ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LA

ADMINISTRACION

OUTSOURCING

Generalidades del Outsourcing

• 1.1 Historia del Outsourcing• 1.2 Definición del Outsourcing• 1.3 Importancia del Outsourcing• 1.4 Elementos básicos del Outsourcing• 1.5 Objetivos del Outsourcing • 1.6 Características del Outsourcing• 1.7 Funciones básicas del Outsourcing

1.1 Historia de Outsourcing

• El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la década de los 70’s enfocado, sobre todo, a las áreas de información tecnológica en las empresas. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros.

• El Outsourcing es un término creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores.

• En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dólares.

1.2 Definición de Outsourcing• Outsourcing. Es la subcontratación de servicios que busca

agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que les es propio

• Outsourcing. Es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.

• Outsourcing Es el uso estratégico de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos.

1.3 Importancia de Outsourcing

• La importancia del Outsourcing radica en que pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.

• La práctica del Outsourcing ha colocado en el cambio del concepto relación cliente-proveedor, transformándola en una cooperación intensa, creciente y de un perfil de alianza estratégica.

• Transfiere los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y seriedad en el área.

• Ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización.

• Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación. • Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los

fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razón de ser de la compañía.

• Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.

• Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.

• Disposición de personal altamente capacitado. • Mayor eficiencia.

I.4 Elementos del Outsourcing

• Contrato: Es un documento de carácter legal que recoge el alcance y características del servicio de outsourcing, debe definir los siguientes aspectos:

– Su duración. – Las condiciones de la cesión de los servicios, referidos al

momento inicial del acuerdo entre la Administración y el contratista.

– Las condiciones de recuperación de la gestión, una vez finalizado el contrato.

– La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones.

• Nivel de servicio:

Define el ámbito de aplicación del servicio (operación, mantenimiento, desarrollo, etc.). Es uno de los puntos más importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fácilmente medible. Para el establecimiento del nivel de servicio suele ser usual la realización conjunta, entre la organización contratante y la empresa de outsourcing, de las siguientes actividades:

– Análisis de viabilidad que defina el ámbito de aplicación.

– Análisis detallado que determine minuciosamente todos y cada uno de los compromisos concretos que van a ser contraídos por ambas partes.

• Activos:

• Es el conjunto de recursos que son propiedad de la organización contratante y que son susceptibles de ser traspasados a la empresa que proporciona el servicio de outsourcing e incluso posteriormente ser recuperados.

• Estos activos pueden clasificarse en:

– Materiales: corresponden al equipamiento físico de la organización.

– Información: corresponden a todos los datos e información propiedad de la empresa contratante

– Humanos: corresponden a transferencia de personal.– Financieros: Recursos monetarios.

• Plan de pagos:

• Dadas las peculiaridades del servicio de outsourcing, el plan de pagos establece la forma en que se remunerará el servicio (mensual, cuando se cumplan determinados objetivos, etc.), teniendo en cuenta que cada pago podrá tener una componente de costo de carácter fijo y otra variable, en función del nivel de servicio. Así, en los contratos se puede establecer los siguientes tipos de pagos:

– Precio fijo.

– Precio variable, por unidad de uso. – Precio mixto (parte fija y parte variable).

Salidas programadas: El contrato de outsourcing debe prever los mecanismos necesarios para que a la terminación del mismo sea posible la transferencia de activos y del servicio. Este concepto está relacionado con la terminación del contrato, puesto que define:

1. Los momentos específicos de tiempo (a un año de la firma, a dos, etc.) en los que se podrá dar éste por finalizado.

2. La posibilidad de cancelación anticipada del contrato con su correspondiente compensación económica.

3. Los plazos de preaviso de resolución anticipada del servicio.

4. Estas salidas programadas deberán quedar reflejadas dentro de alguna de las cláusulas del contrato.

I.5 Servicios mas comunes de Outsourcing

• Las funciones a contratar son las que las empresas están más dispuestas a dejar en mano de los subcontratistas.

• Outsourcing de los sistemas financieros.

• Outsourcing de los sistemas contables.

• Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.

• Outsourcing en el área de Recursos Humanos.

• Outsourcing de los sistemas administrativos. • Outsourcing de actividades secundarias.

• Outsourcing de la producción.

• Outsourcing del sistema de transporte.

• Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución.

• Outsourcing del proceso de abastecimiento.

AREAS DE LA EMPRESA QUE NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING

Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están:

• La Administración de la planeación estratégica.• La tesorería• El control de proveedores• Administración de calidad• Servicio al cliente• Distribución y Ventas  

I.6 Objetivos del Outsourcing

• Optimizar sus costos operativos y/o administrativos.

• Utilizar recursos especializados con los que no se cuentan internamente o no es conveniente contar con ellos.

• Implementar mejores prácticas en procesos donde el “tercero” tiene experiencia por haberlas desarrollado en otras instituciones y/o negocios.

Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales.

Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.

• Concentración en la propia actividad de la organización.

CARACTERISTICAS RELATIVAS A LA EMPRESA DE OUTSOURCING

• Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing.

• Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valor para la organización.

• Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del personal informático propio.

• Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.

• Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio.

• El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al entorno tecnológico.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing:

• Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.

• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

• Incremento en los puntos fuertes de la empresa.

• Ayuda a construir un valor compartido.

• Ayuda a redefinir la empresa.

• Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización.

·

• Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.

• Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.

• Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.

• Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.

• Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

• Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING • Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor

externo.• La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen

oportunidades para innovar los productos y procesos.• Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en

cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor.

• El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.

• Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.

• Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.

• Reducción de beneficios• Pérdida de control sobre la producción.

RAZONES PARA ADOPTAR OUTSOURCING

• Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.

• Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.

• Acelerar los beneficios de reingeniería. • Compartir riesgos.

• Destinar recursos para otros propósitos.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING• Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce. • Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. • Incremento en los puntos fuertes de la empresa. • Ayuda a construir un valor compartido. • Ayuda a redefinir la empresa. • Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y

un mayor alcance de la organización • Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite

mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.

• Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.

• Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.

• Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves. • Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. • Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

• Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.

• La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.

• Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor.

• El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.

• Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.

• Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.

• Reducción de beneficios

• Pérdida de control sobre la producción.

Un decálogo de recomendaciones

• En un primer lugar, el director técnico debería preguntarse si su empresa está en condiciones de externalizar y analizar los posibles riesgos que puedan afectar al núcleo del negocio. Otro de los riesgos es la incapacidad de monitorizar la prestación.

•En un segundo lugar, se debe definir los objetivos económicos (ahorro), de negocio (competitividad) y tecnológicos (eficiencias) que persigues mediante la externalización.

• La tercera de las reglas hace mención a la posibilidad de crear una plataforma de licitación en la que los mejores proveedores compitan. Para deleccionar un proveedor de outsourcing debe tomarse en cuenta la experiencia en procesos similares, capacidad de infraestructura, capacidad tecnológica, capacidad financiera, alcance de la solución propuesta y niveles de servicio, coste y objetivos mutuos.

• La cuarta de las reglas destaca la importancia de evitar el proporcionar tus costes al proveedor. Debe ser el proveedor en cada caso el que oferte el precio y servicios que el crea beneficioso para la empresa y para él.

• La quinta de las reglas hace referencia a que raramente es posible liberarse de todos los costes tras la externalización.

• En sexto lugar el informe señala que debido a que los contratos de outsourcing son de larga duración, podría suceder que la provisión externalizada no fuera capaz en un período a corto plazo de estar a la altura de los nuevos objetivos que surjan en el negocio.

• La séptima de las reglas hace mención al tiempo necesario que debe tomarse la empresa antes de seleccionar un proveedor, debido en parte a que éste se constituirá en una parte importante en la marcha del negocio

• La octava de las reglas se dirige hacia los posibles riesgos que puedan detectarse en la implantación de un proceso de outsourcing. Debe prestarse especial atención a la definición de acuerdos de Nivel de Servicio, así como a penalizaciones por incumplimiento y bonificaciones por buen servicio.

•El noveno de los puntos exigen un personal dedicado a la gestión de la relación contractual y a la supervisión de la provisión de los servicios contratados.

•Por último, se deberá evaluar la conveniencia o no de la implantación de un modelo de externalización.

Otros conceptos• Right-sourcing: Este término se utiliza para definir la solución

óptima en la elección de la empresa a la que se cede el servicio de outsourcing.

• In-house: Este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio.

• Off-site: A diferencia del anterior, este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que presta este servicio.

• Co-sourcing: Algunos expertos predicen que las empresas que mayores beneficios obtendrán en el año 2000 con el negocio del outsourcing serán aquellas que ofrezcan algún valor añadido a sus clientes.

• Out-tasking: Una modalidad de outsourcing más focalizada hacia tareas específicas.