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Tema 3. A implantao e a utilizao de informao de custos nos poderes legislativo e judicirio, bem como em

estados e municpios

3 Lugar

Antonio Lopo Martinez

Sistemas de Informaes Orientados a Gesto de Custos no Setor Pblico: especificao e requisitos funcionais

para uma prefeitura

Prmio de Artigos Cientficos sobre Informao de Custos e Qualidade do

Gasto no Setor Pblico

Sistemas de Informaes orientados a Gesto de Custos no Setor Pblico:

Especificao e Requisitos Funcionais para uma Prefeitura

Profissionais

rea Temtica 3

Sistemas de Informaes orientados a Gesto de Custos no Setor Pblico:

Especificao e Requisitos Funcionais para uma Prefeitura

Resumo: Este artigo trata do planejamento e organizao de um Sistema de

Informaes orientado para a Gesto de Custos (SGC) na rea pblica. Aps

exposio das caractersticas e condies necessrias para um SGC, esboa-se a

especificao preliminar do sistema de informaes com esse perfil. A problemtica

do custeamento dos servios pblicos apresentada, ajustando-se a terminologia

ao desenvolvimento de sistemas de informaes. Requisitos funcionais para o

desenvolvimento do sistema so expostos, bem como alguns desafios confrontados

quando se pretende estruturar um sistema robusto e flexvel para a gesto de

custos. Os modelos conceituais propostos so particularmente relevantes para todos

aqueles que esto envolvidos no processo de modelar, implantar e utilizar sistemas

de gesto de custos nos entes pblicos.

Palavras-chave: Custos no Setor Pblico. Sistemas de Informaes. Requisitos

Funcionais.

Abstract: This article discusses the planning and organization of an information

system oriented to Cost Management (CMS) in the public area. After reviewing the

characteristics and conditions necessary for a CMS, it was outlined a draft

specification of one information system with this profile. The issue of costing of public

services is presented, adjusting the terminology to information systems development.

Functional requirements for the system development are exposed, and some

challenges faced when attempting to design a robust and flexible approach to cost

management. The conceptual models proposed are particularly relevant for those

who are involved in modeling, deploying and using systems management costs to

public entities.

Keywords: Public sector cost. Information Systems. Functional requirement.

1

1. Introduo

Os Sistemas de Informao (SI) fornecem suporte necessrio permanente

revitalizao das atividades desenvolvidas dentro das organizaes. Existe uma

diversidade de solues sistmicas para apoio operacional, bem como gerencial, tais

como, ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management),

CRM (Customer Relationship Management) entre outras. Dentre essa gama de

sistemas, o SIC (Sistema de Informao Contbil) uma soluo voltada a atender

os usurios de informaes contbeis.

Os sistemas contbeis se popularizaram no mbito operacional e controle. No

entanto, atualmente, o enfoque do SIC tem sido realinhado com a contabilidade

gerencial que tem como objetivo prover informaes para os nveis estratgicos das

organizaes. As solues de DSS (Decision Support System) so sistemas de

apoio tomada de deciso, que funcionam analisando dados, fazendo correlaes,

simulando situaes e montando cenrios ou alternativas.

Este artigo apreciar os requisitos funcionais de um Sistema de Informaes

orientado para a Gesto de Custos no Setor Pblico, aqui denominado de SGC

(Sistema de Gesto de Custos). O SGC est sob o domnio da contabilidade

gerencial e se caracteriza como um sistema de DSS com peculiaridades especficas.

Procurar-se- esboar como deve ser estruturado esse sistema de informaes

voltado para o controle de custos numa prefeitura municipal, contemplando

especificamente o custeio de atividades meio e fins.

O objetivo principal a definio de alguns dos requisitos funcionais para o

SGC no mbito municipal, estruturar-se- uma engenharia de requisitos buscando

sistematizar o seu processo de definio. Essa sistematizao necessria porque

a complexidade dos sistemas exige que se preste mais ateno ao correto

entendimento do problema antes do comprometimento de uma soluo.

O trabalho ser desenvolvido abordando inicialmente as caractersticas e

condies necessrias para a implantao de um SGC numa prefeitura. Apresentar-

se- de modo geral uma anlise e especificao preliminar de um sistema de gesto

de custos para uma prefeitura. Ainda que passvel de ser aplicado em qualquer rea

municipal, ser discutido e contextualizado no mbito das Secretarias Municipais de

Sade e Educao. Conclui-se com uma exposio minuciosa dos principais

requisitos funcionais de um SGC, classificados pelo risco e prioridade de

implantao.

2

2 Escopo de um Sistema de Informaes para Gesto de Custos (SGC)

Um SGC (Sistema de Gesto de Custos) deve ter como objetivo identificar,

apropriar custos e analisar os elementos de custeio dentro de uma organizao. Os

elementos que absorvem custos podem ser: Unidades, reas, Grupos de reas,

Regies Administrativas, Segmentos de reas, etc. Para tanto, de forma sistmica

os custos e despesas efetuadas mensalmente pela organizao, devem ser

apropriados nas reas de trabalho responsveis por atividades de produo ou

coordenao administrativa, denominadas nesse contexto como Centros de Custos

(ROEHL-ANDERSON; BRAGG, 2008).

Apresenta-se o Quadro 1 com os elementos conceituais bsicos de um SGC:

Elementos Descrio

Unidade Setor Administrativo da PMS que coordena um grupo de Centros de Custo

Centro de Custo rgo de uma Unidade que responsvel por um grupo de tarefas correlatas ou afins. A este rgo podero se alocar itens de custo.

Centro de Custo Meio rgo que d suporte aos Centros de Custo Finais.

Centro de Custo Fim rgo que atende diretamente a populao atravs da prestao de algum servio.

Item de Custo Recurso consumido direta ou indiretamente por um centro de custos.

Critrio de Rateio Regra de mensurao e alocao de custos entre Centros de Custos. Estes critrios servem para efetuar a distribuio e apropriao de itens de custos para os centros de custo.

Segmento de Centro de Custo

Variveis que dividem logicamente os Centros de Custos Fim.

Custo Direto Itens de custo que so objetivamente identificados em um Centro de Custo.

Custo Indireto Itens de custo que precisam de critrios de rateio para serem distribudos e alocados aos Centros de Custo finais. Geralmente so provenientes de Centros de Custo Meio.

Quadro 1 Elementos e Conceitos de um SGC

As informaes providas pelo SGC so categorizadas no espectro de sadas

de informaes analticas que podem ser consultas atravs de ferramentas online

analytic processing (OLAP). Os gestores tero uma gama de relatrios e consultas j

pr-definidos. Alm disso, atravs das ferramentas OLAP, os gestores tero a

flexibilidade da construo dos seu prprios relatrios a partir de elementos de

dados do Data Warehouse (DW), com dimenses e fatos a serem definidos

(HURTADO; GUTIERREZ, 2005).

Outra caracterstica importante do SGC que este deve possuir uma

flexibilidade no processo de apropriao e transferncia de custos entre as reas.

Assim, deve ser possvel a apropriao de forma diferente da estrutura

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organizacional regimental. Outro grande desafio tecnolgico para construo do

SGC est na interoperabilidade entre os diversos sistemas. comum a informao

estar dispersa em diversos bancos de dados ou outras fontes de informao, o que

dificulta o seu acesso integrado de forma veloz e consistente. Esses ambientes de

sistemas heterogneos caracterizam-se por serem verdadeiras ilhas de

informao. Ressalta-se que a grande motivao tecnolgica desta dcada a

necessidade de manter a compatibilidade e a conectividade dos diversos recursos

de software nas organizaes (HALL; SINGLETON, 2005).

De acordo com Dunleavy et al. (2006), o SGC na rea pblica um sistema

complexo por natureza devido ao seu escopo coorporativo e de interdependncia

com diversos subsistemas operacionais da organizao. Esses subsistemas

possuem em suas bases as informaes referentes s despesas e a medidas fsicas

das unidades (como, por exemplo, despesas com merenda escolar e nmeros de

alunos nas escolas), teis, portanto, para o processo de apropriao de custos.

Os requisitos do SGC devem estar adequados s necessidades gerenciais e

estruturais de cada organizao para o controle dos elementos de custeio. O SGC,

portanto, poder lidar com informaes estimadas devido dificuldade e custo de

efetuar o controle operacional. Outra caracterstica que poder ser simplificada o

processo de apropriao de custos (SLOMSKI, 2005). A forma mais abrangente

contempla uma estrutura de rateio com diversos critrios por Unidade. Por questes

de simplificao as primeiras verses do SGC podem limitar-se a apenas uma

forma. Por fim, o SGC no deve criar funcionalidade para suprir a necessidade da

falta de sistemas nas Unidades. Os usurios do SGC podem ser gestores de

Centros de Custos, de Unidades Oramentrias ou gestores coorporativos. Para

O`Brien (2004) o SGC deve possuir funcionalidades que apresentem informaes

com o nvel de visibilidade especifica s necessidades de cada gestor.

3 Condies Necessrias para a Implantao do SGC

Os requisitos do SGC devem estar adequados s necessidades gerenciais e

estruturais de cada entidade para o controle dos elementos de custeio. O SGC pode

lidar com informaes estimadas e aproximadas devido dificuldade e custo de

efetuar o controle operacional de determinadas informaes.

Para Reis (2004) um dos requisitos chaves para a estruturao do SGC e a

definio do critrio de apropriao de custos. A forma mais abrangente contempla

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uma estrutura de rateio com diversos critrios por Unidade. Por questes de

racionalizao, sugere-se que as primeiras verses de um SGC devem estar

restritas a apenas uma forma.

As principais demandas que se identificam na implantao de um SGC so:

Selecionar o mtodo de custeio mais apropriado estrutura organizacional.

Analisar a estrutura organizacional por departamento de forma

individualizada.

Analisar a padronizao da codificao das reas da organizao (Centro de

Custos) e como esta padronizao incide sobre os Sistemas de Gesto e

Operacionais do departamento. Caso os sistemas do departamento no

usem uma codificao nica, deve-se criar mecanismos para ajustar esta

situao.

Analisar os processos e sistemas que so corporativos e que atendem a

todas as unidades, como por exemplo, sistema de folha de pagamento.

Analisar os processos operacionais de cada Unidade e quais os sistemas

esto envolvidos.

O processo de implantao do SGC deve ser feito de forma incremental.

Nesta metodologia, h uma intensa participao do usurio gestor ao longo do

desenvolvimento do produto. Durante o desenrolar das atividades de

desenvolvimento, o usurio receber prottipos do software, bem como verses para

serem avaliadas e homologadas. A cada nova verso o software ter uma

funcionalidade agregada ou melhorada (PEARSON;PEARSON; SHHN, 2005).

Este processo garante a reduo da complexidade no desenvolvimento do

SGC e no impacto em organizaes que no tm cultura de anlise de custos.

Recomenda-se, tambm, eleger Unidades modelos para iniciar o processo de forma

paulatina. (BOEHM; INN, 2000). A crescente complexidade dos sistemas de

software e o aumento da exigncia de qualidade por parte dos clientes vm

impulsionando o mercado a cada dia produzir mais softwares que atendam, no

somente as funcionalidades exigidas, mas tambm a aspectos no funcionais

exigidos pelos clientes tais como: custo, confiabilidade, segurana,

manutenibilidade, portabilidade, desempenho, rastreabilidade de informaes entre

outros (PEARSON; PEARSON; SHHN, 2005).

Abaixo seguem os principais requisitos no-funcionais necessrios:

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O SGC um sistema que deve possuir uma boa acessibilidade para os

usurios, devendo, assim utilizar a infra-estrutura da Internet atravs da

interface Web.

As plataformas de Servidor Web, Servidor de Aplicao e SGBD (Sistema

Gerenciador de Banco de Dados) devem trabalhar em camadas podendo ou

no estar distribudas.

necessrio criao de um Banco de Dados intermedirio normalizado

que ter a funo de armazenar e padronizar as informaes importadas dos

diversos subsistemas.

Para Leite (2000), estes aspectos no funcionais devem ser tratados como

requisitos no funcionais (RNF) do software. Os requisitos no-funcionais devem ser

moldados segundo as necessidades do SGC, mas tambm devem respeitar as

determinaes da rea de TI (Tecnologia da Informao) de cada organizao. O

processo de Extrao, Transformao e Carga inerente ao ambiente de Data

Warehousing se apoiar neste Banco de Dados. Alm disso, o Banco de Dados

servir, tambm, para o processo de apropriao e ajustes de custos e como a

principal fonte para o Data Warehouse (DW) que proporcionar aos gestores,

informaes para a efetivao de consultas OLAP.

4 Especificao Preliminar do SGC para uma Prefeitura Municipal

Um Sistema de Gesto de Custos tem como objetivo dotar a administrao

(Prefeitura Municipal) meios que permitam a apurao, o gerenciamento e a

apropriao dos custos aos elementos de custeio, ou seja, centro de custos. O SGC

dever prover relatrios gerenciais para atendimento das necessidades dos diversos

usurios gestores, tornando transparente a aplicao dos recursos pblicos. Como o

SGC um sistema corporativo ter funcionalidades que atendem a diversas

Unidades (por exemplo, Secretaria Municipal de Sade).

O SGC fornecer um ambiente, de interface intuitiva, para que o gestor possa

efetuar consultas de custo sobre Centros de Custos. As consultas podero

contemplar variveis que segmentam os centros de custos, denominamos

segmentos de centro de custo. A figura 1, a seguir apresenta os possveis

agrupamentos de centros de custo numa prefeitura.

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Figura 1 - Agrupamento dos centros de custo por tipo de custo no SGC

Administrativo (Gabinete, Presidncia, Superintendncia)

Centro de Custo Meio

Intermedirio (Coordenao, Gerncia, Setor, Ncleo, etc.)

Final (Escola, Posto de Sade, etc.)

Centro de Custo Fim

As consultas apresentaram informaes sobre o custo de itens de custeio (por

exemplo, folha de pagamento, terceirizao, etc) referentes a custos realizados e

orados. O gestor, tambm poder rastrear todas as informaes que compem o

custo de um centro de custo, detalhando os custos diretos e custos originrios de

outros Centros de Custos, ou seja, custos indiretos. A base conceitual proposta para

o SGC o custeio por absoro devido a dois motivos bsicos: o de considerar

todos os consumos de recursos havidos no perodo aos servios elaborados nesse

perodo e pelo fato de estar respaldado em princpios da contabilidade.

O custeio por absoro tem por objetivo fazer uma transferncia dos custos

dos Centros de Custos meio, ou seja, administrativos, para os Centros de Custos

finais. O custo transferido denominado de custo indireto. Para a transferncia dos

custos deve-se identificar os Centros de Custos Fim e definir o critrio de rateio. A

figura 2 abaixo exemplifica uma situao de apropriao dos custos.

Figura 2 Apropriao dos Custos Indiretos na Secretaria de Educao

M1

I1

M2

Centro de

Custo Admin.

F1

1.1.1.1.1.1 Grupos de Centro de Custo

G1 = M1, M2, M3 e M4 (Administrativos)

G2 = M3 (Intermedirio)

G3 = F1, F2 e F3 (Fim)

(Rateio =25 alunos, 25 alunos e 50 alunos)

1.1.1.1.1.2 Composio do Custo de M3

O Custo Direto M3 + Custo Indireto

Custo Indireto = 100% do Custo do Grupo 1

1.1.1.1.1.3 Composio do Custo de F3

O Custo Direto F3 + Custo Indireto

Custo Indireto = 50% do Custo de M3

F2

F3

Centro de

Custo Fim

M3

I2

M4

F1

F2

F3

Centro de

Custo

Intermedirio

Um SGC deve possuir um ncleo genrico com funcionalidades e estruturas

de sistemas que so comuns para todas as unidades da PM. Estas funcionalidades

comuns so adicionadas a funcionalidades especficas de cada unidade para formar

o mdulo de cada unidade da Prefeitura (ver Figura 3). Aps a consolidao de

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dados em sua base, em uma prxima etapa o SGC poder se valer de uma

ferramenta OLAP para permitir aos gestores consultarem informaes de custo de

forma preestabelecida ou que estes montem suas prprias consultas, baseados em

critrios definidos pelo comit gestor.

Figura 3 - SGC Coorporativo

(NG) Ncleo Genrico

Sec. Educ. Sec. Sade ... Sec. Sade

SGC Coorporativo

Ferramenta OLAP

Os usurios de cada unidade faro a operao do SGC atravs do seu

mdulo, por exemplo, usurio da Secretaria Municipal de Educao vai interagir com

o SGC atravs do mdulo SGC SMEC. O usurio projetista ser responsvel pela

manuteno de informaes estruturais do SGC que atendem a todas as unidades.

Os gestores de cada unidade podero consultar informaes de custo atravs do

mdulo da sua unidade ou atravs de uma ferramenta OLAP.O Quadro 2 , a seguir

ilustra os principais atores no SGC, bem como os seus papeis no sistema.

Ator Descrio

Parametrizador Define e mantm as informaes bsicas e estruturais para o funcionamento do SGC. Este ator atua no mdulo relativo ao ncleo genrico do SGC.

Operador Responsvel por definir o rateio e efetuar entradas dos custos diretos mensalmente de cada unidade.

SGC (Sistema Gesto de Custos)

Responsvel pela importao de dados de outros sistemas e pelo disparos de eventos temporais do SGC.

Gestor Consulta as informaes de custos previstas e realizadas para tomada de deciso de cada unidade. Ator que interage com ferramenta OLAP. O gestor poder ser de uma Unidade especfica ou estar interessado no Custo de todas as Unidades.

Quadro 2 - Descrio dos Atores

Os principais atores do sistema desempenham as suas funes especficas

na gerao das informaes gerenciais. O parametrizador opera no ambiente

especfico do nucleo genrico, enquanto que o operador seria o responsvel pela

definio dos critrio de rateios e promover a entrada dos custos diretos. A figura 4 a

seguir ilustra o papel de cada um dos atores do SGC numa prefeitura.

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Figura 4: Usurios Interagindo com o SGC

Paramet.

(NG) Ncleo Genrico

Sec.Educ. Sec Sade ... SGC Coorporativo

Ferramenta OLAP Gestor

Operador

5 Mdulos do Sistema de Gesto de Custos (SGC)

Com o propsito de sugerir uma estrutura e potencias informaes que

podem estar disponveis no SGC de uma prefeitura municipal apresenta-se a seguir

mdulos especficos para uma Secretaria Municipal de Educao e Cultura e para

uma Secretaria Municipal de Sade.

5.1 Modulo do SGC para Secretaria Municipal de Educao e Cultura (SMEC)

O mdulo SMEC SGC segue todas especificaes do SGC genrico,

portanto, o objetivo, as regras e a arquitetura do SGC recorrem para este mdulo. O

objetivo especfico do mdulo SMEC SGC possibilitar aos gestores a anlise de

custo das escolas, do aluno e dos segmentos de ensino. Aos centros de custos so

alocados os custos diretos e indiretos, relacionados com itens de custos tais como:

Folha de Pagamento, Terceirizao, Merenda Escolar e Material Didtico. Os custos

indiretos so obtidos atravs do processo de transferncia dos custos do centro de

custo meio, que esto ligados s coordenadorias e a outros setores administrativos,

para os centros de custos fim que so as escolas. A forma de rateio para essa

transferncia pela quantidade de alunos de cada escola.

Os custos genricos como o de folha de pagamento e terceirizao so

apropriados aos centros de custos pelo mdulo SGC genrico. Alm desses custos,

que recorrem para qualquer mdulo do SGC, independente da Unidade, o mdulo

SMEC-SGC, possui custos especficos em relao merenda escolar e material

didtico. Esses custos possuem um tratamento diferenciado neste mdulo.

Este mdulo necessita de algumas informaes que so atualizadas

mensalmente, tais como: a quantidade de alunos de cada escola, a quantidade de

alunos por segmento de ensino, a quantidade refeies servidas por escola e a

quantidade de material didtico distribudo para cada escola. Estas informaes

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esto associadas ao processo de rateio, para as futuras consultas dos gestores e

para a calculo do custo dos itens de custos merenda escolar e material didtico. O

custo com a merenda escolar obtido atravs do consumo mensal de refeies

servidas para cada escola multiplicada pelo custo mdio de uma refeio. O custo

mdio da refeio dever ser dado de entrada mensalmente. O custo com material

didtico encontrado multiplicando a quantidade de alunos pelo custo mdio do

material didtico.

5.2 Modulo do SGC para Secretaria Municipal de Sade (SMS)

O mdulo SMS SGC deve seguir todas especificaes do SGC genrico,

portanto, o objetivo, as regras e a arquitetura do SGC recorrem para este mdulo. O

objetivo especfico do mdulo SMS SGC possibilitar aos gestores a anlise de

custo das unidades de sade. Aos centros de custos so alocados os custos diretos

e indiretos, relacionados com itens de custos de despesas tais como: Folha de

Pagamento, Terceirizao, Medicamentos. Os custos indiretos so obtidos atravs

do processo de transferncia dos custos do centro de custo meio, que esto ligados

aos distritos e a outros setores administrativos, para os centros de custos fim que

so os postos de sade. A base de rateio para essa transferncia pode ser o

resultado da multiplicao entre o valor dos procedimentos com base na tabela SUS

e a quantidade respectiva de cada procedimento.

Os custos genricos como o de folha de pagamento e terceirizao so

apropriados aos centros de custos pelo mdulo SGC genrico. Alm desses custos,

que recorrem para qualquer mdulo do SGC, independente da Unidade, o mdulo

SMS-SGC, possui custos especficos em relao medicamentos. Esses custos

devem ter tratamento diferenciado neste mdulo.

Este mdulo necessita de algumas informaes que so atualizadas

mensalmente, tais como: a tabela de referncia SUS e quantidade para cada tipo de

procedimento executado nas Unidades de Sade. Estas informaes esto

associadas ao processo de rateio, para as futuras consultas dos gestores.

6 Projeto Arquitetural do SGC

O SGC deve possuir uma soluo arquitetural que prima pela integrao de

diversos sistemas da PM. O SGC ao integrar as informaes de diversos sistemas

deve padronizar e unificar os dados importados de sistemas relacionados com o

SGC em um repositrio de Banco de Dados prprio. O SGC dividido logicamente

na forma esboada a seguir na figura 5:

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Figura 5: Projeto Arquitetural SGC.

Folha de

Pagamento

SGF

Sistema

Matrias

....

NG (Ncleo

Genrico)

SMEC

SMS

...

Banco de Dados

(SGC)

Ferramenta

OLAP

Sistemas PM SGC Coorporativo Sistemas PM

especficos de

cada Unidade

Sistemas

SMEC

Sistemas

SMS

....

Para os sistemas que esto integrados com o ncleo genrico (Folha de

Pagamento, Sistema de Gesto Fiscal e etc.) obtm-se informaes que sero

utilizadas por todas as unidades. J os sistemas integrados com cada mdulo de

uma determinada unidade, obtm-se dados especficos para a mesma.

Todos os dados extrados dos sistemas externos so tratados e armazenados

no Banco de Dados do SGC. Os sistemas externos devem poder gerar estes dados

em um padro estabelecido pela equipe de desenvolvimento e aprovado pelo gestor.

Estes dados posteriormente vo passar por um processamento para apropriao do

custo indireto. Com os dados processados os gestores podero consultar

informaes de custos atravs dos mdulos de cada unidade ou atravs da

ferramenta OLAP.

7 Fluxo Principal de Funcionamento do SGC

O fluxo principal do SGC, Figura 6, descreve o funcionamento genrico do

SGC. A forma de entrada, sada e processamento das informaes do SGC

independente da unidade, portanto funcionaro respeitando o fluxo em questo.

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Figura 6: Fluxo principal de funcionamento do SGC

1.1 Define Rateio Ms/Ano 1.2 Entrada Manual do Custo Direto 1.3 Importao do Custo Direto 14Entrada dos Valores Orados

Passo(1) Inicio

Entrada de Dados de Custo Direto Realizados/Orados para o

Processamento do Custo Indireto

Registro de Ocorrncias Passo(3)

Processamento Custo Indireto

Passo(5)

Verifica se o registro de ocorrncia de Processamento do Custo Indireto

Passo (4) Necessidade de Corrigir

Entra de Dados de Custo Direto

Registro

ocorrncia

Passo(2)

Verifica se todos os pr-requisitos esto OK, menos o de Processa Custo Indireto

Passo(6)

Gestor Consulta Custo

Registro

ocorrncia

Verifica ocorrncia

Registro

ocorrncia

Notas da Figura :Passo 1: Entrada de todos os custos diretos realizados/orados e

percentuais de rateio para todos os Centros de Custos de uma Unidade. Passo 2:

Verificao dos dados para incio do processo de processamento do custo indireto. Assim,

deve-se verificar se todos os pr-requisitos esto adequados, menos o de Processa Custo

Indireto. Se no estiverem, efetuado um registro de ocorrncia e necessrio voltar para

o passo1 para conferir. Passo 3: executado pelo operador o processamento do custo

indireto com base nos custos diretos e percentuais de rateio definidos no Passo1. Este

processo registrar todos os custos indiretos dos Centros de Custos. Ao fim do processo,

efetuado um registro de ocorrncia indicado finalizao do processo. Passo 4: Caso haja

necessidade de corrigir a entrada de algum custo direto ou percentual de rateio deve-se

registrar a necessidade de reprocessamento de Custo indireto, anulando a ocorrncia

anterior OK, e voltar para o Passo 1. Passo 5: Verificao das ocorrncias para liberar o

processo de consultas de custos para um determinado ms/ano. Assim, deve-se verificar se

o Registro de ocorrncia referente ao Processamento do Custo Indireto est OK. Se no

preciso voltar para o Passo 3. Passo 6: O Gestor efetua consultas de custos para um

determinado ms/ano.

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8 Especificao de Requisitos Funcionais do SGC para uma Prefeitura

Os requisitos funcionais so condies necessrias para a obteno de certo

objetivo, ou para o preenchimento de certo objetivo. Pesquisas sobre a aquisio

(elicitao) de requisitos so valorosas por duas razes: primeiramente, da

perspectiva da engenharia de software, a elicitao de requisitos talvez a mais

crucial parte do processo de desenvolvimento de software. Segundo Boehm e In

(2000), estudos indicam que, quando s detectados depois do software

implementado, erros em requisitos de software so at 20 vezes mais caros de se

corrigir que qualquer outro tipo de erro. Alm disso, elicitao de requisitos no

atualmente muito bem apoiada por ferramentas de software. A seguir so

apresentados alguns dos requisitos fundamentais identificados para a eficincia de

um SGC para uma prefeitura.

8.1 Mdulo Parametrizao (MP)

MP ERF.1 Definio dos Centros de Custo Finais

Descrio Definir se o Centro de Custo Fim ou Meio..

Descrio do Risco Risco Prioridade

Definir por Unidade o responsvel pela definio dos Centros de Custos Finais. Quantidade de Centros de Custos muito grande para certas Unidades

Baixo Alta

MP ERF.2 Criar estrutura de Item de Custo com trs nveis

Descrio Criar estrutura de Item de Custo com trs nveis: Grupo de Custo, Categoria de Custo e Item de Custo.


A criao de um novo Item de Custo pode demandar a criao de um novo processo de importao de um Sistema Operacional da PMS.

Alto Alta

MP ERF.3 Criar Elementos de Rateio e Segmentos

Descrio Criar os Elementos de Rateio para uma determinada Unidade e para um Elemento de Rateio definir os seus segmentos.Por exemplo: Unidade: SMEC

Elemento de Rateio: Quantidade de Alunos na Escola

Segmento: Segmentos de Ensino Pr-escola, 1 a 4, 5 a 8


Definir com cada gestor das Unidades a forma de segmentao dos Centros de Custos Finais. Um novo Elemento de Rateio ou forma de segmentao pode gerar uma demanda de importao de dados de um Sistema Operacional da PMS.

Alto Alta

8.2 Mdulo Operador MO ERF.1 Informar Item de Custo Direto Mensal

Descrio Para os Itens de Custos que no forem importados ou necessitarem de ajustes o operador poder indicar manualmente o valor do item de custo mensal. Este requisito permite, tambm, a definio do valor mdio estimado de um Item de

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Custo que ser distribudo entre os Centros de Custos atravs do critrio definido no elemento de rateio. Por exemplo: Item de Custo Merenda Escolar em um Ms/Ano o Custo Mdio de uma refeio de 1,0.A apropriao desse custo pelas Escolas (Centros de Custos Finais) segue o critrio Quantidade de Alunos (Elemento de Rateio).


Dificuldade na mensurao do custo mdio que deve ser aferido por um especialista.Como o processo feito manualmente necessrio um registro que gerencie se a entrada dos Itens de Custos manuais j foi efetuada antes do processamento do rateio.

Alto Alta

MO ERF.2 Informar Elemento de Rateio e Segmento Mensal

Descrio Atravs de dados importados ou manualmente mensalmente os valores relativos aos elementos de rateio e aos segmentos para os Centos de Custos devem ser povoados no SGC.


A obteno dos valores depende de informaes dos sistemas operacionais das Unidades.

Alto Alta

MO ERF.3 Processamento do Custo Indireto

Descrio Aps todos os Itens de Custos diretos serem dados de entrada e o rateio ser definido para um determinado ms/ano o processo de transferncia e apropriao dos custos poder ser efetuado, alocando assim para os Centros de Custos os valores Indiretos dos Itens de Custos.


Necessidade de antes de rodar este processo verificar se todos os Itens de Custos Diretos j formam informados e se o rateio j foi definido.

Alto Alta

8.3 Mdulo Importao MI ERF.1 Importao SGC: Item de Custo Folha de Pagamento

Descrio Mensalmente o SGC dever importar informaes de custo relativos ao Item de Custo Folha de Pagamento. Essas informaes sero apropriadas aos Centros de Custos como Custo Direto.

As informaes do custo com Folha de Pagamento esto relacionadas com Lotao, quando deveriam estar por Centro de Custo. Separa todas as verbas que atendem a um Item de Custo.

Alto Alta

MI ERF.2 Importao SGC: Item de Custo Terceirizao

Descrio Mensalmente o SGC dever importar informaes de custo de terceirizao do SGF. Essas informaes sero apropriadas aos Centros de Custos como Custo Direto.


As informaes do custo com Terceirizao no esto associadas com os Centros de Custos.

Mdio Alta

MI ERF.3 Importao SGC/SMS:Item de Custo Material

Descrio Mensalmente o SGC dever importar informaes de custo de materiais do SGE (Sistema de Gesto de Estoque). Essas informaes sero apropriadas aos Centros de Custos como Custo Direto.


Necessidade de rastrear os dados que foram importados. Baixo Alta

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MI ERF.4 Importao SGC/SMS Segmento: Procedimentos Unidade de Sade

Descrio Mensalmente o SGC dever importar informaes da quantidade e valor dos procedimentos das Unidades de Sade. Alm disso, devem ser importados os Grupos de Segmentos. Atravs dessa importao sero obtidos os valores do Elemento de Rateio Procedimentos Valor SUS.



MI ERF.5 Importao SGC/SMEC Elemento de Rateio: Quant. de Aluno Escola

Descrio Mensalmente o SGC dever importar informaes da quantidade de alunos nas Escolas do sistema SGE.



MI ERF.6 Importao SGC/SMEC Segmento: Segmento de Ensino

Descrio Mensalmente o SGC dever importar informaes da quantidade de alunos para cada segmento de ensino nas Escolas do sistema SGE.



9 Concluso e Recomendaes Finais

Urge advertir que para o desenvolvimento de um sistema de gesto de custos

fundamental que exista um sistema adequado de controles internos. Todos os

processos, atividades e tarefas organizacionais devem estar relacionadas

formalmente, devendo ainda cada processo e atividade conter os passos ou etapas

e os recursos necessrios para sua realizao. O estgio em que se encontra o

sistema de controles internos de uma Prefeitura uma varivel crucial para a

montagem de seu SGC. Dentro do processo de desenvolvimento de modelos

conceituais, tais como os das Secretarias de Educao e de Sade, a prioridade

deve ser a identificao dos principais processos operacionais. Os processos e

atividades menores sero identificados e tratados num segundo estgio quando

efetivamente exista uma sistemtica de controles internos e que os setores (centros

de custos) j estejam contemplados pela contabilidade.

Para o desenvolvimento dos modelos conceituais dos sistemas de custos

numa Prefeitura h necessidade de se definir uma forma hbrida, ou seja, buscando

informaes analticas de diversos sistemas, inclusive dados quantitativos que

refletem a realidade fsico-operacional da entidade e dados monetrios que

expressam o valor dos recursos consumidos para a realizao dos diversos

servios. A implantao de um sistema de gesto de custos deve ser gradativa,

contemplando os fatores culturais. Com a mudana do poder executivo, natural

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que haja reestruturaes organizacionais, com a criao, combinao, integrao e

extino de secretarias. As mudanas devem ser apreciadas pelo comit gestor do

sistema para que eventuais atualizaes sejam efetuadas de forma consistente, sem

prejudicar as bases de dados anteriores.

Os requisitos funcionais do SGC propostos servem como base para a

implementao da configurao de aplicaes. Arquiteturas definidas em alguma

ADL (Linguagens de Descrio Arquitetural) podem ser implantadas atravs deste

design pattern, uma vez que ele emprega caractersticas prprias dos conectores e

caractersticas inerentes ao processo de configurao de componentes e

conectores. prudente que a sistemtica de gesto de custos seja desenvolvida

primeiramente em entidades que tenham uma conotao tipicamente operacional,

que compreendam em seu objeto atividades ou servios que sejam ou estejam

disponibilizados populao.

Referncias

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