3. Kravspecifikation 2011-02-15 - Sveriges RadioGIHAB ALMI Upphandlade tjänster Servicefunktioner En dörr in Marknadsföring Positionsförflyttning Besöka Möten Turism Bo & Leva

Destinationsmarknadsföring Gotland – Turism och näringsliv 3. Kravspecifikation

1

Destinationsmarknadsföring Gotland - Turism och näringsliv

3. Kravspecifikation


2

Innehållsförteckning 3.1 ALLMÄNT ........................................................................................................................................................... 4

3.1.1 Övergripande syfte och mål ....................................................................................................................... 6

3.1.2 Bakgrund .................................................................................................................................................... 6

3.1.3 Nuläge ......................................................................................................................................................... 7

3.1.3.1 Nuvarande aktörer .............................................................................................................................. 7

3.1.4 Allmänna krav / styrning m m .................................................................................................................... 8

3.1.4.1 Merförsäljning, verksamhet utanför avtalet m m .............................................................................. 8

3.1.4.2 Region Gotlands beställarorganisation ............................................................................................... 8

3.1.4.3 Plan för start och implementering ...................................................................................................... 9

3.1.4.4 Gränssnitt mot Gotlands kommun, andra organisationer och företag ............................................. 10

3.1.4.5 Information, företrädare etc ............................................................................................................. 10

3.1.5 Lokaler och annan infrastruktur ............................................................................................................... 10

3.1.6 Mål ............................................................................................................................................................ 11

3.2 MARKNADSFÖRING ......................................................................................................................................... 16

3.2.1 Varumärket Gotland & positionsförflyttning ........................................................................................... 17

3.2.2 Besöka ...................................................................................................................................................... 18

3.2.2.1 Möten ................................................................................................................................................ 18

3.2.2.2 Besökare (turister) ............................................................................................................................. 19

3.2.3 Bo & leva .................................................................................................................................................. 20

3.2.4 Verka & etablera....................................................................................................................................... 21

3.3 SERVICEFUNKTIONER ...................................................................................................................................... 22

3.3.1 En dörr in .................................................................................................................................................. 22

3.3.1.1 Reception, information och mottagning ........................................................................................... 22

3.3.1.2 Mediaservice ..................................................................................................................................... 23

3.3.2 Besöks- och mötesservice ........................................................................................................................ 24

3.3.2.1 Mötesservice ..................................................................................................................................... 24

3.3.2.2 Turistservice ...................................................................................................................................... 24

3.3.3 Inflyttarservice .......................................................................................................................................... 26

3.3.4 Företags- och etableringsservice .............................................................................................................. 27

3.3.4.1 Etableringsservice .............................................................................................................................. 27

3.3.4.2 Företagardag ..................................................................................................................................... 27


3

3.4 TILLÄGGSFINANSIERING OCH TILLÄGGSUPPDRAG.......................................................................................... 29

Bilagor

3A Vision Gotland 2025

3B Varumärket Gotland

3C RTP för Gotland 2008 - 2011

3D Ritningar Donnerska Huset

3E PM Näringslivsorganisering

3F Auktorisationskrav 2011 (FörTurs certifieringskrav för turistbyråer)

3G Inspiration till kommunikation


4

3.1 ALLMÄNT

Uppdraget består av två delar med tydliga kopplingar mellan sig. En del handlar om samordning och

genomförande av strategisk marknadsföring av platsen Gotland på det övergripande planet. Den andra delen

handlar om en gemensam servicefunktion och mottagning – en dörr in – för besökare, inflyttare och

företagare. Till främst den första delen med marknadsföring finns också möjlighet till tilläggsfinansiering,

huvudsakligen i form av s k krona-för-krona-finansiering. Det innebär att de pengar näringslivet satsar i olika

aktiviteter matchas med medel från Region Gotland (se avsnitt 3.4).

I den första delen, ”Marknadsföring”, ska uppdragstagaren samordna och bedriva platsmarknadsföringen av

Gotland i enlighet den av Region Gotland antagna varumärkesplattformen för Gotland, vilken tagits fram i

samverkan mellan näringslivet, ideella sektorn och offentliga sektorn på Gotland. Det innebär en

marknadsföring av Gotland såväl som besöksmål som en plats att bo, leva och verka på.

Marknadsföringen av Gotland som besöksmål under sommarhögsäsongen är väl beprövad och det finns

mycket rutin och erfarenhet inom branschen. Marknadsföring av sommarturismen är en viktig del av det

strategiska arbetet, men väl så viktigt är utvecklingen av nya säsonger genom marknadsföring av Gotland vid

sidan av sommarsäsongen. Även arbetet mot nya internationella målgrupper är centralt. Marknadsföringen av

Gotland som en plats att Bo och Leva på har bedrivits i projektform och ett antal insatser har initierats. Denna

del behöver utvecklas ytterligare. Inom området Verka och Etablera har endast sporadiska insatser gjorts

tidigare, varför det finns en stor utvecklingspotential här. För alla tre områden gäller det att arbeta för att hitta

nya effektiva, samordnade angreppssätt och att etablera nya strategiska allianser som kan samverka i

finansiering och genomförande.

Den andra delen av uppdraget handlar om att upprätta olika typer av servicefunktioner inom områdena

Besöks- och mötesservice, Inflyttarservice och Företags- och Etableringsservice. Extern service ska erbjudas

besökare (turister och mötesarrangörer), potentiella inflyttare och företagare. Uppdragstagaren förväntas

erbjuda dessa målgrupper omhändertagande, service och information inom respektive område.

VISION 2025

VA

RU

MÄ

RK

ESPL

ATTF

OR

M

TILL

VÄ

XTPR

OG

RA

M

Privata aktörer

Övrigaoffentliga

Region Gotland

GIHAB

ALMI

Upphandlade tjänster

Servicefunktioner

En dörr in

Marknadsföring

Positionsförflyttning

Besöka

Möten

Turism

Bo & Leva

Verka & Etablera

Besökarservice

Mötesservice

Turistservice

Inflyttarservice

Etableringsservice

Tilläggsuppdrag


5

Uppdragstagarens verksamhet ska bedrivas i Donnerska Huset i Visby innerstad, där uppdragstagaren också

ska svara för att vara ”en dörr in” för såväl de näringslivsfrämjande aktörer som kommer att finnas i huset som

för andra samarbetspartners. Det innebär bl a att hänvisa ”kunder” rätt och vara första kontakten med

besökare till huset. Servicefunktionen gäller fysiska besök, mail- och telefonservice samt drift och à

jourhållning av webbinformation.

Anbudsgivaren ska lämna anbud på hela uppdraget i anbudsunderlaget. Anbud på delar av uppdraget kommer

inte att beaktas.

En schematisk bild av upphandlingsunderlagets upplägg visas nedan.

Under respektive avsnitt under kapitel 3.2 och 3.3 i ”Kravspecifikation” ska anbudsgivaren redogöra för sitt

angreppssätt och det innehåll som planeras under respektive avsnitt. Under respektive avsnitt finns under

rubriken ”Anbudsgivaren skall” angivet vad anbudsgivaren förväntas redogöra för i anbudet. Dessutom finns

under rubriken ”Observera” angivet förväntningar på aktiviteter, jämförelsevärden, mätning/utvärdering

o s v. Anbudet ska innefatta kostnader för genomförande av aktiviteter om inte annat anges särskilt.

Observera att vissa aktiviteter förväntas finansieras helt eller delvis med insatser från näringen eller en

kombination av näringen och Region Gotland. Intäkter och kostnader förknippade med denna typ av

finansiering ska inte räknas med i anbudet. Däremot ska anbudsgivaren redogöra för dessa insatser och hur

näringen ska engageras i aktiviteterna.

1. Anvisningar för upphandlingen

2. Kvalificering och obligatoriska krav

4. Utkast till avtal 5. Bilagor3. Kravspecifikation

3.1 Allmänt 3.2 Marknadsföring3.3 Service-funktioner

3.4 Tilläggsuppdrag3.5 Bilagor till kravspecifikation

3.2.1 Positions-förflyttning

3.2.2 Besökare

3.2.3 Bo & Leva

3.3.4 Etablerings-service

3.3.2 Turist-och mötesservice

3.3.3 Inflyttar-service

3.3.1 En dörr in

3.2.4 Verka & Etablera

5.1 Sanningsförsäkran

5.2 Skall-krav och beskrivning kravspecifikation

5. Beskrivning utvärdering


6

Region Gotlands uppskattar att kostnaderna uppgår till ca 9 milj kr för de verksamheter som idag bedrivs och

motsvarar grunduppdraget i anbudsunderlaget, d v s exklusive avsnitt 3.4 (tilläggsuppdrag).

Observera

• Hyreskostnader för anvisade lokaler ska inte ingå i anbudet.

• Efter att ett anbud valts kommer förhållandet att regleras i ett avtal mellan Region Gotland och

uppdragstagaren. Avtalet baseras på de villkor och förutsättningar som anges i detta

upphandlingsunderlag.

• Till kravspecifikationen finns bifogat ett antal bilagor som ger ytterligare information och bakgrund (se

innehållsförteckning).

3.1.1 Övergripande syfte och mål Det övergripande syftet med upphandlingen är att samordna och utveckla marknadsföringen av Gotland och

åstadkomma en positionsförflyttning av varumärket Gotland samt att öka effektiviteten när det gäller stöd till

företagare, inflyttare och besökare. Detta är en viktig del i arbetet mot Vision Gotland 2025 med

huvudvisionen att ”Gotland är Östersjöregionens mest kreativa och magiska plats, präglad av närhet, hållbar

tillväxt och fylld av livslust” De övergripande målsättningarna i Vision Gotland 2025 är bl.a. en befolkning på

65 000 invånare, ett välstånd i nivå med riksgenomsnittet och att Gotland ska vara den naturliga mötesplatsen

i Östersjön. En del av upphandlingen har som syfte att leda till att servicefunktionerna för de olika

målgrupperna utvecklas, samordnas och effektiviseras.

Observera

• Specifika mål för den verksamhet som upphandlas finns under 3.1.6.

3.1.2 Bakgrund Kommunstyrelsen i Gotlands kommun – sedermera Region Gotland från och med 1 januari 2011 – fattade den

26 augusti 2010 beslut att utveckla och effektivisera det företagsfrämjande arbetet samt

destinationsmarknadsföringen. Detta innebar att Ledningskontoret fick i uppdrag att ta fram förslag på

förfrågningsunderlag för anbud inkl. finansiering och tidsaspekter på ”Upphandlad destinationsmarknadsföring

och näringslivsservice”. Ledningskontoret fick även i uppdrag att utreda den framtida rollen för Gotlands

Industrihus AB och vilket behov av kompetens och resurser för beställning och uppföljning inom

ledningskontoret som upphandlingen genererar. ALMI Företagsparter Gotland AB fick även samordnande

funktion avseende företagsrådgivning och –finansiering.

Kommunstyrelsen behandlade den 14 december 2010 Ledningskontorets förslag och beslutade att uppdra åt

Ledningskontoret att upprätta anbudsunderlag i enlighet med upprättat förslag och där angiven inriktning,

samt infordra anbud.

Förslaget går i stort ut på att upphandla stora delar av de operativa verksamheter som Gotlands turistförening

och Tillväxt Gotland utfört på uppdrag av Gotlands kommun. I första hand gäller det utveckling och förvaltning

av platsvarumärket Gotland, samordning av marknadsföring, marknadsföring av mötesplatsen Gotland,

turistservice, insatser för rekrytering av företag och ”En dörr in”- mottagning och hänvisning (receptionstjänst).

Till detta har även lagts marknadsföring för befolkningsökning.


7

Som Bilaga 3E ” PM Näringslivsorganisering” redovisas Kommunstyrelsens beslut från 2010-08-26 angående

upphandling av samordnad marknadsföring.

3.1.3 Nuläge De tjänster som upphandlas i denna upphandling har tidigare utförts av i första hand Gotlands Turistförening

(GTF) och Tillväxt Gotland (TvG). Tjänsterna har då reglerats med avtal och anvisningar. Andra tjänster som

ingår i upphandlingen har hittills utförts av Gotlands kommun.

En del insatser har gjorts för att bredda bilden av Gotland och att förverkliga varumärkesplattformen. De har

ännu inte haft full effekt, men de har medfört en viss omsvängning och nytt tänkande i det gotländska

näringslivet som öppnar för nya intressanta samarbetsmöjligheter.

3.1.3.1 Nuvarande aktörer

Gotlands turistförening (GTF) utför tjänster på uppdrag av Gotland kommun t o m 2011. Gotlands

Turistförening ska tillhandahålla en modern och väl fungerande turistbyrå såväl i form av en fysisk plats som en

virtuell plats på internet. Vidare har GTF haft till ansvar att samordna marknadsföringen för besöksnäringen.

Turistföreningen har också haft ett särskilt utpekat ansvar att tillhandahålla en convention bureau genom

vilken Gotland marknadsförs som en plats att förlägga möten på. En relativt stor del av GTFs aktiviteter, t ex

turistmarknadsföring och convention bureau-verksamheten har finansierats med s k krona-för-krona-

finansiering. GTF har även samlat in allmän turismstatistik från boendeanläggningar och transportörer samt

även utfört vissa enkätundersökningar. Ett generellt statistikuppdrag följer inte med i denna upphandling.

Föreningen har även varit Gotland kommuns uttalade samtalspart i frågor som rör turism.

Gotland Convention Bureau (GCB) är idag en del av Gotlands Turistförenings verksamhet. Verksamheten drivs i

form av ett nätverk som syftar till att locka stora möten till Gotland. GCB är en non profit-organisation och

genererar inga intäkter. När möten lockats till Gotland tar s k PCOs (Professional Congress Organizer) eller

någon annan över den kommersiella delen av arrangemanget. GCB finansieras av företag med intressen i

mötesnäringen och Gotlands kommun. GCBs årliga budget uppgår till ca 1,9 milj kr, vilket finansierar två

heltidstjänster, marknadsaktiviteter, material m m.

Tillväxt Gotland (TvG) bildades 2007 på gemensamt initiativ och i samverkan mellan Region Gotland och det

gotländska näringslivet. Syftet med TvG var att skapa en förening som skulle utgöra en brygga mellan

näringsliv och kommun. Föreningen tog över vissa uppgifter från den kommunala näringslivsenheten och fick

uppdraget att vara mottagare av olika initiativ från näringslivet (lotsfunktion), att arrangera möten mellan

näringsliv och företrädare för Gotlands kommun (tillväxtfrukostar, företagardag, företagsbesök etc), samt att

förvalta varumärkesplattformen Gotland. En del av Tillväxt Gotlands verksamhet har finansierats med

projektmedel, t ex har Tillväxt Gotland de senaste åren ansvarat för att driva ett projekt för att främja

inflyttning till Gotland.

Region Gotland ansvarar idag för konkret inflyttarservice. Verksamheten sysselsätter idag 0,6 tjänster för de

”omhändertagandeaktiviteterna”. De aktiviteter som gjorts för att locka och ta hand om eventuella

företagsetableringar utifrån har skötts av Gotlands kommun och dess helägda dotterbolag Gotlands

Industrihus AB (GIHAB) tillsammans med Tillväxt Gotland.


8

Andra offentliga aktörer som är/har varit verksamma inom samma sfär (men inte berörs på samma sätt

genom denna upphandling) är ALMI Företagspartner Gotland AB och Science Park Gotland (SPG). Dessa båda

verksamheter berörs inte direkt av upphandlingen, men påverkas i den meningen att deras verksamheter ska

placeras in och definieras i det nya sammanhang som uppstår i och med att upphandlingen genomförs. Alla

näringslivsfrämjande verksamheter ska samlokaliseras för att uppnå samverkans- och effektivitetsvinster.

Förutom de ovan nämnda aktörerna spelar givetvis också privata aktörer en stor roll i marknadsföringen av

Gotland. Många företag, inte minst inom besöksnäringen, har en omfattande marknadsföring och genomför

olika typer av marknadsaktiviteter. Dels sker detta genom företagens egna aktiviteter, dels sker det genom

olika nätverk, gemensamma webbsajter, broschyrer och projekt. Exempel på större aktörer inom

marknadsföring av Gotland idag är Gotland Promotion, Destination Gotland, Gotlandsflyg, Skyways, större

incomingföretag samt boendeanläggningar.

3.1.4 Allmänna krav / styrning m m

3.1.4.1 Merförsäljning, verksamhet utanför avtalet m m

Den upphandlade verksamheten kommer att utgöra en integrerad del av den offentliga bilden av Gotland och

utföra direkta uppdrag för Region Gotlands räkning. Det innebär att det är viktigt att verksamheten är och

uppfattas som neutral och opartisk av såväl andra organisationer och myndigheter som av näringsliv och

allmänhet. En faktor som kan påverka denna uppfattning är de eventuella andra verksamheter som

anbudsgivaren bedriver, inom ramen för eller parallellt med uppdraget. Intressenter och andra får inte

uppfatta den upphandlade verksamheten som en plattform för att driva annan kommersiell verksamhet.

3.1.4.2 Region Gotlands beställarorganisation

Regionstyrelsen genom Ledningskontoret är beställare av uppdraget. Regionstyrelsen/ledningskontoret

representeras som beställare av Avdelning för Regional Utveckling/Tillväxtenheten. Det är genom

Tillväxtenheten kommunikationen till och från uppdragstagaren sker.

3.1.4.2.1 Styrgrupp

Då det upphandlade uppdraget i stora stycken innebär att uppdragstagaren ska ta fram angreppssätt och idéer

för marknadsföring och aktiviteter är en löpande avstämning av dessa aktiviteter viktiga, både för

uppdragstagarens förankring av sina aktiviteter och för Region Gotlands insyn och kontroll av att

uppdragstagaren verkar i enlighet med upphandlingens övergripande syften. Som framgår av andra ställen i

upphandlingsunderlaget kommer också vissa kostnader att bäras direkt av kommunen, t ex ”krona-för-krona”-

kostnader. Beslut om att bära dessa kostnader kommer att fattas av Region Gotland löpande. I normalfallet

fattas beslut av Region Gotlands representanter i styrgruppen. Regionens delegationsordning kan dock

innebära att beslut som överstiger vissa belopp ska fattas av Regionstyrelsen.

I syfte att hantera diskussioner och beslut kring sådana frågor ska uppdragstagaren tillsammans med Region

Gotland bilda en styrgrupp som hanterar löpande frågor kring planerade aktiviteter, budgetförändringar,

tilläggsanslag etc. Styrgruppen ska bestå av 2 representanter för uppdragstagaren och 3 representanter för

Region Gotland. Region Gotland kan välja att på sina platser i styrgruppen nominera externa ledamöter.

Ordförande i styrgruppen ska vara en av representanterna från Region Gotland. Styrgruppen sammanträder

vid behov, dock minst en gång varje kvartal. Uppdragstagaren är sammankallande till dessa möten.


9

Mötesagendan bestäms i samråd mellan parterna vid uppdragsstarten. Mötena protokollförs av resurs som

Region Gotland tillhandahåller.

Region Gotland kommer dessutom att utse en person som kommer utgöra kontakt- och resursperson för

uppdragstagaren. Det är denna kontakt som återger Region Gotlands krav och feedback på verksamheten.

Denna kontakt effektuerar beställningar och direktiv till uppdragstagaren. Region Gotlands önskemål om

verksamhet från uppdragstagaren kanaliseras genom denna resursperson. Det är också denna person som är

uppdragstagarens första kontakt med Region Gotland.

Uppdraget förutsätter fortlöpande avstämningsmöten med beställaren, som behandlar verksamhet och

inriktning. Eftersom upphandlingen innehåller moment av utveckling av metoder, teknik, säljkampanjer etc.

som i vissa fall medför vägval eller prioriteringar ska kommande satsningar diskuteras i styrgruppen vid fyra

tillfällen per år. En årlig redogörelse om kommande säsongs marknads- och kommunikationsplan ska

överlämnas både muntligt och skriftligt till Region Gotland via styrgruppen.

Eventuell justering av uppdrag sker i samband med kvartalsrapport. Justeringar beslutas av styrgruppen och

ska noteras i mötesprotokollet. Ett år innan avtalstiden löper ut ska beställaren Region Gotland meddela

uppdragstagaren om optionen om ytterligare två års verksamhet kommer utnyttjas. I samband med det kan

även vissa justeringar av uppdraget diskuteras.

3.1.4.2.2 Uppföljning, rapporter och utvärdering

Rapporter

Uppdragstagaren ska till styrgruppen rapportera verksamheten kvartalsvis beträffande ekonomi, genomförda

aktiviteter och utfall av dessa. Rapporteringstidpunkterna bestäms i samråd mellan parterna vid

uppdragsstarten. Observera att det av respektive avsnitt i kapitel 3.2 och 3.3 nedan framgår särskilda krav på

redovisning av specifika uppgifter.

Uppdragstagaren ska årligen till Region Gotland via styrgruppen leverera en skriftlig sammanställning av

genomförda aktiviteter. Rapporten ska innehålla en allmän beskrivning av genomförda aktiviteter, kostnader

ska redovisas och resultat i form av en bedömning av i vilken grad aktiviteterna bidragit till inflödet av

besökare, möten, nyinflyttare och företagsetableringar. Tillgänglig statistik eller annat utvärderingsmaterial

som kan kopplas till genomförda insatser ska överlämnas vid rapporteringstillfället. Uppdragstagaren ska vara

beredd att föredra rapporten i olika sammanhang på Region Gotlands begäran.

3.1.4.3 Plan för start och implementering

Anbudsgivaren skall i anbudet redovisa en plan för hur uppbyggnad och implementering av dennes

organisation ska gå till. Redovisningen skall innehålla en enklare budget samt en aktivitets- och tidsplan för

arbetet.

Redogörelsen för ovan nämnda punkt skall lämnas i Bilaga 5.2 ”Skall-krav och beskrivning kravspecifikation”.

Kostnader för att etablera verksamheten ska ej räknas med i anbudet. Dock kommer anbudsgivarens

kostnader för att etablera en webbsajt (www.gotland.com) att ersättas mot redovisade kostnader med en

summa på högst 300 000 kr.


10

3.1.4.4 Gränssnitt mot Gotlands kommun, andra organisationer och företag

Uppdragstagaren kommer att ha ett nära samarbete med Region Gotland och andra organisationer och

företag. Detta innebär att det sannolikt kommer att uppstå frågor kring gränsdragningar för uppdraget och

mandat. I de fall där detta inte framgår tydligt av uppdraget (avtal samt kravspecifikation) ska parterna lösa

sådana frågor i styrgruppen.

3.1.4.5 Information, företrädare etc

Uppdragstagaren kommer att vara en privat aktör som utför ett uppdrag för Region Gotland. Det innebär att

uppdragstagaren i vissa sammanhang kan vara eller uppfattas som en representant för Region Gotland.

Uppdraget förutsätter att uppdragstagaren visar lojalitet mot Region Gotland, dess strategier och policys samt

mot andemeningen i detta uppdrag. Det innebär att uppdragstagaren ska uppträda och driva sin verksamhet i

denna anda. I de fall uppdragstagaren är tveksam om vilken åsikt denna ska företräda ska avstämning ske med

styrgruppen alternativt hänvisning ske till Region Gotland.

Region Gotlands grafiska profil kommer att behöva användas inom ramen för uppdraget. Hur detta får ske

utvecklas i samråd med styrgruppen då uppdraget påbörjas.

I normalfallet omfattas uppdragstagaren inte av offentlighetsprinciper eller Lagen om offentlig upphandling

(LOU). I tveksamma fall ska detta stämmas av med styrgruppen.

3.1.5 Lokaler och annan infrastruktur Uppdragstagarens utåtriktade verksamhet som turistbyrå, inflyttarservice, etableringsverksamhet samt

receptionsfunktioner (se avsnitt 3 nedan) ska bedrivas i de lokaler som anvisas av Gotlands kommun i

Donnerska Huset i Visby innerstad (ritningar bifogas). Uppdragstagaren hyr dessa lokaler enligt särskilt

hyresavtal med Gotlands Industrihus AB (GIHAB). Region Gotland kommer, utöver lämnat anbud, att ersätta

uppdragstagaren med ett belopp som motsvarar hyreskostnaden. I dessa hyreskostnader ingår el, värme, VA,

sopor, städning, normalt fastighetsunderhåll, anslutningsmöjligheter för telefon och IT samt säkerhetssystem

(lås och larm). Kostnader för dessa lokaler ska alltså inte ingå i lämnat anbud. Kostnader för eventuella andra

lokaler som anbudslämnaren ämnar använda för verksamheten kommer inte att ersättas och ska inte tas med i

anbudet. Lokalens geografiska placering samt en ritning med de lokaler uppdragstagaren kommer att

disponera framgår av bilaga 3D ”Ritningar Donnerska Huset” till Kravspecifikationen.

Region Gotland kommer dessutom att tillhandahålla disk för turistbyråverksamheten, statistikuppgifter,

bilddatabas samt domäner/portaler för webbinformation (www.gotland.com samt www.flyttatillgotland.se) på

internet.

Anvisade lokaler i Donnerska Huset får inte hyras ut i andra hand om inte särskilt avtal träffats om detta med

Region Gotland. I det fall anbudsgivaren har för avsikt att bedriva annan verksamhet än den som regleras i

detta avtal i de anvisade lokalerna i Donnerska Huset ska detta framgå av anbudet. Kostnader för sådan

eventuell verksamhet ska ej ingå i anbudssumman. Anbudet får ej villkoras mot att sådan extra verksamhet får

bedrivas. Region Gotland kommer att besluta särskilt om sådan extra verksamhet kommer att tillåtas (se även

3.3.2.2 ”Besökare (turister)” nedan.


11

Uppdragstagarens åtaganden vad gäller öppettider framgår av 3.3.1.1 ”Reception, information och

mottagning” samt 3.3.2.2 ”Besökare (turister)” nedan.

3.1.6 Mål För att kunna mäta och följa upp att uppdragstagarens aktiviteter och verksamhet leder mot de övergripande

målen har ett antal mål satts upp för verksamheten. Målen presenteras i tabellen nedan. Tabellen är indelad

efter de fyra huvudområdena ”Besöka”/”Besökarservice”, ”Bo & Leva”/”Inflyttarservice”, ”Verka &

Etablera”/”Etableringsservice” samt ”Positionsförflyttning/internt varumärkesarbete”. För varje område anges

ett antal effektmål, vilka anger vad aktiviteter och insatser inom området förväntas leda till på längre sikt.

Effektmålen är kopplade till Region Gotlands övergripande strategidokument och kommer att mätas över tiden

av Region Gotland. I tabellen finns också angivet de operativa målen för den upphandlade verksamheten, d v s

de mål som uppdragstagarens verksamhet ska syfta till att nå och som kommer att följas upp inom ramen för

upphandlingen. För dessa mål finns också angivet de mätetal som kommer att användas samt hur de kommer

att mätas. I en del av avsnitten i kapitel 3.2 och 3.3 nedan anges att uppdragstagaren har ansvar för att mäta

resultat. Där detta ej anges är det Region Gotland som kommer att svara för att mätningen utförs.

De mål och mätetal som anges i tabellen är de som gäller för uppdragstagarens verksamhet under 2012. För

de kommande verksamhetsåren under avtalsperioden kommer årliga mål att sättas i dialog mellan

uppdragstagaren och Region Gotland.


12

Besöka / Besökarservice Effektmål • Ökat antal stora möten(+250) på Gotland

• Öka antalet besökare till Gotland (totalt) • Öka antalet besökare under perioden september till maj • Total omsättning inom besökningsnäringen ökar • Öka antalet utländska besökare

OPERATIVA MÅL Mål Mätetal Mätmetod Anmärkning/

kommentar Minst 5 marknadsföringsallianser skall initieras och minst 3 kampanjer genomföras av uppdragstagaren tillsammans med näringsliv, riktas till olika målgrupper;

• 40 företag skall ingå i marknadsföringsallians av Gotland som mötesplats.

• 12 företag skall ingå i marknadsföringsallians av Gotland riktade till internationella målgrupper.

• 20 företag i marknadsföringen av Gotland som besöksmål på

lågsäsong

Antal initiativ till marknadsförings-allianser totalt Antal företag i respektive initiativ till marknadsförings-allians.

Uppdragstagaren ska redovisa siffror på antal initiativ, antal allianser, antal deltagande företag och volym i kronor

En stor del av detta finansieras via ”krona för krona”

10 preliminärbokningar av stora möten

Antal preliminärbokningar

Rapporteras av uppdragstagaren i december och augusti

10 affärsförslag för stora möten, s k bids

Antal affärsförslag Rapporteras av uppdragstagaren i december och augusti

6 visningsresor a´8 ”mötesagenter” Antal visningsresor Rapporteras av uppdragstagaren i december och augusti

Beslutade stora möten motsvarande 6300 gästnätter.

Antal gästnätter kopplade till genomförda stora möten.

Rapporteras av uppdragstagaren i december och augusti

50 redaktionsbesök som genererar 250 artiklar

Antal besök, antal artiklar

Redovisas årligen av uppdragstagaren

Service (hemsida, telefon, omhändertagande m m) upplevs som god av interna och externa kunder.

Enkätsvar ska ligga över 3,5 på en femgradig skala

Enkäter som initieras av Region Gotland.


13

Bo & Leva / Inflyttarservice Effektmål • Ökad inflyttning till Gotland


kommentar 2 genomförda kampanjer med deltagande från näringslivet

Antal initiativ och kampanjer Antal företag i respektive initiativ till marknadsföringsallians. Total budget.

Uppdragstagaren ska redovisa siffror på antal initiativ, antal allianser, antal deltagande företag och volym i kronor


Service (hemsida, telefon, omhändertagande m m) upplevs som god av kunden

Enkätsvar ska ligga över 3,5 på en femgradig skala Antalet registrerade personer ökar med 10%

Enkäter som initieras av Region Gotland. Uppdragstagaren redovisar registret.


14

Verka & Etablera / Företagarservice Effektmål • Tillväxt i det gotländska näringslivet

• Ökat antal företag på Gotland • Förbättrat företagsklimat


kommentar 3 genomförda kampanjer (varav företagardagen är en) för ökat antal etableringar utifrån med deltagande från näringslivet 70 personliga kontakter med etableringar utifrån

Antal initiativ till marknadsförings-allianser totalt Antal företag i respektive initiativ till marknadsförings-allians Deltagarantal och nöjdhet på företagardagen. Antal företag som slussas vidare för diskussion om etablering.

Uppdragstagaren ska redovisa siffror på antal initiativ, antal allianser, antal deltagande företag och volym i kronor Uppdragstagaren mäter antal och nöjdhet på företagardagen.


Service (hemsida, telefon, omhändertagande, korrekt hänvisning m m) upplevs som god av interna och externa kunder.

Enkätsvar ska ligga över 3,5 på en femgradig skala

Enkäter som initieras av Region Gotland.


15

Positionsförflyttning / internt varumärkesarbete Effektmål • Kärnvärdena i varumärket Gotland är etablerade på och utanför Gotland


kommentar Fortsatt styrgruppsarbete kring varumärkesplattformen – 8 möten, 80% deltagande med stort engagemang vidare från deltagare.

Antal möten, antal deltagare. Nöjdhet hos intressenter, inkl Region Gotland

Redovisad statistik, enkäter

Ta fram och genomföra en plan för varumärkesarbetet 2012

Implementeringsplan godkänd av Region Gotland

Redovisad statistik


16

3.2 MARKNADSFÖRING Genom denna upphandling vill Region Gotland åstadkomma en samordnad destinationsmarknadsföring och

att regionen levererar ”en bild ut”. I uppdraget ligger att förvalta och utveckla platsvarumärket, att samla

näringen i marknadsföringen av Gotland som turistdestination, som en plats att bo och leva på samt som en

plats att bedriva företag på. I enlighet med Vision 2025 och varumärkesplattformen vill Region Gotland uppnå

en ökad samfinansiering med näringslivet av marknadsföringen av Gotland.

Det bedöms finnas goda förutsättningar att hitta nya samverkansparter i marknadsföringsarbetet. Det

gotländska näringslivet har tidigare inte samverkat i någon större omfattning när det gäller marknadsföring,

bortsett från besöksnäringen. Det ligger därför en stor potential i att samla övriga branscher i olika allianser för

att förverkliga den ambition varumärkesplattformen står för. Uppdragstagaren förväntas aktivt arbeta med

den positionsförflyttning som innebär att Gotland även marknadsförs och uppfattas som en attraktiv plats att

bo och bedriva verksamhet på. Region Gotland har en förväntan på att det under avtalsperioden skapas ”nya”

metoder och allianser för att marknadsföra Gotland. Positionsförflyttningen handlar även om att utveckla och

sälja in nya turistsäsonger utan att tappa ”position” i den traditionella sommarhögsäsongen.

Marknadsföringsfunktionen arbetar således på tre spår som sinsemellan kan/bör ha kopplingar till varandra.

Områdena är ”Bo & Leva”, ”Verka & Etablera” och ”Besöka”.

Entreprenören ansvarar för att producera högkvalitativa marknadskoncept i enlighet med

varumärkesplattformens intentioner. Materialet ska produceras i olika format, traditionella likväl som i nya.

Uppdragstagaren förväntas följa utvecklingen samt tillgodogöra sig nyttan av nya kommunikationskanaler och

framväxande sociala medier, för att Gotland ska bibehålla en framskjuten plats i potentiella besökares,

inflyttares och etablerares medvetande. Uppdragstagaren förväntas samla näringslivet- och andra relevanta

aktörer i marknadsföringsarbetet för att åstadkomma samordning, samfinansiering och engagemang. Region

Gotland vill se att nya aktörer övertygas om värdet av att sälja Gotland gemensamt. Entreprenören ska genom

skapandet av nya allianser ta initiativ till att marknads- och säljkampanjer genomförs som säljer Gotland ur alla

tre ovan nämnda perspektiv, under hela året. Uppdragstagaren förväntas ansvara för allt från att initiera och

genomföra kampanjer till att ta emot resultatet i form av olika intresseanmälningar från olika intressenter.

Region Gotland räknar med att det kommande marknadsförings- och säljarbetet av Gotland liksom nu kommer

att leda till en ökad efterfrågan från press och media och olika typer av agenter för att besöka Gotland och

producera olika reportage eller för olika typer av visningsresor. Marknadsföringsfunktionen ska svara upp mot

denna efterfrågan och underlätta för dessa intressenter.

Region Gotland har ett ansvar att där så erfordras medverka med personal vid mässor och andra aktiviteter,

särskilt i ”Bo och leva”- samt ”Flytta företag till Gotland” -sammanhang.

Under punkten 3.2.1 ”Varumärket Gotland & Positionsförflyttning” nedan ska anbudsgivaren redovisa arbetet

med att engagera det gotländska samhället i varumärkesförflyttningen. Under 3.2.2 ”Besöka”, 3.2.3 ”Bo &

leva”samt 3.2.4 ”Verka och etablera” nedan ska anbudsgivaren redovisa arbetet med att sprida denna bild

externt. Under dessa tre avsnitt förväntas anbudsgivaren hitta såväl samordnings- och

effektiviseringsmöjligheter som aktiviteter som leder till ett ökat engagemang (ekonomiskt och på andra sätt)

från näringslivet och andra intressenter.


17

3.2.1 Varumärket Gotland & positionsförflyttning Under 2007-2008 bedrevs ett varumärkesarbete för Gotland i bred samverkan mellan Gotlands kommun, det

gotländska näringslivet och den ideella sektorn. Arbetet resulterade i en varumärkesplattform, en samsyn

beträffande de kärnvärden som är viktiga för Gotland och en önskvärd positionsförflyttning från vad Gotland

är och uppfattas som, till vad Gotland vill bli och vara i framtiden. En del av positionsförflyttningen handlar om

att bredda bilden av Gotland. Hitintills förknippas Gotland i stort med att vara en attraktiv plats att besöka på

sommaren medan det är ganska okänt vad Gotland har att erbjuda vid sidan av sommarsäsongen. Vidare ska

marknadsföringen även innefatta Gotland som en plats att ”Bo och Leva” (inflyttning) på samt som plats att

”Verka och Etablera” (bedriva verksamhet) på.

Region Gotland äger varumärket och kommer även fortsättningsvis att äga det. Varumärkesplattformen som

till stora delar överensstämmer med Vision 2025 kommer fungera som ett styrdokument för den upphandlade

organisationen som har att följa och förverkliga den i det löpande varumärkesarbetet. Varumärkesplattformen

innebär bl a att medvetandegöra medborgare, myndigheter, organisationer och företag om bilden av Gotland

och att få dem att medverka i spridningen av bilden.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för metoder och planerade aktiviteter under 2012 samt utvecklingsplaner för 2013 och

2014 för att sprida och förstärka medvetandet om varumärkesplattformer till medborgare,

myndigheter, organisationer och företag på Gotland.

• Skall redogöra för metoder och planerade aktiviteter under 2012 samt utvecklingsplaner för 2013 och

2014 för att få medborgare, myndigheter, organisationer och företag att medverka i spridningen av

varumärket Gotland.

• Skall redogöra för hur andra organisationer, myndigheter och näringsliv engageras ekonomiskt och på

annat sätt i detta arbete.

• Skall redogöra för sin erfarenhet/kompetens inom denna typ av eller liknande verksamhet.

Redogörelsen för ovan nämnda punkter skall lämnas i Bilaga 5.2 ”Skall-krav och beskrivning

kravspecifikation”.

OBSERVERA:

• Insatser för att marknadsföra Gotland externt redovisas under avsnitten 3.2.2 – 3.2.4.

• Mer information om varumärkesarbetet står att läsa på www.tillvaxtgotland.se.

• Varumärkesarbetet finns redovisat i bilagorna 3B ”Varumärket Gotland” och 3G ”Inspiration till

kommunikation”.


18

3.2.2 Besöka Nya visioner kring Gotland som besöksmål…

Gotland ska vara ett etablerat resmål för såväl nationella som internationella turister och möten, året runt.

Marknadsföring och försäljning mot internationella målgrupper har påbörjats men det är viktigt med

kontinuitet om Gotland ska kunna etablera sig som en destination för internationella målgrupper. Samordnade

marknadsförings- och försäljningskampanjer av Gotland vid sidan av högsäsong hör också till de aktiviteter

som kan medföra en säsongsförlängning tillsammans med satsningar på olika typer av evenemang. Tre

områden har identifierats som särskilt viktiga i regionens strävan efter en utvecklad besöksnäring: Möten,

Evenemang och Upplevelser. Tillkomsten av kongresshallen skedde efter samverkan mellan näringsliv och

kommun. Syftet var att skapa en mötesplats med kapacitet att dra till sig stora möten under andra tider än

under den traditionella högsäsongen. Parallellt med uppförandet av kongresshallen skapades en

marknadsföringsfunktion för möten – Gotland Convention Bureau – för att sälja in Gotland som en

mötesplats. Gotland har utvecklats väl som mötesdestination sedan starten 2007, men det finns ännu mycket

ledig potential i mötes- och konferensanläggningar att fylla. Arbetet med att utveckla Gotland som mötesplats

måste fortsätta med att ytterligare förstärka samordningsarbetet på marknadsföringssidan samt att ta in ännu

fler parter i alliansen för gemensamma finansieringen och genomföranden.

På Gotland genomförs sedan ett antal år en rad tillväxtgenererande evenemang. Gotland Grand National,

Medeltidsveckan och Almedalsveckan är exempel på större evenemang som vuxit fram med eller utan

kommunal medverkan. Dessa typer av evenemang betraktas som möjliga säsongsförlängare då de ligger vid

sidan av högsäsongen i juli och har tillräcklig attraktion i sig självt för att generera besök till Gotland.

Uppdragstagaren har uppdraget att vid behov upprätta samverkan/allianser i kring dessa och nya evenemang

för att stärka deras finansiella bas och för att marknadsföring samt genomförande samordnas på bästa sätt.

Uppdragstagaren förväntas samla och engagera de företag och branscher som kan tänkas vara intresserade av

att locka fler besökare till ön. Förväntan ligger på att uppdragstagaren ska marknadsföra och sälja in Gotland

på både turism- och mötessegmenten.

3.2.2.1 Möten

I samband med att kongresshallen planerades och byggdes startades 2005 en convention bureau – Gotland

Convention Bureau (GCB) – med uppdraget att marknadsföra Gotland som plats att förlägga sina möten på.

Stora kongresser, konferenser och events planeras och bokas med flera års framförhållning och Gotland

Convention Bureau har representerat Gotland i olika mässammanhang över åren. Genom denna verksamhet

har tidiga kontakter tagits med mötesarrangörer av olika slag och Gotland har därmed tillgängliggjorts som

möjlig mötesplats.

Liksom tidigare förutsätter denna verksamhet medverkan från näringslivet. Uppdragstagaren har att skapa

denna form av strategisk allians/samverkan för att kunna arbeta aktivt för att det ska förläggas möten på ön i

framtiden. Uppdraget innebär också att göra s k ”bids” till potentiella mötesarrangörer, inte minst i samband

med det nomineringsförfarande som är vanligt i samband med större evenemang. GCB har varit 50/50

finansierat mellan besöksnäring och Region Gotland.

Region Gotland betraktar denna funktion som mycket viktig för Gotlands möjlighet att hävda sig om en plats

att mötas på. Gotland ska genom uppdragstagaren vara representerat på strategiskt utvalda mässor. Det ska

finnas ett relevant informationsmaterial i tryckt form likväl som på webben.


19

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för metoder och planerade aktiviteter under perioden 2012 samt utvecklingsplaner för

2013 och 2014 när det gäller marknadsföring av Gotland som en plats för möten.

• Skall redogöra för det marknadsföringsmaterial som planeras (tryckt material, webbmaterial,

utställningsmaterial etc), inklusive produktionskostnader för detta.


Redogörelsen för ovan nämnda punkter skall lämnas i Bilaga 5.2 ”Skall-krav och beskrivning kravspecifikation”.

OBSERVERA:

• Uppdraget att svara för convention bureau-verksamheten ligger inom uppdragstagarens uppdrag,

men utanför den fasta finansieringen av uppdraget. Hela verksamheten, inklusive produktion av

marknadsföringsmaterial och mötesservice (se 3.3.2.1 ”Mötesservice”) förväntas finansieras med

krona för krona enligt 3.4 ”Tilläggsfinansiering och tilläggsuppdrag”.

• Information om GCBs nuvarande verksamhet finns på www.gotlandconvention.se.

3.2.2.2 Besökare (turister)

Det är viktigt att bibehålla den starka och etablerade marknadsföringen av turismhögsäsongen, framför allt juli

och halva augusti). För att utveckla turismen ytterligare behöver dessutom nya säsonger utanför högsäsong

utvecklas och marknadsföras, både nationellt och internationellt. Uppdragstagaren förväntas ta initiativ och

leda denna utveckling, som bör ske i nära samarbete med näringslivet. Inom detta område finns möjligheter

att ytterligare utveckla engagemang och finansiering från näringen, t ex genom att inte bara den direkta

turismnäringen utan även andra branscher som drar nytta av turismen deltar. Det handlar om att utveckla och

paketera koncept som innehåller reseanledningar och att sedan marknadsföra dessa till relevanta målgrupper.

I marknadsföringsarbetet ingår mässdeltagande nationellt och internationellt, att producera trycksaker och,

inte minst, att tillhandahålla god och säljande information via webben (www.gotland.com) och via andra

digitala media.

Ett viktigt inslag i marknadsföringsarbetet är att Gotland som turistmål finns med i olika media (se 3.3.1.2

”Mediaservice”).

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för metoder och planerade aktiviteter under perioden 2012 samt utvecklingsplaner

för 2013 och 2014 för att samordna den externa marknadsföringen av Gotland som ett turistmål

under högsäsong.


för 2013 och 2014 för att främja/medverka i utvecklingen och marknadsföringen av nya

produkter/evenemang under säsonger utanför högsäsongen.


för 2013 och 2014 för att främja/medverka i utvecklingen och marknadsföringen av den

internationella turismen till Gotland, speciellt utanför högsäsong.

• Skall redogöra för det marknadsföringsmaterial som planeras för de olika aktiviteterna (tryckt

material, webbmaterial, utställningsmaterial etc), inklusive produktionskostnader för detta.



20


OBSERVERA

• Uppdragstagaren förväntas årligen ta fram en värvande turistbroschyr och distribuera den till

utvalda målgrupper. Den värvande broschyren för 2010 - Gotland 2010 – hade en upplaga på

325 000 ex, varav 255 000 svensk upplaga, 35 000 på engelska och 35 000 på tyska. Dessutom

trycktes och distribuerades en kryssningskarta med sju språk, total upplaga 50 000 ex.

Broschyrerna förutsätts var helt annonsfinansierade och endast uppdragstagarens kostnader för

eget planeringsarbete, arbete med distribution o s v ska vara med i anbudet.

• Uppdragstagaren förväntas initiera och samordna deltagande i mässor och andra

marknadsföringsaktiviteter. Deltagande i den årliga TUR-mässan ses som ett minimum.

• Nuvarande turistinformationswebb finns på www.gotland.info.

3.2.3 Bo & leva Det övergripande målet i Vision 2025 är att öka Gotlands befolkning till 65 000 invånare år 2025. Att

marknadsföra Gotland som en attraktiv plats att bo och leva på är en central del i detta arbete. Uppgiften

består av två delar. Den ena delen, som ska redovisas under detta avsnitt, är att marknadsföra Gotland som

boendeort för att få människor intresserade av att flytta hit. Den andra delen, som behandlas under avsnitt 3.3

”Servicefunktioner” nedan, handlar om att på olika sätt serva de personer som visar intresse av att flytta till

Gotland, s k inflyttarservice. En webbsajt – www.flyttatillgotland.se – finns för att marknadsföra och öka

servicen för inflyttare. Förutom webbsajten är också tidningen Gotlandsmagasinet, som distribueras till

sommargotlänningar, gotlänningar i förskingringen och andra intresserade, en viktig del i marknadsföringen av

Bo & Leva.

Uppdragstagaren förväntas samla och engagera de företag och branscher som kan har intresse av fler

inflyttare i olika typer av ”flytta till Gotland”- kampanjer. Region Gotland vill se ett större och bredare

engagemang i att marknadsföra Gotland som en plats att bo och leva på.

ANBUDSGIVAREN:


2013 och 2014 för att marknadsföra Gotland som en plats att bo och leva på och vilka målgrupper

dessa aktiviteter är riktade till.

• Skall redogöra för hur myndigheter, organisationer och företag engageras i detta arbete, även

ekonomiskt.






21

OBSERVERA:

• Uppdragstagaren ska till Region Gotland redovisa genomförda aktiviteter samt antal

deltagare/intresserade etc.

• Uppdragstagaren ska underhålla och löpande uppdatera webbsajten www.flyttatillgotland.se.

• Tilläggsanslag kan erhållas för att matcha engagemang näringslivet lägger i denna typ av

marknadsföring (se 3.4 ”Tilläggsfinansiering och tilläggsuppdrag”).

• Uppdragstagaren förväntas ansvara för produktion, registerhållning och distribution av

Gotlandsmagasinet. Tidningen ges ut i 14000 exemplar två gånger per år.

• Information om nuvarande aktiviteter finns på www.flyttatillgotland.se.

3.2.4 Verka & etablera Tillväxt i det gotländska näringslivet sker på olika sätt. Dels sker det genom att de befintliga gotländska

företagen utvecklas och genom att det startas nya företag av gotlänningar. Andra näringslivsfrämjande

organisationer som t ex Almi och Tillväxt Gotland har som uppgift att arbeta med detta, varför det inte ingår i

uppdragstagarens uppgifter. Dels sker tillväxt genom att företag utifrån etablerar verksamhet på Gotland.

Uppdragstagarens uppgift är att marknadsföra Gotland som etableringsort i relevanta sammanhang för att öka

etableringar utifrån. Uppdragstagarens huvuduppgifter är att identifiera potentiella etablerare samt att

tillhandahålla ett första omhändertagande (se 3.3.4 ”Företags- och etableringsservice” nedan). Arbetet

kommer att ske i nära samarbete med Region Gotland, som har det övergripande ansvaret för

omhändertagande av potentiella etablerare. Webbinformation om olika förutsättningar för lokaler, mark,

företagsstöd m m kommer att finnas på www.gotland.se och är Region Gotlands ansvar.

ANBUDSGIVAREN:


2013 och 2014 för att marknadsföra Gotland som en plats för företagsetablering och vilka målgrupper

dessa aktiviteter är riktade till.



• Skall redogöra för hur myndigheter, organisationer och företag engageras i detta arbete, även

ekonomiskt.



OBSERVERA:

• Uppdragstagaren ska inte arbeta med att öka antalet företag startade av gotlänningar.

• Uppdragstagaren ska inte arbeta med företagsrådgivning, företagsutbildning och liknande, utan

endast med att lotsa eventuella kontakter till rätt organisation.

• Region Gotland är en viktig samarbetspartner i marknadsföringen.


22

3.3 SERVICEFUNKTIONER Servicefunktionerna syftar till att ta hand om resultatet av marknadsföringsinsatserna i avsnitt 2

”Marknadsföring”, d v s att kunna serva besökare, mötesarrangörer, potentiella inflyttare och etablerare med

omhändertagande, information, kontaktförmedling och liknande. Servicefunktionerna syftar också till att

kunna serva gotländska myndigheter, organisationer och företag med motsvarande tjänster. För att kunna

utföra dessa tjänster på ett högkvalitativt sätt krävs kunskap och nätverk inom de olika områdena, en hög

servicenivå samt hög tillgänglighet. De olika servicefunktionerna har fram till nu haft olika huvudmän och kan

därför utvecklas och effektiviseras genom samordning.

När det gäller besökare och inflyttare ”äger” uppdragstagaren kunderna. I besöksfallet innebär det att kunden

ska få den information hon/han behöver. I inflyttarservice innebär det att följa kunden genom hela processen

från tanken på att flytta till Gotland till beslut till bosättning på Gotland. När det gäller etableringsservice är

uppdraget inte lika långtgående. Där handlar det om ett första omhändertagande och informationsgivande

samt om att hänvisa kunden till rätt organisation, ofta Region Gotland.

3.3.1 En dörr in Uppdragstagaren ska vara den naturliga kontaktpunkten för externa besökare, inflyttare och etablerare,

liksom för media, oavsett om det gäller fysiska besök, mail/webb och andra sociala media eller telefon.

Tanken bakom platsanvisningen i upphandlingen är att Region Gotland vill tillhandahålla en plats som samlar

så många som möjligt av de näringslivsstödjande organisationerna under ett och samma tak - ”en dörr in”.

Kommunen vill därmed skapa en bättre effektivitet och samverkan mellan organisationerna samt höja

servicenivån för kunderna/besökarna. Detta gäller både företagare på Gotland och externa intressenter som

har intresse av besök/möten, att bo på Gotland eller att etablera företag på Gotland.

3.3.1.1 Reception, information och mottagning

Upphandlingen innehåller en receptionsfunktion som sköter mottagningen av- och information/hänvisning till

besökare som söker turistinformation, inflyttarinformation, företagsrådgivning, lotsning eller information om

Gotland som evenemangs- eller mötesplats.

Receptionsfunktionen utgör en för huset gemensam mottagning av de besökare som söker sig till de i huset

ingående organisationerna. Arbetsuppgifterna består av att ta emot och hänvisa besökarna rätt samt att

tillhanda information. Servicen och information ska vara tillgänglig via telefon, mail, webbsida och besök.

Uppdragstagaren förfogar över två webbsajter för information, www.gotland.com samt

www.flyttatillgotland.se.

Receptionen, telefon och mailservice ska vara öppen och bemannad vardagar kl 08.00 – 17.00.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur arbetet med reception, information och mottagning ska drivas och utvecklas

under 2012 samt utvecklingsplaner för 2013 och 2014.

• Skall redogöra för hur arbetet med mottagnings- och kontaktfunktionen ska organiseras.

• Skall redogöra för hur webbsajt och andra digitala media ska användas och utvecklas.


23

• Skall redogöra för hur mottagnings- och kontaktfunktionen ska säkerställa att information och

kontakter är aktuella.



OBSERVERA:

• Uppdragstagaren ska tillhandahålla service för att kunna ta emot externa och gotländska kunder vid

personliga besök, via telefon och via mail/webb.

• Uppdragstagaren ska inte tillhandahålla en växelfunktion för huset.

• Behoven ser olika ut över året och det kan finnas möjlighet att samordna funktionerna med

turistbyråverksamheten för att uppnå kostnadseffektivitet.

• Region Gotland tillhandahåller detaljerad information avseende etableringsfrågor. Uppdragstagaren

förväntas medverka med synpunkter och förslag i utvecklingen av denna information.

• Servicen till besökare och kontakter ska kunna tillhandahållas även på engelska.

3.3.1.2 Mediaservice

Att Gotland syns i olika medier i redaktionella sammanhang är en viktig del i marknadsföringen. Inte minst

inom besöksnäringen finns en stor efterfrågan på att besöka Gotland och göra reportage. Gotlands

Turistförening hade under 2009 kontakt med 97 redaktioner och tog hand om 46 journalistbesök. Det är därför

viktigt att på ett positivt sätt ta hand om journalister, reportrar och andra medierepresentanter. I

servicefunktionen ingår därför att organisera och arrangera journalistresor, förmedla kontakter och serva med

information. Ett nära samarbete med näringslivet är en förutsättning för att presservicen ska hålla en hög nivå.

Under den närmast föregående femårsperioden har antalet nedladdningar av bilder och information ökat

markant från webben. Under 2010 har 300 nedladdningar gjorts.

Leverantören har att svara upp mot den efterfrågan som finns från press och media då det gäller att

tillhandahålla material i form av bilder och reportageidéer. Leverantören ska aktivt verka för att det skrivs

artiklar samt stödja och underlätta för media att göra bra reportage.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur arbetet med medieservice ska drivas och utvecklas under 2012 samt

utvecklingsplaner för 2013 och 2014.

• Skall redogöra för hur arbetet med medieservice ska organiseras.



OBSERVERA:

• Uppdragstagaren förfogar över en bildbank med fria gotlandsbilder. Bildbanken ägs av Region

Gotland. Uppdragstagaren förväntas underhålla och utveckla denna bildbank.

• Samtliga kostnader för medieservice ska ingå i anbudet, inklusive eventuella utlägg.

• Uppdragstagaren förväntas tillhandahålla, underhålla och utveckla pressinformation på webben,

inklusive bildbank.


24

3.3.2 Besöks- och mötesservice Turist- och mötesservicefunktionen förväntas tillhandahålla relevant turist- och mötesinformation året runt.

med tyngdpunkt på högsommaren. Information ska tillhandahållas i olika former. Funktionen ska utgå från

anvisad plats i Donnerska Huset, men kan under perioder utvidgas till att även bedrivas på fler platser.

3.3.2.1 Mötesservice

Mötesservicefunktionen förväntas tillhandahålla conventionbyråservice. I detta ingår bland annat att

organisera och arrangera s k ”platsinspektion” för agenter och andra köpare som vill komma på

”platsinspektion”. I uppdraget ingår även att stödja och samordna organisationer och företag med potential

att utgöra mötesarrangör. Uppdragstagaren ska genom denna funktion även tillhandahålla liknande service till

de arrangörer som vill genomföra andra typer av arrangemang (kultur, idrott etc) om än i mindre omfattning.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur arbetet med mötesservice ska drivas och utvecklas under 2012 samt


• Skall redogöra för hur arbetet mötesservice ska organiseras.

• Skall redogöra för hur näringsliv och andra intressenter engageras ekonomiskt och på andra sätt i

aktiviteterna.



OBSERVERA

• Uppdraget att svara för mötesserviceverksamheten ligger inom uppdragstagarens uppdrag, men

utanför den fasta finansieringen av uppdraget. Hela verksamheten, inklusive marknadsföring av

möten förväntas finansieras med krona-för-krona.

• Region Gotland samverkar i aktiviteterna i vissa fall då det anses som relevant att medverka som värd.

• Uppdragstagaren förväntas upprätta och löpande uppdatera ett register över kontaktpersoner och

bearbetade organisationer, status i olika ärenden, bids etc.

3.3.2.2 Turistservice

En fungerande turistbyrå är en viktig del i marknadsföringen av turismen och av hur Gotland uppfattas av

besökare. Turistbyråverksamheten kommer att vara förlagd till Donnerska Huset. I turistbyråverksamheten

ingår att tillhandahålla telefonservice, en uppdaterad webbsajt med turistinformation, fysisk och digital

distribution av turistinformation samt en fysisk turistbyrå året om. Turistbyrån kommer att kunna utvidga sin

utställnings-/broschyryta under sommaren (se bilagd ritning). Belastningen på turistinformation är hög vad

gäller förfrågningar och distribution under vinter/vår och när det gäller turistbyrån under sommaren.

All turistinformation som tillhandahålls via turistbyrån ska vara gratis för kunden.

Uppdragstagaren skall minst bemanna de olika delarna av turistbyrån enligt följande:

• Webbsajt: 24 timmar om dygnet, alla dagar


25

• Telefoninformation/mailservice:

o Högsäsong (15 juni – 20 augusti): alla dagar kl 08:00 – 19:00

o Mellansäsong (1 maj – 14 juni, 21 augusti – 30 september): Vardagar kl 08:00 – 19:00,

helger kl 08:00 – 19:00

o Lågsäsong (1 okt – 30 april): vardagar kl 09:00 – 18:00

• Fysisk turistbyrå:

o Högsäsong (15 juni – 20 augusti): alla dagar kl 08:00 – 19:00

o Mellansäsong (1 maj – 14 juni, 21 augusti – 30 september): Vardagar kl 08:00-19:00,

helger kl 08:00 – 19:00

o Lågsäsong (1 okt – 30 april): vardagar kl 09:00 – 18:00,

Turistbyrån skall ge en heltäckande bild av Gotland och principen är därför att alla turistföretag utan kostnad

ska kunna lämna sin information till turistbyrån, både i form av broschyrer och liknande och i digital form för

turistinformationswebben.

Efter särskild överenskommelse med Region Gotland kan turistbyrån även tillhandahålla kommersiella tjänster

i mindre omfattning. Dessa verksamheter får dock inte inkräkta på turistbyråverksamheten. Det kan t ex gälla

• Försäljning av ”turistinformationsprodukter” som böcker, kartor m m

• Försäljning av evenemangsbiljetter

• Försäljning av vatten, läsk, glass etc

• Försäljning av souvenirer

• Försäljning av sista minuten-boende

• Valutaväxling

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur turistbyråverksamheten ska drivas och utvecklas under perioden 2012 – 2014.

Detta gäller den fysiska turistbyrån, telefoninformation samt webbplatsen.

• Skall redogöra för hur turistbyråverksamheten ska organiseras.

• Skall redogöra för vilken typ av kommersiell verksamhet man planerar att driva utöver den rena

turistinformationen samt i vilken omfattning detta planeras ske.

• Skall redogöra för hur kontakten med och informationen till turistnäringen (i vid bemärkelse) kommer

att upprätthållas.



OBSERVERA:

• GTFs nuvarande turistwebbsajt hade 2009 380 000 unika besökare från 114 olika länder.

• Nuvarande turistbyrå hade 2009 85 000 besök på turistbyrån, 11 000 telefonsamtal, 2000 epost-

utskick till konsument samt 25 000 postutskick till konsument. 25 000 (i huvudsak den värvande

broschyren Gotland 2010).

• Turistbyrån/Donnerska huset är också en plats för marknadsföring av övriga delar av uppdraget, d v s

Bo & Leva samt Verka & Etablera.


26

• Turistbyrån ska senast 2011-05-30 vara auktoriserad av organisationen FörTur för den så kallade

”gröna logon”. Uppdragstagaren står för kostnader för auktorisation och skyltmaterial.

Auktorisationskraven är bilagda upphandlingsunderlaget.

• Turistbyrån förutsätts kunna erbjuda turistinformation via alla kanaler på svenska och engelska året

runt. Under mellan- och högsäsong är behovet av fler språk, t ex tyska, finska och spanska, stort.

• Region Gotland kommer att tillhandahålla domänen www.gotland.com utan kostnad för

uppdragstagaren. Domänen ägs av Region Gotland.

• Kostnader för distribution av informationsmaterial ska ingå i anbudet.

• Turistinformation på webb tillhandahålls idag av Gotlands Turistförening via www.gotland.info.

3.3.3 Inflyttarservice Inflyttarservice handlar om att vara kontaktpunkt för och på ett individuellt plan besvara frågor från och ta

hand om potentiella inflyttare och nyinflyttade. Det innebär att uppdragstagaren ska svara för att

medarbetare ska kunna svara på frågor, ta reda på information som önskas av inflyttare samt att ha kunskap

att engagera rätt organisationer/personer i inflyttningsärenden. Uppgiften förutsätter ett nära samarbete med

t ex arbetsgivare, Arbetsförmedlingen, barnomsorg, skola, kultur- och idrottsorganisationer, hyresvärdar,

mäklare m fl. Det övergripande ansvaret för att hålla kontakt med och följa upp inflyttarkontakter ligger på

uppdragstagaren.

Eftersom Gotland kommer att marknadsföras som en plats att bo och leva på, räknar Region Gotland med att

det kommer att uppstå efterarbete med att svara på frågor och tillhandahålla information till kunder som

söker sig Gotland. Inflyttarservice kommer vara denna tidiga kontakt som kan ge en snabb respons och

tillhandahålla relevant information. Inflyttarservicen har nätverken och de rätta kontakterna klart för sig och

kan hänvisa vidare till mer specifik information om arbetsgivare, skola, barnomsorg, föreningsliv m m.

Uppdragstagaren äger processen med de potentiella inflyttarna från marknadsföring (se 3.2.3 ”Bo & Leva”) till

service och information i samband med flytt och etablering på Gotland.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur inflyttarverksamheten ska drivas och utvecklas under perioden 2012 samt


• Skall redogöra för hur arbetet med inflyttarservice ska organiseras.

• Skall redogöra för hur en databas med potentiella inflyttare ska byggas upp och underhållas.



OBSERVERA

• Uppdragstagaren ska tillhandahålla inflyttarservice under kontorstid året runt.

• Uppdragstagaren ska uppdatera, underhålla och utveckla webbsajten www.flyttatillgotland.se .

Webbplatsen ägs och tillhandahålls av Region Gotland utan kostnad för uppdragstagaren.

• Samtlig verksamhet ska ingå i det offererade priset.

• Det är uppdragstagarens ansvar att hålla kontakt med och följa upp potentiella och faktiska inflyttare.


27

• Nuvarande aktiviteter och information till nyinflyttare framgår av webbsajten

www.flyttatillgotland.se.

3.3.4 Företags- och etableringsservice

3.3.4.1 Etableringsservice

Gotland har hittills endast sporadiskt marknadsförts som företagsetableringsort. Företagsetableringsärenden

involverar vanligtvis flera olika aktörer i en ofta komplex och utdragen process. Uppdragstagarens roll är

huvudsakligen att initialt ta hand om och serva potentiella etablerare med basinformation och

kontaktförmedling. Ofta finns tydliga kopplingar mellan etableringsärenden och inflyttarservice. Den

huvudsakliga samarbetspartnern i etableringsfrågor är Region Gotland/GIHAB, som kommer att ha en tjänst

som företagslots, med uppgift att vara kontaktperson för den potentiella etableraren. Exempel på andra

aktörer som kan vara inblandade i etableringsärenden är Region Gotland (tomt- och markfrågor, lokaler,

tillstånd, bygglov, företagsstöd m m), ALMI (affärsrådgivning, finansiering), Arbetsförmedlingen

(kompetensförsörjning), Länsstyrelsen (tillstånd, företagsstöd).

I uppdraget ingår även att serva gotländska företag med basinformation och – framför allt –

kontaktförmedling. Uppgiften förutsätter att uppdragstagaren har god kunskap om de näringslivsstödjande

organisationerna på Gotland.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur etableringsverksamheten ska drivas och utvecklas under perioden 2012 samt


• Skall redogöra för hur etableringsverksamheten ska organiseras.

• Skall redogöra för hur en databas med potentiella etablerare ska byggas upp och underhållas.



OBSERVERA

• Uppdragstagaren ska tillhandahålla etableringsservice under kontorstid året runt.

• Region Gotland har huvudansvaret för att vara förhandlingspart i etableringsärenden.

3.3.4.2 Företagardag

Sedan några år anordnas på Gotland varje höst en årlig Företagardag med föreläsningar, utställning/mässa och

”firmafest” för det gotländska näringslivet. Målgruppen är gotländska företagare och representanter för

myndigheter och organisationer som arbetar med näringslivsutveckling.

ANBUDSGIVAREN:

• Skall redogöra för hur företagardagen planeras att genomföras och utvecklas under perioden 2012

samt utvecklingsplaner för 2013 och 2014.

• Skall redogöra för hur planering, marknadsföring och utvärdering av den planerade företagardagen

ska genomföras.


28

• Skall redogöra för hur externa samarbetspartners ska engageras i arbetet med och finansieringen av

företagardagen.



OBSERVERA:

• Företagardagens aktiviteter (utställning, föreläsare, aktiviteter, middag) ska finansieras helt av

deltagaravgifter och sponsring. Endast uppdragstagarens kostnader för planering m m ska ingå i

anbudet.

• Uppdragstagaren förväntas genomföra och presentera uppföljning och utvärdering av företagardagen

i anslutning till att den genomförts.


29

3.4 TILLÄGGSFINANSIERING OCH TILLÄGGSUPPDRAG Utöver den fasta finansiering som uppdraget medför finns möjligheter att utöka finansieringen på olika sätt.

Framför allt är det önskvärt att näringslivets ekonomiska engagemang i marknadsföringsaktiviteter ökar. Ett

ökat engagemang leder till ökade insikter och samsyn kring positionsförflyttningen. Men framför allt leder ett

ökat ekonomiskt engagemang till en resursförstärkning som innebär större möjligheter att nå uppsatta mål,

något som ligger i såväl Region Gotlands som uppdragstagarens intresse. Av den anledningen finns under olika

avsnitt ovan uttryckt förväntningar och önskemål om att uppdragstagaren arbetar aktivt med att öka detta

engagemang. Region Gotland är inom flera områden också beredd att matcha näringslivets insatser för olika

aktiviteter med egna medel, s k krona-för-krona-finansiering. Efter överenskommelse med styrgruppen och

beslut av Region Gotland kan det också i särskilda fall bli aktuellt med direkt finansiering av viss

materialproduktion, distributionskostnader eller andra aktiviteter.

Utöver denna tillkommande finansiering av aktiviteter kan det i vissa fall bli aktuellt för Region Gotland att

handla upp tilläggsuppdrag, projektdeltagande m m av uppdragstagaren.

MOTFINANSIERING AV INSATSER FRÅN NÄRINGSLIVET

Flera av de aktiviteter som anges under avsnitt 3.2 ”Marknadsföring” och 3.3 ”Servicefunktioner” förutsätter

att tänkta aktiviteter helt eller till en del finansieras av näringen. Det är också ett självändamål att näringen i

än större utsträckning än idag engageras i olika aktiviteter. Detta skapar ökade resurser till de olika

aktiviteterna och ökar möjligheten för uppdragstagaren att nå de uppsatta målen. Därför kan Region Gotland

efter särskilt beslut komma att matcha medlen från näringslivet med bidrag till dessa aktiviteter. Region

Gotland förbehåller sig rätten att bedöma sin medverkan i varje enskilt fall. Krona-för-krona-medlen ska inte

medräknas i anbudet, utan beslutas i särskild ordning av styrgruppen (se 3.1.4.2 ”Region Gotlands

beställarorganisation” ovan) för olika aktiviteter. Medfinansieringen är uppdelad på olika områden:

• Marknadsföring turism

• Marknadsföring möten (GCB)

• Marknadsföring Bo & Leva

• Marknadsföring Verka & Etablera

Medel för medfinansiering enligt denna princip kan beviljas med olika grader av medfinansiering, dock

maximalt krona för krona. Medelstillgången är begränsad från Region Gotlands sida och det är de föreslagna

aktiviteternas karaktär och troliga nytta som avgör både graden av medfinansiering och medfinansieringens

totala storlek.

Exempel på hur en tänkt medfinansiering skulle kunna se ut:

Upp till en finansiering på 200 000 kr från näringslivet matchar Region Gotland med 0:75 kr per satsad krona.

För de medel över 200 000 kr som näringslivet satsar, matchar Region Gotland med 1:00 kr per satsad krona,

dock högst 300 000 kr.

OBSERVERA

• Krona för krona-finansiering ska inte tas med i anbudet. Däremot förväntas anbudsgivaren under flera

avsnitt redogöra för hur denna planerar att arbeta med att engagera näringslivet ekonomiskt i olika

aktiviteter och kampanjer.


30

SÄRSKILD FINANSIERING AV MATERIALPRODUKTION M M

I huvudsak ska hela finansieringen av aktiviteter, inklusive materialproduktion, ingå i det upphandlade

uppdraget, antingen som en del i det fasta anbudspriset eller genom finansiering av

näringslivet/motfinansiering från Region Gotland. Förväntade krav framgår under respektive avsnitt. För vissa

aktiviteter kan det bli aktuellt med särskild ersättning för materialproduktion. Sådan ersättning ska diskuteras

från fall till fall i styrgruppen och beslutas av Region Gotland.

PROJEKT

Det kan i olika sammanhang bli aktuellt för uppdragstagaren att medverka i olika projekt med extern

finansiering (t ex EU-finansiering) med anknytning till den upphandlade verksamheten. Ersättning för sådan

medverkan sker efter överenskommelse i varje enskilt fall eller via upphandling i konkurrens. Medverkan i

projekt ska diskuteras från fall till fall i styrgruppen och beslutas av Region Gotland.

TILLÄGGSUPPDRAG

I de fall Region Gotland har behov av att få uppgifter utförda som ligger utanför upphandlingsuppdraget

kommer dessa uppgifter att ersättas enligt särskild överenskommelse i varje enskilt fall alternativt handlas upp

i särskild ordning. Sådana uppdrag ska diskuteras från fall till fall i styrgruppen och beslutas av Region Gotland.

Documents

3. Kravspecifikation 2011-02-15 - Sveriges RadioGIHAB ALMI Upphandlade tjänster Servicefunktioner En dörr in Marknadsföring Positionsförflyttning Besöka Möten Turism Bo & Leva