2010 Excel with Business 1 Unidad 29: Formato condicional

Unidad 29: Formato condicional

29.0 Introduccin

El formato condicional es un formato que depende del valor de una celda o de su contenido.

Por ejemplo, en una base de datos de salarios del personal, usted podra desear que Excel

destacara cualquier salario mayor de 100.000 $, el de cualquier persona llamada Davina o

el de los empleados contratados antes del 01/04/2009. Hay una funcionalidad de formato

condicional bastante nueva en la versin 2007 de Excel.

Hay unos pocos extras en Excel 2010 que discutiremos brevemente en el punto 29.4.

29.1 Formato condicional bsico

Primeros pasos

Para configurar un formato condicional para una celda o rango de celdas, haga clic con el

botn izquierdo para abrir el men de Formato condicional en la Cinta de inicio:

Este men tiene diferentes opciones que se describen debajo.

Resaltar reglas de celdas

Este conjunto de opciones le permite seleccionar un conjunto de celdas y definir reglas para

cambiar su formato dependiendo del resultado de la celda.

2010 Excel with Business 2 Unidad 29: Formato condicional

Las reglas pueden tomar la forma mostrada arriba, cualquiera de las condiciones marcadas

en rojo puede utilizarse como regla. Su uso es bastante intuitivo, por ejemplo, seleccionar

un grupo de celdas que contenga nmeros (C2:C8) y elegir Es mayor que... crea esta

ventana:

Escribir 24,5 en el campo de entrada de esta ventana define la condicin como es mayor

que 24,5. A la derecha de la ventana, se define el tipo de formato que se aplicar si esta

condicin es verdadera, por ejemplo, Relleno rojo claro con texto rojo oscuro. Puede ver

que este formato ya se ha aplicado a los nmeros seleccionados en la izquierda que son

mayores que 24,5.

De forma similar, puede definir el formato que se aplica si las celdas tienen un valor entre

dos nmeros (p. ej. entre 15 y 35), etc., segn el men mostrado arriba. Tenga en cuenta

que Excel le sugerir amablemente algunos valores para la condicin que tengan sentido,

2010 Excel with Business 3 Unidad 29: Formato condicional

dados los datos que usted ha seleccionado. Esto hace que sea ms fcil ver el efecto del

formato antes de que usted introduzca sus propios lmites.

Tenga en cuenta tambin que el formato condicional se puede utilizar de igual modo para

texto (p. ej. resaltando celdas que contengan una palabra en concreto).

Reglas superiores e inferiores

Estas solamente aplican formato al mayor (por ejemplo) de dos nmeros en una seleccin.

Por ejemplo, en la imagen de debajo, la opcin de men 10 inferiores... se ha seleccionado

para el rango de nmeros mostrados, pero los "10" elementos se han cambiado a "2" en el

men subsecuente que aparece, por lo que los 2 nmeros menores de la seleccin se han

sombreado en rojo.

Barras de datos

Esta opcin aade una pequea barra a cada celda en un rango seleccionado, indicando su

valor:

2010 Excel with Business 4 Unidad 29: Formato condicional

Escalas de color

Similar a las Barras de datos, pero el valor de la celda se indica usando un sistema similar al

de los semforos en lugar de una barra:

29.2 Administrar las reglas de formato condicional

Cada vez que usted crea una regla (como mostramos arriba) tambin (potencialmente,

dependiendo del contenido de la celda) afecta a la apariencia de su hoja de clculo, pero no

ser obvio qu regla ha escrito. Por ejemplo, el efecto en la imagen del final de la seccin

anterior podra haber sido logrado sombreando manualmente las celdas. Para tener un

control de las reglas, tiene que usar la opcin Administrar reglas del men de Formato

condicional:

Esto crea una ventana que muestra todas las reglas que se aplican.

2010 Excel with Business 5 Unidad 29: Formato condicional

Esto permite identificar las reglas, borrarlas y editarlas (cambiando la condicin, las celdas a

las que se aplica o el tipo de formato aplicado) una vez que se hayan creado reglas.

Editar una regla crea esta ventana:

Este ejemplo (formatear las 30 celdas mejores de una seleccin) crea este resultado:

2010 Excel with Business 6 Unidad 29: Formato condicional

De forma similar, al usar la opcin Aplicar formato nicamente a los valores nicos o

duplicados, el programa hara exactamente eso. Tenga en cuenta que esto se puede utilizar

junto con la nueva caracterstica de 2007 Quitar duplicados, pero no como una sustitucin

de esta.

Apariencia

Dentro de una celda, puede aadir barras de datos, iconos (flechas, semforos, banderas,

etc.) dos y tres tonos de color para indicar un tamao relativo (al conjunto de datos

seleccionados) o absoluto.

2010 Excel with Business 7 Unidad 29: Formato condicional

Como estos ejemplos muestran, es fcil pasarse a la opcin de las luces del semforo. El

buen formato es el formato sencillo.

Puntos a tener en cuenta

Se pueden establecer hasta tres condiciones para cualquier celda en Excel 2003, y muchas

ms en 2007. En el ejemplo de abajo, si quisiramos resaltar los empleados que no se han

tomado das por enfermedad con un borde verde y los empleados que tomaron ms de

cinco con un relleno rojo, obtendramos algo como esto:

2010 Excel with Business 8 Unidad 29: Formato condicional

Tenga cuidado en no permitir que el mismo tipo de formato cambie para condiciones

diferentes (p. ej. una condicin dice Rellenar de marrn si la celda es mayor que 5 y otra

dice Rellenar de rojo si la celda es igual a 8; puesto que habr un conflicto para todas las

celdas con valor 8 que puede llevar a confusin).

El formato condicional se puede copiar (se copia cuando usted copia una celda). Tambin se

puede transferir a nuevas celdas usando Copiar formato.

29.3 Avanzado: Reglas basadas en una frmula

Hemos visto cmo establecer un formato condicional segn si una celda es igual a un valor

en particular (p. ej. colorear las celdas de amarillo si contienen el texto "Ventas").

Tambin es posible (y til) configurar reglas que cambien el formato segn si las celdas son

iguales a otra celda.

Por ejemplo, puedo cambiar la condicin de una regla para que sea =$A$1. Esto significar

que a todas aquellas celdas cuyo contenido sea el mismo que la celda A1 se les aplicar el

formato condicional.

Esto es muy til ya que luego puedo resaltar diferentes elementos de datos simplemente

cambiando el contenido de una celda.

Esto es incluso ms til si la condicin es una frmula relativa que reenva a celdas (p. ej.

=A1). Luego, copiar la frmula hacia abajo cambiar la condicin (p. ej. a =A12).

2010 Excel with Business 9 Unidad 29: Formato condicional

29.4 Mejoras de Excel 2010

Mejoras de Excel 2010

Excel 2010 mejora an ms la flexibilidad del formato condicional. Para conjuntos de iconos,

hay unos pocos iconos adicionales que incluyen estrellas de oro, mitad de oro y plata, pero

quiz ms importante, en lugar de solo poder seleccionar una serie de iconos que coincidan,

en Excel 2010, cada icono se puede elegir individualmente:

Como puede ver, tambin hay una opcin de Sin icono de celda para cada posible regla.

Esto hace ms fcil usar un solo icono de resaltar para enfatizar solo un conjunto de

valores.

En las barras de datos, ahora hay una eleccin entre relleno degradado y slido, la direccin

de la barra y el control sobre si la barra tiene un borde y, si lo tiene, de qu color es el

borde. Quiz ms importante, ahora puede ocuparse de los valores negativos mostrando la

barra en ambos lados de un eje. Puede establecer la posicin del eje y el color de las barras

positivas y negativas por separado:

2010 Excel with Business 10 Unidad 29: Formato condicional