3.8 Modul SPIP Pencatatan Yang Akurat Dan Tepat Waktu Atas Transaksi Dan Kejadian

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

PENCATATAN YANG AKURAT DAN TEPAT

WAKTU ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN

(3.8)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/

pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing

subunsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan

acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan subunsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Subunsur

Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan

Kejadian pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan

yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah

dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan dapat

disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang

meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .......................................................... 1

B. Sistematika Pedoman ............................................... 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ................................................................. 5

B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 7

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 8

D. Parameter Penerapan .............................................. 9

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A. Tahap Persiapan ....................................................... 11

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 15

C. Tahap Pelaporan ...................................................... 18

BAB IV PENUTUP

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian iv

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan-kebijakan

dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko, sehingga

membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa telah

diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan dan tepat untuk

meminimalkan risiko. Guna mencegah dan mendeteksi berbagai

penyimpangan yang mungkin timbul dari pelaksanaan transaksi

atau kejadian, harus dilakukan pencatatan yang akurat dan tepat

waktu.

Pencatatan yang akurat dan tepat waktu akan membantu

memastikan tercapainya tujuan instansi pemerintah karena akan:

(a) mampu mengurangi peluang bagi petugas terkait untuk

memanipulasi transaksi; (b) memastikan bahwa transaksi telah

diklasifikasikan dengan tepat; dan (c) memastikan ketepatan

waktu pencatatan transaksi. Dengan dilaksanakannya

pencatatan yang akurat dan tepat waktu, instansi pemerintah

akan memperoleh manfaat berupa peningkatan nilai manfaat

informasi atas transaksi.

Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur harus

dikembangkan guna memberikan arah dan memastikan bahwa

kegiatan pencatatan telah dilakukan secara akurat dan tepat

waktu.


Pedoman ini merupakan jabaran lebih rinci dari Pedoman

Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman ini bertujuan

untuk memberikan acuan teknis dalam mengembangkan dan

melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait pencatatan

transaksi dan kejadian yang penting pada instansi pemerintah.

Penerapan pedoman ini hendaknya disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat

maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan

fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman teknis penyelenggaraan


Kejadian ini, sebagai berikut:

Bab I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,

tujuan, dan ruang lingkup, serta sistematika pedoman.

Bab II GAMBARAN UMUM

Bab ini menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat,

peraturan perundang-undangan terkait, serta parameter

penerapan.

Bab III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur

Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas

Transaksi dan Kejadian, yang terdiri dari tahap

persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.


BAB IV PENUTUP

Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas

penggunaan pedoman ini.



BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Kegiatan pengendalian intern, merupakan kebijakan dan

prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya

arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko

yang telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko.

Pengalaman empiris di lapangan, menunjukkan bahwa

terjadinya penyimpangan, kecurangan, atau bahkan korupsi,

salah satu penyebabnya adalah adanya penundaan pencatatan

atas transaksi dan kejadian. Terlebih lagi, jika penundaan

pencatatan dilakukan dalam waktu yang cukup lama akan

menimbulkan peluang yang lebih besar terjadinya manipulasi

transaksi/kejadian, yang pada gilirannya akan dapat

menimbulkan kerugian keuangan negara/daerah.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, transaksi

diartikan sebagai persetujuan jual beli (perdagangan) antara dua

pihak. Transaksi bisa juga diartikan pelunasan (pemberesan)

pembayaran (seperti di bank), sedangkan kejadian dapat

diartikan sebagai suatu peristiwa yang benar-benar terjadi.

Adapun akurat berarti teliti, seksama, cermat, tepat benar.

Pencatatan transaksi dikatakan akurat apabila telah

diklasifikasikan dengan layak dan dikelompokkan dengan benar.

Pengklasifikasian secara layak dan pencatatan telah

dilaksanakan atas keseluruhan siklus transaksi/kejadian yang

meliputi otorisasi, inisiasi, pemrosesan, dan pengklasifikasian


dalam catatan ringkas. Pengklasifikasian yang layak atas setiap

transaksi dan kejadian mencakup pengorganisasian yang baik

atas dokumen asli, catatan-catatan ringkas dan dokumen lain

yang mendukung penyusunan laporan.

Oleh karena itu, harus ada standar pengelompokan data

kode atau bagan perkiraan standar. Bagan Perkiraan Standar

adalah daftar perkiraan buku besar yang ditetapkan dan disusun

secara sistematis untuk memudahkan perencanaan, pelaporan

anggaran, pembukuan, dan pelaporan keuangan pemerintah.

Pencatatan dikatakan tepat waktu apabila transaksi/

kejadian segera dicatat sehingga tetap terjaga relevansi nilai-

nilai serta kegunaannya bagi manajemen dalam mengendalikan

operasi dan mengambil keputusan

Adapun lingkup Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu

atas Transaksi dan Kejadian, meliputi:

a. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi

keuangan;

b. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi dan

pengelolaan barang milik Negara; dan

c. Transaksi dan kejadian operasional lainnya.

Pengertian dari pencatatan yang akurat dan tepat waktu

atas seluruh kejadian dan transaksi adalah pencatatan yang

memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:

a. Pencatatan yang didukung dengan bukti-bukti yang valid,

andal, dan relevan;

b. Pencatatan yang lengkap dan terhindar dari kesalahan

penulisan, misalnya besaran jumlah, nilai, tanggal, dan

sebagainya;


c. Pencatatan yang dalam proses pelaksanaannya

menaati/mengikuti sistem-prosedur pencatatan yang telah

ditetapkan.

Transaksi dan kejadian harus diklasifikasikan dengan tepat

dan segera dicatat sehingga terjaga relevansinya, bernilai, dan

berguna bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan

mengambil keputusan. Seluruh transaksi dan kejadian harus

dicatat dan dilaporkan dengan benar dan tepat waktu, yaitu

dilakukan pencatatan segera setelah transaksi terjadi. Hal ini

sangat penting karena penundaan pencatatan, apalagi dalam

waktu yang cukup lama, akan menimbulkan peluang yang lebih

besar bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi

tersebut. Pengendalian yang efektif atas ketepatan waktu

pencatatan transaksi perlu dilakukan, antara lain melalui

pengecekan secara mendadak di lapangan. Kegiatan inspeksi

mendadak ini dilakukan dalam rangka pengawasan/

pengendalian untuk tujuan preventif, detektif, dan korektif.

Untuk kelancaran dan efektivitas penyelenggaraan kegiatan

pengendalian melalui pencatatan yang akurat dan tepat waktu

tersebut, perlu dituangkan dalam bentuk kebijakan pimpinan

secara tertulis, yang dilengkapi uraian prosedur yang harus

dilaksanakan.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan

Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian adalah untuk

menjamin tersedianya informasi yang relevan dan terpercaya

untuk pengambilan keputusan.


Manfaat penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat

waktu atas transaksi dan kejadian, adalah:

a. Terciptanya klasifikasi dan pencatatan yang tepat untuk

seluruh siklus transaksi atau kejadian, yang mencakup

otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir

dalam pencatatan ikhtisar.

b. Terlaksananya pencatatan atas transaksi dan kejadian yang

diklasifikasi dengan tepat dan dicatat dengan segera

sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna bagi jajaran

pimpinan dalam mengendalikan kegiatan dan mengambil

keputusan.

c. Adanya pengendalian melalui verifikasi yang tepat atas

transaksi dan kejadian, mencakup organisasi dan informasi

pada dokumen sumber, serta pencatatan ikhtisar sebagai

pelaporan.

d. Tersedianya data/informasi yang akurat dan relevan sebagai

bahan pelaporan.

e. Pelaporan yang andal dan valid sebagai bahan pengambilan

keputusan manajemen.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Peraturan tentang penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat

dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian yang dapat

dijadikan acuan antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara;


2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar

Akuntansi Pemerintahan;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah;

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006

tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah,

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam

Negeri Nomor 59 Tahun 2007.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan keberhasilan pelaksanaan

penyelenggaraan sub unsur ini, terdapat beberapa parameter

penerapan, yaitu:

1) Transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan

dicatat dengan segera sehingga tetap relevan, bernilai, dan

berguna bagi pimpinan instansi pemerintah dalam

mengendalikan kegiatan dan dalam pengambilan keputusan.

2) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan untuk

seluruh siklus transaksi atau kejadian yang mencakup

otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir

dalam pencatatan ikhtisar.



BAB III

LANGKAH–LANGKAH PENERAPAN

Dalam bab ini, penerapan sub unsur Pencatatan yang Akurat

dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian tersebut, ditempuh

melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang

ditujukan untuk penyiapan peraturan, SDM, dan rencana

penyelenggaraan; memberikan pemahaman atau kesadaran

yang lebih baik; serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan.

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat

dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan penyelenggaraan

unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan Pencatatan yang

Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian.

A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana Penerapan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,


lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP yang diterbitkan, selanjutnya instansi

pemerintah membuat rencana penyelenggaraannya, yang

antara lain memuat:

a) Jadwal pelaksanaan kegiatan;

b) Waktu yang dibutuhkan;

c) Dana yang perlu dianggarkan; dan

d) Pihak-pihak yang perlu dilibatkan.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu ditetapkan Satuan

Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas

untuk mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,

termasuk penerapan pelaksanaan penyelenggaraan

pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan

kejadian. Satgas tersebut terlebih dahulu diberikan pelatihan

tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat

menyelenggarakannya pada instansi yang bersangkutan.

2. Pemahaman (Knowing)

Tahap pemahaman ini, diawali dengan pengomunikasian

pentingnya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas

Transaksi dan Kejadian, dalam rangka penyediaan informasi

yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan.

Pengomunikasian dapat dilakukan secara terpisah ataupun

bersamaan dengan sosialisasi SPIP.

Untuk memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah dapat

memberikan pemahaman melalui sosialisasi, pendidikan dan

pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan


sebagainya. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk

melakukan pencatatan yang akurat, tepat waktu, bebas dari

kesalahan serta didukung dengan bukti yang valid, dan

relevan.

Pengabaian dalam penyelenggaraan pencatatan yang tertib,

kurang memerhatikan pencatatan transaksi akuntansi dengan

rapi dan benar atau akurat, tentunya menghasilkan informasi

yang menyesatkan bagi proses pengambilan keputusan.

Bahkan, bukan tidak mungkin buruknya penyelenggaraan

pencatatan atas transaksi dan kejadian dapat pula memicu

terjadinya penyelewengan dalam pelaporan keuangan

organisasi. Penundaan yang tidak semestinya dalam

pencatatan, akan menghasilkan informasi yang kehilangan

relevansinya.

Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu

atas Transaksi dan Kejadian, haruslah dilakukan dalam praktik

operasional sehari-hari.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan pemahaman kepada pegawai, diperlukan

suatu pemetaan terhadap pemahaman yang diterima seluruh

pegawai dan pemetaan terhadap keberadaan infrastruktur

pencatatan yang akurat dan tepat waktu dalam bentuk

kebijakan dan prosedur. Pada instansi pemerintah, perlu

dilakukan pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur

pencatatan yang akurat dan tepat waktu di lingkungan

kerjanya, untuk mendapatkan informasi antara lain:


a. Seberapa jauh pemahaman pentingnya penyelenggaraan

Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi

dan Kejadian, dan bagaimana penerapannya saat ini.

Pemetaan ini menjadi masukan kepada pimpinan instansi

pemerintah atas seberapa jauh pemahaman bahwa

pencatatan yang akurat dan tepat waktu sangat

berpengaruh pada informasi yang bermutu, andal, dan

relevan.

b. Peraturan/kebijakan yang melandasinya.

c. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya.

d. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman untuk

menyelenggarakan peraturan tersebut.

e. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman

mengenai praktik pencatatan dimaksud telah sesuai

dengan peraturan yang ada.

f. Pelaksanaan kegiatan untuk menyelenggarakan bagian

atau turunan dari sub unsur pencatatan dimaksud, dengan

menggunakan pedoman atau SOP di atas, serta

dokumentasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan telah

dilakukan secara memadai.

Hasil pemetaan atas keberadaan dan penerapan kebijakan

dan prosedur akan memberikan informasi terkait kondisi yang

ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki

(areas of improvement) guna membangun SPIP yang

memadai.


B. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu:

membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur serta

pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah

dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi

atau penerapan ini berjalan, perlu dilakukan pemeliharaan dan

perbaikan terus menerus terhadap pencatatan yang baik agar

sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Berdasarkan hasil pemetaan, dapat diketahui infrastruktur

yang perlu dibangun atau ditingkatkan (area of improvement).

Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan

kebijakan dan prosedur yang bertujuan agar kegiatan

pengendalian berupa Pencatatan yang Akurat dan Tepat

Waktu atas Transaksi dan Kejadian dapat diterapkan, yaitu

sebagai berikut:

a. Menetapkan kebijakan-kebijakan pimpinan yang

mendukung penyelenggaraan pencatatan, misalnya petugas

pencatatan tidak boleh merangkap tugas dan fungsi sebagai

petugas penyimpan dan mengeluarkan persediaan.

b. Menetapan sistem/prosedur (SOP) tentang Pencatatan

yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

secara tertulis yang memadai dan mampu menampung

seluruh kegiatan sebagai panduan bagi para pelaksana.


c. Menetapkan prosedur pengecekan atas kebenaran

pencatatan dan membandingkannya dengan pengecekan

fisik yang dilakukan oleh petugas independen.

d. Menetapkan mekanisme penyimpanan bukti/dokumen

sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan.

e. Menetapkan standar waktu dalam menghasilkan

data/informasi yang dihasilkan dari suatu proses

pencatatan.

f. Menetapkan kompetensi personil yang terkait dengan

pencatatan atas setiap transaksi dan kejadian yang akan

digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

g. Menyusun kegiatan pengecekan/reviu internal yang melekat

pada sistem pencatatan secara periodik sehingga catatan

yang satu dapat dipakai untuk mengecek kebenaran catatan

yang lain.

h. Menyusun formulir yang akan digunakan untuk dokumentasi

pencatatan setiap transaksi dan kejadian.

i. Menetapkan mekanisme perbaikan bilamana diketemukan

adanya kesalahan dalam pencatatan.

2. Internalisasi (Forming)

Internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari. Perwujudannya tercermin dalam konteks seberapa jauh

proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi

pemerintah dalam pengambilan keputusan dan memengaruhi

perilaku para pegawai dalam pelaksanaan kegiatan.

Langkah-langkah internalisasi, adalah sebagai berikut:


a. Membangun kesadaran akan risiko tidak dilaksanakannya


dan Kejadian melalui kegiatan sosialisasi terhadap

kebijakan dan prosedur yang telah disusun;

b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya


kejadian;

c. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi dan kejadian

secara tepat waktu dan terus menerus, sesuai dengan

pedoman yang telah ditetapkan.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau

penerapan kebijakan dan prosedur terkait dengan sub unsur


Kejadian, yang dilaksanakan melalui:

a. Pemantauan

Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik

(feed-back) atas penerapan kebijakan dan prosedur


dan Kejadian.

b. Evaluasi Berkala

Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari

pemantauan yang telah dilaksanakan, untuk dilakukan

perbaikan secara terus-menerus, khususnya apabila tujuan

dari penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang

akurat dan tepat waktu tersebut belum/tidak tercapai.


C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus grup) mengenai pencatatan yang akurat dan tepat

waktu atas transaksi dan kejadian.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan

penerapan pengendalian atas pencatatan yang akurat dan

tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan atas

rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan

kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada, baik

pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:

1) kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat

waktu atas transaksi dan kejadian, 2) penyusunan kebijakan

dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat

dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) kegiatan

yang memastikan seluruh pegawai telah menerima

informasi dan memahami kebijakan dan prosedur


kejadian.


e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas

transaksi dan kejadian, 2) masukan bagi pimpinan instansi

pemerintah untuk menyatakan asersi bahwa Teknologi

Informasi (TI) telah dikelola dengan baik.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan

yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan

tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar

realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan

kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah terkait.



BAB IV

PENUTUP

Penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas

transaksi dan kejadian secara berkelanjutan oleh instansi

pemerintah merupakan hal yang mutlak dalam kegiatan

pengendalian dalam penerapan SPIP, diawali dengan langkah

dalam membangun kesadaran terhadap arti penting

penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu,

memperkuat komitmen, serta dukungan semua tingkat pimpinan

dan seluruh pegawai instansi pemerintah.

Pembangunan infrastruktur untuk pelaksanaan dan

penerapannya harus menjadi komitmen bersama dalam instansi

pemerintah dan dilaksanakan dengan konsisten. Sementara

pengembangan berkelanjutan merupakan langkah yang diperlukan

agar secara kontinu penyelenggaraan pencatatan tersebut

termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat

dirumuskan rencana tindak yang tepat.

Komitmen dan konsistensi pelaksanaan penyelenggaraan

pencatatan yang baik oleh pimpinan dan segenap pegawai instansi

pemerintah akan dapat menunjang keandalanan penyampaian

informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan

masyarakat dan kepentingan stakeholders.

Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan acuan praktis

bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan

melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur


kegiatan pengendalian dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat

dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian di lingkungan instansi

yang dipimpinnya.

Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik dalam

penerapan sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat

dievaluasi dan disempurnakan secara terus-menerus di kemudian

hari.

Documents

3.8 Modul SPIP Pencatatan Yang Akurat Dan Tepat Waktu Atas Transaksi Dan Kejadian