23 mars 2007 Présentation de François SILVA

Cours Master 2

e-GRH ou comment élaborer un cahier

des charges

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Cours du 23 mars 07

Objectifs de e-GRH Planning des cours Synthèse du cours B3/ FPG 105 Réfléchir aux sous groupes à former

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Des changements d’emploi du temps et … de salles

le 23 mars et 1er juin de 9h à 12h en salle 31.3.12 mais en juin on ne connait pas la salle

le 6, 27 avril et 4 mai prévu de 14h à 17h en salle 31.3.09 - en fait c'est le matin salle 31.3 12

le 15 mai et 12 juin de 18h15 à 21h45 en salle 31.3.07

le 30 juin 2007 de 8h30 à 17h30 en salle 39.2.64 (examen)

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Planning des cours

le 23 mars et 1er juin de 9h à 12h en salle 31.3.12

le 6, 27 avril et 4 mai de 14h à 17h en salle 31.3.09

le 15 mai et 12 juin de 18h15 à 21h45 en salle 31.3.07

le 30 juin 2007 de 8h30 à 17h30 en salle 39.2.64 (examen)

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Objectifs du cours

- Elaboration d’un cahier des charges- Reconfiguration des processus d’une

des grandes fonctions de la Fonction RH :- Faire un état des lieux de la situation

actuelle - Redéfinir les besoins et les tâches

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Système d’information

« Le SI est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions »

Hugues ANGOT

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Les pôles du système d’information d’une entreprise

Clients FournisseursSous-traitants

Ventes

Production

Tenue et gestion des

stocks AchatGestion des RH

Comptabilité et Finances Organismes

sociaux

Banques

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Système d’information :4 grandes actions/ fonctions

CollecteTraitementStockageDiffusion

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Système d’information et ERP

SIRH : Système d’information pour la fonction RH

ERP est SI ERP peut avoir une dimension RH Mais, ERP n’est pas nécessairement

SIRH tout comme SIRH n’est pas nécessairement ERP

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Système d’Information et NTIC

IP Des outils pour :

Consulter de l’information Gérer de l’information

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De la nécessité de disposer d’informations RH

Immatériel dimension essentielle Mondialisation des groupes NTIC= Gain de productivité

potentiellement considérable Effet d’échelle (efficacité) GRH passe dans la logique « flux

d’information » Rôle accru des compétences

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Pourquoi mettre en place un SIRH (= base RH commune) ?

Homogénéiser la complexité de la gestion des salariés au niveau de groupes éclatés en de nombreuses structures (établissements, filiales…) possédant chacune des logiciels spécifiques,

Intégrer dans un même outil différentes fonctionnalités : paie, temps de travail, formation, entretiens individuels, évolution de carrières, compétences, recrutement….

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Remise en question de l'organisation

L'informatisation de l'ensemble des procédures d'une entreprise Processus

Redéfinir la façon de travailler : à quoi cela sert, où est la valeur ajoutée ?

Revoir (revisiter) les tâches, les procédures et les fonctions de l'entreprise pour les faire entrer dans un système d'information

Travail de reingénierie (ou reconfiguration) et de création

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Le réingénierie ou la remise en question de l'organisation

Réflexion sur les procédures, les tâches, les missions et les fonctions de la DRH

Attentes et besoins de chacun de ces acteurs par rapport à la fonction RH

Nouvelles possibilités avec un SIRH : Plus, moins, mieux et différent

TechniqueOutils

Informations

Organisation Processus

Décideur/Manager

Créateur

Utilisateur

Producteur

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Différencier processus et procédures

Les processus (progrès) : "Ensemble des flux d’informations conçues comme actives et

organisées dans le temps" flux valeur information

Les procédures (procéder) : "Ensemble de règles d'organisation d'ordre administratif pour

parvenir à un certain résultat" "Ensemble des règles, des formalités qui doivent être observées,

des actes qui doivent être accomplis pour parvenir à une solution juridictionnelle"

"Série de formalités juridiques qui doivent être remplies"

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Des procédures aux processus (Reconfigurer/ reingénierie )

Modéliser Remettre à plat Privilégier le résultat de l’action (=quelle

Valeur Ajoutée) et non l’action Dissocier résultat et habitude Tout cela nécessite méthode

d’intervention= rigueur et systématisation

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A la base de la reconfiguration : l’analyse fonctionnelle

Objectifs de l’analyse fonctionnelle Répondre à la question « A quoi ça sert ? » Hiérarchiser les priorités Etablir le ratio utilité/coût Analyser la valeur

Une méthode : Conduire le changement Impliquer les utilisateurs

Etre précis sur les éléments clés en définissant : les finalités du service à mettre en œuvre les contraintes Les critères mesurables (quantitatifs et/ou qualitatifs)

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L’analyse fonctionnelle doit définir

Périmètre impliqué par le SIRH et en dehors

Procédures actuelles Processus cibles

Modélisation doit permettre d’évaluer le gain temps/qualité

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Modéliser une fonction

Modéliser : Représentation simplifiée Cela nécessite de modéliser le

maximum de procédures en les « revisitant » ---> des processus

Chaque fois des contextes spécifiques

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Le résultat est différent de l’action (habitude)

1- L’action (tache) crée-t-elle de la valeur ajoutée?

Oui

Non Suppression

2- Cette action (tache) est-elle satisfaisante ? (client et benchmarking)

Oui(Ne rien changer)

Non Cette action (tache) est-elle au cœur de votre métier ?

Non Extern.

Oui Peut-on le reconfigurer et l’améliorer (diminution des coûts et délais, augmentation de la productivité,de la qualité…)

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3 niveaux pour définir les processus et les tâches

Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel

Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions

Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches

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Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel comprenant

Une cartographie générale sous forme de modélisation des grands flux d’information (=les processus),

Le recensement des informations disponibles (référentiels, bases de données…),

Un vocabulaire et une sémantique.

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Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions permettant de 

Définir les grandes tâches de chacune des grandes fonctions

Modéliser les processus articulés par les procédures et les tâches de chaque fonction,

Recenser des informations disponibles (référentiels, bases de données…) et les acteurs concernés

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Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches par

Une analyse fonctionnelle de chacune des tâches

Leurs besoins et leurs productions en interface (en définissant les acteurs concernés et les informations reçues, produites et diffusées)

Thèmes possibles ?

Formation

Entretien individuel

Recrutement

Pilotage et gestion

administrative

Gestion des postes et emplois

Mobilité

Gestion des compétences

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Les étapes d’un projet

Reconfiguration des processus

Spécifications fonctionnelleset techniques

Analyse des écarts

Déploiement du progiciel • Paramétrage• Reprise des données• Adaptation du progiciel• Adaptation organisationnelle• Déploiement• Formation des personnes

Cahier des chargeset choix éditeur et intégrateur

Les 4 groupes Outil de gestion des étapes de recrutement permettant de disposer de

tableaux de bord (SPIE 750p) J Christophe Barat : recrutement Fabienne Le Cann : DAF/RH PME Ingénierie (Pilotage Administrative, entretien annuel…) Youssou Seye : formation SSII 400p (tableaux de bord et gestion de compétences) Gérald Candelle : Alliance Française 233p.

Mise en place d’un logiciel pour des Congés/Absences (SSII, 400p) Isabelle Moghimi : RRH SSI Christine Lubat : Administrative Paye, Vinci, (mise en place HR access) 200p Delphine de La Chapelle : Stagiaire RH Lapeyre, 12 000p (Définition des besoins en

Formation) Sylvestre Borgne : RRH Viaccess, 200p (Reporting, Entretiens annuel)

Mise en place de la gestion du DIF (Reuters, 350p) Céline Jeunehomme : assistante RH Myriam El Barch : DRH/Com Marianne, 70 p + 150 pigistes (DIF) Anne Guérand : Master Recherche mobilité Jessica Carpentier : Assistante RH, Sitel, 3500p (Formation, entretien annuel) Isabelle Demailly : Consultante Psychologue dans un cabinet insertion, 10p

Gestion du recrutement (Informatique CDC, 1200p) Héléne Ravineau : assistante RH, Informatique Laëtitia Fosse : chargée de formation organisme de formation, 15p Haby Keita : RRH Office Universitaire de la Presse (DIF sur Hypervision ?) 40p + 200

CD+2500 autres statuts