21 JANUARI 2016

MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN KALI KE 43 (BIL

2/2015) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN KALI KE 43 (BIL

2/2015) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN KALI KE 43 (BIL

2/2015) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Procurement Management : USM Perspective

Proses mendapatkan bekalan / perkhidmatan / kerja yang betul-betul bermutu (high value) dan diperolehi pada masa yang tepat (at the right time), dalam kuantiti, destinasi, punca serta harga yang paling menguntungkan

(best value for money).

PEROLEHAN

► Perlembagaan Persekutuan

► Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Perlembagaan Universiti Sains Malaysia)

► Akta Acara Kewangan 1957

► Akta Audit 1957

► Akta Badan Berkanun (Akaun & Laporan) 1980

► Peraturan Kewangan Universiti

► Arahan Perbendaharaan

► Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan

ARAHAN & PERATURAN

GOVERNANCE

INTEGRITY PACT

PRINSIP PEROLEHAN • Diurus secara telus • Saingan terbuka • Adil dan saksama • Akauntabiliti awam • Nilai faedah terbaik

DASAR PEROLEHAN • Menggalakkan pertumbuhan industri

tempatan melalui penggunaan bahan/barangan tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan.

• Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi.

• Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera

• Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan Kerajaan bagi mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.

JAWATANKUASA SEBUTHARGA PTJ > RM20 RIBU – RM50 RIBU

•JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL •JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

JAWATANKUASA SEBUTHARGA UNIVERSITI > RM50 RIBU – RM500 RIBU

•JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL •JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

JAWATANKUASA RUNDINGAN TERUS

•JK RUNDINGAN TERUS A > RM500 RIBU •JK RUNDINGAN TERUS B < RM500 RIBU

JAWATANKUASA PENILAIAN PERUNDING

•JAWATANKUASA PENILAIAN PERUNDING KECIL

JAWATANKUASA PRA PENILAIAN TEKNIKAL PEROLEHAN

• 5 JAWATANKUASA (ICT, ALATAN SAINTIFIK, UBATAN & PAKAI HABIS, PERKHIDMATAN AM, KERJA)

JAWATANKUASA PRA TENDER KERJA

•JK PRA TENDER ALATAN •JK PRA TENDER KERJA

EXAMPLE GOVERNAN

JAWATANKUASA PEROLEHAN

•JK PEROLEHAN A >RM30 JUTA •JK PEROLEHAN B >RM500 RIBU

Planning

Approach the Market

Evaluate Offers & Award

Contract Management

Goods Receipt & Invoice

Verification

Payment

Asset/Disposal

PROCUREMENT PROCESS

KAEDAH PEROLEHAN

PEMBELIAN TERUS

SEBUT HARGA

TENDER PANJAR RUNCIT

RUNDINGAN TERUS

KONTRAK PUSAT

PEROLEHAN DARURAT

► Perancangan Perolehan

► Memastikan peruntukan diluluskan

► Penyediaan spesifikasi tidak menjurus kepada sesuatu jenama

► Proses perolehan yang betul

► Jaminan/Warranti ► Penyelenggaraan ► Kesediaan

tempat/ruang

PERANAN KETUA PTJ

KONTRAK JABATAN LAIN

PERUNDING

PELANJUTAN/PERUBAHAN

KONTRAK

PEMBEKAL BERDAFTAR USM

PEMBEKAL BERDAFTAR

USM

Tujuan – Memastikan tadbir urus pengurusan

pembekal yang teratur, cekap dan

berkesan di samping memelihara kepentingan

Universiti

PEMBEKAL BERDAFTAR USM

PEMBEKAL BERDAFTAR USM

Pembekal yang berminat berurusniaga dengan USM akan dinilai berdasarkan kriteria berikut:

i. Memenuhi kualiti. ii. Menepati kuantiti. iii. Harga berpatutan. iv. Perkhidmatan baik. v. Penghantaran tepat.

Kriteria lain yang dinilai: i. Mempunyai sijil/akreditasi berkaitan. ii. Rekod perkhidmatan cemerlang. iii. Keupayaan kewangan. iv. Pengurusan organisasi yang baik. v. Mempunyai kemudahan

teknikal dan teknologi terkini.

vi. Pengalaman. vii. Pengangkutan. viii.Lokasi. ix. Pematuhan peraturan pihak berkuasa tempatan.

REGISTERED SUPPLIER

PREFERRED

PANEL

ISU & CABARAN

Proses perolehan adalah SULIT Memecahkecilkan perolehan Tidak mendapatkan kelulusan pembelian

Spesifikasi menjurus kepada satu jenama Spesifikasi terlalu khusus vs umum Fokus kepada sesuatu pembekal/kontraktor Tidak melakukan kajian pasaran Peruntukan tidak mencukupi

ISU & CABARAN

Kesediaan tempat untuk peralatan dibeli tidak disediakan Penyediaan Laporan Penilaian Teknikal mengambil masa yang lama Jawatankuasa Penilaian Teknikal tidak menurunkan tandatangan secara bersama Pengesahan penerimaan barangan vs tarikh menurunkan tandatangan Sokongan kepada pembekal Spesifikasi menjurus kepada sesuatu jenama

PENEMUAN AUDIT

• Pecah kecil sebutharga/tender. • Bekalan yang dibeli tetapi masih belum

komisyen/digunakan. • Peralatan terbiar – lewat digunakan. • Ruang makmal tidak digunakan sebaiknya. • Lebihan bekalan – stok terkumpul.

JABATAN AUDIT NEGARA

• Tatacara pembayaran bagi perolehan sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan, dibekalkan atau dilaksanakan dengan suci hati tetapi telah menyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

• Menentukan punca berlakunya perolehan yang telah

menyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa serta mengesyorkan tindakan surcaj atau/dan tatatertib ke atas pegawai bertanggungjawab.

AP 59

Terima Kasih

Mentransformasikan Pengajian Tinggi Untuk Kelestarian Hari Esok