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O site da PUC-Rio, sua equipe e documentação
Nesse Capítulo é apresentado o Site da PUC-Rio, escolhido para estudo no
aprofundamento das questões tratadas nessa dissertação. São também
apresentados os perfis dos profissionais que compõem sua equipe de manutenção
e desenvolvimento, bem como a documentação do site gerada e utilizada pela
citada equipe.
4.1.
O site da PUC-Rio
O Web site da PUC-Rio entrou em operação, como um projeto
experimental, no final de 1992, aproximadamente um ano após o surgimento da
própria Web, sendo um dos primeiros do Brasil.
Rapidamente o site cresceu em número de informações disponibilizadas e
serviços oferecidos. Como a Web era uma tecnologia recém-criada, não existiam
padrões nem regras a respeito de projetos para ela desenvolvidos. Na verdade, nos
primeiros anos de sua existência ainda se estava descobrindo qual seria o uso dado
a essa tecnologia. Portanto as primeiras informações incorporadas ao site eram
resultantes do que sua equipe de desenvolvimento acreditava ser de interesse do
seu público alvo, inicialmente somente pessoas do meio acadêmico, já que a
Internet durante aproximadamente os cinco primeiros anos de existência da Web
não estava disponível para uso comercial. A equipe era formada basicamente por
um funcionário que acumulava as funções de Webmaster e responsável pela parte
gráfica. Bolsistas e estagiários ajudavam no levantamento de conteúdo, sendo que
a aprovação final para disponibilização do mesmo era provida pelo diretor do
RDC (Rio Datacentro), o departamento da PUC-Rio responsável pela
administração do site.
Quando a Internet passou a ser utilizada para fins comerciais, o mundo
assistiu a um fenômeno só comparado a disseminação do rádio e da televisão: o
chamado “boom” da Internet, mais particularmente da Web. Essa tecnologia antes
usada apenas para fins acadêmicos começou a ser amplamente explorada e
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rapidamente identificou-se sua vocação para funcionar como uma poderosa forma
de comunicação, de disponibilização de informações e acima de tudo de venda de
produtos e serviços.
Nesse período, muitas novas informações institucionais sobre a universidade
foram acrescentadas ao site, bem como serviços tais como disponibilização de
currículos de alunos, um serviço chamado “Espaço Interativo” para publicação de
anúncios, e serviços para download de software. As publicações da Universidade
também passaram a ter sua versão para a Web, entre elas o semanário PUC
Urgente e o programa de rádio Revista Jovem. A equipe do RDC começou a
desenvolver projetos para outras empresas, tais como o Jornal o Globo e a
Fundação Planetário do Rio de Janeiro, desenvolvendo o primeiro site de ambos.
Em 1996 o RDC desenvolveu um projeto de Ensino a Distância em parceria
com o SENAI, para o qual foi implementado um site que serviu de ponto de
encontro entre os alunos das turmas envolvidas no treinamento do projeto, e como
repositório de dados do mesmo.
Por volta de 1997 o site havia se transformado em mais um canal oficial de
comunicação da Universidade com seu público alvo, sendo que em 1998 o mesmo
havia crescido exponencialmente, incorporando também informações acadêmicas
de peso, como o catálogo completo de cursos de Pós-graduação, provas e
gabaritos do Vestibular, e informações sobre Intercâmbio Internacional.
Até esse ano meu envolvimento com o site era restrito a funções de Design
da Interface. Em meados de Julho de 1997 fui nomeada como a nova Webmaster e
coordenadora do site, assumindo a responsabilidade por sua manutenção, gerência
e criação de novos recursos e serviços.
Por ter sido pioneiro na área e ter crescido rapidamente devido a uma
demanda resultante do próprio crescimento da Web, o site da PUC-Rio durante os
primeiros anos de sua existência praticamente não tinha nenhum tipo de registro
sobre seu projeto e sobre os processos de trabalho relacionados a sua manutenção.
Em 1998 a equipe responsável pelo site era composta por mim e uma
funcionária, e contávamos com a ajuda de estagiários na realização das tarefas de
atualização e manutenção. Diante da necessidade de ter que gerenciá-lo e atualizá-
lo rápida e diariamente contando com uma equipe muito pequena, dei início a um
projeto de documentação emergencial. Em 1999 a aluna do curso de Desenho
Industrial, Ludmila Fabiano Leão, minha orientanda, de forma corajosa aceitou
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minha proposta de fazer como Projeto de Conclusão de Curso o desenvolvimento
de um manual de manutenção do Web site da PUC-Rio. O atual manual online de
documentação do site é resultado desse trabalho, acrescido de algumas
modificações.
De 1999 até a presente data o site passou por um processo de re-estruturação
profunda, que afetou sua árvore diretórios, a tecnologia envolvida em sua
implementação, o Design da página, e a comunicação com os diversos
departamentos. Ao longo dos últimos quatro anos o site foi re-projetado, sendo
que a grande parte dos aspectos dessa mudança foram de ordem interna, ou seja,
não refletiram na interface, embora a mesma também tenha sido reprojetada
recentemente. Nesse período foi registrado um significativo aumento do número
de acessos às páginas (atualmente por volta de 300.000 por semana), e do número
de correspondências enviadas ao correio eletrônico do site. A documentação do
site foi mantida atualizada e novos módulos foram acrescentados referentes ao
projeto de resstruturação do site. Sob o ponto de vista de conteúdo, de 1999 a
2002 o site foi acrescido de muitas informações acadêmicas, destacando-se entre
elas: Micro-horário (horário de aulas para matrícula), as consultas e serviços do
SAU online (Sistema de Administração Universitária, contendo informações
acadêmicas e serviços para alunos e professores), Catálogo completo dos cursos
de graduação e um serviço de provas interativas voltado aos candidatos ao
Vestibular).
Devido ao grande volume de trabalho, a partir do ano de 2000 a equipe
começou a ser expandida, chegando ao atual perfil.
O site da PUC, como um pioneiro no Brasil e até mesmo no mundo, possui
uma rica história com estreitas ligações com a própria história da Internet no
Brasil. Toda a riqueza de informações a ele relacionadas configura-o, sob meu
ponto de vista, em uma referência no que diz respeito a grande parte das questões
tratadas nessa dissertação.
4.2.
A equipe de manutenção e desenvolvimento
A atual equipe de manutenção e desenvolvimento do site da PUC-Rio é
composta por dois Analistas de Sistemas, um atuando na área de
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Desenvolvimento e outro na área de manutenção, um Programador atuando nas
duas áreas, e três Designers, sendo um mais alocado a desenvolvimento, e outro
alocado em ambas as áreas. O terceiro Designer foi recentemente contratado para
funções de manutenção, com eventual envolvimento em projetos de
desenvolvimento.
Conforme dito no Capítulo “Questões Metodológicas”, a seleção dos
profissionais a serem entrevistados baseou-se nos perfis detectados durante a fase
de levantamento de dados, onde a equipe dos sites candidatos ao estudo eram
compostas por profissionais de Design e de Informática, alocados em funções de
manutenção e desenvolvimento, sendo que entre os profissionais de Informática
haviam aqueles que desenvolvem funções de projeto ou com visão sistêmica
(Analistas de Sistemas), e aqueles que não necessariamente necessitam de uma
visão sistêmica no desenvolvimento de suas funções (Programadores). O Designer
recém-contratado para a equipe não foi entrevistado, devido ao fato de sua
contratação ter ocorrido após a realização das entrevistas.
A seguir são apresentados os perfis de cada entrevistado. Antes porém é
importante salientar que esses profissionais configuraram uma amostra
intencional, ou seja, foram intencionalmente escolhidos por sua alta competência,
profunda consciência de suas próprias necessidades e processos de trabalho da
equipe, e por ser formada por profissionais com muitos anos de experiência de
trabalho em um ambiente interdisciplinar, com profissionais de Design e
Informática produzindo e atualizando a documentação de um Web site do porte e
complexidade do site da PUC-Rio:
Nome: João Condack do Santos
Cargo atual: Analista de Sistemas Senior
Área de atuação no site: projeto e desenvolvimento de aplicações
Tempo de experiência em Web: 5 anos
Formação:
Graduado em Engenharia de Computação pela PUC-Rio (2000)
Mestrando em Ciência da Computação, pelo Departamento de Informática
da PUC-Rio.
Nome: Soraya Cristina Atanázio
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Cargo atual: Analista de Sistemas Pleno
Área de atuação no site: supervisão e realização de tarefas de manutenção
Tempo de experiência em Web: 5 anos
Formação:
Graduado em Serviço Social (UFRJ – 1995)
Curso de Especialização em Programação de Computadores pela CCE, da
PUC-Rio.
Nome: Alan Lima
Cargo atual: Web Designer 8
Área de atuação no site: desenvolvimento de novos projetos, com exceção
de sua atuação no site do Vestibular, do qual é o responsável pela
atualização das Interfaces. Cabe dizer que as alterações efetuadas nas
páginas do Vestibular são normalmente muito grandes, afetando inclusive a
estrutura do site, o que praticamente a caracteriza como um projeto de
desenvolvimento.
Tempo de experiência em Web: 3 anos
Formação:
Graduado em Desenho Industrial (PUC-Rio, 2001)
Habilitação: Projeto de Produto
Nome: Marcelo Hess Ackstein
Cargo atual: Programador Senior
Área de atuação no site: desenvolvimento de novos projetos, e manutenção
do site.
Tempo de experiência em Web: 4 anos
Formação:
Graduado em Engenharia de Computação (PUC-Rio, 2002)
Nome: Flavia Aucar Soler
Cargo atual: Web Designer Senior
Área de atuação no site: manutenção e desenvolvimento de novos projetos.
Tempo de experiência em Web: 3 anos e 9 meses
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Formação:
Graduada em Desenho Industrial (PUC-Rio, 2002)
Habilitação: Projeto de Produto
4.3 - A documentação atual do site da PUC-Rio.
A documentação do site da PUC começou a ser implementada em 1998,
numa época em que muito falava-se sobre desenvolvimento de sites, mas pouco
falava-se sobre manutenção, documentação e até mesmo sobre o uso de
metodologias apropriadas de desenvolvimento de sites, conforme foi relatado por
Sanders (1998). A mesma é portanto bastante pioneira no diz que respeito a essa
questão.
A atual documentação do site da PUC-Rio é formada por um manual online
(acessado via Web, com visualização restrita a rede interna do RDC e alocado em
um sub-diretório dentro da estrutura do site), e pastas onde são armazenados
documentos impressos e mídia eletrônica enviados à equipe, fotos e registros do
projeto do site (storyboards, cronogramas, tabelas de migração, etc). Versões
anteriores do site também são salvas em formato eletrônico, para registro
histórico.
O formato do manual foi resultante do Projeto de Conclusão do Curso de
Desenho Industrial da aluna Ludmila Fabiano Leão, minha orientanda, que
corajosamente aceitou minha proposta de desenvolver um projeto que organizasse
a documentação do site no formato de um Manual. Além de sua orientadora, nesse
projeto assumi também o papel de co-autora e público alvo, onde, juntamente a
pequena equipe que tínhamos (somente eu e a Analista de Sistemas Soraya
Atanázio, que na época ocupava o cargo de auxiliar técnico), levantamos quais
informações seriam importantes constar no manual do site. Nossas duas principais
preocupações eram: registrar o projeto do site, seus recursos e informações a
respeito do processo de manutenção; e servir como uma ferramenta que nos
auxiliasse no treinamento de estagiários. Devido ao ‘boom”da Internet, que na
ápoca vivia seu auge, cada estagiário não ficava mais que três meses conosco, o
que nos obrigava a estar constantemente treinando novos membros que
8 Web Designer é um cargo assim denominado, pertencente ao plano de carreira da Puc-Rio.
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ingressavam na equipe. Portanto um dos objetivos do manual era nos poupar
algum tempo nesse processo de treinamento.
O projeto original do manual foi acrescido de novas informações, com o
objetivo de fazer algumas adaptações às mudanças ocorridas no site e na sua
equipe de desenvovimento de manutenção.
O manual online reúne informações sobre o atual projeto, navegação e
manutenção (Fluxograma, Mapa do Fluxograma - (Grade para migração),
Rotinas de manutenção, Interfaces, Manual de Aplicação da Marca da PUC-RIO ,
Outras Informações – onde estão reunidos diversos documentos), documentos e
dados de auxílio a gerência (Contas Institucionais, Espelho do servidor, Lista de
Administradores, Lista de CGIs (programas que fazem funcionar alguns recursos
do site), Lista de Ponteiros, a documentação do Sistema de Gerência do Site da
PUC-RIO – em desenvolvimento, Tecnologias ), e informações sobre o próprio
manual (Como usar o manual, Configurações de Impressão e Nota das Autoras).
A figura 1 mostra os itens de sua página de abertura. O projeto original não
continha os itens Contas Institucionais, Manual de Aplicação da Marca da PUC-
RIO , Outras Informações, Sistema de Gerência do Site da PUC-RIO. O item
Interfaces chamava-se Conceito visual do site, e não especificava detalhadamente
o projeto do site, como o faz hoje em dia e será visto mais adiante. O item
“Documentações para Manutenção” foi implementado recentemente como uma
forma mais rápida de acesso aos documentos mais utilizados.
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Figura 1 - Página de abertura do manual de manutenção do site da PUC-Rio
A seguir são apresentados os tipos de representação e documentação de
informações utilizados no manual online e algumas de suas características de
funcionamento e navegação. Embora o manual possua uma interface gráfica
padronizada, não foram estabelecidos padrões para a criação de conteúdo, ou seja,
cada membro da equipe documenta da forma como acha mais apropriado, muitas
vezes discutindo com a coordenadora do site as formas de representação a serem
utilizadas (texto, imagens, tabelas, grades, etc).
A estrutura geral do manual está apoiada em hipertexto, utilizando a
linguagem HTML.
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A maior parte das informações está disponível em formato texto, seja utilizando
páginas e recursos da linguagem HTML, ou em arquivos formato texto (.txt ou
.doc) para download.
Na especificação das interfaces, são utilizadas imagens e esquemas gráficos,
também apoiados por explicações textuais.
Entre as informações textuais uma bastante utilizada são listas.
O item Contas Institucionais é uma página de texto que descreve as contas
de correio eletrônico utilizadas pela equipe do site, que atualmente são quatro:
uma para comunicação com o público externo, uma para envio de solicitações de
atualização pelos usuários da universidade, outra de uso exclusivo da Webmaster
para comunicação com os usuários e outra para receber dados enviados via
formulários disponÍveis no site.
O item Espelho do servidor é uma página que nunca foi explorada no
manual. Ela contém uma representação gráfica da estrutura de diretórios do site.
Seu propósito era mostrar a estrutura de diretórios do site. Entretanto o software
de construção de páginas utilizado pela equipe mostrou-se mais adequado a esse
propósito.
O item Fluxograma é o mais utilizado pela equipe e também o mais
polêmico. Nele está especificada estrutura de navegação do site, onde ao longo da
mesma estão incluidas as informações de atualização de cada página. Essa
disposição tem-se mostrado de fácil uso para alguns membros da equipe e
extremamente complicada para outros. Para resolver o impasse foi implementada
a caixa combo “Documentações para Manutenção” na primeira página do site, de
forma a oferecer rápido acesso a informações de manutenção a equipe. Na página
de abertura do site foi também acrescentado o comentário “Navegação e
Instruções de manutenção”, ao lado da palavra Fluxograma, pois para alguns dos
membros da equipe a palavra não parecia clara em relação ao que apresentava.
A Figura 2 mostra uma das páginas do Fluxograma. Cada página do
Fluxograma identifica em seu título a página documentada (no caso da figura 2 a
página de abertura do site – INDEX), os links contidos na página, e a frequência
e procedimentos de atualização. A informação é apresentada através de uso de
texto, tabelas e alguns elementos gráficos, explicados em legenda no pé da página.
Os links da coluna “Titulo da Página” levam à páginas do site propriamente dito.
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Os links da coluna “Fluxograma/Manutenção” podem apresentar três opções de
informação. O caractere Ø significa que essa página não possui informações para
manutenção e não tem links (sob esse aspecto ela é um “fim-de-linha” naquela
árvore de navegação do site). Os caracteres Ø e >> aparecendo juntos significa
que a página não tem links, mas existem informações sobre sua manutenção. Os
caracteres >> significam que a página tem links, portanto sua estrutura é
expandida em outra página (onde será encontrada a forma de atualização, caso
exista. Na figura 3 está apresentado o “INSTRUÇÕES PARA MANUTENÇÃO”
cuja legibilidade foi reprimida para resguardar as informações da Universidade.
Pode-se dizer que as informações ali apresentadas são textos com instruções passo
a passo e exemplos de código de programas, e observações sobre cuidados a
serem tomados para manter a integridade visual da página.
Figura 2 – visão geral de uma página do Fluxograma
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Figura 3 – área de tela de uma página do Fluxograma onde estão localizadas as
informações para realização da manutenção da página.
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O item Interfaces está dividido em dois itens: Conceito visual do site, onde é
descrito em texto os conceitos que nortearam a atual concepção gráfica do site, e o
item “Especificações: - Site 2001” onde está especificada a forma de construção
das interfaces atuais do site. Na figura 4 são apresentados os diversos itens
utilizados dessa especificação.
Figura 4 – Conjunto de formas de representação utilizadas na especificação das
interfaces
Os grupos de informações estão organizados em itens
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Figura 5 - codificações e templates
Na Figura 5 são apresentadas as Tabelas de padrões de codificação de
nomes de arquivos, adotados com um facilitador da documentação, e também o
acesso aos arquivos que contém modelos das páginas.
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Figura 6 - Esquemas de Telas
A Figura 6 mostra exemplos de esquemas de telas utilizados no projeto de
redesign do site.
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Figura 7 - Informaçoes textuais e comandos
Dentre as formas de representação utilizadas para documentação foram
encontradas: informações textuais, exemplos de uso de códigos (comandos),
instruções passo a passo, representações gráficas complementadas com texto e
fotografias. As Figuras 7 a 10 exibem trechos da documentação onde essas formas
de representação são utilizadas.
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Figura 8 - Instruções passo a passo
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Figura 9 - Representações gráficas complementadas com texto
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Figura 10 - Fotografias
O item Manual de Aplicação da Marca da PUC-RIO é um link direto para o
site do manual da marca da PUC-Rio [http://www.puc-rio.br/brasao/], que por
ordem da Reitoria só pode ser visualizado a partir de computadores situados
dentro do campus.
O item Mapa do Fluxograma - (Grade para migração), como o próprio nome
já diz, é uma grade que serviu de apoio a equipe na última migração de servidor.
Ela possui elementos gráficos e tabelas
O item Outras Informações disponibiliza uma série de documentos em
formato .txt e .doc, com instruções de construção e manutenção de páginas que
foram incorporadas ao site, mas por falta de tempo da equipe não foram colocadas
na estrutura do item “Fluxograma” do manual.
Em Rotinas de manutenção é encontrada uma tabela com listas de tarefas e
sua periodicidade de atualização.
Os outros itens são páginas textuais, sendo qu,e dentro do item Sistema de
Gerência do Site da PUC-RIO são encontradas imagens das interfaces do sistema
em desenvolvimento, que interagirá com o site e conterá muitos recursos que
facilitarão a manutenção das páginas.
O formato das informações textuais tendem a se repetir. São utilizados
basicamente listas de itens, instruções passo a passo, textos descritivos e exemplos
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com códigos de programas.
Apesar de estar funcionando como uma ferramenta de auxílio a gerência e
manutenção do site, servindo como repositório de informações sobre o mesmo, o
manual online apresentou problemas decorrentes de algumas questões terem sido
propositalmente excluídas do seu projeto. Tal decisão foi tomada para que ele se
tornasse mais focado e consequentemente exequível como um projeto de
Graduação.
Ao longo do uso do manual pela equipe, questões críticas surgiram sobre o
mesmo. Como documentar as relações estreitas existentes entre alguns elementos
de Design e de Informática do site (como documentar um “mouse over”, uma
imagem mapeada (mapa sensitivo)? Outra questão era como gerar uma
documentação que pudesse ser utilizada por toda a equipe, mas que resguardasse a
visão dos elementos sob o ponto de vista de Design e de Informática? A equipe,
formada por profissionais de Design e de Informática, tem constantemente se
ressentido do fato de um mesmo item do manual parecer extremamente claro para
alguns e totalmente obscuro para outros. Como exemplo temos o item
Fluxograma, onde está documentada a árvore de navegação do site, juntamente
com as instruções de atualização de cada página. Alguns membros da equipe
apresentam dificuldade para achar informações nessa estrutura do manual, mesmo
conhecendo bem a estrutura do site, enquanto outros utilizam o manual sem
problemas.
Foi a observação do uso do manual pela equipe que me levou a concluir que
a geração de uma documentação apropriada a Web sites ia além de conteúdo e
forma. Ela demandava a pesquisa e estudo aprofundado de várias questões de
caráter metodológico de construção e manutenção do site.
Além da documentação online, o site também possui documetação física
armazenada em pastas e armários, tais como: fotografias, CD’s de back-up,
Correspondência Interna recebida, etc.
