Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
41
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun
aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL
Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan
observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data
akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan
observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik
temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara
menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada
standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku.
Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat
diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke
penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami
kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti
pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan
dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen
(document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
42
3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk
Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk
Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1,
proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan
urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :
43
a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani
tanda terima surat.
b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum,
sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.
c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat
atau dokumen yang masuk
d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor
e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor
kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat
masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang
tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk
mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor.
Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda
penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala
Seksi/Kasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.
44
3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar
Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar
Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses
ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan
kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa
kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor,
jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya
menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor
menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya
pada Pelaksana :
45
a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah
ditandatangani;
b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat
keluar;
c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.
Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan
surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :
a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;
b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;
c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda
tangan penerima;
d. menyimpan arsip surat keluar.
46
3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat
Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat
Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari
proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :
a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja;
b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai
dengan permohonan;
c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda.
Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :
a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja;
b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda;
c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.
Penggandaan Surat dan Dokumen
Kasubbag UmumUnit Kerja Pelaksana
Doc
umen
t Fl
ow
Dia
gram
Mulai
Melakukan permohonan penggandaan
surat / dokumen
Mencatat permohonan penggandaan
Meminta Pelaksana untuk
melakukan penggandaan
Buku AgendaPenggandaan Surat
Melakukan penggandaan
surat
Mencatat hasil penggandaan
Surat hasil penggandaan
Memeriksa surat hasil
penggandaan
Meminta Pelaksana untuk memberikan
kepada Unit Kerja ybs
Surat hasil penggandaan
Surat hasil penggandaan
Selesai
Sesuai?
Ya
Tidak
47
Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang
telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil
penggandaan kepada unit yang bersangkutan.
3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif
Penataan Arsip Inaktif
PelaksanaKasubbag Umum
Doc
umen
t Fl
ow
Dia
gram
Mulai
Menugaskan pelaksanaan urusan arsip
inaktif
Arsip yang dipindahkan
Memeriksa kesesuaian dgn Daftar Arsipnya
Daftar Arsip
Membuat Berita Acara Pemindahan
Arsip
Berita Acara Pemindahan Arsip
Menandatangani Berita Acara
Berita Acara ter-ttd
Menugaskan penataan arsip
Mengklasifikasikan, menyusun, dan
menyimpan arsip
Arsip Inaktif
Selesai
Sesuai?
Ya
Tidak
Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif
Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4,
Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan
dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip
48
yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada
Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum
membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian
Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya
menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.
49
3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Gambar 3.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip
50
Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum
menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan
disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana
meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan
pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan
Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan
pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia
Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah
diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan
pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor
Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap
dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta
menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota
tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat
usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk
ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat,
Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk
menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip
untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah
ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan
pemusnahan arsip.
51
3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas
Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas)
Kasubbag UmumKepala Kantor Pelaksana Bendahara
Doc
umen
t Fl
ow
Dia
gram
Mulai
Menerima permohonan
penerbitan ST / SPD
Mendisposisikan permohonan
Mendisposisikan permohonan
Nota Permohonan
Nota Permohonan
Membuat konsep ST / SPD
Konsep ST / SPD
Memeriksa dan memaraf konsep
ST / SPD
Konsep ST / SPD
Menandatangani konsep ST / SPD
ST / SPD ter-ttd
Memberi stempel
ST / SPD ter-ttd dan terstempel
Melakukan proses
selanjutnya yg diperlukan
Selesai
Sesuai?
Ya
Tidak
Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas
Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala
Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan
tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada
Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan
kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat
konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan
ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum,
selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya
menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah
permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung adalah kesulitan dalam pencarian
52
dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip
menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan
mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk
mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal
Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat
membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan
arsip pada KPKNL Bandung.
Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan
melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat
mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya :
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan
1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan
arsip surat masuk dan
surat keluar menjadi data
digital.
b. Mampu melakukan
pendisposisian secara
terkomputerisasi.
c. Dapat mengetahui
dimana arsip
terdisposisi.
d. Mampu menanggani
peminjaman dan
penggembalian arsip
e. Dapat menentukan
jadwal retensi arsip
f. Mampu merubah status
arsip
a. Data arsip digital
b. History disposisi arsip
c. Data arsip aktif dan inaktif
d. Laporan surat masuk dan
surat keluar
e. Laporan disposisi surat
f. Laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
g. Laporan arsip inaktif
h. Laporan retensi arsip
2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses
laporan surat masuk dan
surat keluar perperiodik
b. Dapat mengakses
laporan disposisi surat
a. Laporan surat masuk dan
surat keluar
b. Laporan disposisi surat
c. Laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
53
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan
c. Dapat mengakses
laporan retensi arsip
secara periodik
d. Dapat mengakses
laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
secara periodik
e. Dapat mengakses
laporan arsip inaktif
f. Dapat mengakses
laporan retensi arsip
d. Laporan arsip inaktif
e. Laporan retensi arsip
3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan
peminjaman dan
pengembalian arsip
secara terkomputerisasi
b. Mampu mengetahui
arsip apa saja yang
pernah dipinjam maupun
yang telah dikempalikan
c. Mampu melakukan
pendisposisian secara
terkomputerisasi
a. History peminjaman dan
penggembalian arsip
b. History disposisi arsip
4 Pelaksana a. Mampu melakukan
peminjaman dan
pengembalian arsip
b. Mampu mengetahui
arsip apa saja yang
pernah dipinjam maupun
yang telah dikempalikan
c. Mengetahui arsip apa
saja yang pernah
didisposisikan
d. Dapat melakukan
pembuatan draft surat
keluar
a. History peminjaman dan
penggembalian arsip
b. History disposisi arsip
Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum
bertindak sebagai admin dari aplikasi yang digunakan, terdapat beberapa user
54
pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada
dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7.
Server
Cloud
Sub Bagian Umum
Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana
Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem
3.3 Perancangan Sistem
Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang
berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di
KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub
Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan.
Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus
dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai
dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam
pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan
untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan
sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD),
enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji
coba.
55
3.3.1 Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok
diagram dan system flow.
A. Blok Diagram
Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung.
Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat
masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar,
data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.
Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data
yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses
peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok
output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan
penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL
Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut,
antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan
pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.
56
Diagram IPO
ProsesInput OurputD
iagr
am I
PO
Surat Masuk
Pengarsipan
Inaktif
Retensi
Surat KeluarPelaporan
Surat Masuk
Pelaporan Inaktif
Pelaporan Retensi
Jenis Surat
Pegawai
Pengirim Surat(mail sender)
Penerima Surat(mail receiver)
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Disposisi
PelaporanDisposisi
Peminjaman dan Pengembalian
Pelaporan Peminjaman dan
Pengembalian
Pelaporan Surat Keluar
Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar
B. System Flow
Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan
yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat
untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk
dan surat keluar.
57
B.1 System Flow Master Jabatan
System Flow Master Jabatan
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Jabatan
Proses Pencatatan Data
JabatanJabatan
Proses Menampilkan Data Jabtan
Display Jabatan
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Jabtan
Ubah Data Jabatan
Proses Ubah Jabatan
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Jabatan
Proses Hapus Jabatan
Ya
Display Jabatan
Display Ubah Jabatan
Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan
Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data,
masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
58
B.2 System Flow Master Unit Kerja
System Flow Master Unit Kerja
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data Unit
Kerja
Proses Pencatatan Data
Unit Kerja
Unit
Kerja
Proses Menampilkan
Data Unit Kerja
Display Unit Kerja
Ubah?
Menampilkan Data Ubah Unit
Kerja
Ubah Data Unit
Kerja
Proses Ubah Unit Kerja
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Unit
Kerja
Proses Hapus Unit Kerja
Ya
Display Unit Kerja
Ya
Display Unit Kerja
Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja
Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang
di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan
menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil
diperbarui.
59
B.3 System Flow Master Pegawai
System Flow Master Pegawai
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Pegawai
Proses Pencatatan Data
PegawaiPegawai
Proses Menampilkan Data Pegawai
Display Pegawai
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Pegawai
Ubah Data Pegawai
Proses Ubah Pegawai
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data
Pegawai
Proses Hapus Data Pegawai
Ya
Display Pegawai
Display Pegawai
Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai
Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang
di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan
menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil
diperbarui.
60
B.4 System Flow Master Jenis Surat
System Flow Master Jenis Surat
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Jenis Surat
Proses Pencatatan Jenis
Surat
Jenis
Surat
Proses Menampilkan
Data Jenis Surat
Display Jenis Surat
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Jenis Surat
Ubah Data Jenis
Surat
Proses Ubah Jenis Surat
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Jenis
Surat
Proses Hapus Data Jenis Surat
Ya
Display Jenis Surat
Display Jenis Surat
Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat
Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang
di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan
menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil
diperbarui.
61
B.5 System Flow Master Lokasi
System Flow Master Lokasi
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Lokasi
Proses Pencatatan Lokasi
Lokasi
Proses Menampilkan
Data Lokasi
Display Lokasi
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Lokasi
Ubah Data Lokasi
Proses Ubah Lokasi
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Lokasi
Proses Hapus Data Lokasi
Ya
Display Lokasi
Display Lokasi
Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
62
B.6 System Flow Master Media
System Flow Master Media
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Media
Proses Pencatatan
MediaMedia
Proses Menampilkan Data Media
Display Media
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Media
Ubah Data Media
Proses Ubah Media
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Media
Proses Hapus Data Media
Ya
Display Media
Display Media
Gambar 3.14 System Flow Master Media
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
63
ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi
System Flow Master Pengaturan Retensi
Sub Bagian UmumPh
ase
Mulai
Mencatat Data
Retensi
Proses Pencatatan
RetensiRetensi
Proses Menampilkan Data Retensi
Display Retensi
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Retensi
Ubah Data Retensi
Proses Ubah Retensi
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Retensi
Proses Hapus Data Retensi
Ya
Display Retensi
Jenis
Surat
Display Retensi
Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi
Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
64
B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif
System Flow Master Pengaturan Inkatif
Sub Bagian Umum
Phas
eMulai
Mencatat Data
Inaktif
Proses Pencatatan
InaktifInaktif
Proses Menampilkan
Data Inaktif
Display Inaktif
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Inaktif
Ubah Data Inaktif
Proses Ubah Inakatif
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Inaktif
Proses Hapus Data Inaktif
Ya
Display Inaktif
Jenis
Surat
Display Inaktif
Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif
Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
65
B.9 System Flow Master Atur Pengguna
System Flow Master Atur Pengguna
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Pengguna
Proses Pencatatan Pengguna
Penggun
a
Proses Menampilkan
Data Pengguna
Display Pengguna
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Penggunga
Ubah Data
Pengguna
Proses Ubah Inakatif
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data
Pengguna
Proses Hapus Data Pengguna
Ya
Display Pengguna
Pegawai
Display Pengguna
Gambar 3.17 System Flow Master Atur Pengguna
Pada Gambar 3.17 merupakan system flow mengelola data master atur pengguna
yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama
dimulai dari memasukkan data pengguna ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi
akan menyimpan ke dalam tabel pengguna. Kemudian jika ingin melakukan
perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan
berhasil diperbarui.
66
B.10 System Flow Surat Masuk
System Flow Surat Masuk
Kepala KantorSub Bagian Umum
Phase
Mulai
Surat Masuk
Memberi ke Kepala
Kantor untuk
Memperoleh Tujuan
Disposisi
Surat Masuk
Memberikan
Tujuan
Disposisi
Proses
Mencetak
Laporan Surat
Masuk
Laporan Surat
Masuk
Selesai
Laporan Surat
Masuk
Surat Masuk
beserta tujuan
disposisiSurat Masuk
beserta tujuan
disposisi
Cetak?
TidakSurat
Masuk
Mencetak
Laporan Surat
Masuk
Ya
Mencatat Surat
Masuk
Proses
Menyimpan
Surat Masuk
Display Surat Masuk
Gambar 3.18 System Flow Surat Masuk
67
Pada gambar 3.18 diatas merupukan system flow surat masuk yang di
dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian dan Kelapa Kantor. Proses surat
masuk dimulai pada saat Sub Bagian Umum menerima surat lalu memberikannya
kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan tujuan disposisi. Setelah diterima oleh
Kepala Kantor, selanjutnya surat masuk diberi tujuan disposisi dan surat yang
sudah mempunyai tujuan disposisi diberikan kembali kepada Sub Bagian Umum
untuk dilakukan proses pencatatan surat secara digital. setelah proses pencatatan
surat masuk selesai, maka Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat
masuk yang telah diproses, selanjutnya laporan surat masuk tersebut diberikan
kepada Kepala Kantor.
68
B.11 System Flow Disposisi
Gambar 3.19 System Flow Disposisi
69
Pada gambar 3.19 di atas merupakan system flow disposisi yang di
dalamnya terdiri dari empat aktor yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksnan, Kepala
Seksi, dan Kepala Kantor. Proses disposisi dimulai pada saat Sub Bagian Umum
menentukan tujuan disposisi kepada Kepala Seksi dengan cara mengunggah surat
masuk sesuai tujuan disposisi dari kepala kantor ke dalam sistem dan diterima
oleh Kepala Seksi. Kepala Seksi menerima disposisidan selanjutnya mendisposisi
ke pelaksana untuk melaksanakan perihal surat masuk tersebut, setelah pelaksana
menerima disposisi surat masuk dari Kepala Seksi, selanjutnya pelaksana
melaksanakan perihal surat masuk tersebut dengan cara membalas liwat surat
keluar. Setelah Pelaksana melakukan perihal surat masuk, Sub Bagian Umum
menerima informasi pelaksanaan surat masuk dan Sub Bagian Umum dapat
mencetak laporan disposisi surat masuk untuk diberikan kepada Kepala Kantor.
70
B.12 System Flow Surat Keluar
Gambar 3.20 System Flow Surat Keluar
71
Pada gambar 3.20 di atas merupakan system flow surat keluar yang di
dalamnya terdapat 4 aktor, yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksana, Kepala Seksi, dan
Kepala Kantor. Proses surat keluar dimulai dari pelaksana membuat draft surat
keluar didalam aplikasi, kemudian draft surat keluar tersebut diberikan kepada
Kepala Seksi untuk dilakukan persetujuan, jika tidak disetujui maka secara
otomatis kembali lagi ke Pelaksana sedangkan disetuji maka draft surat keluar
akan diberikan kepada Sub Bagian Umum untuk dicetak. Setelah proses cetak
selesai, Sub Bagian Umum memberikan surat keluar kepada kepala kantor untu
dimintai tanda tanggan sebagai legalitas. Setelah mendapatkan tanda tanggan
Kepala Kantor, Sub Bagian Umum mengunggah surat keluar kedalam aplikasi
dengan cara men-scan. Selanjuutnya Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan
surat keluar.
72
B.13 System Flow Arsip Inaktif
System Flow Arsip Inaktif
Kepala KantorSub Bagian UmumP
has
e
Mulai
Aktifkan Arsip?
Proses Mengaktifkan
Arsip Surat
Simpan Arsip yang Diaktifkan
Mencetak Laporan Arsip
Inaktif
Laporan Arsip Inaktif
Laporan Arsip Inaktif
Selesai
Cetak?Tidak
Tidak
Mencari arsip surat Inaktif
Proses Cari Arip Surat Inaktif
Memilih Arsip Yang Diaktifkan
Inaktif
Ya
Surat
Masuk
Surat
Keluar
Mencetak Laporan Arsip Surat Inaktif
Ya
Inaktif
Display Arsip In Aktif
Gambar 3.21 System Flow Arsip Inaktif
Pada gambar 3.21 di atas merupakan system flow arsip inaktif yang di
dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses
arsip inaktif dimulai dari Sub Bagian Umum mencari atau memilih arsip surat
inaktif pada table inkatif, selanjutnya Sub bagian umum melakukan perubahan
status arsip inaktif menjadi arsip kembali, jika mengaktifkan arsip maka arsip
akan kembali aktif dan kembali ke tabel yang sesuai, sedangkan tidak diaktifkan
73
kembali Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan arsip inaktif yang selanjutnya
diberikan Kepala Kantor.
B.14 System Flow Peminjaman Arsip
System Flow Peminjaman Arsip
Kepala KantorSub Bagian UmumPeminjam
Phas
e
Konfirmasi Peminjaman
Mencetak Laporan
Peminjaman
Laporan Peminjaman
Selesai
Laporan Pemninjaman
Cetak?
Ya
Mulai
Proses Memilih Arsip Surat Yang akan Dipinjam
Proses Menentukan Tanggal Kembali dan
Keterangan Peminjaman
Peminjaman
Pengembalian
Membuat Laporan
Peminjaman
Tidak
Melakukan Peminjaman
Memilih Arsip
Dipinjam
Menentukan
Tanggal dan
keterangan
Surat
Masuk
Surat
Keluar
Peminja
man
PeminjamanKonfirmasi
Peminjaman
Membuat
Laporan
Peminjaman
Peminjaman
Display Peminjaman
Display Konfirmasi
Peminjaman
Gambar 3.22 System Flow Peminjaman
74
Pada gambar 3.22 di atas merupakan system flow peminjaman arsip yang
di dalamnya terdapat tiga aktor, yaitu Peminjam, Sub Bagian Umum, dan Kepala
Kantor. Proses peminjaman arsip dimulai dari Peminjam menentukan arsip yang
akan dipinjam dan selanjutnya peminjam menentukan tanggal pengembalian dan
menyertakan keterangan peminjaman arsip. Selanjutnya Sub Bagian Umum
mengkonfirmasi peminjaman arsip, proses setelah peminjaman adalah
pengembalian arsip. Sub Bagian umum dapat mencetak laporan peminjaman yang
selanjutnya diberikan kepada Kepala Kantor.
75
.15 System Flow Pengembalian Arsip
System Flow Pengembalian Arsip
Kepala KantorSub Bagian Umum
Phas
e
Mencetak Laporan
Pengembalian
Laporan Pengembalian
Selesai
Laporan Pengembalian
Cetak?
Proses Konfirmasi
Pengembalian
Tidak
Melakukan Konfirmasi
Pengembalian
Peminja
man
Mencetak Laporan
Ya
Mulai
Display Pengembalia
n
Gambar 3.23 System Flow Pengembalian
76
Pada gambar 3.23 di atas merupakan system flow pengembalian arsip
yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum, dan Kepala
Kantor. Proses pengembalian arsip dimulai dari sub bagian menerima
pengembalian arsip dari peminjam, kemudian melakukan konfirmasi
pengembalian di aplikais. Setelah mengkonfirmasi pengembalian Sub Bagian
Umum mencetak laporan pengembalian arsip dan diberikan kepada Kepala
Kantor.
77
B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip
System Flow Jadwal Retensi Arsip
Kepala KantorSub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Penghapusan Arsip Kadaluarsa Secara Otomatis
Mencetak Laporan Arsip
Kadaluarsa
Laporan Arsip Kadaluarsa
Laporan Arsip Kadaluarsa
Selesai
Mencari Arsip Surat Inaktif
Melakukan Pengjapusan Arsip
Kadaluarsa
Mencari arsip surat
Inaktif
Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa
Retensi
Display Jadwal
Retensi Arsip
Gambar 3.24 System Flow Jadwal Retensi Arsip
78
Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip
yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor.
Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan
sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan
penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian
Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala
Kantor.
3.3.2 Data Flow Diagram
Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah
selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD)
yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem
secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang
baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan
DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer
untuk mengerti sistem yang dikembangkan.
a. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD
yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data
secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini
dapat dilihat pada Gambar 3.25
79
Data Jabatan
Data Surat MasukData Jenis Surat
Data Surat AktifData Surat Inaktif
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Laporan Retensi Arsip
Laporan Peminjaman
dan Pengembalian Arsip
Data Pelaksana
Data Disposisi
Data Peminjaman
Data Disposisi
Data Surat Keluar
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Data Disposisi
Data Kepla Seksi
Data Peminjaman
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Laporan DisposisiLaporan Surat Inaktif
Data Retensi
Data Retensi
Peminjaman
Data Inaktif
Data Inaktif
1
Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat
Masuk dan Surat Keluar
Pelaksana
Sub Bagian Umum
Kepala Seksi
Kepala Kantor
Gambar 3.25 Context Diagram
b. Diagram Berjenjang.
Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan
kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang
diawali dari context diagram sampai DFD level dan menunjukan sub proses-
sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam
aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Diagram
berjenjang ini menjelaskan hirarki proses sistem informasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Diagram
berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram
berjenjang aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini
terdari dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola data
80
transaksi, dan mengelola laporan. Masing-masing dari proses tersebut
dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki
sembilan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja,
mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat,
mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, mengelola data retensi
surat dan mengelola data pengguna. Mengelola transaksi memiliki lima proses
yaitu mengelola transaksi surat, mengelola transaksi Disposisi Surat, mengelola
transaksi Peminjaman dan Pengembalian arsip surat, mengelola transaksi arsip
surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip. Mengelola laporan
memiliki lima proses yaitu mengelola laporan surat masuk dan surat keluar,
mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan
pengembalian arsip, mengelola laporan pengembalian arsip, menegelola
laporan arsip surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip.
Perancangan dari diagram berjenjang sistem pengendalian pemakaian material
ini dapat dilihat pada Gambar 3.26.
81
0
Aplikasi Administrasi
Pengelolaan Surat
Masuk dan Keluar
1
Mengelola Data
Master
2
Mengelola Data
Transaksi
3
Mengelola Laporan
1.1
Mengelola Data
Jabatan
1.2
Mengelola Data
Unit Kerja
1.3
Mengola Data
Pegawai
1.4
Mengelola Data
Lokasi Surat
1.5
Mengelola Data
Media Surat
1.6
Mengelola Data
Jenis Surat
2.1
Mengelola
Transaksi Surat
Masuk dan
Keluar
2.3
Mengelola
Transaksi
peminjaman
Arsp
2.3.1
Meminjam
Surat
2.3.3
Pengembalian
Surat
2.4
Mengelola
Transaksi Surat
Inaktif
3.1
Mengelola
Laporan Surat
Masuk dan
Keluar
3.2
Mengelola
Laporan
Disposisi Surat
3.3
Mengelola
Laporan
Pengembalian
dan Peminjaman
Arsip
2.2
Mengelola
Transaksi
Disposisi Surat
2.5
Mengelola
Transaksi
Jadwal Retensi
Arsip
3.4
Mengelola
Laporan Surat
Inaktif
3.5
Mengelola
Laporan Jadwal
Retensi Arsip
1.7
Mengelola Data
Inaktif Surat
1.8
Mengelola Data
Retensi Surat
2.3.2
Perpanjangan
Pinjam Surat
1.9
Mengelola Data
Pengguna
Gambar 3.26 Digram Berjenjaang
82
c. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Berdasarkan context diagram Gambar 3.25 maka dapat dirancang DFD Level 0
Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan keluar dapat dilihat pada
Gambar 3.27.
d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada Gambar 3.28 terdapat delapan proses yaitu mengelola data jabatan,
mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi,
mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif
surat, dan mengelola data retensi sura.
e. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Transaksi
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada gambar 3.29 terdapat enam proses yaitu mengelola transaksi surat masuk
dan surat keluar, mengelola transaksi disposisi surat, mengelola transaksi
peminjaman arsip, mengelola transaksi surat inaktif, dan mengelola transaksi
jadwal retensi arsip.
83
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta U
nit
Ke
rja
Da
ta U
nit
Ke
rja
Ka
teg
ori
Su
rat
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta L
oka
si S
ura
t
Da
ta L
oka
si S
ura
tD
ata
Me
dia
Su
rat
Da
ta M
ed
ia S
ura
t
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta U
nit
Ke
rja
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta L
oka
si S
ura
t
Da
ta M
ed
ia S
ura
t
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta D
isp
osi
si S
ura
t
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta I
na
ktif
Da
ta R
ete
nsi
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Pe
min
jam
an
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Pe
min
jam
an
La
po
ran
Su
rat
Ma
suk
La
po
ran
Dis
po
sisi
La
po
ran
Su
rat
Ke
lua
r
La
po
ran
In
akt
if
La
po
ran
Re
ten
si
La
po
ran
Pe
min
jam
an
da
n P
en
ge
mb
ali
an
Da
ta J
en
is S
ura
tD
ata
Je
nis
Su
rat
Da
ta I
na
ktif
Da
ta I
na
ktif
Da
ta R
ete
nsi
Da
ta R
ete
nsi
Da
ta I
na
ktif
Da
ta R
ete
nsi
Da
ta P
en
gg
un
aD
ata
Pe
ng
gu
na
Riw
aya
t In
akt
if
Riw
aya
t R
ete
nsi
up
loa
d
Da
ta S
ura
tD
ata
Su
rat
Da
ta I
na
ktif
Da
ta R
ete
nsi
Su
b B
ag
ian
Um
um
Pe
laks
an
a
Ke
pa
la S
eks
i
Ke
pa
la K
an
tor
1.1
Me
ng
elo
la D
ata
Ma
ste
r
1Ja
ba
tan
2U
nit
Ke
rja
3P
eg
aw
ai
4L
oka
si
5M
ed
ia
1.2
Me
ng
elo
la D
ata
Tra
nsa
ksi
8S
ura
t M
asu
k
9S
ura
t K
elu
ar
10
Dis
po
sisi
13
Pe
min
jam
an
1.3
Me
ng
elo
la L
ap
ora
n
6Je
nis
Su
rat
7P
en
ga
tura
n I
na
ktif
14
Pe
ng
atu
ran
Re
ten
si
15
Da
ta P
en
gg
un
a
16
up
loa
d
12
Riw
aya
t In
akt
if
17
Riw
aya
t R
ete
nsi
11
Da
ta S
ura
t
Gambar 3.27 DFD Level 0
84
Data Pegawai
Data Jabatan
Data Jabatan
Data Unit Kerja
Data Unit Kerja
Data Inaktif
Data Lokasi Surat
Data Lokasi Surat
Data Media Surat
Data Media Surat
Data Jenis Surat
Data Jenis Surat
Data Pegawai
Data Inaktif
Data Retensi
Data Retensi
Data PenggunaData Pengguna
Data Surat Data Surat
Sub Bagian Umum
1 Jabatan
2 Unit Kerja
3 Pegawai
4 Lokasi Surat
5 Media Surat
1.1.3
Mengelola Data
Pegawai
1.1.1
Mengelola Data
Jabatan
1.1.2
Mengelola Data Unit
Kerja
1.1.8
Pengaturan Inaktif Arsip
1.1.4
Lokasi Surat
1.1.5
Media Surat
1.1.6
Jenis Surat
6 Jenis Surat
7 Pengaturan Inaktif
14 Pengaturan Retensi1.1.7
Pengaturan Retensi
Arsip
15 Data Pengguna
1.1.9
Pengguna
11 Surat
1.1.10
Data Surat
Gambar 3.28 DFD Level 1 Mengelola Data Master
85
Da
ta J
ab
ata
n
Da
ta U
nit
Ke
rja
Da
ta P
eg
aw
ai
Da
ta L
oka
si S
ura
t
Da
ta M
ed
ia S
ura
t
Da
ta J
en
is S
ura
t
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta D
isp
osi
si
Da
ta D
isp
osi
siD
ata
Pe
min
jam
an
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta P
em
inja
ma
n
Da
ta I
na
ktif
Da
ta J
ad
wa
l R
ete
nsi
Da
ta I
na
ktif
Da
ta R
ete
nsi
Da
ta P
en
gg
un
a
Da
ta U
plo
ad
Da
ta S
ura
t
Da
ta I
na
ktif
Da
ta I
na
ktif
Da
ta R
ete
nsi
Da
ta S
ura
t M
asu
k
Da
ta S
ura
t K
elu
ar
Su
b B
ag
ian
Um
um
Ke
pa
la S
eks
i
Pe
laks
an
a
1Ja
ba
tan
2U
nit
Ke
rja
3P
eg
aw
ai
4L
oka
si S
ura
t
5M
ed
ia S
ura
t8
Su
rat
Ma
suk
10
Dis
po
sisi
9S
ura
t K
elu
ar
13
Pe
min
jam
an
6Je
nis
Su
rat
1.2
.1
Me
ng
elo
la T
ran
saks
i p
en
ga
rsip
an
Su
rat
Ma
suk
da
n S
ura
t K
elu
ar
1.2
.2
Me
ng
elo
la T
ran
saks
i D
isp
osi
si
1.2
.3
Me
ng
elo
la T
ran
saks
i
Pe
min
jam
an
1.2
.4
Pro
ses
Tra
nsa
ksi
Ina
ktif
1.2
.5
Me
ng
elo
la J
ad
wa
l
Re
ten
si A
rsip
7P
en
ga
tura
n I
na
ktif
14
Pe
ng
atu
ran
Re
ten
si
15
Da
ta P
en
gg
un
a
12
Riw
aya
t In
akt
if
17
Riw
aya
t R
ete
nsi
16
up
loa
d
11
Da
ta S
ura
t
Gambar 3.29 DFD Level 1 Mengelola Data Transaksi
86
f. DFD Level 1 Proses Mengelola Laporan
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada gambar 3.30 terdapat enam proses yaitu mengelola laporan surat masuk,
mengelola laporan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola
laporan peminjaman dan pengembalian surat, mengelola laporan penggandaan
surat, mengelola laporan surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi
arsip.
Data Surat Masuk
Laporan Surat Masuk
Laporan Disposis
Data Disposisi
Data Surat KeluarLaporan Surat Keluar
Laporan Arsip Inaktif
Laporan Retensi Arsip
Data Peminjaman Arsip
Laporan Peminjaman
dan Pengembalian
Data Inaktif
Data Retensi
Kepala Kantor
8 Surat Masuk
10 Disposisi
9 Surat Keluar
13 Peminjaman
1.3.1
Mengelola Laporan
Surat Masuk
1.3.2
Mengelola Laporan
Disposisi
1.3.3
Mengelola Laporan
Surat Keluar
1.3.4
Mengelola Laporan
Inaktif
1.3.5
Mengelola Laporan
Retensi
1.3.6
Mengelola Laporan
Peminjaman
12 Riwayat Inaktif
17 Riwayat Retensi
Gambar 3.30DFD Level 1 Mengelola Laporan
87
g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip
DFD Level 2 pada gambar 3.31 terdapat tiga proses yaitu peminjaman surat,
konfirmasi peminjaman, dan pengembalian.
Gambar 3.31 DFD Level 2 Peminjaman Arsip
3.3.3 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk
Conceptual Data Model (CDM) pada Gambar 3.32 dan Physical Data Model
(PDM) pada Gambar 3.33.
Data Peminjaman
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Data Peminjaman
Data Peminjaman
Data Knfirmasi
Data Peminjaman
Data PeminjamanData Pengembalian
Data Pengembalian
Data Pengembalian
Data Pengembalian Sub Bagian
Umum
Pelaksana
Kepala Seksi
8 Surat Masuk
9 Surat Keluar
14 Peminjaman
1.2.3.1
Proses Meminjam
Surat
1.2.3.2
Proses Konfirmasi
Pinjaman
1.2.3.3
Proses
Pengembalian Surat
88
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh belas entity, yaitu entity
Jabatan, entity unit kerja, entity pegawai, entity jenis surat, entity lokasi,
entity media, entity jadwal inaktif, entity jadwal retensi, entity pengguna,
entity surat, entity arsip masuk, entity arsip keluar, entity peminjaman, entity
penggandaan, entity disposisi, entity riwayat inaktif, entity riwayat retensi,
dan entity upload. CDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.32.
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menghasilkan tujuh belas tabel, yaitu tabel
Jabatan, tabel unit kerja, tabel pegawai, tabel jenis surat, tabel lokasi,
tabel media, tabel jadwal inaktif, tabel jadwal retensi, tabel pengguna, tabel
surat, tabel arsip masuk, tabel arsip keluar, tabel peminjaman, tabel
disposisi, tabel riwayat inaktif, tabel riwayat retensi, dan tabel upload. PDM
untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat
dilihat pada gambar 3.33.
89
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Me
mp
un
yai
Un
it K
erj
a
# o
id_
un
it
na
ma
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Jen
is S
ura
t
# o
id_
jen
is
na
ma
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Pe
ga
wa
i
# o o o
nip
na
ma
tan
gg
al_
lah
ir
ala
ma
t
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
)
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Da
te
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Lo
kasi
# o
id_
loka
si
na
ma
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Me
dia
# o
id_
me
dia
na
ma
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Up
loa
d
# o
id_
up
loa
d
pa
th
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Su
rat
# o o o o o o o o
id_
sura
t
jud
ul_
kop
no
mo
r
tan
gg
al
pe
rih
al
da
ri
kep
ad
a
asa
l in
sta
nsi
tan
gg
al_
ma
suk
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
50
)
Da
te
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Da
te
Pe
ng
gu
na
# o o
id_
pe
ng
gu
na
em
ail
pa
ssw
ord
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
50
)
Ina
ktif
# o
id_
ina
ktif
ma
sa_
akt
if
Inte
ge
r
Inte
ge
r
pe
ng
atu
ran
re
ten
si a
rsip
# o
id_
jad
wa
l
ma
sa_
rete
nsi
Inte
ge
r
Inte
ge
r
Jab
ata
n
# o o
id_
jab
ata
n
na
ma
sta
tus_
dis
po
sisi
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
10
0)
Inte
ge
r
Ars
ip M
asu
k
# o o
id tan
gg
al
kete
ran
ga
n
Inte
ge
r
Da
te
Te
xt
Ars
ip K
elu
ar
# o o
id tan
gg
al
kete
ran
ga
n
Inte
ge
r
Da
te
Te
xt
Dis
po
sisi
# o o
id kep
ad
a
tan
gg
al
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Da
te
Pe
min
jam
an
# o o o o o
id kep
erl
ua
n
tan
gg
al_
pin
jam
lam
a_
pin
jam
tan
gg
al_
kem
ba
li
sta
tus_
pin
jam
Inte
ge
r
Va
ria
ble
ch
ara
cte
rs (
25
5)
Da
te
Inte
ge
r
Da
te
Inte
ge
r
Riw
aya
t In
akt
if
# o o o
id tan
gg
al_
ina
ktif
tan
gg
al_
akt
if_
kem
ba
li
sta
tus
Inte
ge
r
Da
te
Da
te
Inte
ge
r
Riw
aya
t R
ete
nsi
# o o
id tan
gg
al_
rete
nsi
sta
tus
Inte
ge
r
Da
te
Inte
ge
r
Gambar 2.32 CDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar
90
Gambar 3.33 PDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AI
FK
_M
EM
PU
NY
AIU
nit
Ke
rja
id_
un
it
na
ma
int
varc
ha
r(1
00
)
<p
k>
Jen
is S
ura
t
id_
jen
is
na
ma
int
varc
ha
r(1
00
)
<p
k>
Pe
ga
wa
i
nip
id_
un
it
id_
jab
ata
n
na
ma
tan
gg
al_
lah
ir
ala
ma
t
varc
ha
r(1
0)
int
int
varc
ha
r(1
00
)
da
te
varc
ha
r(2
55
)
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
Lo
kasi
id_
loka
si
na
ma
int
varc
ha
r(2
55
)
<p
k>
Me
dia
id_
me
dia
na
ma
int
varc
ha
r(2
55
)
<p
k>
Up
loa
d
id_
up
loa
d
id_
sura
t
pa
th
int
int
varc
ha
r(2
55
)
<p
k>
<fk
>
Su
rat
id_
sura
t
id_
loka
si
id_
jen
is
id_
me
dia
jud
ul_
kop
no
mo
r
tan
gg
al
pe
rih
al
da
ri
kep
ad
a
asa
l in
sta
nsi
tan
gg
al_
ma
suk
int
int
int
int
varc
ha
r(2
55
)
varc
ha
r(5
0)
da
te
varc
ha
r(2
55
)
varc
ha
r(1
00
)
varc
ha
r(1
00
)
varc
ha
r(1
00
)
da
te
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
<fk
3>
Pe
ng
gu
na
id_
pe
ng
gu
na
nik
em
ail
pa
ssw
ord
int
varc
ha
r(1
0)
varc
ha
r(1
00
)
varc
ha
r(5
0)
<p
k>
<fk
>
Ina
ktif
id_
ina
ktif
id_
jen
is
ma
sa_
akt
if
int
int
int
<p
k>
<fk
>
pe
ng
atu
ran
re
ten
si a
rsip
id_
jad
wa
l
id_
jen
is
ma
sa_
rete
nsi
int
int
int
<p
k>
<fk
>
Jab
ata
n
id_
jab
ata
n
na
ma
id_
kep
ala
sta
tus_
dis
po
sisi
int
varc
ha
r(1
00
)
int
int
<p
k>
<fk
>
Ars
ip M
asu
k
id nik
id_
sura
t
tan
gg
al
kete
ran
ga
n
int
varc
ha
r(1
0)
int
da
te
text
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
Ars
ip K
elu
ar
id nik
id_
sura
t
tan
gg
al
kete
ran
ga
n
int
varc
ha
r(1
0)
int
da
te
text
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
Dis
po
sisi
id nik
id_
sura
t
kep
ad
a
tan
gg
al
int
varc
ha
r(1
0)
int
varc
ha
r(2
55
)
da
te
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
Pe
min
jam
an
id nip
id_
sura
t
kep
erl
ua
n
tan
gg
al_
pin
jam
lam
a_
pin
jam
tan
gg
al_
kem
ba
li
sta
tus_
pin
jam
int
varc
ha
r(1
0)
int
varc
ha
r(2
55
)
da
te
int
da
te
int
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
Riw
aya
t In
akt
if
id id_
sura
t
id_
ina
ktif
tan
gg
al_
ina
ktif
tan
gg
al_
akt
if_
kem
ba
li
sta
tus
int
int
int
da
te
da
te
int
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
Riw
aya
t R
ete
nsi
id id_
sura
t
id_
jad
wa
l
tan
gg
al_
rete
nsi
sta
tus
int
int
int
da
te
int
<p
k>
<fk
1>
<fk
2>
91
3.3.4 Struktur Database
Pada tahapan pembuatan struktur database untuk aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar, database yang akan dipakai yaitu
database MySQL. Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi
ini sebagai berikut :
1. Tabel Pengguna
Primary Key (PK) : id
Foreign Key (FK) : -
Fungsi : untuk menambahkan data pengguna
Tabel 3.2 Pengguna
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Username Varchar 255 -
3. Password Varchar 255 -
4 NIP Varchar 10 -
2. Tabel Jabatan
Primary Key (PK) : id
Foreign Key (FK) : -
Fungsi : untuk menambahkan data jabatan
Tabel 3.3 Jabatan
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Nama Varchar 100 -
3 Id Kepala Int - Foreign Key
92
No. Name Type Size Keterangan
4 Status Disposisi Int -
3. Tabel Uploads
Primary Key (PK) : id
Foreign Key (FK) : Surat
Fungsi : untuk menambahkan data Uploads
Tabel 3.4 Uploads
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Path Varchar 255 -
4. Tabel Pegawai
Primary Key (PK) : NIP
Foreign Key (FK) : Jabatan, unit kerja
Fungsi : untuk menambahkan data Pegawai
Tabel 3.5 Pegawai
No. Name Type Size Keterangan
1. NIP Int - Primary Key
2. Nama Varchar 255 -
3. Unit kerja Int - Foreign Key
4 Jabatan Int - Foreign Key
5 Tanggal lahir Date
6 Jenis kelamin Char 1
7 Alamat Varchar 255
93
No. Name Type Size Keterangan
8 Tanggal
pengangkatan Date
5. Tabel Arsip Masuk
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Surat, Pegawai
Fungsi : untuk menambahkan data Arsip Masuk
Tabel 3.6 Arsip Masuk
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key
4 Tanggal Datetime - -
5 Keterangan Text - -
6. Tabel Arsip Keluar
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Surat, Pegawai
Fungsi : untuk menambahkan data Arsip Keluar
Tabel 3.7 Arsip Keluar
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key
4 Tanggal Datetime - -
5 Keterangan Text -
94
7. Tabel Disposisi
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Surat, Pegawai
Fungsi : untuk menyimpan data Disposis
Tabel 3.8 Disposisi
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key
4 Kepada Varchar 255 -
5 Tanggal Datetime - -
8. Tabel Peminjaman
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Surat, Pegawai
Fungsi : untuk menyimpan data Peminjaman
Tabel 3.9 Peminjaman
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key
4 Keperluan Varchar 255 -
5 Tanggal pinjam Datetime - -
6 Lama Pinjam Smallint - -
7 Tanggal Kembali Datetime - -
95
9. Tabel Surat
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Jenis
Fungsi : untuk menambahkan data Surat
Tabel 3.10 Surat
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Judul Kop Varchar 100 -
3. Nomor Varchar 50 -
4 Tanggal Date - -
5 Perihal Varchar 255 -
6 Dari Varchar 100 -
7 Kepada Varchar 100 -
8 Jenis Int - Foreign Key
9 Tanggal Masuk Date - -
10 Lokasi Int - Foreign Key
11 Asal instansi Varchar 100
10. Tabel Riwayat Retensi
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Surat, Jadwal Retensi
Fungsi : untuk menyimpan data Riwayat Retensi
Tabel 3.11 Riwayat Retensi
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Jadwal Retensi Int - Foreign Key
96
No. Name Type Size Keterangan
4 Tanggal Retensi Date - -
11. Tabel Jenis Surat
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : -
Fungsi : untuk menambah data Jenis Surat
Tabel 3.12 Jenis Surat
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Nama Varchar 100 -
12. Tabel Jadwal Inaktif Arsip
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : -
Fungsi : untuk menambah jadwal inaktif arsip
Tabel 3.13 Jadwal Inaktif Arsip
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Jenis Surat Int - Foreign Key
3 Masa Inaktif Int - -
13. Tabel Riwayat Inaktif
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Surat, Aturan Inaktif
Fungsi : untuk menyimpan data Riwayat Inaktif
97
Tabel 3.14 Riwayat Inaktif
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Surat Int - Foreign Key
3. Aturan Inaktif Int - Foreign Key
4 Tanggal Inaktif Datetime - -
5 Tanggal Aktif
Kembali Datetime - -
14. Tabel Jadwal Retensi Arsip
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Jenis Surat
Fungsi : untuk menambah data Jadwal Retensi Arsip
Tabel 3.15 Jadwal Retensi Arsip
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Jenis Surat Int - Foreign Key
3 Lama Retensi Int - -
15. Tabel Unit Kerja
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Nama
Fungsi : untuk menambah data Unit Kerja
Tabel 3.16 Unit Kerja
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Nama Varchar 255 -
98
16. Tabel Lokasi
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Nama
Fungsi : untuk menambah data Lokasi
Tabel 3.17 Lokasi
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2. Nama Varchar 255 -
17. Tabel Media
Primary Key (PK) : Id
Foreign Key (FK) : Nama
Fungsi : untuk menambah data Media
Tabel 3.18 Media
No. Name Type Size Keterangan
1. Id Int - Primary Key
2 Nama Varchar 255 -
3.3.5 Desain Interface
a. Desain Form Login
Desain Form Login digunakan agar pengguna dapat masuk ke form
selanjutnya. Pengguna melakukan login berdasarkan username dan
password yang telah diberikan oleh admin, maka pengguna dapat masuk ke
form selanjutnya. Berikut desain form login dapat dilihat pada gambar 3.34.
99
Gambar 3.34 Desain Form Login
Fungsi-fungsi objek dalam Desain form Login adalah sebagai berikurt :
Tabel 3.19 Fungsi Objek Desain form login
Nama Objek Type Fungsi
Username Textbox Digunakan untuk mengisi username
pengguna.
Password Textbox Digunakan untuk mengisi password
pengguna.
Batal Button Digunakan untuk membersikan
username dan password pada textbox.
Masuk Button Digunakan untuk pengguna untuk masuk
ke dalam aplikasi.
b. Desain Form Utama (Home)
Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna melakukan
proses login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari aplikasi
ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.35.
100
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat
Master
Home
Disposisi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Manage User
Laporan
User
Gambar 3.35 Desain Form Utama
Fungsi-fungsi objek dalam desain form utama sebagai berikut :
Tabel 3.20 Fungsi Objek Desain form menu utama
Nama Objek Type Fungsi
Home MenuStip Digunakan untuk memanggil form
halaman utama.
Master MenuStip Digunakan untuk memanggil form
halaman master.
Surat MenuStip Digunakan untuk memasukan seluruh
surat ke dalam form surat.
Disposisi Arsip MenuStip
Digunakan untuk mendisposisikan arsip
surat kepada unit kerja dan pegawai
yang bersangkutan.
Jadwal Retensi
Arsip MenuStrip
Digunakan untuk melakukan retensi
arsip.
Manage User MenuStrip
Digunakan untuk menambahkan,
memperbarui, atau menghapus pengguna
pada aplikasi.
Laporan MenuStrip Digunakan untuk mencetak laporan.
Notifikasi MenuStrip Digunakan untuk melihat pemberitahuan
kepada pengguna.
101
c. Desain Form Master
Pada aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar
terdapat enam form master. Form master hanya dapat diakeses oleh admin,
form ini digunakan admin untuk melakukan insert, update dan delete data
master yang terdapat dalam database. Berikut desain form master dapat
dilihat pada gambar 3.36.
Gambar 3.36 Desain Form Master
1. Desain Form Master Jabatan
Pada gambar 3.37 merupakan form master jabatan. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
jabatan yang terdapat pada database jabatan.
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat
Master
Home
Disposisi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Hak Akses Pengguna
Laporan
Master Pegawai
Master Unit Kerja
Master Jabatan
Master Jenis Surat
Master Lokasi
Master Media
Master Jadwal Inaktif
Master Jadwal Retensi
User
102
Form Master Jabatan
JabatanId JabatanNo Kepala Disposisi aksiEnter Text
CariId Jabatan
Jabatan
Simpan
Kepala
Disposisi
Gambar 3.38 Desain Form Master Jabatan
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jabatan sebagai berikut :
Tabel 3.21 Fungsi Objek Desain form master jabatan
Nama Objek Type Fungsi
Id jabatan Textbox Digunakan untuk menampilkan id
Jabtan.
Jabatan Textbox Digunakan untuk mengisi data jabatan.
Kepala Combobox Digunakan untuk memilih kepala pada
jabatan yang dipilih
Dispoisis Combobox Digunakan untuk memberi akses
disposisi surat
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
jabatan ke dalam database.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item jabatan yang terdapat pada
database jabatan.
Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu
data jabatan.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu
data jabatan.
103
2. Desain Form Master Unit Kerja
Pada gambar 3.38 merupakan form master unit kerja. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
jabatan yang terdapat pada database unit kerja.
Gambar 3.38 Desain Form Master Unit Kerja
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit kerja sebagai berikut :
Tabel 3.22 Fungsi Objek Desain form master unit kerja
Nama Objek Type Fungsi
Id unit kerja Textbox Digunakan untuk menampilkan id unit
kerja.
Unit Kerja Textbox Digunakan untuk mengisi data unit
kerja.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data unit
kerja ke dalam database.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item unit kerja yang terdapat pada
database unit kerja.
Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu
data unit kerja.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu
Form Master Unit Kerja
Unit KejaId JunitKerjaNoEnter Text
CariId unit Kerja
Unit Kerja
Simpan
104
Nama Objek Type Fungsi
data unit kerja.
3. Desain Form Master Pegawai
Pada gambar 3.39 merupakan form master pegawai. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
jabatan yang terdapat pada database pegawai.
Gambar 3.39 Desain Form Master Pegawai
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit pegawai sebagai berikut :
Tabel 3.23 Fungsi Objek Desain form master pegawai
Nama Objek Type Fungsi
NIP Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor
induk pegawai.
Nama Textbox Digunakan untuk mengisi nama
pegawai.
Tanggal lahir Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal
lahir pegawai.
Tgl Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal
Form Master Pegawai
Jns KelNamaNIP Jabatan Unit Kerja AlamatEnter Text
Cari
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
L/P
Enter Text
NIP
Nama
Simpan
Tanggal Lahir
Unit Kerja
Jabatan
Tgl Pengaangkatan
Jenis Kelamin
Alamat
105
Nama Objek Type Fungsi
Pengangkatan pengangkatan pegawai.
Jenis Kelamin Combobox Digunkan untuk memilih jenis kelamin
pegawai
Unit kerja Combobox Digunakan untuk memilih unit kerja
pegawai.
Jabatan Combobox Digunkan untuk memilih jabatan
pegawai.
Alamat Textarea Digunkan untuk mengisi alamat pegawai
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
pegawai ke dalam database pegawai.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item karywan yang terdapat pada
database pegawai.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data
pegawai.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data
pegawai.
106
4. Desain Form Jenis Surat
Pada gambar 3.40 merupakan form master jenis surat. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
jenis surat yang terdapat pada database jenis surat.
Gambar 3.40 Desain Form Master Jenis Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jenis surat sebagai berikut :
Tabel 3.24 Fungsi Objek Desain form master jenis surat
Nama Objek Type Fungsi
Id jenis surat Textbox Digunakan menampilkan id jenis surat.
Jenis surat Textbox Digunakan untuk mengisi nama jenis
surat.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jenis
surat ke dalam database jenis surat.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item jenis surat yang terdapat pada
database jenis surat.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data
jenis surat.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data surat.
Form Master Jenis Surat
Jenis SuratId Jenis SuratNoEnter Text
CariId Jenis Surat
Jenis Surat
Simpan
107
5. Desain Form Lokasi
Pada gambar 3.41 merupakan form master lokasi. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
lokasi yang terdapat pada database lokasi.
Gambar 3.41 Desain Form Master Lokasi
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master lokasi sebagai berikut :
Tabel 3.25 Fungsi Objek Desain form master lokasi
Nama Objek Type Fungsi
Id lokasi Textbox Digunakan menampilkan id lokasi.
Lokasi Textbox Digunakan untuk mengisi nama lokasi.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data lokasi
ke dalam database lokasi.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item lokasi yang terdapat pada database
lokasi.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data
lokasi.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data
lokasi.
Form Master Lokasi
LokasiId LokasiNoEnter Text
CariId Lokasi
Lokasi
Simpan
108
6. Desain Form Media
Pada gambar 3.42 merupakan form master media. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
media yang terdapat pada database media.
Gambar 3.42 Desain Form Master Media
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master media sebagai berikut :
Tabel 3.26 Fungsi Objek Desain form master media
Nama Objek Type Fungsi
Id media Textbox Digunakan menampilkan id media.
media Textbox Digunakan untuk mengisi nama media.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data media
ke dalam database media.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item media yang terdapat pada database
media.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data
media.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data
media.
Form Master Media
MediaId MediaNoEnter Text
CariId Media
Media
Simpan
109
7. Desain Form Jadwal Inaktif Arsip
Pada gambar 3.43 merupakan form jadwal inaktif arsip. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
jadwal inaktif arsip yang terdapat pada database jadwal inaktif arsip.
Gambar 3.43 Desain Form Jadwal Inaktif Arsip
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master pengaturan retensi arsip
sebagai berikut :
Tabel 3.27 Fungsi Objek Desain form inaktif arsip
Nama Objek Type Fungsi
Id Inaktif arsip Textbox Digunakan menampilkan id inaktif arsip.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat.
Lama inaktif Textbox Digunakan untuk mengisi lama inaktif
arsip (tahun).
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item media yang terdapat pada database
media.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
jadwal inaktif arsip.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data
jadwal inaktif arsip.
Form Master Jadwal Inaktif Arsip
Lama RetensiJenis SuratNoEnter Text
CariId Inaktif Arsip
Jenis Surat
Simpan
Lama Inaktif
110
Nama Objek Type Fungsi
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data
jadwal inaktif arsip.
8. Desain Form Jadwal Retensi Arsip
Pada gambar 3.44 merupakan form jadwal retensi arsip. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data
jadwal retensi arsip yang terdapat pada database jadwal retensi arsip.
Gambar 3.44 Desain Form Jadwal Retensi Arsip
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master pengaturan retensi arsip
sebagai berikut :
Tabel 3.28 Fungsi Objek Desain form retensi arsip
Nama Objek Type Fungsi
Id retensi arsip Textbox Digunakan menampilkan id retensi arsip.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat.
Lama retensi Textbox Digunakan untuk mengisi lama retensi
arsip (tahun).
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item media yang terdapat pada database
media.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
Form Master Jadwal Retensi Arsip
Lama RetensiJenis SuratNoEnter Text
CariId Retensi Arsip
Jenis Surat
Simpan
Lama Retensi
111
Nama Objek Type Fungsi
pengaturan retensi arsip.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data
pengaturan retensi arsip.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data
pengturan retensi arsip.
d. Desain Form Pengaturan Pengguna
Pada gambar 3.45 merupakan form penggaturan pengguna. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau
menghapus data pengguna yang terdapat pada database pengguna.
Gambar 3.45 Desain Form Pengaturan Pengguna
Fungsi-fungsi objek dalam desain form penggaturan pengguna sebagai berikut
:
Tabel 3.29 Fungsi Objek Desain form pengaturan pengguna
Nama Objek Type Fungsi
Id Textbox Digunakan menampilkan id pengguna.
Email Textbox Digunakan untuk mengisi alamat email
pengguna.
Form Pengaturan Pengguna
EmailIdNo Password NIPEnter Text
Cari
Enter Text
Id
Simpan
Password
NIP
Hak Akses
112
Nama Objek Type Fungsi
Password Textbox Digunakan untuk mengisi password
pengguna.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item media yang terdapat pada database
media.
NIP Combobox Digunakan untuk memilih NIP pegawai
dari tabel pegawai.
Previlage Combobox Digunakan admin untuk memberi hak
akses kepada pengguna.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
pengguna ke dalam database pengguna.
Update Icon Digunakan untuk memperbarui data
pengguna.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data
pengguna.
e. Desain Form Arsip
Pada gambar 3.46 merupakan desain form arsip. Form ini berfungsi untuk
admin apabila ingin menginputkan arsip ke dalam aplikasi dan melakukan
peminjaman serta pengembalian arsip.
Gambar 3.46 Desain Form Arsip
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Arsip
Master
Home
Disposisi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Manage User
Laporan
Peminjaman
Surat Keluar
Surat Masuk
Penggembalian
Lihat Data Surat Masuk
Surat Masuk
Lihat Data Surat Keluar
Surat Keluar
History Peminjaman
Konfirmasi Peminjaman
Peminjaman Arsip
User
113
1. Desain Form Surat Masuk
Pada gambar 3.47 merupakan desain form surat masuk. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menginputkan surat masuk ke dalam aplikasi.
Gambar 3.47 Desain Form Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat masuk sebagai berikut :
Tabel 3.30 Fungsi Objek Desain form surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Id surat Textbox Digunakan menampilkan id surat.
Judul kop surat Textbox Digunakan untuk mengisi judul kop
surat masuk.
Nomor surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat.
Tanggal surat Textbox Digunakan untuk mengisi tanggal yang
tertera pada surat.
Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang
tertera pada surat.
Pengirim Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim
surat.
Form Surat Masuk
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter TextId Surat
Judul Kop Surat
Plih File
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Asal Instansi
Tanggal Masuk Surat
Unggah Surat
Jenis Surat
Masa Retensi
Lokasi Penyimpanan
Keterangan
SimpanLihat Data >>
Tahun
Masa Inaktif
Tahun
114
Nama Objek Type Fungsi
Asal instansi Textbox Digunakan untuk mengisi asal instansi
surat.
Balasan Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor
surat yang akan dibalas.
Tanggal masuk
surat Textbox
Digunakan untuk mengisi tanggal masuk
surat.
Upload Button Digunakan untuk mengunggah file surat
masuk.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat.
Masa inaktif Textbox Menampilkan masa inaktif surat.
Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi arsip.
Lokasi
penyimpanan Combobox
Digunakan untuk memilih loksi
penyimpanan arsip surat masuk.
keterangan Tetxtarea Digunakan untuk mengisi keterangan
surat masuk.
Lihat data Hyperlink
Digunakan untuk menampilkan data
arsip surat masuk yang ada di database
surat masuk.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data arsip
surat masuk ke dalam database surat
masuk.
2. Desain Form Lihat Surat Masuk
Pada gambar 3.48 merupakan desain form lihat surat masuk. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin melihat surat masuk di dalam
database surat masuk.
115
Gambar 3.48 Desain Form Lihat Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat masuk sebagai berikut :
Tabel 3.31 Fungsi Objek Desain form lihat surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Kembali ke isi
data Hyperlink
Digunakan kembali ke form surat masuk
untuk mengisi data kembali.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item surat masuk yang terdapat pada
database surat masuk.
View Icon Digunakan untuk melihat detil arsip.
update Icon
Digunakan untuk memperbarui salah
satu data surat masuk akan berpindah ke
form ubah surat masuk.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu
data surat masuk .
3. Desain Form detil Surat Masuk
Pada gambar 3.49 merupakan desain form detil surat masuk. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin melihat detil surat masuk di dalam
database surat masuk.
Lihat Arsip Masuk
Tgl Surat MasukId Surat MasukNo Tanggal Surat Perihal Asal Instansi Satus Disposisi Option
Cari
Kembali ke Isi Data >>
ST-1123/KW/15
116
Gambar 3.49 Desain Form Detil Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat masuk sebagai berikut :
Tabel 3.32 Fungsi Objek Desain form detil surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Lihat arsip Button
Digunakan untuk melihat arsip surat
yang telah diunggah berupa file .Pdf,
.Doc, Png, .Jpeg.
4. Desain Form Ubah Surat Masuk
Pada gambar 3.50 merupakan desain form ubah surat masuk. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin merubah surat masuk di dalam
database surat masuk.
Form Detil Surat Masuk
Id Surat
Judul Kop Surat
Lihat Arsip
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Asal Instansi
Tanggal Masuk Surat
Jenis Surat
Masa Retensi
Lokasi Penyimpanan
Keterangan
Tahun
Masa Inaktif
Tahun
117
Gambar 3.50 Desain Form Ubah Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form ubah surat masuk sebagai berikut :
Tabel 3.33 Fungsi Objek Desain form ubah surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data surat
masuk yang telah diubah.
Pilih file Button Digunakan untuk mengunggah file
dalam bentuk .Pdf.
Browse Hyperlink Digunakan untuk memilih balasan surat.
Form Surat Masuk
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter TextId Surat
Judul Kop Surat
Plih File
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Asal Instansi
Tanggal Masuk Surat
Unggah Surat
Jenis Surat
Masa Retensi
Lokasi Penyimpanan
Keterangan
Simpan
Tahun
Masa Inaktif
Tahun
118
5. Desain Form Usulan Surat Keluar
Pada gambar 3.51 merupakan desain form pengajuan surat keluar. Form
ini berfungsi untuk pengguana apabila ingin mengajukan usulan surat
keluar.
Gambar 3.51 Desain Form Usulan Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form usulan surat keluar sebagai berikut :
Tabel 3.34 Fungsi Objek Desain form usulan surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
Id surat Textbox Digunakan menampilkan id surat.
Judul kop surat Textbox Digunakan untuk mengisi judul kop
surat masuk.
Nomor surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat.
Tanggal surat Textbox Digunakan untuk mengisi tanggal yang
tertera pada surat.
Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang
tertera pada surat.
Kepada Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim
Form Usulan Surat Keluar
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Id Surat
Judul Kop Surat
Plih File
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Asal Instansi
Unggah Surat
Jenis Surat
Keterangan
Simpan
Status surat
Masa Retensi
Kirim Via
Masa Inaktif
119
Nama Objek Type Fungsi
surat.
Asal instansi Textbox Digunakan untuk mengisi asal instansi
surat.
Status surat Textbox Digunakan untuk mengisi status surat.
Upload Button Digunakan untuk mengunggah file
usulan surat keluar.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat.
Masa inaktif Tetxtbox Menampilkan masa inaktif surat
Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi surat
keterangan Tetxtarea Digunakan untuk mengisi keterangan
surat masuk.
Lihat data Hyperlink
Digunakan untuk menampilkan data
arsip surat keluar yang ada di database
surat keluar.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data arsip
surat masuk ke dalam database surat
keluar.
6. Desain Form Approval Surat Keluar
Pada gambar 3.52 merupakan desain form approval surat keluar. Form ini
berfungsi untuk pengguana apabila ingin menyetujui usulan surat keluar.
Gambar 3.52 Desain Form Approval Surat Keluar
Form Approval Ususlan Surat Keluar
KepadaId Surat No Tanggal Perihal Instansi Satus Surat Action
Cari
12345
1234567
120
Tabel 3.35 Fungsi Objek Desain form approval surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
No arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail surat
keluar.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item usulan surat keluar yang terdapat
pada database surat keluar.
Setuju Icon Digunakan untuk menyetujui usulan
surat keluar.
Tidak setuju Icon Digunakan untuk menolak usulan surat
keluar
7. Desain Form Cetak Surat Keluar
Pada gambar 3.53 merupakan desain form cetak surat keluar. Form ini
berfungsi untuk pengguana apabila ingin mencetak usulan surat keluar
untuk dilegalisasi dengan tanda tanggan dan stamp.
Gambar 3.53 Desain Form Cetak Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form cetak surat keluar sebagai berikut :
Form Cetak Ususlan Surat Keluar
KepadaId Surat No Tanggal Perihal Instansi Satus Surat Action
Cari
12345
1234567
121
Tabel 3.36 Fungsi Objek Desain form cetak surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
No arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail surat
keluar.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data
item usulan surat keluar yang terdapat
pada database surat keluar.
Cetak Icon Digunakan untuk mencetak usulan surat
keluar.
8. Desain Form Surat Keluar
Pada gambar 3.54 merupakan desain form surat keluar. Form ini berfungsi
untuk mencatat surat keluar yang telah dilegalisasi dengan tanda tanggan
dan stamp.
Gambar 3.54 Desain Form Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat keluar sebagai berikut :
Form Surat Keluar
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Id Surat
Judul Kop Surat
Plih File
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Asal Instansi
Unggah Surat
Jenis Surat
Keterangan
Simpan
Status surat
Masa Retensi
Kirim Via
Masa Inaktif
122
Tabel 3.37 Fungsi Objek Desain form surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
Id surat Textbox Digunakan menampilkan id surat.
Judul kop surat Textbox Digunakan untuk mengisi judul kop
surat masuk.
Nomor surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat.
Tanggal surat Textbox Digunakan untuk mengisi tanggal yang
tertera pada surat.
Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang
tertera pada surat.
Kepada Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim
surat.
Asal instansi Textbox Digunakan untuk mengisi asal instansi
surat.
Status surat Textbox Digunakan untuk mengisi status surat.
Kirim via Textbox Digunakan untuk mengisi kurir surat.
Upload Button Digunakan untuk mengunggah file
usulan surat keluar.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat.
Masa inaktif Textbox Menampilkan masa inaktif arsip.
Masa retensi Textbox Menampilakan masa retensi arsip.
keterangan Tetxtarea Digunakan untuk mengisi keterangan
surat masuk.
Lihat data Hyperlink
Digunakan untuk menampilkan data
arsip surat keluar yang ada di database
surat keluar.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data arsip
surat masuk ke dalam database surat
keluar.
123
9. Desain Form Detil Surat Keluar
Pada gambar 3.55 merupakan desain form detil surat keluar. Form ini
berfungsi untuk melihat detil surat keluar yang telah dilegalisasi dengan
tanda tanggan dan stamp.
Gambar 3.55 Desain Form detil Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat keluar sebagai berikut :
Tabel 3.38 Fungsi Objek Desain form detil surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
Lihat surat Button Digunakan untuk melihat arsip surat
yang telah diunggah berupa file .Pdf.
Form Detil Surat Keluar
Id Surat
Judul Kop Surat
Lihat Surat
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Asal Instansi
Jenis Surat
Keterangan
Status surat
Masa Inaktif
Kirim Via
Masa Retensi
124
10. Desain Form Ubah Surat Keluar
Pada gambar 3.56 merupakan desain form ubah surat keluar. Form ini
berfungsi untuk melihat merubah data surat keluar yang telah dilegalisasi
dengan tanda tanggan dan stamp.
Gambar 3.56 Desain Form ubah Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat keluar sebagai berikut :
Tabel 3.39 Fungsi Objek Desain form ubah surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data surat
keluar yang telah diubah.
Pilih file Button Digunakan untuk mengunggah file
dalam bentuk .Pdf.
Browse Hyperlink Digunakan untuk memilih balasan surat.
Form Surat Keluar
Id Surat
Judul Kop Surat
Plih File
Nomor Surat
Tanggal Surat
Perihal Surat
Kepada
Balasan Dari surat
Asal Instansi
Browse
Unggah Surat
Jenis Surat
Keterangan
Simpan
Status surat
Masa Inaktif
Kirim Via
Masa Retensi
125
11. Desain Form Peminjaman Arsip Surat
Pada gambar 3.57 merupakan desain form peminjaman arsip surat. Form
ini digunakan oleh pegawai apabila ingin meminjam arsip surat yang
terdapat di dalam database surat.
Gambar 3.57 Desain Form Peminjaman Arsip Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form peminjaman arsip surat sebagai
berikut :
Tabel 3.40 Fungsi Objek Desain form peminjaman arsip surat
Nama Objek Type Fungsi
Checkbox Digunakan untuk memberi tanda untuk
memilih arsip surat yang dipinjam.
Tanggal
kembali
Date time
picker
Digunakan untuk mengisi tanggal
kembali arsip surat.
Keterangan Textarea Digunakan untuk mengisi alasan
peminjaman arsip.
Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu data
itep arsip surat yang akan dipinjam.
Peminjaman Arsip Surat
Jns SuratTgl Masuk SuratId Surat Perihal Asal Instansi Lokasi Status Pinjam
Cari
Enter Text
Pinjam
Tanggal Kembali Keterangan
126
12. Desain Form konfirmasi Peminjaman dan Detail Peminjaman
Pada gambar 3.58 merupakan desain form konfirmasi peminjaman arsip surat
dan detil peminjaman. Form ini digunakan oleh admin untuk mengkonfirmasi
peminjaman arsip yang dilakukan oleh pegawai.
Gambar 3.58 Desain Form Konfirmasi Peminjaman Arsip Surat dan Detil
Peminjaman
Fungsi-fungsi objek dalam desain form konfirmasi peminjaman arsip surat
dan detil peminjaman sebagai berikut :
Konfirmasi Peminjaman
KeteranganNamaNo Jumlah Pinjam Konfirmasi
Detail Peminjaman
Tanggal Kembali Id SuratNo Keteranagan Terima
Nama Peminjam
Jabatan
Unit Kerja
Konfirmasi
127
Tabel 3.41 Fungsi Objek Desain form konfirmasi peminjaman surat dan detil
peminjaman
Nama Objek Type Fungsi
Nama
Peminjam Textbox Menampilkan nama peminjam.
Jabatan Textbox Menampilkan nama jabatan.
Unit kerja Textbox Menampilkan unit kerja
Konfirmasi Detail Untuk menampilkan detil peminjaman.
Konfirmasi Button Untuk melakukan konfirmasi
peminjaman.
13. Desain Form History Peminjaman
Pada gambar 3.59 merupakan desain form history peminjaman arsip surat.
Form ini digunakan oleh admin untuk melihat history peminjaman arsip
surat.
Gambar 3.59 Desain Form Histroy Peminjaman Arsip Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form histrory peminjaman arsip surat
sebagai berikut:
History Peminjaman
No. SuratNama PegawaiNo Tgl Pinjam Tgl kembali Status
Cari
128
Tabel 3.42 Fungsi Objek Desain form histrory peminjaman surat
Nama Objek Type Fungsi
Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu
item arsip surat yang akan dipinjam..
14. Desain Form Pengembalian Arsip Surat
Pada gambar 3.60 merupakan desain form pengembalian arsip surat. Form
ini digunakan oleh pegawai untuk melakukan pengembalian arsip surat.9
Gambar 3.60 Desain Form Pengembalian Arsip Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form pengembalian arsip surat sebagai
berikut:
Tabel 3.43 Fungsi Objek Desain Pengembalian Arsip Surat
Nama Objek Type Fungsi
Kembali Checkbox Digunkan untuk memberi tanda arsip
surat mana yang akan dikembalikan.
Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu
item arsip surat yang akan dipinjam..
Form Pengembalian Arsip
No ArsipNamaNo Tgl Pinjam Tgl Kembali Kembali
Cari
129
15. Desain Form History Pengembalian
Pada gambar 3.61 merupakan desain form history pengembalian arsip
surat. Form ini digunakan oleh admin untuk melihat history pengembalian
arsip surat.
Gambar 3.60 Desain Form Histroy Pengembalian Arsip Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form history pengembalian arsip surat
sebagai berikut:
Tabel 3.44 Fungsi Objek Desain form histrory pengembalian arsip surat
Nama Objek Type Fungsi
Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu
item arsip surat yang telah kembali.
f. Desain Form Disposisi Arsip Surat
Pada gambar 3.62 merupakan desain form disposisi. Form ini digunakan
untuk melakukan disposisi arsip dan melihat history disposisi arsip.
History Peminjaman
No. SuratNama PegawaiNo Tgl Pinjam Tgl kembali Status
Cari
130
Gambar 3.61 Desain Form Disposisi Arsip Surat
1. Desain Form Daftar Disposisi Arsip
Pada gambar 3.63 merupakan desain form daftar disposisi arsip. Form ini
digunakan untuk melihat daftar disposisi arsip.
Gambar 3.63 Desain Form Daftar Disposisi Arsip Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form daftar disposisi arsip adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.45 Fungsi Objek Desain form daftar disposisi arsip surat
Nama Objek Type Fungsi
Disposisisi Detail Digunakan untuk menuju ke form
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat
Master
Home
Disposisi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Manage User
Laporan
History Disposisi
Disposisi Arsip
User
Daftar Disposisi Arsip
Tanggal SuratJenis SuratId Surat Lihat Arsip Disposisi
Tanggal SuratJenis SuratId Surat Lihat Arsip Disposisi
Cari
Cari
Arsip Surat Terdisposisi
Arsip Surat Belum Terdisposisi
131
Nama Objek Type Fungsi
disposisi arsip.
Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu
arsip yang akan di disposisi.
2. Desain Form Disposisi Arsip Surat Sub Bagian Umum
Pada gambar 3.64 merupakan desain form disposisi arsip surat sub bagian
umum. Form ini digunakan untuk melakukan disposisi arsip.
Gambar 3.64 Desain Form Disposisi Arsip Surat Sub Bagian Umum
Fungsi-fungsi objek dalam desain form disposisi arsip sub bagian umum
adalah sebagai berikut :
Tabel 3.46 Fungsi Objek Desain form disposisi arsip surat sub bagian umum
Nama Objek Type Fungsi
Nomor surat Textbox Digunakan menampilkan no surat yang
akan didisposisi.
Tanggal masuk
surat Textbox
Digunakan menampilkan tanggal masuk
surat.
Perihal textbox Digunakan menampilkan perihal surat.
Disposisi Surat
Nomor SuratTanggal Masuk Surat
Perihal
Tanggal Surat
Dari
Jenis Surat
Asal Instansi
Unit Kerja
Nota Disposisi
Disposisi
Keterangan
Didisposisi Kepada
132
Nama Objek Type Fungsi
Tanggal surat Textbox Digunakan menampilakan tanggal surat.
Dari Textbox Digunakan menampilkan pengirim surat.
Jenis surat Textbox Digunakan menampilkan jenis surat.
Asal instansi Textbox Digunakan menampilkan asal instansi.
Keterangan Textarea Digunakan menampilkan keterangan
surat.
Disposisi
kepada Combobox
Digunakan untuk memilih unit kerja
penerima disposisi surat.
Nota disposisi Textarea Digunakan untuk memberi nota
keterangan disposisi.
Disposisi Button Digunakan untuk melakukan disposisi.
3. Desain Form Disposisi Arsip Surat Unit Kerja
Pada gambar 3.65 merupakan desain form disposisi arsip surat unit kerja.
Form ini digunakan untuk melakukan disposisi arsip.
Gambar 3.65 Desain Form Disposisi Arsip Surat Unit Kerja
Fungsi-fungsi objek dalam desain form disposisi arsip unit kerja adalah
sebagai berikut:
Disposisi Surat
Nomor Surat
Tanggal Masuk Surat
Perihal
Tanggal Surat
Perihal
Jenis Surat
Asal Instansi
Pelaksana
Nota Disposisi
Disposisi
Keterangan
Didisposisi Kepada
133
Tabel 3.47 Fungsi Objek Desain form disposisi arsip surat unit kerja
Nama Objek Type Fungsi
Nomor surat Textbox Digunakan menampilkan no surat yang
akan didisposisi.
Tanggal masuk
surat Textbox
Digunakan menampilkan tanggal masuk
surat.
Perihal textbox Digunakan menampilkan perihal surat.
Tanggal surat Textbox Digunakan menampilakan tanggal surat.
Dari Textbox Digunakan menampilkan pengirim surat.
Jenis surat Textbox Digunakan menampilkan jenis surat.
Asal instansi Textbox Digunakan menampilkan asal instansi.
Keterangan Textarea Digunakan menampilkan keterangan
surat.
Disposisi
kepada
pelaksana
Combobox Digunakan untuk memilih pelaksana
penerima disposisi surat.
Nota disposisi Textarea Digunakan untuk memberi nota
keterangan disposisi.
Disposisi Button Digunakan untuk melakukan disposisi.
g. Desain Form Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pada gambar 3.66 merupakan desain form JRA. Form ini digunakan untuk
melakukan retensi arsip. Terdapat 3 submenu yaitu masa aktif arsip,
retensi arsip, dan penggandaan. Masa aktif arsip dibagi menjadi 2 sub
menu yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.
134
Gambar 3.66 Desain Form Jadwal Retensi Arsip
1. Desain Form Disposisi Arsip Aktif
Pada gambar 3.67 merupakan desain form arsip surat aktif. Form ini
digunakan untuk melihat arsip aktif.
Gambar 3.67 Desain Form Arsip Aktif
Fungsi-fungsi objek dalam desain form arsip surat aktif adalah sebagai
berikut :
Arsip Aktif
Jns SuratTgl Masuk SuratId Surat Perihal Asal Instansi Lokasi Status Surat
Cari
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Arsip aktifRetensi Arsip
Masa Aktif surat
Arsip Inaktif
Surat
Master
Home
Disposisi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Hak Akses Pengguna
Laporan
User
135
Tabel 3.48 Fungsi Objek Desain form arsip surat aktif
Nama Objek Type Fungsi
Cari Textbox Digunakan untuk melakukan pencarian
salah satu arsip surat
2. Desain Form Disposisi Arsip Inaktif
Pada gambar 3.68 merupakan desain form arsip surat inaktif. Form ini
digunakan untuk melihat arsip surat inaktif dan merubah arsip surat inaktif
menjadi aktif.
Gambar 3.68 Desain Form Arsip Inaktif
Fungsi-fungsi objek dalam desain form arsip surat inaktif adalah sebagai
berikut :
Tabel 3.49 Fungsi Objek Desain form arsip surat inaktif
Nama Objek Type Fungsi
Cari Textbox Digunakan untuk melakukan pencarian
salah satu arsip surat.
Checklist Untuk melilih item arsip surat yang akan
Arsip Inaktif
Jns SuratTgl Masuk SuratId Surat Perihal Asal Instansi Lokasi Status Surat
Cari
Aktifkan
136
Nama Objek Type Fungsi
diaktifkan.
Aktifkan Button
Digunakan untuk melakuakan perubahan
status arsip surat inaktif menjadi arsip
surat aktif
3. Desain Form Disposisi Retensi Arsip
Pada gambar 3.69 merupakan desain form Retensi Arsip. Form ini
digunakan untuk arsip yang sudah masuk masa kadaluwarsa dan untuk
mengaktifkan arsip kembali atau menghapusnya.
Gambar 3.69 Desain Form Retensi
Fungsi-fungsi objek dalam desain form arsip surat inaktif adalah sebagai
berikut :
Tabel 3.50 Fungsi Objek Desain form retensi arsip
Nama Objek Type Fungsi
Status arsip Combobox Digunakan untuk memilih status surat
yang akan dicari.
Cari Button Digunakan untuk melakukan pencarian
Retensi Arsip
Jns SuratTgl Masuk SuratId Surat Perihal Asal Instansi Lokasi Status Surat
Cari
Enter Text
Hapus
Status Arsip
Cari
Aktifkan
137
Nama Objek Type Fungsi
arsip.
Checklist Untuk melilih item arsip surat yang akan
diaktifkan atau diretensi.
Aktifkan Button
Digunakan untuk melakuakan perubahan
status arsip surat kadaluarsa menjadi
arsip surat aktif
Hapus Button
Digunakan untuk melakukan
penghapusan arsip yang telah memasuki
masa kadaluarsa.
h. Desain Form Laporan
1. Laporan Surat Masuk
Gambar 3.70 di bawah ini merupakan desain laporan surat masuk per
periode dilihat berdasarkan data surat masuk yang masuk kedalam
aplikasi.
Gambar 3.70 Desain Form Laporan Surat Masuk
2. Laporan Surat Keluar
Gambar 3.71 di bawah ini merupakan desain laporan surat keluar per
periode dilihat berdasarkan data surat keluar yang masuk kedalam aplikasi.
138
Gambar 3.71 Desain Form Laporan Surat Keluar
3. Laporan Disposisi Arsip Surat
Gambar 3.72 di bawah ini merupakan desain laporan disposisi arsip surat
per periode dilihat berdasarkan data disposisi arsip surat yang masuk
kedalam aplikasi.
Gambar 3.72 Desain Form Laporan Disposisi Arsip Surat
139
4. Laporan Peminjaman Arsip Surat
Gambar 3.73 di bawah ini merupakan desain laporan peminjaman arsip
surat per periode dilihat berdasarkan data peminjaman arsip surat yang
masuk kedalam aplikasi.
Gambar 3.73 Desain Form Laporan Peminjaman Arsip Surat
5. Laporan arsip inaktif
Gambar 3.74 di bawah ini merupakan desain laporan arsip inaktif per
periode dilihat berdasarkan data arsip inaktif yang masuk kedalam
aplikasi.
Gambar 3.74 Desain Form Laporan Arsip Inaktif
140
6. Laporan retensi arsip
Gambar 3.75 di bawah ini merupakan desain laporan rtensi arsip per
periode dilihat berdasarkan data retensi arsip yang masuk kedalam
aplikasi.
Gambar 3.75 Desain Form Laporan Arsip Inaktif
3.3.6 Desain Uji Coba
Tabel 3.51 Desain Uji Coba
No Tujuan Input Output Diharapkan
1. Hanya
menampilkan
menu Surat
Masuk dan Surat
Keluar.
Login sebagai Kepala Kantor,
Login sebagai Subbagian selain
umum.
Tampil menu surat
masuk dan surat
keluar.
2. Menampilkan
menu master.
Login sebagai Aministrator. Tampil menu
master.
3 Tambah data
jabatan
Memasukan data jabatan pada form
master jabatan kemudian menekan
tombol simpan
Muncul daftar
jabatan yang
ditampilkan pada
tabel data jabatan.
4 Ubah data dari
tabel data jabatan
Menekan icon pensil pada tabel
data jabatan kemudian muncul data
pada form edit jabatan yang akan
Data jabatan
berhasil diubah.
141
No Tujuan Input Output Diharapkan
diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti jabatan.
5 Menghapus data
dari tabel jabatan
Menekan icon sampah pada tabel
data jabatan
Data jabatan
berhasil dihapus.
6 Tambah data unit
kerja
Memasukan data unit kerja pada
form master unit kerja kemudian
menekan tombol simpan
Muncul daftar unit
kerja yang
ditampilkan pada
tabel data jabatan.
7 Ubah data dari
tabel data unit
kerja
Menekan icon pensil pada tabel
data unit kerjakemudian muncul
data pada form edit unit kerja yang
akan diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti unit kerja.
Data unit kerja
berhasil diubah.
8 Menghapus data
dari tabel unit
kerja
Menekan icon sampah pada tabel
data unit kerja
Data unit kerja
berhasil dihapus.
9 Tambah data
pegawai
Memasukan data pegawai pada
form master pegawai kemudian
menekan tombol simpan
Muncul daftar
pegawai yang
ditampilkan pada
tabel data pegawai.
10 Ubah data dari
tabel data
pegawai
Menekan icon pensil pada tabel
data pegawai kemudian muncul
data pada form edit pegawai yang
akan diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti pegawai.
Data pegawai
berhasil diubah.
11 Menghapus data
dari tabel
pegaawai
Menekan icon sampah pada tabel
data pegawai
Data pegawai
berhasil dihapus.
12 Tambah data jenis
surat
Memasukan data jenis surat pada
form master jenis surat kemudian
menekan tombol simpan
Muncul daftar jenis
surat yang
ditampilkan pada
tabel data jenis
surat.
13 Ubah data dari
tabel data jenis
surat
Menekan icon pensil pada tabel
data jenis surat kemudian muncul
data pada form edit jenis surat yang
akan diubah pada textbox kemudian
Data jenis surat
berhasil diubah.
142
No Tujuan Input Output Diharapkan
menekan tombol simpan setelah
mengganti jenis surat.
14 Menghapus data
dari tabel jenis
surat
Menekan icon sampah pada tabel
data jenis surat.
Data jenis surat
berhasil dihapus.
15 Tambah data
lokasi
Memasukan data lokasi pada form
master lokasi kemudian menekan
tombol simpan
Muncul daftar lokasi
yang ditampilkan
pada tabel data
lokasi.
16 Ubah data dari
tabel data lokasi
Menekan icon pensil pada tabel
data lokasi kemudian muncul data
pada form edit lokasi yang akan
diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti lokasi.
Data lokasi berhasil
diubah.
17 Menghapus data
dari tabel lokasi
Menekan icon sampah pada tabel
data lokasi.
Data lokasi berhasil
dihapus.
18 Tambah data
media
Memasukan data media pada form
master media kemudian menekan
tombol simpan
Muncul daftar media
yang ditampilkan
pada tabel data
media.
19 Ubah data dari
tabel data media
Menekan icon pensil pada tabel
data media kemudian muncul data
pada form edit media yang akan
diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti media.
Data media berhasil
diubah.
20 Menghapus data
dari tabel media
Menekan icon sampah pada tabel
data media.
Data media berhasil
dihapus.
21 Tambah data
jadwal inkatif
Memasukan data jadwal inaktif
pada form master jadwal inkatif
kemudian menekan tombol simpan
Muncul daftar
jadwal inaktif yang
ditampilkan pada
tabel data jadwal
inaktif.
22 Ubah data dari
tabel data jadwal
inaktif
Menekan icon pensil pada tabel
data jadwal inaktif kemudian
muncul data pada form edit jadwal
Data jadwal inaktif
berhasil diubah.
143
No Tujuan Input Output Diharapkan
inaktif yang akan diubah pada
textbox kemudian menekan tombol
simpan setelah mengganti jadwal
inaktif.
23 Menghapus data
dari tabel jadwal
inaktif
Menekan icon sampah pada tabel
data jadwal inkatif.
Data jadwal inaktif
berhasil dihapus.
24 Tambah data
jadwal retensi
Memasukan data jadwal inaktif
pada form master jadwal retensi
kemudian menekan tombol simpan
Muncul daftar
jadwal retensiyang
ditampilkan pada
tabel data jadwal
retensi.
25 Ubah data dari
tabel data jadwal
retnsi
Menekan icon pensil pada tabel
data jadwal retensi kemudian
muncul data pada form edit jadwal
retensi yang akan diubah pada
textbox kemudian menekan tombol
simpan setelah mengganti jadwal
retensi.
Data jadwal retensi
berhasil diubah.
26 Menghapus data
dari tabel jadwal
retensi
Menekan icon sampah pada tabel
data jadwal retensi.
Data jadwal retensi
berhasil dihapus.
27 Tambah data
pengguna
Memasukan data pengguna pada
form master pengguna kemudian
menekan tombol simpan
Muncul daftar
pengguna yang
ditampilkan pada
tabel data pengguna.
28 Ubah data dari
tabel data
pengguna
Menekan icon pensil pada tabel
data surat masuk kemudian muncul
data pada form edit pengguna yang
akan diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti data pengguna.
Data pengguna
berhasil diubah.
29 Menghapus data
dari tabel
pengguna
Menekan icon sampah pada tabel
data pengguna.
Data pengguna
berhasil dihapus.
30 Melihat detil
pengguna.
Menekan icon lup pada tabel data
pengguna
Data detil pengguna
berhasil muncul.
144
No Tujuan Input Output Diharapkan
31 Tambah data
Surat Masuk
Memasukan data surat masuk pada
form surat masuk kemudian
menekan tombol simpan
Muncul daftar surat
masuk yang
ditampilkan pada
tabel data surat
masuk.
32 Ubah data dari
tabel data surat
masuk
Menekan icon pensil pada tabel
data surat masuk kemudian muncul
data pada form arsip masuk yang
akan diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti data surat masuk.
Data arsip masuk
berhasil diubah.
33 Melihat arsip
masuk
Memilih menu lihat arsip masuk
pada sidebar surat masuk.
Menampilkan daftar
surat masuk.
34 Melihat detil arsip
masuk.
Menekan icon mata pada tabel data
surat masuk.
Menampilkan detil
arsip masuk.
35 Melihat daftar
arsip.
Menekan hyperlink “lihat” pada
daftar arsip
Menampilkan daftar
arsip masuk berupa
file .pdf, .doc, .png,
.jpeg.
36 Menghapus data
arsip surat masuk.
Menekan icon sampah pada tabel
surat masuk.
Data arsip surat
masuk berhasil
dihapus.
37 Tambah data
surat keluar
Memasukan data surat keluar pada
form surat keluar kemudian
menekan tombol simpan
Muncul daftar surat
keluar yang
ditampilkan pada
tabel data surat
keluar.
38 Ubah data dari
tabel data surat
keluar
Menekan icon pensil pada tabel
data surat keluar kemudian muncul
data pada form arsip keluar yang
akan diubah pada textbox kemudian
menekan tombol simpan setelah
mengganti data surat keluar.
Data surat keluar
berhasil diubah.
39 Melihat arsip
keluar
Memilih menu lihat arsip keluar
pada sidebar surat masuk.
Menampilkan daftar
surat keluar.
40 Melihat detil arsip
keluar.
Menekan icon mata pada tabel data
surat keluar.
Menampilkan detil
arsip keluar.
145
No Tujuan Input Output Diharapkan
41 Melihat daftar
arsip .
Menekan hyperlink “lihat” pada
daftar arsip.
Menampilkan daftar
arsip berupa file
.pdf, .doc, .png,
.jpeg.
42 Menghapus data
arsip surat keluar.
Menekan icon sampah pada tabel
surat keluar.
Data arsip keluar
berhasil dihapus.
43 Melakukan
Peminjaman
Arsip
Memilih arsip pada form
peminjaman arsip dan mengisi
keterangan pinjam kemudian
menekan tombol simpan.
Proses peminjaman
berhasil disimpan
dalam tabel
peminjaman dan
menunggu
konfirmasi.
44 Konfirmasi
peminjaman
arsip.
Melakukan konfirmasi peminjaman
dengan menekan tombol
konfirmasi.
Peminjaman arsip
berhasil
dikonfirmasi.
45 Melihat riwayat
peminjaman
Memilih menu riwayat peminjaman
pada sidebar peminjaman.
Menampilkan daftar
riwyat peminjaman
arsip.
46 Pengembailan
arsip
Memilih opsi “kembali” pada form
konfirmasi peminjaman
Status peminjaman
surat menjadi
“kembali”
47 Notifikasi
keterlambatan
pengembalian
Memilih opsi “notifikasi” pada
surat yang statusnya “telat”
Notifikasi
keterlambatan
terkirim ke e-mail
peminjam arsip
48 Melakukan
disposisi dari sub
bagian umum ke
kepala unit
memilih arsip surat dengan status
“belum” dengan menekan proses .
Selanjutnya muncul form disposisi
kemudian memilih unit kerja dan
mengisi keterangan lalu simpan .
Notifikasi disposisi
surat dapat
tersampaikan kepada
unit kerja yang
ditujuh
49 Melakukan
disposisi dari sub
bagian umum ke
pelaksana
memilih arsip surat dengan status
“belum” dengan menekan proses .
Selanjutnya muncul form disposisi
kemudian memilih pelaksana dan
mengisi keterangan lalu simpan .
Notifikasi disposisi
surat dapat
tersampaikan kepada
pelaksana yang
ditujuh
50 Melihat riwayat
disposisi
Memilih menu riwayat disposisi
pada sidebar disposisi.
Menampilkan daftar
riwayat disposisi .
146
No Tujuan Input Output Diharapkan
51 Notifiksi
Disposisi
Menerima disposisi Muncul notifikasi
52 Notifikasi
disposisi e-mail
Menerima disposisi Menerima e-mail
pemberitahuan
53 Melihat Arsip
Aktif
Memilih menu “arsip aktif” pada
side bar
Tampil arsip aktif
54 Melihat Arsip
Inaktif
Memilih menu “arsip inaktif” pada
side bar
Tampil arsip inaktif
55 Mengubah Arsip
Inaktif menjadi
aktif
Memilih opsi “aktifkan” pada
daftar arsip inaktif
Arsip inaktif
berubah menjadi
aktif
56 Melihat retensi
arsip
Memilih menu “retensi” pada side
bar
Tampil retensi arsip
57 Mengirim surat
keluar ke sub
bagian umum
Menekan tombol “proses” pada
daftar arsip keluar yang belum
terproses
Muncul pop-up
untuk mengirim
kesub bagian umum
dengan mengisi nota
58 Melihat surat
keluar yang sudah
sampai di sub
bagian umum
Menekan notifikasi yang muncul Muncul daftar surat
keluar yang belum
terproses
59 Upload kembali
surat keluar
Menekan tombol “proses” pada
daftar surat yang berstatus “belum”
dan menunggah surat keluar yang
sudah dilegalisasi
Surat keluar yang
terlegalisasi berhasil
diunggah
60 Notifikasi proses
alur surat keluar
melalui e-mail
Menerima alur surat keluar Menerima notifikasi
melalui e-mail
61 Tambah Agenda Memasukan data agenda pada form
agenda
Muncul agenda yang
ditampilkan pada
daftar agenda
62 Ubah agenda Menekan icon ubah pada daftar
agenda
Data agenda berhasil
diubah
63 Hapus Agenda Menekan icon hapus pada daftar
agenda
Data agenda berhasil
dihapus
147
No Tujuan Input Output Diharapkan
64 Mencetak laporan
surat masuk
Memilih jenis laporan surat masuk
pada combo box dan mengisi
periode laporan.
Cetak laporan surat
masuk
65 Mencetak laporan
surat masuk
Memilih jenis laporan surat keluar
pada combo box dan mengisi
periode laporan.
Cetak laporan surat
keluar
66 Mencetak laporan
disposisi arsip
Memilih jenis laporan disposisi
arsip pada combo box dan mengisi
periode laporan.
Cetak laporan
disposisi arsip
67 Mencetak laporan
peminjaman arsip
Memilih jenis laporan peminjaman
arsip pada combo box dan mengisi
periode laporan.
Cetak laporan
peminjaman arsip
68 Mencetak laporan
arsip inaktif
Memilih jenis laporan arsip inaktif
pada combo box dan mengisi
periode laporan.
Cetak laporan arsip
inaktif
69 Mencetak laporan
retensi arsip
Memilih jenis laporan retensi arsip
pada combo box dan mengisi
periode laporan.
Cetak laporan
retensi arsip
148
3.3.7 Desain Kuesioner
Tabel dibawah ini merupakan tabel kuesioner yang digunakan untuk
melakukan uji coba pengguna. Dalam tabel kuesioner ini terdiri dari nomor,
pertanyaan, bobot penilaian serta terdapat keterangan tentang bobot penilaian
tersebut.
Tabel 3.52 Desain Kuesioner
No. Pertanyaan
Penilaian
1 2 3 4
1 Pertanyaan ke 1
2 Pertanyaan ke 2
3 Pertanyaan ke 3
4 Pertanyaan ke n
Keterangan :
1. Sangat Puas
2. Cukup puas
3. Kurang puas
4. Sangat tidak puas