การเสนองานที่มีประสิทธิผลการเสนองานที่มีประสิทธิผลEffective PresentationEffective Presentation

ฐติิพฒัน พิชญธาดาพงศบ.ปูนซิเมนตไทย จํากัด (มหาชน)

การเสนองานที่มีประสิทธิผลการเสนองานที่มีประสิทธิผล

หัวขอบรรยาย

ความหมายและลักษณะของการเสนองาน รูปแบบของการเสนองาน เตรียมตัวกอนเสนองาน สื่อและวิธกีารใชสื่อประกอบการเสนองาน การเตรียมความพรอมกอนนาํเสนอ การเสนอเนื้อหาสาระ การพูดระหวางเสนองาน ประเมินผลการเสนองาน

ความหมายและความหมายและลักษณะการเสนองานลักษณะการเสนองาน

ความหมายความหมาย

การเสนองานทางธุรกิจ หมายถึง การถายทอดความคิดเห็นที่มีวตัถุประสงค และเนื้อหาที่ชัดเจนใหกับผูฟงเขาใจภายในเวลาจาํกัด

ลกัษณะที่แตกตางของการเสนองานกบัลกัษณะที่แตกตางของการเสนองานกบัการพูดในทีส่าธารณะการพูดในทีส่าธารณะ

การพูดในที่สาธารณะ การเสนองาน1. เนนบทบาทของผูพูดเปนหลัก

2. สามารถแสดงอากัปกิริยาไดอยางเต็มที่ตามสถานการณ

3. สามารถใชสื่อไดอยางไมจํากัด

4. มุงกระทบความรูสึกและบรรยากาศแวดลอมของผูฟง

5. เวลาเปนของผูพูด ตราบที่ผูฟงสนใจฟงก็ยังพูดตอได ความยืดหยุนของเวลามีมาก

1. เนนเนื้อหาสาระหรือประเด็นการเสนองานเปนหลัก

2. ตองระมัดระวังอากัปกิริยาและการแสดงออกมิใหเปนการหันเหความสนใจของผูฟงจากเนื้อหาในการพูด

3. ตองระมัดระวังในการใชสื่อใหสงเสริมเนื้อหาสาระที่นําเสนอใหชัดเจนที่สุด

4. มุงกระทบความคิดและการตัดสินใจของผูฟง

5. เวลาเปนของผูฟง เวลามจีํากัด ตองใชเวลาอยางมีประสิทธิภาพ

ลักษณะเฉพาะของการเสนองานลักษณะเฉพาะของการเสนองาน

• มีวัตถุประสงคชัดเจน• กลุมผูฟงเฉพาะเจาะจง• ใชการสือ่ความอยางเปนกระบวนการ• มีกรอบเวลาที่แนนอน• ใชโสตทศันูปกรณประกอบ• หวังผลจากพฤตกิรรมและการตัดสนิของผูฟง

เปาหมายของการเสนองานเปาหมายของการเสนองาน

ประสิทธิภาพของการเสนอ ประสิทธิผลของการเสนอ• พูดไดเสร็จภายในเวลาที่กําหนด• พูดไดครบถวนทุกประเด็น• ใชสื่อไดอยางคลองแคลว ไมติดขัด• เสียงและวิธีพูดเปนธรรมชาติ ไมเคอะ เขิน• ไมมีอาการประหมา• ตอบคําถามไดครบถวนทุกคําถาม• แกไขปญหาที่ไมคาดคิดในขณะเสนองานไดอยางเรียบรอย• อุปกรณตาง ๆ ที่ใชประกอบการเสนอทํางานไดตามปกติ

• ผูฟงสนใจติดตามฟง• ผูฟงแสดงทาทางเขาใจ• ผูฟงเกิดความสนุกสนานและพอใจ• ผูฟงสนใจซักถาม และรวมแสดงความคิดเห็น• ผูฟงเห็นชอบกับเรื่องที่นําเสนอ• ผูฟงอนุมัติตามที่เสนอ• ผูฟงนําสิ่งที่เสนอไปเผยแพร• ผูฟงชวยปกปองสนับสนุนเรื่องที่เสนอ• ผูฟงจับประเด็นไดครบถวน

รูปแบบของรูปแบบของการเสนองานการเสนองาน

รูปแบบของการเสนองานรูปแบบของการเสนองาน

• เสนอโดยเนนตัวผูเสนอ• เสนอเปนทีม• เสนอเชิงสัมมนา• เสนอโดยเนนสื่อ• เสนอโดยสาธิต• เสนอโดยคนฟงมีสวนรวม• เสนอแบบผสมผสาน

รูปแบบของการเสนองานรูปแบบของการเสนองาน

ปจจัยที่จะกําหนดวาการเสนอแบบใดดีนั้นแยกแยะไดดังนี้

1. มีเวลาเตรียมมากนอยแคไหน2. ความตองการของผูฟง3. ความพรอมของวัสดุอุปกรณ4. ความเหมาะสมของสถานการณ5. ความสําคัญของการเสนอ

เตรียมตัวเตรียมตัวกอนเสนองานกอนเสนองาน

ขั้นตอนการเสนองานขั้นตอนการเสนองาน

ขั้นที่ 1 : การกําหนดเรือ่งที่จะเสนอ- หวัเรื่อง , วัตถปุระสงคในการเสนอ และขอบเขตเนื้อหา

ขั้นที่ 2 : การวเิคราะหสถานการณ- ผูฟง , กาลเทศะ , สื่อและอุปกรณ , ระยะเวลาในการเตรียม และความสาํคัญของการเสนองาน

ขั้นที่ 3 : การวางแผนเสนองาน- ทาํเคาโครง , กําหนดวิธีการเสนอ และทาํแผนการเสนอ

ขั้นตอนการเสนองานขั้นตอนการเสนองาน

ขั้นที่ 4 : การเตรียมตวันาํเสนอ- เตรียมเนือ้หา , เตรียมสื่อ , เตรียมความพรอม และ เตรียมตวั

ขั้นที่ 5 : การเสนองานขั้นที่ 6 : การประเมนิผล

สื่อและวิธีการใชสื่อสื่อและวิธีการใชสื่อประกอบการเสนองานประกอบการเสนองาน

สื่อประเภทตางสื่อประเภทตาง ๆๆ

1. สื่อเอกสาร2. แผนพลิก3. ภาพ4. กระดานเขยีน5. แผนใส

6. สไลด7. วีดีทศันและภาพยนตร8. คอมพิวเตอร9. วัสดุสาธิต10. เครื่องโสตทัศนปูการอื่น

หลักการใชสื่อหลักการใชสื่อ

1. ใชใหตรงกับเรื่อง2. ใชเพื่อสนับสนุนการเสนองาน3. ใชอยางมีประสิทธิภาพ4. ใชใหเหมาะกับเวลา5. ผูฟงสามารถสัมผัสไดอยางดี

- เห็นไดชัด , ฟงไดถนดั , สะอาดเรียบรอย และ ไมรกรุงรัง เขียนใหนอย

การเตรียมความพรอมการเตรียมความพรอมกอนเสนองานกอนเสนองาน

การเตรียมความพรอมกอนเสนองานการเตรียมความพรอมกอนเสนองาน

1. เตรียมความพรอมของเนือ้หา: ความครบถวนสมบูรณ , ความถูกตอง , ความทันสมัยและความนาเชือถือ

2. ทดสอบสื่อและอุปกรณ3. เตรียมทีม4. เตรียมตนเอง5. เตรียมความพรอมอื่น

ลักษณะผูเสนอที่มีประสทิธิภาพลักษณะผูเสนอที่มีประสทิธิภาพ

• แสดงความมั่นใจ• นําเสนอเนือ้หาครบถวนตามลําดับ• สบตาผูฟง• เสียงดังฟงชัด ออกเสียงชัดเจน เวนจังหวะไดดี• ใชอากัปกริิยาประกอบ• บุคลิกภาพดี ทานั่ง ทายนื เหมาะสม• ควบคุมอารมณไดดี• ใชสื่อ-อุปกรณไดดีและเหมาะสม• มีการฟงและตอบคาํถามไดดี

การเสนอเนื้อหาสาระการเสนอเนื้อหาสาระ

สวนนําสวนนํา

1. การทกัทาย2. การสรางบรรยากาศ3. การแนะนําตนเองและทีม4. การแนะนําเรื่อง5. การระบุขอบเขตเนื้อหา6. การแนะนําวัตถปุระสงคและประโยชน

สวนเนื้อหาสวนเนื้อหา

1. ประเด็นหลักและประเด็นรอง2. ขอเท็จจริงและความคิดเห็น

3. เหตุผล หลักฐาน และขอสนับสนุนเนื้อหาตาง ๆ

สวนสรุปสวนสรุป

1. การสรุปรวบยอด- กรณีสรุปเนื้อหาเชงิบรรยาย- กรณีสรุปเนื้อหาเชงิชักชวน- การชี้แจงตอบขอสงสัย

2. การกลาวขอบคณุ3. การอําลา

การพูดการพูดระหวางเสนองานระหวางเสนองาน

การพูดและการใชเสยีงการพูดและการใชเสยีง

• หลีกเลี่ยงการอานหรอืทองจํา• มีการเนนเสียงสูง-ต่ําตามความสําคัญของเนื้อหา

• ออกเสียงควบกล้ํา สระ วรรณยุกต ใหถูกตอง

• มีการหยุด เวนจังหวะ เพื่อใหผูฟงคิดตาม

• ควรมีการใชคําพูดเชื่อมโยงประเด็น

คําพูดที่ควรหลีกเลี่ยงคําพูดที่ควรหลีกเลี่ยง

• คําพูดกํากวม• คําพูดสองนัย• คําพูดกาวราว ประชดประชัน• คําพูดไมสุภาพ• ศัพทเทคนคิ

• ศัพทวิชาการ• คํายอ• ศัพทตางประเทศ• คําทองถิ่น• คําอุทาน สบถ

ทําไมคนฟงจึงตั้งคําถามทําไมคนฟงจึงตั้งคําถาม

1. ยังไมเขาใจชัด2. ตองการขอมูลเพิ่ม3. ไมเห็นดวยกับที่เสนอ4. ตองการทําลายความนาเชื่อถือของผูเสนอ5. ตองการสรางความเดนใหตัวเอง6. เหตุผลอื่น เชน ตองการทําลายความอึดอัด ตองการชี้นํา

ตองการใหกลับสูประเด็น เปนตน

หลักพื้นฐานในการตอบคําถามหลักพื้นฐานในการตอบคําถาม

1. ทําความเขาใจคําถาม2. ตอบตรงคําถาม3. ตอบใหสั้น กระชับ4. แสดงหลักฐานหรือเหตุผลประกอบ5. สบตาผูถามขณะตอบ6. ควบคุมอารมณ7. เสนอขอเท็จจริงและเหตุผล

ประเมินผลประเมินผลการเสนองานการเสนองาน

ความจําเปนในการประเมินความจําเปนในการประเมิน

1. ชวยพัฒนาคณุภาพการนําเสนอ

2. เพิ่มโอกาสในการเสนอที่มีประสทิธิผล

3. ชวยใหมีการพัฒนาตนเองอยางตอเนื่อง

ประเมินอะไรประเมินอะไร

1. ประเมินผลสัมฤทธิ์2. ประเมินประสิทธิภาพของผูเสนอ3. ประเมินสื่อ4. ประเมินวธิีการนําเสนอ5. ประเมินผูฟง6. ประเมินสภาพแวดลอม7. ประเมินคุณภาพของเนื้อหา

วิธีประเมินวิธีประเมิน

1. การประเมินผลจากวตัถุประสงค- การเสนอนั้นเกดิผลตามวตัถุประสงคที่ตัง้ไวหรือไม

2. การประเมินผลจากการนําเสนอ- การเสนอนั้นมีประสิทธิภาพเพียงใด มีอุปสรรคหรือ

ขอบกพรองอยางไร

อุปสรรคอุปสรรค//ปญหาในการเสนองานปญหาในการเสนองาน

• ผูเสนอ ไมพรอม สุขภาพไมดี สับสน ประหมา

• สื่อและอุปกรณ ขัดของ ชํารุด ขาดหาย ขอมูลไมครบถวน • ผูฟง ไมเปนมิตร ไมสนใจ ไมฟง ไมมีมารยาท

• เนื้อหาสาระ ไมพรอม มีขอโตแยง ขอมูลผิด ไมทันสมัย• วิธีการ ไมตอเนื่อง ไมราบรื่น ไมนาสนใจ

• สภาพแวดลอม สภาพหองไมสมบูรณ มีเสียงรบกวน

การจัดการกับผูฟงเจาปญหาการจัดการกับผูฟงเจาปญหา

• อาจเพราะรูสึกวาตัวเองไมมีความมั่นคง• มีความสุขกับการไดถามจี้คนอืน่• มีความกาวราวและเปนพวกชอบตอปากตอคาํ

พวกชางซัก

สิ่งที่ควรทาํ

• อยาแสดงอาการฉุนเฉียว• หาขอดี แสดงความเหน็ดวย เสนองานตอไป• หาจังหวะทีม่ีการบิดเบือนขอเท็จจริง แลวโยนใหคนในหองชวยกันแกไขใหถกูตอง

การจัดการกับผูฟงเจาปญหาการจัดการกับผูฟงเจาปญหา

• พวกชอบพูด พวกขยันขนัแข็ง พวกปากไมมีหูรูด ปากไมอยูสุข• ชอบแสดงออก• มีขอมูลมากอยากจะพูดใหหมดเปลือก

พวกชางพูด รูไปหมดทุกเรื่อง

สิ่งที่ควรทาํ

• รอจนกระทั่งเขาหรือเธอหยุดหายใจแลวคอยกลาวขอบคุณเบี่ยงเบนประเด็นแลวกก็ลาวตอไป• ถวงเขาหรอืเธอใหพูดชาลง ดวยการตั้งคําถามที่ยากๆ• ขอใหทกุคนในหองออกความคิดเหน็ดวย

การจัดการกับผูฟงเจาปญหาการจัดการกับผูฟงเจาปญหา

• ไมเขาใจเรื่องทีก่าํลังพูดกนัอยูก็เลยตองการความชัดเจน• อยากจะเลาเรื่องอื่น ๆ ประกอบเรื่องทีส่อนอยู• ขี้เบื่อ มีความสุขกับการปวนคนอืน่ หรอืไมก็เปนพวกที่ชอบวิพากษวิจารณมากผิดปกติ

พวกชอบซุบซิบ

สิ่งที่ควรทาํ

• หยุดพูดรอใหพวกเขาเงยหนาขึ้นมาแลวทําทาขออนญุาตพวกเขาใหคุณบรรยายตอไปโดยไมตองพูดออกมา