4 gestiondeclientesycompras

SIIGO

ESTANDAR WINDOWS

PROCESO DE CAPACITACION

PROCESO DE COMPRAS

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SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ...................................................................................................... 3

2. GESTION DE CLIENTES ...................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.1 OBJETIVOS .......................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.2 PARAMETRIZACION GENERAL ........................ ¡Error! Marcador no definido.

2.2.1 CAMPOS PARAMETRIZABLES ...................... ¡Error! Marcador no definido.

2.2.2 CAMPOS LIBRES ............................................. ¡Error! Marcador no definido.

2.3 PARAMETRIZACION DE GESTION .................. ¡Error! Marcador no definido.

2.3.1 PROSPECTOS ................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2.3.2 CONTACTOS.................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2.3.3 SEGUIMIENTOS ............................................ ¡Error! Marcador no definido.

2.3.4 COTIZACIONES/VENTAS............................ ¡Error! Marcador no definido.

2.3.5 INFORMES ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.4 ADMINISTRACION DE PROSPECTOS ............. ¡Error! Marcador no definido.

2.5 ADMINISTRACION DE SEGUIMIENTOS ........ ¡Error! Marcador no definido.

2.5.1 SEGUIMIENTOS: ........................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.5.2 COTIZACIONES / VENTAS.......................... ¡Error! Marcador no definido.

2.6 PRESUPUESTO DE GESTION ............................ ¡Error! Marcador no definido.

2.6.1 PRESUPUESTO DE SEGUMIENTOS: ......... ¡Error! Marcador no definido.

2.6.2 PRESUPUESTO DE VENTAS ....................... ¡Error! Marcador no definido.

2.7 INFORMES ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.7.1 INFORMES ESTRATEGICOS ....................... ¡Error! Marcador no definido.

2.7.2 INFORMES DE EFECTIVIDAD.................... ¡Error! Marcador no definido.

2.7.3 INFORMES DE CUMPLIMIENTO ............... ¡Error! Marcador no definido.

2.7.4 OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS ................. ¡Error! Marcador no definido.

2.7.5 INFORMES DE SEGUIMIENTO ................... ¡Error! Marcador no definido.

2.7.6 INFORMES GENERALES ................................. ¡Error! Marcador no definido.

3.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS ......................................... 4

3.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO .................................. 5



2

3.3 DOCUMENTOS ....................................................................................................... 6

3.3.1 REGISTRO DE COMPRAS.............................................................................. 6

3.3.2 COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE ................................................ 26

3.3.3 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES ........................................... 35

3.3.4 ORDEN DE COMPRA.................................................................................... 42

3.3.5 NOTA DE ENTRADA .................................................................................... 51

3.3.6 NOTA DEBITO ............................................................................................... 60

4. TALLER .................................................................................................................... 70

4.1 ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS................ 70

4.2 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA .............................. 71

4.3 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO ....................................... 72

4.3 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS ................ 73

4.4 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA .............................. 74

4.5 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS ........... 75 4.6 ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA – CRUCE – FACTURA DE VENTA

....................................................................................................................................... 76

4.7 ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA ................................................... 78

4.8 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA ............... 79

4.9 INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA .............................................................. 79 4.10 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CRUZANDO CON LA

NOTA DE ENTRADA ................................................................................................... 79 4.11 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA FACTURA POR LA ENTRADA

DE COMPROBANTES. ................................................................................................ 80 4.12 ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA – CRUCE – REGISTRO DE

COMPRAS .................................................................................................................... 81

4.13 ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA ................................................ 81 4.14 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CON CRUCE DE ORDEN

DE COMPRA. ............................................................................................................... 82

4.15 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA ........................... 83



3

1. INTRODUCCION

En la presente cartilla queremos mostrar como la gestion en las empresas es hoy en

dia el motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestión

de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos

específicos de mercado, al contar con la información detallada del comportamiento tipo de segmentos de clientes potenciales, que están agrupados de acuerdo al sector

y subsector en que se encuentran, actividad económica a que pertenecen, ubicación

geográfica, tamaño de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de

contribuyente y medios de prospectación, entre otros.

Ademas veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos

como son la definicion de los documentos y la definicion de catalogos (creacion de

productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras.

Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene

en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitira conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.



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3. PROCESO DE COMPRAS

A partir de dos requerimientos como son la definición de los documentos y la

definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los

documentos relacionados al proceso de compras a partir de los cuales se pueden

generar y analizar informes de verificación y gestión.

Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar toda

transacción comercial con los proveedores de la empresa.

3.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS

Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercancía hasta la

contabilización de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con

dicha transacción comercial.

Identificar los diferentes documentos que existen al interior del movimiento

de compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces

entre ellos y así utilizar el más adecuado para las necesidades de la

compañía.

Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos

que se trabajen.

Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas.

Determinar el procedimiento a seguir después de la compra para su

respectivo pago.

Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema.



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BENEFICIOS

Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se puede controlar el movimiento de las mismas así:

Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores)

Movimiento por documento Unidades compradas y unidades pendientes por recibir

Análisis de existencias

Estadísticas de producto por proveedor

Auxiliar de compras Estado de cuenta del proveedor

Proyección de vencimientos

Análisis de las compras a proveedores

3.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO

Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:

Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial

es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como orden

de compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que en un momento dado

se identifique que documentos se utilizarán dentro de este proceso.

Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la

explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.

Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas:



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Inventarios

Compras y servicios

Descuentos Descuentos comerciales en compras

Retefuente

Cargos

Fletes Seguros

Iva

Impuestos

Iva Ica

Proveedores y cuentas por pagar

Formas de pago

Proveedores nacionales Proveedores del exterior

Anticipo a proveedores

Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima,

producto en proceso y producto terminado.

Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir

previamente en el catálogo de terceros.

Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son:

Proveedores nacionales

Proveedores del exterior

Anticipo a proveedores Bancos

3.3 DOCUMENTOS

3.3.1 REGISTRO DE COMPRAS

Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición

de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial

como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.

El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce

que se haya colocado en su creación. A continuación se explican los diferentes cruces

que se pueden realizar y su efecto en la contabilidad.



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CRUCES EN SIIGO ESTANDAR

El REGISTRO DE COMPRAS en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con:

Documento Documento Efecto en el inventario

COMPRAS Cruce ORDEN DE

COMPRA

El registro de compras ingresa el

inventario

COMPRAS Cruce N. ENTRADA La nota de entrada ingresa el

inventario

COMPRAS SIN CRUCE El registro de compras ingresa el

inventario

REGISTRO DE COMPRA – ORDEN DE COMPRA: El registro de compras

ingresa el inventario tanto en cantidades como en valores y realiza las demás

contabilizaciones como proveedores, inventarios, IVA, descuentos en ventas y otros cargos, etc. ya que la orden de compra es un documento extracontable.

REGISTRO DE COMPRA – NOTA DE ENTRADA: La nota de entrada ingresa el inventario en cantidades y es un documento contable ya que afecta

directamente los inventarios, y el registro de compras contabiliza las cuentas

por pagar, IVA, descuentos en compras y otros cargos, etc.

Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de

Documentos.

Para que el registro de compra cruce directamente con la nota de entrada se marca (E) dentro de la definición de documentos.

Para que el registro de compra cruce directamente con la orden de compra se marca

(C) dentro de la definición de documentos.

Para que el registro de compra no cruce con ningún documento se debe marcar N

dentro de la definición de documentos.

RECUERDE: La pregunta obliga cruce se activará siempre y cuando el documento esté cruzando con otro. Si la respuesta es positiva cada vez que se elabore un

registro de compra deberá existir el documento que lo anteceda (una nota de

entrada o con un registro de compra)

ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA

REGISTRO DE COMPRAS DE INVENTARIOS



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La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la

factura de compra que el proveedor nos entrega cuando se realiza la transacción

comercial de compra de inventarios o causación de gastos.

Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la

opción Elaboración de documentos – Registro de compra.

Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES



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Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de

compras.

Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de

compras.

RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos

principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla

Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algun prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluira el numero de la

respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado

al nit antes digitado.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con

permite consultarlos.

Fecha: En esta opcion se digitara la fecha con la cual viene emitida la respectiva

factura de compra por parte de el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema

permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta

opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la

siguiente tabla.

Búsqueda por descripción

Búsqueda por producto



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Búsqueda por referencia de fábrica

Búsqueda por código de barras

Búsqueda por marca

Mostrar todos los productos activos e inactivos

Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia,

código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la

empresa.

Centro de costo: Se debe incluir el codigo de centro de costo a donde se quiere

ingresar el valor de la transaccion de el producto seleccionado.

Bodega: Se debe incluir el codigo de la bodega de donde se va a ingresar el

respectivo producto, con consulta.

Nit: El sistema traera automaticamente el numero y nombre del proveedor el cual

ingresamos en el encabezado.

Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la

cuenta contable según sea el caso.

Cuadro informativo: Este cuadro traera automaticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el ultimo valor de compra y

cuantas cantidades se encuentran en bodegas.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a ingresar.



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Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se estan

ingresando.

Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si

parametrizo en el momento de la creación de el registro de compra

Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en

el momento de la creación de el registro de compra.

Porcentaje de retencion: Permite colocarle un porcentaje de retencion, si parametrizo en el momento de la creación de el registro de compra.

Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación de el registro de compras.

Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación de el registro de compras.

Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva de el respectivo producto o servicio que se haya adquirido.

Valor del iva: El sistema calcula automaticamente el valor del iva al digitarle el

porcentaje.



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RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe

grabar con la tecla

El sistema mostrara en la parte derecha los valores totales de los descuentos

calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacion se deben repasar con enter.

En la parte inferior de la pantalla se incluiran los descuentos y cargos en donde la

base de calculo sera subtotal o valor bruto.

RECUERDE: Esta opcion aplicaria siempre y cuando todos los productos o servicios

que se adquieren tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retencion y

el mismo porcentaje de descuento.

Tipo de documento: Aparecera la letra (P) automaticamente, ya que estamos

trabajando la factura o registro de compras.



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Numero de tipo de documento: Aparecera automaticamente el numero de tipo de

documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se

desea incluir el prefijo de la compra se podra incluir con el fin que salga impreso.

Numero de documento: Aparecera automaticamente el numero de la factura de mi

proveedor que fue incluiro en el campo Factura Nro.

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con

consulta. De todas formas el sistema traera automaticamente la que se haya

definido en la apertura del proveedor.



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Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento

Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una

sola cuota se tomara el valor total.



15

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta

parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo.

El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de

compras.

Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a

impresión o no.



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Cuando se desea ignorar la impresión.

Cuando se desea imprimir directamente.

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

comentario, para pasar con la tecla de función F1 o

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UN REGISTRO DE

COMPRAS



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Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la

opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de

Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.

REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS)

Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción

Elaboración de documentos – Registro de compra.

Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.



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Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de

compras.

Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras.

RECUERDE: Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo

contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos

principales.

Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.


al Nit antes digitado.





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Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de

compra del proveedor.


Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código,

referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos

en la empresa.

Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el

encabezado del documento.

Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable.

Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito.



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Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están

ingresando.

Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se

parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.

Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.

Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se

parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.

Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en

el momento de la creación de el registro de compras.

Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya

adquirido.

Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el

porcentaje.

RECUERDE: Cuando se incluye la cuenta de retención, siempre solicitará la base de cálculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas

contables, si ésta se definió como R de retención.



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RECUERDE: El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y los cargos

calculados producto por producto, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con la

tecla La base de cálculo para esta opción es el valor bruto o subtotal. Esta



22

opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios que se adquieren

tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de retención y el mismo

porcentaje de descuento.

Además, cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le

harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención

del ICA y la retención del IVA.

Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando una factura o registro de compras.

Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de

documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso.

Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del

proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.

Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento

Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la

apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar,

con consulta las existentes.



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Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura.

Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una

sola cuota se tomara el valor total.



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Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está

parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.



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El sistema inmediatamente comenzará a contabilizar el respectivo registro de

compras.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si

se prefiere ignorarla.



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Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UN REGISTRO DE

COMPRAS (SERVICIOS)

Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la

opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue

actualizado.

3.3.2 COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE



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El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes

obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a

proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc.

Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y

Contabilidad.

RECUERDE: Para la elaboracion de este documento se debe haber parametrizado

previamente por la opcion de Contabilidad – Definicion de Documentos.

En la defincion de documentos del comprobante de egreso, es importante tener claro

la forma de impresión. Recordemos que SIIGO permite imprimir los documentos

bajo un formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la

pregunta Pag.com./Minerva? <S/N/M>:



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Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (S) El sistema imprimira el comprobante de

egreso y el cheque.

Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (N) El sistema unicamente imprimira el

comprobante de egreso.

Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (M) El sistema imprimira de acuerdo a los tamaños minerva.

Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso,

caso contrario se le dira que (N).

ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para la elaboracion del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion de

Elabora Documentos – Comprobante de Egreso-Cheque.



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Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar

Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes

campos:



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CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante

de egreso.

Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado la salida del dinero

por concepto del pago. El sistema traera la que se tenga definida dentro de la

creacion del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.


permite consultarlos

Cheque: Se debe digitar el numero del respectivo cheque con el cual se va a hacer

el respectivo egreso.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema

permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso,

solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya

esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.


al nit antes digitado

Ademas me aparecera informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar

al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso.

SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:

Contabilizacion Tipo P

Contabilizacion Tipo O

Contabilizacion Tipo P: Esta opcion se utiliza para que el sistema traiga

automaticamente cada una de las facturas que esten pendientes por cancelar por

parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automaticamente digitando la tecla enter. Vale

la pena aclarar que la contabilizacion Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de

Cuentas por Pagar.



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Al terminar el sistema muetra el mensaje :

RECUERDE: Con la tecla ESC el sistema permite pasar de una factura a otra, si se

desea cancelar algunas facturas o una en especial.

Contabilizacion Tipo O: Esta opcion se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora,

impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a

proveedores, cancelacion de facturas a nivel de servicios, etc. Para esto el sistema

pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con consulta.



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Para grabar el documento con la tecla .

El sistema traera automaticamente el numero de comprobante de egreso si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el

concecutivo.

Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de

Egreso.

IMPRESIÓN DE CHEQUES

Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:



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Al seleccionar YES, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar:






Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se

requiere imprimir. SIIGO tiene las siguientes opciones:



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Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:

Posteriormente, se confirma a quien se pagará:

Y se ejecutan los comandos de impresión.



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El sistema trae unas líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de

ellas, se hace click sobre el ícono

Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimió bien el comprobante.

3.3.3 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES

Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a

los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia

directa del proveedor.

Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los

proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.



36

Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con

esta cuenta por Parametrización – Formas de pago.



37

En el momento de recibir el anticipo a través de un Comprobante de egreso se debe

realizar la siguiente contabilización:

Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:



38

Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso.

Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero

por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con

permite consultar los existentes.

Cheque: Se debe digitar el número de cheque con el cual se girará el egreso. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se

debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de

egreso.

Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la

tecla o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de

egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos

principales.


al Nit antes digitado.

Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), colocándole el valor correspondiente al anticipo.



39

Para grabar el documento se debe dar clic al icono

El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el

consecutivo.



40

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

vista preliminar

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un

comentario, para pasar con el icono

EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS

Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboración de la

factura por la opción de Documentos – Registro de compras.

Después de elaborar el registro de compra y de ingresarle cada uno de los productos se debe ubicar el cursor en la opción de forma de pago o tipo.



41

Con la tecla de función F9 o el sistema mostrará los comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado anticipos. Con enter o doble clic se elige el

anticipo correspondiente:



42

Y se finaliza la captura del comprobante de egreso.

Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar a Contabilidad -

Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar el registro

de compras.

3.3.4 ORDEN DE COMPRA

La Orden de Compra es un documento extracontable , el cual sirve para controlar en

unidades y valores los productos que se hayan pedido a nuestros proveedores y

poder controlar lo recibido por parte del proveedor

ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA



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Para elaborar una orden de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Ordenes de compra – Elaboración de ordenes de compra.

Se debe elegir el tipo de orden de compra a utilizar.



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Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema preguntas los siguientes

campos:

CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden de

compra.



Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercancía por

parte de nuestro proveedor.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de

compra.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado.

RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden

de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los

datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla consulta.

Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada con el proveedor.




opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la

siguiente tabla.



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Búsqueda por referencia de fábrica

Búsqueda por código de barras

Búsqueda por marca



Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la

empresa.

Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar.

Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra.

Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de

arrojar el valor total.

Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si

parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.

Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.

Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si

parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.

Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en

el momento de la creación de la orden de compra.

Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación de la orden de compra.

Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva de el respectivo

producto o servicio que se haya solicitado.

Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el

porcentaje.



46

RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de

compra se debe grabar con la tecla

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por

producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.



47

RECUERDE: Esta opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios

que se solicitan tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retención y el

mismo porcentaje de descuento.




48

El sistema traerá automáticamente el numero de la orden de compra si la

numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el

consecutivo.

El sistema no hará ninguna contabilización ya que recuerde que el documento orden de compra (Y) es un documento extracontable.








49


comentario , para pasar con la tecla de funcion

BENEFICIOS

Este documento permite tener un control más adecuado de los inventarios

pendientes de recibir, en cuanto a cantidades y precios, para así poder planificar la producción y el tiempo de entrega de un producto al cliente que lo solicite.

MANTENIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA

Esta opcion se utiliza para modificar o anular una orden de compra que este grabado

en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ordenes de Compra –

Mantenimiento de Ordenes de Compra.



50

Se debe ingresar el numero de la orden de compra que se desea modificar y digitar enter.

El sistema mostrara automaticamente los productos que se realizaron en la orden de

compra, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento.

Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes

tipos de modificaciones como cantidad, valor , producto etc.



51

RECUERDE: La opcion de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha

de entrega , lo muestra sin informacion en el caso de que la orden de compra, no

este siendo cruzada con otro documento ( Nota de Entrada – Registro de compra).

Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios

correspondientes a la respectiva orden de compra.

3.3.5 NOTA DE ENTRADA



52

Después de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercancía

y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a través de la nota de entrada.

Documento Documento Efecto en el inventario

NOTA DE

ENTRADA CON Cruce

REGISTRO DE

COMPRA

La nota de entrada ingresa el

inventario

NOTA DE

ENTRADA SIN Cruce

La nota de entrada ingresa el

inventario

Nota de entrada sin cruce: Se utiliza para elaborar entradas por motivos como:

Devoluciones en ventas (opcional), Ajustes físicos de inventarios, intercambios de

mercancía, obsequios recibidos, traslados de mercancía (puntos distribuidos).

Es un documento contable que alimenta directamente el inventario cuando esta

cruza o no con el registro de compras.

RECUERDE: La nota de entrada es un documento excluyente con respecto al

registro de compras y a la orden de compra, es decir, si por organización de los documentos al interior de la compañía no se manejan notas de entrada y/u ordenes

de compra, se pueden omitir y solo elaborar el registro de compras. Haciendo la

salvedad que en la definición del registro de compras no se debe indicar cruce con

nota de entrada, para que directamente afecte los inventarios.

Si la empresa define que el procedimiento de compras será elaborando una

nota de entrada y esta cruzando con el registro de compras, SIEMPRE

deberá hacerse de esta forma.

ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA

Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de Menu principal – Elabora documentos – Notas – Documentos notas.



53

Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.



54

Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada.



Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la entrada.


al nit antes digitado.

RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden

de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los

datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.

Vendedor: Se digitara el codigo de algun vendedor de la compañía. Es de carácter

informativo.



55

CAMPOS DE TRANSACCIONES:



opcion encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la

siguiente tabla.



Búsqueda por referencia de fabrica

Búsqueda por codigo de barras

Búsqueda por marca



Con la tecla de funcion F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la

empresa.

Centro de costo: Se debe incluir el codigo de centro de costo a donde se ingresaran los productos.

Nit: Traera automáticamente con enter el nit anteriormente digitado.



56

Producto: El sistema traera el producto anteriormente digitado.

Bodega: Se debe incluir el codigo de la bodega a donde ingresaran las respectivas

cantidades de producto.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a dar entrada.



57

Valor: Se debe digitar el valor total de las cantidades ingresadas.

RECUERDE: La nota de entrada se valorizara o no dependiendo si el parámetro de

definición de documentos cruce o no cruce con el registro de compra, según vemos

en el siguiente recuadro:

Documento Documento Valorización

NOTA DE

ENTRADA CON Cruce

REGISTRO

DE COMPRA

La nota de entrada ingresa sin valores. Afectara a nivel de

cantidades

NOTA DE

ENTRADA SIN Cruce

La nota de entrada ingresa

valorizada.

Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar

con la tecla

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.



58

El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.





59








60

3.3.6 NOTA DEBITO

La Nota Debito es un documento contable el cual es utilizado para registrar

diferentes contabilizaciones que afecten las cuentas por pagar, impuestos,

inventarios etc.

Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como

castigo de cuentas por pagar, descuentos no registrados en la compra, ect, ademas

para hacer las respectivas devoluciones de facturas de compra.

Para la elaboracion de la Nota Debito se debe ingresar a la opcion de Documentos-

Notas – Documentos Notas – Nota Debito



61

Al ingresar al documento Nota Debito el sistema muestra la siguiente pantalla



62

CAMPOS GENERALES :

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2

o permite consultarlos

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El

sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente

digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado

se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o


al nit antes digitado

Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor , con F2 o binoculares permite consultar


Producto o Cuenta: se debe colocar el codigo del producto , para esto el sistema

permite consultar los productos que están creados con las teclas de funcion F2

(alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (codigo de

barras) o Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a

manejar, con F2 o permite consultarlos y al activar esta opcion encontraremos

diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.



Búsqueda por referencia de fabrica

Búsqueda por codigo de barras

Búsqueda por marca





63



64

Centro de Costo: Con la tecla de funcion F2 (permite consulta) o . Con enter

el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales

Nit: Con la tecla de funcion F2 (alfabeticamente) o F3 (numericamente)permite

consulta . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales

Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta

contable

Debito/Credito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento

Datos Generales: Esta opcion se genera solamente si la cuenta que se esta

utilizando en su creacion tiene detalle de por cobrar o por pagar.

En esta opcion se debe colocar el numero de la factura o registro de compra que se

desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (P), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite

consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares .



65

NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto

Bodega: Se debe ingresar el codigo de la bodega que se afecta en el movimiento en

el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de funcion F2 (permite

consulta) o .

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Debito

siempre y cuando se este utilizando un producto

RECUERDE: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE

GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO .




66

El sistema traera automaticamente el numero de la nota debito si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo








67



COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO

Para verificar la contabilizacion de la Nota Debito, se debe ingresar a la opcion de

Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes



68

Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.



69

TALLER PROCESO DE COMPRAS

SIIGO ESTÁNDAR

WINDOWS

4



70

4. TALLER

Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rapida y veraz

y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la

compañía, por medio de este proceso se tendran todas las herramientas necesarias para registrar toda transaccion comercial con los proveedores de la empresa.

4.1 ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS.

Para elaborar el registro de compras de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la

opción de Documentos – Registro de Compra

Se debe elegir el tipo de compra a utilizar, seleccionaremos la P - 001

Al ingresar a elaborar el registro de compras el sistema preguntas los siguientes

campos:

CAMPOS GENERALES :

Fecha: 2004/01/28

Nit: 864.524.957 F2 consulta

Fra Nro. 001 – 5724

Nombre: Proveedor Prueba Ltda

Centro de Costo: 0001 F2 consulta

Fecha: 2004/01/28


Con la informacion de la tabla, adquirir los siguientes productos:

Producto Cent.

Costo

Bodega Cant Vlr. Unit Porc Desc Porc Ret

Telev. Sony 20

Pulg.

0001 0001 50 unid $600.000 2% 3.5%

Telev. Sony 40

Pulg.

0001 0001 45 unid $1.500.000 3.5%

D.V.D

Samsumg

0001 0001 35 unid $280.000 5% 3.5%



71

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA

FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO

DE BANDERA

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS

CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI

NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2

consulta y se tomara proveedores nacionales.


Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28

Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento


El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo


comentario , para pasar con la tecla de funcion F1

Digitar en el comentario que esta factura es de pago obligatorio al proveedor prueba.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla y la enviaremos a vista preliminar.




4.2 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA



72

Para verificar la contabilizacion de una factura, se debe ingresar a la opcion de


Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la

factura

Llame el numero de la factura que acabo de grabar.

Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar

4.3 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque


Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes

campos:

CAMPOS GENERALES :

Fecha: 2004/01/31

Cuenta: 1110050100 Bancos

Centro de Costo: 0001 F2- Consulta

Cheque: 111520

Nit: 864.524.957 F2- Consulta

Nombre: Proveedor prueba ltda

SIIGO en el Comprobante de Egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones

que son:



Contabilizacion Tipo P: Esta opcion se utiliza para que el sistema traiga

automaticamente cada una de las facturas que esten pendientes por pagar por parte de la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema

las muestra por orden de vencimiento automaticamente digitando la tecla enter.

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA , YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN

TODAS LAS FACTURAS



73

Debemos cancelar la factura anteriormente elaborada.

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para verificar la contabilizacion del comprobante de egreso, se debe ingresar a la

opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el

comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado.


4.3 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS

Para elabora el registro de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Documentos – Registro de Compras

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar

Seleccionaremos el documento P – 002

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES :

Fecha: 2004/01/20

Nit: 800.123.454 F2 consulta

Fra Nro. 001 – 1025

Nombre: Textiles Cortes % Cia

Centro de Costo: 0001 F2 consulta

Fecha: 2004/01/20


Con la tecla de funcion F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable



74

CUENTA CENT. COST VLR TOTAL PORC DESC. IVA

171020 0001 $1.000.000 10% 16%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA

FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO

DE BANDERA

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA

MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta

Escoger la forma de pago proveedores nacionales.






parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo


comentario , para pasar con la tecla de funcion F1

Ver la factura a vista preliminar.

Para salir de esta opcion se debe digitar la tecla ESC (Escape)


Para verificar la contabilizacion de una factura , se debe ingresar a la opcion de




75


esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura. Llame el numero de registro de compras que acabo de grabar.


4.5 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS

Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de

Documentos – Comprobante de Egreso


Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES:

Fecha: 2004/01/31

Cuenta: 1110050100 Bancos

Centro de Costo: 0001 F2- Consulta

Cheque: 111521

Nit: 800.123.454 F2- Consulta

Nombre: Textiles Cortes % Cia

SIIGO en el Comprobante de Egreso Caja permite trabajar dos tipos de

contabilizaciones que son:



Utilizaremos el tipo de Contabilizacion tipo P

Donde debe llamar la factura pendiente por pagar que acabamos de realizar.

Contabilizacion Tipo O: Esta opcion se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como : descuentos comerciales condicionados,

intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable

que se desea utilizar con F2 Alfabeticamente – F3 numericamente consulta.

Para grabar el documento con la tecla de funcio F1 o el Icono de banderita

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,

vista preliminar, por verificar el documento en vista preliminar.



76

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para verificar la contabilizacion del Comprobante de Egreso, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Egreso.

Llame el numero de egreso contabilizado.


4.6 ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA – CRUCE – FACTURA DE VENTA

Para poder cruzar la Nota de Entrada con el Registro de Compra se debe ingresar a

Contabilidad- Definicion de Documentos

Registro de compras



77

Debe colocarse la letra: E

Obliga el cruce : SI

NOTA DE ENTRADA

Cruza con Fac. Compra /No cruza: C



78

4.7 ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA

Para la elaboracion de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opcion de

Documentos- Notas – Documentos Notas

Se debe escoger el documento de nota de remision Tipo (E)

SE DEBEN DIGITAR LOS SIGUENTES CAMPOS GENERALES :

FECHA 10/01/2004

NIT: 80.800.900 F2 Consulta

CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta

NOMBRE MANUEL TORRES El programa lo muestra

VENDEDOR 0002 F2 Consulta


Con la informacion de la tabla , remisionar los siguientes productos (con F2 consulta

los productos):

Producto Cent.

Costo

Bodega Cant Bodega Deb/Cred

Lavadora Icasa 0001 0001 30 unid 0001 D

Telev. Sony 40 Pulg.

0001 0001 45 unid 0001 D

D.V.D Samsumg 0001 0001 15 unid 0001 D

RECUERDE: Los valores los vamos a dejar en ceros con el fin que seran cargados con la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 en la opcion

de valor por cada uno de los productos.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON

EL ICONO DE BANDERA




79

Revisar el documento por vista preliminar.

4.8 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA

Para verificar la contabilizacion de la Nota de Entrada, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Entrada.

Llamar la Nota de Entrada elaborada anteriormente.

4.9 INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA

Los siguientes son informes de las Notas de Entrada:

Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada-Pendiente por Producto

(pantalla): Este informe muestra las cantidades ingresadas vs lo Comprado

Para consultar el producto con la tecla de funcion F2 y llamar el producto Lavadora Icasa

Para salir de esta opcion se debe digitar la tecla ESC (escape)

Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada - Pendiente por Proveedor (pantalla): Este informe muestra las cantidades Ingresadas vs lo Facturado

discriminado por proveedor.

Se debe escoger el tercero con la tecla de funcion F2 consulta el señor Manuel Torres.

4.10 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CRUZANDO CON LA NOTA DE ENTRADA

Para elabora la factura de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de compras

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar, seleccióne P - 001

Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Entrada, con F3 permite consultar la Notas pendientes por cruzar



80

Se debe escoger la Nota de Entrada que se desea cruzar y digitar la tecla de funcion

F1 o la opcion Fin de Selección

Llame el numero de nota de entrada acabada de realizar.

Fecha: 31/01/2004 se digita enter

Repasar los datos de la nota de entrada y coloque los valores que desee.


consulta y verifique que se proveedores nacionales.






parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo

4.11 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA FACTURA POR LA ENTRADA DE

COMPROBANTES.



81

Llame la factura que acabo de elaborar.

4.12 ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA – CRUCE – REGISTRO DE

COMPRAS

Para poder cruzar la Orden de Compra con el Registro de compras se debe ingresar a Contabilidad- Definicion de Documentos

Registro de compras

Debe colocarse la letra: C

Obliga el cruce : SI

4.13 ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA

Para la elaboracion de la Orden de Compra se debe ingresar a la opcion de Ordenes

de Compra – Elaboracion de ordenes de compra

Se debe escoger la orden de compra

CAMPOS GENERALES :

FECHA 05/01/2004

CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta

FECHA ENTREGA 10/01/2004

NIT 800.100.204 F2 Consulta



82

NOMBRE Proveedor uno

VENDEDOR 0001 F2 Consulta

FORMA DE PAGO CREDITO 30-60 DIAS

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se

digitaron en la creación del tercero


Con la informacion de la tabla, hacer la solicitud de los siguientes productos con F2

permite consultar los productos:

Producto Cent. Costo

Bodega Cant Vlr. Unit Porc Desc


0001 0001 50 unid $800.000


0001 0001 10 unid $2.000.000 1%

D.V.D Samsumg

0001 0001 2 unid $280.000 10%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA

COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL

ICONO DE BANDERA

ZEL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS

CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO

TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto le diremos que SI.

4.14 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CON CRUCE DE ORDEN

DE COMPRA.

Para elabora la factura de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Documentos – Registro de compras

Se debe elegir el tipo de compra a utilizar. P - 001

Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Orden de compra, con F3

permite consultar las Ordenes de compra pendientes por cruzar



83

Se debe escoger la Orden de compra que se desea cruzar y digitar la tecla de funcion

F1 o la opcion Fin de Selección

Fecha: 31/01/2004 se degita enter

Se debe digitar con enter todos los campos , ya que el sistema al estar cruzando con una Orden de compra trae automaticamente cada uno de los datos.

Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura , se debe digitar la

tecla de funcion F1 o el icono de banderita

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS

PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA

MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER


consulta seleccionaremos la de proveedores nacionales.



Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento



Para verificar la contabilizacion de una factura, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes



84


esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la

factura

Llame la factura que acabo de elaborar.


Documents

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