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REGISTRO DE
CUENTAS POR
COBRAR.
Por:Alejandra Josefina
Rangel Rangel.
Los aspectos que se analizarán de las cuentas por cobrar son las siguientes:¿Qué son las Cuentas por Cobrar?
Clases de Cuentas por Cobrar. Principios.
Plazos de las Cuentas por Cobrar.Administración de las Cuentas por
Cobrar.Registro de Cuentas por Cobrar.
Los Sistemas de Información y las Cuentas por Cobrar.
Contenido de la Presentación.
El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende a clientes mercancías y
servicios, a crédito. El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicios.
Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con un importe de efectivo que se cobrará dentro de los
próximos 30 días.
Para registrar la venta de una mercancía o servicio a crédito, se
hace un cargo a cuentas por cobrar y se acredita una cuenta de ventas o servicios. Cuando se hace
una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una
copia de la factura o comprobante de venta, se anota la operación en
los registros contables.
Para registrar la venta de una mercancía o servicio a crédito, se
hace un cargo a cuentas por cobrar y se acredita una cuenta de ventas o servicios. Cuando se hace
una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una
copia de la factura o comprobante de venta, se anota la operación en
los registros contables.
En otra palabras se puede decir que las cuentas por cobrar son, al igual que
cualquier activo, recursos económicos propiedad de
una empresa que le generarán un beneficio en el
futuro. Forman parte del activo circulante.
Las principales cuentas por cobrar son las siguientes:
Clientes: son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancías a
crédito. Sin exigirles especial garantía documental.
Documentos por cobrar: son títulos de crédito a favor de la empresa, tales como las letras de
cambio y pagarés. Deudores diversos: son las entidades que deben a la empresa por concepto distinto al de
venta de mercancías. Funcionarios y empleados: consiste en los préstamos que otorga la empresa a funcionarios y empleados que forman parte de la misma, y se
encuentran a su favor.
Las reglas de presentación más importantes de esta partida son las siguientes:
a) Las cuentas por cobrar pueden clasificarse de acuerdo con su disponibilidad como de exigencia
inmediata o a corto plazo y a largo plazo.b) Según su origen, las cuentas por cobrar se
clasifican como a cargo de clientes o a cargo de otros deudores como accionistas, funcionarios,
empleados, etc.
c) Las cuentas por cobrar a compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deberán presentarse por separado debido a que presentan
características peculiares en cuanto a su exigibilidad.
d) Los saldos acreedores en las cuentas por cobrar deben clasificarse como cuentas por pagar si su importancia lo amerita.
e) En el caso de que un considerable monto de cuentas por cobrar sea a cargo de una sola entidad, debe informarse dentro del rubro de cuentas por cobrar o a través de una nota a los estados financieros.
f) En el caso de que existan cuentas por cobrar y por pagar a cargo de una
misma entidad éstas deberán compensarse.
g) Si algunas cuentas o documentos por cobrar están en moneda extranjera deben informarse en el cuerpo del balance o mediante una nota a los
estados financieros.
Según el Boletín C-3 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto
Mexicano de Contadores Públicos.
Es importante señalar que las cuentas por cobrar generalmente se encuentran en el corto plazo, es decir, elementos o partidas convertibles en efectivo en un plazo menor
de doce meses. Dentro de esta clasificación, se encuentran las cuentas ya mencionadas
anteriormente:Clientes.
Documentos por Cobrar.Deudores Diversos.
Funcionarios y Empleados.
Plazos de las Cuentas por Cobrar.
Las cuentas por cobrar son un aspecto muy significativo para cualquier organización, ya que
éstas representan ingresos. El objetivo de administrar las cuentas por cobrar es
cobrarlas tan rápido como sea posible sin perder ventas debido a técnicas de cobranza muy
agresivas. El logro de esta meta comprende tres temas:
1. Selección y estándares de crédito.2. Condiciones de crédito.3. Supervisión de crédito
Selección de Estándares de Crédito.
La selección de estándares de crédito consiste en la aplicación de técnicas para determinar
qué clientes deben recibir crédito. Este proceso implica evaluar la capacidad
crediticia del cliente y compararla con los estándares de crédito de la empresa, es decir, los requisitos mínimos de ésta para extender
crédito a un cliente.
Los métodos de selección de crédito son los siguientes:
Las cinco “C” del crédito.
Calificación del crédito.
Cambio en los estándares de crédito.
Las 5 “C” del Crédito.Éstas son:
Carácter: el historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas.
Capacidad: la capacidad del solicitante para rembolsar el crédito solicitado.
Capital: la deuda del solicitante con relación a su capital propio.
Colateral: el monto de activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito.
Condiciones: las condiciones existentes generales y específicas de la industria y cualquier condición peculiar en
torno a una transacción específica.
Calificación del Crédito.
Es un método de selección de crédito usado comúnmente en las solicitudes
de crédito de alto volumen y poco monto en dólares; se basa en un
puntaje de crédito que se determina aplicando valores obtenidos
estadísticamente a los puntajes de las características financieras y de
crédito clave de un solicitante.
Cambio en los Estándares de Crédito.
En ocasiones la empresa considerará cambiar sus estándares de crédito en un esfuerzo por mejorar sus
rendimientos y crear mayor valor para sus propietarios como muestra, considere los siguientes cambios y efectos
en las utilidades que se esperan de la relajación de los estándares de crédito.
Efectos en los Estándares de la Relajación de Crédito.
Para decidir si debe relajar sus estándares de crédito, la empresa debe comparar la
contribución adicional de las ventas a las utilidades con los costos agregados de la
inversión marginal en las cuentas por cobrar y las deudas incobrables marginales. Si la contribución adicional a las utilidades
es mayor que los costos marginales, los estándares de crédito deben relajarse.
Condiciones de Crédito.
Las condiciones de crédito son las condiciones de venta para clientes a quienes la empresa ha extendido
el crédito. Dentro de este se incluyen 3 características para
asignar las condiciones de préstamo:
Descuento por pago en efectivo. Periodo de descuento por pago en
efectivo. Periodo de crédito.
Descuento por pago en efectivo: hace referencia a la deducción porcentual del precio de compra; disponible para el cliente a crédito que paga su cuenta en un tiempo específico.
Periodo de descuento por pago en efectivo: es el número de días después del inicio del periodo de crédito durante el cual está disponible el descuento por pago en efectivo.
Periodo de crédito: es el número de días después del inicio del periodo de crédito hasta el cumplimiento hasta el pago total de la cuenta.
Supervisión de Crédito.Es el aspecto final que una empresa debe
considerar en su administración de las cuentas por cobrar. La supervisión del crédito es una revisión continua de las
cuentas por cobrar de la organización para determinar si los clientes están pagando
conforme a las condiciones de crédito establecidas. En esta fase, las empresas utilizan diversas técnicas populares de
cobro: Cartas.
Llamadas telefónicas. Visitas personales. Agendas de cobro.
Acción legal.
Cartas: después de cierto número de días, la empresa envía una carta formal que sirve como recordatorio al cliente.Llamadas telefónicas: si las cartas no tienen éxito, se puede realizar una llamada telefónica para avisar a cliente sobre el pago inmediato.Visitas personales: consiste en enviar a un vendedor local para confrontar al cliente.Agencias de cobro: las empresas pueden remitir las cuentas incobrables a una agencia de cobro o un abogado de cobranzas.Acción legal: es el paso más severo y una alternativa para el uso de una agencia de cobro.
Registro de Cuentas por
Cobrar.
¿Cómo se lleva a cabo?(Explicación a través de
ejemplos).
Cuando se recibe un pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por un departamento de crédito antes de surtirse, después de que haya sido aprobada y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra a continuación…
COMPAÑÍA DE ESTUDIANTES S.A.MELCHOR OCAMPO 5923
MÉXICO 4, D.F.
Vendido a: Compañía Colombiana, Factura núm.: 555 S.A. Fecha de factura: 1/5/---- Sta. Mónica 625 Pedido núm.: 99 México 10, D.F. Fecha de embarque: 1/5/----
Embarcado a: el mismo. Embarcado vía: USPCondiciones: 2/10: n/30
Una copia de la factura se utiliza como fuente de información para hacer el cargo al cliente y registrar
la venta en los registros contables. Cuando los artículos se envían LAB destino, la propiedad de las
mercancías no se traspasa del vendedor al comprador hasta que el cliente los recibe. Sin embargo, cuando se venden mercancías o servicios, generalmente se habré
una cuenta a nombre del cliente.Siempre que el cliente devuelve mercancías, se acredita
cuentas por cobrar. Por ejemplo, suponga que el 1º de febrero , A. Arizmendi compró a la compañía Colombia
S.A., mercancías a crédito en $1,000,000. el 4 de febrero Arizmendi devolvió mercancías y se emitió una
nota de crédito por $400,000; a continuación se muestran los asientos necesarios:
Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento, se acredita a cuentas por cobrar y se hace un abono a
efectivo y descuento sobre ventas. Si Arizmendi paga la cuenta dentro del periodo de descuento y este es del 2%,
el asiento será:
Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento, se acredita a cuentas por cobrar y se hace un abono a
efectivo y descuento sobre ventas. Si Arizmendi paga la cuenta dentro del periodo de descuento y este es del 2%,
el asiento será:
Los Sistemas de Información y Las Cuentas por Cobrar.
Como las Cuentas por Cobrar son el tema central, es necesario brindar una relación en cuanto a los Sistemas de Información y
las anteriores. A continuación se mostrarán algunos softwares que
contribuyen a facilitar su operación:
FiveSoft Alquileres 6.0.5
FiveSoft Alquileres versión 6.0.5, es una aplicación que permite tener el control en cuanto a los montos que se cobrarán por concepto de
arrendamiento. Estas son sus características principales:- Emisión de un solo recibo.
- Remesas por inmuebles, propietarios, etc. - Contabilidad y liquidación a propietarios.
- Posibilidad de llevar un control tanto general como por propiedades, por inquilino, etc...
- Diseño libre del formato de recibos.
Permite adquirir servicio de terciarización tecnológica que se ocupe de gerenciar una parte o todo el proceso de
cobrazas, sin incurrir en grandes inversiones iniciales y con facilidad de pagarlo al ritmo de su propio recupero.
Además, ofrece la total integración de sus procesos de negocios con la tecnología obteniendo como resultado un
ahorro significativo de tiempo, costos y una notable reducción de su mora sin desembolsos preliminares
relevantes.
Isis Classic - Sistema de Seguimiento de Cobranzas.
Obtener los saldos en cuenta corriente de cada cliente. Los mismos esta compuestos por los
comprobantes de facturación, los cheques y los documentos entregados por el cliente.
La exposición anterior, ha mostrado los aspectos más
relevantes de las cuentas por cobrar, su concepto, clases, principios que las rigen, su administración y registro,
además de la relación con los sistemas de información.
Cierre de la Presentación.
