2012 

Summer 

Conference 

Guest 

Guidelines  

Campus Policies,

Services, and

Other Useful Informa on

 

Welcome to Rollins College! This packet offers a quick reference of frequently asked ques ons about staying at Rollins College. If you have ques ons that are not addressed here, please call the Scheduling and Event Services  Office at 407‐647‐1315. 

Table of Contents  Alcohol and Drugs ...................................................................................................... 3   Air Condi oning ......................................................................................................... 3   Bed Linens .................................................................................................................. 3   Bookstore/Post Office ............................................................................................... 3  Campus Safety and Security ....................................................................................... 3   Checking Out ............................................................................................................. 3   College Buildings and Personnel ................................................................................ 4   Computers ................................................................................................................. 4   Construc on Sites ...................................................................................................... 4   Dining Services ........................................................................................................... 4   Direc ons to Scheduling and Event Services office………………………………………………...4   Discrimina on and Harassment ............................................................................. 4‐5   Emergency Procedures .............................................................................................. 5   Fire Alarms ................................................................................................................. 5   Firearms and Fireworks ............................................................................................. 5   Housekeeping ............................................................................................................ 5   Keys ............................................................................................................................ 6   Kitchene es ............................................................................................................... 6   Laundry ...................................................................................................................... 6   Lost and Found .......................................................................................................... 6   Lock‐outs ................................................................................................................... 6  Mail and Messages .................................................................................................... 7   Parking ....................................................................................................................... 7   Public Areas ............................................................................................................... 7   Removal of Property .................................................................................................. 7   Residence Hall Living .............................................................................................. 8‐9   Rollins College Informa on ....................................................................................... 9   Smoking ..................................................................................................................... 9   Severe Weather and Tornado Watches/Warnings .................................................. 10   Telephone Instruc ons ............................................................................................ 10   Helpful Telephone Numbers .................................................................................... 10   Threats or Violence, Verbal or Wri en .................................................................... 11   Trash and Recycling ................................................................................................. 11 Vending Machines ..................................................................................................... 11 Wireless Network………………………………………………………………………………………………….11 

 

Alcohol and Drugs 

The possession or use of alcohol and/or illegal drugs is prohibited at Rollins College. Guests found in possession of any controlled substance will be required to leave immediately. Such incidents will result in no fica on of law enforcement agencies. 

Air Condi oning 

All residence halls at Rollins College are air‐condi oned. Room air condi oners are individually controlled. Please ask for assistance if you cannot operate the air condi oner in your room. 

Bed Linens 

All conference guests must furnish their own bed and bath linens, toiletries, and other personal items while staying in the residence halls. For added comfort, all ma resses are “extra‐long” twin size (36”x80”).  

Bookstore/Post Office 

The Rollins College Bookstore sells a variety of books, supplies, toiletries, clothing, CDs, and memorabilia. The Rollins College Post Office is located in the Mills Building, which is open from 8am‐3pm Monday through Friday. 

Campus Safety and Security 

Rollins Campus Safety and Security is commi ed to providing a safe environment for all visitors while on Rollins Campus. If you feel unsafe or threatened while on Rollins College please contact Campus Security at  407‐646‐2999. Also, please see the 2011 Campus Security Report for more informa on regarding Rollins Campus safety. (h p://www.rollins.edu/safety/documents/Rollins‐College‐Campus‐Safety‐Report‐2011.pdf) 

Checking Out 

Please close the windows, turn off the lights, and lock your door. Please check your room before you leave to ensure that personal belongings are not le  in the closets, drawers, etc. You must also turn in your room key at check out. There is a $75 room key replacement charge. We appreciate your respect for Rollins College property. You will be responsible for any loss or damage of property. Checkout  mes will be scheduled in advance in coopera on  3 

 

College Buildings and Personnel 

Rollins College operates throughout the year. It is essen al that the Lessee shall not disrupt the ongoing func on of the college. Members of the Lessee group should not enter unauthorized buildings which include, but are not limited to the following unless special permission is granted: 

Alfond Sports Center 

Keene Music Hall/Tiedtke Concert Hall 

Annie Russell and/or Fred Stone Theaters 

Computers 

Computers are located in the Campus Center and in the Olin Library. 

Construc on Sites 

It is impera ve for the safety of individuals that no unauthorized personnel enter any por on of any construc on site for any reason. Areas secured with cau on tape must be observed. Visitors who violate this policy will be asked to leave the campus. 

Dining Services 

Guests on the meal plan will eat in the Cornell Campus Center with their conference group. If groups would like to make arrangements to have meals catered arrangements need to be made through “The Gourmet Cuisine” at least five business days in advance. Please note outside food and beverage is not allowed on Rollins Campus.  

Direc ons to Scheduling and Event Services Office 

The Office of Scheduling and Event Services is located at 422 West Fairbanks Avenue, Winter Park 32789 on the third floor. The office hours are 8:30pm—5:00pm Monday through Friday.   

Discrimina on and Harassment 

Rollins College values a community that is free of discrimina on and harassment. The college will endeavor to prevent conduct that impedes free  

4 

 

Discrimina on and Harassment Cont’d 

academic interac on and opportuni es. An environment of in mida on, hos lity, and aggressiveness will not be tolerated. Guests and conference par cipants are encouraged to report any incident of discrimina on or harassment. 

Emergency Procedures 

In the event of a fire, DO NOT USE THE ELEVATORS. Calmly and quickly proceed to the nearest exit, get away from the building, and join your conference group. Do not re‐enter the building un l the Fire or Police Department has indicated it is safe. To report a fire, health, or safety emergency, dial 911 from any phone on campus. 

Fire Alarms 

When a fire alarm is sounded, everyone must vacate the building immediately. Close your door and leave by the nearest exit. When you are outdoors, check in with your conference leader at once. You may not re‐enter the building un l instructed to do so by conference staff. False alarms and tampering with fire equipment or smoke detectors are considered serious viola ons. Fines $250 or more will be issued to individuals or groups viola ng the fire regula ons. 

Firearms and Fireworks 

Firearms and other weapons are not permi ed on campus. If you have a weapon in your possession, a security officer must check it into the locked security closet. Failure to do so will result in being asked to leave campus immediately. Fireworks and all explosive devices are not permi ed on campus. Their possession or use will result in fines and/or a request to leave the campus. 

Housekeeping 

Custodial staff in each building will clean public areas daily. Daily room cleaning service is not available. If you have a repair or maintenance request, please contact the conference coordinator as soon as possible. 

5 

 

Keys 

Prior to the start of an overnight event, Rollins College personnel will issue room keys and key‐cards to Lessee leadership for the residence hall rooms. In the event that a residence hall room key or key‐card is lost or misplaced, a key replacement fee of $75 will be charged for each missing key or key‐card (for lock replacement). At the conclusion of the event, the Lessee will account for all keys/key‐cards, with master keys to be returned separately, in a clearly marked envelope. 

Kitchene es 

Some residence halls have small kitchene es. Guests are welcome to store items in the refrigerator at their own risk. The kitchene e appliances may be used. Please be responsible for all cooking and make sure that all appliances are turned off a er use. 

Laundry 

Residence hall laundry machines are available for your use. 

Lost and Found 

Please check your room carefully for personal items before you check out. If you find an item, please turn it into a conference staff member. The conference coordinators will hold “found” items. Rollins College is not liable for lost or stolen items. 

Lock‐outs 

All residence hall exterior doors are locked 24 hours a day. If you are locked out, please call Rollins College campus security at 407‐646‐2999.  Excessive lock‐outs may result in a charge. 

6 

 

Mail and Messages 

Mail can be sent to: 

  Guest Name ‐ Conference Group 

  c/o Scheduling and Event Services 

  1000 Holt Avenue ‐ 2728 

  Winter Park, FL 32789 

Emergency message should be directed to the Rollins College Campus Security at 407‐646‐2999. 

Parking 

We ask that all visitors park in the garage located off Lyman Avenue. You must have a visitor parking decal to leave your car on campus. Please do not park in areas marked “Loading Zone”, “Fire Lane”, or “No Parking”. Vehicles parked in these areas may be subject to  ckets, towing, or boo ng. Please see your conference leader for a visitor parking pass. 

Public Areas 

Lounges and television rooms are located in each hall. Your group is welcome to use these in the areas to which your group is assigned. Please respect the rights of other guests. At  mes, some of these rooms may be reserved for the exclusive use of a conference group. Signs will be posted if this is the case. Abuse of recrea on rooms will result in loss of privileges.  

Removal of Property/Lost and Found 

In the event that the premises are not vacated by the Lessee at the end of the contracted  me period, the college is authorized to remove from the premises, at the expense of the Lessee, all goods, wares, and property. The college shall not be liable for any damage or loss to such goods, wares, or other property, which may be sustained by reason of such removal, and the college is hereby expressly released from any and all such claims for damages of whatsoever kind or nature. 

7 

 

Residence Hall Living 

Residence Hall Living is based on respect and considera on for all individuals. Respec ng the rights of others is essen al for maintaining a comfortable environment and is required for all quests. Please remember that during the academic year, the rooms you are occupying are the homes of our students. We have a responsibility to be good caretakers of these residence halls while they are away. You are responsible for maintaining all room furnishings in check‐in condi on and all furniture must remain in the room. Please inform our staff of any improper acts. Be assured that we will do all we can to see that your stay at Rollins College is enjoyable. 

Please do not nail, tape, thumbtack, plaster, or affix any apparatus or materials to the walls, doors, columns, or ceilings in any of the rooms. In addi on, the following items are not permi ed: 

Gli er or cra /body paint of any kind 

Adhesive‐backed decals and duct tape 

Spray paint 

Double‐sided tape 

Dead vegeta on such as hay, bark, mulch, moss, cut branches, etc. are not permi ed inside residence halls 

Pranks are not tolerated. No shaving cream, toothpaste, water balloons, silly string, or other materials that can cause excessive cleaning, damage, or injury, or are to be improperly dispensed in or around any facility. 

Un‐bunking or lowering/raising the beds in dorms is not permi ed.  

Furniture, including ma resses, may not be removed from its pre‐exis ng loca on in the residence hall rooms or rearranged within the rooms.  

Please shut your room windows during the day due to high 

8 

 

Residence Hall Living Cont’d 

humidity. The screens are not to be removed at any  me. Removal of the screens will be considered as damage to the room and will result in the levy of a fine to the conference group. 

Please keep snacks and beverages sealed in order to reduce opportuni es for insects. Open food will be discarded by Rollins personnel when it is no ced.  

Spills in any areas with carpet are to be immediately dried with a towel or other cloth and reported to the Conference Coordinators or the college/camp liaison so the spill can be cleaned by Housekeeping as soon as possible. If the spill occurs a er business hours, it can be reported to the above personnel the next morning. 

Devices using an open flame, such as halogen lamps, candles, camping stoves, grills, fondue pots, incense, gas lanterns, or any other open flame or burner unit are allowed on campus. 

No athle c ac vity will be permi ed in the residence halls, sidewalks, grass, or courtyards. Athle c ac vity may only take place in designated areas if the Lessee has reserved the appropriate facili es. 

Rollins College Informa on 

Informa on about Rollins College and applica ons are available in the Admissions Office. Please call 407‐646‐2161 if you would like to make an appointment with an Admissions Counselor or visit our website at h p://www.rollins.edu.  

Smoking 

The Florida Clean Indoor Act s pulates that there be no smoking in any educa onal facility in the state. This includes residence halls, rooms, and balconies. Smokers must go outdoors to smoke. Please dispose of all smoking debris in proper containers. Please do not smoke near or around the entrances of any buildings. 

9 

 

Severe Weather and Tornado Watches and Warnings 

If the City of Winter Park believes a tornado is threatening any part of the city the OUTREACH siren located at the South‐East corner of the Cahall‐Sandspur Field will be ac vated. The siren produces an “air raid” type of wail and will sound for three full minutes in the event of an actual tornado warning. If you hear this siren you should immediately take shelter in a building on the lowest level in an interior hallway away from window/glass.  

When there is threat of a lightening strike in a 2‐mile radius, a warning system will ac vate and a fi een second horn blast will occur. At the same, a yellow strobe light will begin flashing on the South side of the Bush Science building roof. These warnings will give guests 12 minutes of  me to seek shelter prior to the lightening strike. The monitoring system will indicate  it is safe to resume outside ac vity by issuing a series of 5‐scond blasts and the strobe lights will cease.  

As a general rule during any severe weather, please remain indoors. If you are outdoors, seek the shelter of a building as quickly as possible. Keep to interior spaces, away from windows. 

Occasionally, we will have a brief interrup on of electrical service; these generally are very short and should not cause alarm. If a blackout is experienced, please report it to the Conference Coordinators. 

Telephone Instruc ons 

To reach an on‐campus number, dial the last four digits of the phone number. For an off‐campus local number, dial 8‐the area code (407 or 321) and the number. 

Helpful Telephone Numbers 

  For Campus Security                     Dial 2999 

  For Campus Switchboard  Dial 0 

  For Conference Informa on  Dial 1315 

  For Winter Park Police or Fire  Dial 911 

10 

 

Helpful Telephone Numbers cont. 

For Admission Informa on  Dial 2161 

For the Rice Family Bookstore  Dial 2133 

For the Olin Library                              Dial 2521 

 

 

Threats or Violence, Verbal or Wri en 

The college will not tolerate threats of physical harm, bomb threats, and/or any violent acts. Such incidents will result in no fica on of law enforcement agencies. Violators will be required to leave campus. 

Trash and Recycling 

Rollins College has a strong commitment to recycling. Please separate your trash and place it in the appropriate containers. Trash and recycling containers are located in the trashrooms of all residence halls. 

Vending Machines 

Each residence hall has vending machines. Other vending machines are located throughout the campus. 

Wireless Network 

Rollins Campus has a wireless network that is available for Conference guests to use. If you need direc ons on accessing the Rollins Wireless Network please ask a Conference Coordinator for direc ons.  

 

 

Enjoy your stay on campus! 

Informa on is subject to change.

11