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La Gestión Documental en el Sistema de Información ÁGORA.

© Junta de Andalucía. Consejería de Obras Públicas y Transportes. Gestión deInfraestructuras de Andalucía, S.A. GIASA.

Concepto y redacción: GIASA. Departamento de Secretaría General. Unidad deArchivo y Documentación y Departamento de Sistemas de Información.

Diseño y Maquetación: La Fábrica. Comunicación Integral.Impresión: Tecnographic, S.L.

Nº de registro: JAOP-GIASA-36-2000.DL.: SE-2716-2000

La Gestión Documental en el Sistema de Información ÁGORA: un modelo de-sarrollado por Gestión de Infraestructuras de Andalucía S.A. a partir del paque-te integrado SAP R/3.- Sevilla: Consejería de Obras Públicas y Transportes;Gestión de Infraestructuras de Andalucía, S.A. (GIASA), 200056 p.; il.; 20 cms.

D.L.: SE-2716-20001. Archivos. 2. Gestión Documental. 3. Sistema de Información. I. Tit. 930.25


Presentación0

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El Sistema de Gestión Documental como parte del Sistema de Información de GIASABases Técnicas y Calendario de Desarrollo

Fundamentos de la Gestión Documental de GIASA

Documentos internos y externosLa normalización de los documentos internosEl registro, la distribución y archivo de documentos por medios informáticos

Documentos técnicosLa normalización de proyectos en soporte electrónicoLos documentos de dirección de obra

Formación de expedientes electrónicos

Tratamiento archivísticoDescripción y clasificación de los documentos

Explotación de la información del Sistema

El futuro del Sistema

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En la nueva era de las comunicaciones, la generaciónde información es constante y progresiva. De este mo-do, dicha información deviene un valor estratégico, y esimportante no sólo disponer de ella, sino que cada vezmás, resulta primordial el modo en que se gestiona.

La sociedad de la información influye inevitablementeen todos los elementos que la conforman. Como partede esta sociedad, cualquier colectivo, para la realiza-ción de sus cometidos, establece unas necesidades derecibir, comunicar dentro y hacia fuera de la organiza-ción, almacenar y gestionar la información. La satis-facción de estas necesidades informativas ha sobre-pasado los niveles básicos y por tanto, es primor-dial considerar que una óptima gestión vendrá determi-nada, en gran medida, por la calidad de la informa-ción utilizada. Los diferentes niveles de exigencia esta-blecidos tradicionalmente por las empresas, suponíanuna variable dependiente de los medios dispuestos.

Actualmente, las nuevas tecnologías han supuesto ungran salto tanto cuantitativo como cualitativo, al poner adisposición de cualquier colectivo unas herramientasnuevas, así como amplias posibilidades de avance, lascuales aumentan cada día, siendo difícil imaginar unamayor progresión en los próximos años.

La capacidad de las organizaciones para adaptarse a

Presentación

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esta nueva situación constituye un valor estratégico in-discutible pues, de ello depende la consecución de nue-vas metas y el superar con éxito la necesidad continua de reinvención de sus métodos y sistemas or-ganizativos.

En este contexto, el sector público tiene ante sí ungran reto, pues de manera tradicional la sociedad mer-cantil se ha adaptado mejor y más rápido a los cambiostecnológicos. La empresa pública "Gestión de Infraes-tructuras de Andalucía, S.A. GIASA", que surge ante lanecesidad de modernizar la Administración clásica y co-mo respuesta a las demandas de eficacia por parte delos ciudadanos, se marca como obligación, no sólo con-seguir esa eficacia y calidad, sino también la eficiencia.Para ello resultaba un pilar fundamental disponer de unsistema de información y, en particular, de un sistema degestión documental capaz de soportar una modernagestión de las infraestructuras.

Siendo consciente de esta necesidad, la empresa públi-ca se marcó desde sus inicios en 1996, el objetivo dedisponer de un sistema de información competitivo y efi-ciente, al servicio del equipo de profesionales que laconforman y en aras de una mayor productividad.

El proceso de detección de necesidades, búsqueda desoluciones, diseño y puesta en marcha ha resultado ver-daderamente modélico; ha dejado de ser un proyectopara convertirse en una realidad con la que se convivetodos los días. Grandes dosis de imaginación, esfuer-zos y perseverancia han sido necesarias para conseguirel objetivo inicial que, a lo largo del proceso, ha ido evo-lucionando a una mayor exigencia y prestaciones.

El motivo de la presente publicación es dar a conocer aotras organizaciones el sistema que finalmente ha podi-do implantarse en GIASA. En la misma se detalla el ca-mino recorrido, los fundamentos, los objetivos fijados, el

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resultado final así como los próximos retos. El propósi-to que nos mueve no es otro que el poner a disposiciónde aquellos colectivos interesados nuestra experiencia,dando de este modo un servicio más a la sociedad.

En GIASA consideramos que lo conseguido por partede los profesionales que conforman la empresa, ha si-do posible con el trabajo de todos, resultando un granéxito y desde aquí invitamos a otros colectivos a seguireste camino e incluso a mejorarlo. Es necesario tenerpresente que durante el proceso, pueden surgir proble-mas, pues a veces apenas se perciben los pequeñosavances que se van realizando, pero con una labor deequipo, mucha profesionalidad, constancia y deseos demejorar, los conflictos quedan atrás y se olvidan. Y elmejor final no puede ser otro que el reconocimiento sin-cero de la gran labor realizada por todos los profesio-nales que han intervenido en este proceso.

Francisco Javier Gestoso PróDirector Gerente

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La empresa pública GIASA desde el momento de suconstitución, fue consciente de la importancia vital quela gestión de la documentación iba a tener en el des-arrollo de su actividad. Los requerimientos relativos a lagestión de documentos están especialmente mediatiza-dos en razón de la naturaleza de la actividad de la em-presa. El manejo de abundante documentación técnicade proyectos en sus diferentes estadíos, la tramitaciónde numerosos expedientes con documentación admi-nistrativa de carácter oficial, la profusa correspondenciay documentación intercambiada con contratistas y con-sultores adjudicatarios de los diversos servicios y obras,requiere especial atención, es decir, un tratamiento es-tructurado, que no sólo garantice el archivo y localiza-ción de los documentos sino un ordenado proceso degestión en torno a ellos.

Durante todo el proceso de implantación del sistema, yaún en la actualidad, GIASA ha mostrado el máximointerés en dotarse de las más eficaces herramientas pa-ra la gestión y archivo de documentación. Ya en el des-arrollo del Plan de Sistemas de Información inicial queha dado lugar a la implantación del actual Sistema deInformación denominado ÁGORA, se consideró el esta-blecimiento de un modelo de datos de alto nivel que no

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El Sistema de Gestión Do-cumental comoparte del Siste-ma de Informa-ción de GIASA 1


sólo contemplara la existencia de las tradicionales "en-tidades " y "atributos" de datos sino que considerara losdocumentos en sí mismos como objetos de gestión.

La Gestión Documental no se percibía en ningún casocomo un apéndice a los Sistemas de Información tradi-cionales sino como origen y consecuencia de muchasde las actividades internas y externas de la organiza-ción. En el apartado de Directrices estratégicas del Plande Sistemas inicial se recogía:

Contemplar la información documental integrada en elámbito de los sistemas de información, con transparen-cia en su utilización dentro de los procesos de gestión.

El planteamiento integrado de la documentación en laactividad de GIASA tenía como inevitable corolario la vi-sión de la organización desde el punto de vista funcio-nal, donde los procesos primaban por encima de las tra-dicionales divisiones verticales en unidades, departa-mentos, etc. :

Soporte a los procedimientos de trabajo de carácter ho-rizontal, orientados a la realización de las funciones dela entidad más que a organización vertical departamen-tal, contemplando su posible extensión a otros organis-mos de la Junta de Andalucía.

El esfuerzo de análisis de circuitos de información y susistematización a partir de la flexibilidad que permite elmanejo de documentos, contribuyó decisivamente a lapuesta en marcha de circuitos de trabajo mecanizadosque constituyen la base del sistema de coordinación in-terna de la actividad de GIASA.

Ilustración 1Detalle de un diagrama

de procesos.

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Con la puesta en marcha del Sistema de InformaciónÁGORA asistimos al nacimiento y evolución de un "eco-sistema informacional" en el que entran en juego cuatrocomponentes: los equipos y programas informáticos,los procedimientos, los documentos y, sobre todo, laspersonas. Para resaltar los principales atributos que ca-racterizan el Sistema de Información de GIASA mencio-

Ilustración 1Detalle de un diagrama

de procesos.

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naremos que:

� Se trata de un sistema abierto en donde los provee-dores y receptores de la información no son únicamen-te las personas que trabajan en la organización. Las es-tribaciones del sistema llegan hasta los demás organis-mos de la Administración y las empresas con las que seestablecen relaciones contractuales, que envían infor-mación y documentos por vía telemática directamente alSistema. Recíprocamente, el Sistema proporciona infor-mación sobre el desarrollo de la actividad de la empre-sa documentalmente por vía telemática y través de supublicación en internet.

� Alcanza a la totalidad de la gestión, constituyendo unsistema integral en el que se han automatizado tareaspropias de todas las áreas funcionales de la organiza-ción, en un escenario que facilita la "compartición de lainformación". Un factor éste, que de manera más o me-nos consciente, influirá en una emergente "cultura infor-macional". Tras haber superado una primera fase en laque las personas se mostraban en muchas ocasionespoco proclives al cambio, se ha conseguido de formagradual la adaptación a las nuevas formas, y actual-mente los miembros de la empresa se sienten compro-metidos en generar información de calidad y facilitar sulocalización y uso, entendiéndola como fuente para elconocimiento.

� La definición de los procesos de trabajo y su trans-posición al Sistema de Información a través de la herra-mienta de "workflow" ha incidido de forma definitiva enla superación de la estructura piramidal de la organiza-ción, intensificándose las relaciones horizontales entremiembros de distintos departamentos. Un nuevo marcoque propicia el aumento del grado de transparencia en

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el modelo de información.

� En línea también con la influencia recíproca entremodelo de organización y modelo de información, asis-timos a un proceso de globalización de las maneras dehacer, de la generación y tratamiento de los documen-tos y del uso de los recursos informativos en las distin-tas sedes territoriales de la empresa.

� La trazabilidad de los procesos automatizados en elsistema se refleja a través de registros o documentosque son prueba del trámite de los asuntos, siguiendoprocedimientos previamente establecidos. Esta caracte-rística nos sitúa en línea con los sistemas de asegura-miento de la calidad. Además, el hecho de poder contarcon esta información registrada permitirá tener capaci-dad de análisis para proponer mejoras en los procesos.

� Respecto a la obtención de información del sistema,se ha puesto mucho hincapié en conseguir un grado im-portante de contextualización, de forma que se puedaelegir la presentación de informes y consultas que com-binen criterios propios de distintas áreas funcionales dela actividad de la empresa. Esta posibilidad es enorme-mente útil y nos distancia de la mera relación de datospara acercarnos a una información que aporta conoci-miento para la toma de decisiones.

En el marco global delimitado por el Sistema de Infor-mación, los documentos se encuentran íntimamentevinculados al resto de la información sistematizada con-vencional de base de datos y a los procesos que inter-vienen en su manipulación y actualización. En este sen-tido, cualquier objeto de gestión como puede ser uncontrato de obra, un programa de planificación, un pre-supuesto, etc, están vinculados en su conjunto o en al-gunas de sus partes a la documentación relevante aso-ciada a los mismos. De este modo, un contrato y susatributos definitorios se encuentran asociados en el sis-

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tema con los documentos correspondientes de gestión,como pueden ser: Resolución de atribución de la actua-ción, Orden de Trabajo Interna, Anuncio en Boletinesoficiales, Contrato con el adjudicatario, Comunicacionescon el mismo, Proyecto de Construc-ción, etc. De estamanera navegando por la información sistematizada delSistema es posible en cualquier momento acceder a ladocumentación relativa disponible en soporte electróni-co; recíprocamente los documentos están vinculados alas estructuras de datos relevantes. En cuanto a losprocesos de gestión, cualquier documento se encuentraasociado igualmente a un circuito de actividades y a losresponsables de la organización, lo que permite el se-guimiento de la situación de los mismos y guían a losusuarios hacia las tareas a realizar en el proceso de tra-mitación y gestión.

La virtualidad del Sistema a efectos de gestión de la in-formación se materializa en un subsistema en el que seagrupan todas las vías de consulta y explotación de losdatos. En él se produce toda la información necesariapara la obtención de los adecuados cuadros de mandoe informes a los diversos niveles de gestión. La defini-ción de los mismos y sus resultados no están limitadosa la naturaleza de la información, siendo susceptiblesde combinar por un lado, datos provenientes de todaslas áreas sectoriales, con bases de datos y documen-tos.

En el marco del proceso de diseño y puesta en marchadel Sistema, GIASA aborda la elaboración de un Plan deSistemas de Información en el año 1997, que se plasmafinalmente en un Plan de Implantación de Sis-temas deInformación, finalizado en Agosto de 1998. En él seacuerda elegir la tecnología que ofrecen los paquetesintegrados de gestión empresarial, también llamadosERP (Enterprise Resource Planning) como fundamentotécnico para la puesta en marcha del Sistema de Infor-mación general de GIASA. El desarrollo de dicho plan

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se prolonga durante diez meses, y tiene como resultadola conformación de ÁGORA, un sistema de informacióncuyo epicentro es el paquete integrado de gestión em-presarial (Ilustración 2).

Bases Técnicas y Ca-lendario de Desarro-

llo.

Ilustración 2Calendario

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Del conjunto de módulos de SAP R/3 se parametrizan yadaptan mediante desarrollos específicos los módulosde Gestión Financiera (FI), Controlling (CO), Tesore-ría(TR), Gestión de Proyectos (PS), Gestión de Com-pras(MM), WorkFlow (WF) y Gestión Documental, en los quese integran otras aplicaciones complementarias queatienden a demandas concretas y especializadas en ca-da área de actividad. (Ilustración 3)

Ilustración 3Representación del Siste-

ma de Información de GIA-SA: Ágora

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Con objeto de dar una visión general del esquema defuncionamiento del Sistema de Gestión Documental, seha de considerar, por un lado, a los documentos, seacual sea su soporte, como principal medio de comuni-cación interno y externo de la organización. Comunica-ciones de cualquier naturaleza soportadas en papel,fax, correos electrónicos internos y externos, documen-tos ofimáticos, proyectos de infraestructuras en diferen-tes formatos digitales, etc. conforman el conjunto de in-formación objeto de tratamiento mediante el Sistema deGestión Documental. Por otro lado es necesario consi-derar los circuitos de gestión documental y su interco-nexión en el seno de la organización.

Fundamentos dela Gestión Docu-mental de GIASA

Ilustración 4 Diagrama de contexto

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El siguiente gráfico resume los flujos fundamentales dela documentación y los circuitos de trabajo de la organi-zación.

Dentro de esta visión general, y particularizando dentrodel Sistema de Información de GIASA, se dispone de unelemento fundamental que es el Registro General deDocumentos. Mediante el Registro, a partir de los docu-mentos recibidos y emitidos por cualquier medio de co-municación, se distribuye al conjunto de la organizaciónla información necesaria para la puesta en marcha delos procesos adecuados en cada caso. Por otra parte,los documentos internos dan lugar igualmente a laboresde gestión y circuitos de trabajo.

Ilustración 5Flujo de documentación y

circuitos de trabajo

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Ilustración 6Extracto circuito de trabajo

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Los principios fundamentales de funcionamiento quemás adelante se desarrollan, están basados en:

Φ La canalización a través de los Registros de Entraday Salida de los flujos de información hacia el exteriorcon comunicación puntual a través de correo electróni-co de los documentos recibidos y emitidos a cada unode los responsables.

Φ La conversión de todo documento en documentoelectrónico que sirve de base a la gestión. Los docu-mentos en soporte papel nunca viajan a través de la or-ganización sino que, tras su recepción y digitalización,pasan directamente al Archivo Central.

Φ La normalización de cualquier documento dentro deuna categoría o clase que tiene previamente asociadoun circuito dentro de las diversas áreas y posiciones dela organización. El estadío de tramitación del documen-to está determinado por el "estatus" que establece lasacciones a realizar con el documento en cada momen-to. El documento, en función de su tipología o clase y elestatus en que se encuentra, determina la emisión porel sistema de una comunicación al responsable de rea-lizar una tarea dentro de la organización, que una vezcompletada, pasa al siguiente o siguientes estatus parala realización de nuevas tareas.

Φ La asignación de las diferentes actividades a realizaren cada estatus del documento a cada una de las posi-ciones del organigrama de la empresa. Existe en con-secuencia un control sobre la carga de trabajo por pues-to, la situación de la tramitación y la posibilidad de ba-lancear la asignación de tareas o incluso modificar di-námicamente los circuitos de tramitación para mejorarsu eficacia.

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Φ La vinculación de los documentos a los correspon-dientes objetos de gestión como pueden ser contratos,expedientes, etc. facilitando su organización y búsque-da desde el punto de vista de los objetos de datos delSistema; así como la asignación a los documentos dedistintos atributos adicionales que permitan su búsque-da y clasificación por variados criterios.

Φ La introducción en el sistema de los documentoselectrónicos generados en el seno de la organizacióndesde el momento de su creación, eliminando la nece-sidad de copias en papel y facilitando el seguimiento desu situación.

En las siguientes páginas se profundiza y pormenorizacada uno de los citados aspectos y elementos básicosde la Gestión Documental en el seno del Sistema de In-formación de GIASA.

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La tarea de normalizar los documentos creados por laempresa se inició desde los primeros momentos tantoen la forma, siguiendo el Manual de Identidad Corpora-tiva, como en los contenidos y formatos. No obstante,han sido dos los factores que han propiciado que la es-tandarización de los documentos tome una dimensiónmás amplia. Por un lado, la redacción de normas deprocedimiento que conformarán el Manual de Calidadde la empresa. Y por otro, el estudio pormenorizado delos procedimientos de la gestión y, por tanto, de los do-cumentos que se generan en cada momento, realizadosen el proceso de implantación del nuevo Sistema de In-formación.

Para todos los documentos internos se ha establecidouna tipología, que le asigna a cada cual una clase. Laclase de un documento lo vincula, por una parte, a unaplantilla preestablecida de fichero informático a partir dela cual se confecciona el documento, y, por otra, a unared de estatus que nos marca los trámites que han desucederse desde que se crea el documento hasta queesté finalizado y archivado. Las redes de estatus estánen íntima relación con los circuitos de workflow defini-dos para los distintos procedimientos. Así pues, cuandoun documento pasa de un estatus a otro, se dispara unworkflow que emitirá un aviso a un miembro del equipo

Documentos in-ternos

y externos

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La normalización delos documentos inter-

nos


para que efectúe determinada actividad en el Sistemade Información. Por ejemplo, cuando el documento "pro-puesta de contrato" pase a estar en estatus "finalizado",se emite un mensaje a la Unidad de Contratación ins-tándole a iniciar el trámite para la firma del citado con-trato (Ilustración 7).

La generación en ÁGORA de documentos internos su-jetos a un circuito de workflow corre a cargo de las per-sonas autorizadas a la creación de cada clase de docu-mento. Esto supone la descentralización de las fuentesproveedoras de documentos al sistema, a la vez queexige un control exhaustivo de los permisos de accesi-bilidad a cada documento según el estatus en que seencuentra.

Ilustración 7Red de estatus

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La herramienta de wokflow ha contribuido a disminuir elnúmero de documentos – tanto en papel como en so-porte electrónico – porque la información de la que és-tos dejan constancia ahora la aporta el propio sistema através de los registros que son testigo de la trazabilidadde cada documento y, por tanto, de las actividades. So-bre el ciclo vital de los documentos que nacen y se tra-mitan en el sistema podemos obtener información a dis-tintos niveles de detalle: desde el modelo de flujo deter-minado para cada clase de documento, hasta el históri-co de cada documento con los pasos que se han ido su-cediendo, quiénes han intervenido en el trámite, qué díay a qué hora se han efectuado operaciones sobre elmismo, etc. (Ilustración 8).

Ilustración 8 Informe de trazabilidad de

documentos

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Por último, para detectar oportunidades de mejoras enlos circuitos de workflow existe la posibilidad de consul-ta que aporta información del tiempo que transcurre enla ejecución de cada uno de los circuitos establecidos,marcando la media (Ilustración 9). De este modo, a tra-vés del análisis del tiempo en que cada documento per-manece en un estatus, se puede evaluar la agilidad delcircuito de tramitación. Este caso es un ejemplo de có-mo la información sobre la gestión de los documentospuede ofrecer resultados de cara a la propuesta de me-joras en las maneras de operar.

Ilustración 9Período de tramitación de

los documentos

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En la estrategia diseñada para gestionar de forma razo-nada el movimiento de los documentos activos en laempresa, se identifican como puntos clave los puestosde registro de documentos, al ser el paso obligado de laentrada y salida de los mismos. Toda iniciativa que sequisiera abordar, en este sentido, debería de incidir enla participación de los registros en los procesos de con-trol, descripción y distribución de los documentos. Estaimplicación se hace efectiva con la definición de un pro-cedimiento de registro y distribución de documentosque se prolonga hasta el momento del envío del docu-mento al Archivo Central. Y además con el desarrollo deuna aplicación informática que contempla la conexióncon otros programas que amplían cualitativamente lafuncionalidad tradicional de una base de datos para re-gistro de documentos (Ilustración 10 y 10 bis).

El registro, la distribu-ción y archivo de do-cumentos por medios

informáticos

Ilustración 10Pantalla del Registro de En-

trada

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Estas funcionalidades adicionales son las siguientes:

Φ Digitalización de los documentos, mediante herra-mientas que facilitan el escaneo desde la propia aplica-ción del registro.

Φ Comunicación a los interesados de la entrada y sali-da de documentos, a través de la conexión con el pro-grama de correo electrónico (Ilustración 11).

Φ Y, fundamentalmente, el enlace entre la aplicación deregistro y el módulo de Gestión Documental, consi-guiendo una relación permeable entre ambas para quese produzca la transferencia de información y documen-tos de la primera a la segunda. Esta vía se ha converti-do en una de las principales de alimentación de docu-mentos al sistema y paulatinamente se ha ido perfec-

Ilustración 10 bisPantalla del Registro de Salida

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cionando, lográndose incluso adscribir el documentoque pasa por un puesto de registro, junto con su imagendigitalizada (ya sea a través de escaner o el propio fi-chero con el que se generó) al expediente al que perte-nece.

Los objetivos que se alcanzaron fueron concretos, tan-gibles y, sobre todo, respondieron a las expecta- tivasseñaladas. Dichos objetivos se enumeran a continua-ción:

Φ Distribuir de forma inmediata los documentos a lasoficinas gestoras, a través de avisos de correo electró-nico.

Φ Posibilitar la consulta inmediata en pantalla a cadausuario, mediante la transferencia del documento digi-

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Ilustración 11Mensaje de correo

electrónico enviado desdeel Registro de Entrada


talizado al módulo de Gestión Documental de ÁGORA.

Φ Frenar la inflación documental que produce el uso ge-neralizado de fotocopias.

Φ Optimizar la información de las bases de datos de re-gistro.

Φ Evitar la duplicación de la tarea de descripción de losdocumentos.

La puesta en marcha del nuevo sistema tuvo muy bue-na acogida por todos los usuarios, que le encontraronmuy rápidamente las ventajas. Y, por otra parte, supusoalcanzar un éxito a corto plazo en el marco del proyec-to integral de gestión documental que se venía desarro-llando, contribuyendo a generar confianza entre losmiembros de la organización de cara a futuro.

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El adecuado tratamiento de los documentos de proyec-tos y de los generados por las direcciones de obra es unfactor muy importante para la gestión de la actividad deGIASA. Son documentos voluminosos, con un tamañoincómodo de manejar en una oficina donde se trabajecon varios simultáneamente, y que requieren un controlde sus diferentes versiones, además del coste que su-pone las sucesivas ediciones de los mismos. Estas hansido circunstancias concluyentes para decidir que esnecesaria la presentación de esta información en so-porte electrónico, tratando de reservar el soporte papelpara las ediciones definitivas y estrictamente necesa-rias.

Estos documentos están elaborados sujetos a una nor-mativa específica en cuanto a contenidos y orden, peroen los aspectos relacionados con la presentación de losmismos en soporte electrónico no se desciende al deta-lle. Esto provoca, por un lado, que no se alcance el ni-vel de concreción necesario para hacer posible su in-corporación al sistema ÁGORA de forma coherente, ypor otro lado, la dificultad para realizar intercambios deinformación entre GIASA, los consultores, los construc-tores y los otros centros directivos de la propia Conse-jería de Obras Públicas y Transportes.

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Documentos téc-nicos

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Es necesaria, por tanto, una labor de normalización pre-via y el establecimiento de criterios estándares que hande cumplir quienes generan los documentos, que, en elcaso que nos ocupa, son las empresas consultoras quehayan resultado adjudicatarias de este tipo de contra-tos. Las empresas del sector de la ingeniería civil en An-dalucía están comprometidas en realizar un esfuerzoque, sin duda, repercutirá en beneficio de todos los im-plicados en el desarrollo de los proyectos y las obras yfacilitará el intercambio de información. Esta normaliza-ción significa unificar los hábitos de trabajo, es decir, uti-lizar formatos, aplicaciones y una manera de estructurarla información específica. No obstante, se ha tratado entodo momento de restringir la libertad de los producto-res de la documentación en lo estrictamente necesarioy de definir un marco de actuación lo suficientementeflexible para que el cumplimiento de estos requerimien-tos no suponga una tarea extraordinaria a las empresas.

Comenzamos, pues, por redactar un "Manual para laNormalización de la Documentación en Soporte Electró-nico de Proyectos de Construcción", cuyo contenido seincluyó en los Pliegos de Prescripciones Técnicas Parti-culares que rigen a los contratos para la redacción deproyectos de carreteras, transportes y obras hidráulicas.La intención del manual era que la documentación ensoporte electrónico fuese una fiel copia del ejemplar enformato papel; por tanto, se incluye el tratamiento deldocumento "proyecto" en su totalidad (memoria, planos,pliego y presupuesto). En este sentido, se hace hinca-pié en incluir los ficheros originales de los programascon que fueron confeccionados siguiendo las indicacio-nes sobre su organización en directorios (Ilustración12).

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La normalización deproyectos

en soporte electrónico


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Ilustración 12Arbol de directorio

de proyecto


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De manera simultánea se desarrollaba en el módulo deGestión Documental de ÁGORA una herramienta capazde leer, verificar el contenido y transferir de forma auto-matizada a nuestro Sistema la información de los cd-roms de un proyecto. De este modo, cada parte del pro-yecto se puede consultar, sea cual sea su formato (doc.,mdb., xls., tiff., dgn., dwg.) y modificar, manteniendo uncontrol de las versiones de cada documento. Al quedarintegrado en el módulo de Gestión Docu-mental, cadaproyecto queda vinculado a su expediente de contrata-ción correspondiente, al igual que el resto de los docu-mentos del mismo.

Las empresas adjudicatarias de los contratos de direc-ción de obra gestionados por GIASA entregan mensual-mente información sobre el transcurso de las obras a tra-vés de los Informes Mensuales de Seguimiento deObra. Además de estar dispuesta en soporte papel, par-te de esta información, concretamente el programa deseguimiento, se entrega en soporte electrónico, bien através del correo electrónico o en un diskette, que con-tiene un fichero de una aplicación a medida con la rela-ción valorada correspondiente al avance de la actuacióny un breve informe con las incidencias producidas. Estefichero se carga automáticamente en ÁGORA, de formaque los datos del seguimiento de cada obra se actuali-zan inmediatamente. La automatización de este proce-so supuso un importante paso para conseguir tener dis-ponible los avances de cada obra en tiempo real.

Pero éste ha sido sólo el inicio de un proyecto de mayorenvergadura, cuyo objetivo es aglutinar en ÁGORA nosólo los programas de seguimiento de las obras, sino to-da la documentación generada por las direcciones deobra, que podemos resumir en:

Φ Informes Mensuales de Seguimiento de Obra, que secomponen de:- Programa de seguimiento.

Los documentos dedirección de obra.


- Todos los documentos generados por la direcciónde obra en el desarrollo de su actividad: corresponden-cia, órdenes de trabajo,...

- Registro de ensayos y resultados de control de ca-lidad.

Φ Informe Final de Obra, que contiene fundamentalmenteel "proyecto así construído" de la obra correspondiente.

Una vez recopilada toda esta información en AGORA,pasará a ser georreferenciada para proceder a su ex-plotación en un Sistema de Información Geográfica. Pa-ra dar respuesta a este proyecto, se comienza a des-arrollar una solución informática a mediados de junio de2000, estando prevista la primera versión cuatro mesesmás tarde.

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Ilustración 13Gestión Documental Siste-

ma Dirección de Obra


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El expediente es un conjunto ordenado de documentosque materializan actuaciones procedimentales encami-nadas a la resolución de un asunto. Tradicionalmen-tela formación de los expedientes se producía con el trá-mite que cada una de las unidades de gestión iba reali-zando y, por tanto, con la incorporación de los docu-mentos testimonio de dichos actos, en una secuenciacronológica. Este modo de operar con frecuencia tienecomo resultado el movimiento de las carpetas de expe-dientes de una oficina a otra a medida que prosigue suresolución, con el consiguiente deterioro de los docu-mentos y el inevitable riesgo de pérdidas durante el re-corrido. Por otra parte, esta forma de gestión genera aveces la disgregación de documentos de una misma se-rie documental, apareciendo fracciones de serie, queaportan ingredientes de complejidad en la conformacióndel cuadro de clasificación de un archivo.

Un modo de entender el Archivo Central de GIASAabarcando el ciclo vital de los documentos desde su es-tado de "gestión", unido al uso de nuevas tecnologías,ha dado como resultado un modelo peculiar de "ArchivoCentral de Gestión" poco frecuente entre las institucio-nes del Sistema Andaluz de Archivos.

En este contexto, se expone a continuación cómo seforman los expedientes de contratación de proyectos y

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Formación de ex-pedientes electró-

nicos 5


obras, la serie documental más compleja y rica del Ar-chivo Central de la empresa.

Φ La creación del expediente corre a cargo del Depar-tamento de Planificación, que, ajustándose a la progra-mación contenida en el Plan Director se anticipa al ini-cio del contrato dándole de alta en el Sistema de Infor-mación y asignándole una clave además de otras ca-racterísticas sobre previsiones.

Φ En el momento en que el contrato pueda iniciarse, seincoará el expediente con la "orden de inicio de trabajo".Este documento, al igual que otros muchos que le se-guirán, es generado por los propios gestores en el Sis-tema ÁGORA y está sujeto a un circuito de tramitacióna través de la herramienta de workflow. Una vez finali-zan los procedimientos que rigen la edición de los dis-tintos tipos de documentos, unos pasarán al ArchivoCentral en soporte papel con sus correspondientes rú-bricas – los que contienen un valor administrativo - yotros únicamente permanecerán en el sistema en so-porte electrónico –los que contienen un valor informati-vo -. Sobre estos documentos existe un riguroso controlen el sistema: no pueden finalizarse sin haber pasadopor los vistos buenos correspondientes, ni comenzar atramitarse uno posterior sin haberse finalizado su pre-cedente. Es una secuencia lineal que sólo puede ser al-terada si un responsable con los permisos necesariosestima tal conveniencia.

Φ Aparte de estos documentos tipificados, pueden aña-dirse al contrato otros que no responden a un momentoconcreto y que pueden generarse o no. Son, por ejem-plo, informes que valoran determinados extremos sobreel objeto de un contrato. En este caso también el propiocreador del documento puede añadirlo a su expedientepara dejar constancia y, dependiendo de la trascenden-cia de su contenido, enviarlo en soporte papel al Archi-vo Central.

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Φ Otra vía de entrada de documentos al expediente laconstituyen los puestos de registro de documentos,desde los cuales se digitalizan y transfieren al Siste-ma.Unas veces se llegan a vincular a su propio expedientey otras, cuando no existen elementos para su correctaidentificación, se pospone para su posterior asignaciónen el Archivo Central.

Φ Los proyectos y documentos de dirección de obra,que ingresan en el Sistema según se especificaba en elapartado anterior.

Sobre esta forma de gestionar y de tratar los documen-tos resumimos algunas consideraciones:

Φ En el módulo de Gestión Documental de ÁGORA con-viven los documentos en creación, en trámite y archiva-dos, englobando como objeto tanto al "documento re-gistrado" como al "documento no registrado".

Φ Los documentos van entrando en el Archivo Central amedida que se generan o son recibidos en la empresay es allí donde se forman y conservan los expedientesen soporte papel.

Φ El volumen de papel en las oficinas se disminuye deforma sustancial, reduciéndose en su mayoría a borra-dores de documentos y a copias que podrán ser elimi-nadas una vez sean innecesarias.

Φ A los usuarios se les facilita la consulta de los "expe-dientes electrónicos" en pantalla, reservando el únicoejemplar del expediente en papel al Archivo Cen-tral,que atiende las consultas que requieran del original.

Φ Elegir un sistema de gestión electrónica de docu-mentos con el objetivo de explotar su potencial de dis-tribución y difusión de la información, implica un com-promiso riguroso en la introducción de documentos.

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Una operación viable sólo mediante la descentralizaciónentre los propios creadores, los puestos administrativosde cada Departamento y el Archivo Central. De esta for-ma, además, el personal del archivo se puede reservarlas tareas de clasificación, gestión del Archivo Centralen papel, dar pautas a través de procedimientos e im-partir formación a los usuarios.

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La descripción de un documento consiste en la abs-tracción de la información que nos servirá para su con-trol y posterior recuperación. Existen muchos modelosde ficha para catalogar un documento y ésto ha provo-cado siempre problemas para el intercambio de infor-mación entre archivos. Para regular esta situación elConsejo Internacional de Archivos dictó una norma inter-nacional general de descripción archivística (ISAD-G),que aún no es de obligado cumplimiento, si bien se es-tá comenzando a aplicar. GIASA ha querido sumarse aotras iniciativas probadas con resultados positivos, co-mo el caso del Archivo General de Andalucía.

La tarea de descripción de documentos se lleva a cabode manera descentralizada, tanto por los miembros dela organización que generan documentos en el des-arrollo de la gestión, como por los puestos de registro ypor el personal del Archivo Central. La Unidad de Archi-vo y Documentación se encarga, por una parte, de defi-nir y transmitir las pautas para la descripción y verificarsu cumplimiento, y por otra parte, de completar la fichacatalográfica de cada documento con los datos relativosa su clasificación, asignación a su expediente corres-pondiente, en los casos en que no se haya completadoel dato, y signatura (Ilustración 14).

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Tratamientoarchivístico

6

La normalización delos documentos inter-

nos


La clasificación de los documentos de archivo se ha re-alizado siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo conun criterio funcional, motivado por dos circunstancias:

Φ Al ser reciente la creación de la empresa y producirsereajustes en su estructura, un criterio orgánico obligaríaa estar cambiando la clasificación, si bien las funcionesy actividades no van a cambiar.

Φ El Archivo Central va a contar fundamentalmente conexpedientes en cuya producción intervienen varios de-partamentos y en cualquier caso se debe respetar la

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Ilustración 14Ficha de un documento


unidad de estos expedientes y evitar la aparición defracciones de series documentales.

El cuadro de clasificación funcional que sirve de pautaen la organización del archivo se elaboró según losplanteamientos que Michel Roberge pone en prácticaen los archivos administrativos de Canadá. Por tanto,se distinguen ocho secciones que se corresponden conlas siete funciones comunes a cualquier organizaciónmás una última función específica, que coincide con elobjeto social de la empresa:

ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES

REPRESENTACIÓN Y DIFUSIÓN

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS

GESTIÓN DE LOS BIENES MUEBLES

GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES

ASUNTOS JURÍDICOS

GESTIÓN DE ACTUACIONES EN INFRAESTRUCTURA

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Las posibilidades de extracción de la información sobrelos documentos del sistema se agrupan en:

Φ Las consultas de documentos, con opciones que con-templan tanto la búsqueda a través de la estructura delcuadro de clasificación, como por cualquier informacióncontenida en la ficha catalográfica del documento: unapalabra del nombre del documento, la fecha...

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Explotaciónde la

información delSistema

Ilustración 15Detalle del Catálogo Gene-

ral

7


Φ Los informes, que se constituyen en verdaderos ins-trumentos de descripción detallados del archivo (Ilustra-ciones 15 y 16).

Una especial mención merece el "Informe de documen-tos y contratos" (Ilustración 17) del que se obtiene la re-presentación de información orientada a un colectivoconcreto en la organización: los gerentes de contratosde proyectos y obras. Esta opción permite definir los cri-terios de búsqueda de documentos eligiendo condicio-nes propias de la gestión de la actividad de la empresa,en combinación con otras netamente referidas a los do-cumentos. Así pues, se consigue una relación de losexpedientes de contratación de proyectos y obras con eldesglose detallado de todos los documentos que lo in-tegran, pudiendo elegir además, diversos criterios: el

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Ilustración 16Detalle del Catálogo Topo-

gráfico


gerente responsable de los contratos, la situación enque se encuentra el contrato (sin iniciar, en ejecu-ción...), el tipo de contrato (control de calidad, direcciónde obra...). En definitiva, esta modalidad de informe vie-ne a constatar las ventajas en la optimización de la ob-tención de información en un sistema en el que todoslos módulos son permeables y las posibilidades de ge-nerar productos que satisfagan las demandas concretasde los usuarios son más amplias.

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Ilustración 17Detalle del Informe de docu-

mentos y contatos


Por último, se muestra un cuadro resumen con datosque ilustran la explotación del Sistema de InformaciónÁGORA en el momento presente.

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13.665

9.829

40

85

40

3

250

Desde 20 milisegundos a 60 segundosdependiendo de los criterios de la búsque-

da


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A partir de la experiencia atesorada en la implantacióndel Sistema de Gestión Documental actualmente en ex-plotación y de los resultados obtenidos, se plantean doslíneas futuras de actuación complementarias para eldesarrollo y perfeccionamiento de la gestión.

1.- Por un lado la extensión del sistema y la filosofía degestión al ámbito de las empresas partícipes de la acti-vidad central de GIASA: diseño y construcción de in-fraestructuras. La coordinación de empresas consulto-ras, constructoras y laboratorios de control de calidaden la consecución de los objetivos marcados es unapreocupación constante, que requiere de la homogenei-zación de la información, de la definición de patrones yde la puesta en marcha de herramientas comunes quefaciliten el flujo de la información entre los diversos ac-tores intervinientes en el desarrollo de una actuación.

El concepto de colaboración interempresarial en el ám-bito del "negocio electrónico" orientado a la conjunciónde esfuerzos y la coordinación convierten a la gestiónelectrónica de documentos en un factor ásico.

GIASA se encuentra en la actualidad desarrollando unsistema de información así como los procedimientos ynormativa necesarios para la implantación del mismo enel seno de las empresas adjudicatarias de los serviciosde Dirección de Obra y Control de Calidad. A través deesta vía se pretende extender la mecanización del flujo

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El futuro del Sis-tema

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de documentos hacia los más directos partícipes de laactividad de la empresa, ampliando el ámbito de la Ges-tión Documental.

2.- La segunda línea de actuación que se plantea a cor-to plazo se centra en la evolución de los sistemas deGestión de Documentos y WorkFlow, actualmente enexplotación, hacia un sistema de Gestión de Conoci-miento.

El volumen y la naturaleza de la información que los sis-temas van compilando en torno a la estructura de ges-tión permiten un aprovechamiento de la informaciónmás difusa y extrapolable a nuevas situaciones. El co-nocimiento de la organización en torno a la problemáti-ca de su actividad, los procedimientos de resoluciónde incidencias y la experiencia acumulada no sólo que-dan en el bagaje profesional de cada una de las perso-nas que trabajan en GIASA, sino que se reflejan en laestructura de información plasmada en los documentosy en las causas y efectos de las actividades realizadasa través de ellos.

El Sistema de Información ÁGORA aglutina informacióndocumental estructurada de su actividad que, comple-mentada por la información procedente de sus empre-sas colaboradoras, conformará en un futuro una basede conocimiento relevante en el ámbito de la gestión deinfraestructuras. La explotación del contenido de losfondos documentales estructurados permitirá tanto elanálisis histórico de la problemática de los procesos co-mo la obtención de experiencias y buenas prácticas deaplicación en el futuro.

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