2009-1-00206-IF bab 3

72

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir atau JNE berdiri pada tahun 1990 memulai

kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan impor kiriman barang /

dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia.

Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung

sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA)

yang berpusat di Hongkong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk

mengembangkan wilayah sampai ke seluruh dunia.

Saat ini, JNE yang didukung oleh lebih dari 1000 karyawan dan lebih dari 531

gerai yang tersebar luas di Indonesia, melayani pengiriman cepat, penanganan distribusi

di Indonesia. Lewat situs yang efektif dan efisien, JNE juga memberi kemudahan akses

atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga telah dibuktikan dengan

diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi ISO 9001:2000 atas jasa layanan

yang telah diberikan.

73

3.1.1 Riwayat Perusahaan

Perkembangan negara Indonesia ke arah yang positif membawa dampak

pertumbuhan ekonomi yang positif pula. Pertumbuhan yang kian merata membuat jasa

pengiriman dibutuhkan hingga sampai ke pelosok pelosok tanah air. Permintaan yang

besar akan jasa pengiriman terbukti dengan semakin bertambahnya jumlah perusahaan

jasa pengiriman di Indonesia yang melayani pengiriman barang baik lokal maupun

internasional.

PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir atau JNE merupakan perusahaan express yang

bergerak dalam bidang jasa pengiriman paket atau dokumen domestik dan internasional

yang telah berpengalaman selama lebih dari 15 tahun yang didukung oleh 1000

karyawan dan lebih dari 531 gerai yang tersebar luas di Indonesia, melayani pengiriman

cepat, serta distribusi di Indonesia.

JNE juga merupakan salah satu perusahaan express pertama yang online pada 72

titik yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk memperkuat layanannya. JNE sedang

melakukan pengembangan dalam hal teknologi. Online Connection merupakan salah

satu dari pengembangan yang akan didapat oleh customer JNE di seluruh Indonesia.

Diharapkan pada tahun 2009 proyek pengembangan ini sudah dapat dirasakan oleh

seluruh customer JNE.

Dalam memperluas usahanya, JNE memberikan kesempatan bagi setiap orang

untuk bekerjasama dengan cara membuka waralaba JNE.

74

3.1.2 Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan dengan standar internasional di bidang jasa distribusi yang

mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat dan dapat diterima menjadi

tuan rumah di negeri sendiri.

3.1.3 Misi Perusahaan

• Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan, pendistribusian dalam

satu sistem yang terintegrasi secara efektif dan fleksibel.

• Mendayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki sebagai kontribusi

pada proses perputaran roda ekonomi dengan didukung SDM yang professional

dan memiliki integritas moral yang tinggi.

• Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat guna.

• Mendorong pertumbuhan usaha dalam rangka mencapai kesejahteraan karyawan

dan senantiasa meningkatkan tanggung jawab sosial.

75

3.1.4 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tiki JNE

3.1.5 Tugas dan Wewenang

1. Presiden Komisaris dan Komisaris

Komisaris mewakili pemegang saham dalam mengawasi dan memberi arahan

kepada Direksi sejalan dengan strategi yang ditetapkan perseroan. Tugas dan

wewenang :

• Mengawasi kebijakan dalam pelaksanaan operasional perseroan, laporan audit,

dan tindak lanjut temuan audit.

76

• Meyakini bahwa pengelolaan perusahaan telah dijalankan sebagaimana mestinya

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Menyelenggarakan rapat sekurang-kurangnya satu bulan sekali.

2. Preside Direktur

Tugas dan Wewenang :

• Memimpin perusahaan secara keseluruhan menyangkut fungsi-fungsi

perusahaan, dan membina serta mengarahkan jajaran dibawahnya untuk

mencapai tujuan perusahaan.

• Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Komisaris yang ditunjuk oleh

Rapat Umum Pemegang Saham dalam penyelenggaraan perusahaan dan

membawahi serta mengkoordinir kegiatan perusahaan bersama para Direktur dan

jajaran dibawahnya.

3. Direktur Keuangan

Tugas :

• Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan yang meliputi

seluruh kegiatan keuangan berupa analisis arus masuk dan keluarnya uang.

Wewenang :

• Mengkoordinasi pengeluaran dan pendapatan perusahaan.

77

• Mengontrol dan mengelola semua kegiatan akutansi yang ada.

• Menetapkan dan melaksanakan kebijaksanaan dalam sistem prosedur akutansi.

4. Direktur Eksekutif

Tugas dan wewenang :

• Direktur Eksekutif bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana strategi dan

kebijakan-kebijakan organisasi mengatas-namakan Rapat Umum Anggota.

Direktur Eksekutif bersama-sama dengan kelengkapan Direktur dari Divisi

lainnya bertugas melaksanakan tata laksana organisasi.

• Bekerja sama dengan Direktur pada divisi lainnya membuat visi strategis yang

sejalan dengan tujuan organisasi, dan mengarahkan sumber daya organisasi

untuk mencapai visi tersebut.

• Membuat sebuah agenda kerja yang efektif dan memastikan pemenuhan kinerja

dievaluasi secara berkesinambungan.

• Penanggung jawab tertinggi prosedur dan proses administrasi organisasi untuk

melaksanakan secara bertanggung jawab sumber daya perusahaan baik dalam

bentuk sumber daya manusia maupun finansial, secara efektif dan efisien.

78

5. Direktur Marketing

Tugas :

• Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur dan mengkoordinir General

Manajer Operasional (Marketing and Administration Division). Melaksanakan

tugas, tanggung jawab serta kewajiban dan kewenangan sebagaimana dalam

tugas, kewajiban dan wewenang Direktur.

• Berkewajiban membina manajer dalam melaksanakan kepemimpinan

perusahaan, menjunjung tinggi rasa saling menghormati dan menghargai serta

memupuk semangat kerja yang tangguh.

• Mengawasi segala usaha pencapaian sasaran usaha yang telah ditentukan dalam

Rapat Umum Pemegang Saham termasuk di dalamnya koordinasi untuk

mencapai sasaran bagian-bagian penting perusahaan.

• Merencanakan penggarisan arah kebijaksanaan perusahaan sebagai implementasi

rencana pengembangan perusahaan yang telah ditetapkan oleh Rapat Umum

Pemegang Saham.

• Memberikan pengarahan tentang pengendalian kegiatan perusahaan sehingga

tercapai hasil usaha yang optimal.

• Mengadakan penilikan dan tindakan preventif-represif yang diperlukan untuk

kepentingan pengamanan perusahaan.

• Memberikan pengarahan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja

anggaran belanja dan pendapatan tahunan.

79

• Berhak dan berwenang untuk mewakili perusahaan secara langsung di

dalam/luar pengadilan.

• Direktur Marketing memimpin rapat pimpinan dan staff yang diadakan secara

berkala maupun yang diadakan pada waktu-waktu tertentu.

• Mendelegasikan wewenang kepada Manajer, apabila berhalangan hadir ataupun

dalam perjalanan dinas luar kota/negeri.

6. Direktur Operasional

Direktur Operasional bertanggung jawab dalam penerapan sistem operasional

yang efektif dan pemeliharaannya agar sesuai dengan persyaratan yang diatur dalam

prosedur operasional. Berhubungan dengan aktivitas penilaian, pengawasan uji

kompetensi dan Auditor, Penguji, Perumus dan Tenaga Ahli serta kegiatan

administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia

Direktur Operasional juga mengawasi kinerja dari divisi operasional antara lain :

a. IT Senior Manager

Tugas :

• Bertanggung jawab terhadap Departemen IT (Manager) dibawahnya dan

memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya.

80

• Menyeimbangkan pola hubungan yang terjadi antar Departemen IT dibawahnya

sehingga dapat tercipta iklim kompetisi yang sehat dan mendukung tumbuh

kembangnya inovasi.

• Melaporkan program kerja secara berkala kepada Direktur Operasional

Wewenang :

• Mengembangkan menyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek,

menengah, dan panjang yang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan dalam

mencapai sasaran usaha.

• Menganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi informasi serta

pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi

landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan IT untuk

perusahaan.

• Menyajikan informasi yang akurat kepada Top Management tentang kondisi

perusahaan.

• Mengamankan informasi sebagai aset perusahaan dari serangan yang tidak

bertanggung jawab.

• Memahami teknologi informasi terkini berikut perkembangannya ke depan guna

antisipasi dalam penetapan strategi perusahaan dari perspektif Learning and

Growth.

• Mengkoordinir Departemen IT (Manager) dalam penyusunan anggaran

Departemen IT.

81

• Mengontrol penggunaan dan realisasi anggaran dari Departemen IT, untuk

memastikan efektifitas dan efisiensinya.

• Mengkordinir perencanaan, pelaksanaan proyek IT dan pencapaian target

penyelesaian dengan tepat waktu.

b. IT Planning and Development Manager

Tugas :

• Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembangan Database & Sistem

Aplikasi IT yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap kinerja Supervisor dibawahnya, dan memastikan

fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya.

• Menyeimbangkan pola hubungan yang terjadi antar Supervisor dibawahnya

sehingga dapat tercipta iklim kompetisi yang sehat dan mendukung tumbuh

kembangnya inovasi.

• Melaporkan program kerja secara berkala kepada Senior Manager IT dan

Direktur Operasional.

Wewenang :

• Memantau aktivitas pekerjaan yang berkenaan pengembangan dan pemeliharaan

Database dan Sistem Aplikasi IT yang digunakan untuk mendukung kegiatan

bisnis perusahaan.

• Menjaga kerahasiaan sistem informasi perusahaan.

82

• Menyusun rencana dan anggaran untuk pengembangan Database dan Sistem

Aplikasi IT yang sesuai dengan pedoman dan program kerja perusahaan.

• Membina dan memotivasi staff di departemennya agar dapat mempertahankan

dan meningkatkan akurasi dan produktifitas kerja.

• Memastikan tugas dan fungsi dari supervisor sampai staff di departemen-nya

berjalan sebagaimana mestinya.

• Membuat dan mengusulkan pelaksanaan program kerja sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

• Menyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win solution

sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

• Melakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan

perangkat lunak (software) untuk keperluan pembangunan Sistem Aplikasi IT

yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

• Mengawasi administrasi di departemennya secara tertib termasuk pengeluaran

biaya berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan.

• Menyeleksi, merekomendasikan dan memberikan pelatihan yang tepat kepada

staff IT di departemen-nya.

• Mengikuti perkembangan Teknologi Informasi terkini, sebagai langkah

penerapan secara tepat guna

83

c. IT Strategy and Planning Supervisor

Tugas :

• Membantu atau memberikan masukan kepada Senior Manager IT dalam

mengembangkan dan menyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek,

menengah, dan panjang yang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan dalam

mencapai sasaran usaha.


menganalisa dan mengkaji perkembangan dan trend teknologi informasi serta

pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi

landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan IT untuk

perusahaan.

Wewenang :

• Melakukan survey secara berkala terhadap manfaat yang diperoleh oleh user

setelah pelaksanaan implementasi sistem aplikasi.

• Melakukan survey secara berkala terhadap penerapan sistem aplikasi di

perusahaan-perusahaan sejenis bidang usahanya.

• Mengukur dan menganalisa key performance indicator dari dampak penerapan

sistem aplikasi terhadap perusahaan.

• Berkoordinasi dengan bagian-bagian IT yang lainnya, dalam penyusunan strategi

dan perencanaan IT yang sesuai dengan kondisi terkini..

84


menyusun strategi implementasi sistem IT dengan memperhatikan dan

mempertimbangkan waktu dan biaya yang efektif dan efesien.


menyusun master plan pengembangan IT ke depan.

• Memastikan pengembangan IT sesuai dengan Master Plan yang telah disetujui

oleh Top Management.

• Membuat laporan bulanan kepada Senior Manager IT terkait tentang progress

kerja yang dilaksanakan.

• Mengikuti berbagai acara seminar trend perkembangan ICT (Information

Communication Technology), sebagai bahan untuk penyusunan rencana

pengembangan dan penerapan IT yang tepat guna.

d. IT Application and Development Supervisor

Tugas :

• Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan dan pengembangan

sistem aplikasi yang digunakan untuk mendukung bisnis perusahaan.

• Mengembangkan keahlian anggotanya di bidang pengembangan aplikasi, mulai

dari desain aplikasi, administrasi aplikasi, change management, dan lain-lain.

• Memastikan tugas dan fungsi coordinator dan staff kerja di dibawah tanggung

jawabnya berjalan sebagaimana mestinya

85

• Menyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi

tanggung jawabnya.

Wewenang :

• Mengkoordinasi para programmer (Application Developer) dalam

membuat/mengembangkan sistem aplikasi sesuai dengan rancangan yang telah

disusun oleh system analyst.

• Memelihara sistem aplikasi yang sudah digunakan dengan baik.

• Memastikan sistem aplikasi yang telah dibangun, berjalan dengan stabil.

• Bekerjasama dengan System Analyst dan Database administrator dalam

membangun sistem aplikasi.

• Bekerjasama dengan System Analyst dan Database Adminsitrator, melakukan uji

coba kelayakan sistem aplikasi.

• Bekerjasama dengan Departemen IT Infrastructure & Operational, melakukan

uji coba dan pilot project sistem aplikasi.

• Berkoordinasi dengan Departemen IT Infrastructure & Operational, menyusun

agenda dan jadwal pelaksanaan implementasi sistem aplikasi.

• Membuat laporan bulanan kepada IT Planning and Development Manager

terkait, tentang kondisi sistem aplikasi dan progress kerja yang dilaksanakan.

• Mengikuti trend perkembangan IT terkini

86

e. IT System Analyst and Database Administrator Supervisor

Tugas :

• Memastikan fungsi System Analyst dan Database Administrator dibawahnya


• Tugas Utama System Analyst adalah merencanakan dan merancang

pembangunan sistem aplikasi yang akan digunakan untuk mendukung kegiatan

bisnis perusahaan.

• Tugas Utama Database Administrator adalah bertanggung Jawab terhadap

perencanaan, pemeliharaan dan pengembangan Database dengan

memperhatikan syarat dan ketentuan antara lain :

• Konsistensi data di dalam database

• Data yang terdefinisi dengan jelas

• Data yang diakses sesuai dengan kebutuhan user

• Keamanan data dan kontrol recovery (dapat diselamatkan dalam kondisi

darurat)

• Mengembangkan keahlian anggotanya di bidang database, mulai dari desain

database, administrasi database, data warehousing, data mining, dan lain-lain.

• Memastikan tugas dan fungsi koordinator dan staff kerja di dibawah tanggung

jawabnya berjalan sebagaimana mestinya.


tanggung jawabnya.

87

Wewenang :

System Analyst :

• Bisnis perusahaan (Business Core)

• Merancang sistem aplikasi yang sesuai dengan kegiatan administrasi perusahaan

(Office Automation)

• Membuat Sistem Operasi dan Prosedur yang akan dipakai implementor dan

diterapkan oleh user.

• Bekerja sama dengan application developer dalam penyusunan dokumen teknik

dan buku panduan penggunaan oleh user.

• Menguji dan menganalisa kelayakan sistem aplikasi sebelum implementasi.

Database Administrator :

• Merancang struktur database sesuai dengan rancangan yang telah disusun oleh

system analyst.

• Memelihara database yang sudah berjalan dengan baik.

• Merencanakan alur data yang baru atau merevisi database yang sudah digunakan

oleh sistem aplikasi.

• Bekerjasama dengan application developer untuk melakukan uji coba sistem

aplikasi yang telah dibangun.

• Mengelola akses user ke database server (permissions & privileges).

• Menyusun dokumen database mencakup standar, prosedur dan definisi data.

88

• Memastikan Data storage berfungsi sebagaimana mestinya.

• Memastikan prosedur backup & recovery berfungsi sebagaimana mestinya.

• Bekerjasama dengan bagian Hardware System dalam melakukan instalasi atau

upgrade Server database.

• Bekerjasama dengan Departemen IT Infrastructure & Operational bagian

Hardware System dalam melakukan instalasi atau upgrade Network Attach

Storage (NAS).

• Bekerjasama dengan Application Developer (programmer), Departemen IT

Infrastructure & Operational bagian Hardware System, baik pada waktu

implementasi maupun perubahan system.

• Membuat laporan bulanan kepada IT Planning and Development Manager

terkait tentang kondisi Database dan progress kerja yang dilaksanakan.

• Mengikuti perkembangan IT terkini.

f. IT Infrastructure and Operational Manager

Tugas :

• Bertanggung jawab atas pengembangan Infrastruktur IT dan kelancaran

operasional IT untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap kinerja Sub Departemen IT (Supervisor)

dibawahnya, dan memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan

sebagaimana mestinya.

89

• Menyeimbangkan pola hubungan yang terjadi antar Sub Departemen IT

(Supervisor) dibawahnya sehingga dapat tercipta iklim kompetisi yang sehat dan

mendukung tumbuh kembangnya inovasi.

• Melaporkan progress program kerja secara berkala kepada Senior Manager IT

dan Direktur Operasional

Wewenang :

• Memantau aktivitas pekerjaan yang berkenaan pengembangan dan pemeliharaan

Infrastruktur dan Operasional IT perusahaan baik di kantor pusat maupun kantor

cabang / perwakilan.

• Menjaga kerahasiaan sistem informasi perusahaan.

• Membina dan memotivasi staff di departemen-nya agar dapat mempertahankan

dan meningkatkan akurasi dan produktifitas kerja.

• Memastikan tugas dan fungsi dari supervisor sampai staff di departemen-nya


• Membuat dan mengusulkan pelaksanaan program kerja sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

• Mengusulkan dan mempersiapkan sarana dan pra-sarana IT yang akan

digunakan oleh perusahaan.

• Menyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win solution

sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

90

• Melakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan

perangkat keras (hardware) dan lunak (software) untuk keperluan sarana dan

pra-sarana IT yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

• Mengawasi administrasi di departemennya secara tertib termasuk pengeluaran

biaya berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan.

• Menyeleksi, merekomendasikan dan memberikan pelatihan yang tepat kepada

staff IT di departemen-nya.

• Mengarahkan dan mengkordinir penciptaan manajemen pelayanan IT yang

efektif kepada seluruh end-user.

• Mengikuti perkembangan Teknologi Informasi terkini, sebagai langkah

penerapan secara tepat guna

g. IT Network and Security Supervisor

Tugas :

• Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan Jaringan Komunikasi

(LAN/Local Area Network, WAN/Wide Area Network, Voip, Network Security,

dan NMS /Network Management System).

• Mengembangkan keahlian anggotanya di bidang jaringan, mulai dari desain

jaringan, administrasi jaringan, network security, dan lain-lain.



91


tanggung jawabnya.

Wewenang :

• Lingkup perangkat jaringan dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah :

Switch, Router, Voip, Proxy Server, Firewall, NMS, Bandwith Management,

Jaringan Kabel LAN, NMS/Network Management System dan hardware

pendukung lainnya di datacenter (S.Parman), Kantor Pusat, Kantor Operasional,

Cabang, Agen Utama dan Perwakilan.

• Melakukan inventarisasi seluruh perangkat jaringan secara berkala.

• Mensupervisi pelaksanaan instalasi dan implementasi perangkat jaringan sampai

berjalan dengan baik.

• Menerapkan topologi jaringan baru untuk meningkatkan perfomance jaringan.

• Menyusun policy atau aturan end-user akses di dalam pembangunan Network

Secuirty System.

• Mengawasi dan melakukan permintaan suku cadang perangkat jaringan.

• Berkoordinasi dengan perusahaan penyedia layanan link vpn-ip dalam persiapan

aktivasi di lokasi JNE yang akan online.

• Berkoordinasi dengan Departemen IT Development and Planning dalam rangka

implementasi system.

• Mengkoordinasi IT Staff Cabang dalam kegiatan pemeliharaan jaringan

komunikasi di seluruh Cabang JNE.

92

• Membuat laporan bulanan kepada IT Operational and Infrastructure Manager

terkait tentang kondisi performance link dan perangkat jaringan dan progress

kerja yang dilaksanakan.


h. IT Hardware System Supervisor

Tugas :

• Bertanggung jawab atas pengembangan Hardware dan Operating System yang

digunakan untuk Database, Sistem Aplikasi dan aplikasi lainnya yang digunakan

untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan (Server, NAS/DataStorage,

SMS/Server Management System dan hardware pendukung lainnya).

• Mengembangkan keahlian anggotanya di bidang hardware dan OS/Operating

system, mulai dari pemilihan sistem komputer, server, administrasi server,

konfigurasi sistem hardware, pemilihan sistem operasi, administrasi sistem

operasi, konfigurasi sistem operasi, dan lain-lain.




tanggung jawabnya.

93

Wewenang :

• Lingkup perangkat server dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah :

Server Operasional MyOrion, Email Server, Web Server, FTP Server,

NAS/storage dan Server pendukung yang lainnya di ruang Server Data Center

(S.Parman).

• Melakukan inventarisasi seluruh perangkat hardware Server beserta

OS/Operating System dan konten yang terpasang secara berkala.

• Menyusun jadwal kerja bersama koordinator dan men-supevisi pelaksanaan

pemeliharaan dan perawatan perangkat server dan data storage.

• Menyusun policy atau aturan end-user akses ke server.

• Sebagai System Administrator untuk user-user email, jne chat.

• Mensupervisi kegiatan Instalasi dan konfigurasi Operating System di Server.

• Mensupervisi kegiatan upgrade server untuk meningkatkan performance.

• Mengawasi dan melakukan permintaan suku cadang perangkat server.

• Berkoordinasi dengan Depatermen IT Planning and Development dalam rangka

implementasi system.

• Membuat laporan bulanan kepada IT Infrastructure and Operational Manager

terkait tentang kondisi hardware system dan progress kerja yang dilaksanakan.


94

i. IT Helpdesk Supervisor

Tugas :

• Bertanggung jawab atas IT Services (pelayanan IT kepada end-user) dalam

menggunakan sistem aplikasi tetap efektif dan memuaskan.

• Menangani permasalahan di tingkat pertama atau berfungsi sebagai Single Point

of Contact untuk permintaan layanan dan permintaan bantuan dari end-user

(pengguna).




tanggung jawabnya.

Wewenang :

• Lingkup pengelolaan end-user dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah

seluruh end-user / pengguna program aplikasi MyOrion, email , JNE Chat dan

program aplikasi pendukung lainnya di area Kantor pusat, operasional, cabang,

agen utama dan perwakilan

• Bertanggung jawab untuk administrasi user, password, penambahan user,

penghapusan user, administrasi software, hak akses, email account dan internet

account.

• Mensupervisi kegiatan user support antara lain:

95

• Menjawab telepon bantuan dan menggunakan teknis penemuan

permasalahan tingkat pertama untuk memecahkan masalah.

• Bila tidak dapat memecahkan masalah di tingkat pertama, helpdesk ini

harus dapat mengklasifikasi permasalahan dan meneruskannya ke tim

teknis yang terkait dengan masalah dibawah kendali supervisor teknis

(Networking, Hardware System, Database Administrator Application

System).

• Membantu user apabila mendapatkan masalah penggunaan program

sistem aplikasi MyOrion.

• Membantu user melaksanakan rencana kontingensi apabila terjadi

gangguan komunikasi Online.

• Memberikan edukasi kepada end-user dalam menggunakan program

aplikasi MyOrion dengan baik dan mudah.

• Menyediakan dukungan email.

• Memberikan arahan tentang perubahan yang berkaitan dengan perubahan

aplikasi atau konfigurasi system.

• Mensupervisi kegiatan update tariff ke master data di datacenter.

• Mensupervisi kegiatan backup data secara berkala (2x dalam sehari).

• Mensupervisi kegiatan sosialisasi implementasi program aplikasi baru ke seluruh

end-user.

• Memastikan keberadaan layanan untuk menjamin SLA (7 x 24 Jam).

96

• Menjaga hubungan dengan semua user sampai masalah tersebut dapat

diselesaikan dan selalu menginformasikan statusnya..


terkait tentang kegiatan user support/helpdesk dan progress kerja yang

dilaksanakan.


j. IT Technical Support Supervisor

Tugas :

• Bertanggung jawab atas pemeliharaan seluruh perangkat PC desktop berserta

kelengkapannya, baik yang digunakan oleh end-user maupun yang terpasang.

• Menangani permasalahan yang terjadi pada PC desktop yang digunakan oleh

end-user sehingga kegiatan end-user tetap terjaga dengan baik.




tanggung jawabnya.

• Lingkup perangkat PC dekstop end-user dan area yang menjadi tanggung

jawabnya adalah : PC Computer, Printer, Scanner dan perlengkapannya di area

Kantor Pusat , Kantor Operasional (S.Parman, Intracity, Biak, Tomang 3) &

Kantor Perwakilan DKI.

• Mensupervisi kegiatan technical support seperti :

97

• Merespon pengaduan user melalui tim helpdesk.

• Memastikan standby server (personal oracle) di area tanggung jawabnya

sebagai rencana kontingensi dalam kondisi bekerja dengan baik.

• Memberikan edukasi kepada end-user dalam menggunakan deskstop

(PC) dengan baik dan mudah

• Melakukan inventarisasi seluruh perangkat dekstop end-user secara berkala.

• Menyusun jadwal kerja bersama koordinator dan mensupervisi pelaksanaan

pemeliharaan.

• Membersihkan software-software yang tidak perlu diinstall di PC end-user

secara berkala (1X dalam seminggu).

• Membersihkan virus apabila ditemukan di PC end-user atau dilakukan secara

berkala (1X dalam seminggu).

• Melakukan kegiatan fisik /pembersihan perangkat PC dekstop end-user secara

berkala (1X dalam sebulan).

• Membantu koordinator dan staff dalam penyelesaian permasalahan, jika

diperlukan.

• Mengawasi dan melakukan permintaan suku cadang PC dan perlengkapannya.


terkait tentang laporan masalah pada PC & perlengkapanya dan progress kerja

yang dilaksanakan.


98

3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan

Berikut ini adalah prosedur Helpdesk dan Jaringan yang sedang berjalan pada PT

Tiki JNE

3.2.1 Prosedur Helpdesk Tiki JNE

Saat ini belum terdapat aplikasi yang dapat membantu kantor cabang perwakilan

atau agen-agen dalam menggunakan sistem aplikasi yang sudah berjalan. Seperti JNE

Chat Room, Aplikasi MyOrion, dan lain-lain.

Gambar 3.2 Flowchart Helpdesk yang sedang berjalan

99

3.2.2 Prosedur Jaringan yang Sedang Berjalan pada Tiki JNE

PT Tiki JNE memiliki empat jaringan yang terletak pada kantor pusat dan kantor

cabang. Pada gambar 3.3 di bawah ini menggambarkan koneksi jaringan PT Tiki JNE.

100

Gambar 3.3 Topologi Jaringan yang sedang berjalan pada Tiki JNE

101

Kantor pusat yang terletak di Jalan S.Parman berhubungan secara langsung

dengan Kantor Cabang Tomang 3, Kantor Cabang Biak, Kantor Cabang Intracity, dan

Kantor Cabang Perwakilan di seluruh Indonesia sebagai berikut :

• Kantor Pusat S.Parman - Kantor Cabang Tomang

Jaringan kantor ini saling terhubung dengan menggunakan dua buah router pada

masing-masing kantor melalui koneksi Fiber Optic 10 Mbps.

Alasan utama menggunakan Fiber Optic dinilai dari jarak Kantor Pusat S.Parman

dengan Kantor Cabang Tomang yang dekat, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak

terlalu mahal dengan kualitas transfer data yang lebih cepat.

• Kantor Pusat S.Parman - Kantor Cabang Biak


masing-masing kantor melalui koneksi VPN-MPLS yang disediakan oleh Lintas

Arta.

Alasan utama menggunakan VPN-MPLS adalah Pusat S.Parman dengan Kantor

Cabang Biak yang cukup jauh, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak terlalu mahal

dengan kualitas transfer data yang cepat dan penggunaan VoIP dengan lancar.

• Kantor Pusat S.Parman - Kantor Cabang Intracity

102


masing-masing kantor melalui koneksi VPN-MPLS yang disediakan oleh PT

Telkom Indonesia

Alasan utama menggunakan VPN-MPLS adalah Pusat S.Parman dengan Kantor

Cabang Intracity yang cukup jauh, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak terlalu

mahal dengan kualitas transfer data yang cepat dan penggunaan VOIP dengan

lancar.

• Kantor Pusat S.Parman - Kantor Perwakilan yang tersebar di seluruh Indonesia

Jaringan kantor ini saling terhubung dengan menggunakan koneksi VPN Instant

Telkom melalui VPN concentrator (router Juniper) yang diletakkan pada kantor

Telkom.Router Juniper tersebut melakukan authentication melalui aplikasi Radl

Radius Server yang ada pada kantor pusat S.Parman. Aplikasi Radl Radius Server ini

dijalankan pada Windows Server 2003 Service Pack 2.

Aplikasi yang berjalan pada sisi server :

• Radl Radius Server

• JNE Chat Room server

Setelah pengguna VPN Instant terhubung maka pengguna VPN dapat mengakses

resource yang ada pada jaringan lokal PT.Tiki JNE seperti :

• Aplikasi JNE Chat Room yang terletak pada IP 192.168.0.12

103

• Aplikasi MyOrion yang terletak pada IP :

o 192.168.0.22

o 192.168.0.23

o 192.168.0.24

• Web Server yang terletak pada IP 192.168.0.19

• Mail Server yang terletak pada IP 192.168.0.20

3.3 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan hasil analisis dari wawancara secara langsung dengan narasumber,

survei lapangan dan pengujian jaringan yang berhubungan dengan proses bisnis yang

berjalan pada perusahaan, maka dapat dijabarkan bahwa terdapat masalah utama yaitu :

a. Masalah pada jaringan dalam penggunaan VPN Instant pada PT. Telkom

memiliki banyak kekurangan, yakni :

• Biaya penggunaan untuk user mahal, yakni Rp 200.000 per user.

Sedangkan user akan terus bertambah seiring berjalannya program

online connection.

• Jika ingin menambah, mengubah, dan menghapus user VPN instant,

harus mengkonfirmasi pihak PT.Telkom. Hal ini memakan waktu

yang lama, karena perubahan user hanya dapat dilakukan pada awal

bulan.

104

• Tidak ada pencatatan log yang tersimpan, sehingga mempersulit

supervisor bagian Network & Security untuk melakukan pengontrolan

pada user tersebut.

b. Masalah pada bagian Helpdesk

• Proses yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan rumit, karena

bagian helpdesk harus menyampaikannya ke bagian yang terkait

(Network Support, Technical Support, Application Support) dengan

menyambungkan line telephone.

• Tidak ada pencatatan dari kumpulan pertanyaan yang sudah terjawab

Karena setiap pertanyaan dijawab secara lisan tanpa bukti tertulis.

• Sulit mendeskripsikan masalah yang ada, karena tidak bisa mengirim

file atau screenshot masalah yang dimaksud.

3.4 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah-masalah tersebut, PT. Tiki JNE meminta bantuan untuk

merancang sebuah sistem jaringan komputer dan aplikasi yang dapat memecahkan

masalah tersebut.

3.4.1 Usulan Pemecahan Masalah Jaringan

Untuk mendapatkan teknologi yang cocok diimplementasikan pada PT. Tiki

JNE, telah dibandingkan beberapa teknologi WAN berdasarkan kebutuhan perusahaan.

105

Tabel 3.1 Tabel Perbandingan antar teknologi WAN berdasarkan kebutuhan user

Teknologi Konektivitas Biaya

Leased Line Permanen Tinggi

Frame Relay Permanen Tinggi

X.25 Permanen Menengah

ATM Permanen Tinggi

VPN Tidak Permanen Menengah

ISDN Tidak Permanen Menengah

DSL Permanen Tinggi-Menengah

Cable Permanen Tinggi-Menengah

Keterangan : dimana warna merah menunjukkan ketidaksesuaian dengan kebutuhan

user

Dari tabel di atas, terlihat bahwa kandidat teknologi WAN yang cocok untuk

diimplementasikan pada PT. Tiki JNE adalah Teknologi ISDN dan VPN karena kantor

perwakilan cabang tidak selalu terkoneksi ke kantor pusat selama 24 jam melainkan

hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan pengiriman data ke kantor pusat melalui

aplikasi My Orion yang terdapat pada kantor pusat.

Berikut ini adalah tabel perbandingan antar kandidat teknologi WAN yang cocok

diimplementasikan pada PT Tiki JNE dilihat dari segi biaya.

106

Tabel 3.2 Tabel perbandingan Harga antara VPN dan ISDN tiap user

Teknologi Biaya Pasang Biaya Bulanan

ISDN Rp 2.000.000,- Rp 3.800.000,- *

VPN - Rp 200.000,- **

Keterangan:

* : Belum termasuk biaya berlangganan internet

** : Perkiraan berlangganan internet per bulan

Berdasarkan tabel 3.2, maka teknologi VPN dinilai paling tepat

diimplementasikan pada jaringan komputer PT Tiki JNE karena penggunaan teknologi

ISDN membutuhkan biaya pemasangan oleh pihak ISP dan biaya langganan

perbulannya relative mahal. Alasan lain menggunakan teknologi VPN adalah pada

jaringan PT Tiki JNE masih terdapat IP Public yang tidak terpakai sehingga dapat

dimanfaatkan untuk membangun jaringan VPN selain itu biaya bulanan yang

dikeluarkan tidak sebesar penggunaan teknologi ISDN yaitu user hanya membayar biaya

untuk berlangganan internet perbulannya.

Berdasarkan hasil analisis, akan dibandingkan VPN yang sudah berjalan pada

jaringan PT Tiki JNE dengan VPN yang akan diimplementasikan.

107

Tabel 3.3 Tabel Perbandingan VPN Instant yang akan dibuat dengan VPN Instant

PT.Telkom berdasarkan VPN concentrator dan Radius Server yang dipakai

VPN Instant yang akan dibuat

( Cisco 3640 + IAS )

VPN Instant PT. Telkom

( Juniper + Radl )

Pencatatan Log √ -

Managing user √ -

Penentuan IP statis √ -

Batasan waktu dalam

penggunaan VPN :

- Memberikan batas

waktu maksimal

login tiap user

- Day & Time

Restriction

√

√

-

-

SSL VPN - √

Instalasi aplikasi

client dari web

- √

Biaya - Rp. 200.000,-/user

108

Berdasarkan tabel 3.3, maka untuk mengatasi kelemahan pada VPN Instant pada PT

Telkom (Juniper sebagai VPN concentrator) dirancanglah penggabungan kedua radius

tersebut menjadi 1 radius yaitu dengan menggunakan IAS (Internert Authentication

Service). Beberapa alasan melakukan penggabungan radius dengan menggunakan IAS

adalah :

• IAS dapat melakukan pencacatan log VPN dan fitur lain nya yang tidak dimiliki

oleh Radius Server Radl

• Dengan menggunakan IAS sebagai radius server tidak membutuhkan biaya

tambahan untuk Operating System lagi karena sudah terdapat dalam Microsoft

Windows Server 2003 Service Pack 2

• Dengan menggunakan 1 radius server pada 2 vpn concentrator maka dapat

melakukan backup yakni jika salah satu VPN concentrator sedang bermasalah

maka user dapat melakukan login menggunakan VPN concentrator lainnya

menggunakan username dan password yang sama.

• Hal ini tidak menutup kemungkinan apabila kedepannya PT Tiki JNE ingin

menggunakan 1 VPN concentrator saja yaitu Cisco 3640 mengingat biaya yang

dikeluarkan untuk berlangganan VPN dari PT Telkom tidak sedikit.

3.4.2 Usulan Pemecahan Masalah Helpdesk

Untuk memecahkan masalah pada Divisi Helpdesk dibuatlah perancangan

Aplikasi Helpdesk yang berbasis Web Database. Aplikasi ini nantinya hanya dapat

109

diakes oleh pengguna VPN (staff yang sudah terdaftar menjadi member VPN). Aplikasi

yang akan dirancang memiliki cara kerja sebagai berikut :

Gambar 3.4 Flowchart Helpdesk

110

3.4.2.1 Kamus Data

Kamus data merupakan komponen-komponen yang terdapat pada DBMS. Dalam

penulisan ini yaitu :

3.4.2.1.1 Identifikasi Tipe Entity

Tabel 3.4 Kamus Data Identifikasi Tipe Entiti

Entity Name Description Aliases Occurance

msmember merupakan entity yang

berisikan data user yang

menggunakan vpn

Member Setiap msmember

memiliki satu

msstaff. Setiap

msmember dapat

menulis 1 atau

banyak msticket.

Setiap msmember

memiliki satu

sampai banyak

msvpn

Msvpn merupakan entity yang berisikan data dan log pengguna vpn

VPN Setiap msvpn dimiliki oleh msmember yang melakukan login pada msvpn

111

Entity Name Description Aliases Occurance

msmessage merupakan entity yang

berisikan data mengenai

pesan yang ditulis oleh

member

Message Setiap msmessage

dimiliki oleh satu

msticket

Msoffice

merupakan entity yang

berisikan data mengenai

kantor yang ada pada JNE

bai kantor pusat ataupun

cabang

Office Setiap msoffice

memiliki satu

msregion. Setiap

office memiliki

banyak satu sampai

banyak staff

msregion merupakan entity yang

berisikan daerah / wilayah

dari office

Region Setiap region

memiliki satu

hingga banyak

msoffice

112

3.4.2.1.2 Identifikasi Tipe Relasi

Tabel 3.5 Kamus Data : Idenifikasi Tipe Relasi

Entity Name Multiplicity Relationship Entity Name Multiplicity

msstaff 1..* bekerja pada Msdepartment 1..1

msstaff 1..* bekerja pada Msoffice 1..1

msoffice 1..* terletak Msregion 1..1

msmember 0..* terdaftar menjadi Msstaff 1..1

Msvpn 0..* memiliki Msmember 1..1

msmessage 0..* dimiliki oleh Msticket 1..1

msticket 0..* dimiliki oleh Msmember 1..*

3.4.2.1.3 Identifikasi dan mengasosiasi atribut dengan tipe entity atau relasi

Tabel 3.6 Kamus Data : Identifikasi Atribut dengan Tipe Entiti atau Relasi

Entity Name Attributes Description Data Type Length

Null Multi value

msdepartment DepartmentId Id dari Department Int(255) No No

DepartmentName Nama dari

Department Varchar(50) No

113

Entity Name Attributes Description Data Type Length Null Multi

value

msoffice OfficeId Id dari Office Int(255) No No OfficeName Nama dari Office Varchar(50) No No OfficeAddress Alamat dari Office Varchar(100) Yes No City Kota dari Alamat

Office Varchar(50) Yes No

PostalCode Kodepos dari Alamat Office

Varchar(8) Yes No

RegionId Id dari Region Int(255) msregion RegionId Id dari Region Int(255) No No RegionName Nama dari Region Varchar(50) No No

msmember Username Username

Pengguna Varchar(50) No No

Password Password

Pengguna Varchar(50) No No StaffId Id dari Staff Int(255) No No Msvpn ID Id dari VPN Int(255) No No

StartDate Tanggal Pertama

Login TimeDate No No

StartTime Waktu Pertama

Login TimeDate No No CallingStationId Varchar(50) Yes No UserIp IP dari User Varchar(50) Yes No ServerIp IP dari Server Varchar(50) Yes No ServerName Nama dari Serer Varchar(50) Yes No

Username Username

Pengguna Varchar(50) No No

114

Entity Name Attributes Description Data Type

Length Null Multi

value msstaff StaffId Id dari Staff Int(255) No No FirstName Nama Awal dari Staff Varchar(50) Yes No LastName Nama Belakang dari

Staff Varchar(50) No No

Gender Jenis Kelamin dari

Staff Int(2)

Yes No

BirthDate Tanggal Lahir dari

Staff Date

Yes No

HireDate Tanggal menjadi

Staff Date

Yes No Address Alamat dari Staff Varchar(100) Yes No

City Kota dari Alamat

Staff Varchar(50)

Yes No PostalCode Kodepos dari Alamat

Staff Varchar(8) Yes No

IdCard Nomor KTP dari

Staff Varchar(50)

Yes No

Email Alamat Email dari

Staff Varchar(50)

Yes No Phone Nomor telepon dari

Staff Varchar(50) Yes No

DepartmentId Id dari Department Int(255) Yes No OfficeId Id dari Office Int(255) Yes No msmessage MessageId Id dari Pesan Int(255) No No Message Isi dari Pesan Text No No

InsertedDate Tanggal mula dari

Ticket Datetime

No No Attachment Lampiran dari Pesan Varchar(50) Yes No TicketId Id dari Ticket Int(10) No No Username Username Pengguna Varchar(50) Yes No

115

Entity Name Attributes Description Data Type

Length Null Multi

value msticket TicketId Id dari Ticket Int(255) No No TicketSubject Subjek dari Ticket Varchar(50) No No InsertedDate Tanggal mula dari

Ticket Datetime No No

ClosedDate Tanggal berakhir nya Ticket

Datetime Yes No

Status Status dari Ticket Varchar(50) Yes No Priority Prioritas dari Ticket Int(2) Yes No Reserved Yes No

Username Username

Pengguna Varchar(50) No No LastUpdate Tanggal Terakhir

Melakukan Perubahan

Datetime Yes No

LastReply Nama Staff yang Terakhir Membalas Ticket

Varchar(50) Yes No

LastDepartment Nama Department yang Terakhir Membalas

Varchar(50) Yes No

3.4.2.1.4 Determinasi Domain Atribut

Tabel 3.7 Kamus Data : Determinasi Domain Atribut

Entity Name Attributes Domain Value Msoffice OfficeId Integer OfficeName Karakter A…Z, Karakter a…z City Karakter A…Z, Karakter a…z PostalCode Integer msdepartment DepartmentId Integer DepartmentName Karakter A…Z, a…z, Angka 0-9

116

Entity Name Attributes Domain Value Msstaff StaffId Integer FirstName Karakter A…Z, a…z LastName Karakter A…Z, a…z Gender Integer BirthDate Tanggal YYYY-MM-DD hh : mm : ss HireDate Tanggal YYYY-MM-DD hh : mm : ss

Address Karakter A…Z, a…z, Angka 0-9, Karakter (-,/,.)

City Karakter A…Z, a…z PostalCode Integer IdCard Angka 0-9, Karakter (.) Email Karakter a…z, Angka 0-9, Karakter (@,.,_,-) Phone Angka 0-9 Msregion RegionId Integer RegionName Karakter A…Z, Karakter a…z msmember Username Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9 Password Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9 Msvpn ID Integer StartDate Tanggal YYYY-MM-DD hh : mm : ss StartTime Tanggal YYYY-MM-DD hh : mm : ss CallingStationId Karakter UserIp Karakter Angka 0-9, Karakter (".") ServerIp Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9 ServerName Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9

117

Entity Name Attributes Domain Value Msticket TicketId Integer TicketSubject Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9 InsertedDate Tanggal ClosedDate Tanggal Status Karakter A…Z, Karakter a…z Priority Integer Reserved Karakter A…Z, Karakter a…z LastUpdate Tanggal YYYY-MM-DD hh : mm : ss LastReply Karakter A…Z, Karakter a…z LastDepartment Karakter A…Z, Karakter a…z msmessage MessageId Integer

Message Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9,

Karakter (@,.,_,-) InsertedDate Tanggal

Attachment Karakter A…Z, Karakter a…z, Angka 0-9,

Karakter (@,.,_,-)

3.4.2.1.5 Determinasi Candidate dan Primary Key Attributes

Tabel 3.8 Kamus Data : Candidate dan Primay Key

Entity Name Candidate Key Primary Key msdepartment DepartmentId DepartmentId DepartmentName msoffice OfficeId OfficeId OfficeName OfficeAddress City PostalCode

118

Entity Name Candidate Key Primary Key msstaff StaffId StaffId FirstName LastName Gender BirthDate HireDate Address City PostalCode IdCard Photo Email Phone msregion RegionId RegionId RegionName msmember Username Username Password msvpn ID ID StartDate StartTime msmessage MessageId MessageId Message Attachment

119

Entity Name Candidate Key Primary Key msticket TicketId TicketId TicketSubject InsertedDate ClosedDate Status Priority Reserved LastUpdate LastReply LastDepartment

3.4.2.2 State Transition Diagram

Gambar 3.5 State Transition Diagram Halaman Login

120

Gambar 3.6 State Transition Diagram Menu Halaman Helpdesk

Gambar 3.7 State Transition Diagram Menu Submit Ticket pada Bagian Helpdesk

121

Gambar 3.8 State Transition Diagram Menu Open Ticket pada Bagian Helpdesk

122

Gambar 3.9 State Transition Diagram Menu Progress Ticket pada Bagian Helpdesk

123

Gambar 3.10 State Transition Diagram Menu Close Ticket pada Bagian Helpdesk

Gambar 3.11 State Transition Diagram Menu Change Password pada Bagian Helpdesk

124

Gambar 3.12 State Transition Diagram Menu Halaman Support (Application Support,

Network Support, Technical Support)

Gambar 3.13 State Transition Diagram Menu Open Ticket Support

125

Gambar 3.14 State Transition Diagram Menu View Progress Ticket Support

126

View Close Ticket

Ticket Detail

Klik username yang ingin diproses

Muncul detail ticket dari user tersebut

Booking Post ReplyBooking(Pesan Error)

Klik Booking

Validasi Status berhasil di booking

Validasi Status gagal booking

Klik Booking Klik Post ReplyMuncul hlmn Post Reply

Submit Reset

Klik Submit untuk Kir im Pesan

Validasi Submit

Pesan Tersimpan Pesan Tidak Tersimpan (Pesan Error)

Submit Berhasil

Validasi Pesan

Gagal SubmitValidasi Pesan

Klik ResetPesan

Terhapus

Gambar 3.15 State Transition Diagram Menu View Close Ticket Support

Gambar 3.16 State Transition Diagram Menu Change Password Support

127

Gambar 3.17 State Transition Diagram Menu Halaman Admin

Gambar 3.18 State Transition Diagram Menu Halaman Region

128

Gambar 3.19 State Transition Diagram Menu Halaman Office

Gambar 3.20 State Transition Diagram Menu Halaman Staff

129

Gambar 3.21 State Transition Diagram Menu Halaman VPN

3.4.2.3 Perancangan Layar

Perancangan layar dimulai dari output merupakan komponen pengendalian

rancangan sistem. Komponen lain dikembangkan dan dirancang untuk menghasilkan

output yang berguna.

Tujuan dari rancangan layar untuk mengubah data menjadi informasi yang

berkualitas dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.

130

3.4.2.3.1 Halaman Utama IT Helpdesk

Indonesia | English

Username Password

Submit

Copyright @ 2008 JNE Reserved

Gambar 3.22 Rancangan Layar Halaman Utama (Login) Aplikasi Helpdesk

Ini adalah perancangan layar untuk halaman utama dari Aplikasi Helpdesk.

Halaman yang muncul berupa halaman login dimana aplikasi ini hanya dapat diakses

oleh karyawan PT TIKI JNE, baik menggunakan jaringan internal kantor pusat maupun

dari kantor-kantor cabang yang terhubung melalui koneksi VPN

Karyawan PT TIKI JNE harus memasukan username dan password yang sesuai

untuk dapat masuk ke halaman selanjutnya. Halaman yang dimaksud terbagi menjadi

tiga bagian yaitu :

1. Halaman IT Helpdesk

2. Halaman Support (yang terdiri dari Application Support,

Network Support, Technical Support)

3. Halaman Administrator.

Ketiga bagian tersebut akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

131

3.4.2.3.2 Halaman Home Helpdesk

Indonesia|English

Submit Open Ticket Progress Ticket Close Ticket Logout Change Pass

ID Last Replier Status Priority Department Last Update

Copyright 2008 JNE Reserved

Gambar 3.23 Rancangan Layar Halaman Home Helpdesk

Ini adalah rancangan layar Halaman Home untuk IT Helpdesk yang hanya dapat

diakses oleh karyawan dari divisi IT Helpdesk. Karyawan akan berhasil masuk ke

halaman ini setelah memasukan username dan password dengan benar pada halaman

login utama.

Dalam percangan layar halaman ini, karyawan akan dapat melihat Open Ticket,

Progress Ticket, dan Close Ticket dalam satu halaman. Pada halaman ini karyawan juga

mendapati menu Submit, Open Ticket, Progress Ticket, Closed Ticket yang akan

dibahas pada sub bab selanjutnya.

132

3.4.2.3.3 Halaman Submit Ticket Helpdesk

Indonesia |English

Back Logout

Full Name

Subject Priority |v

Attachment Browse


Gambar 3.24 Rancangan Layar Halaman Submit Ticket Helpdesk

Ini adalah rancangan layar halaman Submit Ticket dimana karyawan IT Helpdesk

akan membuat tiket yang berisikan keluhan dari user baik keluhan melalui telepon

maupun dari email, kemudian menyimpannya kedalam database Helpdesk. Selain

mengisi pesan yang ditulis langsung oleh karyawan IT Helpdesk, karyawan juga dapat

menentukan priority dari masalah yang diterima sesuai prioritasnya.

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Submit pada halaman Home

IT Helpdesk.

133

3.4.2.3.4 Halaman Open Ticket

Indonesia|English

Home Submit Progress Ticket Close Ticket Logout Change Pass



Gambar 3.25 Rancangan Layar Halaman Open Ticket pada IT Helpdesk

Pada halaman ini karyawan divisi IT Helpdesk dapat melihat ticket dengan status

Open Ticket yaitu ticket yang belum terjawab oleh karyawan IT Helpdesk. Belum

terjawab terbagi menjadi dua status yaitu :

a. Open (Ticket baru)

b. Forwarded (Ticket yang diforward oleh Divisi lain)

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Open Ticket pada halaman

Home IT Helpdesk.

134

3.4.2.3.5 Halaman Progress Ticket

Indonesia|English

Home Submit Open Ticket Close Ticket Logout Change Pass



Gambar 3.26 Rancangan Layar Halaman Progress Ticket

Ini adalah rancangan halaman Progress Ticket pada IT Helpdesk. Progress ticket

yang dimaksud adalah ticket dengan status sedang dalam pengerjaan. Berikut beberapa

status yang terdapat dalam Progress Ticket :

a. On Progress

b. Helpdesk Reply

c. Support Reply

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Progress Ticket pada

halaman Home IT Helpdesk.

135

3.4.2.3.6 Halaman Close Ticket

Indonesia|English

Home Submit Open Ticket Progress T icket Logout Change Pass



Gambar 3.27 Rancangan Layar Halaman Close Ticket

Ini adalah rancangan halaman Close Ticket pada IT Helpdesk. Close Ticket yang

dimaksud disini adalah ticket dengan status sudah terjawab (closed). Status close didapat

bila karyawan IT Helpdesk sudah memperbarui status dengan menggantinya menjadi

Closed.

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Close Ticket pada halaman

Home IT Helpdesk.

136

3.4.2.3.7 Halaman Ticket Detail

Indonesia |English Details ID Department Status Last Reply Priority Last Update Created on Reserve Status |v

Forward Department |v

Post Reply

Conversation

Gambar 3.28 Rancangan Layar Halaman Ticket Detail

Ini adalah rancangan halaman Ticket Detail pada IT Helpdesk. Pada halaman ini

akan menampilkan detail dari Ticket Id yang dipilih oleh karyawan. Halaman ini akan

menampilkan pesan yang sudah ada sebelumnya, baik pesan dari IT Helpdesk atau

Support.

Pada halaman ini juga karyawan IT Helpdesk dapan melakukan update status

atau forward ke department tujuan sesuai dengan masalah yang diterima. Selain itu IT

Helpdesk juga dapat membalas ticket dengan mengklik Post Reply

Halaman ini dapat diakses. dengan meng klik Ticket Id pada halaman Home IT

Helpdesk, Open Ticket, Progress Ticket, maupun Close Ticket.

137

3.4.2.3.8 Halaman Home Support

Indonesia |English Open Ticket Progress Ticket Close Ticket Logout | Change Pass

ID Last Reply Status Priority Department Last Update

Gambar 3.29 Rancangan Layar Halaman Home Support

Ini adalah rancangan halaman Home untuk Support. Support sendiri terbagi

menjadi tiga bagian yaitu :

1. Application Support

2. Network Support

3. Technical Support

Halaman ini hanya dapat diakses oleh karyawan Department IT Support. Pada

halaman ini juga terdapat menu Open Ticket, Progress Ticket dan Close Ticket.

Karyawan pada bagian Support akan berhasil masuk ke halaman ini setelah memasukan

username dan password dengan benar pada halaman login utama.

Dalam percangan layar halaman ini, karyawan dapat melihat Open Ticket,

Progress Ticket dan Close Ticket dalam satu halaman, namun halaman ini hanya akan

menampilkan status ticket yang belum terjawab (open dan forwarded) yang berada pada

Department itu saja yang akan ditampilkan. Pada halaman ini karyawan juga mendapati

138

menu Submit, Open Ticket, Progress Ticket, Closed Ticket yang akan dibahas pada sub

bab selanjutnya.

3.4.2.3.9 Halaman Open Ticket Support

Indonesia |English

Home Progress Ticket Close Ticket Logout | Change Pass


Gambar 3.30 Rancangan Layar Halaman Open Ticket pada Support

Ini adalah rancangan layar halaman Open Ticket pada Support, dimana halaman

ini akan menampilkan status ticket yang belum terjawab (open dan forwarded) dimana

hanya ticket yang berada pada Department itu saja yang akan ditampilkan (misalnya

Ticket Department Network Support saja untuk IT Support pada Department Network

Support).

Halaman ini akan ditampilkan berdasarkan prioritas yang lebih tinggi dan

tanggal kapan pesan dikirim terlebih dahulu.

139

3.4.2.3.10 Halaman Progress Ticket Support

Indonesia |English

Home Open Ticket Close Ticket Logout | Change Pass


Gambar 3.31 Rancangan Layar Halaman Progress Ticket pada Support

Pada halaman ini karyawan Department Support dapat melihat ticket dengan

status Open Ticket yaitu ticket yang belum terjawab oleh karyawan IT Helpdesk. Ticket

yang ditampilkan adalah ticket dengan status dalam pengerjaan (On Progress, Helpdesk-

Reply dan Support-Reply).

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Open Ticket pada halaman

Home Support.

140

3.4.2.3.11 Halaman Close Ticket Support

Indonesia |English

Home Open Ticket Progress Ticket Logout | Change Pass


Gambar 3.32 Rancangan Layar Halaman Close Ticket pada Support

Ini adalah rancangan halaman Close Ticket pada Support. Close Ticket yang

dimaksud disini adalah ticket dengan status sudah terjawab (closed). Status close didapat

bila karyawan IT Helpdesk sudah memperbarui status dengan menggantinya menjadi

Closed.

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Close Ticket pada halaman

Home Support.

141

3.4.2.3.12 Halaman Ticket Detail Support

Indonesia |English

Open Ticket Progress Ticket Close Ticket Logout | Change Pass

Details ID Department Status Last Reply Priority Last Update

Created on Reserve booking

Post Reply

Conversation

Gambar 3.33 Rancangan Layar Halaman Ticket Detail pada Support

Ini adalah rancangan halaman Ticket Detail pada Department Support. Pada

halaman ini akan menampilkan detail dari Ticket Id yang dipilih oleh karyawan.

Halaman ini akan menampilkan pesan yang sudah ada sebelumnya, baik pesan dari IT

Helpdesk atau Support. Pada halaman ini dapat membalas ticket dengan mengklik Post

Reply

Halaman ini dapat diakses. dengan meng klik Ticket Id pada halaman Home

Support, Open Ticket, Progress Ticket, maupun Close Ticket.

142

3.4.2.3.13 Halaman Home Admin

Indonesia|English

Region Office Staff VPN Logout | Change Pass

ID Sender Last Reply Priority Last Department Duration

Gambar 3.34 Rancangan Layar Halaman Home Admin

Ini adalah rancangan halaman Home untuk Admin. Halaman ini hanya dapat

diakses oleh Admin. Pada Halaman ini berguna untuk melihat durasi berapa lama suatu

ticket berhasil diselesaikan oleh karyawan yang bersangkutan.

Dalam peracangan layar ini Halaman Admin memiliki beberapa menu sebagai

berikut :

a. Region (untuk melihat dan mengubah region)

b. Office (untuk melihat dan mengubah office)

c. Staff (untuk melihat dan mengubah staff)

d. VPN (merupakan aplikasi log)

Menu-menu tersebut aka dibahas pada sub bab selanjutnya.

143

3.4.2.3.14 Halaman Region Admin

Indonesia|English Home Insert Region Logout

Region

Region Name Edit Delete

Gambar 3.35 Rancangan Layar Halaman Region Admin

Ini adalah rancangan layar Region pada Admin. Halaman ini menampilkan

wilayah mana saja yang sudah terdaftar dalam database.

Pada halaman ini juga terdapat menu untuk melakukan perubahan dan

penghapusan wilayah cabang-cabang PT Tiki JNE. Selain itujuga terdapat menu Insert

Region untuk melakukan penambahan region akan dibahas pada sub bab berikutnya.

3.4.2.3.15 Halaman Insert Region Admin

Indonesia|English

Home Insert Region Logout

Edit Region Region Name

Submit Reset

Gambar 3.36 Rancangan Layar Halaman Insert Region Admin

144

Ini adalah rancangan layar untuk Halaman Insert Region. Halaman ini digunakan

untuk melakukan penambahan daftar wilayah (region) baru.

Region akan berhasil ditambahkan ke dalam database setelah Admin memasukan

Region Name dan menekan tombol Submit

3.4.2.3.16 Halaman Office Admin

Indonesia|English

Home Insert Office Logout

Office

Name Address City Postal Code

Region

edit delete

Gambar 3.37 Rancangan Layar Halaman Office Admin

Ini adalah rancangan halaman Office pada Admin. Halaman ini berguna untuk

menampilkan kantor mana saja yang sudah terdaftar dalam database, pada halaman ini

juga terdapat menu untuk melakukan edit dan delete Office. Selain itu dalam halaman ini

juga terdapat menu Insert Office yang akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Office pada halaman Home

Admin.

145

3.4.2.3.17 Halaman Insert Office Admin

I ndonesia|English

Home Office Logout Insert Office

Office Name Address

City Postal Code Region |v Submit Reset Gambar 3.38 Rancangan Layar Halaman Insert Office Admin

Ini adalah rancangan halaman Insert Office pada Admin. Halaman ini digunakan

untuk melakukan penambahan daftar kantor baru untuk dimasukkan kedalam database.

Admin harus memasukan keterangan mengenai Office lalu menekan tombol

submit untuk menambah kantor baru.

Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Insert Office pada halaman

Home Admin

146

3.4.2.3.18 Halaman Staff Admin

Indonesia |English

Home Insert Staff Logout

Name City Email Department Office Username edit delete

Gambar 3.39 Rancangan Layar Halaman Staff Admin

Ini adalah rancangan halaman Staff pada Admin. Halaman ini berguna untuk

menampilkan daftar karyawan yang sudah masuk dalam database, pada halaman ini juga

terdapat menu untuk melakukan edit dan delete Staff. Selain itu juga terdapat menu

Insert Staff yang akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Staff yang terdapat pada

halaman Home Admin

147

3.4.2.3.19 Halaman Insert Staff Admin

Indonesia |English

Home Staff Logout Insert Staff First Name Last Name Gender ◦ Laki-laki

◦ Perempuan

Birthdate Hiredate Address City Postal Code ID Card Email Phone Department Office Username Password Submit Reset

Gambar 3.40 Rancangan Layar Halaman Insert Staff Admin

Ini adalah rancangan halaman Insert Staff pada Admin. Halaman ini digunakan

untuk melakukan penambahan karyawan untuk dimasukkan kedalam database. Admin

memasukan keterangan dari staff dan menekan tombol submit untuk proses penambahan

karyawan, jika berhasil ditambahan maka akan muncul pesan “Staff baru berhasil

ditambahkan”.

148

Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Staff yang terdapat pada

halaman Home Admin

3.4.2.3.20 Halaman Log VPN

Home Realtime View Logout

Update Database Search by Username | Go

Username Last Start Date Last Start Time

Last Calling Station Id

Server IP

Server Name

Gambar 3.41 Rancangan Layar Halaman VPN Admin

Ini adalah rancangan halaman VPN pada admin. Halaman ini berguna untuk

melakukan pengecekan log VPN yang ada pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir. Pada

halaman ini terdapat beberapa tampilan yaitu View User yang sekaligus menjadi

halaman utama pada Halaman VPN Admin ini, Realtime View, dan View Detail User.

Documents

2009-1-00206-IF bab 3