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Ref : Informe aprobado el:
Quito, DM;
Señor Gerente General Empresa Pública Yachay E.P. Presente
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a las operaciones administrativas y financieras en la Empresa Pública YACHAY E,P., por el período comprendido entre el 1 de diciembre de 2014 y el 31 de agosto de 2017.
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones alas cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a ia naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Ing. María Fernanda Larco Torres Directora Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a la Empresa Pública Yachay E.P., se realizó con cargo a
imprevistos del Plan Operativo de Control del año 2017 de la Dirección de Auditoría de
Desarrollo e Inclusión Social, actual Dirección Nacional de Auditoría de Sectores
Sociales, en cumplimiento a la disposición del Subcontralor General del Estado,
contenida en memorando 0732-DADelS, orden de trabajo 0009-DADeIS-2017-1 y
memorando de modificación 0137-DNA2 de 7, 11 de septiembre y 9 de noviembre de
2017, respectivamente.
Objetivos del examen
— Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
demás normas aplicables.
— Determinar la veracidad, legalidad y propiedad de las operaciones administrativas
y financieras realizadas por la Empresa Pública Yachay E.P.
Alcance del examen
Examen especial a las operaciones administrativas y financieras, por el período
comprendido entre el 1 de diciembre de 2014 y el 31 de agosto de 2017.
Se excluye de la presente acción de control:
- El análisis de las fases precontractual, contractual, ejecución y liquidación de los
contratos de provisión de bienes, servicios y obras que no constan en los Anexos 2
y 3, que fueron suscritos durante el período de análisis del examen especial.
— La revisióñ de la etapa de ejecución de los contratos de obras civiles (Anexo 3) no
luyó el análisis de las etapas precontractual, contractual y liquidación.
M9sinc
Empresa Pública YACHAY E.P. 2
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
- Los exámenes especiales que han sido realizados y se encuentran en ejecución por
parte de la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna de la
Empresa Pública Yachay E.P., anexo 5.
Los procesos de expropiación, transferencia, utilización y administración de los
terrenos de las cuatro zonas que conforman la ciudad del conocimiento de la
Empresa Pública Yachay E.P.
Los ingresos de autogestión generados por las operaciones económicas; y, la
captación, suscripción, ejecución y utilización de las inversiones efectuadas por
entidades públicas, privadas, nacionales e internacionales en la ciudad del
conocimiento de la Empresa Pública Yachay E.P.
— Los procesos de selección, contratación y pago del personal vinculado a la
institución mediante la modalidad de servicios ocasionales.
— El pago de nómina de los servidores de Yachay E.P.
— El incremento de cantidades de volúmenes de obra de los componentes del contrato
051-2015
Base legal
El Presidente de la República, con Decreto Ejecutivo 1457 de 13 de marzo de 2013,
publicado en el Registro Oficial 922 de 28 de los mismos mes y año, creó la Empresa
Pública Yachay E.P., como una persona jurídica de derecho público, con patrimonio
propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de
gestión, con domicilio en el cantón Urcuquí, Provincia de Imbabura.
Estructura orgánica
El Directorio de la Empresa Pública Yachay E.P, con Resolución 001-DIR-YACHAY
de 8 de septiembre de 2014, aprobó la estructura orgánica funcional definitiva de
la entidad, en la que se estableció los siguientes procesos:
Procesos Gobernantes:
— Directorio
zr-elsGerencia General
E'TlWesa Pública YACHAY E.P.
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Procesos Actreqadores de Valor
— ZEDE
Gerencia Técnica
- Gestión Territorial
- Infraestructura y Construcciones
- Educación Ciencia y Tecnología
- Desarrollo Industrial y Productivo
- Tecnologías
- Comercial
Procesos Habilitantes de Asesoría:
Auditoría Interna
- Planificación Estratégica
- Planificación e Inversión
- Proyectos
- Seguimiento y Evaluación
Jurídico
- Normativa
- Patrocinio
- Contratación Pública
Procesos Habilitantes de Apoyo:
Administrativa Financiera
- Financiera
- Talento Humano
- Administrativa
Comunicación
Relaciones Internacionales
— Gestión Comunitaria
Objetivos de la entidad
La Empresa Pública Yachay E.P., según el artículo 1 del Decreto Ejecutivo 1457, tiene
como objetivo, el desarrollo de actividades económicas relacionadas a la administración
dPr el oyecto "Ciudad del Conocimiento YACHA Y", e incluye: f'Çjt
rie mpresa Pública YACHAY EP
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Dirección Nacional de Auditorio de Sectores Sociales
— La administración de Zonas de Especial Desarrollo Económico que se creare para
el efecto.
— Administración de la concesión y arrendamiento de los espacios físicos de las Zonas
de Especial Desarrollo Económico.
— Constituirse en delegatario o concesionario de los distintos niveles de gobierno para
la prestación de servicios públicos.
Administración y generación de instrumentos de apoyo a emprendedores,
innovadores y científicos a través de pre incubadoras de empresas, incubadoras de
empresas, hábitats tecnológicos (parque tecnológico), centro de transferencia de
tecnología, centro de prototipos industriales (capital de riesgo) y diversidad de áreas
de negocio.
Monto de recursos examinados
El monto de recursos examinados corresponde a 104 390 961,60 USD, cuyas fuentes
de financiamiento fueron de origen fiscal y de préstamo de terceros concedido por el
EximBank de la República Popular de China; además, comprendió la evaluación de:
La administración de talento humano respecto de los procesos de selección y
contratación de los servidores vinculados mediante libre nombramiento y remoción
y contratos de servicios profesionales. Anexo 4.
Los procesos de contratación de bienes y servicios, incluidos los de consultoría. en
sus etapas precontractual, contractual, ejecución y liquidación por
2 939 329,22 USD Anexo 2.
— La revisión de la etapa de ejecución de los contratos de obras civiles por
101 451 632,38 USD Anexo 3.
Servidores relacionados
Anexo 1 (Nic;co
Empresa Pública YACHAY EP 5
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Equipos informáticos para el Instituto Superior Tecnológico 17 de Julio no
cumplen con el fin para el cual fueron adquiridos
El Gerente de Educación, Ciencia y Tecnología, con memorando
YACHAY-GECT-2015-0195-MI de 17 de marzo de 2015, dirigido a la Gerente
Administrativa Financiera, generó la necesidad de adquisición de computadores de
escritorio y portátiles, los cuales según definición serían utilizados en el Laboratorio de
Informática del Instituto Superior Tecnológico 17 de Julio.
Adjunto al citado memorando, se encontraron las especificaciones técnicas elaboradas
por la Analista de Educación Superior, revisadas por la Directora de Educación Inicial,
Básica, Media y Superior; y, aprobadas por el Gerente de Educación, Ciencia y
Tecnología; así como, la solicitud de aval POA generada por el Gerente de Educación,
Ciencia y Tecnología, el 11 de marzo de 2015; y, el Aval de POA emitido por el Gerente
de Planificación Estratégica, el 16 de los mismos mes y año, documentos en los cuales
también se detalló, que la adquisición de los equipos informáticos serían destinados
para el laboratorio de informática del Instituto Superior Tecnológico 17 de Julio.
La Gerente Administrativa Financiera, el 1 de abril de 2015 aprobó los pliegos y la
adquisición por catálogo electrónico de los equipos para el laboratorio de informática del
Instituto Superior Tecnológico 17 de Julio, dentro de los cuales se consideró la compra
de 36 computadores de escritorio y 24 computadores portátiles; con respecto a estos
equipos informáticos, se determinó:
Con Orden de Compra por Catálogo Electrónico CE-20150000189198, del de abril
de 2015, aceptada el 3 del mismo mes y año, se adquirió 36 computadores de
escritorio por 22 344,94 USD, que fueron entregadas por el proveedor el 8 de mayo
de 2015, recibidos a conformidad con acta de entrega - recepción y cancelados con
comprobante de pago 2629 de 29 de julio y 18 de agosto del mismo año.
El Guardalmacén elaboró y el Director Administrativo revisó la nota de ingreso 140
a bodega, sin fecha, de los 36 computadores; y, con acta de entrega - recepción de
Empresa Pública YACÍ-/AY E.P. 6
• Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
bienes muebles 2872 de 4 de agosto de 2016, fueron entregados a custodia del
Analista Experto de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual.
Sin embargo, a pesar de que los 36 computadores de escritorio, según se describió
en todo el proceso de adquisición, iban a ser utilizados en el laboratorio de
Informática del Instituto Superior Tecnológico 17 de julio, se evidenció que sus
componentes (CPU, monitor, mouse y teclado), fueron separados indistintamente y
se distribuyeron, así:
Área , 1CPU
Laboratorio de Informática Biblioteca Administrativa Embodegados Oficina - YACHAY EP Auditorio - YACHAY EP
r No encontrados 1 Total ,
' 20 5 5 1 4
1 36 _.
Monitor i
5 5 ' 1 2 22 1 1 36
, I Teclado
17 í 5
5
3
5 36
Mouse 15
1 5 5 1 2
36
El Analista Experto de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual, como
responsable de la custodia de los computadores, no los distribuyó en su totalidad al
laboratorio de informática, a fin de cumplir con el objeto para el cual se adquirieron;
además, no implementó mecanismos de control de los bienes bajo su
responsabilidad, por cuanto los componentes de los computadores fueron
separados y no entregó a los usuarios finales con actas de entrega internas, para
mantener un control sobre el uso y el destino de cada bien, ni informó a las
autoridades de las áreas requirentes la disponibilidad de equipos para ser utilizados,
por lo que 1 equipo se mantiene embodegado sin uso y otro equipo no sea
localizado, por 620,70 USD.
Con Orden de Compra por Catálogo Electrónico CE-20150000189197, de 1 de abril
de 2015, aceptada el 3 del mismo mes y año, se adquirió 24 computadores portátiles
sofisticados por 27 916,36 USD, que fueron entregados por el proveedor y recibidos
a conformidad, mediante acta de entrega - recepción de 27 de abril de 2015; y,
cancelados con Comprobante de pago 1880 de 2 de julio del mismo año.
El Técnico Administrativo elaboró y el Director Administrativo revisó la nota de
ingreso 79 a bodega, sin fecha, de los 24 computadores portátiles; los mismos que,
con acta de entrega - recepción de bienes muebles número 2052 de 8 de diciembre SIVE
Empresa Pública YACHAY E.P.
1
7
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales de 2015, fueron entregados al Técnico de Gestión del Conocimiento y Propiedad
Intelectual para su custodia, sobre los cuales en su constatación física se
estableció:
- 14 se encuentran asignados al personal docente del Instituto Superior
Tecnológico 17 de Julio, mediante actas de entrega - recepción.
- 4 están utilizados por el Técnico de Gestión del Conocimiento y Propiedad
Intelectual; es decir, no se entregaron al Instituto Superior Tecnológico 17 de
Julio; y,
- 6 están embodegadas sin utilizarse.
El Técnico de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual, como responsable
de custodiar los computadores portátiles, el momento que recibió, no los distribuyó
en cumplimiento al objeto para el cual se adquirieron; es decir, no destinó en su
totalidad los equipos para el uso del laboratorio de informática ni informó a las
autoridades de las áreas requirentes, la disponibilidad de equipos para ser
utilizados, lo que dio lugar, a que 6 computadores estén embodegados, sin uso y 4
en uso del custodio.
El Técnico de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual, custodio de los 24
computadores portátiles, con oficio EPYEP-DGCPI-2017-0020 de 9 de octubre de
2017, informó:
"... las laptops fueron entregadas a los docentes y al momento que los docentes salían.., del instituto ellos devolvían el equipo para que este se pueda dar a otro docente y es esa la forma como se ha venido manejando estos equipos, actualmente se tiene equipos en bodega a la espera de que se solicite por nuevos docentes...".
Al mencionado oficio, adjuntó 20 actas de entrega - recepción de los computadores,
en las que se evidenció que existen equipos devueltos desde el 1 de abril de 2016,
los cuales no han sido utilizados en el fin para el cual fueron adquiridos.
Con oficios 008 al 018-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de 2017,
se comunicó los resultados provisionales al Analista de Gestión del Conocimiento y
Propiedad Intelectual y al Técnico de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual,
en su calidad de custodios de los equipos informáticos; y, a los Directores de Educación
ico,cuo
Empresa Pública YACHAY E. P. 8
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Inicial, Bááica, Media y Superior y a los Gerentes de Educación, Ciencia y Tecnología,
como responsables del área requirente que generó la necesidad de adquisición.
Los Directores de Educación Inicial, Básica, Media y Superior que actuaron entre el 20
de junio y el 31 de agosto de 2017; 7 de febrero y 14 de junio de 2017; y, la apoderada
de la Directora de Educación Inicial, Básica, Media y Superior, que actuó entre el 1 de
diciembre de 2014 y el 5 de octubre de 2015, posterior a la conferencia final del borrador
de informe, con comunicaciones de 1, 11 y 12 de diciembre de 2017, respectivamente,
en su orden señalaron:
"... Cabe señalar que el objeto de la compra debió ejecutarse y cumplirse desde el momento de la recepción, y que las instancias administrativas de la Empresa Pública y custodio final de los equipos debieron velar por que el requerimiento y/u objeto de la compra se cumpla... Debo recalcar además, que este particular, así como el destino y estado de los equipos informáticos no me fue informado, ni de manera escrita ni verbal, al momento de asumir la Dirección...".
"... la adquisición, recepción, pago y el proceso de distribución de los equipos informáticos, se ejecutó dos años antes de mi ingreso y gestión como Director de Educación Inicial, Media y Superior,. la aplicación de la forma de distribución no se me informó...".
"... En función de lo expuesto me permito señalar que los equipos que se compraron en función de requerimiento.., la utilización de los mismos es responsabilidad de las autoridades del Instituto 17 de julio en coordinación con las autoridades de Yachay EP que estuvieron vigentes a esa fecha...".
Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado por auditoria, debido a que a pesar
de que la Empresa Pública Yachay E.P., contó con los equipos para ser distribuidos en
el laboratorio de informática del Instituto Superior Tecnológico 17 de julio, los custodios
asignados no informaron de su disponibilidad a los Directores de Educación Inicial,
Básica, Media y Superior, en sus respectivos períodos de actuación, a fin de realizar las
acciones correctivas del caso.
El Analista Experto en Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual, custodio de
los 36 computadores de escritorio, posterior a la conferencia final del informe borrador,
con comunicación de 26 de diciembre de 2017, señaló:
"... En mi calidad de Analista de la Dirección de Gestión de Conocimiento y Propiedad Intelectual cumplo y acato órdenes de mis superiores... Cabe señalar que el Acta de Entrega Recepción de Bienes en la Primera cláusula indica que: "... garantiza que se empleará única y exclusivamente para cumplir con los fines prgpios inherentes a las funciones que se cumple en Yachay E.P.". Al respecto
Miuta Em esa Pública YACHAY E.P 9
Dirección Nacional de Auditorio de Sectores Sociales me permito indicar que... no se indicó el objeto de los computadores del Laboratorio de Informática... A partir de la inspección realizada por la Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales... los computadores... se instalan en el Laboratorio del IST 17 de Julio...".
Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, puesto que no
presentó documentación que evidencie los controles aplicados para la custodia y
salvaguarda de los bienes que le encomendaron, mismos que sus componentes fueron
distribuidos indistintamente, sin actas internas de entrega - recepción.
El Técnico de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual, custodio de los 24
computadores portátiles, posterior a la conferencia final del borrador de informe, con
oficio EPYEP-DGCP1-2017-0024-00 de 28 de noviembre de 2017, señaló:
"... El Director de Educación actual... solicitó se redacte un informe sobre los bienes a mi cargo para poder iniciar con el proceso de donación al Instituto Tecnológico "17 de julio".... Además se informa que 5 de las 6 computadoras que se encuentran en bodega se hizo la respectiva entrega a la dirección de bienes para que ellos hagan la distribución de los mismos...".
Lo señalado por el servidor ratifica lo comentado por auditoría, puesto a que durante el
período sujeto a examen no realizó las acciones para distribuir los bienes a quien generó
la necesidad e informar a la autoridad competente sobre la disponibilidad de varios
equipos.
Las situaciones expuestas se generaron por cuanto el Analista Experto de Gestión del
Conocimiento y Propiedad Intelectual y el Técnico de Gestión del Conocimiento y
Propiedad Intelectual, como custodios de los equipos informáticos adquiridos, una vez
entregados los bienes, no controlaron su correcta utilización, destinando y distribuyendo
los mismos al área para la cual fueron adquiridos, ni informaron a las autoridades de las
áreas requirentes sobre la disponibilidad de los equipos para que sean utilizados,
ocasionando que 7 computadores se mantengan embodegados, 4 no hayan sido
distribuidos y se encuentren en uso del custodio, determinándose 1 equipo faltante, por
lo que los mismos no han cumplido el fin para el cual fueron adquiridos y no se ha
recuperado un bien de la institución por 620,70 USD.
El Analista Experto de Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual y el Técnico de
Gestión del Conocimiento y Propiedad Intelectual, inobservaron lo dispuesto en los
artículos 2 y 3 de los Reglamentos generales para la administración, utilización y control
de los bienes y existencias del sector público, emitidos por el Contralor General del VIEZ
mpresa Pública YACHAY E.P. 10
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Estado con acuerdos 027-CG-2015 de 25 de agosto de 2015 y 017-CG-2016 de 15 de
abril de 2016, publicados en el Suplemento de Registro Oficial 585 de 11 de septiembre
de 2015; y, Registro Oficial 751 de 10 de mayo de 2016, respectivamente; los artículos
4, 8 y 11 del Reglamento Interno para la Administración, utilización y control de bienes
y existencias de la Empresa Pública "YACHAY EP"expedido con Resolución YACHAY
EP-GG-2016-0042 del 22 de noviembre de 2016; así como, las Normas de Control
Interno 100-03 Responsables del control interno, 406-07 Custodia, 406-08 Uso de los
bienes de larga duración y 600-01 Seguimiento continuo o en operación; por lo que,
incumplieron las atribuciones establecidas en los literales a) y c) del numeral 2 del
artículo 77. de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
Se adquirieron 36 computadoras de escritorio y 24 computadoras portátiles para ser
utilizadas en el laboratorio de informática del Instituto Superior Tecnológico 17 de Julio;
sin embargo, una vez ingresados a la institución; y, entregados al Analista de Gestión
del Conocimiento y Propiedad Intelectual y al Técnico de Gestión del Conocimiento y
Propiedad Intelectual, como custodios de los equipos informáticos, no distribuyeron los
bienes al área para la cual fueron adquiridos, ni controlaron su correcta utilización, e
informaron a las autoridades de las áreas requirentes sobre la disponibilidad de los
equipos para que sean utilizados, lo que originó que 7 computadores se mantengan
embodegados, 4 no hayan sido distribuidos y se encuentren en uso del custodio; y, 1
equipo se encuentre faltante por 620,70 USD, por lo que los mismos no han cumplido
el fin para el cual fueron adquiridos.
Recomendaciones
Al Gerente General
1 Dispondrá a la Gerente Administrativa Financiera, presente el inventario de los
bienes de larga duración que se encuentren embodegados, a fin de ejecutar las
decisiones ,para su distribución y utilización, y solventar las necesidades por las
cuales fueron adquiridos. alcE
Empresa Pública YACÍ-/AY E.P. 11
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
A la Gerente Administrativa Financiera
2 Dispondrá a los custodios de los bienes de larga duración, actualicen las actas de
entrega - recepción internas con los usuarios finales, a fin de tener información
precisa del responsable, ubicación y utilización que se da a dichos bienes.
3 Supervisará y dispondrá que los custodios de los bienes de larga duración, informen
periódicamente sobre las entregas y devoluciones de los bienes por parte de los
usuarios finales, a fin de realizar las acciones correctivas oportunas.
Condiciones de utilización de los bienes adquiridos mediante contrato 0027-2015
no fueron definidas en las especificaciones técnicas, pliegos y contrato
La Gerente Comercial, encargada, con Resolución YACHAY-DCP-GJ-2015-070 de 14
de abril de 2015, autorizó el inicio del proceso de Subasta Inversa Electrónica
SIE-YACHAY-016-2015 y aprobó los pliegos de la contratación, cuyo objeto fue la
adquisición de equipos para la implementación de laboratorios temáticos especializados
en transferencia de conocimientos artísticos para difundir el arte y cultura que contribuya
al desarrollo de la investigación, innovación y producción del conocimiento para stock
de la Gerencia Comercial de la Empresa Pública Yachay E.P.
Las especificaciones técnicas que forman parte de los pliegos, fueron elaboradas por la
Analista de Promoción, Servicio al Cliente y Ventas, y aprobadas por la Gerente
Comercial, encargada, en el numeral 2, referente a la justificación de la contratación,
señala:
"... YACHAY EP tiene como misión la planificación, desarrollo y la construcción de la Ciudad del Conocimiento YACHAY, ubicada en el cantón San Miguel de Urcuquí, Provincia de lmbabura.- La Ciudad del Conocimiento YACHAY, requiere articular el desarrollo de nuevos conocimientos a los procesos productivos en una sola área específica e integrar el diseño, legalización e implementación de la nueva Universidad de Investigación de Tecnología Experimental del Ecuador, la instalación de centros e institutos públicos de investigación, la atracción de inversión extranjera de alta tecnología y el asentamiento de diversas instituciones y organismos públicos y privados relacionados con la economía del conocimiento, cumpliendo de esta forma los lineamientos planteados en la Constitución de la República y el Plan Nacional del Buen Vivir.- Ante lo expuesto, surge la necesidad de adquirir equipos para la implementación de laboratorios . temáticos especializados en transferencia de conocimientos artísticos para difundir el arte en toda su extensión que contribuya al desarrollo de la investigación, innovación y producción del conocimiento para stock de la gerencia comercial de "YACHAY
Slj"(...)". E a Pública YACHAY E.P
12
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Antecedentes que sustentaron el inicio del proceso de subasta inversa electrónica,
concluida la fase precontractual, la Gerente Comercial, Encargada, con Resolución
YACHAY-DCP-GJ-2015-096 de 8 de mayo de 2015 adjudicó el contrato; la misma que,
con el Apoderado Especial del proveedor adjudicado, el 29 de mayo de 2015,
suscribieron el contrato 0027-2015, por 527 242,40 USD, en la cláusula tercera se
estableció:
"... El Contratista se obliga con la Empresa Pública Yachay E. P. a entregar en calidad de venta, a entera satisfacción de la CONTRATANTE, los "EQUIPOS AUDIOVISUALES PARA IMPLEMENTACIÓN DE LABORATORIOS TEMA TICOS ESPECIALIZADOS EN TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS ARTÍSTICOS PARA DIFUNDIR EL ARTE Y CULTURA EN TODA SU EXTENSIÓN QUE CONTRIBUYA AL DESARROLLO DE LA INVESTIGACION, INNOVACION Y PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO PARA STOCK DE LA GERENCIA COMERCIAL DE "YACHAY EP'; debidamente funcionando, instalado y en perfectas condiciones de acuerdo a las características y especificaciones técnicas constantes en los pliegos y las ofertas del contratista.- Los bienes solicitados deberán ser entregados, instalados y puestos en marcha en la Ciudad del Conocimiento Yachay, Hacienda San Eloy, Cantón San Miguel de Urcuquí, provincia de Imbabura, en los espacios destinados para el efecto, lo cual será coordinado con el Administrador del Contrato designado por YACHAY EP...".
El Director de Inteligencia y Estrategia de Mercado, como Administrador del Contrato,
con el Guardalmacén designado como delegado de la Gerencia Administrativa
Financiera y el Apoderado Especial del proveedor adjudicado, suscribieron el 11 de
septiembre de 2015, el acta de entrega - recepción definitiva de los bienes, de acuerdo
al- objeto contractual.; y, el 14 de octubre de 2015 la Técnica de Promoción, Servicio al
Cliente y Ventas del proveedor y la Gerente Comercial de YACHAY E.P., suscribieron
la Mota de Ingreso a Bodega", en la que detallaron los bienes entregados por la
Contratista, con cargo al contrato 0027-2015.
Bienes que, pese a que el contrato definía que deberían ser entregados, instalados y
puestos en marcha en la Ciudad del Conocimiento Yachay, Hacienda San Eloy, Cantón
San Miguel de Urcuquí, provincia de Imbabura, se evidenció que a la fecha de corte del
examen especial, éstos no se encontraban funcionando en las referidas instalaciones.
El Gerente Comercial, con oficio EPYEP-GC-2017-0055-00 de 13 de noviembre de
2017, señaló que los citados bienes fueron adquiridos con la finalidad de ser vendidos
al Ministerio de Coordinación de Conocimiento y Talento Humano, con el objeto de A —1WeV C;r7
Empresa Pública YACHAY 13
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales atender la obligación adquirida en la suscripción del contrato 067-MCCTH-C-2014 con
la mencionada institución.
Por lo que, se evidenció que tanto en los términos de referencia, pliegos; y, contrato
suscrito, los servidores encargados de elaborar, validar, aprobar y suscribir los
documentos, no especificaron claramente el uso que la Empresa Pública Yachay E.P.,
daría a los bienes adquiridos, por cuanto se estableció que éstos debían ser entregados,
instalados y puestos en marcha en la Ciudad del Conocimiento Yachay; y no que serían
destinados para la venta Humano, por una obligación adquirida previamente con dicha
institución.
La Resolución INCOP 054-2011, de 12 de noviembre de 2011, en el artículo 4 literal c),
respecto a la elaboración de las especificaciones técnicas, señala:
'1. c) Las especificaciones han de ser claras, completas e inequívocas; no deben presentar ambigüedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien o permitan diferentes interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre determinado tópico...".
El Gerente General, con Resolución YACHAY EP-GG-2015-0009, de 4 de marzo de
2015, en el artículo 10 "TÉRMINOS DE REFERENCIA Y ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS", estableció:
"... El área requirente de la obra, bien o servicio, incluida la consultoría, para iniciar el procedimiento que corresponda de acuerdo a la LOSNCP, considerará en los términos de referencia o especificaciones técnicas y demás documentación precontractual: el objeto, presupuesto referencial, establecidos en el PAC, el código CPC, y demás información señalada en la LOSNCP, su Reglamento y resoluciones del SERCOP, esto es, una descripción suficiente del objeto de las contrataciones...".
Con oficios 019 y 020-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de 2017,
se comunicó los resultados provisionales a la Analista de Promoción, Servicio al Cliente
y Ventas; y, la Gerente Comercial, encargada, respectivamente.
La Gerente Comercial, encargada de 17 de marzo de 2015 al 31 de enero de 2016, y
como titular de 1 de febrero de 2016 al 25 de julio de 2017, posterior a la conferencia
final del informe borrador, con comunicación de 12 de diciembre de 2017, expresó:
"... De lo expuesto se desprende con absoluta claridad que las atribuciones de la Gerencia Comercial de Yachay EP, estaban directa y exclusivamente CilroacE
Em esa Pública YACHAY E.P 14
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
relacionadas con el ÁMBITO COMERCIAL, específicamente con la de EJECUTAR EL PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN para lo cual adicionalmente le corresponde la GESTIÓN DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MERCADERÍAS DE "YACHAY E.P."... Con ese antecedente, resulta lógico que los bienes cuya necesidad de adquisición partía desde la Gerencia Comercial tenían el objetivo de cumplir con sus fines, puntualmente que sean parte de los Procesos de Comercialización de Yachay EP, buscando que posterior a la incorporación de un valor agregado esta comercialización le genere un retomo (utilidad)... De lo mencionado se ratifica con absoluta claridad que la motivación y justificación para el inicio del procedimiento de contratación No. SIE-YACHAY-016-2015, estuvo perfectamente detallada y enmarcada en los fines institucionales de Yachay EP y particularmente ajustado al objetivo y razón de ser de la Gerencia Comercial, que como ya se mencionó es realizar los procedimientos administrativos y comerciales para obtener recursos de autogestión, en el marco legal vigente...".
La Analista de Promoción, Servicio al Cliente y Ventas que actuó entre el 1 de abril de
2015 y el 31 de enero de 2016, posterior a la conferencia final del informe borrador, con
comunicación de 14 de diciembre de 2017, señaló:
"... É/ 1 de abril del 2015 que ingresé a la Dirección de Promoción, Servicio al Cliente y Ventas comencé a revisar los procesos que se encontraban en ejecución y se me asignó verbalmente la revisión de los términos de referencia previo a dar inicio al proceso lo cual para mí fue claro que los equipos que se realizaría la adquisición son para la venta al contar con una certificación presupuestaria que indicaba que eran para la venta... Al decir que la adquisición de los equipos es para stock de la Gerencia Comercial, de forma tácita se entiende que son productos para la venta...".
Lo expuesto por las servidoras no modifica lo comentado por auditoría, puesto a que,
los bienes debían ser entregados, instalados y puestos en marcha en la Ciudad del
Conocimiento Yachay; aspecto que se señaló en los términos de referencia, pliegos y
contrato; y, no que los citados equipos serían destinados para la venta.
La situación comentada se produjo, por cuanto la Analista de Promoción, Servicio al
Cliente y Ventas y la Gerente Comercial encargada, elaboraron, validaron y aprobaron,
respectivamente, las especificaciones técnicas sin que en estas se especifique en forma
clara y completa las condiciones precisas de la necesidad de la adquisición, lugar de
entrega y puesta en funcionamiento; es decir, en ninguna parte de los documentos del
proceso precontractual y contractual, se definió que los equipos serían destinados para
la venta, lo que originó que los bienes no estén utilizados en el objeto de implementación
de laboratorios temáticos especializados en transferencia de conocimientos artísticos
para difundir el arte y cultura que contribuya al desarrollo de la investigación, innovación gefmcg
Empresa Pública YACHAY E.P. 15
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
y producción del conocimiento para stock de la Gerencia Comercial de la Empresa
Pública Yachay E.P.
La Analista de Promoción, Servicio al Cliente y Ventas y la Gerente Comercial,
encargada, inobservaron lo establecido en los literales a) y c) del artículo 4 de la
Resolución INCOP 054-2011 de 12 de noviembre de 2011; el artículo 10 de la
Resolución YACHAY EP-GG-2015-0009, emitida por el Gerente General el 4 de marzo
de 2015; así como, las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control
interno y 406-03 Contratación; por lo que, incumplieron los deberes y atribuciones
establecidas el artículo 77 numeral 2, literales a) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.
Conclusión
La Analista de Promoción, Servicio al Cliente y Ventas y la Gerente Comercial
encargada, elaboraron, validaron y aprobaron, respectivamente, las especificaciones
técnicas, pliegos y contrato, sin que en éstos, se establezca claramente el uso que la
Empresa Pública Yachay E.P., daría a los bienes adquiridos, ya que en estos se
determinó que los bienes debían ser entregados, instalados y puestos en marcha en la
Ciudad del Conocimiento Yachay; es decir, no se estableció que los equipos serían
destinados para la venta al Ministerio de Coordinación de Conocimiento y Talento
Humano, por una obligación adquirida previamente con dicha institución, lo que originó
que los bienes no estén utilizados en el objeto de implementación de laboratorios
temáticos especializados en transferencia de conocimientos artísticos para difundir el
arte y cultura que contribuya al desarrollo de la investigación, innovación y producción
del conocimiento para stock de la Gerencia Comercial de la Empresa Pública Yachay
E.P.
Recomendación
Al Gerente General
4 Dispondrá a las Gerencias encargadas de elaborar las especificaciones técnicas o
términos de referencia; describan en éstos la justificación clara y completa de la
generación de las necesidades de adquisición bienes y el uso que se van a dar a los
mismos en el alcance de los objetivos planteados por las unidades requirentes, t.:7152 'I W15
Empresa Pública YACHAY E.P. 16
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
aspecto que será verificado por la Gerencia Jurídica, quien emitirá un informe, para
realizar las acciones correctivas del caso.
• Administración de contratos suscritos por la Empresa Pública Yachay E.P.
En el período sujeto a examen especial, se suscribieron 3 contratos para la provisión de
bienes y servicios, en los cuales en la fase de ejecución se establecieron las siguientes
observaciones:
Contrato 0002- 2015
La Directora Administrativa, Subrogante de la Empresa Pública YACHAY E.P. y el
Representante Legal de la Empresa con RUC 1791784294001, el 9 de enero de 2015
suscribieron el contrato 0002-2015, cuyo objeto fue la "ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN
Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA EL PLAN
PILOTO -DE CONTROL DE ACCESOS CON AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA Y
SMART CARD PARA EL ÁREA PATRIMONIAL DE LA CIUDAD DEL CONOCIMIENTO
YACHAY'; por 246 280 USD más IVA, con un plazo de 485 días calendario, contados a
partir de la entrega del anticipo.
El Representante Legal de la empresa contratada, el 8 de enero de 2015, presentó las
Garantías de Buen Uso de Anticipo, Fiel Cumplimiento de Contrato y Garantía Técnica,
conforme lo estipulado la cláusula sexta del contrato.
El Gerente de Tecnologías, con memorando YACHAY-GDT-2015-0020-M de 5 de
febrero de 2015, solicitó al Gerente Administrativo Financiero, Subrogante, la
designación del Director de Sistemas Informáticos como nuevo Administrador del
Contrato, lo cual fue atendido por el Técnico de Gestión Documental, con memorando
YACHAY-DA-2015-0210-M de 10 de febrero de 2015, en el que al Director de Sistemas
Informáticos, se notificó:
"... Se notifica con la finalidad de que durante la ejecución del contrato hasta su cierre, se conforme el EXPEDIENTE ÚNICO de acuerdo a lo dispuesto en la LOSNCP, Artículo 36, y artículo 121 del Reglamento a la citada ley, y cumpla además con sus obligaciones legales, reglamentarias, normativa vigente y estipulaciones contractuales...".
La cláusula quinta y los literales b), c) y k) de la cláusula décima tercera del contrato
suscrito en su orden, señalan: DiEz SIElk
Empresa Pública YACHAY EP. 17
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
"... Cláusula Quinta.- FORMA DE PAGO... El anticipo será cancelado en un término no mayor de 15 días contados a partir de la suscripción del contrato... Cláusula Décima Tercera.- DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO... en calidad de administrador del contrato... deberá cumplir con las siguientes funciones y atribuciones:... b) Velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato; c) Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados... k) Informar de forma oportuna, a la Gerencia Jurídica de cualquier inconveniente en la ejecución del contrato...".
El Administrador de Contrato, 316 días posteriores a su notificación como administrador,
con memorando YACHAY-GDT-2015-0487-M de 23 de diciembre de 2015, solicitó a la
Gerente Administrativa Financiera, un informe económico para la terminación por mutuo
acuerdo del contrato 0002-2015, quien con memorando YACHAY-GAF-2015-0988-MI
de 29 de diciembre de 2015, indicó que la Gerencia Administrativa Financiera, no recibió
ninguna solicitud de pago correspondiente al contrato en referencia; y, posterior a dicho
requerimiento no se evidenció documentación que respalde las acciones adqptadas por
el Administrador del contrato en relación a su ejecución.
Por lo expuesto, se estableció que desde la fecha de suscripción del contrato
0002-2015, hasta la del corte del examen especial, transcurrieron 965 días, de los
cuales 840 estuvieron bajo la administración del Director de Sistemas Informáticos,
quien no adoptó medida alguna para que se ejecute el contrato de acuerdo a las
condiciones contractuales establecidas; así como, tampoco realizó las acciones
tendientes para la terminación y cierre del contrato.
Los hechos comentados se presentaron por cuanto el Administrador del Contrato, no
gestionó el pago del anticipo dentro del plazo establecido, ni informó oportunamente a
la Gerencia Jurídica sobre su falta de ejecución, lo que originó que la Empresa Pública
Yachay E.P., no cuente con la solución integral para el plan piloto de control de accesos
con autenticación biométrica y smart card para el área patrimonial de la Ciudad del
Conocimiento Yachay, pese a existir una necesidad generada y un contrato suscrito.
Contrato 0036-2015
La Gerente Administrativa Financiera, el 30 de julio de 2015, suscribió el contrato 0036-
2015 con el objeto de adquirir bienes y servicios de administración - operación del plan
piloto del servicio de bicicleta pública para la ciudad del conocimiento YACHAY, por
133 000 USD más IVA, con un plazo de 100 días. isIEZ co4o npresa Pública YACHAY E.P.
18
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
En la cláusula décima segunda del referido contrato, se designó al Director de Movilidad
y Transporte, como Administrador, en los siguientes términos:
"... LA CONTRATANTE designa al Arg...., en calidad de administrador del contrato... Tendrá bajo su responsabilidad la aprobación y validación de los productos e informes que emita y/o presente la CONTRATISTA y suscribirá las actas que para tales efectos se elaboren...".
Uno de los componentes del objeto contractual, contempló la prestación de los servicios
de administración y operación del proyecto de bicicleta pública, los cuales conforme a
lo descrito en la cláusula sexta "FORMA DE PAGO", serían cancelados al contar con el
informe favorable emitido por el Administrador.
En los informes emitidos por el Administrador del Contrato, el 30 de noviembre, 2 de
diciembre de 2015; y, el 7 de enero de 2016, los servicios prestados fueron recibidos a
conformidad a partir del 26 de agosto hasta el 25 de noviembre de 2015, por lo que se
realizó el pago de 97 000 USD más IVA; sin embargo, en los expedientes que contienen
la documentación de los pagos e informes de satisfacción, no se evidenció la
documentación de respaldo de los controles que implementó el Administrador del
Contrato, para comprobar el cumplimiento de las obligaciones del contratista, respecto
de los horarios de atención, operación de las estaciones, uso del uniforme,
mantenimiento y limpieza de las bicicletas, establecidas en la cláusula décima tercera
del citado contrato.
Con oficio 023-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de 2017, se
comunicó los resultados provisionales al Director de Movilidad y Transporte, en calidad
de Administrador de Contrato, sin recibir respuesta.
La situación descrita se produjo por cuanto el Administrador del Contrato emitió informes
de satisfacción de los servicios recibidos que habilitó el pago, sin adjuntar
documentación que evidencie el cumplimiento de horarios establecidos y demás
obligaciones adquiridas por el contratista, ocasionando que no se pueda verificar el
cumplimiento de las funciones del Administrador de Contrato. ;
Contrato 016-2016
jyt,EZ Y MUEVE
Empresa Pública YACHAY E.P 19
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales La Gerente Administrativa Financiera de la Empresa Pública Yachay E.P. y el
Representante de la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT E.P.,
suscribieron el 31 de mayo de 2016, el contrato 016-2016 para la contratación de
servicios de enlace de datos para Yachay E.P. y enlaces de internet para la Ciudad del
Conocimiento Yachay, por 46 525 USD más IVA, con un plazo de entrega del servicio
de hasta 260 días, contados a partir de la firma del contrato; servicio que incluía un
enlace de datos entre la oficina del Edificio Matriz en Quito de Yachay E.P. y las oficinas
del Banco Central del Ecuador con una capacidad de 2 Mbps, para gestionar las
transacciones de los pagos que se realizan a través del Sistema Financiero del Banco
Central del Ecuador.
En la cláusula décima tercera del referido contrato, se designó como Administrador al
Director de Soporte y Operaciones Tecnológicas, otorgándole entre otras funciones y
atribuciones, velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones contenidas en el instrumento suscrito.
El numeral 5.1 de la cláusula quinta "FORMA DE PAGO", del referido contrato, señaló:
"... La Empresa Pública Yachay E.P., realizará el pago mensual de los servicios requeridos, contra factura emitida por la CNT EP, a mes vencido, previo informe de satisfacción del Administrador del Contrato...".
El Administrador del Contrato, a base de lo descrito, elaboró y suscribió los "Informes
Mensuales de Satisfacción", a fin de que se realice el pago de los servicios contratados;
sin embargo, según la herramienta de monitoreo de datos CACTI proporcionada por la
CNT, se evidenció que el enlace de datos locales, entre el edificio de Yachay E.P. de la
ciudad de Quito y las oficinas del Banco Central del Ecuador, no fue utilizado en el
tiempo de vigencia del contrato, situación corroborada en las pantallas de monitoreo
obtenidas en la herramienta, las cuales no indicaron la existencia de tráfico por el acceso
al Sistema Financiero del Banco Central del Ecuador.
El Director de Soporte y Operaciones Tecnológicas, con oficio
EPYEP-GDT-DSOT-W-2017-1115-001-0 de 15 de noviembre de 2017, proporcionó
una actualización de las gráficas obtenidas de la herramienta CACTI, incluyendo
capturas de pantalla en las que, según lo señalado por el servidor indican que el enlace
de datos con el BCE, fue utilizado desde el mes de mayo de 2016, fecha de inicio del
servicio, de lo cual se identificó que las capturas de pantalla indicaron gráficas con
valores máximos de entrada de hasta 40 bits por segundo, así como semanas con mpresa Pública YACE/AYER
20
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
valores inferiores a los 10 bits por segundo, lo que denota el uso mínimo del enlace de
datos.
El Analista de Preventa, Factibilidad y Diseño de la Corporación Nacional de
Telecomunicaciones CNT, asignado para atender los requerimientos de la Empresa
Pública Yachay E.P. en el contrato antes referido, mediante correo electrónico de 20 de
noviembre de 2017, confirmó que las gráficas que no tienen unidad de medida,
corresponden a bits por segundo.
Las situaciones antes descritas se presentaron, por cuanto el Director de Soporte y
Operaciones Tecnológicas, en su calidad de Administrador de Contrato a base de un
monitoreo permanente y preventivo, no revisó que el enlace de datos locales, entre el
edificio de Yachay E.P. de la ciudad de Quito y las oficinas del Banco Central del
Ecuador, sea utilizado para el propósito de su contratación, ocasionando que el personal
de la Dirección Financiera no utilice el mismo en su totalidad, durante el período de
vigencia del contrato.
Con oficios 021, 023 y 099-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales a los Directores de Sistemas
Informáticos, de Movilidad y Transporte; y, de Soporte y Operaciones Tecnológicas,
como Administradores de los Contratos enunciados, respectivamente.
El Director de Soporte y Operaciones Tecnológicas, actuante entre el 1 de diciembre de
2014 y el 31 de agosto de 2017, posterior a la conferencia final de comunicación de
resultados, con oficio RIBEE-W-2017-1113-001-0 de 13 de diciembre de 2017, señaló:
"... el monitoreo de cada uno de los enlaces estaba a cargo del personal técnico de la Dirección de Soporte y Operaciones Tecnológicas, que en ninguno de los reportes se me indica que se tienen inconvenientes mayores, y menos aún no uso del canal de Datos del Banco Central, que bien vale aclarar, que en base a la herramienta de monitoreo CACTI provista por la CNT E.P., hubo un uso mínimo, pero uso al fin que justificó su contratación, y por ende el pago mes a mes por el enlace contratado... no incumplí mis obligaciones como Administrador de Contrato, pues solicité los monitoreos de los enlaces de datos e intemet, realicé consultas para que se me confirmen los anchos de Banda requeridos para las diferentes locaciones y, se me indique, de ser necesario dar de baja algún servicio, tomando las acciones correctivas que fueron necesarias...".
Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto como
Administrador del Contrato, no verificó que el servicio sea brindado y utilizado conforme or10
Empresa Pública YACHAY E.P. 21
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
se definió en su contratación y al referir que hubo un "uso mínimo", refleja que los pagos
efectuados se realizaron en base a servicios no utilizados.
El Director de Movilidad y Transporte, actuante entre el 1 de abril de 2015 y el 30 de
abril de 2016, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con
comunicación de 14 de diciembre de 2017, señaló:
Los Informes Técnicos Na DMT-0036-2015-01, DMT-0036-2015-02 y DMT-0036-2015- 03, que forman parte de/expediente del contrato 0036-2015, detallan la constancia de que se realizó un control de los servicios contratados, tal es así que específicamente el numeral 2.2 Horario de prestación del servicio y 2.3 Del mantenimiento de las bicicletas y de las estaciones... En ese sentido debo indicar además que en las visitas técnicas mencionadas se realizó la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales por lo cual se realizaron los Informes de Actividades, anteriormente descritos, por lo que debo manifestar que, como Administrador del Contrato, siempre se veló por el cumplimiento de las obligaciones contractuales...".
Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto no
presentó documentación adicional a sus informes, que permita verificar los controles
efectuados durante su gestión como Administrador, para velar por el cabal cumplimiento
de las obligaciones adquiridas por el contratista.
Los Directores de Sistemas Informáticos; de Soporte y Operaciones Tecnológicas; y, de
Movilidad y Transporte, como Administradores de los contratos 0002-2015,
016-2016 y 036-2015, respectivamente, inobservaron lo previsto en los artículos 70 y 80
de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 de su
Reglamento General; las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control
interno, 401-03 Supervisión, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo; y, 408-17
Administrador del Contrato, incumplieron los literales b), c) y k) de la cláusula décima
tercera del contrato 0002-2015 de 9 de enero de 2015; Cláusula Décima Tercera del
contrato 016-2016, suscrito el 31 de mayo de 2016; los numerales 12.3., 12.5., 12.7. de
la Cláusula Décima Segunda del contrato 0036-2015 de 30 de julio de 2015, por lo que,
incumplieron los deberes y atribuciones establecidas en los literales a) y c) del numeral
2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. IJERITE N{ Dos
Empresa Pública YACHAY 22
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Conclusiones
La Directora Administrativa, Subrogante, de la Empresa Pública YACHAY E.P. y el
Representante Legal de la Empresa con RUC 1791784294001, el 9 de enero de
2015 suscribieron el Contrato 0002-2015; sin embargo, hasta la fecha de corte del
examen especial transcurrieron 965 días, sin que el contrato se ejecute, debido a
que el Administrador del Contrato, no solicitó el pago del anticipo dentro de los
plazos señalados, ni informó oportunamente a la Gerencia Jurídica sobre la falta de
su ejecución, ocasionando que la Empresa Pública Yachay E.P., no cuente con una
solución integral para el plan piloto de control de accesos con autenticación
biométrica y smart card para el área patrimonial de la Ciudad del Conocimiento
Yachay, pese a existir un contrato suscrito.
El Administrador del contrato 036-2015, emitió informes de satisfacción de los
servicios prestados de administración y operación del proyecto de bicicleta pública
para habilitar el pago, en los cuales no se evidenció que verificó el cumplimiento de
las obligaciones del contratista respecto de los horarios de atención, operación de
las estaciones, uso del uniforme; y, mantenimiento y limpieza de las bicicletas y
demás obligaciones adquiridas por el contratista, ocasionando que no se pueda
verificar el cumplimiento de las funciones del Administrador de Contrato.
El Director de Soporte y Operaciones Tecnológicas, como Administrador de Contrato
no efectúo un monitoreo permanente y preventivo sobre el enlace de datos locales,
entre el edificio de Yachay E.P. de la ciudad de Quito y las oficinas del Banco Central
del Ecuador, a fin de establecer que éste sea utilizado para el propósito de su
contratación, lo que ocasionó que el personal de la Dirección Financiera no utilice el
mismo en su totalidad durante el período de vigencia del contrato.
Recomendación
A la Gerente Administrativa Financiera
5. Dispondrá a los servidores de la Empresa Pública que sean Administradores de
Contratos, que a los informes que emitan por la administración, para solicitar el pago 19irrIHTE 132E5
Empresa Pública YACHAY E.P. 23
Dirección Nacional de Auditoría de Sectpres Sociales
de los contratos, adjunten la documentación que evidencie que se efectuaron la
recepción de los bienes, servicios prestados y controles implementados.
Obligaciones adquiridas sin efectuar procesos contractuales y canceladas con
convenios de pago
El Procurador General del Estado, en Boletín Jurídico 6 correspondiente a loé meses de
enero a junio de 2011, emitió el criterio jurídico respecto de la suscripción de convenios
de pago, señalando:
"... Es pertinente advertir que el convenio de pago es una figura que se aplica por excepción, cuando por circunstancias ajenas a la voluntad o decisión de las autoridades competentes de la entidad debidamente justificadas, no hubiere sido posible celebrar un contrato observando todas las formalidades previas, por lo que en lo posterior.., deberá adoptar las medidas adecuadas, a fin de evitar a futuro, que se reciban servicios o se adquieran bienes; en general que se asuman obligaciones, sin el correspondiente respaldo contractual...".
La Gerente Administrativa Financiera de la Empresa Pública Yachay E.P. con oficio
EPYEP-GAF-2017-0064-00 de 19 de octubre de 2017, proporcionó copias certificadas
de 5 expedientes de convenios de pago suscritos durante el período sujeto a examen;
evidenciándose que la entidad adquirió obligaciones por servicios prestados y obras
ejecutadas sin haberse desarrollado antes procesos precontractuales, contractuales ni
contando con la documentación y requisitos señalados en los artículos 115, 116 y 117
del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; y, los artículos 1 y 4 de la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 1 de su Reglamento General.
Los convenios suscritos en el período sujeto a examen ascendieron a 5 101 055 USD y
son los siguientes:
NÚMERO SUSCRITO CON EL PROVEEDOR FECHA OBJETO MONTO USD
001-2015 1001598919001 2015-05-14 TRABAJOS DE CONSTRUCCIÓN 2 314 131,37 EFECTUADOS
002-2015 1790504433001 2015-10-03 FISCALIZACIÓN DE 116 506,79 CONSTRUCCIÓN
003-2015 1792283817001 2015-08-20 TRABAJOS DE CONSTRUCCIÓN 1 906 699,62 EFECTUADOS
004-2015 0990355908001 2015-10-21 SERVICIOS DE PROMCI ''' E 649 315,24 INAUGURACIÓN DE EVENTOS
005-2015 1801419621001 2015-09-04 FISCALIZACIÓN DE 114 401,98 CONSTRUCCIÓN
TOTAL 5 101 055,00
Los hechos que se constituyeron para la suscripción y pago de cada
convenios de pago, son los siguientes: I _Varita tu ikr2c,
uno de los
Empresa Pública YACHAY E.P 24
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Convenios de pago 001 y 002 para la construcción y fiscalización de los laboratorios
para aulas del Ingenio San José
Se evidenció en la "PLANILLA DE OBRA ÚNICA", por la "CONSTRUCCIÓN DE LOS
LABORATORIOS PARA LAS AULAS DEL INGENIO SAN JOSÉ EN LA PRIMERA
FASE DE LA CIUDAD DEL CONOCIMIENTO "YACHAY" UBICADO EN URCUQUI
PROVINCIA DE IMBABURA", suscrita por un Fiscalizador externo y por la Ingeniera
Civil con RUC 1001598919001; y, en la "PLANILLA DE FISCALIZACIÓN ÚNICA",
remitida al Gerente de Infraestructura y Construcciones por el Gerente General de la
Consultora con RUC 1790504433001, en oficio 010-I&A-YACHAY-15 de 8 de mayo de
2015, que las actividades de obra física y fiscalización fueron ejecutadas desde el 4 de
diciembre de 2014 al 22 de marzo de 2015, generándose un valor por pagar por las
mismas de.2 314 131,37 USO y 116 506,79 USD, respectivamente.
Posterior a lo descrito se identificó la siguiente documentación para regularizar los
trabajos de obra y fiscalización realizados:
La Gerente de Planificación Estratégica el 25 de marzo de 2015 emitió los Avales de
POA 2015-GPE-158 y 159, para la construcción y fiscalización de los laboratorios para
las aulas del Ingenio San José.
El Analista Presupuestario y la Directora Financiera el 26 de marzo de 2015 emitieron
la certificación de disponibilidad de fondos 305 y 306, por 2 609 751,96 USO y 130
487,60 USO, respectivamente.
El Subsecretario de Presupuesto, con oficio MINFIN-SP-2015-0365 de 10 de julio
de 2015, en atención al pedido realizado por el Gerente General de Yachay E.P.,
emitió el AVAL del Ministerio de Finanzas para la construcción y fiscalización de los
laboratorios para las aulas del Ingenio San José.
El Director de Estudios y Diseños, con memorando YACHAY-DED-2015-0067-MI de 27
de abril.cle• 2015, solicitó al Gerente de Infraestructura y Construcciones tramitar la
autorización del Gerente General para la conformación de la Comisión Técnica de
recepción de obras; solicitando además, disponer a la Gerencia Jurídica elabore los
respectivos convenios de pago para cumplir don las obligaciones adquiridas en la
construcción y fiscalización de los laboratorios para las aulas del Ingenio San José sin
la suscripción de un contrato previo.
yr-rre y cisco Empresa Pública YACHAY E.P
25
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales El Gerente General de YACHAY EP, mediante nota inserta en el memorando YACHAY-
GIC-2015-0240-MI de 27 de abril de 2015, suscrito por el Gerente de Infraestructura y
Construcciones, autorizó la elaboración de los convenios de pago para atender las
obligaciones adquiridas.
Los Miembros de la comisión para la recepción de las aulas del Ingenio San José, junto
con la Ingeniera Civil con RUC 1001598919001 y la Compañía Consultora con RUC
1790504433001, suscribieron el acta de entrega recepción de la obra y su fiscalización,
el 8 y 12 de mayo de 2015, respectivamente, señalando su conformidad.
La Gerente Administrativa Financiera, con memorandos YACHAY-GAF-2015-0687-MI y
0690-MI de 2 de septiembre de 2015, solicitó a la Gerente Jurídica el criterio jurídico de
la suficiencia de los documentos del expediente físico para proceder con los convenios
de pago en relación a lo determinado en el artículo 117 del Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas; y, requirió:
"... Así también, se establezca de forma clara y precisa el por qué no se pudo realizar un procedimiento precontractual y fue necesario suscribir un Convenio de Pago...".
Con memorando YACHAY-GJ-2015-0658-MI de 3 de septiembre de 2015, la Gerente
Jurídica de la Empresa Pública Yachay E.P., señaló:
"... es criterio de esta Gerencia Jurídica que constituyen elementos sustentatorios del convenio de pago No. 002-2015 aquellos citados como antecedentes en la Cláusula Primera del instrumento remitido por la Gerencia Jurídica, el cual cumple con lo establecido en el Art. 117 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, sin perjuicio de la responsabilidad de los funcionarios que recibieron las obras, por la calidad de éstas así como por la determinación de los precios y cantidades constantes en la liquidación respectiva...".
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P., con la Ingeniera Civil con RUC
1001598919001 y con el Gerente General — Representante Legal de la Compañía
Consultora con RUC 1790504433001, el 14 de mayo y 3 de agosto de 2015,
suscribieron los convenios de pago 001-2015 y 002-2015, con el fin de cancelar
2 314 131,37 USD y 116 506,79 USD, por la construcción y fiscalización de los
laboratorios para las aulas del Ingenio San José, detallando en el numeral 1.9 de la
cláusula primera "ANTECEDENTES", del convenio 002-2015, lo siguiente: "
9.rits sEi s
Empresa Pública YACHAY 26
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
"... 1.9... Por lo expuesto, se determinó la urgencia de iniciar la construcción del edificio de laboratorios una vez que se contaron con los estudios preliminares especificados en el numeral V de esta comunicación, entregados por la Consultora adjudicada del contrato No. 0119-2014 cuyo objeto fue realizar "ESTUDIOS DE PLANIFICACIÓN E INGENIERÍA DE LOS LABORATORIOS PARA LAS AULAS DEL INGENIO SAN JOSÉ", los mismos que viabilizaron el inicio de la construcción de la obra civil de los laboratorios de acuerdo a autorización verbal de la Gerencia General de YACHAY EP de 4 de diciembre de 2014; así como, se procedió a requerir los servicios de Fiscalización con la Compañía...".
Con comprobante de pago 2564 y 3042 de 14 de agosto y 2 de octubre de 2015, se
pagó las obligaciones adquiridas por 2 314 131,37 USD y 116 506,79 USO, por la
construcción y fiscalización de los laboratorios para las aulas del Ingenio San José, en
su orden.
Por lo señalado, se determinó que hasta el 22 de marzo de 2015, la construcción de las
obras y su correspondiente fiscalización se encontraron concluidas; sin embargo, estas
actividades no se ejecutaron a base de un proceso de contratación pública ni contando
con una certificación de fondos previo a adquirir las obligaciones, puesto que a partir del
26 de marzo de. 2015, se obtuvo la documentación habilitante como la certificación
presupuestaria para iniciar el proceso de contratación para la construcción y
fiscalización de los laboratorios para las aulas del Ingenio San José.
Convenios de pago 003-2015 y 005-2015 para el bloque F (Centro de Emprendimiento
de Industrias) en las antiguas caballerizas de la Hacienda San Eloy
El Gerente de Desarrollo Industrial, Productivo y Atracción de Inversiones, con
memorando YACHAY-GADIPAI-2013-0023-MI de 26 de septiembre de 2013, solicitó al
Gerente de Urbanismo y Arquitectura, iniciar los procesos de diseño y planificación para
la construcción de los espacios de la Hacienda San Eloy destinadas a las áreas de
emprendimiento, innovación y transferencia tecnológica.
Siete meses posteriores a contar con los estudios de arquitectura e ingeniería definitiva
para el bloque F (Centro de Emprendimiento de Industrias), el Gerente General de la
Empresa Pública Yachay E.P., con oficio YACHAY-GG-2015-0736-00 de 9 de julio de
2015, solicitó al Subsecretario de Relaciones Fiscales del Ministerio de Finanzas emitir
el "AVAL FAVORABLE", para la construcción y fiscalización del Centro de
Emprendimiento de Industrias ubicado en las antiguas caballerizas de la Hacienda San
91Hir< SIETE
Empresa Pública YACHAY E.P. 27
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Eloy, lo cual fue atendido por el Subsecretario de Presupuesto, con oficio
MINFIN-SP-2015-0457 de 7 de agosto de 2015, con el cual emitió el citado AVAL.
El Gerente de Planificación Estratégica, el 17 de julio de 2015 emitió los Avales de POA
2015-GPE-257 y 258 para la construcción y fiscalización del Bloque F (Centro de
Emprendimiento de Industrias); y, el Analista Presupuestario y la Directora Financiera el
11 y 12 de agosto de 2015, emitieron la certificación de disponibilidad de fondos 568 y
617 por 2 138 458,20 USD y 128 307,49 USD para la suscripción de los respectivos
convenios de pago.
Sobre estos trabajos, se evidenció que la construcción y fiscalización del bloque F
(Centro de Emprendimiento de Industrias), fueron actividades que se ejecutaron del 4
de diciembre de 2014 al 12 de enero de 2015, de acuerdo con lo señalado en la
"PLANILLA ÚNICA DE LIQUIDACIÓN", suscrita por un Fiscalizador externo y por el
Representante de la Empresa Constructora con RUC 1792283817001; y, la "PLANILLA
ÚNICA DE FISCALIZACIÓN DE TRABAJOS REALIZADOS EN EL CENTRO DE
EMPRENDIMIENTO INDUSTRIALES SAN ELOr remitidas por el Ingeniero Civil con
RUC 1801419621001, al Gerente de Infraestructura y Construcciones y al Director de
Estudios y Diseños de la Empresa Pública Yachay E.P con los oficios 012 y 013-2015
de 6 de mayo de 2015, en los cuales se detalló los valores a pagarse por
1 906 699,62 USD y 114 401,98 USD, en su orden.
El Gerente General de Yachay E.P., con nota inserta en el memorando
YACHAY-GIC-2015-0268-MI de 5 de mayo de 2015, suscrito por el Gerente de
Infraestructura y Construcciones de Yachay E.P., autorizó proceder con la elaboración
de los convenios de pago para atender las obligaciones adquiridas por la construcción
y fiscalización del Bloque F (Centro de Emprendimiento de Industrias).
Los servidores designados como integrantes de las Comisiones Técnicas para la
recepción de la Obra Civil y Fiscalización de la construcción del Bloque F (Centro de
Emprendimiento de Industrias), junto con el Representante Legal de la Empresa
Constructora con RUC 1792283817001 y el Ingeniero Civil con RUC 1801419621001,
suscribieron el 15 de julio de 2015 el Acta de entrega - recepción única de la obra y
fiscalización, señalando su conformidad.
b:,,,)EiriTE V cale
Empresa Pública YACHAY E.P 28
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P., junto con el Apoderado
General-Representante Legal de la Constructora con RUC 1792283817001; y, el
Ingeniero Civil con RUC 1801419621001, el 20 de agosto y 4 de septiembre de 2015,
suscribieron los convenios de pago 003-2015 y 005-2015, a fin de cancelar la
construcción y fiscalización del Bloque F (Centro de Emprendimiento de Industrias), por
1 906 699,62 USD y 114 401,98 USO, respectivamente; y, señaló dentro del numeral
1.12 de la cláusula primera, lo siguiente:
"... 1.12.- Mediante oficio de 04 de diciembre de 2014, el Ing... Administrador del Contrato de Consultoría No. 0135-2014 solicita al señor... representante legal de la Empresa Constructora... que en cumplimiento de autorización verbal del señor Gerente General de YACHAY E.P. de 3 de diciembre de 2014, inicie la construcción de la obra... toda vez que se cuenta con los estudios respectivos y se necesita la rehabilitación de la Hacienda San Eloy con el fin de brindar apoyo a los emprendedores e innovadores y realizar actividades de incubación, coworking y crowdworking, para el evento INNOPOLIS a realizarse entre la segunda y tercera semana de enero de 2015, por lo que se determina la urgencia de iniciar la construcción del citado Centro de Emprendimiento...".
El Administrador del Contrato de Consultoría 0135-2014 señalado en el numeral 1.12
del citado convenio es el Analista Experto de Estudios y Diseños, quien con
comunicación de 4 de diciembre de 2014, solicitó al Representante Legal de la
Constructora con RUC 1792283817001, lo siguiente:
"... En virtud de que Yachay E. P. cuenta con los estudios: Topográficos, de Suelos, Diseño Arquitectónico Definitivo y Diseño Estructural Definitivo, el Señor Gerente General... ha dispuesto con fecha 03 de diciembre de 2014, verbalmente el inicio de la Construcción del Bloque F (Centro de Emprendimiento), a cargo de la empresa internacional..., en mi calidad de Administrador del contrato 0135-2014 "Estudios de Arquitectura e Ingeniería Definitiva para el Bloque F(Centro de Emprendimiento de Industrias), ubicado en las antiguas caballerizas de la Hacienda San Eloy — Yachay", hago formal entrega de los estudios antes indicados para proceder a dar cumplimiento a los dispuesto por nuestro Gerente General... Cabe destacar que... Director de Emprendimiento, Innovación y Transferencia Tecnológica, indica que: "el 13 de mayo de 2014 la GADIPAI solicita a la Gerencia de Infraestructura y a /a Gerencia de Urbanismo y Arquitectura su ayuda en la Rehabilitación de la hacienda San Eloy, con el fin de brindar apoyo a los emprendedores e innovadores y desarrollar actividades de incubación, coworking y crowdworking, para el evento INNOPOLIS a realizarse entre la segunda y tercera semana de enero del 2015"... Por lo expuesto, se determinó la urgencia de iniciar la construcción de los edificios del Centro de Emprendimientos una vez que se contaron con los estudios preliminares, entregados por la Consultora adjudicada del contrato No. 0135-2014, los mismos que viabilizaron el inicio de la construcción de la obra civil de la antes mencionada obra de acuerdo a autorización verbal de la Gerencia General de YACHAY EP de 3 de diciembre Ade 2014...". uarnE plUalE
Elr6rósa Pública YACHAY E.P 29
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales En la Hoja de Ruta emitida del sistema de gestión documental Quipux, como comentario
del memorando YACHAY-GIC-2015-0484-MI de 21 de agosto de 2015 el Gerente
General señaló: "Se autoriza el gasto proceder conforme normativa".
La Gerente Administrativa Financiera, con memorandos YACHAY-GAF-2015-0688-MI,
0691-MI y 0749-MI de 2 y 28 de septiembre de 2015, solicitó a la Gerente Jurídica, emitir
criterio jurídico sobre si la documentación del expediente físico del convenio de pago
cumple con lo determinado en el artículo 117 del Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas y requirió:
"... Así también, se establezca de forma clara y precisa el por qué no se pudo realizar un procedimiento precontractual y fue necesario suscribir un Convenio de Pago...".
Con memorando YACHAY-GJ-2015-0659-M1 y 0741-MI de 3 y 29 de septiembre de
2015, la Gerente Jurídica de la Empresa Pública Yachay E.P señaló en similares
términos, lo siguiente:
"... es criterio de esta Gerencia Jurídica que constituyen elementos sustentatorios del convenio de pago... aquellos citados como antecedentes en la Cláusula Primera del instrumento remitido por la Gerencia jurídica, el cual cumple con lo establecido en el Art. 117 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, sin perjuicio de la responsabilidad de los funcionarios que recibieron las obras, por la calidad de éstas así como por la determinación de los precios y cantidades constantes en la liquidación respectiva...".
Con comprobante de pago 2933 y 3092 de 8 de septiembre y 8 de octubre de 2015 , se
pagaron a la Contratista con RUC 1792283817001 y al Ingeniero Civil con RUC
1801419621001, los valores de 1 906 699,62 USD y 114 401,98 USD por la
construcción y fiscalización del Bloque F (Centro de Emprendimiento), respectivamente.
Por lo expuesto, se evidenció que hasta el 12 de enero de 2015 las obras de
construcción y fiscalización del Bloque F(Centro de Emprendimiento de Industrias), se
encontraron concluidas; sin embargo, dichas actividades no se ejecutaron en base a un
proceso de contratación pública que permita establecer las condiciones contractuales
de ejecución, puesto a que a partir de 9 de julio de 2015 se obtuvo la documentación
habilitante para iniciar un proceso de contratación; sin embargo, esta documentación se
utilizó para la suscripción de los convenios de pago. rirrk
Empresa Pública YACHAY E.P. 30
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Convenio de pago 004-2015 por concepto de un día adicional del servicio de Promoción
del lanzamiento del Sistema Nacional de Innovación e Inauguración del Centro de
Emprendimiento y la Primera Feria de Ciencia, Tecnología e Innovación — Yachay
El Gerente de Educación, Ciencia y Tecnología con memorando
YACHAY-GECT-2014-0157-MI de 12 de diciembre de 2014, solicitó al Gerente General
autorizar la organización de la Feria de Ciencia, Tecnología e Innovación con el objeto
de dar a conocer los principales proyectos científicos y tecnológicos al país.
El Gerente:Administrativo Financiero, Subrogante, y el Country Manager de la Empresa
con RUC 0990355908001, suscribieron el 9 de enero de 2015 el contrato 0003-2015,
con el objeto de contratar los servicios de promoción del lanzamiento del sistema
nacional de innovación e inauguración del centro de emprendimiento y la primera Feria
de Ciencia, Tecnología e Innovación-Yachay, por 1 900 000 USD. Dicho evento se
desarrollaría del 15 al 17 de enero de 2015; sin embargo, el Gerente General con oficio
YACHAY-GG-2015-F-00-0001A de 16 de los mismos mes y año, solicitó al Country
Manager de la Contratista, ampliar un día más el servicio de organización y atención
logística del evento, señalando lo siguiente
"... Dada la amplia difusión y gestión del evento de lanzamiento del Sistema Nacional de Innovación e Inauguración del Centro de Emprendimiento de la Ciudad del Conocimiento YACHAY, a través de sus distintas plataformas (relaciones Públicas con medios de comunicación, redes sociales y generación de contenidos permanente para nuestras herramientas de comunicación), esta campaña ha generado ha superado las expectativas de asistencia, llegando a un número aproximado de 8.000 ciudadanas y ciudadanos, razón por la cual se decidió continuar con el evento, un día más, esto es, el domingo 18 de enero de 2015... Debido a /a afluencia masiva de ciudadanos y ciudadanas al evento.., se ha convertido en una necesidad institucional el atender todos los requerimientos y brindar servicios óptimos a los asistentes al evento por lo que agradeceré a usted, con base a los precios unitarios establecidos en el proceso No. REC-YACHAY-036-2014 se cuente con un día más de servicios en la organización y logística de/evento en mención....".
La decisión adoptada por el Gerente General, no se instrumentó en la suscripción de un
contrato complementario y la obtención de una nueva certificación presupuestaria', que -15;9_EltiTA Utio
Empresa Pública YACHAY E.P. 31
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
permita asumir nuevos compromisos ya que la documentación habilitante se generó con
posterioridad a contraer la obligación con el contratista.
La situación expuesta se evidenció, por cuanto el Director de Comunicación, en su
calidad de Administrador del Contrato 0003-2015, el 12 de mayo de 2015 emitió el
informe de la recepción de los servicios prestados por el día adicional del evento
contratado con la Empresa con RUC 0990355908001, recomendando a su vez la
celebración de un convenio de pago por 579 745,75 USD, indicando lo siguiente:
"... CONCLUSIONES:.- 1. La Empresa Pública YACHAY EP no puede dejar de pagar los valores económicos por los servicios prestados, siempre y cuando esta haya sido ordenada por Autoridad Competente mediante Acto Administrativo Válido y haya sido recibida a satisfacción;,- 2. El convenio de pago es un instrumento legal excepcional, que se utiliza para afrontar situaciones específicas, pese a no contar con el sustento legal que justifique que se realizó el procedimiento precontractual previo determinado en la LOSNCP;.- 3. El Convenio de Pago solicitado se perfecciona cuando la situación pendiente de pago se satisface con la suscripción de este instrumento y la erogación económica que se realiza, pero debe entenderse éste instrumento como figura excepcional para cancelar obligaciones vencidas, sin perjuicio de las responsabilidades de los funcionarios que por cuya omisión no se realizó el procedimiento precontractual correspondiente...".
La Gerente de Planificación Estratégica, el 13 de mayo de 2015 emitió el Aval de POA
2015-GPE-207, para la celebración de un convenio de pago; el Subsecretario de
Presupuesto con oficio MINFIN-SP-2015-0367 de 10 de julio de 2015, emitió el AVAL
del ente rector de las finanzas públicas; y, Analista Presupuestario y la Directora
Financiera, el 11 de agosto de 2015 emitieron la certificación de disponibilidad de fondos
565 por 649 315,24 USD.
El Director de Comunicación, una vez que contó con la documentación requerida, con
memorando YACHAY-DC-2015-0226-Ml de 1 1 de agosto de 2015, solicitó a la Gerente
Jurídica la elaboración del convenio de pago, para cubrir los gastos por loé servicios
prestados por un día adicional, toda vez que en el informe de recepción emitido por el
Director de Comunicación el 12 de mayo de 2015, se contó con la nota inserta de
aprobación suscrita por el Gerente General para la elaboración del Convenio de Pago.
El Analista de Comunicación 1, como miembro de la recepción del servicio de un día
adicional del evento, junto con el Director de Comunicación y el Country Mahager de la A _H iritA V 12C6
1-51f
Empresa Pública YACHAY E.P. 32
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Empresa con RUC 0990355908001, suscribieron el 17 de agosto de 2015 el Acta de
por el servicio prestado, señalando:
"... Se deja constancia que, por su parte el SERVICIO DE UN DÍA ADICIONAL DEL EVENTO.., que se realizó el 18 de enero del 2015, conforme a las características, especificaciones, condiciones, precios y plazos establecidos, y en tal virtud ambas partes no dejan temas pendientes a ser reclamados...".
El Director de Comunicación, con memorando YACHAY-DC-2015-0236-MI de 17 de
agosto de 2015, remitió a la Gerencia Jurídica el acta entrega - recepción a entera
satisfacción de la comisión, de los servicios prestados por la Empresa con RUC
0990355908001, por el día adicional del evento llevado a cabo el 18 de enero de 2015.
El Gerente General y el Country Manager de la Empresa con RUC 0990355908001, el
21 de agosto de 2015, suscribieron el convenio de pago 004-2015, con el fin de cancelar
un día adicional del servicio "PROMOCIÓN DEL LANZAMIENTO DEL SISTEMA
NACIONAL DE INNOVACIÓN E INAUGURACIÓN DEL CENTRO DE
EMPRENDIMIENTO Y LA PRIMERA FERIA DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E
INNOVACIÓN— YACHAY", por 649 315,24 USD, incluido IVA.
El Gerente General con nota inserta en el memorando YACHAY-DC-2015-0239-MI de
24 de agosto de 2015, autorizó el pago por el desarrollo del día adicional del evento en
mención; procediéndose con comprobantes de pago 885, 1142, 1410, 1641 y 1917 de
16 de mayo, 16 de junio, 5 de agosto, 11 de octubre y 15 de diciembre de 2016, por
623 806,42 USD a la Empresa con RUC 0990355908001, como parte del convenio de
pago suscrito.
Con ofidios del 100 al 119-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP y 34336 DNA2 de 24 y
27 de noviembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Gerente General,
Gerente -de Infraestructura y Construcciones, Gerente Administrativa y Financiera,
Gerente Jurídica, Director de Estudios y Diseños, Director de Construcciones, Director
de Patrocinio, Directoras Financieras, Asesora de la Gerencia Jurídica, Contadora,
Tesoreros, Analista Financiera, Analista experto de Presupuesto y Analista Experto de
Estudios y Diseños, cada uno en sus respectivos períodos de gestión.
La Gerente Administrativa Financiera, posterior a la conferencia final de comunicación
de resultados, con oficio GVDP-0013-2017 de 13 de diciembre de 2017, señaló: (5>irtla Ni Teas
Empresa Pública YACHAY LP 33
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
"... en mi gestión como Gerente Administrativa Financiera no podía negarme al pago de los Convenios de pago suscritos ya que hubiese generado una violación constitucional y a los derechos humanos... sin embargo se sumilló a la Dirección Financiera proceder con la revisión de la documentación previo al registro y al pago... no es responsabilidad de la Gerencia Administrativa Financiera que la construcción de la obra y la prestación del servicio no se hayan solicitado, autorizado y ejecutado con la anticipación suficiente así como que se debió haber tomado en consideración el tiempo que regularmente toma el trámite, ya que en ninguno de los Convenios de Pago citados la Gerencia Administrativa Financiera actuó como Unidad Requirente; únicamente recibió los documentos solicitando el pago cuando ya existía una contraprestación por parte del proveedor y por ende una obligación de pago...".
La Analista Experta de Seguimiento de Procesos-Financiera, posterior a la conferencia
final de resultados, con oficio JPCC-001-2017 de 14 de diciembre de 2017, señaló:
"... en mi gestión como Analista Financiera debo aclarar que dentro de mis competencias no está el conocer, permitir, gestionar y tramitar la suscripción de convenios de pago, razón por la cual yo no tenía conocimiento de la suscripción de los 5 convenios de pago, una vez que el trámite contaba con todos los documentos habilitantes, el área requirente solicitaba el pago con la autorización del Gerente General, es por eso que no podía negarme a tramitar el proceso de pago respectivo...".
La Gerente Jurídica y la Asesora de la Gerencia Jurídica, posterior a la conferencia final
de comunicación de resultados, con comunicación de 13 de diciembre de 2017 y oficio
001-2017-CM de la misma fecha, en similares términos, señalaron:
"... La Gerencia Jurídica no es una unidad administrativa de gestión u ejecución de actividades técnicas u operativas. Es un área de asesoría, por ello, cuando se nos puso en conocimiento que se había dispuesto la ejecución de obras y prestación de servicios sin haberse observado los procedimientos precontractuales, y se solicitaba la suscripción de un convenio de pago el mismo que ya contaba con la autorización del Gerente General, incluso con la nota de la gerencia general en la que señalaba "proceder a la elaboración del convenio de pago"; en mi calidad de Gerente Jurídica; cumplí con las normas legales previstas en los artículo(sic) 117 y 118 del COPFP y los pronunciamientos del PGE sobre la viabilidad de la suscripción de los Convenios de Pago cuando se encuentren reunidos los requisitos señalados en las mencionadas normas legales... La Gerencia Jurídica NO INTERVINO EN NINGUNA DECISIÓN ADMINISTRATIVA QUE FAVOREZCA O PERMITA la celebración de Convenios de Pago, sino que su intervención se vinculó, cuando las decisiones habían sido tomadas, sin conocimiento ni consulta legal previa a la Gerencia Jurídica...".
El Director de Construcción, posterior a la conferencia de comunicación de resultados,
con comunicación de 18 de diciembre de 2017, señaló:
"... una vez que concluyeron tanto la construcción de la obra cuanto y su fiffiliz,9ziglgor orden emitida por la máxima autoridad de YACHAy E.P., mi
Éasa Publica YACHAY E.P. 34
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales participación se limitó a suscribir las actas de entrega-recepción respectivas y posteriormente solicitar al Gerente de Infraestructura y Construcciones de ser factible obtenga la autorización del Gerente General la cancelación de los valores de la construcción y fiscalización, reiterando una vez más que no participé en la etapa en la que se autorizó construir las aulas y los servicios de fiscalización...".
El Gerente de Infraestructura y Construcciones, posterior a la conferencia de final de
comunicación de resultados, con comunicación de 18 de diciembre de 2017, informó:
"... La posibilidad de generar una obligación sin compromiso previo — lo que se conoce como convenio de pago - no es una novedad en la legislación ecuatoriana; desde 1977, la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en su artículo 57, contempló exactamente la misma posibilidad. Por lo tanto, de acuerdo con norma expresa de código orgánico cuya especialidad debe resaltarse en función de la materia, una obligación puede generarse y produce afectación, sin compromiso previo, si una entidad del Sector Público recibe obras, bienes o servicios mediante acto administrativo válido (documento que demuestre la entrega de lo adquirido), y exista certificación presupuestaria previamente a la firma del convenio...".
Lo señalado por los servidores ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto se
evidencia que el Gerente General emitió autorizaciones para la realización de obras y
prestación de servicios, sin contar con la documentación requerida como la certificación
presupuestaria en forma previa a la adquisición de obligaciones; y, autorizó y suscribió
los convenios de pago para cancelar dichos compromisos.
El Gerente General, actuante entre el 1 de diciembre de 2014 y el 5 de julio de 2017,
posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con comunicación de 28
de diciembre de 2017, señaló:
"... Los convenios de pago son herramientas válidas y utilizadas en cumplimiento de la normativa y los pronunciamientos del Procurador General del Estado, con el carácter de excepcional. Sugiero equiparar los cinco casos señalados respecto al total de procesos de contratación ejecutados, que contaron con criterio jurídico favorable y los informes de las áreas competentes dentro de la Empresa previa su suscripción...".
Lo expresado por el servidor no es compartido por auditoría, puesto que, durante su
período de gestión se contrajeron obligaciones que contaron con su autorización, sin
que previamente se realicen los procesos de contratación pública y se formalicen éstos
con la documentación y requisitos previos.
v
Por lo que se estableció que el Gerente General, conoció y autorizó, el inicio de 2 obras
dé construcción, sus correspondientes fiscalizaciones; y, la ampliación de un día &arta y ibirn
Empresa Pública YACHAY E. P. 35
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales adicional de un evento efectuado por la institución, sin contar con los requisitos legales
como: certificación presupuestaria y la suscripción de un contrato, previos a la
adquisición de compromisos con terceros; lo que dio lugar a que se suscriban 5
convenios de pago por 5 101 055 USD; ocasionando que la entidad asuma obligaciones
de pago con personas naturales y jurídicas, sin formalizarse a través de procesos de
contratación, que permitan la mayor participación de proveedores, que asegure una
selección sustentada en los principios de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
El Gerente General, inobservó lo dispuesto en los artículos: 115, 116 y 117 del Código
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 1 y 4 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y 1 de su Reglamento General, las Normas de Control
Interno 100-03 Responsables del control interno y 405-04 Documentación de respaldo
y su archivo; por lo que incumplió los deberes y atribuciones establecidas en los literales
a), d) y h) del numeral 1 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.
Conclusión
El Gerente General, autorizó la realización de obras y prestación de servicios, sin contar
previamente con la certificación presupuestaria, suscripción de contratos y demás
requisitos legales, para la adquisición de compromisos con terceros, lo que ocasionó
que la entidad asuma obligaciones de pago con personas naturales y jurídicas sin
formalizarse a través de procesos de contratación que permitan la participación de
proveedores y contratistas que aseguren una selección sustentada en los principios de
la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, dio lugar a la
suscripción de 5 convenios de pago, para cancelar las obligaciones contraídas.
Recomendaciones
Al Gerente General
6 Se abstendrá de adquirir obligaciones y compromisos con personas naturales o
jurídicas para la adquisición de bienes, prestación de servicios y construcción de
obras, sin contar previamente con la certificacións presupuestaria y la realización de
un proceso de contratación. eirfrA v sats
_mpresa Pública YACHAY E.P. 36
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
7 Dispondrá a la Gerente Administrativa Financiera, verifique que toda adquisición de
bienes o servicios cuente con la documentación de respaldo y que se deriven de un
proceso de contratación debidamente autorizado y formalizado legalmente, en caso
de incumplimiento mediante informe, comunicará del particular al Gerente General
para que se realicen las acciones correctivas del caso.
Ingreso de personal a la Empresa Pública Yachay E.P. sin documentación
obligatoria para su vinculación
Los Directores de Talento Humano en sus respectivos períodos de actuación, ejecutaron
procesos de contratación e incorporación de servidores, mediante la modalidad de libre
nombramiento y remoción; así como, a través de la suscripción de contratos de servicios
profesionales, sin contar con la documentación completa requerida en forma previa para
su ingreso a Yachay E.P.; situación que no fue observada por los Gerentes
Administrativos Financieros, en sus respectivos períodos de actuación; y, por la
Directora de Talento Humano, actuante entre el 1 de diciembre de 2014 y el 2 de
diciembre de 2016, así tenemos:
Los Directores de Talento Humano no verificaron que previo a la firma de 28
acciones de personal de 22 servidores, se cumpla con la presentación de los
requisitos habilitantes, como: certificación de no tener impedimento legal para
ingresar al servicio público y declaración patrimonial juramentada de inicio de
gestión; situación que no fue observada al suscribir dichos documentos por los
Gerentes Administrativos Financieros en 27 oportunidades y la Directora de Talento
Humano actuante entre el 1 de diciembre de 2014 y el 2 de diciembre de 2016 en
una ocasión.
Los Gerentes Administrativos Financieros, en sus respectivos períodos de
actuación, suscribieron 6 contratos de servicios profesionales, sin contar con toda la
documentación habilitante descrita en el párrafo anterior, y previamente con las
autorizaciones de la contratación, certificado de autorización de trabajo para
extranjeros emitido por el Ministerio de Trabajo, los informes técnicos favorables de
la Dirección de Talento Humano en los que se especifique las actividades que
realizarían y la justificación de que las labores asignadas a los contratados no podían
ser eiecutadas por el personal de la institución, anexo 6. Tern-iza sna
Cmpresa Pública YACHAY E.P. 37
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Con oficios del 051 al 058-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales a los Directores de Talento Humano y
Gerentes Administrativos Financieros, en sus respectivos períodos de actuación.
El Director de Talento Humano, en funciones del 5 de diciembre de 2016 al 12 de junio
de 2017, con oficio CLPO-TH-CGE-0011-0 de 7 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... Sobre el faltante o no evidencia del "Certificado de no tener impedimento de ejercer cargo público"; en mi periodo de gestión según los seis (6) funcionarios descritos en el cuadro de observaciones; debo manifestar que la Dirección de Talento Humano a mi cargo siempre verificó que los servidores y funcionarios cumplieran este requisito; sin embargo, hay que tomar tres consideraciones en cuenta.- a) El movimiento, traslado, embalaje, transporte, apertura y reubicación de los Archivos Físicos de Talento Humano entre la ciudad de Quito y Urcuquí pudieron causar el extravío, embrolle, sustracción o destrucción de los documentos antes descritos en cada uno de los expedientes que se hace referencia.- b) El funcionario a cargo del proceso verificó en el portal del Ministerio del Trabajo, mas no imprimió el documento complementario como responsabilidad propia de su trabajo.- c) El funcionario a cargo del proceso verificó en el portal del Ministerio del Trabajo, imprimió el documento complementario, pero la contra parte que administraba el Archivo Físico de talento Humano, no remitió al expediente o si lo hizo puede que desapareció o destruyó por las consideraciones antes descritas por el movimiento del Archivo...".
La Directora de Talento Humano, actuante entre el 1 de diciembre de 2014 y él 2 de
diciembre de 2016, con comunicación de 14 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... revisando el cuadro anexo... permito señalar que lo que corresponde a mi gestión, se solicitó todo(sic) todos los documentos habffitantes... del listado de servidores que detalla en el adjunto, son servidores que ingresaron con fecha anterior a la fecha del período de examen, que si bien es cierto por decisiones de las autoridades pasaron a desempeñar otro cargo, esto no significa que la normativa señale a que deban presentar nuevamente los documentos habilitantes, como lo específica para la declaración juramentada de inicio de gestión...".
La Gerente Administrativa Financiera, en funciones del 14 de febrero de 2015 al 31 de
enero de 2016, con oficio GVDP-0013-2017 de 13 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... En mi gestión como Gerente Administrativa Financiera que es un rol de coordinación y supervisión de procesos más no de ejecución de los mismos y dando cumplimiento al rol que correspondió a mi cargo se emitieron las directrices Euna Ni cruz-,
Empresa Pública YACHAY E.P. 38
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales a la Dirección de Talento Humano, tanto así que desde un inició genere el documento... denominado Descripción de Funciones con fecha 02 de mayo de 2013 entre las cuales se responsabiliza a la Directora de Talento Humano "Administrar los procesos de selección de personal"... Además por parte de la Dirección de Talento Humano se estableció un check list donde constan los documentos que deben incorporarse a los expedientes de personal... es importante mencionar que la Dirección de Talento Humano cumplió a cabalidad con la revisión y control de los requisitos previos para la vinculación del personal a contrato, así como con los expedientes del personal, pues de conformidad con el Acta Entrega Recepción de Archivos de... se desempeñó como Directora de Talento Humano dentro del período de mi gestión, entregó con fecha 02 de diciembre de 2016 los archivos tanto digitales como físicos dando cumplimiento a lo establecido en el Reglamento de Gestión Documental que se emitió para el efecto y en el cual se puede verificar que la documentación y expedientes de personal tanto activos como pasivos no reportan ninguna novedad y fue recibido por el funcionario.., que asumió la Dirección de Talento Humano.- Por lo expuesto, solicito se considere la mencionada acta entrega recepción que me permito anexar al presente y en la que podrá revisar que se ha resaltado los números de cédulas indicados en el anexo del borrador de informe en donde se indica claramente y de manera detallada que NO EXISTE NOVEDADES en la entrega de los expedientes de los servidores; por lo cual se evidencia que la información y documentación fue solicitada de manera oportuna a las personas que fueron vinculadas a la empresa pública, la misma que debe reposar en el archivo de la Dirección de Talento Humano...".
El Gerente Administrativo Financiero, subrogante, que actuó del 1 de diciembre de 2014
al 13 de febrero de 2015, con comunicación de 14 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, indicó:
... Es importante indicar que en la Empresa Pública Yachay E. P., la señora Gerente Administrativa Financiera titular, a quien subrogué durante su periodo de maternidad; emitió directrices y la descripción de funciones a la Dirección de Talento Humano, entre las cuales se responsabiliza a la Directora de Talento Humano a 'Administrar los procesos de selección de personal" y los temas referentes a los "21. Expedientes de personal... es importante tomar en consideración que existieron cambios de personal, entre ellos de la titular de la Dirección de Talento Humano y finalmente el traslado a la ciudad de Urcuquí de la Empresa y sus archivos. En tal sentido solicito.., valide el acta entrega recepción de archivos entre la Directora saliente y el... Director entrante, que en lo principal detalla que no existen novedades en la entrega de archivos de la Dirección de talento humano, entre los cuales se encuentran los expedientes de contratación de personal...".
La Gerente Administrativa Financiera, en funciones del 1 de febrero de 2016 al 7 de
noviembre de 2016, con comunicación de 14 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, manifestó: b"-irrno HUEUE.
Empresa Pública YACHAY E.P. 39
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales • "... En mi gestión como Gerente Administrativa Financiera que es un rol de coordinación y supervisión de procesos más no de ejecución de los mismos y dando cumplimiento al rol que correspondió a mi cargo se emitieron las directrices a la Dirección de Talento Humano.- Es importante señalar, que la Dirección de Talento Humano contaba con el documentó, denominado Descripción de Funciones con fecha 02 de mayo de 2013 entre las cuales se responsabiliza a la Directora de Talento Humano "Administrar los procesos de selección de personal" de la misma manera en el mismo documento se señalaron de manera taxativa los productos que debía generarse entre ellos "21. Expedientes de personal", el mismo que seguía vigente durante mi gestión... En mi período de gestión... se estableció directrices sobre la administración de los expedientes de personal para lo cual se desarrolló formatos como un check list de los documentos que debe contener el expediente, indicando el orden de los mismos, esto como una medida de control...".
Lo manifestado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto
en los expedientes de los servidores contratados, no se evidenció la documentación
requerida para ocupar cargo público, previo a la suscripción de las acciones de personal
y contratos de servicios profesionales; es decir, no se encontró los certificados de no
tener impedimento para ejercer cargos públicos y declaraciones juramentadas de Inicio
de Gestión, los cuales fueron obtenidos posterior a la fecha de suscripción de las
acciones de personal y contratos; y, en otros casos fueron presentados en el inicio de
gestión de cargos anteriores.
Las situaciones comentadas se originaron, por cuanto los Directores de Talento Humano
no emitieron los respectivos informes técnicos favorables y no verificaron el
cumplimiento de los requisitos y obligaciones establecidos en la normativa vigente para
la selección y reclutamiento del personal previo al inicio de las actividades de los
servidores vinculados laboralmente, lo cual no fue observado por los Gerentes
Administrativos Financieros; y, la Directora de Talento Humano actuante erítre el 1 de
diciembre de 2014 y el 2 de diciembre de 2016, ocasionando que se vincule a servidores
públicos sin contar con la documentación necesaria previo al ingreso.
Los Gerentes Administrativos Financieros y los Directores de Talento Humano, en sus
respectivos períodos de actuación, inobservaron lo señalado en los artículos: 52 literales
a), i) y I) de la Ley Orgánica del Servicio Público; 148 de su Reglamento General; 24,
28, 29, 31, 67 y 75 de la Resolución 02-DIR-YACHAYEP de 28 de noviembre de 2013,
que contiene la Norma Interna de Administración de Talento Humano de la empresa
Pública Yachay E.P.; 3 numeral 7 y 5 numeral 1 de la Resolución YACHAY EP-GG-2015
0028 de 20 de octubre de 2015; 30 literales a.1), a.2), b.1) y b.2), 33, 34 y 35 literal d) b›.)Al2EOTA
Empresa Pública YACHAY E.P. 40
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de la Norma Técnica del Subsistema de Planificación de Recursos Humanos, emitida
con Resolución SENRES 2005-00141, publicada en Registro Oficial 187 de 13 de enero
de 2006; las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-
03 Supervisión, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo y 407-03 Incorporación
de personal; e, incumplieron lo dispuesto en el literal a) y c) del numeral 2 del artículo
77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusiones
No se evidenció en los expedientes de 22 servidores vinculados al sector público
mediante 28 acciones de libre nombramiento y remoción; y, 6 por contratos de
servicios profesionales, la documentación de los requisitos previos de carácter
general y específico, exigidos por el Ministerio de Relaciones Laborales, actual
Ministerio del Trabajo, y por la Empresa Pública Yachay E.P., situación que no fue
considerada por los Gerentes Administrativos Financieros en 28 oportunidades y por
la Directora de Talento Humano actuante entre el 1 de diciembre de 2014 y el 2 de
diciembre de 2016, en una ocasión, originando se incorpore al sector público,
personal sin la documentación suficiente y competente para su nombramiento y
contratación.
En los expedientes de 6 contratos civiles de servicios profesionales, no se encontró
el requerimiento con la motivación de la necesidad de contratación y la autorización
por la instancia correspondiente; así como, el certificado de autorización de trabajo
para extranjeros emitido por el Ministerio de Trabajo, los informes técnicos
favorables emitidos por la Dirección de Talento Humano en los que se especifique
las actividades que debían realizar y la justificación de que las labores asignadas a
los contratados no podían ser ejecutadas por el personal de la institución,
situaciones que se originaron, por cuanto los Directores de Talento Humano no
verificaron el cumplimiento de los requisitos y obligaciones establecidos en la
normativa vigente para la selección y reclutamiento del personal previo al inicio de
las actividades de los servidores vinculados laboralmente, lo cual no fue observado
por los Gerentes Administrativos Financieros; y, la Directora de Talento Humano, lo
que originó que no se vincule al servicio público sin contar con los documentos
habilitantes que justifiquen y amparen las contrataciones de personal a la institución. _.4104earrick urto
Empresa Pública YACHAY E.P. 41
Dirección Nacional de Auditorio de Sectores Sociales
Recomendaciones
• A la Gerente Administrativa Financiera
8 Suscribirá los contratos de servicios profesionales y acciones de personal, una vez
que verifique el formulario de chequeo de la documentación emitido porel Director
de Talento Humano, suscrito conjuntamente con los responsables de la validación.
Al Director de Talento Humano
9 Verificará que el personal para el ingreso a la institución pública, presente toda la
documentación de sustento requerida por los organismo competentes e
institucionales, para lo cual emitirá un formulario de chequeo de la documentación,
que contendrá las firmas de responsabilidad de los servidores que validen el
cumplimiento de la presentación de los documentos requeridos para la suscripción
de los contratos y acciones de personal.
Deficiencias en la ejecución del contrato 151-2014 para la construcción vecindario
San José, en la Ciudad del Conocimiento Yachay
El Gerente Administrativo Financiero, subrogante y el Representante Legal de China
International Water & Electric Corp-CWE Ecuador, el 24 de diciembre de 2014,
suscribieron el contrato 0151-2014, para la "Construcción del vecindario San José, 34
casas, ubicada en la ciudad del conocimiento Yachay, cantón San Miguel de Urcuquí,
provincia de Imbabura", por 4 396 967,66 USD, con un plazo de 210 días, a partir de la
entrega del anticipo, cancelado con comprobantes de pago 586, 710 y 748 de 25 de
febrero, 11 y 23 de marzo de 2015, por 527 516,12 USD, 1 164 931,43 USD y
505 536,28 USD, respectivamente.
A>crpi-yria. has
Empresa Pública YACHAY E.P. 42
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
En la cláusula décima cuarta del referido contrato se designó como Administrador al
Director de Construcciones, señalando como una de sus funciones y responsabilidades,
el velar por la correcta ejecución del contrato.
Por otra parte, el Director Administrativo y el contratista con RUC 1801508332001, el 20
de febrero de 2015, suscribieron el contrato de consultoría 0015-2015, con el objeto de
ejecutar, terminar y entregar a entera satisfacción la fiscalización del contrato
0151-2014 para la construcción del vecindario San José.
Del análisis a la ejecución del contrato 0151-2014, se determinaron las siguientes
novedades:
Contratista no colocó el material ofertado
En las Planillas 5, 7 y 8 de avance de obra de 5 de septiembre, 5 de noviembre y 5 de
diciembre de 2015, respectivamente, suscritas por el Fiscalizador, el Administrador y el
Contratista, se determinó que en el análisis de precios unitarios del rubro "Gradas con
tablón de madera de colorado", presentado por el contratista, se incluyó el material
"Piezas colorado 0,15 x 0,15 x 3 m." por 8 unidades, el cual debía ser colocado en las
34 casas del Vecindario San José de la Ciudad del Conocimiento; sin embargo, de la
inspección efectuada al proyecto, se evidenció que no se colocó el citado material en
las viviendas, por lo que 6 120,00 USD que corresponde a este material, no fue
descontado de las planillas, como se detalla a continuación:
Rubro Precio Precio Diferencia Cantidad Valor a unitario unitario del precio ejecutada l descontar
contractual corregido unitario U. USD USD USD USD
Gradas con tablón de madera de colorado
2723,90 2 543,90 180,00 34 6120,00
El Fiscalizador contratado, el 15 de septiembre, 17 de noviembre y 18 de diciembre de
2015, emitió los "INFORMES DE FISCALIZACIÓN PARA EL PAGO DE PLANILLAS DE
AVANCE DE OBRA"5, 7 y 8, respectivamente, documentos en los cuales señaló que el
Contratista dio cumplimiento a las especificaciones técnicas solicitadas en el contrato
0151-2014, dentro de los que se incluyó el rubro "Gradas con tablón de madera de
colorado". cuAgernA Ter--.5
Empresa Pública YACHAY E.P 43
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
El Administrador de Contrato, el 21 de septiembre, 2 de diciembre y 28 de diciembre de
2015, elaboró los informes de satisfacción de las planillas de avance de obra 5, 7 y 8, y
como parte de sus recomendaciones en términos similares, señaló:
"... Una vez revisada y aprobada la PLANILLA... DE AVANCE DE OBRA, de construcción ejecutada... puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador del Contrato, con memorandos YACHAY-DDC-2015-0152-MI,
YACHAY-DDC-2015-0197-MI y YACHAY-GIC-2015-0758-MI de 24 de septiembre, 10 y
31 de diciembre de 2015, respectivamente, solicitó efectuar el pago al contratista en los
mismos términos presentados por el Fiscalizador, sin realizar observación alguna
respecto a los materiales Planillados, que no fueron instalados por el contratista.
Esta situación se presentó por cuanto el Fiscalizador contratado, en la elaboración de
las planillas e informes de fiscalización, no determinó que se cumpla con la colocación
de todos los materiales ofertados en el análisis del precio unitario del rubro "Gradas con
tablón de madera de colorado"; y, el Administrador del Contrato no verificó el
cumplimiento de las especificaciones técnicas de los materiales utilizados en la
construcción de las 34 casas, al momento de suscribir las planillas, aprobarlas, emitir
sus informes de satisfacción y tramitar su pago correspondiente, ocasionando un pago
no justificado de 6 120,00 USD.
Rubros pagados para la construcción de 6 casas adicionales a las contratadas, sin
autorización
En la Planilla 1 de Avance de Obra de 5 de mayo de 2015, suscrita por el Fiscalizador,
el Administrador y el Contratista, se estableció que se incluyó 4 rubros por 7 967,83
USD, para la construcción de 6 casas, adicionales a las 34 establecidas en el objeto del
contrato 0151-2014.
En el expediente de la ejecución de la obra no se encontró autorizaciones escritas,
emitidas oportuna y formalmente por el Fiscalizador contratado o por el Administrador,
en las cuales se autorizó al contratista realizar estos trabajos adicionales; sin embargo,
el Fiscalizador presentó el "INFORME DE FISCALIZACIÓN PARA EL PAGO DE
PLANILLAS DE AVANCE DE OBRA 1" de 14 de mayo de 2015, documento en el cual
se evidenció incluidos los rubros para la construcción de 6 casas adicionales, como se
detalla a continuación: /5w/wat-mit y Oisestito
Empresa Pública YACHAY 44
Diferencia Cantidad verificada Rubro Planilla
Precio Valor unitario diferencia
USD USD
Cantidad planillada
E Concepto E U
1 E Mampara de i l M2 vidrio
325,55 563,20 89 5 y 6 158,07 159,80 1,73
CuilL5
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
# del Rubro Rubro Planilla
Cantidad planillada en las 6 casas adicionales
Precio unitario
USD
Valor de las 6 casas adicionales
USD 3 Limpieza manual del terreno M2 1 300,50 2,21 2874,11
4 Movimiento de tierras a maquina M3 163,02 4,49 731,96
5 Desalojo de material cle-. M3 excavación hasta 10 km.
195,62 5,79 1132,64
10 Relleno compactado con material de excavación
M3 371,59 8,69 3229,12
Total 7 967,83
El Administrador de Contrato, el 20 de mayo de 2015, elaboró el informe de satisfacción
de la planilla 1 de avance de obra, como parte de su recomendación, señaló:
"... Una vez revisada y aprobada la PLANILLA... DE AVANCE DE OBRA, de construcción ejecutada... puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador del Contrato con memorando YACHAY-DDC-2015-0067-Ml de 21 de
mayo de 2015 solicitó efectuar el pago al contratista en los mismos términos
presentados por el Fiscalizador, sin efectuar observaciones, objeciones o deducciones
con respecto a la inclusión de rubros para la construcción de casas adicionales a las
definidas en el objeto contractual.
Esta situación se presentó por cuanto el Fiscalizador contratado, no verificó ni objetó las
Cantidades. planilladas por el contratista para la construcción de 6 casas adicionales a
las contratadas, mismas que se ejecutaron sin la autorización previa de la entidad
contratante; y, por cuanto el Administrador del contrato no observó el particular al
momento de suscribir la planilla, aprobarla, emitir sus informes de satisfacción y solicitar
su pago, ocasionando un pago en exceso al Contratista de 7 967,83 USD.
Pago de rubros con cantidades mayores a las ejecutadas
En las Planillas de Avance de Obra 5, 6, 7 y 8 de 5 de septiembre, 5 de octubre, 5 de
noviembre y 5 de diciembre de 2015, respectivamente, suscritas por el Fiscalizador
contratado, el Administrador y el Contratista, se evidenció la inclusión de 4 rubros, cuyas
cantidades al ser verificadas reflejan diferencias, como se detalla a continuación:
Empresa Pública YACHAY E.P 45
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104
72
107
templado de 10 mm
Punto de tomacorriente polarizado Policarbonato macizo
Breaker
u
rvi
u
7 y 8
6, 7 y8
6, 7 y8
1 462,00
480,25
578,00
1428,00
391,30
510,00
34,00
88,95
68,00
36,99
48,83
17,98
Total
1 257,66
4 343,43
1 222,64
7 386,93
El Fiscalizador contratado emitió los "INFORMES DE FISCALIZACIÓN PARA EL PAGO
DE PLANILLAS DE AVANCE DE OBRA" 5, 6, 7 y 8, el 15 de septiembre, 13 de octubre,
17 de noviembre y 18 de diciembre de 2015, respectivamente, en la cual no se reflejó
la diferencia entre las cantidades planilladas con las ejecutadas realmente.
El Administrador de Contrato el 21 de septiembre, 27 de octubre, 2 de diciembre y 28
de diciembre de 2015, elaboró los informes de satisfacción de las planillas de avance
de obra 5, 6, 7 y 8, señalando como parte de sus recomendaciones lo siguiente:
"... Una vez revisada y aprobada la PLANILLA... DE AVANCE DE OBRA, de construcción ejecutada... puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador del Contrato con memorandos YACHAY-DDC-2015-0152-MI,
YACHAY-DDC-2015-0183-MI, YACHAY-DDC-2015-0197-M1 y YACHAY-GIC-2015-
0758-MI de 24 de septiembre, 12 de noviembre, 10 y 31 de diciembre de 2015,
respectivamente, solicitó efectuar el pago al contratista en los mismos términos
presentados por el Fiscalizador, sin objetar las cantidades planilladas.
Los hechos comentados se produjeron por cuanto el Fiscalizador contratado no verificó
la exactitud de las cantidades planilladas en relación a las ejecutadas, al momento de
elaborar las planillas e informes de fiscalización, situación que no fue observada por el
Administrador del Contrato, al momento de suscribir la planilla, aprobarla, emitir sus
informes de satisfacción y solicitar su pago, ocasionando un pago en exceso al
contratista de 7 386,93 USD.
Con oficios del 172 al 174-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales al Fiscalizador contratado, al
Administrador del Contrato y al Representante Legal de la Contratista, respectivamente. tiiyealTA WiS
Empresa Pública YACHAY E.P 46
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales El Fiscalizador contratado y el Administrador de Contrato, con comunicaciones de 14 y
18 de diciembre de 2017, respectivamente, posterior a la conferencia de comunicación
de resultados, con respecto a material ofertado, en similares términos señalaron:
"... Sobre este hecho, la Fiscalización aprobó un rubro que efectivamente no contenía todos los elementos del análisis de precio unitario previsto; por lo que la observación de la Contraloría General del Estado le permitió a la Fiscalización corregir esta situación... Por lo tanto, dejo constancia que, en mi calidad de Fiscalizador y de acuerdo a mis atribuciones, he notificado debidamente al contratista con copia al Administrador del Contrato de Obra y Fiscalización, sobre mi decisión de descontar el valor de USO. 6.120,00, en la planilla de liquidación de la obra"...".
El Apoderado Especial de la contratista, con oficio CWEEC-GG/2017-019 de 21 de
diciembre de 2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, en su
parte pertinente, señaló:
"...Si bien es cierto no se utilizó las piezas de colorado de 0,15 x 0,15 x 3m como indica en los APUs, se procedió a utilizar vigas que fueron laboradas en forma escalonada, esto brindaba una mejor presentación y seguridad a las escaleras, y con una inversión similar a la ofertada, por esta razón fue aprobada por la fiscalización...".
Lo expresado por el Fiscalizador contratado, el Administrador de Contrato y por el
Contratista ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto en la obra no se utilizó el
material ofertado y aprobado con las características definidas en el análisis de precios
unitarios.
El Fiscalizador contratado y el Administrador de Contrato, con comunicaciones de 14 y
18 de diciembre de 2017, respectivamente, posterior a la conferencia de comunicación
de resultados, en relación al planillaje de varios rubros para la construcción de 6 casas
adicionales sin autorización, en similares términos señalaron:
"... efectivamente no existió autorización de la entidad contratante para ejecutar dicho rubro como lo menciona la Contraloría... por lo que dicha observación le permitió a la Fiscalización corregir esta situación... Por lo tanto, dejo constancia que, en mi calidad de Fiscalizador y de acuerdo a mis atribuciones, he notificado debidamente al contratista con copia al Administrador del Contrato de Obra y Fiscalización, sobre mi decisión de descontar el valor de USO. 7.967,83, en la planilla de liquidación de la obra...".
El Apoderado Especial de la contratista, con oficio CWEEC-GG/2017-019 de 21 de
diciembre de 2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, señaló:
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Empresa Pública YACHAY E.P. 47
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"... Estos rubros fueron ejecutados conforme los planos de diseño y con la autorización de la fiscalización y administración del contrato, puesto que el contrato contemplaba la construcción de 34 casas, pero el área de intervención implicaba el sector donde a futuro se decidiría si se construiría o no 6 casas adicionales, razón por la cual se intervino en esa área. Por lo tanto, no existe tal exceso de USO. 7.697,83...".
Lo señalado por el Fiscalizador contratado y el Administrador de Contrato ratifica la
observación de auditoría, por cuanto se realizó la ejecución de rubros adicionales a los
contratados; y, lo expresado por el Apoderado Especial de la contratista, no es
compartido por auditoría puesto a que, el objeto del contrato suscrito detallaba la
construcción de 34 casas.
El Fiscalizador contratado y el Administrador de Contrato, con comunicaciones de 14 y
18 de diciembre de 2017, respectivamente, posterior a la conferencia de comunicación
de resultados, con relación al pago de varios rubros con cantidades mayores a las
ejecutadas, en similares términos, señalaron:
"... por lo que la observación de la Contraloría General del Estado le permitió a la Fiscalización corregir esta situación... Por lo tanto, dejo constancia que, en mi calidad de Fiscalizador y de acuerdo a mis atribuciones, he' notificado debidamente al contratista con copia al Administrador del Contrato de Obra y Fiscalización, sobre mi decisión de descontar el valor de USO. 6.164,29, en la siguiente planilla de la obra...".
El Apoderado Especial de la contratista, con oficio CWEEC-GG/2017-019 de 21 de
diciembre de 2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... Se está procediendo a realizar una reliquidación de los rubros que se encuentran ejecutados, para proceder a realizar la presentación a la fiscalización...".
Lo expresado por el Fiscalizador contratado, el Administrador y el Apoderado Especial
de la contratista ratifican lo comentado por auditoría, puesto a que se evidenció
cantidades diferentes en los rubros planillados y que fueron pagados en exceso, sin que
previo a su trámite de pago hayan sido verificados, cuantificados y observados.
El Administrador de Contrato, el Fiscalizador contratado y el Contratista, inobservaron
lo establecido en los artículos: 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y 121 de su Reglamento General; numeral 3.2 de la cláusula
tercera "OBJETO DEL CONTRATO"; literales a), b), e), o), r) y u) del numeral 14.1, CU ACeeJTA C440 frImpresa Pública YACHAY E.P.
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Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
numerales 1, 2, 3 y 6 del numeral 14.3 de la cláusula décima cuarta "DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO" del contrato 0151-2014 suscrito el 24 de
diciembre de 2014; numeral 3.2 de la cláusula tercera "OBJETO DEL CONTRATO',
inciso primero del numeral 4.1 de la cláusula cuarta "OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA", literales a), b), c) y f) de la de la cláusula quinta "ALCANCE DE LOS
TRABAJOS", del contrato de consultoría 0015-2015 suscrito el 20 de febrero de 2015;
las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-03
Supervisión, 408-16 Administración del contrato y administración de la obra, 408-17
Administrador del contrato y 408-19 Fiscalizadores; por lo que, el Administrador de
contrato in-cumplió los literales a) y c) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado.
Conclusiones
El Fiscalizador contratado en la elaboración de las planillas e informes de
fiscalización, no verificó la colocación de todos los materiales ofertados en el análisis
del precio unitario del rubro "Gradas con tablón de madera de colorado"; y, el
Administrador del Contrato no verificó el cumplimiento de las especificaciones
técnicas de los materiales utilizados en la construcción de las 34 casas, con
referencia al citado rubro al momento de suscribir las planillas, aprobarlas, emitir sus
informes de satisfacción y tramitar su pago correspondiente, un pago en exceso por
6 120,00 USD.
El Fiscalizador contratado no objetó las cantidades planilladas por el contratista por
la construcción de 6 casas adicionales a las contratadas, mismas que se ejecutaron
sin la autorización previa de la entidad contratante; y, el Administrador del contrato
no observó el particular, al momento de suscribir la planilla, aprobarla, emitir sus
informes de satisfacción y solicitar su pago, lo que ocasionó que se realice un pago
en exceso al Contratista de 7 967,83 USD.
El Fiscalizador contratado no verificó la exactitud de las cantidades planilladas en
relación con las ejecutadas, al momento de suscribir las planillas e informes de
fiscalización, lo cual no fue controlado por el Administrador del Contrato al suscribir
la planilla, aprobarla, emitir sus informes de satisfacción y solicitar su pago, lo dio
lugar a que se realice un pago en exceso al Contratista de 7 386,93 USD.
WarTA 14UEUE
Empresa Pública YACHAY E.P 49
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Recomendaciones
Al Gerente General
10. Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos, que previo a suscribir las
planillas, aprobarlas, emitir sus informes de satisfacción y tramitar el pago
correspondiente, verifiquen la colocación e instalación de todos los materiales
ofertados en los análisis de precios unitarios de cada uno de los rubros de acuerdo
a las especificaciones técnicas establecidas y contratadas.
11 Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos, verifiquen que la ejecución
de los rubros y cantidades de obra estén de acuerdo con los volúmenes y
especificaciones técnicas contratadas; de ser necesario la inclusión o aumento de
estos rubros, deberán solicitar la documentación que sustente el aspecto técnico y
la necesidad para realizarlos en cumplimiento del procedimiento normativo
establecido para su regularización.
Deficiencias en la ejecución del componente 1 del contrato 0051-2015
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P. y el Representante Legal de la
Empresa CHINA GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED, el 25 de noviembre de
2015, suscribieron el contrato 0051-2015 para la construcción del Proyecto de
Infraestructura y Equipamiento Urbano, Fase I- Ciudad del Conocimiento Yachay. En
cuyo componente 1 "Sistema de agua potable y alcantarillado sanitario y pluvial", se
estableció 618,70 USD, se determinó las siguientes observaciones:
No se cumplió con la cláusula del cálculo de multas del contrato
El numeral 15.01.7 de la cláusula décima quinta "OTRAS OBLIGACIONES DE LAS
PARTES", del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre de 2015, señala:
"... La CONTRATISTA empleará el personal técnico y operacional en número suficiente para la ejecución de las obras y con la debida experiencia. El personal técnico deberá ser el mismo que consta en la Oferta. Para su reemplazo se deberá solicitar previamente a YACHAY E.P., a través del fiscalizador su conformidad, acompañada de la Hoja de Vida del profesional propuesto, quien obligatoriamente acreditará la capacidad técnica y experiencia similar o superior a la de su reemplazo...". A2opicuEnt4
Empresa Pública YACHAY E.P 50
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
En el numeral 18.01 de la cláusula décima octava, del referido contrato se designó como
Administrador del Componente 1, al Director de Construcciones de la Empresa Pública
Yachay EP. _
El Administrador de contrato, actuante del 25 de noviembre de 2015 al 6 de julio de
2016, con oficio YACHAY-DDC-2016-0006-00 de 28 de enero de 2016, al
Representante Legal de la Empresa CHINA GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED,
notificó:
"... De su parte se sirva remitir la nómina del personal técnico y maquinaria conforme su oferta presentada, y designar al Superintendente de Obra correspondiente...".
El Fiscalizador de la Obra, con oficio YACHAY-DDC-2016-0011-00 de 5 de febrero de
2016, por' segunda ocasión, al Apoderado en Ecuador de la Empresa CHINA
GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED, le solicitó:
"... remitir la nómina del personal técnico y maquinaria conforme su oferta presentada, y designar al Superintendente de Obra correspondiente...".
El Fiscalizador de Obra y el Administrador de Contrato, actuante del 25 de noviembre
de 2015 al 6 de julio de 2016, con oficios YACHAY-DDC-2016-0017-00 y YACHAY-
DDC-2016-0018-00 de 3 de marzo de 2016, nuevamente solicitaron al Apoderado en
Ecuador de la Empresa CHINA GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED, lo siguiente:
"... remitir la nómina del personal técnico y maquinaria conforme su oferta presentada, y designar al Superintendente de Obra correspondiente...".
Las solicitudes presentadas por los servidores, se originaron por cuanto el personal que
se encontraba laborando no era el ofertado por el contratista, por ende la fiscalización
debía aprobar el cambio de los profesionales, los mismos que debían cumplir con la
experiencia exigida en los pliegos, para así proceder a ejecutar los trabajos de
construcción.
El Gerente General del Proyectó de la Empresa CHINA GEZHOUBA GROUP
COMPANY LIMITED, con oficio CGGC-2016-YACHAY-008 de 3 de marzo de 2016,
recibido por la Empresa Pública Yachay E.P., el 11 de los mismos mes y año, remitió la
información relacionada con el personal técnico de la oferta, dando así cumplimiento a avE-FTA y 01O
Empresa Pública YACHAY E.P. 51
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales los requerimientos del Administrador y el Fiscalizador del Contrato, a pesar de haber
transcurrido 43 días desde su solicitud inicial, indicando:
"... me permito poner en consideración los nombres de los profesionales que forman parte del equipo técnico del Proyecto Yachay y los nombres de los profesionales que por este medio, solicito sean aprobados para sustituir a los de la oferta...".
El Fiscalizador, el Administrador del Contrato actuante del 25 de noviembre de 2015 al
6 de julio de 2016 y el Contratista, suscribieron las planillas 1 y 2 de avance de obra, sin
considerar ninguna deducción o cálculo de multas.
El Fiscalizador el 5 de mayo de 2016, elaboró el "INFORME DE FISCALIZACIÓN
PREVIO PAGO PLANILLA No 1'; en cuyo numeral 6 "DETALLE DE CUANTIFICACIÓN
DE MULTAS", no determinó ningún valor a ser deducido al contratista, y en el numeral
7.2.2 "Control de disponibilidad de personal de la contratista", señaló:
"... Durante el periodo de la planilla, el Contratista SI mantuvo en obra, el personal requerido para la ejecución de los trabajos previstos...".
El Administrador del Contrato, actuante de 25 de noviembre de 2015 al 6 de julio de
2016, el 24 de mayo de 2016 emitió el "INFORME DE SATISFACCIÓN DEL
ADMINISTRADOR DE LA PLANILLA N°1 DEL CONTRATO No. 0051-2015, DEL
COMPONENTE Nro. 1", señalando:
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla No. 1 de Avance de Obra Contractual y la planilla No. 1 de avance de obra de diferencia de cantidades, puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Fiscalizador para el caso de la planilla 2, remitió al Administrador de Contrato el
memorando YACHAY-DDC-2016-0066-MI de 3 de junio de 2016, en el cual, señaló:
"... En vista de que se cumple los requisitos para el pago de la planilla correspondiente, solicito a Ud., dar el trámite pertinente...".
En base al citado documento, el Administrador del Contrato actuante ,del 25 de
noviembre de 2015 al 6 de julio de 2016, el 7 de junio de 2016 elaboró el "INFORME DE
SATISFACCIÓN DEL ADMINISTRADOR DE LA PLANILLA N°2 DEL CONTRATO No.
0051-2015, DEL COMPONENTE Nro. 1"; y, con memorando YACHAY-DDC-2016-
0068- MI, de 08 de junio de 2016, señaló: ,..c594hicue4-1741 Y Das
Empresa Pública YACHAY E.P. 52
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla No, 2 de Avance de Obra Contractual y la planilla No. 2 de avance de obra de diferencia de cantidades, puede continuarse con el trámite correspondiente..."
A pesar de haberse emitido los documentos referidos no se continuó con el trámite de
pago; sin embargo, el Fiscalizador, el Administrador de Contrato actuante del 22 de julio
de 2016 al 9 de enero de 2017 y el contratista, suscribieron nuevamente las planillas 1
y 2; para lo cual, el Fiscalizador con informe mensual de 8 de diciembre de 2016,
presentó al nuevo Administrador de Contrato, actuante de 22 de julio de 2016 al 9 de
enero de 2017 los informes de las planillas 1 y 2, para que se dé trámite al pago,
adjuntando la documentación respectiva; sin embargo, en los literales B.3.1. "MULTAS"
y G. "OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES" de los citados documentos no se
hizo constar ningún valor de multas a ser descontadas y se recomendó el pago sin
deducciones.
El Administrador del Contrato, actuante de 25 de julio de 2016 al 9 de enero de 2017, al
contar conios informes de fiscalización junto con la documentación generada en la obra,
emitió el 12 de diciembre de 2016, los informes de satisfacción de las planillas 1 y 2; y,
con memorando YACHAY-DDC-2016-0202-Ml de 23 de diciembre de 2016, solicitó a la
Gerente Administrativa Financiera el pago de las referidas planillas; en las mismas
cantidades que fueron reportadas por el Fiscalizador, sin considerar multa alguna por el
incumplimiento en la presentación del equipo técnico, a pesar de contar con el
expediente, en el cual se evidenció los oficios de las solicitudes efectuadas por el
Fiscalizador y el anterior Administrador.
Los literales a) y b) del numeral 11.04 de la cláusula undécima del contrato 0051-2015
de 25 de noviembre de 2015, señalan:
"... La CONTRATANTE sancionará a la CONTRATISTA, con una multa diaria equivalente al 0.1 por mil del valor del contrato, por cada día de retraso, en los siguientes casos aplicables a componentes de Obra:.- a) Si no dispone del personal técnico u operacional del Equipo del Proyecto, de acuerdo a los compromisos coniractuales,...- b) Si la CONTRATISTA no acatare las órdenes de la fiscalización o de YACHAY EP las que se realizarán conforme las atribuciones previstas en el contrato y el ordenamiento jurídico ecuatoriano; esta multa se aplicará durante el tiempo que dure este incumplimiento...".
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador al elaborar las planillas y los
informes mensuales de avance de obra; y, los Administradores del Contrato en cada •1 lidEs mpresa Pública YACHAY E.P.
53
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales uno de sus períodos de actuación, al emitir sus informes de satisfacción y solicitar el
pago, respectivamente, no observaron el incumplimiento del Contratista en la
presentación del personal técnico ofertado, particular que fue solicitado por varias
ocasiones por los citados servidores, por lo que no se realizó ningún descuento ni se
impuso la multa de 280 229,36 USD por los 43 días en los cuales el contratista no
cumplió con la presentación del personal ofertado.
Ensayos de laboratorio de compresión del hormigón no se cumplió de acuerdo a la
normativa
En las planillas 3, 4, 5, 6, 9 y 10 del componente 1 del contrato
051-2015, se estableció que se realizaron los ensayos de los elementos estructurales
del hormigón entre los 13 y 90 días desde la toma de muestra del cilindro de hormigón,
debiendo realizarse este procedimiento a los 28 días, conforme lo determina el numeral
9.7.3 Pruebas de resistencia en probetas de la Norma Ecuatoriana de la Construcción
— NEC-SE-HM - Estructuras de Hormigón Armado, expedida mediante Acuerdo
Ministerial 0047 de 15 de diciembre de 2014, que señala:
"... 9.7.3 Pruebas de resistencia en probetas. - Las probetas que se utilizarán para aceptación del hormigón, serán ensayadas a la edad de 28 días siguiendo los requerimientos de la norma NTE INEN 1573 o ASTM C39 para probetas cilíndricas y la norma NTE INEN 2554 ó ASTM C78 para las probetas tipo viga. Los procedimientos de las normas ASTM C617 y ASTM C1231 también deben cumplirse según se requiera...".
El hecho comentado se evidenció en los ensayos de 52 cilindros de hormigón
correspondientes a las 6 planillas referidas, Anexo 7.
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador no controló que la realización de
los ensayos de hormigón se efectúe en las edades correspondientes y emitió los
informes sin considerar lo señalado en la normativa; además, los Administradores de
Contratos, actuantes del 25 de julio de 2016 al 9 de enero de 2017 y del 10 de enero al
31 de julio de 2017, aprobaron las planillas 3, 4, 5, 6, 9 y 10; y, emitieron los informes
de satisfacción de 12, 14 y 22 de diciembre de 2016; y, 23 de febrero de 2017; sin
verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas para el hormigón,
ocasionando que no sea posible verificar la resistencia específica y técnica del rubro en
los términos establecidos en la normativa. wittlPo
Empresa Pública YACHAY E.R 54
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Anticipo y planillas de pago sin reajuste de precios
La Empresa Pública Yachay EP., el 15 de agosto y 26 de octubre de 2016, efectúo el
pago del anticipo correspondiente al componente 1 del contrato 051-2015; y, posterior
a ello, el Fiscalizador de la obra, a partir del 8 de diciembre de 2016, suscribió y presentó
los informes mensuales para el pago de las planillas 1 a la 10 de avance de obra e
incremento de cantidades.
Los Administradores de Contratos, actuantes entre el 25 de julio de 2016 y el 9 de enero
de 2017 y entre el 10 de enero y el 31 de julio de 2017, al contar con los respectivos
informes por parte del Fiscalizador, elaboraron los informes de satisfacción de 12, 14 y
22 de diciembre de 2016; y, 23 de febrero de 2017, respectivamente; emitieron los
memorandos YACHAY-DDC-2016-0202-MI, 0204-MI; y, EPYEP-DDC-2017-0047-MI de
23 y 28 de diciembre de 2016; y, de 24 de febrero de 2017, respectivamente,
efectuándose los siguientes pagos:
Descripción
Anticipo
Planilla 1,2,3,4,5,6,7,8,9
Planilla 10
Valor USD
32 584 809,35
5 392 277,67
2 257 813,73
Fecha del pago
2016-08-15
2016-10-26
2017-02-07
2017-04-26
2017-06-09
Cargo al Presupuesto
Yachay EP
Crédito Externo EXIM BANK
Yachay EP
Crédito Externo EXIM BANK
Yachay EP
%087
15%
857;
15%
85%
15%
Total
Valor USD
4 887 721,40
27 697 087,95
808 841,65
4 583 436,02
338 672,06
38 315 759,08
Sin embargo, se evidenció que en los valores calculados, planillados y aprobados, no
se realizaron los reajustes de precios por 954 379,23 USD, Anexo 8.
Respecto al mencionado cálculo de reajuste de precios, el numeral 5.06 de la cláusula
quinta del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre de 2015, para la construcción del
Proyecto de Infraestructura y Equipamiento Urbano, Fase 1- Ciudad del Conocimiento
Yachay, señala:
"... se reajustarán para el efecto de pago del Anticipo y de las planillas de ejecución de obra, mediante la aplicación de fórmulas matemáticas elaboradas a las condiciones vigentes treinta (30) días antes de la fecha de la presentación de la Oferta y las condiciones vigentes a la fecha efectiva del pago...,".
&oriceEhn-11V aneo
Empresa Pública YACHAY E.P. 55
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales Los hechos comentados se originaron, por cuanto el Fiscalizador no realizó los cálculos
de reajustes de precios, para consignar los valores netos que debían ser pagados en el
anticipo y en las planillas de la 1 a la 10; y, los Administradores del Contrato, en sus
respectivos períodos de actuación, revisaron y tramitaron las planillas, emitieron sus
informes de satisfacción y solicitaron el pago de los valores planillados, sin observar la
falta del cálculo de reajuste de precios; lo que ocasionó un pago en exceso al contratista
de 954 379,23 USD.
Con oficios 193 al 204-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de 2017,
se comunicó los resultados provisionales a los Administradores de Contrato, al
Fiscalizador; y, al Apoderado de la Empresa China Gezhouba Group Company Limited,
respectivamente.
El Fiscalizador y el Administrador del contrato en funciones del 25 de noviembre de 2015
al 6 de julio de 2016, con oficio EPYEP-DDC-2017-0001-FQ y comunicación de 12 y 18
de diciembre de 2017, respectivamente, posterior a la conferencia final de comunicación
de resultados, respecto de la falta de cumplimiento de la cláusula de cálculo de multas
del contrato, en similares términos señalaron:
"... La Contratista con oficio CGGC-2016-YACHAY-008 de 3 de marzo de 2016, recibido el 11 de marzo de 2016 en Gestión documental de Yachay, pone en consideración los nombres de los profesionales que forman parte del equipo técnico del proyecto Yachay y los nombres de los profesionales, que por este medio, solicitamos sean aprobados para sustituir a los de la oferta... La Empresa China Gezhouba Group Company Limited, no legalizó la nómina total del personal técnico debido a que el único frente de trabajo 017 el periodo del 28-ene-2016 al 31-mar-2016 fue el de ejecución de los tanques de reserva 3 y 4 de agua potable, replanteo, nivelación y un porcentaje mínimo de excavación para alcantarillado pluvial de la zona B, obras que no amerilaban todo el personal propuesto para el Componente 1... Con estos antecedentes, la Fiscalización y Administración del contrato no consideraron pertinente aplicar multas por este concepto ya que se encontraban laborando en obra los profesionales que constan en el Acta de Reunión Nro. 2016-002, de fecha 08 de febrero de 2016; adicionalmente a lo expuesto, la contratista se encontraba ejecutando la obra sin recibir el anticipo. Lo relatado evidencia que esto no generó perjuicio alguno a YACHAY E.P...".
Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto el
Fiscalizador y el Administrador del Contrato, al momento de emitir sus informes y
aprobar las planillas, respectivamente, no detallaron el incumplimiento de las
obligaciones de la contratista, ya que el personal que se encontraba laborando no
correspondía al presentado en la oferta, y pese a los requerimientos efectuados no se jpamishei SEIS
Empresa Pública YACHAY E. P 56
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales dio cumplimiento a dicha obligación, motivo por el cual se generó una multa que no fue
cobrada
El Administrador del contrato en funciones del 25 de julio de 2016 al 9 de enero de 2017,
con comunicación de 20 de diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de
comunicación de resultados, en su parte pertinente, señaló:
"... Al respecto es claro que las planillas ejecutadas estuvieron fuera de mi gestión de Administrador, pero las cuales tuve que tramitar, y para solicitar el pago me base en la revisión de la documentación que existían tanto en los informes de la fiscalización como del administrador, en los cuales en ningún momento se solicitó el cobro de una multa por incumplimiento del personal...".
Lo comentado por el servidor no es compartido por auditoría, por cuanto a partir del 8
de diciembre de 2016, periodo en el cual estaba en funciones, el Fiscalizador remitió
los informes de las planillas 1 y 2 junto con la documentación generada en la
construcción, dentro de la cual constaba los oficios generados hacia la contratista
solicitando por varias ocasiones la presentación del personal técnico que constaba en
la oferta, sin que éstos fueran considerados previo al pago.
El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 26
de diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados,
en su parte pertinente, señaló:
"... La lista de personal que solicitó YACHAY fue enviada mediante oficio CGGC-2016-YACHAY-008 de 3 de marzo de 2016, una vez que se había manifestado las áreas a intervenir, ya que no era necesario 5 residentes de obra ni 5 topógrafos cuando solo se trabajaba en 2 zonas.- El equipo y personal asignado al proyecto es el que consta en los respectivos libros de obra de conformidad con la oferta presentada, por tal razón no procede el incumplimiento...".
Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, debido a que se
evidenció que el personal que se encontraba laborando no fue el presentado en la oferta
del contratista, y no se solicitó con oportunidad la aprobación de la sustitución de los
técnicos, conforme se describe en el numeral 15.01.7 de la cláusula décima quinta del
contrato 051-2015. .
El Fiscalizador y el Administrador del contrato, en funciones de 25 de noviembre de 2015
al 6 de julio de 2016, con oficio EPYEP-DDC-2017-0001-FQ y comunicación de 12 y 18
de diciembre de 2017, respectivamente, posterior a la conferencia final de comunicación 61tEra
Empresa Pública YACHAY E.P. 57
Dirección Nacional de Auditoría de SectOres Sociales de resultados, respecto de los ensayos de laboratorio de compresión del hormigón, en
similares términos señalaron:
"... una vez que se procedió a ensayar los cilindros de prueba en el laboratorio aprobado para el efecto, se cumplió con las especificaciones en referencia a la capacidad máxima o resistencia máxima del hormigón. Todos los ensayos superan la resistencia a la compresión del hormigón especificado. Por lo que han sido habilitantes para el informe favorable de la Planilla No. 3 Provisional... Han existido ensayos superiores a los 28 días; que fueron realizados a esas edades ya que el volumen de trabajo no permitió ensayos exactamente a los 28 días. Sin embargo los resultados en su totalidad supera el requerimiento de especificaciones. Además; se conoce que la resistencia de los hormigones a edades superiores a los 28 días NO INCREMENTA sustancialmente y la curva de resistencia se vuelve ASINTOTA por lo que no habría diferencia sustancial entre resistencia de 28 días y edades superiores, lo que garantiza el cumplimiento de especificaciones técnicas... Debe tenerse en claro que la Norma ACI, ratifica lo dicho al permitir que se realice ensayos de núcleos en edades mayores a los 28 días para verificar el cumplimiento de especificaciones técnicas...".
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, debido a que
el numeral 19.2.1.3 de la Norma ACI 318-14, adoptada por el American Concrete
Institute el 29 de agosto de 2014 y publicada en septiembre del mismo año, señala que
"A menos que se especifique lo contrario se debe basarse en ensayos a los 28 días. Si
el ensayo no es a los 28 días, se debe especificar la edad del ensayo..."; es así que, en
los documentos contractuales y de construcción no se señalan las edades diferentes del
hormigón, para que se ejecuten las pruebas de resistencia a la compresión bajo estos
parámetros, por lo que debieron ejecutarse a los 28 días.
El Administrador del Contrato, actuante de 25 de julio de 2015 al 9 de enerb de 2017 y
Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicaciones de 20
y 26 de diciembre de 2017, respectivamente, posterior a la conferencia final de
comunicación de resultados, en relación a que los ensayos de laboratorio de compresión
del hormigón, no se cumplieron de acuerdo a normativa, en similares términos,
señalaron:
como lo indica el numeral 9.7.3 Pruebas de resistencias en probetas de la Norma Ecuatoriana de la Construcción NEC citada anteriormente, las probetas que se utilizarán para la aceptación del hormigón serán ensayadas a la edad de 28 días, sin embargo de conformidad con el ACI 318 (5.6.2.1) es necesario hacer no menos de un ensayo por cada día de horrnigonado; pero no menos de un ensayo por cada 110 m3 de hormigón colocado y no menos de un ensayo por cada 460 m2 de losas o muros colados.- Cuando en un proyecto determinado, el volumen total de hormigón es tal que la frecuencia requerida en (5.6.2.1) genere
Lccmenos de cinco ensayos de resistencia para cada clase de hormigón, los ensayos cha y crun
E-nrbiasa Pública YACHAY E.P. 58
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales deben realizarse en por lo menos cinco tandas de hormigón seleccionadas a/ azar o en cada tanda cuando se emplee menos de cinco.- Cuando la cantidad total de una clase determinada de hormigón o elemento sea menor a 38 m3 y se tenga una evidencia de que la resistencia es satisfactoria, no se requieren ensayos de resistencia (5.6.2.3).- El ensayo de rotura por lo general se lo realiza a edades de 7, 14 y 28 días, para determinar la resistencia del mismo que debe alcanzara los 28 días el 100%, sin embargo con el transcurrir del tiempo la curva de resistencia - deformación del hormigón sigue avanzando aumentando la resistencia del mismo... Adicional a esto como lo indica la siguiente tabla todos los hormigones cumplen con la resistencia requerida en diseño y necesaria para el buen desempeño del proyecto, si alguno no cumpliera el contrato está sujeto a
Auditoría no comparte lo expresado por el servidor y por el Gerente General del Proyecto
en su calidad de Contratista, por cuanto los hechos comentados se refieren a la edad
ensayada de los cilindros de hormigón y no a la resistencia o al número de cilindros
ensayados; además, el capítulo 5 de la norma ACI 318, vigente a partir de agosto de
2014, se refiere a los aspectos relacionados con "Cargas" y no a lo señalado por el
servidor.
El Administrador del Contrato, actuante de 25 de noviembre de 2015 al 6 de julio de
2016, con comunicación de 18 de diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de
comunicación de resultados, con relación a la novedad a los anticipos y planillas de pago
sin reajuste de precios, señaló:
"... de acuerdo a lo observado en el examen especial realizado al componente 1 del contrato 0051-2015, por la DNA2, que ocasionó un pago en exceso al contratista de 954 379,23 USD, en mi calidad de Ex Administrador de Yachay E.P., no es responsabilidad de mi gestión al haber tramitado Planillas provisionales No, 1, 2, y 3, las mismas que para dar trámite de pago deberían haber sido verificadas los descuentos de Ley, ya que en mi período de gestión no se canceló el valor del anticipo... Tengo conocimiento que el ex Fiscalizador Interno, con Memorando Nro. EPYEP-DDC-2017-0255-Ml del 5 de diciembre de 2017, entrego al Administrador del contrato del componente 1, los reajustes de precios de las planillas Nro. 1 a la Nro. 10...".
El Fiscalizador, con oficio EPYEP-DDC-2017-0001-FQ de 12 de diciembre de 2017,
posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, señaló:
"... é n mi calidad de Ex Fiscalizador Interno de Yachay E.P., hago entrega al Administrador del contrato del componente 1, mediante memorando Nro. EPYEP-DDC-2017-0255-Ml del 06 de diciembre de 2017, los reajustes de precios de las planillas correspondientes al anticipo y a las planillas Nro. 1 a la Nro.10, en el que señalo en similares términos lo siguiente:... "solicito a usted realizar los trámites correspondientes para el cobro de estos valores al Contratista China Gezhouba Group Company Limited, de acuerdo a las planillas de reajuste de precios de cada
Wresa Pública YACÍ-lAY E.P. cipto,Ep-rm NUEVa
59
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales una con sus debidos respaldos, las mimas que se anexan"... Remitiendo de esta manera las acciones correctivas adoptadas a fin de solventar la observación planteada de la DNA2...".
El Administrador del Contrato, en funciones de 10 de enero al 31 de julio de 2017, con
oficio 102-ACA-2017 de 11 de diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de
comunicación de resultados, en su parte pertinente, indicó:
"... al estar el proyecto en ejecución y contar con las fechas de pago se debe realizar el cálculo de los reajustes y descontar el valor en las planillas subsiguientes o en la liquidación del proyecto...".
Lo expresado por los servidores no es compartido por auditoría, debido a que no se
evidenció el cálculo oportuno del reajuste de precios para ejecutar los pagos
correspondientes, situación que originó que se pague en exceso al contratista en el
anticipo y en las planillas.
El Administrador del Contrato, en funciones del 25 de julio de 2016 al 9 de enero de
2017, con relación al pago sin reajuste de precios, señaló:
"... En tal sentido se remitió los diferentes expedientes de pago para su revisión y aprobación con el fin de continuar con los trámites respectivos a la Gerencia Administrativa Financiera, y se obtuvo el visto bueno de todos los expedientes y no se observó lo de los reajustes, se pasó todos los controles establecidos antes de solicitar el pago respectivo... Adicional como una preocupación del tema de los reajustes con oficio No. 087- FISC-HIDR-PIY-2017, de 5 de mayo de 2017, la fiscalización entrega el cálculo de la fórmula polinómica de reajuste de precio definitivo del anticipo del componente 1, para continuar con el trámite correspondiente... Mediante Memorando No. EPYEP-DDC-2017-0102-MI, de 5 de mayo de 2017, la administración del proyecto entrega el cálculo de la fórmula polinómica de reajuste de precio definitivo del anticipo del componente 1 a la Gerencia de Infraestructura y Construcciones para continuar con el trámite correspondiente... Es importante indicar que al estar el proyecto en ejecución y contar con las fechas de pago se debe realizar el cálculo de los reajustes y descontar el valor en las planillas subsiguientes o en la liquidación del proyecto...".
Lo señalado por el servidor no es compartido por auditoría, por cuanto se evidenció la
falta del cálculo de reajuste de precios en el pago del anticipo y de las planillas; además,
la cláusula décima novena del contrato 051-2015 señala las obligaciones del
Administrador, dentro de las cuales se contempla su responsabilidad para tramitar los
pagos y exigir el cumplimiento de la oferta y obligaciones de la Contratista, situación que
no fue competencia de la Gerencia Administrativa Financiera. &,..ejSENTA
Empresa Pública YACHAY E.P 60
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 5
de enero de 2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... debo recalcar que las fórmulas de reajuste de precios incluidas en el contrato se encuentran mal elaboradas, pues no se hallan estructuradas en función de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General, ya que no se encuentran determinados los componentes de mayor incidencia en la obra; por los motivos expresados en la comunicación de contestación inicial, se solicitó varias veces a la contratante se proceda a corregir el error a través de un contrato modificatorio, sin que tengamos hasta el momento una solución a este particular... Se adjunta el cuadro de cálculo por componente, calculado con las fórmulas de reajustes estipuladas en el contrato principal... En el cuadro se detalla la fecha y el valor considerado y calculado por la CGE, y se detalla la fecha y el valor calculado por CGGC, y la diferencia existente entre los diferentes cálculos...".
Auditoría no comparte lo expresado por el Gerente General del Proyecto en su calidad
de Contratista, por cuanto se evidenció que no se cumplieron con los términos previstos
en el contrato suscrito entre las partes, respecto de la fórmula constante en su Anexo 3;
y, que está de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General a la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública además, en los cálculos remitidos se
estableció un valor por reajuste de precios del anticipo y las planillas de
663 576,86 USO, sin adjuntar documentación que justifiquen el valor calculado.
Los Administradores de Contrato, en sus respectivos períodos de actuación, el
Fiscalizador de Obra y el Contratista, inobservaron lo establecido en los artículos 80 y
82 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 y 129 de su
Reglamento General ; numerales 5.06 y 5.07 de la cláusula quinta "PRECIO DEL
CONTRATO", literales a) y b) del numeral 11.04 de la cláusula undécima "MULTAS",
numerales 15.01.1, 15.01.3 y 15.01.7 de la cláusula décima quinta "OTRAS
OBLIGACIONES DE LAS PARTES", literales a), b), f), Fi) de la cláusula décima novena
"OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR", numerales 1, 2, 3, 5, 7 y 9 del numeral
20.01 y numerales 8, 11 y 21 del numeral 20,02 de la cláusula vigésima "DE LA
FISCALIZACIÓN" del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre de 2015; numeral 9.7.3
de la Norma NEC-SE-HM; las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del
control interno, 401-03 Supervisión, 408-16 Administración del contrato y administración
de la obra, 408-17 Administrador del contrato, 408-19 Fiscalizadores, 408-24 Control
Financiero de la Obra y 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación; e, incumplieron
los literales a) y c) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado. de25E5SSITA Y USO -l'Empresa Pública YACHAY E.P.
61
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Conclusiones
El Fiscalizador al elaborar las planillas y los informes mensuales de avance de obra;
y, los Administradores del Contrato en cada uno de sus períodos de actuación, al
revisar y aprobar las planillas, emitir sus informes de satisfacción; y, solicitar el pago,
no consideraron el incumplimiento del Contratista en cuanto a la presentación del
personal técnico del componente 1, en los términos previstos en la oferta
presentada, a pesar de haber sido solicitada por varias ocasiones por el
Administrador de Contrato y Fiscalizador; ocasionando que se deje de cobrar una
multa de 280 229,36 USD, por los 43 días en los cuales el contratista no cumplió
con la presentación del personal ofertado.
El Fiscalizador no controló que la realización de los ensayos de hormigón se efectúe
en las edades establecidas en la normativa correspondiente, emitiendo los informes
sin considerar dicho particular; y, los Administradores de Contrato, aprobaron las
planillas 3,4, 5,6, 9 y 10; y, emitieron los informes de satisfacción de 12, 14 y 22 de
diciembre de 2016; y, 23 de febrero de 2017; sin verificar el cumplimiento de las
especificaciones técnicas establecidas para el hormigón, ocasionando que no sea
posible verificar la resistencia específica y técnica de este rubro de acuerdo con los
términos establecidos en la normativa.
El Fiscalizador no realizó los cálculos de reajustes de precios para consignar los
valores netos que debían ser pagados en el anticipo y en las planillas de la 1 a la
10; y, los Administradores del Contrato en sus respectivos períodos de actuación,
revisaron y tramitaron las planillas, emitieron sus informes de satisfacción y
solicitaron el pago de los valores planillados, sin observar la falta del cálculo de
reajuste de precios; lo que ocasionó un pago en exceso al contratista de
954 379,23 USD por ser el resultado del reajuste negativo.
Recomendaciones
Al Gerente General
12. Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos que previo a aprobar las
planillas, emitir sus informes de satisfacción y solicitar el pago, verifiquen que todas TA DQS
mpresa Pública YACHAY EP 62
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales las condiciones establecidas en los términos de referencia, especificaciones
técnicas, pliegos y contrato, estén contempladas en las mismas y estén sustentadas
con la documentación que respalde su cumplimiento.
13 Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos de obra, soliciten al
contratista documentadamente la realización de los ensayos de hormigón en las
edades establecidas en la normativa vigente para tal efecto, con el fin de verificar la
resistencia específica y técnica del rubro en los términos establecidos en la
normativa.
14 Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos de obra, soliciten
documentadamente a los fiscalizadores, realicen el cálculo de reajustes de precios
de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos, lo cual deberá
plasmarse en los informes de satisfacción que emitan.
Deficiencias en la ejecución del componente 3 del contrato 051-2015
El componente 3 del contrato 0051-2015, consistió en la "Construcción del Centro de
Salud Tipd, B", por 2 626 013,38 USD, con un plazo de 300 días, iniciando la obra el 19
de septiembre de 2016, según oficio YACHAY-DED-2016-0064-00 de la misma fecha,
suscrito por el Director de Estudios y Diseños en su calidad de Administrador del
Componente.
En la ejecución del citado contrato se determinaron las siguientes observaciones,
relacionadas con el pago del anticipo y planillas sin realizarse el reajuste de precios.
El 15 de agosto de 2016, se realizó el pago del 15% del anticipo para el Contrato 0051-
2015, por parte de la Empresa Pública Yachay E.P. y el 17 de octubre del mismo año,
se realizó el pago del 85% restante del citado anticipo.
El Fiscalizador de la Obra, el Administrador del componente y el Contratista,
suscribieron la planilla 1 de avance de obra correspondiente al período del 19 al 30 de
septiembre de 2016; y, el Fiscalizador de la Obra, con memorando YACHAY-DED-2016-
0085-MI de 7 de diciembre de 2016 presentó el Informe mensual de Fiscalización de la
referida planilla. L:lose-SEPTA y "MES
Empresa Pública YACHAY E.P. 63
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
El Administrador, con fecha "diciembre de 2016", elaboró el informe de satisfacción de
la planilla de avance de obra 1, documento en el que, como parte de sus conclusiones,
señaló:
"... en mi calidad de Administrador del contrato, en virtud de que se han cumplido los requisitos legales y contractuales, y conforme a lo dispuesto en la Cláusula 6.05, sobre la forma de pago establecida, esta administración aprueba la PLANILLA 1 de Avance de obras, Componente No.3...".
El Administrador, con memorando YACHAY-DED-2016-0098-MI de 23 de diciembre de
2016, solicitó el pago al contratista en los mismos términos presentados por el
Fiscalizador; sin embargo, se evidenció que, en los valores calculados, planillados y
aprobados, no se realizó el reajuste de precios por 47 979,45 USD, como se detalla a
continuación:
Descripción Periodo de ejecución
Fecha de pago Valor a reajustar
(A) USD
Factor de reajuste
(B)
Valor del reajuste
C=(A*B)-A USD
Reajuste de precios del anticipo definitivo (15% Yachay)
2016-08-11 196 951,00 0,968 -6302,43
Reajuste de precios del anticipo 2016-10-17 1 116 055,69 0,963 -41 294,06 (85% EXIMBANK)
Reajuste de precios de la planilla 1 Sept-16 2017-02-07 755645 0,989 -83,14 (15% YachaV
Reajuste de precios de la planilla 1 Sep-16 2017-04-26 42 831,23 0,993 -299,82 135% EXIMBANK)
Total -47 979,45
El cálculo de reajuste de precios, se encontró definido en el numeral 5.06 de la cláusula
quinta del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre de 2015, para la construcción del
Proyecto de Infraestructura y Equipamiento Urbano, Fase I- Ciudad del Conocimiento
Yachay, en los siguientes términos:
"... se reajustarán para el efecto de pago del Anticipo y de las planillas de ejecución de obra, mediante la aplicación de fórmulas matemáticas elaboradas a las condiciones vigentes treinta (30) días antes de la fecha de la presentación de la Oferta y las condiciones vigentes a la fecha efectiva del pago...".
Esta situación se presentó por cuanto el Fiscalizador en la elaboración de la planilla e
informe de fiscalización no realizó los cálculos de reajustes de precios correspondientes
al anticipo y planilla 1, con los valores netos que debían ser pagados; y, el Administrador,
suscribió la planilla, la aprobó y solicitó su pago, sin objetar la falta del cálculo de reajuste
de precios, ocasionando un pago en exceso al contratista de 47 979,45 USD. &rió V Cu Ateo
Empresa Pública YACHAY E.P. 64
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales Con oficios 207, 208 y 212-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales al Administrador del Contrato,
Fiscalizador y al Apoderado de la Empresa China Gezhouba Group Company Limited,
respectivamente.
El Fiscalizador, con oficio 001-CONT-HMVE-2017 de 12 de diciembre de 2017, posterior
a la conferencia final de comunicación de resultados, señaló:
"... Es menester puntualizar, en cuanto al descuento del reajuste definitivo del anticipo hasta la presente fecha de entrega de éste oficio, la CONTRATANTE Yachay EP, no ha cancelado las planillas de avance de obra No.6 al 12 del Componente No.03... y por lo tanto, es viable el descuento del reajuste del anticipo... de manera inmediata, ya que en éste componente No. 03, está con plazo vigente y no se ha liquidado...".
Lo expresado por el Fiscalizador ratifica lo comentado por auditoría, en virtud que se
evidenciaron valores que no fueron descontados al contratista y se pagaron sin que
previamente existe un cálculo de reajuste de precios, situación que no fue observada
por el Administrador y por el Fiscalizador del contrato.
El Administrador de Contrato, con oficio 010-A0B-RCGE-YEP de 20 de diciembre de
2017, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, señaló:
"... Efectuado un cálculo de reajuste de precios conforme a lo indicado en el cuadro inserto en su comunicación y calculado los valores en aplicación de la fórmula polinómica y utilizando los índices del INEC para materiales y equipos y Salarios mínimos.., da como resultado los siguientes valores... 45.348.63... Este valor difiere del adjuntado al cuadro de 47 979,45 USD... El contrato 0051-2015 está vigente y por consiguiente se puede utilizar el numeral 6.12 del contrato, que establece el camino para algún PAGO INDEBIDO para efectuar la retención de valores en las 6 planillas aun no pagadas por Yachay EP..."
Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto se
evidenció una diferencia por la falta del cálculo de reajuste de precios, misma que no
fue calculada y descontada previo a su pago; además, el valor calculado por el servidor
no fue acompañado de documentación legalizada y certificada; y, para su cálculo no se
empleó la fórmula que consta descrita en el Anexo 3 del contrato.
El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 26
de diciembre de 2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, señaló: A>oreicarrp unto
Empresa Pública YACHAY E.P. 65
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales "... A continuación la contratista detalla el cálculo del reajuste definitivo de las planillas antes mencionadas, cabe indicar que la variación que existe entre los cálculos de la CGE y CGGC se basan en TRES cosas:.- 1. Para el cálculo de reajuste de precios se está considerando los coeficientes estipulados en la fórmula del contrato principal, considerando 4 decimales. - La CGE está considerando para su cálculo redondeando a 3 decimales, por lo cual incrementa el factor.- 2. Para el cálculo se está considerando las fecha de pago realizadas tanto por la parte local (15% YACHAY) y la parte externa (85% Exim Bank), como lo estipula la cláusula Quinta, numeral 5.6... "Para efecto de determinar la fecha efectiva de pago, estos se considerarán acreditados a la CONTRATISTA, cuando se hay hecho efectivo el mismo bajo el Convenio de Crédito o cuando los pagos de la Contraparte Local se encuentren en la cuenta de la CONTRATISTA".- Sin embargo al parecer la CGE está considerando la fecha de transferencia o de aprobación del pago, por tal razón existe la variación en el mes de pago.- 3. En conversaciones mantenidas entre las partes, se solicitó reiteradas veces se modifique la estructuración de la fórmula polinómica de los componentes. Porque estos no reflejan los 10 principales componentes como estipula el Reglamento LOSNCP...".
Auditoría no comparte lo expresado por el Gerente General del Proyecto en su calidad
de Contratista, por cuanto en los cálculos remitidos se estableció un valor por reajuste
de precios del anticipo y la planilla 1 por 43 283,80 USD, el mismo que, difiere del
comentando por auditoría en función de la fórmula establecida en el contrato y que está
de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, sin que a su comunicación adjunte documentos de
respaldo que justifiquen el valor calculado.
El Administrador de Contrato, el Fiscalizador y el Contratista, inobservaron lo
establecido en los artículos: 80 y 82 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y 121 y 129 de su Reglamento General ; numerales 5.06 y 5.07 de
la cláusula quinta "PRECIO DEL CONTRATO", numerales 15.01.1 y 15.01.3 de la
cláusula décima quinta "OTRAS OBLIGACIONES DE LAS PARTES", literales a), b), f),
h) de la cláusula décima novena "OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR", numerales
1, 2, 3, 5, 7 y 9 del numeral 20,01 y numerales 8, 11 y 21 del numeral 20,02 de la
cláusula vigésima "DE LA FISCALIZACIÓN"del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre
de 2015; las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-
03 Supervisión, 408-16 Administración del contrato y administración de la obra, 408-17
Administrador del contrato, 408-19 Fiscalizadores, 408-24 Control Financiero de la Obra
y 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación; e, incumplieron los literales a) y c) del
numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
1.5.45ENTA 5E15
Empresa Pública YACHAY EP. 66
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Conclusión
El Fiscalizador en la elaboración de la planilla e informe de fiscalización, no realizó los
cálculos de reajustes de precios correspondientes al anticipo y planilla 1, con los valores
netos que debían ser pagados; y, el Administrador del Contrato suscribió la planilla, la
aprobó y solicitó su pago sin objetar la falta del cálculo de reajuste de precios, situación
que se presentó por cuanto el Fiscalizador no consideró las condiciones contractuales
existentes para el pago, ocasionando se cancele en exceso al Contratista de
47 979,45 USD por ser el resultado del reajuste negativo.
Recomendación
Al Gerente General
15. Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos de obra, soliciten
documentadamente a los fiscalizadores realicen el cálculo de reajustes de precios,
luego de lo cual solicitará el pago de los rubros planillados con sus valores ajustados.
Deficiencias en la ejecución del componente 4 del contrato 0051-2015
El componente 4 del contrato 0051-2015, se refirió a la "Construcción del complejo de
vivienda multifamiliar San José", por 19 237 974,20 USD; y, en el cual se determinaron
las siguientes novedades:
Paqo de esponjamiento de material no contemplado en el contrato
El Fiscalizador, el Administrador del Contrato y el Contratista, suscribieron las planillas
de avance de obra 1 y 3; y, el Fiscalizador junto con el Contratista el 15 de octubre y 15
de diciembre de 2016, suscribieron las respectivas Memorias de Cálculo.
El Fiscalizador, con memorandos YACHAY-DDC-2016-0174-Ml y YACHAY-DDC-2017-
0020-00 de 8 de diciembre de 2016 y 9 de febrero de 2017, remitió sus informes
mensuales de fiscalización de las planillas 1 y 3, respectivamente, estableciendo los
valores a ser pagados; y, el Administrador de Contrato con memorandos
YACHAY-DDF-2016-0087-M y EPYEP-DDF-2017-0021-M de 9 de diciembre de 2016 y
23 de febrero de 2017, respectivamente, elaboró los informes de satisfacción de las
lanillas de avance de obra 1 y 3, documentos que en similares términos, señalaron: . rEsishirra y sJarE Empresa Pública YACHAY E.P.
67
PLANILLA CANTIDAD
EN ni' INCLUIDO EL
ESPONJAMIENTO
CANTMADDE ESPONJA-
20%, USD
PRECIO UN IT. USD
PAGADO POR 20%
ESPONJA-MWNTO
USD
3 1 476,03 246,00 5,89 1448,94
1 771,6 128,60 5,89 757,45
1 112,24 18,71 5,89 110,20
--
3 2557,28 1 426,21 5,89 2510,39
3 2557,281 426,21 5,89 2510,39
1 13 499,27 2 249,88 5,89 13 049,30
3 13 654,54 3551,81 5,80 20 600,50
3 3538,60 589,80 0,79 465,94
1 13 499,27 2249,88 2,31 5197,22
3 3 538,80 589,80 1 2,31 1 362,44
Total 48012,77
UBICACIÓN
BLOQUE A
BLOQUE B2- B3-B5- B6-B7
BLOQUE B4
BLOQUE D
BLOQUE E
ÁREAS EXERIORES
ÁREAS EXERIORES
ÁREAS EXERIORES
ÁREAS EXERIORES
ÁREAS EXERIORES
DESCRIPCIÓN
Relleno compactado con material del sitio Relleno compactado con material del sitio Relleno compactado con material del sitio Relleno compactado con material del sitio Relleno compactado con material del sitio Excavación mecánica en suelo sin clasificar Excavación mecánica en suelo sin clasificar Transporte de materiales de excavación, incluye cargado y eáportiamiento Transporte de materiales hasta 5Km. Incluye pago en escombrera Transporte de materiales hasta 5Km. Incluye pago en escombrera
sit 1C0,40
RUBRO
224
676
893
1331
1559
1807
1807
1809
1810
1810
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla de Avance de Obra, puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador de Contrato emitió los memorandos YACHAY-DDF-2016-0107-M y
EPYEP-DDF-2017-0023-M de 28 de diciembre de 2016 y 24 de febrero de 2017,
solicitando 'efectuar el pago al contratista en los mismos términos presentados por el
Fiscalizador; sin embargo, se estableció que el Contratista incluyó en las planillas de
avance de obra 1 y 3, varios rubros relacionados con el relleno compactado, excavación
mecánica y transporte de materiales incrementando un porcentaje de esponjamiento
que no fue considerado en el contrato 0051-2015, ni en sus especificaciones técnicas,
mismo que corresponde al 20% de la cantidad realmente ejecutada, situación que se
pudo verificar de la siguiente manera:
Empresa Pública YACHAY E.P. 68
Descripción
ErL,S=Pública YACÍ-/AY E.P.
Monto Po (A)= 15% u
85% USD
Valor a reajustar
( C)= A x B USD
Valor del reajuste de
precios (D)= A — C
Factor de reajuste
(B)
P11.1170X
Periodo de
ejecución
Fecha de pago
Dirección Nacional de Auditorio de Sectores Sociales
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador suscribió las planillas de avance
de obra 1 y 3, las Memorias de Cálculo y los informes mensuales de fiscalización, sin
considerar que el Contratista incluyó en las cantidades planilladas un porcentaje de
incremento del 20% de esponjamiento, mismo que no se estableció en los términos
contractuales; y, el Administrador del Contrato, al suscribir las referidas planillas,
aprobarlas, emitir los informes de satisfacción y solicitar su pago, no observó dicho
particular, ocasionando un pago en exceso al contratista de 48 012,77 USD.
Anticipo y planillas de pago sin reaiuste de precios
El Fiscalizador, el Administrador de Contrato y el Contratista, suscribieron las planillas
de avance de obra 1 y 2; y, el Fiscalizador, con memorandos YACHAY-DDC-2016-0174
y 175-MI de 8 de diciembre de 2016, remitió sus Informes mensuales de Fiscalización
de las planillas 1 y 2, respectivamente, estableciendo los valores a ser pagados; y, el
Administrador de Contrato con memorandos YACHAY-DDF-2016-0087 y 0088-M de 9
de diciembre de 2016, elaboró los informes de satisfacción de las planillas de avance
de obra 1 y 2, documentos que en similares términos, señalaron:
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla de Avance de Obra, puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador de contrato, con memorando YACHAY-DDF-2016-0107-M de 28 de
diciembre de 2016, solicitó efectuar el pago al contratista por las planillas 1 y 2, en los
mismos términos presentados por el Fiscalizador, estableciendo que los valores a
pagarse eran de 345 703,01 USD y 535 459,63 USO menos el valor del anticipo
amortizado; sin embargo, conforme se detalló en el oficio 443-FISC-HIDRO-PIY-2017
de 16 de noviembre de 2017, a través del cual el Director General de Fiscalización de
la Empresa Pública Hidroequinoccio E.P., remitió las fórmulas para el cálculo de los
reajustes de precios, se pudo evidenciar que no se realizó dichos reajustes
concernientes al anticipo y a las planillas 1 y 2, como se demuestra en el cuadro
siguiente:
69
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales USD
Reajuste de precios del anticipo
Agosto 2016
1 442.848,07 0,9590 1.383.691,30 59 156,77
DEFINITIVO (15% Yachay) Reajuste de precios del anticipo
Septiembr e 2016
8 176 139,04 0,9500 7 767 332,08 408806,96
(85% EXIBANK) Reajuste de precios de la planilla 1
octubre 2016
Febrero 2017
25 927,73 0,9770 25 331,39 596,34
(15% Yachay) Reajuste de precios de la planilla 1
octubre 2016
Mayo 2017
146 923,78 0,9970 146 483,01 440,77
(85% EXIMBANK) Reajuste de precios de la planilla 2
noviembr e 2016
Febrero 2017
40 159,47 0,9770 39 235,80 923,67
(15% Yachay) Reajuste de precios de la planilla 2
noviembr e 2016
Mayo 2017
227 570,34 0,9970 226 887,63 682,71
(85% EXIMBANK) SUMAN 470607,22
Esta situación se presentó por cuanto el Fiscalizador en la elaboración de las planillas
e informes de fiscalización, no realizó los cálculos de reajustes de precios
correspondientes al anticipo y planillas 1 y 2 con los valores netos que debían ser
pagados; y, el Administrador del Contrato suscribió la planilla, la aprobó, elaboró
informes de satisfacción y solicitó su pago, sin objetar la falta del cálculo de reajuste de
precios, ocasionando un pago en exceso al Contratista de 470 607,22 USD.
Con oficios 215, 216 y 220-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales al Administrador de Contrato,
Fiscalizador y al Apoderado de la Empresa China Gezhouba Group Company Limited,
respectivamente.
El Fiscalizador y el Administrador del Contrato, con comunicaciones de 12 y 18 de
diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con
relación al pago de esponjamiento, en su orden, señalaron:
"... Pago de esponjamiento de materia no contemplado en el contrato... cualquier diferencia de cantidades y/o pagos en exceso o déficit puede y debe ser realizado hasta la planilla de liquidación respectiva.., la acción correctiva adoptada para solventar la observación descrita será la presentación de un oficio a/ administrador actual del contrato, por parte de Fiscalizador Interno, en el cual conste el pago en exceso ocurrido, es decir el valor de 48 012,77 USD y el pedido de descuento de
rt.rptv E esa Pública YACHAY E.F.
70
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales este ,valor de las planillas que se están tramitando, hasta la liquidación del contrato...".
"... El Fiscalizador del contrato, aprobó el 20% por esponjamiento en este rubro, y también el Administrador del Contrato, pues aunque no consta en las normas técnicas del INEM (sic) ni de la NEC; ni en las especificaciones técnicas de este contrato, es una práctica usual implícita no oficializada en las obras. Para Justificar este pago, se solicitó ensayo de laboratorio de material (se anexa original) donde plantea el 20% por esponjamiento en este rubro. Si la CGE, no acepta esta justificación, el contratista deberá devolver esté valor en la próxima planilla a emitir o en la planilla de liquidación de la obra, pues el plazo de ejecución de este contrato sigue vigente..., por lo tanto en mi calidad de Ex Administrador de este contrato, solicitaré mediante oficio a la empresa Contratante CHINA GEZHOUBA que los casos del RUBRO 1807, que procedan a la devolución de estos valores y en el caso de los demás RUBROS, advertirles que también tendrán que devolverlos en el pago de la siguiente planilla o de la planilla final de liquidación, puesto que el plazo de ejecución del Contrato de obra 051-2015 COMPONENTE 04, Construcción de las Viviendas Multifamiliares San José, sigue vigente...".
El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 26
de diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados,
en su parte pertinente, señaló:
"... En la anterior ecuación, el término entre paréntesis se denomina factor de esponjamiento o expansión.- El mismo que como se puede observar dentro de los análisis de precios y de las especificaciones técnicas que son parte integral del contrato, nunca se consideró ni estimo dicho factor.- De conformidad con el ensayo IN SITU realizado, el material de excavación existente es un Limo Arenoso, el mismo que tiene un factor de esponjamiento o de expansibilidad del 22.09%. Para los trabajos realizados en el componente tal como lo indica su comunicado solo se ha considerado el 20%...".
Lo expresado por el Fiscalizador, el Administrador y por el Gerente General del Proyecto
en su calidad de Contratista, no modifica lo comentado por auditoría puesto a que el
valor de esponjamiento observado, no se encontró descrito en el contrato ni en las
especificaciones técnicas, por ende no se encuentra justificado su pago.
El Fiscalizador y el Administrador, con comunicaciones de 12 y 18 de diciembre de 2017,
posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con relación a la falta de
cálculo de 'reajuste de precios, en su orden, señalaron:
"... Anticipo y planillas de pago sin reajuste de precios... cualquier diferencia de cantidades y/o pagos en exceso o déficit puede y debe ser realizado hasta la planilla de liquidación respectiva.., la acción correctiva adoptada para solventar la observación descrita será la presentación de un oficio al administrador actual del contrato, por parte de Fiscalizador Interno, en el cual conste el pago en exceso
&yramek NI u bto
Empresa Pública YACHAY E.P. 71
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
ocurrido, es decir el valor de 470 607,23 USD y el pedido de descuento de este valor de las planillas que se están tramitando, hasta la liquidación del contrato...".
"... faltando todavía qué se dé fecha de inicio de trabajos de cuatro componentes más de este contrato, se tomó dificultoso como Administradores de los componentes del Contrato No. 051-2015, solicitar el REAJUSTE DE PRECIOS del ANTICIPO y de las planillas de avance de obra en diciembre de 2016 cuando recién se pudo planillar la planilla No. 1, con el conocimiento como Director de Fiscalización, de que a partir de enero de 2017, la Fiscalización Interna concluiría, para dar paso a un nueva Fiscalización Externa, se tomó la decisión verbal de no realizar todavía los REAJUSTES DE PRECIO del anticipo y de las planillas 1, 2, 3 y4 que correspondían a las del año 2016; acción que la nueva Fiscalización deberá tomar la decisión de hacerlo a partir del mes de enero de 2012 que inicien su labores, pues podrá solicitar que los reajustes se hagan en las siguientes planillas o en la planilla de liquidación, puesto que hasta la presente fecha de este informe, el plazo contractual sigue vigente...".
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, en virtud de
que se evidenciaron pagos en exceso efectuados al contratista, los cuales no fueron
identificados, cuantificados ni observados de manera oportuna durante su período de
gestión y previo a tramitar los pagos respectivos.
El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 26
de diciembre de 2017, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados,
señaló:
"... A continuación la contratista detalla el cálculo del reajuste definitivo de las planillas antes mencionadas, cabe indicar que la variación que existe entre los cálculos de la CGE y CGGC se basan en TRES cosas:.- 1. Para el cálculo de reajuste de precios se está considerando los coeficientes estipulados en la fórmula del contrato principal, considerando 4 decimales.- La CGE está considerando para su cálculo redondeando a 3 decimales, por lo cual incrementa el factor.- 2. Para el cálculo se está considerando las fechas de pago realizadas tanto por la parte local (15% YACHAY) y la parte externa (85% Exim Bank), como lo estipula la cláusula Quinta, numeral 5.6... "Para efecto de determinar la fecha efectiva de pago, estos se consideraran acreditados a la CONTRATISTA, cuando se hay hecho efectivo el mismo bajo el Convenio de Crédito o cuando los pagos de la Contraparte Local se encuentren en la cuenta de la CONTRATISTA".- Sin embargo al parecer la CGE está considerando la fecha de transferencia o de aprobación del pago, por tal razón existe la variación en el mes de pago.- 3. En conversaciones mantenidas entre las partes, se solicitó reiteradas veces se modifique la estructuración de la fórmula polinómica de los componentes. Porque estos no reflejan los 10 principales componentes como estipula el Reglamento LOSNCP...".
Auditoría no comparte lo expresado por el Gerente General del Proyecto en su calidad
de Contratista, por cuanto en los cálculos remitidos se estableció un valor por reajuste
j. :Eret•nn OcK
-yoresa Pública YACHAY E.P 72
SrP=ACHAY E.P.
El Fiscalizador en la elaboración de la planilla e informe de fiscalización no realizó
los cálculos de reajustes de precios correspondientes al anticipo y planillas 1 y 2,
con los valores netos que debían ser pagados; y, el Administrador del Contrato,
suscribió la planilla, la aprobó y solicitó su pago sin objetar la falta del cálculo de
reajuste de precios, ocasionando un pago en exceso al contratista de
470 607 22 LISD por ser el resultado del reajuste negativo.
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales de precios del anticipo y las planillas 1 y 2 de 346 476,19 USD, el mismo que difiere del
comentando por auditoría calculado en base a la fórmula establecida en el contrato y
que está de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General a la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública, sin que a su comunicación haya adjuntado
documentos que justifiquen el valor presentado.
El Administrador, el Fiscalizador y el Contratista, inobservaron lo establecido en los
artículos: 80 y 82 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y
121 y 129 de su Reglamento General; numerales 5.06 y 5.07 de la cláusula quinta
"PRECIO DEL CONTRATO", numerales 15.01.1 y 15.01.3 de la cláusula décima quinta
"OTRAS OBLIGACIONES DE LAS PARTES", literales a), b), fl y h) de la cláusula
décima novena "OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR", numerales 1, 2, 3, 5, 7 y 9
del numeral 20,01 y numerales 8, 11 y 21 del numeral 20,02 de la cláusula vigésima "DE
LA FISCALIZACIÓN" del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre de 2015; las Normas
de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-03 Supervisión, 408-
16 AdminiStración del contrato y administración de la obra, 408-17 Administrador del
contrato, 408-19 Fiscalizadores, 408-24 Control Financiero de la Obra y 600-01
Seguimiento Continuo o en Operación; e, incumplieron los deberes y atribuciones
previstos en los literales a) y c) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
Conclusidnes
El Fiscalizador suscribió las planillas de avance de obra 1 y 3, las Memorias de
Cálculo y los informes mensuales de fiscalización, sin considerar que el Contratista
incluyó en las cantidades planilladas, un porcentaje de incremento del 20% de
esponjamiento, mismo que no se estableció en los términos contractuales; y, el
Administrador del Contrato, al suscribir las referidas planillas, aprobarlas y solicitar
su pago, no observó dicho particular, ocasionando un pago en exceso al contratista
de 48 012,77 USD.
73
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Recomendaciones
Al Gerente General
16 Dispondrá a los fiscalizadores de obras que, antes de suscribir las planillas,
memorias de cálculo e informes mensuales, verifiquen que estos documentos
incluyan las cantidades planilladas de acuerdo a lo establecido en el objeto
contractual, a fin de que los pagos correspondan a los rubros ejecutados, y que el
administrador previo a aprobar las planillas para el pago, coordine con el
Fiscalizador el cumplimiento del objeto del contrato.
17. Dispondrá a los fiscalizadores de obras que, en las planillas e informes de
fiscalización, incluyan los cálculos de reajustes de precios, situación que deberá ser
verificada por el Administrador previo su aprobación y pago.
Deficiencias en la ejecución del componente 8 del contrato 051-2015
El componente 8 del contrato 051-2015, se refiere a la construcción del Centro de
Emprendimiento Fase II, suscrito por la Empresa Pública Yachay E.P. y la empresa
CHINA GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED, del análisis se determinó las
siguientes novedades:
Anticipo y planillas de pago sin reajuste de precios
El Fiscalizador, el Administrador y el Contratista, suscribieron las planillas de avance de
obra 1 a la 7; y, el Fiscalizador de la Obra, con memorandos YACHAY-DED-2016-0079,
0080, 0081, 0082, 0083, 0084 y 0086-MI de 7 de diciembre de 2016, presentó los
Informes de Fiscalización de las referidas planillas, estableciendo los valores a pagarse.
El Administrador de Contrato, elaboró los informes de satisfacción de las planillas de
avance de obra 1 a la 7 con fecha diciembre de 2016, en cuyas conclusiones, señaló:
"... en mi calidad de Administrador del contrato, en virtud de que se han cumplido los requisitos legales y contractuales, y conforme a lo dispuesto en la Cláusula 6.05, sobre la forma de pago establecida, esta administración aprueba la Planilla...".
&lavo; w41rpo
Empresa Pública YACHAY E.P. 74
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales El Administrador de Contrato, con memorando YACHAY-DED-2016-0096-Ml de 23 de
diciembre de 2016, solicitó el pago de las planillas 1 a la 7, en las mismas condiciones
reportadas por el fiscalizador, las que se realizaron según el siguiente detalle:
Descripción Valor
USD
Fecha del pago Cargo al Presupuesto % Valor
USD
Anticipo r 1 558 067,54 2016-08-15 Yachay E.P. 15% 233 710,13
2016-10-26 Crédito Externo EXIM BANK 85% 1 324 357,40
Planilla 1,2,3,4,5,6,7
2 150 745,86 2017-02-07 Yachay E.P. 15% 322 596,88
2017-04-26 Crédito Externo EXIM BANK 85% 1 828 048,98
Total l 3 708 713,39
Sin embargo, se evidenció que en los valores calculados, planillados y aprobados, no
se realizó los reajustes de precios por 57 894,76 USD, Anexo 9.
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador en la elaboración de las planillas
e informes de fiscalización no realizó los cálculos de reajustes de precios
correspondientes al anticipo y planillas 1 a la 7, con los valores netos que debían ser
pagados; y, el Administrador del Contrato, suscribió las planillas, las aprobó y solicitó su
pago, sin objetar la falta del cálculo de reajuste de precios, ocasionando un pago en
exceso al contratista de 57 894,76 USD por ser el resultado del reajuste negativo.
Con oficios 223, 225 y 230-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales al Administrador de Contrato,
Fiscalizador y al Apoderado de la Empresa China Gezhouba Group Company Limited.
El Fiscalizador, con comunicación de 7 de diciembre de 2017, posterior a la conferencia
de comunicación de resultados, señaló:
"... La contratista nu. nca presentó LAS PLANILLAS DE REAJUSTE DE PRECIOS pero sin embargo si se realizó el cálculo y como se lo menciona anteriormente se consideró pertinente dejarlo para la liquidación... El contrato no se ha liquidado y por consiguiente no se ha provocado ningún perjuicio al ESTADO...".
Lo expresado por el servidor no modifica el criterio de auditoría, puesto a que se
evidencia valores pagados en exceso, mismos que durante su período de actuación no
fueron considerados.
pret4T49 'fusco
Empresa Pública YACHAY E.P 75
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 29
de diciembre de 2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, al
respecto, señaló:
"... En cada planilla de obra ejecutada de los componentes del Grupo N°1, el FISCALIZADOR, calculará el reajuste de precios provisional, aplicando las fórmulas de reajuste que se indican en este contrato.- El FISCALIZADOR realizaría el reajuste definitivo tan pronto se publiquen los indicen del INEC que sean aplicables.- A continuación la contratista detalla del cálculo del reajuste definitivo de las planillas antes mencionadas...".
Auditoría no comparte lo expresado por el Gerente General del Proyecto en su calidad
de Contratista, por cuanto en los cálculos remitidos, se estableció un valor por reajuste
de precios del anticipo y las planillas de 64 792,61 USD, el mismo que difiere del
comentando por auditoría, sin que a su comunicación adjunte documentos de respaldo
que justifiquen el valor presentado.
El Administrador de Contrato, el Fiscalizador y el Contratista, inobservaron lo
establecido en los artículos 80 y 82 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y 121 y 129 de su Reglamento General; numerales 5.06 y 5.07 de
la cláusula quinta "PRECIO DEL CONTRATO", numerales 15.01.1 y 15.01.3 de la
cláusula décima quinta "OTRAS OBLIGACIONES DE LAS PARTES", literales a), b), f),
h) de la cláusula décima novena "OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR", numerales
1, 2, 3, 5, 7 y 9 del numeral 20,01 y numerales 8, 11 y 21 del numeral 20,02 de la
cláusula vigésima "DE LA FISCALIZACIÓN"del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre
de 2015; las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-
03 Supervisión, 408-16 Administración del contrato y administración de la obra, 408-17
Administrador del contrato, 408-19 Fiscalizadores, 408-24 Control Financiero' de la Obra
y 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación; e, incumplieron los literales a) y c) del
numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El Fiscalizador en la elaboración de las planillas e informes de fiscalización no realizó
los cálculos de reajustes de precios correspondientes al anticipo y planillas, con los
valores netos que debían ser pagados; y, el Administrador del Contrato, suscribió las
planillas, las aprobó, emitió sus informes de satisfacción y solicitó su pago sin objetar la gaterav-A 16215
Empresa Pública YACHAY E.P 76
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales falta del cálculo de reajuste de precios, ocasionando un pago en exceso al Contratista
de 57 894,76 USD por ser el resultado del reajuste negativo.
Recomendación
Al Gerente General
18. Dispondrá a los fiscalizadores, que los contratos de ejecución de obras cuya forma
de pago corresponda al sistema de precios unitarios, en las planillas e informes de
fiscalización incluyan los cálculos de reajustes de precios, situación que deberá ser
verificada por el Administrador previo su aprobación y pago.
Deficiencias en la ejecución del componente 10 del contrato 051-2015
El componente 10 del contrato 051-2015, consistió en la "Construcción del Clúster
Ciencias de la Tierra", por 39 507 457,75 USD con un plazo de 365 días, iniciando la
obra el 5 de febrero de 2016, conforme se describe en el oficio YACHAY-DDUA-2016-
0001-00 de la misma fecha, para lo cual se otorgó el anticipo del 50% del contrato por
19 753 728,87 USD, mismo que fue cancelado en dos partes: 2 963 059,33 USD el 11
de agosto de 2016 y 16 790 669,55 USD el 17 de octubre de 2016. En la ejecución del
citado contrato se determinaron las siguientes observaciones:
Anticipo pactado sin haberse efectuado reaiuste de precios
El Fiscalizador, el Administrador del Contrato y el Contratista, suscribieron la planilla de
avance de obra 1; y, el Fiscalizador de la Obra, con memorando YACHAY-DED-2016-
0024 de 18 de abril de 2016, presentó el Informe de Fiscalización de la referida planilla.
El Administrador de Contrato, el 12 'de diciembre de 2016, elaboró el informe de
satisfacción de la planilla de avance de obra 1, señalando como parte de sus
conclusiones, lo siguiente:
"... una vez revisadas y aprobadas la planilla 1 del componente 10 CLÚSTER CIENCIAS DE LA TIERRA del contrato 051-2015 puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador de contrato emitió el memorando YACHAY-DDUA-2016-0051-Ml de 15
de diciembre de 2016, solicitando el pago por concepto de la planilla 1, en las mismas
condiciones reportadas por el fiscalizador; sin embargo, se evidenció que en los valores
calculados, planillados y aprobados, no se realizó los reajustes de precios establecidos Á"rerrrA sisra
Empresa Pública YACE/AY E.P. 77
Fecha de pago
Valor del reajuste
C=(A*B)-A
11 852,24
Factor de reajuste
(B)
1,004 2016-08-15
Diferenci
2016-09-29 16 790 669,55
a a descontar a I contratista
0,995 -83 953,35
42 101,11
Valor a reajustar I (A)
2 963 059,33 I
Descripción
Reajuste de precios del anticipo definitivo
(15% Yachay EP) Reajuste de precios del anticipo
definitivo (85% EXIBANK)
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
en el contrato y que están de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General a la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, como se detalla a
continuación:
El Director General de Fiscalización de la Empresa Pública Hidroequinoccio E.P. con
oficio 443-FISC-HIDRO-PIY-2017 de 16 de noviembre de 2017, en relación a los
reajustes de precios de los componentes: Cluster Ciencias de la Tierra, Complejo de
Viviendas Multifamiliares San José y Centro de Salud Tipo B; señaló:
"... Lamentablemente los Fiscalizadores de Yachay EP en su periodo de actuación, no cumplieron las disposiciones contractuales en cuanto se refiere a la aplicación de la fórmula polinómica para el cálculo de los reajustes de precio; adicionalmente, en el único componente que calcularon el reajuste de precios, utilizaron una formula distinta a la que consta en el contrato protocolizado, para lo cual en el expediente que se anexa, estoy entregando una copia de las formulas...".
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador en la elaboración de la planilla e
informe de fiscalización no realizó los cálculos de reajustes de precios correspondientes
al anticipo, con los valores netos que debían ser pagados; y, el Administrador del
Contrato, suscribió la planilla, la aprobó, emitió su informe de satisfacción y solicitó su
pago sin objetar la falta del cálculo de reajuste de precios, ocasionando un pago en
exceso al Contratista de 72 101,11 USD por ser el resultados del reajuste negativo.
Volúmenes pagados en exceso en varios rubros
El Fiscalizador, el Administrador y el Contratista, suscribieron las planillas de avance de
obra 1 a la 9; y, el Fiscalizador de la Obra, con memorandos YACHAY-DED-2016-0024,
0037, 0038, 0039, 0044, 0051, 0057, 0065 y 0074-MI de 18 de abril, 10 y 24 de junio,
25 de julio, 16 de septiembre, 10 de octubre, 7 de noviembre y 25 de noviembre de
2016, respectivamente, presentó los Informes de Fiscalización de las referidas planillas.
ArTA ‘1 calo
Empresa Pública YACHAY E.P. 78
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
El AdminMrador de Contrato, el 12 de diciembre de 2016, elaboró los informes de
satisfacción de las planillas de avance de obra de la 1 a la 9, señalando como parte de
sus conclusiones, lo siguiente:
"... una vez revisadas y aprobadas las planillas... del componente 10 CLÚS TER CIENCIAS DE LA TIERRA del contrato 051-2015 puede continuarse con el trámite correspondiente...".
El Administrador de contrato con los memorandos YACHAY-DDUA-2016-0048, 0049 y
0051-MI de 15 de diciembre de 2016, solicitó efectuar los pagos por concepto de las
planillas 1 a la 9, en las mismas condiciones reportadas por el fiscalizador.
El Director General de Fisdalización de la Empresa Pública HIDROEQUINOCCIO E.P.,
con oficio 442-FISC-HIDRO-PIY-2017 de 16 de noviembre de 2017, proporcionó los
expedientes relacionados con el planillaje de las obras, los que permitieron verificar
diferencias en los cálculos de volúmenes de los rubros correspondientes a los capítulos
"Trabajos Preliminares, Excavaciones, Rellenos, Mamposterías y Enlucidos,
Arrostramientos y Refuerzos Metálicos, Pisos, Pinturas, Bloque 2, Bloque INIGEMM,
Bloque Cilíndrico, Bloque Metrología, Bloque Parqueaderos, Auditorio y Muros", por el
periodo coMprendido de febrero a octubre de 2016.
Las diferencias de cantidades en los volúmenes de los rubros señalados, se describen
en Anexos 10 y 11, y en lo que respecta a la Perfilería Estructural, se resume a
continuación las diferencias de volúmenes:
BLOQUE 2 UNIDAD CANTIDAD
PERFILERIA ESTRUCTURAL A-572 Gr:
Kg '749 143,59 50 ( INCL. PINTURA ANTICORROSIVA ) , BLOQUE INIGEMM
PERFILERIA ESTRUCTURAL 4-572 Gr 50 267 105,92 (INCL. PINTURA ANTICORROSIVA) kg 1 576 597,17 223 969,34 43 136,58 BLOQUE CILINDRICO ( AULAS )
236 PERFILERIA ESTRUCTURAL A-572 Gr 32 89,00 50 (INCL PINTURA ANTICORROSIVA) kg 258 756,14 0 17 391,35 14 697,65 BLOQUE METEOROLOGÍA
255 PERFILERIA ESTRUCTURAL A-572 Gr 179 916,11 50 (INCL. PINTURA ANTICORROSIVA ) I kg 177.087,03 143 879,98 3603613
BLOQUE PARQUADEROS
273 PERFILERIA ESTRUCTURAL A-572 Gr 50 (INCL. PINTURA ANTICORROSIVA) I kg 133.379,23
AUDITORIO
PERFILERIA ESTRUCTURAL A-572 Gr 289 3633078 31 848,04 1:50 (INCL. PINTURA ANTICORROSIVA ) kg 76.194,84 4 482 74 .... ..... .......
No.
194
213
TOTAL KG' I DIFERENCIA
60 130,59 0884,43
9246,16
89 087,15 74 588,48 14 498,67
mpresa Pública YACHAY E.P. 79
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador no verificó y detectó las cantidades
reales ejecutadas en el proyecto del Cluster Ciencias de la Tierra, al elaborar las
planillas e informes de fiscalización en el período de febrero a octubre de 2016, no se
evidenciaron las acciones tomadas por el Administrador de Contrato al suscribir las
planillas, aprobarlas y solicitar su pago, ocasionando un pago en exceso al contratista
por 1 081 383,59 USD correspondiente a los rubros del proyecto arquitectónico y 594
863,66 USD por perfilería, totalizando 1 676 247,25 USD.
Con oficios 236, 240 y 241-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP de 24 de noviembre de
2017, se comunicó los resultados provisionales al Apoderado de la Empresa China
Gezhouba Group Company Limited, al Administrador de Contrato y al Fiscalizador.
La Fiscalizadora, con comunicación de 29 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, en relación a la falta de reajuste de precios,
señaló:
"... En lo que se refiere al no cumplimiento de las disposiciones contractuales en la no presentación de los reajustes de precios tanto del anticipo como de las planillas de avance de obra, ciertamente no se adjuntaron en los informes de Fiscalización la aprobación de las respectivas planillas; sin embargo los reajustes son liquidables y tienen carácter provisional hasta su pago, estos fueron calculados en su debido momento y salieron negativos (como se lo puntualiza en los resultados provisionales). En la generalidad de las ocasiones los reajustes son positivos y deben tener una liquidación, esta vez constituyen un descuento que se pensó incluir en la planilla de liquidación (el componente se encuentra en ejecución), de esta manera se evitarían confusiones... La contratista nunca presentó las PLANILLAS DE REAJUSTE DE PRECIOS, pero sin embargo si se realizó el cálculo y como se lo menciona anteriormente se consideró pertinente dejarlo para la liquidación... El contrato ni el componente en mención no se han liquidado, por consiguiente no se ha provocado ningún perjuicio al ESTADO...".
Lo expresado por la servidora ratifica lo comentado por auditoría, puesto que se
evidenció la falta del cálculo de reajuste de precios, situación que generó pagos en
exceso al contratista, por ser el resultado del reajuste de precios negativo.
El Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 5
de enero de 2018, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... existe una equivocación en calcular con tres decimales, cuando lo correcto son cuatro, solicitando se vuelva a liquidar los valores considerando lo enunciado.
b;f Adicionalmente, la estructuración de la fórmula es errada, habiendo solicitado en crurssn., npresa Pública YACHAY E.P.
80
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales varias ocasiones se proceda con una contratación modificatoria a la cláusula de reajuste de precios y en especial a la fórmula polinómica, pues no se encuentran considerados todos los componentes principales que deben integrarla; esta corrección es viable en aplicación del artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública...".
Auditoría no comparte lo expresado por el Gerente General del Proyecto en su calidad
de Contratista, por cuanto a su comunicación no adjuntó los documentos que justifiquen
los cálculos efectuados en diferencia a los reflejados por auditoría; y, en el cálculo de
reajuste de precios se utilizó la fórmula descrita en el contrato suscrito por las dos partes
y que están de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General a la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública.
En relación a los volúmenes pagados en exceso en varios rubros, el Gerente General
del Proyecto en su calidad de Contratista, con comunicación de 5 de enero de 2018,
posterior a la conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... Nótese que la observación se encuentra vinculada, a la verificación del cumplimiento del contrato administrativo de ejecución de una obra pública, correspondiendo está materia a la acción de control a través de Auditoría de Obras o Ingeniería... A pesar de que se encuentran establecidas las obligaciones del Administrador del Contrato y Fiscalización en las cláusulas décima novena y vigésima, especialmente en esta última, en el numeral 20.02, consta el contenido del número 7 "Medir las cantidades de obra ejecutadas y con ellas verificar, aprobar y certificar la exactitud de las planillas de pago"; también corresponde observar lo señalado en las NCI 408-17, 408-18 y 408-19 que tratan sobre las funciones de Administrador y Fiscalización, en su orden; desprendiéndose que es el Fiscalizador quien realiza las mediciones y aprueba las planillas; cualquier error suscitado en las mediciones que provoquen un pago en exceso, el tema debe resolverse conforme el mismo contrato... siempre que se hubiere pagado por parte de la contratante, en el presente caso, NO EXISTE PAGO POR LAS PLANILLAS EN LOS QUE SE ENCUENTRAN LOS RUBROS DEL PROYECTO ARQUITECTÓNICO Y EN LA PERFILERIA; esta es una condición sustancial, para ,que se pueda afirmar por parte del equipo de control "ocasionando un pago en exceso al contratista..."; prueba de ello, es que se encuentra pagadas tres planillas que corresponden a los meses de febrero, marzo y abril; no hay pago de las demás restantes hasta la presente fecha... Como señalamos, no existe el pago en exceso, pues la contratante no ha transferido a la cuenta de la contratista los haberes por las planillas de los meses de mayo a diciembre, solicitando se elimine esta afirmación, pues no corresponde a la realidad, por tanto, no existe perjuicio de ninguna naturaleza al recurso público... La contratista y su subcontratista, nuevamente han procedido a ratificar y rectificar mediciones constantes en las planillas que reitero, no están pagadas, los resultados se expresan en la abundante documentación que se adjunta a este oficio.- En la documentación que se anexa, constan, todos los cuadros de cálculos y anexos gráficos de cada rubro observado, con los que se podrá apreciar que los determinados por el equipo de control sobre la base de la información entregada por la Fiscalización contratada, • 44 Ebrrn 0P10
presa Pública YACÍ-/AYER 81
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales son errados.- Por los motivos expresados, se deja nuevamente en claro, que no existe pago por parte de la contratante de las planillas en las que se encuentran incluidos los rubros observados...".
Lo señalado por el Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista, no es compartido por auditoría, por cuanto en relación a que las planillas no se encontraron pagadas sino únicamente hasta la planilla 3, la Gerente Administrativa Financiera con
oficio EPYEP-GAF-2017-0091-00 de 1 de noviembre de 2017, proporcionó el expediente de la construcción del Cluster Ciencias de la Tierra como parte del contrato
0051-2015, junto con los pagos efectuados por este concepto en medio magnético, información en la que se encontraron detalladas como pagadas las planillas 1 a la 9, las
cuales conforme al referido documento fueron canceladas en 2 partes el 15% el 7 de
febrero de 2017 y el 85% el 26 de abril del mismo año, situación que fue corroborada por el Director General de Fiscalización de la Empresa Pública HIDROEQUINOCCIO E.P., con oficio 442-FISC-HIDRO-PIY-2017 de 16 de noviembre de 2017, en el cual proporcionó el detalle financiero del proyecto, mismo que refleja que las planillas 1 a la
9 se encontraron pagadas hasta la fecha de corte del examen; y, finalmente conforme se desprende del oficio MINFIN-SFP-2017-0183-0 de 28 de abril de 2017, en el cual el
Subsecretario de Financiamiento Público del Ministerio de Economía y Finanzas,
señaló:
"... En atención a su oficio Nro. YACHAY-GG-2016-1256-00 de 13 de octubre de 2016, por medio del cual solicita a esta Cartera de Estado se informe el estado de los desembolsos a realizarse por parte de Eximbank China relacionados con el Convenio de Crédito suscrito entre el Ministerio de Finanzas y el Eximbank de China destinado a financiar el proyecto Ciudad del Conocimiento Yachay, le manifiesto que la entidad acreedora, mediante correo electrónico, remitió el aviso del desembolso por el valor de USO 6'728.466,45 con fecha 26 de abril de 2017, a la cuenta de la empresa contratista...".
Como parte de la documentación adjunta presentada por el Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista en comunicación de 5 de enero de 2018, remitió el "ANÁLISIS DE LOS RUBROS 3,5 Y 15 QUE ENTRE OTROS SE SOLICITA
DESCUENTO AL CONTRATISTA", que en su parte correspondiente a los rubros 3 y 5,
señaló:
" ANALISIS RUBRO No.- 3...FISCALIZACIÓN... LA FISCALIZACIÓN SOLICITA EL DESCUENTO DEL RUBRO ARGUMENTANDO QUE EL AREA NO ES VERIFICABLE POR CUANTO SE PLANILLA SOLO CON GRAFICO GENERAL (IMPLANTACIÓN SIN DIMENSIONAMIENTOS) NO EXISTE
1 ec6
Empresa Pública YACHAY E.P. 82
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales ARCHIVO FOTOGRAFICO... COMENTARIO DE CGGC... LA FISCALIZACIÓN CON SU EQUIPO DE TOPOGRAFÍA COMO PARTE DE SUS RESPONSABILIDADES DEBIA REALIZAR SU REPLANTEO Y UNA VEZ VERIFICADA EN CAMPO EL AREA REPLANTEADA DEBIO DAR A CONOCER AL CONTRATISTA SUS CALCULOS Y DE ESTA MANERA CONSENSUAR LAS CANTIDADES Y NO SOLICITAR EL DESCUENTO TOTAL DEL AREA REPLANTEADA... ANALISIS RUBRO No.- 5... FISCALIZACIÓN... FISCALIZACIÓN EN SU CUADRO DE VALIDACIÓN MANIFIESTA QUE EL RUBRO SE COBRA SIN SUSTENTO GRÁFICO Y EN EL ANÁLISIS DE LA PLANILLA No.-11 RECOMIENDA LA LIQUIDACIÓN DEL RUBRO POR TENER UN EXCEDENTE, NO OBSTANTE EN EL INFORME DE CONTRALORIA SE PIDE EL DESCUENTO -DE LO EJECUTADO HASTA LA PLANILLA 9... COMENTARIO DE CGGC... CGGC CONSIDERA IMPROCEDENTE EL DESCUENTO DEL RUBRO HASTA LA PLANILLA 9...".
Lo expresado no es compartido por auditoría, por cuanto la documentación
proporcionada por el Gerente General del Proyecto en su calidad de Contratista,
corresponde a Memorias de Cálculo descritas como "PLANILLA No... Liquidación" con
Fecha "Diciembre del 2017", documentos suscritos por la Fiscalizadora que fungió en
tal cargo hasta el 31 de diciembre de 2016 y que se desvinculó de la institución el 22 de
septiembre de 2017, por tal motivo dichos documentos no han sido validados ni
certificados por parte de la Fiscalización y Administración del Componente a la fecha de
corte del examen especial en la que se identificaron las diferencias comentadas.
El Administrador de Contrato, el Fiscalizador y el Contratista, inobservaron lo
establecido en los artículos 80 y 82 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y 121 y 129 de su Reglamento General; numerales 5.06 y 5.07 de
la cláusula quinta "PRECIO DEL CONTRATO", numerales 15.01.1 y 15.01.3 de la
cláusula décima quinta "OTRAS OBLIGACIONES DE LAS PARTES", literales a), b),
h) de la cláusula décima novena "OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR", numerales
1, 2, 3, 5, 7 y 9 del numeral 20,01 y numerales 8, 11 y 21 del numeral 20,02 de la
cláusula vigésima "DE LA FISCALIZACIÓN" del contrato 0051-2015 de 25 de noviembre
de 2015; las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-
03 Supervisión, 408-16 Administración del contrato y administración de la obra, 408-17
Administrador del contrato, 408-19 Fiscalizadores, 408-24 Control Financiero de la Obra
y 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación; e, incumplieron los literales a) y b) del
numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. L;lasTA 1 Tit
Empresa Pública YACHAY E.P. 83
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Conclusiones
El Fiscalizador en la elaboración de la planilla e informe de fiscalización no realizó
los cálculos de reajustes de precios correspondientes al anticipo, con los valores
netos que debían ser pagados; y, el Administrador del Contrato, suscribió la planilla,
la aprobó, emitió su informe de satisfacción y solicitó su pago sin objetar la falta del cálculo de reajuste de precios, ocasionando un pago en exceso al contratista de
72 101,11 USD, por ser el resultados del reajuste negativo de precios.
El Fiscalizador, no verificó las cantidades ejecutadas en el proyecto del Clúster Ciencias de la Tierra, al elaborar las planillas e informes de fiscalización en el
período de febrero a octubre de 2016, determinándose diferencias en volúmenes planillados sin que se evidencie las acciones tomadas por el Administrador de
Contrato al suscribir las planillas, aprobarlas y solicitar su pago para identificar este
particular, ocasionando un pago en exceso al contratista por 1 081 383,59 USD del proyecto arquitectónico y 594 863,66 USD de la perfilería, con un total de
1 676 247,25 USD.
Recomendaciones
Al Gerente General
19. Dispondrá a los Administradores de los Contratos de obra, soliciten
documentadamente a los fiscalizadores, realicen el cálculo de reajustes de precios de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos, lo cual plasmarán en los informes de satisfacción que emitan para solicitar el pago; así como, soliciten que previo elaborar las planillas e informes de fiscalización, revisen que las cantidades ejecutadas estén de acuerdo con las contratadas y establecidas en los documentos precontractuales.
Deficiencias en la ejecución del contrato 0017-2014 suscrito para la construcción de vías internas de la Ciudad de Conocimiento Primera Fase
Los Gerentes Generales de Yachay E.P. y de la Empresa Pública de Vialidad Imbavial E.P., el 14 de febrero de 2014, suscribieron el contrato 0017-2014 para la construcción
de las vías internas de la Ciudad del Conocimiento - Primera Fase, por 26 385 532,68 USD y con un plazo de 600 días, contados a partir del día siguiente al de la suscripción
d&cosrain-LTA y 0,,AT2,,„
Empresa Pública YACHAY E.P. 84
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
del contrato, por lo que el mismo debía culminar el 7 de octubre de 2015, nombrándose
como Administrador del Contrato al Director de Hidráulica Sanitaria; sin embargo, a la
fecha de corte del examen especial el contrato continuó vigente, en el análisis se
determinaron las siguientes observaciones:
Suspensiones de obra que sobrepasaron el plazo contractual
La ejecución del contrato presentó 6 suspensiones de obra que totalizaron 824 días, de
acuerdo con la descripción que los administradores de contrato, en sus respectivos
períodos de gestión efectuaron como se detalla:
r N° Suscriptor N" oficio Fecha del oficio
Tiempo de suspensión
Director de YACHAY-DDC-2015-0010- 2015-03-23 240 dias Construcciones
2 Director de YACHAY-DDC-2015-080-00 2015-11-18 150 días Construcciones
3 Director de YACHAY-DDC-2016-032-00 2016-04-13 90 días Construcciones
4 Director de Estudios y YACHAY-DDC-2016-042-00 2016-07-08 30 días Diseños
5 Analista Experto de YACHAY-DDC-2016-048-00 2016-08-09 90 días t 6 Estudios y Diseño
Director de Estudios y YACHAY-DDC-2016-079-00 r2016-12-15 224 días Diseños _L Total 824 Mas
De conformidad a las solicitudes de suspensión efectuadas por los Administradores de
Contrato, se estableció que informaron al Gerente General del particular, poniendo en su consideración la terminación del contrato, como lo señaló entre otros el memorando
YACHAY-DDC-2016-032-00 de 13 de abril de 2016, así:
"... Por lo anteriormente expuesto y considerando que hasta la presente fecha no puede reiniciarse la obra vial debido a que el avance del proyecto de alcantarillado, agua potable y soterramiento es insuficiente, se sugiere mantener la suspensión de los contratos 0017-2014 y 0087-2014 por 30 días, contados a partir de la finalización de la suspensión otorgada el 13 de abril de 2016, sin perjuicio que en el caso de se presenten causales, se instrumente la terminación unilateral y anticipada del referido contrato... Mucho agradeceré comunique este particular al señor Gerente General a fin de obtener las instrucciones necesarias que serán comunicadas a los contratistas de las obras de construcción y Fiscalización...".
Además, se evidenció que el contrato de construcción de las vías internas de la Ciudad
del Conocimiento, inició sin la contratación de la Fiscalización, así como de la obra física
del sistema de alcantarillado, sanitario y pluvial, cuyos contratos fueron suscritos el 15
de agosto de 2014 y 25 de noviembre de 2015, respectivamente; es decir, seis meses
y diez meses posteriores al inicio de las obras; además, no se contó de forma previa
con los diseños definitivos del trazado vial para la construcción de las vías internas. ¿!..j..51-1EbStA 01400
Empresa Pública YACHAY E.P 85
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
La situación expuesta, se presentó por cuanto el Gerente General de la Empresa Pública
Yachay E.P., suscribió el contrato para la construcción de las vías internas de la Ciudad
del Conocimiento — Primera Fase, sin considerar que los planos del diseño de las vías
internas, sean los definitivos y que se realicen diseños geométricos viales de acuerdo a
las necesidades del avance de obra, sin contar previamente con la construcción del
sistema de agua potable, alcantarillado sanitario y pluvial; y, soterramiento de cables; y,
una vez que se encontró suscrito el contrato, no tomó las acciones correctivas para
liquidarlo o finalizarlo, debido a la falta del avance de la obra según lo programado,
ocasionando que la Ciudad del Conocimiento no cuente con vías de acceso peatonal y
automovilísticas.
Anticipo no devengado
De acuerdo con el numeral 5.1 de la cláusula quinta "Forma de pago"del Contrato 0017-
2014 de 14 de febrero de 2014, la Empresa Pública Yachay E.P., con Notificación de
Anticipos DF-2014-020, entregó al Contratista el 50% del valor del contrato equivalente
a 13 192 766,34 USD; sin embargo, hasta la fecha de corte del presente examen
especial, este valor no ha sido devengado en su totalidad a pesar de que se pagó 11
planillas de avance de obra, correspondientes a los meses de febrero de 2014 a
diciembre de 2016, como se detalla a continuación:
Concepto Valor Cancelado USD
Monto del contrato 26 385 532,68 Monto del Anticipo 13 192 766,34 Total cancelado hasta la planilla 11 5 559 523,03 Monto devengado del anticipo 2 674 219,39 Saldo por devengar del anticipo 10 518 546,95
El contrato no fue ejecutado con normalidad debido a la falta de estudios previos y de
construcción de obras complementarias a las vías internas de la ciudad del
conocimiento.
Ésta situación se presentó, por cuanto el Gerente General en su calidad de
representante legal, judicial y extrajudicial de la empresa, no tomó las acciones y
decisiones correspondientes para finiquitar y liquidar los contratos suscritos respecto a
la falta de ejecución de la obra conforme a lo planificado, a fin de recuperar el anticipo
no devengado una vez transcurridos 824 días de suspensión de la obra, ocasionando „eciirom sEts
(1:7 Empresa Pública YACHAY EP 86
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
que el valor de 10 518 546,95 USD entregado al Contratista, no sean utilizado en los
proyectos y programas de la Empresa Pública.
Con oficios del 150 al 167-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP y 34328 DNA2 de 24 y
27 de noviembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Gerente General,
Administradores de Contrato, Fiscalizador contratado y al Gerente General de la
Empresa Pública de Vialidad Imbavial E.P., en sus respectivos períodos de gestión.
El Administrador de los contratos de vías y su fiscalización actuante entre el 1 de
diciembre de 2014 y el 7 de julio de 2016, con comunicación de 18 de diciembre de
2017, posterior a la conferencia de comunicación de resultados, informó:
"... Suspensiones de obra que sobrepasaron el plazo contractual... fue necesario la suspensión de los contratos mencionados, ejecutada en un primer momento el 23 de marzo 2015 de la construcción de la Vías Internas Fase Primera. Sin embargo, en ese tiempo ya se disponía de los estudios provisionales entregados por ASTEC de los sistemas de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario y Pluvial, razón por la cual el 26 de octubre de 2015, se suscribe el acta de recepción parcial de los estudios de Agua Potable y Alcantarillados Sanitario y Pluvial, señalando que desconozco las razones por las cuales las autoridades de Yachay E.P, que tenían privativamente la facultad de autorizar la ejecución de obras en la Ciudad del Conocimiento, no contrataron la ejecución de las obras de infraestructura, en cuanto a agua potable y alcantarillado se refiere... sugiriendo de forma simultánea que de ser el caso se considere dos soluciones de carácter legal y contractual, una la terminación unilateral y anticipada de los contratos, y la segunda que por las consideraciones y dificultades presentadas en las obras era la más viable esto es, instrumentar una terminación de mutuo acuerdo de los contratos de construcción y fiscalización, siendo pertinente que esta recomendación debió ser acogida por quien tenía la capacidad de decidir en su calidad de máxima autoridad, en virtud de que la misma jamás estuvo entre mis competencias, facultades y atribuciones, por lo que cualquier omisión en este sentido deberá ser atribuida a quién tenía la obligación de autorizaría terminación de mutuo acuerdo del contrato... Por las consideraciones expuestas, si bien es cierta que trascurrieron 6 meses entre las fechas de contratación de la construcción y 10 meses de la contratación de la construcción de los sistemas de Agua Potable y del Alcantarillado Sanitario y Pluvial, es imperativo considerar que no fue ni es potestad ni responsabilidad del Director De Construcciones y/o del Administrador del proyecto la contratación de la Fiscalización y de la construcción de Agua Potable y Alcantarillados Sanitario y Pluvial, esa decisión la tenía que asumir el Gerente de Infraestructura y Construcciones y de la máxima autoridad de Yachay E.P a quienes en continuas reuniones solicité la necesidad de contratar los estudios de los sistemas de Agua Potable y Alcantarillado, y estos estuvieron a disposición de la Empresa Pública Yachay E.P recién desde el 26 de octubre de 2015... En lo que respecta a la contratación oportuna de los sistemas de agua potáble y alcantarillado sanitario y pluvial, no es potestad ni responsabilidad del Director de Construcciones de ese tiempo, sino de las autoridades superiores, únicamente insistí en varias oportunidades por ser esa mi responsabilidad que era
CCH-F3M51 Y SIETE presa Pública YACHAY E.P.
87
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
necesario la contratación de los sistemas de agua potable, alcantarillado sanitario y pluvial y soterramiento de cables, para evitar que la obra de construcción de las vías vayan teniendo retrasos por no poder ejecutar rubros de la estructura de pavimento, (sub base, base y carpeta asfáltica)... Como se indicó anteriormente, las vías estuvieron paralizadas por varias ocasiones, las mismas que siempre contaron con la autorización de la máxima autoridad de Yachay E.P y conocimiento el Gerente de Infraestructura y Construcciones... Anticipo del contrato 0017-2014 no devengado... demuestro de forma documentada que recomendé varias veces una terminación de mutuo acuerdo de los contratos de construcción y fiscalización, razón por la cual no puedo ser responsable por acción u omisión en la que incurrieron otras instancias o autoridades institucionales... Al no existir la disposición por parte de la máxima autoridad de dar por terminado el contrato de mutuo acuerdo de la construcción de las vías internas del contrato Nro. 0017-2014, pese a las recomendaciones que realicé como Administrador del contrato en los documentos de suspensiones de obra y que contó con la autorización mediante sumida inserta del Gerente General y conocimiento del Gerente de Infraestructura y Construcciones, lo que ocasionó que el contrato siga en vigencia y la Empresa Pública Imba vial E.P., tenga en su poder en una cuenta del Banco Central el dinero no devengado del anticipo, valor que deberá ser liquidado... Anticipo del contrato 0087-2014 para la fiscalización de la construcción de la vías internas de la ciudad del conocimiento Yachay Fase 1, no recuperado... Como se indicó anteriormente en cuanto al contrato de construcción de vías y los documentos que se presentan para sustentar la paralización de la obra Construcción de las Vías Internas Fase 1 de la Ciudad del Conocimiento, fueron aprobadas por la máxima autoridad y con conocimiento del Gerente de Infraestructura y Construcciones, al tener esta disposición mediante sumilla inserta en el documento Memorando Nro. YACHAY-G1C-2015-0667-MI de 13 de noviembre de 2015 no fue posible recuperar el anticipo no devengado a la Consultora CIEPER-IAD, por cuanto las autoridades correspondientes no tomaron la decisión de terminar de mutuo acuerdo el presente contrato y por consiguiente proceder a Re liquidar los valores que no se hayan devengado, pese a las permanentes recomendaciones que generé...".
Lo señalado por el servidor ratifica lo comentado por auditoría, puesto a que se
evidenció la documentación con la cual informó a la autoridad sobre los inconvenientes
del avance de obra, a fin de que se implementen las acciones correctivas de su parte;
sin embargo, el Gerente General no tomó las acciones correspondientes para finalizar
el contrato suscrito en virtud de la falta de avance de obra que superó los 800 días de
suspensión.
El Gerente General en funciones del 1 de diciembre de 2014 y el 5 de julio de 2017, con
comunicación de 28 de diciembre de 2017, señaló:
"... Debo señalar que por tratarse de un proyecto que arrancó desde cero, Yachay Ciudad del Conocimiento en el año 2014 no contaba con trazado vial, El diseño urbanístico correspondió a la fase de pre factibilidad, misma que fue validada por el MIDUVI y aprobada por el Directorio de la E.P. cuando se puso en su wenn 9cato
,sr? Empresa Pública YACHAY E.P.
88
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales conocimiento el Plan Maestro de/a Ciudad en septiembre de 2013. Dicho plan fue contratado con la empresa pública FEZ de Corea. Una vez contamos con este insumo implantado en los predios asignados para el efecto, procedimos a la contratación de diseños viales definitivos, mismos que fueron la base de contrato de construcción de vías internas con IMBA VIAL EP.- De manera paralela, en enero de 2014, se contrató los estudios definitivos para la construcción de los sistemas de alcantarillado sanitario, pluvial, agua potable y aguas residuales con la empresa "ASTEC" Asesoría Técnica Cía. Ltda. (contrato 0012-2014).- El cronograma de ejecución de obras para Yachay Ciudad del Conocimiento marcó una primera fase de apertura de vías a cargo de IMBA VIAL EP, misma que se ejecutó, en devengo del anticipo de su contrato, hasta el 98%, conforme sus informes de Fiscalización y del Administrador del Contrato. Una vez concluida la primera fase de apertura de vías, el cronograma establecía que Yachay EP debía contratar las obras correspondientes a la segunda fase "soterramiento de las instalaciones hidrosanitarias", sobre la base de los diseños proporcionados por ASTEC Cía. Ltda. Ya que contábamos con una certificación presupuestaria plurianual de 1.043 millones de dólares de Estados Unidos de América, en favor del proyecto de inversión Yachay Ciudad del Conocimiento.- Una vez colocadas dichas instalaciones hidrosanitarias una tercera fase iniciaría para terminar las calzadas, de acuerdo al diseño urbano aprobado por el MIDUVI. Particular que tomó conocimiento y fue objeto de aprobación de parte del Directorio de la Empresa Pública Yachay EP en noviembre de 2014.- En la sesión de noviembre de 2014, el Directorio solicitó hacer ajustes a la propuesta de ASTEC y esperar a la autorización del Sr Presidente de la República para su inclusión en la programación financiera del Ministerio de Finanzas, ya que los montos excedían el tope del ordenador de gasto del Gerente General de la EP (5 millones de dólares).- Una vez acogidas las observaciones del Directorio, en el primer Gabinete sectorial de Talento Humano de 2015 el Presidente de la República dispuso se incorpore el componente hidrosanitario de Yachay en el "paquete de obras de infraestructura" a ser financiadas con fondos comprometidos, en términos concesionales, por parte del EXIMBANK de China. Razón por la cual no se incluyó el componente de alcantarillado sanitario, pluvial, agua potable y aguas residuales en el presupuesto 2015 con fuente de recursos fiscales. Y en consecuencia marcó la necesidad de suspender el contrato de construcción de vías con IMBA VIAL E.P. hasta contar con los recursos necesarios para contratar y haber construido la fase 2 en la construcción de las vías internas de la Ciudad del Conocimiento (soterramiento de alcantarillado sanitario, pluvial, agua potable y aguas residuales).- Luego de numerosos trámites que excedieron el ámbito de mis competencias como Gerente General, conforme a las normativas china y ecuatoriana, el 25 de noviembre de 2015, las empresas públicas CHINA GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED y YACHAY EP suscribieron el contrato No. 0051- 2015, en cuyo componente 1 y 2 se compromete la construcción de los sistemas hidrosanitarios para la Ciudad del Conocimiento, obra en ejecución hasta el último día de mi gestión como Gerente General.- Una decisión que corresponde al ámbito de la gestión conducente a precautelar los recursos públicos no puede ser calificada de negligente, ya que de no haber suspendido el contrato de construcción de vías con INBA VIAL EP, la Empresa Pública Yachay EP hubiese tenido que incurrir en una erogación adicional para rehacer calzadas y aceras, luego de la colocación de las redes hidrosanitarias...".
syjwiriA-i rwsuE
Empresa Pública YACHAY EP. 89
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales Lo señalado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto durante
el período sujeto a examen especial, el contrato se encontró suspendido sin que el
servidor haya tomado las acciones correspondientes para su cierre o liquidación y
recuperar el anticipo entregado, a pesar de haber conocido de los hechos por parte de
los informes presentados por los Administradores de Contratos.
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P. y el Contratista, inobservaron
los numerales 2 y 4 del artículo 11 de la Ley Orgánica de Empresa Públicas, la cláusula
tercera "OBJETO DEL CONTRATO" del contrato 0017-2014 el 14 de febrero de 2014,
las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-03
Supervisión, y 600-01 Seguimiento continuo o en operación; e, incumplió los deberes y
atribuciones previstos en los literales a), e) y h) del numeral 1 del artículo 77 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusiones
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P., suscribió el contrato para
la construcción de las vías internas de la Ciudad del Conocimiento - Primera Fase,
sin considerar que los planos del diseño de las vías internas incluidos en los
estudios, sean los definitivos y que se realicen diseños geométricos viales de
acuerdo a las necesidades del avance de obra, sin contar previamente con la
construcción del sistema de agua potable, alcantarillado sanitario y pluvial; y,
soterramiento de cables; y, una vez que se encontró suscrito el contrato, no tomó
las acciones correctivas para liquidarlo o finalizarlo debido a la falta de avance de la
obra por suspensiones que alcanzaron los 824 días, ocasionando que la Ciudad del
Conocimiento no cuente con vías de acceso peatonal y automovilísticas.
El Gerente General en su calidad de representante legal no tomó las acciones y
decisiones correspondientes para finiquitar y liquidar el contrato suscrito ante la falta
de ejecución de la obra de construcción de las vías internas de la ciudad del
conocimiento conforme a lo planificado, ni gestionó la recuperación del anticipo no
devengado una vez transcurridos 824 días de suspensión de la obra, ocasionando
que el valor de anticipo no devengado que fue entregado al Contratista no sean
recuperados para su uso en los proyectos y programas de la Empresa Pública. 24CUIPM14
Empresa Pública YACÍ-/AY 90
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Recomendaciones
Al Gerente General
20. Autorizará y suscribirá contratos de obra, una vez que existan los planos del diseño
definitivo, completos y actualizados de acuerdo a las necesidades del avance de
obra; las condiciones físicas y operativas que deben existir para que su ejecución se
desarrolle en los tiempos establecidos por la Empresa Pública.
21 Procederá a realizar las gestiones administrativas, financieras y jurídicas respectivas
para finiquitar y liquidar los contratos suscritos por la entidad que hayan sido
prorrogados o suspendidos por tiempos que superen el 50% del plazo contractual o
que afectan los intereses empresariales, con el fin de que los valores entregados
sean recuperados para su uso en los proyectos y programas de la Empresa Pública.
Arriendos pagados por oficinas y bodegas para funcionamiento de la Empresa
Pública Yachay E.P. en la ciudad de Quito
El Presidente de la República, con Decreto Ejecutivo 147 de 28 de marzo de 2013, creó
la Empresa Pública Yachay E.P., en cuyo artículo 1, señaló:
"... La Empresa Pública "YACHAY EP" se constituye como una persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión; con domicilio en el cantón Urcuquí, Provincia de lmbabura...".
El Directorio de la Empresa Pública Yachay E.P., con Resolución 06-2013-DIR-
YACHAY EP adoptada en la primera sesión ordinaria de 28 de marzo de 2013, y descrita
en el Acta 001-2013-DIR-YACHAY EP, resolvió:
"... Autorizar que la Empresa Pública YACHAY EP desarrolle sus actividades en la ciudad de Quito hasta tanto se tenga disponibilidad de infraestructura en el cantón Urcuquí, provincia de Imbabura...".
Con respecto a la construcción de infraestructura dentro de la Ciudad del Conocimiento
Yachay, ubicada en el cantón Urcuquí, se evidenció que el Gerente General y el
Representante Legal de la Empresa Constructora con RUC 1792283817001, el 20 de
agosto de 2015 suscribieron el convenio de pago 003-2015 con el objeto de cancelar
los valores incurridos por la construcción del Bloque F (Centro de Emprendimiento de ENTA cirio
Empresa Pública YACHAY E.P. 91
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Industrias), obra que conforme se describió en la "PLANILLA ÚNICA DE LIQUIDACIÓN",
se llevó a cabo desde el 4 de diciembre de 2014 y estuvo terminada el 12 de enero de
2015, situación que fue reflejada en el Acta de Entrega Recepción Única, suscrita el 15
de julio de 2015, a partir de la cual las instalaciones pasaron a formar parte del
patrimonio de la institución.
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P., con memorando YACHAY-GG-
2016-0055-MI de 27 de abril de 2016, dispuso:
"... En la actualidad, la Empresa Pública YACHAY E.P., cuenta con la infraestructura necesaria en Urcuquí para el desarrollo normal de sus actividades relacionadas ala administración del Proyecto Ciudad del Conocimiento YACHAY.-Por lo expuesto dispongo que todas las Gerencias, Direcciones Autónomas y en general todas las unidades administrativas que conforman la Empresa, de acuerdo al cronograma que fue propuesto por los Gerentes y Directores Autónomos, se trasladen con su personal, mobiliario, equipos y maquinarias a Urcuquí, a fin de que YACHAY E.P. desarrolle con normalidad sus actividades en su domicilio de creación.- Las diferentes Gerencias y Direcciones, en el ámbito de sus competencias, deben coordinar las acciones para que todos los servidores y funcionarios cuenten con la infraestructura necesaria para desarrollar sus actividades con normalidad, garantizando la operatividad y buen funcionamiento de la empresa.- Igualmente se debe coordinar con la Gerencia Administrativa Financiera la logística para realizar el traslado de bienes y personal con absoluta normalidad desde Quito a Urcuqui, dicha Gerencia deberá realizar todos los procedimientos administrativos correspondientes para este fin, en observancia de la normativa legal vigente.- Se adjunta el cronograma de desplazamiento planteado por las diferentes Gerencias y Direcciones Autónomas, el mismo que puede variar de acuerdo a las necesidades institucionales, previa aprobación de la Gerencia General y Técnica y en coordinación con las diferentes Gerencias y Direcciones Autónomas...".
El cronograma adjunto al referido memorando señalaba las fechas de traslado
dispuestas por el Gerente General, mismas que debían cumplirse hasta el inicio del mes
de enero de 2017, considerando que ya se disponía de instalaciones para el traslado de
los servidores desde la ciudad de Quito; sin embargo, una vez transcurrido dicho plazo,
no se evidenciaron disposiciones o nuevos cronogramas por parte del Gerente General,
con el objeto de trasladar las oficinas de la Empresa Pública Yachay E.P. a la ciudad de
Urcuquí y así dar cumplimiento a las disposiciones emanadas por el directorio de la
entidad; por el contrario, el 22 de febrero de 2017 la Gerente Administrativa Financiera,
actuante entre el 8 de noviembre de 2016 y el 22 de mayo de 2017, suScribió dos
contratos de arrendamiento uno para oficinas y otro para bodegas en la ciudad de Quito,
por el período de enero a diciembre de 2017, pese a que en la ciudad de Urcuquí se
ntáb on infraestructura para los servidores públicos. Empresa ública YACHAY E.P.
92
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
A la fecha de corte del examen especial, se evidenció que las oficinas del bloque F
(Centro de Emprendimiento de Industrias), se encontraron siendo ocupadas en su
totalidad por los servidores de las áreas administrativas y técnicas de la Empresa
Pública Yachay E.P., produciéndose su traslado conforme a la disposición del Gerente
General, aptuante desde el 6 de julio al 31 de agosto de 2017, habiendo transcurrido 7
meses desde enero hasta julio de 2017, sin que por parte del Gerente General actuante
entre el 1 de diciembre de 2014 y el 5 de julio de 2017, se hayan impartido disposiciones
al respecto, manteniendo contratos de arrendamiento de oficinas y de bodegas, que
ocasionaron pagos por este concepto, desde enero de 2017 por 128 388,64 USD, a
pesar de contar con la estructura física disponible, Anexo 12.
Con oficios del 074 al 098-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP y 34336 DNA2 de 24 y
27 de noviembre de 2017, respectivamente, se comunicó los resultados provisionales al
Gerente General, Gerentes Administrativos Financieros, Directora Administrativa
Subrogante, Directores Administrativos, en su calidad de Administradores de los
contratos de arrendamiento, Tesoreros y Directores Financieros, cada uno en su
respectivo ,período de actuación, respectivamente.
El Gerente General, con comunicación de 28 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... Asimismo, debo recordar que la infraestructura construida y acondicionada por la Empresa Pública Yachay E.P. durante los años 2013, 2014 y 2015 pasó a ser ocupada por la Universidad de Tecnologías Experimentales del Ecuador YachayTech, en los predios anteriormente correspondientes a la denominada Hacienda San José y cuya demanda ha sido y será creciente en razón de la naturaleza de sus actividades... De la misma manera los espacios construidos, con los recursos de la EP, formalmente fueron entregados a varias unidades operativas, que en coadministración con otras entidades del Estado, hasta el año 2017, progresivamente han ido entrando en operación. Tal es el caso del Instituto Superior Técnico Tecnológico 17 de Julio, Unidad Educativa del Milenio Yachay, Centro de Desarrollo Infantil Leonidas Proaño, entre otros... El informe borrador partiCularmente hace referencia a las instalaciones del Centro de Emprendimiento Innopolis, ubicado en el predio antes conocido como Hacienda San Eloy... Debo señalar que dichas instalaciones fueron diseñadas y construidas para albergar a varios laboratorios que oportunamente entraron en funcionamiento al servicio de la colectividad: Laboratorio de fabricación y prototipaje FABLAB, laboratorio de desagregación tecnológicas (en convenio con MIPRO), Laboratorio de I+D-i de ECU911, Coworking para emprendedores de base tecnológica (en convenio con Telefónica S.A.), entre otros. En ningún momento dichas instalaciones fueron diseñadas para que las áreas administrativas de Yachay EP alojen sus oficinas, FICUE4-11-A-
Empresa Pública YACHAY E.P. 93
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
ya que las especificaciones técnicas cumplen con otros objetivos relativos a la gestión empresarial priorizada por el Directorio de la institución a su debido tiempo.- Por lo cual debo recalcar que este accionar es relativo a la gestión empresarial y, en atención a la enmienda constitucional vigente desde el 21 de diciembre de 2015, rebasa las atribuciones de la Contraloría General del Estado...".
Auditoría no comparte lo expresado por el servidor, por cuanto existía el espacio físico
disponible en la ciudad de Urcuquí para proceder con el traslado de los *servidores,
estableciendo plazos y cronogramas; sin embargo, habiendo transcurrido el plazo
otorgado, no supervisó y dio seguimiento al cumplimiento de sus disposiciones para el
traslado total de los servidores de la Empresa Pública, incurriendo la entidad en pagos
por arrendamientos a pesar de disponer de instalaciones.
Los hechos comentados se originaron por cuanto el Gerente General en funciones del
1 de diciembre de 2014 al 5 de julio de 2017, no dispuso el traslado del personal de la
Empresa Pública Yachay E.P. a las oficinas ubicadas en la ciudad de Urcuquí, al
momento que se encontraron disponibles las instalaciones en dicho lugar, habiendo
transcurrido los plazos y cronogramas establecidos en el memorando YACHAY-GG-
2016-0055-MI de 27 de abril de 2016; además, la Gerente Administrativa Financiera
actuante entre el 8 de noviembre de 2016 y el 22 de mayo de 2017 suscribió los
contratos de arrendamiento de oficinas y bodegas por el período entre el 1 de enero y
el 31 de diciembre de 2017, sin considerar que se contaba con instalaciones disponibles
en la ciudad de Urcuquí y que además el Gerente General dispuso el traslado
correspondiente, lo que ocasionó que la Empresa Pública Yachay E.P., incurra en
gastos por concepto de arrendamientos mensuales a partir del mes de enero de 2017,
por 128 388,64 USD, a pesar de contar con infraestructura en la ciudad de Urcuquí.
El Gerente General en funciones del 1 de diciembre de 2014 al 5 de julio de 2017; y, la
Gerente Administrativa Financiera actuante entre el 8 de noviembre de 2016 y el 22 de
mayo de 2017, inobservaron lo previsto en los numerales 2 y 4 del artículo 11 de la Ley
Orgánica de Empresas Públicas; la Resolución 06-2013-DIR-YACHAY EP adoptada en
la primera sesión ordinaria del Directorio de la Empresa Pública Yachay E.P., el 28 de
marzo de 2013, contenida en el Acta 001-2013-DIR-YACHAY EP; numeral iv del literal
e) y literal g) de la Resolución YACHAY EP-GG-007-2013 de 19 de julio de 2013; la
disposición contenida en memorando YACHAY-GG-2016-0055-MI de 27 de abril de
2016; las Normas de Control Interno 100-01 Control Interno, 100-03 Responsables del
1,9n191,/ tamo y 401-03 Supervisión; e, incumplieron los deberes y atribuciones A,I9 Empresa Pública YACHAY E.P.
94
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales establecidos en los literales a), e) y h) del numeral 1 y literales a) y c) del numeral 2 del
artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El Gerente General, actuante de 1 de diciembre de 2014 al 5 de julio de 2017, con
memorando YACHAY-GG-2016-0055-Ml de 27 de abril de 2016, dispuso el traslado de
las oficinas y del personal de la Empresa Pública Yachay E.P. a la ciudad de Urcuquí,
señalando que ya se cuenta con la infraestructura necesaria en dicha ciudad, para lo
cual estableció un plazo y cronograma que debía cumplirse hasta el inicio del mes de
enero de 2017; sin embargo, habiendo transcurrido los plazos y cronogramas
establecidos, no se evidenció acciones o disposiciones por parte del Gerente General
para el cumplimiento del traslado de la totalidad de servidores a la ciudad de Urcuquí;
además, la Gerente Administrativa Financiera, actuante entre el 8 de noviembre de 2016
y el 22 de mayo de 2017, suscribió los contratos de arrendamiento de oficinas y
bodegas, por el período entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2017, sin considerar
que se contaba con instalaciones disponibles en la ciudad de Urcuquí y lo dispuesto por
el Gerente General, lo que ocasionó que la Empresa Pública Yachay E.P., incurra en
gastos por concepto de arrendamientos mensuales a partir de enero de 2017, por 128
388,64 USD a pesar de contar con infraestructura en la ciudad de Urcuquí.
Recomendación
Al Gerente General
22. Procederá a autorizar y suscribir contratos de bienes y servicios que sean
estrictamente necesarios para la Empresa Pública, para lo cual solicitará a las
unidades requirentes informen documentadamente sobre el uso y su necesidad
previo al inicio de estos procesos de contratación.
Consultoría contratada para la elaboración de normativa y herramientas de talento
humano no fue implementada
La Directora de Talento Humano, con memorando YACHAY-DTH-2015-0159-MI de 4
de marzo de 2015, solicitó a la Gerente Administrativa Financiera iniciar el proceso para
la contratación de una consultoría para la elaboración de una propuesta de estatuto turnor-brrA v ct 14C1D
Empresa Pública YACHAY E.P. 95
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
orgánico por procesos, manual de clasificación de puestos por competencias y manual
de valoración y clasificación de puestos para la Empresa Pública Yachay E.P.,
adjuntando a este pedido los términos de referencia de dicha contratación elaborados
por la Analista y revisados por la Directora de Talento Humano.
La Gerente Administrativa Financiera, con memorando YACHAY-GAF-2015-0230-MI de
11 de marzo de 2015, solicitó a la Gerente Jurídica la elaboración de los pliegos y
resolución de inicio del proceso precontractual, servidora que tramitó dicha solicitud con
nota inserta en el referido memorando, en el que dispuso al Director de Contratación
Pública, lo siguiente:
"... Previa verificación del cumplimiento de las disposiciones de la LOSNCP; su Reglamento; y resoluciones SERCOP; coordinar elaboración de pliegos y resolución de inicio de proceso...".
El Director Administrativo con Resolución YACHAY-DCP-GJ-2015-046 de 20 de marzo
de 2015, aprobó los pliegos e inició el proceso de contratación.
El Director Administrativo de la Empresa Pública Yachay E.P. y el Presidente de la
empresa consultora adjudicada, el 10 de abril de 2015, suscribieron el contrato de
consultoría 0017-2015, para la elaboración de una propuesta de estatuto orgánico por
procesos, manual de clasificación de puestos por competencias y manual de valoración
y clasificación de puestos para la Empresa Pública Yachay E.P., por 63 650 USD más
IVA, con un plazo de ejecución de 140 días calendario, contados a partir de la entrega
del anticipo, el cual fue pagado con comprobante de pago 1353 de 23 de abril del mismo
año por 38 190 USD, por lo que el plazo concluía el 10 de septiembre de 2015,
contemplando la entrega de 3 componentes, de acuerdo al siguiente detalle:
El
N° de Componente
1
2
3
numeral 12.1
Descripción del Componente
Propuesta de estatuto orgánico por procesos de la Empresa Pública Yachay EP Diseño Manual de Clasificación de Puestos por Competencias Diseño del Manual de Valoración y Clasificación de Puestos
de la cláusula duodécima "DE LA
Plazo
60 días de la entrega del anticipo 80 días de la entrega del componente 1 80 días de la entrega del componente 1
ADMINISTRACIÓN DEL
CONTRATO", señaló: 140.›Et4TA SPS
Empresa Pública YACÍ-/AYER 96
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales "... LA CONTRATANTE designa al señor... Analista de Talento Humano, en calidad de administrador del contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato, adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados, impondrá multas y sanciones que hubiera lugar; y recomendará a la máxima autoridad la terminación unilateral de ser el caso...".
El Gerente de Planificación, con memorando YACHAY-GPE-2015-004-F-MI de 25 de
junio de 2015; y, la Gerente Administrativa Financiera con sumilla inserta en el
memorando YACHAY-DTH-2015-0098-FDQ de 14 de septiembre del mismo año,
designaron a los miembros de las 3 comisiones de apoyo para la revisión y validación
de los productos de la consultoría contratada, servidores que manifestaron su
conformidad con los referidos productos.
El Administrador de Contrato el 23 de octubre de 2015, entregó el "Informe de la
Administración del Contrato de servicios de consultoría No.017-2015", y, suscribió
conjuntamente con el Delegado del Consultor el Acta de Entrega Recepción Definitiva
de los productos finales del contrato de consultoría 0017-2015, por lo que con
comprobante de pago 3488 de 27 de noviembre de 2015 se canceló el valor de
25 460 USD.
La Directora Administrativa, encargada, adicionalmente, el 10 de septiembre de 2015;
y, el Gerente General de la Consultora, suscribieron un contrato complementario cuyo
objeto fue describir en el Estatuto Orgánico por Procesos, Manual de Clasificación de
Puestos por Competencias y Manual de Valoración y Clasificación, los productos,
servicios, procesos y subprocesos que conforman las Gerencias de la Unidad de
Negocios de Servicios de la Ciudad y ZEDE, por 19 000 USD más IVA, con un plazo de
70 días, contados a partir de la suscripción del contrato complementario, mismo que fue
suscrito a base a un informe técnico emitido el 2 de septiembre de 2015 por el
Administrador del contrato principal.
El Administrador de Contrato, el 21 de diciembre de 2015, entregó el "Informe de
Consultoría Contrato Complementario 0017-2015", y el 22 de los mismos mes y año
suscribió conjuntamente con el Gerente General de la Consultora el Acta de Entrega
Recepción Definitiva del Contrato Complementario de Servicios 017-2015, con la cual
recibieron a conformidad los productos contratados. Por lo que con comprobante de
pago 152 de 10 de febrero de 2016 se canceló el valor de 19 000 USD. ,L1OJCNTA SEra
Empresa Pública YACHAY E.P. 97
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales La Gerente Administrativa Financiera, habiendo transcurrido 6 meses desde la
recepción de los productos de la consultoría, con memorando YACHAY-GAF-2016-
0376-Ml de 20 de junio de 2016, los remitió al Gerente General para su revisión y
validación previo a la presentación y aprobación por parte de los miembros del Directorio
de la Empresa Pública Yachay E.P.; sin embargo, no se evidenció que los documentos
hayan sido revisados, corregidos y puestos en consideración del órgano colegiado de la
entidad.
La Gerente Administrativa Financiera, con respecto a la recepción y utilización de los
citados productos, con oficio EPYEP-GAF-2017-0082-00 de 30 de octubre de 2017,
remitió el memorando EPYEP-DTH-2017-086 de 26 de los mismos mes y año, suscrito
por el Director de Talento Humano Encargado, en el que se señalaba:
"... mediante contrato principal y complementario de Consultoría No. 0017-2015, de 10 de abril de 2015, se contrató..., para que entregue a entera satisfacción de la Empresa pública Yachay E.P., el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y Manual de Descripción Valoración y Clasificación de Puestos de la Empresa Pública YACHAY E.P.; sin embargo, la citada consultora únicamente entregó un borrador del estudio de conformidad a las Leyes, Reglamentos y Normas de la Administración Pública, de igual manera tampoco se implementó los citados instrumentos de gestión en YACHAY E.P...".
El Director de Talento Humano, respecto de la propuesta de estatuto orgánico por
procesos, en informe técnico C.T.H-2017 de 20 de marzo de 2017, señaló:
"... Para el presente estudio por la necesidad institucional y los tiempos establecidos para la presentación del mismo, se ha tomado el levantamiento de la información y el borrador de Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos presentado por la Consultora... el mismo que no fue implementado en la Empresa y no se entregó de conformidad a lo establecido en la Norma Técnica de Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos.- Por lo que una vez que, se ha realizado el respectivo análisis del proyecto... se desprendieron las siguientes observaciones... No se estableció la base legal, en tal virtud se establecieron los considerandos en los cuales se sustenta el marco legal de la Empresa Pública YACHAY EP.- Se verificó que no existía un orden en el documento que permita comprender fácilmente los procesos de la empresa... En el documento no se visualiza la Desagregación de la estructura básica alineada a la misión... El gráfico de la estructura orgánica, no guardaba consistencia con lo representado en el mapa de procesos...". Mares rfk ca-io
Empresa Pública YACHAY E.P. 98
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Adicionalmente, en relación a los manuales de clasificación de puestos por
competencias y de valoración y clasificación de puestos como producto de la
consultoría, indicó:
"... La Empresa Consultora... entregó el Manual Clasificador de Puestos de la Empresa Pública YACHAY E.P., el mismo que no se encuentra establecido en función de la Norma Técnica del Subsistema de Clasificación de Puestos, en el cual se encontraron las siguientes observaciones:... No se estableció una Metodología de conformidad a la Norma Técnica de Clasificación y Valoración de Puestos... No se construyó o desarrollo la Estructura Ocupacional (índice Ocupacional), que permita establecer las series de puestos de las diferentes Unidades que conforman la Empresa Pública YACHAY EP... No se establecieron los descriptivos de Puestos... No se definieron los roles de puestos ni la valoración o clasificación de los mismos en relación a la serie de puestos... Los productos establecidos en varias unidades no justifican la estructuración de una serie de puestos... No se establecieronde forma clara las competencias condtictuales y técnicas de cada uno de los puestos institucionales...".
En relación a los productos recibidos de la consultoría contratada, se detectaron las
siguientes observaciones:
Producto 1.- No se evidenció que la propuesta de estatuto orgánico por procesos de
la Empresa Pública, incluya una descripción de la cadena de valor, mapa de
procesos y la estructura orgánica que jerarquice cada una de las Gerencias,
Subgerencias y Direcciones que se mencionan; así como, la interacción de todos
los procesos establecidos. Además, no se evidenció la documentación de las
validaciones del portafolio de los productos primarios y desagregación de la
estructura básica alineada a la misión de la empresa, consideraciones definidas en
la Norma Técnica de Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de Gestión
Organizacional por Procesos.
Productos 2 y 3.- No se evidenció en los manuales de clasificación de puestos por
competencias y de valoración y clasificación de puestos, las fichas descriptivas de
puestos y el detalle de la estructura ocupacional de la Empresa Pública; además, la
metodología de valoración de puesto 'utilizada por la Consultora, considera niveles
diferentes de valoraciones en cada uno de los factores y subfactores respecto de la
Norma-Técnica del Subsistema de Clasificación de Puestos del Servicio Civil emitida
con Resolución SENRES-RH-2005-000042 de 2 de septiembre de 2005. L>arr-HTIA N/ }lupia
Empresa Pública YACHAY 99
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales Por lo que, se estableció que desde la fecha de la entrega - recepción definitiva de los
productos del contrato de consultoría principal y complementario, concernientes a la
propuesta de estatuto orgánico por procesos, manual de clasificación de puestos por
competencias y manual de valoración y clasificación de puestos para la Empresa
Pública Yachay E.P., hasta la fecha de corte del examen especial, transcurrieron 679 y
619 días, respectivamente, sin que los mencionados productos hayan sido validados y
aprobados por el Gerente General e implementados en la Empresa Pública Yachay E.P.
Con oficios del 059 al 073-EAP-YACHAYEP-DNA2-2017-CRP y 34336 DNA2 de 24 y
27 de noviembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales a la Analista Experta
de Talento Humano, Administrador de Contrato, Directores de Talento Humano,
Miembros de las comisiones técnicas de recepción de los productos de la consultoría y
Gerente General, en sus respectivos períodos de gestión, respectivamente.
El Administrador de contrato, con comunicación de 11 de diciembre del 2017, posterior
a la conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... posterior a la recepción el producto fue remitido mediante Memorando Nro. YACHAY —GAF-2016-0376-Ml de fecha 20 de junio de 2016, al Gerente General en calidad de Máxima autoridad de la empresa para su revisión, validación y posterior trámites pertinentes...".
La Directora de Talento Humano, en funciones de 1 de diciembre de 2014 y el 2 de
diciembre de 2016, con comunicación de 14 de diciembre de 2017, posterior a la
conferencia de comunicación de resultados, señaló:
"... El Proyecto de Estatuto Orgánico como el de Manual de Clasificación de Puestos y Valoración de Cargos, resultado, productos entregados de la Consultoría se contó desde el 20 de junio de 2016, remitidos a la Máxima Autoridad...".
La Analista de procesos y control de calidad y el Especialista de Procesos y Control de
Calidad, en su calidad de miembros de las Subcomisiones de apoyo de los componentes
1, 2 y 3 de la consultoría, con comunicación de 29 de noviembre del 2017, señalaron:
"... De igual manera es importante aclarar que el Componente 1 constituye una Propuesta del Estatuto Orgánico de Gestión Por Procesos de la Empresa Pública Yachay y no el documento definitivo, mismo que deberá ser trabajado al interior
En rasa Pública YACHAY E.P. 100
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
de la institución, esto no absuelve que el producto presentado no sea el mayor y más importante insumo para la construcción del documento final y que tenga la calidad que requiere la empresa...".
Lo señalado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto
conforme se detallan en las actas de entrega - recepción, el 22 de noviembre del 2015
se recibieron la totalidad de los productos, transcurriendo 6 meses para su envió a la
máxima autoridad para su revisión y aprobación; sin embargo, los productos de la
consultoría no fueron aplicados desde su recepción, debido a que no reunían
características adaptadas a la realidad de las operaciones de la Empresa Pública,
situación que no fue observada u objetada por los servidores intervinientes en la
generación de la necesidad: así como, por la administradora del contrato y recepción de
los productos.
Esta situación se presentó, por cuanto la Analista Experta de Talento Humano y la
Directora de Talento Humano, en funciones de 1 de diciembre de 2014 y el 2 de
diciembre de 2016, al elaborar y revisar los términos de referencia del proceso de
contratación, no documentaron la realización de un análisis técnico en base a la
legislación vigente de los productos a ser contratados, con el objeto de contar con la
normativa 'que requería Yachay E.P., posterior a ello, el Administrador de Contrato
recibió a satisfacción los productos de la consultoría y los Miembros de las
Subcomisiones de Apoyo de los Componentes 1, 2 y 3, al momento de revisar y validar
cada uno de los productos de la consultoría, emitieron su conformidad sin considerar la
pertinencia del marco• normativo sobre el cual fue elaborada la propuesta de estatuto
por procesos y los manuales de clasificación de puestos entregados por el Consultor,
ocasionando que hasta la fecha de corte del examen especial, la entidad no haya
implementado los productos de la consultoría y no se cuente con instrumentos que
permitan optimizar y aprovechar los procesos de talento humano llevados a cabo en la
Empresa Pública Yachay E.P., como es el caso del estatuto orgánico por procesos,
manual de clasificación de puestos por competencias y manual de valoración y
clasificación de puestos, pagando la entidad el 23 de abril y 27 de noviembre de 2015;
y, 10 de febrero de 2015 el valor de 82 650 USD más IVA, por productos que no han
sido utilizados.
La Directora de Talento Humano, la Analista Experta de Talento Humano, el
dmi .strador de Contrato y los Miembros de las Subcomisiones de Recepción de 14 O
Empresa Pública YACHAY E.P. 101
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Apoyo de los Componentes 1, 2 y 3 de la consultoría, incumplieron lo previsto en los
artículos: 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 de
su Reglamento General, 10, 11 y 13 de la Norma Técnica de Diseño de Reglamentos o
Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos emitida con Resolución
SENRES-PROC-2006-000046 de 17 de abril del 2006; 11, 12, 14, 16, 17 y 18 de la
Norma Técnica del Subsistema de Clasificación de Puestos del Servicio Civil emitida
con Resolución SENRES-RH-2005-000042 de 2 de septiembre de 2005; 1 y literales a)
y b) del artículo 5 de la Resolución INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011; las
Normas de Control Interno 100-03 Responsable del control interno; 200-03 Políticas y
prácticas de talento humano 401-03 Supervisión y 600-01 Seguimiento continuo o en
operación; por lo que, incumplieron los deberes y atribuciones establecidas en los
literales a) y c) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado.
Conclusión
La Analista Experta de Talento Humano y la Directora de Talento Humano actuante
entre el 1 de diciembre de 2014 y el 2 de diciembre de 2016, al elaborar, revisar y
aprobar los términos de referencia del proceso de contratación, no documentaron el
análisis técnico a base de la legislación vigente de los productos a ser contratados, con
el objeto de contar con la normativa que requería Yachay E.P., posterior a ello, el
Administrador de Contrato y los Miembros de las Subcomisiones de Apoyo de los
Componentes 1, 2 y 3, al momento de revisar y validar cada uno de los productos de la
consultoría no consideraron la pertinencia del marco normativo sobre el cual fue
elaborada la propuesta de estatuto por procesos y los manuales de clasificación de
puestos entregados por el Consultor, ocasionando que hasta la fecha de corte del
examen especial, la entidad no haya implementado los productos recibidos de la
consultoría y no se cuente con instrumentos que permitan optimizar y aprovechar los
procesos de talento humano llevados a cabo en la Empresa Pública Yachay E.P., como
es el caso del estatuto orgánico por procesos,-. manual de clasificación de puestos por
competencias y manual de valoración y clasificación-de puestos, pagando la entidad con
comprobantes de pago 1353, 3488 y 152i a-e 23 de iatril fy_ 27 deTnoviembre de 2015; y,
10 de febrero de 2015, respectivamente, el Valor qe:12-65CLUSO más IVA, por productos
que no han sido utilizados. i:arro 006.
Empresa Pública YACHAY E.P. 102
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales Recomendaciones
Al Gerente General
23 Dispondrá a los titulares de las áreas requirentes que, al elaborar, revisar y aprobar
los términos de referencia y especificaciones técnicas, instrumentos necesarios para
iniciar un proceso de contratación, realicen un análisis técnico a base de la
legislación vigente de los productos y servicios a ser contratados, con el fin de que
éstos sean completos, definitivos y actualizados, lo cual será evidenciado con su
correspondiente informe.
24 Dispondrá a los Administradores de Contrato; y, de ser el caso a los Miembros de
Subcomisiones de Apoyo, revisen y validen los productos generados por
consultorías, a fin de determinar que éstos se hayan elaborados en relación con el
marco normativo vigente, con el fin de sean implementados y usados dichos
productos en la Empresa Pública Yachay E.P.
25. Realizará las gestiones administrativas necesarias para que la Empresa Pública
cuente con un estatuto orgánico por procesos, manual de clasificación de puestos
por competencias y manual de valoración y clasificación de puestos, instrumentos
necesarios para optimizar los procesos de talento humano.
-a
Ing María Fernan [arco Torres Directora Naciofial de Auditoría de Sectores Sociales
Empresa Pública YACHAY E.P. 103
