32
Upravljanje projektnim ciklusom / Projektima – teorijski dio Dalj, 28.06.2012.

3. priprema projektnog prijedloga teorijski dio 2 dio 28.06.2012

  • Upload
    doxikus

  • View
    745

  • Download
    9

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Upravljanje projektnim ciklusom / Projektima – teorijski dio

Dalj, 28.06.2012.

Page 2: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

I. Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u projektni ciklus Faze projektnog ciklusa

II. Upravljanje projektima – Priprema projektnog prijedloga (teorijski dio) Analiza dionika Analiza problema Analiza ciljeva Analiza strategije Formulacija Opis projekta Indikatori Rizici i pretpostavke LFM Plan provedbe Proračun Provedba, monitoring i evaluacija Uloga projekt managera Najčešće pogreške

Sadržaj predavanja

Page 3: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Ima li pitanja vezano uz ono o čemu smo razgovarali jučer?

Page 4: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

◦ Temelji se na problemskom stablu i stablu ciljeva

◦ Sažetak projekta koji pokazuje odnos i usklađenost sredstava, aktivnosti, rezultata i ciljeva

◦ Uključuje pretpostavke i mjerljive indikatore uspjeha;

◦ Alat za implementaciju projekta

Logička matrica

Page 5: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Standardna logička matrica

5

OPĆI CILJ

-Širi ciljevi nacionalne, sektorske ili EZ politike, kojima će projekt doprinijeti.

-Ne ostvaruju se samim projektom već su potrebni doprinosi drugih projekataSVRHA PROJEKTA

Središnji cilj projekta. Rješava glavni problem i definira održivu korist za ciljnu skupinu

REZULTATI

Posljedica poduzetih aktivnosti – robe i usluge koje su postignute kroz projekt

(kombinacija rezultata postiže svrhu projekta)AKTIVNOSTIAktivnosti koje je potrebno poduzeti da bi se ostvarili rezultati

OPP

Kvantitativni način mjerenja ostvarenja općeg cilja projekta

Izvor provjere

Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno provjerljivim pokazateljima (statistički izvještaji …)

PRETPOSTAVKE

Vanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta. Moraju biti zadovoljeni kako bi projekt uspio

OPP

Kvantitativni način mjerenja ostvarenja svrhe projekta

Izvor provjereGdje i kako se mogu naći informacije o OPP

PRETPOSTAVKEVanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta

OPP

Kvantitativni način mjerenja ostvarenja rezultata projekta

Izvor provjereGdje i kako se mogu naći informacije o OPP

PRETPOSTAVKEVanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta.

SREDSTVA Izvor provjereGdje i kako se mogu naćiInformacije o OPP

PRETPOSTAVKEVanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta.

PREDUVJETI

Moraju biti zadovoljeni prije početka projekta

Page 6: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Vertikalna logikaOpis projekta Provjerljivi

indikatoriIzvori provjere

Pretpostavke

Aktivnosti

Rezultati

Poseban cilj

Opći cilj

Page 7: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Opći ciljLogička matrica

Svrha projekta

Projektni rezultati

Aktivnosti

Pretpostavljajući da

Pretpostavljajući da

Pretpostavljajući da

Vodi prema

Vodi prema

Vodi prema

Mjerljivi sa

Mjerljivi sa

Mjerljivi sa

Pomoću sredstva

Preduvjeti

Page 8: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Horizontalna logika

Opis projekta Provjerljivi indikatori

Izvori provjere

Pretpostavke

Rezultat

Poseban cilj

Opći cilj

Kako ćemo provjeriti uspjeh u ostvarenju ciljeva?

Page 9: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

9

550017504250 750 40011003100

Budget

550017504250 750 40011003100

Budget

SalariesAllowancesVehicle Op.Office Tel/FaxSeedsFertiliser

5000 55001250 17503750 4250

750 750400 400850 1100

2300 3100

Budget

WorkplanWorkplan

Workplan

Rezultati na osnovu aktivnosti i raspored trošenja financijskih sredstava

Logička matrica

Od logičke matrice do plana provedbe

Page 10: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

• Plan aktivnosti: zadržava logiku prema zacrtanim / postignutim

ciljevima Razrađuje aktivnosti do sitnih operativnih

dijelova Razjašnjava način provođenja aktivnosti,

očekivano trajanje aktivnosti kao i sam raspored zacrtanih aktivnosti

Identificira bitne momente (milestone)koji osiguravaju nastavak projekta

Doprinosi razvoju odgovornosti10

Detaljan plan provedbe

WorkplanWorkplan

Workplan

Page 11: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

METODE su odabrani načini za postizanje rezultata i ciljeva i potrebno je uvjeriti donatora da su predložene metode dobar izbor – da su efikasne u rješavanju nekog problema i primjerene organizaciji.

Iz metoda i iz SPECIFIČNIH CILJEVA (logički) proizlaze AKTIVNOSTI koje ćemo provoditi na projektu. Odgovaraju na pitanje “KAKO ćemo postići specifične ciljeve?”, te dodatna pitanja “TKO?” i “KADA?”.

Aktivnosti se izriču imenicama (a ciljevi glagolima u infinitivu – paziti na razliku!)

AKTIVNOSTI /METODE

Page 12: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Osim opisa aktivnosti, dobro je dati i vizualni plan aktivnosti tj. TERMINSKI PLAN (najčešće je zahtjev donatora, uz zadani oblik)

– slijed aktivnosti u zadanom vremenu, GANTOGRAM

ili GANTT* TABELA* Henry Lawrence Gantt, pionir znanstvenog

managementa

Ganttova tabela

Page 13: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

PLAN AKTIVNOSTI-GANTOGRAM (primjer)

AKTIVNOSTI SIJ. VELJ. OŽU. TRA. SVI. LIP. SRP. KOL. RUJ. ODGOVOR. OSOBA

Promocija

Letak priprema X VP AVP /voditelj.asist. projekta/

Letak distribucija X X X X X X X X VP AVP

Obavijesti u medijima X X X X X X X X X AVP

Savjetovali-šte

Medijska prezentacija X X VP AVP

Individualni rad X X X X X X X X X STRUČ.SURADNICA

radionice X X X X STRUČ. SURAD.

Okrugli stol X VP-MODERAT.

Page 14: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

-> procjena koštanja provedbe projekta.

Mora biti razumljiv i u neposrednoj vezi s planiranim aktivnostima projekta.

PRORAČUN PROJEKTA

Page 15: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Temelj svakog proračuna čine specifične kategorije troškova.

Neki donatori dozvoljavaju samo dvije osnovne kategorije troškova (indire-ktne i direktne), a neki više kategorija:

1. Troškovi osoblja 2. Indirektni troškovi3. Direktni troškovi4. Ostali troškovi/Razvoj organizacije/ Oprema

PRORAČUN PROJEKTA

Page 16: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Uključuju neto isplate, poreze i doprinose za: osoblje organizacije (staff) koje radi samo na

dotičnom Projektu ili više njih (u ovom slučaju treba odrediti postotak utrošenog vremena na Projektu i na temelju toga odrediti i proporcionalan iznos koji će se kroz Projekt tražiti) – ugovor o radu

vanjske suradnike/ce (usluge trebaju biti definirane opisno i procjenom količine angažmana – sati, dana) – ugovor o djelu

Troškovi osoblja

Page 17: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Troškovi neophodni za svakodnevno funkcioniranje organizacije (najam, režije, telefon, poštarina, uredski materijal, osiguranje, održavanje, profesionalne usluge – računovodstvo, čišćenje)!

Donatori ih nerado plaćaju, pa je potrebno što je moguće više troškova prikazati kao Direktne troškove, odnosno, vezane uz aktivnosti. To je moguće učiniti s onim troškovima koji su PROMJENJIVI, odnosno mogu biti veći ili manji u odnosu na veličinu i vrstu projektnih aktivnosti.

Indirektni troškovi

Page 18: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

PROMJENJIVI TROŠKOVI:Telefon (fax, E-mail), poštarina, uredski materijal, manja

oprema, profesionalne usluge čišćenja) – mogu se dijelom ili čak u potpunosti prikazati kao direktni troškovi.

NEPROMJENJIVI TROŠKOVI:“HLADNI POGON” nužno se prikazuje kao indirektni

trošak – najam ureda, režije, administracijsko osoblje, računovodstvo i dr. Paziti na ograničenja donatora u uputama vezana uz hladni pogon (on nekada ne smije prekoračiti 10-20% iznosa ukupnog koštanja projekta)

Page 19: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Direktno su posljedica aktivnosti projekata i njima se pripisuju.Ovaj dio proračuna je najteže izraditi, jer zahtjeva razrađen plan rada do najsitnijih detalja i istraživanje cijena na tržištu.

Ostali troškovi:◦ Kupovina opreme (kapitalne investicije)◦ Edukacija i putovanje vezano uz edukaciju članova udruge

(uprave, zaposlenih, volontera/ki)◦ Evaluacija programa/organizacije◦ Financijska revizija◦ Strateško planiranje

Direktni troškovi

Page 20: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Izlistati resurse potrebne za provođenje svake, i najsitnije, aktivnosti

Svrstati potrebne resurse u pojedine vrste - kategorije troškova

Definirati elemente proračuna projekta vezane uz svaki potrebni resurs (jedinica mjere, količina,..)

One resurse koje već posjedujemo* razlikovati od onih koje ne posjedujemo i unijeti u proračun kao “Cost-share” odnosno naš doprinos proračunu

Prilagoditi omjere između kategorija troškova Narativno obrazložiti troškove Navesti ostale izvore financiranja projekta ili potencijalne

izvore

Koraci pri izradi projektnog proračuna:

Page 21: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Sažetak proračuna Proračun po stavkama za cijeli projekt

(uključujući i izvore financijskih sredstava) Objašnjenje proračuna koje pokazuje (1) kako je svaka stavka proračuna vezana

uz projekt i aktivnosti (2) kako se došlo do iznosa svake stavke,

kako je izračunata i na osnovi kojih podataka

Elementi proračuna projekta

Page 22: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

OBRAZAC PRORAČUNA RADIONICE „ŽENE U POLITICI – NA PUTU EUROPSKIH INTEGRACIJA“

OSIGURANI IZNOSI IZ DRUGIH IZVORA

IME STAVKE/KONTA

UKUPNI

PRORAČUN RADIONICE IZNOS OD KOGA

IZNOS KOJI SE TRAŽI

I. INDIREKTNI TROŠKOVI

a) Administartivni poslovi (udio od 35% u brutto osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.)

8.400,00 X 35% = 2.940,00

2.940,00

KtK

0

b) Najam ureda (udio od 35% u najmu za 2 mj.) 4.800,00 X 35% = 1.680,00 1.680,00 KtK 0 c) Režije (udio od 35% u režijama za 2 mj.) 600,00 X 35% = 210,00 210,00 Domine 0 d) Telefonski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 2.000,00 X 35% = 700,00 700,00 KtK 0 e) Poštanski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 360,00 X 35% = 126,00 126,00 KtK 0 f) Uredski materijal (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 1.000,00 X 35% = 350,00 350,00 KtK 0 g) Usluge knjigovodstvenog servisa (udio od 35%

naknade za knjigovodstvo za 2 mj.)

3.000,00 X 35% = 1.050,00

1.050,00

KtK

0 h) Bankovni troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 300,00 X 35% = 105,00 105,00 KtK 0 Ukupno troškovi ureda* 7.161,00 7.161,00 KtK 0 II. DIREKTNI TROŠKOVI (npr. voditelj-ica projekta, voditelj-ica aktivnosti na projektu, publikacije, najam prostora za aktivnosti, tiskani materijal, kampanje, okrugli stolovi, edukacija itd.) Medijsko zastupanje rodne ravnopravnost kao nužnog uvjeta za europske integracije

a Dvije 40-min radio emisije na temu rodne ravnopravnosti u EU

2 X 4.000,00 = 8.000,00 8.000,00 Radio Split 0

Edukacija predstavnika/ca političkih stranaka i Povjerenstva za ravnopravnost spolova Splitsko-dalmatinske županije, o kriterijima i standardima rodne ravnopravnosti u EU, te švedskim postignućima u toj domeni a Honorar gošći-edukat. iz Švedskog parlamenta 8.000,00 8.000,00 Volonterski dopr. 0 b Putni troškovi gošći iz Šved. (avionske karte) 5.500,00 - - 5.500,00 c Hotelski smještaj gošći iz Šved. (3 noćenja) 900,00 Kn X 3 = 2.700,00 - - 2.700,00 d Prostor za edukacijski rad (2 dana) 500,00 Kn X 2 = 1.000,00 - - 1.000,00 e Ručak za sudionice/ke Edukacije (ukupno 25

osoba na ručku u pauzi Radion. tijekom 2 dana)

60,00 Kn X 25 X 2 = 3.000,00

1.500,00

Domine

1.500,00 f Osvježenje tijekom 2 pauze u radu (kava) 10,00 Kn X 25 X 2 = 500,00 - - 500,00 g Edukacijski materijal za Radionicu (20 osoba) 25,00 Kn X 20 = 500,00 500,00 Domine 0 h Najam LCD projektora – opreme,za 2 dana rada 1.000,00 1.000,00 Domine 0 i Prevoditelj/ica na dvodnevnoj Radionici 1.000,00 X 2 = 2.000,00 - - 2.000,00 j Organizatorica Radionice (udio od 35% u brutto

osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.)

16.800,00 X 35% = 5.880,00

5.880,00

Volonterski dopr.

0 Ukupno 38.080,00 24.880,00 Razni izvori 13.200,00

UKUPNO I+II 45.241,00 32.041,00 Razni izvori** 13.200,00 *Troškovi ureda su obračunati na osnovi 35% ukupnih predviđenih troškova Ureda u periodu od 2 mjeseca tijekom kojih će se provoditi glavnina poslova vezanih uz ovu Radionicu (organiziranje, provođenje i izvještavanje vezano uz Radionicu, 01.05.2005. – 30.06.2005.), zbog pretpostavki da će opseg poslova vezan uz ovu Radionicu u tom periodu iznositi 35% obima ukupnih poslova ureda Udruge DOMINE. **Osigurani iznos od 32.041,00 Kn osiguran je iz slijedećih izvora: (1) KtK - Švedska fondacija „Kvinna till Kvinna“ podržana od SIDA-e; (2) Radio Split; (3) vlastita sredstva Udruge DOMINE iz članarina i dobrovoljnih priloga građanki i građana i (4) volonterski doprinos gošće-edukatorice iz švedskog parlamenta i organizatorice.

Page 23: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

O proračunu detaljnije u nastavku edukacije !!

Page 24: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Faze provedbe projekta i evaluacije uključuju:

- tehničko upravljanje aktivnostima (ovdje nisu uključene obrazovne aktivnosti)

- upravljanje organizacijom i osobljem- izvješćivanje i praćenje (monitoring) provedenih aktivnosti

- upravljanje financijama, računovodstvo i revizija- evaluacija

PROVEDBA , PRAĆENJE (MONITORING) I EVALUACIJA

Page 25: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

FAZA PROVEDBE:

• a. Upravljanje ljudima: entuzijazam timskog rada na projektu i u vrijeme velikih pritisaka!!

• motivacija, donošenje odluka na temelju konsenzusa, aktivno uključivanje u provođenje

• analitičkih matrica ......

• b. Upravljanje informacijama: frekvencija i format (način) komuniciranja koji se treba

• dogovoriti između članova tima i glavnih aktera u prejektu; povratna informacija SVIM

• akterima o napretku projekta/rezultatima/promjenama tijekom provođenja projekta

• c. Rješavanje problema: rješavanje različitih problema:(i) Sa ljudima (nedostatak vještina/ stručnosti/ ili potpore); (ii) Aktivnosti u projektu i ciljevi (adekvatnost s obzirom na situaciju); (iii) Proces (mogućnost promjene aktivnosti / metode kako bi se riješio postojeći

problem); (iv) Materijal i administracija (kašnjenja u isporukama opreme/ potraživanja; kakvoća

robe/sredstva?)

• POTREBNO: hitno treba revidirati logičku matricu i operativni plan i uvesti nove činjenice po potrebi, no NE bez znanja i odobrenja donatora ... I pisanog trag istoga.....

25

Page 26: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

PRAĆENJE (monitoring)

26

PROGRESS REPORT:

-Gdje smo sada?-Koje dodatne, mjerljive indikatore smo ostvarili od poslijednjeg izvješća?-Identificirati potencijalne probleme i nove mogućnosti za postizanje ciljeva projekta-Izmjene projekta i teškoće u provedbi projekta

Page 27: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Razlike između praćenja/monitoringa i izvještavanja:

PRAĆENJE (MONITORING) - provjerava ili vrši nadzor institucija koja je donator- događa se između organizacija: krajnjeg korisnika i donatora - provodi se kroz nacrte izvješća - (razlog zašto postoji tanka crta između monitoringa i izvješćivanja)

IZVJEŠĆIVANJE (REPORTING)-Događa se unutar iste organizacije ili između organizacija koje izvješćuju o napretku projekta- uključuju preporuke

27

Page 28: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

1. osigurati procjenu utjecaja programa ili projekta (intervencije) na društvo u cijelosti

2. osigurati vrijedne prosudbe na intervencije (normativne dimenzije)

3. Doprinijeti poboljšanju intervencije tako da se izvijeste svi akteri o nakani, uvjetima i posljedicama njihovih djelovanja

28

EVALUACIJA je........ ocjena, sistematična i objektivna što je više moguće, na projektima, programima ili politikama koje još uvijek traju ili su već završeni!

CILJEVI:

Page 29: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Financijski kapaciteti predlagatelja projekta i partnera

Organizacijski kapaciteti (prethodno iskustvo)

Relevantnost projekta Metodologija Održivost Proračun i financijska isplativost

Preduvjeti potrebni za uspjeh projektnih prijedloga

Page 30: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

Karakteristike dobrog projekta

– Cilj Projekta mora biti realani i dosljedan postavljenim programskim/sektorskim prioritetima;

– Dobro definirane aktivnosti koje vode prema jasnim rezultatima;– Pouzdani indikatori uspjeha/postignuća;– Detaljno pripremljeni:

Studija održivosti cost-benefit analiza (analiza troškova i koristi) dobro promišljen plan implementacije realan proračun

Page 31: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

• Objava natječaja, poštivanje procedure, zadovoljavanje formalnih uvjeta – prema nekim statistikama više od 50% projekata ne prođe prvu razinu upravo zbog formalnosti.

• Priprema projektnog tima - najčešća je zbrka oko uloge u timu, u redoslijedu koraka i u pripremi LFM-a.

• Definiranje ciljeva - često se brkaju pojmovi kratkoročni/dugoročni ciljevi, opći/specifični ciljevi, svrha projekta...

• Kako opisati i jasno definirati aktivnosti u odnosu na rezultate – često se dogodi zbrka oko metodologije i aktivnosti i kako jasno povući granicu.

• Metodologija – čini značajan dio projektnog obrasca, a često je fokus na aktivnostima.

NAJČEŠĆE POGREŠKE........

Page 32: 3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012

• Održivost projekta – kako biti dovoljno kreativan da se ne obvežemo da ćemo projekt u cijelosti provoditi i nakon isteka donacije?

• Priprema budžeta – često bismo nešto tražili, a da se to baš "ne vidi".              

• "Čišćenje budžeta" - nakon primanja obavijesti o prolasku projekta, poželimo odustati od svega.

• Provedba projekta - kada potpišemo ugovor, spoznamo što nas sve čeka i na što moramo paziti, no još uvijek mislimo da nije strašno. Priprema prvog izvješća izaziva dodatne frustracije.             

• Partnerski odnosi – sve je dobro dok se ne pojavi problem, a oni su najčešće vezani uz novac i (ne)odrađen posao za taj novac.

...Najčešće pogreške