VALENTINA LOVRIĆ

ZVONIMIR CANJUGA

Google Drive SEMINARSKI RAD

Sveučilište u Zagrebu

Ekonomski fakultet - Zagreb

Kolegij: Upravljanje poslovnim dokumentima

Profesor: dr.sc. Božidar Jaković

Broj indeksa autora: Canjuga Zvonimir 0067470133

Lovrić Valentina 0067482386

Zagreb, siječanj 2014

SADRŽAJ

1.UVOD ................................................................................................................................................. 1

1.1. Predmet i cilj rada ............................................................................................................... 1

1.2. Izvori podataka i metode prikupljanja ................................................................................. 1

1.3. Sadržaj i struktura rada ........................................................................................................ 1

2. KRATKI OPIS WEB SERVISA ................................................................................................ 2

2.1. Link Web servisa ................................................................................................................. 2

2.2. Ekranski prikaz početne stranice Google Drive-a ............................................................... 2

3. TEHNOLOŠKI OKVIR ............................................................................................................... 3

4. KRATAK RAZVOJ ...................................................................................................................... 4

5. OPIS PROBLEMA KOJI SE RJEŠAVA UPORABOM GOOGLE DRIVE-a ............... 5

6. RAZRADA TEME- FUNKCIONALNOSTI ........................................................................... 6

6.1. Detaljni opis ........................................................................................................................ 6

6.2. Opis funkcionalnosti ........................................................................................................... 8

6.3. Desktop aplikacije ............................................................................................................. 10

7. KREIRANJE PROFILA ........................................................................................................... 12

8. POSLOVNA PRIMJENA ......................................................................................................... 16

9. KONKURENCIJA ...................................................................................................................... 18

9.1. Dropbox ............................................................................................................................. 18

9.2. Mega .................................................................................................................................. 18

9.3. SkyDrive ............................................................................................................................ 19

9.4. iCloud ................................................................................................................................ 20

9.5. SugarSync .......................................................................................................................... 20

10. POZITIVNE vs. NEGATIVE STRANE .............................................................................. 22

11. SWOT ANALIZA ..................................................................................................................... 23

12. TROŠKOVI, POKAZATELJI POSLOVANJA, USPJEŠNOST .................................. 24

13. MOGUĆNOST NADOGRADNJE FUNKCIONALNOSTI U BUDUĆNOSTI ......... 25

13.1 Razvojni smjer Google Drive-a ........................................................................................ 25

13.2. Moguće nadogradnje ....................................................................................................... 26

14. ZAKLJUČAK ............................................................................................................................ 27

15. LITERATURA .......................................................................................................................... 28

16. ŽIVOTOPIS ............................................................................................................................... 30

17. SAŽETAK ................................................................................................................................... 32

1

1.UVOD 1.1. Predmet i cilj rada

Svaki posao započinje, obavlja se i završava nekim pisanim dokumentom, što znači da

trebamo osigurati odgovarajuće kolanje dokumenata, njihovo čuvanje te mogućnost ponovnog

korištenja. Dokumetacija kao takva predstavlja temelj funkcioniranja svakog poslovnog

subjekta. Kod mnogih subjekata, posebice kod trgovačkih društva, pitanja u svezi s čuvanjem

i korištenjem dokumentacije nisu riješena na primjeren način. Usmjereni ponajprije na svoju

svakodnevnu djelatnost koja im omogućava egzistenciju i razvoj, zaposlenici često nemaju

vremena za „papire“ i njihovo se kvalitetno sređivanje ostavlja za neka bolja vremena.

Uzimajući u obzir da uredski zaposlenici troše i do osam sati tjedno tražeći dokumente

što uzrokuje enorman gubitak vremena, novca, smanjenu učinkovitost, stres te imajući u vidu

koliko informacije danas vrijede te kako moraju biti dostupne u bilo koje vrijeme i na bilo

kojem mjestu i obliku, cilj je brzo i lako pronaći odgovarajuće informacije radi poduzimanja

konkretnih akcija. Cilj svakog poduzeća je također stvoriti sustav koji će proizvesti pravu

informaciju i dostaviti je pravodobno na pravo mjesto unutar ili izvan organizacije uz

minimalne troškove.

Kako bismo prošili znanje iz kolegija: „Upravljanje poslovnim dokumentima“,

odlučili smo detaljnije proučiti Google Drive, web servis za obradu i pohranu dokumenata.

1.2. Izvori podataka i metode prikupljanja

Kao izvori podataka služile su nam baze podataka kao EBSCO, Emerald i

Google Scholar, internetske stranice Google Inc. i službene stranice Google Drive-a, te

koristimo i svoje vlastito iskustvo. Svi podaci su sakupljeni sa interneta.

1.3. Sadržaj i struktura rada

U prvom dijelu našeg rada objasnit ćemo što je upravljanje dokumentima, kako

prihvaćanje sustava za upravljanje dokumentima se pozitivno odražava na poslovanje

poslovnih subjekata. Reći ćemo nešto o tehnološkom okviru i kratkom razvoju web servisa

Google Drive. Poslije ćemo detaljno razraditi temu, objasniti ćemo koje su to osnovne radnje

u Google Drive-u te svaku obrazložiti. Definirat ćemo funkcije, primjenu sustava, te kreirati

profil na Google-u. Napraviti ćemo SWOT analizu, predstaviti pozitivne i negativne strane

ovog web servisa, iskazati moguće troškove, te kako vidimo budućnost razvoja Google Drive-

a. Na kraju rada napisat ćemo zaključak, literaturu te staviti svoje životopise.

2

2. KRATKI OPIS WEB SERVISA

Google Drive je servis za pohranu i dijeljenje datoteka u oblaku kojeg je pokrenuo

Google. Drive zamjenjuje Google Docs kad ga jednom aktiviramo. Služi za sinkronizaciju,

dijeljenje i izmjenu ili izradu podataka i dokumenata između više računala i/ili korisnika.

Osim na računalu, Google Drive se koristi na tabletima i pametnim telefonima. Korisnik ovog

web servisa može biti bilo tko sa otvorenim Google računom uključujući i zaposlene osobe u

nekom poduzeću.

2.1. Link Web servisa

Ovom web servisu se može pristupiti preko internet stranice

https://drive.google.com1/ , ali i preko Google računa ako ga korisnik već ima.

2.2. Ekranski prikaz početne stranice Google Drive-a

Slika 1. Naslavna strana Google Drive-a2

1 Internetska stranica https://drive.google.com/

2 Internetska stranica https://drive.google.com/

3

3. TEHNOLOŠKI OKVIR

Google je kompanija koja se među prvima susrela sa problemom premalog prostora te

neefikasnom distribucijom podataka. Odgovor je stigao 2003. godine kada su Google-ovi

inžinjeri osmislili distribucijski sistem, koji odgovara upravo Google-ovom centralnom

pohranjivanju podataka pod nazivom Google File System (GFS).3

Premda se ne zna puno o samom GFS-u poznato je kako služi kao temelj svih oblak

usluga u sklopu Google-a, uljučujući i BigTable bazu podataka, AppEngine platformu te

pruža potrebne informacije za Google-ovu poznatu tražilicu.

GFS-om se zapravo postigla centralizacija podataka iz nebrojenih, jefitnig i

nepouzdanih servera u nekoliko pouzdanih „data store“ kapacitteta po nekoliko stotina

terabajta podataka sa minimalnim mogućnostima za pogrešno spremanje ili gubljenje

podataka pri velikim brzinama prijenosa podataka.

GFS glavni server je sa svojim manjim serverima temelj i za Google Drive pošto

Google spaja sve svoje usluge na jedan račun.

3 Internetska stranica: http://arstechnica.com/business/2012/01/the-big-disk-drive-in-the-

sky-how-the-giants-of-the-web-store-big-data/

4

4. KRATAK RAZVOJ

Google-u je trebalo sedam godina da do kraja osmisli, izradi i pusti u pogon Google

Drive. U ovom odlomku ćemo nešto više reći i tome dugom procesu.

Google Drive ili Google Disk je zapravo Google Docs sa poboljšanim funkcijama

pohrane podataka. Google Docs potiče od dva odvojena proizvoda, Writley i Google

proračunskih tablica. Writley je bio online procesor riječi stvoren od kompanije Upstartle koja

ga je pustila u pogon u kolovozu 2006.godine. Google proračunske tabilce, koje je Google

predstvaio 6.srpnja 2006. godine potiču iz proizvoda XL2Web kompanije 2Web

Technologies.4 Iste godine Google kupuje Upstartle i njihov proizvod Writley te ga integrira

sa svojim Google Accounts.

Google proračunske tablice je prva komponenta koja je ušla u Google Docs. U

početku njihova uporaba je bila ograničena samo za određeni broj korisnika. Nakon

provedenog testnog perioda beta verzija Google Docs-a je dostupna svim Google Account

korisnicima. U lipnju 2007. godine Google Docs je dostupan i Google Apps korisnicima.

Nakon nekoliko godina stagnacije ove usluge Google 2010. godine objavljuje kako su

Google Docs podržava sve tipove podataka te pruža 1 gigabajt besplatnog prostora uz

mogućnost kupnje dodatnih gigabajta po cijeni od 0.25 USD po gigabajtu. 2010. godine

Google preuzima kompaniju DocVerse i njen program. Taj program dopušta ili omogućuje

zajednički rad nekoliko korisnika na Microsoft Office formatima kao što su Word, Excel i

PowerPoint.

Konačno 26. travnja 2012. godine Google predstavlja Google Drive koji asimilira i

Google Docs. Od svibnja 2013. godine Google je predstavio spajanje svojih usluga kao

Gmail, Google Drive i Google+ Photos omogučujući korisnicima čak 15 gigabajta slobodnom

prostora za sve usluge unutar Google Drive-a.

4 Internetska stranica Wikipedie: http://en.wikipedia.org/wiki/Google_Drive

5

5. OPIS PROBLEMA KOJI SE RJEŠAVA UPORABOM GOOGLE DRIVE-a

Kao što je predstavljeno Google Drive mogu koristiti koji to žele: učenici, studenti,

zaposlenici, poduzeća i itd. Ovdje ćemo se posvetiti zaposlenima i poduzećima kako bi vidjeli

kako Google Drive može pomoći poduzeću u bržem i efikasnijem cirkuliranju dokumenata i

podataka, njihovog prikupljanja i same obrade.

Uz standardno sastavljanje dokumenata u Wordu i Excelu omogučeno je i djeljenje

podataka putem poveznice za skidanje ili dopuštanjem određenih radnji drugima na

određenom Google Drive-u. Samim time dolazi do značajnog smanjenja vremena koji

zaposlenici gube na pronalaske printanih kopija raznih dokumenata. Na Drive je moguće i

uploadati i skenirane dokumente koji se mogu isto tako djeliti kao i ostali dokumenti. Time

dolazi do smanjenja troškova daljnih printanja i distribucije te se podiže efikasnost u radu

svakog zaposlenika.

Još jedna od dobrih usluga koje pruža Google Drive je i mogućnost izrade anketa ili

formi. Konkretno ako poduzeće ima odjel upravljanje ljudskim resursima, taj sektor može

propitkivati stanje u poduzeću putem anketa direktno od svojih zaposlenika. To je moguće i

anonimno jer podaci koji se spremaju u proračunsku tablice ankete ne pohranjuju podatke o

samom zaposlenom. Naravno koristi su najviše ušteda vremena i smanjenje troškova

distribucijom anketa po poduzeću.

Ako poduzeće ne koristi Google Drive teže će doći do konkretnih ušteda u svom

internom poslovanju, neće moći efektivnije dostavljati dokumente i neće moći podići

proizvodnost svojih radnika i njihov efikasniji rad.

6

6. RAZRADA TEME- FUNKCIONALNOSTI

6.1. Detaljni opis

Google Drive radi na principu danas sve više popularnog Cloud-a ili oblaka. To je

jednostavno rečeno online servis sa izradu,obradu i distribuciju dokumenata.U sklopu

osnovnog Google Drive mogu se koristiti osnovne Microsoft Office usluge kao što su: Word,

Excell, PowerPoint, Forms te Drawing kao što je prikazano na slici 2.

Slika 2. Osnovni paket aplikacija na Google Drive-u

Google Drive se može i povećati te su aplikacije poredane u deset kategorija: By

Google, Business tools, Education, Entertainment, Games, Life Style, News & Weather,

Productivity, Social & Communication i Utilities. U Business tools kao dio koji nas zanima

spada 13 aplikacija koji se mogu povezati sa Google Drive-om, a odnose se na pojedini sektor

poduzeća kao što je prikazano na slici 3.

7

Slika 3. Business tools izbornik

Svaki korisnik bilo fizička ili pravna osoba može kupiti dodatni prostor na Google

Drive-u. Najveća količina prostora za pravnu osobu iznosi 16 terabajta za što plača 1430

USD mjesečno, kao što je prikazano na slici 4.

Slika 4. Cjenik usluge povečanja prostora izražen u dolarima za svaki mjesec

8

6.2. Opis funkcionalnosti

Upravljanje dokumentima je niz funkcija i postupaka kojima se osigurava da

postojeći dokumenti budu zaštićeni, dostupni i u sustavu prisutni u onom obliku i količini koji

odgovaraju potrebama korisnika. Većina ovih funkcija dijelom se implementira u fazi

oblikovanja sustava kroz definiciju pravila i izradu pomoćnih evidencija i dokumenata koji se

u fazi upravljanja u idealnom slučaju samo primjenjuju i održavaju. Osnovne radnju u sklopu

upravljanja dokumentima jesu:

a) Odlaganje dokumenata- Slika 5

Slika 5. Prikaz odlaganja dokumenata na Google drive

b) Zaštita i migracija- Svaka datoteka se može posebno zaštiti tako da se za svaku od njih

odredi tko može vidjeti i tko može čak i raditi te dopunjavati dokument. Taj postupak

prikazuju slika 6. Postupak se sastoji od toga da u otvorene izbornike se treba samo upisati

ime osobe ili mail osobe kojoj želite nešto zabraniti i tako zaštiti svoj dokument ( Who can

access i invite people) ili ju želite ovlastiti da može korigirati vaše dokumente i distribuirati

ih putem poveznice za skidanje kao što je prikazano na slikama.

9

Slika 6. Osnovni izbonik. Najprije kliknuti na ikonu označenu strelicom

c) Korištenje i diseminacija: Svaki dokument npr. MO Word koji odložite na Drive i njegovi

odabirom ne možete modificirati jer je zaštičen od modificiranja od strane drugih korisnika

koji imaju pristup vašem Drive-u. Kako bi to ukinuli morate označiti dokument u glavnom

izborniku, pritisnuti desnu tipku miša te odabrati Open with te kliknuti na Google Sheets.

Time se otvara nova Excell tablica po kojoj možete raditi promjene koje god želite. Nakon

toga se možete vratiti na korake Slike 6. i dalje možete nesmetano koristiti vaš dokument.

Slika 7. Otvaranje odložennog dokumenta za slobodan rad.

10

d) Izlučivanje i uništenje, odnosno predaja dokumenata.5 Dokumenti se na Google Drive

mogu jednostavno izbrisati kaona slici 8. Postupak je sljedeći: prvo u glavnom izborniku

odaberete dokument koji želite izbrisati te kliknete na ikonu kante za smeće. Drive automatski

baca dokument ili datoteku u Smeće iz kojeg istu datoteku možete lako vratiti ako zatreba u

budućnosti.

Slika.8. Postupak brisanja dokumenata i datoteka sa Google Drive-a

Svaki od ovih postupaka ovisan je o načinu kako je predviđen u fazi oblikovanja

sustava. Ako je u toj fazi nešto ispušteno, ovdje će biti potrebno otkloniti taj nedostatak.

Elektroničke dokumente lako je mijenjati, brisati i prepravljati. Ako je riječ o radnim

verzijama dokumenata, to će njihovo svojstvo znatno olakšati izradu dokumenta, osobito ako

na dokumentu radi više osoba. Jednom kad je dokument završen i evidentiran, treba

onemogućiti svaku izmjenu sadržaja ili oblika dokumenta.6

6.3. Desktop aplikacije

Jedina desktop aplikacija koju trenutno nudi Google Drive je Google Drive for PC.

Lako je se može skinuti pri prvom ulazu na račun Drive-a. Kada se skine i instalira, prikazati

5 Ivan Jelić, Boris Dokić; Alati za upravljanje dokumentima (DMS), seminarski rad, Osijek, Sveučilište Josipa Jurja

Strossmayera u Osijeku, 2009., str. 6. 6 Rubčić, D. et al. (1999.) Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i ustanovama:

Modernizacija obrade i pohrane dokumenata, Zagreb: Informator, str. 42.

11

će se na traci izbornika u prepoznatljivoj Google Drive ikonici baš kao što je prikazano na

slici 9.

Slika 9. Download PC aplikacije i prikaz na alatnoj traci.

Google nudi i instaliranje aplikacije na pametne mobitele koji bi također sinkronizirao

podatke sa mobitela ili tableta na oblak.

Na Windows 8 operacijskim sustavima Google Drive aplikacije su prikazane u Start

izborniku isto kao i klasični programi na starijim verzijama operacijskih sustava Windows. Pri

radu na Windows 8 operacijskom sustavu sav rad na aplikaciji se automatski sinkronizira sa

oblakom.

12

7. KREIRANJE PROFILA

U prošlosti su korisnici Google-a morali imati različiti račun za različite usluge koje je

pružao. zadnjih godinu dana Google je spojio svaki taj korisnički račun u jedan, te tako sada

pojedinac ima jedan račun za sedam Google usluga: Google tražilicu, Gmail, Google Disk,

Youtube, Google karte i društvenu mrežu Google+.

Korisnikom Google-a se postaje jednostavno. Kada otvorite Google u desnom

gornjem kutu će se pojaviti ikona SIGN IN ili Prijavite se. Kad kliknete na tu ikonu otvoriti će

se izbornik ispod kojeg piše „Create an account“. Kao na slici 9.

Slika 10. Glavni izbornik te „Create an account“ poveznica.

Nakon što se otvori poveznica, moraju se ispuniti sva polja koja su tražena te upisati

sigurnosnu riječ kako bi dokazali da niste robot.( Slika 10.) Nakon potvrde podataka pojaviti

će se stranica kao na slici 11. koja potvrđuje da je korisnički račun dobro napravljen. Kada se

ulogira sa novi korisničkim imenom na Google na izborniku kao na slici 12. treba se kliknuti

na Google Drive ili Google Disk. Kako bi mogli koristiti Google Drive najprije morate kao

novi član Google-a skinuti Google Drive na PC/MAC ,andriod ili iOS uređaje kako bi mogli

sinkronizirati i lakše odlagati dokumente na sam Drive. Kao na slici 13.

Nakon što počnete koristiti i raditi na Google Drive-u web servis će izgledati

približno slično kao na slici 14. organizirano, pregledno i jednostavno.

13

Slika 11. Registracija novog korisnika.

Slika 12. Potvrda novog korisnika.

14

Slika 13. Osnovni izbornik nakon ulaska na korisnički račun

Slika 14. Zadnji uvjet za slobodno kretanje Drive-om, instalacija na računalo, tablet ili

mobitel.

15

Slika 15. Izgled Google Drive kada se koristi

16

8. POSLOVNA PRIMJENA

Sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima počeli su se koristiti u

organizacijama koje su radile sa velikim količinama dokumentacije na raznim medijima

(papirnati dokumenti, mikrofilmovi, rendgenske slike i ostali mediji) i čiji su procesi ovisili o

toj dokumentaciji. Razlog uvođenja bilo je povećanje produktivnosti u radu s dokumentima,

tj. lakše snalaženje i rad s velikom količinom dokumenata. Efikasnije upravljanje

dokumentima omogućilo je organizacijama bolju efiksnost i produktivnost na razini cijele

organizacije, te je utjecala na smanjenje troškova poslovanja. U 80-im godinama to su bile

avionske kompanije, farmaceutska industrija i financijske institucije.7 Farmaceutske

kompanije generiraju velike količine dokumenata u istraživanju i razvoju novih lijekova.

Priručnici koje izdaju avio-kompanije sadrže goleme količine tehničkih članaka i ilustracija, a

financijske institucije svakodnevno obrađuju tisuće papirnatih dokumenata kao što su odštetni

zahtjevi, dokumenti nastali trgovanjem na burzama.8

Ovisno o vrsti i veličini organizacije, njezinu poslovnom procesu i okolini te

postojećem načinu obrade i upravljanje dokumentima, moguće je odrediti različite ciljeve koji

se žele postići uvođenjem novog sustava:

• Brži i lakši pristup informacijama i dokumentima

• Racionalizacija postupaka obrade dokumentima

• Racionalno i cjelovito upravljanje dokumentacijom

• Dijeljenje informacijskih resursa i kooperativni rad

• Integracija poslovnog procesa sa sustavom za upravljanje dokumentacijom

• Trajna zaštita dokumentacije.9

Pristup pouzdanim i potpunim informacijama i racionalizacija upravljanja

dokumentacijom mogu se smatrati funkcijama koje se očekuju od svakog uspješnog sustava

za upravljanje dokumentima. One zahtjevaju mala ulaganja, njihovo uvođenje je razmjerno

jednostavno te su stoga trenutno i najzastupljeniji sustavi, najčešće baze podataka, u kojima se

7 Glazer David, Jenkis Tom, Schaper Hartmut, Enterprise management Technology: What you need to know,

Open Text, Fourth printing, 2005, str. 89. 8 Saša Murk, Poboljšanje poslovnih procesa uvođenjem sustava za upravljanja dokumentima, završni rad,

Fakultet organizacije i informatike, Varaždin, 2011., str.10 9 Rubčić, D. et al. (1999.) Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i ustanovama:

Modernizacija obrade i pohrane dokumenata, Zagreb: Informator, str. 42.

17

dokumenti evidentiraju prema svojim bitnim obilježjima i organiziranju prema

odgovarajućem planu odlaganja, odnosno registraturnom planu.

Organizacije koje danas imaju napredniji sustav koji obogućuje potpunu obradu i

kooperativni rad na dokumentu, proslijeđivanje i odlaganje dokumenta u sklopu uobičajenog

radnog procesa, najčešće su započele svoj informatički razvoj upravo jednostavnim sustavom

smjanjene funkcionalnosti, zasnovanim na ažurnoj evidenciji koja je dostupna kao osnovno

pomagalo za lakši pristup informacijama. Primjena ostalih funkcija u integriranom sustavu

nešto je složenija i daleko ovisnija o načinu na koji organizacija radi, jer je riječ o integraciji

poslovnog i dokumentacijskog sustava koja se može razlikovati od organizacije do

organizacije.

Problem upravljanja dokumentacijom nije u svim organizacijama jednak. U nekim,

posebice manjim organizacijama, količina važnih dokumenata i učestalost njihova korištenja

nisu takve da bi zahtjevale sustav u kojem će biti integrirane sve funkcije obrade i upravljanja

dokumentima. Ipak i u takvim organizacijama često će se pojaviti poslovne funkcije

zasnovane na intenzivnoj i kooperativnoj obradi dokumenata (npr. projektni uredi i odjeli,

računovodstvo). U takvim slučajevima vrijedi razmisliti o prednostima uvođenja sustava koji

uz evidentiranje i osnovne informacije o dokumentu, omogućuje zajednički rad na

dokumentima, neposredan pristup samim dokumentima, njihovo prosljeđivanje, odlaganje i

trajnu zaštitu. Organizacija treba procijeniti koliko je njezin rad informacijski intenzivan i

kakve bi uštede mogla ostvariti uvođenjem integriranog sustava za obradu i upravljanje

dokumentima.

Organizacije koje proizvode veću količinu dokumenata, imat će i više koristi od

uvođenja integriranih sustava za upravljanje dokumentima. Dokumente kreiraju ili koriste

gotovo sve službe i pojedinci u organizaciji te svi oni u određenoj mjeri sudjeluju u

odgovornosti za ispravno rukovanje dokumentima. Potrebno je odrediti odgovornost za sustav

u cjelini, koja uključuje odgovornost za razvoj, implementaciju, podršku i normalan rad

sustava. Unutar organizacije treba postojati osoba koja je odgovorna i osposobljena za

upravljanje dokumentima i osigurati suradnju s vlastitim ili vanjskim stručnjacima za

informacijsku tehnologiju.

18

9. KONKURENCIJA

Google Drive kao jedan od lidera u pružanju usluga temeljenih na „oblaku“ iz dana u

dan ima sve više i više konkurencije. U ovom poglavlju kratko je objašnjeno 5 konkurenata

Google Drive web servisu

9.1. Dropbox

Dropbox je web servis koji služi za pohranu podataka u „oblaku“ i sinkronizaciju

podataka, to jest, dokumenata. Kao i Drive instalira se na osobno računalno ili andriod uređaje

radi sinkronizacije podataka koji se nalaze na samim uređajima. Razlikuje se od Drive-a po

tome što nudi samo 2 gigabajta slobodnog besplatnog prostora uz mogućnost dograđivanja na

više nekim promotivnim koracima. Dropbox servis se nalazi na interentskoj stranici:

https://www.dropbox.com/; koja izgleda:

Slika 16. Dropbox web servis

9.2. Mega

Mega je usluga za primanje datoteka te nasljednik nekad popularnog, ali ilegalnog

Megauploada. Svaki obični korisnik ovog servisa dobiva 50 gigabajta slobodnog besplatnog

prostora što čini i glavnu razliku u odnosu na Google drive. Mega servisu se može pristupiti

na internetskoj stranici: https://mega.co.nz/; koja izgleda ovako:

19

Slika 17. Mega web serivs

9.3. SkyDrive

SkyDrive je web servis poduzeća Microsoft koji se također temelji na principu

„oblaka“. SkyDrive pruža 7 gigabajta slobodnog prostora uz mogućnost dogradnje 3 gigabajta

besplatnog prostora za učenike i studente. Upravo u tome je i jedina razlika naspram Drive-a.

Internetska stranica ovoga web servisa je: https://login.live.com/login, a izgleda ovako:

Slika 18. SkyDrive web servis

20

9.4. iCloud

iCloud je web servis baziran na „oblaku“ poduzeća Apple Inc. Služi kao platforma za

proizvode Apple-a, to jest, one proizvode koje pokreće iOS: Iphone, Ipad, Ipod, MAC i itd.

Primarno služi za pohranu 5 gigabajta muzike, ali može poslužiti i za pohranu iWork

dokumenata. Razlika između iCloud-a i Drive-a je u tome što Drive podržava android uređaje,

a iCloud iOS uređaje. iCloud se može pronaći na internet stranici: https://www.icloud.com/, a

izgleda ovako:

Slika 19. iCloud web servis, Apple Inc.

9.5. SugarSync

SugarSync je jedini od nabrojenih web servisa koji nije besplatan za bilo kojeg

korisnika. Upravo je to najveća razlika u odnosu na Drive Radi također na principu „oblaka“

te služi za obradu svih vrsta dokumenata i datoteka. Web servis se može pronaći na ovoj

internetskoj stranici: https://www.sugarsync.com/, a stranica izgleda ovako:

21

Slika 20. SugarSync web servis

22

10. POZITIVNE vs. NEGATIVE STRANE

Tabela 1: Pozitivne vs negativne strane

pozitivne negativnealat je besplatan potrebno je platiti za dodatnu

memoriju za pohranu podataka

mogućnost pohrane do 15 GB

ne možemo doći do podataka ako se ne spojimo na Internet

dokumenti su dostupni na webu i stoga su dostupni na bilo kojem računalu nakon prijave na google drive

sigurnost - podaci mogu biti iskorišteni od strane neke organizacije ili države

mobilna aplikacija za Android i iOS uređaje

sporo skidanje i učitavanje

moguće ga je koristit na računalima koji koriste Windows XP, Windows Vista, Windows Vista, Mac OS X Lion ili Snow Leopard

netko može ući u naš Google račun te obrisati podatke ili ubaciti virus

prihvaća mnoge veličine formata: .jpeg, .bmp, .txt, .doc, .html,.ppt, .xls, .pdf, .rar, .zip

Google Docs lošija inačica Microsoft Office-a

Google dokumeti, tablice i prezentacije automatski se spremaju i prate svaku promjenu i to zauvijek

Google ima pristup svim našim podacima koji su pohranjeni

omogućuje povezivanje s drugima putem chata

nemogućnost otvaranja MP3 datoteke

integracija Google Drive-a s Google aplikacijom

ne podržava Linux sustav

jednostavan za upotrebu dijeljenje podataka mogu samo putem Web aplikacije

23

11. SWOT ANALIZA

Tabela 2: Swot analiza

Snaga Slabostipristup podacima s bilo kojeg računala uz pomoć Internet veze

nemoguć rad na Linux sustavu, već samo na Android i iOS sustavu

prihvaća veličine formata: .jpg, .jpeg, .bmp, .ppt, .zip, .doc, .xls i mnoge druge

dodatna memorija koja se plaća skuplja je od SkyDrive-a

u odnosu na konkurente, nudi najviše prostora za pohranu i to besplatno (15 GB)

ne podržava MP3 datoteke

mnoštvo aplikacija (Docs, Spreadsheets, Picmonkey, DocSign)

slaba zastupljenost na područjima Afrike, dijela Rusije

trajno čuva podatke Google može iskoristiti podatke pohranjene na disku

Prilike Prijetnjepristupanje podacima s mobilnog uređaja

mogućnost krađe podataka

povezivanje s drugim korisnicima putem chata

ima boljih konkurenata

sigurno pohranjivanje podatka sporije učitavanje i skidanje podataka u odnosu na neke konkurente

proširiti se na područje Afrike i Rusije

sve veća konkurencija

imidž i reputacija uvelike ovise o broju postojećih i novih korisnika

problem privatnosti

24

12. TROŠKOVI, POKAZATELJI POSLOVANJA, USPJEŠNOST

Troškovi pokretanja Google Drive-a nisu poznati javnosti. Kada se govori o

pokazateljima poslovanja, može se spomenuti cijena dionice Google-a na burzi iznosi preko

$1000. 2012.godine, kad je pokrenut, Google Drive nudio je svega 5 GB, a danas nudi čak 15

GB i to besplatno. Postoji mogućnost kupnje dodatnog prostora za pohranu po cijenama:

Tabela 3: Cijena naplaćivanja slobodnog prostora (Google Drive)

100 GB 200 GB 400 GB 1 TB$4,99month $9,99month $19,99month $49,99month

2 TB 4 TB 8 TB 16 TB$99,99month $199,99month $399,99month $799,99month

Pokazatelji uspješnosti najbolje se očituju u broju korisnika koji danas koristi Google

Drive, a taj broj premašuje 120 milijuna korisnika. Zbog svojih naprednih mogućnosti koje

posjeduje u odnosu na konkurenciju i stalnim daljnjim usavršavanjem i poboljšavanjem

kvalitete usluge,taj broj i dalje raste.

25

13. MOGUĆNOST NADOGRADNJE FUNKCIONALNOSTI U BUDUĆNOSTI

13.1 Razvojni smjer Google Drive-a

Google Drive namijenjen je svim osobama, od učenika, studenata, poslovnih ljudi do

poslovnih poduzeća. On im nudi brojne mogućnosti i alate kako bi na što bolji način

omogućio svakodnevni rad. Upravo zbog velikog broja korisnika, ali i velike konkurencije,

Google radi na usavršavanju postojećih alata i stvaranju novih. Postoji još mnogo prostora na

kojima bi se Google Drive mogao poboljšati. Moglo bi se poraditi na glazbenoj aplikaciji

kojom bi bilo omogućeno uploudanje i preslušavanje glazbenih datoteka .mp3 ili .wma

formata. To zasada još uvijek nije moguće, a uvođenjem ovakve novine stekao bi još više

kornisnika. Kako neki konkurenti imaju veću količinu ponuđenog i besplatnog prostora

(Google Drive 15GB) za očekivati je da će Google u skoroj budućnosti povečati prostor svog

oblaka.

Google priprema te se očekuje uvođenje tako zvanog Activity stream-a koji

omogučuje pregledavanje aktivnosti ostalih korisnika kojima su odobrene ovlasti

pregledavanja i dopunjavanja određenih dokumenata.

Poželjno bi bilo i povećanje brzine rada same aplikacije, makar to ne ovisi samo i

„težini“ iste. Jednostavnijom i poboljšanom verzijom Google Drive-a postigla bi se veća

zadovoljnost korisnika koji bi prije izvršavali svoje obveze koje rade na samoj aplikaciji.

Očekuje se i ubrzanje te povečanje Microsoft Office programa, to jest, pružiti sve

usluge koje su dostupne i na PC verzijama programa. Posvetiti bi se trebalo primarno Excellu

kojemu treba omogućiti više prostora na samoj stranici te ubrzanje rada. U Powerpointu se

očekuje pružanje više pozadina kao i na PC verzijama.

Jedan veliki problem predstavlja i potencionalni nedostatak WiFi veze, to jest,

interneta. Još uvijek nije moguće raditi na aplikaciji offline. To bi se prema navodima

Google-a trebalo promijeniti tako da se radi na dva naćina. Prvi način bi bio putem Google

Chrome-a. Offline putem bi se napravilo što bi trebalo te bi se spajanjem na WiFi aplikacija

automatski sinkronizirala dokumente na oblak.

26

13.2. Moguće nadogradnje

Kada bi se korisnicima omogućio još veći i brži pristup Internetu i kada bi se

Internetom povezali dijelovi svijeta koji još nemaju Internet ili im je on ograničen, broj

korisnika bi još više porastao. Najbolji primjeri su zemlje Afrike te dijelovi Rusije. Takva

područja gotova da i nemaju informacijsku tehnologiju, a prostorno su velika, s velikim

brojem ljudi. Opskrbljivanjem takvih prostora tehnologijom, ali i edukacijom, Google, pa

samim time i Googla Drive, dobili bi veliki broj novih korisnika.

27

14. ZAKLJUČAK

Sve više korisnika računala svoje podatke sprema u tkz. „oblak“. Posljednjih nekoliko

godina sve se više razvijaju servisi za pohranu podataka i konkurencija među njima je sve

veća. Međusobno se razlikuju po veličini memorije, cijeni, brzini učitavanja i skidanja

podataka, funkcionalnosti itd. Najpoznatiji servisi za pohranu podataka su Dropbox,

SkyDrive, iCloud, SugarSync te Google Drive.

Google Drive je predstavljen u travnju 2012.godine i već je tada bilo jasno da će

postati jedan od vodećih na tom tržištu. Istaknuo se nekim karakteristikama koje konkurencija

nije imala ili je imao bolje od konkurencije. Među te karakteristike se uvrštava besplatna

memorija od 15 GB, povezan je sa Google Docs-om, Gmail-om, trajno se čuvaju podaci te

ukoliko nekome nije dovoljno 15 GB memorije, može se odlučiti za kupnju dodatne

memorije, čak do 16 TB i to po povoljnijim cijenama od konkurencije.

Usprkos ovim pozitivnim karakteristika, Google Drive sadrži i neke negativne

karakteristike zbog čega se neki ljudi i dalje odlučuju za drugi servis. Veliki problem se

postavlja kod pitanja sigurnosti podataka, tko konrolira te tko ima pristup podacima

pohranjenim u online prostoru. Često se spominjalo da pristup tim podacima imaju čak i neke

organizacije te država i da oni mogu biti iskorišteni u negativne svrhe.

Kako bi očuvao svoju reputaciju, Google bi trebao precizno definirati uvjete i prava

korištenja Google Drive-a te na taj način ohrabriti ljude i riješiti ih nedoumica oko korištenja

Google Drive-a.

28

15. LITERATURA

1. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica Google Inc. www.google.com

2. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica Wikipedie www.wikipedia.com

3. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica The Guardian-a www.theguardian.com

4. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica www.hongkiat.com

5. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica www.ycharts.com

6. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica www.freshmethod.com.au

7. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica www.newsome.com

8. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica www.dropbox.com

9. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica https://mega.co.nz/;

10. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica https://login.live.com/login

11. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica https://www.icloud.com/

12. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica https://www.sugarsync.com/

13. Pogledano 26.11.2013. internetska stranica

http://arstechnica.com/business/2012/01/the-big-disk-drive-in-the-sky-how-the-giants-

of-the-web-store-big-data/

14. Ivan Jelić, Boris Dokić; Alati za upravljanje dokumentima (DMS), seminarski rad,

Osijek, Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku, 2009., str. 6.

15. Rubčić, D. et al. (1999.) Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i

ustanovama: Modernizacija obrade i pohrane dokumenata, Zagreb: Informator, str. 42.

16. Glazer David, Jenkis Tom, Schaper Hartmut, Enterprise management Technology:

What you need to know, Open Text, Fourth printing, 2005, str. 89.

17. Saša Murk, Poboljšanje poslovnih procesa uvođenjem sustava za upravljanja

dokumentima, završni rad, Fakultet organizacije i informatike, Varaždin, 2011., str.10

18. Rubčić, D. et al. (1999.) Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i

ustanovama: Modernizacija obrade i pohrane dokumenata, Zagreb: Informator, str. 42.

Popis tablica:

Tablica 1: Pozitivne vs negativne strane

Tablica 2: Swot analiza

Tablica 3: Cijena naplaćivanja dodatnog prostora (Google Drive)

29

Popis slika:

1. Slika 1. Naslavna strana Google Drive-a

2. Slika 2. Osnovni paket aplikacija na Google Drive-u

3. Slika 3. Business tools izbornik

4. Slika 4. Slika 4. Cjenik usluge povečanja prostora izražen u dolarima za svaki

mjesec

5. Slika 5. Prikaz odlaganja dokumenata na Google drive

6. Slika 6. Osnovni izbonik. Najprije kliknuti na ikonu označenu strelicom

7. Slika 7. Otvaranje odložennog dokumenta za slobodan rad

8. Slika 8. Postupak brisanja dokumenata i datoteka sa Google Drive-a

9. Slika 9. Download PC aplikacije i prikaz na alatnoj traci.

10. Slika 10. Glavni izbornik te „Create an account“ poveznica

11. Slika 11. Registracija novog korisnika

12. Slika 12. Potvrda novog korisnika

13. Slika 13. Osnovni izbornik nakon ulaska na korisnički račun

14. Slika 14. Zadnji uvjet za slobodno kretanje Drive-om, instalacija na računalo,

tablet ili mobitel

15. Slika 15. Izgled Google Drive kada se koristi

16. Slika 16. Dropbox web servis

17. Slika 17. Mega web serivs

18. Slika 18. SkyDrive web servis

19. Slika 19. iCloud web servis, Apple Inc

20. Slika 20. SugarSync web servis

30

16. ŽIVOTOPIS

OSOBNE INFORMACIJE Canjuga Zvonimir Ljudevita Gaja 104, 44320 Kutina (Hrvatska)

+385 44654085

zvonimir.canjuga@gmail.com

https://www.facebook.com/zvonimir.canjuga

Skype zvonazvanbaja

OBRAZOVANJE Ekonomska škola Kutina 2006-2010 Ekonomski Fakultet Zagreb 2010-

2010 – 2010 Studentski radnik

McDonalds, Zagreb (Hrvatska)

2012 – 2012 Studentski radnik

Hennes & Mauritz, Zagreb (Hrvatska)

Materinski jezik Ostali jezici RAZUMIJEVANJE GOVOR PISANJE

Slušanje Čitanje Govorna interakcija

Govorna produkcija

engleski C2 C2 C1 B2 B2

Stupnjevi: A1/A2: Početnik - B1/B2: Samostalni korisnik - C1/C2 Iskusni korisnik Zajednički europski referentni okvir za jezike

Organizacijske / rukovoditeljske vještine

Član predsjedništva i predsjednik Studentske udruge AEGEE-Zagreb

Računalne vještine MS Office, Interenet

31

OSOBNE INFORMACIJE Lovrić Valentina

Ivana Šimunovića 5, 10360 Zagreb (Hrvatska)

2003-218

valentina.lovric@hotmail.com

Spol Žensko

Datum rođenja 12.12.1992.

Državljanstvo hrvatsko

RADNO ISKUSTVO

OBRAZOVANJE I

OSPOSOBLJAVANJE

OSOBNE VJEŠTINE

RADNO MJESTO NA KOJE SE PRIJAVLJUJETE

2012 Telephone salesperson Meritus plus

2007 – 2011 Srednja škola Sesvete

2011- Ekonomski fakultet Zagreb

Materinski jezik hrvatski

Ostali jezici RAZUMIJEVANJE GOVOR PISANJE

Slušanje Čitanje Govorna interakcija Govorna produkcija

engleski C1 C1 C1 C1 C1

njemački B1 B1 B1 B1 B1

talijanski B1 B1 B1 B1 B1

Komunikacijske vještine Komunikativna i društvena osoba

Računalne vještine MS Office, internet

Ostale vještine Članica i asistentica u Klubu mažoretkinja Sesvećanke

32

17. SAŽETAK

U ovom radu analizar je web servis Google Drive. On služi kao online prostor za

pohranu podataka. Na taj način, korisnici Google Drive mogu pristupiti svojim podacima

putem bilo kojeg računala na bilo kojem mjestu u bilo koje vrijeme. Jedino što im treba je

internetska vježba te je potrebno ulogirati se na svoj račun. Na taj način svi njihovi podaci su

im lako dostupni. Google Drive namijenjen je svim korisnicima računala i ono što je

najvažnije, nudi 15 GB potpuno besplatno. Čim se pojavio na tržištu, Google Drive postao je

velika konkurencija drugim web servisima ovakve vrste na tržištu, između ostaloga i

poznatome DropBoxu.

U uvodnom dijelu ovog rada objašnjen je predmet i cilj rada, zatim su objašnjeni

izvori podataka koji su poslužili kao baza za izradu ovog rada ( Emerald, EBSCO, službene

stranice Google Drive-a..,) ,metode prikupljanja podataka te naposljetku sadržaj i struktura

rada.

U tehnološkom okviru i razvoju objašnjen je razvoj od pojave glavnog servera GFS pa

do samog Google Drive-a. Google Drive služi kao pomoć poduzećima, zaposlenicima,

studentima i ostalima za rješavanje problema, dijeljenje podataka i još mnogo toga što ovaj

web servis nudi sve u korist zadovoljavanja svojih korisnika. Slijedi prikaz svih

funkcionalnosti koji Google Drive nudi,a to su izrada, obrada i distribucija dokumenata.

Slijedi kreiranje profila gdje se detaljno opisuje na koji način se kreira vlastiti profil.

Navedeni su primjeri gdje se Google Drive može koristiti kao i konkurenti koji su na

tržištu kao što su Dropbox, Mega, SkyDrive, iCloud te mnogi drugi. U tablicama su navedene

pozitivne i negativne stvari kao i Swot analiza sa snagama, slabostima, prilikama i prijetnjama

u okolini. Na kraju je rečeno nešto pokazateljima uspjeha kao i o mogućnošću nadogradnje

funksionalnosti u budućnosti.

33

Handsout PowerPoint prezentacije o Google Drive

GOOGLE DRIVE

Lovrić Valentina

Canjuga Zvonimir

Sadržaj

1. O autorima

2. Link i ekranski prikaz web servisa

3. Kratak opis web serisa

4. Registracija

5. Funkcionalnosti

6. Prednosti i nedostaci

O autorima

Valentina Lovrić Zvonimir Canjuga

•12.12.1992.

•Zagreb

•Srednja škola Sesvete

•17.06.1991.

•Kutina

•Ekonomska škola Kutina

Link web servisa

• https://drive.google.com

Kratki opis web servisa

• Google Drive je servis za pohranu i dijeljenje

datoteka u oblaku kojeg je pokrenuo Google

2012. godine

• Zamjenjuje Google Docs

• Služi za sinkronizaciju, dijeljenje i izmjenu ili

izradu podataka i dokumenata između više

računala i/ili korisnika

• 15 Gb slobodnog prostora

Registracija na Drive•Posjetite stranicu https://accounts.google.com

•Kliknuti na Create an acoount

34

•Ispuniti sve tražene podatke

•Paziti na dostupnost username i jačinu zaporke

•Kliknuti na Get Started ili na ikonu u gornjem desnom

kutu

•Izaberite Google Drive ikonu ( drugi red 3. ikona)

• Potrebno je skinuti Desktop aplikaciju

•Nakon instaliranja ikona se nalazi na traci izbornika

• Google Drive nakon instaliranja desktop aplikacije

Funkcionalnosti

• Odlaganje dokumenata

• Zaštita

• Djeljenje datoteka i dokumenata

• Brisanje datoteka i dokumenata

• Rad na MS Office programima u sklopu Drive-

a

35

Odlaganje dokumenata

• Odlaganje dokumenata pokrećemo klikom na označenu ikonu

Zaštita i djeljenje • Dijeliti i zaštiti dokumente se može na označenu ikonu ili desnim klikom miša na opciju

Share

Brisanje datoteka i dokumenata

• Brisanje klikom na označenu ikonu ili desni klik miša na opciju DELETE

Rad na MS Office-u• Princip isti kao i na PC verzijama ( Word, Presentation, Spreadsheet i Drawing

• Još nisu omogućene sve funkcije kao u Microsoft Office

• Konstantno spremanje podataka kako nebi došlo do gubitka podataka

• Opasnost od gubljenja internet konakcije

36

• Razni online dodaci za Google Drive

Prednosti i nedostacipozitivne negativne

alat je besplatan potrebno je platiti za dodatnu memoriju za pohranu podataka

mogućnost pohrane do 15 GB

ne možemo doći do podataka ako se ne spojimo na Internet

dokumenti su dostupni na webu i stoga su dostupni na bilo kojem računalu nakon prijave na google drive

sigurnost - podaci mogu biti iskorišteni od strane neke organizacije ili države

mobilna aplikacija za Android i iOS uređaje

sporo skidanje i učitavanje

moguće ga je koristit na računalima koji koriste Windows XP, Windows Vista, Windows Vista, Mac OS X Lion ili Snow Leopard

netko može ući u naš Google račun te obrisati podatke ili ubaciti virus

prihvaća mnoge veličine formata: .jpeg, .bmp, .txt, .doc, .html,.ppt, .xls, .pdf, .rar, .zip

Google Docs lošija inačica Microsoft Office-a

Google dokumeti, tablice i prezentacije automatski se spremaju i prate svaku promjenu i to zauvijek

Google ima pristup svim našim podacima koji su pohranjeni

omogućuje povezivanje s drugima putem chata

nemogućnost otvaranja MP3 datoteke

integracija Google Drive-a s Google aplikacijom

ne podržava Linux sustav

jednostavan za upotrebu dijeljenje podataka mogu samo putem Web aplikacije

Hvala na pažnji! ☺