalah tahap operasional sistem

hasil pengembangan untuk pertama kalinya. Secara

khusus, pada tahap ini para pengembang dan user

pertama kali memperoleh pengalaman dalam

7/23/2019 2007 Aang Sntri

6/6

pengoperasionalan sistem baru. Pada

pengembangan sistem ini, pelaksanaan tahap ini

dilaksanakan pada pertengahan periode akademik

(Gbr. 7)

TABEL 2Tingkatan Akses Sistem

Jenis AksesUser1 2 3

Administrator v

Pimpinan v v

Staf Administrasi-Teknis v v

Staff Administrasi v v

Dosen v v

Mahasiswa v

Ket: 1) Terbatas 2) Terkendali 3) Tidak Terbatas

Gbr. 7. Go-Life

IV. Penutup

A. Kesimpulan

Bagian Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan merupakan salah satu fungsi bisnis inti

dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Pengelolaan

yang optimal dengan pemanfaatan dan penerapan I.C.T.

dalam bentuk S.I.M. pada lini bisnis ini akan menjadi

titik tolak terciptanya sistem kerja penyelenggaraan

pendidikan yang berkualitas. Pengembangan S.I.M.

Akademik yang terintegrasi di P.T. XYZ selain akan

memberikan manfaat secara langsung kepada lini

operasional bisnis pada Bagian Administrasi Akademik

dan Kemahasiswaan juga memberikan dukungan

penyediaan informasi bagi pihak manajemen khususnya

dalam berbagai pengambilan keputusan manajerial.Manfaat lain yang tidak kalah penting adalah

tersedianya layanan informasi akademik yang

berkualitas.

B. Saran

Berikut adalah hal-hal yang harus dipertimbangan

untuk menjamin keberhasilan tahap operasional dan

perawatan: 1) Untuk operasional sistem, berikut ini

adalah data spesifikasi sistem :

TABEL 3Spesifikasi Sistem

SpesifikasiNo Kebutuhan

Minimal Rekomendasi

1 Software

O/S : Win. 98/2KApp. :

-MySQL 5.0.20

-MySQL

Connector(Client)

O/S : Win. XPApp. :

-MySQL 5.0.20

-MySQL

Connector(Client)

2 Hardware

P-III 500MHz

RAM 128M. Free100 MB

Harddisk 40 GB

P-IV, 1Ghz

RAM 256M. Free 150 MB

Harddisk 80 GB

3 Network 64 kbps 128 kbps

2) Tahap perawatan sistem hasil pengembangan ini

masih membutuhkan legalitas pada aspek prosedural

pengelolaan S.I.; 3) Hasil pengembangan sistem ini

dapat menjadi dasar pengembangan S.I. selanjutnya

sesuai rencana strategis yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

[1] Hariyanto Bambang, Sistem Manajemen

Basisdata, Cet.I, Bandung: Informatika, 2004.

[2] D.B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, Series in

Management Information System: Management

Information System: Conceptual Foundations,

Structure, and Development, Second Edition,

USA:McGraw-Hill, 1985.[3] OBrient A. James, Pengantar Sistem

Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial,

Edisi Keenam, Jakarta: Salemba Empat, 2005.

[4] J. Glenn Brookshear, Computer Science: Suatu

Pengantar, Edisi ke-7, Jakarta:Erlangga, 2003.[5] Jogiyanto H.M, Analisa dan Perancangan

Sistem Informasi, Jogyakarta: Andy Offset ,

1995.

[6] Jogiyanto H.M, Sistem Teknologi Informasi,

Jogyakarta:Andy Offset , 2005.

[7] Kendall Kenneth E., System Analysis and

Design, 2nd

Ed., New Jersey: Prentice Hall;

1992;