Upload
mayron-hermanto
View
1.728
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
sekretariatan
Citation preview
LEMBAR PERSETUJUAN
PROPOSAL LAPORAN AKHIR
PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN
DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG
Diajukan oleh :
Yessi Puspitasari
0732610076
Administrasi Perkantoran
Menyetujui
Pembimbing 1
Dra Nilawati Fiernaningsih, M.ABNIP 196312171988032001
Pembimbing 2
Dra Siti Nurbaya, M.ABNIP 196103251995122001
Mengetahui,Ketua Jurusan
Drs. Halid Hasan, MStratHRMNIP. 196312121990031003
I. Judul Tugas Akhir
Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas
Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.
II. Latar Belakang
Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung
jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya
pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas
tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris
yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar
dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat
menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila
pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat
memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan.
Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan
juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi,
menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi
mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus
perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi
mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,
dan sebagainya.
Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah
melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan
dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering
dilakukan pimpinan.
Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu
dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut, sehingga
pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam
menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan
pelaksanaan perjalanan dinas. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu
pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya juga
akan kurang memuaskan.
Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi,
mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan
dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan,
sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan
pimpinan dalam perjalanan dinasnya.
PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang
sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai
BUMN. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam
dan kompleks, termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. Pimpinan PT
Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu
bulan.
Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang, pimpinan
dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Sekretaris
menjalankan segala tugas rutin pimpinan, termasuk menangani perjalanan dinas
pimpinan. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat
kompleks, dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan
kesalahan dan kelalaian.
Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap
kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya. Dan berpengaruh pula pada kinerja
perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung
perkembangan perusahaan dalam segala bidang. Karena dengan lancarnya tugas
pimpinan, maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di
perusahaan tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, akan diadakan penelitian mengenai tugas
sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu
dipilih judul penelitian yaitu :
“PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI
PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT
ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG.”
III. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang
digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris
dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?”
IV. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan
kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri
pribadi, perusahaan dan masyarakat luas.
4.1 Tujuan penelitian
1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan.
2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas
pimpinan.
4.2 Kegunaan Penelitian
1) Bagi Mahasiswa :
a. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di
bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang
sesungguhnya.
b. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan
penyelenggaraan perjalanan dinas.
2) Bagi Institusi tempat observasi :
a. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan
perjalanan dinas pimpinan.
b. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan
c. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan.
3) Bagi Politeknik :
a. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak
luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan
oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang.
b. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh
mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam
praktek sebenarnya.
V. Tinjauan Pustaka
5.1 Pengertian Sekretaris
Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu
karyawan dalam sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting
yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas
sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.
Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M.G. Hartiti
Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M, (2003:4) yaitu :
“Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam
melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.”
Lebih lanjut menurut Saiman,(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai
berikut :
“Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan
dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran
atau perusahaan.”
Dari dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris
pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan
tugas-tugasnnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan
perkantoran.
5.1.1 Jenis-Jenis Sekretaris
Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Karena
luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang
sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis.
Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap
Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16), jenis
sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian.Contoh sekretaris organisasi :- Business Secretary- Company Secretary- Sekretaris jendral di Departemen- Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I
b. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas
melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan. Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah :
- Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
- Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker.
- Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan.
- Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris.
c. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor
untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan.Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.2. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerjaa. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.
b. Sekretaris SeniorYaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.
3. Berdasarkan Spesialisasi dalam PekerjaanYang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam
bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntansi, dan sebagainya. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang
hukum)Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
b. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis)
Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya.
c. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu)Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.
d. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi)Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.
Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog
pribadinya www.sitimutmainnah32.blogspot.com tentang jenis-jenis sekretaris
dapat dikelompokkan menjadi :
1. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan,wewenang dan tanggung jawabnya :a. Sekretaris Instansi
Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.
2. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi :a. Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman.b. Sekretaris Senior
Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris
dibagi menjadi beberapa kelompok. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada
pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan, namun
lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan
kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan, misalnya
seorang artis atau pengacara.
5.1.2 Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang
pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten
dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal
korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan
tugas sekretaris.
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)
Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www.greatsecretary.wordpress.com
menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk karyawan yang
memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Menurut Wewenangnya.
a. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
b. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
c. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut Jenis Tugasnya.
a. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
b. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
c. Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
d. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul
Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18), tugas sekretaris dapat dibagi
menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas
kreatif.
1. Tugas RutinKata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan,
praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.
2. Tugas Pelaksanaan InstruksiTugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh
pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.
3. Tugas KreatifTugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi.
Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris
sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja.
Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan,
meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan
tugas sosial.
5.2 Pengertian Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah
perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan.
Karena persiapan yang begitu rumit, dibutuhkan seseorang yang membantu
menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal
kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan
dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.
“Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukanyang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yangdilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.” (www.batan.go.id)
Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto
(2006:209)
“Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.”
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas
adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau
perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi
perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.
5.2.1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk
mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak
ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang
dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.
Menurut Dra. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur
Perjalanan Bisnis (www.smk6dki.or.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus
dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas,
adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah :
1. Merencanakan Perjalanan2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan4. Mempersiapkan Transportasi5. Mempersiapkan Akomodasi
Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan
Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149), seorang
sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut
beberapa hal di bawah ini :
1. Tujuan PerjalananSekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari
dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.
2. Waktu Keberangkatan dan Tempat TujuanSekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari, tanggal, bulan
dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan, mengurus visa, reservasi tiket dan hotel, dan sebagainya.
3. TransportasiSekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan
oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara. 4. Akomodasi
Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.
Dari pendapat di atas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, yaitu menentukan
tujuan perjalanan dinas, tempat, waktu dan tanggal keberangkatan, transportasi
dan akomodasi. Selain itu, sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan
dokumen perjalanan dinas.
5.2.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents)
Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus
dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang
sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang
perlu dipersiapkan.
Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi
Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan
dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :
1. Dokumen Internal
Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, meliputi :
a. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.
b. Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.
2. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain :
a. Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.
b. Paspor
Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri.
c. Fiskal
Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.
d. Visa
Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri.
Sedangkan menurut Ernawati, Ursula (2003:160-167), terdapat berbagai
macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara
asing yaitu sebagai berikut :
1. Paspor (Passport)Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.
2. Exit PermitAdalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.
3. Surat Keterangan FiskalAdalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.
4. Sertifikat KesehatanAdalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.
5. VisaAdalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor.
6. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktu penerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement.
7. VoucherSebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan macam-macam
dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan
dinas. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri
dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor, visa, dan fiskal.
5.2.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary)
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan
pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui
tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu
pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable
dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan
Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan
sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :
1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinanSekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
2. Mempelajari Time TableSekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.
Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur
Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus
memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal
yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai
persinggahan.3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat,
atau mobil).4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan
travel biro.7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time
schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus
mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal
kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.
Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis
transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.
VI. Metodologi Penelitian
VI.1 Metode Pengambilan data
Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian
Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan
cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung
keadaan yang sebenarnya. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini
adalah:
1) Observasi
“Observasi atau disebut pula dengan pengamatan, meliputi kegiatan
pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat
indra”. (Arikunto, 2006:156)
Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan
pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam
menangani perjalanan dinas. Dari metode observasi akan didapat data tentang
bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta
prosedur persiapannya.
2) Interview
“Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab
sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan
penelitian”. (Marzuki, 2005:66)
Pada penelitian ini, interview akan dilakukan secara langsung (face to
face) kepada sekretaris. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan
menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan
perjalanan dinas pimpinan. Adapun interview guide dapat dilihat pada
lampiran 8.1.
3) Dokumentasi
“Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan
mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan
maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. Selain itu, data
juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan
permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet.
Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil, menyalin, dan
mengutip catatan-catatan, dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan
tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan
pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.
VI.2 Jenis Data
6.2.1 Data Primer
Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. “Data
primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat
untuk pertama kalinya”. (Marzuki, 2005:60).
Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat
dilaksanakannya observasi. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang
memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas
pimpinan, meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas, itinerary, dan jadwal
kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas.
6.2.2 Data Sekunder
“Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri
pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik, majalah, atau publik lainnya”.
(Marzuki, 2005:60)
Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang
diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www.jasindo.co.id.
Data sekunder berupa profil perusahaan, riwayat singkat perusahaan, visi dan
misi, struktur organisasi, serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan.
VI.3 Jenis Penelitian
Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode
analisis data secara deskriptif, yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian,
paparan, tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu.
Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode
analisis diskriptif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis
kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang
penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa
Indonesia Kantor Cabang Malang.
VII. Jadwal Penelitian
No. Kegiatan Februari Maret April Mei Juni Waktu
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4
1. Penyusunan proposal 5 minggu
2. Pengumpulan data 10 minggu
3. Analisis data 10 minggu
4. Penyusunan Bab I 2 minggu
5. Penyusunan Bab II 2 minggu
6. Penyusunan Bab III 2 minggu
7. Penyusunan Bab IV 4 minggu
8. Penyusunan Bab V 2 minggu
9. Ujian Laporan Akhir 1 minggu
10. Revisi Laporan Akhir 1 minggu
11. Pengumpulan Laporan 1 minggu
VIII. Lampiran
8.1 Interview Guide
1. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa
Indonesia Kantor Cabang Malang ini?
2. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan
dinas?
3. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas?
4. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini?
5. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas, dokumen apa saja yang perlu
disiapkan?
6. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan?
7. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk
pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas?
8. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas
pimpinan?
9. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas?
10. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel, dikonsultasikan kepada
pimpinan?
11. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas
dilaksanakan?
12. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau
hotel?
IX. Daftar Pustaka
Winarni, Eny. 2009.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan.
(http:// www.smk6dki.or.id diakses 13 April 2010, 17:00)
Hariwigati, Erni dan Sri Herniwati. 1995. Kesekretarisan. Bandung: Percetakan
Angkasa.
Marzuki. 2005. Metodologi Riset. Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-UII
Sugiono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Edisi tiga belas, Bandung :
ALFABETA
Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Bogor : Graha Ilmu
Badan Tenaga Nuklir Nasional. 2010. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas.
(http://www.batan.go.id diakses 13 April 2010, 18:00)
Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris
Profesional. PPM
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia
Mutmainnah, Siti. 2009. Fungsi dan Jenis Sekretaris.
(http://sitimutmainnah32.blogspot.com diakses tanggal 18 April 2010,
14:00)
Nurnaeni, Neni. 2007. Peranan dan Tugas Sekretaris.
(http://greatsecretary.wordpress.com diakses tanggal 18 April 2010, 14:10)
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi
Offset.
V. Azizah. 2009. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan.
(http://cari-pdf.com diakses tanggal 20 April 2010, 13:02)