Upload
doxikus
View
745
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
Upravljanje projektnim ciklusom / Projektima – teorijski dio
Dalj, 28.06.2012.
I. Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u projektni ciklus Faze projektnog ciklusa
II. Upravljanje projektima – Priprema projektnog prijedloga (teorijski dio) Analiza dionika Analiza problema Analiza ciljeva Analiza strategije Formulacija Opis projekta Indikatori Rizici i pretpostavke LFM Plan provedbe Proračun Provedba, monitoring i evaluacija Uloga projekt managera Najčešće pogreške
Sadržaj predavanja
Ima li pitanja vezano uz ono o čemu smo razgovarali jučer?
◦ Temelji se na problemskom stablu i stablu ciljeva
◦ Sažetak projekta koji pokazuje odnos i usklađenost sredstava, aktivnosti, rezultata i ciljeva
◦ Uključuje pretpostavke i mjerljive indikatore uspjeha;
◦ Alat za implementaciju projekta
Logička matrica
Standardna logička matrica
5
OPĆI CILJ
-Širi ciljevi nacionalne, sektorske ili EZ politike, kojima će projekt doprinijeti.
-Ne ostvaruju se samim projektom već su potrebni doprinosi drugih projekataSVRHA PROJEKTA
Središnji cilj projekta. Rješava glavni problem i definira održivu korist za ciljnu skupinu
REZULTATI
Posljedica poduzetih aktivnosti – robe i usluge koje su postignute kroz projekt
(kombinacija rezultata postiže svrhu projekta)AKTIVNOSTIAktivnosti koje je potrebno poduzeti da bi se ostvarili rezultati
OPP
Kvantitativni način mjerenja ostvarenja općeg cilja projekta
Izvor provjere
Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno provjerljivim pokazateljima (statistički izvještaji …)
PRETPOSTAVKE
Vanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta. Moraju biti zadovoljeni kako bi projekt uspio
OPP
Kvantitativni način mjerenja ostvarenja svrhe projekta
Izvor provjereGdje i kako se mogu naći informacije o OPP
PRETPOSTAVKEVanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta
OPP
Kvantitativni način mjerenja ostvarenja rezultata projekta
Izvor provjereGdje i kako se mogu naći informacije o OPP
PRETPOSTAVKEVanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta.
SREDSTVA Izvor provjereGdje i kako se mogu naćiInformacije o OPP
PRETPOSTAVKEVanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta, no nalaze se van utjecaja projekta.
PREDUVJETI
Moraju biti zadovoljeni prije početka projekta
Vertikalna logikaOpis projekta Provjerljivi
indikatoriIzvori provjere
Pretpostavke
Aktivnosti
Rezultati
Poseban cilj
Opći cilj
Opći ciljLogička matrica
Svrha projekta
Projektni rezultati
Aktivnosti
Pretpostavljajući da
Pretpostavljajući da
Pretpostavljajući da
Vodi prema
Vodi prema
Vodi prema
Mjerljivi sa
Mjerljivi sa
Mjerljivi sa
Pomoću sredstva
Preduvjeti
Horizontalna logika
Opis projekta Provjerljivi indikatori
Izvori provjere
Pretpostavke
Rezultat
Poseban cilj
Opći cilj
Kako ćemo provjeriti uspjeh u ostvarenju ciljeva?
9
550017504250 750 40011003100
Budget
550017504250 750 40011003100
Budget
SalariesAllowancesVehicle Op.Office Tel/FaxSeedsFertiliser
5000 55001250 17503750 4250
750 750400 400850 1100
2300 3100
Budget
WorkplanWorkplan
Workplan
Rezultati na osnovu aktivnosti i raspored trošenja financijskih sredstava
Logička matrica
Od logičke matrice do plana provedbe
• Plan aktivnosti: zadržava logiku prema zacrtanim / postignutim
ciljevima Razrađuje aktivnosti do sitnih operativnih
dijelova Razjašnjava način provođenja aktivnosti,
očekivano trajanje aktivnosti kao i sam raspored zacrtanih aktivnosti
Identificira bitne momente (milestone)koji osiguravaju nastavak projekta
Doprinosi razvoju odgovornosti10
Detaljan plan provedbe
WorkplanWorkplan
Workplan
METODE su odabrani načini za postizanje rezultata i ciljeva i potrebno je uvjeriti donatora da su predložene metode dobar izbor – da su efikasne u rješavanju nekog problema i primjerene organizaciji.
Iz metoda i iz SPECIFIČNIH CILJEVA (logički) proizlaze AKTIVNOSTI koje ćemo provoditi na projektu. Odgovaraju na pitanje “KAKO ćemo postići specifične ciljeve?”, te dodatna pitanja “TKO?” i “KADA?”.
Aktivnosti se izriču imenicama (a ciljevi glagolima u infinitivu – paziti na razliku!)
AKTIVNOSTI /METODE
Osim opisa aktivnosti, dobro je dati i vizualni plan aktivnosti tj. TERMINSKI PLAN (najčešće je zahtjev donatora, uz zadani oblik)
– slijed aktivnosti u zadanom vremenu, GANTOGRAM
ili GANTT* TABELA* Henry Lawrence Gantt, pionir znanstvenog
managementa
Ganttova tabela
PLAN AKTIVNOSTI-GANTOGRAM (primjer)
AKTIVNOSTI SIJ. VELJ. OŽU. TRA. SVI. LIP. SRP. KOL. RUJ. ODGOVOR. OSOBA
Promocija
Letak priprema X VP AVP /voditelj.asist. projekta/
Letak distribucija X X X X X X X X VP AVP
Obavijesti u medijima X X X X X X X X X AVP
Savjetovali-šte
Medijska prezentacija X X VP AVP
Individualni rad X X X X X X X X X STRUČ.SURADNICA
radionice X X X X STRUČ. SURAD.
Okrugli stol X VP-MODERAT.
-> procjena koštanja provedbe projekta.
Mora biti razumljiv i u neposrednoj vezi s planiranim aktivnostima projekta.
PRORAČUN PROJEKTA
Temelj svakog proračuna čine specifične kategorije troškova.
Neki donatori dozvoljavaju samo dvije osnovne kategorije troškova (indire-ktne i direktne), a neki više kategorija:
1. Troškovi osoblja 2. Indirektni troškovi3. Direktni troškovi4. Ostali troškovi/Razvoj organizacije/ Oprema
PRORAČUN PROJEKTA
Uključuju neto isplate, poreze i doprinose za: osoblje organizacije (staff) koje radi samo na
dotičnom Projektu ili više njih (u ovom slučaju treba odrediti postotak utrošenog vremena na Projektu i na temelju toga odrediti i proporcionalan iznos koji će se kroz Projekt tražiti) – ugovor o radu
vanjske suradnike/ce (usluge trebaju biti definirane opisno i procjenom količine angažmana – sati, dana) – ugovor o djelu
Troškovi osoblja
Troškovi neophodni za svakodnevno funkcioniranje organizacije (najam, režije, telefon, poštarina, uredski materijal, osiguranje, održavanje, profesionalne usluge – računovodstvo, čišćenje)!
Donatori ih nerado plaćaju, pa je potrebno što je moguće više troškova prikazati kao Direktne troškove, odnosno, vezane uz aktivnosti. To je moguće učiniti s onim troškovima koji su PROMJENJIVI, odnosno mogu biti veći ili manji u odnosu na veličinu i vrstu projektnih aktivnosti.
Indirektni troškovi
PROMJENJIVI TROŠKOVI:Telefon (fax, E-mail), poštarina, uredski materijal, manja
oprema, profesionalne usluge čišćenja) – mogu se dijelom ili čak u potpunosti prikazati kao direktni troškovi.
NEPROMJENJIVI TROŠKOVI:“HLADNI POGON” nužno se prikazuje kao indirektni
trošak – najam ureda, režije, administracijsko osoblje, računovodstvo i dr. Paziti na ograničenja donatora u uputama vezana uz hladni pogon (on nekada ne smije prekoračiti 10-20% iznosa ukupnog koštanja projekta)
Direktno su posljedica aktivnosti projekata i njima se pripisuju.Ovaj dio proračuna je najteže izraditi, jer zahtjeva razrađen plan rada do najsitnijih detalja i istraživanje cijena na tržištu.
Ostali troškovi:◦ Kupovina opreme (kapitalne investicije)◦ Edukacija i putovanje vezano uz edukaciju članova udruge
(uprave, zaposlenih, volontera/ki)◦ Evaluacija programa/organizacije◦ Financijska revizija◦ Strateško planiranje
Direktni troškovi
Izlistati resurse potrebne za provođenje svake, i najsitnije, aktivnosti
Svrstati potrebne resurse u pojedine vrste - kategorije troškova
Definirati elemente proračuna projekta vezane uz svaki potrebni resurs (jedinica mjere, količina,..)
One resurse koje već posjedujemo* razlikovati od onih koje ne posjedujemo i unijeti u proračun kao “Cost-share” odnosno naš doprinos proračunu
Prilagoditi omjere između kategorija troškova Narativno obrazložiti troškove Navesti ostale izvore financiranja projekta ili potencijalne
izvore
Koraci pri izradi projektnog proračuna:
Sažetak proračuna Proračun po stavkama za cijeli projekt
(uključujući i izvore financijskih sredstava) Objašnjenje proračuna koje pokazuje (1) kako je svaka stavka proračuna vezana
uz projekt i aktivnosti (2) kako se došlo do iznosa svake stavke,
kako je izračunata i na osnovi kojih podataka
Elementi proračuna projekta
OBRAZAC PRORAČUNA RADIONICE „ŽENE U POLITICI – NA PUTU EUROPSKIH INTEGRACIJA“
OSIGURANI IZNOSI IZ DRUGIH IZVORA
IME STAVKE/KONTA
UKUPNI
PRORAČUN RADIONICE IZNOS OD KOGA
IZNOS KOJI SE TRAŽI
I. INDIREKTNI TROŠKOVI
a) Administartivni poslovi (udio od 35% u brutto osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.)
8.400,00 X 35% = 2.940,00
2.940,00
KtK
0
b) Najam ureda (udio od 35% u najmu za 2 mj.) 4.800,00 X 35% = 1.680,00 1.680,00 KtK 0 c) Režije (udio od 35% u režijama za 2 mj.) 600,00 X 35% = 210,00 210,00 Domine 0 d) Telefonski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 2.000,00 X 35% = 700,00 700,00 KtK 0 e) Poštanski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 360,00 X 35% = 126,00 126,00 KtK 0 f) Uredski materijal (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 1.000,00 X 35% = 350,00 350,00 KtK 0 g) Usluge knjigovodstvenog servisa (udio od 35%
naknade za knjigovodstvo za 2 mj.)
3.000,00 X 35% = 1.050,00
1.050,00
KtK
0 h) Bankovni troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 300,00 X 35% = 105,00 105,00 KtK 0 Ukupno troškovi ureda* 7.161,00 7.161,00 KtK 0 II. DIREKTNI TROŠKOVI (npr. voditelj-ica projekta, voditelj-ica aktivnosti na projektu, publikacije, najam prostora za aktivnosti, tiskani materijal, kampanje, okrugli stolovi, edukacija itd.) Medijsko zastupanje rodne ravnopravnost kao nužnog uvjeta za europske integracije
a Dvije 40-min radio emisije na temu rodne ravnopravnosti u EU
2 X 4.000,00 = 8.000,00 8.000,00 Radio Split 0
Edukacija predstavnika/ca političkih stranaka i Povjerenstva za ravnopravnost spolova Splitsko-dalmatinske županije, o kriterijima i standardima rodne ravnopravnosti u EU, te švedskim postignućima u toj domeni a Honorar gošći-edukat. iz Švedskog parlamenta 8.000,00 8.000,00 Volonterski dopr. 0 b Putni troškovi gošći iz Šved. (avionske karte) 5.500,00 - - 5.500,00 c Hotelski smještaj gošći iz Šved. (3 noćenja) 900,00 Kn X 3 = 2.700,00 - - 2.700,00 d Prostor za edukacijski rad (2 dana) 500,00 Kn X 2 = 1.000,00 - - 1.000,00 e Ručak za sudionice/ke Edukacije (ukupno 25
osoba na ručku u pauzi Radion. tijekom 2 dana)
60,00 Kn X 25 X 2 = 3.000,00
1.500,00
Domine
1.500,00 f Osvježenje tijekom 2 pauze u radu (kava) 10,00 Kn X 25 X 2 = 500,00 - - 500,00 g Edukacijski materijal za Radionicu (20 osoba) 25,00 Kn X 20 = 500,00 500,00 Domine 0 h Najam LCD projektora – opreme,za 2 dana rada 1.000,00 1.000,00 Domine 0 i Prevoditelj/ica na dvodnevnoj Radionici 1.000,00 X 2 = 2.000,00 - - 2.000,00 j Organizatorica Radionice (udio od 35% u brutto
osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.)
16.800,00 X 35% = 5.880,00
5.880,00
Volonterski dopr.
0 Ukupno 38.080,00 24.880,00 Razni izvori 13.200,00
UKUPNO I+II 45.241,00 32.041,00 Razni izvori** 13.200,00 *Troškovi ureda su obračunati na osnovi 35% ukupnih predviđenih troškova Ureda u periodu od 2 mjeseca tijekom kojih će se provoditi glavnina poslova vezanih uz ovu Radionicu (organiziranje, provođenje i izvještavanje vezano uz Radionicu, 01.05.2005. – 30.06.2005.), zbog pretpostavki da će opseg poslova vezan uz ovu Radionicu u tom periodu iznositi 35% obima ukupnih poslova ureda Udruge DOMINE. **Osigurani iznos od 32.041,00 Kn osiguran je iz slijedećih izvora: (1) KtK - Švedska fondacija „Kvinna till Kvinna“ podržana od SIDA-e; (2) Radio Split; (3) vlastita sredstva Udruge DOMINE iz članarina i dobrovoljnih priloga građanki i građana i (4) volonterski doprinos gošće-edukatorice iz švedskog parlamenta i organizatorice.
O proračunu detaljnije u nastavku edukacije !!
Faze provedbe projekta i evaluacije uključuju:
- tehničko upravljanje aktivnostima (ovdje nisu uključene obrazovne aktivnosti)
- upravljanje organizacijom i osobljem- izvješćivanje i praćenje (monitoring) provedenih aktivnosti
- upravljanje financijama, računovodstvo i revizija- evaluacija
PROVEDBA , PRAĆENJE (MONITORING) I EVALUACIJA
FAZA PROVEDBE:
• a. Upravljanje ljudima: entuzijazam timskog rada na projektu i u vrijeme velikih pritisaka!!
• motivacija, donošenje odluka na temelju konsenzusa, aktivno uključivanje u provođenje
• analitičkih matrica ......
• b. Upravljanje informacijama: frekvencija i format (način) komuniciranja koji se treba
• dogovoriti između članova tima i glavnih aktera u prejektu; povratna informacija SVIM
• akterima o napretku projekta/rezultatima/promjenama tijekom provođenja projekta
• c. Rješavanje problema: rješavanje različitih problema:(i) Sa ljudima (nedostatak vještina/ stručnosti/ ili potpore); (ii) Aktivnosti u projektu i ciljevi (adekvatnost s obzirom na situaciju); (iii) Proces (mogućnost promjene aktivnosti / metode kako bi se riješio postojeći
problem); (iv) Materijal i administracija (kašnjenja u isporukama opreme/ potraživanja; kakvoća
robe/sredstva?)
• POTREBNO: hitno treba revidirati logičku matricu i operativni plan i uvesti nove činjenice po potrebi, no NE bez znanja i odobrenja donatora ... I pisanog trag istoga.....
25
PRAĆENJE (monitoring)
26
PROGRESS REPORT:
-Gdje smo sada?-Koje dodatne, mjerljive indikatore smo ostvarili od poslijednjeg izvješća?-Identificirati potencijalne probleme i nove mogućnosti za postizanje ciljeva projekta-Izmjene projekta i teškoće u provedbi projekta
Razlike između praćenja/monitoringa i izvještavanja:
PRAĆENJE (MONITORING) - provjerava ili vrši nadzor institucija koja je donator- događa se između organizacija: krajnjeg korisnika i donatora - provodi se kroz nacrte izvješća - (razlog zašto postoji tanka crta između monitoringa i izvješćivanja)
IZVJEŠĆIVANJE (REPORTING)-Događa se unutar iste organizacije ili između organizacija koje izvješćuju o napretku projekta- uključuju preporuke
27
1. osigurati procjenu utjecaja programa ili projekta (intervencije) na društvo u cijelosti
2. osigurati vrijedne prosudbe na intervencije (normativne dimenzije)
3. Doprinijeti poboljšanju intervencije tako da se izvijeste svi akteri o nakani, uvjetima i posljedicama njihovih djelovanja
28
EVALUACIJA je........ ocjena, sistematična i objektivna što je više moguće, na projektima, programima ili politikama koje još uvijek traju ili su već završeni!
CILJEVI:
Financijski kapaciteti predlagatelja projekta i partnera
Organizacijski kapaciteti (prethodno iskustvo)
Relevantnost projekta Metodologija Održivost Proračun i financijska isplativost
Preduvjeti potrebni za uspjeh projektnih prijedloga
Karakteristike dobrog projekta
– Cilj Projekta mora biti realani i dosljedan postavljenim programskim/sektorskim prioritetima;
– Dobro definirane aktivnosti koje vode prema jasnim rezultatima;– Pouzdani indikatori uspjeha/postignuća;– Detaljno pripremljeni:
Studija održivosti cost-benefit analiza (analiza troškova i koristi) dobro promišljen plan implementacije realan proračun
• Objava natječaja, poštivanje procedure, zadovoljavanje formalnih uvjeta – prema nekim statistikama više od 50% projekata ne prođe prvu razinu upravo zbog formalnosti.
• Priprema projektnog tima - najčešća je zbrka oko uloge u timu, u redoslijedu koraka i u pripremi LFM-a.
• Definiranje ciljeva - često se brkaju pojmovi kratkoročni/dugoročni ciljevi, opći/specifični ciljevi, svrha projekta...
• Kako opisati i jasno definirati aktivnosti u odnosu na rezultate – često se dogodi zbrka oko metodologije i aktivnosti i kako jasno povući granicu.
• Metodologija – čini značajan dio projektnog obrasca, a često je fokus na aktivnostima.
NAJČEŠĆE POGREŠKE........
• Održivost projekta – kako biti dovoljno kreativan da se ne obvežemo da ćemo projekt u cijelosti provoditi i nakon isteka donacije?
• Priprema budžeta – često bismo nešto tražili, a da se to baš "ne vidi".
• "Čišćenje budžeta" - nakon primanja obavijesti o prolasku projekta, poželimo odustati od svega.
• Provedba projekta - kada potpišemo ugovor, spoznamo što nas sve čeka i na što moramo paziti, no još uvijek mislimo da nije strašno. Priprema prvog izvješća izaziva dodatne frustracije.
• Partnerski odnosi – sve je dobro dok se ne pojavi problem, a oni su najčešće vezani uz novac i (ne)odrađen posao za taj novac.
...Najčešće pogreške