3Les documents de gestion des approvisionnements...Mon fournisseur reçoit mon bon de commande et prépare la commande. 4- Il rédige le bon de livraison qui accompagnera la marchandise

3Les documents de gestion

des approvisionnements

LES DOCUMENTS DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

> Utiliser une feuille de marché

Suivant l’établissement,des précisions sontapportées à côté desproduits listés :

• Rubrique volaille : poulet label rouge fermiere ffilé de 1.4 kg, escalope de volaille de0.140 kg

• Rubrique bœuf : côte de bœuf de Salers de0.800kg, tournedos de 0.175 kg

• Rubrique poisson : sole portion de 0.200 kg,bar label rouge de 0.800 kg

• Rubrique légumes : préciser le calibre, lacatégorie, le poids…

Certaines rubriques sont répertoriées ensous groupe, par exemple : Boucherie « agneau, veau, bœuf, abats ».

Pour chaque rubrique, un ou plusieurs four-nisseurs seront identifiés permettant de reporter la commande sur plusieurs fourn i s-seurs ou de pallier à l’absence d’un pro d u i t .Lors du relevé de la feuille de marché, identifier la date, tenir compte des stocks,des prévisions des banquets en plus desmenus du jour et de la carte, des fermetu-res des fourn i s s e u r s : congés annuels,h e b d o m a d a i res ou fêtes re l i g i e u s e s .

3Une feuille de marché est une liste de tous les produits utilisés pour la confection des platsn é c e s s a i res à la réalisation des menus et des cartes d’un établissement de re s t a u r a t i o n .P roduits frais, produits d’économat, produits surgelés, produits de cave…, les pro d u i t ssont classés par famille et par ord re alphabétique.

Boucherie Herbes, champignons

B.O.F. beurre, œufs, fromage Fruits

Boulangerie Légumes

Charcuterie porc frais et fumé Poissonnerie, poisson fumés

Divers : gibier Surgelés

Epicerie Volaille

> Utiliser une feuille de marché

> La passation des commandes

> Les bons de commandeet les bons de livraison

> La facturat i o n

2


La passation des commandes est une étape de la fonction d’approvisionnement. Elle estdécidée par la personne en charge des approvisionnements grâce aux feuilles de marc h équi tiennent compte des besoins et des stocks de pro d u i t s .La passation de commande est formalisée par un document informatisé ou manuscrit ré-digé en amont par le re s t a u r a t e u r, le bon de commande, qui est un engagement de la partdu restaurateur vis a vis de son fourn i s s e u r.

A u j o u rd’hui, de plus en plus d’entreprises de restauration passent leurs commandes par téléphone

en laissant un simple message pour une livraison le lendemain matin entre 6h et 11h. De nombreux grossistes du MIN de Rungis proposent ce service de commandes 7j/7 et 24H/24 pour répondre aux attentes de leurs clients :

la fraîcheur et la qualité des produits d’une part et une gestion en flux tendus de leurs stocks pour réduire au maximum les pertes en produits frais et limiter l’immobilisation financière que représentent ces stocks.

La passation de commande par téléphone nécessite d’être très précis dans l’énoncé de la commande, souvent laisséesur un répondeur téléphonique : désignation du produit, quantité, heure de livraison, nom et adresse du re s t a u r a n t .

Passer ses commandes par téléphone

Processus général de passation de commande

1 • C’est un opérateurc o m m e rcial qui achète des

p roduits et les revend aurestaurateur ; c’est lui qui

f a c t u re le re s t a u r a n t .

2 • C’est un mandataire quiachète des produits pour le

compte d’un restaurant. En contrepartie de cette

p re s t a t i o n , il est rémunérépar le restaurant. En

revanche, les fourn i s s e u r sf a c t u rent directement le re s-

taurant pour les pro d u i t sachetés par le mandataire .

Acheteur : 2solutions pourle restaurateur

JE SUIS UNE ENTREPRISE DE RESTA U R AT I O N

collective ou commerc i a l e.

Je souhaite passer une commande au fourn i s s e u r.

Comment procéder et à qui faire appel ?

1- Je choisis mon fourn i s s e u r en fonction des produits à commander et selon :

sa disponibilité, son rapport qualité/prix, son offre, son professionnalisme, e t c …

2- Je rédige mon bon de commande sur un document standardisé avec une méthode rigoureuse

en précisant les références du produit, la quantité, le conditionnement, la date, l ’ h e u re et l’adresse

de livraison > ces éléments me permettront de vérifier précisément la livra i s o n .

3- Je transmets mon bon de commande à mon fournisseur par divers moyens :

> T é l é c o p i e

> Courrier électronique (internet ou intra n e t )

> Courrier postal

UN A C H E T E U R

ePOISSONNERIE

eBOUCHERIE

eB.O.F.

eFLEURS

eLÉGUMERIE PRIMEUR

eCAVE

e…

5

UNE CENTRALE D’ACHAT

UN GROSSISTE SPÉCIALISÉ

5

5

]

> La passassion descommandes

3


Le bon de commande est un document rédigé par le restaurateur pour le fourn i s s e u r. Il forma-lise la passation des commandes. Il engage la responsabilité du restaurateur vis à vis duf o u rn i s s e u r. Le bon de livraison est un document rédigé par le fournisseur à destination du re s t a u r a t e u r. Il accompagne la marchandise livrée chez le restaurateur et engage la responsabilité duf o u rnisseur vis-à-vis du re s t a u r a t e u r.

Processus général de passation de commande




1- Je choisis mon fourn i s s e u r en fonction des produits à commander.

2- Je rédige mon bon de commande selon la méthode suivante :

3- Je transmets le bon de commande à mon fourn i s s e u r.

Mon fournisseur reçoit mon bon de commande et prépare la commande.

4- Il rédige le bon de livraison qui accompagnera la marchandise à me livre r.

5- Je reçois la marchandise commandée avec le bon de livra i s o n .

6- Je vérifie ma livraison et signe le bon de livraison qui déclanch e ra

la factura t i o n .

5 5

5

> Les bons de commande et les bons de livraison

4

Raison sociale et coordonnées du fournisseur

Raison sociale et coordonnées du client

Pour chaque produit :- la référence- la désignation- la quantité- le prix unitaire H.T.

Références de la livraison

Référencedu client


La facture est émise par le fournisseur lorsque la marchandise a été livrée et acceptée parle restaurateur qui a signé le bon de livraison (en duplicata). Elle est généralement expédiéeaprès la livraison mais peut être remise à la livraison. Dès sa réception chez le re s t a u r a t e u r,le service comptable se doit de l’honorer dans les délais de paiement prévus lors des négociations entre le restaurateur et son fourn i s s e u r.

Processus général de facturation




1- Je choisis mon fournisseur en fonction des produits à commander .

2- Je rédige mon bon de commande.

3- Je transmets le bon de commande à mon fournisseur qui prépare la commande.

4- Il rédige le bon de livraison qui accompagnera la marchandise à me livre r.

5- Je reçois la marchandise commandée avec le bon de livra i s o n .

6- Je vérifie ma livraison et signe le bon de livraison qui déclanch e ra la factura t i o n .

> La livraison correspond à ma demande : je l’accepte. > La livraison ne correspond pas à ma demande :

je ne l’accepte pas, la marchandise est re t o u rnée en

l ’ é t a t , au fourn i s s e u r. Je le note sur le bon de livra i s o n .

5

5 5

Emission de la facture par le fourn i s s e u r

Pas d’émission de facture par le fourn i s s e u r

55

> La facturation

5

Raison sociale et coordonnées du fournisseur

Termes et mode de règlement si négociés

Taux de TVADate de règlement

Total à payer TTC

N° Siret ou RCS

N° de TVA

Référenceclient

N° de la facture

Date de la facture

Raison sociale et adresse du client

Pour chaque produit :- la référence- la désignation- la quantité- le prix unitaire

H.T.


Cas de la facture d’avoir, communément appelé « avoir »Lorsqu’une livraison est erronée et que laf a c t u re est remise au restaurateur à la livrai-son, ce dernier demande alors une factured’avoir sur la ou les références non dési-rée(s) et qu’il a refusée(s) lors de la livraison.La facture d’avoir donne alors un crédit o fficiellement répertorié chez le fourn i s s e u rqui le défalquera lors d’une prochaine com-m a n d e .

Les règlements

Les conditions de règlement des facture ssont généralement négociées avec lesf o u rnisseurs au moment de leur sélection.Elles précisent :• le moyen de paiement : chèque, traite, vire-ment bancaire• l’échéance du paiement : comptant, 30 jours,60 jours• Dans le cas d’un approvisionnement en cash and

c a r ry, il n’y a pas de conditions de règlement : l e sm a rchandises sont payées au comptantpar chèque ou carte bancaire lors del ’ a c h a t .

Les acomptes et les arrhesCe sont des sommes versées à l’occasiond’une commande (ou d’une prestation des e r v i c e ) .• L’acompte : ii implique un engagement fermedes deux parties et, par conséquent, l’obli-gation d’acheter pour le client et celle def o u rnir la marchandise pour le fourn i s s e u r.C’est un premier versement déduit du mon-tant total de la commande au moment de lafacturation. La somme restant à payer par leclient est le solde.• Les arrhes : sauf dispositions contraires, lesarrhes sont assorties de possibilité de déditpermettant à chacune des parties de re v e-nir sur son engagement. Si le fourn i s s e u rne livre pas la commande ou n’exécute pasla prestation sur laquelle il s’est engagé, ildoit rembourser le double des arrhes ver-sées (article 1590 du Code civil). Si le clientse ravise, il ne peut réclamer le re m b o u r s e-ment de la somme versée.

> La livraison ne correspond que partiellement à ma commande et la facture

m’est remise lors de la livraison.

> J’accepte les produits correspondant à ma commande, je refuse la référence

qui ne correspond pas à ma commande et je le note sur le bon de livraison en

demandant une facture d’avoir sur cette référence.

6

CHAPITRE 3 - L E S D O C U M E N T S D E G E S T I O N D E S A P P R O V I S I O N N E M E N T S

FICHE ÉLÈVE 10La feuille

de marché

1 • Quelle est la principale différence entre une feuille de marché et une mercuriale ?

2 • Lorsque l’on passe une commande pour 80 clients à partir d’une fiche technique rédigée pour 8, le coefficient multiplicateur est de : (entourez la bonne réponse)

8 10 20

3 • Un groupe de 80 personnes déjeunera demain midi avec le menu suivant :

Macédoine de Légumes ParisiennePoulet de Loué en CocottePrintanière de Légumes

Tarte Alsacienne

Le chef de cuisine vous demande de remplir la feuille de marché à l’aide des fiches techniques pour 8 personnes fournies en annexe. • Notez la quantité en face de chaque produit nécessaire à la réalisation des préparations à commander. Lorsqu’un produit est mentionné plusieurs fois, arrondir à l’unité supérieure.

Exemple : pour des carottes en vrac qui sont dans 2 fiches techniques, si le cumul de poids à commander est de 0,600 kg + 0,080 kg , mettre 1 kg au lieu de 0,680 kg. Ne pas tenir compte des stocks éventuels.

FICHE ÉLÈVE 10

annexe1

FICHE ÉLÈVE 10

annexe2

FICHE ÉLÈVE 10

annexe3

FICHE ÉLÈVE 10

annexe4


FICHE ÉLÈVE 11La passassion

des commandes

1 • Définissez « la passation des commandes ».

2 • Complétez le processus général d’une passation de commande.


Comment procéder et à qui faire appel ?

1 - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2 - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3 - Je ......................................... mon bon de commande à mon fournisseur par divers moyens :

> ....................................................................................................................................................

> ....................................................................................................................................................

> ....................................................................................................................................................

ePOISSONNERIE

eBOUCHERIE

eB.O.F.

eFLEURS

eLÉGUMERIE PRIMEUR

eCAVE

e…

5

5

]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3 • Expliquez à quoi correspond la gestion « en flux tendus ».

4 • Cette méthode apporte-t-elle une réèlle plus-value à l’entreprise ?Expliquez pourquoi.


FICHE ÉLÈVE 12Le bon de commandeet le bon de livraison

1• Définissez les termes suivants :• « Le bon de commande » :

• « Le bon de livraison » :

2 • En utilisant les informations fournies, remplissez le bon de commande ci-joint.Vous travaillez au restaurant « L’atelier des saveurs » à Paris 75017- Tél : 01.56.56.95.69, et souhaitez réaliser lacommande N°16072 à votre fournisseur « Le roi des viandes de qualité », 50 avenue Montparnasse - 75006 Paris.01.44.44.44.44. du MIN de Rungis.Nous sommes le 21 février et vous voulez une livraison au 7, rue de la mer à Paris 17è m e, le 5 mars prochain avant 8h.Vo t re contact est Guilhem Latielle.

Produits dont vous avez besoin :

• 18 kg de Côte de bœuf Parée race Salers, réf : CB 012• 12 Kg Escalope de dinde, réf : ED 185• 10 Kg Filet de bœuf race charolaise, réf : FBC 24.

3 • Citez 2 moyens par lesquels vous pourrez la transmettre à votre fournisseur ?

4 • Vous êtes livré de votre commande avec le bon de livraison ci-joint.

Citez 3 éléments indispensables sur le bon de livraison.

•

•

•

Vérifiez la livraison et cochez ci-dessous la décision qui vous pre n e z .

❒ Je refuse la livraison

❒ J’accepte toute la livraison

❒ Je refuse uniquement la référence erro n é e

FICHE ÉLÈVE 12

annexe1

FICHE ÉLÈVE 12

annexe2


FICHE ÉLÈVE 13La facture

1 • Donnez une définition de « la facture ».

2 • Décrivez un exemple concret « d’un bon de livraison refusé » qui entraîneral’émission d’une facture d’avoir par votre fournisseur.

3 • Complétez la facture N°001 ci-jointe selon le bon de commande et le bon de livraison de la fiche 12 : le taux de TVA est de 5,5 %.

a - Citez les mentions obligatoires dans la rédaction de la facture ?

b- Indiquez sur cette facture 2 conditions de règlement possibles.

4 • Quelle est la différence entre un acompte et une arrhe ?

FICHE ÉLÈVE 13

annexe1

LE ROI DES VIANDES DE QUALITE50 avenue Montparnasse - 75006 Paris

N° SIRET 369 258 147 00023Fax : 01.44.44.44.44. @ : [email protected]

Date : 06/03/2007

FACTURE N°

Contact : Guilhem

RéférencesLivraison du :……………….Bon de commande n°……………..Bon de livraison n° ……………..

RéférenceDésignation du

produitUnité Quantité PU HT PT HT

CB012 Côte de bœufparée race Salers

Kg 18

ED185 Escalope de dinde Kg 12

FBC24 Filet de bœuf raceCharolaise

Kg 10

3 ARTICLES kg HT

Taux TVA Montant HT TVA TOTAL TTC NET À PAYER5,5 %

19,60 %

Règlement :

……………………………………..

……………………………………….

Adresse du client

Documents

3Les documents de gestion des approvisionnements...Mon fournisseur reçoit mon bon de commande et prépare la commande. 4- Il rédige le bon de livraison qui accompagnera la marchandise