4. PENGOLAHAN DATA DAN ANALISA 4.1 Sekilas Pandang …

15 Universitas Kristen Petra

4. PENGOLAHAN DATA DAN ANALISA

4.1 Sekilas Pandang Perusahaan

Schneider Electric merupakan sebuah perusahaan manufaktur untuk

produk elektrik. Schneider Electric memiliki penjualan sebesar €24.000.000 pada

tahun 2012 dan memiliki lebih dari 140.000 karyawan di lebih dari 100 negara.

Schneider Electric memiliki pangsa pasar yang luas, terdiri dari 29% gedung-

gedung non-perumahan, 25% infrastruktur, 22% industri dan mesin, 15% data

centres dan 9% perumahan dan tempat tinggal. Pangsa pasar ini tersebar ke

seluruh dunia, 30% dari Eropa Barat, 27% dari Asia Pasifik, 25% dari Amerika

Utara dan sisanya merupakan wilayah lain di dunia.

Schneider awalnya merupakan perusahaan baja yang didirikan pada

tahun 1836 di Le Creusot, Prancis. Mulai tahun 1975 hingga tahun 1991, Merlin

Gerin, Telemecanique dan Square D bergabung dengan Groupe Schneider. Pada

tahun 1996 munculah Modicon, sebagai brand pertama dari Schneider. Akhirnya

pada tahun 1999, Groupe Schneider berubah menjadi Schneider Electric, yang

berfokus pada power and control. Tahun 2000 hingga tahun 2011 Schneider telah

mengakuisisi 8 perusahaan yang bergerak di bidang energi, automation, dan lain-

lain. Pada awal tahun 2000 inilah Schneider Electric berfokus pada manajemen

energi dan menjadi spesialis global di bidang manajemen energi. Hal ini berarti

Schneider Electric berkomitmen untuk mengolah energi terhadap produk yang

dihasilkan sehingga konsumen merasa ada penghematan energi yang mereka

ketahui atau rasakan. Schneider Electric memikirkan solusi terintegrasi dengan

cara membantu orang untuk dapat benar-benar memanfaatkan secara optimal

energi yang mereka miliki.

Tujuan Schneider adalah menjadi perusahaan yang efisien dalam hal

energi, ramah lingkungan, terbuka dan terintegrasi serta selalu ada selama 24 jam

setiap hari. Demi mencapai tujuan tersebut, maka saat ini Schneider telah

memiliki lebih dari 50 partner dari perusahaan pemerintah dan swasta, memimpin

proyek global mengenai nanoteknologi, bangunan pintar dan sebagainya,

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


meningkatkan standarisasi, dan mulai membangun keuangan. Schneider percaya

bahwa hasil yang paling memuaskan adalah kepuasan dari para stakeholder.

Schneider Electric Manufacturing Batam (SEMB) didirikan pada tahun

1991. Hingga saat ini SEMB terdiri dari tiga plant yang berlokasi di Batamindo

Industrial Park, Batam. Product Electromechanic (PEM) diresmikan pada bulan

Juni tahun 2007. Product Electronic (PEL) diresmikan pada bulan Juli di tahun

yang sama, sedangkan Sensor diresmikan pada bulan Juni tahun 2011. Gedung

PEL dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Schneider Electric Manufacturing Batam Plant Electronic (Sumber:

Schneider Electric, 2012)

Struktur organisasi dari PT SEMB PEL dapat dilihat pada Gambar 4.2.

PT SEMB PEL dikepalai oleh seorang Plant Manager yang memiliki seorang

Plant Assistant. Pada PT SEMB PEL terdapat beberapa fungsi, yaitu support

function, manufacturing, project dan business partner. Support Function terdiri

dari Supply Chain, S&E & BCP, Industrial Project, Quality & Technical, Method

& Manufacture Engineering, dan SPS & Six Sigma Deployment. Manufacturing

merupakan bagian produksi, sementara project terdiri dari Electronic Competent

Centre dan Platform Project. Business Partner terdiri dari HR BP dan Plant

Controller. Semua departemen dikepalai oleh seorang Manager. Tugas Akhir ini

akan berfokus pada Departemen Supply Chain pada bagian upstream.


Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT SEMB PEL (Sumber: Schneider Electric,

2014)

Produk yang dihasilkan PEM berupa power and control protection,

sementara Sensor berfokus pada produk-produk sensor. PEL sendiri berfokus

pada produksi printed circuit board assembly (PCBA), motion and drive,

programable logic control (PLC), safety module, timer dan measurement relay.

Beberapa contoh produk dari SEMB PEL dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Gambar 4.3 Contoh Produk dari PT SEMB PEL (Sumber: Schneider Electric,

2012)

Plant Director

Support Function

Supply Chain (Up &

Downstream)

S&E & BCP

Industrial Project

Quality & Technical

Method & Manufacture Engineering

SPS & Six Sigma

Deployment

Manufacturing

Manufacturing

Project

Electronic Competent

Centre

Platform Project

Business Partner

HR BP

Plant Controller

Plant Assistant


Ketiga plant SEMB memiliki jam kerja normal dan shift. Jam kerja

normal dimulai dari pukul 08.00 WIB hingga pukul 17.30 WIB, sementara jam

kerja shift dibagi menjadi tiga. Jam kerja shift I mulai dari pukul 06.00 WIB

hingga pukul 12.55 WIB, shift II mulai pukul 13.05 WIB hingga 20.00 WIB,

sementara shift III mulai pukul 23.00 WIB hingga pukul 06.00 WIB. SEMB juga

memberlakukan break yang terdiri dari tiga break. Break I pukul 10.00 WIB

hingga pukul 10.15 WIB, break II pukul 12.00 WIB hingga pukul 13.00 WIB, dan

break III pukul 16.00 WIB hingga pukul 16.15 WIB.

4.2 Define

Kondisi inventori untuk produk automation dapat diketahui dari JIT

report. JIT report merupakan singkatan dari Just In Time report dan merupakan

rangkuman dari kondisi inventori berdasarkan part number dari bahan baku

tersebut. JIT berisi informasi mengenai part number Schneider, part number dari

pemasok, production lead time (LT), klasifikasi ABC/FMR, ramalan permintaan

selama enam bulan, rata-rata konsumsi, nama pemasok, purchasing group (PGR)

dan data lainnya yang berhubungan dengan suatu part number.

JIT akan berubah setiap hari, karena ramalan permintaan akan

menyesuaikan dengan MRP dan MPS yang akan dijalankan setiap harinya. JIT

juga akan menyesuaikan jumlah inventori yang ada di gudang dan line setiap

harinya. JIT akan menjadi sumber informasi untuk analisa lead time maupun

analisa inventori lainnya.

Total terdapat 6679 parts dan total biaya dari inventori yang ada adalah

USD 13.287.365,03 berdasarkan JIT 13 Januari 2014. Biaya inventori yang

optimal menurut Schneider adalah 130% dari safety stock dan 50% dari MOQ. PT

SEMB PEL ingin agar biaya inventori yang ada pada gudang dapat berada di

sekitar target biaya tersebut. Target yang seharusnya dicapai berdasarkan JIT 13

Januari 2014 adalah senilai USD 9.485.074,00. Biaya dari inventori yang

sesungguhnya lebih besar USD 3.802.291,03 dari biaya inventori yang

ditargetkan. Biaya inventori yang besar disebabkan oleh jumlah inventori yang

melebihi jumlah yang seharusnya. Jumlah inventori yang banyak dapat


disebabkan oleh lamanya lead time, sehingga safety stock harus mencakup lead

time yang panjang.

Hal ini dapat diselesaikan dengan cara menjalankan program

pengurangan lead time. Salah satu metode yang dapat dijalankan adalah VMI,

dimana pemasok dapat mengetahui jumlah inventori yang ada di gudang miliki

konsumen beserta ramalan permintaan yang diperbaharui setiap periode. Hal ini

akan memberi ruang untuk pemasok ikut mengatur pengiriman bahan baku ke

konsumen. Pemasok juga dapat lebih leluasa mempersiapkan produksi untuk

memenuhi kebutuhan dari konsumen. Efeknya adalah lead time akan secara

otomatis berkurang. VMI inilah yang akan diusulkan dan diimplementasikan

untuk mencapai tujuan utama dari laporan Tugas Ahir ini, yaitu meminimumkan

biaya inventori yang ada.

4.3 Measure

Sebagian data awal telah disebutkan dalam bagian Define, namun data

selengkapnya mengenai kondisi inventori awal dari JIT tanggal 13 Januari dapat

dilihat pada Lampiran 1. JIT sendiri berisi beberapa data. Klasifikasi ABC

menunjukkan klasifikasi part number berdasarkan nilai dari pemakaian harian

part number tersebut. Klasifikasi FMR menunjukkan klasifikasi part number

berdasarkan jumlah pergerakan part number. JIT juga menampilkan part number,

deskripsi dari part number, vendor material number, purchasing group, text dan

vendor material group. Purchasing group menunjukkan jenis proyek serta apakah

part number tersebut termasuk dalam metode kanban, VMI dan sebagainya. Text

merupakan nama proyek yang membutuhkan part number tersebut. VMI akan

mempermudah pembeli dalam mendeskripsikan suatu part number tertentu pada

pemasok. Keterangan lainnya dalam JIT adalah lead time, reorder point, safety

stock, jumlah inventori dalam gudang, production, quaranteen dan sales gudang.

Lead time merupakan lead time yang diberikan oleh pemasok dalam satuan hari.

JIT juga menampilkan rata-rata konsumsi dalam tiga dan enam bulan

terakhir, hasil ramalan permintaan untuk bulan tersebut dan lima bulan ke depan,

rata-rata tiga bulan ramalan permintaan, jumlah PO, jumlah konsumsi, serta

masing-masing biaya dari semua keterangan yang diberikan di JIT. Biaya ini


dikonversikan dari jumlah berdasarkan harga dari part number tersebut. Harga

dari part number tersebut diketahui dari standard cost. JIT juga menampilkan

MRP type, MRP control, material group, lot size, minimum lot size, rounding

value, vendor, vendor name, incoterm, country, shipping instruction, period start,

periode end. Keterangan-keterangan terakhir ini akan sangat dibutuhkan untuk

pemesanan. Minimum lot size merupakan minimum order quantity yang diberikan

oleh pemasok. Vendor merupakan kode dari pemasok, sementara vendor name

merupakan nama dari pemasok yang memasok part number tersebut.

Kondisi pada tanggal 13 Januari menunjukkan bahwa sudah terdapat 797

dari 6679 parts yang sudah menggunakan metode kanban atau VMI. Total biaya

dari inventori yang ada adalah USD 13.287.365,03, namun target biaya yang

sebenarnya ingin dicapai adalah USD 9.485.074,00. Biaya ini didapatkan dari

130% dari nilai safety stock ditambah dengan 50% nilai MOQ yang ditetapkan

pemasok. Target biaya sebagai dasar target penurunan biaya inventori dihitung

untuk masing-masing part number, kemudian dijumlahkan untuk semua part

number yang ada. Contoh perhitungan untuk salah satu part number adalah

sebagai berikut:

Bahan baku 708892 memiliki safety stock sebesar 336 dan MOQ sebesar 500.

Target jumlah yang ingin dicapai untuk part number ini adalah:

6875005,03363,1 Qty Target

Standard cost dari part number ini adalah USD 12.445 untuk setiap 10.000

unit, sehingga target biayanya adalah:

972,854000.10445,12687 USD USD Cost Target

Klasifikasi ABC dan FMR kemudian juga dihitung. Klasifikasi ABC

dilakukan untuk semua part yang ada di produk automation. Data yang

dibutuhkan untuk klasifikasi ABC adalah rata-rata ramalan permintaan selama 3

bulan dan data harga part tersebut. Rata-rata penggunaan harian (average daily

usage/ADU) kemudian dapat dihitung dengan membagi rata-rata ramalan

permintaan bulanan dengan 25 hari kerja dalam sebulan. Nilai dari part tersebut

kemudian dapat dihitung dengan mengalikan ADU dengan harga standar dari part

tersebut. Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut:


Bahan baku 708892 memiliki rata-rata ramalan permintaan selama 3 bulan

sebesar 359,667, sehingga ADU yang didapatkan adalah:

387,14253 59,667 ADU

Standard cost dari part number ini adalah USD 12,445 untuk setiap 10.000

unit, sehingga nilai dari ADU adalah:

018,0000.10445,12387,14 USD USD Value ADU

Perhitungan ini dilakukan untuk setiap part number yang ada, kemudian

nilai dari ADU diurutkan dari yang terbesar hingga terkecil. Nilai ini kemudian

dipresentasekan, dan presentase ini dikumulatifkan. Nilai hingga kumulatif

presentase 80% termasuk dalam klasifikasi A, nilai antara kumulatif 80% hingga

95% termasuk dalam klasifikasi B dan part number dengan kumulatif di atas 95%

masuk dalam klasifikasi C. Klasifikasi A menunjukkan part number tersebut

merupakan part number dengan nilai pemakaian yang tinggi, sedangkan

klasifikasi C berarti sebaliknya. Contoh klasifikasi ABC untuk beberapa part

dapat dilihat pada Tabel 4.1. Klasifikasi ABC selengkapnya dapat dilihat pada

Lampiran 2.

Tabel 4.1 Contoh Klasifikasi ABC

Material

Rata-Rata

Ramalan 3

Bulan

Harga

Standar ADU

Nilai

ADU %

Akum.

%

Klasi-

fikasi

2800361 4.825,00 30,27 193,00 5.841,24 3,51 3,51 A

2800579 5.987,00 19,71 239,48 4.721,04 2,83 6,34 A

S1B94847 1.265,33 89,75 50,61 4.542,55 2,73 9,07 A

440202009 2.354,00 42,73 94,16 4.022,95 2,42 11,48 A

W81731945

0111BA 12.185,00 6,57 487,40 3.202,30 1,92 13,41 A

W01380689

0213 62.730,67 0,88 2.509,23 2.217,19 1,33 14,74 A

440202119

A02 822,33 58,76 32,89 1.932,81 1,16 15,90 A

440202117

A02 861,00 53,76 34,44 1.851,49 1,11 17,01 A

31006060 2.498,33 18,50 99,93 1.848,85 1,11 18,12 A

HRB82128 514,67 89,20 20,59 1.836,33 1,10 19,22 A

… … … … … … … …

2800613 40,67 69,93 1,63 113,75 0,07 80,05 B

440202801 3.714,67 0,75 148,59 111,27 0,07 80,12 B


Tabel 4.1 Contoh Klasifikasi ABC (Sambungan)

Material

Rata-Rata

Ramalan 3

Bulan

Harga

Standar ADU

Nilai

ADU %

Akum.

%

Klasi-

fikasi

W11379178

0114 129.884,67 0,02 5.195,39 109,00 0,07 80,18 B

1MAG0133

12 3.246,67 0,83 129,87 107,97 0,07 80,25 B

W81625431

0112 1.260,00 2,13 50,40 107,54 0,07 80,31 B

35006657 106,00 25,24 4,24 107,01 0,06 80,38 B

W01380918

0211 3.368,00 0,79 134,72 106,69 0,06 80,44 B

240002114 1.703,00 1,57 68,12 106,65 0,06 80,51 B

707546 1.691,67 1,57 67,67 106,23 0,06 80,57 B

AKJ0042A

03 21.370,67 0,12 854,83 105,73 0,06 80,63 B

… … … … … … … …

HUA14495 10.423,67 0,04 416,95 17,61 0,01 95,00 C

S1A84388 1.038,33 0,42 41,53 17,60 0,01 95,02 C

SZ1DX300

2 50.506,33 0,01 2.020,25 17,59 0,01 95,03 C

W11380672

0111 157.331,33 0,01 6.293,25 17,57 0,01 95,04 C

S1B39161 538,67 0,81 21,55 17,53 0,01 95,05 C

W81625379

0112 126,67 3,45 5,07 17,50 0,01 95,06 C

KCCPM00

852 3.736,00 0,12 149,44 17,45 0,01 95,07 C

1MAG0090

23 1.260,00 0,35 50,40 17,44 0,01 95,08 C

KRESP002

63 4.116,33 0,11 164,65 17,32 0,01 95,09 C

… … … … … … … …

BBV53292 12,00 0,03 0,48 0,01 0,00 100,00 C

Langkah selanjutnya adalah menghitung klasifikasi FMR. Klasifikasi

FMR merupakan klasifikasi part berdasarkan frekuensi pergerakan part. Data

yang dibutuhkan adalah pergerakan dari masing-masing part selama satu tahun

yang didapatkan dari menu SAP. Rata-rata pergerakan selama satu bulan

kemudian dapat diketahui. Part yang memiliki rata-rata pergerakan lebih dari

empat kali diklasifikasikan ke dalam F, part yang memiliki rata-rata pergerakan

satu hingga empat kali diklasifikasikan ke dalam M dan sisanya masuk dalam


klasifikasi R. Contoh perhitungan klasifikasi FMR dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Data FMR selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 3. Data-data yang telah ada

kemudian dijadikan acuan dalam bagian analyze.

Tabel 4.2 Contoh Klasifikasi FMR

P/N Movement

per tahun

Movement per

bulan Klasifikasi

AAV85758 19.730 1.644,17 F

W815498130111 12.738 1.061,50 F

W415498150111 12.392 1.032,67 F

W915497950111 11.725 977,08 F

18060004 9.764 813,67 F

S1B15255 9.502 791,83 F

W113806720111 8.853 737,75 F

2011054 8.605 717,08 F

2011052 8.484 707,00 F

BBV55488 7.847 653,92 F

… … … …

19857812 47 3,92 M

31006306 47 3,92 M

43512470 47 3,92 M

5050378 47 3,92 M

1CAP005559 47 3,92 M

1CNR006686 47 3,92 M

1RES000580 47 3,92 M

1RES007121 47 3,92 M

30362378GE 47 3,92 M

CFS12C331J 47 3,92 M

… … … …

2800574 11 0,92 R

7975002 11 0,92 R

7980012 11 0,92 R

9200129 11 0,92 R

31008145 11 0,92 R

440202108 11 0,92 R

43513476 11 0,92 R

1RES005921 11 0,92 R

1RES007204 11 0,92 R

… … … …

ZB4BA 0 0 R


4.4 Analyze

Analisa ini akan menampilkan analisa lead time untuk menentukan

program pengurangan lead time yang akan diajukan. Data yang diperlukan untuk

melakukan analisa lead time adalah klasifikasi ABC dan FMR, data ramalan

permintaan bulan ini dan lima bulan ke depan, rata-rata konsumsi selama tiga

bulan terakhir, rata-rata ramalan permintaan selama tiga bulan dan MOQ dan PGR

dari part tersebut. Melalui analisa ini, dapat diketahui part mana yang disarankan

untuk masuk dalam program pengurangan lead time.

Lead time yang dimaksud adalah lead time yang diberikan oleh pemasok,

dan merupakan lead time yang biasanya digunakan untuk pembuatan PO. Lead

time ini merupakan selisih dari saat PO dirilis, yaitu saat pemesanan dilakukan,

hingga barang dikirim ke SEMB PEL. MOQ merupakan jumlah minimum bahan

baku yang dapat dipesan untuk setiap kali pemesanan. MOQ dapat menimbulkan

penumpukan barang di gudang bila barang yang seharusnya diperlukan hanya

sedikit, namun pemesanan harus mengikuti MOQ yang ada. Lead time yang lama

juga dapat menyebabkan safety stock harus tinggi, untuk memenuhi kebutuhan

selama lead time.

Perhitungan untuk klasifikasi ABC dan FMR telah dilakukan pada bagian

measure, sehingga dapat langsung dipakai untuk analisa lead time. Klasifikasi

ABC dan FMR dapat digunakan untuk memprioritaskan part mana yang akan

diajukan untuk program pengurangan lead time. Analisa lead time ini kemudian

dikerjakan dengan terlebih dahulu mengumpulkan data ramalan permintaan bulan

ini hingga lima bulan ke depan. Analisa ini dilakukan setiap bulan untuk

mengetahui bahan baku apa saja yang dapat ditambahkan ke dalam daftar program

pengurangan lead time.

Setelah mengetahui ramalan permintaan setiap bulan, diperkirakan

permintaan untuk setiap minggunya, dan kemudian dirata-rata dan dicari standar

deviasinya. SEMB PEL telah menetapkan standar bahwa jika hasil pembagian

deviasi dan rata-rata berada di bawah angka 0,75, maka hal itu menandakan bahan

baku tersebut dapat diajukan untuk pengurangan lead time dan MOQ. Coverage

dari MOQ kemudian juga dihitung, dengan cara membagi MOQ dengan nilai

maksimum dari ramalan permintaan dan konsumsi. Nilai coverage yang kurang


dari satu menunjukkan part tersebut dapat diajukan untuk pengurangan lead time

dan MOQ. Pengurangan lead time dan MOQ dapat dilakukan dengan berbagai

cara, yaitu kanban, VMI, buffer stock dan lain-lain. Contoh dari pengolahan data

untuk analisa lead time dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Contoh Pengolahan Data untuk Analisa Lead Time

Part

Num. W03

.

.

W

26

Rata-Rata

Ramalan St. Dev

St.Dev

/Fore. Check

Klasi-

fikasi

708892 171 . 73 76,88 36,20 0,47 suitable CF

708893 272 . 136 141,25 50,75 0,36 suitable BF

710413 156 . 19 34,13 46,08 1,35 not OK CF

16113623 2.784 . 890 1.143,29 620,98 0,54 suitable CF

Part

Num.

Target

LT MOQ

Cov.

MOQ

Target

MOQ Proposal PGR

Ramal

-an 3

bln

Kon-

sumsi

3 bln

708892 8 500 1,39 4 W not OK 257 260 360

708893 8 500 0,92 4 W Already in

Program 20 513 547

710413

500 7,39

not OK 257 68 23

16113623 8 3.000 0,65 4 W VMI 219 4.650 4.264

Tabel 4.3 menunjukkan terdapat empat part yang diambil datanya dan

kemudian diolah untuk analisa lead time. Kolom W03 hingga W26 merupakan

kolom yang berisi data ramalan permintaan untuk part tersebut mulai dari minggu

ke-3 hingga minggu ke-26. Data ramalan permintaan diambil untuk bulan Januari

hingga bulan Juni. Data ramalan permintaan mingguan ini kemudian dirata-rata,

dan hasilnya dapat dilihat pada kolom rata-rata ramalan permintaan. Standar

deviasi dari ramalan permintaan setiap minggu juga dapat diketahui.

Langkah selanjutnya adalah menemukan hasil pembagian dari standar

deviasi dan rata-rata ramalan permintaan dari setiap part. Contohnya untuk part

708892, nilai yang dapat dihitung adalah:

47,088,76

20,36

.

.

ForecastAv

devSt

Nilai yang didapatkan adalah 0,47. Nilai coverage dari MOQ juga harus

dihitung. Nilai MOQ dari part ini adalah 500. Rata-rata ramalan permintaan

selama 3 bulan adalah 260, sementara rata-rata konsumsi selama 3 bulan adalah


360. Angka yang dipakai adalah angka maksimum, yaitu angka rata-rata konsumsi

sebesar 360. Perhitungan dari coverage MOQ adalah:

39,1360

500Coverage

Nilai coverage dari MOQ berada di atas 1, sehingga part ini tidak

dianjurkan untuk diajukan ke dalam pengurangan lead time. Analisa kemudian

akan dilakukan setelah pengolahan data selesai dilakukan. Analisa yang dilakukan

lebih mendetail untuk setiap pemasok. Part yang telah dianjurkan untuk program

pengurangan lead time belum tentu benar-benar diajukan untuk program tersebut.

Program pengurangan lead time untuk sementara hanya diajukan untuk pemasok

lokal dan yang terletak tidak jauh dari PT SEMB PEL. Hal ini dikarenakan letak

yang jauh akan menyebabkan pemasok belum dapat secara reguler mendukung

berjalannya program, yang pemesanannya dilakukan dalam jangka waktu yang

pendek. Lead time pengiriman untuk pemasok yang jauh letaknya cukup lama,

sehingga tidak dapat mendukung berjalannya program pengurangan lead time.

Kondisi sebaliknya terjadi untuk part yang sebenarnya memiliki MOQ

coverage lebih dari satu, yang seharusnya tidak diajukan ke dalam program

pengurangan lead time. Hal ini dikarenakan kondisi inventori terbilang aman

dengan coverage MOQ yang lebih dari satu bulan dan kondisi bahan baku tidak

terlalu cepat bergerak dalam inventori. Kenyataannya, program pengurangan lead

time sendiri menguntungkan untuk pihak PT SEMB PEL jika lead time berkurang

dan dapat meminimumkan biaya inventori. Analisa kemudian diarahkan lagi

kepada pemasok dari part tersebut. Program pengurangan lead time akan diajukan

untuk part tersebut jika ternyata pemasok dinilai mampu melaksanakan program

tersebut atau pemasok pernah menjalankan program tersebut untuk part lainnya.

Contoh pada Tabel 4.3 yang dapat diajukan untuk program pengurangan

lead time adalah part 16113623. Program pengurangan lead time sendiri ada

bermacam-macam, namun dalam Tugas Akhir ini akan digunakan metode VMI.

Umumnya, pemilihan metode yang akan digunakan dalam program pengurangan

lead time dilakukan dengan melihat kondisi dan historis pengiriman dari pemasok.

Pemasok yang pernah melakukan kanban, akan cenderung dimasukkan ke dalam

metode kanban, begitu pula dengan metode lainnya.


Perbedaan dari kanban dan VMI sendiri terletak pada MOQ dan waktu

pemesanan. Pemasok tidak akan melihat MOQ dalam pemesanan barang untuk

kanban. Pemesanan oleh PT SEMB PEL juga didasarkan hanya pada kondisi

inventori di gudang, sehingga pemesanan dapat dilakukan lebih dari satu kali

dalam seminggu. Metode VMI mengharuskan pemasok untuk menyimpan bahan

baku sesuai dengan jumlah ramalan permintaan yang dikirimkan oleh PT SEMB

PEL. Metode VMI juga memiliki batasan nilai MOQ dari pemesanan yang

dilakukan PT SEMB PEL. Metode VMI juga mengharuskan adanya pengiriman

data ramalan permintaan serta pemesanan setiap minggu kepada pemasok.

Grafik perbandingan antara part yang diajukan ke dalam VMI dan tidak

dapat dibuat setelah analisa selesai dilakukan. Grafik tersebut dapat dilihat pada

Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Grafik Hasil Analisa Lead Time dan MOQ

VMI sendiri memiliki beberapa kelebihan baik untuk pemasok dan

SEMB PEL sendiri. VMI mengharuskan pemasok menyimpan berdasarkan

ramalan permintaan yang dikirim oleh SEMB PEL. Hal ini akan memberi garansi

bagi SEMB PEL bahwa pemasok telah menyediakan part yang diperlukan, dan

Not OK

Suitable for LT& MOQ

ReductionProgram

Already in Program 1 751

Buffer stock proposal 0 53

no 3487 1395

VMI proposal 0 450

Propose to reduceMOQ

0 542

0500

1000150020002500300035004000

Nu

mb

er o

f P

art

s

Hasil Analisa Lead Time & MOQ


proses penarikan bahan baku akan lebih cepat karena adanya inventori tersebut.

Hal ini akan membuat jumlah inventori yang disimpan pada gudang SEMB PEL

akan lebih minimum, karena inventori selama beberapa bulan ke depan ada dalam

tanggung jawab pemasok, bukan SEMB PEL. Keuntungan bagi pemasok adalah

dapat mengetahui kondisi inventori SEMB PEL serta ramalan permintaan yang

selalu diperbaharui setiap minggunya. Hal ini akan membantu pemasok dalam

mengatur perencanaan produksi dan pembelian bahan baku.

Hal lain yang dapat menjadi kelebihan VMI dibandingkan dengan back

to back order atau pemesanan biasa adalah VMI memiliki jangka waktu

pemesanan yang pasti untuk setiap minggu. Hal ini menyebabkan proses pull in

atau push out tidak perlu sering dilakukan, terkecuali untuk part yang mengalami

kondisi kritis dan dibutuhkan segera. Hal ini dikarenakan sudah ada buffer stock

pada pemasok. Pull in merupakan penarikan barang dari pemasok sebelum jadwal

yang seharusnya, sedangkan push out merupakan penundaan permintaan barang

dari jadwal yang seharusnya.

Pihak SEMB PEL dan pemasok juga dapat mengatur kontrak sesuai

dengan kondisi yang diinginkan kedua belah pihak, termasuk liability jika

diperlukan. Liability merupakan jumlah inventori yang harus disiapkan oleh

pemasok, namun ternyata konsumsi aktual dari SEMB PEL tidak mencapai angka

tersebut. Tentunya hal ini akan menjadi kerugian bagi pemasok, karena semakin

lama barang disimpan dalam gudang dan tidak terpakai. Liability adalah

kewajiban PT SEMB PEL untuk tetap mengambil inventori tersebut untuk dipakai

ataupun disimpan di gudang milik SEMB PEL. Kelebihan lainnya dari VMI

adalah pemasok akan mendapatkan jaminan bahwa SEMB PEL akan memesan

part dari pemasok tersebut, karena adanya ramalan permintaan dan barang yang

telah dipesan beberapa bulan sebelumnya.

Penggolongan bahan baku ke dalam VMI menggunakan prioritas ABC

FMR, namun dengan memperhatikan kondisi lainnya, seperti letak pemasok,

kapasitas pemasok, serta kondisi bahan baku. Pemasok yang ditentukan akhirnya

berjumlah 9 pemasok, 4 di antaranya merupakan distributor. Total part yang

dianjurkan untuk diajukan berjumlah 257 parts pada bulan Februari. Jumlah parts


yang direncanakan untuk diajukan adalah sejumlah 241 parts. Hal ini dikarenakan

ada beberapa parts yang berpindah pemasok.

Analisa lead time bulan Januari untuk 6679 parts terlampir pada

Lampiran 4. Analisa lead time ini akan dilakukan di setiap akhir bulan untuk

menentukan part number tambahan yang direkomendasikan untuk menggunakan

metode VMI. Metode VMI yang dijalankan diharapkan dapat menurunkan lead

time, sehingga biaya inventori dapat diminimumkan. Target lead time yang

ditetapkan adalah 8 hari. Langkah selanjutnya adalah mengajukan proposal

kepada pemasok.

4.5 Improve

Perbaikan yang dilakukan dimulai dengan mengajukan proposal VMI

kepada pemasok.

4.5.1 Proposal VMI

Proses yang terjadi pada saat pengajuan proposal dapat digambarkan

menjadi flowchart yang ditampilkan pada Gambar 4.5. Part yang telah

digolongkan ke dalam part yang berpotensi untuk menggunakan metode VMI

dibuat proposalnya dan disampaikan kepada pemasok yang bersangkutan.

Proposal VMI ada dua macam, untuk pemasok yang sudah pernah melakukan

VMI dan untuk pemasok yang belum pernah melakukan VMI sebelumnya

dengan SEMB PEL.

Proposal VMI untuk pemasok yang pernah melakukan VMI dengan

SEMB PEL dilakukan hanya melalui email. Hal ini dikarenakan syarat dan

ketentuan yang ada tetap sama, hanya terjadi penambahan part yang

menggunakan metode VMI. Data yang diberikan kepada pemasok adalah data

part number, part number supplier, dan data perkiraan konsumsi selama satu

tahun. Pemasok kemudian akan menganalisa part tersebut sesuai dengan

pertimbangan internal mereka untuk memutuskan menyetujui penambahan part

tersebut ke dalam VMI atau tidak.


Pengajuan proposal

VMI kepada

pemasok

Analisa akar

permasalahanTerima?

Kesalahan

Perhitungan?

Analisa Lead Time

Menambahkan daftar

VMI

Merubah PGR

dengan bantuan

Purchasing

Menjalankan VMI

START

END

T

YT

Y

Gambar 4.5 Flowchart Pengajuan Proposal VMI

Proposal VMI untuk pemasok yang belum pernah menjalankan VMI

dengan SEMB PEL disertai dengan pengajuan ketentuan dan syarat yang harus

dipegang selama metode VMI dijalankan. Ketentuan dan syarat yang diajukan

meliputi alur proses dari VMI, mulai dari pengiriman ramalan permintaan, proses

pemesanan, pengiriman hingga pembayaran. Ketentuan dan syarat tersebut juga

menyebutkan mengenai detail parts yang diajukan untuk menggunakan metode

VMI. Pemasok juga harus mengetahui ketentuan toleransi untuk menyediakan

inventori barang selama beberapa bulan ke depan dengan berdasarkan ramalan

permintaan yang telah dikirimkan. Liability juga dapat dicantumkan bila

diperlukan. Proposal kemudian akan didiskusikan oleh pihak SEMB PEL dan

pemasok untuk menentukan syarat dan ketentuan yang disetujui oleh kedua belah

pihak. Pemasok kemudian akan mempelajari parts yang diajukan dan berhak

menyetujui atau tidak setuju dengan proposal VMI tersebut.


Pemasok kemudian memberi informasi kepada pembeli mengenai part

apa saja yang telah disetujui untuk ditambahkan ke dalam VMI. Pembeli

kemudian menginformasikan kepada Purchasing, agar purchase group dari part

tersebut dapat diubah ke dalam grup VMI. Tugas pembeli kemudian adalah

memasukkan part number tersebut ke dalam daftar VMI, dan memperbaharui data

jumlah inventori secara berkala agar pesanan untuk VMI muncul. Mayoritas

pesanan untuk VMI dilakukan setiap awal minggu.

Part yang tidak disetujui oleh pemasok harus dicari akar penyebabnya.

Pembeli akan menganalisa ulang part jika ternyata terjadi kesalahan perhitungan

untuk part tersebut. Kesalahan perhitungan dapat terjadi pada perhitungan

ramalan permintaan ataupun nilai coverage yang ada. Pengajuan proposal untuk

part yang ditolak pemasok dapat dihentikan bila ada alasan dari pemasok atau

analisa ulang menunjukkan part tersebut tidak direkomendasikan untuk program

pengurangan lead time.

4.5.1.1 Proposal VMI Februari 2014

Pemasok yang diajukan untuk 241 parts pada bulan Februari semuanya

merupakan pemasok yang sebelumnya telah menerapkan metode VMI untuk

beberapa parts, sehingga tidak perlu melampirkan ulang syarat VMI. Data

pemasok beserta jumlah part yang diajukan untuk menggunakan metode VMI

dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Data Proposal VMI Bulan Februari

No. Pemasok Jumlah Parts

1 Arrow Electronic(S) PTE LTD 38

2 Avnet Asia PTE LTD 26

3 Future Electronics (Distribution) 11

4 TTI Electronics Asia PTE LTD 18

5 Sanwa Plastic Industry PTE LTD 103

6 Rising Technologies PTE LTD C/O PT 18

7 PT Bengint Nusantara Industries 2

8 PT Asiaraya Batamindo 7

9 Asiaprint Manufacturing PTE LTD 18

Total Parts 241


Data yang diajukan pada pemasok adalah part number, vendor material

number atau MPN, dan data pemakaian selama satu tahun atau EAU. Data

perkiraan pemakaian setahun didapatkan dari rata-rata ramalan permintaan 3

bulan dikalikan dengan 12 bulan. Contoh data untuk PT Asiaraya Batamindo

dapat ditampilkan pada Tabel 4.5.

Tabel 4.5 Data Proposal Bulan Februari untuk PT Asiaraya Batamindo

Part Number MPN EAU

AAV93738HT P/N LABEL PCBA 8.896

W917556910112 ATV71 I/O EXT TERM #1 LBL 18.480

W917556920112 ATV71 I/O EXT TERM#2 LBL 18.480



W917558840312 ATV71 IP4X OPT TOP COVER RAL 9001 84.960

W917574050112 ATV71 IO SWITCH LABEL 27.760

Data mengenai jumlah parts yang disetujui oleh pemasok untuk

menggunakan metode VMI dapat dirangkum pada Tabel 4.6.

Tabel 4.6 Data Proposal VMI Bulan Februari yang Disetujui









Proposal untuk Arrow Electronic(S) PTE LTD tidak disetujui karena

adanya implementasi program baru di pihak pemasok, sehingga tidak dapat

dilakukan penambahan part yang baru ke dalam VMI. Proposal untuk Rising

Technologies PTE LTD C/O PT juga tidak dapat disetujui, karena pihak pemasok

merasa jumlah pemakaian tahunan untuk part yang diajukan tidak cukup banyak

untuk dapat menggunakan metode VMI.


4.5.1.2 Proposal VMI Maret 2014

Proposal bulan VMI pada bulan Maret 2014 mencakup 63 parts number

dari 2 pemasok, yang dapat dilihat pada Tabel 4.7. PT Asiaraya Batamindo

merupakan pemasok yang pernah melakukan VMI sebelumnya, namun Phoenix

Contact (SEA) PTE LTD merupakan pemasok yang baru dalam melakukan VMI.

Perjanjian berupa terms and conditions perlu dibuat agar VMI dapat berjalan

sesuai dengan persetujuan kedua belah pihak.

Tabel 4.7 Data Proposal VMI Bulan Maret



2 Phoenix Contact (SEA) PTE LTD 56

Proses pengajuan VMI untuk Phoenix Contact (SEA) PTE LTD masih

dalam proses hingga bulan Mei, sementara proposal untuk PT Asiaraya

Batamindo telah disetujui untuk ketujuh parts yang diajukan.

4.5.1.3 Proposal VMI April 2014

Proposal VMI untuk bulan April mencakup 310 parts dari 4 pemasok,

serta terdapat 35 parts tambahan yang diajukan oleh pemasok sendiri. Data

proposal untuk bulan April dapat dilihat pada Tabel 4.8.

Tabel 4.8 Data Proposal VMI Bulan April


1 Arrow Electronic(S) PTE LTD 119




Data proposal VMI yang disetujui oleh pemasok pada bulan April dapat

dilihat pada Tabel 4.9.


Tabel 4.9 Data Proposal VMI Bulan Februari yang Disetujui


1 Arrow Electronic(S) PTE LTD Pending




Proposal untuk Arrow masih menunggu persetujuan dari pemasok,

sementara proposal untuk ketiga pemasok lainnya telah dipilih dan disetujui.

Proposal dari bulan Februari hingga April tidak dapat langsung dijalankan untuk

seluruh part yang telah disetujui, dikarenakan masih ada beberapa part yang

masih memiliki outstanding back to back order. Hal ini berarti part tersebut

masih memiliki purchase order yang masih aktif dan belum dikirim oleh

pemasok. Beberapa pemasok menyetujui penutupan back to back PO dan

langsung dipindahkan ke dalam VMI, namun beberapa pemasok tidak dapat

menutup back to back PO dan akan menjalankan VMI setelah semua back to back

order terpenuhi. Hal ini menyebabkan implementasi VMI yang benar-benar

dilakukan hingga bulan April 2014 hanya mencakup beberapa part saja.

4.5.2 Implementasi VMI

Proposal VMI yang telah disetujui dan selesai diproses kemudian dapat

langsung dijalankan, sesuai dengan persetujuan dari pemasok. Mayoritas pemasok

akan meminta waktu untuk menyediakan inventori sebelum menjalankan VMI.

Proses implementasi VMI dapat digambarkan ke dalam flowchart yang

ditampilkan pada Gambar 4.6.

Pembeli akan mengirimkan data ramalan permintaan selama enam bulan

ke depan kepada pemasok. Pengiriman data ramalan permintaan akan dikirimkan

setiap awal minggu kepada pemasok. Tujuan pengiriman ramalan permintaan

setiap minggu adalah agar pemasok tetap waspada akan adanya perubahan

ramalan permintaan setiap minggunya. Pengiriman data ramalan permintaan akan

disertai dengan jumlah pesanan untuk setiap part kepada pemasok. Pemesanan

hanya dilakukan satu kali seminggu, yaitu di awal minggu kecuali jika terdapat

part yang dalam kondisi kritis dan harus dipesan di luar jadwal tersebut.


Mengirim data

peramalan permintaan

selama 6 bulan beserta

pemesanan VMI parts

Menerima komitmen

tanggal pengiriman dari

pemasok

Mengecek penerimaan

bahan baku melalui

sistem

Sesuai dengan

kebutuhan?

Melakukan pull in

pemesanan bahan baku

Bahan baku

telah diterima?

Cross check dengan

SDV mengenai pending

GR

Ada pending

GR?

START

END

Meminta pihak SDV

segera melakukan GR

ke sistem

Cross check dengan

pemasokSudah dikirim

Meminta bukti DO untuk

cross check dengan

SDV

T

Y

T

T

Y

Y

Y

T

Gambar 4.6 Flowchart Proses Implementasi VMI

Pengiriman data ramalan permintaan dan pesanan akan dibalas oleh

pemasok dalam bentuk komitmen tanggal pengiriman oleh pemasok. Beberapa

tanggal pengiriman dapat melebihi tanggal sesungguhnya yang dibutuhkan oleh

PT SEMB PEL. Kondisi ini akan mengharuskan pembeli untuk segera melakukan

pull in kepada pemasok, sehingga pemasok dapat mempercepat pemenuhan

pesanan tersebut.

Pembeli kemudian akan mengecek penerimaan bahan baku melalui

sistem pada tanggal yang telah disebutkan oleh pemasok. Pembeli akan mengecek

apakah ada pending good received (GR) di SDV bila ternyata belum ada

penerimaan bahan baku di sistem. SDV merupakan jasa yang digunakan PT


SEMB PEL untuk mengatur gudang. Pembeli akan meminta pihak SDV untuk

segera melakukan GR jika ternyata ada pending GR.

Pengecekan pengiriman pada pemasok akan dilakukan bila ternyata tidak

terdapat pending GR di gudang. Pemasok kemudian akan mengecek pengiriman.

Pembeli harus meminta bukti delivery order (DO) bila pihak pemasok

menyatakan bahwa bahan baku telah dikirim. DO ini yang akan menjadi referensi

untuk pihak SDV segera mencari bahan baku yang seharusnya telah terkirim

tersebut. Pihak SDV diharuskan untuk segera melakukan GR untuk bahan baku

tersebut. Pembeli harus segera melakukan pull in bila ternyata pihak pemasok

menyatakan bahwa mereka memang belum melakukan pengiriman untuk bahan

baku tersebut.

4.5.3 Data Awal

Data awal yang diambil adalah lead time pemesanan, serta kondisi

inventori awal. Data awal tersebut dapat dilihat pada Lampiran 5. Contoh dari

data lead time pemesanan dapat dilihat pada Tabel 4.10.

Tabel 4.10 Contoh Data Awal Sebelum Implementasi VMI

Part Number MPN Vendor LT

Pemesanan

1CAP009553

WALSIN

1206B102M202CT

Future Electronics

Inc. (Dist.) 87

1CAP009726

WALSIN

1206B105K500CT

Future Electronics

Inc. (Dist.) 87

1CAP013044

NIC NACZ221M16

V6.3X8TR13F

Future Electronics

Inc. (Dist.) 115

1CAP013053

NIC NACZ471M16

V8X10.5TR13F

Future Electronics

Inc. (Dist.) 101

1CNR013153

JST 20R-JMDSS-G-

1-TF(LF)(SN)

Future Electronics

Inc. (Dist.) 115

4.5.4 Analisa Perbandingan Data sebelum dan setelah VMI

Data-data yang diambil untuk analisa perbandingan data adalah pada saat

VMI mulai dilakukan, yaitu pada bulan Maret 2014 hingga saat bahan baku yang

dipesan pada bulan April 2014 telah datang. Secara spesifik, data mulai diambil

pada pemesanan pertama VMI yaitu pada tanggal 18 Maret 2014 untuk TTI


Electronics Asia PTE LTD dan PT Asiaraya Batamindo. Data terakhir adalah

pada tanggal 7 Mei 2014 dimana bahan baku VMI untuk Future Electronics

(Distribution) telah datang di SDV. VMI yang diterapkan hingga bulan April

melibatkan pemesanan untuk 45 parts dari 7 pemasok. Data tersebut dapat dilihat

pada Tabel 4.11.

Tabel 4.11 Data Pemesanan VMI hingga Bulan April 2014

No Pemasok Jumlah Part VMI








Analisa perbandingan data dilakukan untuk lead time, safety stock, nilai

inventori dan kondisi inventori sebelum dan setelah implementasi VMI.

4.5.4.1 Analisa Perbandingan Lead Time

Data yang dibutuhkan untuk analisa perbandingan lead time adalah

tanggal pemesanan dan tanggal pengiriman aktual. Setiap tanggal pemesanan

VMI dicatat sebagai data awal pemesanan. Setiap pemesanan VMI disertai dengan

tanggal pengiriman yang diinginkan oleh SEMB PEL, namun tanggal pengiriman

yang sesungguhnya dapat lebih awal ataupun melebihi tanggal yang diinginkan.

Hal ini sesuai dengan komitmen dari pemasok. Tanggal penerimaan bahan baku

VMI oleh SDV didapatkan dari sistem SAP. SDV merupakan jasa yang

digunakan oleh SEMB PEL untuk jasa gudang, penerimaan barang dan

menginputkan jumlah barang ke dalam sistem. Data-data berupa tanggal

pemesanan dan tanggal penerimaan inilah yang akan digunakan untuk mengetahui

lead time sesungguhnya dari pemesanan VMI yang dilakukan.

Lead time yang dimaksud di sini adalah selisih antara saat pemesanan

pada pemasok dan bahan baku yang dipesan datang di gudang PT SEMB PEL

(SDV). Contohnya, jika pemesanan ke pemasok dilakukan pada tanggal 25 Maret

2014, dan bahan baku yang dipesan datang di SDV pada tanggal 27 Maret 2014,


maka lead time aktualnya adalah 2 hari. Jumlah pemesanan, penerimaan, rata-rata

lead time, minimum lead time dan maksimum lead time dari ketujuh pemasok

yang ada dapat dilihat pada Tabel 4.12.


No. Pemasok Pesan Terima LT

Min.

LT

Max.

Rata-

rata LT

1 Avnet Asia PTE LTD 8 0 - - -

2 Future Electronics (Distribution) 15 11 4 9 6,18

3 TTI Electronics Asia PTE LTD 32 18 4 7 5,44

4 Sanwa Plastic Industry PTE LTD 6 3 0 8 3,00

5 PT Bengint Nusantara Industries 8 8 3 10 5,63

6 PT Asiaraya Batamindo 10 10 0 4 1,10

7 Asiaprint Manufacturing PTE

LTD

41 41 0 2 0,95

Tabel 4.12 menunjukkan bahwa rata-rata lead time dari setiap pemasok

sesuai dengan yang diinginkan oleh SEMB PEL. Target yang ditentukan oleh

SEMB PEL adalah 8 hari untuk bahan baku yang berada di bawah purchasing

group VMI. Target ini bersifat lower the better, yang berarti semakin kecil lead

time aktual maka semakin baik. Nilai lead time maksimum untuk beberapa

pemasok melebihi waktu 8 hari, dengan selisih yang terbesar adalah 2 hari. Hal ini

dikarenakan bahan baku belum tersedia di pemasok atau adanya hambatan

transportasi.

Nilai rata-rata lead time untuk keenam pemasok yang ada di bawah

target. Lead time untuk pemasok non-lokal, yaitu Future Electronics (Distribution)

dan TTI Electronics Asia PTE LTD masih berada di kisaran target, yaitu 8 hari.

Lead time untuk PT Bengint Nusantara Industries juga menunjukkan di kisaran 8

hari.

Hal yang mencolok adalah lead time untuk pemasok lokal seperti Sanwa

Plastic Industry PTE LTD, PT Asiaraya Batamindo, dan Asiaprint Manufacturing

PTE LTD. Nilai rata-rata lead time aktual berada jauh di bawah angka 8 hari. Hal

ini menunjukkan bahwa sebenarnya target lead time untuk ketiga pemasok ini

dapat diturunkan. Letak yang dekat dengan PT SEMB PEL menjadi salah satu

alasan mengapa lead time aktual tersebut dapat sedemikian rendah. Fakta ini dapat


dijadikan alasan untuk tidak menentukan hanya 1 target lead time saja untuk

semua pemasok, melainkan membedakan target lead time sesuai dengan data

historis pengiriman dari masing-masing pemasok. Tabel 4.13 menunjukkan

perbandingan dengan rata-rata lead time sebelumnya.


No. Pemasok

Rata-

rata

LT

Rata-

rata LT

awal

Rata-rata

Penurunan

LT

%

1 Avnet Asia PTE LTD - - - -

2 Future Electronics (Distribution) 6,18 103,00 96,82 94%

3 TTI Electronics Asia PTE LTD 5,44 76,94 71,50 93%

4 Sanwa Plastic Industry PTE LTD 3,00 21,67 18,67 86%

5 PT Bengint Nusantara Industries 5,63 16,00 10,38 65%

6 PT Asiaraya Batamindo 1,10 22,50 21,40 95%

7 Asiaprint Manufacturing PTE

LTD

0,95 11,68 10,73 92%

Presentase rata-rata penurunan lead time adalah 65% hingga 95%. Hal ini

merupakan rata-rata penurunan yang besar, dan dapat menguntungkan bila

dikaitkan dengan safety stock dan nilai bahan baku yang harus disimpan dalam

warehouse. Perbedaan rata-rata lead time awal dan setelah implementasi VMI

akan lebih jelas terlihat pada Gambar 4.7.

Gambar 4.7 Lead Time Awal, Lead Time VMI dan Penurunan Lead Time

0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.0080.0090.00

100.00110.00

Lead Time

Rata-rata LT Aktual - Rata-rata LT awal - Rata-rata Penurunan LT -


Gambar 4.7 menunjukkan adanya penurunan lead time sebelum dan

sesudah VMI. VMI dapat menurunkan lead time rata-rata antara 10,38 hingga

96,82 hari. Data selengkapnya mengenai data rata-rata lead time sebelum

implementasi VMI, rata-rata lead time sesudah implementasi VMI dan penurunan

lead time yang terjadi untuk setiap part dapat dilihat pada Tabel 4.14.

Tabel 4.14 Data Rata-Rata Lead Time Sebelum VMI, Rata-Rata Lead Time

Sesudah VMI dan Penurunan Lead Time

P/N Vendor

Rata-

Rata LT

Sebelum

Rata-

Rata LT

Sesudah

Penurunan

LT %

S1B83755

Sanwa Plastic

Industry PTE LTD 30 1,00 29,00 97%

02011053

Sanwa Plastic

Industry PTE LTD 3 8,00 -5,00 -167%

02011052

Sanwa Plastic

Industry PTE LTD 32 0,00 32,00 100%

1CAP013053

Future Electronics

Inc.(Distribution) 101 6,50 94,50 94%

B2BEHTSL

FSN

Future Electronics


1CAP013044

Future Electronics


1CAP009726

Future Electronics


SZ1RB4148

TTI Electronics Asia

PTE LTD 78 5,25 72,75 93%

SZ1RB6510


PTE LTD 68 5,00 63,00 93%

SZ1RB6519


PTE LTD 68 5,00 63,00 93%

SZ1CC3172


PTE LTD 73 5,50 67,50 92%

1CNR00969

0


PTE LTD 93 4,00 89,00 96%

PN658485P0

77


PTE LTD 101 5,50 95,50 95%

KREST0031

3


PTE LTD 88 7,00 81,00 92%

30154445


PTE LTD 73 7,00 66,00 90%

1CAP007179


PTE LTD 63 7,00 56,00 89%



Sesudah VMI dan Penurunan Lead Time (Sambungan)

P/N Vendor

Rata-

Rata LT

Sebelum

Rata-

Rata LT

Sesudah

Penurunan

LT %

HRB17481

PT Bengint Nusantara

Industries 16 5,63 10,37 65%

AAV93738H

T

PT. Asiaraya

Batamindo 23 1,40 21,60 94%

W917574050

112

PT. Asiaraya

Batamindo 23 1,00 22,00 96%

W917558840

312

PT. Asiaraya

Batamindo 24 0,50 23,50 98%

AAV35716

PT. Asiaraya

Batamindo 23 1,00 22,00 96%

HRB40377

PT. Asiaraya

Batamindo 16 1,00 15,00 94%

K6587911P0

01

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 10 1,20 8,80 88%

S1B11231

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 9 1,00 8,00 89%

3135101

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 9 0,89 8,11 90%

15000252

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 1,00 15,00 94%

17214737

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 0,50 15,50 97%

S1B64710

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 9 0,86 8,14 90%

NEZALAB0

032

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 0,00 16,00 100%

35009681

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 1,00 15,00 94%

HRB75523

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 9 0,50 8,50 94%

17214735

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 0,50 15,50 97%



Sesudah VMI dan Penurunan Lead Time (Sambungan)

P/N Vendor

Rata-

Rata LT

Sebelum

Rata-

Rata LT

Sesudah

Penurunan

LT %

17214738

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 1,50 14,50 91%

17214740

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 2,00 14,00 88%

NEZALAB0

033

Asiaprint

Manufacturing PTE

LTD 16 2,00 14,00 88%

Tabel 4.14 menunjukkan bahwa lead time untuk semua part berkurang

dari lead time awal, kecuali lead time aktual untuk part number 02011053 dari

Sanwa Plastic Industry PTE LTD. Hal ini dikarenakan lead time awal dari Sanwa

Plastic Industry PTE LTD hanya tiga hari, namun pada kenyataannya barang

dikirim delapan hari setelah pemesanan. Mundurnya pengiriman sendiri

disebabkan oleh barang yang belum siap di pihak pemasok. Hal ini masih dalam

batas toleransi SEMB, karena masih berada dalam target lead time yang

diinginkan, yaitu delapan hari.

Lead time yang berkurang drastis adalah untuk part number 02011052

dari Sanwa Plastic Industry PTE LTD dan NEZALAB0032 dari Asiaprint

Manufacturing PTE LTD. Hal ini dikarenakan lead time selama pengiriman bulan

Maret dan April adalah nol. Hal ini berarti bahan baku dikirim pada hari yang

sama dengan hari pemesanan dilakukan. Hal ini bukan berarti target lead time

dapat diturunkan menjadi nol, karena data yang diambil untuk pengamatan hanya

dua bulan dan belum mencakup semua kemungkinan dari pemasok tersebut.

Mengabaikan kondisi dari part 02011053, dapat dilihat bahwa implementasi VMI

berdampak pada pengurangan lead time dan semua lead time aktual berada di

bawah target, sesuai dengan keinginan dari PT SEMB PEL.


4.5.4.2 Analisa Perbandingan Safety Stock

Lead time yang berubah, akan mempengaruhi jumlah safety stock yang

harus disimpan pada gudang untuk memenuhi kebutuhan selama lead time. Hal ini

dikarenakan safety stock berbanding lurus dengan lead time. Safety stock pada

SEMB ditentukan dengan rumus LTADU coef SS . SS coef ditentukan

berdasarkan kombinasi klasifikasi ABC dan FMR. Koefisien tersebut dapat dilihat

pada Tabel 4.15. Semakin kecil nilai dari suatu inventori, maka koefisiennya

cenderung semakin besar. Hal ini dikarenakan safety stock untuk bahan baku yang

nilai atau biayanya tidak terlalu tinggi diizinkan untuk lebih banyak. Semakin

jarang pergerakan suatu barang, nilai koefisiennya juga cenderung semakin besar.

Hal ini dikarenakan dibutuhkan safety stock yang cenderung lebih banyak untuk

barang yang pergerakannya jarang. Jika suatu saat terjadi permintaan yang berada

di luar prediksi, maka akan terdapat safety stock yang dapat digunakan terlebih

dahulu. Barang yang memiliki pergerakan jarang juga memiliki jadwal perilisan

PO yang jarang, karena pemesanan PO didasarkan pada ramalan permintaan yang

ada pada sistem. Hal inilah yang menjadi alasan mengapa dibutuhkan safety stock

yang cenderung lebih besar untuk menjaga ketersediaan bahan baku jika ada hal-

hal di luar prediksi.

Tabel 4.15 SS Coefficient

Classification F M R

A 0,45 0,90 0,90

B 0,80 1,25 1,10

C 1,10 1,75 1,75

Average daily usage (ADU) merupakan rata-rata penggunaan harian

yang didapatkan dari rata-rata ramalan permintaan selama 3 bulan dengan asumsi

teradapat 25 hari kerja selama satu bulan. Safety stock sebelum implementasi VMI

didapatkan dari JIT pada tanggal sebelum diterapkannya VMI untuk masing-

masing pemasok, sementara safety stock sesudah implementasi VMI didapatkan

dari perhitungan dengan rumus yang telah ditampilkan. Perhitungan safety stock

yang dinginkan didapatkan dengan menggunakan parameter lead time delapan

hari. Nilai safety stock yang sesungguhnya didapatkan dengan menggunakan


parameter lead time aktual rata-rata dari setiap part number. Jumlah part yang

telah diterima SEMB dengan menggunakan metode VMI hingga bulan April

berjumlah 35 parts, sehingga data untuk safety stock yang aktual hanya tersedia

untuk 35 parts tersebut. Data mengenai safety stock sebelum, setelah VMI dan

target dapat dilihat pada Tabel 4.16.

Tabel 4.16 Data Safety Stock Sebelum, Setelah VMI dan Target

P/N

LT

Setelah

VMI

SS

Sebelum

VMI

SS Setelah

VMI SS Target

%

Penurunan

%

Penurunan

Target

S1B83755 1,00 433 101,13 809,01 77% -87%

2011053 8,00 11.707 2.317,57 2.317,57 80% 80%

2011052 0,00 23.847 0,00 8.789,76 100% 63%

1CAP013053 6,50 6.031 708,04 871,44 88% 86%

B2BEHTSLFSN 4,00 4.986 349,89 699,78 93% 86%

1CAP013044 6,50 16.702 1.580,11 1.944,75 91% 88%

1CAP009726 8,00 28.843 3.195,56 3.195,56 89% 89%

SZ1RB4148 5,25 21.564 2.248,48 3.426,25 90% 84%

SZ1RB6510 5,00 17.837 2.264,46 3.623,14 87% 80%

SZ1RB6519 5,00 43.221 4.457,64 7.132,22 90% 83%

SZ1CC3172 5,50 55.224 3.899,19 5.671,54 93% 90%

1CNR009690 4,00 5.152 200,96 401,92 96% 92%

PN658485P077 5,50 18.009 2.130,57 3.099,01 88% 83%

KREST00313 7,00 7.635 501,76 573,44 93% 92%

30154445 7,00 21.166 2.064,52 2.359,46 90% 89%

1CAP007179 7,00 114.101 18.860,59 21.554,96 83% 81%

HRB17481 5,63 11.884 2.710,04 3.854,28 77% 68%

AAV93738HT 1,40 543 34,09 194,77 94% 64%

W917574050112 1,00 2.202 125,55 1.004,37 94% 54%

W917558840312 0,50 4.860 143,79 2.300,59 97% 53%

AAV35716 1,00 408 25,34 202,75 94% 50%

HRB40377 1,00 427 21,37 170,96 95% 60%

K6587911P001 1,20 6.340 1.029,35 6.862,36 84% -8%

S1B11231 1,00 26 58,21 465,70 -124% -1691%

3135101 0,89 12.365 581,85 5.236,65 95% 58%

15000252 1,00 973 40,11 320,91 96% 67%

17214737 0,50 3.346 118,32 1.893,17 96% 43%

S1B64710 0,86 10.964 521,87 4.870,83 95% 56%

NEZALAB0032 0,00 565 0,00 184,10 100% 67%


Tabel 4.16 Data Safety Stock Sebelum, Setelah VMI dan Target (Sambungan)

P/N

LT

Setelah

VMI

SS

Sebelum

VMI

SS Setelah

VMI SS Target

%

Penurunan

%

Penurunan

Target

35009681 1,00 3.858 310,80 2.486,40 92% 36%

HRB75523 0,50 1.286 33,10 529,64 97% 59%

17214735 0,50 3.346 86,05 1.376,85 97% 59%

17214738 1,50 3.346 258,16 1.376,85 92% 59%

17214740 2,00 3.346 473,29 1.893,17 86% 43%

NEZALAB0033 2,00 565 46,02 184,10 92% 67%

Tabel 4.16 menunjukkan bahwa karena lead time berada dalam target,

maka target dari safety stock pun tercapai, bahkan safety stock dapat berkurang

seminimum mungkin. Hal ini akan menghemat biaya inventori yang harus

disimpan. Biaya inventori akan dibahas pada subbab selanjutnya. Penurunan

safety stock setelah VMI terhadap safety stock sebelum VMI berkisar antara 77%

hingga 100%. Penurunan 100% terjadi dikarenakan adanya bahan baku yang

langsung dikirim pada hari yang sama dengan hari pemesanan. Penurunan safety

stock target terhadap safety stock sebelum VMI berkisar antara 36% hingga 92%.

Hal ini dikarenakan adanya penurunan lead time yang diharapkan menjadi 8 hari.

Ada beberapa nilai safety stock yang justru meningkat. Safety stock untuk

part S1B83755, K6587911P001 dan S1B11231 memiliki target yang lebih tinggi

dibandingkan dengan safety stock sebelum VMI. Hal ini dikarenakan safety stock

yang ditentukan oleh pembeli kecil, berdasarkan pertimbangan tren dari

penggunaan bahan baku tersebut. Safety stock untuk S1B11231 berada di bawah

ADU, sehingga terlihat janggal dibandingkan dengan dua part lainnya. Safety

stock sebaiknya paling tidak berada di atas ADU, sehingga aman untuk konsumsi

rata-rata selama satu hari.

Safety stock yang dianjurkan untuk dipakai selanjutnya adalah nilai target

dari safety stock, karena masih sedikit jumlah pengiriman sehingga belum

didapatkan lead time yang stabil. Lead time yang belum stabil dan belum

diketahui trennya akan menambah resiko kekurangan atau kelebihan inventori,

jika ternyata meleset. Dalam kasus ini resiko yang mungkin terjadi adalah

kekurangan inventori karena lead time rata-rata aktual lebih kecil dibandingkan

target.


Hal yang perlu diingat adalah penentuan target lead time harus

disesuaikan dengan data historis pengiriman dari setiap pemasok, sesuai dengan

pembahasan di bagian sebelumnya. Penentuan lead time inilah yang akan

mempengaruhi besarnya jumlah safety stock yang dibutuhkan untuk setiap part.

4.5.4.3 Analisa Perbandingan Biaya Inventori

Biaya dari inventori sebelum dan setelah implementasi VMI juga dapat

dibandingkan. Biaya inventori diambil dari data JIT pada setiap akhir minggu.

Data yang digunakan pada JIT adalah kolom total stock. Pengambilan data biaya

inventori dimulai pada minggu kedua hingga minggu ke-20 tahun 2014. Rata-rata

biaya inventori kemudian dihitung sebagai data sebelum dan setelah implementasi

VMI. Data minggu pertama hingga minggu ke-12 merupakan data sebelum

implementasi, minggu ke-13 hingga minggu ke-20 merupakan data setelah

implementasi. Data lengkap mengenai rata-rata biaya inventori dapat dilihat pada

Lampiran 6.

Perbandingan biaya inventori dapat lebih mudah dibandingkan setelah

dikelompokkan berdasarkan pemasok. Gambar 4.8 hingga Gambar 4.10

menunjukkan perbandingan biaya inventori sebelum, setelah dan target biaya

inventori setiap part untuk tiga pemasok. Perbandingan untuk ketiga pemasok

lainnya dapat dilihat pada Lampiran 7 sementara grafik perbandingan data mulai

minggu ke-2 hingga ke-20 untuk setiap part dapat dilihat pada Lampiran 8.

Gambar 4.8 menunjukkan perbandingan biaya inventori untuk Sanwa

Plastic Industry PTE LTD. Biaya untuk part 02011053 dan 02011052 turun

dibandingkan dengan biaya inventori rata-rata sebelum implementasi VMI.

Penurunan ini sesuai dengan yang diharapkan, karena menuju pada target biaya

inventori dari masing-masing part. Grafik pada Lampiran 8 menunjukkan adanya

tren penurunan biaya inventori ke arah target. Part 02011053 mengalami sedikit

kenaikan pada minggu ke-17 hingga 20. Hal ini dikarenakan masih adanya

peningkatan permintaan di minggu tersebut. Peningkatan ini hanya menyebabkan

biaya inventori naik, namun tidak setinggi pada saat sebelum diterapkannya VMI,

sehingga masih terdapat peningkatan dalam pencapaian target. Biaya inventori

untuk part 02011052 pada minggu ke-18 berada di bawah target, hal ini


dikarenakan masih adanya pemesanan VMI yang terlambat dikirim oleh pemasok,

karena bahan baku belum siap. Biaya inventori pada minggu ke-20 mulai

meningkat lagi dan bergerak ke arah target, karena ada bahan baku yang telah

dikirim pemasok.

Gambar 4.8 Perbandingan Biaya Inventori JIT untuk Sanwa Plastic Industry PTE

LTD

Biaya inventori untuk part S1B83755 setelah implementasi VMI

memiliki rata-rata yang lebih tinggi dibandingkan dengan sebelum implementasi.

Hal ini dikarenakan ada kenaikan permintaan pada minggu ke-17 dan 20,

sehingga jumlah pemesanan juga ditingkatkan untuk minggu tersebut. Hal yang

perlu diperhatikan adalah selain kenaikan pemesanan pada dua minggu tersebut,

ada tren penurunan biaya inventori ke arah target.

Gambar 4.9 Perbandingan Biaya Inventori JIT untuk Future Electronics

(Distribution)

S1B83755 2011053 2011052

Rata-Rata Sebelum 2335.41 1873.22 7771.85

Rata-Rata Setelah 2889.9 1156.87 4346.25

Target 1700.21 379.69 1955.51

02000400060008000

Sanwa

1CAP013053 B2BEHTSLFSN 1CAP013044 1CAP009726

Rata-Rata Sebelum 985.61 344.53 2602.86 704.08

Rata-Rata Setelah 557.92 316.67 1284.05 442.68

Target 119.9 88.71 150.23 73.25

0500

10001500200025003000

Future


Gambar 4.9 menunjukkan perbandingan biaya inventori untuk keempat

part Future Electronics (Distribution) yang dipesan selama bulan Maret dan April

2014. Dapat dilihat bahwa untuk keempat part yang ada, terjadi penurunan rata-

rata biaya inventori setelah implementasi VMI. Grafik untuk Future Electronics

(Distribution) pada Lampiran 8 menunjukkan bahwa terdapat tren penurunan

biaya inventori hinggga minggu ke-20. Tren penurunan ini menyebabkan biaya

inventori untuk parts tersebut semakin mendekati target yang diinginkan.

Terjadinya peningkatan di minggu ke-18 hingga 20 untuk part

1CAP013053 dan B2BEHTSLFSN disebabkan masih adanya back to back PO

untuk part ini yang masih bersifat aktif. Pemasok masih mengirim part sesuai

dengan pesanan back to back PO di samping pesanan VMI hingga tidak ada lagi

outstanding untuk back to back PO.

Gambar 4.10 menunjukkan perbandingan biaya inventori untuk Asiaprint

Manufacturing PTE LTD. Seluruh part number mengalami penurunan rata-rata

biaya inventori kecuali untuk part number S1B11231. Hal ini dikarenakan pada

minggu ke-18 dan 20 terjadi lonjakan pemesanan menjadi 2.000 buah. Hal ini

dikarenakan bahan baku pada gudang digunakan dalam jumlah yang cukup besar,

dan pada minggu ke-16 dan 17 jumlah inventori berada di bawah target. Hal ini

menyebabkan pesanan VMI untuk minggu berikutnya melonjak, dan di akhir

minggu 20 bahan baku tersebut belum dikonsumsi lagi.


Gambar 4.10 Perbandingan Biaya Inventori JIT untuk Asiaprint Manufacturing PTE LTD

K6587911P001

S1B11231

31351011500025

21721473

7S1B6471

0NEZALAB

00323500968

1HRB7552

31721473

51721473

81721474

0NEZALAB

0033

Rata-Rata Sebelum 1929.91 65.55 977.07 189.89 2712.72 2283.27 402.67 4262.26 290.82 8416.82 3626.56 1854.23 415.64

Rata-Rata Setelah 1510.21 85.57 528.08 76.74 2325.95 956.18 339.72 2047.96 154.71 4334.24 2349.11 1522.5 309.04

Target 503.38 61.08 303.04 60.51 1044.74 638.5 111.94 842.88 62.6 1056.54 1243.65 796.09 111.8

0500

10001500200025003000350040004500500055006000650070007500800085009000

Asiaprint

49

Un

ivers

itas K

riste

n P

etra


4.5.4.4 Healthy and Unhealthy Stock

VMI mempengaruhi biaya inventori yang ada, sehingga secara otomatis

juga mempengaruhi biaya dari healthy stock dan unhealthy stock. Healthy stock

merupakan stock yang berada dalam batas minimal dan batas maksimal yang

dianjurkan. Batas-batas ini merupakan batas biaya yang ditetapkan oleh

perusahaan. Batas minimum yang ditentukan oleh PT SEMB PEL adalah sebesar

70% dari safety stock yang ditentukan. Batas maksimum yang ditentukan adalah

sebesar 130% dari safety stock dan 50% dari nilai MOQ.

Unhealthy stock sendiri mencakup missing stock, excess stock dan

provision. Missing stock terjadi ketika inventori berada di bawah batas minimum,

sementara excess stock terjadi ketika inventori melebihi batas maksimum.

Provision sendiri dapat diartikan sebagai stock yang berumur lebih dari dua tahun

dan sulit untuk dijual (obsolescence) atau inventori yang berumur lebih dari satu

tahun (slow moving).

VMI yang dijalankan pada bulan Maret hingga April mencakup 35 part

number. Pergerakan kondisi inventori beserta kondisi stock tersebut dapat dilihat

pada Gambar 4.11. Kondisi inventori untuk masing-masing part ini didapatkan

dengan OneMMTool yang diunduh setiap minggu.

Gambar 4.11 Grafik Pergerakan Kondisi Inventori Total untuk 35 Parts VMI

Gambar 4.11 menunjukkan bahwa kondisi inventori aktual untuk 35

parts VMI tersebut sudah searah atau sesuai dengan proyeksi inventori yang ada.

-

10,000.00

20,000.00

30,000.00

40,000.00

50,000.00

60,000.00

70,000.00

80,000.00

Inventori VMI Total

Stock VMI

ProjectedInventory

Excess Stock

Provision

Missing


Proyeksi inventori atau projected inventory didapatkan dari open PO dan PR yang

yang ada, beserta dengan rencana konsumsi yang ada. Biaya inventori di setiap

bulannya dapat diproyeksikan dan melalui grafik-grafik pergerakan inventori,

dapat dilihat apakah biaya inventori sesuai dengan proyeksi atau tidak. Biaya

proyeksi inventori untuk minggu-minggu dalam satu bulan yang sama akan

bernilai sama.

Excess stock pada grafik menunjukkan adanya tren menurun. Provision

jarang terjadi dan missing stock juga menunjukkan tren menurun. Gambar 4.11

akan dapat dijelaskan lebih terperinci bila dipecah ke dalam grafik untuk setiap

pemasok. Gambar 4.12 hingga Gambar 4.14 merupakan gambar grafik untuk tiga

pemasok. Grafik untuk ketiga pemasok lainnya dapat dilihat pada Lampiran 9.

Data selengkapnya mengenai pergerakan kondisi inventori setiap minggu untuk

masing-masing pemasok berdasarkan OneMMTools dapat dilihat pada Lampiran

10.

Gambar 4.12 Grafik Pergerakan Kondisi Inventori untuk 3 Parts Sanwa Plastic

Industry PTE LTD

Gambar 4.12 menunjukkan grafik pergerakan kondisi inventori untuk

Sanwa Plastic Industry PTE LTD. Biaya inventori untuk Sanwa Plastic Industry

PTE LTD bergerak sesuai dengan arah proyeksi inventori, dan terdapat tren

penurunan setelah diterapkan VMI, yaitu setelah minggu ke-12. Data untuk

Sanwa Plastic Industry PTE LTD hanya dapat diambil hingga minggu ke-14. Hal

0

5000

10000

15000

20000

wk2

wk3

wk4

wk5

wk6

wk7

wk8

wk9

wk1

0

wk1

1

wk1

2

wk1

3

wk1

4

Inventori VMI Sanwa

Stock VMI

ProjectedInventory

Excess Stock

Provision


ini dikarenakan data OneMMTools untuk minggu ke-15 hingga minggu ke-20

tidak menyediakan data untuk ketiga parts Sanwa Plastic Industry PTE LTD

tersebut. OneMMTools hanya dapat diunduh pada minggu tersebut dan tidak

dapat diulang di minggu berikutnya. Hal ini yang menyebabkan ketidaktersediaan

data untuk ketiga parts ini.

Excess stock meningkat pada minggu ke-8 dan ke-9, namun

menunjukkan tren menurun setelah minggu ke-12. Peningkatan excess stock ini

disebabkan oleh barang-barang yang dibutuhkan pada minggu sebelumnya baru

datang pada minggu ke-8 dan ke-9. Hal ini menyebabkan penumpukan stock

hingga bahan baku tersebut dipakai. Sebagai efek dari semua itu, terlihat

penurunan terjadinya missing stock dimulai pada minggu ke-8 tersebut.

Gambar 4.13 Grafik Pergerakan Kondisi Inventori untuk 4 Parts Future

Electronics (Distribution)

Gambar 4.13 menunjukkan pergerakan kondisi inventori untuk 4 parts

Future Electronics (Distribution) yang berada di bawah purchasing group VMI.

Pergerakan biaya inventori yang ada sesuai dengan pergerakan proyeksi inventori

yang ada. Biaya inventori pada minggu ke-19 dan ke-20 meningkat, hal ini

dikarenakan adanya peningkatan pemesanan VMI ke pemasok. Selain itu terdapat

beberapa PO issue, sehingga bahan baku yang telah datang pada periode

sebelumnya baru dapat diterima dan masuk dalam sistem setelah PO issue selesai,

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Inventori VMI Future

Stock VMI

Projected Inventory

Excess Stock

Provision

Missing

VMI parts


yakni di minggu ke-19 dan ke-20 tersebut. Adanya penundaan penerimaan bahan

baku juga menyebabkan pemesanan VMI untuk part tersebut meningkat karena

barang yang telah datang belum dimasukkan ke dalam sistem dan dianggap belum

ada di gudang. Hal ini yang menyebabkan naiknya permintaan, dan biaya

inventori meningkat di minggu tersebut. Penerimaan bahan baku untuk back to

back PO juga terdapat pada minggu ke-19 dan ke-20 ini, sehingga juga

mempengaruhi meningkatnya biaya inventori.

Tidak ada kasus missing stock untuk 4 parts Future Electronics

(Distribution) yang ada. Nilai dari excess stock juga menunjukkan adanya tren

menurun, dimulai dari minggu ke-8 hingga implementasi VMI. Penurunan excess

stock dan pergerakan biaya inventori yang sesuai dengan proyeksi merupakan

salah satu target dari implementasi VMI yang tercapai.

Gambar 4.14 Grafik Pergerakan Kondisi Inventori untuk 13 Parts Asiaprint

Manufacturing PTE LTD

Gambar 4.14 menunjukkan grafik pergerakan inventori untuk 13 parts

dari Asiaprint Manufacturing PTE LTD. Data minggu ke-16 hingga minggu ke-20

hanya mencakup 8 parts saja, sehingga data proyeksi inventori untuk minggu

tersebut hanya diambil dari kedelapan parts tersebut saja. Biaya inventori sesuai

dengan proyeksi inventori hingga minggu ke-8, dan meningkat pada minggu ke-

10. Hal ini menyebabkan nilai excess stock juga meningkat di minggu ke-10. Hal

ini dikarenakan adanya penurunan konsumsi untuk 4 parts yang ada. Sebagai

05000

1000015000200002500030000350004000045000

Inventori VMI Asiaprint

Stock VMI

Projected Inventory

Excess Stock

Provision

Missing

VMI parts


contoh part 17214737 pada minggu ke-8 dikonsumsi sebesar 5000, pada minggu

ke-9 dan ke-10 hanya dikonsumsi total sebesar 1000. Hal ini menyebabkan

penumpukan inventori di gudang dan menyebabkan biaya inventori meningkat.

Penurunan mulai terjadi setelah minggu ke-11, dimana konsumsi mulai

sesuai dengan proyeksi inventori. Nilai excess pun juga mengikuti tren penurunan,

sehingga unhealthy stock mulai menurun. Missing stock hanya terjadi di minggu

ke-3 dan ke-4 dengan nilai 3 USD, dimana bahan baku masih di bawah back to

back order. Missing stock tidak lagi terjadi setelah implementasi VMI, karena

pihak Asiaprint Manufacturing PTE LTD dapat mengirim bahan baku dengan

lead time aktual maksimal sebesar 2 hari selama waktu pengamatan dilakukan.

4.5.5 Resiko VMI

Resiko dari VMI terhadap PT SEMB PEL adalah berupa liability yang

harus diambil jika permintaan atau jumlah pesanan kepada pemasok lebih kecil

dari jumlah ramalan permintaan yang dikirimkan kepada pemasok. Proses liability

dari setiap pemasok berbeda. Umumnya, bila suatu bahan baku sama sekali tak

bergerak dalam kurun waktu 4 minggu atau satu bulan, maka pihak pemasok akan

memberi peringatan kepada PT SEMB PEL. Pihak PT SEMB PEL wajib untuk

mengambil inventori dari pemasok sejumlah ramalan permintaan yang telah

dikirimkan. Jangka waktu pengambilan adalah tiga bulan dari peringatan

diberikan.

Pengamatan yang dilakukan selama pemesanan bulan Maret dan April

menunjukkan bahwa terdapat beberapa part yang memiliki pesanan di bawah

ramalan permintaan. Tabel 4.17 menunjukkan data mengenai perbandingan

pesanan dan ramalan permintaan di bulan Maret dan April 2014. Data yang lebih

detail dapat dilihat pada Lampiran 11.

Tabel 4.17 Perbandingan Pesanan dan Ramalan Permintaan

P/N Pemasok Order

Mar

Fore.

Mar

Stat.

Mar

Order

Apr

Fore.

Apr

Stat.

Apr

SZ1TR1001 AVNET - - - 162.000 0 Ok

28130-00027 AVNET - - - 9.000 2.943 Ok

HUA17594 AVNET - - - 810 0 Ok


Tabel 4.17 Perbandingan Pesanan dan Ramalan Permintaan (Sambungan)

P/N Pemasok Order

Mar

Fore.

Mar

Stat.

Mar

Order

Apr

Fore.

Apr

Stat.

Apr

SZ1SA7003 AVNET - - - 1.500 694 Ok

1NTC008816 AVNET - - - 2.000 0 Ok

1NTC008830 AVNET - - - 1.380 0 Ok

1NTC008831 AVNET - - - 1.872 0 Ok

1CAP013053 FUTURE 300 4.156 No 5.400 5.376 Ok

B2BEHTSLFSN FUTURE 1.400 1.528 No 1.400 2.112 No

1CAP013044 FUTURE 0 0 Ok 8.000 9.630 No

1CNR013153 FUTURE 0 0 Ok 82.500 9.959 Ok

1CAP009726 FUTURE 0 1.539 No 2.000 8.359 No

HUA10276 TTI 16.000 2.757 Ok 8.000 4.197 Ok

SZ1RB4148 TTI 10.000 1.455 Ok 35.000 4.503 Ok

SZ1RB6510 TTI 5.000 4.234 Ok 10.000 1.216 Ok

SZ1RB6519 TTI 5.000 1.483 Ok 25.000 7.661 Ok

SZ1CC3172 TTI 4.000 35.306 No 12.000 22.480 No

1RES000956 TTI 35.000 0 Ok 95.000 0 Ok

1CNR009690 TTI 800 3.831 No 10.400 0 Ok

1CAP011931 TTI 0 0 Ok 18.000 2.658 Ok

PN658485P077 TTI 0 0 Ok 30.000 0 Ok

KREST00313 TTI 0 0 Ok 2.500 2.176 Ok

30154445 TTI 0 217 No 4.000 8.183 No

1CAP007179 TTI 0 64.945 No 60.000 41.597 Ok

K6587911P001 ASIAPRINT 10.000 1.328 Ok 8.000 10.120 No

S1B11231 ASIAPRINT 1.000 0 Ok 2.000 113 Ok

3135101 ASIAPRINT 3.000 0 Ok 27.000 11.374 Ok

15000252 ASIAPRINT 0 0 Ok 500 196 Ok

17214737 ASIAPRINT 0 0 Ok 2.000 9.222 No

S1B64710 ASIAPRINT 0 0 Ok 21.000 10.425 Ok

NEZALAB0032 ASIAPRINT 0 0 Ok 1.000 283 Ok

35009681 ASIAPRINT 0 0 Ok 13.000 5.937 Ok

HRB75523 ASIAPRINT 0 0 Ok 2.000 1.821 Ok

17214735 ASIAPRINT 0 0 Ok 7.000 9.222 No

17214738 ASIAPRINT 0 0 Ok 4.000 9.222 No

17214740 ASIAPRINT 0 0 Ok 2.000 7.222 No

NEZALAB0033 ASIAPRINT 0 0 Ok 1.000 151 Ok

AAV93738HT ASIARAYA 1.000 0 Ok 4.500 415 Ok

W917574050112 ASIARAYA 1.000 0 Ok 0 980 No

W917558840312 ASIARAYA 0 2.446 No 4.000 1.774 Ok

AAV35716 ASIARAYA 0 0 Ok 500 0 Ok


Tabel 4.17 Perbandingan Pesanan dan Ramalan Permintaan (Sambungan)

P/N Pemasok Order

Mar

Fore.

Mar

Stat.

Mar

Order

Apr

Fore.

Apr

Stat.

Apr

HRB40377 ASIARAYA 0 0 Ok 2.000 0 Ok

HRB17481 BENGINT - - - 22.000 30.808 No

S1B83755 SANWA - - - 900 0 Ok

02011053 SANWA - - - 600 0 Ok

02011051 SANWA - - - 4.032 0 Ok

02011052 SANWA - - - 10.332 0 Ok

Status “Ok” pada Tabel 4.17 menunjukkan kondisi bahwa jumlah

pesanan lebih tinggi daripada ramalan permintaan, sementara “No” menunjukkan

kondisi sebaliknya. Terdapat 3 parts dari total 5 parts yang dipesan pada pemasok

Future Electronics (Distribution) yang memiliki jumlah di bawah ramalan

permintaan. Hal ini akan menyebabkan PT SEMB PEL wajib untuk mengambil

selisih jumlah dari ramalan permintaan dan pesanan dalam kurun waktu 3 bulan

dari saat itu. Selisih yang besar terlihat untuk 1CAP013053 pada bulan Maret,

serta 1CAP009726 untuk bulan April. Liability untuk PT SEMB PEL dapat

dilimpahkan pada pemesanan di bulan berikutnya. Liability bukan menjadi

masalah, apabila pemesanan di bulan berikutnya melebihi ramalan permintaan

yang ada.

Pemesanan untuk TTI Electronics Asia PTE LTD yang berada di bawah

ramalan permintaan terjadi pada 4 parts dari total 12 parts pada bulan Maret, dan

2 parts pada bulan April. Liability yang mencolok terjadi untuk part SZ1CC3172,

dimana terdapat selisih 31.306 buah pada bulan Maret dan 10.480 buah pada

bulan April. Part 1CAP007179 pada bulan Maret juga tidak memiliki pesanan,

sementara ramalan permintaan menunjukkan jumlah 64.945. Dapat dilihat bahwa

pada bulan April, terdapat kelebihan jumlah pemesanan dibandingkan dengan

ramalan permintaan sejumlah 18.403 buah. Jumlah 18.403 buah ini dapat

dianggap sebagai pengambilan liability untuk bulan sebelumnya, sehingga sisa

liability untuk dua bulan mendatang adalah 46.542 buah.

Pemesanan untuk Asiaprint Manufacturing PTE LTD pada bulan April

juga memiliki beberapa pemesanan yang di bawah ramalan permintaan. Salah satu

pemesanan, yaitu untuk part K6587911P001 memiliki kelebihan pemesanan


sebesar 8.672 buah. Part ini merupakan part yang baru dipesan dengan

menggunakan metode VMI pada bulan ini, sehingga tidak terdapat liability untuk

bulan sebelumnya. Kelebihan pemesanan ini dapat dianggap sebagai pemenuhan

liability untuk bulan berikutnya, dimana pemesanan VMI lebih kecil sebesar

2.120 parts dari ramalan permintaan yang seharusnya.

Pemesanan untuk PT Asiaraya Batamindo atas part W917574050112

juga memiliki kasus yang sama dengan part K6587911P001, dimana kelebihan

pemesanan pada bulan Maret akan memenuji liability untuk bulan April. Hal ini

dikarenakan pada bulan Maret terdapat pemesanan sejumlah 1.000 sementara

tidak ada ramalan permintaan, sementara pada bulan April tidak ada pemesanan

sementara terdapat ramalan permintaan sejumlah 980.

Pemesanan untuk PT Bengint Nusantara Industries baru dilakukan untuk

bulan April, dan pemesanan berada di bawah ramalan permintaan sehingga

terdapat liability yang harus diambil. Pemesanan untuk bulan berikutnya belum

diketathui, sehingga belum dapat diketahui apakah liability telah lunas diambil

atau tidak.

Selama pengamatan, pengambilan liability tidak menjadi masalah bagi

PT SEMB PEL, karena semua part yang menggunakan metode VMI merupakan

parts yang high runner, sehingga mengalami perputaran yang cepat untuk

produksi. Perjanjian liability yang harus diambil dalam kurun waktu tiga bulan

pun telah disesuaikan dengan kondisi part high runner yang ada di PT SEMB

PEL, sehingga waktu tersebut cukup untuk pemenuhan liability.

Liability hanyalah salah satu dari resiko yang harus ditanggung oleh PT

SEMB PEL dalam menjalankan VMI. Resiko lainnya adalah kebalikan dari

liability, yaitu kasus bila tidak ada ramalan permintaan namun ada permintaan.

Pemasok akan menyimpan inventori untuk 3 bulan ke depan. Tidak akan terjadi

masalah bila dalam kurun waktu 3 bulan tersebut total dari permintaan berada

dalam rentang ramalan permintaan yang diberikan untuk 3 bulan tersebut.

Masalah baru akan terjadi apabila ramalan permintaan tidak ada, sementara

permintaan terus ada. Hal ini akan menyebabkan shortage pada PT SEMB PEL.

Beberapa pemasok lokal bersedia untuk mengirim barang, walaupun tidak

terdapat ramalan permintaan yang tersisa untuk part tersebut. Beberapa pemasok


lain, khususnya distributor, tidak bersedia untuk mengirimkan part yang tidak

memiliki ramalan permintaan.

Kasus ini terjadi untuk 1 parts pada Future Electronics (Distribution), 7

parts pada TTI Electronics Asia PTE LTD, 5 parts pada Asiaprint Manufacturing

PTE LTD, 3 parts pada PT Asiaraya Batamindo dan 4 parts pada Sanwa Plastic

Industry PTE LTD. Akibatnya, pada beberapa part untuk Sanwa Plastic Industry

PTE LTD dan Future Electronics (Distribution) tidak dapat dikirimkan ke PT

SEMB PEL oleh pemasok. Hal yang dapat dilakukan adalah memperbaharui

ramalan permintaan untuk minggu berikutnya secara manual.

Penjabaran di atsas menunjukkan bahwa kasus seperti liability dan

shortage akibat tidak adanya ramalan permintaan sangat bergantung pada

keakuratan dari ramalan permintaan. Hal ini berarti untuk meminimumkan resiko

yang harus ditanggung PT SEMB PEL, maka ramalan permintaan harus benar-

benar dicek dan disesuaikan dengan kemungkinan kondisi yang ada.

4.6 Control

Analisa yang dijabarkan pada bagian Define, Measure, Analyze dan

Improvement menunjukkan bahwa implementasi VMI berdampak pada

pengurangan lead time aktual dari pemesanan bahan baku. Berkurangnya lead

time ini sendiri berdampak pada menurunnya safety stock. Pemesanan VMI juga

langsung dipengaruhi oleh kondisi inventori dalam gudang, dan hanya akan ada

pemesanan ketika kondisi inventori di bawah jumlah minimum yang ditentukan.

Semua dampak ini pada akhirnya akan berdampak pada pengurangan inventori

dan biaya inventori ke arah target yang ditetapkan.

Implementasi VMI yang sudah menunjukkan perubahan ke arah target

harus tetap dikontrol. Pengontrolan VMI yang dapat dilakukan tetap melakukan

pengecekan dan pengiriman ramalan permintaan ke pemasok, memperbaharui

data inventori di gudang setiap hari. Saat pemesanan VMI dilakukan, pembeli

perlu memastikan pemasok memberikan komitmen tanggal pengiriman.

Selama implementasi VMI untuk bulan Maret hingga bulan April,

terdapat beberapa hal yang dapat ditingkatkan lagi, sehingga implementasi VMI


dapat memberikan dampak yang benar-benar signifikan untuk berikutnya.

Beberapa solusi peningkatan tersebut dijabarkan pada bagian 4.6.1.

4.6.1 Solusi Improvement VMI

Beberapa masalah dan solusi yang dapat diberikan dapat dijabarkan

sebagai berikut:

Ramalan permintaan untuk beberapa parts jauh lebih kecil daripada pesanan

bahan baku di bulan tersebut.

Pemasok seperti TTI Electronics Asia PTE LTD tidak bersedia untuk

memproses pesanan bahan baku yang berada di luar ramalan permintaan.

Beberapa bahan baku selalu mendapatkan remark no pipeline forecast dari pihak

pemasok. Hal ini berarti bahan baku tersebut tidak mempunyai ramalan

permintaan untuk pemesanan pada minggu-minggu tersebut. Bahan baku ini tidak

akan diproses dan tidak akan dikirim oleh pemasok selama pemasok tidak

menerima ramalan permintaan yang baru dari pihak SEMB.

Solusi yang dapat dilakukan adalah pembeli wajib mengecek ramalan

permintaan dan permintaan untuk penggunaan bahan baku tersebut. Hal ini

dikarenakan pemesanan VMI dipicu oleh kondisi jumlah inventori dalam gudang,

bukan berdasarkan ramalan permintaan saja. Terkadang suatu bahan baku sudah

berada di bawah batas minimum yang ditentukan, sehingga pemesanan VMI

muncul untuk bahan baku tersebut dengan jumlah sesuai dengan SPQ yang

ditentukan pemasok. Kenyataannya, bahan baku ini tidak akan dikonsumsi dalam

beberapa periode mendatang. Hal yang mungkin terjadi adalah memang tidak ada

ramalan permintaan untuk part ini dalam beberapa periode mendatang, sementara

masih ada pesanan yang muncul akibat kondisi inventori di bawah batas

minimum. Pembeli yang telah mengetahui keadaan ini tidak perlu memasukkan

pesanan bahan baku tersebut ke dalam pesanan VMI ke pemasok.

Kondisi yang kedua adalah jika bahan baku ini memiliki rencana

konsumsi untuk beberapa periode mendatang, namun ramalan permintaan jauh

lebih kecil atau bahkan tidak ada. Ramalan permintaan dapat disesuaikan terlebih

dahulu dengan consumption history maupun permintaan penggunaan bahan baku


untuk produksi yang akan dilakukan. Ramalan permintaan kemudian dikirim

kepada pemasok setelah pengecekan dan penyesuaian selesai dilakukan.

Kemungkinan hambatan yang ada di PT SEMB PEL adalah person in

charge (PIC) VMI berbeda untuk pemesanan dan pengiriman ramalan permintaan.

Pemasok akan memperingatkan tidak adanya ramalan permintaan pada PIC

pemesanan VMI. PIC pemesanan VMI terkadang hanya mengecek tanggal

komitmen dari pemasok dan mengajukan pull in untuk komitmen yang terlalu

lama. Masalah load forecast yang baru tidak menjadi prioritas utama, dan tidak

tersampaikan kepada PIC pengiriman ramalan permintaan karena masih banyak

prioritas pekerjaan lain yang menunggu. Hal inilah yang akhirnya menimbulkan

masalah shortage jika ternyata memang bahan baku tersebut benar-benar

dikonsumsi. Solusi untuk masalah ini adalah PIC VMI baik untuk pemesanan dan

pengiriman ramalan permintaan sebaiknya adalah satu orang, sehingga PIC

tersebut benar-benar mengerti pergerakan bahan baku, pemesanan, dan

menyesuaikan ramalan permintaan dengan konsumsi masa lalu dan permintaan

produksi.

Terdapat beberapa daftar VMI yang belum diperbaharui.

Beberapa part sudah tidak lagi berada dalam lingkup VMI, dan

dikembalikan ke back to back order. Hal ini dapat mempengaruhi kondisi

inventori di gudang. Inventori untuk bahan baku tersebut akan aman bila

purchasing group sudah dikembalikan ke purchasing group non-kanban,

walaupun dalam daftar VMI belum diubah. Hal ini berarti bahan baku dengan part

number tersebut akan muncul di PR pada sistem SAP, sehingga bahan baku

tersebut tetap dapat dipesan berdasarkan back to back PO.

Masalah akan muncul bila setelah ada informasi pemberitahuan

perubahan VMI, purchasing group masih belum berubah padahal pemasok sudah

memindahkan part tersebut ke dalam pemesanan biasa. Hal ini akan menyebabkan

pemasok tidak akan memproses pemesanan bahan baku tersebut tanpa adanya

back to back PO, sementara tidak akan ada PR yang muncul untuk part tersebut

dari sistem. Hal ini akan menimbulkan shortage bila dibiarkan begitu saja.

Solusi yang dapat diberikan adalah setelah ada informasi mengenai

pemindahan purchasing group, sebaiknya pembeli langsung menginformasikan


kepada pihak purchasing untuk merubah purchasing group ke purchasing group

semula. Pembeli juga langsung memperbaharui list VMI segera setelah mendapat

konfirmasi dari pihak purchasing dan setelah itu segera mengonfirmasi kepada

pemasok.

Pihak produksi terkadang masih melakukan pengambilan dan pengembalian

bahan baku ke gudang.

Pihak produksi mengambil barang pada saat akan dimulai proses

produksinya. Pada beberapa kesempatan, pihak produksi sudah terlanjur

mengambil bahan baku di gudang, sementara ternyata produksi tidak dapat

dilakukan akibat adanya bahan baku lain yang mengalami shortage. Bahan baku

tersebut kemudian tidak digunakan dalam waktu yang lama hingga bahan baku

lain sudah datang. Hal ini menyebabkan pihak produksi mengembalikan bahan

baku tersebut ke gudang.

Kasus yang terjadi adalah saat pengambilan bahan baku ke line, jumlah

inventori untuk bahan baku tersebut berkurang. Berkurangnya bahan baku hingga

berada di bawah batas minimum akan memunculkan pesanan VMI untuk bahan

baku tersebut. PIC pemesanan VMI kemudian akan mengirimkan pesanan kepada

pemasok dan pemesanan diproses oleh pemasok. Kenyataanya, pihak produksi

kemudian mengembalikan bahan baku dari line ke gudang. Hal ini akan

menyebabkan penumpukan jumlah inventori untuk bahan baku tersebut, sehingga

kemungkinan akan terjadi excess.

Solusi yang dapat dilakukan adalah menginformasikan kepada pihak

produksi untuk mengecek bahan baku terlebih dahulu sebelum menarik barang

dalam sistem, sehingga barang yang ditarik benar-benar akan dikonsumsi. Hal ini

akan mengurangi kemungkinan terjadinya penumpukan barang. Pihak produksi

juga dapat diinformasikan mengenai pengambilan bahan baku dalam jumlah yang

cukup untuk produksi, dan tidak menyimpan terlalu banyak inventori pada line.

Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakcocokan jumlah

inventori antara sistem dan aktual, yang tentunya juga akan berpengaruh pada

jumlah pesanan untuk VMI.


Belum ada tracking untuk kondisi gudang pemasok setiap minggunya.

Selama implementasi VMI untuk bulan Maret hingga Mei, tidak ada

informasi dari pemasok secara rutin mengenai kondisi gudang pemasok.

Akibatnya, pihak SEMB tidak dapat mengetahui perkiraan jumlah inventori yang

dimiliki oleh pemasok. Sebaiknya pihak SEMB meminta laporan mingguan

mengenai kondisi inventori dari pemasok. Pihak SEMB dapat memastikan

pemasok telah menyimpan inventori sesuai dengan komitmen dan perjanjian

dalam implementasi metode VMI yang telah disetujui bersama. Hal ini juga akan

meningkatkan komitmen pemasok dan secara otomatis “memaksa” pemasok

untuk menyimpan inventori sesuai dengan ramalan permintaan dari SEMB.

Banyaknya pengiriman yang melebihi tanggal komitmen pemasok.

Pemasok terkadang telah menyebutkan tanggal komitmen untuk

pengiriman suatu part tertentu, namun tidak dikirim sesuai tanggal tersebut, atau

bahkan tidak dikirim sama sekali. Pembeli di satu sisi tidak dapat mengecek

pengiriman satu per satu, apalagi dengan adanya keterlambatan proses good

received (GR). Akhirnya, tidak ada komplain untuk pemasok dan pemasok

kemungkinan juga tidak memprioritaskan hal tersebut. Keterlambatan atau tidak

adanya pengiriman kemudian baru dapat diketahui pada saat terjadi shortage. Hal

ini tentu saja tidak menguntungkan untuk SEMB.

Solusi yang dapat dilaksanakan adalah pembeli mengecek pengiriman

bahan baku dari pemasok paling tidak tiga hari hingga satu minggu setelah

tanggal komitmen. Waktu satu minggu dapat dikurangi, sesuai dengan toleransi

dari pihak pembeli. Pengecekan sebaiknya dilakukan sekaligus, yaitu dengan

mengunduh penerimaan bahan baku melalui SAP dengan transaction code mb51

dengan parameter tanggal dengan jangka waktu seminggu dimulai dari tanggal

komitmen. Data tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan data komitmen

pemasok dan bahan baku yang belum di-GR dapat segera dikonfirmasi kepada

pihak SDV. Pembeli juga dapat segera mengonfirmasi ke pemasok jika ternyata

bahan baku tersebut tidak ada di SDV.

Banyaknya pending GR untuk part VMI.

Bahan baku VMI seringkali mengalami pending GR karena adanya PO

issue. PO issue kebanyakan disebabkan oleh belum dilakukan top up untuk


scheduling agreement (SA). Hal ini menyebabkan pihak SDV tidak dapat

menginputkan jumlah ke dalam sistem. Hal ini dapat ditanggulangi dengan

menambahkan kolom jumlah sisa SA ke dalam form pemesanan VMI, sehingga

pembeli akan mudah memperhatikan apakah sudah saatnya menambahkan jumlah

ke dalam SA atau belum. Setiap kali pembeli melakukan pemesanan ke pemasok,

pembeli akan dapat mengecek kondisi jumlah bahan baku yang masih tersisa pada

SA. Pembeli kemudian akan melakukan top up untuk part yang memiliki jumlah

open order yang kurang atau habis.

Hal lainnya yang menyebabkan pending GR adalah karena banyaknya

bahan baku baik VMI maupun non-VMI yang datang ke SDV, sehingga ada

sistem prioritas yang dijalankan oleh pihak SDV dalam melakukan GR. Sistem

prioritas ini tidak dapat dibantah, karena pada kenyataannya memang banyak

sekali barang yang harus di-GR. Solusi yang dapat ditawarkan adalah setelah

melakukan pengecekan berkala seperti saran pada poin sebelumnya, pembeli

segera meminta konfirmasi pada pihak SDV bila ada bahan baku yang seharusnya

telah datang namun belum di-GR. Hal ini akan membantu untuk mengingatkan

pihak SDV jika ada pending GR.

Documents

4. PENGOLAHAN DATA DAN ANALISA 4.1 Sekilas Pandang …