INDICEtransparencia.esonora.gob.mx/transparencia/Documentos/25... · 2011-05-31 · Manual de Procedimientos COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS 1 INDICE No

Manual de Procedimientos

COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS 1

INDICE

No. De Página

I.- Introducción

II.- Objetivo del Manual

III.- Red de Procesos

IV.- Lista Maestra

V.- Registro Histórico de Cambios

VI.- Presentación de los Procedimientos:

Atención de la Agenda de Actividades Públicas, Cívicas y Privadas delC. Gobernador del Estado.Descripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoFormatos e Instructivos.Anexos

Apoyo Técnico y Logístico en Giras de Trabajo del C. Gobernador del EstadoDescripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoFormatos e Instructivos.Anexos

Apoyo Técnico y Logístico en Eventos Especiales y Cívicos del Gobierno delEstadoDescripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoAnexos

Adquisiciones de materiales, suministros y servicios generalesDescripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoFormatos e InstructivosAnexos

3

4

5

6

8

10

1115161836

3841424346

47505153

5457585961



Administración y Control de Servicios GeneralesDescripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoFormatos e InstructivosAnexos

Actualización de Manuales AdministrativosDescripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoAnexos

Solicitud de materiales y mobiliario para las giras y/o eventos de trabajoDescripción del ProcedimientoInventario de registro de procedimientoVerificación de la Ejecución del ProcedimientoFormatos e InstructivosAnexos

VI.- Bibliografía

6268697274

78818283

8487888995

96



INTRODUCCION

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo, servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento ymejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por laCoordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, cuidando que éstas atiendan a la misión del GobiernoEstatal.

Contempla la red de procesos de la Unidad Administrativa, la lista maestra de documentos, así como losprocedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de la Secretaría deGobierno.

Cabe señalar que este documento, deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en sucontenido, en la normatividad establecida, en la reasignación de funciones y responsabilidades al interior de laUnidad Administrativa, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.



OBJETIVO DEL MANUAL

Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada,secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas yEventos, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.



Fecha elaboración Hojas01/12/2010 1 DE 1

DIR FACULTAD MACROPROCESO No. SUBPROCESO TIPO RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO INDICADOR CLIENTE06-05-00 B 3 1 Relaciones

Públicas, EventosEspeciales yCívicos

Soporte CoordinadorEjecutivo deRelacionesPúblicas y Eventos

-Relaciones Públicas eficientes Número de eventos coordinados/ Total de eventos agendados

1 Atención a la Agenda de ActividadesPúblicas, Cívicas y Privadas del C.Gobernador del Estado

Informe estadístico generado del Sistema BADER No. de acciones realizadas / Total de requerimientospresentadosNo. de personas atendidas satisfactoriamente / Total depersonas atendidas

Ejecutivo del Estado / Dependencias de la AdministraciónPública Estatal / Entidades federativas de la RepúblicaMexicana / Entidades de la Administración PúblicaEstatal / Ayuntamientos Municipales del Estado deSonora / Gobiernos Extranjeros / Líderes de Opinión /Cámaras Industriales / Cámaras Empresariales /Universidades / Asociaciones Civiles / AsociacionesReligiosas / Organismos Gubernamentales /Organizaciones No Gubernamentales / Sociedad enGeneral

-Giras de Trabajo Número de giras de trabajocubiertas / Total de giras detrabajo programadas

2 Apoyo Técnico y Logístico en Giras deTrabajo del C. Gobernador del Estado

Informe de Actividades de las Giras de Trabajo delEjecutivo Estatal

No. de Giras de Trabajo cubiertas / No. de Giras de Trabajoprogramadas

Ejecutivo del Estado / Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal, AdministracionesMunicipales

-Eventos Especiales y Cívicos Número de eventos especiales ycívicos cubiertos / Total deeventos especiales y cívicosprogramados

3 Apoyo Técnico yLogístico enEventosEspeciales y Cívicos del Gobierno delEstado

Informe de Actividades de los Eventos Especiales yCívicos del Gobierno del Estado

No. de Eventos cubiertos / No. de Eventos programados Ejecutivo del Estado / Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal, AdministracionesMunicipales

D 4 03 Administración deRecursosMateriales

Soporte Director General deAdministración yFinanzas

Procedimientos de adquisicionesrealizados conforme a la Ley

Número de licitaciones públicas ysimplificadas para adquisicionesrealizadas

4 Adquisiciones de materiales,suministros y servicios generales

1.- Orden de Pago2.- Contrato

No. de licitaciones públicas realizadas / No. de licitacionespúblicas programadas

Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas yEventosSecretaría de Hacienda.Secretaría de la Contraloría General.

03 Administración deRecursosMateriales

Soporte Contrataciones de serviciosgenerales y de arrendamientosrealizados con apego a la Ley

No. De Contratacionesrequeridas / No. Decontrataciones realizadas

5 Administración y Control de ServiciosGenerales

1.- Resguardos de activo fijo.2.- Pagos de Servicios Generales.3.- Arrendamientos de inmuebles.4.- Revalidaciones vehiculares.5.- Aseguramiento de bienes muebles e inmuebles.

No. de actualizaciones realizadas / No. de actualizaciones deresguardo de activo fijo programadas . No. de trámites realizados/ No. de trámites de pago de servicios generales programados .No. de revalidaciones realizadas / No. de revalidacionesvehiculares programadas . No. de aseguramientos realizados /No. de aseguramientos de bienes programados

Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas yEventos.Secretaría de Hacienda.Secretaría de la Contraloría General.Comisión Estatal de Bienes y Concesiones.

04 OrganizaciónGeneral

Soporte Manuales Administrativoselaborados con apego a lanormatividad y legalidadestablecidas

No. Total de manualesadministrativos que cumplan conla normatividad y legalidadestablecidas

6 Actualización de ManualesAdministrativos

1.- Manuales Administrativos de la CoordinaciónEjecutiva de Relaciones Públicas y Eventos y lasUnidades Administrativas que dependen de ella.

No.deManuales Administrativos actualizados / No. deUnidadesAdministrativas programadas

Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas yEventos

03 Administración deRecursosMateriales

Soporte -Giras de Trabajo y EventosEspeciales y Cívicos

Número de fichas de identidaddeevento atendidas / Total desolicitudes recibidas

7 Solicitudde materiales y mobiliario paralas giras y/o eventos de trabajo

Ficha de Identidad de Evento y Revisión FinalRequisición de Mobiliario y/o Servicios

No. de Solicitudes atendidas / Total de Solicitudes Recibidas Ejecutivo del Estado / Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal

Elaboró Revisó Validó1 A2 B3 C4 D5 SIP-F01/REV.01

ATENCION GUBERNAMENTAL

Código de la Red

CATALOGO DE MACROPROCESOS CATALOGO DE FACULTADESPlaneación de la Gestión Interna POLITICA INTERNA Y EXTERNA Agustín Ángel Ballesteros Romero - Director General de

Aqdministración y FinanzasRamiro Pompa Borbón - Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas y Eventos

Marco Antonio Medina López - Coordinador de ÁreaAdministrativa

Apoyo JurídicoAdministración de la Gestión InternaServicios de Gobierno y Operación Gubernamental

RED DE PROCESOSSecretaría de Gobierno

Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos

04-CRP-RP/REV.02

Relaciones Gubernamentales

JURIDICO - ADMINISTRATIVODEROGADO


COORDINACIÓN EJECUTIVA DE RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS 6

LISTA MAESTRASECRETARIA DE GOBIERNO

Fecha 1/12/2010Hojas 1 de 1

COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DEREVISION

FECHA DE EMISION(dd/mm/aa)

RED DE PROCESOS04-CRP-RP/REV.02 Red de Procesos de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y

Eventos02 1/12/2010

PROCEDIMIENTOS04-CRP-P01/REV.02 Atención a la Agenda de Actividades Públicas, Cívicas y Privadas del C.

Gobernador del Estado02 1/12/2010

04-CRP -P02/REV.02 Apoyo Técnico y Logístico en Giras de Trabajo del C. Gobernador delEstado.

02 1/12/2010

04-CRP -P03/REV.02 Apoyo Técnico y Logístico en Eventos Especiales y Cívicos del Gobierno delEstado.

02 1/12/2010

04-CRP -P04/REV.01 Adquisiciones de materiales, suministros y servicios generales 01 1/12/201004-CRP -P05/REV.01 Administración y Control de Servicios Generales” 01 1/12/201004-CRP -P06/REV.01 Actualización de Manuales Administrativos 01 1/12/201004-CRP -P07/REV.02 Solicitud de materiales y mobiliario para las giras y/o eventos de trabajo 02 1/12/2010

FORMATOS E INSTRUCTIVOS04-CRP-P01-I01/REV.02 Instructivo para la Operación del Sistema BADER 02 1/12/201004-CRP -P02-F01/REV.02 Informe de Actividades 02 1/12/201004-CRP-P04-F01/REV.01 Dictamen de Selección de Cotización 01 1/12/201004-CRP -P04-F02/REV.01 Convocatoria de Licitación Pública 01 1/12/201004-CRP -P05-F01/REV.01 Solicitud de Expedición de Orden de Pago 01 1/12/201004-CRP -P07-F01/REV.02 Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final 02 1/12/201004-CRP -P07-F02/REV.02 Requisición de Mobiliario y/o Servicios 02 1/12/2010

ANEXOS04-CRP -P01-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento 04CRP-P01/REV.02 “Atención a la

Agenda de Actividades Públicas, Cívicas del C. Gobernador del Estado”03 1/12/2010

04-CRP -P02-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P02/REV.02 “Apoyo Técnico yLogístico en Giras de Trabajo del C. Gobernador del Estado”

03 1/12/2010

04-CRP -P03-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P03/REV.02 “Apoyo Técnico yLogístico en Eventos Especiales y Cívicos del Gobierno del Estado”

03 1/12/2010

04-CRP -P04-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P04/REV.01 “Adquisicionesde materiales, suministros y servicios generales”

01 1/12/2010

04-CRP -P05-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P05/REV.01 “Administración yControl de Servicios Generales”

01 1/12/2010

04-CRP -P06-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P06/REV.01 “Actualización deManuales Administrativos”

01 1/12/2010

04-CRP -P07-G01/REV.02 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P07/REV.02 “Solicitud demateriales y mobiliario para las giras y/o eventos de trabajo”

02 1/12/2010

SIP-F07/REV.01



REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOSSECRETARIA DE GOBIERNO

Fecha: 25/02/2009Hojas: 1 de 1


CÓDIGO NOMBRE DELDOCUMENTO

No. DEREVISIÓN

FECHA DECAMBIO

(dd/mm/aaaa)CAMBIOS MOTIVO DEL CAMBIO

04-RP-25CRP Red de Procesos de la Coordinación Ejecutiva de RelacionesPúblicas y Eventos

01 25/02/2009 Se agregó elInstructivo 04-25CRP-P01-I01 Instructivo parala Operación delSistema BADER al P01Atención a la Agendade ActividadesPúblicas, Cívicas yPrivadas del C.Gobernador del Estado,del Manual deProcedimientos de la25CRP.

Se agregaron: losProcedimientos P02Apoyo Técnico yLogístico en Giras deTrabajo del C.Gobernador del Estado;P03 Apoyo Técnico yLogístico en EventosEspeciales y Cívicos delGobierno del Estado, yP04 Solicitud demateriales y mobiliariopara las giras y/oeventos de trabajo; alManual deProcedimientos de la25CRP.

04-04-01-30-03/25CRP-01-P01

Atención a la Agenda de Actividades Públicas, Cívicas yPrivadas del C. Gobernador del Estado

01 25/02/2009

04-01-30-03/25CRP -01-P02 Apoyo Técnico y Logístico en Giras de Trabajo del C.Gobernador del Estado.

01 25/02/2009

04-01-30-03/25CRP -01-P03 Apoyo Técnico y Logístico en Eventos Especiales y Cívicosdel Gobierno del Estado.

01 25/02/2009

04-01-30-03/25CRP -01-P04 Solicitud de materiales y mobiliario para las giras y/o eventosde trabajo.

01 25/02/2009

04-25CRP-P01-I01 Instructivo para la Operación del Sistema BADER 01 25/02/200904-25CRP -P02-F01 Informe de Actividades 01 25/02/200904-25CRP -P04-F01 Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final 01 25/02/200904-25CRP -P04-F02 Requisición de Mobiliario y/o Servicios 01 25/02/200904-25CRP -P01-G01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-01-30-03/25CRP-01-

P01/REV.01 “Atención a la Agenda de Actividades Públicas,Cívicas del C. Gobernador del Estado”

01 25/02/2009

04-25CRP -P02-G01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-01-30-03/25CRP-01-P02/REV.01 “Apoyo Técnico y Logístico en Giras de Trabajodel C. Gobernador del Estado”

01 25/02/2009

04-25CRP -P03-G01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-01-30-03/25CRP-01-P03/REV.01“Apoyo Técnico y Logístico en EventosEspeciales y Cívicos del Gobierno del Estado”

01 25/02/2009

04-25CRP -P04-G01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-01-30-03/25CRP-01-P04/REV.01 “Solicitud de materiales y mobiliario para las girasy/o eventos de trabajo”

01 25/02/2009

SIP-F08/REV.01






CÓDIGO NOMBRE DELDOCUMENTO

No. DEREVISIÓN

FECHA DECAMBIO

(dd/mm/aaaa)CAMBIOS MOTIVO DEL

CAMBIO

04-RP-25CRP Red de Procesos de la Coordinación Ejecutiva deRelaciones Públicas y Eventos

01 25/02/2009 Se elimina elProcedimientoP04

Se eliminó elProcedimiento P04“Solicitud de materialesy mobiliario para lasgiras y/o eventos detrabajo” de la 25CRP ypasa a ser elProcedimiento P04 dela 25DAF

04-01-30-03/25CRP -01-P04 Solicitud de materiales y mobiliario para las giras y/oeventos de trabajo.

01 25/02/2009 Pasa a ser P04de la 25DAF

04-25CRP -P04-F01 Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final 01 25/02/200904-25CRP -P04-F02 Requisición de Mobiliario y/o Servicios 01 25/02/200904-25CRP -P04-G01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-01-30-

03/25CRP-01-P04/REV.01 “Solicitud de materiales ymobiliario para las giras y/o eventos de trabajo”

01 25/02/2009

SIP-F08/REV.01





COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOSCODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE

REVISIONFECHA DE EMISION

(dd/mm/aa)IDENTIFICACION DEL CAMBIO

REALIZADO)04-CRP-RP/REV.02 Red de Procesos de la Coordinación Ejecutiva de

Relaciones Públicas y Eventos02 1/12/2010 Con la publicación de la nueva Guía

para la Elaboración del Manual deProcedimientos en Febrero de 2010,cambiaron los Códigos de la Red deProcesos, Procedimientos,Formatos e Instructivos y Anexos.

Asimismo, fueron suprimidosalgunos apartados del formato“Elaboración de Procedimientos”.

Los Procedimientos P01, P02, P03 yP04 de la Dirección General deAdministración y Finanzas pasan aformar parte de los procedimientosde la Coordinación Ejecutiva deRelaciones Públicas y Eventos comoP04, P05, P06 y P07, ya que esaDirección General desaparece comounidad administrativa.

04-CRP-P01/REV.02 Atención a la Agenda de Actividades Públicas,Cívicas y Privadas del C. Gobernador del Estado

02 1/12/2010

04-CRP -P02/REV.02 Apoyo Técnico y Logístico en Giras de Trabajodel C. Gobernador del Estado.

02 1/12/2010

04-CRP -P03/REV.02 Apoyo Técnico y Logístico en Eventos Especialesy Cívicos del Gobierno del Estado.

02 1/12/2010

04-CRP -P04/REV.01 Adquisiciones de materiales, suministros yservicios generales

01 1/12/2010

04-CRP -P05/REV.01 Administración y Control de Servicios Generales” 01 1/12/201004-CRP -P06/REV.01 Actualización de Manuales Administrativos 01 1/12/201004-CRP -P07/REV.02 Solicitud de materiales y mobiliario para las giras

y/o eventos de trabajo02 1/12/2010

04-CRP-P01-I01/REV.02 Instructivo para la Operación del Sistema BADER 02 1/12/201004-CRP -P02-F01/REV.02 Informe de Actividades 02 1/12/201004-CRP-P04-F01/REV.01 Dictamen de Selección de Cotización 01 1/12/201004-CRP -P04-F02/REV.01 Convocatoria de Licitación Pública 01 1/12/201004-CRP -P05-F01/REV.01 Solicitud de Expedición de Orden de Pago 01 1/12/201004-CRP -P07-F01/REV.02 Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final 02 1/12/201004-CRP -P07-F02/REV.02 Requisición de Mobiliario y/o Servicios 02 1/12/201004-CRP -P01-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento 04CRP-

P01/REV.02 “Atención a la Agenda deActividades Públicas, Cívicas del C. Gobernadordel Estado”

03 1/12/2010

04-CRP -P02-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P02/REV.02 “Apoyo Técnico y Logístico en Girasde Trabajo del C. Gobernador del Estado”

03 1/12/2010

04-CRP -P03-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P03/REV.02 “Apoyo Técnico y Logístico enEventos Especiales y Cívicos del Gobierno delEstado”

03 1/12/2010

04-CRP -P04-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P04/REV.01 “Adquisiciones de materiales,suministros y servicios generales”

01 1/12/2010

04-CRP -P05-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P05/REV.01 “Administración y Control deServicios Generales”

01 1/12/2010

04-CRP -P06-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P06/REV.01 “Actualización de ManualesAdministrativos”

01 1/12/2010

04-CRP -P07-G01/REV.02 Diagrama de Flujo del procedimiento 04-CRP -P07/REV.02 “Solicitud de materiales y mobiliariopara las giras y/o eventos de trabajo”

02 1/12/2010

SIP-F08/REV.01



PRESENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS



ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA AGENDA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS, CÍVICAS Y PRIVADAS DEL C.GOBERNADOR DEL ESTADO

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-CRP-P01/REV.02 FECHA DE EMISION: 1-12-2010

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOConducir eficientemente las Actividades Públicas, Cívicas del C. Gobernador del Estado con la comunidad vinculada Sector Gobierno, afin de elevar los niveles de entendimiento, prioridad y colaboración.II.- ALCANCEEjecutivo del Estado, Entidades Federativas, Gobiernos extranjeros, Dependencias y Entidades del Estado, líderes de opinión,Ayuntamientos Municipales, Cámaras Industriales y Empresariales, Universidades, Asociaciones Civiles y Religiosas, OrganismosGubernamentales y no Gubernamentales, etc.III.- DEFINICIONESEE: Ejecutivo del EstadoDAPE: Dependencias de la Administración Pública EstatalEFRM: Entidades Federativas de la República MexicanaEAPE: Entidades de la Administración Pública EstatalAMES: Ayuntamientos Municipales del Estado de Sonora.GE: Gobiernos ExtranjerosLO: Líderes de OpiniónCI: Cámaras IndustrialesCE: Cámaras EmpresarialesU: UniversidadesAS: Asociaciones CivilesAR: Asociaciones ReligiosasOG: Organismos GubernamentalesONG: Organizaciones No GubernamentalesSG: Sociedad en GeneralBADER: Sistema de Base de Datos y Control de Eventos de Relaciones PúblicasANFITRION: Persona designada por el Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, para que se encargue de brindaratención personalizada a invitados especiales.IV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno.Disposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos.V.- POLÍTICAS Se llevará a cabo la Convocatoria y la coordinación de reuniones semanales con los enlaces de Agenda del Ejecutivo Estatal

para detallar las actividades a desarrollar. Se llevarán a cabo por escrito o por teléfono, las convocatorias de parte del Sr. Gobernador, a los invitados especiales que lo

acompañarán en los eventos, recorridos o giras de trabajo. Como atención protocolaria, se mantendrá permanentemente actualizada la Relación de Cumpleaños de Personas VIP, para

hacerles llegar felicitaciones del Sr. Gobernador vía telefónica o personalmente. Después de las actividades desarrolladas en la atención de audiencias y reuniones con el Sr. Gobernador y en las giras de

trabajo, se establecerá comunicación con los invitados especiales locales y foráneos, para solicitarles sus comentarios einformación para la retroalimentación del Sistema de Base de Datos y Control de Eventos de Relaciones Públicas, denominadoBADER.

SIP-P01-F02/REV.01






VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS04-CRP-P01-I01/REV.02 Instructivo para la Operación del Sistema BADERVII.- ANEXOS04-CRP-P01-G01/REV.03 Diagrama de flujo del procedimiento “Atención a la Agenda de Actividades Públicas, Cívicas y Privadas del C.Gobernador del Estado”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimiento.VIII.- DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTROCoordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas yEventos

1. Revisión de la Agenda de Actividades del C. Gobernador del Estado.1.1 Revisa la Agenda de Actividades del Ejecutivo Estatal, y verifica laspersonas foráneas que tendrán audiencia o reunión con el Sr. Gobernador,asimismo, revisa el programa de giras de trabajo del Ejecutivo Estatal.Si se trata de atención a Invitados foráneos que tendrán audiencia oreunión con el Ejecutivo Estatal…1.2 Identifica a las personas y las localiza para determinar si necesitantransportación en Hermosillo, así como reservación para hospedaje enalgún hotel.1.3 Solicita a estas personas, todos sus datos generales para capturarlosen el Sistema de Base de Datos y Control de Eventos de RelacionesPúblicas, denominado BADER.En caso de que el invitado requiera reservación en hotel…1.4 Informa al invitado la clave de confirmación y la información general delhotel.En caso de que el invitado requiera transportación en Hermosillo…1.5 Designa e instruye a una persona anfitriona para que se encargue derecogerlo en el aeropuerto a la hora de llegada.

Anfitrión 1.6 Recibe al invitado en el aeropuerto y según sea el caso, lo traslada alhotel o al lugar en donde sostendrá la audiencia o reunión con el Sr.Gobernador.Una vez que el invitado está en la audiencia o reunión con el Sr.Gobernador…

Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas yEventos

1.7 Realiza las atenciones protocolarias del evento.Al término de la audiencia o reunión…

Anfitrión 1.8 Establece comunicación con el invitado y le presta las atencionesnecesarias, en caso de que éste, requiera algún tipo de atención adicionalantes de tomar su vuelo de regreso a su lugar de origen.1.9 Traslada al invitado al aeropuerto para que tome su vuelo de regreso allugar de origen.1.10 Presenta informe de manera verbal al Coordinador Ejecutivo.

SIP-P01-F02/REV.01







1.11 Instruye al Director General de Relaciones Públicas para queposteriormente solicite al invitado, sus comentarios e información pararetroalimentación al Sistema BADER.Si se trata de seleccionar a los Invitados especiales que acompañaránal Ejecutivo Estatal en las giras de trabajo…1.12 Revisa la agenda del Sr. Gobernador para identificar las próximasgiras de trabajo.Dependiendo de los eventos que se van a cubrir en la gira…1.13 Analiza los posibles invitados especiales del Sr. Gobernador.1.14 Solicita verbalmente a los Enlaces de Agenda, las posibles opcionesde invitados especiales que acompañarán al Sr. Gobernador durante la girade trabajo.1.15 Solicita vía telefónica a la Coordinación Estatal de ComunicaciónSocial, las opciones de invitados que están involucrados con los medios decomunicación, para que acompañen al Sr. Gobernador durante la gira detrabajo.1.16 Consulta en el Sistema BADER, las opciones de invitados deHermosillo, así como del lugar donde será la gira, para que acompañen alSr. Gobernador durante la gira.Una vez definidos los invitados especiales…1.17 Elabora una relación de los posibles invitados especiales a la gira detrabajo, para que el Ejecutivo elija.1.18 Entrega relación al Ejecutivo Estatal.Posteriormente…1.19 Recibe del Ejecutivo la relación de las personas que serán invitadosespeciales en la gira de trabajo.1.20 Invita telefónica y/o personalmente a las personas elegidas por el Sr.Gobernador y confirma su asistencia.1.21 Indica a los invitados la fecha, hora y lugar de la gira de trabajo, asícomo el tipo de vestimenta que se habrá de utilizar.Si la gira es fuera de Hermosillo…


1.22 Cita en el Hangar de Gobierno a los invitados que acompañarán poraire al Sr. Gobernador en la gira de trabajo.1.23 Designa e instruye a una persona anfitriona para que se encargue derecibir y atender a los invitados especiales de Hermosillo.

Anfitrión Dependiendo de los eventos que se van a cubrir en la gira…1.24 Recibe y atiende a los invitados especiales mientras esperan la horade salida del vuelo.1.25 Entrega los programas de trabajo e informa a los invitados especialeslos datos del avión en que se trasladarán al lugar de la gira y de regreso aHermosillo.

SIP-P01-F02/REV.01







1.26 Instruye al Director General de Relaciones Públicas y Eventos paraque reciba en la aeropista del lugar de la gira de trabajo al Sr. Gobernador ya los invitados especiales, para junto con los invitados especiales locales,se trasladarlos al lugar del evento y una vez concluida la gira de trabajo, lostransporte de nuevo a la aeropista para que tomen el vuelo de regreso aHermosillo.1.27 Instruye al Coordinador Técnico para que establezca comunicacióncon los invitados especiales que acompañaron en el avión al Sr.Gobernador y con los invitados especiales locales del lugar donde serealizó la gira de trabajo, para solicitarles sus comentarios e informaciónpara retroalimentación al Sistema BADER.

Sistema BADER

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró:

_________________________________C. Marco Antonio Medina López

Coordinador de Área

Revisó:

_________________________________Lic. Agustín Ángel Ballesteros RomeroDirector General de Administración y

Finanzas

Aprobó:

______________________________Lic. Ramiro Pompa Borbón

Coordinador Ejecutivo de RelacionesPúblicas y Eventos

SIP-P01-F02/REV.01



INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTOSECRETARIA DE GOBIERNO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A LA AGENDA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS,CÍVICAS DEL C. GOBERNADOR DEL ESTADO

HOJA 1 DE 1

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-CRP-P01/REV.02 FECHA DE ELABORACION1/12/2010

No. REGISTRO RESPONSABLE * RESGUARDOTIPO TIEMPO UBICACIÓN

1 Sistema de Base de Datos yControl de Eventos deRelaciones Públicas - BADER

Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas y Eventos

Electrónico 40 años Base de datos de laCoordinación CoordinadorEjecutivo de RelacionesPúblicas y Eventos

SIP-F03/REV.01

*El responsable del resguardo será el responsable de su protección.



VERIFICACION DE LA EJECUCION DEL PROCEDIMIENTOSECRETARIA DE GOBIERNO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA AGENDA DE ACTIVIDADESPÚBLICAS, CÍVICAS Y PRIVADAS DEL C. GOBERNADOR DEL ESTADO

HOJA 1 DE 2

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-CRP-P01/REV.02 FECHA DE VERIFICACION

No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 ¿Se revisa la Agenda de Actividades del Ejecutivo Estatal, y se verifican las audiencias, reuniones

y giras de trabajo programadas?2 ¿Se Identifica y localiza a las personas invitadas para determinar requerimientos?3 ¿Se capturan sus datos generales en el Sistema BADER?4 ¿Se designa e instruye a un anfitrión para que se encargue de recibir, atender y trasladar al

invitado?5 ¿El Anfitrión presta las atenciones necesarias al invitado?6 ¿Se otorgan al invitado las atenciones protocolarias antes, durante y después de la audiencia o

reunión con el Sr. Gobernador?7 ¿Se solicitan al invitado, sus comentarios e información para capturarlos en el Sistema BADER?8 ¿Se revisa la agenda del Sr. Gobernador para identificar las próximas giras de trabajo?9 ¿Se analizan los posibles invitados especiales del Sr. Gobernador?10 ¿Se analizan las opciones de invitados que están involucrados con los medios de comunicación,

para que acompañen al Sr. Gobernador durante la gira de trabajo?11 ¿Se consultan en el Sistema BADER, las opciones de invitados de Hermosillo, así como del lugar

donde será la gira, para que acompañen al Sr. Gobernador durante la gira?12 ¿Se elabora una relación de los a la gira de trabajo, para que el Ejecutivo elija?13 ¿Se entrega relación de posibles invitados especiales al Ejecutivo Estatal?14 ¿El recibe el listado con los nombres de las personas que serán los invitados especiales del

Gobernador en la gira de trabajo?15 ¿Se indica a los invitados la fecha, hora y lugar de la gira de trabajo, así como el tipo de

vestimenta que se habrá de utilizar?16 ¿Se cita en el Hangar de Gobierno a los invitados que acompañarán por aire al Sr. Gobernador

en la gira de trabajo fuera de Hermosillo?17 ¿Se designa e instruye a una persona anfitriona para que se encargue de recibir y atender a los

invitados especiales de Hermosillo?18 ¿El Anfitrión recibe y atiende a los invitados especiales mientras esperan la hora de salida del

vuelo?19 ¿Se entregan a los invitados los programas de trabajo y se les informan los datos del avión en

que se trasladarán al lugar de la gira y de regreso a Hermosillo?20 ¿Se recibe en la aeropista del lugar de la gira de trabajo al Sr. Gobernador y a los invitados

especiales, para junto con los invitados especiales locales, se trasladen al lugar del evento?SIP-F04/REV.01





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA AGENDA DE ACTIVIDADESPÚBLICAS, CÍVICAS Y PRIVADAS DEL C. GOBERNADOR DEL ESTADO

HOJA 2 DE 2


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS21 ¿Se transporta a los invitados especiales a la aeropista para que tomen el vuelo de regreso a

Hermosillo una vez concluida la gira de trabajo?22 ¿Se establece posteriormente comunicación con los invitados especiales que acompañaron en el

avión al Sr. Gobernador y con los invitados especiales locales, para solicitarles sus comentarios einformación diversa para la retroalimentación del Sistema BADER?

23 ¿Se captura la información obtenida en el Sistema BADER?SIP-F04/REV.01

________________________Nombre y Firma del verificador



Instructivo para la Operación del Sistema BADER

04-CRP-P01-I01/REV.02



MODULOS DE LA BASE DE DATOS BADER

Módulo de Búsqueda.

Módulo de Eventos.

Módulo de Cumpleaños y Regalos.

Módulo de Duplicidad.

Módulo de Reporte.

Módulo de Relaciones.

Módulo de Administración.

Cerrar Sesión.



MODULO DE EVENTOSEn el Modulo de Eventos se presenta toda la información de los eventos, alta de invitados, opciones de reportes de estos yconfirmaciones de invitados.

Figura 1.- Menú de Control de Eventos.

En el modulo de eventos se realiza funciones relacionada con los eventos:

A. Creación de evento.B. Modificación de evento.C. Agregar invitados a evento.D. Eliminar y/o agregar invitados de evento.E. Confirmación de asistencia de invitados al evento.F. Reporte de invitados por dependencia que invita.G. Seleccionar un grupo del invitado.H. Invitar a una persona por grupo al que pertenece.I. Seleccionar el tipo de reporte que se requiere

A. CREACION DE EVENTO

1).- Creación de nuevo evento.

Para crear un evento es necesario dar clic sobre el link Nuevo Evento. Al realizar esta operación se abrirá la siguiente ventana.

C D E F G H I

A

B



Figura 2.- Pantalla de Creación de Nuevo Evento.

Para que la creación del evento sea exitosa se requiere llenar todos los campos solicitados en la figura 1. Únicamente se podrá excluir elcampo de otra ciudad en caso de encontrarse la ciudad donde se realizara el evento en listado opcional de ciudades.

Dar clic sobre el botón Agregar, Figura 2(1), para crear el evento, esto cuando ya se encuentren llenos todos los campos necesarios.

B. MODIFICACIÓN DE EVENTO.

Para realizar cualquier modificación a un evento ya creado debe darse clic sobre el link Editar que corresponda al evento que se deseamodificar. Figura 1. Se deben realizar los cambios y dar clic en el botón actualizar. Figura 3(1).

Figura 3.- Ventana para actualizar datos del evento ya existente.

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C. AGREGAR INVITADOS A EVENTO.

Para agregar un invitado a un evento es necesario dar clic sobre que corresponda al evento al que se quiera agregar alinvitado. Figura 1(C).

Ya seleccionada esta opción se abrirá una ventana auxiliar. Figura 4. En esta ventana se podrá buscar a la persona que se quierainvitar ya sea colocando uno o varios elementos siguientes: nombre, apellido paterno, apellido paterno, grupo, evento, ciudad odependencia por la cual pudo haber sido invitado en eventos anteriores. Dar clic en la botón Buscar, figura 4(1), y se mostraran losregistros relacionados.

Figura 4.- Ventana para agregar invitado.

Ya mostrados los resultados que correspondan a los datos de búsqueda se deben realizar los siguientes pasos para invitar a unapersona:

1. Seleccionar la dependencia que invita, figura 4(2). Si no se selecciona una dependencia que invita, aunque se realicen lossiguientes dos pasos la persona no se registrara como invitada.

2. En la parte derecha de cada nombre se encuentra un campo el cual debe marcarse como seleccionado, figura4(3), estecorrespondiente a la persona que se desea invitar. Es posible seleccionar varias personas antes de realizar la invitación.

3. Dar clic sobre el link Invitar. Figura 4(4).

Nota: Cuando la persona ya esta invitada al evento el registro aparece sombreado de color amarillo y aunque se vuelva a seleccionarpara invitar no será posible.

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D. ELIMINAR Y/O AGREGAR INVITADOS AL EVENTO.

Para eliminar un invitado del evento, se debe dar clic en el icono que corresponde al evento de donde se quiere eliminar elinvitado. Figura 1 (D).

Ya seleccionado esta opción se mostrara una ventana auxiliar con la siguiente presentación.

Figura 5.- Ventana para eliminar de un evento a un invitado.

En la figura 5. Se muestra el pre-listado de invitados al evento, de inicio se puede observar el nombre, en orden de apellido paterno,materno y nombres. Existe la opción de ver solamente el nombre o también el nombre con grupo, figura 5(1). Así mismo es posiblevisualizar los registros por listado general o por letra de inicio de apellido paterno.

Para eliminar un registro se realizan los siguientes pasos:

1. Buscar invitado que se desee eliminar.2. Seleccionar el recuadro ubicado en el lado derecho del nombre de la persona que se desee eliminar. Figura 5 (2).

3. Dar clic sobre cualquiera de las cruces , figura 5(3).

Al dar clic sobre estas imágenes se obtendrá:

Imprimir listado.

Generar listado en hoja de Excel.

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En esta ventana también es posible agregar a un nuevo invitado. Para realizar esta operación en el cuadro de texto que se encuentra enla parte inferior de la ventana colocar el nombre del invitado y dar clic sobre el botón Agregar, figura 5(4).

E. CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA DE INVITADOS A EVENTO.

Al dar clic sobre la siguiente imagen , figura 1 (E), se abrirá una ventana auxiliar la cual contendrá el concentrado de registrosde las personas invitadas al evento seleccionado, como la que se muestra a continuación:

Figura 6.- Ventana para confirmar asistencia de invitado.

En esta se muestra el nombre del invitado, los teléfonos y la opción de confirmar o cancelar la asistencia de la persona al evento, figura6(1). Así mismo se cuenta con un cuadro de texto donde se puede colocar algún comentario si es que se desea (ejemplo: quienconfirma o cancela, hora, día, etc.), figura 6(2)

Para registrar la confirmación es necesario dar clic en el la opción OK y para cancelar en la opción X, figura 6(3). Seguido de esto darclic sobre el botón Confirmar que se encuentra en la parte inferior del listado, figura6(4).

Nota: es posible confirmar o cancelar varios registros y después realizar la acción de dar clic sobre el botón confirmar. Se realizarantodas las confirmaciones.

El botón exportar a Excel, figura 6(5), tiene la función de generar en una hoja de Excel la lista de invitados y con esto hacer posible lamanipulación y modificación de presentación del listado.

F. REPORTE DE INVITADOS POR DEPENDENCIA QUE INVITA.

Como se vio anteriormente para incluir a una persona a una lista de invitado es indispensable especificar la dependencia que estainvitando a la persona o bien el grupo al que se desea agregar a este invitado.

Ya elaborada la lista de invitados es posible obtener el listado desglosado por dependencia dando clic sobre el link , figura1(F), seguido a esto se abrirá en la misma ventana lo siguiente:

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Figura 7.- Ventana para mostrar listado de invitados por dependencia.

En la parte superior de la pantalla se mostrara un concentrado o índice de dependencias que tienen invitados y la cantidad de invitadospor cada una, así mismo un total general.

Nota: Al dar clic sobre el nombre de la dependencia automáticamente se colocara en el inicio del listado de dicha dependencia.

En esta ventana es posible visualizar un reporte de invitados por dependencia con una o varias de las siguientes especificaciones:Grupo, Teléfono, Dirección, Confirmados y Nombre separados (nombre, apellido paterno, apellido materno por separado). Lo anteriorseleccionando el recuadro ubicado a la derecha de cada especificación. Figura 7 (1).

F. SELECCIONAR UN GRUPO DEL INVITADO.

La finalidad de este apartado es elegir para cada invitado un grupo más relevante y así poder generar un listado de invitados más claro yespecifico.

Para realizar esta operación se requiere dar clic sobre , Figura 1 (F). Y se mostrara la siguiente ventana:

Figura 8.- Ventana para elección de grupo mas relevante del invitado.

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La siguiente acción a realizar es elegir el grupo más relevante por invitado dando clic sobre la opción de grupo mostradas, figura 8(1).Por último dar clic sobre el botón Generar, figura 8(2), de esa manera se generara en Excel el listado de invitados mostrando solo ungrupo por cada invitado.

G. INVITADOS POR GRUPOS.

Dentro del apartado de Listas y Reportes, se podrá seleccionar a los invitados por grupo, accionando la opción Grupo (1); por lo que sedeberá especificar también las opciones de Evento (2), Ciudad (3), Dependencia (4).

Esta ventana permite exportar a otro formato o directamente a la impresora el reporte que se haya generado (5).

H. TIPO DE REPORTE.

Dependiendo del tipo de reporte que se quiera generar, se deberá a accesar al Módulo de Eventos, en el menú de Control de Eventos.

Deberá dar clic en el icono , para generar el reporte deseado.

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MODULO DE CUMPLEAÑOS Y REGALOSEn este Modulo podremos localizar de forma calendarizada los registros de cumpleaños con los que contamos. Esto con el fin deobtener un reporte diario o mensual de cumpleañeros VIP.

Figura 1.- Ventana de Cumpleaños y Regalos.

Aparecerá en primer plano un calendario mensual correspondiente al mes en curso, el cual señalara con azul el día en que nosencontramos. Figura 1(1).

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Si se quieren ver los registros de un día en especial, deberá darse clic sobre el día que prefiere y se mostrará la lista contiguamente.Debajo aparecerán los registros de datos de las personas que cumplen años en el día señalado. Fecha de cumpleaños, nombre. Grupo,teléfono y dirección, así como los rubros de felicitación y cambiar. Figura 1(2).

En la opción cambiar aparecen los rubros tarjeta y llamada, en la cual se podrá señalar lo que se desea mandar. Figura 1(3).

Se tiene la posibilidad de Eliminar dando clic sobre el link Eliminar, después de ello se presentara un cuadro de confirmación deeliminación dar Aceptar y listo. Figura 1(4).

También se tiene la opción de Editar un Registro esto se hace dando clic sobre el link Editar, figura 1(5), se activaran los campos parapoder realizar los cambios, ya hecho dar clic sobre el link Actualizar. En caso de no querer realizar ningún cambio dar clic sobre el linkCancelar.

Por último aparecerán en la parte inferior de el lado izquierdo una lista de los meses, de la cual se podrá seleccionar algún mesdeseado, y haciendo clic sobre el, nos presentara los datos y registros de todas las personas que cumplan años en ese mes. Conopciones similares a las del día en curso, los cuales de igual manera podrán ser editados. Figura 1(6).



MODULO DE DUPLICIDADEl Modulo de Duplicidad tiene la finalidad eliminar registros duplicados dentro del Sistema Bader.

Para Accesar, deberá dar clic en el icono, para iniciar la búsqueda de registros duplicados en el sistema, donde aparecerán tresopciones de clasificación D1, D2 y D3, donde éstas, solo representan los distintos grupos de duplicidad de registros.

Al seleccionar cualquiera de las tres opciones anteriores, aparecerá la información de los registros en las siguientes columnas: ID,Nombre, Paterno, Materno, Fecha de Nacimiento, Título, Profesión, Email, Editar, Correo y Eliminar; donde:

ID Es el número de registro que genera el sistema Bader.Nombre Nombre(s) de pila de la persona registrada.Paterno Apellido Paterno de la persona registrada.Materno Apellido Materno de la persona registrada.Fecha de Nacimiento Fecha de Nacimiento de la persona registrada.Título Abreviatura del Título de la Profesión de la persona registrada.Profesión Nombre de la Profesión de la persona registrada.Email Correo Electrónico de la persona registrada.Editar Opción que permite editar la información de la persona registrada.Correo Opción que permite editar el correo de la persona registrada.Eliminar Opción que permite eliminar la información de la persona duplicada.



MODULO DE REPORTESEl Modulo de Reporte es de gran importancia para el uso de la información almacenada. En este es donde se pueden generar losreportes mas completos y manejables de manera general.

Es posible obtener datos buscar un registro ya sea por nombre, apellido paterno, apellido materno grupo, evento, ciudad y/odependencia, especificando uno, varios o todos los datos antes mencionados.

Así mismo es posible indicar si se quiere que el o los registros se muestren con los datos de titulo, grupos, teléfonos, direcciones, fechade nacimiento, nombre separados y/o emails. Esta información se mostrara al seleccionar las casillas que se encuentran a un costadode cada dato deseado. Figura 1(1).

Ya colocadas las especificaciones de búsqueda y elegidas los elementos a mostrarse se procede a dar clic sobre el botón Buscar.Figura 1(2). Después de ello se mostrara la información que concuerde con lo solicitado. Figura 1(3).

Figura 1.- Ventana de Reportes

Si se desea imprimir la información dar clic sobre .

Si se desea generar un listado en Excel dar clic sobre Exportar, Figura 1(4).

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MODULO DE RELACIONESEste modulo nos sirve para dar relación a dos personas de acuerdo a su parentesco. (Esposo, esposa, madre padre, hijo, hija, sobrino,sobrina).Aparecen en esta ventana tres secciones en las cuales deberán ingresarse datos para lograr la relación.

Figura 1.- Ventana para relacionar personas.

Para dar de alta alguna relación realizar los siguientes pasos:

En la primera sección de búsqueda Ingresar nombre, y/o apellidos y presiona la opción Buscar para localizar a al primer persona quecumpla con las especificaciones, la cual se desea relacionar. Figura 1(1).

Seguido aparecerá en el recuadro inferior una lista con los posibles nombres, de la cual se elegirá a la deseada. Figura 1(2)

La sección (relaciones): Aquí se seleccionara la relación que hay entre las dos personas buscadas (esposa, esposo, hijo, etc.) figura1(3).

En la segunda sección de búsqueda Ingresar nombre, y/o apellidos y presiona la opción Buscar para localizar a al primer persona quecumpla con las especificaciones, la cual se desea relacionar. Figura 1(4).

Seguido aparecerá en el recuadro inferior una lista con los posibles nombres, de la cual se elegirá a la deseada. Figura 1(5).

Para que esta relación sea validada deberá hacer click en Relacionar. Figura 1(6).

Después aparecerán en la parte inferior de la pantalla un indicados los dos nombres con la relación que se indico, y solo resta dar clicsobre el botón Confirmar, figura 1(7). Y así quedara hecha por completo la relación.

Nota: En la parte inferior siempre aparecerá una lista de las relaciones personales que ya existen, con la opción Eliminar, por si esto esnecesario cancelarse por incorrección. Figura 1(8).

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MODULO DE ADMINISTRACIONEl Modulo de Administración tiene como función principal llevar control de cualquier movimiento de altas, bajas y edición de grupos,dependencias o usuarios. Figura 1.

Figura 1.- Menú de Administración.

En este Modulo se pueden realizar ya sea con un grupo, dependencia o usuario las siguientes cuatro funciones:

A. AgregarB. EditarC. Eliminar

A).- Agregar grupos, dependencia o usuario:

Para agregar un grupo, dependencia o usuario es necesario dar click sobre el link Agregar correspondiente a la opción que se deseacrear o agregar.

Se mostraran las siguientes ventanas según haya sido la elección Figura 2,3,4.

GRUPO

Figura 2.- Agregar Grupo

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DEPENDENCIA

Figura 3.- Agregar Dependencia

USUARIO

Figura 4.- Agregar Usuario

Después de llenar los campos solicitados dar clic sobre el botón Agregar. Figura 2, 3 y 4 (1).

B).- Editar grupos, dependencia o usuario.

Para editar los registros es necesario colocar en grupo, dependencia o usuario que se desea buscar en cuadro de texto correspondientey dar clic en el botón Buscar. Figura 5, 6 y 7 (1).

Al mostrarse el registro buscado es necesario dar clic sobre el link Editar, figura 5, 6 y 7 (2). Realizar los cambios y por ultimo dar clic enel botón Actualizar. En caso de que se desee cancelar cualquier modificación dar clic sobre el link Cancelar.

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GRUPO

Figura 5.- Editar y Eliminar Grupo.

DEPENDENCIA

Figura 6.- Editar y Eliminar Dependencia.

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USUARIO

Figura 7.- Editar y Eliminar Usuario.

C).- Eliminar grupos, dependencia o usuario.

Para eliminar un grupo, dependencia o usuario se debe dar clic sobre el link Eliminar, figura 5, 6 y 7 (2), que corresponda al registro queno se desea. Se mostrara un mensaje de confirmación de eliminación seleccione Aceptar y listo.

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DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: SECRETARÍA DE GOBIERNO Hoja 1 de 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES

PUBLICAS Y EVENTOSFecha de Elaboración:1-12-2010

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA AGENDA DE ACTIVIDADESPÚBLICAS, CÍVICAS Y PRIVADAS DEL C.GOBERNADOR DEL ESTADO

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:04-CRP-P01/REV.02

INICIO

Identifica a las personas quetendrán audiencia o reunión, y laslocalizaA

Se designa e instruye a un anfitrión

Revisa la Agenda de Actividadesdel Ejecutivo Estatal, y verifica lasaudiencias y/o reuniones y giras detrabajo

A

BVerifica si el invitado requierareservación en hotel, se le informala clave de confirmación y lainformación general del hotel

B

04-CRP-P01-G01/REV.03

Solicita datos generales paracapturarlos en el Sistema BADER

CSe realizan las atencionesprotocolarias del evento

El Anfitrión recibe y atiende alinvitado

C DTraslada al invitado al aeropuertopara que tome su vuelo de regresoal lugar de origen

Al término de la audiencia o reuniónel Anfitrión le presta las atencionesnecesarias al invitado

Presenta informe de manera verbal

¿Audienciay/o reunión?

NO

SI

E

D JSe solicitan al invitado, comentariose información para capturarla en elSistema BADER



DIAGRAMA DE FLUJO



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA AGENDA DE ACTIVIDADESPÚBLICAS, CÍVICAS Y PRIVADAS DEL C.GOBERNADOR DEL ESTADO


Revisa la agenda del Sr.Gobernador para identificar laspróximas giras de trabajoE

FIN

F

04-CRP-P01-G01/REV.03

Analiza los posibles invitadosespeciales del Sr. Gobernador engira de trabajo

FG

Se elabora una relación de losposibles invitados especiales a lapara que el Ejecutivo elija

Entrega relación al Ejecutivo Estatal

GH

Se invita telefónica y/opersonalmente

El Ejecutivo Estatal indica laspersonas que serán sus invitadosespeciales

Indica a los invitados la fecha, horay lugar de la gira de trabajo, asícomo el tipo de vestimenta que sehabrá de utilizar

HI

Designa e instruye a una personaanfitriona para que se encargue derecibir y atender a los invitadosespeciales de Hermosillo

Si la gira es fuera de Hermosillo citaen el Hangar de Gobierno a losinvitados que acompañarán por aireal Sr. Gobernador en la gira detrabajo

El Anfitrión recibe y atiende a losinvitados especiales mientrasesperan la hora de salida del vuelo

I

En el lugar de la gira de trabajo else recibe en la aeropista al Sr.Gobernador y a los invitadosespeciales, para junto con losinvitados especiales locales, setrasladen al lugar del evento

Entrega los programas de trabajo einforma a los invitados especialeslos datos del avión en que setrasladarán al lugar de la gira y deregreso a Hermosillo

Una vez concluida la gira de trabajotransporta a los invitados especialesa la aeropista para que tomen elvuelo de regreso a Hermosillo J

Se establece comunicación con losinvitados especiales queacompañaron al Sr. Gobernadorpara solicitarles sus comentarios einformación para retroalimentaciónal Sistema BADER




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN GIRAS DE TRABAJO DEL C. GOBERNADOR DELESTADO


I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOBrindar el apoyo técnico y Logístico de las Giras de Trabajo del C. Gobernador del Estado.II.- ALCANCEAgenda de Trabajo del Ejecutivo Estatal. Aplica a la Dirección de Logística, Giras y Eventos de la Coordinación Ejecutiva de RelacionesPúblicas y Eventos, en función de la Agenda de Trabajo del Ejecutivo Estatal.III.- DEFINICIONESEE: Ejecutivo EstatalSECGOB: Secretaría de Gobierno.CRP: Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.DAPE: Dependencias de la Administración Pública Estatal.EAPE: Entidades de la Administración Pública Estatal.AMES: Ayuntamientos Municipales del Estado de SonoraIV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno.Disposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos.V.- POLÍTICAS Mantener una estrecha relación con el Ejecutivo Estatal y la Secretaría Particular del Ejecutivo, para establecer la logística de las

reuniones, eventos, y giras en las que participan el Sr. Gobernador o sus representantes.VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS04-CRP-P02-F01/REV.02 “Informe de Actividades”VII.- ANEXOS04-CRP-P02-G01/REV.03 Diagrama de flujo del procedimiento “Apoyo Técnico y Logístico en Giras de Trabajo del C. Gobernador delEstado”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimiento.VIII.- DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1. Revisión de la Agenda de Actividades del C. Gobernador del Estado.1.1 Revisa la Agenda de Actividades del Ejecutivo Estatal, verificando lasreuniones, eventos y giras en los cuales participará el Sr. Gobernador.1.2 Mantiene comunicación constante con los enlaces municipales de laadministración estatal, para elaborar las propuestas de los posibles eventosque se pudieran incluir en las giras de trabajo del Ejecutivo Estatal.1.3. Verifica la ubicación donde se realizará el Evento de Trabajo.1.4 Mantiene estrecha comunicación con el Ejecutivo, Secretaría Particular,Dependencias y Entidades involucradas en las actividades del Ejecutivo, afin de coordinar las medidas pertinentes para la realización de dichasactividades

SIP-P01-F02/REV.01






RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRODirector de Logística, Giras yEventos / Coordinadores deÁrea.

1.5 Una vez recibida la agenda por el Coordinador (Vía Internet ó sobrecerrado), cita al Director de Logística, Giras y Eventos, para informarle lasactividades programadas (Giras) y conjuntamente avisan al PresidenteMunicipal o a quienes sean responsables del evento, según el área deinterés, que el Sr. Gobernador visitará su Ayuntamiento (Vía telefónica), yles proporcione avance de información de las obras donde el Ejecutivopueda asistir; seguidamente el Director General a su vez nombra a 2responsables (de 6 Coordinadores de Área) a cubrir dicha avanzada depre-gira en base a rol establecido.

Director de Logística, Giras yEventos

2. Diseño del Programa de Trabajo2.1 Revisa la Agenda del Ejecutivo Estatal, junto con el CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, verificando las reuniones,eventos y giras en los cuales participará el Sr. Gobernador

Coordinador de Área. 2.2 Actualiza Base de Datos y estadístico de las giras, reuniones y eventosde trabajo realizados por el Gobernador del Estado por los Municipios deEstado.

Coordinadores de Área 2.3 Verifica el buen estado de los materiales de equipamiento en materiasde seguridad y logística para la instalación de templetes, presidiums,leyendas, ornato, edecanes, logotipos, sonido, podium, mamparas, carpas,sillas, maestro de ceremonias, tarimas, vallas, etc., para la realización delos eventos, reuniones o giras de trabajo del Sr. Gobernador


2.4 Establece y mantiene una comunicación estrecha con los municipios delEstado y con los Secretarios del Estado e integrantes del gabineteampliado, para intercambiar información y apoyo en las actividadesrelativas a reuniones, eventos y giras de trabajo (Telefónicamente)

Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas yEventos.

2.5 Comisiona al personal que se coordinará (mediante oficio de comisión)con los responsables de los lugares en que se llevarán a cabo lasreuniones, eventos y giras en las que participará el Sr. Gobernador, con elobjeto de determinar rutas, tiempos de recorrido, acompañantes,intervenciones y apoyos logísticos que resulten necesarios para dar calidada los eventos.

Director de Logística, Giras yEventos.

2.6 Mantiene estrecha comunicación con el Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas y Eventos (personal ó telefónicamente), a fin demantenerlo informado sobre algún cambio de última hora.

Director de Logística, Giras yEventos / Coordinadores deÁrea.

2.7 Elabora el Programa de Trabajo definitivo de la reunión, evento o gira ylo somete a consideración del Coordinador Ejecutivo de RelacionesPúblicas y Eventos, para que éste lo consulte al Ejecutivo Estatal“Una vez aprobado el programa de trabajo”2.8 Verifica que se hayan cumplido con todas las necesidades logísticas yde seguridad de los materiales a utilizarse.2.9 Se notifica al Coordinador Estatal de Comunicación Social sobre elPrograma de Trabajo para la realización de los eventos (vía programaescrito), a fin de que se cubra la nota.

SIP-P01-F02/REV.01







2.10 Distribuye el Programa de Trabajo entre los funcionarios involucradosen el evento; igualmente entre funcionarios cercanos al Ejecutivo Estatal(Secretario Particular, Jefe de la Oficina del Ejecutivo, asistente personal,ayudantía, etc.)3. Realización de los eventos.

Coordinadores de Área. 3.1 Coordina la realización del evento en el lugar, fecha y horaprogramados (que todo lo necesario para la realización del evento seencuentre en tiempo y forma, como son, invitados, programa, oradores,mamparas, tarimas, leyendas, sillería, etc.3.2 Elabora el formato 04-CRP-P02-F01/REV.02 “Informe de Actividades”. Informe de actividades

(Vía escrita)FIN DEL PROCEDIMIENTO

SIP-P01-F02/REV.01

Elaboró:



Revisó:


Finanzas

Aprobó:



SIP-P01-F02/REV.01





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN GIRAS DE TRABAJODEL C. GOBERNADOR DEL ESTADO

HOJA 1 DE 1



1 Informe de Actividades Director de Logística, Giras yEventos

PapelElectrónico

40 años Archivo y base de datosde la Dirección deLogística, Giras y Eventos

SIP-F03/REV.01






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN GIRAS DETRABAJO DEL C. GOBERNADOR DEL ESTADO

HOJA 1 DE 2


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 ¿El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos revisa la Agenda de Actividades

del Ejecutivo Estatal, verificando las reuniones, eventos y giras en los cuales participará el Sr.Gobernador?

2 ¿Se verifica la ubicación donde se realizará el Evento de Trabajo?3 ¿Se mantiene estrecha comunicación con el Ejecutivo, Secretaría Particular, Dependencias y

Entidades involucradas en las actividades del Ejecutivo, a fin de coordinar las medidaspertinentes para la realización de dichas actividades?

4 Una vez recibida la agenda por el Coordinador (Vía Internet ó sobre cerrado), ¿Cita al Directorde Logística, Giras y Eventos para informarle las actividades programadas (Giras) yconjuntamente avisan al Presidente Municipal que el Sr. Gobernador visitará su Ayuntamiento(Vía telefónica), y les proporcione avance de información de las obras donde el Ejecutivo puedaasistir

5 ¿El Director de Logística, Giras y Eventos, nombra a 2 responsables (de 6 Coordinadores deÁrea) a cubrir dicha avanzada de pre-gira en base a rol establecido?

6 ¿Se diseña el Programa de Trabajo revisando la Agenda del Ejecutivo Estatal, junto con elCoordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, verificando las reuniones, eventos ygiras en los cuales participará el Sr. Gobernador?

7 ¿Los Coordinadores de Área actualizan la Base de Datos y estadístico de las giras, reuniones yeventos de trabajo realizados por el Gobernador del Estado por los Municipios de Estado?

8 ¿Se verifica el buen estado de los materiales de equipamiento en materias de seguridad ylogística para la instalación de templetes, presídiums, leyendas, ornato, edecanes, logotipos,sonido, podium, mamparas, carpas, sillas, maestro de ceremonias, tarimas, vallas, etc., para larealización de los eventos, reuniones o giras de trabajo del Sr. Gobernador?

9 ¿El Director de Logística, Giras y Eventos establece y mantiene comunicación estrecha con losmunicipios del Estado, para intercambiar información y apoyo en las actividades relativas areuniones, eventos y giras de trabajo (Telefónicamente)?

10 ¿El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos comisiona al personal que secoordinará con los responsables de los lugares en que se llevarán a cabo las reuniones,eventos y giras en las que participará el Sr. Gobernador, con el objeto de determinar rutas,tiempos de recorrido, acompañantes, intervenciones y apoyos logísticos que resultennecesarios para dar calidad a los eventos?

11 ¿El Director de Logística, Giras y Eventos mantiene estrecha comunicación con el CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas y Eventos (personal ó telefónicamente), a fin de mantenerloinformado sobre algún cambio de última hora?

12 ¿Se elabora el Programa de Trabajo definitivo de la reunión, evento o gira y lo somete aconsideración del Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, para que éste loconsulte al Ejecutivo Estatal y lo apruebe?

13 Una vez aprobado el programa de trabajo ¿Se verifica que se hayan cumplido con todas lasnecesidades logísticas y de seguridad de los materiales a utilizarse?

SIP-F04/REV.01






HOJA 2 DE 2


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS14 ¿Se notifica al Coordinador General de Comunicación Social sobre el Programa de Trabajo

para la realización de los eventos (vía programa escrito), a fin de que se cubra la nota?15 ¿El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos distribuye el Programa de Trabajo

entre los funcionarios involucrados en el evento; igualmente entre funcionarios cercanos alEjecutivo Estatal (Secretario Particular, Jefe de la Oficina del Ejecutivo, asistente personal,ayudantía, etc.)?

16 Los Coordinadores de Área coordinan la realización del evento en el lugar, fecha y horaprogramados (que todo lo necesario para la realización del evento se encuentre en tiempo yforma, como son, mamparas, tarimas, leyendas, sillería, etc.?

17 ¿Se elabora el Informe de Actividades?18 ¿El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos revisa la Agenda de Actividades

del Ejecutivo Estatal, verificando las reuniones, eventos y giras en los cuales participará el Sr.Gobernador?

19 ¿Se verifica la ubicación donde se realizará el Evento de Trabajo?20 ¿Se mantiene estrecha comunicación con el Ejecutivo, Secretaría Particular, Dependencias y


SIP-F04/REV.01




INFORME DE ACTIVIDADES

MUNICIPIO: FECHA:RESPONSABLE DEL EVENTO DEPENDENCIA(S) RESPONSABLE(S):

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)Lugar y Nombre delEvento

Inició Terminó Tiempo de Vuelo yKms.

Kms. De traslado deun Municipio a otro yTipo de Vehículo

Kms. De Recorridosen el Municipiodurante la Gira

Asistentes INTERVENCIONES(En caso deavanzada anotarObservacionesGenerales

Seguridad Limpieza

Nota: Omitir el punto (4) y en caso de evento local el (4), (5) y (6) Anexar Presidium. FIRMA:

COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PUBLICAS Y EVENTOS

INFORME DE ACTIVIDADESGIRA DE TRABAJO Y/O EVENTO

DIRECCION DE LOGISTICA, GIRAS Y EVENTOS

04-CRP-P02-F01/REV.02



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO“INFORME DE ACTIVIDADES”

LUGAR Y NOMBRE DEL EVENTO

INICIÓ

TERMINÓ

TIEMPO DE VUELO Y KMS.

KMS. DE TRASLADO DE UN MUNICIPIO A OTRO Y TIPO DEVEHICULO

KMS. DE RECORRIDOS EN EL MUNICIPIO DURANTE LA GIRA

ASISTENTES

INTERVENCIONES (EN EL CASO DE AVANZADA ANOTAROBSERVACIONES GENERALES)

SEGURIDAD

LIMPIEZA

NOTA:

FIRMA

HOJA ___ DE ___

ANOTAR EL LUGAR Y EL NOMBRE DEL EVENTO

INDICAR LA HORA EN QUE INICIÓ EL EVENTO

INDICAR LA HORA EN QUE TERMINÓ EL EVENTO

EN CASO DE QUE EL TRASLADO SEA POR VIA AEREA, ANOTAR EL TIEMPOESTIMADO DE VUELO Y EL NUMERO DE KILÓMETROS HACIA EL LUGAR DELEVENTO

ANOTAR EL NUMERO DE KILÓMETROS DE TRASLADO ENTRE LOS MUNICIPIOS Y ELTIPO DE VEHICULO QUE SE UTILIZA

ANOTAR EL NUMERO DE KILÓMETROS RECORRIDOS EN EL MUNICIPIO DURANTELA GIRA

ANOTAR EL NÚMERO DE ASISTENTES AL EVENTO

ANOTAR EL(LOS) NOMBRE(S) DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN ELEVENTO. EN EL CASO DE AVANZADA SE ANOTARÁN LAS OBSERVACIONESGENERALES CORRESPONDIENTES

ANOTAR EL ESTATUS DE SEGURIDAD PARA EL EVENTO

ANOTAR EL ESTATUS DE LIMPIEZA PARA EL EVENTO

OMITIR EL PUNTO (4) Y EN CASO DE SER EVENTO LOCAL OMITIR LOS PUNTOS (4),(5) Y (6).

ACREDITAR LA FIRMA DE LA PERSONA QUE ELABORA EL INFORME DEACTIVIDADES

ANOTAR EL NÚMERO DE HOJA Y EL NÚMERO DE TANTOS QUE CONFORMAN ELINFORME DE ACTIVIDADES.



DIAGRAMA DE FLUJO





04-CRP-P02-G01/REV.03

INICIO

El Director de Logística, Giras yEventos revisa la Agenda delEjecutivo Estatal, junto con elCoordinador General de Eventos.verificando los eventos por realizar

Mantiene actualizado el registrocronológico y estadístico de lasgiras, reuniones y eventos detrabajo realizados por el Gobernadordel Estado.

A

Coordina una avanzada de trabajopara la organización de la reunión,previo al evento y/o gira.

FIN

El Coordinador General revisa laAgenda de Actividades del C.Gobernador del Estado.

Verifica el lugar donde se realizaráel Evento de Trabajo mantienecomunicación constante con laspartes involucradas en el evento detrabajo

A

o

Informe de Actividades

BEstablece y mantiene unacomunicación estrecha con losmunicipios del Estado, paraintercambiar información y apoyo enlas actividades.

B

Se Verifica el buen estado de losmateriales de equipamiento enmaterias de seguridad y logística.

CElabora el Programa Definitivo de lareunión, evento o gira y lo somete aconsideración del CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas yEventos.

Se Designa al personal que secoordinará con los responsables delos lugares en que se llevarán acabo las reuniones, eventos y girasde trabajo del Gobernador.

Verifica que se hayan cumplido contodas las necesidades logísticas yde seguridad de los materiales autilizarse.

C DElabora las memoriascorrespondientes a reuniones,eventos o giras del Ejecutivo Estatal,documentándolo con fotografías yvideos.

Se realiza el evento en el lugar,fecha y hora programados.

D




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN EVENTOS ESPECIALES Y CÍVICOS DEL GOBIERNODEL ESTADO


I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOBrindar el apoyo técnico y logístico en Eventos Especiales y Cívicos del Gobierno del Estado.II.- ALCANCETodas las solicitudes que formulen Instituciones No Gubernamentales e Instituciones Privadas y al Calendario Cívico del Gobierno delEstado de Sonora.III.- DEFINICIONESEE: Ejecutivo EstatalSECGOB: Secretaría de Gobierno.CRP: Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.DAPE: Dependencias de la Administración Pública Estatal.EAPE: Entidades de la Administración Pública Estatal.MES: Municipios del Estado de Sonora.ING: Instituciones No GubernamentalesIP: Instituciones PrivadasIV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno y sus reformas.Disposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos.04-CRP-P02-F01 Formato “Informe de Actividades”V.- POLÍTICAS

Se atenderán las peticiones y solicitudes de apoyo para la realización de eventos especiales y cívicos, que se formulen alEjecutivo Estatal por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, Municipios e InstitucionesNo Gubernamentales y Privadas, en la organización y desarrollo de eventos especiales y cívicos, teniendo siempre en cuentalos recursos humanos, materiales y financieros.

Es indispensable traer consigo la solicitud y la relación de los materiales que serán utilizados para el desarrollo del evento.VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOSNO APLICAVII.- ANEXOS04-CRP-P03-G01/REV.03 “Diagrama de flujo del procedimiento “Apoyo técnico y logístico en eventos especiales y cívicos del gobiernodel estado”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimientoVIII.- DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1. Revisión de la Agenda de Actividades del C. Gobernador del Estado.1.1 Revisa la Agenda de Actividades del Ejecutivo Estatal, verificando loseventos especiales y cívicos que se desarrollarán.1.2. Verifica la ubicación donde se realizarán los eventos especiales ycívicos

SIP-P01-F02/REV.01







1.3 Mantiene estrecha comunicación con el Ejecutivo, Secretaría Particular,Dependencias y Entidades involucradas en las actividades del Ejecutivo, afin de coordinar las medidas pertinentes para la realización de dichasactividades1.4 Establece comunicación (vía verbal) con el Director de EventosEspeciales y Cívicos para informarle el nombre del evento y dependenciacon la que se coordinará para elaborar el Programa de Trabajo a realizar.

Director de EventosEspeciales y Cívicos

2. Diseño del Programa de Trabajo.2.1 Revisa la Agenda del Ejecutivo Estatal, junto con el CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, verificando los eventosespeciales y cívicos a realizarse

Coordinador de Área 2.2 Mantiene actualizada la Base de Datos cronológica y estadística de loseventos especiales y cívicos realizados.

Coordinadores de Área 2.3 Verifica el buen estado de los materiales de equipamiento en materiasde seguridad y logística para la instalación de templetes, presidiums,leyendas, ornato, edecanes, logotipos, sonido, podium, mamparas, carpas,sillas, maestro de ceremonias, tarimas, vallas, etc., para la realización delos eventos especiales y cívicos

Director de EventosEspeciales y Cívicos

2.4 Establece y mantiene una comunicación (vía telefónica y/opersonalmente) con las dependencias o Instituciones, para recabarinformación relacionada con eventos especiales y cívicos.2.5 Programa una entrevista con el responsable por parte de laDependencia en el lugar designado donde se realizará el evento, paradeterminar el tipo de apoyos a requerir.2.6 Recibe del Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos laindicación por escrito (programa) donde se determina nombre del evento,lugar, fecha, hora de inicio y de terminación, el cual tiende a modificarsehasta último momento.

Director de EventosEspeciales y Cívicos.

2.7 Verbalmente designa al personal (de 6 Coordinadores de Área) que secoordinarán con los responsables de los lugares en que se llevarán a cabolos eventos, con el objeto de trasladar el equipo requerido.2.8 Traslada el equipo al lugar del evento (personal del Taller de eventos)2.9 Supervisa la correcta instalación del equipo e informa al CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, sobre los resultados,problemática presentada, sugerencias, etc., para que se tomen las medidasnecesarias.

SIP-P01-F02/REV.01






RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRODirector de EventosEspeciales y Cívicos.

2.10 Mantiene estrecha comunicación (vía Telefónica) con el CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, a fin de mantenerlo informadosobre algún cambio de última hora, vía telefónica y/o personalmente.2.11 Elabora el Programa Definitivo de la reunión, evento o gira y lo sometea consideración del Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas yEventos, para que éste autorice o modifique en su defecto.“Una vez aprobado el programa de trabajo”2.12 Verifica que se hayan cumplido con todas las necesidades logísticas yde seguridad de los materiales a utilizarse por parte del montaje de estaCoordinación.2.13 Notifica al Coordinador Estatal de Comunicación Social sobre elPrograma de Trabajo para la realización de los eventos (vía programaescrito), a fin de que se cubra la nota.


2.14 Distribuye el Programa de Trabajo entre los funcionarios involucradosen el evento; igualmente entre funcionarios cercanos al Ejecutivo Estatal(Secretario Particular, Jefe de la Oficina del Ejecutivo, asistente personal,ayudantía, etc.)3. Realización de los eventos.3.1 Coordina la realización del evento conjuntamente con el personalmencionado en el párrafo 2.7.3.2 Elabora el formato 04-CRP-P02-F01/REV.02 “Informe de Actividadesinforme de actividades.

Informe de actividades(vía escrita)

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró:



Revisó:


Finanzas

Aprobó:



SIP-P01-F02/REV.01





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN EVENTOSESPECIALES Y CÍVICOS DEL GOBIERNO DEL ESTADO

HOJA 1 DE 1



1 Informe de Actividades04-CRP-P02-F01/REV.02


PapelElectrónico

40 años Archivo y base de datosde la Dirección deLogística, Giras y Eventos

SIP-F03/REV.01







HOJA 1 DE 2


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 ¿El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos revisa la Agenda de Actividades

del Ejecutivo Estatal, verificando los eventos especiales y cívicos que se desarrollarán?2 ¿Se verifica la ubicación donde se realizarán los eventos especiales y cívicos?3 ¿Se mantiene estrecha comunicación con el Ejecutivo, Secretaría Particular, Dependencias y


4 ¿Se establece comunicación (vía verbal) con el Director de Eventos Especiales y Cívicos parainformarle el nombre del evento y dependencia con la que se coordinará para elaborar elPrograma de Trabajo a realizar?

5 ¿Director de Eventos Especiales y Cívicos revisa la Agenda del Ejecutivo Estatal, junto con elCoordinador General de Eventos. verificando los eventos especiales y cívicos a realizarse?

6 ¿El Coordinador de Área mantiene actualizada la Base de Datos cronológica y estadística delos eventos especiales y cívicos realizados?

7 ¿Se verifica el buen estado de los materiales de equipamiento en materias de seguridad ylogística para la instalación de templetes, presídiums, leyendas, ornato, edecanes, logotipos,sonido, podium, mamparas, carpas, sillas, maestro de ceremonias, tarimas, vallas, etc., para larealización de los eventos especiales y cívicos?

8 ¿El Director de Eventos Especiales y Cívicos establece y mantiene una comunicación (víatelefónica y/o personalmente) con las dependencias o Instituciones, para recabar informaciónrelacionada con eventos especiales y cívicos?

9 ¿Se programa una entrevista con el responsable por parte de la Dependencia en el lugardesignado donde se realizará el evento, para determinar el tipo de apoyos a requerir?

10 ¿Se recibe del Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos la indicación por escrito(programa) donde se determina nombre del evento, lugar, fecha, hora de inicio y determinación, el cual tiende a modificarse hasta último momento?

11 ¿El Director de Eventos Especiales y Cívicos verbalmente designa al personal (de 6Coordinadores de Área) que se coordinarán con los responsables de los lugares en que sellevarán a cabo los eventos, con el objeto de trasladar el equipo requerido?

12 ¿Se traslada el equipo al lugar del evento (personal del Taller de eventos)?13 ¿Se supervisa la correcta instalación del equipo e informa al Coordinador Ejecutivo de

Relaciones Públicas y Eventos, sobre los resultados, problemática presentada, sugerencias,etc., para que se tomen las medidas necesarias?

14 ¿Se mantiene estrecha comunicación (vía Telefónica) con el Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas y Eventos, a fin de mantenerlo informado sobre algún cambio de últimahora, vía telefónica y/o personalmente?

15 ¿Se elabora el Programa Definitivo de la reunión, evento o gira y lo somete a consideración delCoordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos, para que éste autorice o modifique ensu defecto?

SIP-F04/REV.01






HOJA 2 DE 2


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS16 Una vez aprobado el programa de trabajo ¿Se verifica que se hayan cumplido con todas las

necesidades logísticas y de seguridad de los materiales a utilizarse por parte del montaje deesta Coordinación?

17 ¿Se notifica al Coordinador Estatal de Comunicación Social sobre el Programa de Trabajo parala realización de los eventos (vía programa escrito), a fin de que se cubra la nota?

18 El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos distribuye el Programa de Trabajoentre los funcionarios involucrados en el evento; igualmente entre funcionarios cercanos alEjecutivo Estatal (Secretario Particular, Jefe de la Oficina del Ejecutivo, asistente personal,ayudantía, etc.)?

19 ¿Se Coordina la realización del evento?20 ¿Se elabora el formato Informe de Actividades

SIP-F04/REV.01




DIAGRAMA DE FLUJO



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN EVENTOSESPECIALES Y CÍVICOS DEL GOBIERNO DELESTADO


INICIORevisa la Agenda del EjecutivoEstatal, junto con el CoordinadorGeneral de Eventos. verificando loseventos a realizar

Mantiene actualizado el registrocronológico y estadístico de loseventos.A

A

04-SIP-P01-G01/REV.00

Coordina una avanzada de trabajopara la organización del evento

FIN

Revisa la Agenda de Actividades delC. Gobernador del Estado.

Se verifica el lugar donde serealizará el Evento

A

o

Informe de Actividades

BEstablece y mantiene unacomunicación estrecha con losmunicipios, Secretarios del Estado,y con los integrantes del gabineteampliado, para intercambiarinformación y apoyo en lasactividades.

B

04-CRP-P03-G01/REV.03

Verifica el buen estado de losmateriales de equipamiento enmaterias de seguridad y logística.

CAcude al lugar donde se realizará elevento, para verificar ubicación,infraestructura, instalacioneshidráulicas y eléctricas, etc.

Revisa el tipo de evento que se va arealizar, calculando globalmente elmaterial y equipo requerido para esetipo de evento

D E

Elabora las memoriascorrespondientes a reuniones,eventos o giras del Ejecutivo Estatal,documentándolo con fotografías yvideos.

Coordina la realización del eventoen el lugar, fecha y horaprogramados.

E

C DTraslada el equipo al lugar delevento y supervisa su correctainstalación

Designa al personal que secoordinará con los responsables delos lugares en que se llevarán acabo los eventos, con el objeto detrasladar el equipo requerido.

Elabora el Programa Definitivo de lareunión, evento o gira y lo somete aconsideración del CoordinadorEjecutivo de Relaciones Públicas yEventos.

Mantiene estrecha comunicacióncon el Coordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas y Eventos, a finde mantenerlo informado sobrealgún cambio de última hora.

Verifica que se hayan cumplido contodas las necesidades logísticas yde seguridad de los materiales autilizarse.




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALESCÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-CRP-P04/REV.01 FECHA DE EMISION: 1-12-2010

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTORealizar los procedimientos de adquisiciones de materiales, suministros y servicios generales para la Coordinación Ejecutiva deRelaciones Públicas y Eventos, conforme lo marca la legalidad y normatividad Estatal.II.- ALCANCEAplica a todas las Áreas de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.III.- DEFINICIONESSH: Secretaría de HaciendaSECOG: Secretaría de la Contraloría General.CERPYE: Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.DGAYF: Dirección General de Administración y FinanzasAPE: Administración Pública Estatal.COMPRANET: Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales.CONVOCANTE: Dependencia o Unidad Administrativa encargada de realizar los procedimientos de licitación.PROVEEDOR: Proveedores de materiales, suministros y servicios para el Gobierno Estatal.IV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Ley 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.Ley de Adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de servicios relacionados con bienes muebles de la APE.Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y su Reglamento.Acuerdo por el cual se obliga a los funcionarios públicos estatales que convoquen a una licitación pública, contar con la presencia de unNotario.Decreto que establece las bases para la transparencia de los actos de licitación y adjudicación de contratos y pedidos en materia deobra pública, adquisiciones, arrendamientos y servicios que realicen las Dependencias y Entidades de la Administración PúblicaEstatal.Acuerdo en el que se delegan a los Coordinadores General de Administración y Control Presupuestal; Ejecutivo de Relaciones Públicasy Eventos; y Comunicación Social de esta Secretaría, las facultades de ejercer el Presupuesto de Egresos y Autorización del Ejerciciodel Presupuesto.Disposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.Lineamientos emitidos por la SH para la los procedimientos de Adquisiciones.Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno y sus reformas.Disposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos.V.- POLÍTICAS

Los proveedores deberán seleccionarse del padrón de proveedores del Gobierno del Estado. La CERPYE deberá convocar las licitaciones públicas a través del módulo de Compranet que se opera en la Coordinación

General de Administración y Control Presupuestal de la Secretaría de Gobierno. La SECOG vigilará los procedimientos de licitación pública que la Dependencia convoque.

VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS04-CRP-P04-F01/REV.01 Dictamen de Selección de Cotización.04-CRP-P04-F02/REV.01 Convocatoria de Licitación Pública.VII.- ANEXOS04-CRP-P04-G01/REV.01 “Diagrama de flujo del procedimiento “Adquisiciones de materiales, suministros y servicios generales”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimiento

SIP-P01-F02/REV.01





VIII.- DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTORESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRO

Director General deAdministración y Finanzas

1. Definición del mecanismo de conducción de las actividades.1.1 Define el procedimiento de adquisición en base al monto de laadjudicación y de acuerdo a la normatividad aplicable.2. Compras Directas.“SI EL MONTO DE LA ADQUISICION ES MENOR DE $5,000.00 INCLUIDOIVA”…2.1 Adquiere los materiales, suministros y servicios generales necesarios,previa autorización del Coordinador General de Administración.“SI EL MONTO DE LA ADQUISICION ES MAYOR DE $5,000.00 Y MENORDE $10,000.00, INCLUIDO IVA”…2.2 Solicita mínimo 3 cotizaciones de los proveedores de los artículos yservicios generales requeridos, mismas Cotización

“UNA VEZ RECIBIDAS Y ANALIZADAS LAS COTIZACIONES”…

2.3 Selecciona al Proveedor en base a la calidad, precio y tiempo de entregade los artículos y/o servicios solicitados.

Dictamen deSelección deCotización

2.4 Somete a consideración del Coordinador General de Administración eldictamen de selección de cotización.2.5 Autoriza las adquisiciones firmando el Dictamen de Selección deCotización.“SI EL MONTO DE LA ADQUISICION ES MAYOR A $10,000.00 INCLUIDOIVA”…2.6 Gira instrucciones al Director de Planeación y Administración para querealice la adquisición, de acuerdo a los Lineamientos Establecidos laDirección General de Política de la Secretaría de Hacienda.2.7 Determina y realiza la adquisición conforme a los montos establecidosen la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de ServiciosRelacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y enel Decreto de Presupuesto de Egresos vigente.

Coordinador General deAdministración y ControlPresupuestal

3. Adquisiciones por Licitación Simplificada o por Invitación a cuandomenos 3 participantes.3.1 Solicita a la Dirección General de Adquisiciones de la Secretaría deHacienda, la relación de proveedores del padrón del Gobierno del Estadoafines al ramo a licitar, para girar las invitaciones correspondientes.

Oficio Invitación

3.2 Realiza la licitación simplificada conforme a la legalidad y normatividadaplicables según el origen de los recursos.

SIP-P01-F02/REV.01





RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRO


4. Adquisiciones por Licitación Pública.Proyectos de

Convocatoria, Basesy Anexos

4.1 Elabora los Proyectos de Convocatoria, Bases de la Licitación, yAnexos, y los somete a revisión de la Secretaría de la Contraloría General,para que ésta emita las observaciones correspondientes.“UNA VEZ CORREGIDAS LAS OBSERVACIONES, SI LAS HAY”…4.2 Publica la Convocatoria en el Sistema CompraNET y en el Diario demayor circulación en la Entidad, o en su defecto, en algunos diarios demayor circulación regional al interior del Estado.

Convocatoria deLicitación Pública

4.3 Realiza la licitación conforme a la legalidad y normatividad aplicablessegún el origen de los recursos.FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró:



Revisó:


Finanzas

Aprobó:



SIP-P01-F02/REV.01





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS YSERVICIOS GENERALES

HOJA 1 DE 1



1 Dictamen de Selección deCotización

Asistente del Director General deAdministración y Finanzas

Papel 40 años Archivo de la DirecciónGeneral deAdministración y Finanzas

2 Oficio Invitación Asistente del Director General deAdministración y Finanzas


3 Proyectos de Convocatoria,Bases y Anexos


Papel yElectrónico

40 años Archivo de la DirecciónGeneral deAdministración y Finanzas

4 Convocatoria de LicitaciónPública


Papel yElectrónico


SIP-F03/REV.01






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DE MATERIALES,SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES

HOJA 1 DE 1


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 ¿Se definió el procedimiento de adquisición en base al monto de la adjudicación y de acuerdo a

la normatividad aplicable?2 En el caso de Compras Directas, si el monto de la adquisición es menor de $5,000.00 incluido

IVA ¿Se adquieren los materiales, suministros y servicios generales necesarios, previaautorización del Coordinador General de Administración y Control Presupuestal?

3 Si el monto de la adquisición es mayor de $5,000.00 y menor de $10,000.00, incluido IVA ¿Sesolicitan mínimo 3 cotizaciones de los proveedores de los artículos y servicios generalesrequeridos?

4 Una vez recibidas y analizadas las cotizaciones ¿Se selecciona al Proveedor en base a lacalidad, precio y tiempo de entrega de los artículos y/o servicios solicitados?

5 ¿Se somete a consideración del Coordinador General de Administración el dictamen deselección de cotización?

6 ¿Se autorizan las adquisiciones firmando el Dictamen de Selección de Cotización?7 Si el monto de la adquisición es mayor a $10,000.00 incluido IVA ¿Se giran instrucciones al

Director de Planeación y Administración para que realice la adquisición, de acuerdo a losLineamientos Establecidos la Dirección General de Política de la Secretaría de Hacienda?

8 ¿Se determina y se realiza la adquisición conforme a los montos establecidos en la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles dela Administración Pública Estatal y en el Decreto de Presupuesto de Egresos vigente?

9 En el caso de adquisiciones por licitación simplificada o por invitación a cuando menos tresparticipantes ¿Se solicita a la Dirección General de Adquisiciones de la Secretaría de Hacienda,la relación de proveedores del padrón del Gobierno del Estado afines al ramo a licitar, para girarlas invitaciones correspondientes por oficio?

10 ¿Se realiza la licitación simplificada conforme a la legalidad y normatividad aplicables según elorigen de los recursos?

11 En el caso de adquisiciones por licitación pública ¿Se elaboran los Proyectos de Convocatoria,Bases de la Licitación, y Anexos, y los somete a revisión de la Secretaría de la ContraloríaGeneral, para que ésta emita las observaciones correspondientes?

12 Una vez corregidas las observaciones, si las hay ¿Se publica la Convocatoria en el SistemaCompraNET y en el Diario de mayor circulación en la Entidad, o en su defecto, en algunosdiarios de mayor circulación regional al interior del Estado?

13 ¿Se realiza la licitación conforme a la legalidad y normatividad aplicables según el origen de losrecursos?

SIP-F04/REV.01




DICTAMEN DE SELECCIÓN DE COTIZACIÓN

DICTAMEN DE SELECCIÓN DE COTIZACIÓN

DICTAMEN No. ___________

Hermosillo, Sonora; a ___ de _____________ de 201___.

Con base en el Cuadro Comparativo de Presupuestos para la Adquisición de ___________________________________________enviado por la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Hacienda mediante oficio No. _________ de fecha ____ de______________________ de 201___, y de conformidad con lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciónde Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento, la Secretaría de Gobiernodictamina que el Proveedor _______________________________________________ presenta la propuesta más económica y cumplecon los requerimientos legales y reúne los requisitos de capacidad técnica y financiera, que aseguran al Estado las mejorescondiciones de economía, eficiencia y eficacia, por lo que ha sido seleccionado para realizar con él la adquisición correspondiente.

_________________________________________C. ___________________________________

Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos

_________________________________________C. ________________________________

Director General de Administración y Finanzas

04-CRP-P04-F01/REV.01



CONVOCATORIA DE LICITACIÓN PÚBLICA

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORASecretaría de Gobierno

Licitación Pública NacionalConvocatoria: 001

De conformidad con lo que establece la normatividad Estatal en materia de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obras Públicas,se convoca a los interesados en participar en la(s) licitación(es) de carácter nacional para la contratación de_______________________________________________________________________________________________________ deconformidad con lo siguiente:

No. de licitación Costo de las bases Fecha límite paraadquirir bases

Junta deaclaraciones

Presentación deproposiciones yapertura técnica

Acto de aperturaeconómica

55070021-000-00 $XXXXXCosto en COMPRANET:

$XXXX

DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA00:00 horas

DD/MM/AAAA00:00 horas

DD/MM/AAAA00:00 horas

Partida Clave CABMS Descripción Cantidad Unidad demedida

1234N

* Las bases de la licitación se encuentran disponibles para consulta y venta en Internet: http://www.sonora.compranet.gob.mx, o bien en:___________________________________________________________________________. Colonia _____________, C.P. _____________, Hermosillo, Sonora; con elsiguiente horario: De ________ a.m. a ________ p.m.* La procedencia de los recursos es: Local.* La forma de pago es: Forma de pago: En efectivo o a través de cheque de caja o certificado a favor de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora, ovía Compranet, a través del recibo que genera el propio sistema.. En CompraNET mediante los recibos que genera el sistema.* La junta de aclaraciones se llevará a cabo el día _________________________ a las _____________ horas en:___________________________________________________________, ubicado en: ________________________ __________________________________, COL._______________________., C.P. _____________, Hermosillo, Sonora.* El Acto de presentación de propuestas técnica y económica será el día _________________________________________ a las __________ horas.* La apertura de la propuesta técnica se efectuará el día: _________________________________________ a las __________ horas, y la apertura de la propuestaeconómica el día: _________________________________________ a las __________ horas en ______________________________________________________,Colonia _____________________, C.P. ____________, Hermosillo, Sonora.* El idioma en que deberán presentarse las proposiciones será: Español.* La(s) moneda(s) en que deberá(n) cotizarse la(s) proposición(es) será(n): Peso Mexicano.* Lugar de entrega: ________________________________________________________________________________________________________, SITO EN________________________________________________________, COL. _____________________________, los días DE _______________ A______________________ en el horario de entrega: DE _____________ A.M. A _______________ P.M..* Plazo de entrega :EL PLAZO INDICADO POR "LA CONVOCANTE" A "EL LICITANTE" PARA LA ENTREGA, SERA DENTRO DE LOS ___________ DIASNATURALES, CONTADOS A PARTIR DE LA FIRMA DEL CONTRATO.* Las condiciones de pago serán: NO HABRA ANTICIPOS. LA CONVOCANTE PAGARA A EL LICITANTE CONTRA PRESENTACION DE LA FACTURA, POR ELIMPORTE DE LOS BIENES EN UN SOLO PAGO, TODA VEZ QUE HAYAN SIDO REVISADOS Y APROBADOS POR LA________________________________________________________________________________________________. DICHO PAGO NO EXCEDERA LOS__________ DIAS NATURALES CONTADOS A PARTIR DE LA CORRECTA PRESENTACION DE LA FACTURA* NO SE OTORGARA ANTICIPO, EL IDIOMA EN QUE DEBERAN PRESENTARSE LAS PROPOSICIONES SERA ESPAÑOL; LA MONEDA EN QUE DEBERANPRESENTARSE LAS COTIZACIONES SERA PESO MEXICANO. LA ADJUDICACION DEL TOTAL DE LAS PARTIDAS DE LA PRESENTE LICITACION, SE HARÁ A UNSOLO PROVEEDOR. LOS BIENES LICITADOS DEBERÁN SER COMPATIBLES ENTRE ELLOS.

Hermosillo, Sonora ____ de __________________________ de 201__.C. _____________________________________

SECRETARIO DE GOBIERNORúbrica

04-CRP-P04-F02/REV.01

http://www.sonora.compranet.gob.mx



DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: SECRETARÍA DE GOBIERNO Hoja 1 de 1UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PUBLICAS Y EVENTOS Fecha de Elaboración:

1-12-2010NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

GENERALESCÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:04-CRP-P04/REV.01

INICIO¿Es menor de

5,000.00?

NO

SI

Verifica si el monto de la adquisiciónes menor de 5,000.00; mayor de5,000.00 y menor de 10,000.00; omayor de 10,000.00

AA

Realiza las compras directas

04-CRP-P04-G01/REV.01

Solicita mínimo 3 cotizaciones delos proveedores

B oSelecciona al proveedor en base acalidad, precio y tiempo de entregao de prestación del servicio.

Cotización

oAutoriza las adquisiciones firmandoel Dictamen de selección decotización

Dictamen

¿Es mayor de5,000.00 y menor de

10,000.00?

NO

SI

B

¿Es mayor de10,000.00?

NO

SI

C

E

Determina tipo delicitación conforme a losmontos establecidospor ley.

C

FIN

¿Procedelicitación pública?

NO

SI oElabora proyectos deconvocatoria, bases y anexos delicitación y los somete a revisiónen la Secretaría de la ContraloríaGeneral.

Proyectos de Licitación

oPublica convocatoria en elSistema CompraNET y en elDiario de mayor circulación enla Entidad

Convocatoria de licitación

Realiza la licitación públicaconforme a la legalidad ynormatividad aplicables, segúnel origen de los recursos

Realiza la licitación simplificada o porinvitación a cuando menos 3participantes conforme a la legalidad ynormatividad aplicables, según elorigen de los recursos

Solicita a la Dirección General deAdquisiciones, la relación deproveedores del Gobierno delEstado y gira las invitacionescorrespondientes

D

D E

E

E

E




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION Y CONTROL DE SERVICIOS GENERALESCÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-CRP-P05/REV.01 FECHA DE EMISION: 1-12-2010

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOCoordinar la administración de los servicios generales y bienes muebles e inmuebles de la Coordinación Ejecutiva de RelacionesPúblicas y Eventos, conforme lo marca la legalidad y normatividad Estatal.II.- ALCANCEAplica a todas las Áreas de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.III.- DEFINICIONESSH: Secretaría de Hacienda.SECGOB: Secretaría de Gobierno.SECOG: Secretaría de la Contraloría General.CERPYE: Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.DGAYF: Dirección General de Administración y Finanzas.CEBYC: Comisión Estatal de Bienes y Concesiones.SIIAF: Sistema Integral de Información y Administración Financiera.PROVEEDOR: Proveedores de materiales, suministros y servicios para el Gobierno Estatal.IV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Ley 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.Ley 68 de Obras Públicas del Estado de Sonora y su Reglamento.Ley de Adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de servicios relacionados con bienes muebles de la APE.Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y su Reglamento.Acuerdo por el cual se obliga a los funcionarios públicos estatales que convoquen a una licitación pública, contar con la presencia de unNotario.Acuerdo en el que se delegan a los Coordinadores General de Administración y Control Presupuestal; Ejecutivo de Relaciones Públicasy Eventos; y Comunicación Social de esta Secretaría, las facultades de ejercer el Presupuesto de Egresos y Autorización del Ejerciciodel Presupuesto.Decreto que establece las bases para la transparencia de los actos de licitación y adjudicación de contratos y pedidos en materia deobra pública, adquisiciones, arrendamientos y servicios que realicen las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.Disposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.Lineamientos emitidos por la SH para la los procedimientos de Adquisiciones.V.- POLÍTICAS

Para la elaboración o actualización del inventario de activo fijo, los bienes adquiridos que son propiedad del Gobierno delEstado de Sonora, se deberá cumplir con lo estipulado en la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, en estricto apego a lasDisposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal emitidas por el H. Congreso del Estado y por el Titulardel Poder Ejecutivo del Estado.

La Dirección General de Administración y Finanzas de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, tramitarádirectamente ante la SH, la documentación correspondiente a los Servicios Generales (Agua, energía eléctrica, serviciotelefónico) y de Arrendamiento de Inmuebles, debiendo elaborar las solicitudes de pago correspondientes.

Dependiendo de la disponibilidad de recursos financieros y de calendario se determinará si se aplica o no, el cargo al SistemaIntegral de Información y Administración Financiera (S.I.I.A.F.).

SIP-P01-F02/REV.01





V.- POLÍTICAS La Dirección General de Administración y Finanzas de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, deberá

mantener actualizadas y vigentes, las revalidaciones de placas, tarjetas de circulación, engomados de los vehículos oficialesque han sido asignados.

La Dirección General de Administración y Finanzas de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, deberámantener vigentes los seguros de bienes muebles e inmuebles que les han sido asignados para el desarrollo de susactividades, en estricto apego a las disposiciones emitidas por las instancias involucradas en el control y aplicación de lasmismas.

Los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebre la Dirección General de Administración y Finanzas de laCoordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, deberán apegarse a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos yPrestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal.

Los trámites de pago de servicios generales, serán autorizados por el Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventosy deberán ser firmados por el Director General de Administración y Finanzas.

Para efectuar un gasto será necesario que exista disponibilidad suficiente para cubrir las erogaciones que se realicen a travésdel presupuesto de egresos autorizado.

Es requisito indispensable, contar con la factura que ampara la erogación, la cual se anexara a la solicitud de pago.

La documentación que se genere de la administración y control de servicios generales y bienes muebles e inmuebles, podráser fiscalizada por la Secretaría de la Contraloría General.

VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS04-CRP-P05-F01/REV.01 Solicitud de Expedición de Orden de PagoVII.- ANEXOS04-CRP-P05-G01/REV.01 “Diagrama de flujo del procedimiento “Administración y Control de Servicios Generales”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimiento.

SIP-P01-F02/REV.01






Asistente del Director Generalde Administración y Finanzas

1. Resguardos de activo fijo.

“SI ES ELABORACION DE INVENTARIOS….”1.1 Verifica que éste se haya adquirido de conformidad con la legislaciónvigente, registrando en el formato “Resguardo de Activo Fijo”, los datos ycaracterísticas de cada bien que están ubicados en las oficinas de laCoordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.

Resguardo de ActivoFijo

1.2 Remite mediante Memorándum al responsable del área administrativaque se trate, copia de los resguardos elaborados para su validación y firmacorrespondiente.“EN CASO DE ENCONTRAR ALGUNA INCONSISTENCIA ELRESGUARDO…”1.3 Realiza la corrección en el formato “Resguardo de Activo Fijo”“UNA VEZ FIRMADOS LOS RESGUARDOS….”1.4 Archiva original y elabora Oficio dirigido al titular de la Comisión Estatalde Bienes y Concesiones, anexando copia de la totalidad de los resguardosya firmados.“SI ES BAJA DEL BIEN….”1.5 Levanta un acta en donde se exponen los motivos por los cuales se dade baja el bien mueble o equipo y remite al responsable del áreaadministrativa que se trate, original del resguardo correspondiente para quelo valide y lo firme. Original.- Área administrativa a cargo de los bienes.“POSTERIORMENTE….”1.6 Recibe del responsable del área administrativa los formatos totalmentevalidados y firmados.1.7 Elabora Oficio dirigido al titular de la Comisión Estatal de Bienes yConcesiones, remitiendo copia del resguardo del bien adquirido, solicitandosu alta y/o baja, si la hubiere.


1.8 Recibe oficio de respuesta de la Comisión Estatal de Bienes yConcesiones, en donde se notifica el lugar y la fecha en que se habrán derecibir los bienes muebles y/o equipos dados de baja.1.9 Turna a la Dirección General de Administración y Finanzas para laatención correspondiente.


1.10 Entrega por oficio los bienes que se dan de baja y recaba sello derecibido.1.11 Archiva copias de los documentos.

SIP-P01-F02/REV.01





RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTROCoordinador Ejecutivo deRelaciones Públicas y Eventos

2. Trámites de pago de Servicios Generales y Arrendamientos deInmuebles.2.1 Controla Presupuesto anual de operación autorizado por el H. Congresodel Estado.


2.2 Recibe la documentación (recibos y facturas) de los servicos de energíaeléctrica, telefónico, agua potable, internet por cable, arrendamiento deinmuebles y equipos y combustibles.2.3 Elabora solicitud de expedición de orden de pago para el o los recibos yfacturas de los servicios correspondientes, y los turna al Departamento dePlaneación para que éste emita la orden de pago en el Sistema Integral deInformación y Administración Financiera (SIIAF).

Solicitud deExpedición de Orden

de Pago


2.4 Emite orden de pago y notifica al Departamento de Servicios Generalespara que la pase a recoger.

Orden de Pago

2.5 Lleva la orden de pago junto con los recibos o facturas para su revisión yaprobación (deudores del erario), a la Subsecretaria de Egresos de laSecretaria de Hacienda.“UNA VEZ REVISADA LA ORDEN DE PAGO Y LAS FACTURAS ORECIBOS, Y…”


“EN EL CASO DE SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES YEQUIPOS, Y COMBUSTIBLES….”2.6 Retiene el original de orden de pago y original de la factura.2.7 Notifica a los prestadores de servicios de arrendamiento y combustibles,para que pasen a recoger a la Dirección General de Administración yFinanzas copia emisor de la orden de pago para que con ella recojan encaja el cheque correspondiente.“EN EL CASO DE LOS SERVICIOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA,TELÉFONO, AGUA POTABLE, E INTERNET POR CABLE….”2.8 Lleva el original de la orden de pago y copia del recibo, a la Dirección deRecepción y Validación de la Subsecretaría de Contabilidad y Pagaduría dela Secretaria de Hacienda.“POSTERIORMENTE”…2.9 Acude a caja con copia emisor de la orden de pago para recoger elcheque del servicio correspondiente y proceder a pagar.2.10. Envía a la Dirección General de Política Interna de la Secretaría deHacienda la documentación que comprueba que se han hecho los pagos delos servicios correspondientes, e indicando las partidas a afectar2.11. Archiva copia de los pagos de servicios que correspondan a cada unade ellas, hechos con cargo a sus partidas presupuestales.

SIP-P01-F02/REV.01





RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRODirector General deAdministración y Finanzas

3. Revalidación de placas, tarjetas y engomados y aseguramiento deflota vehicular.

3.1 Solicita por oficio a la Dirección General de Recaudación Tributaria, losimportes a pagar por cada vehículo, para poder determinar el importe total apagar por la flotilla vehicular, incluyendo los vehículos de recién adquisición.

Relación de Vehículos

3.2 Elabora solicitud de expedición de orden de pago y emite del SIIAF laorden de pago

Solicitud deexpedición de orden

de pago“UNA VEZ EMITIDA LA ORDEN DE PAGO”…


3.4 Recoge cheque y lo envía por oficio a la Dirección General deRecaudación Tributaria, para que se realice el pago de placas y tenenciasde los vehículos indicados en el formato “Relación de Vehículos”.

Relación de Vehículos

“UNA VEZ QUE LA SECRETARÍA DE HACIENDA INTEGRA EL PAQUETEDE PLACAS, TARJETAS DE CIRCULACIÓN Y ENGOMADOS”…3.5 Recibe por oficio el paquete de placas, tarjetas de circulación yengomados de todos y cada uno de los vehículos oficiales que hayanquedado incluidos en la “Relación de Vehículos” y los turna al Departamentode Servicios Generales para su distribución correspondiente.


3.6 Coloca placas y engomados a los vehículos oficiales y a los servidorespúblicos que los tengan asignados, les entrega su correspondiente tarjeta decirculación.


4. Aseguramiento de bienes muebles e inmuebles.4.1 Elabora relación de los Vehículos, Inmuebles y sus contenidos aasegurar por el ejercicio correspondiente., turna a su Asistente.


4.2 Recibe la información y la envía a la Comisión Estatal de Bienes yConcesiones.“POSTERIORMENTE…”


4.3 Recibe de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones las pólizas deseguro y las resguarda.“CUANDO LA COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PUBLICASY EVENTOS ADQUIERE MUEBLES Y EQUIPOS, EN EL TRANSCURSODEL EJERCICIO PRESUPUESTAL Y QUE REQUIEREN SERASEGURADOS”…4.4 Solicita a la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones el aseguramientocorrespondiente.“POSTERIORMENTE”…4.5 Recibe oficio con pólizas de seguro y turna a su asistente.


4.6 Recibe y archiva las pólizas correspondientes.

SIP-P01-F02/REV.01





RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRO


5. Arrendamiento de inmuebles.“CUANDO SE TRATA DE APERTURA DE CONTRATO”5.1 Realiza entrevista con el arrendador y realiza visitas al inmueble paradeterminar su funcionalidad y la mensualidad a pagar, solicitándole presentela documentación del inmueble y la del representante legal, si lo hubiere.5.2 Elabora el contrato y envía al arrendador para su revisión y firma.“SI EL ARRENDADOR NO ESTÁ DE ACUERDO CON LAS CLÁUSULASDEL CONTRATO…”5.3 Notifica a su asistente y solicita la modificación correspondiente.“SI EL ARRENDADOR ESTÁ DE ACUERDO CON LAS CLÁUSULAS DELCONTRATO…”5.4 Recibe contrato firmado por el arrendador, elabora oficio y turna parafirma.5.5 Firma y envía a la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones cuyo titulares quien autoriza y firma, en representación del Gobierno del Estado.“POSTERIORMENTE…”5.6 Recibe y turna a su asistente.


5.7 Entrega el contrato original al arrendador y recibe de éste, el recibocorrespondiente a la primera mensualidad. Tramita el pago de cadamensualidad correspondiente y se entrega Orden de Pago al arrendador,para que éste, recoja el cheque en Pagaduría.

Orden de Pago

“CUANDO SE TRATA DE RENOVACIÓN DE CONTRATO”…5.8 Se conviene con el arrendador la mensualidad de la renta.5.9 Se siguen los pasos 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6 y 5.7FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró:



Revisó:


Finanzas

Aprobó:



SIP-P01-F02/REV.01





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION Y CONTROL DE SERVICIOSGENERALES

HOJA 1 DE 1



1 Resguardo de Activo Fijo Asistente del Director General deAdministración y Finanzas

Papel yElectrónico


2 Solicitud de Expedición deOrden de Pago


Papel yElectrónico


3 Orden de Pago Asistente del Director General deAdministración y Finanzas

Papel yElectrónico


4 Relación de Vehículos Asistente del Director General deAdministración y Finanzas

Papel yElectrónico


SIP-F03/REV.01







HOJA 1 DE 3


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 Si es elaboración de inventarios ¿Se verifica que éste se haya adquirido de conformidad con la

legislación vigente, registrando en el formato “Resguardo de Activo Fijo”?2 ¿ Se remite mediante Memorándum al responsable del área administrativa que se trate, copia

de los resguardos elaborados para su validación y firma correspondiente?3 En caso de encontrar alguna inconsistencia el resguardo ¿Se realiza la corrección en el formato

“Resguardo de Activo Fijo”?4 Una vez firmados los resguardos ¿Se archiva original y se elabora Oficio dirigido al titular de la

Comisión Estatal de Bienes y Concesiones, anexando copia de la totalidad de los resguardos yafirmados?

5 Si es baja del bien ¿Se levanta un acta en donde se exponen los motivos por los cuales se dade baja el bien mueble o equipo y remite al responsable del área administrativa que se trate,original del resguardo correspondiente para que lo valide y lo firme?

6 Posteriormente ¿Se recibe del responsable del área administrativa los formatos totalmentevalidados y firmados?

7 ¿Se elabora Oficio dirigido al titular de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones, remitiendocopia del resguardo del bien adquirido, solicitando su alta y/o baja, si la hubiere?

8 ¿ El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos recibe oficio de respuesta de laComisión Estatal de Bienes y Concesiones, en donde se notifica el lugar y la fecha en que sehabrán de recibir los bienes muebles y/o equipos dados de baja?

9 ¿Lo turna a la Dirección General de Administración para la atención correspondiente?10 ¿El Director General de Administración y Finanzas entrega por oficio los bienes que se dan de

baja y recaba sello de recibido?11 ¿Se archiva copia de los documentos?12 Si son trámites de pago de Servicios Generales y Arrendamientos de Inmuebles13 ¿Se recibe la documentación (recibos y facturas) de los servicos de energía eléctrica,

telefónico, agua potable, internet por cable, arrendamiento de inmuebles y equipos ycombustibles?

14 ¿Se elabora solicitud de expedición de orden de pago para el o los recibos y facturas de losservicios correspondientes, y se emite la orden de pago en el Sistema Integral de Información yAdministración Financiera (SIIAF)?

15 ¿Se notifica al Asistente del Director General de Administración para que la pase a recoger?16 ¿Se lleva la orden de pago junto con los recibos o facturas para su revisión y aprobación

(deudores del erario), a la Subsecretaria de Egresos de la Secretaria de Hacienda17 Una vez revisada la orden de pago y las facturas o recibos, y en el caso de servicios de

arrendamiento de inmuebles y equipos, y combustibles ¿Se retiene el original de orden de pagoy original de la factura?

SIP-F04/REV.01






HOJA 2 DE 3


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS18 ¿Se notifica a los prestadores de servicios de arrendamiento y combustibles, para que pasen a

recoger a la Dirección General de Administración copia emisor de la orden de pago para quecon ella recojan en caja el cheque correspondiente?

19 Una vez revisada la orden de pago y las facturas o recibos, y en el caso de los servicios deenergía eléctrica, teléfono, agua potable, e internet por cable ¿Se lleva el original de la orden depago y copia del recibo, a la Dirección de Recepción y Validación de la Subsecretaría deContabilidad y Pagaduría de la Secretaria de Hacienda?

20 ¿Se acude a caja con copia emisor de la orden de pago para recoger el cheque del serviciocorrespondiente y proceder a pagar?

21 ¿Se envía a la Dirección General de Política Interna de la Secretaría de Hacienda ladocumentación que comprueba que se han hecho los pagos de los servicios correspondientes,e indicando las partidas a afectar?

22 ¿Se archiva copia de los pagos de servicios que correspondan a cada una de ellas, hechos concargo a sus partidas presupuestales?

23 Si son trámites de Revalidación de placas, tarjetas y engomados y aseguramiento de flotavehicular ¿Se solicita por oficio a la Dirección General de Recaudación Tributaria, los importes apagar por cada vehículo, para poder determinar el importe total a pagar por la flotilla vehicular,incluyendo los vehículos de recién adquisición?

24 ¿Se elabora solicitud de expedición de orden de pago y se emite del SIIAF la orden de pago?25 Una vez emitida la orden de pago ¿Se recoge cheque y lo envía por oficio a la Dirección

General de Recaudación Tributaria, para que se realice el pago de placas y tenencias de losvehículos indicados en el formato “Relación de Vehículos”?

26 Una vez que la secretaría de hacienda integra el paquete de placas, tarjetas de circulación yengomados ¿Se Recibe por oficio el paquete de placas, tarjetas de circulación y engomados detodos y cada uno de los vehículos oficiales que hayan quedado incluidos en la “Relación deVehículos” y los turna al Departamento de Servicios Generales para su distribucióncorrespondiente?

27 ¿Se colocan las placas y engomados a los vehículos oficiales y a los servidores públicos quelos tengan asignados, les entrega su correspondiente tarjeta de circulación?

28 Si se trata de aseguramiento de bienes muebles e inmuebles ¿Se envía oficio a las unidadesadministrativas de la Secretaria para que envíen la relación de los Vehículos, Inmuebles y suscontenidos a asegurar por el ejercicio correspondiente?

29 ¿Se recibe la información solicitada a las Unidades Administrativas la cual se concentra y seenvía a la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones?

30 ¿Se recibe posteriormente de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones las pólizas deseguro y las envía a cada Unidad Administrativa?

31 Cuando las unidades administrativas adquieren muebles y equipos, en el transcurso delejercicio presupuestal y que requieren ser asegurados ¿Se solicita a la Comisión Estatal deBienes y Concesiones el aseguramiento correspondiente?

SIP-F04/REV.01






HOJA 3 DE 3


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS32 ¿Se recibe oficio con pólizas de seguro y las resguarda?33 Si se trata de Arrendamiento de inmuebles ¿Se realiza entrevista con el arrendador y realiza

visitas al inmueble para determinar su funcionalidad y la mensualidad a pagar, solicitándolepresente la documentación del inmueble y la del representante legal, si lo hubiere?

34 ¿Se elabora el contrato y se envía al arrendador para su revisión y firma?35 Si el arrendador no está de acuerdo con las cláusulas del contrato ¿Se solicita al Asistente del

Director General de Administración la modificación correspondiente?36 Si el arrendador está de acuerdo con las cláusulas del contrato ¿Se recibe contrato firmado por

el arrendador, elabora oficio y turna para firma?37 ¿Se envía a la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones cuyo titular es quien autoriza y firma,

en representación del Gobierno del Estado?38 ¿Se recibe autorización y se turna al Asistente del Director General?39 ¿Se entrega el contrato original al arrendador y éste entrega el recibo correspondiente a la

primera mensualidad. Retiene copia de contrato?40 ¿Se realiza el trámite de pago de cada mensualidad correspondiente y se entrega Orden de

Pago al arrendador, para que éste, recoja el cheque en Pagaduría?41 Cuando se trata de renovación de contrato ¿Se conviene con el arrendador la mensualidad de

la renta?42 ¿Se realizan los pasos indicados en los puntos 35, 36, 37, 38, 39, 40 y 41?

SIP-F04/REV.01




SOLICITUD DE EXPEDICION DE ORDEN DE PAGO

Gobierno del Estado de Sonora

Secretaría de Gobierno

HOJA 2SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE ORDEN DE PAGO DE 3

044

CONTRATOS ARREND. 5 INVERSION 8 REPOSICION GASTOS 11COMPRAS DIRECTAS 6 PAGO DE NOMINA 9 SERVICIOS GENERALES 12DEUDORES DEL ERARIO 7 REPOSICION F.R. 10 TRANSFERENCIAS 13

NOMBRE:

R.F.C.: NÚMERO: 16 CADENAS PRODUCTIVAS:

CONCEPTO:

DESGLOSE: No. ZONA No. DIAS $ VIATICOS $ TOTAL 0.00

DEP UR EJE PRG AC PRC LA PTDA

21 22 23 24 25 26 27 28

SUBTOTALTOTAL

MONTO $: DESCUENTOS $: I.S.R. $:

Nombre y Puesto del Titular de la Unidad Responsable que realiza el gasto Nombre y Puesto del Funcionario que autoriza el gasto

31 33

CLAV

E PR

ESUP

UEST

AL

18

Firma Firma

NETO A PAGAR $:

SOLICITA: 30 AUTORIZA: 32

$ GASTOS DE CAMINO

IMPORTE $

29

UNIDAD RESPONSABLE:

EVENTO GENÉRICO (MARQUE CON UNA "X")

DATOS DEL PROVEEDOR O BENEFICIARIO

RECIBÍ

DEPENDENCIA: SECRETARÍA DE GOBIERNO

20

INFORMACION PRESUPUESTAL

RECURSOS PROPIOS 19 RECURSOS FEDERALES

14

1715

FOLIO

1

04-CRP-P05-F01/REV.01



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “SOLICITUD DE EXPEDICION DE ORDEN DE PAGO”

1

234

5678910111213

1415161718

1920

212223242526272829

3031

3233

FOLIO:

HOJADEUNIDAD RESPONSABLE

EVENTO GENÉRICO (MARQUE CONUNA "X"):CONTRATOS ARREND.COMPRAS DIRECTASDEUDORES DEL ERARIOINVERSIONPAGO DE NOMINAREPOSICION F.R.REPOSICION GASTOSSERVICIOSTRANSFERENCIAS

DATOS DEL PROVEEDORR.F.C.NÚMEROCADENAS PRODUCTIVASCONCEPTO

INFORMACION PRESUPUESTALRECURSOS PROPIOSRECURSOS FEDERALES

CLAVE PRESUPUESTALDEPUREJEPRGACPRCLAPTDAIMPORTE

SOLICITAFIRMA, NOMBRE Y PUESTO

AUTORIZAFIRMA, NOMBRE Y PUESTO

OBLIGATORIAMENTE SE DEBERA ASIGNAR UN NUMERO DE FOLIO A CADA SOLICITUDEJEMPLO: DIRECCIÓN GENERAL DE NOTARÍAS ……… ……… FOLIO: DGN-0001-2005EJEMPLO: SUBSECRETARÍA DEL TRABAJO …………… ……… FOLIO: SST-0001-2005EJEMPLO: DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO CIVIL……… FOLIO: DGRC-0001-2005

ANOTAR EL NUMERO DE HOJA QUE CORRESPONDE AL JUEGO DE TANTOSANOTAR EL NUMERO DE HOJAS QUE COMPONE EL JUEGO DE TANTOSANOTAR EL NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE QUE REALIZA LA SOLICITUD

MARCAR CON UNA "X" EL EVENTO GENERICO DE QUE SE TRATE

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOGASTO CORRIENTE NORMAL QUE NO IMPLICA LLEVAR A CABO LICITACION PUBLICACUANDO SE SOLICITAN GASTOS A COMPROBAR (ESPECIFICAR NUMERO DE EMPLEADO).GASTO DE INVERSIONPAGO DE SERVICIOS PERSONALES (SOLO DIRECCION GENERAL DEL REGISTRO CIVIL)REPOSICIONES DE FONDO REVOLVENTEREPOSICIONES DE GASTOSPAGO DE SERVICIOS GENERALESTRANSFERENCIAS DE RECURSOS FISCALES (SOLO RADIO SONORA, ISM, IFE Y CAPIS)

ANOTAR EL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DEL PROVEEDORANOTAR EL NUMERO ASIGNADO AL PROVEEDORMARCAR CON UNA "X" SI EL PROVEEDOR ESTÁ DENTRO DE CADENAS PRODUCTIVASDESCRIBIR BREVEMENTE EL CONCEPTO DEL GASTO QUE SE REALIZAEJEMPLO: PAGO DE LA FACTURA X, POR SERVICIOS DE ALIMENTACION Y HOSPEDAJEPROPORCIONADOS A X UNIDAD RESPONSABLE, EN REUNIÓN DE TRABAJO: LOS DÍAS X Y X DEL MES DEX DEL AÑO 2005.

MARCAR CON UNA "X" SI LOS RECURSOS SON PROPIOSMARCAR CON UNA "X" SI LOS RECURSOS SON FEDERALES

ANOTAR CON DOS DIGITOS LA CLAVE DE LA DEPENDENCIAANOTAR CON DOS DIGITOS LA CLAVE DE LA UNIDAD RESPONSABLEANOTAR CON UN DIGITO LA CLAVE DEL EJE RECTORANOTAR CON DOS DIGITOS LA CLAVE DEL PROGRAMAANOTAR CON TRES DIGITOS LA CLAVE DE LA ACTIVIDAD INSTITUCIONALANOTAR CON DOS DIGITOS LA CLAVE DDEL PROCESOANOTAR CON DOS DIGITOS LA CLAVE DE LA LINES DE ACCIONANOTAR CON CUATRO DIGITOS LA CLAVE DE LA PARTIDAANOTAR EL IMPORTE QUE CORRESPONDA A CADA CLAVE PRESUPUESTAL

ANOTAR LOS DATOS DEL TITULAR DE LA UNIDAD RESP. QUE REALIZA EL GASTOPLASMAR LA FIRMA Y ANOTAR EL NOMBRE Y PUESTO COMPLETOS

ANOTAR LOS DATOS DEL FUNCIONARIO QUE AUTORIZA EL GASTOPLASMAR LA FIRMA Y ANOTAR EL NOMBRE Y PUESTO COMPLETOS



DIAGRAMA DE FLUJO


1-12-2010NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION Y CONTROL DE SERVICIOS GENERALES CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

04-CRP-P05/REV.01

INICIO

04-CRP-P05-G01/REV.01

oSi es elaboración de Inventarios,verifica físicamente los bienes yregistra datos en el formato“Resguardo de Activo Fijo”

Resguardo

o1

Remite por Memorándum copia delos resguardos elaborados paravalidación y firma correspondiente.

Memorándum y Resguardo

Archiva original yenvía copia por

oficio a la CEBYCo

Si es Baja de Bienes, levantaacta de exposición demotivos que originan la bajadel bien y remite alresponsable del áreaadministrativa que se trate,el Resguardo para que lofirme.

Acta y Resguardo

o1

Recibe resguardo validadoy firmado, elabora oficio ala CEBYC anexando copiadel resguardo validado.

Oficio y Resguardo

Archivao

Recibe oficio de respuestade la CEBYC, donde seindica lugar y fecha derecepción de los bienesdados de baja.

Oficio

oEntrega por oficio losbienes dados de baja yrecaba sello de recibido

Oficio

¿Resguardo deActivo Fijo?

Se identifica elmecanismo deactuación dependiendode la actividad que setrate

¿ServiciosGenerales y

Arrendamiento deInmuebles?

¿Revalidación deplacas tarjetas y

engomados yseguros?

¿Aseguramiento debienes muebles e

inmuebles?

A B C D

A

O

¿Arrendamiento deinmuebles?

E

F

G

G

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO



DIAGRAMA DE FLUJO



04-CRP-P05/REV.01

04-CRP-P05-G01/REV.01

Si son trámites de pago deservicios generales o dearrendamiento deinmuebles, controlapresupuesto anual deoperación autorizado, deacuerdo con las políticasque indique el Secretariode Gobierno.

oRecibe documentación(recibos y facturas) deservicios generales.

Facturas y recibos

Archivacopias

oElabora Solicitudes deExpedición de Orden dePago y las turna anexandofacturas o recibos para sucargo en el SIIAF

Solicitudes

oGenera Orden de Pago ylas turna al Departamentode Servicios Generalespara que pase a recogerla

Orden de Pago

¿Sonarrendamientos?

SI

NO

oRetiene original de ordende pago y original de lafactura.

Orden Pago y Factura

I

oNotifica a los beneficiariospara que pasen a recogercopia del emisor de ordende pago para que ellosrecojan el cheque en caja.

Copia emisor

o1

Lleva el original de la ordende pago y copia del reciboa la Dirección deRecepción y Validación dela SH.

Orden y Copia

oSomete a revisión la ordende pago junto con losrecibos o facturas ante laSubsecretaría de Egresosde la Secretaría deHacienda

Orden de Pago

¿Son serviciosgenerales?

SI

NO

o1

Acude a caja con copiaemisor de orden de pago arecoger cheque y paga albeneficiario, recabandofirma de recibido

Copia Orden de pago

o1

Envía documentacióncomprobatoria a laDirección General dePolítica Interna de la SH.

Comprobaciones

o1

Envía a las UnidadesAdministrativas, copia delos pagos de servicios quecorresponden a cada unade ellas.

Copia de pagos

B H

H

OOI

O

J

J



DIAGRAMA DE FLUJO



04-CRP-P05/REV.01

04-CRP-P05-G01/REV.01

oSolicita por oficio a la Dirección deRecaudación Tributaria los importesa pagar por cada vehículo,anexando relación de vehículos,incluyendo los de recién adquisición

Oficio y Relación

oo

Elabora solicitud de expedición deorden de pago y emite la orden depago del SIIAF.

Solicitud y Orden de Pago

Archiva

oo

Recoge cheque y lo envía por oficioa la Dirección de RecaudaciónTributaria para que se realice elpago de placas y tenencias de losvehículos

Cheque y oficio

oo

Recibe por oficio los paquetes deplacas y tenencias de los vehículos.

Placas y tenencias

oo

Coloca placas y engomados envehículos oficiales y entrega tarjetasde circulación a los servidorespúblicos que tienen asignados losvehículos. Recaba firma de recibido.

Acuse de recibido

C

O

D oElabora la relación de vehículos,inmuebles y contenidos a asegurar

Oficio

oRecibe la información solicitada debienes a asegurar y la envía poroficio a la CEBYC

Oficio y Relación

Archivao

Recibe por oficio de la CEBYC laspólizas de seguro.

Oficio y pólizas

O

K

K



DIAGRAMA DE FLUJO



04-CRP-P05/REV.01

04-CRP-P05-G01/REV.01

Lleva a cabo una serie deentrevistas con el arrendador, visitanel inmueble y acuerdan lamensualidad a pagar

oSolicita al arrendador proporcionecopia de la documentación delinmueble y/o del representantelegal, si la hubiere.

Copia de documentos

Archiva

oElabora contrato y lo envía alarrendador para su revisión y firma

Contrato

oRecibe el contrato del arrendador yafirmado, lo firma y envía por oficio ala CEBYC, para que su titular loautorice.

Contrato y oficio

oRecibe por oficio la autorización delCEBYC, entrega al arrendador yretiene copia de contrato

Oficio y Contrato

oRecibe del arrendador el Recibocorrespondiente a la primeramensualidad de renta

Recibo de Arrendamiento

oTramita el pago de cadamensualidad y se entrega orden depago al arrendador para que éste,recoja de caja de la SH el chequecorrespondiente

Orden de Pago

Acuerda con el arrendador lamensualidad a pagar

E¿El Arrendadorestá de acuerdocon el contrato?

El Departamento de ServiciosGenerales realiza la modificacióncorrespondiente

SI

NO

¿Es renovación deContrato de

arrendamiento deinmuebles?

SI

NO

O

N

MN

L

L

M

FIN




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOSCÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-CRP-P06/REV.01 FECHA DE EMISION: 1-12-2010

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOActualizar permanentemente los instrumentos de apoyo administrativo en la organización general, funcionamiento y mejora institucionalde la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y EventosII.- ALCANCEAplica a todas las Áreas de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y EventosIII.- DEFINICIONESSECGOB: Secretaría de Gobierno.CERPYE: Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.DGAYF: Dirección General de Administración y Finanzas.SECOG: Secretaría de la Contraloría General.DGDA: Dirección General de Desarrollo Administrativo.MO: Manuales de Organización.MP: Manuales de Procedimientos.IV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Ley 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno y sus reformas.V.- POLÍTICAS

Los proyectos de manuales administrativos serán enviados para revisión a la SECOG mediante oficio.

Solo serán aprobados aquellos manuales administrativos que cumplan con la metodología establecida en las Guías einstructivos para su elaboración expedidos por la SECOG.

El Secretario de la Contraloría General será el único funcionario facultado para otorgar la validación de los ManualesAdministrativos, de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, apartado B, fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivodel Estado de Sonora.

Una vez que los proyectos de manuales administrativos estén debidamente actualizados y revisados por la CoordinaciónGeneral de Administración y Control Presupuestal, éstos serán enviados a la Secretaría de la Contraloría General para surevisión final.

Los Manuales de Organización estarán sujetos a cambios en su contenido como consecuencia de modificaciones en laestructura orgánica, o a la reasignación de funciones al interior de las áreas que la integran; repercutiendo por consiguiente enel contenido del Manual General de Organización de la Secretaría de Gobierno.

Los Manuales de Procedimientos estarán sujetos a cambios en su contenido como consecuencia de modificaciones al interiordel mismo y que incidan directamente en su operación.

VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOSNO APLICAVII.- ANEXOS04-CRP-P06-G01/REV.01 “Diagrama de flujo del procedimiento “Actualización de Manuales Administrativos”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimiento.

SIP-P01-F02/REV.01






Coordinador General deAdministración y ControlPresupuestal

1. Verificación Interna de las actualizaciones de Manuales deOrganización y de Procedimientos.

1.1 Solicita al Director General de Administración y Finanzas, laactualización de los Manuales de Organización y de Procedimientos, de lasUnidades Administrativas adscritas a la Coordinación Ejecutiva deRelaciones Públicas y Eventos, conforme a las guías e Instructivos para suelaboración.


1.2 Actualiza los proyectos de Manuales de Organización y deProcedimientos.1.3 Verifica que se apeguen a la metodología de las Guías e instructivospara la Elaboración de los Manuales de Organización y de Procedimientos,según sea el caso.“SI NO SE APEGAN…”1.4 Notifica al Titular de la Unidad Administrativa que corresponda para queproceda a su corrección.

Oficio Solicitud(Corrección)

“SI SE APEGAN…”1.5 Envía por oficio firmado por el Coordinador Ejecutivo de RelacionesPúblicas y Eventos, a la Secretaría de la Contraloría General los proyectosde manuales administrativos, solicitando su revisión correspondiente.

Oficio Solicitud(Revisión)

2. Corrección de Manuales AdministrativosCoordinador General deAdministración y ControlPresupuestal

2.1 Recibe por oficio las cédulas de observaciones emitidas por laSecretaría de la Contraloría General y turna para su atención y análisis.

Oficio y Cédula deObservación

Director General deAdministración y Finanzas 2.2 Recibe y analiza las observaciones emitidas por la Contraloría.

“SI LAS OBSERVACIONES SON DE FORMA”…2.3 Notifica personalmente a la Unidad Administrativa que se trate, para querealice las correcciones respectivas.


“SI LAS OBSERVACIONES SON DE FONDO”…2.4 Notifica personalmente a la Unidad Administrativa que se trate y se leinforme de las observaciones hechas a los manuales, y solvente lasobservaciones a la brevedad posible.“UNA VEZ SOLVENTADAS LAS OBSERVACIONES”…3. Aprobación de los Manuales Administrativos.3.1 Solicita telefónicamente a las Unidades Administrativas, impriman losmanuales en dos tantos originales y recaben en ellos, las firmas del titularde la Unidad Administrativa correspondiente.3.2 Recibe los Manuales Administrativos ya corregidos presentando lasfirmas de quienes elaboran el documento.

SIP-P01-F02/REV.01





RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRODirector General deAdministración y Finanzas

3.3 Elabora oficio y recaba firmas de quienes elaboran y revisan losmanuales para posteriormente solicitar la firma de aprobación del Secretariode Gobierno.3.4 Envía por oficio los Manuales Administrativos a la Secretaría de laContraloría General, para su aprobación correspondiente.

Oficio Solicitud(Aprobación)

“UNA VEZ APROBADOS POR LA CONTRALORÍA”…3.5 Recibe por oficio los Manuales Administrativos ya aprobados. Manuales

Administrativos3.6 Distribuye un tanto original de cada manual administrativo y girainstrucciones a sus titulares para que los hagan del conocimiento de supersonal.FIN DEL PROCEDIMIENTO

SIP-P01-F02/REV.01

Elaboró:



Revisó:


Finanzas

Aprobó:







NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS HOJA 1 DE 1



1 Cédulas de Observaciones Director General de Administracióny Finanzas


2 Manuales Administrativos Director General de Administracióny Finanzas

Papel yElectrónico


3 Oficio Solicitud(Corrección)

Director General de Administracióny Finanzas

Papel yElectrónico


4 Oficio Solicitud(Revisión)


Papel yElectrónico


5 Oficio Solicitud(Aprobación)


Papel yElectrónico


SIP-F03/REV.01






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE MANUALESADMINISTRATIVOS

HOJA 1 DE 1


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 ¿Se realiza una verificación interna de las actualizaciones de Manuales de Organización y de

Procedimientos?2 ¿Se solicita a las Unidades Administrativas de la Secretaría de Gobierno, la actualización de los

Manuales de Organización y de Procedimientos, conforme a las guías e Instructivos para suelaboración?

3 ¿Se reciben los proyectos de Manuales de Organización y de Procedimientos y los turna paraverificación?

4 ¿Se verifica que se apeguen a la metodología de las Guías e instructivos para la Elaboración delos Manuales de Organización y de Procedimientos, según sea el caso?

5 Si no se apegan ¿Se notifica personalmente a la Unidad Administrativa que corresponda paraque proceda a su corrección?

6 Si se apegan ¿Se envían por oficio firmado por el Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicasy Eventos, a la Secretaría de la Contraloría General los proyectos de manuales administrativos,solicitando su revisión correspondiente

7 En la etapa de corrección de Manuales Administrativos ¿Se reciben por oficio las cédulas deobservaciones emitidas por la Secretaría de la Contraloría General y se turnan para su atencióny análisis?

8 ¿Se reciben y analizan las observaciones emitidas por la Contraloría?9 Si las observaciones son de forma ¿Se notifica personalmente a la Unidad Administrativa que

se trate, para que realice las correcciones respectivas?10 Si las observaciones son de fondo ¿Se notifica personalmente a la Unidad Administrativa que

se trate para que solvente las observaciones a la brevedad posible?11 Una vez solventadas las observaciones12 ¿Se solicita a las Unidades Administrativas, que impriman los manuales en dos tantos originales

y recaben en ellos, las firmas del titular de la Unidad Administrativa correspondiente?13 ¿Se reciben los Manuales Administrativos ya corregidos presentando las firmas de quienes

elaboran y revisan el documento?14 ¿Se elabora oficio y se recaban firmas de aprobación del Secretario de Gobierno?15 ¿Se envían por oficio los Manuales Administrativos a la Secretaría de la Contraloría General,

para su aprobación correspondiente?16 Una vez aprobados por la Contraloría ¿Se reciben por oficio los Manuales Administrativos ya

aprobados?17 ¿Se difunden los Manuales Administrativos entre el personal de la Coordinación Ejecutiva de

Relaciones Públicas y Eventos?SIP-F04/REV.01




DIAGRAMA DE FLUJO


1-12-2010NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

04-CRP-P06/REV.01

INICIO

04-CRP-P06-G01/REV.01

o

Manuales

oSolicita al Director General deAdministración y Finanzas lasactualizaciones de manualesadministrativos conforme a lasGuías para su elaboración.

Oficio

oElabora los proyectos de ManualesAdministrativos.

Manuales

o

Manuales

¿Seapega?

NO

SI

Verifica si los manuales se apegan ala metodología y a las Guías para suelaboración.

OOO

Manuales

o

Manuales

o

Manuales

oO12

Envía por oficio a la Secretaría de laContraloría para su revisión final, losanteproyectos de manualesadministrativos

O12

Notifica a las Unidades para que secorrijan las observaciones queresultaron de la primera revisión.

oRecibe anteproyectos de losmanuales con las observacionesque resultaron de la revisión porparte de la Secretaría de laContraloría General y los turna pararecabar firmas a las respectivasUnidades Administrativas.

Oficio Manuales

Oficio

Oficio

O12

Oficio

Recibe nuevamente anteproyectosde los manuales ya corregidos,presentando firmas de quieneselaboraron para proceder a recabarla firma del Secretario de Gobierno

OOO

Manuales

O12

Oficio

Envía por oficio los ManualesAdministrativos a la Contraloría parasu aprobación correspondiente.

A

B

A BC D

A FIN

C




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y MOBILIARIO PARA LAS GIRAS Y/O EVENTOS DETRABAJO


I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOEstablecer un mejor control de los recursos materiales, mobiliario y servicios que se requieran para la celebración de las giras y eventosde trabajo que realice el Ejecutivo Estatal.II.- ALCANCEAgenda de Trabajo del Ejecutivo Estatal Y Calendario Cívico del Gobierno del Estado de Sonora.III.- DEFINICIONESEE: Ejecutivo EstatalSECGOB: Secretaría de Gobierno.DAF: Dirección General de Administración y Finanzas.DAPE: Dependencias de la Administración Pública Estatal.EAPE: Entidades de la Administración Pública Estatal.IV.- REFERENCIASPlan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Reglamento Interior de la Secretaría de GobiernoDisposiciones Vigentes de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.V.- POLÍTICAS

Se deberá mantener una estrecha comunicación con el Ejecutivo Estatal y la Secretaría Particular del Ejecutivo, paraestablecer la logística de las reuniones, eventos, y giras en las que participan el Sr. Gobernador o sus representantes.

El Director de Logística y Giras deberá llenar el formato “Ficha de identidad de evento y revisión final” en coordinación con elDirector de Administración, siendo el primero, quien autorice con su firma el documento.

La Ficha de identidad de evento y revisión final, deberá enviarse al Director General de Administración y Finanzas, para queéste solicite mediante oficio al almacén, la instalación de los materiales y equipo solicitados.

En caso de que la solicitud genere gastos, se deberán solicitar a la Dirección General de Administración y Finanzas llenandoel formato “Requisición de materiales y/o servicios”, para que ésta elabore orden de servicio o compra al proveedor quecorresponda.

VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS04-CRP-P04-F01/REV.02 “Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final”04-CRP-P04-F02/REV.02 “Requisición de Mobiliario y/o Servicios”VII.- ANEXOS04-CRP-P04-G01 “Diagrama de flujo del procedimiento “Solicitud de materiales y mobiliario para las giras y/o eventos de trabajo”.Inventario del registro del procedimiento.Verificación de la Ejecución del procedimiento

SIP-P01-F02/REV.01








1. Revisión de la Agenda de Actividades del C. Gobernador del Estado.1.1 Revisa la Agenda de Actividades del Ejecutivo Estatal, verificando lasreuniones, eventos y giras en los cuales participará el Sr. Gobernador.2. Determinación de necesidades.2.1 Instruye al Director de Logística y Giras para que éste, determine losrequerimientos de materiales y/o servicios necesarios para la realización decada gira y evento de trabajo,

Director de Logística y Giras 2.2 Proporciona al Coordinador de Área, el nombre, lugar y fecha delevento, nombre del enlace de la dependencia responsable del evento.

Coordinador de Área 2.3 Realiza la verificación física del lugar y recaba las necesidades logísticasa utilizarse2.4 Llena el anverso de la Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final. Ficha de Identidad de

Evento y RevisiónFinal

“Una vez llenado el anverso del formato….”2.5 Analiza las necesidades con el Director de Logística y Giras y le solicitasu autorización.2.6 Entrega el formato a la coordinadora de área responsable de dar trámitecorrespondiente a lo requerido para el evento local o gira de trabajo.“Si surgen necesidades complementarias….”2.7 Notifica inmediatamente a la coordinadora de área.

Coordinadora de Área 2.8 Recibe, firma y turna.3. Recepción de las necesidades de materiales y/o servicios para loseventos.


3.1 Recibe el formato Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final, llenadopor el anverso.3.2. Revisa con la Coordinadora de Área y verifica que el material requeridopara el evento, se tenga en existencia en almacén.“Si se cuenta con los insumos solicitados….”3.3 Elabora y turna por oficio, la solicitud de instalación de materiales ymobiliario.

Oficio solicitud

“Si no se cuenta con los insumos solicitados….”Coordinadora de Área 3.4 Elabora el formato “Requisición de Mobiliario y/o Servicios” y solicita a la

Dirección General de Administración y Finanzas su dotaciónRequisición deMobiliario y/o

ServiciosDirector General deAdministración y Finanzas

3.5 Recibe el formato y solicita el mobiliario o servicio al proveedor.

SIP-P01-F02/REV.01






RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REGISTRO“Una vez recibidos e instalados todos los insumos solicitados y previoal evento….”

Coordinadora de Área 3.6 Realiza un Check List, llenando el reverso de la Ficha de Identidad deEvento y Revisión Final”3.7 Firma y Turna.


Recibe y archiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTOSIP-P01-F02/REV.01

Elaboró:



Revisó:


Finanzas

Aprobó:







NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y MOBILIARIO PARA LASGIRAS Y/O EVENTOS DE TRABAJO

HOJA 1 DE 1



1 Ficha de identidad de evento yrevisión final


Papel 40 años Archivo de la Dirección deLogística, Giras y Eventos

2 Requisición de materiales y/oservicios


Papel 40 años Archivo de la Dirección deLogística, Giras y Eventos

SIP-F03/REV.01






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y MOBILIARIOPARA LAS GIRAS Y/O EVENTOS DE TRABAJO

HOJA 1 DE 1


No. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS1 El Coordinador Ejecutivo de Relaciones Públicas y Eventos ¿Revisa la Agenda de Actividades

del Ejecutivo Estatal, verifica las reuniones, eventos y giras en los cuales participará el Sr.Gobernador?

2 ¿Instruye al Director de Logística y Giras para que éste, determine los requerimientos demateriales y/o servicios necesarios para la realización de cada gira y evento de trabajo?

3 El Director de Logística y Giras ¿Proporciona al Coordinador de Área, el nombre, lugar y fechadel evento, nombre del enlace de la dependencia responsable del evento?

4 El Coordinador de Área ¿Realiza la verificación física del lugar y recaba las necesidadeslogísticas a utilizarse?

5 ¿Se llena el anverso de la Ficha de Identidad de Evento y Revisión Final?6 Una vez llenado el anverso del formato ¿Se analizan las necesidades con el Director de

Logística y Giras y se le solicita su autorización?7 ¿Se entrega el formato a la coordinadora de área responsable de dar trámite correspondiente a

lo requerido para el evento local o gira de trabajo?8 Si surgen necesidades complementarias ¿Se notifica inmediatamente a la Coordinadora de

Área?9 La Coordinadora de Área ¿Recibe, firma y turna la Ficha de Identidad de Evento y Revisión

Final para autorización?10 El Director General de Administración y Finanzas ¿Recibe la Ficha de Identidad de Evento y

Revisión Final, llenado por el anverso?11 ¿Se revisa junto con la Coordinadora de Área y se verifica que el material requerido para el

evento, se tenga en existencia en almacén?12 Si se cuenta con los insumos solicitados ¿Se elabora y se solicita por oficio, la instalación de los

materiales y mobiliario?13 Si no se cuenta con los insumos solicitados ¿Se elabora el formato “Requisición de Mobiliario

y/o Servicios” y se turna a la Dirección General de Administración y Finanzas para su dotación?14 ¿El Director General de Administración y Finanzas ¿Recibe la requisición y solicita el mobiliario

o servicio al proveedor?15 Una vez recibidos e instalados todos los insumos solicitados y previamente al evento ¿Se

realiza una revisión final (Check List), llenando el reverso de la Ficha de Identidad de Evento yRevisión Final?

16 ¿Se firma y se turna al Director General de Administración y Finanzas para que éste lo archive?SIP-F04/REV.01




FICHA DE IDENTIDAD DE EVENTO Y REVISION FINALANVERSO

04-CRP-P07-F01/REV.02



REVERSOREVISION FINAL (CHECK LIST): Revisar con el coordinador el programa final. Elaborar y tener las tarjetas de cada evento para el Gobernador y para el maestro de ceremonias, con las tarjetas de inauguración

o toma de protesta y las de invitados especiales. Tener listos y separados por evento los personificadores. Colocar en cada evento las etiquetas de invitado especial o reservado, presidentes municipales, prensa, consejeros, etc. Comunicarse con el enlace del C. Gobernador para informar cambios según el caso. Revisar la instalación de la mallasombra.

Revisar en el templete Leyenda Logotipos Micrófonos Pata central de la mesa El paño no esta roto, no hay grapas ni clavos salidos en presidium ni entarimado. Revisar el escalón y la rampa del templete. Revisar la instalación de las lonas y la leyenda en cada evento. Revisar la instalación de la mesa grande o principal de la comida. Revisar personalmente la colocación de los proyectores y pantallas. Tener copia del video. Revisar personalmente la iluminación y los switches para la hora de la proyección. Revisar que el equipo de sonido este instalado y listo. Verificar la colocación de la planta de en cada uno de los eventos. Revisar cada una de las sillas del presidium, incluyendo las extras. Revisar acomodo y limpieza de sillería, así como pasillos de acceso y salida entre la sillería. Tener las carpetas para firma Revisar los discursos de cada orador y tomar los tiempos. Revisar ornato

Solicitar las edecanes mínimo una hora antes del evento. Revisar mesa de registro y que el personal este listo y bien ubicado. Revisar personalmente las tijeras, listón, charola, placa, cortina y cordón de la develación, o Banderolas en el caso de Inicio de

Obras, edecanes para la inauguración y explicar la forma en que se llevara a cavo. Revisar personalmente la señalización del edificio a inaugurar. Revisar la limpieza y funcionamiento de sanitarios. Revisar los accesos y salidas de emergencias. Revisar los extinguidores Revisar la ventilación Revisar que este lista la oficina de apoyo y el personal. Tener el directorio completo del H. Ayuntamiento, del personal encargado de cada evento, del técnico de video y de sonido. Confirmar la hora y lugar donde se recogerá a los invitados especiales y verificar que los vehículos para invitados especiales,

prensa, Coordinación y comitiva estén listos Asi como la Ambulancia. Tener los croquis de cada evento y el mapa del municipio Coordinar e indicar los recorridos con personal de seguridad publica. Revisar el lugar de la fotografía con invitados especiales. Comunicarse con el presidente municipal para informarle cambios y revisar pendientes. Confirmación de cada integrante del presidium, así como de los invitados especiales incluyendo diputados locales y federales (en

caso de ser invitados).

NOTAS:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

04-CRP-P07-F01/REV.02

Fecha Podium Mesa de presidium (visión clara del gob. al podium) Tener disco honores a la Bandera



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO“FICHA DE IDENTIDAD DE EVENTO Y REVISION FINAL”

ANVERSO

MUNICIPIONo. EVENTOFECHA DE ENTREGA DE SOLICITUD

NOMBRE DEL EVENTOFECHALUGARSALONDIRECCIONLUGAR: ABIERTO / CERRADOCAPACIDADNo. INVITADOSVESTIMENTAHORA DE INICIODURACIONDEPENDENCIA RESPONSABLETEL.RESPONSABLE DEL EVENTO

NECESIDADES

TEMPLETE:ALTOFONDOLARGORAMPA

MAMPARA:ALTOANCHOMESA PARA FIRMAPERS.LEYENDA: FRIGOLIT / LONALOGOS

PRESIDIUM PARA ____ PERSONASPAÑO COLORPERSONIFICADORESETIQUETAS DE INVITADO ESPECIAL ____RESERVADO ____CARPETAS PARA FIRMASILLERÍA::ACOJINADAS: ____ (PRESIDIUM)METÁLICA ____

SONIDO:EQUIPO DE SONIDOPODIUMPEDESTALMICROFONOS INALAMBRICOSMICROFONOS DE MESAPLANTA DE LUZ: SI NOREPROD. DE CD ____ CASSETTE ____

ORNATO:METROS APROX.PALMERAPLANTAS BAJAS

MAESTRO DE CEREMONIASEDECANES

ANOTAR EL NOMBRE DEL MUNICIPIO EN DONDE SE REALIZARA EL EVENTOANOTAR EL NUMERO DE EVENTO QUE CORRESPONDA SEGÚN LA AGENDA DE TRABAJOANOTAR LA FECHA EN QUE SE ENTREGA LA SOLICITUD

ANOTAR EL NOMBRE DEL EVENTOANOTAR LA FECHA EN QUE SE REALIZARA EL EVENTOANOTAR EL LUGAR DEL EVENTOANOTAR EL NOMBRE DEL SALON EN QUE SE REALIZARA EL EVENTOANOTAR LA DIRECCION EN DONDE SE REALIZARA EL EVENTOMARCAR CON UNA “X” SI EL LUGAR: ES ABIERTO O CERRADOINDICAR LA CAPACIDAD DEL SALON EN DONDE SE DESARROLLARA EL EVENTOANOTAR EL No. INVITADOS AL EVENTOINDICAR EL TIPO DE VESTIMENTA QUE SE REQUERIRA PARA EL EVENTOANOTAR LA HORA DE INICIO DEL EVENTOANOTAR LA DURACION PROGRAMADA DEL EVENTODEPENDENCIA RESPONSABLEANOTAR EL No. TELEFONICO PARA REALIZAR CUALQUIER CONSULTA Y ACLARACIONANOTAR EL NOMBRE DE LA PERSONA RESPONSABLE DEL EVENTO

ANOTAR EN METROS, EL ALTO DEL TEMPLETEANOTAR EN METROS, EL FONDO DEL TEMPLETEANOTAR EN METROS, EL LARGO DEL TEMPLETEANOTAR SI SE REQUIERE DE LA INSTALACION DE RAMPA PARA SUBIR AL TEMPLETE

ANOTAR EN METROS, EL ALTO DE LA MAMPARAANOTAR EN METROS, EL ANCHO DE LA MAMPARAANOTAR SI SE REQUIERE INSTALACION DE MESA PARA FIRMAANOTAR EL NUMERO DE PERSONAS QUE ESTARAN EN EL TEMPLETEANOTAR SI SE REQUIERE DE LEYENDA EN FRIGOLIT O LONA Y ESCRIBIRLA COMO ESPONER LOS LOGOS QUE SE REQUIERE INSTALAR EN LA MAMPARA

INDICAR EL NUMERO DE PERSONAS QUE ESTARAN EN EL PRESIDIUMINDICAR EL COLOR PAÑO PARA EL PRESIDIUMINDICAR SI SE REQUIERE DE PERSONIFICADORES

INDICAR SI SE REQUIERE DE ETIQUETAS DE INVITADO ESPECIAL Y/O RESERVADOINDICAR SI SE REQUIERE DE CARPETAS PARA FIRMAINDICAR SI SE REQUIERE DE SILLERÍAINDICAR SI SE REQUIERE DE SILLAS ACOJINADAS: PARA EL PRESIDIUMINDICAR SI SE REQUIERE DE SILLAS METÁLICAS

INDICAR SI SE REQUIERE DE EQUIPO DE SONIDOINDICAR SI SE REQUIERE DE PODIUMINDICAR SI SE REQUIERE DE PEDESTALINDICAR SI SE REQUIERE DE MICROFONOS INALAMBRICOSINDICAR SI SE REQUIERE DE MICROFONOS DE MESAINDICAR SI SE REQUIERE DE PLANTA DE LUZINDICAR SI SE REQUIERE DE REPRODUCTOR DE CD Y/O CASSETTE

INDICAR EL NUMERO DE METROS APROXIMADOS QUE REQUERIRAN DE ORNATOSINDICAR EL NUMERO DE PALMERAS REQUERIDASINDICAR EL NUMERO DE PLANTAS BAJASREQUERIDAS

INDICAR SI SE REQUIERE DE MAESTRO DE CEREMONIASINDICAR SI SE REQUIERE DE EDECANES



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO“FICHA DE IDENTIDAD DE EVENTO Y REVISION FINAL”

ANVERSO

VIDEOPROYECCION:PANTALLA DE CAÑON FRONTAL:RETRO:PLASMA:BASE:COMPUTADORAS:DVD:

MESA DE REGISTROFORMATOSMESA GRANDE PARA COMIDATABLONESCAMERINOSSTANDVALLASUNIFILAS

MALLASOMBRA:LARGOANCHOALTO

EQUIPO DE TRADUCCION:No. DE TRADUCTORESCABINA DE TRADUCCION: SI NONo. ROTAFOLIOSTIJERASLISTONAEROCOOLER

NOMBRE Y FIRMA DEL COORDINADOR DELEVENTO

AUTORIZÓ

OBSERVACIONES

INDICAR SI SE REQUIERE DE VIDEOPROYECCIONINDICAR SI SE REQUIERE DE PANTALLA DE CAÑON FRONTALINDICAR SI SE REQUIERE DE RETROINDICAR SI SE REQUIERE DE PLASMAINDICAR SI SE REQUIERE DE BASEINDICAR SI SE REQUIERE DE COMPUTADORASINDICAR SI SE REQUIERE DE DVD

INDICAR SI SE REQUIERE DE MESA DE REGISTROINDICAR SI SE REQUIERE DE FORMATOSINDICAR SI SE REQUIERE DE MESA GRANDE PARA COMIDAINDICAR SI SE REQUIERE DE TABLONESINDICAR SI SE REQUIERE DE CAMERINOSINDICAR SI SE REQUIERE DE STANDINDICAR SI SE REQUIERE DE VALLASINDICAR SI SE REQUIERE DE UNIFILAS

ANOTAR EN METROS, EL LARGO DE MALLASOMBRA REQUERIDAANOTAR EN METROS, EL ANCHO DE MALLASOMBRA REQUERIDAANOTAR EN METROS, EL ALTO DE MALLASOMBRA REQUERIDA

INDICAR SI SE REQUIERE DE EQUIPO DE TRADUCCIONINDICAR SI SE REQUIERE, EL NUMERO DE TRADUCTORESINDICAR SI SE REQUIERE DE CABINA DE TRADUCCIONINDICAR SI SE REQUIERE, EL NUMERO DE ROTAFOLIOSINDICAR SI SE REQUIERE DE TIJERASINDICAR SI SE REQUIERE DE LISTONINDICAR SI SE REQUIERE DE AEROCOOLER

ANOTAR EL NOMBRE Y ASENTAR FIRMA DEL COORDINADOR DEL EVENTO

ANOTAR EL NOMBRE Y ASENTAR FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL FORMATO

ANOTAR LAS OBSERVACIONES QUE SE JUZGUEN PERTINENTES

REVERSO

PREVIO AL EVENTO, SE DARA UNA REVISION FINAL MARCANDO EN LOS RECUADROS CON UNA PALOMA SI SE HA CUMPLIDO CON LA ACTIVIDAD, Y CONUNA EQUIS SI NO SE HA CUMPLIDO LA ACTIVIDAD.



REQUISICION DE MOBILIARIO Y/O SERVICIOS

REQUISICION DE MOBILIARIO Y/O SERVICIOS

EVENTO:LUGAR:FECHA:

RESPONSABLE:HORA:

CANTIDAD DESCRIPCION

Proveedor:OBSERVACIONES:

Req. No. __________

Nombre y Firma del Solicitante

_______________________________________

04-CRP-P07-F02/REV.02



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO“REQUISICION DE MOBILIARIO Y/O SERVICIOS”

EVENTO:LUGAR:FECHA:RESPONSABLE:HORA:

CANTIDADDESCRIPCION

Proveedor:OBSERVACIONES:Req. No. __________

Nombre y Firma del Solicitante

ANOTAR EL NOMBRE DEL EVENTOANOTAR EL LUGARANOTAR LA FECHAANOTAR EL NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL EVENTOANOTAR LA HORA EN QUE SE LLEVARA A CABO EL EVENTO

ANOTAR LA CANTIDAD DE ARTICULOS SOLICITADOSANOTAR LA DESCRIPCIÓN DE LOS ARTICULOS SOLICITADOS

ANOTAR EL NOMBRE DEL PROVEEDOR A QUIEN SE LA HACE LA REQUISICIONANOTAR LAS OBSERVACIONES QUE SE JUZGUEN PERTINENTESANOTAR EL NUMERO DE REQUERIMIENTO QUE SE REALIZA – CONTROL INTERNO

ANOTAR NOMBRE Y ASENTAR FIRMA DEL SOLICITANTE



DIAGRAMA DE FLUJO



NOMBRE DELPROCEDIMIENTO:

SOLICITUD DE MATERIALES Y MOBILIARIOPARA LAS GIRAS Y/O EVENTOS DE TRABAJO


AINICIO

Proporciona al Coordinador de Área,el nombre, lugar y fecha del evento,nombre del enlace de la dependenciaresponsable del evento

Realiza la verificación física del lugary recaba las necesidades logísticas autilizarseA

Entrega el formato a la coordinadorade área responsable de dar trámitecorrespondiente a lo requerido para elevento local o gira de trabajo

FIN

Revisa la Agenda de Actividades delEjecutivo Estatal

Determina los requerimientos demateriales y/o servicios necesariospara la realización de cada gira yevento de trabajo

A

BAnaliza las necesidades con elDirector de Logística y Giras y se lesolicita su autorización

B

04-CRP-P07-G01/REV.02

CRecibe, firma y turna la Ficha deIdentidad de Evento y Revisión Final

El Director General de Administracióny Finanzas recibe la Ficha deIdentidad de Evento y Revisión Final,llenado por el anverso

C DSe revisa y se verifica que el materialrequerido para el evento, se tenga enexistencia en almacén

D

o

Ficha de Identidad de Evento yRevisión Final

Llena el anverso de la Ficha deIdentidad de Evento y Revisión Final

¿Surgieronnecesidades

complementarias?

NO

SI

Se notifica inmediatamente a laCoordinadora de Área

¿Se cuenta contodos los insumos

en almacén?

NO

SI

Elabora y solicita por oficio, lainstalación de los materiales ymobiliario

Elabora el formato “Requisición deMobiliario y/o Servicios” y turna a laDirección General de Administración yFinanzas para su dotación

El Director General de Administracióny Finanzas recibe la requisición ysolicita el mobiliario o servicio alproveedor

Una vez recibidos e instalados todoslos insumos solicitados y previamenteal evento, realiza una revisión final(Check List), llenando el reverso de laFicha de Identidad de Evento yRevisión Final

ESe firma y se turna al Director Generalde Administración y Finanzas

E

Archiva



BIBLIOGRAFIA

Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos. Secretaría de la Contraloría General.Febrero de 2010.



Responsable de la Actualización del presente Manual:

Lic. Agustín Ángel Ballesteros Romero,Director General de Administración y Finanzas de la

Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.Comonfort No. 81, esquina con Callejón Hoeffer, Col Centro; Hermosillo, Sonora, México.

Teléfono: (662) 213-11-70, 213-11-03 y 213-24-97.FECHA DE ACTUALIZACION: DICIEMBRE DE 2010.

Documents

INDICEtransparencia.esonora.gob.mx/transparencia/Documentos/25... · 2011-05-31 · Manual de Procedimientos COORDINACION EJECUTIVA DE RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS 1 INDICE No