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2016- Junio- Microsoft Excel 2013 (Intermedio)

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Este curso ha sido desarrollado por CAE, S.A.

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Domicilio social:

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46023 - VALENCIA

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ÍNDICE

Lección 1: Fórmulas

Qué son las fórmulas

Referencias a celdas

Referencias a otras hojas

Mover y copiar fórmulas

Nombres en las fórmulas

Test

Ejercicio práctico

Lección 2: Funciones

Qué son las funciones

Suma automática

Insertar una función

Insertar referencias

Funciones anidadas

Test

Ejercicio práctico

Lección 3: Formato avanzado de celdas

Formatos de número

Formatos personalizados

Estilos de celda

Buscar por formato

Test

Ejercicio práctico

Lección 4: Temas y formato condicional

Trabajar con temas

Aplicar formatos condicionales

Formato condicional avanzado

Insertar dibujos e imágenes

Test

Ejercicio práctico

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Lección 5: Edición de hojas

Pegado especial

Organizar con paneles

Ocultar filas, columnas y hojas

Comparar libros

Test

Ejercicio práctico

Lección 6: Crear gráficos

Introducción

Creación del gráfico

Cambiar el aspecto

Elementos del gráfico

Formato de elementos

Añadir datos

Test

Ejercicio práctico

Lección 7: Colocar datos en la Web

Insertar hipervínculos

Moverse entre los vínculos

Guardar como página web

Otros formatos de archivo

Test

Ejercicio práctico

Lección 8: Matrices y referencias externas

Fórmulas de matriz

Constantes matriciales

Referencias externas (vínculos)

Trabajo con referencias externas

Test

Ejercicio práctico

Glosario

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Fórmulas

1. QUÉ SON LAS FÓRMULAS

na fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de

ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las

fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,

funciones, texto, valores y nombres para realizar diferentes tareas.

Por ejemplo, ahora te muestro un ejemplo de fórmula. Puedes ver

cómo relaciona los valores (los números 8, 2 y 1) a través de los

operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicación y la

suma) y obtiene un nuevo valor como resultado.

Para introducir una fórmula en una celda de Excel, lo primero que

tenemos que saber es que, para indicar que vamos a introducir una

fórmula, debemos comenzar a escribirla con el signo =. Para acabar, se

haría lo mismo que al introducir datos: pulsar la tecla o el botón

Introducir de la barra de fórmulas.

Por defecto, en las celdas que tienen fórmulas, se ve el resultado de

las fórmulas en la hoja de cálculo, mientras que la fórmula en sí aparece

en la barra de fórmulas.

En la imagen anterior, observa como en la celda de la hoja de

cálculo aparece 25, que es el resultado de la fórmula que has escrito (es

decir, el resultado de hacer las operaciones que has indicado en la

fórmula). En la barra de fórmulas está la fórmula tal como la has escrito.

El resultado de una fórmula puede ser un valor numérico, un valor

lógico (un valor lógico es un tipo de datos de Excel que solo puede

tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.

U

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Fórmulas

2

Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que

se tiene que hacer en la fórmula.

Los operadores que puedes usar para crear tus fórmulas son:

Operadores aritméticos: sirven para hacer

operaciones matemáticas, dando como resultado un

número.

Suma +

Resta -

Multiplicación *

División /

Porcentaje %

Función exponencial ^

Operadores comparativos o de comparación: se

utilizan para comparar dos valores entre sí (por ejemplo,

podrían comparar si un valor es igual a otro valor), y

devuelven un valor lógico; es decir, devuelven

VERDADERO o FALSO, dependiendo de si la comparación

es verdad o no.

Igual =

Distinto <>

Mayor >

Mayor o igual >=

Menor <

Menor o igual <=

Operador de texto: el operador de texto (&) une dos

valores de texto para producir un nuevo valor, que será

el resultado de añadir un texto a continuación del otro.

Este operador se llama concatenación.

Aquí tienes algunos ejemplos de fórmulas:

Fórmula Resultado

=25-3 22

=3^2+5 14

=5% 0,05

=50*10% (el 10% de 50) 5

=10*(2+20) 220

=20>=40 FALSO

=10>3 VERDADERO

="Una" & " prueba" Una prueba

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Fórmulas

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Todos los operadores, menos % y -, actúan sobre dos valores. Esto

quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor como

resultado.

El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un número de

otro) o sobre uno solo. Cuando actúa sobre un único valor, significa

valor negativo.

Para introducir un número negativo en una celda, podías escribir

un signo menos (-) delante del número o colocar el número entre

paréntesis ( ). Pues bien, para indicar números negativos en una

fórmula, no debes utilizar los paréntesis, sino que tienes que escribir el

signo - delante del número. Por ejemplo, si en una fórmula indicas =2*-

3, el resultado será el valor negativo -6.

Cuando introduces una fórmula que tiene varios operadores, los

operadores tienen una prioridad u orden de cálculo, es decir, el orden en

que se ejecutan los distintos operadores.

El orden de evaluación de operadores, ordenados de mayor a

menor prioridad es:

Por ejemplo, la fórmula =2*2+6 produce un resultado de 10

(primero hace la multiplicación, que da como resultado 4, y luego hace

la suma), mientras que si pones paréntesis de esta manera =2*(2+6) se

obtiene el valor 16 como resultado (primero se suman 2 más 6, y luego

se multiplica el resultado por 2). Otro ejemplo podría ser =1+2*5, que

da como resultado 11, y =(1+2)*5, que da 15.

Además, cada operador actúa sobre unos tipos de datos

determinados. Si, al escribir las fórmulas, introduces un tipo de dato

distinto del esperado, Excel intentará convertir el valor al tipo esperado.

Por ejemplo, en la fórmula ="20"+"30" los números se

consideran como si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("), pero

esta fórmula da como resultado 50, porque Excel convierte los valores

de texto a números.

Sin embargo, si introducimos la fórmula ="20" & "30", ahora se

concatenan los dos valores de texto y no se realiza ninguna conversión,

porque el operador utilizado (&) actúa sobre caracteres de texto, dando

lugar a 2030 como resultado.

Si una

fórmula tiene

operadores

que tienen la

misma

prioridad, se

ejecutarán de

izquierda a

derecha. Si

quieres

cambiar el

orden en el

que se

ejecutarán los

operadores,

utiliza los

paréntesis.

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Fórmulas

4

Otro ejemplo sería ="1/4/2010"-"1/3/2010", que daría como

resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como un

número, la fórmula con el operador de resta es correcta.

La conversión de datos también se realiza cuando el operador

espera un valor lógico, tomándose el valor 0 como el valor lógico

FALSO y el resto de números como VERDADERO.

Si la fórmula que has escrito no se puede calcular correctamente, se

indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error

comienzan con el signo #.

Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al

introducir fórmulas son:

#¡DIV/0!: error de división por cero, en la fórmula se

ha puesto una división que divide un número por cero.

#N/A: se produce cuando un valor no está disponible

para una fórmula.

#¿NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no

reconoce.

#¡NULO!: se ha indicado una intersección no válida de

dos áreas.

#¡NUM!: número usado de forma incorrecta o no válida.

#¡REF!: referencia a una celda no válida.

#¡VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece

si los valores que acompañan a los operadores de una

fórmula no se pueden convertir al tipo correcto.

######: es un marcador de columna, que indica que

el tamaño de la columna es demasiado pequeño para

que quepan los datos que hay. También aparece cuando

se utiliza una fecha o una hora negativas.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que

escribes las fórmulas.

Por ejemplo, si falta algún paréntesis (es decir, que no hay el

mismo número de paréntesis de abertura que de cierre), Excel te avisará

de esto y te propondrá una posible solución.

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Fórmulas

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2. REFERENCIAS A CELDAS

uando un dato se debe utilizar varias veces para realizar

cálculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una

celda y después hacer referencia a él en varias fórmulas.

Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cómo se hace

referencia a las celdas A4 y A6 en las fórmulas que hay en la columna

C. Al escribir fórmulas que hacen referencia a estas celdas, estas

fórmulas harán las operaciones que indiques con los valores que tengan

estas celdas.

Así, en el primer caso tenemos que la fórmula indica que se tiene

que sumar el contenido de la celda A4 y el contenido de la celda A6.

Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la

fórmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.

Si ahora cambiaras el valor que hay en la celda A4 o el de la celda

A6, los resultados de las fórmulas en las que aparecen estas celdas

cambiarían.

Las referencias indican la posición de las celdas en las que se

deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el

nombre de la columna y la fila que definen la celda.

En Excel hay tres tipos de referencias:

Relativas: en este tipo de referencias, la posición de la celda se

basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la

fórmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posición, las

referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situación.

Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna y

de la fila: A1, E5, B2:C4,...

C

Las

referencias

pueden

identificar

celdas o

grupos de

celdas en una

hoja de

cálculo.

Algunos

ejemplos de

referencias a

una celda

pueden ser

A1, D7 o F5,

mientras que

algunos

ejemplos de

referencias de

grupos

(rangos de

celdas) son

B4:C8 o

A2:D6.

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Fórmulas

6

Absolutas: se indica la posición exacta donde se encuentra la

celda en la hoja de cálculo. Para indicar que una referencia es

absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del

número de fila.

Por ejemplo: $B$1, $D$5,... Estas referencias indicarán siempre

estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se

inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda.

Mixtas: este tipo es una combinación de las dos anteriores. Indica

a Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia

de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa.

Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $

antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3,...

Cuando hayas escrito una fórmula, podrás cambiar entre los

distintos tipos de referencias que hay (relativa, absoluta y mixta)

poniendo el cursor de texto en la referencia que quieras cambiar y

pulsando la tecla .

Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias

veces , esta referencia irá cambiando de la siguiente manera:

D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta)

Al escribir una fórmula o editar una celda que tiene una fórmula,

Excel recuadra las celdas a las que se hace referencia en la fórmula con

un color, que es el mismo color con el que aparece la referencia a la

celda en la fórmula. Esto te puede ayudar a la hora de trabajar con las

referencias.

Excel te facilita el trabajar con referencias en una fórmula al poner

en varios colores las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

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Fórmulas

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Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir

referencias:

Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre

las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es la

esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha.

Unión ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.

Por ejemplo: C3,C5

Intersección ( ): este operador es simplemente un espacio que

crea una referencia para las celdas comunes a las dos referencias.

Por ejemplo, A3:C3 B2:B4

Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es

mediante la selección de las celdas con el ratón.

Una vez has escrito el signo = en la celda, solo tienes que hacer

clic en la celda a la que quieras hacer referencia o arrastrar sobre el

rango de celdas para la referencia; estas celdas pasan automáticamente a

formar parte de la fórmula.

En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado

F1C1 (el estilo de referencia predeterminado, que hemos

estado utilizando hasta ahora, se llama estilo A1). En este estilo

de referencia F1C1, la posición de la celda se indica mediante

una F seguida de un número de fila y una C seguida del número

de columna.

Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que

ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que está 2 filas

más abajo y una columna más hacia la derecha, o F[-2]C[-3],

que indica la celda que está dos filas más hacia arriba y tres

columnas más hacia la izquierda.

Una referencia absoluta podría ser F3C5, que indica la celda

que está en la tercera fila y la quinta columna, mientras que

una referencia mixta podría ser F2C[1] o F[1]C4.

Para indicar este estilo de referencia, accede a Opciones,

desde la vista Backstage, ponte en la categoría Fórmulas y

activa la casilla Estilo de referencia F1C1.

Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en

Excel; solo se utiliza a veces cuando se crean macros.

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Fórmulas

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3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS

e la misma forma que hemos hecho referencia a celdas que

están en la misma hoja de cálculo, también podemos

referenciar celdas que estén en otras hojas.

Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la

referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un

signo de exclamación (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la

celda A2 de la hoja llamada Hoja4.

En estos casos, y para que no equivocarse al indicar las referencias,

suele ser más cómodo señalar las celdas directamente con el ratón.

Para esto, mientras estés escribiendo una fórmula y quieras hacer

referencia a celdas de otra hoja, solo tienes que hacer clic en la hoja con

el ratón y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondrá la

referencia automáticamente, indicando el signo de admiración y las

comillas simples (si son necesarias).

Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el

resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas

como referencias relativas, absolutas o mixtas.

También es posible hacer referencia a una celda o a un grupo

de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes

hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y

Hoja3 de tu libro.

Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar

con funciones de Excel (más adelante explicaremos lo que son y

cómo se utilizan las funciones).

Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una o

varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar el

rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los

nombres de la primera y de la última hoja. A continuación

pondremos el signo ! y la celda o el rango de celdas.

Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5 de

las hojas que estén entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro,

incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5

incluye las celdas del rango B2:D5 que estén entre las hojas

Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas.

Por tanto, la forma de crear fórmulas consiste en escribir el signo

= seguido de los operadores y valores o pulsar en las celdas que quieras

para hacer referencia a su contenido y Excel irá construyendo la

fórmula.

D

Si el nombre

de la hoja

tiene algún

espacio en

blanco o

algún carácter

no alfabético

(es decir, que

no sea letra ni

número: el

signo -, coma

(,), punto (.),

punto y coma

(;), mayor (>),

menor (<),

igual (=)...),

indicaremos

comillas

sencillas al

principio y al

final del

nombre de la

hoja. Por

ejemplo:

='Libros

comprados'!B3

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4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS

uando las celdas que tienen fórmulas se mueven a otra zona de

la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian.

Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otra

posición, la fórmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3.

Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia en

una fórmula, Excel actualiza las fórmulas para que se ajusten a las

nuevas posiciones.

Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar,

Excel cambiará la fórmula de la celda B4 de forma que siga apuntando

al sitio donde hemos movido la celda o celdas.

Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las

que se hace referencia en alguna fórmula. En este caso, como la fórmula

haría referencia a unas celdas que ya no están, porque has puesto sobre

ellas otras celdas, la fórmula dará como resultado el valor de error

#¡REF!.

Cuando copiamos celdas que tienen fórmulas, el comportamiento

es diferente según sean las referencias de estas fórmulas relativas o

absolutas.

C

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Fórmulas

10

Si las referencias de una fórmula son relativas, al copiar la celda

de la fórmula, Excel las actualiza automáticamente (también ajusta las

partes relativas de las referencias mixtas).

Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque este

tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja de

trabajo.

Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda con

la fórmula, esta fórmula sigue haciendo referencia a las mismas celdas

que antes: no se actualizan las referencias.

Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de

las fórmulas se ajustarán (tanto si son referencias absolutas, relativas o

mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya

que, en este caso, la fórmula mostrará el mensaje de error #¡REF!.

Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel también cambia

las referencias de las fórmulas para que sigan apuntando a las mismas

celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).

Si eliminas

una celda,

una fila o una

columna que

pertenece

a un

determinado

rango en una

referencia

(por ejemplo,

si tienes el

rango A2:A7

en una

fórmula y

eliminas la

celda A4),

Excel ajustará

automáticame

nte el rango

de la fórmula

y no dará

error de

referencia.

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Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de

hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover,

insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja que esté dentro del rango de una

referencia 3D, los valores de la hoja eliminada se

quitarán de la fórmula que utilice esta referencia a la

hora de realizar el cálculo.

Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de

la referencia 3D, Excel incluirá los valores de la nueva

hoja en los cálculos de la fórmula. Se añadirán a los

cálculos el mismo rango de celdas que estuviera

seleccionado en las otras hojas de la referencia 3D.

Si mueves hojas que están dentro del rango hasta

ponerlas fuera del rango, los valores de estas hojas se

eliminarán del cálculo.

Si mueves la primera o la última hoja del rango, el

cálculo se ajusta para poner el nuevo rango de hojas

entre ellas.

5. NOMBRES EN LAS FÓRMULAS

n lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de

celdas en las fórmulas, puedes asignarles nombres, para que

sea más sencillo el crear o entender lo que hacen las fórmulas.

La forma más sencilla de asignar un nombre a la celda

seleccionada es mediante el cuadro de nombres e introducir el nombre.

Para asignar un nombre a un rango de celdas, haremos lo mismo,

pero primero seleccionaremos el rango de celdas a nombrar.

E

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Fórmulas

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Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir nombres:

El primer carácter del nombre tiene que ser una letra, un

signo de subrayado (_) o una barra invertida (\). El

resto de caracteres del nombre pueden ser letras,

números, puntos y caracteres de subrayado.

No se pueden utilizar espacios, aunquue se puede utilizar

el carácter de subrayado (_) o un punto para separar las

palabras.

El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.

No se pueden indicar nombres que sean iguales a una

referencia de celdas (por ejemplo, no puedes indicar

como nombre C2 o B$4 a una celda.

Además, puedes usar letras mayúsculas y minúsculas. Sin embargo,

no hay diferencias entre mayúsculas y minúsculas en los nombres

(no puede existir un nombre llamado Libros_comprados y otro

nombre Libros_COMPRADOS).

Para utilizar un nombre en una fórmula, simplemente escribe este

nombre en el lugar adecuado de la fórmula. Excel reconocerá el nombre

y utilizará la celda o rango de celdas representado por ese nombre.

En ejemplo anterior, el nombre Gastos hace referencia al rango de

celdas C3:C6 (SUMA es una función de cálculo de Excel; más adelante

veremos las funciones).

Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rótulos o

títulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan

las categorías de la información que aparece en la hoja. Por ejemplo, en

este caso tenemos la información clasificada en cada uno de los cuatro

trimestres y para cada uno de los libros.

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Excel permite convertir estos rótulos o títulos en nombres, de

forma que se puedan utilizar directamente en las fórmulas.

Para esto, tras seleccionar las celdas que forman la tabla

(incluyendo los rótulos o títulos de fila y columna), pulsa el botón

del grupo de comandos Nombres definidos de

la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones.

En el cuadro de diálogo que aparecerá puedes indicar dónde están

los rótulos o títulos.

Tras aceptar el cuadro se crearán los nombres, con lo que ya los

podrás utilizar en las fórmulas que insertes en las celdas (por ejemplo,

podrías poner en una celda la fórmula =SUMA(Novelas), para obtener

el total de novelas vendidas).

Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que la

celda es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para

hacer referencia a ella, podrás utilizar el rótulo o nombre de fila y de

columna (por ejemplo, =Marzo Técnicos).

En el grupo de comandos Nombres definidos tienes varias

opciones relativas a la creación y administración de nombres.

Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro

(modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...),

utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar

pulsando el botón .

En las distintas filas de este cuadro aparecen los nombres

definidos, su valor actual, la referencia de celdas, su ámbito (es decir, si

está a nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de cálculo en

particular) y un comentario o información adicional.

Como el

primer

carácter de un

nombre no

puede ser un

número, si un

rótulo o título

empieza por

un número,

Excel añade

un símbolo de

subrayado (_)

delante.

Además,

también

sustituye los

espacios

por este

símbolo de

subrayado (_).

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Fórmulas

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Con el botón Modificar podrás cambiar el nombre, la referencia de

celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que

Eliminar lo borrará.

Si pulsas el botón

Nuevo aparecerá el cuadro

Nombre nuevo. Este

cuadro es el que

proporciona una mayor

flexibilidad a la hora de

crear nuevos nombres,

porque puedes elegir el

ámbito (el libro o una

determinada hoja) o incluir

un comentario.

Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda o

celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botón

de la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones.

De esta forma también aparecerá el cuadro Nombre nuevo,

mostrándose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo Hace

referencia a.

En principio, Excel indica referencias absolutas para definir

nombres porque, de esta forma, no cambian si se mueve o copia la celda

que tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias

relativas, tendrás que modificar las referencias que aparecen en este

campo.

Puedes

ordenar la

lista de

nombres

ascendente o

descendentem

ente haciendo

clic en el título

de la columna

adecuada.

Además,

desde el

botón Filtro

puedes filtrar

los nombres

para ver

solo un

subconjunto

de ellos (por

ejemplo, los

nombres

locales a una

hoja de

cálculo o

globales a

todo el libro, o

los nombres

con valores

que tengan

algún tipo

de error).

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Fórmulas

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Con los nombres también podemos, en lugar de hacer referencia a

una celda o a un grupo de celdas, indicar un nombre a una fórmula o a

un valor sin tener que ponerlo en una celda de la hoja de cálculo. Para

esto escribe el signo = seguido del valor o de la fórmula como

referencia del nombre, en el cuadro Nombre nuevo.

Al crear una fórmula, en lugar de escribir los nombres que quieras

utilizar, también puedes pulsar el botón y elegir

el nombre que quieras insertar.

El uso de nombres puede hacer que las fórmulas sean más sencillas

de entender y que sea más fácil el cambiar o modificar las fórmulas de

las hojas de cálculo.

Una vez que has introducido nombres en la hoja de cálculo, puedes

actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que

tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opción

Aplicar nombres del menú del botón .

Por ejemplo,

es más

cómodo y se

entiende

mejor trabajar

con una

fórmula

del tipo

=SUMA(Libros

Vendidos1erTr

imestre) que

hacerlo con

otra del estilo

=SUMA(B5:B8

), aunque el

resultado sea

el mismo.

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Funciones

1. QUÉ SON LAS FUNCIONES

esde el punto de vista de Excel, podemos decir que una

función es una fórmula que ya está escrita y que se puede

utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.

A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan

para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores

que utiliza la función se llaman argumentos.

Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no

tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino que

podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar

sobre todo en operaciones largas o complicadas.

Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que

funcionen y produzcan resultados.

Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido

de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están

dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).

Esta es la forma de escribir las funciones, porque, si no las escribes

así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas introducido la

función.

La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel, y

sirve para sumar los números que le demos como argumentos.

D

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Funciones

2

En los argumentos de una función puedes poner valores concretos

o referencias a celdas o conjuntos de celdas. Por ejemplo:

=SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7)

A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las

siguientes cosas:

Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan

los argumentos de la función. Tienes que escribir los

paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno.

No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los

números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los

resultados, tendrás que poner en la celda el formato de

número adecuado.

Los argumentos de una función pueden ser números,

referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes,

fórmulas, matrices o valores de error.

El argumento de una función puede ser incluso otra función.

En este caso, esta segunda función se llama función

anidada.

Si no quieres indicar un argumento en una función, escribe

un punto y coma como marcador de lugar.

Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que

comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la

función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto.

2. SUMA AUTOMÁTICA

a función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de

cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el

tamaño de las fórmulas y simplificarlas.

Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón

Suma , que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la

barra de estado, como vamos a ver ahora.

Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal

utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por ejemplo,

la suma de un rango de datos u otros valores.

Excel te facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado

unas determinadas funciones.

L

Cuando

escribas una

función o una

fórmula que

tenga

paréntesis,

observa cómo

Excel resalta

los paréntesis

durante un

momento, al

cerrarlos. De

esta forma

puedes

comprobar

que

emparejas

correctamente

todos los

paréntesis,

para que no

te dé error la

fórmula.

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Funciones

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Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo,

en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas

seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número

de celdas no vacías.

Aparte de esta

información, puedes

mostrar los resultados

de otras funciones

básicas relativas a las

celdas seleccionadas.

Para esto, utiliza el

menú contextual de la

barra de estado (es

decir, el que aparece al

pulsar con el botón

derecho del ratón).

Desde este menú

puedes activar o

desactivar la infor-

mación que quieres

que aparezca o no

aparezca en la barra de

estado.

En principio están

activadas las opciones

Promedio, Recuento y

Suma, que son los

datos que aparecen por

defecto en la barra de

estado.

Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y

Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de

celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que

hay en la selección.

Para que aparezca toda esta información en la barra de estado,

tienes que seleccionar más de una celda con valores.

Ten en cuenta

que tiene

sentido aplicar

estas

funciones

sobre valores

numéricos.

Para valores

no numéricos

solo tiene

sentido la

función

Recuento,

porque cuenta

el número de

celdas

seleccionadas

que tienen

alguna cosa.

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Funciones

4

En el grupo de comandos Modificar de la pestaña Inicio de la

Cinta de opciones tienes el botón Suma , que te facilitará el crear

fórmulas para sumar el contenido de las celdas. Cuando se utiliza este

botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a

añadir.

Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que

esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón

Suma . Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA

y resaltará el rango de celdas que se sumarán.

Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda.

Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que

quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el

rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula antes

de aceptarla.

Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el

rango de celdas a sumar. En este caso, los resultados aparecerán

automáticamente en las primeras celdas libres.

Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes

que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los

valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los

resultados.

Por ejemplo, en la imagen que te muestro, si pulsáramos el botón

Suma , los totales aparecerían en las celdas B8:G8 y G5:G8.

Al realizar la

autosuma de

esta forma,

también se

calcula el total

general (en la

celda G8).

Aunque es lo

mismo sumar

las filas que

las columnas,

Excel lo

calcula

sumando las

columnas.

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Funciones

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Si pulsas las teclas + + , también se introducirá una

autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es

equivalente a pulsar el botón Suma .

El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes

elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la

flecha que hay a su derecha.

Seleccionando la función que quieras, se

incluirá rápidamente esta función en el rango

correspondiente, de la misma manera que has

visto con la SUMA.

Eligiendo la opción Más funciones,

accederás al cuadro de diálogo Insertar función,

que veremos a continuación.

Otra forma de aplicar algunas de estas funciones es mediante el

botón Análisis rápido , que aparece al seleccionar varias celdas.

Mediante el botón Análisis rápido , podemos aplicar varias

funciones, formatos, gráficos, etc, al contenido de las celdas

seleccionadas.

Al seleccionar la opción TOTALES, se muestran varias funciones

para obtener la suma, promedio, recuento, etc.

Si al

seleccionar

varias celdas

no aparece el

botón Análisis

rápido ,

sitúe la flecha

del ratón

encima de las

celdas

seleccionadas.

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Funciones

6

Para obtener la suma de los valores de varias celdas, el valor

obtenido se situará dependiendo de que opción pulsemos:

Pulsa para mostrar la suma de los valores de las columnas

seleccionadas en la celda inferior a la selección.

Pulsa para mostrar la suma de los valores de las filas

seleccionadas en las celdas situadas a la derecha de la selección.

3. INSERTAR UNA FUNCIÓN

xcel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al

introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función

sea correcta.

Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla

directamente en una celda.

Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los

argumentos que tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se

tienen que poner, etc.; es decir, a la forma de escribir correctamente

todos los elementos de la función para que no cause ningún error.

Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es

pedir información a Excel.

Mediante el botón Insertar función , que está en la barra de

fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde el que puedes

seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula que estás

creando.

Cuando quieras incluir una función en una fórmula, una de las

mejores y más fáciles maneras de hacerlo es a través de este cuadro de

diálogo.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea

más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras.

Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro,

en la parte inferior puedes ver una pequeña descripción de esta función

seleccionada.

E

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Funciones

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Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función,

solo tienes que seleccionarla en esta lista.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea

más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas

una categoría, solo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría.

Una vez ya has seleccionado la función que vas a introducir, hay

que introducir sus argumentos.

Excel proporciona esta ventana para ayudarte a introducirlos. Por

ejemplo, ahora puedes ver que esta función tiene dos argumentos,

Número y Potencia.

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Funciones

8

La función POTENCIA eleva un número a una determinada

potencia. ¿Qué significa esto? Elevar un número a una potencia

significa multiplicar este número por sí mismo las veces que se

indica en la potencia. Lo verás mejor con unos ejemplos:

4 elevado a 2 = 42 = 4*4 = 16

2 elevado a 3 = 23 = 2*2*2 = 8

Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes

calcular potencias más complejas, como:

4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384

2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...

4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...

También puedes utilizar el operador ^ para indicar una

potencia. Por ejemplo:

POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8

Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la

función, el número de argumentos, una pequeña descripción de los

argumentos e incluso que estos argumentos son de tipo numérico.

Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el valor

de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor o

Resultado de la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo.

Una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el

resultado de esta función. En estos casos, el resultado de la fórmula no

tiene por qué ser igual que el resultado de la función que estamos

introduciendo.

En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo que

indiques en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de la función,

se colocan los argumentos que has indicado de la forma adecuada...

Recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así,

Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así

en la celda.

De hecho, cuando introduces

el signo = al principio de una

celda, Excel te muestra en el

cuadro de nombres una lista de

funciones que puedes utilizar

(pulsa en la flecha del cuadro de

nombres para desplegar esta

lista).

Por ejemplo,

podrías poner

una fórmula

que fuera

=4+POTEN

CIA(6;4). En

este caso, al

introducir la

función

POTENCIA, el

resultado de

la fórmula y el

de la función

no sería igual.

Si introduces

el signo = y

seleccionas

una función

en esta lista,

es lo mismo

que si pulsas

el botón de

Insertar

función de

la barra de

fórmulas.

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Funciones

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4. INSERTAR REFERENCIAS

veces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si

Excel tiene alguna función que nos puede ayudar.

Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo que

el recorrerlas todas para buscar la función a aplicar puede ser agotador.

En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una

función o un conjunto de funciones adecuadas.

Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que

describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de la

parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si hay

alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar en el

botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de

funciones que se ajustan a lo que has introducido.

Normalmente, los argumentos de una función están situados en

celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las

celdas que vas a utilizar como argumentos de la función. Como podrás

comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o

arrastrar sobre ellas.

Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la

referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el

botón Minimizar diálogo . Si lo pulsas, el cuadro de diálogo

disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.

A

Aunque, a

veces, el

resultado de

la búsqueda

no siempre

acierta con lo

que estás

buscando,

esta forma de

buscar

funciones

puede

ahorrarte

mucho tiempo

e incluso te

permite saber

si realmente

Excel tiene o

no una

función que te

pueda servir

para lo que

quieres hacer.

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Funciones

10

El cuadro de diálogo de funciones se ha reducido al mínimo. Ahora

puedes trabajar tranquilamente en la hoja de cálculo, indicando en qué

celda o celdas está el argumento de la función.

Para indicar una celda, solo tendríamos que hacer clic en ella,

mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar

entre las celdas del rango.

Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como

argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo , que en este caso

sirve para maximizarlo y dejarlo como estaba antes.

Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede

aparecer más de un botón Minimizar diálogo . Ten en cuenta que no

es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en el botón

del primer argumento de una función, estarás indicando la referencia a

las celdas para este argumento y no para cualquiera de los otros que

pueda tener la función.

Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede

introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los

argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en la

celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta

forma, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que cree

que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre puedes

cambiar el rango que te pone automáticamente Excel.

5. FUNCIONES ANIDADAS

na función anidada es una función que se utiliza como

argumento de otra función.

Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las

funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y

después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el

resultado de las funciones interiores.

Por ejemplo, si tenemos la función RCUAD(POTENCIA(10;2)),

primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de

POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el

resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,

RCUAD(100), cuyo resultado es 10.

U

En las

funciones

puede haber

argumentos

opcionales,

que no son

necesarios

para calcular

la función. Los

argumentos

que no son

opcionales, es

decir, que son

obligatorios

para la

función,

aparecen en

negrita en

este cuadro de

diálogo,

mientras

que los

argumentos

opcionales no.

Al utilizar

funciones

anidadas,

puedes llegar

hasta 64

niveles de

anidamiento.

Es decir, en el

ejemplo que

estamos

viendo, los

argumentos

de la función

POTENCIA

podrían ser

otras

funciones, y

así hasta 64

niveles.

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Funciones

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La función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que

devolver un resultado que sea el adecuado para el argumento de la

función que la contiene.

Por ejemplo, en el caso RCUAD(POTENCIA(10;2)), si la

función POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la

función RCUAD daría un error al intentar calcularse.

La función RCUAD calcula la raíz cuadrada de un número. Esta

función solo tiene un argumento, que es el número del que

quieres calcular su raíz cuadrada.

Raíz cuadrada de 16 es =RCUAD(16) y da 4, porque 4*4=16

Raíz cuadrada de 25 es =RCUAD(25) y da 5, porque 5*5=25

Raíz cuadrada de 13,6 es =RCUAD(13,6) y da 3,6878...

El número que le pasamos como argumento a la función

RCUAD debe ser positivo; si el argumento es un número

negativo, la función dará un error.

Otro ejemplo podría ser el siguiente:

En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos:

dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer

argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR

tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y

devuelve el valor 6.

La función REDONDEAR sirve para redondear un número con el

número de decimales que indiquemos. Por ejemplo, si

redondeamos el número 1,234 con una cifra decimal, el

resultado será 1,2.

REDONDEAR(1,234;1) da como resultado 1,2

REDONDEAR(7,3262;0) da como resultado 7

REDONDEAR(7,3262;1) da como resultado 7,3

REDONDEAR(7,3262;3) da como resultado 7,326

REDONDEAR(4,282;1) da como resultado 4,3

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Funciones

12

La función PROMEDIO obtiene la media entre los números que

indiquemos. Para ello suma el valor de los datos numéricos y al

resultado lo divide por el número de datos sumados. Por

ejemplo, si redondeamos los números 142, 83, 153 y 78 el

resultado será 114.

De la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en

una función como argumentos, también puedes utilizar los nombres que

hayas definido.

Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la

pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar

funciones.

Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones

pertenecientes a cada una de las categorías y seleccionarlas

directamente desde ahí: funciones financieras, funciones de texto,

matemáticas y trigonométricas, etc.

El botón

hace

lo mismo que

el botón

Insertar

función de

la barra de

fórmulas.

Además,

desde aquí

también

puedes

acceder a las

sumas

automáticas

.

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Formato avanzado de celdas

1. FORMATOS DE NÚMERO

n esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre

el formato de las celdas.

El formato de las celdas se refiere al tipo y color de la letra, al

color de fondo, a la alineación, etc. En definitiva, a cómo o de qué

forma se muestran los datos que contienen las celdas.

Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato

General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al

escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el

signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de

moneda o de porcentaje, según corresponda.

Desde el grupo de comandos Número de la pestaña Inicio de la

Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato

de los números.

Desde la lista superior puedes ver y

cambiar el formato de la celda o celdas

seleccionadas, estableciendo el formato de

número, moneda, porcentaje, fechas...

Los botones también sirven para cambiar el formato:

Formato de número de contabilidad : selecciona el

formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.

Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un

porcentaje.

Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo

de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.

Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra

más o menos decimales en el número.

Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el

cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su pestaña Número,

que recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro

de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o

desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón

derecho del ratón sobre ellas).

E

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Formato avanzado de celdas

2

En la pestaña Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos

los formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra

podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para

ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener

datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.

En la categoría Número podrás indicar el número de decimales

con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda),

si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la

Configuración regional de Windows) como separador de miles y

especificar el formato para los números negativos.

En las categorías Fecha y Hora dispones de varias formas de

mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el

año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o

que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según

la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración

regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura

de unidades monetarias) para indicar la moneda.

Recuerda que

puedes

asignar

formato de

texto a los

números,

para que

Excel los trate

como texto.

Para esto,

puedes poner

un apóstrofo '

delante del

número o

utilizar el

código de

formato @,

como luego

veremos.

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Formato avanzado de celdas

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Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el

número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del

euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o,

mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en

tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.

Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu

equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a

través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración

regional y de idioma, dependiendo de la versión del sistema

operativo y de la configuración del Panel de control).

Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de

decimales según esté indicado en la Configuración regional.

Ahora aparecerá el número según la moneda que tengas establecida

en tu ordenador (en la Configuración regional).

Además de estos formatos, desde la categoría Especial también

puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número

de teléfono, el de la seguridad social, etc.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

l crear un libro, los formatos disponibles son los que hay en la

pestaña Número. A veces, puede pasar que estos formatos

que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás

crear tu propio formato.

Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro

de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas

del libro de trabajo.

Al crear un formato, podrás indicar hasta tres formas de números y

una última de texto. Cada una de estas secciones del formato

personalizado estará separada por un punto y coma ( ; ).

A

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Formato avanzado de celdas

4

Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el

siguiente orden:

Formato para números positivos.

Formato para números negativos.

Formato para ceros.

Formato para texto.

Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere

al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros

y para el texto.

Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la

última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que

aparezca en la celda al escribir un texto en ella.

Si incluyes el carácter @, el texto que escribas en la celda se verá

en la posición en la que hayas puesto dicho carácter.

Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, cuando

escribas texto en la celda no se le aplicará ningún formato.

Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría

Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya

aparecen en esta categoría.

Si solo pones

dos secciones,

la primera

sección se

utilizará para

los números

positivos y

para los ceros,

mientras que

la segunda se

utilizará para

los números

negativos; si

solo pones

una sección,

se utilizará

para todos los

números.

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Formato avanzado de celdas

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La modificación de un formato de los que ya tiene Excel para crear

uno nuevo, no significa que el formato original de partida desaparezca.

Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:

Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0

indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que #

solo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los

ceros sin valor del número).

El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del

ancho de un carácter.

Para indicar el color del formato de la celda, indica el color entre

corchetes. Por ejemplo: [Verde].

Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al

formato.

Para impedir que aparezca cualquier tipo de número (positivos,

negativos o cero), no añadas nada en la sección correspondiente.

Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el

botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has

creado.

También es posible introducir formatos personalizados que

dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un

resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color

azul.

Para esto tendrás que incluir la condición entre corchetes al inicio

del formato. Veamos un ejemplo con el siguiente formato:

[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###

Presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores

de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto.

Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos

condicionales.

Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que

puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente

cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como

códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.

Para indicar

los colores,

tenemos las

siguientes

posibilidades:

[Negro],

[Blanco],

[Azul],

[Verde],

[Rojo],

[Amarillo],

[Magenta] y

[Aguamarina].

El color debe

ser lo primero

que aparezca

en la sección.

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Formato avanzado de celdas

6

Estos son los códigos más utilizados a la hora de crear formatos personalizados:

#: Marca de lugar para dígito. Este símbolo solo muestra las

cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no

significativos.

0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo

que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la

celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se

añaden los ceros extras hasta completar el formato.

?: Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los

anteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no

significativos para que las comas decimales queden alineadas.

coma ( , ): Simboliza la coma decimal.

%: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el

carácter %.

punto ( . ): Separador de miles o millares.

\: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el

formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre

comillas dobles.

_: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.

"texto": Presenta el texto que esté entre comillas.

@: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar

donde esté puesto este símbolo en el formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los códigos que tiene Excel son:

m: Los meses como 1 - 12.

mm: Los meses como 01 - 12.

mmm: Los meses como ene - dic.

mmmm: Los meses como enero - diciembre.

d: Los días como 1 - 31.

dd: Los días como 01 - 31.

ddd: Los días como lun - sáb.

dddd: Los días como lunes - sábado.

aa: Los años como 00 - 99.

aaaa: Los años como 1900 - 9999.

h: Las horas como 0 - 23.

hh: Las horas como 00 - 23.

m: Los minutos como 0 - 59.

mm: Los minutos como 00 - 59.

s: Los segundos como 0 - 59.

ss: Los segundos como 00 - 59.

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Formato avanzado de celdas

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3. ESTILOS DE CELDA

n ocasiones utilizarás un conjunto de características de

formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios

lugares de la hoja de cálculo.

En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo

este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada

característica una a una.

Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una

combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el

color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los

formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado

cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.

Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro

nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos

que existan en otros libros.

Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el

menú del botón , que está en el grupo de comandos

Estilos de la Cinta de opciones.

Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en

los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o

de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente

tienes que seleccionarlo.

E

Los estilos

están disponi-

bles en todas

las hojas de

cálculo del

mismo libro.

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Formato avanzado de celdas

8

La característica de la vista previa activa de los programas de

Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de

estos efectos simplemente pasando sobre él.

Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una

sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la

fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas

características en el estilo. Al aplicar un estilo sobre una celda, todos los

formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.

Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que

formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De

esta forma, después de seleccionar la celda, accede a la opción Nuevo

estilo de celda del botón .

En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas

características que forman el estilo que estás creando.

Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda

seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en

este estilo, acepta el cuadro para añadirlo a la lista de estilos.

Si no es así, puedes utilizar el botón Formato para establecer todas

las características de formato que formarán parte del estilo. En este

caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde podrás indicar

indicar las características del nuevo estilo como si estuvieras dándole

formato a una celda: puedes seleccionar la alineación, la fuente, los

bordes a aplicar, etc.

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Formato avanzado de celdas

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En el cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas

casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del

estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida

en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.

Si, una vez creado, quieres modificar las características de un

estilo, abre la lista de estilos desde el botón , haz clic

con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción

Modificar.

Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este

menú contextual del estilo.

Al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado

recuperarán el estilo Normal, y no podrás eliminar el estilo Normal.

Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se

encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite

copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.

Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda

donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres

utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A

continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.

4. BUSCAR POR FORMATO

ara finalizar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que

te puede servir para encontrar una determinada celda.

Puedes utilizar las opciones de Buscar y Reemplazar para

encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo. Pues

bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado formato.

Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una

determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.

Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del

botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la

pestaña Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que

aparecerá, pulsa en el botón Opciones >>.

P

La opción

Combinar

estilos del

menú del

botón

permite copiar

estilos de un

libro a otro,

y así

aprovechar

el trabajo con

los estilos

que están

ya creados

en otro libro.

Si quieres

copiar un

formato en

más de una

celda, pulsa

dos veces en

el botón

Copiar

formato .

Entonces

podrás hacer

clic en las

celdas en las

que quieras

aplicar el

formato; para

acabar, pulsa

la tecla .

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Formato avanzado de celdas

10

Utilizando el botón Formato podrás indicar un formato de

búsqueda, es decir, indicar que por lo que se buscará será una cierta

característica de formato.

Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas pestañas

y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás

indicar las características del formato a buscar.

Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las

celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color

concreto, etc.

Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del

cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas

que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.

Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es

elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega

la lista del botón Formato pulsando en la flecha que aparece a su

derecha, y selecciona la opción Elegir formato de celda.

El cursor se transformará en una especie de cuentagotas con

el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar

en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las

características del formato a buscar en un solo paso.

No necesitas

indicar ningún

valor a buscar

cuando haces

una búsqueda

por formato,

aunque pue-

des combinar

las dos

posibilidades

(buscar un

determinado

texto que,

además,

tenga el

formato que

hayas

indicado).

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Temas y formato condicional

1. TRABAJAR CON TEMAS

ara mejorar el aspecto de tus hojas existen características

avanzadas de Excel, que permiten una modificación del

formato de una forma más profesional.

Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los

controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de

celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar

a través del botón .

Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office

disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y

efectos, que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.

En el grupo de comandos Temas (que está

en la pestaña Diseño de página de la Cinta de

opciones) se encuentran varios botones que

muestran listas desplegables, desde las cuales

podemos aplicar temas y trabajar con ellos.

En la lista que se muestra

al pulsar el botón

puedes ver los temas

disponibles en Excel.

Si quieres aplicar alguno

de los temas, simplemente

debes seleccionarlo. El

cambio de tema afectará a

todas las hojas del libro,

afectando al formato de las

celdas de todas sus hojas.

En cada una de las

opciones correspondientes a

los temas puedes ver una

pequeña previsualización o

muestra de sus colores y

fuentes, para que te hagas una

idea del aspecto que podrían

tener las celdas.

P

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Temas y formato condicional

2

De esta forma puedes cambiar el aspecto general de las hojas del

libro, simplemente cambiando el tema.

Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has

aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda

para ajustarse al estilo.

Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes:

en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los

colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar

alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar

exactamente el color que quieras.

Si has utilizado algún color del tema

(para la fuente de una celda, su relleno, las

líneas del borde o cualquiera de los otros

elementos de las hojas), al cambiar el tema

este color cambiará, para adaptarse a los

colores definidos en el nuevo tema. Por el

contrario, si has utilizado un color estándar u

otro color, este color no se verá modificado al

cambiar el tema, sino que seguirá igual.

Lo mismo ocurre con las

fuentes: si has utilizado alguna de las

fuentes del tema en una celda,

cambiará al cambiar el tema,

mientras que, si has usado alguna de

las otras fuentes disponibles, seguirá

igual al cambiar el tema.

Los colores del tema y las fuentes del tema se pueden ver y

modificar desde los otros controles del grupo de comandos Temas.

Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los

colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón

.

De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores,

cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro,

permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.

Aparte de los

temas

predeter-

minados,

desde la

opción Buscar

temas puedes

acceder a más

temas en tu

disco duro o

en una

ubicación de

red.

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Temas y formato condicional

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De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una

combinación de fuentes desde el botón para cambiar el

aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.

Si accedes a la opción Personalizar colores desde el menú del botón

, podrás ver los colores del tema. Los colores de un tema están

compuestos de cuatro colores de texto y de fondo, de seis colores de

énfasis y de dos colores de hipervínculo.

En el

apartado de

Muestra se ve

el aspecto

general al ir

cambiando los

colores. Por

otro lado, el

botón

Restablecer

permite

recuperar los

colores

originales

de la

combinación

de colores.

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Temas y formato condicional

4

Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando un

nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo

Nombre.

De la misma forma que con los colores, desde la opción

Personalizar fuentes del botón puedes seleccionar una

combinación de fuentes para cambiar el aspecto del libro. En este caso,

los colores no se verían modificados. En este caso, disponemos de una

fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.

Los efectos se aplican a las formas, líneas y rellenos. No puedes

crear tu propio conjunto de efectos, pero puedes elegir el que quieres

utilizar, si no te gusta el que se aplica en el tema seleccionado.

El último botón del grupo de

comandos Temas es .

Los efectos se aplican a las

formas, líneas y rellenos.

No puedes crear tu propio

conjunto de efectos, pero puedes

elegir el que quieres utilizar, si no te

gusta el que se aplica en el tema

seleccionado.

Si, después de crear una combinación de colores y de fuentes y de

seleccionar unos efectos, quieres guardar todos estos formatos como un

tema, puedes hacerlo a través de la opción Guardar tema actual del

menú del botón .

Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema y lo guardará en

la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema

aparecerá disponible en la lista de temas para que lo puedas aplicar en

los documentos que quieras.

Los temas se

comparten

entre los

programas de

Office, para

que puedas

utilizarlos en

cualquiera de

ellos y puedas

crear

documentos

que tengan el

mismo

aspecto

uniforme.

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Temas y formato condicional

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2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES

unque con un formato personalizado puedes asignar el color

de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene, hay

una manera más adecuada y más potente de hacer esto.

El formato condicional sirve para aplicar unos determinados

formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la

condición que indiquemos.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas

sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las opciones del

menú del botón

, que está en el grupo de

comandos Estilos, en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, para

asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.

Los dos primeros submenús

sirven para resaltar las celdas que

cumplan las condiciones que se

indican: las que sean mayores,

menores o iguales a un

determinado valor, las que tengan

valores únicos o valores

duplicados, los valores más altos o

más bajos, etc.

Las opciones del submenú

Resaltar reglas de celdas se

basan en el valor de la celda y, en

función de si se cumple o no la

condición, cambian el formato de

la celda.

Al seleccionar cualquiera de estas opciones, se mostrará un cuadro

en el que introduciremos el valor o valores a utilizar en la comparación

y el formato que se aplicará a las celdas que cumplan esta condición.

A

Incluso

puedes

obtener el

valor a

comparar

desde una

celda del

libro,

escribiendo la

referencia a la

celda (como si

fuera una

fórmula, es

decir, con el

formato

=ColumnaFila)

o pulsando el

botón

Minimizar

diálogo y

haciendo clic

en dicha

celda.

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Temas y formato condicional

6

En los datos de la hoja puedes ver que el efecto que obtendrías si

aceptaras el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si

pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará el

comando de formato condicional en las celdas de la tabla.

Desde la lista del cuadro de diálogo que aparece al seleccionar un

formato condicional se indica el formato a aplicar a las celdas que

cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los formatos

predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo el formato

con la opción Formato personalizado. De esta forma se abrirá el

cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo que no tendrás

problemas en establecer el formato adecuado desde sus distintas

pestañas y controles.

Las opciones del submenú Reglas superiores e inferiores

permiten cambiar el formato de los valores más altos o más bajos: por

ejemplo, podrías cambiar el formato de los 6 valores más altos o más

bajos, de los 25% más altos o más bajos o de los que estén por encima o

por debajo de la media.

Las opciones de formato condicional del submenú Barras de

datos muestran barras en las celdas, donde la longitud de cada barra

representa el valor de la celda en relación a las otras. Una barra corta

indica que el valor de la celda es bajo en relación a los valores de las

otras celdas, mientras que una barra larga indica un valor alto.

Este tipo de formato condicional Conjuntos de iconos muestra un

icono en la celda, que sirve para clasificar el valor de la misma (por

ejemplo, valores altos, medios y bajos). Puedes clasificar los valores de

tres a cinco categorías, además de elegir distintos tipos de iconos.

El submenú

Escalas de

color muestra

una gradación

de colores en

las celdas,

donde el tono

de color

representa los

valores (por

ejemplo, los

valores

superiores con

un color más

verde y los

valores

inferiores con

un color más

rojo).

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Temas y formato condicional

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El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la

distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si el

valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el 80%

y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).

Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos

condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma

más rápida y clara:

En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional

del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores

y menores cantidades de ventas de los distintos trimestres para los

vendedores.

Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos

condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo de

la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si el

valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda es

mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. Así

podemos ver qué vendedores han vendido más y cuáles no.

Mediante el botón del Análisis rápido , que aparece al

seleccionar varias celdas, también podemos aplicar algunas de las

opciones del formato condicional.

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Temas y formato condicional

8

Al seleccionar la opción FORMATO de la parte superior, se

muestran varios de los formatos condicionales, que hemos visto al

desplegar el botón que podemos aplicar a las celdas seleccionadas.

Mediante el Análisis rápido accederás desde la misma selección

de celdas a la opción de formato condicional que quieras aplicar.

3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO

parte de estas opciones de formato condicional, también

puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que

puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada

que con las opciones predefinidas.

Desde la opción Nueva regla del menú de

crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que

desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas

seleccionadas o de toda la hoja.

Al seleccionar la opción Nueva regla en la parte superior del

cuadro de diálogo seleccionaremos el tipo de regla de formato

condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte inferior

configuraremos dicha regla.

Los parámetros de configuración de la regla cambian según el tipo

de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán barras

de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud

mayor o menor o iconos.

A

La opción

Administrar

reglas abre un

cuadro de

diálogo en el

que puedes

ver las reglas

de formato

condicional

existentes en

las celdas

seleccionadas

o en cualquier

hoja del libro.

Desde este

cuadro

también

puedes añadir

nuevas reglas,

así como

modificar o

eliminar las

ya existentes.

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Temas y formato condicional

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En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán

para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas,

según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula o

indicar el valor exacto.

El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con

rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con

los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número

de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior

del rango de valores.

En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas

que contengan desde la primera lista del apartado de configuración de

la regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán

valores con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de

las celdas en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin

errores.

En la regla

Utilice una

fórmula que

determine las

celdas para

aplicar

formato la

condición se

basa en la

fórmulas que

introduzcas;

debes

empezar la

fórmula con

un signo = y

debe dar

como

resultado un

valor lógico,

es decir,

VERDADERO o

FALSO.

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Temas y formato condicional

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En esta segunda lista indicaremos cuál es el criterio que

seguiremos para comparar el valor que tenga la celda.

En los campos de la condición también puedes utilizar el botón de

Minimizar diálogo , de forma que podrías indicar cómodamente una

referencia de celdas, en lugar de un valor constante (como el que hemos

escrito ahora).

Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato

puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla la

condición que hemos puesto.

Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del

botón , podrás seleccionar una regla y pulsar los

botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o borrarla de la

lista de reglas de formato.

El botón Nueva regla permite añadir nuevas condiciones, de la

misma forma que con la opción Nueva regla del menú del botón

.

Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras.

Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este

cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba

y después las reglas de abajo.

El formato condicional puede ayudar a analizar los datos

visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.

4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES

on lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de

cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma

agradable.

C

La lista

superior del

cuadro del

Administrador

de reglas

permite

seleccionar si

quieres ver las

reglas de la

selección de

celdas actual,

todas las

reglas

existentes en

la hoja actual

del libro o

seleccionar

otra hoja para

ver las reglas

que hay en

ella.

Puedes

cambiar el

orden de

prioridad de

las reglas

utilizando

los botones

Subir y

Bajar

del

cuadro de

diálogo.

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Temas y formato condicional

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Vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la presentación

de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como rectángulos, círculos y

otras formas más sofisticadas), imágenes, objetos WordArt, etc.

Desde los distintos botones de la pestaña Insertar de la Cinta de

opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos,

imágenes, cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos,

etc.

Desde el menú del botón Formas puedes dibujar líneas,

flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.

Tras crear un dibujo, pulsando y

arrastrando los pequeños controles

blancos que se muestran alrededor de

estos dibujos podrás cambiar su

tamaño, mientras que el circulito verde

que hay sobre ellos permite girar los

dibujos.

Para mover los dibujos, pulsa sobre

ellos y arrástralos hasta la posición que

quieras.

Al seleccionar un objeto de dibujo,

aparece la pestaña contextual Formato

en la Cinta de opciones, que dispone de

todas las herramientas que permiten

trabajar con este tipo de objetos: colores,

tipos de línea, girar, etc.

Con el botón se

abrirá una lista desde la que puedes

seleccionar un color de relleno, utilizar

un degradado de colores, una textura o

una imagen como relleno.

Además, si seleccionas la opción

Más colores de relleno puedes indicar,

además del color, la transparencia que

tendrá este relleno.

También

puedes

modificar el

formato de los

objetos de

dibujo desde

el cuadro de

diálogo

Formato de

forma, al que

puedes

acceder desde

el menú

contextual del

objeto.

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Temas y formato condicional

12

El botón establece el color, ancho y estilo de

la línea de la forma, mientras que aplica efectos,

como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.

Para insertar una imagen en la hoja de cálculo podemos obtenerla

de distintos lugares.

Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de

opciones, se muestra un cuadro desde donde puedes obtener alguna de

las imágenes prediseñadas que proporciona Office, buscarlas en la web

con el buscador Bing o desde una cuenta en OneDrive.

Pulsa el botón para añadir una de las imágenes que

tengamos en nuestro ordenador.

Desde el

grupo de

comandos

Insertar

formas

puedes añadir

más objetos

de dibujo o

cuadros de

texto, así

como cambiar

la forma

seleccionada

a otra distinta

o convertirla a

una forma

libre para

modificarla de

la manera que

quieras.

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Temas y formato condicional

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Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes

ver la pestaña contextual Formato, que en este caso tiene varios

controles para hacer distintas operaciones con la imagen.

Entre otras posibilidades, puedes cambiar el brillo, contraste o la

nitidez de la imagen desde el botón o aplicar efectos de

color desde , por ejemplo, aumentar o disminuir la saturación

de color, cambiar el tono de color o colorearla con algún color en

concreto.

Desde el botón puedes aplicar distintos efectos

para que la imagen parezca una pintura o un dibujo hecho a mano, entre

otros efectos.

El botón deshace todos los cambios de

formato aplicados en la imagen, de forma que se queda tal como estaba

inicialmente, al insertarla.

El botón permite recortar la imagen, haciendo que no se

vean partes de dicha imagen. Desde el menú de dicho botón incluso

puedes recortar la imagen de forma que se ajuste a una determinada

forma.

Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también

puedes insertar objetos WordArt , (que son textos decorativos

con efectos vistosos), gráficos SmartArt (que representan

visualmente cierta información o concepto) o gráficos a partir de los

datos que tengas en la hoja de cálculo.

Recuerda que

también

puedes utilizar

los botones de

Iniciador de

cuadro de

diálogo

para acceder

a distintos

cuadros de

diálogo,

donde ver y

modificar

todas las

propiedades

de la imagen.

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Edición de hojas

1. PEGADO ESPECIAL

amos a ver más utilidades y opciones sobre la edición de

hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en tu trabajo.

Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los

botones de Cortar , Copiar y Pegar de la pestaña Inicio

de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes) o

pulsa y arrastra con el ratón.

Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias

opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de

pegado más complejos.

Para esto, tras hacer una operación de copia, pulsa en la flecha

del botón y selecciona la opción Pegado especial.

En el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción

podemos indicar qué parte de los atributos de la celda queremos pegar

en la nueva posición.

V

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Edición de hojas

2

Entre las distintas opciones de pegado están:

Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición.

Esto significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios,

etc.

Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están

escritas en la barra de fórmulas.

Valores: solo pega los valores como se muestran en las celdas.

Formatos: pega solo el formato de la celda copiada en la celda o

celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque

parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.

El resto de opciones de pegado son:

Comentarios: solo se copian las notas o comentarios de las

celdas.

Validación: se copian las reglas de validación de entrada de

datos.

Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de

la celda en el formato del tema de documento tienen los

datos copiados.

Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos,

pero no los bordes de las celdas copiadas.

Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna

al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.

Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y

todas las opciones de formato de números de las celdas que

has copiado.

Formatos de números y valores: pega los valores y todas

las opciones de formato de números de las celdas que has

copiado.

Este comando permite separar las partes de los datos copiados a la

hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de Operación hay

una serie de operaciones matemáticas que puedes seleccionar, para

combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que

vas a pegar.

Se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar

ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna operación.

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Edición de hojas

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La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la

tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas

copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado.

Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas

por columnas, activa la casilla de verificación Transponer.

Desde los distintos botones del botón puedes elegir opciones

específicas que se utilizarán al pegar, como si quieres pegar solo los

valores de las celdas , los formatos de las celdas o las fórmulas

.

Las celdas en las que pegues datos no

cambian su anchura, sino que se mantienen

con la que tenían antes de pegar. Si quieres

que al pegar también se copie el ancho de la

celda origen a la celda destino, puedes

seleccionar la opción Mantener ancho de

columnas de origen .

La opción Pegar vínculo (o el

botón equivalente Pegar vínculos del

cuadro de diálogo Pegado especial) pega

los datos y establece un vínculo con el

origen de los datos. O sea, que si los datos

del origen (de las celdas copiadas) cambian,

los datos pegados también cambiarán.

Desde el icono de Opciones de pegado también tienes

acceso a estas opciones específicas de pegado, que puedes seleccionar

tras realizar la operación de pegado.

Con la opción Copiar como imagen del menú botón Copiar

puedes copiar lo que tengas seleccionado como una imagen, para luego

pegar dicha imagen donde quieras.

Recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato ,

que permite copiar el formato de una celda a otra u otras de una forma

rápida y sencilla.

El Pegado

especial solo

estará

disponible

cuando hayas

utilizado el

comando

Copiar, no

cuando hayas

utilizado

Cortar.

La opción

Imagen

permite pegar

los datos

copiados

como una

imagen

estática,

mientras que

en el caso de

Imagen

vinculada

se trata de

una imagen

especial

vinculada a

los datos de

origen, por lo

que, si

cambias estos

datos,

también

cambiará la

imagen.

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Edición de hojas

4

2. ORGANIZAR CON PANELES

i has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en

algún momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo.

Para hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro

paneles.

Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de

nuevas ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde

el botón de la pestaña Vista de la Cinta de

opciones.

Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a

cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa que

sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro, y

tampoco puedes minimizar una ventana del libro.

Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un

panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma

hoja de cálculo.

Para indicar la posición donde situar la división de paneles, nos

situaremos en una celda que esté en la columna y línea de celdas donde

dividir la hoja en cuatro paneles.

Después, pulsa el botón del grupo de comandos Ventana

en la pestaña Vista de la Cinta de opciones y se crean dos barras de

división, una horizontal y otra vertical, que dividen a la hoja en cuatro

paneles.

Cada panel o sección tiene su propia barra de desplazamiento

horizontal y vertical con las que puedes desplazarte dentro de un panel,

mientras que el otro panel permanece en la misma posición. De esta

forma, podrás mostrar distintas partes de la hoja en cada panel.

S

La división en

paneles o

secciones

de una

hoja, puede

utilizarse para

recorrer las

celdas de

datos de una

hoja dejando

fijas las celdas

de títulos, o

para copiar y

pegar datos

en una hoja

con un gran

tamaño.

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Para quitar una división, haz doble clic en cualquier punto de la

barra de división que divide los paneles.

También puedes arrastrar la barra de división que separan los

paneles para desplazarla y situarla donde quieras.

Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que

tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al

desplazarte por la hoja de cálculo.

En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una

fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja:

Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la

fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la división.

De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la

columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta

división.

Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro paneles,

selecciona la celda situada por debajo y a la derecha del punto

donde quieres que aparezca la división.

Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede a

la opción Inmovilizar paneles desde el botón para

dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas

correspondientes.

Las otras opciones del menú de este botón crean paneles

bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.

Con el

comando de

Inmovilizar

paneles

siempre se fija

la sección

superior o la

izquierda,

dependiendo

de si has

seleccionado

una fila o una

columna. Si

tienes

seleccionada

una celda, se

inmoviliza la

sección

superior

izquierda a

dicha celda.

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Edición de hojas

6

Por ejemplo, en la imagen que se muestra a continuación hemos

inmovilizado los títulos o encabezados de la tabla de datos (hemos

seleccionado la fila 5 y hemos ejecutado el comando Inmovilizar

paneles). De esta forma, podemos ver siempre los títulos al

desplazarnos hacia abajo por la lista, lo que nos puede ayudar a la hora

de trabajar con los datos.

Observa cómo hemos movido los datos, mientras que los títulos

han permanecido fijos en la parte superior.

Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a

Movilizar paneles para que puedas desbloquear las filas o las columnas

inmovilizadas.

3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

tra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar

determinadas filas o columnas.

Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras

estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes

volver a mostrar las filas o columnas ocultas.

Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos

ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias

filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.

A continuación, pulsa el botón (que está en el grupo

de comandos Celdas de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones) y

despliega el submenú Ocultar y mostrar.

Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las

columnas seleccionadas.

O

Si te colocas

en una celda,

podrás ocultar

la fila o

columna en la

que se

encuentra,

mientras que,

si seleccionas

varias celdas,

podrás ocultar

todas las filas

o columnas

que abarque

dicha

selección.

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También puedes

utilizar este submenú para

volver a mostrar las filas o

columnas ocultas.

Si hacemos una

selección que incluya

algunas celdas ocultas y

copiamos o cortamos, Excel

también copiará o cortará

las celdas ocultas.

Si quieres que no se

incluyan determinadas

celdas al copiar o cortar, es

posible que sea necesario

mostrar las celdas ocultas

para poder indicar

claramente las celdas

adecuadas.

Puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de

mostrar las celdas ocultas para seleccionar las adecuadas. Para

esto, sigue los siguientes pasos:

Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas que

quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga celdas

ocultas.

En el menú del botón (en la pestaña Inicio de la Cinta

de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o selecciona

la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el cuadro de diálogo

que aparece).

En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la

opción Sólo celdas visibles y acepta.

De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles

que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado. A

continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y

pegarlas en otro sitio.

Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es

establecer su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto,

también puedes ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la

misma.

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Edición de hojas

8

Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero

realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una

por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una por

la derecha de las columnas ocultas.

A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar

columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón .

Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de

columna en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de

diálogo.

La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u

hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la

parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas,

utiliza la opción Mostrar hoja.

4. COMPARAR LIBROS

upongamos que has pasado un libro de Excel a otra persona, ha

realizado cambios en él y te lo ha devuelto. ¿Cómo puedes

saber las diferencias que hay entre tu libro y el que te han devuelto?

Excel tiene el comando , que te permite ver de una

forma rápida las diferencias que puede haber entre dos libros de Excel.

Con este comando te podrás desplazar por los dos libros a la vez y

buscar las diferencias entre ellos.

Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que

queremos comparar.

Para comparar libros se utilizan los botones ,

y , que se

encuentran en el grupo de comandos Ventana de la pestaña Vista de la

Cinta de opciones.

Para iniciar esta comparación, pulsa el botón .

Entonces verás las ventanas de los dos libros a la vez.

Si está activo el botón , te podrás

desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se

moverá el otro.

S

Otra forma de

ocultar una

fila o una

columna es a

través del

menú

contextual que

aparece al

pulsar con el

botón derecho

del ratón

sobre el título

de fila o de

columna,

eligiendo la

opción

Ocultar.

Si tienes más

de dos libros

abiertos, al

pulsar el

botón

para activar

esta opción,

tendrás que

elegir el libro

con el que

compararás el

libro actual.

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De esta forma podríamos ir viendo las ventanas de los dos libros a

la vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.

El botón te permite volver a poner

las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones

iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a tenerlas como

estaban al principio.

Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón

para desactivarlo.

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Crear gráficos

1. INTRODUCCIÓN

ara mejorar la presentación y diseño, además de incluir dibujos

e imágenes, también tenemos la posibilidad de incluir

elementos gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los

valores que hay en una tabla de datos.

El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para

mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo

entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y

montones de cifras.

Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de

una hoja de cálculo.

P

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Crear gráficos

2

Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien

crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico) );

en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra

hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla,

etc.).

Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan

automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio

que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.

Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero es seleccionar los

datos que se mostrarán en el gráfico.

En el gráfico se representa el valor que hay en la celda de la hoja

de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla

los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.

Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de

datos, y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas,

etc. (dependiendo del tipo de gráfico de que se trate). Estos

puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen

entre sí por sus colores o diseños.

2. CREACIÓN DEL GRÁFICO

n gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de

cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro

elemento gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición

donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón.

Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o

imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo,

la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos).

Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir

de los que se creará el gráfico.

Además de las series de datos, puedes incluir en la selección los

rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que

se muestren en el gráfico. Si no incluyes los títulos, los puedes añadir

posteriormente.

U

Lo normal es

seleccionar

rangos

rectangulares

de celdas, pero

también

puedes selec-

cionar celdas

no adyacentes,

que no estén

seguidas

(recuerda que,

para esto,

puedes utilizar

la tecla ).

También se

usan los

gráficos

incrustados

cuando

quieres

mostrar más

de un gráfico

en la misma

hoja de

cálculo.

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Crear gráficos

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En el grupo de comandos Gráficos de la pestaña Insertar de la

Cinta de opciones están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar

en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de

gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar.

Podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros

tipos, aunque lo mejor es utilizar la opción Gráficos recomendados, de

forma que Excel nos muestre los tipos de gráficos más adecuados para

los datos seleccionados. Para ello, pulsa el botón y se muestra

el siguiente cuadro.

En la parte izquierda de la pestaña Gráficos recomendados

podemos seleccionar los tipos de gráficos sugeridos por Excel, cuyo

aspecto se muestra en la parte derecha.

De esta forma, dependiendo del tipo de datos, Excel elije los tipos

de gráficos que mejor se adaptan para mostrarlos de forma gráfica.

El cuadro

Insertar

gráfico

también se

muestra

pulsando el

Iniciador de

cuadro de

diálogo de

este grupo de

comandos

Gráficos.

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Crear gráficos

4

Si no te gusta ninguno de los gráficos recomendados, en la pestaña

Todos los gráficos puedes seleccionar el tipo de gráfico que desees

aplicar.

En la parte izquierda se muestra la lista de todos los tipos de

gráficos para elegir uno de ellos. A la derecha se muestra el tipo de

gráfico elegido con los datos que hayamos seleccionado en la hoja.

Muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y

tridimensionales. Selecciona en cada caso el que más te interese.

Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no

te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás

cambiarlo fácilmente.

Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el

gráfico en la hoja. A continuación podremos modificarlo de la forma

que queramos, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato,

etc., para personalizarlo completamente.

También podemos situar el gráfico en cualquier posición de la

hoja. Para ello, pulsa en cualquier parte del gráfico que no tenga ningún

elemento (barras, títulos, etc.) y arrástralo a la nueva posición donde

quieras colocarlo.

Para cambiar el tamaño del gráfico, arrastra los controladores que

están en las esquinas o en la parte media de cada lado.

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Crear gráficos

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Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones dos

pestañas: Diseño y Formato, así como tres iconos para modificar

distintos aspectos del gráfico: Elementos de gráfico , Estilos de

gráfico y Filtros de gráfico .

Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con

el gráfico seleccionado y todos sus elementos.

Desde la pestaña Diseño puedes seleccionar distintas opciones de

diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su

ubicación o los datos que está mostrando.

La pestaña Formato permite cambiar el formato de los distintos

elementos: colores, estilos de línea, efectos especiales, etc.

Supongamos que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el

tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo.

Puedes cambiar su tipo pulsando el botón con lo que se

muestra el cuadro de diálogo Insertar gráfico para que elijas unos de

los gráficos recomendados o cualquier tipo de gráfico.

Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo cuál

es el rango que está siendo representado en el mismo.

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Crear gráficos

6

Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros

elementos del gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de

datos y las que representan a las distintas categorías de valores.

Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del

gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje

horizontal y viceversa.

De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, también

puedes eliminar un gráfico. Para ello, primero selecciónalo y luego

pulsa la tecla .

Al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico

(leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona este elemento y no el

gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los lados o en una zona

libre del gráfico para seleccionarlo.

3. CAMBIAR EL ASPECTO

l tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el

aspecto general del gráfico, aunque también podemos realizar

otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente su diseño.

Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los

grupos de comandos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la

pestaña Diseño de la Cinta de opciones), de manera que puedes

aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo

o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente.

Hay diseños con título del gráfico, con

leyenda, con títulos en los ejes, etc.

Para cambiar el título del gráfico o los

títulos que puedas añadir al eje vertical y al

horizontal, pulsa en dicho título para

seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra

vez para que aparezca el cursor de texto.

E

Según lo que

te interese

comprobar en

los datos de la

hoja, será más

conveniente

poner los

datos

representados

de una forma

u otra. Ten en

cuenta que, a

veces, la

información

que tengas en

la hoja de

cálculo solo

tendrá sentido

de una

determinada

forma.

El eje vertical

del gráfico

también se

llama eje Y o

valor, mientras

que el eje

horizontal

también se

llama eje Y o

categoría.

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Crear gráficos

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En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a

los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y

formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su

aspecto general. Puedes elegir cualquier de ellos pulsando en el botón

Más de los Estilos de diseño.

Al pulsar el botón Estilos de

gráfico se muestra un menú

con distintas opciones.

Con la opción ESTILO

puedes elegir entre aplicar distintos

tipos de estilos ya configurados.

Si seleccionas la opción

COLOR, podrás elegir un tema de

colores a aplicar al gráfico.

Aunque hayas aplicado un

diseño o un estilo determinado al

gráfico, siempre puedes

personalizarlo, añadiendo o

eliminando los elementos que

quieras o cambiando el formato de

los ya existentes.

Otra característica que podemos establecer es la ubicación del

gráfico, es decir, dónde estará situado.

Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo

(como en este caso) o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en

una hoja de cálculo independiente que solo tendrá el gráfico, llamada

hoja de gráfico.

Tras seleccionar el gráfico (o seleccionar la hoja de gráfico en la

que se encuentra el gráfico), este comando permite transformar un

gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés.

También

puedes

cambiar los

colores

desplegando

el botón

en la

pestaña

Diseño.

Normalmente

pondrás un

gráfico en una

hoja de gráfico

cuando

quieras ver

un gráfico

separado de

los datos de la

hoja de cálculo

en los que se

basa. También

puede ser útil

si quieres ver o

cambiar

gráficos de

gran tamaño

o muy

complejos,

porque así

podrás

trabajar mejor

con ellos.

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Crear gráficos

8

Al incluir un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja

situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se

representan en el gráfico.

Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar

la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo

predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación

de teclas + crea directamente un gráfico incrustado).

4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO

amos a centrarnos ahora en los elementos que podemos

mostrar en el gráfico. Esto lo podemos hacer tanto desde el

botón Elementos de gráfico como pulsando en la pestaña Diseño

de la Cinta de opciones, el botón .

V

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Crear gráficos

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Desde las opciones del botón Agregar elemento de gráfico

podemos mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por

ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la

leyenda, las líneas de cuadrícula, etc.

Por ejemplo, desde esta opción puedes seleccionar si quieres

mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del

gráfico o superpuesto en el mismo.

Pulsando el botón Elementos de gráfico , disponemos de las

mismas opciones para mostrar, ocultar o cambiar los elementos del

gráfico.

Al pulsar el botón en forma de flecha que se muestra al situar

el puntero del ratón en una de las opciones, puedes mostrar u ocultar los

distintos elementos del gráfico o ajustar sus características, etc.

Accediendo a

Más opciones

se muestra un

panel donde

puedes ajustar

cualquier

parámetro de

cualquier

elemento del

gráfico.

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Crear gráficos

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Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de

gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos

correspondiente. Para ello selecciona la opción Tabla de datos para

activarla.

En la imagen se muestra la tabla de datos que está siendo

representada pegada a la parte de abajo del gráfico.

Para eliminar cualquiera de los elementos del gráfico, simplemente

pulsas sobre la opción para desactivarla. Otra forma de hacerlo consiste

en seleccionar el elemento del gráfico y pulsar la tecla . También

puedes utilizar la opción Ninguno del elemento a ocultar al desplegar

las opciones del botón .

Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los

puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están

representando en estos puntos. Para mostrarlos, selecciona la opción

Etiquetas de datos para activarla.

También

puedes incluir

la tabla de

datos en

un gráfico

incrustado,

aunque la

mayoría de

veces no

tendrá mucho

sentido hacer-

lo, porque

normalmente

incrustarás un

gráfico en la

misma hoja

de cálculo

donde tengas

los datos

representados.

Con la opción

Línea de

tendencia se

muestra un

cuadro donde

elegir

una serie de

datos,

mostrándose

en el gráfico

una línea

indicando la

tendencia o

inclinación

que sugiere la

evolución de

los datos.

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Al desplegar el botón Filtros de gráfico , desde la opción

Valores, puedes establecer filtros para mostrar solo algunos de los datos

los datos que quieras.

Por ejemplo, para mostrar solo uno o algunos de los datos,

desactiva primero la opción Seleccionar todo dentro de Series o de

Categorías, y activa las opciones que quieras mostrar en el gráfico. Por

último, pulsa Aplicar. Desde la opción Nombres puedes cambiar u

ocultar los nombres de las Series, así como de las Categorías.

5. FORMATO DE ELEMENTOS

parte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el

gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que

tengan el aspecto que quieras.

Una forma de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es

seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar las opciones de la

pestaña Formato que aparece al seleccionar el gráfico.

Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar

algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar

su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.

A

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Crear gráficos

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Desde el botón , además de elegir un color

como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una

imagen o una textura como relleno.

Desde las otras opciones del botón puedes

seleccionar el grosor de la línea del contorno del elemento y el tipo de

línea (continua, a puntos, a rayas, etc.).

Ya hemos visto que, para seleccionar un elemento del gráfico,

debes pulsar sobre él.

Con el teclado también puedes seleccionar los distintos

componentes del gráfico: pulsando las teclas y pasarás de un

elemento a otro, y pulsando y accederás a los elementos de

una misma categoría.

Pulsando en el botón

, que

está en el grupo de comandos

Selección actual, también puedes

cambiar el formato del elemento

seleccionado desde el panel que se

muestra.

En el panel se mostrarán

distintas opciones que dependerán

del elemento del gráfico que hayas

seleccionado. Dispondremos de

distintos parámetros al seleccionar

Relleno y línea , Efectos

y Opciones de leyenda .

Dentro de estas tres categorías dispondrá de una gran cantidad

opciones para configurar los distintos elementos: línea de contorno y

relleno, sombras, efectos tridimensionales, etc.

Cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento

(cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o alguna otra

característica de formato), deberás seleccionarlo primero, ya sea

haciendo utilizando el ratón o con el teclado.

De esta forma podríamos establecer las propiedades que

quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta las que

aplica Excel según el estilo seleccionado.

En la lista del

grupo de

comandos

Selección

actual

se muestra el

elemento del

gráfico que

tienes

seleccionado

en cada

momento,

para que

sepas sobre lo

que estás

trabajando.

También

puedes utilizar

esta lista para

seleccionar

los distintos

elementos

del gráfico.

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6. AÑADIR DATOS

i, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico

otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.

Desde el botón del grupo de comandos Datos en la

pestaña Diseño de la Cinta de opciones, puedes cambiar el rango de

celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las

que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este

cuadro de diálogo.

Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también

puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados

en el gráfico.

Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul,

el rango de datos representados, y con dos rectángulos en otro color, los

rótulos de las series de datos.

Si ahora quieres cambiar la serie de datos a incluir en el

gráfico, arrastra uno de los controladores de tamaño del rango, es decir,

uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del rango.

Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos

de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que

quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas.

S

Desde el

apartado

Entradas de

leyenda

(Series)

puedes

cambiar el

orden en el

que se

muestran las

series en el

gráfico, lo que

puede ser útil

en ocasiones.

Este cuadro

también

permite

intercambiar

los datos

representados

en las filas y

columnas del

gráfico.

Ten en cuenta

que el tamaño

del gráfico no

cambia al

añadir más

datos al

mismo, por lo

que es posible

que, al añadir

nuevos datos,

tengas que

cambiar

manualmente

el tamaño,

para que el

gráfico quede

más claro.

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Crear gráficos

14

Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará

inmediatamente el gráfico.

Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en

el gráfico, el gráfico se actualizará. Pero no al revés: si se elimina una

serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.

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Colocar datos en la Web

1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS

xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office

2013, está preparado para trabajar y crear documentos con

tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una

red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel, al igual que cualquier otra aplicación de Office

2013, permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en

formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se utiliza

para crear las páginas web de Internet).

Una de las características de Excel relacionada con Internet:

podemos insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para permitir

"navegar" entre ellas.

Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o

cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir

otro documento o una página web.

Por tanto, al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro

lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de

Excel distinto, una dirección de Internet, etc.

Incluso podemos hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el

programa de correo electrónico para mandar un e-mail a alguien.

Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de

opciones indicaremos que queremos que el objeto seleccionado (que

puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento de la

hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.

Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar

hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al

hacer clic sobre el hipervínculo.

El lugar donde saltaremos puede ser un documento que tengas en

tu equipo, un lugar distinto de este mismo documento o una dirección

de Internet, entre otros.

E

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Colocar datos en la Web

2

Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar

el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos

o bien con el botón Explorar la Web , según a lo que quieras

acceder.

Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá

tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet

hasta encontrar la que queremos abrir al pulsar el hipervínculo de

nuestro libro. Entonces, podríamos copiar su dirección (que aparece en

la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro

de diálogo de Excel.

Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos

encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la

página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con

lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.

Si creas un hipervínculo a un

libro de Excel puedes saltar al

principio del libro o a un lugar más

concreto del mismo. Para esto,

utiliza el botón Marcador.

Si has creado algún nombre

en el libro y quieres saltar

directamente a esta ubicación,

simplemente tendrás que indicarlo

en este cuadro de diálogo.

También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y

poner la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Así podrías

saltar a una determinada celda (A3, C15, etc.) de la hoja que hayas

seleccionado.

Los

hipervínculos

son los que

utilizamos

para

movernos

entre las

páginas web

de Internet,

que es lo que

se conoce

como

"navegar" por

Internet. Los

hipervínculos

también se

llaman

hiperenlaces

o, simple-

mente

vínculos.

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Colocar datos en la Web

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En la sección Vincular a podemos indicar si

queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo

libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que

decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a

una dirección de correo electrónico.

También puedes crear un hipervínculo a una

dirección de correo electrónico escribiendo esta

dirección directamente en la celda. Por ejemplo,

si escribes [email protected] en una celda,

Excel detectará que esto es una dirección de e-

mail y creará un hipervínculo, de forma que, al

pulsar en él, se abrirá el programa de correo

electrónico, para que podamos escribir y

mandar un mensaje a esta dirección.

Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que

aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo

(sin hacer clic en él).

En una hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo

poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el

hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para

indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten

en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.

Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un

hipervínculo, Excel convertirá el puntero del ratón en una mano ,

para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.

Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que

apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para

seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?

Si quieres seleccionar la celda, mantén pulsado el botón del ratón

durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres

seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo.

Otra forma de

seleccionar un

hipervínculo

sin activar el

vínculo es

pulsar sobre

la celda o

elemento

mientras

mantienes

pulsada la

tecla .

Si el

hipervínculo

está en una

celda,

también

puedes utilizar

las teclas de

dirección para

seleccionar

la celda.

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Colocar datos en la Web

4

2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS

l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las

distintas hojas y libros de Excel, es posible que te pierdas

entre tanto salto.

Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la

navegación entre los distintos vínculos.

Estos botones no aparecen por defecto en ninguna pestaña de la

Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de

herramientas de acceso rápido.

Para ello, pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de

acceso rápido y selecciona la opción Más comandos.

Desde este cuadro de diálogo puedes elegir los botones y controles

que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso

rápido.

Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los

botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda

del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que

buscas.

Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por

los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante .

A

También

puedes

acceder a este

cuadro desde

el comando

Opciones de

la vista

Backstage,

seleccionando

la categoría

Barra de

herramientas

de acceso

rápido para

irte hasta esta

sección.

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Colocar datos en la Web

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Si añades estos botones a la barra de herramientas de acceso

rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has

visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el

que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto.

Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por

ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán

familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas,

porque también funcionan de igual manera en estos programas.

Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes

utilizar la categoría Información de la vista Backstage o el campo

Ubicación del panel de documentos.

En esta sección puedes ver el nombre del libro (en este caso

Población) y debajo la ubicación (Mis documentos).

Para saber exactamente la ruta donde se encuentra, podemos situar

el puntero del ratón en la opción Abrir ubicación de archivos.

Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar

la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este

vínculo y compartirlo con otras personas.

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Colocar datos en la Web

6

Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación aparece en la parte superior del mismo.

También puedes mostrar el campo Ubicación del documento

en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta

forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del

documento, también puedes acceder a distintas direcciones,

escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además,

este campo tiene una lista, donde se van guardando las

direcciones a las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una

hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de

nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el cuadro

de diálogo.

Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido

de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el

botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en

el menú contextual.

En ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos

a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple

libro que tengas en tu propio ordenador.

Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección

de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico

en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una

página web de Estados Unidos, etc.).

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3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB

asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como

si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando

hipervínculos entre libros.

Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus

libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web,

para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.

Esto es lo que podemos lograr al convertir hojas de cálculo en

páginas web:

La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel

para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo

necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.

También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que

vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la

misma información.

Desde la opción Guardar como de la vista Backstage puedes

guardar el libro actual en el formato propio de esta versión de Excel, en

formato de versiones anteriores o en otros formatos.

Desplegando la lista Tipo puedes elegir entre distintos formatos.

Con el formato Página web (*.htm;*.html), el libro se guardará en el

formato HTML, es decir, como una página web. Así, el libro se

guardará con el mismo nombre pero con otra extensión, aunque puedes

cambiar su nombre si quieres.

H

Si trabajas en

una empresa,

una aplicación

de esta

característica

puede ser

colocar los

libros en la

intranet o red

local de tu

empresa, para

que tus

compañeros

tengan acceso

a ellos y

puedan ver

los datos.

Las posibili-

dades de

Excel son

mayores que

las del

formato

HTML, por lo

que se

pueden

perder

algunas

características

de la hoja o

del libro al

guardarlo

como página

web.

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Colocar datos en la Web

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El formato de Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml)

incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes

y demás recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco

tenemos todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML

(Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente

estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente

según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no

lo soportan.

Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el

libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un

rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.

A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la

página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la

barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página

web creada.

Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web.

Desde este cuadro de diálogo puedes establecer algunas opciones que se

tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato HTML.

Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista

superior de la pestaña Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas

opciones de la página web creada, para que sea compatible con el

navegador seleccionado.

En la pestaña Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de

la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta

independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre

otras opciones. En la pestaña Imágenes puedes seleccionar la resolución

de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).

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Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el

botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado

desde el propio Excel.

De todas formas, recuerda que el libro original (en formato de

Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y

trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.

Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta

(con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los

archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para

mostrar la página web.

Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los

usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de

la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se

ha utilizado el navegador Internet Explorer:

Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o

de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la

ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al

libro de Excel en formato HTML.

Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato

HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes

ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.

Por otra parte, observa las etiquetas de hoja de cálculo en la parte

de abajo. Se muestran prácticamente igual como aparecen en el propio

Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas

hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel.

Si quieres

cambiar la

página web

que has hecho

(en formato

HTML, con

extensión

htm), puedes

abrir este

fichero htm

desde Excel

directamente,

cambiar lo

que quieras y

guardarlo.

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Colocar datos en la Web

10

Vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de

páginas web a partir de los libros de Excel.

Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o

html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el

comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos

convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio

de Excel (con extensión xlsx).

Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el

tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el

que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías

trabajando con el documento original en Excel.

Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes

seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si

quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.

Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez

que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el

mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.

Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos

visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con

cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas

HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF,

JPEG o PNG.

Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden

hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es

verlos.

La opción

Convertir

también apa-

rece al abrir

un libro de

Excel hecho

con alguna

versión

anterior del

programa,

para

convertirlo al

formato de

esta versión.

En lugar de

utilizar esta

opción, obten-

drías el mismo

resultado si

accedieras a

Guardar

como y

seleccionarás

el formato de

libro de Excel

(xlsx).

La casilla

Abrir la

página en el

explorador

web hace que,

después de

publicar el

libro, se

muestre el

fichero HTML

creado en el

navegador.

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Colocar datos en la Web

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4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO

tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,

ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e

impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.

Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin

necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El

formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF.

En la sección Compartir de la vista Backstage se encuentra la

opción Correo electrónico desde donde podemos elegir entre varias

opciones de envío del libro de Excel: como datos adjuntos en el mensaje

de correo en formato de libro de Excel, en formato PDF, en formato

XPS o como fax.

Para crear un documento PDF o XPS, muestra la categoría

Exportar y pulsas el botón Crear documento PDF o XPS.

O

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Colocar datos en la Web

12

Tras pulsar el botón Crear documento PDF o XPS, en la sección

Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción

correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño

del archivo o la calidad de impresión.

Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona

Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más

importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,

selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).

Pulsando el botón Opciones se

muestra un cuadro donde puedes

establecer otras opciones de

creación del documento: el intervalo

de páginas que se publicarán, si

quieres publicar todo el libro de

Excel, las hojas seleccionadas o las

celdas seleccionadas, etc.

Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Si

creas un archivo PDF, podrías colocarlo también en Internet a

disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y

extendido.

La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma

forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear

documento PDF o XPS. Si necesitas más información sobre los

formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel.

Si está activa

la casilla Abrir

archivo tras

publicación,

tras crear el

archivo a

partir del

documento de

Excel se

abrirá en el

programa que

tengas

asociado en tu

sistema a los

documentos

PDF (o XPS, si

estás creando

un documento

de este tipo).

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Matrices y referencias externas

1. FÓRMULAS DE MATRIZ

ormalmente, las funciones producen un único resultado. Sin

embargo, a veces resulta interesante tener funciones que

calculen varios resultados a la vez. Estas funciones se llaman fórmulas

de matriz o matriciales, y su resultado puede ocupar varias celdas.

Las fórmulas de matriz también se usan para ahorrar tiempo

cuando escribimos fórmulas, ya que puedes sustituir varias fórmulas

distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, en una hoja de cálculo puedes usar una fórmula de

matriz para aplicar la misma fórmula sobre distintos datos. En el

siguiente caso, si no utilizas fórmulas de matriz, puedes calcular el total

de dinero ingresado por la venta de coches multiplicando el número de

coches vendidos por su precio (fila SUBTOTAL) y sumando esas

cantidades (celda B9):

En lugar de realizar todas estas operaciones, podríamos haber

combinado todos los cálculos en uno solo, usando una fórmula de

matriz o matricial.

N

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Matrices y referencias externas

2

En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente fórmula de

matriz:

{=SUMA(B5:C5*B6:C6)}

Las fórmulas de matriz se muestran encerradas entre llaves ( { } ),

para diferenciarlas del resto de fórmulas, y para introducirlas debemos

aceptar la fórmula escrita con + + .

De esta forma, después de introducir la fórmula de matriz y pulsar

esta combinación de teclas, Excel la ha colocado automáticamente entre

llaves ( { } ).

En el ejemplo anterior, si tras introducir la fórmula de matriz

modificas la fórmula y aceptas con , ten en cuenta que Excel no

introducirá una fórmula de matriz, sino que se tratará de una fórmula

"normal". Recuerda la combinación de teclas que tienes que pulsar para

aceptar la fórmula de matriz.

Hemos dicho que una fórmula de matriz o matricial puede

devolver un resultado o varios; en este segundo caso, estos

resultados se pondrían en varias celdas. El rango de celdas

donde se colocarán los resultados de la fórmula de matriz se

llama rango matricial.

Ten en cuenta que todas las celdas del rango matricial

compartirán la misma fórmula de matriz, por lo que no puedes

eliminar celdas de un rango matricial.

2. CONSTANTES MATRICIALES

n las fórmulas simples, puedes introducir referencias a celdas

o valores constantes.

Pues bien, en las fórmulas de matriz o matriciales también tenemos

una forma de introducir valores constantes. A estos valores constantes

en las fórmulas matriciales se les denomina constantes matriciales.

Para incluir una constante matricial en una fórmula:

Escribe los valores directamente en la fórmula entre llaves ( { } ).

Como separador de columnas, tienes que utilizar el símbolo de

barra invertida ( \ ).

Para separar las filas, utiliza el punto y coma ( ; ).

E

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Matrices y referencias externas

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Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante

matricial:

10 20

30 40

deberías escribir {10\20;30\40}.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una fórmula de

matriz que se ha introducido en las celdas C1:D2:

Y luego tenemos la matriz {10\20;30\40}, que hemos introducido

como constante matricial en la fórmula.

Según la fórmula matricial escrita, hemos multiplicado las celdas

A1:B2 por la matriz {10\11;20\21}. ¿Cómo ha hecho Excel esta suma?

Las operaciones de las fórmulas matriciales se hacen celda a celda,

dentro del rango seleccionado. Por ejemplo, en este caso se sumaría el

valor de la celda A1 por 10, el valor de la celda B1 por 11, el valor de

A2 por 20 y el de B2 por 21. Puedes ver el resultado de estas

operaciones en la hoja de cálculo.

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Matrices y referencias externas

4

Recuerda que las fórmulas de matriz no tienen nada que ver con las

operaciones matemáticas sobre matrices, son dos cosas distintas. Por

ejemplo, aquí podrías multiplicar una matriz de (2x3) por otra de (2x3),

produciendo un resultado de (2x3), cosa que no puedes hacer con las

operaciones matemáticas de matrices.

En el ejemplo que acabamos de ver, el rango matricial estaría

formado por las celdas C1:D2 (es donde están los resultados de la

fórmula de matriz). Si intentas eliminar el contenido de una de estas

celdas individualmente, Excel te mostrará un mensaje diciendo que no

puedes hacer eso.

Además de eliminar celdas, otras operaciones que no se pueden

realizar en celdas pertenecientes al rango de una matriz son:

Cambiar el contenido de las celdas.

Mover celdas que forman parte de la matriz.

Insertar celdas en un rango matricial.

Algunas de las operaciones que sí están permitidas son las

siguientes:

Dar formato a cada una de las celdas del rango de forma

individual.

Copiar y pegar celdas de un rango matricial.

Por lo tanto, si cambias una celda que pertenece a un rango

matricial, debes tener en cuenta que no puedes hacer operaciones que

cambien únicamente esta celda: tienes que cambiar todo el rango

matricial, como si se tratase de una única celda.

Para seleccionar un rango matricial de una fórmula de matriz,

puedes utilizar el comando Ir a Especial del menú del botón

(o, lo que es lo mismo, seleccionar la opción Ir a de este menú y pulsar

el botón Especial). En la ventana que aparecerá, selecciona la opción

Matriz actual.

Cuando se trabaja con fórmulas de matriz, cada elemento de la

fórmula tiene que tener el mismo número de filas y de columnas. Si esto

no es así, Excel expande las fórmulas de matriz. Por ejemplo, la fórmula

={1\2\3}*{2;3} se transformaría en ={1\2\3;1\2\3}*{2\2\2;3\3\3}.

Para introducir una fórmula de matriz, tienes que seleccionar un

rango de celdas igual al de la matriz resultante. Si no existe un valor

expansible, aparecerá el valor de error #N/A.

Si introduces

una constante

matricial en

una fórmula

"normal" (no

de matriz),

solo se tendrá

en cuenta

para los

cálculos el

primer

elemento de

la constante

matricial.

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Por otra parte, si el resultado matricial es más grande que el rango

seleccionado, los valores sobrantes no se mostrarán en la hoja de

cálculo.

También hay varias cosas que tienes que tener en cuenta al

trabajar con constantes matriciales:

Pueden ser números, texto, valores lógicos o incluso valores

de error.

Si introduces texto, debe ponerse entre comillas.

En una misma constante matricial se puede incluir distintos

tipos de valores. Por ejemplo:

{1\VERDADERO\2;"hola"\55\10}.

No pueden estar formadas por fórmulas.

Todas las filas y todas las columnas de una constante

matricial tienen que tener la misma longitud. Es decir, no

puedes tener una fila con cinco elementos y otra con tres.

No pueden tener símbolos de moneda, paréntesis ni

símbolos de porcentaje.

Una de las ventajas de las fórmulas matriciales es que pueden

realizar operaciones complejas, sin necesidad de usar otras fórmulas

intermedias. Además, pueden añadir coherencia y seguridad a las hojas,

al no poder modificar o eliminar únicamente una celda que pertenece a

un rango matricial. Muchas veces también pueden reducir el tamaño del

archivo, en comparación al uso de varias fórmulas distintas para

calcular los mismos resultados.

Por contra, como desventajas podemos decir que en ocasiones

pueden ser más difíciles de entender por parte de otros usuarios que

puedan trabajar con el libro y que, dependiendo del tipo de fórmula

matricial y de la memoria del ordenador, en ocasiones pueden hacer más

lentos los cálculos.

3. REFERENCIAS EXTERNAS (VÍNCULOS)

a sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a

celdas que se encuentran en hojas de cálculo distintas, dentro

de un mismo libro de trabajo.

Excel también permite la creación de vínculos o referencias

externas entre dos o más libros, de forma que la información que veas

en un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro.

Y

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Matrices y referencias externas

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Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en un

libro resumen, de forma que se puedan comparar los resultados de cada

uno de ellos de una forma rápida; además, podemos hacer que cualquier

cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.

También tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros

pequeños, estos son más fáciles de editar y más rápidos de abrir, guardar

y calcular.

De esta forma, podemos tener los datos en un libro y analizarlos en

otro libro distinto, asegurándonos de que los datos originales no van a

ser modificados.

Hay una serie de conceptos que tienes que conocer:

Libro de origen (o fuente): es aquel libro que contiene los datos

a los que hace referencia una fórmula que está en otro libro, a

través de una referencia externa.

Libro de destino (también llamado libro dependiente o

vinculado): es el libro que tiene los vínculos con el otro libro y

que, por lo tanto, depende de los datos de este último.

Referencia externa (o vínculo): en un libro de Excel, es

cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un

nombre de otro libro de trabajo.

En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una

referencia externa a una o varias celdas que están en el libro origen.

O sea, que, a través de esta referencia, en el libro destino

podemos ver y trabajar con los datos que hay en el libro origen.

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Para que lo tengas más claro, podemos ver las relaciones que

se establecen a través de una referencia externa o vínculo entre

un libro de origen y un libro de destino en la siguiente imagen:

El libro de destino es donde se ha insertado el vínculo o

referencia externa, mientras que el libro de origen es realmente

el que tiene los datos, es decir, la información que se muestra a

través del vínculo.

Cuando trabajes con celdas con mucho texto o que tengan fórmulas

largas (como es este caso), puede ser interesante cambiar el tamaño de

la barra de fórmulas, para poder ver todo el contenido de la celda.

Su pulsas el botón Expandir barra de fórmulas , que está en la

parte derecha de la barra de fórmulas, esta barra se hará más alta.

También puedes cambiar el tamaño de la barra de fórmulas

arrastrando la separación entre esta barra y las celdas de la hoja de

cálculo, cuando el cursor del ratón te lo indique .

Si haces doble

clic en la

separación

entre la barra

de fórmulas y

las celdas de

la hoja de

cálculo

(cuando el

cursor cambie

a ), el

tamaño de la

barra de

fórmulas se

ajustará

automáticame

nte al número

de líneas que

se necesite

para ver todo

el contenido

de la celda.

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Matrices y referencias externas

8

En las referencias externas, ten en cuenta la ruta que se

mostrará en el caso de que tengas los documentos (es decir, los

libros) en la biblioteca o carpeta Documentos del usuario.

En Windows 7 y Windows 8 la biblioteca Documentos es

distinta para cada usuario del sistema (en Windows Vista se

habla de la carpeta Documentos, ya que el concepto de

biblioteca se introdujo en Windows 7, aunque el

funcionamiento para el caso que estamos viendo es similar).

Para cada uno de los distintos usuarios que pueda haber

definidos, su biblioteca o carpeta Documentos se almacena

dentro de la carpeta Users\nombre_de_usuario del disco

duro, y normalmente suele hacer referencia a una carpeta real

de nombre Documents (en la carpeta

Users\nombre_de_usuario, aparte de guardarse esta

carpeta, también se almacenan imágenes, favoritos y otros

archivos y configuraciones propias de cada usuario).

Por lo tanto, si seleccionas una referencia externa de un libro

que esté en la biblioteca o carpeta Documentos, verás algo

parecido a esto:

Si el libro de origen está en otra carpeta, verás la ruta adecuada

en la referencia externa:

En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del

usuario se denomina Mis documentos, y está almacenada

dentro de la carpeta Documents and

Settings\nombre_de_usuario, mientras que, en versiones

anteriores de Windows, la carpeta Mis documentos se

guardaba directamente en el directorio raíz del disco duro:

C:\Mis documentos.

Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la

ruta o posición del archivo en el disco, seguido del nombre del libro

entre corchetes ( [ ] ).

A continuación figura el nombre de la hoja. Si el nombre de la hoja

de cálculo o del libro de la referencia tienen caracteres no alfabéticos,

estos elementos figuran entre apóstrofos o comillas sencillas ( ' ):

Luego aparece el símbolo de exclamación ( ! ) y, a continuación, la

celda o rango de celdas al que hacemos referencia.

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Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayoría de

veces no tendrás que escribir toda la referencia externa, ya que se puede

introducir directamente pulsando con el ratón.

Para seleccionar mediante el ratón celdas que estén en otros libros,

podemos tener abiertos los dos libros (el de origen y el de destino o

vinculado) y organizarlos en ventanas dentro de Excel. Para ello,

muestra la pestaña Vista de la Cinta de opciones y pulsa el botón

.

Luego iríamos escribiendo la fórmula adecuada en el libro de

destino: escribiríamos el signo igual ( = ) e iríamos introduciendo los

distintos elementos de la fórmula (valores constantes, operadores,

referencias a celdas...).

Para introducir una referencia externa, pulsaríamos en la celda o

celdas del libro de origen o fuente. Excel irá construyendo la fórmula

con la sintaxis correcta.

Por supuesto, también podemos poner referencias externas con

funciones, como si se tratara de referencias a celdas del mismo libro.

Si el libro al cual está vinculado el libro actual está cerrado, la

referencia externa se muestra en la barra de fórmulas con la ruta de

acceso completa, como ya hemos visto. En cambio, si el libro de origen

o fuente está abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de

acceso.

Al abrir un libro que tiene vínculos o referencias externas (es decir,

el libro de destino), aparece un mensaje que indica que, por razones de

seguridad, se ha desactivado la actualización automática de los vínculos.

Pulsando Actualizar se actualizarían los datos desde el libro de

origen, si esta información hubiera cambiado.

Al introducir

las referencias

a las celdas

pulsando con

el ratón, nos

evitamos el

tener que

teclear textos

muy largos,

evitando así la

posibilidad

de que se

produzcan

errores al

escribir estas

referencias.

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Matrices y referencias externas

10

4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS

el mismo modo que se pueden hacer referencias externas a

celdas, también podemos utilizar nombres en las referencias.

La sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la

única diferencia de que se utiliza el nombre en lugar de las referencias.

Por ejemplo: ='C:\Trabajo\[Ventas.xls]Hoja3'!Total_Este.

Cuando trabajas con libros vinculados y quieres guardarlos,

normalmente se debe guardar el libro de origen antes de guardar el de

destino. De esta forma, nos aseguraremos de que todos los datos del

libro de destino están actualizados.

En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, el botón

del grupo de comandos Conexiones proporciona

algunas herramientas y utilidades para el trabajo con vínculos. Por

ejemplo, podemos cambiar o actualizar los vínculos de un libro de

destino en cualquier momento.

En este cuadro de diálogo que aparece podrás ver los distintos

vínculos que hay en el libro actual, además de hacer ciertas operaciones

relacionadas con ellos.

Para cambiar el libro de origen de los datos, pulsa en el botón

Cambiar origen. En el cuadro de diálogo que aparecerá en este caso

podremos seleccionar el nombre del archivo que será el nuevo fichero

de origen o fuente al cual el libro actual está vinculado.

Si quieres acceder al libro de origen y este no está abierto, con el

botón Abrir origen podrías hacerlo. Al editar el libro de origen y tener

abierto el libro de destino, los cambios se reflejarán en este último.

D

Si desde

dentro de

Excel, con la

opción

Guardar

como,

cambias el

nombre del

libro de

origen o

fuente, debes

tener el libro

de destino

abierto, para

que este

cambio de

nombre se

refleje

automática-

mente en las

referencias

externas que

tenga.

Ten en cuenta

que la acción

de Romper

vínculo no se

puede

deshacer, por

lo que es

recomendable

que guardes

una copia del

libro antes de

hacerla, por si

te equivocas o

quieres volver

a tener el

libro como lo

tenías antes.

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Con Actualizar valores podrás realizar una actualización manual

de la información vinculada, mientras que Romper vínculo romperá los

vínculos, poniendo en las celdas que tengan vínculos el valor que tengan

en ese momento.

Mediante el botón Comprobar estado verificaremos los vínculos

del libro: Excel nos dirá, en la columna Estado del cuadro de diálogo, si

el vínculo está bien, si no encuentra el archivo o la hoja de origen, si los

valores de los vínculos no están actualizados, etc.

Por último, con este botón Pregunta inicial podremos indicar si, al

abrir el libro, se actualizarán automáticamente o no los vínculos sin

preguntar nada, o si se preguntará al usuario si quiere actualizarlos.

Al trabajar con libros vinculados, tienes que procurar no perder los

vínculos establecidos. Para ello, trata de guardar los libros vinculados en

la misma carpeta.

Si, por cualquier motivo, los guardas en carpetas distintas, guarda

el libro de origen antes de guardar el libro de destino.

Si, al abrir un libro de destino, Excel no encuentra el libro de

origen, te mostrará un mensaje indicándolo.

A veces, también puede suceder que un libro de destino ocupe

mucho espacio en disco o tarde mucho tiempo en abrirse. Esto

puede ser debido a que, en este libro de destino, se guardan las

copias de los valores contenidos en el libro de origen junto con

los datos de este libro de destino (esto suele pasar si tienes

referencias externas a muchos rangos de celdas del libro de

origen y se trata de rangos grandes).

Puedes hacer que esto no sea así accediendo al cuadro de las

Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage) y, en

la sección Avanzadas, desactivar la casilla de verificación

Guardar valores de vínculos externos. Así podrás reducir el

espacio en disco y el tiempo que se tarda en abrir la hoja de

cálculo.

La opción

predetermina

da de este

cuadro

(Permitir que

los usuarios

elijan mostrar

o no la alerta)

hace que se

muestre o no

se muestre el

mensaje de

actualización

según lo que

esté indicado

en el cuadro

de las

Opciones de

Excel, en la

casilla

Consultar al

actualizar

vínculos

automáticos

de la sección

Avanzadas.

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Glosario

Área de trazado: En un gráfico, área que está dentro de los límites de los ejes delgráfico, que es donde aparecen las distintas series de datos. Véase: Gráfico Área del gráfico: En un gráfico, área que incluye todo el gráfico, junto con todos suselementos (leyenda, títulos, etc.). Véase: Gráfico Argumento: Valor que le pasamos a una función. Según los argumentos que le demosa una función, ésta obtendrá un resultado u otro. Véase: Función Celda: Punto donde se cruzan una fila y una columna de una hoja de cálculo; son losrectángulos donde podemos introducir datos. Las celdas son las divisiones de la hojade cálculo que forman las distintas filas y columnas de la misma, y se denominansegún su nombre de columna y su número de fila (A1, B4, D2...). Véase: Columna,Fila Código de formato: En los formatos personalizados, son los signos o símbolos quepuedes introducir para indicar cómo se tienen que mostrar los números y el texto, alcrear un formato. Columna: Línea vertical en que están divididas las hojas de cálculo; es decir, que cadacolumna representa el conjunto de elementos que están situados en la misma líneavertical, de arriba abajo. Las columnas se nombran con una letra (A, B, C...). Configuración regional: La configuración regional de Windows te permite establecerla forma en la que se mostrarán los números, las fechas, las horas y las cantidades dedinero. Por ejemplo, podrás poner si quieres que aparezcan los segundos cuandoWindows te muestre una hora o si solo quieres que aparezcan la hora y los minutos, opodrás indicar qué símbolo de moneda utilizarás (€, $, £...) y si aparecerá detrás odelante del número. Correo electrónico: También llamado e-mail, es el intercambio de mensajeselectrónicos entre ordenadores a través de Internet o de una intranet. Véase: Internet,Intranet Editar: Hacer cambios en algo que ya existe. En Excel, cuando hablamos de editar unacelda o una hoja, nos referimos a cambiar o modificar el contenido o la presentación deesa celda o de esa hoja, añadiendo o eliminando cosas, modificando las que ya hay enella, etc. Estilo: Es una combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, elcolor, la alineación...) que se pueden aplicar de una vez, de forma conjunta. Explorador: Véase: Navegador

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Fila: Línea horizontal en que están divididas las hojas de cálculo; es decir, que cadafila representa el conjunto de elementos que están situados en línea, uno junto a otro,de izquierda a derecha. Las filas se nombran con un número (1, 2, 3...). Formato de celda: Aspecto o forma como se ven las celdas. El formato de las celdasse refiere al tipo de letra, al color de la letra y al color de fondo de la celda, si las letrasestán en negrita, cursiva o subrayado, a la alineación del texto de la celda... Fórmula: Expresión que hace operaciones con ciertos datos, y que da como resultadootro valor. Las fórmulas siempre empiezan con el signo igual (=). Fórmula de matriz: Una fórmula de matriz o fórmula matricial es una fórmula querealiza varias operaciones con un grupo de valores y que puede devolver uno o variosresultados a la vez. Las fórmulas matriciales están escritas entre llaves ( { } ). Véase:Fórmula Función: Las funciones son fórmulas ya escritas, que realizan ciertas operaciones conlos valores que les indicamos y devuelven un cierto resultado a partir de estos valores.Véase: Fórmula Función anidada: Función que se encuentra en el interior de otra función. El resultadode la función anidada sirve como argumento a la otra función. Véase: Argumento,Función Gráfico: Representación de una forma visual de los datos existentes en una hoja decálculo. En un gráfico, los distintos datos numéricos de la hoja se representan porlíneas, columnas, barras, etc. Véase: Gráfico incrustado, Hoja de gráfico Gráfico incrustado: Gráfico que se coloca en una hoja de cálculo, en lugar de en unahoja de gráfico separada. Un gráfico incrustado se comporta como un objeto más de lahoja (podrás cambiar su tamaño, su posición, eliminarlo, etc., de la misma forma que elresto de elementos de la hoja). Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieresver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tablade origen u otros datos). Véase: Gráfico Hiperenlace: Véase: Hipervínculo Hipervínculo: Elemento que permite, al pulsar sobre él, mostrar una página web, undocumento, una imagen, etc.; en definitiva, desplazarse hasta otro lugar. Loshipervínculos pueden ser texto, imágenes o cualquier otro elemento y son la formaprincipal de explorar páginas y sitios web. También se denomina Hiperenlace o,simplemente, Vínculo. Hoja de gráfico: Hoja de cálculo independiente en la que solo hay un gráfico. Estahoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre,puedes copiarla o eliminarla, etc.). Normalmente pondrás un gráfico en una hoja degráfico cuando quieras ver o cambiar gráficos de gran tamaño o muy complejos,porque así podrás trabajar mejor con ellos. Véase: Gráfico

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HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcación de Hipertexto). Es unlenguaje estándar, que está basado en etiquetas (tags), y es en el que se crean laspáginas web de Internet. Más que un lenguaje de programación se trata de un lenguajedescriptivo, que indica cómo se construye la página web. Véase: Internet, Intranet html, htm: Extensión de archivo que tienen los documentos en formato HTML.Véase: HTML HTTP: HyperText Transfer Protocol (Protocolo de transferencia de hipertexto).Protocolo que se utiliza para poner a disposición de los usuarios las páginas web en unservidor web. Al acceder con el navegador a una determinada página web, se utiliza elprotocolo HTTP. Internet: Red mundial de ordenadores conectados entre sí, por lo que también seconoce como "la red de redes". En realidad se trata de redes más pequeñas que estánintercomunicadas entre sí. El objetivo de Internet es poder comunicarse y compartirrecursos (por ejemplo, información, programas, imágenes, etc.). Intranet: Se aplica este término cuando se utiliza la tecnología de Internet en una redlocal (una red local es un conjunto de ordenadores conectados entre sí). Por ejemplo,que se utiliza un navegador para ver la información que hay en una red local deordenadores y se utiliza el mismo protocolo que en Internet. Véase: Internet Leyenda: En un gráfico, es un cuadro que sirve para identificar los colores o diseñosque se han asignado a las distintas series de datos o categorías del gráfico. Véase:Gráfico, Serie de datos Libro: Cada uno de los documentos de Excel. Es donde se almacenan o se guardan lashojas de cálculo de Excel. Navegador: Aplicación o programa que permite ver las páginas web que hay enInternet. Los navegadores también se denominan Exploradores. Los navegadores másutilizados son Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox, aunque existen muchosmás. Véase: Internet Nombre: En Excel, un nombre se refiere a un texto o denominación que puedesasignar a una celda o a un rango de celdas, para luego usar este nombre en las fórmulaso funciones. Operador: En una fórmula, es un símbolo que indica el tipo de operación que se tieneque hacer. Por ejemplo, el signo de suma (+) o el signo de dividir (/) son operadores.Véase: Fórmula PDF: Portable Document Format (Formato de Documento Portátil). Formato paradocumentos de forma que sean independientes del dispositivo donde vayan amostrarse, garantizando que, al ver o imprimir un documento, se conserva exactamenteel formato y aspecto del mismo. Es un formato creado por la empresa Adobe, y essoportado por muchos programas de maquetación y gráficos, por lo que se puede usar

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para compartir documentos entre programas. También se suele utilizar para distribuirdocumentos electrónicamente, ya que este formato es multiplataforma y el visor de estetipo de documentos es gratuito. Véase: XPS Puntos de datos: En un gráfico, es la representación de cada uno de los datos de lasceldas. Dependiendo del tipo de gráfico, los distintos puntos de datos se verán enforma de líneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos, yse distinguen entre sí por sus colores o diseños. Véase: Gráfico, Serie de datos Rango matricial: El rango de celdas donde se colocarán los resultados de una fórmulade matriz o matricial. Una fórmula de matriz puede devolver un resultado o varios; eneste segundo caso, estos resultados se pondrán en varias celdas. Véase: Fórmula dematriz Red: Es una conexión entre varios ordenadores para intercambiar información, comotextos, imágenes, archivos, programas, páginas web, correo electrónico, etc. Véase:Internet, Intranet Red local: Es un conjunto de ordenadores conectados entre sí. Por ejemplo, puedestener una red local conectando los ordenadores de tu casa, varios ordenadores de unahabitación o de una clase, los distintos ordenadores de una empresa, etc. Véase:Intranet Referencia: En una fórmula o una función de Excel, una referencia a celda o celdasindica la posición de la celda o las celdas en las que se deben de buscar los datos parahacer las operaciones que se indican. Véase: Fórmula, Función Referencia externa: En un libro de Excel, es cualquier referencia a una celda, a unrango de celdas o a un nombre de otro libro de trabajo. Véase: Vínculo Serie de datos: En un gráfico, puntos de datos que están relacionados entre sí. Cadaserie de datos de un gráfico tiene un color o un diseño distinto del resto, paradiferenciarlos, y se muestra en la leyenda del gráfico. Véase: Gráfico, Puntos de datos Sintaxis: Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los argumentosque tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc. Esdecir, a la forma de escribir correctamente todos los elementos de la función para queno cause ningún error. Véase: Función Transponer: Transponer un rango de celdas es cambiar las filas por las columnas enese grupo de celdas. Esto se puede hacer de una forma rápida con el comando Pegadoespecial. Valor lógico: Es un tipo de datos de Excel que solo puede tomar dos valores: puedeser VERDADERO o FALSO. Vínculo: En un libro de Excel, referencia a una celda o a un rango de celdas que estánen una hoja de cálculo de otro libro. También se pueden crear vínculos utilizando losnombres que estén definidos en el otro libro. Véase: Hipervínculo, Referencia externa

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Web: También llamada WWW (World Wide Web), es la parte gráfica de Internet, esdecir, la formada por las páginas web a las que se tiene acceso. Véase: Internet XPS: XML Paper Specification (Especificación de Papel XML). Formato paradocumentos similar al PDF, es decir, que garantiza que, al ver o imprimir undocumento, conserva su formato y diseño. Este formato ha sido creado por Microsoft,está basado en XML y se necesita un visor para ver los documentos con este formato(que se puede descargar desde Internet y es gratuito). Véase: PDF