PROJEKTNI PROJEKTNI MENADŽMENTMENADŽMENTProjektna okolina. Projektna okolina.

Upravljanje promjenama.Upravljanje promjenama.

izv.prof.dr.sc. Gordana Dukić

DINAMIČNOST PROJEKTNE OKOLINE

Projektna okolina stalno se mijenja.

Organizacije moraju biti sposobne odgovoriti na brojne izazove kako bi opstale.

Nužno je sagledati sve relevantne čimbenike projektne okoline.

Projektna okolina može se opisati modelom 4-K:

Kompleksnost (zbog kompleksnosti projektne okoline i projekti su sve složeniji),

Kompletnost (fokus prema integralnim rješenjima, a ne samo na proizvode/usluge),

Konkurentnost (zbog pritiska konkurencije konačan ishod projekta sve je neizvjesniji),

Kupci/klijenti (odgovornost prema klijentima utvrđena je zakonima, standardima, propisima, no projekt mora biti orijentiran klijentu i njegovim potrebama).

U pravilu, postoji jaka pozitivna korelacija između razine kompleksnosti projekta i razine upravljanja.

Kompleksnost projekta određena je pomoću tri ključna parametra: organizacijska kompleksnost - broj ljudi,

odjela, organizacijskih jedinica, kao i vanjskih partnera koji su uključeni u projekt;

resursna kompleksnost - količina resursa (vrijeme, kapital, broj procesa, i sl.) koji su uključeni u projekt;

tehnička kompleksnost - razina inovacija koja se koristi u realizaciji projekta.

Projektnu okolinu čine:unutrašnji čimbenici

U pravilu su pod kontrolom organizacije i na njih se može utjecati

Na razini organizacije: misija, vizija, strategija, zaposlenici, organizacijska struktura, proizvod/usluga, lokacija, veličina organizacije.

Na razini projekta: projektni tim, projektni menadžer, njihov međuodnos.

Vanjske čimbenike, Nisu pod kontrolom organizacije i na njih se ne

može ili se može samo djelomično utjecati Ekonomsko, demografsko, socio-kulturno, prirodno,

tehnološko, pravno i političko okruženje.

Vanjski čimbenici…

Ekonomsko okruženjeEkonomsko okruženje ukazuje na gospodarsko stanje u državi.Gospodarski sustav predstavljaju sve organizacije, institucije, subjekti, pojedinci, pravila i odnosi koji determiniraju ekonomsku strukturu društva (npr. poduzeća, obrtnici, banke, državne agencije, itd.).U liberalnim sustavima poduzeća su prepuštena tržištu i konkurenciji pa se u takvom okruženju organizacije kroz projekte bore za svoju poziciju.U otvorenim privredama na djelovanje poslovnih organizacija snažno utječe inozemna konkurencija.Sa stajališta projektnog menadžmenta vrlo je važan stupanj razvijenosti poduzetničke klime.

Demografsko okruženje

Odnosi se na stanje, promjene i trendove vezane uz stanovništvo koje je na bilo koji način povezano s provođenjem projekta ili njegovim rezultatom.Demografske varijable: broj stanovnika, stopa prirodnog prirasta, pokazatelji migracijskih kretanja, veličina domaćinstava, struktura stanovništva s obzirom na spol, dob, stupanj obrazovanja i zanimanje te rasnu, nacionalnu i vjersku pripadnost.Demografsko okruženje ukazuje na veličinu potencijalnog tržišta kojem je namijenjen projektni rezultat.

Socio-kulturno okruženje

Društveni i kulturološki čimbenici koji utječu na organizaciju i projektni menadžment.U velikoj mjeri oblikuju sustav vrijednosti i vjerovanja ljudi te determiniraju njihove navike, stavove, ponašanje i lojalnost pri odabiru (kupovini) proizvoda i usluga.Socio-kulturno okruženje često je određeno demografskim varijablama (npr. promjena u etičkoj i vjerskoj strukturi stanovništva može se značajno odraziti na potražnju za određenim proizvodima i uslugama).

Prirodno okruženje

Obuhvaća sve prirodne resurse koji su nužni za realizaciju projekta.Raspoloživost prirodnih resursa, kao što su mineralna bogatstva, obradiva zemlja i voda, u bitnoj mjeri determinira karakter projekta.Porast zagađenja i uništavanja prirodne sredine uzrokovali su da posljednjih desetljeća sve veću važnost u projektnom menadžmentu dobivaju različita ekološka pitanja.Zakoni i propisi obvezuju organizacije na poštivanje ekoloških standarda, no na to ih sve više potiče i rastuća svijest građana (kupaca).

Tehnološko okruženje

Odnosi se na različita tehnološka dostignuća koja su na raspolaganju organizacijama.U današnjem društvu, svako zaostajanje u praćenju tehnološkog razvoja i implementaciji suvremenih tehnoloških rješenja neposredno utječe na sposobnost organizacije da ostvari svoju viziju i misiju.Ulaganje u tehnologiju omogućuje organizacijama da smanje troškove, poboljšaju kvalitetu, ubrzaju procese, ali i da zadovolje sve rigoroznije standarde koje je potrebno poštivati prilikom realizacije projekta.

Pravno okruženje

Odnosi se na zakonodavnu i sudsku vlast te sve pravne norme koje su propisane i primjenjuju se u nekoj državi.Pravni sustavi u svijetu mogu se jednostavno grupirati u tri skupine - pravne sustave temeljene na civilnom, običajnom i vjerskom pravu.Organizacije moraju djelovati u skladu sa zakonom pa se, prema tome, moraju pridržavati različitih pravnih normi prilikom realizacije projekata.Zbog nepridržavanja zakona snose se sankcije.

Političko okruženje

Predstavljaju državni organi i institucije na svim razinama vlasti, kao i različiti subjekti koji ne sudjeluju u obnašanju vlasti (npr. oporbene političke stranke i nevladine organizacije), ali imaju interese vezane uz projekt i projektni rezultat.Politička stabilnost temeljni je preduvjet općeg društvenog razvoja pa tako i ključna pretpostavka za poduzimanje projektnih pothvata.

Potrebno je razlikovati politički utjecaj na mikrorazini i makrorazini: politički utjecaj na mikrorazini proizlazi iz

procesa koji se odvijaju unutar organizacije u kojoj se izvodi projekt (npr. stranačka podređenost članova projektnog tima, štrajk zaposlenika koji je posljedica političkog djelovanja i sl.).

politički utjecaj na makrorazini predstavljaju politički procesi na širem području, poput regije, države i međunarodne razine, koji su potpuno izvan kontrole organizacije, a utječu na nju (npr. politička previranja, pogoršani međudržavni odnosi, izbjeglička kriza i sl.).

Budući da živimo u ispolitiziranom svijetu, za uspjeh projekta često nije dobra niti nepolitičnost, niti prepolitičnost, pa se u tom smislu mogu izdvojiti dva krajnje različita i jednako neprikladna ponašanja projektnih menadžera: nikakva politička angažiranost (takvi se

menadžeri mogu nazvati “naivcima”); pretjerana politička angažiranost (takvi se

menadžeri mogu nazvati “morskim psima”). Politički najprikladniji su umjereno angažirani

menadžeri (“senzibilci”) koji znaju adekvatno odgovoriti na zahtjeve pojedinih interesno-utjecajnih skupina.

Karakteristike Naivci Senzibilci Morski psi

Temeljni stav Politika je neugodna.

Politika jenužna.

Politika jeprilika.

Bavljenje politikom

Izbjegavanje pod svaku cijenu.

Korištenje za ciljeve odjela.

Sebični i predatorski

razlozi.

Tehnika Reci kako stvarno jest.

Umrežavanje, širenje baze

podrške, odnosi reciprociteta,

davanje i stjecanje

naklonosti.

Manipulacija te upotreba obmana i

prijevara ako je nužno.

Omiljena taktika Nikakva - istina će pobijediti.

Pregovaranje i pogodba.

Svađanje, zlouporaba informacija i

iskorištavanje prijatelja.

Karakteristike tri politička stereotipa projektnih menadžera

PROJEKTNI MENADŽMENT I UPRAVLJANJE PROMJENAMA

Promjene su stalne i nužno je njima upravljati, a ne ih prepuštati slučaju.

Najuspješnije organizacije su one koje se najbolje i najbrže prilagođavaju, odnosno mijenjaju.

U kontekstu projektnog menadžmenta, upravljanje promjenama odnosi se na sve procese vezane uz vođenje projekta, kada su promjene anticipirane i planirane.

Jedan je od najvećih problema s kojima se menadžment suočava otpor zaposlenika prema promjenama, čak i kada su one nužne.

Korektan odnos menadžmenta prema zaposlenicima utječe na njihovo prihvaćanje promjena, dok autoritativan i autokratski stil vođenja često rezultira još većim otporom.

Zaposlenici najčešće pružaju otpor promjenama iz sljedećih razloga: prethodne i sadašnje obveze (zaposlenici

nisu spremni na promjene jer smatraju da se tako povećavaju njihove obveze);

ego protekcija (zaposlenici nisu spremni priznati kako nešto nije u redu sa sadašnjom situacijom, a posebno da su oni počinili pogreške ili su vlastite aktivnosti pogrešno usmjerili);

obrana vrijednosti (grupe ili pojedinci s jakim individualnim identitetom braneći svoje vrijednosti pružaju otpor promjenama);

nedostatak informacija (zaposlenici ne prihvaćaju promjene zbog nedostatnih informacija o svrsi promjene i željenom stanju);

strah (strah od nepoznatog rezultira protektivnim i defanzivnim stavovima onih koji su uključeni u promjene);

utjecaj pojedinaca (slučajevi kada snažne i dominantne osobe šalju poruke o tome kako su promjene nepotrebne);

utjecaj grupa (slično utjecaju pojedinaca, pojavljuje se kada jake i organizirane skupine utječu na formiranje mišljenja o tome da su promjene nepotrebne).

Menadžerima u nastojanju da razumiju zaposlenike i njihov otpor prema promjenama od velike pomoći može biti teorija pravednosti.

Teorija pravednosti temelji se na pretpostavci da motivacija pojedinaca proizlazi iz njihove usporedbe s drugima, odnosno da snažno ovisi o osjećaju nepravde.

Iz teorije pravednosti proizlazi da projektni menadžer mora upoznati zaposlenike sa svim pozitivnim i negativnim stranama promjena, budući da će ih zaposlenici tada biti skloniji prihvatiti.

Protivnici teorije pravednosti smatraju kako ona omogućava menadžmentu da manipulira zaposlenicima te na taj način provodi odluke koje su za njih štetne, ali uljepšano prezentirane.

Organizacije trebaju uvoditi promjene sustavno i kontinuirano.

Za uspjeh sustavnog upravljanja promjenama potrebno je pridržavati se sljedećih principa: stvaranje i prihvaćanje vizije (vizija je

preduvjet da bi se promjene uopće mogle dogoditi);

izrada plana akcija (u planu akcija opisuje se kako će se ostvariti vizija te koje su promjene nužne);

prepoznavanje izazova (nužno je prepoznati izazove kako bi se spriječili otpori prema promjenama);

rušenje postojećih organizacijskih obrazaca (kontinuirani napredak najsnažnije koče arogancija i zadovoljstvo postojećim stanjem);

provođenje promjena na način da se uključe svi zaposlenici (tako se umanjuje njihov otpor prema promjenama);

praćenje rezultata (na taj je način moguće reagirati ako se promjene ne odvijaju kako je zacrtano);

evaluacija postignutih rezultata, prilagodba i novi pogled na budućnost (na kraju je potrebno primijeniti nova znanja te ih učiniti dostupnim svima u organizaciji).