138
UNIUNEA EUROPEANA CAIET DE SARCINI PRIVIND ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE SISTEM INFORMATIC INTEGRAT DE TIP ERP Pentru realizarea unui proiect de investitii finantat prin Programul Operaţional Sectorial „Cresterea Competitivitaţii Economice 2007-2013”, cu denumirea „Cresterea eficientei economice in cadrul S.C. MEREDITH S.R.L. prin achizitionarea sistemului ERP”

4. Documente achizitie

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Proiect European

Citation preview

Page 1: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

CAIET DE SARCINIPRIVIND ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE SISTEM INFORMATIC

INTEGRAT DE TIP ERP

Pentru realizarea unui proiect de investitii finantat prin Programul Operaţional

Sectorial „Cresterea Competitivitaţii Economice 2007-2013”, cu denumirea

„Cresterea eficientei economice in cadrul S.C. MEREDITH S.R.L. prin

achizitionarea sistemului ERP”

Page 2: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

CUPRINS

SECTIUNEA I – INFORMATII GENERALE...................................................................................4

SECTIUNEA II – SPECIFICATII TEHNICE MINIMALE.................................................................6

II.1. Cerinte generale - Caracteristici fundamentale ale sistemului............................................6

II.2. Cerinţele funcţionale ale sistemului....................................................................................7

GENERAL..............................................................................................................................8

RAPOARTE ADMINISTRATIVE..........................................................................................12

FINANCIAR..........................................................................................................................13

MARKETING SI VÂNZARI...................................................................................................36

APROVIZIONARE................................................................................................................46

GESTIUNEA PRODUSELOR..............................................................................................47

APLICATIA SERVER PENTRU BAZE DE DATE................................................................47

SOFTWARE AUXILIAR........................................................................................................47

SECTIUNEA III - FLUXURI MODULE ERP.................................................................................50

III.1. Fluxuri module.................................................................................................................50

III.2. Detaliere funcţionalitaţi module ERP...............................................................................54

Modulul Administrare............................................................................................................54

Modulul Arhiva......................................................................................................................55

Modulul Contabilitate............................................................................................................55

Modulul Terti.........................................................................................................................56

Modulul Imobilizari................................................................................................................57

Modulul Trezorerie...............................................................................................................57

Modulul Valute......................................................................................................................58

Modulul Salarizare................................................................................................................58

Modulul Resurse Umane......................................................................................................58

Modulul Gestiune.................................................................................................................58

Modulul Parc Auto................................................................................................................59

Modulul Portal Web..............................................................................................................59

SECTIUNEA IV - SERVICII INSTRUIRE PROFESIONALA........................................................63

Page 3: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAIV.1. Trainingul pentru utilizarea sistemelor informatice..........................................................63

IV.2. Trainingul pentru mentenanta sistemelor informatice......................................................65

Page 4: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANASECTIUNEA I – INFORMATII GENERALE

Descrierea proiectului

Obiectivul general al proiectului “Cresterea eficientei economice in cadrul S.C. MEREDITH S.R.L. prin achizitionarea sistemului ERP’’ este in concordanţa cu obiectivul general al POS CCE, si anume: „cresterea productivitatii intreprinderilor românesti, cu asigurarea principiilor dezvoltarii durabile si reducerea decalajelor fata de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel incât România sa atinga, pâna in anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitatii Uniunii Europene”. In vederea indeplinirii acestui obiectiv general prin prezenta procedura de achizitie „Cerere de oferta” se vor achizitiona sistem informatic integrat de planificare a resurselor firmei (ERP) si servicii de instruire profesionala.

Obiectul contractului

Prin prezenta procedura de achizitie se vor achizitiona: sistem informatic integrat de gestionare a resurselor firmei (ERP) si servicii de instruire profesionala.

Valoarea estimata a achizitiei

In vederea achizitionarii sistemului informatic integrat de gestionare a resurselor firmei (ERP) si serviciilor de formare profesionala, valoarea estimata a achizitiei este:Nr. Crt Denumire Valoarea estimata Lei

(fara TVA)Valoarea TVA

2 Aplicatie ERP 438.600 105.264

3 Servicii de instruire de personal 60.200 14.448

Total 498.800 119.712

Mentionam ca valoarea ofertata pentru fiecare categorie trebuie sa se incadreze in valoarea maxima prezentata in tabelul de mai sus (atât valoare totala, cât si valoare unitara).

Obiectivele specifice ale proiectului sunt urmatoarele: - reorganizarea proceselor interne prin implementarea unui sistem informatic pentru

manangementul performant al afacerii;- completarea calificarilor angajatilor firmei prin instruirea persoanelor ce urmeaza a

utiliza si administra aplicatia;- menţinerea si dezvoltarea relaţiilor cu clienţii, furnizorii si partenerii de afaceri prin

gestionarea informatica a tuturor informaţiilor legate de acestia; - eficientizarea deciziilor de management prin implementarea unor instrumente de

analiza si suport decizional, precum si prin posibilitatea obţinerii unor rapoarte in forma si cu tipul informaţiilor dorite de acestia;

Prin intermediul acestor obiective specifice, proiectul este in concordanta cu primul obiectiv specific al Axei prioritare 3 - „Tehnologia Informatiei si Comunicatiilor pentru sectoarele privat si public” a POS-CCE si anume „cresterea eficientei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic”.

Page 5: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAObiectivele implementarii SC MEREDITH SRL a decis ca obiectivele ce trebuie urmarite in implementarea solutiei de planificare a resurselor companiei sunt urmatoarele:

- Aplicatia ERP trebuie sa se bazeze pe un sistem de module si submodule interconectate, care sa permita executia de sarcini multiple in diverse domenii;

- Structura sistemului informatic sa fie integrata, acoperind toate domeniile de lucru si sa prezinte un nivel ridicat de configurabilitate;

- Introducerea unica a informatiilor, la locul de producere al acestora, astfel incât modificarile efectuate intr-un modul sa aiba efecte si in celelalte module;

- Implementarea in cadrul sistemului a unui flux riguros si obligatoriu de operatii;

- Disponibilitatea tuturor informatiilor adecvate la toate nivelele ierarhice, in conformitate cu drepturile de acces acordate;

Actualizarea si raportarea informatiilor in timp real prin generarea de rapoarte administrative pe baza analizei sintetice a datelor pentru managementul intern al organizaţiei;

Beneficii

Solutia propusa va trebui sa garanteze urmatoarele beneficii: - Control la nivel central al informatiilor si al fluxului de documente;

- Eficientizarea personalului prin reducerea timpului de introducere a datelor in sistem si consistenta acestora prin eliminarea dublei introduceri;

- Adaptarea mai rapida a companiei la cerintele pietei prin obtinerea in timp real a suportului decizional (rapoarte si informatii necesare managementului);

- Costuri reduse privind utilizarea pe termen lung a unei solutii cu mentinerea unui nivel de ultima generatie din punct de vedere tehnic si functional;

- Management rapid si eficient la nivelul intregului grup, prin urmarirea si gestionarea -activitatilor complexe ale companiei.

SECTIUNEA II – SPECIFICATII TEHNICE MINIMALE

Sistemul ERP ce se va achiziţiona, se va implementa pe echipamentele hardware atât pe echipamentele achizitionate prin acest proiect, cât si pe cele deja existente. Acestea vor avea/au caracteristicile tehnice necesare pentru implementarea softului ce urmeaza a fi achizitionat.Implementarea va acoperi urmatoarele domenii:

- Contabilitate Generala- Contabilitatea Furnizorilor si a platilor- Contabilitatea Clientilor si a incasarilor- Managementul Trezoreriei- Contabilitatea Mijloacelor fixe si Obiecte de Inventar- Contabilitate de Gestiune- Managementul Bugetelor- Sisteme de raportare

Page 6: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAII.1. Cerinte generale - Caracteristici fundamentale ale sistemului

1) Sistem integrat Trebuie sa fie un program de gestiune economica si management proiectat pentru o companie care lucreaza intr-un mediu in plina dezvoltare.

2) Multi-firma, multi-utilizator Cu acelasi program vor putea fi gestionate simultan un numar nelimitat de companii ce includ : mai multe filiale/sucursale, companii de test, intreprinderi individuale definite drept companii separate; Programul va trebui sa permita accesarea simultana a acelorasi functii ale programului sau diferite, de catre un numar nelimitat de utilizatori, in limita licentelor achizitionate, si particularizate in functie de cerintele individuale;

3) Flexibilitate si usurinta in utilizare Interfata prietenoasa cu utilizatorul, de preferinta customizabila prin instrumente de design ecrane si meniuri existente in aplicatie si sa existe de asemenea, o interfata de acces prin internet pentru accesarea aplicatiei de la distanta;

4) Viteza si siguranta In scopul economiei de timp la operare, este necesar ca sistemul sa permita accesul rapid catre orice entitate si instrumente de editare care sa creeze comenzi rapide; Sistemul trebuie sa asigure navigarea facila si rapida dintr-un mod de afisare in altul prin folosirea valorilor implicite, existenta unui mod de afisare variabil al formelor (tabular sau card), precum si posibilitatea de revenire la situatia anterioara printr-o singura tasta de activare;

5) Afisarea datelor si particularizarea meniurilor/ formelor Sistemul trebuie sa permita particularizarea formelor, meniurilor, rapoartelor prin redenumirea, reorganizarea si ascunderea coloanelor si articolelor din meniu, in functie de cerintele individuale si permisiunea atribuita fiecarui utilizator in parte;

6) Securitatea accesului la informatie Protectia sistemului va fi asigurata prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind structurat pe mai multe niveluri, de exemplu la nivel de grup de utilizatori sau utilzatori, cu posibilitatea de setare a drepturilor pâna la nivel de câmp din ecranul de introducere de date. Protectia sistemului la introducerea de date eronate se va asigura printr-un mecanism de setare a unor verificari de consistenta a datelor care sa afiseze notificari, mesaje de avertizare sau mesaje de blocare pentru utilizator, de preferinta cu continut customizabil ;

7) Salvari/ restaurari baza de date Programul va dispune de facilitati interne de salvare comprimata si de restaurare a bazei de date de pe diferite suporturi externe;

8) Import si export de date Va permite importul si exportul de date din si catre alte programe de preferinta printr-un modul dedicat de interfete care sa permita importul de nomenclatoare si tranzactii in sistem;

9) Centre de cost Repartizarea si urmarirea cheltuielilor efectuate pe proiecte/ departamente/ produse/ campanii publicitare/ operatiuni;

10) Generare de rapoarte

Page 7: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAProgramul va dispune de rapoarte pre-definite dar si de facilitati de creare de rapoarte specifice fiecarui departament/ utilizator in parte, cum ar fi generatoare de rapoarte existente in interfata de utilizare a sistemului sau instrumente / functionalitati de interogare si cautare a tranzactiilor direct in ecranele de introducere de date, cu posibilitatea de export al datelor intr-un format tabelar (fisier tip xls);

11) Tradus si adaptat Programul trebuie sa fie tradus si adaptat legislatiei romane si va fi in permanenta actualizat conform noilor cerinte care apar;

II.2.Cerinţele funcţionale ale sistemului

Acest sistem trebuie sa ofere solutii imbunatatite pentru urmatoarele categorii de activitati si aplicatii:

Modul Administrare - Furnizarea de instrumente de analiza manageriala diversificata, cu informatii actualizate in timp real, inclusiv grafice tridimensionale pentru afisarea datelor;

Modul Arhiva - Permite arhivarea si cautarea informatiei necesare.Elementele stocate ca parte a modelului de arhivare sunt metadate , date legate de documente si fisiere.

Modul Contabilitate - Gestionarea tuturor aspectelor financiare ale afacerii, facilitatile de raportare contabila si de management permitând administrarea alocarii costurilor (centre de cost si de profit) si analiza acestora; oferirea de functionalitati pentru administrarea bugetelor;

Modul Terti - Administrarea tuturor procedurilor contabile referitoare la clienti si furnizori de la crearea de facturi pâna la incasarea platii, evidenta creditului si vechimea acestuia, distribuirea cheltuielilor de transport si operarea cheltuielilor de import;

Modul Imobilizari - Includerea unui modul complet de mijloace fixe; Modul Trezorerie - Integrarea fluxurilor financiare din companie, urmarind in detaliu

fiecare tip de operatiune de la incasari/plati numerar, viramente interne, borderouri, operatiuni pe conturi contabile, cecuri si bilete la ordin, pâna la compensari;

Modul Valute - Generarea si raportarea fluxurilor de numerar, atât standard cât si fluxurile de numerar previzionate ;

Modul Salarizare - Permite gestionarea completa a salariilor, setarea si parametrizarea modalitatii de calcul salarial, monitorizarea costului fortei de munca;

Modul Resurse Umane - Stocarea si manipularea datelor cu caracter de management de personal care pot fi prelucrate prin intermediul rapoartelor;

Modul Gestiune - Realizarea evaluarii stocurilor la toate nivelurile si urmarirea permanenta a materiilor prime, materialelor si produselor finite, acoperind si functionalitati precum lucrul cu coduri de bare, etichetare, paletare, coletaj, urmarirea si administrarea fiecarei unitati din stoc de la primirea ei pâna la functionalitati complexe precum facturare, trensferuri intre depozite;

Modul Parc Auto - Optimizarea activitatii de livrare prin planificarea si echilibrarea regiunilor si a rutelor, urmarirea livrarilor si corelarea datelor din teren cu cele de la sediu.

Modul Portal Web - Interfata pentru internet trebuie sa permita companiei gestionarea activitatilor de vânzare (comenzi), cumparare (cotatii de preturi, livrari), service (solicitari din partea clientilor), alte activitati generale si de management (intâlniri, prezentari).Aceasta se va constitui intr-o solutie globala deschisa si extrem de flexibila, cu un inalt nivel de securitate si de autorizare a accesului. Ea va asigura

Page 8: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAoperarea independenta de catre fiecare departament si utilizator cu ajutorul conexiunilor automate si al controlului global;

GENERALInterfaţa cu utilizatorul Aplicaţia va avea o interfaţa si instrumente menite sa ofere un nivel maxim de usurinţa in utilizare si accesibilitate, evitându-se astfel necesitatea duplicarii introducerii datelor, permiţând un acces facil la datele relevante si oferind comenzi rapide si suportul maxim pentru toate proceseleInterfaţa grafica cu utilizatorul

- Interfaţa windows - un mediu de lucru de standard ridicat, prietenos si comod- Evidenţierea, copierea si lipirea, navigarea orizontala si verticala- Browser Web ce permite lucrul la distanta

Acces rapid la forme, programe, rapoarte- Instrument de localizare si cautare orice tip de entitate

Deplasarea facila intre forme- Buton de activare directa, meniu dinamic

Zoom dinamic- Transferuri automate bidirecţionale de date intre formele conexe.- Simplificarea introducerii de parametrii- Vizualizarea surselor unei tranzactii

Cautari complexe de cuvinte cheieInstrumente de editare

- Sortarea inregistrarilor gasite cu un singur click pe eticheta câmpului in cauza; - Un mecanism de copiere a valorilor din coloane; - Stocarea oricarui numar de valori in zone tampon separate, care pot fi apoi importate

in alte coloane; - Mecanisme complexe de cautare si localizare a datelor;- Posibilitatea de a ascunde inregistrari fara a le sterge; - Posibilitatea de a defini o serie de operaţiuni ca automatisme, a le salva ca

macrocomanda si apoi a executa macrocomanda respectiva la o singura apasare de tasta.

Anularea acţiunilor- O singura apasare de taste pentru revenirea facila la forma anterioara

Folosirea valorilor impliciteMod de afisare variabil al formelor

- Format unic, clar, ordonat- Mod de afisare tabular – cu inregistrari multiple sub forma unei foi de lucru - Mod de afisare card – afisare completa a inregistrarii

Particularizarea formelor, meniurilor si rapoartelor- Reorganizarea, redenumirea sau ascunderea coloanelor si articolelor de meniu,- Particularizarea rapoartelor prin ascunderea, rearanjarea si redenumirea titlurilor

coloanelor de raport.Colorarea dinamica a inregistrarilor

- Scoaterea in evidenţa a anumitor coloane dintr-o forma când acestea indeplinesc anumite criterii

- Stabilirea functiei pe utilizatori sau grup de utilizatoriAfisare de imagini bitmap

- Utilizatorii sa poata opta pentru prezenţa sau absenţa imaginilor pentru a mari viteza de lucru

Mesaje e-mail trimise din sistemul ERP- Hyperlink catre inregistrarea la care se face referirea

Page 9: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAOpţiunea de a trimite fisiere atasateTrimiterea de mesaje SMS direct din sistemul ERP.Mecanism care sa ofere instrucţiuni, avertismente si mesaje de eroare detaliate si Clare + mesaj care sa solicite confirmare de primire din partea utilizatorului.Optiune de tiparire a tuturor rapoartelor , documentelor de vânzare, achiziţie si service intr-unformat ce contine un limbaj de marcare utilizat pentru crearea paginilor web ce pot fi afisate intr-un browser.Formate avansate pentru tiparire

- Posibilitatea de a selecta formatul de tiparire la rularea raportului.- Modificarea optiunilor de tiparire preexistente, existenta optiuni de design- Operare doar de catre utilizatori autorizati

Un instrument integrat de tiparire/trimitere - Acceptat de toate serverele pentru mesagerie si sa comunice cu aplicatiile Microsoft

Office sau echivalent.- Trimiterea rapoartelor sub forma de fax, atasare la e-mail sau fisiere

Agenda de intâlniri in format grafic- Afisare Gantt, Calendar, Agenda- Posibilitatea de a adauga, modifica intâlniri

Smart Tags pentru MS-Office XP sau echivalent Identificare automata nume si adaugare de smart tag

Integrarea completa a modulelorSistemul ERP sa prezinte o integrare completa a tuturor modulelor sale componente, inclusiv a modulului Financiar, astfel incât sa nu fie necesara o interfaţa intermediara care sa coreleze oricare din module cu restul sistemului.Trebuie sa poata fi facute imbunataţiri si modificari separat pe fiecare modul. De asemenea, in sistemul existent sa se poata dezvolta si integra module suplimentare.Sistemul sa permita, de asemenea, cresterea numarului de utilizatori, precum si schimbarea echipamentelor hardware, fara a fi nevoie de dezvoltari sau modificari ale ERP-ului.

Adaptarea sistemului la fluxul activitaţii din organizaţieReguli definite de utilizator pentru intreţinerea starilor documentelor de tranzacţie, notificari automate prin e-mail sau SMS catre anumiţi utilizatori la modificarea starii unui document. Meniul sa poata fi afisat in functie de drepturile de acces.Trebuie sa existe meniuri dinamice pentru orice forma din sistem, precum si posibilitatea de a modifica latimea si localizarea coloanelor din ferestre in functie de nevoile utilizatorului.Un mecanism de copiere si transfer de date intre documente.Instrumente de localizare a datelorInterogari

Un mecanism complex de localizare a datelor, care sa permita localizarea rapida si facila a datelor in toate modulele si anume: crearea criteriilor de cautare si folosirea operatorilor matematici si logici, sortarea rezultatelor interogarii pe coloanele specificate, cautarea/localizarea dupa expresii partiale, posibilitatea de a alege anumite inregistrari si ascunderea restului de inregistrari, localizarea datelor cu instrumente externe.

Generarea rapoartelorAplicaţia sa dispuna de generatoare de rapoarte, care sa permita crearea de rapoarte simple de catre utilizatori, precum si obţinerea de rapoarte de complexitate ridicata de catre managerul de sistem:

Afisarea rapoartelor in prima faza pe ecran inainte de a fi tiparit Salvarea rapoartelor pentru reafisare si tiparire ulterioara pastrand utilizatorul si ora la

care a fost creat

Page 10: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA Accesul la toate tabelele sistemului prin instrumente de cautare si navigare Generatorul sa permita deasemenea stabilirea criteriilor de cautare, a criteriilor de sortare,

putând astfel defini capetele de coloana, a punctelor de intrerupere, a subtotalurilor, totalurilor etc.

Fiecare raport sa poata fi localizat sub forma de fisier creat printr-un sistem de codificare a caracterelor text, bazat pe alfabetul englez, fara titluri

Sistemul trebuie sa dispuna de o interfaţa ce permite conectarea unei baze de date la o sursa externa. Ex : sa permita accesul direct la fisierele din ERP prin sisteme externe (in limitele drepturilor de acces ale utilizatorului), permiţând de exemplu, localizarea datelor necesare efectuarii analizelor statistice, crearea graficelor, foi de lucru si altele asemanatoare.

Tehnologie si instrumentele de dezvoltareSisteme de operare si reţele

- Sistemul trebuie sa opereze pe o arhitectura client/server; Clienţii sa ruleaze sub Windows XP sau echivalent, intr-o interfaţa cu ferestre.; Serverul sa ruleze sub Windows 2003 sau echivalent, sau sub orice versiune de sistem de operare deschis (open system).; Conexiunile in reţea se fac prin Protocol de control al transmisiei/Protocol Internet

Interfaţa cu alte baze de date- Interfaţa ce permite conectarea unei baze de date la o sursa externa trebuie sa

permita localizarea si prelucrarea datelor din sistem folosind programe standard cum ar fi Word, Access, Excel si altele; Sincronizare automata cu MS-Outlook sau echivalent ; Posibilitatea de a deschide fisiere conexe prin activare directa a aplicaţiilor extern; Conectare cu sisteme ce permit transferul electronic de date;Integrarea de terminale de creare de coduri de bare si/sau cititori de coduri de bare; Conectarea cu dispozitive hand-held, controlere si sisteme de localizare de date; Posibilitatea de operare in timp real in conexiune cu controlere. Identificarea datelor controlerului si a protocolului sau de comunicare.

Administrarea sistemului- Particularizari ale funcţionalitaţilor care sa nu impiedice posibilitatea instalarii unor noi

versiuni ale sistemului standard.- Managementul rapid si facil de utilizatori si parole in sistem. Alocarea drepturilor de acces

pe utilizatori (fara acces, acces numai pentru citire, acces complet) in relaţie cu fiecare din entitaţile sistemului (de exemplu coloane, inregistrari, forme, meniuri, rapoarte, documente, programe).

- Utilizarea managerului de tiparire (print manager) al Microsoft (intr-un mediu Windows sau echivalent), incluzând stabilirea imprimantelor si driverelor; alegerea imprimantei si/sau faxului ce vor fi folosite pentru tiparire; specificarea numarului de copii; stabilirea intervalului de pagini de tiparit; ordinea tiparirii; alegerea dimensiunii si aspectului paginii etc.

- Administrarea rapoartelor: rapoartele produse in sistem sa fie salvate in fisiere. - Posibilitatea de a atasa forme text oricarei ferestre; acestea sa poata fi completate cu

usurinţa de utilizator, dupa necesitaţi.

- Copierea rapida a bazei de date si crearea de noi companii (reale sau de test) pentru executarea de simulari si analize detaliate, fara modificarea sau alterarea bazei de date originale.

- Facilitaţi de traducere rapida in una sau mai multe limbi straine (folosind dicţionare de date). In cazul unui client companie multinaţionala, fiecare utilizator sa poata rula sistemul in limba proprie (cu condiţia intreţinerii dicţionarelor corespunzatoare de date).

- Sa permita arhivarea datelor perimate.

Page 11: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

Instrumente de dezvoltare destinate utilizatorului (parte integranta a sistemului achizitionate odata cu acesta)

- Generator de tabele si coloane;Generator de ferestre, conţinând instrumente pentru proiectarea afisarilor pe ecran;Generator de rapoarte;Generator de meniuri; Generator de proceduri; Generator de interfaţa catre baze de date externe; Posibilitatea de operare in timp real in conexiune cu controlere. Identificarea datelor controlerului si a protocolului sau de comunicare; Generatoare de interfaţa de export

- O librarie de programe externe compilate, complet integrate in sistem ; Dicţionare de date- Instrumente de depanare si creare de profiluri; - Conexiuneaunei baze de date la o sursa externa, de ex : la instrumente de dezvoltare cum

ar fi Access, Excel, si Word.- Suport pentru personalizarea interfeţelor grafice ale agendelor;Suport pentru dezvoltarea

personalizata de noi rapoarte realizate prin tehnologie online de procesare a dateor; Un program de cautare de fisiere intr-un director

Gestionarea drepturilor de accesMeniuri si ferestre – limitarea accesului la meniuri si forme ( permiterea unor utilizatori sa vizualizeze datele, nu sa le modifice; in cazul unei restrictii nu se va putea vizualiza)Programe, rapoarte si ghiduri – Trebuie sa fie posibila restricţionarea rularii de catre utilizatori a programelor, rapoartelor sau ghidurilor.Mesajele de avertizare – Mesajele de avertizare sa poata fi transformate in mesaje de eroare, astfel incât utilizatorului nu i se va permite sa mai lucreze cât timp eroarea nu este corectata. Alternativ, mesajele de avertizare sa poata fi setate sa nu apara deloc.Sistemul trebuie sa permita copierea drepturilor de acces de la un grup la altul, de la o companie la alta

RAPOARTE ADMINISTRATIVE

Sistemul trebuie sa dispuna de un mecanism de extragere si analiza a datelor pentru uz managerial. Acest mecanism va extrage informaţii (de exemplu cifre de vânzari) pe o perioada specificata si le va salva in tabele separate pentru analize suplimentare. Prin diversificarea selecţiilor datelor localizate, a modului de sortare si a nivelelor de ierarhizare, pot fi efectuate diverse analize fara a mai fi nevoie ca datele sa fie localizate si prelucrate din nou. Puteţi, de asemenea, beneficia de capacitatea sistemului de a copia si transfera datele catre aplicaţii externe (cum ar fi foi de lucru Excel) pentru a putea efectua analize statistice mai complexe si/sau a obţine grafice. De asemenea, sunt necesare o serie de prelucrari analitice interactive on-line, rapoarte care sa permita utilizatorilor sa analizeze interactiv datele din diverse selecţii secţiuni transversale. Acestea includ grafice tridimensionale pentru afisarea datelor.Analize de aceste tipuri pot fi efectuate in diverse domenii de interes, cum ar fi: - Comenzi de vânzare, Vânzari facturate (livrari si facturi), Vânzari directe, Comenzi de aprovizionare, Facturi de aprovizionare, Note contabile, Centre de profit/cost, Rapoarte de proiect.

Analiza comenzilor de vânzareRapoarte pentru analiza rentabilitaţii comenzilor de vânzare: pe perioada, pe luna, pe articol,pe familie de articole, pe clienţi s.a.m.d.Informaţiile din comenzile de vânzare trebuie sa poata fi vizualizate din diverse perspective: valori comenzi pe articol, client, reprezentant vânzari, filiala, multitudinea de ierarhizari ale datelor (de exemplu, comenzi totale pe luna, comenzi totale pe filiala, comenzi totale ale unui anumit client dintr-o filiala).Un generator de rapoarte de comenzi de vânzare va permite generarea unui numar nelimit de rapoarte folosind informaţiile de mai sus.

Page 12: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAAnaliza comenzilor de aprovizionare

- Calcularea datelor despre comenzile de aprovizionare dintr-o anumita perioada, vizualizarea datelor pe diferite criterii de selectie, nivele de detaliu, ierarhizari.Este nevoie de un generator de rapoarte

Analiza vânzarilor- Analiza vânzarilor se va baza pe informaţiile extrase din facturi (de toate tipurile) si avize

de expediţie. Calcularea datele pe o anumita perioada si prezentarea lor in diverse selecţii (pe articole, clienţi, reprezentanţi vânzari, filiale), diferite nivele de detaliu (de la total pe perioada pâna la detalii de articole de linie), precum si diverse ierarhizari (de exemplu, vânzari totale pe luna, vânzari totale lunare pe filiala) .Este nevoie de un generator de rapoarte.

Analiza facturilor provenite de la furnizori- Tebuiesc analizate datele din facturile provenite de la furnizori.Datele calculate pe o

anumita perioada trebuiesc vizualizate in diverse selecţii, la diverse nivele de detaliu si pe diferite ierarhii.Generatorul de rapoarte este necesar si aici pentru a putea fi create diverse rapoarte.

Analiza vânzarilor directe- Sistemul trebuie sa ofere instrumente de analiza a vânzarilor directe. Generatoarele de

rapoarte prezente si la acest capitol vor permite analiza comenzilor de vânzare directa si facturilor. Aceste generatoare vor ajuta la crearea rapoartelor pe diverse secţiuni transversale.

FINANCIAR Modulul Financiar va fi un sistem complet, cuprinzator, bazat pe tehnologie avansata

si capabil sa execute facil si eficient tranzacţiile financiare zilnice. Va permite continuitatea deplina a conturilor de la un an la altul, manevrarea simultana a datelor financiare pentru mai multe companii, creând in acelasi timp legaturi intre acestea (rapoarte consolidate).

Administrarea conturilor in monda locala + moneda aditionala.Conturile in valuta strainasa poata fi administrate, de asemenea, intr-o a treia valuta.

O gama larga de bilanţuri, rapoarte de profit si pierderi si de balanţe de verificare, care sa poata fi rulate fie dupa data tranzacţiei, fie dupa o data de referinţa. Aceste situaţii este important sa poata fi obţinute atât in moneda locala cât si in a doua valuta si/sau cu raportari la un index de preţ.Un instrument ca sa genereze situaţii financiare cu posibilitatea de construire si producere de situaţii particularizate, cu variate structuri, criterii si metode de sortare, stabilite de utilizator.

Integrare cu celelalte module: o factura de vânzare poate fi generata direct dintr-o comanda de vânzare sau un aviz de expediţie, determinând, in consecinţa actualizari automate ale stocurilor (livrari nefacturate). Preţurile si termenii de plata trebuiesc importaţi automat din liste de preţuri, oferte de preţuri sau comenzi de vânzare.

Furnizorii trebuiesc trataţi intr-un modul ce funcţioneaza similar. Facturile de la furnizorisa fie inregistrate si comparate simultan (in ceea ce priveste cantitaţile si preţurile) cu actul care documenteaza primirea marfurilor in magazie. Plaţile sa se faca pe baza listelor de preţuri ale furnizorilor si a termenelor de plata inregistrate in comenzile respective de aprovizionare.Aceste tranzacţii, precum si alte acţiuni, sa poata fi trimise imediat in registrul contabil, fara a fi necesar ca datele sa fie introduse din nou.

Calculul costurilor reale (dupa metoda preţ mediu ponderat sau FIFO), calcululcosturilor standard, calculul costurilor tranzacţiei si evaluari de inventar

Page 13: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA(standard si real). Analiza costurilor sa fie afectata direct de orice tranzacţie inregistrata si de acele tranzacţii financiare conectate cu aceasta.

Rezultatele analizei costurilor trebuie sa servesca drept baza de calcul a descarcarii de gestiune. Managementul inventarierii stocurilor si posibilitatea de a inregistra note contabile pentru tranzacţiile de inventar sa permita stabilirea valorii inventarului in orice moment. Totodata, descarcarea gestiunii trebuie sa manevreze tranzacţiile de inventar neregulate sau problematice, cum ar fi casarile si conversiile.

Stabilirea de planificari diferite ale plaţilor imprumuturilor contractate de societate, la o rata fixa sau variabila a dobânzii. Acest instrument sa se poata folosi pentru a crea imprumuturi simulate pe baza a diversi parametri, pentru a stabili in ce mod sunt afectate plaţile catre banca de diverse variabile. Inregistrarea automata in registrul contabil a plaţilor imprumuturilor, plaţilor anticipate ale imprumuturilor si analiza rentabilitatii imprumutului.

Soluţia ERP trebuie sa manipuleze imprumuturile sau leasing-urile oferite de firmaclienţilor sai.Modulul Financiar va intreţine tranzacţiile financiare, plaţile ratelor, planificarea plaţilor, pregatirea automata a facturilor lunare, plaţi speciale facute de clienţi (de exemplu asigurari, taxe speciale) si imprumuturile cu garanţie (inclusiv eliberarea facturilor de creditare).Va permite analiza rentabilitatii si costurile pe departamente, proiecte, etc, prin stabilirea unor centre de profit ( costuri directe) si de cost (indirecte, distribuite intre centrele de profit).

Planul de conturi

- Planul de conturi va trebui sa ofere o administrare completa multianuala a conturilor, efectuarea de reconcilieri, interogari si generarea de situaţii financiare pentru tranzacţii care acopera mai mult de un an fiscal.

- Inregistrarea de tranzacţii in contul anului urmator, fara sa fie nevoie inchiderea celui anterior. Actualizare automata balanţa de deschidere pentru anul curent. Fiecare tranzatie inregistrata in doua valute (moneda locala si a doua moneda), conform ratelor de schimb ale acestora la momentul inregistrarii tranzacţiei.

- Obţinerea de rapoarte in doua valute, in scopul compararii, fara a fi necesara ajustarea suplimentara a preţului.In plus, orice cont in valuta straina sa poata fi administrat si intr-o alta valuta. Toate valorile tranzacţiilor sa fie apoi inregistrate in valuta corespunzatoare a contului.

a) Planul de conturi

Conturile din sistem sa fie intreţinute in trei planuri de conturi separate: planul principal de conturi (planul general de conturi), planul de conturi ale clienţilor si planul de conturi ale furnizorilor.Pentru fiecare cont, sa fie posibila vizualizarea, printre altele, a urmatoarelor informaţii:

- Soldul curent in moneda contului si in a doua valuta specificata; Tranzacţiile din registrulcontabil pentru anul curent si pe mai mulţi ani; Soldurile lunare pentru anul curent si pe mai mulţi ani; Balanţele cumulate, care sunt recalculate automat când utilizatorul modifica ordinea inregistrarilor afisate; Tranzacţii neconfirmate din cont.

Conturile din planul de conturiIn planul de conturi vor aparea toate conturile de venituri, cheltuieli si de bilant, cu excepţia conturilor clienţilor si furnizorilor (care sunt administrate in planuri de conturi separate).Planul de conturi – conturi clienţi si conturi furnizoriToate conturile clienţilor si furnizorilor sa fie stabilite in planul de conturi ale clienţilor, respectiv in planul de conturi al furnizorilor.Conturile clienţilor vor fi deschise prin modulul de Marketing si Vânzari, la convertirea unui client temporar in permanent se va deschide automat un cont in planul de conturi. Când in planul de conturi clienţi se va deschide pentru

Page 14: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAprima data un cont de client, in modulul Marketing si Vânzari va fi deschisa automat o inregistrare despre clientul respectiv.Când in modulul Aprovizionare se va adauga inregistrarea unui furnizor, in planul de conturi furnizori sa se deschida automat un cont.Ajustari ale ratelor de schimb valutarAcest fapt se realizeaza prin note contabile, create automat, care ajusteaza soldurile conturilor prin compensarea variaţiilor cursurilor de schimb.Programe financiare

- Combinare conturi: combinarea a doua conturi din planul de conturi (de exemplu, cândau fost deschise din greseala doua conturi in acelasi scop).

- Transfer plaţi in avans: sa prezinte un mecanism de distribuire a cheltuielilor platite printr-o suma globala (de exemplu, asigurari) de-a lungul anului fiscal.Sa se realizeze prin crearea unui cont provizoriu in care sa se pastreze partea nefolosita a cheltuielii. Pe masura ce anul inainteaza, sumele sa fie transferate treptat din acest cont in contul de cheltuieli.

b) Registrul contabil

Administrarea comoda si eficienta a notelor contabile, localizarea in orice moment a tranzactiei financiare originale.Pentru fiecare nota contabila sa fie pastrate mai multe date distincte: data a tranzacţiei (determinata de perioada fiscala careia ii aparţine tranzacţia); data a scadenţei (de ex., data plaţii); O data de referinţa (data originala la care s-a efectuat tranzacţia). Grupele de note contabile

- Administrarea simultana a mai multor note contabile.Grupele de note sa fie create si inchise automat prin intermediul unor proceduri destinate acestui scop.

Inregistrarea notelor contabile- Fiecare tranzacţie financiara (de ex. factura furnizor, chitanţa), odata finalizata trebuie

sa deschida automat o nota contabila pentru valoarea monetara a tranzacţiei. In plus, nota trebuie sa fie detaliata automat pe valori care urmeaza a fi debitate si creditate in diverse conturi, fara limitare la numarul de linii din nota contabila. De asemenea, sa existe posibilitatea de a inregistra manual note contabile.

- Procesul de inregistrare a notelor va include verificari pentru asigurarea ca nota contabila indeplineste urmatoarele condiţii: Sa fie detaliata. ; Suma debitelor si creditelor sa fie egala cu suma tranzacţiei; Data tranzacţiei sa se incadreze intr-o perioada fiscala deschisa;Nota sa nu fie in curs de verificare; Suma notei sa fie diferita de zero.

- Un mecanism de anulare a notelor contabile inregistrate. O nota contabila de anularesa fie automat inregistrata cu acelasi numar de referinţa ca nota iniţiala.

Tipuri de tranzacţii- O lista de tipuri de tranzacţiii predefinite de note contabile pentru fiecare document

financiar standard. - Sa permita modificarea modului in care este construita o nota contabila, sa poata fi

definite noi tipuri de tranzacţii, sa poata fi creat un tip special de tranzacţie pentru inregistrarea impozitelor pe proprietate sau impozitelor municipale, care distribuie debitul intre diversele departamente ale firmei.

- Fiecarui tip de tranzacţie financiara sa ii fie alocat un cod implicit de tranzacţie, care sa poata fi modificat la momentul inregistrarii documentului. In cazul unei noteinregistrate manual, tipul de tranzacţie sa poata fi selectat la inregistrarea notei.

Note contabile previzionale- Sa permita inregistrarea de note contabile pentru tranzacţii previzionate, care nu au o

legatura cu o anumita comanda sau factura (de exemplu, salarii, rambursari de imprumuturi), precum si pentru tranzacţii anticipate. Aceste tranzacţii sa poata fi incluse in diverse rapoarte de flux de numerar anticipat, fara a afecta soldurile conturilor sau planul de conturi.

Page 15: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA- Aceste note sa fie pastrate si sa poata fi localizate si vizualizate in acelasi loc ca si

notele contabile obisnuite. Ulterior, notele contabile previzionale sa poata fi fie convertite in note contabile obisnuite si inregsitrate in registrul contabil, fie sa poata fi sterse.

c) Situaţii financiare

Sa permita modificarea titlurilor si sub-titlurilor dintr-un raport de bilanţ sau adaugarea altora noi.Toate rapoartele sa poata fi rulate dupa data tranzacţiei sau dupa data de referinţa si trebuie sa poata include si notele contabile temporare. Este necesar sa existe posibilitatea de a fi construite rapoarte suplimentare cu ajutorul unui set de generatoare de rapoarte.

Mai jos sunt prezentate rapoartele standard oferite de sistem.Rapoarte de plan de conturi: Planul de conturi, Planul de conturi clienţi, Plan de conturi pe o perioada, Planuri de conturi – Moneda locala si a doua valuta, Anexe / Rapoarte financiare, Planul de conturi furnizori, Generator de rapoarte de plan de conturi;Rapoarte de tranzacţie: Tranzacţii de cont, Tranzacţii de cont dupa contul pereche, Tranzacţii de cont dupa tip + Cont pereche, Generator de rapoarte, Tipul de tranzacţii de cont, Rapoarte de bilanţ, Tranzacţii deschise la dataRapoarte de bilanţ: Bilanţ, Bilanţ final, Bilanţ – Moneda locala si a doua valuta, Generator de situaţii financiare, Bilanţ in a doua valutaRapoarte de profit si pierderi: Profit si pierderi, Profit si pierderi – Perioada specificata vs. intregul an, Profit si pierderi trimestriale, Profit si pierderi cu note temporare, Profit si pierderi – Moneda locala si a doua valuta, Profit si pierderi in a doua moneda, Profit si pierdere – Anul curent vs. cel anterior, Profit si pierderi lunare, Situaţie Profit si pierderi dupa centru de profit, Profit si pierderi consolidateRapoarte balanţa de verificare: Balanţa de verificare, Balanţa conturi, Balanţa lunara de verificare, Balanţe de deschidere ale conturilor, Balanţa de verificare in moneda contului, Supliment la balanţa de verificare, Balanţa de verificare cu note temporare, Balanţa trimestriala de verificare, Balanţa de verificare consolidata, Balanţa de verificare – Moneda locala si a doua valuta, Balanţa de verificare in a doua monedaRapoarte TVA: Taxa pe valoarea adaugata, TVA de la clienţi, TVA pe conturi, Sume de transferat in contul TVA, TVA pentru furnizori, Verificare pentru TVA corecta

d) Fluxul de numerar

Mai multe tipuri de rapoarte ale fluxului de numerar : un tip care se ocupa cu fluxul de numerar real din si in banca, sortat dupa codul fluxului de numerar (diverse tipuri de cheltuieli si venituri) si alt tip de raport sa fie o prognoza a fluxului de numerar.

Raportul de prognoza trebuie sa prezinte intrarea si iesirea anticipata de numerar pe o perioada de timp specificata.Acesta se va baza pe tranzacţiile financiare inregistrate ale caror date de scadenţa se incadreaza in perioada specificata in viitor. Trebuie sa se poata include si notele previzionale provenite de la comenzi deschise, note de intrare-recepţie neplatite si livrari nefacturate catre clienţi.

Rapoarte de flux de numerar: Flux de numerar, Prognoza flux de numerar,Prognoza flux numerar in funcţie de banca, Flux numerar detaliat, Prognoza detaliata a fluxului de numerar, Note temporare.

e) Planul de conturi – Rapoarte suplimentareRapoarte suplimentare: Note contabile temporare, Verificare continuitate nr. note contabile, Documente financiare temporare, Verificare continuitate nr. documente financiare;Planul de conturi si rapoartele de note contabile: Planul de conturi, Planul de conturi furnizori, Note contabile, Planul de conturi clienţi, Conturi pe grupe, Conturi pe note contabileSituaţii bancare/de carte de credit si Rapoarte de confirmare: Tiparire situaţie bancara,

Page 16: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAVerificare situaţii bancare, Situaţie pe tipuri de tranzacţii, Tiparire situaţie de carte de credit, Tranzacţii in cont bancar/de carte de credit;Valute si cursuri de schimb valutar: Cursuri de schimb zilnice, Cursuri zilnice de schimb pentru Euro, Cursuri de schimb pe valute;Pregatiri situaţii financiare: Articole de raport de bilanţ/profit si pierderi, Titlu/articole de raport pe conturi, Conturi pe articol de balanţa de verificare, Conturi pe articol de bilanţ/profit si pierderi, Articole balanţa de verificare;Rapoarte conturi implicite: Conturi pentru magazii, Conturi pentru magazii-costuri standard, Conturi pentru familii din magazie, Conturi venituri scutite de impozit, Conturi venituri straine, Conturi de inventar – Manopera, Conturi descarcare gestiune – Materiale, Conturi descarcare gestiune – Datorii, Centre de Profit/Cost, Conturi pentru familii, Conturi pentru familii-costuri standard, Conturi pentru Familii/Magazii-Cost standard, Conturi venituri, Conturi de inventar – Materiale, Conturi de inventar – Datorii, Conturi descarcare gestiune – Manopera, Conturi variaţii de preţ.

f) Generatoare de rapoarte financiareUn set de generatoare de rapoarte usor de operat, care sa permita crearea de rapoarte cu un numar mare de structuri si criterii. Generatoare de rapoarte de plan de conturiConstruirea de rapoarte ale tranzacţiilor inregistrate in conturi din registrul contabil (plan de conturi, conturi clienţi si conturi furnizori). Generator de raport de tranzacţiiConstruirea de rapoarte pentru tranzacţii de cont dupa diverse criterii (de exemplu articolul de buget). Rapoartele pot fi detaliate, consolidate.Generator de situaţie financiaraParticularizare situaţii financiare: bilanţ, rapoarte de profit si pierderi si balanţe de verificare, inclusiv programari. Varietatea de rapoarte ce vor putea fi create include de exemplu: Bilanţ – primul trimestru (anul curent); Bilanţ – al doilea trimestru (anul curent comparat cu anul anterior); Balanţe de deschidere pentru octombrie; Total tranzacţii pe luna octombrie; Balanţe de inchidere ale contului pe luna octombrie;Rentabilitatea firmei A comparativ cu firma B ; Rentabilitatea diverselor departamente.

Conturi clienti

Conturi clienţi este o extensie directa a vânzarii si livrarii care va administra toate operaţiunile de cont legate de client, de la crearea de facturi pâna la incasarea plaţilor, calculul taxelor fiscale, intreţinerea creditului si vechime.Va trebui sa cuprinda:

O gama de rapoarte care sa permita analiza venitului din vânzari dintr-un numar de perspective diverse (clienţi, articole, familii).

Un flux constant de date intre module. De exemplu, facturile sa poata fi generate pe bazaunor livrari nefacturate; sau se poate inregistra livrarea de bunuri, precum si scadenţa, pe baza unei comenzi de vânzare. Datele financiare sa poata circula, pentru a informa reprezentanţii de vânzari despre poziţia financiara a clienţilor, mai ales despre balanţele creditului acestora.

Tranzacţiile financiare, care se efectueaza in modulul conturi clienţi, vor afecta direct datele din planul de conturi: inregistrarea unei facturi sau incasari va crea automat o nota contabila, care poate fi apoi autorizata si trimisa. Aceste note contabile vor afecta mai departe procese suplimentare din modulul Financiar, cum ar fi: prognoze de flux de numerar, profitul si pierderile planificate, analiza bugetului etc.

Page 17: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAa) Facturi pentru clienţi

Facturile trebuie sa poata fi create pe baza comenzilor de vânzare si/sau avizelor de expediţie.Sa permita localizarea automata a datelor, cum ar fi preţuri si discounturi, termene de plata, balanţe ale comenzilor si cantitaţi livrate. In cazul unei facturi care se dubleaza ca si aviz de expediţie (factura de vânzare), cantitaţile livrate sa fie comparate cu balanţa ramasa de livrat din comanda, luând in considerare toleranţa comenzii.

Facturile (si chitanţele) sa se poata exprima si in alte valute chiar si atunci când cea de a doua moneda este una straina (la introducerea in registrul contabil, toate sumele sa fie convertite automat in moneda de facturare a clientului).

Pâna la aprobare, o factura sa fie considerata temporara. In aceasta etapa, factura sa poata fi modificata sau stearsa si poate fi tiparita numai ca proiect. Orice factura sa poata fi marcata ca fiind „in curs de verificare.Odata autorizata si finalizata, sa fie inregistrata o nota contabila, cu sumele distribuite intre conturi, in concordanţa cu codul notei specificate.

Posibilitate anulare factura si creere nota contabila anulare.Daca unui anumit client ii este alocat un client platitor, nota contabila pentru factura va fi inregistrata in contul clientului platitor in registrul contabil. Pentru fiecare client, sa se poata stabili daca facturile trebuie trimise beneficiarului bunurilor sau clientului platitor.

Inregistrarea facturilor pentru un client ocazional (pe firma sau pe filiala), alocarea unui cont general pentru acestia. Numele si alte informaţii de identificare ale clientului sa fie inregistrate direct in factura respectiva, in timp ce nota contabila asociata tranzacţiei sa fie inregistrata in contul general al clienţilor ocazionali in sub-registrul contabil al conturilor clienţilor. O fereastra separata sa permita localizarea facturilor si/sau chitanţelor existente pentru un anumit client ocazional dupa numele clientului. Vechimea clienţilor ocazionali sa poata fi vizualizata pe comanda.

Fiecare tip de factura este explicat mai jos in detaliu:Factura de vânzare

Facturile de vânzare trebuie sa combine doua funcţii: facturare si livrare. Detaliere automata a acesteia, pe baza uneia sau mai multor comenzi de

vânzare Posibilitatea de a fi pregatite si modificate manual ( pentru cele temporare). Daca se bazeaza pe o comanda de vânzare, factura sa fie completata cu

articolele comandate, cantitatea de livrat, preţurile, discounturile si termenii de plata – toate provenite din comanda specificata.

Daca preţurile comenzii sunt atasate unui index de preţ sau unei valute straine, preţurile din factura sa fie ajustate corespunzator. Cantitaţile articolelor din factura trebuie sa se bazeze pe balanţa ramasa de livrat din comanda, iar aceasta balanţa sa fie actualizata corespunzator. Daca factura nu se bazeaza pe o comanda (si, prin urmare, a fost detaliata manual), preţurile si discounturile sa fie completate automat pe baza celor alocate acestui client.

O factura de vânzare sa poata fi folosita si pentru a inregistra returul de bunuri de la un client si pentru a-l credita pe acesta pentru retur, prin specificarea de cantitaţi negative in factura.

Factura in comision

Facturile in comision vor fi folosite când clientul plateste pentru bunuri imediat in momentul primirii lor, in cursul unei vânzari directe.Sunt considerate atât tranzacţii de stoc, cât si tranzacţii financiare. Trebuie sa poata fi detaliata automat (articole, preţuri, discounturi, cantitaţi) pe baza unei anumite comenzi de vânzare, cât si pregatita manual, la fel ca si

Page 18: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAfactura de vânzare. Detalierea tipului de plata (numerar, cecuri, plaţi prin carte de credit etc.) sa fie efectuata intr-un mod similar unei incasari obisnuite.O factura in comision sa nu poata fi finalizata decât daca suma plaţilor este egala cu valoarea datorata pentru factura. Odata finalizata factura, va fi inregistrata o nota contabila (la fel ca in cazul facturii de vânzare). In plus, va fi actualizata balanţa casieriei in care au fost depusi banii.

Factura pe baza de aviz

Facturile pe baza de aviz vor fi folosite pentru a debita vânzari catre clienţi, pentru crearea unei facturi independent de un aviz de expediţie (de exemplu, când factura nu este trimisa impreuna cu livrarea sau mai multe livrari in aceeasi factura). Acestea pot include si creditari ale clientului pentru bunuri care au fost returnate sau supraâncarcate la preţ. Aceste credite vor fi deduse din valoarea totala datorata pentru factura. La crearea unei facturi pe baza de aviz nu trebuiesc influenţate balanţele din magazie, spre deosebire de facturile de vânzare si facturile in comision.O factura pe baza de aviz sa fie inregistrata pe baza unei singure livrari catre client, pentru toate livrarile efectuate in cursul perioadei specificate sau pentru un numar de avize de expediţie.Facturile pe baza de aviz trebuie din nou sa poata fi pregatite automat, prin legarea lor la unul sau mai multe avize de expediţie, sau detaliate automat. Când sunt legate la avize de expediţie, articolele, preţurile, discounturile, termenii de plata si cantitaţile sa fie preluate automat.Sistemul trebuie sa permita crearea de serii de facturi pentru un numar nelimitat de avize nefacturate. Când clientul primeste periodic facturi, sistemul trebuie sa permita pregatirea unei singure facturi pentru data specificata. Acest document sa factureze toate livrarile inregistrate in perioada respectiva si va credita eventualele retururi (creditele sa apara ca si cantitaţi negative). In caz contrar, sa fie pregatita câte o factura pentru fiecare livrare (si orice retur aferent). Facturile sa poata fi pregatite pentru data livrarii, pentru data curenta sau pentru orice alta data specificata. Daca a fost deja deschisa o factura pentru client la data respectiva, livrarile nefacturate sa fie adaugate la factura preexistenta.

Facturi pentru plaţi in avans

Soluţia ERP este necesar sa permita inregistrarea plaţilor in avans pentru diverse comenzi de vânzare, fara a fi necesara specificarea articolelor. La finalizarea facturii respective, trebuie actualizata balanţa platita in avans a comenzii. Fiecare factura ulterioara inregistrata pentru aceasta comanda sa fie redusa cu un anumit procent (specificat in comanda) in contul plaţii anticipate, pâna când balanţa plaţii in avans va ajunge la zero.Facilitatea de plata in avans va fi utila pentru comenzile mari, când sunt trimise catre client mai multe livrari si facturi. Aceasta va permite ţinerea sub control a plaţilor in avans si/sau ratelor. Inregistrând facturi pentru plaţi in avans si primind plaţi in avans de la client, sistemul trebuie sa creeze o balanţa de plata in avans. Drept urmare, valoarea facturilor ulterioare trimise clientului pentru aceleasi livrari vor fi mai mici decât de obicei. Adica, trebuiesc reduse cu un procent din valoarea totala a facturii, conform procentului de plata anticipata specificat in comanda. Astfel, pe factura trebuie sa apara pe o linie separata, pentru articolul „plata in avans” si sa aiba o valoare negativa. Valoarea dedusa in factura si fie dedusa si din balanţa plaţii in avans pâna când aceasta ajunge la zero.

Facturi proforma

Trebuie creata o chitanţa in momentul finalizarii plaţii sau o factura de vânzare la livrarea bunurilor.Facturile proforma trebuie sa poata fi detaliate automat, pe baza unei comenzi, sau pregatite manual.

Page 19: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

b) Creditarea clientuluiIn cazul facturarii la un preţ mai mare sau al unui retur de bunuri, este necesara creditarea contului clientului.Trebuie inregistrata ori o nota de credit ori sa se crediteze returul printr-o factura. Când un client returneaza bunuri defecte sau nedorite, nota de credit trebuie sa fie insoţita de un document separat de retur (care actualizeaza balanţele de inventar). Notele de credit pentru un retur de bunuri sa fie create automat pe baza unuia sau mai multor documente de retur de la client. Notele de credit pentru facturare la preţ mai mare sa poata fi detaliate manual.

c) ChitanţeChitanţele sa poata fi inregistrate si fara o referinţa catre o factura sau comanda.Sistemul trebuie sa permita inregistrarea incasarilor parţiale si/sau incasari ale ratelor. Pentru fiecare factura trebuiesc menţinute balanţele restante si astfel sa se poata vedea starea curenta a oricarei facturi in rapoarte. Sistemul trebuie sa poata inregistra diferite mijloace de plata: numerar, incasari prin cec si carţi de credit s.a.m.d. Odata verificate toate detaliile si finalizat documentul, sa fie actualizata balanţa casieriei in care s-a facut depunerea.Chitanţele sa poata include preţuri intr-o alta moneda decât valuta de facturare a clientului, chiar atunci când cea din urma este una straina.

d) Taxe financiareFiecarui client sa i se poata stabili o rata a taxelor financiare care vor fi datorate in cazul unei plaţi facute cu intârziere. Aceasta presupune o rata iniţiala de platit atât timp cât sumele datorate se pastreaza intr-un anumit interval, precum si o taxa de penalizare, ce va fi aplicata in cazul in care balanţa contului depaseste limita respectiva. Taxele financiare sa fie calculate zilnic, luând in considerare soldul contului clientului din ziua respectiva.

e) Credit si vechime

Creditul clientuluiPentru fiecare client sa poata fi alocate limite ale creditului. Balanţele trebuie sa indice valoarea creditului acordat deja. In momentul in care clientul a depasit limita alocata, sa apara un mesaj de eroare ori de câte ori sunt inregistrate comenzi ulterioare (precum si când sunt inregistrate noi livrari, solicitari de service sau facturi). Pentru a avea o imagine a debitului clientului, sistemul trebuie sa puna la dispoziţie mai multe rapoarte:

Credit client – sa prezinte valoarea totala a creditului acordat deja clientului in ziua rulariiraportului. O balanţa negativa de credit indica depasirea limitei acordate clientului.

Garanţia clientului – sa prezinte garanţia clienţilor specificaţi. O balanţa negativa agaranţiei indica o depasire a limitei garanţiei acordate clientului.

Intârzierea medie a plaţii clientului – sa prezinte numarul mediu de zile de intârziere a plaţii facturilor pentru clientul respectiv pe baza istoricului acestuia.

Vechime debite si facturi deschise

Sa existe o serie de rapoarte despre debitele restante si vechimea restanţei clientului: Vechimi facturi la 30 zile – sa prezinte suma datorata separat pe clienţi pe perioade de vechime de 30 zile, adica debit curent, 1-30 zile, 31-60, 61-90 si peste 90 zile.Vechime lunara pe conturi – sa prezinte suma datorata de clienţi individuali pe luna.Vechime lunara pe articol de balanţa de verificare – sa prezinte suma datorata de un grup de conturi de clienţi (reprezentat prin acelasi articol de balanţa de verificare) pe

Page 20: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAluna.Vechime zilnica debite – sa prezinte suma datorata zilnic de clienti individuali, impreuna cu numarul de zile de intârziere a plaţii.Vechime saptamânala debite restante – sa prezinte suma datorata saptamânal de clienţi individuali.Vechime debite pe facturi – sa prezinte toate facturile restante sortate dupa data scadenţei.In pachetul internaţional, acelasi raport este disponibil in moneda contului.Datorii restante pe facturi – sa prezinte facturile restante, incluzând plaţile parţiale.Datorii restante pe comenzi – sa prezinte facturile restante ale clienţilor (ocazionali) ale caror plaţi sunt confirmate dupa comenzi (toate facturile aferente unei anumite comenzi sunt restante pâna când este platita toata comanda).Tranzacţii deschise la o anumita data – Detalii – sa prezinte toate facturile neplatite la o anumita data specificata. Acest raport este util pentru a vedea starea contului clientului la un anumit moment in trecut (de exemplu, la sfârsitul lunii precedente).Tranzacţii deschise – Centralizari lunare – sa prezinte valoarea datorata pe luna de la o anumita data (din trecut). Utilizatorul stabileste numarul de luni pentru care pot fi prezentate cifrele. Vechime consolidata – sa prezinte pereche de rapoarte care reflecta datele despre vechime pentru o corporaţie cu mai multe companii.Clienţi restricţionaţi – sa prezinte o lista a clienţilor care au fost restricţionaţi sau care sunt pe cale de a fi restricţionaţi (au fost avertizaţi) din cauza debitelor restante. Din momentul in care un client a fost restricţionat, nu mai pot fi inregistrate comenzi de vânzare sau livrari pentru acesta.

Situaţii ale clienţilor

Sistemul trebuie sa ofere urmatoarele situaţii ale clienţilor: Situaţie client – sa includa toate tranzacţiile inregistrate in contul clientului;Situaţie client cu vechime – sa prezinte tranzacţiile restante inregistrate in contul clientului, precum si balanţa restanţei contului detaliata pe perioade de vechime.

f) Rapoarte de venituri din vânzari

Rapoarte care sa prezinte veniturile pe clienţi si pe articol vândut pe o perioada specificata. Unele din ele sa prezinte si profiturile obţinute.Majoritatea rapoartelor sa se bazeze pe datele din facturile finalizate iar altele sa permita includerea facturilor temporare.Astfel este nevoia ca utilizatorul sa poata construi o varietate de rapoarte proprii particularizate, folosind un generator de rapoarte de vânzare, care ia in considerare avizele de expediţie si facturile de vânzare finalizate, sau un generator de rapoarte pentru vânzarile facturate, care ia in considerare datele din toate tipurile de facturi finalizate. Sistemul sa aiba disponibile rapoarte de genul urmator:Rapoarte de analiza ale facturilor– Vânzari lunare (pe facturi), Vânzari filiale, Vânzari pe reprezentanţi vânzari;Rapoarte de analiza clienţi – Vânzari clienţi, Vânzari clienţi pe luna, Vânzari pe perioada – inclusiv facturi temporare, Vânzari detaliate clienţi, Vânzari clienţi pe luna – tabel, Vânzari clienţi pe articol;Rapoarte de analiza articole – Vânzari articole pe perioada, Vânzari articole pe luna – tabel, Profit din articole vândute, Vânzari articol pe luna (a doua moneda), Vânzari articole pe luna, Vânzari articole pe trimestru, Profit lunar din articolRapoarte analiza familie de produse – Vânzari articole pe familii, Vânzari trimestriale pe familii, Vânzari lunare pe familii, Profit pe familii de produse

Conturi furnizori

Page 21: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

Aici se administreaza toate procedurile contabile referitoare la furnizor, de la inregistrarea de facturi de la furnizor, la pregatirea si efectuarea plaţii (prin cec, casa sau transfer bancar), vechime neplata, distribuţia cheltuielilor de livrare (asupra costuri de articole) si distribuirea cheltuielilor de import.Aici trebuie sa se includa o gama larga de rapoarte, care sa permita analiza cheltuielilor de achiziţii din diverse puncte de vedere (pe furnizori, pe articole).

a) Facturi de la furnizori

Facturile primite de la furnizori trebuie sa fie inregistrate automat pe baza comenzilor deaprovizionare si a notelor de intrare-recepţie (NIR-uri). Astfel se permite localizarea automata a datelor, cum ar fi preţuri si discounturi, condiţii de plata, balanţe ale comenzii si cantitaţi primite. In cazul unei facturi care se dubleaza sub forma unui NIR (Factura Furnizor), cantitaţile primite sa fie comparate cu balanţa comenzii, luând in considerare toleranţa comenzii. Aceste caracteristici sa ofere mijloace importante de control pentru prevenirea apariţiei erorilor (in ceea ce priveste cantitaţile, preţurile si discounturile), eliminând in acelasi timp necesitatea reintroducerii datelor existente. In factura sa se prezinte sursa preţului fiecarui articol, precum si o semnatura electronica.

Sa poata fi pregatite automat note de debit catre furnizori in cazul unei facturari la un preţ mai mare.Pâna la aprobarea unei facturi, aceasta trebuie sa fie considerata temporara si sa poata fi modificata sau stearsa. Sa fie automat marcata ca fiind „in curs de verificare”, fapt care ar preveni finalizarea accidentala a acesteia inainte de terminarea verificarii. Odata autorizata si finalizata factura, sa fie inregistrata o nota contabila, cu sumele distribuite intre conturi, corespunzator codului notei respective.Daca dupa finalizarea facturii vor fi descoperite erori, sa poata fi creata o factura de anulare, care anuleaza documentul original, creând in acelasi timp o nota contabila de anulare.

Sistemul trebuie sa permita, de asemenea, inregistrarea de facturi pentru un furnizor generic, folosit ocazional. Tuturor furnizorilor folosiţi ocazional sa li se aloce un cont general (folosit de toţi furnizorii care nu au un cont propriu), eliminând astfel necesitatea de a deschide un nou cont de fiecare data când se fac achiziţii de la un asemenea tip de furnizor. Numele real si celelalte date de identificare ale furnizorului sa fie inregistrate direct in factura respectiva, in timp ce nota contabila asociata tranzacţiei sa fie inregistrata in contul general al furnizorilor folosiţi ocazional din sub-registrul conturilor de furnizori.

Facturile primite de la furnizori pot fi inregistrate in doua moduri: Ca factura singulara (va funcţiona si ca recepţie in gestiune) Ca factura multipla (va factura simultan mai multe livrari).Fiecare tip de factura este explicat mai jos in detaliu.

Factura singulara

Se vor combina doua funcţii: facturarea si recepţia cu scopul de a nu inregistra separat factura si separat nota de intrare-recepţie. In acest mod, se doreste documentarea atât a facturarii, cât si a primirii concreta de bunuri concomitent, salvându-se astfel timp si eliminându-se greseli. Odata documentata tranzacţia, nivelele de inventar sa fie actualizate cu articolele primite.Facturile singulare trebuie sa poata fi detaliate automat pe baza uneia sau mai multor comenzi de aprovizionare, sau inregistrate manual. Daca se bazeaza pe o

Page 22: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

comanda de aprovizionare, factura sa fie completata cu articolele comandate, cantitatea ramasa de primit, preţuri, discounturi si condiţii de plata – toate preluate din comanda specificata. Toate aceste detalii sa poata fi modificate manual atât timp cât factura este inca temporara.Este necesar ca facturile singulare sa poata include preţuri in alte valute decât cea a clientului, chiar când cea din urma este o valuta straina.

Factura multipla

Facturile multiple vor fi folosite pentru a inregistra o factura de la furnizor primita independent de avizele de expediţie si de bunuri (de exemplu, când factura nu insoţeste livrarea, când furnizorul factureaza in aceeasi factura mai multe livrari). Acestea trebuie sa includa credite pentru bunuri returnate, care sunt deduse din suma totala datorata in factura. Este important ca acest tip de factura sa nu modifice balanţele din magazie, spre deosebire de facturile singulare.O factura multipla trebuie sa fie inregistrata pe baza unei singure note de intrare-recepţie (NIR), toate recepţiile de bunuri din cursul unei perioade specificate sau pentru un anumit numar de NIR-uri.Facturile multiple vor trebui detaliate automat prin legarea lor la una sau mai multe note de intrare-recepţie. Astfel, articolele si cantitaţile sa fie preluate de acolo iar retururile sa apara sub forma de cantitaţi negative. Este nevoie si de inregistrarea de articole suplimentare. Preţurile sa se bazeze pe preţul corespunzator de achiziţie, cu excepţia cazului in care NIR-ul specificat a fost legat de o comanda de aprovizionare; in acest caz, va fi completat numarul comenzii, iar preţurile vor fi preluate de acolo.Factura pe baza de NIR sa poata fi detaliata si manual.

b) Creditul primit de la furnizori

Sistemul trebuie sa ofere mai multe metode elementare pentru inregistrarea creditului datorat pentru o facturare la un preţ mai mare sau un retur de bunuri.Notele de credit de la furnizori

Inregistrarea unei copii a notei de credit trimise de furnizor. Aceste note sa nu modificebalanţele de inventar. Drept urmare, daca bunurile au fost returnate, nota de credit trebuie insoţita de un document de retur (care va actualiza corespunzator nivelele de inventar din magazie).Deasemenea este foarte important sa se poata detalia automat o nota de credit pentru bunuri returnate pe baza unui document de retur la furnizor.

Creditarea sumelor printr-o factura Sa se poata folosi o factura de furnizor pentru a inregistra retururi. Daca returul se

face pentru toate bunurile primite, aceasta sa poata servi drept factura de anulare; prin raportare la factura iniţiala, cele doua sa fie operate automat. Drept urmare, factura originala (acum anulata) sa nu mai apara in rapoartele de facturi neachitate.

Nota de debit catre furnizor Sa se poata emite si o nota care debiteaza furnizorul pentru retururi de bunuri sau

pentru supraincarcare de preţ (spre deosebire de creditul oferit de furnizor). Detaliere automata nota prin legarea de un document de retur catre furnizor sau la o

factura pe baza de NIR.Emiterea manuala a unei note de debit.Când nota de debit corecteaza o factura pe baza de NIR (identificata dupa numarul intern al facturii) pentru facturare la un preţ mai mare, aceasta sa fie detaliata automat cu toate articolele pentru care exista o inadvertenţa intre comanda si factura – in ceea ce priveste preţul, discountul sau cantitatea.

Page 23: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAc) Plaţi

Sistemul ERP trebuie sa ofere mai multe opţiuni de inregistrare a plaţilor catre furnizor (de ex: plaţi prin cec, casa si transferuri bancare).Plaţile pot fi facute in contul anumitor facturi dar trebuie sa existe si posibilitatea de a fi facute fara legatura cu o anumita factura. Plaţile trebuie sa poata fi pregatite automat in grupe sau manual pe document de plata.Dupa verificarea, autorizarea si finalizarea plaţii, sa fie creata o nota contabila, care sa crediteze contul furnizorului. Drept urmare, facturile pentru care este facuta plata sa fie operate automat.Odata finalizata plata, sa poata fi tiparite cecurile si instrucţiunile privind transferurile bancare.Pregatirea de plaţi in grupe presupune mai multe aspecte importante:Marcarea facturilor pentru plata

Marcarea facturilor pentru plata trebuie sa se poata face atât manual cât si automatFacturile sa poata fi selectate dintr-o lista de facturi restante (acelea pentru care nu au fost confirmate inca plaţile).Marcarea automata sa se efectueze separat pentru fiecare furnizor. Trebuie permisa marcarea tuturor facturilor restante, de la furnizorul respectiv, care sunt scadente pâna la o anumita data specificata a plaţii .Sa se poata modifica rezultatele prin marcarea de facturi suplimentare si/sau inlaturarea marcajelor inserate automat.Sa se poata marca si alte tranzacţii inregistrate in contul furnizorului, cum ar fi plaţi in avans nereconciliate si note de debit.

Plaţi parţiale

Daca plata trebuie facuta in rate, fiecare data a plaţii sa apara pe o linie separata si sa poata fi marcata individual. Factura respectiva trebuie sa fie considerata restanta pâna când este platita toata suma.

Pregatirea plaţilor

Odata marcate facturile ce trebuie platite (impreuna cu creditele nefolosite), trebuiesc deschise automat documente de plata pentru fiecare furnizor. Tot acum este necesara si post-datarea plaţilor scadente in viitor; fiind inregistrate in documente separate de plata, datate la o data scadenta (in viitor). Toate celelalte plaţi sa fie datate la data curenta (sau la orice data specificata de utilizator).Plaţile prin cec sau plaţile prin transfer bancar, care nu sunt legate la o factura inregistrata (sau plaţile anticipate facute anterior inregistrarii unei facturi obisnuite) trebuie sa poata fi pregatite si manual.Indiferent de modul pregatire, dupa verificarea, autorizarea si finalizarea documentului de plata, trebuie sa se deschida o nota contabila, care sa debiteze furnizorul si crediteaza contul bancar.

Tiparirea cecurilorSistemul trebuie sa ofere posibilitatea de a tipari cecuri catre furnizori.Astfel, sa i se permita utilizatorului sa selecteze numarul maxim de cecuri ce pot fi tiparite la un moment dat (de exemplu: când mai sunt numai cinci cecuri ramase in imprimanta si sunt zece ce trebuie tiparite). Sa se afiseze, de asemenea, numarul urmatorului cec ce urmeaza a fi tiparit. Daca cel din urma nu corespunde primului numar de pe cecurile din imprimanta, acesta sa poata fi modificat. Foarte important este si capacitatea sistemului de a stabili numarul de copii de cecuri ce vor fi tiparite la un anumit moment si numarul maxim de caractere care incap pe o linie a cecului.Tiparirea notificarilor de transfer bancar

- O scrisoare care anunţa furnizorul ca a fost creditat contul sau, ca rezultat al transferului bancar. Scrisoarea sa includa detaliile transferului, precum si detaliile facturilor acoperite prin plata respectiva (inclusiv sumele debitate).

- O notificare catre banca, solicitând ca fondurile sa fie transferate furnizorului. Notificarea

Page 24: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAsa includa detalii referitoare la contul debitat, suma (in cifre si in litere) si contul furnizorului ce va fi creditat.

d)Taxa reţinuta Un mecanism de inregistrare a taxelor in cursul plaţii catre furnizori, impreuna cu un

setde rapoarte privind taxa reţinuta.Când sunt reţinute taxele de la furnizori, sistemul trebuie sa inregistreze o nota contabila care sa crediteze contul specificat pentru taxele reţinute.

Rapoartele privind taxele reţinute sa aiba la baza toate aceste situaţii, fie ca furnizorul a fost platit prin cec, fie prin transfer bancar. Acestea trebuie sa includa: Taxe reţinute, Taxe reţinute versus plaţi, Expirarea reducerii taxei reţinute, Taxe reţinute anuale, Taxe reţinute versus plaţi anuale.

e) Costuri materiale: Transport si alte cheltuieliSistemul trebuie sa ia in considerare cheltuielile legate de articole achiziţionate (de exemplu transport, depozitare) la calculul costurilor reale ale acestora: Calcularea cheltuielilor de transport ca procent mediu fix din costul articolului;Stabilirea costurilor prin intermediul unui DVI (care sa combine toate facturile relevante pentru articolele achiziţionate si cheltuieli).Cheltuielile ca procent fix din costul articolului Când se lucreaza cu un procent fix, cheltuielile suplimentare ale articolului trebuiesc calculate ca raport din preţul de achiziţie. Costurile medii de transport vor fi stabilite pe furnizor si articol, pentru fiecare modalitate de livrare (aeriana, pe uscat si pe mare). Când este folosit acest mecanism, costul sa fie inregistrat in contul tranzacţiei de recepţie (de obicei Nota de intrare-recepţie), ca preţ de achiziţie plus procentul adaugat pentru costuri suplimentare. Preţul de achiziţie sa fie preluat din factura furnizorului (daca aceasta a fost primita) sau din comanda de aprovizionare (daca nu a fost primita factura de la furnizor).DVI-urileSa permita distribuirea costurilor suplimentare legate de livrarea si importul de bunuri la facturile de la furnizor si atasate astfel articolelor achiziţionate. De exemplu, sa se poata atasa o factura primita de la un funcţionar vamal sau companie de transport (cu plata cheltuielilor cum ar fi: taxe de import, cheltuieli de transport, prime de asigurare, spaţiu de depozitare, taxe portuare) la una sau mai multe facturi de achiziţie.Este necesar ca sistemul sa distribuie cheltuielile de transport si import la costurile articolului conform unui tip prestabilit de incarcare, ca de exemplu:Preţ – Suma sa fie distribuita intre articolele achiziţionate pe baza valorii totale a fiecarui articol raportat la valoarea totala a facturii.Cantitate – Cheltuielile sa fie distribuite corespunzator cantitaţii articolelor achiziţionate. Este de preferat utilizarea acestei metode numai pentru articole apreciate cu aceeasi unitate de masura.Volum – Cheltuielile sa fie distribuite pe baza formulei volum unitar x cantitate de articole achiziţionate, raportata la volumul total al articolelor din factura.Greutate – Cheltuielile sa fie distribuite pe baza formulei unitate de greutate x cantitate articole achiziţionate, raportata la greutatea totala a articolelor din factura.Odata finalizat DVI-ul, vor trebui calculate costurile reale ale produsului pentru fiecare articol din incarcatura si vor fi atasate tranzacţiei de recepţie. Aceasta metoda ofera o imagine mai exacta a costurilor reale ale fiecarei livrari.

f) Facturi deschise si vechime debite Diverse rapoarte despre debitele neplatite catre furnizori si despre vechimea acestor

debite. Unele rapoarte sa insumeze valoarea datorata fiecarui furnizor; rapoartele mai

Page 25: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAdetaliate sa prezinte facturile restante sau platite parţial.Descrierea detaliata a tuturor rapoartelor de vechime:

Vechime debite pe perioade de 30 zile – sa prezinte suma datorata separat pe furnizori pe perioade de vechime de 30 zile, adica debit curent, 1-30 zile, 31-60, 61-90 si peste 90 zile;Vechime debite lunare – sa prezinte valoarea datorata anumitor furnizori pe luna;Vechime debite zilnice – sa prezinte valoarea zilnica datorata furnizorilor, impreuna cu numarul zilelor de intârziere;Vechime debite pe facturi – sa prezinte toate facturile restante sortate dupa data scadenţei;Facturi restante – sa prezinte toate facturile restante sortate dupa data facturii;Tranzacţii deschise pâna la data – sa prezinte toate facturile datorate la o anumita data.

g) Rapoarte de analiza a achiziţiilor

Exista nevoia rapoartelor care prezinta achiziţiile de la furnizori si cheltuielile cu articolele achiziţionate pe o anumita perioada. Ele au la baza datele din facturile finalizate. Unele vor fi rulate lunar (de exemplu: Achiziţii lunare pe furnizori); altele vor acoperi o perioada specificata de utilizator (de exemplu: Achiziţii de la furnizor in perioada). Rapoartele de analiza pe articole vor trebui sa prezinte cantitaţile achiziţionate in afara cheltuielilor (de exemplu, Achiziţii lunare pe articole).Rapoarte de analiza pe furnizori – Achiziţii de la furnizori pe o perioada, Achiziţii in perioada - inlusiv facturi temporare, Achiziţii lunare pe furnizori, Achiziţii de la furnizor pe articole, Achiziţii detaliate pe perioada, Achiziţii de la furnizor pe luna, Achiziţii lunare pe furnizori, NIR-uri nefacturate.Rapoarte de analiza pe articole– Achiziţii de articol pe o perioada, Achiziţii lunare pe articole, Achiziţii lunare pe articole, Achiziţii trimestriale pe articole

Gestiunea lichiditaţilor

Sistemul trebuie sa permita evidenţa transferului de fonduri (numerar, cecuri, dovezi de carte de credit) catre si dinspre casierii si in conturi bancare si conturi de carte de credit. Registrul de casa asigura evidenţa fiecarei plaţi facute, primite sau depuse (adica, incasare de la client, depunere, plata prin cec, transfer bancar, chitanţa).

Casierii Este important ca sistemul sa permita stabilirea unui numar nelimitat de casierii,

precum si a unei game largi de mijloace de plata (de exemplu numerar, cecuri, diverse carţi de credit, cupoane).Fondurile din fiecare casierie sa fie administrate sidocumentate separat. Fondurile sa poata fi transferate de la o casierie la alta sau intr-un cont bancar sau companie de carte de credit.

Corectarea erorilor facute la inregistrarea cecurilor si/sau foilor de carte de credit (chiarsi dupa finalizarea documentului la care se refera acestea).

Inregistrarea cecurilor returnate, crearea unei notificari de retur de cec si debitarea clientului pentru valoarea cecului plus orice penalizare.

Depunere de cecuri postdatate in banca, inregistrarea intr-un cont intermediar si apoi creditarea bancii la data plaţii.

Cecurile primite si dovezile de carte de credit sa fie confirmate automat cu foilecorespunzatoare de varsamânt.

DepuneriTrebuie sa fie posibila pregatirea automata sau manuala a foilor de varsamânt. Acestea sa fie folosite nu numai pentru depuneri in conturi bancare sau de carte de credit, dar si pentru transferul de fonduri de la o casierie la alta.

La pregatirea automata a foii de varsamânt, conţinutul sau trebuie sa depinda de destinaţia depunerii. In cazul unei depuneri intr-un cont bancar, foaia de varsamânt sa conţina toate

Page 26: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAcecurile care se afla la momentul respectiv in casierie (si datate in perioada specificata). Când depunerea se face catre o companie de carte de credit, sa fie incluse toate dovezile relevante de carte de credit. In eventualitatea unui transfer catre alta casierie, aceasta sa conţina toate cecurile si foile de carte de credit care se afls in momentul respectiv in casieria iniţiala. Odata finalizata pregatirea, fiecare linie trebuie sa poata fi autorizata sau stearsa din foaia de varsamânt.

Rapoarte de administrare a fondurilorAici trebuie sa existe urmatoarele tipuri de rapoarte: Foi de varsamânt temporare, Tiparire foide varsamânt, Tranzacţii prin cec, Registru contabil numerar, Cecuri postdatate incasate inbanca, Depuneri bancare, Sold casierie, Registrul de casa, Cecuri postdatate reţinute in banca.Analiza costuri si evaluare stocuriSunt necesare urmatoarele opţiuni de calcul al costurilor:

Calcul costuri reale dupa metoda FIFO (primul intrat, primul iesit); Calcul costuri reale dupa metoda preţului mediu ponderat; Calcul costuri standard (cu variaţii), pentru utilizare impreuna cu modulul Descarcare de

gestiune.- In plus, exista nevoia facilitaţilor pentru: Distribuţia cheltuielilor (de exemplu transport) in costurile materiale; Calcul costuri comanda de producţie; Calcul costuri asamblare; Evidenţa costuri reale, costuri standard si ultimul preţ – pentru fiecare articol.a) Analiza costuri pentru afaceri

Analiza costurilor pentru afaceri trebuie sa efectueze calculul costurilor articolului, calculul costurilor tranzacţiilor si evaluarile de stocuri calculate numai pe baza costurilor materiale. Este necesara deasemenea posibilitatea de distribuţie a costurilor suplimentare, cum ar fi cele de transport.Calculul costurilor dupa ultimul preţ sau costul standardSistemul trebuie sa dispuna de o modalitate de calcul al costurilor articolelor pe baza ultimului preţ sau a costurilor standard, in loc de costurile reale.Tranzacţiile sa fie evaluate pe masura inregistrarii lor, costul acestora fiind determinat de preţul de achiziţie si de cantitatea din tranzacţie. Rezultatele sa fie folosite la descarcarea de gestiune pentru a inregistra tranzacţiile de inventar si variaţia.Evaluarile stocurilor trebuie realizate pe baza balanţei de stocuri si a costului articolului. Calculul in timp real al costurilorSoluţia ERP va permite calculul automat in timp real al costurilor. Acesta nu trebuie sa ia in considerare succesiunea cronologica a evenimentelor. In schimb, calculul costurilor sa se bazeze pe ordinea in care sunt inregistrate tranzacţiile in sistem. Cu cât inregistrarea tranzacţiei reflecta mai bine ordinea in care au avut loc respectivele tranzacţii, cu atât vor fi mai exacte calculele in timp real ale costurilor.

Fiecarei recepţii de bunuri sa ii fie alocat automat un cost al tranzacţiei pe baza datelor

disponibile (de exemplu factura, comanda)Pentru orice alt tip de tranzacţie costurile sa fie calculate automat, prin metoda preţului mediu ponderat.

De câte ori este inregistrata o recepţie de bunuri, sa fie actualizat costul curent de articol

pentru toate articolele primite, ajungând la o medie ponderata intre costul sau preexistent (anterior recepţiei) si valoarea noii recepţii.

Oricarui ansamblu de magazie al unui articol sa ii fie alocat un cost de tranzacţie pe baza

costurilor reale ale parţilor sale componente.De câte ori este inregistrat un ansamblu de

Page 27: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAmagazie, sa fie actualizat costul curent de articol al articolului asamblat, ajungând la o medie ponderata intre costul sau preexistent si valoarea noului ansamblu.Calculul costului articolului prin metoda preţului mediu ponderat sau FIFOMecanismul de calcul al costurilor este necesar sa fie un instrument unic care sa permita calculul precis al costurilor, pe baza parţilor componente si a tranzacţiilor inrudite (de exemplu, cheltuieli de livrare). Spre deosebire de calculul in timp real al costurilor, aici este luata in considerare succesiunea cronologica a tranzacţiilor.Sistemul trebuie sa ofere pentru calculul costurilor atât metoda FIFO cât si metoda Preţului mediu ponderat.Calculul costurilor de materialeCalculul costurilor pentru articolele achiziţionate trebuie sa fie determinat de preţul articolului din tranzacţie, plus costul oricaror cheltuieli suplimentare (de exemplu, transport) care au legatura cu tranzacţia respectiva.Fiecare articol achiziţionat sa primeasca o valoare de intrare, care sa depinda de urmatoarele:

- Preţul articolului dupa cum apare in factura furnizorului (dupa scaderea tuturor discounturilor) si luând in considerare toate cheltuielile suplimentare (livrare, asigurare etc.).

- Daca nu este disponibila nici o factura, preţul din comanda de achiziţie (dupa deducerea discounturilor).

- Când nu exista nici o comanda, preţul articolului din cea mai recenta lista de preţuri primita de la furnizorul respectiv.

- Daca nu este disponibila nici o lista de preţuri, preţul din cea mai recenta oferta de preţ aflata inca in vigoare de la furnizorul respectiv.

- Daca nici una din cele de mai sus nu exista, preţul standard al articolului.Calculul costurilor tranzacţieiCalculul costurilor tranzacţiei sa se realizeze prin analiza costurilor si nu pe baza evidenţei stocurilor. Aceast lucru permite reajustarea retroactiva a costurilor unei tranzacţii pe baza datelor actualizate La calculul costurilor, orice tranzacţie de inventar, care implica materiale achiziţionate, sa fie evaluata astfel:

In cazul unei recepţii de bunuri de la un furnizor, sau a unui retur racordat la recepţia respectiva, sa fie considerata valoarea (actualizata) de intrare.Acelasi lucru in cazul oricarei alte tranzacţii in care este implicat un articol achiziţionat, atâta vreme cât poate fi localizat numarul sau de lot in NIR-ul original.

Orice alt tip de tranzacţie sa fie evaluat conform preţului mediu ponderat

b) Rapoarte de analiza a costurilor Analiza costurilor in activitaţi comerciale – Analiza preţ mediu ponderat, Analiza

costuri standard, Analiza ultimului preţ, Analiza FIFO, Analiza costuri standard (a doua moneda)

Calculul costurilor in activitaţi de producţie – Articole – Calcul costuri materiale, Componente cost produs, Componente cost produs (a doua moneda), Calcul costuri articol pe etape, Analiza preţ mediu ponderat, Analiza costuri standard, Calcul costuri producţie, Comparare calcul costuri articol, Comparare calcul costuri articol – a doua moneda, Cost tranzacţii intrate, Analiza FIFO

c)Evaluarea stocurilorPosibilitatea de a calcula balanţe trecute. Acest mecanism sa permita obţinerea unei imagini a stocurilor pentru orice moment specificat in timp dar si pentru o anumita data din trecut.Este important sa existe urmatoarele tipuri de evaluari: standard, reala si valoarea materialelorValoarea standard = Cantitate produs in balanţa trecuta x Cost standard articolValoarea reala = Cantitate produs in balanţa trecuta x Cost real articol

Page 28: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAValoarea materialelor = Cantitate produs in balanţa trecuta x Costuri materiale reale ale articoluluiRapoarte de calcul al costurilor tranzacţiei si evaluarii stocurilor:

Rapoarte de calcul costuri tranzacţie – Costuri tranzacţie pe articole, Centralizare costuri tranzacţie pe magazie, Centralizare costuri tranzacţie si cantitaţi, Centralizare valori transfer magazie

Rapoarte evaluare stoc total – Centralizare evaluare stocuri, Evaluare stoc pe articol, Evaluare standard pe componente cost, Evaluare stoc pe magazie, Evaluare stoc pe lot/comanda de producţie, Vechime stocuri

Rapoarte evaluare stocuri de materiale – Centralizare evaluare stocuri de materiale, Evaluare stocuri materiale pe articole, Evaluare stocuri materiale, Evaluare stocuri materiale pe magazii, Evaluare stocuri materiale pe lot, Evaluare stocuri materiale (a doua moneda)

Rapoarte evaluare stocuri articol – Evaluare stocuri articol – centralizare, Evaluare stocuri articol pe nr. Articol, Evaluare stocuri – comenzi deschise de producţie, Evaluare stocuri articol pe magazii, Evaluare stocuri articol pe comenzi de producţie

Evaluari stocuri articol pe etape – Evaluari stocuri pe articole, Evaluari stocuri pe articole si magazii, Evaluari stocuri pe magazii

Descarcarea gestiunii

Sistemul trebuie sa consemneze in planul de conturi costul tranzacţiilor de inventar. Trebuie sa ofere si posibilitatea de a localiza in sistem alte tipuri de tranzacţii de stoc , cum ar fi transferuri intre magazii, casari de stocuri si altele.

a) Conturi implicite pentru tranzacţiiVa fi nevoie de conturi implicite in planul de conturi pentru diverse tranzacţii de stoc si pentru variaţii.Unele din aceste conturi sa fie creditate sau debitate imediat:

Venitul – la inregistrarea facturii clientului sa fie creditate atât vânzarile impozabile, cât si cele scutite de taxe (in doua conturi separate).

Inventar/achiziţii de materiale – toate achiziţiile sa fie debitate la inregistrarea facturii furnizorului.

Variaţia de preţ – orice diferenţa intre preţul standard si preţul din factura sa fie creditata sau debitata la inregistrarea facturii furnizorului.

Alte tranzacţii de stoc sa fie inregistrate in registrul contabil la descarcarea gestiunii: Descarcarea gestiunii – descarcarea de gestiune pentru materiale, manopera,

cheltuieli generale Variaţia generata de modificari ale costurilor standard ale articolelor Variaţia generata de conversiile inventarului Variaţia inventarierii stocurilor – valoarea oricaror diferenţe care apar la inventarierea

stocurilor Casari stocuri – valoarea inventarului casat Esantionare articole – valoarea oricaror esantionari de inventar

Daca se va lucra cu costuri reale, trebuie sa apara urmatoarele: Toate valorile de inventar sa fie incarcate in acelasi cont; Toate valorile de descarcare de gestiune sa fie inregistrate in acelasi cont; Conturile pentru variaţii (cu excepţia variaţiei inventarierii stocurilor) sa fie ignorate.

O diferenţiere mai accentuata a conturilor

Sistemul trebuie sa permita crearea de conturi separate – câte unul pentru fiecare magazie, familie de conturi sau chiar familie din cadrul fiecarei magazii, sa se poata atribui conturi de

Page 29: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAvenituri si descarcari de gestiune pe grupe de clienţi.Cont pe fiecare magazie – Daca unei magazii implicate intr-o tranzacţie de stoc i-a fost alocat un cont separat, valoarea tranzacţiei sa fie inregistrata in contul special al magaziei si nu in contul general implicit.Cont pe fiecare familie de conturi –de câte ori o tranzacţie implica un cont din aceasta familie, costul sa fie inregistrat in acest cont si nu in contul general implicit sau in contul alocat magaziei.Conturi pentru familii din cadrul magaziilor – sa permita administrarea balanţelor de conturi pe familie de conturi din cadrul unei anumite magazii. Daca unei familii dinmagazie i-a fost atribuit un cont, costul tranzacţiei sa fie inregistrat in acest cont (si nu in celelalte) de cateori va fi implicat in tranzacţie un articol aparţinând acestei familii si localizat in aceasta magazie.Conturi pe grupe de clienţi – sa se poata atribui conturi implicite de venituri si descarcari de gestiune unor grupe individuale de clienţi, astfel, sa se ţina evidenţa venitului si descarcarii gestiunii pentru diverse categorii de clienţi (de exemplu, din zone geografice diferite) in planul de conturi. Astfel sa fie ignorate ambele tipuri de conturi de venituri (impozabile si scutite de taxe), precum si toate cele trei tipuri de conturi de descarcare a gestiunii (materiale, manopera si incarcare) alocate in tot sistemul. Sa nu fie ignorate conturile stabilite pe magazie sau familie.

b) Rapoarte de descarcare a gestiuniiDiverse rapoarte sa fie disponibile la descarcarea gestiunii:Analiza variaţie preţ, Detalii tranzacţii descarcare gestiune, Variaţii cost standard de inventar, Variaţii cost standard de inventar – a doua moneda, Examinare inreg. descarcare gestiune, Variaţii rezultate din conversii de inventar, Variaţii prin rotunjiri, Variaţii din conversii – a doua moneda, Variaţii prin rotunjiri – a doua moneda

Bugete

Incarcarile la buget sa poata fi urmarite de-a lungul intregului „lanţ” al tranzacţiilor de achiziţii: de la cererea de achiziţii, la comanda de aprovizionare, la recepţia in magazie si, in final la factura. Acest fapt sa se realizeze prin „mutarea” costurilor de la o etapa la alta (de la cerere la comanda, de la comanda la recepţie s.a.m.d.), pe masura inregistrarii fiecarei tranzacţii. Aceeasi evidenţa a incarcarilor la buget sa aiba loc si pentru articolele de venit inregistrate in tranzacţii de vânzare.De fiecare data când este inregistrata o tranzacţie, controlul in timp real al bugetului din sistem sa verifice daca exista deviaţii de la buget, ducând la declansarea unui mesaj de eroare sau avertizare de fiecare data când apare o deviaţie. O constanta financiara sa stabileasca frecvenţa verificarii deviaţiei de la buget; adica, dacţ deviaţia este verificata lunar, sa fie primit un mesaj in momentul in care este depasit bugetul lunar, daca deviaţia este controlata anual, sa fie primit un mesaj numai in momentul in care este depasit intregul buget anual.

Arbori si versiuni de buget Bugetele sa fie create folosind o structura ierarhica de tip „arbore”. Sistemul sa

creaze si sa intreţina un numar nelimitat de versiuni de buget. Fiecare versiune consta dintr-o lista de articole de buget carora le-au fost atribuite alocari lunare de fonduri. Versiunile de buget sa se deosebeasca, in general, prin diverse alocari monetare. O singura versiune de buget sa poata fi in vigoare in acelasi timp. Toate celelalte versiuni sa fie considerate proiecte. Utilizarea versiunilor de buget va permite flexibilitate in modificarea si planificarea bugetelor.

Sa poata fi stabilite câteva tipuri de relaţii: Un articol de buget la un cont; Acelasi articol

de buget la mai multe conturi; Acelasi cont la mai multe articole de buget.

Page 30: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA Daca unui anumit articol de buget ii este alocat propriul cont din planul de conturi,

menţionarea contului intr-o anumita tranzacţie sa determine incarcarea bugetului. In mod similar, când contului din planul de conturi ii este alocat propriul articol de buget, specificarea celui din urma sa determine debitarea sau creditarea contului.

Sistemul trebuie sa permita compararea alocarilor de buget cu cheltuielile si venitul real

prin atasarea articolelor de buget la tranzacţii financiare specifice, sau prin atasarea acestora la un articol dintr-o tranzacţie relevanta de achiziţii, vânzari sau gestiune produse (cerere de achiziţie, comanda de aprovizionare, note de intrare-recepţie, factura de furnizor, comanda de vânzare, livrare catre client, factura de vânzare). Când se ţine evidenţa in acest fel a articolelor de buget, sa se poata face o comparaţie intre alocari de buget si cheltuieli/venit pe tot cursul lanţului tranzacţiilor financiare. Adica, sa se poata vizualiza nu numai tranzacţiile facturate, dar si tranzacţiile nefacturate, comenzile deschise si cererile deschise de achiziţii.

Rapoarte de bugetBugetate vs. Reale, Buget final vs real, Comparaţii intre versiuni de buget, Tranzacţii fara articol de buget, Bugetate vs. reale din data, Centralizare bugetate vs reale, Tiparire versiune buget, Versiunea bugetului (grafic).

Alocarea costurilor

Sa permita analiza rentabilitaţii si costurilor diverselor entitaţi ale afacerii, prin definirea centrelor de profit si a centrelor de cost. Centrele de profit colecteaza costuri directe si genereaza venituri.

a) Centrele de profitSoluţia ERP adoptata trebuie sa permita definirea, ca centru unic de profit, o magazie unica, o familie de conturi sau o familie intr-o magazie. Drept urmare, orice tranzacţie financiara care implica aceasta magazie sau familie, sa fie atasata automat centrului respectiv de profit. b) Centrele de costCentrele de cost genereaza costuri indirecte, care sunt ulterior aplicate unuia sau mai multor centre de profit.Sa se poata organiza intregul departament de vânzari intr-un singur centru de cost, sau divizat in mai multe centre de cost diferite (cheltuieli administrative, cheltuieli de transport etc.).Un anumit centru de cost sa poata fi asignat mai multor centre de profit (o magazie unica, o familie de conturi sau o combinaţie a acestora). Fiecarui centru de cost ii va fi atribuita o baza de alocare care stabileste modul de distribuire al costurilor indirecte intre centrele de cost asignate acestuia. c) Bazele alocarii costurilorO baza de alocare trebuie sa stabileasca modul de distribuire a costurilor indirecte intre centrele de profit. Aceasta implica stabilirea urmatorilor factori principali: Care centre de profit vor absorbi costurile indirecte ; Cum vor fi divizate costurile intre centrele de profit ; La ce data va expira rata curenta de alocare ; Costurile centrelor de cost trebuie distribuite intre centrele de profit pe o perioada specificata in urmatoarele moduri:dupa parametri ponderaţi sau dupa costul direct.

Alocarea costurilor pe baza parametrilor ponderaţiSa permita alocarea costurilor indirecte intre diverse centre de profit conform unor parametri ponderaţi – cum ar fi suprafaţa, numarul de angajaţi, volumul vânzarilor. Alocarea costurilor in funcţie de costurile directeAceasta metoda va fi utila mai ales când distribuirea cheltuielilor este legata de volumul variabil de activitate al centrului de profit. Astfel, un centru de profit cu activitate mai intensa (si mai multe cheltuieli directe) pe o anumita perioada, trebuie sa absoarba un cost indirect mai mare.

d) Rapoarte de alocare a costurilor

Page 31: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANARapoarte ale centrelor de profit – Lista centrelor de profit, Analiza arbore centru profit, Costuri centru profit pe cont de cheltuieli, Sit. finala Profit & Pierdere pe centru de profit, Analiza centru profit/cost (procesare on-line a datelor), Analiza centrelor de profit, Costuri centru profit, Situaţie Profit & Pierdere pe centre de profit, Centralizare profit si pierderiRapoarte ale centrelor de cost – Lista centrelor de cost, Centralizare costuri, Analiza centru de cost, Baza alocarii costurilor, Centralizare costuri pe arbore.

Mijloace fixeSistemul va conţine ecrane si programe care inregistreaza mijloacele fixe ale companiei, calculeaza amortizarea, inregistreaza tranzacţiile de bunuri in planul de conturi si produce diverse rapoarte.Calculul amortizariiSoluţia ERP trebuie sa manevreze in paralel inregistrarile amortizarilor in scopuri fiscale si in scopuri contabile.Casarea si cresterea valorii

Casarea parţiala – sa se poata inlatura o parte dintr-un mijloc fix existent prin intermediul unui mecanism unic, care divizeaza mijlocul fix in doua parţi. Dupa imparţire, noul mijloc fix sa poata fi casat, reducând astfel valoarea mijlocului fix iniţial.

Cresterea valorii – Cresterile de valoare sunt inregistrate ca mijloace fixe noi, pentru care sunt calculate separat deprecierile. Aceste mijloace fixe noi sa fie legate de mijlocul fix iniţial.

a) Parametrii mijloacelor fixe

Pentru fiecare mijloc fix nou trebuie deschisa o inregistrare de mijloc fix. Aceasta inregistrare sa includa data achiziţiei mijlocului fix (sau data vânzarii, dupa ce este vândut), precum si grupul de mijloace fixe in care este incadrat respectvul mijloc fix. De asemenea, sa se inregistreze o categorie de clasificare (de exemplu, departamentul din companie caruia ii aparţine), locaţia fizica a mijlocului fix si planul de investiţii caruia ii aparţine. Acesti parametrii sa permita obţinerea unor rapoarte mai variate si mai eficiente.Grupe de mijloace fixeSa se poata defini procente de amortizare si conturi in planul de conturi pentru toate activele dintr-un anumit grup de mijloace fixe. Sau se pot ignora aceste setari pentru anumite active.Conturile mijloacelor fixeFiecare activ trebuie legat de mai multe conturi principale din planul de conturi: Un cont de active ; Un cont pentru deprecierea acumulata; Un cont de cheltuieli de depreciere; Un cont de câstig de capital.Cheltuielile cu deprecierea vor fi alocate mai multor conturi de cheltuieli sau centre de profit/cost. Sistemul sa permita atribuirea unui procent din deprecierea totala fiecarui cont sau centru de profit/cost.

b) Rapoarte de mijloace fixe

Sistemul trebuie sa includa un numar de rapoarte, care sa prezinte starea activelor deţinute de companie: Cost si depreciere, Câstiguri de capital, Câstiguri de capital – Active noi si vândute, Depreciere fiscala vs contabila, Deprecierea in planul de conturi, Procente depreciere, Venit din vânzare mijloace fixe.

MARKETING SI VÂNZARI Sistemul trebuie sa manevreze intregul proces de Marketing si Vânzari – de la

primirea iniţiala a informaţiilor referitoare la un client potenţial, pâna la managementul activitaţilor de marketing la distantâţa si inregistrarea ofertelor de preţ pentru un client temporar, la conversia unui client temporar intr-un client real cu un cont de client (deschis automat in modulul Financiar). Din momentul in care un client temporar

Page 32: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAdevine un client obisnuit, sa poata fi inregistrate comenzi si livrate bunuri.

Sa existe o strânsa corelatie intre marketing si celelalte domenii ale companiei.Toate aceste informaţii trebuie sa fie accesate direct din forma referitoare la marketing, in care lucreaza utilizatorul. actualizarea automata a balanţelor comenzii.

Sistemul trebuie sa permita definirea si managementul filialelor companiei, permiţând astfel analiza vânzarilor pe filiale. Sa se poata lega orice filiala de o magazie de filiala, administrând astfel inventarul pe care il conţine, conform nivelelor dorite de inventar definite pentru filiala respectiva.

Fiecare angajat va fi alocat filialei in care lucreaza, vor fi definte diferite tipuri de note contabile pentru fiecare filiala care sa trimita automat tipul tranzactiei definit pe filiala angajatului. Sa se poata rula rapoarte care sa prezinte datele despre vânzari pe filiale (pentru comenzi, avize de expediţie si facturi).

Baza de clienţi si persoane de contact

Soluţia ERP trebuie sa poata administra clienţi potenţiali in cursul etapei de marketing sau anterioare vânzarii. Desi clienţii potenţiali si clienţii obisnuiţi sunt consideraţi entitati separate, datele despre acestia trebuie administrate in aceeasi baza de clienţi.

Un client potenţial sa poata fi convertit intr-un client obisnuit prin activarea unui program, deschidere automat cont pentru clientul nou in planul de conturi si alternativ unui client platitor sa ii fie atribuit un nou client obisnuit .Pastrarea istoricului pe client

Datele inregistrate despre fiecare client sa includa: adrese si numere de telefon; clasificarea afacerii; o descriere a naturii si scopului afacerii; activitaţile de marketing la care a participat; grupul de clienţi caruia ii aparţine; reprezentantul vânzari; destinaţiile livrarilor; personalul cheie, poziţia si numerele lor de telefon; oferte de preţ si altele.

Activitaţile legate de clienţi, de la marketing pâna la vânzari si inregistrarea de incasari, sa fie simplificate prin posibilitatea de a stabili personalul cheie ca persoane de contact cu funcţii distincte: drept persoana de contact pentru oferte de preţ, facturi, comenzi de vânzare, comenzi globale, livrari, situaţii despre clienţi si/sau incasari. In acest mod, documentele relevante sa poata fi direcţionate persoanei corespunzatoare.

Activitaţile de marketing

La acest capitol ar trebui definita o zona de lucru clienţi, in care sa poata fi incarcate diverse date referitoare la client – de la clasificarea afacerii, scopul afacerii (de exemplu, cifra anuala de afaceri, numarul de angajaţi), participarile anterioare la evenimentele de marketing, poziţia si titlul personalului cheie s.a.m.d.

Aceasta zona de lucru urmând a fi folosita in diverse scopuri, cum ar fi: Pentru a gasi, in baza de clienţi, cei mai potriviţi clienţi pentru diverse evenimente si activitaţi de marketing ; Pentru a gasi clienţii care au raspuns anterior acţiunilor de marketing sau au participat la ele; Pentru a aloca, in baza unui chestionar, o clasificare a sectorului afacerii intregului grup de clienţi ale caror inregistrari se afla in prezent in zona de lucru, salvând astfel rezultatele chestionarului.

Aceste inregistrari sa poata fi apoi descarcate in orice program (de exemplu MS Excel pentru a tipari liste in format foaie de calcul, MS Word pentru a pregati corespondenţa).

Sistemul trebuie sa dispuna de un instrument prin care sa permita evidenţa temelor de marketing desfasurate pentru un anumit client sau potenţial client, inclusiv temele ce vor fi desfasurate in viitor, inregistrând informaţii cum ar fi persoana de contact a

Page 33: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAclientului, angajatul care se ocupa de tema respectiva, rezultate, detalii etc.

O tema sa se poata referi la o acţiune efectuata in cursul etapelor de marketing ale relaţiei cu clientul potenţial sau la o acţiune efectuata pentru un client existent (de exemplu, organizarea de perfecţionari, trimiterea unei estimari de preţ pentru un produs nou, rezolvarea unei reclamaţii). Aceste teme de marketing sa poata fi descarcate din si/sau exportate catre alte aplicaţii.

a) Interfaţa cu sistemele de posta electronica

- Va permite inregistrarea de intâlniri si deschiderea de teme pentru toţi utilizatorii din sistem, inclusiv teme care implica clienţi sau furnizori.Sistemul va trebui sa deschida automat o tema de fiecare data când un utilizator este programat pentru o comanda de vânzare, solicitare de service, asamblare sau proiect. Mai mult, sa se deschida o tema de câte ori este trimis sau primit un mesaj de e-mail de la un client sau furnizor. In acelasi timp, sa se inregistreze o intâlnire in agenda de intâlniri a utilizatorului desemnat. Sistemul sa trimita utilizatorului un memento referitor la sarcina viitoare si ora de inceput a acesteia.

- Toate temele care au o ora de inceput si una de sfârsit sa apara intr-o agenda deintâlniri a utilizatorului programat pentru respectiva tema.. Sistemul sa avertizeze in avans asupra unei teme viitoare, in conformitate cu intervalul de avertizare definit in agenda de intâlniri.

- Sistemul trebuie sa ofere o interfaţa bilaterala cu alte sisteme de posta electronica, pentru a usura manevrarea intâlnirilor, atât in birou, cât si in afara acestuia. Astfel, sa se poata inregistra o intâlnire in sistemul ERP si sa se poata folosi programul de sincronizare pentru a o actualiza in alte sisteme externe de posta si mesagerie electronica.

b) Campanii de marketing

Aici sistemul ERP trebuie sa permita:Definirea etapelor campaniei si activitaţile jalon ; Stabilirea clienţilor ce vor fi inclusi in campanie; Numirea angajaţilor care vor fi implicaţi in campanie ; Deschiderea de teme ce vor fi executate pentru anumiţi clienţi in diferite etape ale unei campanii; Urmarirea evoluţiei campaniei si generarea rapoartelor de evoluţie.

Interfaţa de Resurse UmaneSistemul trebuie sa interacţioneze facil cu resursele umane si cu utilitarul incorporat de e-mail din sistem; Calendarul personal (zilnic si saptamânal) si persoanele de contact ale companiei sa fie accesibile pentru vizualizare si inregistrare, permiţand astfel coordonarea propriilor teme cu activitaţile legate de clienţi; Orice intâlniri sau note inregistrate in calendare sa poata fi trimise prin utilitarul de e-mail intern al sistemului ERP, astfel incât sa existe in permanenţa o informare asupra activitaţilor programate, indiferent de activitatea efectuata in sistem.

c) Rapoarte de marketing

Tiparire calendar, Teme/clienţi, Teme/cod de teme, Centralizare ore calendar, Teme/utilizatori, Utilizarea resurselor

Stabilirea preţurilor si plaţile

Stabilirea preţurilor si discounturilor pentru toate articolele comandate implicit si automat (cu afisarea sursei preţului) in diferite documente de vânzare (comenzi, livrari). De asemenea sa poata fi modificate dupa necesitaţi. Condiţiile de plata sa poata fi specificate separat pentru

Page 34: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

fiecare client sau pentru grupe de clienţi in acelasi timp (prin intermediul unui client reprezentativ).

a) Informaţii despre plaţi

Codul contului clientului Moneda de plata Clientul platitor Adresa pe care se face plata Detalii despre contul bancar Condiţii de plata Codul de taxa (influenţeaza procentul taxei pe vânzari) Limita creditului Taxe fiscale Restricţii asupra activitaţii (din cauza depasirii limitei creditului).

b) Preţuri si discounturi - Instrumente

- Intreţinere centralizata a preţurilor si discounturilor articolelor, ce vor fi aplicate bazei generale de clienţi, prin intermediul utilizarii listei de preţuri de baza;

- Preţuri pe clienţi – prin intermediul listelor de preţuri pe clienţi, preţurilor speciale pe articole si/sau discounturilor individuale pentru anumiţi clienţi;

- Preţuri pe grupe de clienţi – prin stabilirea de preţuri si discounturi unui client reprezentativ si atasarea anumitor clienţi la reprezentantul respective;

- Preţuri pe comanda – prin atasarea la o anumita comanda de preţuri dintr-o anumita comanda globala, oferta de preţ sau lista de preţuri pentru clienţi.

- Fiecarui client sa ii poata fi alocate mai multe liste de preţuri – de exemplu, câte una pe fiecare linie de produs – si, invers, aceeasi lista de preţuri poate fi atribuita mai multor clienţi (chiar daca folosesc valute diferite de plata). Listele de preţuri sa poata fi intreţinute in diferite unitaţi de masura (pentru acelasi articol) si in diferite valute. Orice lista de preţuri intr-o valuta straina sa fie convertita automat in valuta documentului de vânzare. Aceeasi lista de preţuri sa poata conţine mai multe preţuri pentru cantitaţi minime diferite.

- Listele de preţuri sa fie intreţinute facil prin intermediul instrumentelor de copiere, modificare cu un procent sau cu o valoare fixa, adaugare automata de articole la listele de preţuri, si alocare de discounturi simultan unui grup de clienţi sau articole. De asemenea, sa se poata crea o lista de preţuri pentru client pe baza unei liste de preţuri de furnizor. Mai mult, sa existe opţiunea de a adauga costul mediu de livrare al articolului la preţul de furnizor.

- Fiecarei liste de preţuri sa ii fie atribuita o data a listei. Aceasta va permite pastrarea de diverse versiuni ale aceleiasi liste de preţuri (trecuta, prezenta si viitoare), numai una din acestea fiind in vigoare la un moment dat. Sa se menţina si un istoric al preţurilor prin copierea si actualizarea aceleiasi liste de preţuri de-a lungul timpului.

-

Preţuri speciale ale articolelor

- Paralel cu mecanismul listei de preţuri, sa se poata stabili preţuri speciale pentru articole care sa fie in vigoare o perioada limitata de timp (de exemplu, in cursul unei perioade de reduceri).In cursul acestei perioade, sa fie ignorate preţurile din listele clienţilor si discounturile pentru articole (dar nu si discounturile globale).

- Sa se poata crea si o lista de preţuri pentru preţuri speciale ale articolelor, care sa

Page 35: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANApermita ofertarea aceluiasi preţ special redus unui grup de clienţi.; in cursul acestei perioade sa fie ignorata lista obisnuita de preţuri a clientului si orice discounturi pe articol.

Discounturi

Discountde articol – influenţeaza discountul de articol pentru un anumit articol Discountpe familie – influenţeaza discountul de articol pentru toate articolele din

familia respectiva Discountglobal – aplicat valorii totale a documentului.

Sursele de preţuri

La inregistrarea documentelor de vânzare (comenzi, livrari), preţurile sa derive automat dintr-una din urmatoarele surse, in succesiunea prezentata mai jos:

Preţul inregistrat in comanda globala, lista de preţuri sau oferta de preţ (cu condiţia sa fi fost comandata o anumita cantitate minima) atasate specific fiecarei comenzi;

Orice preţ special oferit clientului pentru un anumit articol; Preţul articolului din lista corespunzatoare de preţuri, valabil pentru clientul respectiv (sau

clientul reprezentant); Preţul articolului din lista de preţuri de baza.

c) Articolele clienţilor

Sa permita administrarea de liste de articole ale clienţilor, incluzând propriul numar de catalog al clientului si numele articolului. Aceasta informaţie sa apara apoi (impreuna cu numarul intern din sistem) in toate ofertele de preţ, confirmarile comenzilor, avizele de expediţie si facturile tiparite pentru client.Sa se poata limita si articolele inregistrate in comenzile de vânzare si livrari la acele articole care apar in lista clientului, prevenind astfel posibilitatea unor livrari incorecte.

d) Ofertele de preţ

- Preţurile si discounturile din oferta trebuie completate automat pe baza listei de preţuri si discounturi in vigoare in acel moment, pentru clientul respectiv, cu conversii automate ale valutei, acolo unde este cazul.Posibilitatea de a le modifica manual. Sa se poata emite oferte de preţ in valute diferite pentru anumite articole de linie, care sa fie copiate apoi ca atare in comanda.

- Sa permita calculul rentabilitaţii comparând preţul de achiziţie cu preţul unitar oferit. Acest mecanism sa se poata folosi si pentru a obţine la un preţ unitar recomandabil, pe baza unui anumit procent de crestere a preţului si luând in considerare comisionul reprezentantului de vânzari si discounturile. Prin aprobarea acestui preţ recomandat, preţul unitar sa fie actualizat automat – oferind astfel cresterea de preţ solicitata.

- Daca se foloseste analiza costurilor pentru producatori, sistemul trebuie sa ofere unmecanism de estimare a preţurilor, la crearea ofertelor de preţ. Estimarea sa ia in considerare: costul standard curent al articolului, orice costuri suplimentare atasate produselor din oferta, cresterea de preţ dorita si comisionul reprezentantului de vânzari.

- Posibilitatea de a crea oferte pentru modele diferite (adica, diverse configuraţii de asamblare) ale unui anumit produs care sa fie folosite atunci când componentele produsului finit sunt determinate de comenzi de vânzare si nu de reţeta produsului.

- Preţurile si discounturile oferite sa fie atribuite automat articolelor din comandarespectiva. Când comanda este facuta intr-o valuta diferita, preţurile sa fie

Page 36: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAconvertite pe baza cursurilor de schimb valutar in vigoare la data comenzii. Daca oferta conţine preţuri diferite pentru cantitaţi minime variabile, preţul corespunzator sa apara in comanda in conformitate cu cantitatea comandata. Ofertele de preţ vor fi folosite, de asemenea, si pentru a detalia intreaga comanda; in acest caz, toate articolele, cantitaţile si datele scadente care apar in oferta trebuiesc copiate in comanda.

- Pentru a urmari evoluţia vânzarilor de la oferta iniţiala de preţ, pâna la deschiderea unei comenzi, sistemul trebuie sa includa un mecanism cunoscut sub numele de stari. De exemplu, este necesar sa se stabileasca o succesiune, astfel incât odata tiparita oferta, starea sa sa fie modificata automat din „proiect” in „confirmat”.Stabilirea starilor si efectul fiecareia este simplu: este nevoie de o forma care sa conţina mai multe stari predefinite: Proiect, Confirmat, Trimis, Comanda plasata si Anulat, care sa poata fi modificate sau sa se poata adauga alte stari, dupa cum este necesar. Fiecarei stari sa ii fie atribuit un numar de caracteristici, cum ar fi: daca starea este cea iniţiala (adica, starea atribuita automat la deschiderea ofertei); daca se poate sau nu deschide o comanda pe baza ofertei respective; daca oferta mai este sau nu in vigoare (asteptând deschiderea unei comenzi). Sistemul trebuie sa prezinte, de asemenea, o inregistrare a istoricului starilor ofertei, pentru a putea urmari cu usurinţa evoluţia evenimentelor in incheierea unei iniţiative de vânzare .Ofertele de preţ sa poata fi clasificate in tipuri (de exemplu, oferta pentru un produs in vânzare; oferta pentru un serviciu asigurat). Pentru fiecare tip sa se poata inregistra un text implicit diferit, care sa apara automat pe oferta tiparita. Este necesar sa se poata aloca chiar si un anumit tip de oferta unei anumite persoane (persoana insarcinata sa se ocupe mai departe de incheierea afacerii); de fiecare data când este deschis un asemenea tip de oferta, utilizatorul respectiv sa primeasca un mesaj prin e-mail, care il informeaza despre asta si i se solicita sa se ocupe mai departe de vânzarea respectiva.

- Ofertele de preţ trebuie tiparite in diverse configuraţii. De exemplu, sa nu se prezinte preţurile articolelor – când se ofera un preţ pentru un produs „intreg”, fara enumerarea preţului fiecarei componente in parte. Invers, sa se poata tipari oferta fara preţul total, când sunt oferite preţuri diferite pentru cantitaţi minime diferite. De asemenea, sa se poata tipari oferta cu sau fara observaţiile referitoare la articolele de linie.

e) Reprezentanţii de vânzari

- Sistemul trebuie sa permita intretinetirea inregistrarilor pentru reprezentanţii de vânzari si calculul comisionului pe baza preţurilor din comenzile de vânzare (vânzari obisnuite sau vânzari directe), facturilor si chitanţelor. Sa se poata stabili procentul de comision pe care il va primi fiecare reprezentant pentru toate comenzile sau pe anumite familii de articole, precum si discountul maxim pe care reprezentantul il poate oferi clienţilor.Sa se poata defini automat clientul drept un reprezentant extern de vânzari.

- Sa se poata asigna reprezentanţii de vânzari clienţilor lor; drept urmare, numelereprezentantului sa apara pe toate comenzile, facturile sau chitanţele inregistrate pentru clientul respectiv. Un reprezentant de vânzari sa poata fi adaugat si manual in orice document de vânzare (oferta de preţ, comanda). Facturile sau chitanţele inregistrate independent de catre reprezentanţii de vânzari sa poata fi copiate si incorporate in sistem.Comisionul datorat reprezentantului vânzari va trebui calculat in documente de comision, care pot fi pregatite automat pe baza facturilor sau chitanţelor clientului. Odata inregistrata in sistem factura pentru comisionul reprezentantului vânzari, sa se poata lega la factura documentul de comision.

- Set complet de rapoarte, care sa acopere toate datele importante referitoare la

Page 37: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAreprezentanţii de vânzari, incluzând comenzi, facturi si incasari pe reprezentanţii de vânzari; soldul fiecaruia din clienţii reprezentantului; comisionul datorat fiecarui reprezentant; datorii restante ale clienţilor pe reprezentanţi; si orice situaţie in care reprezentantul de vânzari a depasit discountul maxim pe care are voie sa-l ofere clienţilor.

f) Rapoarte de vânzari si preţuri

- Rapoarte de preţuri si liste de preţuri – Tiparire lista preţ, Preţurile articolelor, preţuri si discounturi ale clienţilor, preţuri nete de furnizor

- Rapoarte de oferte de preţuri – Tiparire oferte de preţ, Tiparire preţ cu observaţii articol, Oferte de preţ in vigoare, Tiparire oferta fara preţ total, Tiparire oferta cu observaţii pe articol, fara total

- Rapoarte despre clienţi si reprezentanţi vânzari – Lista clienţilor, Destinaţii de livrare clienţi, preţuri si discounturi clienţi, Incasari pe reprezentant vânzari, Facturi pe reprezentant vânzari, Balanţa cont pentru reprezentantul clientului, Comenzi vânzare directa pe reprezentanţi, Lista articole clienţi, Generator de raport de date client, Clienţi si reprezentanţii lor vânzari, Comenzi pe reprezentant vânzari, Excepţii de discount, vânzari pe reprezentant vânzari .

Comenzi de vânzare

Soluţia ERP aleasa trebuie sa permita inregistrarea comenzilor de vânzare pe baza documentelor existente:

- O comanda se poate baza pe o anumita oferta de preţ, atât timp cât oferta se afla ib starea corespunzatoare, data comenzii precede data expirarii ofertei si este comandata cantitatea minima (stipulata in oferta). Oferta sa se poata marca pentru copiere integrala in comanda, si astfel toate detaliile ofertei sa fie copiate in comanda (articole, cantitaţi, date scadenţa, preţuri, discounturi). Daca oferta include mai multe preţuri pentru acelasi articol, in funcţie de cantitatea comandata, acest fapt sa fie luat in considerare in stabilirea preţului articolului din comanda.

- Deschiderea unei comenzi si pe baza unei comenzi globale, preluând astfel preţurile sidiscounturile inregistrate in comanda globala respectiva. Cantitatea comandata sa fie astfel redusa din balanţa comenzii globale pâna când aceasta va ajunge la zero.Detaliile suplimentare vor trebui copiate in comanda iar in absenţa unui document preexistent, aceste detalii sa fie preluate din datele implicite de plata stabilite pentru fiecare client.

- Când o comanda nu se bazeaza pe un document anterior, preţurile si discounturile sa fie stabilite de listele de preţuri, preţurile speciale si discounturile atribuite clientului. Sa se poata specifica o anumita lista de preţuri, ce va fi folosita pentru o anumita comanda; toate preţurile sa fie preluate de acolo.Datele comenzii de vânzare sa poata fi incarcate dintr-o sursa externa.

- Sistemul trebuie sa calculeze rentabilitatea tuturor articolelor vândute, comparând preţul de achiziţie cu preţul de vânzare si luând in considerare discounturile si comisionul reprezentantului vânzari.

- Când se va inregistra o livrare catre client pentru o anumita comanda de vânzare, balanţele comenzii sa fie actualizate automat. Articolul sa fie inchis automat in momentul in care balanţa va ajunge la zero sau scade pâna se incadreaza in intervalul de toleranţa pentru inchiderea comenzii, specificat pentru articol. Comenzile si articolele comandate sa poata fi, de asemenea, inchise si manual.

- Utilizatorul sa poata alege intre calcularea din nou a creditului clientului de fiecare data când este inregistrata o comanda de vânzare sau calcularea acestuia de un program activat de utilizator, când acesta considera necesar. Pe baza oricaruia din

Page 38: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAcalculele de mai sus, sistemul sa emita o avertizare de fiecare data când este inregistrata o comanda pentru un client care a depasit limita creditului sau.

- Sa se poata limita articolele ce pot fi vândute la acele articole care apar in lista dearticole a clientului. Sa fie emis un mesaj de eroare de fiecare data când se incearca inregistrarea unei comenzi pentru un asemenea articol.

a) Comenzile globale

- O comanda globala va genera mai multe comenzi de vânzare. Sistemul trebuie sa puna la dispoziţie mijloacele de a ţine evidenţa cantitaţii ramase de comandat din comanda globala, precum si a valorii financiare a acestei balanţe. Balanţa comenzii, care la inceput va fi egala cu cantitatea comandata, va scadea pe masura ce sunt inregistrate comenzile de vânzare legate de comanda globala. In momentul in care balanţa ajunge la 0, articolul din comanda globala sa fie inchis automat.Posibilitatea de a inchide si manual articolul sau intreaga comanda globala.

- Când o comanda de vânzare se bazeaza pe o comanda globala, preţurile si discounturile sa fie preluate automat din cea de-a doua, cu condiţia ca aceasta sa fie inca in vigoare la data deschiderii comenzii de vânzare. Numai comenzile plasate anterior datei de expirare a comenzii globale vor obţine condiţiile speciale atasate comenzii globale.

b) Prognoze vânzari si comenzi pe stoc

- Sistemul trebuie sa ofere un mecanism unic de utilizare a prognozelor de vânzari in completarea comenzilor concrete de vânzare

- Trebuie sa fie disponibil in sistem un tabel al vânzarilor prognozate lunare sau anuale.

Acest tabel sa poata fi folosit ca baza pentru deschiderea de comenzi in baza de prognoze. - Data implicita a fiecarei luni care serveste drept scadenţa pentru orice articol din

prognoza de vânzari este stabilita de o constanta. Aceasta trebuie sa poata fi modificata manual pentru anumite prognoze de vânzari.

c) Evidenţa comenzilor de vânzare

Urmarirea comenzii- Soluţia ERP trebuie sa permita vizualizarea unei selecţii a datelor despre toate

comenzilede vânzare deschise (pe articol de linie), care va permite detectarea neregularitaţilor si intârzierilor in livrare, precum si scanarea scadenţelor, a datelor de livrare etc. (pe baza condiţiilor de plata specificate pentru client).

- Plaţile anticipate in valuta trebuiesc convertite in moneda locala pentru a oferi o baza de comparaţie si a putea anticipa fluxul de numerar.

- O gama variata de rapoarte atât pentru informaţii centralizate cât si detaliate referitoare la comenzi/clienţi, articole si/sau familii; necesitaţi versus inventar disponibil; date planificate de livrare; intârzieri ale livrarii.

Urmarirea situaţiei financiare

- Sistemul trebuie sa permita evidenţa situaţiei financiare a fiecarei comenzi de vânzare. Folosirea rapoartelor centralizate pentru a obţine fluxul de numerar

Page 39: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAanticipat, precum si valoarea tuturor balanţelor ramase de livrat pentru comenzile de vânzare deschise.

d) Promoţii

Sistemul sa permita oferirea de articole premiu clienţilor când acestia comanda un anumit produs. Astfel avem un tip de promoţie, obisnuita, care este oferita unuia sau tuturor clienţilor la achiziţionarea unui anumit produs si un tip de promoţie speciala care este definita pentru un anumit client si este oferita numai clientului respectiv.

e) Rapoarte de comenzi de vânzare - Rapoarte de comenzi de vânzare – Comenzi de vânzare, Stoc/utilizator alocat,

Stoc/familii, Necesar si inventar, Confirmare comanda fara preţuri articol, Confirmare comanda in limba straina, Stoc/clienţi, Stoc/articole, Cantitate comandata/articol si client, Confirmare comanda, Confirmare comanda cu observaţii articol

- Rapoarte livrare comanda – Comenzi/ articole si date scadente, Urmarirea comenzii, Intârzieri comenzi, Stoc/clienţi, Balanţe anticipate, Comenzi planificate, Stoc/utilizator alocat, Stoc/client si balanţa inventar

- Rapoarte plati comenzi – Balanţe plaţi anticipate/clienţi, Balanţe plaţi anticipate/comanda, preţuri ajustate comenzi

- Rapoarte de analiza clienţi – Comenzi/clienţi, Comenzi/clienţi/luna, Comenzi/clienţi/articole, Comenzi/luna/clienţi

- Rapoarte de analiza articole – Comenzi/articole, Comenzi/articol si luna, Comenzi/luna si articol

- Rapoarte de analiza familii – Comenzi/familie, Comenzi/familie/articol, Comenzi/familie/luna, Comenzi/luna/familie

- Rapoarte de comparari vânzari – Comenzi lunare, Comenzi anuale

Vânzari directe

Aici este nevoie de documentarea fiecarei etape a unei tranzacţii de vânzare directa:

- Oferta de preţ – cererea de oferta de preţ trimisa furnizorului, ofertele de preţ trimise clientului

- Comanda de vânzare directa- Factura de vânzare directa – care raporteaza livrarea marfurilor catre client- Notele de credit – care inregistreaza incasarea comisioanelor si transferurile bancare prin

care furnizorul le-a achitat.Nu afecteaza tranzactiile de inventor.

a) Lista de preţuri cu comision

Preţurile in vânzarile directe trebuiesc stabilite in doua moduri, in funcţie de o constanta de sistem: prin catalogul articolului sau prin listele de preţuri ale furnizorului. Preţul specificat al articolului din comanda de vânzare directa (indiferent de metoda folosita) sa fie implicit in toate ofertele de preţ si, daca nu exista nici o oferta, in insasi comanda de vânzare directa.Listele de preţuri cu comision sa fie manipulate in acelasi fel ca si listele obisnuite de preţuri de furnizor si sa fie susţinute de aceleasi instrumente de intreţinere (actualizare, copiere, data intrarii in vigoare etc.).

b) Ofertele de preţ pentru vânzari directe

- Oferta de preţ va servi atât la inregistrarea cererii de oferta de preţ a clientului cât si sa solicite o oferta de preţ de la furnizor. Dupa ce furnizorul trimite oferta de preţ, agentul va inregistra propria oferta de preţ, in funcţie de raspunsul furnizorului si o trimite clientului.

Page 40: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA- Preţurile inregistrate in oferta de preţ pentru vânzari directe trebuie preluate din listele de

preţuri pentru vânzari directe ale furnizorului sau din preţul cu comision stabilit in catalogul articolului.

c) Comenzile de vânzare directa

- Comanda va fi facuta nu numai in numele clientului, dar si in numele furnizorului corespunzator.

- Comanda se poate baza pe o oferta de preţ pentru vânzari directe, in care caz articolele, preţurile, datele de scadenţa si altele asemenea trebuie preluate din oferta.

- Daca nu exista o oferta, preţurile sa fie preluate fie din lista de preţuri pentru vânzari directe a furnizorului, fie din preţul cu comision specificat in catalogul articolului.

- Comisionul asteptat de la furnizor pentru vânzare sa fie inregistrat pentru fiecare articol. O valoare implicita (ce poate fi modificata) trebuie completata automat, preluata dintr-un procent de comision definit de utilizator. Acest procent ar trebui sa poata fi stabilit pe furnizor sau pe familie de articole vândute de furnizor.

d) Notele de credit

- Sistemul trebuie sa includa note de credit care sa permita ţinerea evidenţei incasarii comisioanelor de la furnizori.

- Pentru fiecare nota de credit sa se poata inregistra note contabile deschise la debitarea contului furnizorului pentru comisionul datorat, si la primirea plaţii comisioanelor.

e) Rapoarte de vânzare directa Livrari comenzi vânzare directa, Comenzi de vânzare directa pe reprezentant vânzari,

Tiparire oferta vânzare directa fara preţ total, Generator de raport comenzi vânzare directa, Plata comenzilor de vânzare directa, Tiparire oferta vânzare directa fara preţuri articole, Oferte de preţ care nu au fost acceptate.

Programarea livrarilor

Sistemul trebuie sa permita planificarea livrarilor de bunuri catre clienţi prin alocarea de rute de distribuţie si date de livrare ale comenzilor de vânzare. Este important sa se poata folosi un mecanism automat de programare si in acelasi timp sa fie posibila programarea manuala a livrarilor.Soluţia ERP trebuie sa atribuie o comanda de vânzare unei livrari, luind in considerare data scadenţei comenzii, ruta de distribuţie, zilele implicite din saptamâna când clientul primeste de obicei livrari si orele de funcţionare ale companiei.Tot aici, sistemul trebuie sa dea posibilitatea de a crea un raport care sa afiseze o lista a tuturor comenzilor de vânzare programate pentru livrare, sortate pe ruta de distribuţie si data. Acest raport va fi util pentru soferii companiei, deoarece acestia distribuie bunurile clienţilor.

APROVIZIONARE Sistemul ERP trebuie sa suporte toate operaţiunile de aprovizionare – de la

creareacererilor de achiziţie (recomandari), la deschiderea de cereri de oferte de preţ de la furnizori, la inregistrarea ofertelor primite, la deschiderea comenzilor de aprovizionare si, in final, recepţia bunurilor si plata acestora.

Sa i se permita vizualizarea efectelor in timp real ale consecinţelor deciziilor sale asuprabalanţelor anticipate de materiale din inventar. Adica, directorul de aprovizionare sa decida, impreuna cu furnizorul, asupra cantitaţii ce va fi comandata

Page 41: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAsi asupra datelor de livrare solicitate, pe baza necesarului de aprovizionare a unui anumit articol (eventual mai multe solicitari, la date diferite) si asupra multor altor factori (de exemplu, durata achiziţiei). In funcţie de comenzile existente, necesarele neacoperite etc., sistemul sa prezinte balanţele anticipate ale articolului. Sa fie prezentate datele diverselor activitaţi jalon de pe traseul aprovizionarii articolului – de exemplu, data scadenta a articolului (data livrarii), data recepţiei (data la care este primit), data disponibilitaţii (data la care este disponibil pentru producţie, dupa finalizarea tuturor testelor de laborator).

Vizualizarea comenzile de vânzare si/sau necesarul de marfa, care servesc drept baza pentru cererea de achiziţii. Mai departe in cursul procesului, sa poata inregistra recepţia materialelor in inventar in contul comenzilor de achiziţie (reducând balanţa comenzii) si, in final, sa verifice concordanţa cantitaţilor detaliate din factura furnizorului cu cantitaţile primite.

Sistemul trebuie sa permita stabilirea automata a necesarului de marfa, pe baza comenzilor de vânzare sau a frecvenţei necesarului. Necesarul de articole ce deriva din comenzi de vânzare este stabilit de planificarea necesarului de marfa, ale caror rezultate sunt dinamice. Necesarul de achiziţii de articole procurate regulateste calculat conform unor nevoi fixe, stabilite de utilizator.

GESTIUNEA PRODUSELOR Soluţia ERP va trebui sa permita un control strict si o evidenţa detaliata a inventarului

la toate nivelele.Administrarea materialelor, a magaziilor si locaţiilor atât in cadrul organizaţiei cât si in afara ei (incluzând controlul fluxului de materiale si articole trimise catre sau preluate de la un subcontractor); si evidenţa completa a stocurilor, de la momentul recepţiei in magazie.

Caracteristicile de control al calitaţii trebuie sa includa analiza complexa a stocurilor,care ofera un flux continuu de informaţii administrative si financiare importante.

Este necesar ca sistemul sa ofere caracteristici de control al stocurilor ca de exemplu:Sa nu trebuiasca sa fie blocate inregistrarile de noi tranzacţii pe durata unei inventarieri a stocurilor si a ajustarilor ulterioare de inventar; Sa administreze balanţele de stocuri pe articole in conformitate cu: codul articolului, magazia, locaţia, lotul de furnizor, starea (reprezentând calitatea produsului sau insemnând faptul ca articolul a fost atribuit unui anumit client); Sa ofere un catalog de articole si managementul articolelor.

Intreţinerea articolelor trebuie sa fie una din cheile de bolta ale controlului stocurilor. Sa permita inregistrarea unor cantitaţi impresionante de informaţii despre articol, caracteristici, parametrii si relaţii.Conţinutul si structura catalogului de articole va influenţa o gama variata de procese si mecanisme de prelucrare de date din sistem. Tabelul trebuie sa conţina un numar mare de câmpuri de date, precum si numeroase chei care sa permita efectuarea de interogari si cautari rapide, sortari diverse si altele. Sistemul trebuie sa permita modificari, inclusiv adaugarea de câmpuri.

APLICATIA SERVER PENTRU BAZE DE DATEToate facilitaţile pe care soluţia ERP urmeaza a fi implementata se fundamenteaza in funcţionarea ei pe o alta aplicaţie server care gestioneaza bazele de date. Acest lucru susţine ideea specializarii aplicaţiilor in cazul unei utilizari cu cerinţe de nivel inalt.Adica soluţia software ERP gestioneaza cerinţele utilizatorilor si efectueaza calcule, ruleaza scripturi, executa modificari si genereaza tabele dar toate aceste date provin si se intorc de la un server de date.Software-ul care va gestiona serverul de date va fi un sistem relaţional de management al bazelor de date. Aceasta aplicaţie server trebuie sa fie capabila sa partajeze date pe mai

Page 42: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAmulte platforme, aplicaţii si dispozitive pentru a facilita conectarea sistemelor interne si externe din intreg sistemul companiei.

SOFTWARE AUXILIARSistem de operareintegrat pentru servere multiprocessorPentru a putea susţine rularea si funcţionarea multitudinii de aplicaţii software care formeaza in cele din urma soluţia ERP pe care compania o va implementa, este nevoie de un sistem de operare care sa ruleze pe cele doua masini redundante.Sistemul de operare trebuie sa permita lucrul in tandem a mai multor masini (server farm).Mai departe, sistemul de operare trebuie sa permita:

rularea serverelor cu mai multe procesoare fizice (de ex: 2, 4 sau 8 procesoare) rularea pe servere cu procesoare multi “core” managementul identitaţilor userilor si al accesului partajat la resurse configurarea si managementul stocarii si dezvoltarea aplicaţiilor funcţionarea ca printserver acces controlat al userilor pe diferite niveluri de securitate acces controlat al userilor pe diferite drepturi specificate acces controlat al userilor pe diferite prioritaţi facilitaţi multiple de monitorizare si inregistrare a activitaţii parametrilor sistemului gestiunea utilizatorilor: autentificare, monitorizare gestiunea infrastructurii de reţea: obiecte de tip calculator, server gestiunea aplicaţiilor: instalare de aplicaţii administrarea centralizata a tuturor serverelor si staţiilor de lucru din reţea; aplicarea consistenta a unor politici de securitate in cadrul reţelei. management simplificat al actualizarilor pentru a pastra PC-urile si serverele la curent

cu ultimele actualizari in scopul cresterii securitaţii reţelei. management si raportare a datelor puternica si integrata care accepta cea mai vasta

selecţie de aplicaţii software de business

Soluţie software integrata pentru virtualizarea accesului la aplicaţii

Soluţia ERP are nevoie de o aplicaţie sofware care sa permita accesul de la distanţa. Nereferim aici atât la accesul in sistem userilor din management care au o mobilitate crescuta atât in ţara cât si internaţional si care trebuie sa acceseze sistemul intr-un mod securizat cât si la accesul userilor agenţi de vânzari care au o mobilitate crescuta in localitate dar care au nevoie deasemenea de un acces securizat si rapid.

Toate acestea se pot realiza si din cadrul unui sistem de operare care are in standardaceasta facilitate de accces la distanţa dar in acest caz consumul de resurse si nevoie de largime de banda este extrem de mare.

Aceasta aplicaţie server se recomanda pentru optimizarea funcţionarii serverului de aplicaţie (mangement imbunataţit, atât al serverului, userilor cât si al aplicaţiilor publicate, gestionare a imprimantelor superioara, suport pentru mapari/redirecţionari ale imprimantelor conectate fizic in alt loc decât la porturi locale – print-servere sau imprimante de reţea Protocol de control al transmisiei/Protocol Internet) si este o componenta stringent recomandata pentru mai mult de 10 clienţi.

Pentru aceste situaţii exista soluţii integrate si specializate de acces virtual, de la distanţa, care folosesc tehnici de comunicare si codificare speciale si reduc enorm nevoile de echipamente sau largime de banda.

Page 43: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANASoluţia software de virtualizare a aplicaţiilor trebuie sa:

asigure accesul printr-o simpla interfaţa Web la aplicaţiile specifice de business ale organizaţiei;

reduca eforturile de timp, a resurselor umane si materiale, necesare administrarii infrastructurii IT;

permita accesul rapid si sigur de la distanţa, la datele organizaţiei pentru utilizatorii mobili sau din orice locaţie;

asigure rularea centralizata a aplicaţiilor pe server in condiţii de siguranţa maxima; asigure acces multi-user simultan la aplicaţiile centralizate; asigure cresterea eficienţei utilizarii aplicaţiei ERP.

Page 44: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANASECTIUNEA III - FLUXURI MODULE ERP

III.1. Fluxuri module Financiar – Contabilitate

Contabilitate generală Intrări note contabile, Rapoarte financiare, Planul de conturi, Cash

flow, Punctaje,Generator de rapoarte;

Bugete Arbori şi versiuni de buget;

Clienţi Facturile către client, Chitanţe, Credit şi vechime, Rapoarte de

venituri din vânzări;

Furnizori Facturi de cumparare, Transferuri bancare;

Plăţi Vechimea plăţilor scadente şi facturi deschise, Rapoarte de analiză a

achiziţiilor;

Managementul numerarului Transferuri de fonduri : sume platite, încasate , depuse;

\\Analiza costurilor si evaluarea stocurilor

Rapoarte de analiză a costurilor, Evaluarea stocurilor, Rapoarte privind gestiunea valorică a stocurilor, Rapoarte de analiza achizitii si furnizori;

Descărcarea de gestiune Balanta stocuri , Costuri achizitii , Rapoarte analiză costuri;

Alocarea costurilor pe centre de cost/profit Costuri directe, Costuri indirecte, Rapoarte de alocare a costurilor;

Page 45: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

Mijloace fixe

Aprovizionare

Interfeţe de import/export date pentru modulul financiar Interfata către baza de date externe, Interfata import/export forme,

interfata grafică agende

Parametrii mijloacelor fixe Grupe de mijloace fixe, conturile mijloacelor fixe;

Legături cu alte module Modulul Plan de conturi, Modulul Aprovizionare, Modulul Vânzări;

Rapoarte de mijloace fixe

Furnizori

Rapoarte de planificare a achiziţiilor - procedură automatăpentru MRP (planificarea achizitiei de materiale);

Comenzi de achiziţie , Comenzi de vânzare , Cereri de ofertă de pret, Ofertă de pret , Necesar de marfă;

Rapoarte de cumpărare , Balante anticipate ale articolelor;

Page 46: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAGestiune

Vânzari

Nomenclatoare de articole şi managementul articolelor Atributele articolelor, Structura produselor, Parametri gestiune stocuri;

Gestiune stocuri

Tranzacţii stocuri

Filiale

Stabilirea preţurilor şi plăţilor

Informaţii despre plăţi

Preţuri şi discounturi Preţuri speciale ale articolelor, Discounturi: pe articol, pe familie,

global, Sursele de preţuri;

Articolele clienţilor

Ofertele de preţ

Reprezentanţii de vânzări

Comenzi de vânzare

Contracte de vanzare

Prognoze de vânzări şi comenzi pe stoc , Rapoarte de Vanzari si Preturi, Rapoarte Comenzi de Vanzare;

Evidenţa comenzilor de vânzare Urmărirea comenzii, Urmărirea situaţiei financiare;

Promoţii, Discounturi

Page 47: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

Managementul Relatiilor cu Clientii

Portal pentru Vânzari, Financiar si Service

III.2.Detalierefuncţionalitaţi module ERP

Modulul Administrare

Functionalitatile modulului de administrare vor permite generarea de rapoarte administrative, pe baza analizei sintetice a datelor, pentru managementul intern al organizatiei.Trebuie sa existe o gama larga de rapoarte administrative si operative care sa acopere toate domeniile, atât rapoarte standard ale sistemului ERP , cât si un generator de rapoarte, care sa permita crearea de rapoarte simple de catre utilizatori, precum si rapoarte de complexitate ridicata realizate de catre managerul de sistem. De asemenea, modulul trebuie sa permita o gama larga de particularizari ale functionalitatilor, precum si administrarea drepturilor de acces pentru utilizatori. Sistemul trebuie sa dispuna de un mecanism de extragere si analiza a datelor pentru uz managerial, sa permita procesarea on-line a datelor si realizarea unor rapoarte pentru masurarea performantelor companiei.

Acest modul va include rapoartele de analiza manageriala din toate modulele enumerate anterior si va furniza instrumente de analiza manageriala diversificata, cu informatii actualizate in timp real, inclusiv grafice tridimensionale pentru afisarea datelor.Modulul va

Lista de preţuri cu comision

Notele de credit

Baza de clienţi şi persoane de contact

Activităţile de marketing

Campanii de marketing

Magazinul virtual

Vânzări

Oferta de preţ a furnizorului (Aprovizionare)

Service pentru clienţi

Agenda de întâlniri

Page 48: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAinclude un set de rapoarte special creat pentru a susţine procesul de decizie si agilitatea organizaţiei. Aceste rapoarte vor oferi informaţii esentiale referitoare la performanţa companiei, de la utilizarea resurselor pâna la profitabilitatea per client, proiect, activitate, angajat, echipa, departament sau companie, si vor avea instrumente de design si de setare (coloane afisate, perioade, afisare totaluri, procente simple sau cumulate), si vor permite navigarea dintr-o forma condensata a raportului - de exemplu vânzari pe trimestru - pana la nivel de tranzactie – factura, linia din factura – cu deschiderea automata a ecranului de introducere de date si aducerea in ecran a documentului vizualizat in raport.

Prin implementarea acestui modul se doreste obtinerea urmatoarelor beneficii financiare si operaţionale:a)Cresterea controlului asupra proceselor companiei

- Oferirea de indicatori de performanţa vizuali pentru o analiza rapida (exemplu: controale de alerta in diferite culori);

- Includerea unor rapoarte standard, detaliate pentru managerii de proiect;- Construcţia si configurarea de rapoarte add-hoc, usor de accesat de catre

utilizatori;- Calculul rapid al costului per resursa, proiect sau contract;- Oferirea unei trasabilitati complete asupra orelor, de la pontare pâna la

facturare si incasare;- Oferirea un status complet si transparent pe proiecte, activitaţi, alocare a

resurselor, incidenţe si riscuri.b) Cresterea valorii veniturilor si profitul companiei

- Includerea de instrumente de masurare a rentabilitaţii la nivel de resursa, facturare sau nivel de realizare;

- Oferirea unei imagini corecte, reale asupra timpului lucrat pe proiecte si activitaţi, asupra orelor facturate versus ore facturabile, ore raportate versus ore facturabile.

- Stabilirea si monitorizarea ţintelor de performanţa.- Analize si scenarii avansate folosind diverse tarife asociate resurselor, cum ar fi

tarif intern, tarif de lucru la client, tarif de lucru in afara localitaţii sau in afara ţarii.

Modulul ArhivaModulul Arhiva trebuie sa fie un modul complet si complex de arhivare si cautare a informatiei. Elementele stocate ca parte a modulului de arhivare sa fie metadate, date legate de documente si fisiere. Aceste informatii pot include, de exemplu, detalii despre angajati, numere de facturi, status-uri si orice alte date alfa-numerice sau enumerate. Este necesar ca modulul sa permita mentinerea relatiilor dintre fisierele stocate si datele din documentele respective, folosindu-le pentru cautari.Functionalitatile modulului trebuie sa asigure definirea si administrarea de fluxuri de lucru, inclusiv alerte pentru documentele aflate in asteptare.Accesul trebuie sa fie securizat la nivel de document, drepturile putând fi atribuite la nivel de utilizator/ grup/ departament. Cautarile necesare si administrarea acestora trebuie sa poate fi facute in functie de : foldere sau alti parametri ai documentelor, documentele trimise sau tiparite, indexari predefinite (nume, data, numar, etc.), cautare facila in paginile unui document, cautare textuala pentru documente.

Modulul Contabilitate

Modulul financiar va fi un sistem complet si cuprinzator, având la baza o tehnologie avansata, capabil sa opereze tranzactiile financiare zilnice intr-un mod rapid si eficient. El va

Page 49: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAtrebui sa administreze simultan datele financiare pentru mai multe companii si va trebui sa fie capabil sa creeze conexiuni intre acestea (rapoarte consolidate). Sistemul va oferi un spectru larg de rapoarte de bilant contabil, cont de profit/pierderi si balante de verificare, care sa poata fi generate fie dupa data tranzactiei, fie dupa data documentului. Generatorul de rapoarte financiare va asigura capacitatea de a proiecta si obtine situatii contabile personalizate, cu o varietate de structuri, criterii si metode de sortare determinate de utilizator. 1.1 Contabilitate generala

Functionalitatea de contabilitate generala a programului va permite administrarea multi-anuala a conturilor, ceea ce ofera posibilitatea de a realiza punctaje, interogari si de a genera rapoarte financiare referitoare la tranzactii pe mai mult de un an fiscal. Sumarizând, prin implementarea acestui sistem, aspectele calitative ale activitatii departamentului contabil se vor evidentia pe mai multe planuri:

- evidenta convenabila si eficienta intrarilor (nefinalizate, definitive sau previzionate), precum si legatura instantanee cu tranzactia financiara originala (cum ar fi incasare, factura, factura de retur);

- planul de conturi;- punctaje in interiorul conturilor intre debitarile si creditarile contului), cât si

punctajul intre extrasele de cont si de card de credit, pe de o parte, si notele contabile, pe de alta parte;

- rapoarte financiare - programul va trebui sa fie capabil sa furnizeze o gama larga de rapoarte, care reflecta pozitia financiara a companiei;

- rapoarte privind cash flow-ul;- contabilitate generala-rapoarte suplimentare;- generatoare de rapoarte financiare;- rapoarte privind centri de costuri;- rapoarte de urmarire a bugetelor

Modulul Terti

Modulul Terti trebuie sa administreaze toate procedurile contabile referitoare la furnizori si clienti. In ceea ce priveste Furnizorii, modulul trebuie sa pastreze o evidenta a inregistrarilor incepând cu facturilor furnizorului, pâna la pregatirea si executarea platii (prin fila cec sau transfer bancar), vechimea, distribuirea cheltuielilor de transport si operarea cheltuielilor de import.Este important sa poata fi pastrate liste de preturi pentru furnizori, in cazul in care se fac cereri de oferta automat, din cereri de aprovizionare. Daca nu este specificat nici un furnizor in cererea de aprovizionare, o cerere de oferta trebuie deschisa automat pentru orice furnizor care livreaza articolele cerute (bazat pe listele de articole furnizor).In ordine de a obtine automat date, cum ar fi preturi si discounturi, termene de plata, solduri , comenzi si cantitati recepionate, trebuie sa existe posibilitatea ca facturile primite de la furnizori sa fie inregistrate automat pe baza comenzilor de cumparare si/sau a notelor de intrare-receptie.De asemenea, modulul trebuie sa ofere mai multe optiuni pentru inregistrarea platilor catre furnizori: plati in numerar si transferuri bancare (dar si file de cec si carti de credit), precum si o varietate de rapoarte referitoare la debitele restante catre vânzatori si la vechimea platilor scadente.In ceea ce priveste Clientii, modulul terti trebuie sa administreze toate operatiunile de cont legate de client, de la crearea de facturi pâna la incasarea platilor, calculul taxelor fiscale, intretinerea creditului si vechimea. Facturile trebuie sa poata fi create pe baza comenzilor de vânzare si/sau avizelor de expeditie. Aceasta sa permita localizarea automata a datelor, cum ar fi preturi si discount-uri, termene de plata, balante ale comenzilor si cantitati livrate. Facturile (si chitantele) sa se poata exprima si in alte valute decât cea in care este facturat

Page 50: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAclientul, chiar si atunci când cea de-a doua moneda este una straina (la introducerea in registrul contabil, toate sumele sa fie convertite automat in moneda de facturare a clientului).Modulul trebuie sa permita si inregistrarea facturilor pentru un client sau furnizor ocazional (pe firma sau pe filiala), pentru a evita deschiderea unui cont nou de ficare data când se efectueaza o vânzare sau o achizitie.

Modulul Imobilizari

Modulul de Mijloace fixe al sistemului va administra mijoacele fixe detinute de companie. Acesta va contine ecrane si programe care inregistreaza mijloacele fixe ale companiei, va calcula amortizarea, va inregistra tranzactiile de bunuri in planul de conturi si va produce diverse rapoarte.Pentru fiecare mijloc fix nou va fi deschisa o inregistrare de mijloc fix. Aceasta inregistrare va include parametri ce vor permite obtinerea unor rapoarte variate si eficiente. Astfel, vor fi create:- Grupe de mijloace fixe pentru a permite definirea de procente de amortizare si conturi in planul de conturi pentru toate activele dintr-un anumit grup de mijloace fixe. - Legaturi cu alte module: planul de conturi, aprovizionare, vânzari.Modulul va include un numar de rapoarte, care prezinta starea activelor detinute de companie.

Modulul Trezorerie

Acest modul trebuie sa gestioneze eficient toate operatiunile de trezorerie: platile si incasarile in conturile de casa si banca in lei sau valuta, avansurile si restituirile din deconturi prin legarea acestora de un anumit decont de cheltuieli. Platile si incasarile din acest modul trebuie sa fie legate de furnizori si clienti, precum si de facturile emise sau primite. In acest caz, o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va aparea automat in fisa clientului sau furnizorului. Este necesar sa existe posibilitatea de a inchide mai multe facturi cu o singura inregistrare in casa, precum si o procedura de inchidere automata a facturilor restante, in limita sumei introduse si in ordinea datei de emitere. Astfel, va trebui sa permita: - Definirea bancilor, casieriilor, conturilor bancare si de casierie - Incasari prin CEC, OP, BO - Plati prin CEC, OP, BO - Proceduri de urmarire a CEC-urilor - Incasari si plati in numerar si in valute diferite - Incasari si plati in avans - Avansuri spre decontare si decontarea avansurilor - Reglari de sold

Modulul Valute

Modulul Valute trebuie sa permita urmarirea, generarea si raportarea fluxurilor de numerar atât standard cât si fluxurile de numerar previzionate (cash-flow). Aceste categorii trebuie asignate conturilor de clienti sau celor de furnizori, tipurilor de tranzactii sau chiar tranzactiilor contabile inregistrate manual in contabilitate. Pentru a avea o imagine de ansamblu al viitoarelor incasari, este necesar ca acest modul sa detina o serie de rapoarte care sa contina informatii referitoare la ce este de incasat si de platit. De asemenea, pentru a putea previziona un cash-flow, este necesar ca modulul sa permita luarea in calcul a anumitor

Page 51: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAparametrii , precum : comenzile de vânzare deschise, facturile emise pentru clienti , intrarile de marfa , perioada.

Modulul Salarizare

Modulul de salarizare trebuie sa includa multiple facilitati pentru realizarea unui calcul complet, rapid si exact al salariilor tinând cont de toate componentele acestora. De asemenea, acesta trebuie sa asigure un mod de calcul parametrizabil conform specificului firmei si monitorizarea costului fortei de munca.

Modulul Resurse Umane

Functionalitatile acestui modul trebuie sa acopere toate aspectele legate de activitatea de management a resurselor umane: de la definirea modului de organizare a unei companii pâna la informatii detaliate referitoare la angajati, performanta, pregatire profesionala si procese de recrutare.Acest modul va facilita accesul rapid la o baza de date unica, actualizata in timp real, care va include toate informatiile relevante despre angajatii companiei; de asemenea, va permite adaugarea oricarei informatii particulare despre angajat: fisiere atasate dosarului personal, locuri de munca precedente, rezultatele evaluarilor din programele de performanta etc.

Modulul Gestiune

Modulul de gestiune a stocurilor va permite exercitarea unui control strict si o urmarire detaliata a stocului la toate nivelurile, pe diferite tipuri de documente si statusuri ale acestora. Fluxul de statusuri pe orice tip de document din sistem trebuie sa fie customizabil si va permite de exemplu: generarea de mesaje de avertizare sau blocare pentru utilizator sau notificari trimise prin email in functie de statusul documentelor,de timpul petrecut de un document intr-un anumit status.Modulul trebuie sa vina in sprijinul administrarii stocurilor de orice natura: materii prime, marfuri, produse finite; administrarii depozitelor, atât in interiorul cât si in exteriorul companiei, precum si urmarirea integrala a stocurilor, de la momentul receptiei in depozit. Elementele de asigurare a calitatii vor include o analiza complexa a stocurilor. Astfel, modulul va permite:

Administrarea articolelor cu ajutorul unui nomenclator de articole in care vor fi inregistrate informatii cu privire la articole, inclusiv caracteristici, parametri si relatii, care stau la baza utilizarii articolelor in toate modulele sistemului si care va permite atasarea pe articole a unor documente in format electronic: poze, certificate de conformitate, descrieri, parametri tehnici ;

Prezentarea unei varietati de informatii in cadrul nomenclatorului de articole, inclusiv o serie de preturi si costuri, specificatii pe produs (minim 10), cel putin 2 unitati de masura distincte, corelate printr-un factor de conversie. Ecranul de introducere sau modificare articole va permite vizualizarea unor informatii de baza despre produs: stocul disponibil pe depozite si pe numere de serie sau loturi, ultimele tranzactii de aprovizionare, ultimele tranzactii de vânzare, comenzi de aprovizionare si de vânzare confirmate;

Crearea structurii unui produs (reteta) pe mai multe niveluri; Lucrul cu o diversitate de parametri care dicteaza politicile de gestiune a stocurilor

pentru articole. Emiterea de rapoarte specifice pentru administrarea stocurilor: rapoarte tabelare

simple dar si rapoarte manageriale de analiza, de exemplu analize grafice sau in format tablou de bord.

Page 52: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAModulul Parc Auto

Modulul Parc Auto va face posibila optimizarea procesului de gestionare a flotei auto si a resurselor alocate pentru acesta. Acest modul trebuie sa faciliteze un management optim al parcului de masini, prin gestionarea in amanunt a veniturilor si cheltuielilor. Pentru a putea creste eficienta companiei, este nevoie de un grad de configurabilitate ridicat si de adaptare perfecta in privinta cerintelor si necesitatilor companiei. Astfel, modulul va permite :

Planificarea si echilibrarea regiunilor si a rutelor

Analiza istoricului datelor

Eliminarea estimarilor si aproximarilor in procesul de retrasare a rutelor

Management eficient al cererilor clientilor

Rapoarte specifice

Schimb de informatii intre sediu si teren

Modulul Portal Web

Interactiunea sistemului cu Internetul va permite companiei sa construiasca o pagina pe baza datelor firmei stocate in sistem, prin care se vor putea manevra comenzi de vânzare, solicitari de service, oferte de pret. De exemplu, un furnizor va putea autoriza sau modifica o cerere de oferta de pret prin Internet; autorizarea ofertei va actualiza baza de date din sistem. In acelasi mod, un client ocazional va putea deschide o comanda intr-un magazin virtual, iar detaliile acesteia vor fi incarcate in sistem, la fel cum un client permanent va putea vedea starea comenzii sau situatiile financiare, iar un angajat al firmei va putea actualiza agenda sa de intâlniri, toate acestea prin Internet.

11.1. Magazinul virtual

Mecanismul magazinului virtual, desi va fi similar ca interfata cu alte magazine ce se gasesc pe Internet, va fi unic prin faptul ca informatiile despre produsele oferite catre vânzare se bazeaza pe catalogul de produse al firmei din sistem. Astfel, orice modificare facuta in sistem la listele de preturi, la fotografiile produselor sau la comentariile referitoare la produse va fi actualizata automat in magazinul virtual si orice comanda plasata in magazinul virtual va actualiza baza de date din sistem. Cu toate acestea, sistemul va permite filtrarea/selectia articolelor care vor fi afisate in magazinul virtual, precum si modul de afisare al acestora: in pagina principala, in cautarea dupa grupe de produse, dupa denumire sau dupa cod.

12.2. Vânzari

Fiecare cerere de oferta de pret facuta pe pagina de Internet a firmei va deschide automat in sistem o oferta de pret pentru clienti. Deoarece clientul nu cunoaste codurile tuturor produselor, cererea de oferta de pret va consta dintr-un tip de vânzare, insotit de o descriere a produsului, putând include chiar si fisiere atasate (de exemplu fotografia unui produs). Pentru fiecare tip de vânzare va fi inregistrat in sistem un produs implicit. Acest produs

Page 53: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAimplicit va aparea in oferta de pret deschisa de cererea de oferta de pret din sistem. Echipa de la vânzari va putea analiza oferta de pret deschisa, modifica produsul si trimite oferta de pret clientului. Clientul va avea posibilitatea de a accesa apoi pagina de Internet a firmei, pentru a vedea un raport care prezinta starea cererii si pentru a introduce un raspuns daca este interesat sa comande produsul. Clientul va putea vedea o lista a ofertelor de pret anterioare pe care le-a primit, sau o lista de comenzi si livrari pe care urmeaza sa le primeasca, intr-un interval de timp specificat. De asemenea clientul va putea vizualiza rapoarte financiare privind compania sa, in relatia cu compania SC MEREDITH SRL: facturi, plati, facturi neplatite, lista completa de tranzactii. Pentru a urmari evoluţia vânzarilor de la oferta iniţiala de preţ, pâna la deschiderea unei comenzi, sistemul trebuie sa includa un mecanism cunoscut sub numele de stari. De exemplu, este necesar sa se stabileasca o succesiune, astfel incât odata tiparita oferta, starea sa sa fie modificata automat din „proiect” in „confirmat”.Stabilirea starilor si efectul fiecareia este simplu: este nevoie de o forma care sa conţina mai multe stari predefinite: Proiect, Confirmat, Trimis, Comanda plasata si Anulat, care sa poata fi modificate sau sa se poata adauga alte stari, dupa cum este necesar.

12.3. Oferta de pret a furnizorului (Aprovizionare)

In postura de client, firma va putea folosi pagina proprie de Internet pentru a afisa propriile cereri de oferta de pret, ofertele de pret pe care le-a primit, comenzile pe care le-a facut si notele de intrare-receptie, prezentate pe furnizori. Furnizorul va putea modifica aceste forme, care sunt apoi actualizate automat in sistem.

12.4. Service pentru clienti

Interfata de Internet din sistem va permite intretinerea unui sistem de service pentru clienti. Clientul va putea initia o solicitare de service direct pe pagina firmei, care este automat

Page 54: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAinregistrata in sistem. Tehnicienii de pe teren vor putea vedea solicitarile de service si se vor putea prezenta la locatiile unde este solicitata interventia. Managerul departamentului de service pentru clienti va putea accesa pagina de Internet pentru a corecta solicitarile curente de service, precum si starea acestora.

12.5. Agenda de intâlniri

Sistemul va permite oricarui angajat, care nu se afla la birou, sa-si controleze agenda de intâlniri, sa inregistreze noi intâlniri si sa le modifice pe cele existente. Intâlnirile inregistrate la birou vor aparea imediat pe pagina de Internet. Aceasta abordare va fi superioara altor agende computerizate, deoarece nu este necesara sincronizarea informatiilor de la birou cu cele din alte locatii. Toate datele vor fi actualizate simultan, eliminând necesitatea de a incarca si descarca agenda.

Page 55: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANASECTIUNEA IV - SERVICII INSTRUIRE PROFESIONALA

IV.1. Trainingul pentru utilizarea sistemelor informatice

In vederea realizarii instruirii personalului se va intocmi o programa de curs. Managerul de proiect din partea firmei care va furniza solutia tehnica si managerul de proiect al solicitantului, vor face o programare a cursurilor si a persoanelor care vor participa, ocupându-se totodata si de identificarea utilizatorilor cheie pentru fiecare modul in parte. Numarul de persoane pe care SC MEREDITH SRL. doreste sa il instruiasca in vederea utilizarii si preluarii intretinerii aplicatiei, este 35 de angajati. Activitatea de instruire a personalului va fi realizata de furnizorul de solutie software selectat in urma achizitiei sistemului ERP. Acesta se va asigura ca angajatii au experienta si calificarea necesara activitatilor pe care urmeaza a le efectua si va transfera competentele necesare utilizarii eficiente a aplicatiei.

Asistenta tehnica pentru implementare Firma care va furniza sistemului informatic integrat va trebui sa furnizeze asistenta complete catre SC MEREDITH SRL cu privire la:

Initierea proiectului; Instalarea sistemului de baza; Asistenta la pornire si in cursul operarii curente; Documentatie si pregatire tehnica

Pregatire si documentatie Se recomanda urmatoarea structura de pregatire a proiectului :

Pregatirea tehnica - se va realiza in timpul instalarii sistemului de baza, bazându-se pe documentatia tehnica standard a sistemului.

Specializarea administratorului de sistem - se va axa pe unelte si metode de implementare si intretinere a bazelor de date.

Pregatirea utilizatorilor finali - pregatire dedicata, bazata pe documentatia destinata utilizatorilor finali. Firma care va furniza sistemul informatic integrat va realiza primul stagiu de pregatire a utilizatorilor cheie SC MREDITH SRL , urmând ca acestia sa realizeze toate celelalte sesiuni de pregatire.

Firma care va furniza sistemul informatic integrat va realiza primul stagiu de pregatire a utilizatorilor cheie SC MREDITH SRL, urmând ca acestia sa realizeze toate celelalte sesiuni de pregatire.

PlanificareMetodologia si calendarul implementarii Firma care va furniza sistemul informatic integrat va utiliza o modalitate clasica de abordare a implementarii, continând urmatoarele faze: Faza 1: Initierea proiectului; Faza 2: Livrarea sistemului informatic; Faza 3: Analiza necesitatilor; Faza 4: Customizarea si dezvoltarea aplicatiei; Faza 5: Implementarea aplicatiei; Faza 6: Migrarea bazei de date si realizarea unor retusuri dupa livrare; Faza 7: Testarea aplicatiei; Faza 8: Incheierea procesului de implementare;

Initierea proiectului

Page 56: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAScopul acestei faze este de a furniza planificarea initiala si pregatirea intregului proiect. Etapele fazei 1 ajuta la identificarea si planificarea principalelor domenii carora va trebui sa li se acorde atentie. Aceasta faza va include cel putin urmatorul pachet de operatii:

Definirea strategiei de implementare; Definirea calendarului proiectului si a secventei pasilor de implementare pâna la

finalizarea fazei 5; Stabilirea persoanelor de decizie si a utilizatorilor cheie; Alocarea resurselor; Procurarea necesarului hardware; Pregatirea bazelor de date pentru import (conform structurii standard)

Instalarea sistemului de baza Scopul acestei faze este de a pregati sistemul in vederea inceperii lucrului in mod real cu functionalitatile de baza. Aceasta faza va include urmatoarele pachete de operatii:

Managementul proiectului pentru faza 2; Instalarea sistemului; Identificarea fluxului informational; Stabilirea circuitului de documente; Asignare utilizatori pe circuitul de documente; Import de baze de date; Configurarea sistemului; Setare useri si securitate sistem; Cursuri de utilizare; Formatare documente fiscal.

Go live si utilizarea sistemului de baza Scopul acestei faze este de a implementa cerintele generale si de proces conform circuitului de documente stabilit in faza anterioara. Obiectivele sunt implementarea finala a sistemului de baza si darea lui in folosire in mediul real. Sistemul este configurat in doua momente distincte, sistem de baza (continând ariile de importanta majora in aceasta faza) si final (ariile ramase in faza 6). Aceasta permite lucrul la alte pachete de operatii dupa finalizarea fazei 5. Aceasta faza va contine urmatoarele pachete de operatii:

Introducere documente conform circuitului informational; Utilizarea sistemului de baza; Asistenta la utilizarea sistemului de baza; Utilizare rapoarte predefinite.

Finalizarea sistemului de baza (inchiderea primei luni)Scopul acestei faze este de a concretiza utilizarea sistemului de baza prin inchiderea financiar-contabila si de gestiune aferente primei luni de lucru in mod real in sistem. Aceasta faza va include urmatoarele pachete de operatii:

Managementul proiectului pentru faza 5 Emiterea balantei de gestiune Emiterea balantei contabile Emiterea jurnalelor de vânzari si cumparari Emiterea registrului jurnal Finalizarea acestei faze constituie aprobarea implementarii sistemului de baza.

IV.2. Trainingul pentru mentenanta sistemelor informaticeAcest tip de training este destinat formarii profesionale a personalului angajat al beneficiarului, care va asigura mentenanta solutiilor informatice implementate prin

Page 57: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAintermediul acestui proiect. SC MEREDITH SRL va incheia un contract de mentenanta cu furnizorul de solutie , pentru o perioada de 36 de luni in vederea faptului ca interventiile viitoare vor fi profesionale si nu contravin functionalitatilor specifice asociate solutiei initiale.

Managementul de proiectManagerul de proiect - este persoana care va avea cel putin urmatoarele responsabilitati:

Coordonarea derularii activitatilor proiectului, conform graficului de activitati;

Alocarea eficienta a resurselor umane, financiare, materiale ale proiectului;

Monitorizarea indicatorilor de performanta prevazuti in proiect, pentru asigurarea indeplinirii rezultatelor preconizate si implicit a obiectivului proiectului;

Pregatirea documentatiilor tehnice, documentatia de licitatie, contracte, etc;

Coordonarea echipe de proiect si implicarea membrilor echipei in activitatea de monitorizare si imbunatatire a derularii proiectului;

Mentinerea relatiilor cu partenerii, furnizorii, sub-contractorii;

Asigurarea asistentei in vederea pregatirii rapoartelor de progres, implicând echipa de proiect;

Facilitarea informatiilor necesare auditorului autorizat pentru realizarea auditului final.

Asistent manager de proiect - este persoana in ale carei responsabilitati vor intra: Pregatirea contractelor ce urmeaza a fi incheiate in cadrul proiectului;

Pregatirea documentelor administrative ale proiectului;

Pregatirea documentelor solicitate de AI SI OM pe tot parcursul proiectului;

Mentinerea legaturii operationale cu toate partile interesate in cadrul proiectului, asistând managerul de proiect in aspectele de coordonare;

Intocmirea proceselor verbale ale intâlnirilor proiectului;

Distribuirea corespondentei, de o maniera profesionista si la timp, catre toata echipa de proiect;

Asigurarea biroului de proiect si furnizarea tuturor resurselor materiale necesare unei bune implementari a proiectului;

Verificarea aspectelor financiare ale procedurilor de achizitie;

Urmarirea incadrarii cheltuielilor in prevederile bugetului si ale contractului cu AM sau OI;

Expert IT - este persoana in ale carei responsabilitati vor intra, cel putin: Analiza sistemelor existente;

Elaborarea de recomendari privind solutia ERP;

Page 58: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA Participarea la elaborarea documentatiei aferente procesului de selectie a furnizorului

de ERP;

Evaluarea tehnica a ofertelor depuse;

Evaluarea financiara a ofertelor depuse de furnizorii;

Monitorizarea implementarii tehnice;

Evaluarea serviciilor furnizorului de ERP.

Marian CHIRAReprezentant Legal S.C. MEREDITH S.R.L.

Page 59: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

DOCUMENTATIE DE ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE SISTEM INFORMATIC INTEGRAT DE TIP ERP

Pentru realizarea unui proiect de investitii finantat prin Programul Operaţional Sectorial

„Cresterea Competitivitaţii Economice 2007-2013”, cu denumirea

“Cresterea eficientei economice in cadrul S.C. MEREDITH S.R.L. prin achizitionarea

sistemului ERP”

Page 60: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

INSTRUCTIUNI PENTRU OFERTANTI

Important!

Prin depunerea unei oferte, ofertantul accepta in totalitate si fara restrictii

conditiile generale si particulare care guverneaza prezentele instructiuni ca singura

baza a acestei proceduri de atribuire, indiferent care sunt conditiile proprii de vanzare

a ofertantului. Ofertantii trebuie sa examineze cu grija documentatia de atribuire si sa

pregateasca oferta conform tuturor instructiunilor, formularelor si specificatiilor

tehnice continute in aceasta documentatie. Nedepunerea unei oferte care sa respecte

toate cerintele prevazute in termenul prevazut va duce la respingerea ofertei.

INSTRUCTIUNI PENTRU OFERTANTI

Page 61: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA1. INFORMATII GENERALE

La depunerea ofertelor, ofertantii trebuie sa respecte toate instructiunile, formularele, clauzele contractuale si specificatiile continute in aceasta documentatie de atribuire. Transmiterea unei oferte care nu contine toate informatiile si documentele cerute si nu respecta termenul limita de depunere a ofertelor specificat, poate conduce la respingerea acesteia.

Formularele prevazute in cadrul documentatiei trebuie completate in mod corespunzator. Formularele, declaratiile si certificatele prevazute trebuie semnate, daca nu se specifica altfel, de persoanele sau institutiile autorizate.

1.1. Beneficiar al contractului

S.C.MEREDITH S.R.L. Cod unic de inregistrare: RO11552736Sediu social: Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, BucurestiPunct de lucru: Str. Atomistilor, Nr. 122A, Oras Magurele, IlfovTelefon: 0722.143.454 ; 021.457.59.87Fax: 021.457.44.82Persoana contact: Marian CHIRA

1.2. Tip legislatie

Procedura pentru atribuirea de catre beneficiarii privati a contractelor de furnizare, servicii sau lucrari, finantate din instrumente structurale, obiectivul „Convergenta”, conform Ordinul Ministerului Fondurilor Europene nr. 1120/15.10.2013.

1.3. Calendarul procedurii de atribuire

Trimitere invitatie de participare si documentatie de atribuire 05.12.2013Data si ora limita recomandata de primire a solicitarilor de clarificari

11.12.2013, ora 16:00

Data si ora limita de transmitere a raspunsului la solicitarile de clarificari

11.12.2013, ora 17:00

Data si ora limita de depunere a ofertelor 12.12.2013, ora 12:00

Deschiderea ofertelor 12.12.2013, ora 14:00

Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire 13.12.2013, ora 17:00

Data limita de depunere a contestatiilor 17.12.2013, ora 16.00

Data limita a solutionarii contestatiilor 17.12.2013, ora 17:00

Semnarea contractului 19.12.2013

1.4. Informatii si clarificari

Pentru clarificari suplimentare, daca este cazul, va puteti adresa la numarul de telefon

021.457.59.87, persoana de contact – Marian CHIRA. Se va transmite raspuns la clarificarile

solicitate in scris, in termen, semnate, datate si stampilate de catre reprezentantul legal al

ofertantului. Nu se organizeaza inspectie pe teren sau intalnire pentru clarificari.

Page 62: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA2. CONDITII PENTRU SEMNAREA CONTRACTULUI

2.1. Denumirea contractului

Achizitia de sistem ERP pentru proiectul „Cresterea eficientei economice in cadrul S.C.

MEREDITH S.R.L. prin achizitionarea sistemului ERP”.

2.2. Obiectul contractului

Obiectul contractului consta in achizitia de sistem ERP, conform caietului de sarcini

anexat.

2.3. Tipul contractului

Tipul contractului: contract de furnizare.

2.4. Durata contractului

Durata de executie a contractului: 8 luni de la data semnarii contractului.

2.5. Semnarea contractului.

S.C. MEREDITH S.R.L. va comunica ofertantului castigator rezultatul selectiei si va fi invitat pentru semnarea contractului. Daca acesta nu semneaza contractul in termenul stabilit, pierde contractul. Contractul si anexele sale vor fi intocmite in doua exemplare originale.

In contractul ce urmeaza a fi incheiat, se vor specifica termenele de livrare a bunurilor, de prestare a serviciilor, modalitatile si conditiile de plata, valabilitatea contractului.

2.6. Valoarea estimata

Valoarea estimata a contractului este de 498.800,00 LEI fara TVA, din care: Licente software necesare implementarii proiectului: 341.850,00 LEI, fara TVA;

Analiza necesitatilor, dezvoltarea aplicatiei, implementarea si testarea aplicatiei:

96.750,00 LEI, fara TVA;

Formare profesionala a personalului care va asigura mentenanta aplicatiei: 60.200,00

LEI, fara TVA.

3. CONDITII DE PARTICIPARE

Pentru participare la licitatie, oferta trebuie sa contina obligatoriu urmatoarele documente:

Scrisoare de inaintare – Formularul 1;

Imputernicire pentru semnatarul ofertei – Formularul 2 (daca este cazul).

Declaratie privind calitatea de participant la procedura – Formularul 3;

Declaratie privind eligibilitatea – Formularul 4;

Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.181 din OUG 34/2006 - Formularul 5;

Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 14 si 15 din OUG 66/2011 - Formularul 6;

Certificatul Constatator emis de Oficiul Registrului Comertului teritorial (in original, copie legalizata sau fotocopie conform cu originalul, semnat si stampilat de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului si valabil la data depunerii ofertei) din care sa rezulte

Page 63: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAobiectul de activitate al firmei, specific acestei achizitii, sau echivalent pentru ofertanti straini;

Informatii generale – Formularul 7;

Declaratie privind incadrarea intreprinderii in categoria intreprinderilor mici si mijlocii - Formular Nr.8 (daca este cazul);

Bilanturi contabile pe ultimii 3 ani financiari incheiati, (copie legalizata sau fotocopie conform cu originalul, insotit de dova de depunere la institutiile abilitate, semnat si stampilat de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului) din care sa rezulte cifra de afaceri;

Formular de oferta financiara – Formularul 9;

Lista cerintelor functionale si operationale - Formularul 10;

Lista principalele contracte relevante de implementare ERP, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului – Formularul 11;

Lista principalelor contracte de implementare ERP in afara granitelor tarii in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului – Formularul 12;

Diagrama Gantt privind graficul de implementare – Formularul 13;

Lista persoanelor propuse pentru implementarea contractului, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului – Formularul 14;.

Pentru fiecare specialist solicitat mai jos se vor prezenta urmatoarele documente: - CV- Formularul 15;- Declaratie privind disponibilitatea - Formularul 16;.- Copii conforme cu originalul ale diplomelor, certificatelor, actelor doveditoare ale

competentelor si experientei solicitate si mentionate in CV.

- In cazul expertilor propusi care nu sunt angajati ai ofertantului, se vor depune in plus angajamente/acorduri de participare semnata in original de catre expert.

4. PREZENTAREA OFERTEI

4.1. Redactarea ofertelor

Oferta si toate documentele ei, precum si corespondenta dintre ofertant si beneficiar vor fi redactate in limba romana sau traducere autorizata sau traducere efectuata pe responsabilitatea reprezentantului legal.

4.2. Conditii de prezentare a ofertelor

Moneda folosita la intocmirea ofertei financiare este RON sau EURO. Cursul de schimb folosit la selectia ofertelor este cursul de referinta al Bancii Nationale a Romaniei din data deschiderii ofertelor.

Valabilitatea ofertei trebuie sa fie de minim 60 zile. In cazul in care ofertantul este declarat castigator, valabilitatea ofertei se prelungeste cu 30 zile. Orice oferta valabila pentru o perioada mai scurta decat acest termen va fi respinsa.

4.3. Depunerea ofertei

Oferta va fi depusa la punctul de lucru al S.C. MEREDITH S.R.L.: Str. Atomistilor, Nr. 122A, Oras Magurele, Ilfov.

Ofertele pot fi transmise prin posta, curier sau depuse direct de catre ofertant la adresa mentionata, pana la data limita stabilita si fiecare din ofertele depuse va primi numar de inregistrare.

Page 64: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA4.4. Prezentarea ofertei

Numar de exemplare: 1 original.Documentele de calificare, propunerea tehnica si propunerea financiara se vor indosaria, vor avea un opis (in care vor fi menţionate toate documentele solicitate in documentaţia de atribuire, cu indicarea paginii la care se afla documentul – in ordinea din documentaţia de atribuire), iar fiecare fila va fi numerotata si semnata de catre reprezentantul autorizat al ofertantului. Filele cu informaţii pe verso vor fi si ele semnate.

Acestea se vor introduce intr-un plic, sigilat si netransparent, marcat cu adresa autoritatii contractante, denumirea achizitiei <<Oferta pentru contractul de achiziţie „Achizitie aplicatii de tip ERP si CRM si serviciile de analiza, dezvoltare, implementare, testare, training si mentenanta">>

Plicul trebuie sa fie marcat cu inscriptia „A nu se deschide inainte de data de 12.12.2013, ora 14:00.”

Toate ofertele primite dupa termenul limita de depunere prevazut vor fi respinse si nu vor fi admise la evaluare.

5. GARANTII

5.1. Garantia de participare

Nu este cazul.

5.2. Garantia de buna executie

Nu este cazul.

6. SELECTIA OFERTELOR

6.1. Data sesiunii de deschidere a ofertelor

Ofertele vor fi deschise in data de 12.12.2013, ora 14:00, ora Romaniei la punctul de lucru al S.C. MEREDITH S.R.L.: Str. Atomistilor, Nr. 122A, Oras Magurele, Ilfov.

6.2. Corespondenta

Comunicarile intre beneficiar si ofertanti se vor face exclusiv in scris. Nicio schimbare a valorii sau continutului ofertei nu va fi solicitata, propusa sau autorizata, exceptand cazul cand este necesara o schimbare pentru a confirma erorile de calcul aritmetic.

6.3. Analiza conformitalii administrative a ofertelor

Aceasta faza are ca obiect sa verifice daca oferta este conforma cu prescriptiile dosarului de selectie de oferte. O oferta este conforma daca respecta toate conditiile, modalitatile si specificatiile continute in dosarul de licitatie. Toate documentele se prezinta in mod obligatoriu la deschiderea ofertelor.

6.4. Criteriile de calificare

Criteriile de calificare vor fi: Un ofertant este calificat daca acesta indeplineste cumulativ cerintele minime Un ofertant participa, pentru acest contract, cu o singura oferta, in mod individual, ca

si contractant, subcontractant sau ca partener al societatii mixte/consortiului/asocierii. Depunerea sau participarea cu mai mult de o oferta de catre un singur ofertant sau partener pentru acelasi contract va conduce la respingerea ofertelor respective.

Page 65: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA6.5. Evaluare tehnica

Ofertele conforme administrativ si care respecta criteriile de calificare, vor fi in continuare evaluate tehnic. Prin prezentarea ofertei tehnice si a anexelor insotitoare, ofertantul se angajeaza sa furnizeze bunuri si sa presteze servicii in conformitate cu prevederile si cerintele cuprinse in caietul de sarcini dar si conform specificatiilor asumate prin depunerea ofertei tehnice si a anexelor acesteia. In urma evaluarii tehnice, comisia de evaluare a ofertelor din partea beneficiarului va totaliza un punctaj (a se consulta criteriile de atribuire mentionate in cadrul Fisei de date a achizitiei, sectiunea Criteriilor de atribuire si FORMULARUL Nr. 10 Lista cerintelor functionale si operationale)

6.6. Evaluare financiara

Ofertele considerate conforme din punct de vedere administrativ si tehnic sunt supuse unei verificari financiare vizand descoperirea eventualelor erori aritmetice de calcul. Oferta financiara trebuie sa fie explicita – preturile trebuie sa fie stipulate unitar pe fiecare articol. Daca exista o nepotrivire intre suma indicata in cifre si cea indicata in litere, ultima dintre acestea prevaleaza. Sumele astfel corectate sunt prezentate ofertantului. Daca acesta nu le accepta, oferta este respinsa. In urma evaluarii financiare, comisia de evaluare a ofertelor din partea beneficiarului va totaliza un punctaj (a se consulta criteriile de atribuire mentionate in cadrul Fisei de date a achizitiei, sectiunea Criteriilor de atribuire si FORMULARUL Nr. 9 Oferta financiara)

6.7. Criteriul de selectie

Criteriul de selectie a ofertelor va fi: Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic Ofertantul a carui oferta va primi punctajul cel mai mare, va fi desemnat castigator.

7. PROGRAMUL SEDINTEI COMISIEI DE EVALUARE A OFERTELOR

Data limita de depunere a ofertei este 12.12.2013, 10:00, ora Romaniei.

Ofertele vor fi deschise la data de 12.12.2013, ora 14:00, ora Romaniei la punctul de lucru al S.C. MEREDITH S.R.L.: Str. Atomistilor, Nr. 122A, Oras Magurele, Ilfov. Ofertele vor fi analizate in perioada 12.12.2013 ora 14:00 – 13.12.2013 ora 17:00 iar informarea ofertantilor cu privire la rezultatul procedurii de atribuire a ofertelor se va face in data de 13.12.2013 ora 17:00Modul de lucru al comisiei de evaluare se va desfasura in conformitate cu prevederile capitolului VI din HG 925/2006.Ofertantii vor putea participa la deschiderea sedintei de cerere de oferta sau nu. Ofertele se vor deschide si in absenta.In cazul participarii la sedinta de deschidere, Autoritatea contractanta solicita sa se prezinte:

- pentru persoanele care participa la sedinţa de deschidere din partea ofertanţilor, imputernicire din partea persoanei autorizate sa reprezinte ofertantul la procedura (conform FORMULAR Nr. 16 - Imputernicire pentru reprezentarea ofertantului la sedinta de deschidere).

- copie dupa actul de identitate al persoanelor care participa la deschidere din partea ofertanţilor

dovada ca ofertantul/ofertanţii reprezinta o intreprindere mica sau mijlocie, in conformitate cu prevederile art. 16 alin. (2) din Legea 346/2004 privind stimularea intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare.

Page 66: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

8. SOLUTIONAREA CONTESTATIILOR

Orice ofertant nemultumit de rezultatul procesului de adjudecare are dreptul de a depune contestatie catre S.C. MEREDITH S.R.L.. Termenul de depunere a eventuale contestatii este de maxim 3 zile calendaristice de la publicarea notificarilor rezultatului procesului de selectie. In caz contrar, contestatiile nu se vor lua in consideratie.

In cazul primirii unei contestatii, beneficiarul privat va numi o comisie de solutionare a contestatiei. Comisia va analiza si solutiona contestatia in termen de maxim 1 zi lucratoare de la primirea acesteia, care se va finaliza printr-un Raport de solutionare a contestatiei. Comisia are dreptul de a solicita clarificari din partea contestatarului, caz in care perioada de solutionare poate fi prelungita cu perioada in care se primesc clarificarile.

In cazul in care contestatarul nu este multumit nici de rezultatul Raportului de solutionare a contestatiei, acesta are dreptul de a se adresa justiţiei, in condiţiile legii contenciosului-administrativ iar S.C. MEREDITH S.R.L. are dreptul de a incheia contractul cu ofertantul castigator.

CHIRA Marian, Reprezentant Legal S.C. MEREDITH S.R.L.

Page 67: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAFISA DE DATE A ACHIZITIEI

I.a. Autoritatea contractantaDenumire: S.C. MEREDITH S.R.L.Adresa: Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, BucurestiLocalitatea: Bucuresti Cod postal: 60332 Tara: RomaniaPesoana de contact: Marian CHIRA Telefon: 021.457.59.87E-mail: [email protected] Fax: 021.457.44.82Adresa de internet a Autoritatii Contractante:

I.b. Principala activitate sau activitati ale Autoritatii contractanteComert cu ridicata al zaharului, ciocolatei si produselor zaharoase

Autoritatea contractanta achizitioneaza in numele altei autoritati contractante DA □ NU■

I.c. Cai de atacEventualele contestatii se pot depune la:Punct de lucru S.C. MEREDITH S.R.L.: Str. Atomistilor, Nr. 122A, Oras Magurele, Ilfov

Institutia responsabila pentru solutionare contestatie: S.C. MEREDITH S.R.L.Adresa: Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, BucurestiLocalitatea: Bucuresti Tara: RomaniaTel.: 021.457.59.87, Fax.: 021.457.44.82

I.d. Sursa de finantare Programul Operaţional Sectorial „Cresterea Competitivitaţii Economice”, Axa prioritara III, Domeniul major deintervenţie 3, Operaţiunea 1

Dupa caz, proiect/program finantat din fonduri comunitare DA ■ NU □Daca DA, se face referire la proiect/program

II. Obiectul contractului II.1. Descriere

II.1.1. Denumire contract: Achizitie sistem informatic integrat de tip ERPII. 1.2.Locatia lucrarii, locul de livrare sau prestare: Str. Atomistilor, Nr. 122A, Magurele, Ilfov

(a) Lucrari □ (b) Produse ■ (c) Servicii □

Executie □Proiectare si executie □Realizare prin mijloace corespunzatoare cerintelor specificate de autoritatea contractanta □

Cumparare ■ Leasing □ Inchiriere □ Cumparare in rate □Combinatii intre ele □

Categoria serviciului:

Servicii informatice si servicii conexeServicii de cursuri de formare profesionala asociate pachetelor software

Principala locatie a lucrarii: Nu este cazul. Cod CP □□□□□□□□/ □□□□□□

Principalul loc de livrare: Nu este cazulCoduri CPV:- 48451000-4/Pachete software de planificare a resurselor intreprinderii- 72212451-5/Servicii de dezvoltare de software de

Principalul loc de prestare : Nu este cazulCoduri CPV: □□□□□□□□/ □□□□□□

Page 68: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAplanificare a resurselor intreprinderii- 80511000-9/Servicii de formare a angajatilor

II.1.3. Procedura se finalizeaza prin: Contract de achizitie II.1.4. Posibilitatea de a relua competitia cu semnatarii contractului: DA ■ NU □II.1.5. Divizare pe loturi DA □ NU ■ II.1.6. Ofertele alternative sunt acceptate DA □ NU ■

II.2. Cantitatea sau scopul contractuluiII.2.1. Total volum prestatii servicii/cantitati produse: Conform FORMULAR 9 Oferta financiaraII.2.2. Valoarea estimata fara TVA: valoare maxima estimata a contractului este de: 498.800,00 LEI

III. Conditii specifice contractului III.1. Alte conditii particulare referitoare la contract

III.1.1. Contract rezervat III.1.2. Altele

DA □ NU ■ DA □ NU ■

IV. ProceduraIV.1. Procedura selectata : CERERE DE OFERTA

Procedura selectata Cerere de oferta

IV.2. Legislatia aplicata IV.3. Legislatia aplicata

Ordinul Ministerului Fondurilor Europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate

V. Criterii de calificare si selectie In cazul unei oferte comune, situatia personala si capacitatea de exercitare trebuie dovedite de fiecare dintre asociati in parte iar cerintele privind situatia economico-financiara si capacitatea tehnica si/sau profesionala vor fi indeplinite prin cumul, mai putin cerintele care vizeaza atributii in executarea viitorului contract care trebuie indeplinite de acela dintre asociati, care, conform acordului de asociere a fost nominalizat pentru executarea respectivelor atributii.

In cazul in care persoana care semneaza declaratiile/formulare solicitate nu este reprezentantul legal al operatorului economic, se va atasa o imputernicire pentru acesta, semnata de reprezentantul legal. Toate documentele vor avea, pe lânga semnatura si stampila, mentionat in clar numele intreg al persoanei semnatare. A nu se folosi prescurtari.

In cazul ofertantilor de alta nationalitate decat cea romana, documentele vor fi transmise in limba de origine, insotite de o traducere legalizata a acestora in limba romana. Documentele emise de autoritatile competente vor fi valabile la data deschiderii ofertelor. Documentele pentru care nu este prevazuta o perioada de valabilitatestablita de lege, nu vor fi emise cu mai mult de 30 de zile calculate pâna la data deschiderii ofertelor. Daca exista incertitudini referitoare la situatia unui operator economic, autoritatea contractanta are dreptul sa solicite informatii direct de la autoritatile competente.

V.1.Situatia personala a candidatului/ofertantului

V.1.1. Declaratie privind calitatea de participant la

Cerinta minima:Se solicita conform FORMULAR Nr. 3 - DECLARATIE

Page 69: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAprocedureSolicitat ■ Nesolicitat □

PRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURA, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal al ofertantului.In cazul in care persoana care semneaza declaratiile/formularele/ofertele solicitate nu este reprezentantul legal al operatorului economic, se va atasa o imputernicire pentru acesta, semnata de reprezentantul legal mentionat in Certificatul Constatator emis de Oficiul Registrului Comertului conform FORMULAR Nr. 2

V.1.2. Declaratie privind eligibilitatea

Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se solicita conform FORMULAR Nr. 4 – DECLARATIE PRIVIND ELIGIBILITATEA, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal al ofertantului.

V.1.3. Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 181 din OUG nr. 34/2006

Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se solicita conform FORMULAR Nr. 5 – DECLARAŢIEPRIVIND NEINCADRAREA IN SITUAŢIILE PREVAZUTE LA ART. 181 DIN OUG NR. 34/2006, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal al ofertantului.

V.1.4. Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 14 si 15 din Ordonanţa de Urgenţa a Guvernului nr. 66/2011 Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se solicita conform FORMULAR Nr. 6 – DECLARATIE PRIVIND NEANCADRAREA IN SITUATIILE PREVAZUTE LA ART. 14 si 15 din OUG nr. 66/2011, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal al ofertantului.

V.2.Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale V.2.1. Existenta unei forme de inregistrare si/sau atestare / apartenenta din punct de vedere profesional Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Pentru persoanele juridice romane:Se solicita Certificat constatator, valabil la data depunerii ofertei, in original, copie legalizata sau fotocopie conform cu originalul, semnat si stampilat de reprezentantul legal al ofertantului din care sa rezulte obiectul de activitate al firmei, specific acestei achizitii

Cerinta minima: Persoane juridice straine:Se solicita Certificat constatator, valabil la data depunerii ofertei, in original, copie legalizata sau fotocopie conform cu originalul, semnat si stampilat de reprezentantul legal al ofertantului din care sa rezulte obiectul de activitate al firmei, specific acestei achizitii, sau echivalent pentru ofertanti straini

V. 3. Capacitatea economica si financiaraV.3.1. Informatii generale privind cifra de afaceri pe ultimii 3 ani financiari incheiati (media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani financiari incheiati trebuie sa fie minim cel putin egala cu 997.600,00 lei reprezentand maxim de doua ori valoarea

Cerinta minima: Ofertantul va completa o declaratie pe propria raspundere in conformitate cu FORMULAR Nr.7 – Informatii generale, in originalNivel minim impus :Media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani financiari incheiati trebuie sa fie cel putin egala cu: 997.600,00 leiCurs mediu B.N.R:1 euro=4,2099 lei pentruanul 2010;

Page 70: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAestimata a contractului).Solicitat ■ Nesolicitat □

1 euro=4,2379 lei pentruanul 2011;1 euro=4,4560 lei pentruanul 2012.

Pentru societatile infiintate de mai putin de 1 an, cifra de afaceri medie se va calcula proportional cu perioada de existenta.

Se vor solicita Bilanturi contabile pe ultimii 3 ani financiari incheiati, in original, copie legalizata sau fotocopie conform cu originalul, semnata si stampilata de reprezentantul legal al ofertantului.

Cifra de afaceri a operatorilor economici incadrati conform legii in categoria intreprinderilor mici si mijlocii va fi admisa in cuantum de 50% din valoarea impusa.

Asocierea formata exclusiv din operatori economici incadrati in categoria intreprinderilor mici si mijlocii, care depun oferta comuna, beneficiaza de aceeasi reducere a cifrei de afaceri. In cazul in care ofertantul este o asociere, incadrarea in categoria IMM se va analiza cu privire la asociere in ansamblu. Ofertantul care solicita reducerea cerintei privind cuantumul cifrei de afaceri la 50% va prezenta o declaratie pe proprie raspundere, Declaratie privind incadrarea intreprinderii in categoria intreprinderilor mici si mijlocii conform FORMULAR Nr.8 din care sa rezulte ca se incadreaza in categoria IMM-urilor. In cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat sa prezinte acest formular, iar cerinta minima se va considera indeplinita in mod cumulativ.

V.3.2. Oferta financiaraSolicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima: Se solicita Oferta financiara, conform FORMULAR Nr. 9, in original, semnat si stampilat de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului din care sa rezulte costurile pe fiecare categorie in parte cat si a intregului contract;

V.4. Capacitatea tehnica si/sau profesionalaV.4.1. Lista cerinţelor funcţionale si operaţionaleSolicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se solicita Lista cerinţelor funcţionale si operaţionale, conform FORMULAR Nr. 10, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului din care sa rezulte prin bifarea corespunzatoare daca sistemul ERP raspunde sau nu cerintelor.

V.4.2. Lista principalele contracte de implementare ERP in ultimii 3 aniSolicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se solicita Lista principalele contracte de implementare ERP in ultimii 3 ani, conform FORMULAR Nr. 11, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului din care sa rezulte contractele de implementare ERP in ultimii 3 ani.Ofertantul (operator economic sau membrii asocierii impreuna) trebuie sa faca dovada derularii in ultimii 3 ani a maxim trei contracte similare in valoare totala cumulata de minim 498.800,00 lei care au presupus servicii similare de livrare si dezvoltare sistem informatic.Ofertantul va prezenta cel putin un document/informatii

Page 71: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANArelevante dintr-un contract/ proces-verbal de receptie, contrasemnat de beneficiar/recomandare, care sa confirme indeplinirea cerintelor solicitate si care sa contina date referitoare la: beneficiarul contractului, tipul activitatilor prestate/ bunurilor livrate, perioada in care s-a realizat contractul.Documentele se vorprezenta in copie „conform cu originalul”Documentele prezentate in alta limba decat limba romana vor fi prezentate in copie "conform cu originalul" si vor fi, insotite de o traducere autorizata si legalizata in limba romana.Ofertantul va completa un formular in care isi va da acordul pentru orice verificari fata de informatiile prezentate in oferta sa.

Note:(a) In cazul in care contractul conţine clauze de confidenţialitate, care impiedica prezentarea lui, ofertantul este obligat sa prezinte paginile din contract din care sa rezulte parţile contractante, obiectul contractului, durata contractului, preţul contractului, precum si pagina finala cu semnaturi. (b) Atunci cand un grup de operatori economici depune of erta/ candidature comuna, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. (c) In situatia in care asocierea beneficiaza de sustinerea tehnica si profesionala a unei/unor terte persoane, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza in conditiile prevazute la art 190 alin. (2) din OUG 34/ 2006 actualizat.Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a verifica informatiile prezentate in lista principalelor prestari de servicii in ultimii 3 ani prezentata, privind conformitatea serviciilor ofertate.

V.4.3. Lista principalelor contracte de implementare ERP in afara granitelor tarii (minim cate un contract finalizat in Republica Moldova si Bulgaria)Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Cerinta minima:Se solicita Lista principalelor contracte de implementare ERP in afara granitelor tarii, conform FORMULAR Nr. 12, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului din care sa rezulte minim cate un contract relevant implementat in Republica Moldova si Bulgaria.Ofertantul (operator economic sau membrii asocierii impreuna) trebuie sa faca dovada implementarii a cate unui contract similar in Republica Moldova si Bulgaria.Ofertantul va prezenta cel putin un document/informatii relevante dintr-un contract/ proces-verbal de receptie, contrasemnat de beneficiar/recomandare, care sa confirme indeplinirea cerintelor solicitate si care sa contina date referitoare la: beneficiarul contractului, tipul activitatilor prestate/ bunurilor livrate, perioada in care s-a realizat

Page 72: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAcontractul.Documentele se vorprezenta in copie „conform cu originalul”Documentele prezentate in alta limba decat limba romana vor fi prezentate in copie "conform cu originalul" si vor fi, insotite de o traducere autorizata si legalizata in limba romana.Ofertantul va completa un formular in care isi va da acordul pentru orice verificari fata de informatiile prezentate in oferta sa.

Note:(a) In cazul in care contractul conţine clauze de confidenţialitate, care impiedica prezentarea lui, ofertantul este obligat sa prezinte paginile din contract din care sa rezulte parţile contractante, obiectul contractului, durata contractului, preţul contractului, precum si pagina finala cu semnaturi. (b) Atunci cand un grup de operatori economici depune of erta/ candidature comuna, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. (c) In situatia in care asocierea beneficiaza de sustinerea tehnica si profesionala a unei/unor terte persoane, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza in conditiile prevazute la art 190 alin. (2) din OUG 34/ 2006 actualizat.Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a verifica informatiile prezentate in lista principalelor prestari de servicii in ultimii 3 ani prezentata, privind conformitatea serviciilor ofertate

V.4.4. Diagrama Gantt privind graficul de implementare Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se va prezenta - Diagrama Gantt privind graficul de implementare conform FORMULAR Nr. 13, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului;

V.4.5. Lista persoanelor propuse pentru implementarea contractuluiSolicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se va prezenta – Lista persoanelor propuse pentru implementarea contractului, conform FORMULAR Nr. 14, in original, semnata si stampilata de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului. Pentru fiecare specialist solicitat mai jos se vor prezenta urmatoarele documente: - CV conform FORMULAR Nr. 15;- Declaratie privind disponibilitatea conform FORMULAR Nr. 16; - Copii conforme cu originalul ale diplomelor, certificatelor, actelor doveditoare ale competentelor si experientei solicitate si mentionate in CV.- In cazul expertilor propusi care nu sunt angajati ai ofertantului, se vor depune in plus angajamente/acorduri de participare semnata in original de catre expert.Note:(a) Atunci cand un grup de operatori economici depune

Page 73: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAoferta/candidature comuna, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. (b) In situatia in care asocierea beneficiaza de sustinerea tehnica si profesionala a unei/unor terte persoane, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza in conditiile prevazute la art 190 alin. (2) din OUG 34/ 2006 cu modificarile si completarile ulterioare.c) Un membru al echipei nu poate ocupa 2 posturi in cadrul echipei.

Manager de proiect – 1 expertCompetente-Absolvent studii superioare in domeniul IT- Certificare profesionala in domeniul managementului de proiect, emisa de o institutierecunoscuta la nivel national, international (ex. CODECS, ANC - fost CNFPA – sau echivalent) sau echivalent.Experienta profesionala generala- Mninim 5 ani experienta

generalaExperienta profesionala specifica- Minim 3 ani experienta profesionala in domeniul IT - Experienta profesionala in calitate de Manager de Proiect in cel putin un contract similarSolicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se vor prezenta:- CV - Declaratie privind disponibilitatea - Copii conforme cu originalul ale diplomelor, certificatelor, actelor doveditoare ale competentelor si experientei solicitate si mentionate in CVIn cazul expertilor propusi care nu sunt angajati ai ofertantului, se vor depune in plus angajament/acord de participare semnata in original de catre expert.

Responsabil tehnic – 1 expertCompetente

-Absolvent studii superioare in domeniul IT

Experienta profesionala generala-Minim 3 ani experienta generalaExperienta profesionala specifica- Minim 3 ani experienta profesionala in domeniul IT - Experienta profesionala in calitate de Coordonator/ Responsabil Tehnic pentru cel putin un contract similar.Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinta minima:Se vor prezenta:- CV - Declaratie privind disponibilitatea - Copii conforme cu originalul ale diplomelor, certificatelor, actelor doveditoare ale competentelor si experientei solicitate si mentionate in CVIn cazul expertilor propusi care nu sunt angajati ai ofertantului, se vor depune in plus angajament/acord de participare semnata in original de catre expert.

Formator – minim 1 expertCompetente-Absolvent studii superioare-Certificare care sa ateste competente de formator emisa de catre un furnizor de formare

Cerinta minima:Se vor prezenta:- CV - Declaratie privind disponibilitatea - Copii conforme cu originalul ale diplomelor, certificatelor, actelor doveditoare ale competentelor si experientei

Page 74: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAautorizat CNFPA sau echivalentSolicitat ■ Nesolicitat □

solicitate si mentionate in CVIn cazul expertilor propusi care nu sunt angajati ai ofertantului, se vor depune in plus angajament/acord de participare semnata in original de catre expert.

Se considera calificat orice ofertant care indeplineste cerintele minime de calificare prezentate in capitolul V.

Observaţie: Oferta care nu indeplinesc cerinţele minime, va fi respinsa ca inacceptabila.

VI. Elaborarea ofertei VI.1. Limba de redactare a ofertei RomanaVI.2. Perioada de valabilitate a ofertei Minim 60 zileVI.3. Modul de prezentare a ofertei Documentele de calificare, propunerea tehnica si

propunerea financiara se vor indosaria, vor avea un opis (in care vor fi menţionate toate documentele solicitate in documentaţia de atribuire, cu indicarea paginii la care se afla documentul – in ordinea din documentaţia de atribuire), iar fiecare fila va fi numerotata si semnata de catre reprezentantul autorizat al ofertantului. Filele cu informaţii pe verso vor fi si ele semnate. Acestea se vor introduce intr-un plic, sigilat si netransparent, marcat cu adresa autoritatii contractante, denumirea achizitiei <<Oferta pentru contractul de achiziţie „Achizitie aplicatii de tip ERP si CRM si serviciile de analiza, dezvoltare, implementare, testare, training si mentenanta">>si cu metiunea „A nu se deschide inainte de data de 12.12.2013, ora 14:00.”

VI.4. Modul de prezentare a propunerii financiare

FORMULAR Nr. 9 - Oferta financiara reprezinta elementul principal al propunerii financiare si va cuprinde pretul total al produselor si serviciilor descrise in propunerea tehnica si in conformitate cu Caietul de sarcini. Propunerea financiara va cuprinde toate cheltuielile legate de executie, manipulare, procurare, transport, testare, punere in functiune, inclusiv probe tehnologice, eventualele remedieri in perioada de garantie si orice alte cheltuieli pâna la receptia finala.  

Pretul include toate cheltuielile si comisioanele care vor fi angajate de catre ofertant in vederea asigurarii serviciilor solicitate prin prezenta documentatie.

VI.5. Modul de prezentare a propunerii tehnice

Reprezinta prezentul caiet de sarcini pe care ofertantul trebuie sa si-l insusasca asa cum este prezentat.1. Cerintele tehnice din Caietul de sarcini sunt minime, obligatorii si eliminatorii. 2. Se va completa FORMULAR Nr. 10 – Lista cerintelor funcţionale si operaţionale. La acest

Page 75: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAformular se poate adauga orice informatii si completari considerate necesare de catre ofertant.

VI.6. Data limita de depunere a ofertelor

12.12.2013 ora 10:00

VI.7. Deschiderea ofertelor In conformitate cu prevederile capitolului VI din HG 925/2006

VII. Criterii de atribuire:

VII.1. Pretul cel mai scazut □

VII.2. Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic ■

Criterii de atribuire:Nr. Denumire criteriu Punctaj maximC1 Pretul ofertei

*ofertantii se vor incadra in valoarea estimata a contractului, atat per total, cat si per categorie.**ofertantul cu oferta cea mai mica pe fiecare categorie, primeste punctaj maxim, urmand ca celorlalti ofertanti, in functie de valoare, sa li se scada cate

1 punct pentru fiecare categorie la care pretul este mai ridicat;

38

C2 Costurile de mentenanta anuale*Ofertantul ale carui costuri de mentenanta sunt cele mai mici, primeste punctajul maxim urmand ca celorlalti ofertanti, in functie de valoare, sa li se scada cate 5 puncte;

15

C3 Perioada de implementare *Ofertantii se vor incadra in perioada maxima de implementare de 8 luni.**Ofertantul a carui perioada de implementare este cea mai redusa, primeste punctajul maxim urmand ca celorlalti ofertanti, in functie de perioada de implementare, sa li se scada cate 5 puncte;

15

C4 Lista principalelor cerinte functionale si operationale*Ofertantul al carui sistem ERP indeplineste toate cerintele functionale si operationale, primeste punctaj maxim urmand ca celorlalti ofertanti, pentru fiecare functionalitate lipsa, sa li se scada cate 1 punct;

32

100

FORMULARUL NR. 1

OFERTANTUL Inregistrat la sediul beneficiarului privat

Page 76: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA ....................................... nr. ........ data .................... ora ...........(denumirea/numele)

SCRISOARE DE INAINTARE

Catre S.C. MEREDITH S.R.L.

Ca urmare a invitatiei de participare nr. ........ din .................………. privind aplicarea

procedurii pentru atribuirea contractului:

……..............................................................................................................................…..........,(denumirea contractului de achizitie publica)

noi .....................................................................................................…………………………….,

(denumirea/numele ofertantului)

va transmitem alaturat urmatoarele:

1. Coletul sigilat si marcat in mod vizibil, continand, in original: Oferta tehnica si financiara; Documentele care insotesc oferta.

Avem speranta ca oferta noastra este corespunzatoare si va satisface cerintele.

Data completarii ..................................

Ofertant,

........................................................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 2

OFERTANTUL

Page 77: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA .................................. (denumirea/numele)

IMPUTERNICIRE PENTRU SEMNATARUL OFERTEI

Subsemnatul ........................(numele si prenumele), posesor al actului de identitate..................(tipul actului) seria............nr......................., emis de.........................(emitent) la data de.........................., cod numeric personal ................................................, in calitate de..........................(funcţia), reprezentant legal al ....................................(denumirea / numeleofertantului), conform .............................(se menţioneaza documentul legal prin care a fost numitreprezentant legal), imputernicesc persoana de mai jos sa semneze documentele ofertei privindprocedura de atribuire a contractului: ..............................................................................

1. Domnul/Doamna ........................(numele), act de identitate .....................(tipul actului) seria.........nr......................., emis de ............................(emitent) la data de ..............................., cod numeric personal..................................;

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 3 OFERTANTUL

Page 78: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA .................................. (denumirea/numele)

DECLARAŢIEPRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURA

1. Subsemnatul(a) ........................(numele si prenumele), reprezentant legal/imputernicit al.....................(denumirea operatorului economic), declar pe propria raspundere, sub sancţiunileaplicate faptei de fals in acte publice, ca, la procedura simplificata privind achizitiile publice pentruatribuirea contractului de achiziţie publica având ca obiect......................................................., organizata de............................................... particip si depun oferta:

[ ] in nume propriu;[ ] ca asociat in cadrul asociaţiei..............................;(Se bifeaza opţiunea

corespunzatoare) 2.Subsemnatul(a) declar ca:

[ ] nu sunt membru al niciunui grup sau reţele de operatori economici;[ ] sunt membru in grupul sau reţeaua a carei lista cu date de recunoastere o prezint in anexa.(Se bifeaza opţiunea corespunzatoare si, daca este cazul, se ataseaza anexa)

3. Subsemnatul(a) declar ca voi informa imediat autoritatea contractanta daca vor intervenimodificari in prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derularii procedurii de atribuire acontractului de achiziţie publica sau, in cazul in care vom fi desemnaţi câstigatori, pe parcursulderularii contractului de achiziţie publica.4. De asemenea, declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, situaţiilor si documentelor care insoţesc oferta, orice informaţii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta declaraţie.5. Subsemnatul(a) autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai autoritaţii contractante, cu privire la orice aspect tehnic si financiar in legatura cu activitatea noastra.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 4 OFERTANTUL

Page 79: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA ................................. (denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA

Subsemnatul(a) ............................(numele si prenumele), reprezentant imputernicit al.............................................................(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic), declar pe propria raspundere, sub sancţiunea excluderii din procedura si sub sancţiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca nu ma aflu in situaţia prevazuta la art. 180 din Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv in ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotarâre definitiva a unei instanţe judecatoresti pentru participarea la activitaţi ale unei organizaţii criminale, pentru corupţie, frauda si/sau spalare de bani.Subsemnatul(a) declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 5OFERTANTUL ................................. (denumirea/numele)

Page 80: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

DECLARAŢIEPRIVIND NEINCADRAREA IN SITUAŢIILE PREVAZUTE LA ART. 181 DIN

ORDONANŢA DE URGENŢA A GUVERNULUI NR. 34/2006

Subsemnatul .............................(denumirea / numele operatorului economic), in calitate deofertant la procedura de cerere de oferta pentru atribuirea contractului de achiziţie publica având ca obiect: ......................................................................................................., organizata de , declar pe propria raspundere ca:a) nu sunt in stare de faliment ca urmare a hotararii pronuntate de judecatorul-sindic;b) mi-am indeplinit obligaţiile de plata a impozitelor, taxelor si contribuţiilor de asigurari sociale catre bugetele componente ale bugetului general consolidat, in conformitate cu prevederile legale in vigoare in România sau in ţara in care sunt stabilit pana la data solicitata;c) in ultimii 2 ani mi-am indeplinit integral obligaţiile contractuale si nu am produs grave prejudicii beneficiarilor;d) nu am fost condamnat, in ultimii trei ani, prin hotarârea definitiva a unei instanţe judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala;e) informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu, in conformitate cu informatiile solicitate de autoritatea contractanta, nu prezint informatii false, in scopul demonstrarii indeplinirii criteriilor de calificare si selectie.

Subsemnatul declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun. Inţeleg ca in cazul in care aceasta declaraţie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul in declaraţii.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 6OFERTANTUL .................................

Page 81: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA (denumirea/numele)

DECLARAŢIE DE RESPECTARE A LEGISLATIEI IN VIGOARE PRIVIND CONFLICTUL DE INTERESE

Subsemnatul ...........................................................................................… reprezentant

legal/imputernicit al ...................................................................................................... ,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

in calitate de ofertant la procedura de achiziţie având ca obiect achizitia de sistem informatic integrat de tip ERP, desfasurata de catre S.C. MEREDITH S.R.L., cu sediul social in Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, Bucuresti, declar pe propria raspundere ca ofertantul nu se afla in conflict de interese, asa cum este acesta definit la art. 14 si 15 din Ordonanţa de Urgenţa a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancţionarea neregulilor aparute in obţinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, si anume in situaţia in care exista legaturi intre structurile acţionariatului beneficiarului si ofertanţii acestuia, intre membrii comisiei de evaluare si ofertanţi sau in care ofertantul câstigator deţine pachetul majoritar de acţiuni in doua firme participante pentru acelasi tip de achiziţie.

De asemenea, declar ca am luat cunostinţa de obligaţia pe care o am de a notifica in scris Autoritatea contractanta de indata ce apare o situaţie de conflict de interese pe perioada derularii procedurii de achiziţie si de a lua masuri pentru inlaturarea situaţiei respective, in conformitate cu art. 15 alin. (2) din O.U.G. nr. 66/2011.

Subsemnatul, declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca Autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Inteleg de asemenea ca in cazul in care aceasta declaraţie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislaţiei penale, iar oferta va fi respinsa.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 7 OFERTANTUL ..................................

Page 82: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA (denumirea/numele)

INFORMAŢII GENERALE

1. Denumirea/numele:2. Codul fiscal:3. Adresa (sediu central, filiale, sucursale, puncte de lucru):4. Adresa de corespondenţa pentru prezentul contract:5. Telefon:6. Fax:7. Email:8. Certificatul de inmatriculare/inregistrare

(numarul, data si locul de inmatriculare/inregistrare)7. Cifra de afaceri pe ultimii 3 ani:

Anul Cifra de afaceri anualã la 31 decembrie (RON)

Cifra de afaceri anualã la 31 decembrie (Euro)

2012

2011

2010

Media anualã:

Pentru conversia in RON, daca situaţiile financiare sunt intocmite in alta moneda, se va lua in calcul cursul BNR valabil pentru data de 31 decembrie a anului respectiv.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 8 OFERTANTUL ..................................

Page 83: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA (denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND INCADRAREA INTREPRINDERII IN CATEGORIA

INTREPRINDERILOR MICI SI MIJLOCII

Anexa 1

I. Date de identificare a intreprinderiiDenumirea intreprinderii:Adresa sediului social: Cod unic de inregistrare: Numele si funcţia:(presedintele consiliului de administraţie, director general sau echivalent)

II. Tipul intreprinderiiIndicaţi, dupa caz, tipul intreprinderii:

intreprindere autonoma In acest caz, datele din tabelul de mai jos sunt preluate doar din situaţia economico-financiara a intreprinderii solicitante. Se va completa doar declaraţia, fara anexa nr. 2.

intreprindere partenera Se va completa tabelul de mai jos pe baza rezultatelor calculelor efectuate conform anexei nr. 2, precum si a fiselor adiţionale care se vor atasa la declaraţie

intreprindere legata Se va completa tabelul de mai jos pe baza rezultatelor calculelor efectuate conform anexei nr. 2 din Legea nr. 346/2004 pentru stimularea infiinţarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a fiselor adiţionale care se vor atasa la declaraţie.

III. Date utilizate pentru a se stabili categoria intreprinderii*!)Exerciþiul financiar de referinþã *2)Numãrul mediu anual de salariaþi

Cifra de afaceri anualã netã (mii lei/mii euro)

Active totale (mii lei/mii euro)

Important: Precizati daca, fata de exercitiul financiar anterior, datele financiare au inregistratmodificãri care determinã incadrareaintreprinderii intr-o altã categorie (respectivmicrointreprindere, categorie (respectivmicrointreprindere, intreprindere micã, mijlociesau mare).

□ Nu□ Da (in acest caz se va completa si se va

atasa o declaratie referitoare la exercitiul financiar anterior)

Numele persoanei autorizate sa reprezinte intreprinderea

Semnatura________________

Page 84: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANADeclar pe propria raspundere ca datele din aceasta declaraţie si din anexe sunt conforme cu realitatea.

Data intocmirii.....................(ziua, luna anul).Semnatura ________________

*1) Datele sunt calculate in conformitate cu art. 6 din Legea nr. 346/2004 pentru stimularea infiinţarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare.

*2) Datele cu privire la numarul mediu anual de salariaţi, cifra de afaceri anuala neta si activele totale sunt cele realizate in ultimul exerciţiu financiar (anul 2006) raportate in situaţiile financiare anuale aprobate de acţionari sau asociaţi. In cazul intreprinderilor nou infiinţate datele cu privire la numarul mediu anual de salariaţi, cifra de afaceri anuala neta si activele totale se determina si se declara pe propria raspundere.

CALCULUL pentru intreprinderile partenere sau legate

Secţiunile care trebuie incluse, dupa caz:- secţiunea A, daca intreprinderea solicitanta are cel puţin o intreprindere partenera

(precum si orice fise adiţionale);- secţiunea B daca intreprinderea solicitanta este legata cu cel puţin o intreprindere

(precum si orice fise adiţionale).

Calculul pentru tipurile de intreprinderi partenere sau legatePerioada de referinţa

Numãrul mediu anual de salariaþi

Cifra de afaceri anualã netã(mii lei / mii euro)

Total active(mii lei / mii euro)

1. Datele*1)intreprinderii solicitante sau din situaţiile financiare anuale consolidate (sevor introduce datele din tabelul B1 din secţiunea B*2))

2. Datele cumulate11) in mod proporţional ale tuturor intreprinderilor partenere, daca este cazul (se vor introduce datele din secţiunea A)

3. Datele cumulate aletuturor intreprinderilorlegate*1) (dacã existã)

1

Page 85: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA- dacã nu au fost dejaincluse princonsolidare la pct. 1din acest tabel (se vorintroduce datele dintabelul B2 dinsecþiunea B)

TOTAL

*1) Datele intreprinderii, inclusiv numarul mediu anual de salariaţi, sunt determinate pe baza situaţiilor financiare anuale si a datelor intreprinderii sau, atunci când este cazul, pe baza situaţiilor financiare anuale consolidate ale intreprinderii ori a situaţiilor financiare anuale consolidate in care intreprinderea este inclusa.*2) Datele incluse in secţiunea "Total" din tabel trebuie introduse in tabelul "Date utilizate pentru a se stabili categoria intreprinderii" din anexa nr. 1.Nota: Acest formular se va completa de catre toţi operatorii economici participanţi la procedura de atribuire, indiferent daca sunt ofertanţi, lideri de asociaţie sau asociaţi, numai in cazul in care doresc sa beneficieze de prevederile art. 16 alin. (2) din Legea 346/2004 privind stimularea intreprinderile mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare. (referitoare la garanţia de participare, garanţia de buna execuţie si cifra de afaceri). Daca nu se doreste sa se beneficieze de aceasta, se va bifa mai jos si se va completa: □ N/A — nu este cazul.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 10 OFERTANTUL .................................. (denumirea/numele)

Page 86: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANADECLARAŢIE

PRIVIND ASUMARE A CAIETULUI DE SARCINI

Subsemnatul ...........................................................................................… reprezentant

legal/imputernicit al ...................................................................................................... ,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

in calitate de ofertant la procedura de achiziţie având ca obiect achizitia de sistem informatic integrat de tip ERP, desfasurata de catre S.C. MEREDITH S.R.L., cu sediul social in Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, Bucuresti, ne angajeam sa furnizam bunuri si sa presteze servicii in conformitate cu prevederile si cerintele cuprinse in prezentul Caiet de sarcini dar si conform cu specificatiile asumate prin depunerea ofertei tehnice si a anexelor acesteia

Lista cerinţelor funcţionale si operaţionale ale sistemului ERP

1. Acest sistem trebuie sa contina mai multe interfete de acces in aplicatie (instalare locala, interfata web based); 1 pct.DA □ NU □

2. Sa includa in versiunea de baza un kit de dezvoltare de noi forme, meniuri, rapoarte si proceduri in sistem precum si documentatia de utilizare a acestor generatoare de forme, meniuri, rapoarte, proceduri si tiparituri de documente; 1 pct.DA □ NU □

3. Sa permita atasarea de documente in orice format pe toate tranzactiile sau nomenclatoarele din aplicatie; 1 pct.DA □ NU □

4. Sa includa un sistem intern de mailing si definire de grupuri de mail formate din utilizatori, adrese de mail externe sau grupuri mixte , precum si integrarea /sincronizarea bidirectionala de taskuri si contacte cu MS Outlook sau echivalent;DA □ NU □

5. Sa includa generatoare specifice de documente si de rapoarte, precum si generatoare de interogari pe formele de introducere de date; 1 pct.DA □ NU □

6. Sa contina un sistem intern de automatizare a trimiterii de rapoarte, alerte si notificari catre utilizatorii interni ai aplicatiei, catre clienti, furnizori si persoane de contact ale acestora, precum si catre adrese de email externe, sau pentru rulare proceduri complexe; 1 pct.DA □ NU □

7. Sa permita acordarea de drepturi pe utilizatori sau grupuri de utilizatori pana la nivel de câmp si setarea mesajelor de eroare/avertizare generate in formele de introducere de date separat pe grupuri de utilizatori; 1 pct.DA □ NU □

8. Sa permita o navigare facila in sistem prin hyperlinkuri / drill down, dintr-o forma intr-alta sau direct din rapoarte pana la forma din sistem + tranzactia cautata; 1 pct.DA □ NU □

9. Sa contina fluxuri de statusuri configurabile pe fiecare tip de document sau nomenclator, trasee permise intre statusurile definite si alerte automate din sistem pentru oricare dintre statusuri sub forma unor mesaje trimise in casuta interna sau

Page 87: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAexterna de email, sub forma unor SMS-uri sau ca taskuri deschise in sistem pentru anumiti utilizatori; 1 pct.DA □ NU □

10. Sa permita efectuarea de interogari/cautari in sistem dupa conditii puse pe mai multe câmpuri, in ecranele de introducere de date; 1 pct.DA □ NU □

11. Sa contina instrumente de design forme, meniuri si design pe rapoartele standard ale sistemului; 1 pct.DA □ NU □

12. Sa permita setarea unui meniu de Favorite la nivel de utilizator, precum si setarea unor reguli pentru introducerea de date in sistem, care sa asigure respectarea procedurilor interne ale firmei;1 pct.DA □ NU □

13. Sa includa  tutoriale, ghiduri de utilizare si meniu de Help pâna la nivel de camp din aplicatie; 1 pct.DA □ NU □

14. Sa permita logout automat din aplicatie pentru utilizatorii inactivi  o anumita perioada de timp, setabil per utilizator; 1 pct.DA □ NU □

15. Sa includa o procedura specializata de cautare in sistem: in forme, meniuri, rapoarte, proceduri, informatii sau atasamente.Navigarea in aplicatie trebuie sa fie posibila atat cu mouse-ul cat si cu tastele functionale sau combinatii ale acestora; 1 pct.DA □ NU □

16. Sa contina rapoarte de analiza manageriala de tip tablou de bord pentru fiecare dintre functiunile firmei: financiar, stocuri, vanzari, achizitii, service, clienti, furnizori si articole; 1 pct.DA □ NU □

17. Sa ofere utilizatorilor din vânzari, marketing sau operatiuni, accesul facil la informatii de profunzime si instrumente de analiza care sunt relevante pentru activitatea lor; 1 pctDA □ NU □

18. Sa faciliteze primirea automata de date relevante, prin contextualizarea informatiilor, ceea ce reduce semnificativ timpul necesar pentru intelegere si luarea deciziilor; 1 pct.DA □ NU □

19. Sa ofere utilizatorilor acele informatii care sunt relevante pentru ei si activitatea pe care o desfasoara, fara a mai fi necesara predefinirea rapoartelor.De asemenea, utilizatorilor trebuie sa li se permita crearea propriilor grafice, rapoarte, analize si extinderea utilizarii solutiei pentru intelegerea in profunzime a datelor; 1 pct.DA □ NU □

20. Sa permita utilizatorilor aplicarea diverselor filtre si stabilirea anumitor reguli; De asemenea, trebuie sa permita inserarea unor elemente vizuale pentru a ilustra datele si pentru vizualizari de profunzime ale business-ului; 1 pct.DA □ NU □

21. Cu doar un click pe butonul potrivit, sa poata fi vizualizate imediat tendinte, din volume mari de date. Aceasta componenta trebuie sa poata compara valorile curente cu valori din aceeasi perioada a anilor anteriori, folosind axa timpului, similar cu notiunea de Cauza si Efect. Printr-un simplu click, utilizatorii pot selecta criteriile de exceptie, de exemplu un procentaj de diferenta fata de anul trecut; 1 pct.DA □ NU □

22. Sa ofere rapoarte predefinite usor de creat si formatat, precum si tablouri de bord interactive, colaborative si personalizate; 1 pct.DA □ NU □

Page 88: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA23. Sa permita cautari eficiente si intuitive indiferent de structura datelor si sa ofere

posibilitatea de livrare automata a datelor potrivite pentru analize si procesul decizional; 1 pct.DA □ NU □

24. Integrare cu MS Office (SharePoint) sau echivalent; 1 pct.DA □ NU □

25. Sa permita setarea manuala a clientului/destinatarului, mentenanta unitatilor de stocare, setarea locatiei, manipularea echipamentelor; 1 pct.DA □ NU □

26. Sa permita definirea de atribuite precum proprietar marfa, date de contact sau facturare, informatii contractuale, tipul afacerii, alocarea spatiului de depozitare si politici aferente, etichetare si documente cu design specific; 1 pct.DA □ NU □

27. Sa gestioneze atribute de gestiune precum unitatea de stocare depozit, unitatea de stocare producator, unitatea de stocare vânzator, descriere produs, grup, status initial, stoc minim/maxim, viteza de rotatie la raft, dimensiuni, culoare, serie si lot, model si an; 1 pct.DA □ NU □

28. Sa gestioneze administrarea locatiilor multiple, bazate pe definitii si politici; 1 pct.DA □ NU □

29. Sa ofere posibilitatea definirii a diverse tipuri de echipamente pentru operatiuni, tinând cont de accesibilitate si constrângeri; 1 pct.DA □ NU □

30. Sa permita: adaugarea unei noi comenzi de cumparare sau crearea unui aviz de livrare in avans, efectuarea calculului necesarului de reaprovizionare in mod normal sau urgent si crearea de etichete de coduri de bara; 1 pctDA □ NU □

31. Sa permita transferul de inventar, ajustarea stocurilor, alocarea de diferite statusuri.Planificarea inventarului trebuie sa fie facuta fara a fi necesara oprirea activitatii din depozit; 1 pct.DA □ NU □

32. Sa contina instrumente de design forme, meniuri si design pe rapoartele standard ale sistemului; 1 pct.DA □ NU □

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 11 OFERTANTUL ..................................

Page 89: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA (denumirea/numele)

LISTA CONTRACTELOR relevante de implementare ERP

Subsemnatul ...........................................................................................… reprezentant legal

al ...........................................................................................................................................,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

in calitate de ofertant la procedura de achiziţie având ca obiect achizitia de sistem informatic integrat de tip ERP, desfasurata de catre S.C. MEREDITH S.R.L., cu sediul social in Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, Bucuresti, declar pe propria raspundere ca ofertantul nu se afla in conflict de interese, NR. CLIENT VALOARE

CONTRACTPERIOADA DE IMPLEMENTARE

12345

Subsemnatul, declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca Autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Inteleg de asemenea ca in cazul in care aceasta declaraţie nu este conforma cu realitatea, oferta va fi respinsa.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

FORMULARUL NR. 12

OFERTANTUL ..................................

Page 90: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA (denumirea/numele)

LISTA CONTRACTELOR relevante de implementare ERP in Republica Moldova si Bulgaria

Subsemnatul ...........................................................................................… reprezentant legal

al ...........................................................................................................................................,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

in calitate de ofertant la procedura de achiziţie având ca obiect achizitia de sistem informatic integrat de tip ERP, desfasurata de catre S.C. MEREDITH S.R.L., cu sediul social in Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, Bucuresti, declar pe propria raspundere ca ofertantul nu se afla in conflict de interese, NR. CLIENT TARA VALOARE

CONTRACTPERIOADA DE IMPLEMENTARE

12345

Subsemnatul, declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca Autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Inteleg de asemenea ca in cazul in care aceasta declaraţie nu este conforma cu realitatea, oferta va fi respinsa.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................ (semnatura si stampila autorizata)

Page 91: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAFORMULARUL NR. 13

OFERTANTUL .................................. (denumirea/numele) Graficul de indeplinire a contractului

Luna 1 2 3 4 5 6 7 8

Sãptãmâna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32Atribuirea contractelor

Livrarea sistemului

informatic

Customizarea si dezvoltarea

aplicaţiei

Implementarea aplicatiei

Migrarea bazei de date si

realizarea unor retusari

dupa testare

Testarea aplicatiei

Incheierea procesului de

implementare

Instruirea personalului

Data completarii: ……………........…. Ofertant, …………………….............. (semnatura si stampila autorizata)

Page 92: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANAFORMULARUL NR. 14

OFERTANTUL .................................. (denumirea/numele)

LISTA PERSOANELORpropuse pentru implementarea contractului

Subsemnatul ...........................................................................................… reprezentant legal

al ..............................................................................................................................................,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

in calitate de ofertant la procedura de achiziţie având ca obiect achizitia de sistem informatic integrat de tip ERP, desfasurata de catre S.C. MEREDITH S.R.L., cu sediul social in Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, Bucuresti, va aduc la cunostinta ca lista persoanelor nominalizate pentru implementarea acestui proiect este:NR. NUME,

PRENUMEDATE

IDENTIFICAREBI/CI, CNP

SPECIALIZARE SOCIETATEA ANGAJATOARE

123

Subsemnatul, declar ca informaţiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inţeleg ca Autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Inteleg de asemenea ca in cazul in care aceasta declaraţie nu este conforma cu realitatea, oferta va fi respinsa.

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

Page 93: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

FORMULARUL NR. 15

CURRICULUM VITAE

#

INFORMAŢII PERSONALE  

Nume (Nume, prenume)

Adresa (numarul, strada, cod postal, oras, ţara)

Telefon  

Fax  

E-mail  

Naţionalitate  

Data nasterii (ziua, luna, anul)

EXPERIENŢA PROFESIONALA  

* Perioada (de la - pâna la) (Menţionaţi pe rând fiecare experienţa

profesionala pertinenta, incepând cu cea

mai recenta dintre acestea)

* Numele si adresa angajatorului  

* Tipul activitaţii sau sectorul de activitate  

* Funcţia sau postul ocupat  

* Principalele activitaţi si responsabilitaţi  

EDUCAŢIE SI FORMARE  

* Perioada (de la - pâna la) (Descrieţi separat fiecare forma de

invaţamânt si program de formare

profesionala urmate, incepând cu cea mai

recenta)

* Numele si tipul instituţiei de invaţamânt si al

organizaţiei profesionale prin care s-a realizat formarea

profesionala

 

* Domeniul studiat/aptitudini ocupaţionale  

* Tipul calificarii/diploma obţinuta  

* Nivelul de clasificare a formei de instruire/invaţamânt  

Page 94: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

APTITUDINI SI COMPETENŢE PERSONALE

dobândite in cursul vieţii si carierei dar care nu sunt

recunoscute neaparat printr-un certificat sau o diploma

 

Limba materna  

Limbi straine cunoscute

* abilitatea de a citi

* abilitatea de a scrie

* abilitatea de a vorbi

(Enumeraţi limbile cunoscute si indicaţi

nivelul: excelent, bine, satisfacator)

Aptitudini si competenţe organizatorice

De exemplu coordonaţi sau conduceţi activitatea altor

persoane, proiecte si gestionaţi bugete; la locul de

munca, in acţiuni voluntare (de exemplu in domenii

culturale sau sportive) sau la domiciliu.

(Descrieţi aceste aptitudini si indicaţi in ce

context le-aţi dobândit)

Aptitudini si competenţe tehnice

(utilizare calculator, anumite tipuri de echipamente,

masini etc.)

(Descrieţi aceste aptitudini si indicaţi in ce

context le-aţi dobândit)

Permis de conducere  

Alte aptitudini si competenţe

Competenţe care nu au mai fost menţionate anterior

(Descrieţi aceste aptitudini si indicaţi in ce

context le-aţi dobândit)

INFORMAŢII SUPLIMENTARE (Indicaţi alte informaţii utile si care nu au

fost menţionate, de exemplu persoane de

contact, referinţe, etc.)

ANEXE (Enumeraţi documentele atasate CV-ului,

daca este cazul).

Data: Semnatura:

Page 95: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

FORMULARUL NR. 16

OFERTANTUL .................................. (denumirea/numele)

DECLARAŢIE privind disponibilitatea

Subsemnatul ......................................................................................... angajat/colaborator

al ................................................................................................................................................

...,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

in calitate de ………………. la procedura de achiziţie având ca obiect achizitia de sistem informatic integrat de tip ERP, desfasurata de catre S.C. MEREDITH S.R.L., cu sediul social in Calea Crangasi Nr. 15, Bl. 11A, Sc. A, Et. 8, Ap. 30, Sect. 6, Bucuresti , declar pe propria raspundere ca disponibilitatea mea pentru acest proiect este de maxim un an de zile de la data prezzentei declaratii.

Data completarii: ……………........….

.................................. (functia),

……………………............................(semnatura)

Page 96: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

FORMULARUL NR. 17

OFERTANTUL .................................. (denumirea/numele)

SOLICITARI DE CLARIFICARI

Catre,...................................................(denumire autoritate contractanta)

Referitor la ............................................................... pentru atribuire contractului de achiziţie(tip procedura)

Publica...................................................................................................................... ,vaadresam urmatoarea solicitare de clarificari cu privire la:

1.______________________________________________________________________________

2.______________________________________________________________________________

(semnatura autorizata)Fata de cele de mai sus, va rugam sa ne prezentati punctul dumneavoastra de vedere cu privire la aspectele mentionate mai sus.

Cu consideratie,

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)

Page 97: 4. Documente achizitie

UNIUNEA EUROPEANA

FORMULARUL NR. 18

OFERTANTUL .................................. (denumirea/numele)

IMPUTERNICIRE PENTRU REPREZENTAREA OFERTANTULUI LA SEDINŢA DE DESCHIDERE

Subsemnatul(a) ........................(numele si prenumele), posesor al actului de identitate.....................................(tipul actului) seria nr , emis de (emitent) la data de........................................, cod numeric personal , in calitate de..........................(funcţia), reprezentant legal al ....................................(denumirea / numele ofertantului), conform .......................................................................(se menţioneaza documentul legal prin care a fost numit reprezentant legal), imputernicesc persoana de mai jos sa reprezinte ofertantul..........................(denumirea/numele ofertantului) la sedinţa de deschidere din cadrul procedurii de atribuire a contractului: ............................................................

1) Domnul/Doamna ........................(numele si prenumele), având act de identitate..................(tipul actului) seria............nr......................., emis de ..............(emitent) ladata de.........................., cod numeric personal...........................................;

(se inscriu toate persoanele imputernicite sa reprezinte ofertantul la sedinţa de deschidere)

Data completarii: ……………........….

Ofertant,

……………………............................(semnatura si stampila autorizata)