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FS
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-AG
AD
IR S
emestre3
(Licence Eco
nomie et G
estion)
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1
EX
CE
L : interface U
ne fois lancé, Excel cré
e par défaut un "classeur"
nomm
é « classeur1.xls ».
Rappelez vous que les fichiers cré
és sous Excel son
t identifiés par l'extension ".xls" et sont reconnaissables grâ
ce à l'icone suivante :
Par défaut, un classeur contient trois feuilles (F
eu
ille1, Feuille2 et F
euille3) auxquelles vous pouvez accéd
er en bas à gau
che de la fen
être.
L'interface d'E
xcel contient un ensem
ble d'éléments
standard utilisés dans la plupart des
logiciels Microsoft :
- la barre d'outils,
- la barre de dessin,
- le menu.
Mais aussi des élém
ents spécifiques à Excel.
L'ensemble de l'interfance d'excel est détaillé dan
s l'illustration suivante :
Com
me vous pouvez le rem
arquer, l'inte
rface d
'Excel
est basée sur un grand tableau
représentant la zone de saisie. Ce tableau est cons
titué d'un ensemble d
e colonnes et de lign
es qui se croisent pour fo
rmer des cellules.
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TAB
LEA
UX
F
aire un tableau avec Excel
L'élément de base pour le
travail sur Excel est le
tableau.
Un tableau est un ensem
ble de lignes et de colonnes qui se rencontrent pour form
er des
cellules et permettent un
e (re)présentation synth
étique des données.
Une cellule est identifiée par sa colonn
e est sa lign
e d'appartenance. A
insi la cellule « D17 »
se trouve à l'intersection de la colonne « D » e
t de la ligne « 17 ».
Pour insérer des donn
ées (Texte, nom
bre, date.) da
ns une cellule, il suffit de
cliquer dessus avec la sou
ris et de saisir les données grâce au clavier. A
lors que vous saisissez ces éléments,
les modifications apparaissent sim
ultanément dans l
a cellule et dans la zone de form
ule située au dessus de la colonne B
(entourée en rouge
).
D'ailleurs, à ch
aque fois que vous sélectionnez une
cellule, son contenu apparaît dans la zone
de formule vous pe
rmettant d'y apporter d
'éventuell
es modifications.
Une fois que toutes vos d
onnées sont saisies, il ne vous restera plus qu
'à me
ttre en forme le
tableau.
Mise en form
e M
ettre en forme les cellules
Une fois entré
es, les données appa
raissent à l'écran sous un form
atage (présentation visuelle) standard peu esthétique. P
our en adapter la présen
tation à vos goûts et am
éliorer la lisibilité des chiffres, com
mencez, par exem
ple, par sélectionner, au m
oyen d
e la souris, les trois
premières cellules des co
lonnes B, C
et D app
elées
« en-tête ». C
liquez sur la sélection avec le
bouton droit de la souris et choisissez dans le men
u contextuel qui apparaît à l'écran « form
at de cellule »
Une fen
être apparaît alors à l'écran et vous offre u
ne multitude d'options pour m
ettre en form
e les cellules sélectionné
es.
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Com
me vous pouvez le voir, la fenêtre com
porte 6 on
glets. Les 5 prem
iers seront détaillés un à un dans ce q
ui suit.
Onlget N
ombre :
Ces options perm
ettent de définir le type de donné
es que contient une cellule. C
ette m
anipulation est généralem
ent inutile car Excel rec
onnaît automatiquem
ent le type d
e données saisies. T
outefois, il arrive que l'on veuille chan
ger un type « Nom
bre » en type « M
onétaire » ou en « Po
urcentage ». E
xcel offre un large choix s'a
gissant des types de
données traités qui couvre tous les cas de figure a
uxquels vous pourriez être confrontés.
A chaque fois que vous sélectionnez un typ
e de donn
ées, des options vous seront proposées
comm
e cela est par exemple le cas du type « m
onétai
re » :
En gén
éral et s'agissant d
'une donnée d
e type m
onét
aire, on cherchera à en augm
enter la précision en passant de 2
décimales à 3 ou 4, à ch
anger de m
onnaie en rem
plaçant le Fran
c par l'E
uro par exem
ple.
Dans notre cas, au
cun traitem
ent ne sera effectué sur le typ
e de données.
Onglet A
lignement :
Cet onglet vous perm
et d'agir sur la disposition da
ns l'espace d
es données stockées dans une
cellule. Les options les plus importantes sont cell
es qui perm
ettent de modifier l'alignem
ent horizontal de votre texte (align
er à droite, à gau
ch
e, centrer le texte.), celles qui perm
ettent de m
odifier l'alignem
ent Ve
rtical du texte pour le met
tre en haut de la cellule par exemple. E
nfin, il peut s'avé
rer utile de prévoir un retrait pour u
ne bonne mise en form
e du texte.
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D'autres options plus ava
ncées sont disponibles, libre à vous de les explorer une à une.
Dans notre cas, nous allo
ns choisir de centrer le te
xte horizontalement.
Onglet P
olice :
Dans cet on
glet vous pourrez définir la police d
e caractère à utiliser pour le
s cellules sélectionnées, son style a
insi que sa taille.
D'autres options com
me la couleur et le soulign
emen
t sont disponibles. Un aperçu vous
permet de rapidem
ent voir l'e
ffet des modifications
que vous venez d'effectuer.
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Dans notre exem
ple, on se contentera de mettre le t
exte en gras et de valider en cliquant sur le
bouton OK
.
Onglet B
ordure :
Pour com
prendre l'utilisation de cet on
glet, sélectionnez l'ensem
ble des cellules du tableau et
choisissez dans le menu contextuel « form
at de ce
llule ».
L'onglet bordu
re perm
et de définir les bordures du
tableau. P
ar défaut, les tableaux dans E
xcel n'ont pas d
e bordure, mais il est souvent plus sim
ple de lire un table
au avec bordures d
'où l'intérêt d
'en ajouter systém
atiquement.
En cliquant sur les boutons « contour » e
t « intérie
ur » dans l'on
glet bordure, vous verrez
s'ajouter des lign
es noires à l'aperçu qui se trouv
e juste un peu plus bas. Vo
us pouvez modifier
le style des lignes grâce aux options de style (à d
roite de la fen
être) et vérifier le résultat en appu
yant à nouve
au sur les deux boutons « contour »
et « intérieur »:
Validez votre travail en a
ppuyant sur O
K.
Onglet M
otifs :
Excel offre aussi la possibilité de définir des m
otifs de rem
plissage des cellules. D
ans cet onglet vous pourrez ainsi choisir une couleur d
e rem
plissage pour certaines cellules, ou une texture com
me le m
ontre l'ima
ge suivante :
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Dans notre exem
ple nous ne mettrons aucun m
otif de rem
plissage. Q
uittez donc la fenêtre
sans valider votre travail.
Vous obtiendrez alors un
tableau mis en form
e com
me
celui-ci :
Les formules
créer des formules sim
ples
Si E
xcel possède des fonctions de m
ise en forme plus que corre
ctes, elles ne sont en aucun cas la vocation de ce lo
giciel. En effet, E
xcel se distin
gue surtout par ses fon
ctionnalités de traitem
ent des données, c'est d
'ailleurs pour cela q
u'on dit que c'est un Tableur.
La prem
ière fonctionnalité offe
rte est la possibilité de cré
er des form
ules de calcul. En effet,
Excel est basée sur une logique qui dit que seules
les données de base doivent être fou
rnies par l'utilisateur, tous les calculs devant être pri
s en charge par E
xcel.
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Dans notre table
au d'exe
mple, si vous vous placez s
ur la cellule C2, vous verrez s'affiche
r dans la barre de form
ule « 2900 » c'est-à-dire le c
ontenu de la cellule ni plus ni moins car
celle-ci est une donnée d
e base. Par contre, si nou
s nous plaçons sur la cellule D2 nous vo
yons ce qui suit :
« =B
2-C2 » est un
e formule. U
ne form
ule est re
connue sur Excel par un signe « =
» en début
de la zone de form
ule. La form
ule « =B
2-C2 » qui se
trouve dans la cellule D2 indique à
Excel que pour connaître
la valeur à afficher dans la cellule D
2, il faut soustraire à la valeur de la cellule B
2, la valeur contenue dans la cellule C
2. La valeur affich
ée dans D
2 est donc une inform
ation calculée par le logiciel et non pas
introduite par l'utilisateur.
De m
ême on au
ra les form
ules suivantes :
Dans D
3 : =B
3-C3
Dans D
4 : =B
4-C4
Dans le m
ême esp
rit, on aura dans la cellule B5 la
form
ule suivante « =B
2+
B3
+B
4 » car la cellule B
5 représente la somm
e des valeurs des troi
s cellules qui se trouvent dans la mêm
e colonne « B
».
Il est bien évidemm
ent possible d'utiliser d
'autres opérateu
rs arithmétiques notam
ment :
« + » : A
ddition
« - » : Soustra
ction
« * » : Multiplication
« / » : Division
Les fonctions U
tiliser les fonctions
Outre les opérateurs arith
métiques, E
xcel offre la possibilité d'utiliser des fonctions. P
our faire sim
ple, une fonction renvoie une valeur sur l
a base de données d
'entrée fournies pa
r l'utilisateur.
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L'expression de la fonction prend généralem
ent la f
orme suivante :
y = f (x), où « y » e
st la valeur renvoyée, « f » l
a fonction et « x » la variable contenant la donnée d
'entrée qui une fois transformée grâce à la
fonction « f » donne « y ».
Dans E
xcel cette notion est reprise de m
anière iden
tique à l'exception de l'expression écrite.
En effet, la valeur « y » e
st affichée dans la cell
ule contenant la fo
rmule de la fonction.
A titre d'exem
ple, considérons le tableau suivant r
eprenant les notes obtenues par trois
étudiants dans quatre matières :
E
t 1 Et 2 E
t 3 M
athématiques 17
12 5
Chim
ie 15
9 11
Fran
çais 13
18 12
Inform
atique 16
17 14
MO
YE
NN
E
Il s'agit donc d
e calculer la mo
yenne de chaque étu
diant, pour cela on peut procéde
r de deux
manières différentes :
utilisation des opérateurs
La mo
yenne est la som
me des notes obtenues divisée
par le nombre de m
atières. Ce qui peut
être traduit par les form
ules suivantes :
Dans B
6 : = (B
2+
B3+
B4
+B
5) / 4
Dans C
6 : = (C
2+C
3+C
4+
C5) / 4
Dans D
6 : = (D
2+
D3
+D
4+D
5) / 4
Toutefois, cette m
éthode est fastidieuse et devient peu pratique lorsqu
'il s'agit de faire la
mo
yenne d
'une vingtaine
de matières p
ar exemple
. Po
ur cela, nous conseillons de lui préférer
la méthode des fon
ctions.
utilisation des fonctions
Excel propose une fonction appelée « M
oye
nne » qui a pour rôle de renvo
yer la mo
yenne des
valeurs contenues dans le
s cellules entrées com
me a
rgument.
Dans notre exem
ple il suffira d'e
ntrer la formule suivante « =
MO
YE
NN
E(B
2:B5
) » dans la cellule B
6 pour obtenir le
mêm
e résultat que précéd
emm
ent. L'utilisation des « : » perm
et de définir une « pla
ge de cellules » qui s'étant de la ce
llule B2 à la cellule B
5, chose qui est im
possible en utilisant les opérateurs. De plus, la
fonction se charge de compter
automatiquem
ent le nombre de m
atières et vous é
vite ainsi tout risque d'e
rreur. Enfin,
l'utilisation des fonctions permet d
'avoir des form
ules plus courtes et donc plus lisibles.
Outre les fonctions de b
ase com
me la M
OY
EN
NE
ou la S
OM
ME
, Excel propose une
multitude de fonctions plus élaboré
es accessibles via le m
enu Insertion > F
onction.
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Pour insérer une fonction
dans une cellule, il vous suffit de cliquer sur la cellule et d'aller dans
le menu Insertion >
Fonction ce qui affich
era la fenêtre suivante :
Cette fenêtre vous propo
se l'ensemble des fon
ctions supportées par E
xcel classées en caté
gories accessibles par une liste déroulante. U
ne fois la caté
gorie choisie, les fonctions qui
y sont proposées sont affichées dans la liste qui s
e trouve un peu plus bas.
Cliquez alors sur la fonction souhaitée et vous ver
rez s'affich
er en bas de la
liste des fonctions une brève d
escription de la fonction et de son utilisation. C
eci est particulièrem
ent pratique quand vous utilisez une fonction pour la prem
ière fois.
Reprenons notre exem
ple précédent et utilisons cet
assistant plutôt que la saisie directe de la fonction. A
près avoir cliqué sur la cellule B6 et a
voir accédé à la fenêtre d
'insertion des fonctions, choisissez la caté
gorie « tous » pour af
ficher toutes les fonctions. F
aites dérouler
jusqu'à arriver à la lettre M
et choisissez la fonction M
OY
EN
NE
.
En appu
yant sur O
K vou
s voyez s'affiche
r à l'écran
la fenêtre suivante :
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Com
me vous pouvez le voir, E
xcel devine automa
tiquem
ent la plage de cellules la plus probable pour cette fon
ction. Toutefois, à des fins
pédago
giques, il nous sem
ble préférable d
e vous m
ontrer la méthode à suivre car il arrive qu
'Excel n'affiche p
as les bons argum
ents.
Appu
yez d'abo
rd sur le petit bouton qui se trouve e
n rega
rd de chaque argum
ent. Cela
affichera la fen
être suivante :
Ensuite, il vous suffira de sélectionne
r au mo
yen de la souris les cellules souhaitées pour voir
se modifier le texte de la fenêtre en m
ême tem
ps. Une fois la bonne pla
ge sélectionnée, il ne vous reste qu
'à enfoncer la touche Entrer du clavie
r pour valider votre travail. V
ous reviendrez alors à la fenê
tre précédente et verrez
une simulation du résultat de la fonction, si
vous êtes satisfait, appuyez sur O
K et le tour se
ra joué.
Signalons que l'argum
ent2 est facultatif et sert à in
troduire une seconde pla
ge de cellules
quand cela est nécessaire.
Vous pouvez m
aintenant procéder de la m
ême m
anière pour toutes les autres fonctions
d'Excel, nous traiterons toutefois en détails ce
rtaines fonctions dont l'utilisation s'avère
délicate.
La fonction « Si»
En théorie
Les structures conditionnelles (ou de choix) sont i
ndéniablement la base de
la programm
ation inform
atique et donc aussi la base du fonctionnemen
t des ordinateurs et des logiciels comm
e E
XC
EL.
Exe
mp
le :
SI "condition 1 ré
alisée" A
LOR
S "faire opé
ration 1" S
INO
N "faire op
ération 2"
La traduction des structures conditionnelles dans l
a version française d'E
xcel se fait grâce à la
fonction "SI". V
oici ce que vous devez saisir dans
la barre de form
ule pour convertir l'exem
ple précédent en fonction com
préhensible par E
XC
LE :
=S
i (condition 1 réalisée; faire opération 1; faire opération 2)
Quelques rem
arques s'imposent:
- les mots "alors" et "S
inon" ne sont pas écrits explicitem
ent mais sous entendus.
- les différentes parités d
e la structure conditionne
lle sont séparées par des points virgules ";"
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- l'ordre est T
RE
S im
portant car il remplace les m
ots, en effet, après le p
rem
ier on retrouve toujours l'action à faire n
e cas de vérification de la
condition et celle à faire sinon se trouve toujours après le se
cond point virgule.
En pratique
Prenons m
aintenant un petit exem
ple pratique. Supposons que vous disposez de la base de
données suivante sur Excel :
Em
ployé V
entes Com
mission
Jean 700
Bern
ard 372
Pierre
440 R
achid 801
David
975
Pour m
otiver vos vendeurs, vous avez décidé d
e doubler la com
mission que touche ch
aque vendeur pour toutes le ve
ntes qui dépassent les 500
pièces. La vente est payé
e 7 E
uros (une
fois doublée elle sera don
c payé
e 14 Euros).
Vous ne pouvez pas utiliser une sim
ple formule com
me nous l'avions fait dans les pa
ges précéd
entes de ce cours. La solution consiste en l'utilisation d'une structure
conditionnelle qui perm
et de traiter differem
ment les vendeurs a
yan
t réalisé m
oins de 500 et ceux aya
nt dépassé ce chiffre.
Voici ce que vous d
evez saisir dans la premiè
re cel
lule de la colonne "comm
ission" (cellule C
2) :
=S
i (B2<
=500;B
2*7;500*7+(B
2-500)*14)
Cette form
ule indique à Excel que :
- dans le cas ou le vendeur a vendu 500 piè
ces ou moins, il doit calculer la com
mission en
multipiliant le nom
bre de pièces vendu
es par 7
- dans le cas contraire, c'est à dire s'il vent plus de
500 pièces, Excel doit trouver la
comm
ission en comptant 7 E
uros pour les 500 prem
ières pièces (3500 E
uros) et y ajouter 14
Euros par piè
ce dépassan
t les 500 ce qui est obtenu
en enlevant 500 du total des ventes du
vendeur.
A noter que cette form
ule n'est pas l'unique bonne
formule dans ce cas, plu
sieurs autres form
ules équivalentes pe
uvent être utilisées :
=S
i (B2>
500;500*7+(B
2-500)*14;B
2*7)
=S
i (B2<
=500;B
2*7;3500+
(B2
-500)*14)
=S
i (B2<
=500;B
2*7;(B2
*14)-3500)
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En définitive, selon le ca
s de figure, E
xcel utilisera l'un
e OU
l'autre des form
ules pour calculer la com
mission.
Il ne vous restera plus qu
'à tirer la poignée de re
copie pour appliquer la form
ule à tout le tableau. V
oici ce que vous devez obtenir :
Em
ployé V
entes Com
mission
Jean 700
6300 B
ernard
372 2604
Pierre
440 3080
Rachid
801 7714
David
975 10150
La fonction recherchev P
our schématiser, on peu
t retenir deux cas où l'on a recou
rs à l'utilisation de la fonction R
echercheV :
Structures conditionnelles dynam
iques
La fonction reche
rchev est ici une évolution de la
structure conditionnelle classique SI. E
lle vient répondre à deux lim
itations majeures de cette
dernière :
• La fonction SI est lim
itée à un maxim
um de 7 S
I im
briqués et ne peux donc pas traiter plus de 8 cas,
• La nécessité de dé
finir les tests en les écrivant dans la form
ule (en dur), elle n'est donc p
as d
ynamique.
Prenons le cas suivant : vous êtes chargé(e) d
'effe
ctuer un rapport sur l'activité com
merciale
de vos vendeurs. On vou
s fournit le tableau suivant
(dans la premiè
re feuille du classeur E
xcel) que vous devez com
pléter :
Vendeur
Pays
CA
H
T
CA
TT
C
Com
Le
grand F
rance 25000
P
aoli Italie
49500
Chassene
y France
22750
De la gard
e Italie 18000
P
arlois Italie
120000
Legrand
Espagn
e 84300
Paoli
Espagn
e 21200
Aulin
Fran
ce 98700
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On vous fourni aussi la grille suivante qui servira
de base aux calculs (dans une seconde
feuille du classeur appelé
e "grille") :
Pays
TV
A
Taux
Com
F
rance 19,60%
5%
E
spagne 21%
4%
Italie
15%
3,5%
Qu
elle
form
ule
fau
t-il insé
rer d
an
s les ce
llule
s D2
et E
2 p
ou
r calcu
ler le
CA
TT
C e
t les
com
missio
ns d
es ve
nd
eu
rs ?
Solution 1 : utiliser la fonction S
I
Dans D
2 : =
SI(B
2=
"France";C
2*1,196;SI(B
2="E
spagn
e";C
2*1,21;SI
(B2=
"Italie";C
2*1,15;"?")))
Dans E
2 : =
SI(B
2=
"France";C
2*0,05;SI(B
2="E
spagn
e";C
2*0,04;SI(
B2=
"Italie";C
2*0,035;"?
")))
Cette solution com
porte les inconvénients suivants :
• en cas de chan
gement des taux, les form
ules doivent être édité
es manuellem
ent
• s'il y a beaucoup d
e pays, la fo
rmule sera longu
e et fastidieuse
• à partir de 8 pa
ys, cette m
éthode est inutilisable
Solution 2 : utiliser la fonction RechercheV
Eta
pe 1
: Défin
ir la so
urce
des d
on
né
es :
Sélectionnez la plage de cellules "$A
$2:$C
$4" dans
la feuille nomm
ée « grille » (il ne faut pas sélectionner les entêtes des colonnes). E
nsuite dans le m
enu "Insertion" allez sur "N
om"
puis "Définir" et donnez un nom
à la zone sélection
née (exemple : S
ource).
Eta
pe 2
: Défin
ir la fo
nctio
n R
ech
erch
eV
Placez vous sur D
2 et allez dans Insertion > F
onction puis sélectionnez la fonction
« Rech
ercheV » qui se trouve dans la caté
gorie Rech
erche & M
atrices.
Apparaîtra alors l'assista
nt qui vous propose 4 cha
mps à renseign
er (les trois premiers sont
obligatoires) :
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- Valeur_
cherchée : c'est la valeur sur laqu
elle doit être e
ffectué le test, pour la retrouve
r facilem
ent, gardez à l'esp
rit que c'est en général la seule qui est parta
gée entre les deux tableaux elle assure donc le lien entre les donn
ées sources et table
au des résultats. Il s'agit
dans notre cas de la cellule B2 (P
ays).
- Table_m
atrice : c'est la matrice ou le table
au sou
rce des données. Il doit n
écessairement
comporter au m
oins 2 colonnes de manière à faire co
rrespondre la valeur ch
erchée (toujours
en première colonne
) à une ou plusieurs données (ta
ux de TV
A, taux de com
mission.) dans le
colonnes suivantes. Pour la définir, vous avez le c
hoix entre l'insertion de la référence d
e la plage de donné
es (Grille!$A
$2:$C$4) ou l'insertio
n d'un nom
préalablemen
t attribué à la source de donn
ées (dans notre cas « S
ource »).
- No_index_col : c'est le num
éro de la colonne da
ns le tableau source de d
onnées qui contient les valeurs que vous souh
aitez obtenir. Mettez 2 po
ur obtenir le taux de TV
A et 3 pour le taux
de comm
ission (le 1 étant toujours réservé à la val
eur cherch
ée).
- Valeur_p
roche : ici vous décidez si E
xcel doit trouver la co
rrespondance exacte ou la
correspondance la plus proche. C
eci est utile dans
le cas des valeur numé
riques. Dans notre
cas on mettra « F
aux » pour obtenir uniquem
ent des
correspondances exactes.
Voici donc la form
ule à insérer dans la cellule D
2 :
=C
2*(1+R
EC
HE
RC
HE
V(B
2;Source;2;F
AU
X))
Pour résum
er, cela dit à Excel de rech
ercher la va
leur de B
2 dans le tablea
u appelé Source et
de renvoyez la valeur qui lui correspond dans la d
euxièm
e colonne de ce ta
bleau. Une fois
cette valeur ré
cupérée, elle sera utilisée pour calcu
ler le CA
TT
C.
De m
ême on au
ra dans E2 la form
ule suivante :
=C
2*RE
CH
ER
CH
EV
(B2;S
ource;3)
Com
me vous pouvez le deviner, la fon
ction offre donc les avanta
ges suivants :
FS
JES
-AG
AD
IR S
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(Licence Eco
nomie et G
estion)
AU
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15
• Sim
plicité, car la formule est plus courte et pl
us simple à com
prendre,
• Dyn
amism
e, car il suffit de modifier les donnée
s dans le tableau source p
our que les chan
gements soient répercutés autom
atiquement sans
avoir à modifie
r la form
ule,
• il n'y a pas de lim
ite de nombre de pa
ys.
Nota : D
ans notre cas, on a eu re
cours à la fonction R
echercheV car les do
nnées sont organisées ve
rticaleme
nt (les pays sont dans une m
êm
e colonne et non pas sur une m
ême
ligne). Si les pa
ys avaient été organisés horizonta
lement, c'est la fon
ction R
echercheH qui aurait été utilisée.
Cas 2 : A
ide à la saisie
Prenons un cas sim
ple : Vous êtes cha
rgé(e) d'organiser un cycle de fo
rmation pour les
comm
erciaux de l'entreprise. Le service R
essources
Hum
aines vous donne la liste des m
atricules, noms et pren
ons des participants, mais
le formateur souh
aiterait avoir plus d'inform
ations sur chacun d'eux pour m
ieux cibler son intervention. V
ous disposez pour cela d'un fichier E
xcel interne à votre service qui re
gro
upe pour chaque com
me
rcial : age, ré
gion, expérience, fo
rmation, se
gment de clientèle.
Com
ment com
pléter le tableau fourni pa
r les RH
avec
les données issues de
votre fichier interne ?
So
lutio
n m
an
uelle
: pour chaque matricule vous fa
ites une recherch
e dans le fichier et vous
copiez / collez les données dans le fichier à fou
rnir au form
ateur. Cette m
éthode n'est toutefois pas pratique si vous avez plus d'une vin
gtaine de p
articipants.
So
lutio
n a
uto
ma
tisée :
vous utilisez la fonction RechercheV
qui se charge
de remplir
automatiquem
ent et dyn
am
iquement le fichier à votre
place en quelques secondes quel que
soit le nombre de particip
ants qu'il contient. Pour
ce faire, il suffit de définir le tableau contenant les donné
es sur tous les comm
erciaux comm
e source de données (T
able_matrice),
la valeur_cherchée est qui est le m
atricule et les nu
méros des colonnes dont vous souhaitez
obtenir les informations.
Liste de données V
oici quelques termes avec lesquels vous devez vous
familiariser.
Données:
To
ute inform
ation q
ue vous vo
ulez conserver p
our vous aid
er dans vo
s analyses.
Cham
p: Les in
form
ations d
e mê
mes typ
es sont co
nservées dan
s un m
êm
e cham
p. E
x.: No
m,
Préno
m, T
aille, Salaire, Q
uantité ... A
vec Excel, l
es do
nnées d
'un m
êm
e cham
p so
nt co
nservées d
ans une mê
me co
lonne. Les no
ms d
es cham
ps so
nt toujo
urs à la prem
ière lig
ne d'une liste d
e do
nnées.
Enregistrem
ent: T
outes les in
form
ations co
ncernant une p
erson
ne, un
e chose
ou un é
véne
me
nt. Avec,
Excel, chaq
ue ligne d
e la liste de d
onnées est un e
nregistrem
ent. Do
nc, une liste d
e d
onnées p
eut conten
ir des
enregistrements sur des choses, des personn
es ou des
événements.
FS
JES
-AG
AD
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nomie et G
estion)
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16
Voici une liste de donnée
s d'emplo
yés d'un
e entrepr
ise. Com
me pour l'im
age p
récédente, la prem
ière ligne d'un
e liste de données contient to
ujo
urs le nom
des champs. C
haque ligne suivante contient un enre
gistrement qui dé
crit une personne, une chose ou u
n événement selon
les champs que vous ave
z choisis. Une liste de donn
ées ne doit jamais avoir de lign
es vides. C
'est-à-dire que tous les enre
gistrements doivent s
e suivre sans interruption.
Trier les données
Excel vous perm
et de trier rapidem
ent le contenu d'
une liste de données pou
r vous aider à retrouver rapidem
ent ce que vous recherch
ez, de met
tre de l'ordre et d'organiser les donné
es.
Vous pouvez utiliser les boutons
sur la barre d'outils pour trier une colonne
en ordre
croissant ou décroissant. Tous les enre
gistrements
de la liste de données vont se déplace
r selon l'ord
re que vous avez choisi. Il faut cependa
nt faire attention de ne pa
s faire un bloc et ensuite de trier. S
inon, seulem
ent les données et non les enre
gistrements se
ront triées. Cela
aura pour effet de mélan
ger les donné
es. Pas re
com
mandé.
Excel vous offre une autre façon plus élaboré
e de trier la liste de donné
es. Le prochain exercice consiste à trier les enre
gistrements selon
le nom de fam
ille et le prénom.
Placez le pointeur sur n
'importe quelle cellule d
e la liste de données.
Du m
enu Données, sélectionnez l'option Trier.
Vous pouvez trier jusqu'à
trois champs en m
ême te
mp
s en ordre croissant ou décroissant.
FS
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17
Pour le prem
ier tri, sélectionnez le cham
p N
om.
Conservez l'ord
re croissant.
Pour le second tri, séle
ctionnez le champ
Prénom
. C
onservez l'ordre croissa
nt.
Le tri de la première case
va avoir la priorité sur
le second tri. C
ela veut dire qu'Excel va
premièrem
ent trier sur le nom de fam
ille. Pour les
enregistrem
ents ayant le m
ême nom
, Excel
va ensuite trier ces enre
gistrements selon leurs pr
énom
s.
Pour accom
plir le triage, appu
yez sur le bouton O
K.
La liste de données est m
aintenant triée selon les critères choisis. V
ous pouvez accom
plir un triage jusqu'à trois cham
ps en mêm
e temps.
Les filtres
Il peut être frustrant d'essa
yer de retrouver des i
nformations sur une longu
e liste de données.
Le filtre automatique est une option pour vous aide
r à retrouver rapidem
ent l'information
désirée.
Le filtre automatique
Placez le pointeur sur n
'importe quelle cellule d
e la liste de données.
Du m
enu Données, sélectionnez les options
Filtre
et Filtre autom
atique.
À la prem
ière ligne de la liste de données, il y a
maintenant des boîtes de sé
lection ayant le
nom des cham
ps. En cliq
uant sur le bouton à la droite du nom
du champ, vous pouvez lim
iter ce qui est affiché à la liste à ce dont vous avez b
esoin.
FS
JES
-AG
AD
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nomie et G
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De la boîte de sélection d
u champ
Nom
, sélectionnez Bibeau.
Com
me vous pouvez le constater, il y a deux enre
gistrem
ents, ou personne
s dans ce cas, qui répondent à la d
emande. Il est toujours possible de
combiner des filtres pou
r limiter encore
plus les résultats.
De la boîte de sélection d
u champ
Titre
, sélectionnez l'option
Adm
inistrateur.
Du m
enu Données, sélectionnez les options
Filtre
et Afficher tout.
OU
D
es boîtes de sélection des cham
ps N
om et T
itre, sélectionnez l'option
(Tous).
Vous pouvez accom
plir un peu plus à partir du filtre autom
atique. Vous po
uvez filtrer un cham
p sur deux conditions.
Placez le pointeur n'im
porte où sur la colonne du c
hamp N
om.
De la boîte de sélection d
u champ N
om, sélectionn
ez l'option P
ersonnalisé.
FS
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19
Une nouvelle fenêtre s'ou
vre vous offrant de place
r jusqu'à d
eux conditions. De plus, vous
pouvez choisir parmi plusieurs conditions celle qu
i répond m
ieux à vos besoins.
Pour la prem
ière case, sélectionnez la condition
égal. P
our la seconde case, sélectionnez le nom
Bibeau.
Entre les deux conditions, sélectionnez l'option
Ou
.
Pour la troisièm
e case, sélectionnez la condition
égal. P
our la quatrième case, sélectionnez le nom
D
upuis.
Pour filtrer selon ces con
ditions, appuyez sur le b
outon OK
.
Le filtre automatique vou
s permet de réaliser d
es recherches intéressantes. M
ais le filtre élaboré vous o
ffre enco
re plus de possibilités et d
e flexibilités.
Du m
enu Données, sélectionnez les options
Filtre
et Afficher tout.
OU
D
e la boîte de sélection du cham
p N
om, sélection
nez l'option (T
ous).
Le filtre élaboré
Excel vous perm
et aussi d'accom
plir des recherch
es plus com
plexes. Vous pouvez choisir les
champs de votre choix pour les critères et entrer d
es valeurs. Vous pouvez aussi utiliser les
conditions ET
et OU
sous la forme d
'un grillage.
FS
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20
Avant d'utiliser un filtre élaboré, vous avez besoi
n d'au moins deux choses: une liste de
données et une zone de critère.
Ajoutez les inform
ations suivantes dans les cellules appropriées.
La prem
ière ligne de la zone de critè
res doit contenir le nom
des champs d
ont vous avez besoin pour les critères. P
our cet exercice, il s'agit des cham
ps Titre et C
atégorie. F
aites attention à l'ortho
graphe! S
i le nom n'est pas iden
tique au nom du cham
p de la liste de
données, Excel ne vous a
ffichera pas le résultat que vous voulez.
Les lignes suivantes incluent les critères. Par dé
fa
ut, Excel présum
e le signe =
. Pour
l'exemple, T
itre = A
dministrateur. V
ous pouvez auss
i utiliser d'autres maniè
res d'évalu
er tel que >
, <, <
=, >
=, <
>. P
our appliquer les conditions
ET
et OU
, vous devez utiliser le grillage
d'Excel. Les critères qui sont sur la m
ême ligne ut
ilisent le critère ET. D
ans l'exem
ple, la troisièm
e ligne de la zone de critè
re équivaut à Ti
tre = O
uvrier ET C
atégorie =
4. Les critères qui sont sur des lignes différentes utilisent la co
ndition O
U. C
ela permet d'avoir le résultat de
plusieurs conditions en mêm
e temps. P
our cet exercice, tous les critères é
quivalent à Titre =
A
dministrateur O
U T
itre =
Ouvrier E
T C
atégorie =
4.
Placez le pointeur sur l'u
ne des cellules de la lis
te de données.
Sinon, E
xcel ne voudra pas accomplir le filtre.
Du m
enu Données, sélectionnez les options
Filtre
et Filtre élaboré.
Le filtre élaboré vous pe
rmet deux actions: filtrer
la liste ou copier les données à un autre
emplacem
ent. Pour la p
rochaine étape, laissez l'action à filtrer. L'exercice suivant consistera à
utiliser l'action copiée. N
ormalem
ent, Excel devra
it avoir corre
ctement cho
isi la bonne plage de cellules pour la liste d
e données. Mais, il faut
toujours vérifier. Il ne fau
t pas de contenu dans les cellules autour d
e la liste de données. Il fa
ut aussi s'assurer qu'E
xcel a correctem
ent choisi la bonne zone de critères. S
inon, ...
FS
JES
-AG
AD
IR S
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21
Cliquez dans la case de zone de critè
res. F
aites un bloc avec les cellules nécessaires pour l
a zone de critères. Pour les besoins de cet
exercice, sélectionnez les cellules I1
à J3. A
ppuyez sur la tou
che E
ntrée.
Il ne faut pas prendre plus de cellules qu
'il faut po
ur la zone de critères. S
inon, le résultat ne sera pas ce que vo
us attendez.
Puisqu'il n'y a p
as d'autre
s actions à accomplir, ap
puyez sur le bouton
OK
.
Un filtre élaboré vous do
nne plus d'options qu'un filtre autom
atique.
Du m
enu Données, sélectionnez les options
Filtre
et Afficher tout.
Le filtre élaboré offre aussi une autre option inté
ressante. A
u lieu de masqu
er les enre
gistrements qui ne ré
pondent pas aux critères, le filtre peut re
copier les "bons" enre
gistrements à un autre endroit sur la feuille d
e calcul. Le prochain exercice consiste à
utiliser le filtre élaboré avec l'option de copier
les enregistrem
ents.
Ajoutez les inform
ations suivantes dans les cellules appropriées.
La prem
ière ligne de la d
estination du filtre élaboré doit contenir le nom
des cham
ps, corre
ctement ortho
graphié, dont vous voulez voir le résultat. Les cellules en
dessous de celles-ci doivent être libres. C
'est dans celles-ci qu
e les e
nregistrem
ents qui répondent aux critères
seront recopiés.
Placez le pointeur sur l'u
ne des cellules de la lis
te de données. D
u menu D
onnées, sélectionnez les options F
iltre et F
iltre élaboré.
FS
JES
-AG
AD
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22
De la liste des a
ctions possibles, sélectionnez Cop
ier vers un autre empla
cem
ent.
La plage de la liste de do
nnées et de la zone de cr
itères devrait être correcte. M
ais il faut toujours vérifier. Il reste à déterm
iner la destina
tion.
Placez le pointeur dans la
case D
estination. S
électionnez les cellules aya
nt les noms des cham
ps dont vous voulez voir le résultat. P
our les besoins de l'exercice, sélectionnez les cellule
s I6 à K
6.
Appu
yez sur la touche
Entrée.
Activez l'option E
xtraction sans doublon.
Cette dernière option évite de voir plusieurs fois
un m
ême enre
gistrement si celui-ci répond à
plusieurs critères que vo
us avez inscrits.
Appu
yez sur le bouton O
K.
Note:
Agrandissez la colonne d
es salaires si vous voyez l
e symbole #.
Excel recopie les en
registrem
ents à l'endroit que vous avez dem
andé.
La grille
Au lieu d'entrer, d
e modifier et de retire
r les donn
ées directem
ent dans les cellules d'une
feuille de calcul, Excel vous perm
et de gérer vos l
istes de données en utilisant une grille. La prochaine p
artie consiste à vous démontrer le fonct
ionnement de cette grille.
Placez le pointeur sur l'u
ne des cellules de la lis
te de données. D
u menu D
onnées, sélectionnez l'option Grille.
FS
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-AG
AD
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23
Note :
L'option s'appelle Formulaire
à partir d'E
xcel XP
(2002) au lieu de G
rille.
Excel vous offre m
aintenant la possibilité de m
odifier les donné
es de chacu
n des enre
gistrements à partir d
e ce petit form
ulaire. Vo
ici une courte description des boutons.
Nouvelle
Ajouter un enre
gistremen
t à la liste de données. Ce
t enregistrem
ent sera pla
cé à la fin de la liste.
Supprim
er Supprim
er un enregistre
ment de la liste de donné
es. E
xcel va demande
r une
confirmation avant d
e procéder.
Rétablir
Perm
ets de rétablir les valeurs d'un enre
gistrement
avant des modifications que
vous avez apportées. Dois être utilisé avant de cha
nger d
'enregistrem
ent.
Précédente P
asser à l'enregistrem
ent précédent.
Suivante
Passer à l'enre
gistrement suivant.
Critères
Perm
ets d'établir des critères de recherche et affi
cher seulement les
enregistrem
ents requis.
Ferm
er F
erme
r la grille pour revenir à la feuille de calcul.
Les prochains exercices consistent à m
ettre en pra
tique cette grille.
Appu
yez sur le bouton S
uivante.
Le proch
ain enregistrem
ent apparaît dans les cases
de la gauche de la fenêtre. V
ous pouvez chan
ger leurs contenus à votre choix. Cependant, vo
us ne pouvez pas change
r le contenu du cham
p Catégorie puisqu
'il s'agit d'une fo
rmule.
En utilisant les boutons
Précédente et S
uivante, déplacez-vous à travers le
s enregistrem
ents pour chan
ger le salaire d
e Josée Dupuis de
22 500 $ à 24 500 $.
FS
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24
C'est avec re
gret que nou
s apprenons que M. P
aul Ca
rdinal quitte l'entreprise. M. R
éjean S
auvageau a été enga
gé pour le rempla
cer. Voici les inform
ations pertinentes à ajouter à la
liste de données.
NA
S:
211211001
NO
M:
Sauvageau
PR
EN
OM
: R
éjean
SE
XE
: M
TIT
RE
: O
uvrier
SA
LAIR
E:
22 000 $
Placez le pointeur sur l'u
ne des cellules de la lis
te de données. D
u menu D
onnées, sélectionnez l'option Grille.
Afin d'accélérer la rech
erche, l'option des critères sera utilisée pour cherche
r plus rapidement
l'enregistrem
ent recherch
é.
Appu
yez sur le bouton C
ritères.
Entrez le texte: Cardinal dans la case
NO
M:
Appu
yez sur le bouton S
uivante.
L'enre
gistrement de P
aul Cardinal va app
araître sur
la grille. Il faut mainten
ant le retirer de la
liste de données.
Appu
yez sur le bouton S
upprimer.
FS
JES
-AG
AD
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25
Excel vous dem
ande de confirmer la suppression de l
'enregistrem
ent.
Appu
yez sur le bouton O
K.
Il faut maintenant ajoute
r le nouvel emplo
yé.
Appu
yez sur le bouton N
ouvelle.
Entrez les données dans les cellules approp
riées. A
ppuyez sur la tou
che E
ntrée. A
ppuyez sur le bouton
Ferm
er.
FS
JES
-AG
AD
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:2011-2012
26
M. C
ardinal n'est plus dans la liste et M
. Sauvagea
u a été ajouté à la fin de la liste de données. C
omm
e vous le constatez, il est plus facile de gérer les donné
es en utilisant la grille qu'en
cherchant sur la feuille d
e calcul.
Les fonctions de base de données
Une fois que vous avez com
pris les listes de données et les zones de critère
s, vous pouvez ensuite accom
plir des an
alyses avec les fonctions d
isponibles d'Excel. Il y en a 13 en tout.
Voici une courte d
escription de quelques-unes de ce
s fonctions.
=B
DS
OM
ME
(étendue de la liste de
données;numéro de la co
lonne à additionner;étendue d
e la zone de critères)
Affiche le total d'un certa
in champ
numérique selon les critè
res demand
és.
=B
DM
OY
EN
NE
(étendue de la liste de
données;numéro de la co
lonne à trouver la m
oyenn
e;étendue de la zone de critè
res)
Affiche la m
oye
nne d'un certain ch
amp
numérique selon les critè
res demand
és.
=B
DM
AX
(étendue de la liste de données;numéro
de la colonne à trouver la plus grand
e valeur;étendu
e de la zone de critères)
Affiche la plus grande va
leur d'un
certain cham
p numérique
selon les critères d
emandés.
=B
DM
IN(étendu
e de la liste de données;numéro
de la colonne à trouver la plus petite
valeur;étendue de la zone
de critères)
Affiche la plus petite valeur d
'un certain cham
p numérique selon les critères
demandés.
=B
DN
B(étendue de
la liste de données;numé
ro de la colonne à trouver le no
mbre;étendue d
e la zone de critères)
Affiche le nom
bre d'en
registrem
ents num
ériques qui répondent aux critères
demandés.
=B
DN
BV
AL
(étendue de
la liste de données;num
éro de la colonne à trouver le
nombre;étendue d
e la zone de critères)
Affiche le nom
bre d'en
registrem
ents a
yant un contenu autre q
ue des chiffres qui répondent aux critère
s demandés.
=B
DE
CA
RT
YP
E(étend
ue de la liste de données;num
éro de la colonne à trouver l'éca
rt Affiche l'éca
rt type d
'enregistrements
numériques qui réponden
t aux critères
FS
JES
-AG
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estion)
AU
:2011-2012
27
type;étendue de la zone de critères)
demandés.
=B
DV
AR
(étendue de la liste de données;num
éro de la colonne à trouver la
variance;étendue de la
zone de critères)
Affiche la varian
ce d'enregistrem
ents num
ériques qui répondent aux critères
demandés.
Le proch
ain exercice consiste à vous dém
ontrer com
ment utiliser ces fonctions avec
=B
DS
omm
e(). Il s'agit d
e savoir quelle est la masse salariale totale des ad
ministrateurs et des
ouvriers de catégorie 4. La liste d
e données, de
A1 à G
16, et la zone de critères, de I1
à J3, ont déjà été établies d
ans les exercices précédents.
Pour utiliser la fonction =
BD
Som
me(), et la plup
art des autres, vous avez besoins de trois
données ou paramètres: l'étendue de la liste de don
nées, le nom du cham
p à additionner et l'étendu
e de la zone de critères. V
oici comm
ent l'écrire en utilisant l'assista
nt des fonctions.
Placez le pointeur sur la cellule
I4.
De la barre d
'outils, appuye
z sur le bouton . O
U
Du m
enu Insertion, séle
ctionnez l'option F
onction.
La prem
ière colonne décrit les caté
gories de foncti
ons couvertes par E
xcel. La seconde
colonne contient la liste des fonctions que vous po
uvez utiliser.
De la liste des caté
gories de fonctions, sélectionne
z l'option Base de données.
De la liste des fonctions, sélectionnez
BD
SO
MM
E.
Appu
yez sur le bouton O
K.
FS
JES
-AG
AD
IR S
emestre3
(Licence Eco
nomie et G
estion)
AU
:2011-2012
28
Une nouvelle fenêtre app
araît vous demand
ant les trois param
ètres mentionnés auparavant.
Au bas de celle-ci, il y a une description des élém
ents que vous devez entrer dans chacun
e des cases. La p
remière case e
st pour la liste de données.
Cliquez dans la case
Base de données.
OU
A
ppuyez sur le bouton à la droite de la case
Base de données.
Sélectionnez l'étendu d
e A
1 jusqu'à G16.
Appu
yez sur la touche
Entrée ou le bouton selon le cas.
Le pointeur retou
rne à la fenêtre de description de la fonction =
BD
Som
me().
Cliquez sur la case
Cham
p.
Rem
arquez que la description au bas de la fenêtre d
onne maintenant de l'in
formation pour la
seconde case. Vous pouvez aussi appu
yer sur le b
outon pour aller ch
ercher l'inform
ation requise.
Cliquez sur la cellule F1.
Appu
yez sur la touche
Entrée.
FS
JES
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emestre3
(Licence Eco
nomie et G
estion)
AU
:2011-2012
29
Pour le nom
du champ, vous pouvez entrer le nom
du cham
p entre guilleme
ts ( "salaire" ) ou
entrer le numéro de la co
lonne. Puisque le cham
p salaire est la sixièm
e colonne d
e la
liste d
e
do
nn
ées, vous pouvez au
ssi entrer le chiffre 6.
Toutes les inform
ations requises sont entrées. Vou
s avez m
ême le résultat a
u bas de la fenêtre.
Appu
yez sur le bouton O
K.
Le résultat est de 185 000 $. S
i vous regardez le c
ontenu de la barre de form
ule, vous verrez que la form
ule ressemble
à =
BD
SO
MM
E(A
1:G16;F
1;I1:J3). Elle fonctio
nnerait tout aussi bien sous cette form
e =
BD
SO
MM
E(A
1:G16;6;I1:J3) ou
=B
DS
OM
ME
(A1:G
16;"salaire";I1:J3). Il y a p
lusieurs façons de décrire
le champ à
additionner. Essa
yez maintenant ave
c les autres fon
ctions de la catégo
rie.
Analyse sur des regroupem
ents
Les fonctions d'analyses peuvent vous sortir des d
onnées intéressantes. C
ependant, cela peut
prendre du temps si vous voulez la m
ême inform
ation
pour plusieurs regro
upements de
données. Par exem
ple, il vous faut plusieurs fonctions pour connaître la m
asse salariale p
ar caté
gorie d'em
ployé
s. Excel vous offre la possibili
té d'afficher rapidem
ent des sous totaux de plusieurs fonctions ( som
me, m
oyenn
e ... ) par re
groupem
ent.
Avant m
ême de com
men
cer des analyses, il faut prem
ièrem
ent trier les enregistrem
ents sur le cham
p dont vous voulez voir les sous totaux. Pour les besoins de l'exercice, il faut trier sur le
champ C
atégorie.
Placez le pointeur sur l'u
n des enregistrem
ents sous le cham
p Catégorie.
En utilisant les boutons
, trier en ordre croissant le cham
p C
atégorie.
FS
JES
-AG
AD
IR S
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AU
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30
Voici ce que d
evrait ressembler la liste de donné
es
si vous avez complété toutes les opérations
de cette pa
ge Web. Il est m
aintenant le temps de vo
ir le total des salaires pa
r catégo
rie.
Placez le pointeur sur un
e cellule de la liste de d
onnées.
Du m
enu Données, sélectionnez l'option Sous T
otaux.
De la prem
ière case, séle
ctionnez le champ
Catégorie.
Pour la deuxièm
e case, sélectionnez que vous voulez
la fonction Som
me.
De la troisièm
e case, sélectionnez que vous voulez
la somm
e du champ S
alaire.
La fenêtre des sous totau
x vous offre aussi la possibilité de rem
placer les sous totaux d'an
alyses précédentes. V
ous pouvez aussi accum
uler ces an
alyses pour avoir plus d'inform
ations. Par exem
ple, vous pouvez avoir la s
omm
e et la mo
yenne en
mêm
e temps sur
la feuille de calcul. Il faut faire attention à la
fonction NB
Val qui est censée
donner le nombre
d'enre
gistrements p
ar regroupem
ent. Cepend
ant, elle
ne semble pas vouloir fonctionner
correctem
ent avec d'a
utres fonctions.
FS
JES
-AG
AD
IR S
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AU
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31
Vous pouvez aussi dem
ander d
'avoir un saut de page
après chaque re
groupem
ent. Ceci est
intéressant si vous songez à im
primer les résultats
. Vous pouvez aussi avoir à la fin de la liste
de données une synth
èse des fonctions que vous avez
demandée.
Appu
yez sur le bouton O
K.
Les options à la gauche d
e la feuille de calcul vous perm
ettent de masqu
er ( - ) et de réa
fficher
( + ) les caté
gories. Vous pouvez ensuite vous concent
rer les élém
ents que vous jugez
importants. Les boutons 1, 2 et 3 perm
ettent de mas
quer et d'affich
er la synthèse, les sous
totaux et les enregistrements. A
ppuyez sur ces bo
utons pour voir leurs effe
ts.
Pour revenir à
la présentation initiale:
Placez le pointeur sur un
e cellule de la liste de d
onnées.
Du m
enu Données, sélectionnez l'option Sous T
otaux. A
ppuyez sur le bouton
Supprim
er tout.
La liste réapparaît sans le
s somm
es des catégories. V
ous pouvez maintenant pousser vos
analyses un peu plus loin grâce à la liste de donné
es et ses options.
La validation
La validation est très pratique lorsque vous prépar
ez un modèle pour d'autres utilisateurs
moins expérim
entés. Vous pouvez placer des bo
rnes pour l'entré
e de données afin d
e réduire les erreu
rs. La validation fournit aussi un messa
ge pour guid
er les utilisateurs au m
oment de
l'entrée de données. La
prochaine p
artie consiste en un petit exercice pour d
émontrer
comm
ent cette option peut être pratique. L'exe
rcice consiste à lim
iter l'entrée de donné
es à des entiers entre les valeurs 0
et 25.
FS
JES
-AG
AD
IR S
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AU
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32
Création de la validation
Sélectionnez la troisièm
e feuille de calcul en cliqu
ant sur l'onglet Feuil3.
OU
A
ppuyez sur les tou
ches C
trl et PgD
n (Pa
ge Dow
n) deux fois.
Placez le pointeur dans la
cellule A
1. D
u menu D
onnées, sélectionnez l'option Validation.
Les options pour une validation sont séparées en trois onglets. L'onglet O
ption détermine les bornes e
t les conditions qui doivent être respectées. L'ongle
t Message de saisie affiche est pour donner de
l'information supplém
entaire à l'utilisateur sur les valeurs qui devraient se retrouver dans la cellul
e validée. M
algré cela, l'utilisateur peut toujours entrer un chiffre qui n'est pas perm
is. L'onglet A
lerte
d'erreur sert donc à rappeler l'utilisateur quelles sont les valeurs perm
ises.
Sélectionnez les options et entrez les chiffres dan
s les cases approprié
es. S
électionnez l'onglet
Message de saisie.
FS
JES
-AG
AD
IR S
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nomie et G
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AU
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33
Entrez le texte "Nom
bre d'employés" dans la case
T
itre.
Entrez le texte suivant dans la case
Message de saisie: "V
ous pouvez engager jusqu'à 25 em
ployés dans cette unité". S
électionnez l'onglet
Alerte d'erreur.
Entrez dans la case
Titre
le texte suivant: "Nombre incorrect".
Entrez le texte suivant dans la case
Message d'erreur: "Le chiffre que vous avez entré
n'est pas entre 0 et 25 ou n'est pas un entier".
Appu
yez sur le bouton O
K.
Placez le pointeur dans la
cellule A
1.
Les options pour la validation ont été choisies. Il faut m
aintenant l'essaye
r. Le texte qui a été écrit dans la case m
essage de saisie va apparaître
à côté donnant une indica
tion à l'utilisateur.
Entrez le chiffre 45 dans la cellule A1.
FS
JES
-AG
AD
IR S
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AU
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34
Ce chiffre est à l'extérieu
r des bornes perm
ises par la validation. Le m
essage d'erreur va donc
apparaître et demand
er à l'utilisateur s'il veut entre
r une autre valeur ou annuler l'entré
e d'inform
ation. Il faut aussi être capable de retire
r la validation lorsqu'elle devient inutile.
Placez le pointeur dans la
cellule ayant la validat
ion. D
u menu D
onnées, sélectionnez l'option Validation.
Appu
yez sur le bouton E
ffacer tout.
Liste déroulante
Il est parfois plus intéressant pour les utilisateu
rs de choisir parmi une liste de choix
prédéterm
inés. Il est possible de créer un
e liste déroulante ave
c les valeurs de votre choix en utilisant la validation. C
ependant, il faut premiè
re
ment entrer les valeurs d
ans les cellules avant de pouvoir cré
er une liste déroulante.
Entrez les chiffres dans les cellules approp
riées. P
lacez le pointeur sur la cellule A
1.
Il faut maintenant utiliser la validation pour crée
r une liste déroulante.
Du m
enu Données, sélectionnez l'option Validation
. S
électionnez l'onglet
Options.
De la case Autoriser, sélectionnez l'option Liste.
Pour la case S
ource, sélectionnez les cellules
A3 à
A6.
Appu
yez sur le bouton O
K.
FS
JES
-AG
AD
IR S
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AU
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35
La liste est prête. Il faut maintenant l'essa
yer.
Placez le pointeur sur la cellule
A1.
Sélectionnez une valeur de la liste déroulante.
Vous pouvez chan
ger la valeur en tout temps et util
iser le contenu de cette cellule dans des form
ules.
Copier la validation
Il est aussi possible de copier la validation que v
ous venez de créer sur plusieurs cellules. Il
suffit de copier et d'utiliser l'option de colla
ge sp
écial pour l'appliquer à l'e
ndroit de votre choix. V
oici les étapes à suivre pour recopier un
e validation.
Placez le pointeur dans la
cellule ayant la validat
ion. D
u menu Edition
, sélectionnez l'option C
opier. O
U
Appu
yez sur le bouton .
OU
A
ppuyez sur les tou
ches C
trl et C
De la liste, sélectionnez l'option
Validation
. A
ppuyez sur le bouton
OK
.
La validation est mainten
ant recopiée à plusieurs c
ellules. Vous pouvez ensuite apporter d
es m
odifications à celles-ci si cela est nécessaire.
MIC
RO
SO
FT
OF
FIC
E
AC
CE
SS
Pr. F
atima S
AY
OT
I
20
12
/20
13
Un
eB
ased
eD
on
nées
sertà
stock
eret
àtraiter
des
info
rmatio
ns.
On
peu
tain
si
utiliser
un
eB
ased
eD
onn
éespo
ur
gérer
un
fichier
Clien
ts,un
fichier
du
Perso
nn
el,un
systèm
ed
eC
om
man
des
etde
Factu
ration,
un
systèm
ed
eG
estion
des
Sto
cks,
etc.
AC
CE
SSest
un
Systèm
ed
eG
estion
de
Bases
de
Donn
éesR
elation
nelles.
La
particu
laritéd
esB
asesd
eD
on
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Relatio
nn
ellesest
de
po
uvo
irm
ettreen
relation
des
fichiers
(app
elésici
Tab
les)d
ifférents
enétab
lissant
des
liens
entre
eux
.
Intro
du
ction
Accès à l'in
form
ation p
lus rap
idem
ent et facilem
ent.
Toute l'in
form
ation se retro
uve à u
ne seu
le place; d
ans v
otre b
ase de d
on
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Plu
s beso
in d
'essayer d
e regro
uper l'in
form
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ui p
rovien
t de p
lusieu
rs sources.
Rech
erche d
es info
rmatio
ns p
lus facile.
Meilleu
r suiv
i de l'in
form
ation.
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re gestio
n d
es données.
Meilleu
re analy
se des d
onnées.
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re prise d
e décisio
n.
Mieu
x ap
te à répondre au
x b
esoin
s de la clien
tèle.
Au
tom
atisation d
e certaines tâch
es répétitiv
es.
Intro
du
ction
Défin
ition
Cham
p:U
ne in
form
ation n
écessaire sur u
ne p
erson
ne, u
ne ch
ose o
u u
n
évén
emen
t.
Ex
.: cou
leur, taille, m
od
èle, date, n
om
, prén
om
, téléph
on
e, adresses, d
escriptio
n,
com
men
taires etc.
Enregistrem
ent: Un
regro
up
emen
t de ch
amp
s qu
i décrien
t un
e perso
nne,
un
e cho
se ou
un
évén
emen
t.
Ex
.: no
m, p
réno
m, d
ate de n
aissance, télép
ho
ne, n
um
éro d
'assuran
ce sociale o
u
com
pag
nie, ad
resse, téléph
on
e, télécop
ieur, p
erson
ne resp
onsab
le ou
dép
artemen
t, perso
nne resp
on
sable.
Table: U
n reg
roupem
ent d
'enreg
istremen
ts sur u
n th
ème u
n co
mm
un
.
Ex
.: emp
loyés, in
ven
taire, client, fo
urn
isseurs, v
éhicu
les, con
tacts etc.
Base de données
:Un
regro
up
emen
t de tab
les, de req
uêtes, d
e form
ulaires, et
de rap
po
rts et de p
rog
ramm
ation
qu
i con
stitue u
n sy
stème co
mp
let.
Ex
.: gestio
n d
e la facturatio
n, g
estion
de l'in
ven
taire, imm
atriculatio
n d
es
véh
icules, carn
et de n
um
éro d
e téléph
on
e, réservatio
ns etc.
Défin
ition
La d
éfinitio
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'un
ebase de données
pren
d m
ainten
ant u
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s plu
s large
qu
'aup
aravan
t. Ce n
'est plu
s juste u
n fich
ier qu
i con
tient d
e l'info
rmatio
n u
tile
po
ur l'u
tilisateur. Il co
ntien
t aussi les req
uêtes, les fo
rmu
laires, les états, les
macro
s et les mo
du
les po
ur d
évelo
pp
er un
e "app
lication" o
u u
n "sy
stème" q
ui
répo
nd au
x b
esoin
s spécifiq
ues d
e l'utilisateu
r.
Les co
mpo
santes d
’Access
•T
ables: S
tructu
re fon
dam
entale d
u sy
stème d
e gestio
n d
e bases d
e do
nn
ées
relation
nelles. D
ans A
ccess, un
e table est u
n o
bjet q
ui sto
cke d
es do
nn
ées
dan
s des en
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ents (lig
nes) et d
es cham
ps (co
lon
nes). L
es do
nn
ées
son
t gén
éralemen
t relatives à u
ne catég
orie p
articulière.
•R
equêtes: Un
e requ
ête perm
et:
-d
e po
ser un
e qu
estion
sur les d
on
nées sto
ckées d
ans les tab
les
-d
'accom
plir u
ne actio
n su
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nn
ées.
•F
ormulaire: O
bjet d
e base d
e do
nn
ées Access d
ans leq
uel v
ou
s placez d
es
con
trôles serv
ant à saisir, affich
er et mo
difier d
es do
nn
ées dan
s les cham
ps.
Les co
mpo
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’Access
•É
tat: O
bjet d
e base d
e do
nn
ées Access q
ui p
résente d
es info
rmatio
ns
mises en
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e et org
anisées selo
n v
os sp
écifications, p
ar exem
ple
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es récapitu
latifs de v
entes,
-d
es listes de n
um
éros d
e téléph
on
e
-d
es étiqu
ettes po
ur p
ub
lipo
stage.
•M
acro: U
ne actio
n o
u u
n en
semb
le d'actio
ns d
estinées à au
tom
atiser
certaines tâch
es.
Con
ceptio
n o
u m
odificatio
n d
’une b
ase de d
onn
ées
Dan
s un
e base d
e do
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ées relation
nelle, telle q
u'u
ne b
ase Access, les d
on
nées
son
t regro
upées, p
ar entités, d
ans d
es tables. P
ou
r qu
'Access asso
cie
correctem
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on
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arties dan
s les tables, les liaiso
ns en
tre les
différen
ts sujets d
oiv
ent être p
récisées.
Con
ceptio
n o
u m
odificatio
n d
’une b
ase de d
onn
ées
1.D
éfinissez l'objectif de la base de données:
C'est au
cou
rs de cette p
hase q
ue v
ou
s déterm
inez l'in
form
ation
qu
e con
tiend
ra la
base d
e do
nn
ées
2.D
éfinissez les tables.
Div
isez l'info
rmatio
n en
entités p
rincip
ales. Ch
aqu
e thèm
e fera l'ob
jet d'u
ne tab
le
dan
s la base d
e do
nn
ées
3.D
éfinissez les champs.
Dé
term
ine
z les d
on
né
es à
stocke
r da
ns ch
aq
ue
tab
le. C
ha
qu
e ch
am
p
corre
spo
nd
ra à
un
e co
lon
ne
da
ns la
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le. N
om
et P
rén
om
du
clien
t, pa
r
exe
mp
le, se
ron
t de
ux ch
am
ps d
e la
tab
le C
lien
ts
Con
ceptio
n o
u m
odificatio
n d
’une b
ase de d
onn
ées
4.D
éterminer les clés prim
aires
Un
e clé prim
aire est un
cham
p, o
u u
ne série d
e cham
ps, q
ui p
ermet d
e différen
cier
un
enreg
istremen
t des au
tres. Par ex
emp
le, bien
qu
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ec la mêm
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uan
tité achetée, au
mêm
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eux
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ec le mêm
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de
facture. U
ne clé p
rimaire n
'est pas o
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ou
r un
e table. E
lle le dev
ient
lorsq
ue v
ou
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eux
tables. L
'un
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it avo
ir un
e clé
prim
aire.
Con
ceptio
n o
u m
odificatio
n d
’une b
ase de d
onn
ées
5.D
éfinissez les relations entre les données et entre les tables:
Ex
amin
ez chaq
ue tab
le de la b
ase de d
on
nées et d
étermin
ez les liaison
s qu
i
peu
ven
t exister en
tre les do
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ées des d
ifférentes tab
les. Au
beso
in, ajo
utez d
es
cham
ps au
x tab
les ou
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ou
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les.
Ces relatio
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uen
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mm
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on
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es différen
tes tables so
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reliées entre elles. elles faciliten
t égalem
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n d
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ulaires et d
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i inclu
ent d
es tables m
ultip
les.
Les ty
pes d
e relations o
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de
ceci,
com
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eux
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ou
plusieurs.
En
suite, v
ou
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s, entre u
n et p
lusieu
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eux
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lon
ne. V
ou
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uel
gen
re de relatio
n q
u'il s'ag
it.
Les ty
pes d
e relations o
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e la cardin
alité
1.R
elation UN
à UN
:
Un
ho
mm
e est marié à u
ne seu
le femm
e. Un
e femm
e est mariée à u
n seu
l ho
mm
e.
Les ty
pes d
e relations o
u d
e la cardin
alité
2.R
elation UN
à PL
USIE
UR
S:
Un
e perso
nne p
eut p
osséd
er plu
sieurs m
oto
s. Un
e mo
to n
e peu
t être po
ssédée q
ue
par u
ne seu
le perso
nne.
Les ty
pes d
e relations o
u d
e la cardin
alité
3.R
elation PL
USIE
UR
S à PL
USIE
UR
S:
Un
étud
iant su
it plu
sieurs co
urs. U
n co
urs est su
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ts.
Il faut faire atten
tion
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relation
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lusieu
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sieurs".
Les ty
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e relations o
u d
e la cardin
alité
Ce qui est nécessaire pour faire une relation
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de
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cara
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clien
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�C
lien
t(nu
me
ro_
clien
t, no
m, p
ren
om
, ad
resse
, ville
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Cré
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1.L
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Exp:
Affich
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ader A
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Les req
uêtes
2.L
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Exp:
Su
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2.L
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3.L
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3.A
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4.A
ssistant Graphique: A
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