Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Tabulkový procesor
54
3 Tabulkový procesor
Cíl kapitoly
Po nastudování této kapitoly byste měli být schopni:
• pracovat s tabulkovým procesorem Microsoft Excel,
• vytvářet tabulky,
• kopírovat obsahy buněk a nastavovat jejich formát,
• vkládat a používat vzorce a funkce,
• vytvářet grafy zvoleného typu a nastavovat jejich vlastnosti.
Klíčová slova
Tabulkový procesor, buňka, vzorec, funkce, graf.
Čas na prostudování kapitoly
Čas pro nastudování této kapitoly je asi 3 hodiny.
Tabulkové procesory mají za sebou již dlouholetý vývoj a patří k jedněm
z nejpoužívanějších softwarových produktů. Mezi velmi známé jistě patří QuattroPro,
Calc602, MS Excel, SuperCalc a nebo OpenOffice.org Calc. V současné době patří
k nejpoužívanějším MS Excel, s kterým budeme pracovat.
Práce se všemi tabulkovými procesory je velmi podobná a podobný je také vzhled
jednotlivých aplikací, který se (jak je tomu i u textových editorů) ustálil na takřka
jednotné grafické podobě.
Tabulkový procesor se používá pro vytváření tabulek, grafů, pro statistické výpočty,
matematické výpočty atp. Na obrázku 3.1 je hlavní okno tabulkového procesoru MS
Excel 2010. Aplikace má podobný vzhled jako textový editor MS Word 2010, využívá
Tabulkový procesor
55
podobné záložky a rovněž funkce základních tlačítek zůstávají obdobné. Proto je
nebudeme opakovaně popisovat.
Vytváření, otevírání a ukládání souborů je naprosto stejné jako v textovém editoru,
proto se také této problematice nebudeme dále věnovat. V případě nutnosti
doporučujeme vrátit se zpětně ke kapitole 2.2.
Vytvářený dokument se v tabulkovém procesoru nazývá „Sešit“ a je rozdělen
na jednotlivé „Listy“.
Obrázek 3.1: Hlavní okno MS Excel 2010
Na rozdíl od textového editoru má tabulkový procesor pracovní plochu rozdělenou
na jednotlivé buňky. Ty jsou členěny do řádků (1, 2, 3…) a sloupců (A, B, C,…). Každá
buňka má tedy pevně danou pozici ve formě písmene a čísla (například A10 je buňka
na desátém řádku ve sloupci A).
Práce s jednotlivými buňkami má svá pravidla. Většinou se používá počítání s mnoha
buňkami, zároveň však existuje mnoho nástrojů pro ulehčení práce s vyplňováním
buněk a zadáváním vstupních hodnot.
3.1 Základní operace s buňkami
Po jednotlivých buňkách se pohybujeme pomocí kurzorových kláves. Hodnoty
do jednotlivých buněk se vepisují přímo z klávesnice počítače. Potřebujeme-li opravit
Tabulkový procesor
56
hodnotu, která je zapsaná v dané buňce, použijme dvojklik myší nebo zmáčkneme
klávesu <F2> a hodnotu opravíme.
Pokud jednotlivé vstupní hodnoty v posloupnosti buněk tvoří aritmetickou řadu,
nemusíme zadávat všechny hodnoty postupně. Pro vyplnění vstupních hodnot od 1
do 10, stačí, když vyplníme první dvě hodnoty, označíme obě buňky a tažením myší
za černý křížek v pravém dolním rohu označení vyplníme zbývající buňky (obrázek 3.2).
Obdobným způsobem můžeme vyplnit buňky hodnotami A, B, C, …, K nebo názvy dnů
v týdnu – pondělí, úterý, středa, … či například posloupností 1. 1. 2006 až 31. 12. 2006.
Obrázek 3.2: Operace s buňkou
Pokud chceme druhý sloupec vyplnit hodnotami funkce, která pracuje se sloupcem A,
zapíšeme do první buňky (v našem případě B1) „rovná se“ (znak „=“) a vepíšeme
funkci, která pracuje s buňkou A1. Pro kopírování funkce můžeme opět použít táhnutí
myší za černý křížek, čímž vyplníme buňky vypočítanými hodnotami (obrázek 3.3).
Tabulkový procesor
57
Obrázek 3.3: Vyplnění buněk hodnotami funkce sinus
3.2 Formát buňky
Každá buňka má svůj definovaný formát. Pokud chceme nastavit formát buněk,
použijeme příkaz „Formát“ ze záložky „Domů“ v sekci „Buňky“, jak je znázorněno
na obrázku 3.4. Následným výběrem příkazu „Formát buňky“ zcela dole v rozbaleném
menu otevřeme dialogové okno pro nastavování dalších parametrů.
Obrázek 3.4: Formát buňky
V nastavování formátu buněk je možno měnit celou řadu vlastností. První vlastností je
způsob, jak se budou zobrazovat hodnoty (zejména číselné) v jednotlivých buňkách.
Máme na výběr mezi mnoha formáty (obrázek 3.5). Největší potíže totiž vznikají, když
se například snažíte do buňky vepsat datum a prostředí MS Excel 2010 jej interpretuje
jako číslo nebo naopak. Je proto vhodné každé buňce přiřadit odpovídající formát
zobrazení.
Tabulkový procesor
58
Obrázek 3.5: Formát čísla buněk
V mnoha případech potřebujeme změnit zarovnání textu v jednotlivých buňkách.
K tomuto účelu slouží další nastavení formátu buněk (obrázek 3.6) – „Zarovnání“, jenž
umožňuje nastavit:
• zarovnání textu vzhledem k hranicím buňky ve vodorovném a svislém směru,
• orientaci textu – vodorovně, svisle, šikmo,
• možnost zalomit text v buňce,
• možnost sloučit více označených buněk do jedné.
Obrázek 3.6: Nastavení zarovnání textu v buňkách
Tabulkový procesor
59
Další důležitou vlastností je nastavení formátu písma v jednotlivých buňkách (font, řez,
velikost, horní a dolní index atp.).
Obrázek 3.7: Nastavení formátu písma v buňkách
3.3 Vkládání vzorců a funkcí
Tabulkový procesor je velmi silný nástroj pro různé matematické a statistické výpočty,
pro výpočty výsledků vzorců a funkcí. Vytvořené tabulky mohou být navrženy tak, že se
z vkládaných dat automaticky počítají potřebné údaje a charakteristiky. Pokud se
přepočet nevykoná z nějakých důvodů automaticky, můžeme ho vyvolat pomocí
klávesy <F9>.
Vzorec je matematické formule, která počítá s hodnotami uloženými v jiných buňkách
tabulky a z nich vypočítává nějakou novou hodnotu. Například potřebujeme sečíst
hodnoty v prvním, třetím a pátém sloupci a vypočíst jejich průměr (podělit výsledek
třemi). Při vkládání takového vzorce postupujeme následovně:
• nastavíme kurzor na volnou buňku, v níž chceme mít konečný výsledek,
• napíšeme znak „rovná se“ (znak „=“),
• napíšeme levou závorku, protože nakonec budeme výsledek dělit třemi,
• klikneme na první buňku a zmáčkneme znaménko operace „+“,
• klikneme na třetí buňku a zmáčkneme znaménko operace „+“,
Tabulkový procesor
60
• klikneme na pátou buňku,
• zapíšeme pravou závorku, lomítko („/“)jako operaci dělení a trojku (obrázek
3.8).
Obrázek 3.8: Vkládání vzorce
Obecně platí pravidlo, že vkládání vzorce začínáme znakem „rovná se“ a pak
pokračujeme přímo podle vzorce. Pouze, chceme-li do vzorce zakomponovat nějakou
buňku tabulky, klikneme přímo na ní a pokračujeme v zadávání dále.
Vzorec, který jsme zadali do prvního řádku tabulky, můžeme zkopírovat do dalších
řádků přímo přetažením myši za černý kříž v pravém dolním rohu. Výsledek vzorce se
bude automaticky počítat z hodnot v aktuálním řádku.
Tabulkový procesor umožňuje vypočítat hodnoty různých funkcí – matematických,
statistických, finančních, funkce s databázemi atp. Funkce se vkládají příkazem „Vložit
funkci“, který nalezneme na záložce „Vzorce“(obrázek 3.9).
Obrázek 3.9: Vložení funkce
Příkaz „Vložit funkci“ nám otevře dialogové okno s nabídkou velkého množství funkcí
(obrázek 3.10). Funkce jsou řazeny podle jednotlivých kategorií. Pokud nemůžete
některou funkci najít, vyberte kategorii „Vše“ (viz „Vybrat kategorii“).
Tabulkový procesor
61
Obrázek 3.10: Okno s použitelnými funkcemi
Mezi nejpoužívanější funkce patří:
• SUMA – sečte všechna čísla v oblasti buněk,
• PRŮMĚR – vrátí průměrnou hodnotu (aritmetický průměr) čísel v dané oblasti
buněk,
• MAX (MIN) – vrátí maximální (minimální) hodnotu čísel v dané oblasti,
• COUNTIF – vrátí počet buněk v zadané oblasti, které splňují zadané kritérium.
Po výběru potřebné funkce se zobrazí okno, ve kterém definujeme parametry
pro výpočet funkce (obrázek 3.11). Nejdůležitější je označit oblast dat, z nichž se má
výsledek vypočíst. Oblast dat definujeme označením pomocí kurzoru myši (viz první
řádek okna). Začneme kliknutím na ikonu a označíme požadovanou oblast. Zadávání
oblasti ukončíme kliknutím na stejnou ikonu .
U funkce COUNTIF musíme zároveň definovat kritérium pro výběr hodnot z dané
oblasti. Kritériem mohou být pro číselné hodnoty přímo jednotlivá čísla (například 1
pro určení počtu jedniček v dané oblasti) nebo příslušná hodnota pro řetězce nebo
slova (například ″A“ pro určení počtu buněk s vepsanou hodnotu A) – řetězce
zadáváme do kritéria v uvozovkách.
Tabulkový procesor
62
Práce se vzorci a funkcemi tvoří nejdůležitější součást práce v tabulkovém procesoru,
proto doporučujeme věnovat jejímu procvičení a pochopení patřičnou pozornost.
Obrázek 3.11: Definice parametrů funkcí
3.4 Práce s grafy
V tabulkovém procesoru lze data (vložená nebo vypočtená) z tabulek interpretovat
grafem. Pokud máme vytvořenou tabulku, označíme v ní data, z nichž chceme vytvořit
graf. Zvolíme příkaz „Grafy“, který je na kartě „Vložení“ (obrázek 3.12). Veškeré úpravy
s oblastí dat v tabulce pro graf a také s nastavením os X a Y u grafu můžeme kdykoliv
později měnit.
Před vytvořením grafu je vhodné promyslet, co chceme grafem vyjádřit. Pro grafické
znázornění je potřeba hledat vnitřní souvislosti mezi editovanými daty.
Obrázek 3.12: Vložení grafu
Před vytvořením grafu vybereme oblast dat v tabulce. Na kartě „Grafy“ si vybereme
typ grafu a graf se nám automaticky vytvoří dle označených dat.
Tabulkový procesor
63
3.4.1 Volba správného typu grafu
Máme celou řadu typů grafu, z nichž se pro různé oblasti zdrojových dat hodí různé
typy. Ve statistických datech se nejvíce uplatňují grafy sloupcové a výsečové, jak je
znázorněno na obrázku 3.13.
Obrázek 3.13: Sloupcový a výsečový graf
Při matematických funkcích se zase uplatní bodový typ grafu, jak je znázorněno
na obrázku 3.14.
Obrázek 3.14: Průvodce grafem - typ grafu
3.4.2 Vytvoření a popis grafu
Automaticky vytvořený graf můžeme dále opravovat. Pokud na něj klikneme myši,
na horní liště s nástroji se nám objeví „Nástroje grafu“, jak je znázorněno na obrázku
3.15.
Obrázek 3.15: Nástroje grafu
Tabulkový procesor
64
Na kartě „Návrh“ můžeme měnit typ grafu, změnit zdrojová data grafu a zvolit, jakou
bude mít graf rozložení a použitý styl. Karta „Návrh“ je znázorněna na obrázku 3.16.
Obrázek 3.16: Karta příkazů s návrhem grafu
Na obrázku 3.17 je karta příkazů „Rozložení“. Lze na ní nastavovat popisky grafu
(název, osy, legendy), definovat parametry os grafu, mřížky grafu a provádět analýzu
grafu (například vložit spojnici trendu).
Obrázek 3.17: Karta pro rozložení grafu
Karta „Formát“ je znázorněna na obrázku 3.18. Na této kartě nastavujeme
požadovanou velikost grafu (výška a šířka) a formát výplně a obrysů grafu.
Obrázek 3.18: Karta příkazů "Formát"
Pro některé typy grafů (například sloupcový) můžeme také definovat, které hodnoty
mají tvořit popisky X-ové osy. Toto provedeme ve stejném okně, ve kterém definujeme
oblast dat, pouze zvolíme záložku „Řada“. Zde můžeme definovat názvy jednotlivých
řad grafu a oblast dat, jenž tvoří „Popisky osy X (kategorie)“ (obrázek 3.19) – postup je
stejný, jako při označování oblasti dat pro výpočet funkce.
Tabulkový procesor
65
Obrázek 3.19: Popisky X-ové osy
3.4.3 Umístění grafu
Vytvořený graf můžeme umístit buď přímo na list se zdrojovými daty grafu (s tabulkou)
nebo jej můžeme umístit na nový list. Tuto volbu můžeme provést kdykoliv a to
na kartě „Návrh“ úplně vpravo, příkaz „Přesunout graf“. Tímto příkazem se nám otevře
dialogové okno s možností umístění grafu, jak je znázorněno na obrázku 3.20.
Obrázek 3.20: Umístění grafu
3.4.4 Konečná úprava grafu
Hotový graf můžeme následně ještě upravovat, případně úplně vyjmout a umístit
na jiný list námi otevřeného sešitu. Propojení mezi zdrojovými daty v tabulce
a přemístěným grafem zůstane přitom zachováno.
Také zvolený typ grafu a další vlastnosti grafu se dají kdykoliv v plné míře změnit a to
kliknutím pravého tlačítka myši na vytvořený graf. Zobrazí se nám nabídka, která
umožňuje zpětné nastavení grafu (obrázek 3.21) podle jednotlivých obrazovek, jak
jsme je popsali výše.
Tabulkový procesor
66
Obrázek 3.21: Zpětné nastavení parametrů grafu
Shrnutí
Tabulkové procesory jsou nedílnou součástí práce na počítači. Dokážeme v nich velmi
efektivně vytvářet tabulky, grafy a používat matematické funkce. Jsou velmi silným
nástrojem pro statistické zpracování dat a matematické výpočty.
Práce v tabulkovém procesoru je po pochopení jeho možností a smyslu poměrně
intuitivní. V této kapitole jsme se naučili vytvářet jednoduché tabulky, nastavovat
formát jednotlivých buněk a zadávat do buněk matematické a jiné výpočetní vzorce
a funkce. Hodnoty v jednotlivých buňkách můžeme zkopírovat do dalších buněk při
zachování vnitřních závislosti mezi buňkami.
Při vytváření grafů nám může pomoci Průvodce grafem. V něm si zvolíme typ grafu,
nastavíme oblast dat grafu, popisky X-ové osy, název, mřížky a legendu grafu. Nakonec
zvolíme umístění grafu. Vytvořený graf můžeme dále upravovat.
Přes veškeré znalosti, kterých jsme v práci s tabulkovým procesorem dosáhli, je pro
efektivnější a dokonalejší používání této aplikace nutné prostudovat některou z mnoha
dostupných příruček, které jsou zaměřeny přímo na práci s tabulkovým procesorem
a svým rozsahem zcela pokrývají široké možnosti, které tato aplikace nabízí.
Tabulkový procesor
67
Pojmy k zapamatování
• tabulkový procesor,
• kopírování buněk,
• aritmetické posloupnosti,
• formát buněk a jejich vlastnosti,
• vzorce a funkce,
• graf.
Kontrolní otázky
1. Jak můžeme efektivně vyplnit do buněk v MS Excelu řadu čísel od 1 do 100?
2. Jak nastavíme buňky na formát „datum“?
3. Jak vkládáme do buněk výpočetní funkce?
4. Jak vkládáme do buněk vzorce?
5. Jak vytvoříme jednoduchý graf a nastavíme jeho vlastnosti?
6. Jak nastavit popisky X-ové osy?
Korespondenční úkol
Při přípravě výletu (viz úkol MS Word) potřebujete evidovat údaje o přihlášených
účastnících. Může se jednat o placení zálohy, evidenci třídy, data narození, specifických
dietetických nebo jiných lékařských opatření a podobně. Definujte tabulku
v tabulkovém kalkulátoru, která bude odpovídat uvedené evidenci.
Tabulka musí obsahovat:
• seznam lidí, kteří tvoří evidovanou skupinu (alespoň 10 lidí) setříděný podle
abecedy,
• seznam položek, které budete evidovat,
• hodnoty pro jednotlivé lidi a položky,
• vypočtený součet a průměr hodnot, kterých tito lidé dosáhli - tam, kde lze tyto
údaje vypočíst (alespoň jedna položka),
Tabulkový procesor
68
• grafické znázornění výsledků včetně stručného popisu, jakou závislost daný graf
znázorňuje (připravte 2 grafy),
• dbejte na srozumitelnost a přehlednost grafů!!
Pozor na tyto chyby a nedostatky:
• nevhodná volba typu grafu, např. spojnicový graf je vhodný pro vyjádření
změny v čase nebo jiného průběhu, koláčový graf je vhodný pro prezentaci
jednotlivých podílů;
• nezaokrouhlení vypočítaných hodnot (doporučení zaokrouhlit hodnoty na 2
desetinná místa);
• špatná úprava tabulky - chybějící titulek, ohraničení tabulky;
• nevhodná volby typu grafu, např. koláčový graf je vhodný pro prezentaci
jednotlivých podílů;
• nepřehlednost vytvořených grafů, příliš mnoho zobrazených závislostí s téměř
nulovou vypovídající hodnotou výsledného grafu;
• zobrazování závislostí s výrazně rozdílným rozsahem hodnot v jednom grafu
vede k nesrozumitelnosti prezentovaného grafu.
Úkol odevzdejte prostřednictvím systému Moodle, a to ve formátu *.xls nebo *.xlsx.