437

VIII IZVOĐENJE RADOVA

NA GRADILIŠTU

8.1 Uvod

Izvođenjem radova na gradilištu realizuje se idealizovani model sa procenjenim spoljašnim uticajima i ograničenom mogućnošću sagledavanja investiciono tehničke dokumentacije. Česte su situcije, u praksi, da izvođenje radova počinje i pre završetka rada na izradi potrebne projektne dokumentacije, da se, na bazi projektne dokumentacije na osnovu koje je ugovoreno, počinje sa radovima, a da se proces dalje razrade projektne dokumentacije odvija paralelno. Iako se u praksi realizuje ono što ugovorne strane smatraju da mogu da prihvate, pa su, prema tome, moguće i razne situacije, ipak je čest slučaj da se na početku radova ne raspolaže čak ni dobro urađenim idejnim projektom. U takvoj situaciji potrebni su dodatni napori izvođača, investitora i njegovih konsultanata, za obezbeđivanje pune koordinacije između rada na izradi projektne dokumentacije i radova na gradilištu, na kontroli kvaliteta i zaštiti ugovornih strana u odnosu na preuzete obaveze i uslove definisane ugovorom.

Odstupanja projektovanog i zamišljenog modela od realnosti na gradilištu utoliko su manja, ukoliko je bila kvalitetnija priprema posla. Bitno je napomenuti da priprema posla za izvođača počinje izradom ponude (faza izrade ponude - poglavlje V), nastavlja se ugovaranjem (faza ugovaranja - poglavlje VI) i traje tokom izrade kompletne tehničke dokumentacije i svih pratećih aktivnosti na komercijalnim i ostalim poslovima (faza projektovanja i pripreme - poglavlje VII). Izvođaču, koji je razvio osmišljen i proceduralno određen sistem rada u navedenim fazama, u ovoj fazi preostaje da se posveti preteżno operativnim problemima:

- izgradnji objekta razrađivanjem tehničko-tehnoloških i organizacionih rešenja radi povećava produktivnosti i kvaliteta rada;

- komercijalnim aktivnostima na pravovremenom izboru i obezbeđenju potrebnih resursa i opreme na gradilištu;

438

- kontroli ispunjenja sopstvenih ugovornih obaveza o rokovima realizacije pojedinih faza rada;

- naplati izvršenog posla (vidi poglavlje IX);

- strateški definisanoj i vrlo preciznoj prepisci sa investitorom kojoj se trasira poslovna politika za sve sporne situacije tokom realizacije projekta i obezbeđuje verifikacija izvršenog posla.

Jasno je da izvođaču koji je kvalitetno izvršio sve aktivnosti u prethodnim fazama, tokom faze izvođenja radova, pre svega, preostaje da uspostavi sistem za kontrolu realizacije projekta, koji će mu obezbeđivati dovoljan nivo podataka i informacija za pravovremeno donošenje odluka.

8.2 Kontrola realizacije projekta

Prilikom podele prava i odgovornosti u okviru upravljanja projektom, često se od strane učesnika u njegovoj realizaciji postavljaju sledeća pitanja:

- koji obim posla me očekuje?

- sa kojim saradnicima raspolažem?

- koliko vremena imam za taj posao?

- koliki su troškovi za taj posao?

- kakav kvalitet rada se očekuje od mene? itd.

Na neka od navedenih pitanja moguće je dati sasvim jasan odgovor, kao na primer: "imaš na raspolaganju sledeće saradnike", "kvalitet rada treba da bude u skladu sa određenim standardom", dok su neki odgovori rezultat procene u tom trenutku, kao na primer: procenjeni obim posla, procenjeno potrebno vreme, planirani troškovi. Bilo kakvi da su odgovori na postavljena pitanja, oni definišu polazne osnove ili ciljeve (plan) za izvršenje zadatog posla. Ove polazne osnove obično su ozvaničene prvo u ponudi, a potom u formi ugovora na osnovu kojeg se posao realizuje. U okviru ugovorne dokumentacije se po potrebi i detaljnije planira realizacija određenog cilja projekta, u formi raznih priloga i analiza (npr. vremenski plan realizacije projekta, ili detaljna analiza ugovorne cene po vrstama radova).

Iako je na papiru slika završenog projekta ponekad sasvim jasna, vrlo često, usled delovanja raznih faktora poremećaja, projekat ne može da bude završen u planiranom roka, sa planiranim troškovima i za zahtevani kvalitet. Postavlja se pitanje šta da se radi u takvim slučajevima i kako efikasno uticati na tok realizacije projekta da bi se on zadržao u planiranim okvirima. Uvek postoji mogućnost da se ne preduzima ništa, bilo da se o poremećajima ništa ne zna ili da ne postoji detaljnija analiza odstupanja od plana sa preporukom korektivnih akcija. U takvim okolnostima i ne możemo govoriti o kontroli realizacije projekata, jer je, u stvari, reč o stihijskoj realizaciji. Da bi se govorilo o kontroli realizacije projekata, za to mora biti oformljen poseban sistem u okviru upravljanja projektima.

439

8.2.1 Osnove sistema za kontrolu realizacije projek ta

Ispravno reagovanje na moguće poremećaje u toku realizacije projekta podrazumeva uvođenje sistema kontrole. Sistem za kontrolu realizacije projekta trebalo bi da uključi sledeće komponente:

1. Procenu (plan) onoga što će se dogoditi

Planiranje u građevinarstvu je način da se postave polazne osnove i kriterijumi za kasniju ocenu odvijanja radova. To znači da planiranje, samo po sebi, nije dovoljno za efikasno upravljanje projektom, niti obezbeđuje dovoljno elemenata za donošenje odluka ukoliko se, usled nekog poremećaja, odstupi od plana.

2. Uvid u stvarno stanje radova (evidentiranje toka radova)

Uvid u stvarno stanje radova obezbeđuje se merenjem, prikupljanjem i obradom podataka značajnih za kontrolu, kao što su: stvarno vreme izvršenja, stvarni troškovi i slično. Izmereni ili prikupljeni podaci mogu se prezentirati u vidu grafikona, dijagrama, tabela, tekstualno ili na bilo koji drugi razumljiv način. Za kvalitet ovih podataka bitna je njihova struktura (šta se meri ili prikuplja) i način, odnosno metodologija merenja ili prikupljanja. Struktura podataka koji opisuju stvarno stanje radova treba da odgovara podacima iz planu. Uvid u stvarno stanje radova (monitoring) često se poistovećuje sa kontrolom, što je pogrešno, jer se njime ne daje odgovor na pitanje - "šta uraditi ako nešto odstupa od planiranog".

3. Poređenje planiranog i ostvarenog

Poređenje inicijalnog i stvarnog stanja radova odvija se na osnovu komparativnih izveštaja o procenjenim i izmerenim veličinama. Ukoliko se, na primer, radi o kontroli vremena, komparativni izveštaj sadržaće planirana i ostvarena trajanja aktivnosti na realizaciji projekta. Veoma je bitno da se odabere pogodna forma za komparativni izveštaj, jer se, na taj način, lako uočavaju odstupanja. Registrovanje odstupanja treba da bude praćeno i stručnom analizom razloga koji su doveli do tih odstupanja i procenom uticaja uočenih odstupanja na dalji tok realizacije projekta.

4. Preduzimanje akcije za minimiziranje odstupanja

Uočavanjem odstupanja i procenom njihovog uticaja na odvijanje budućih radova stvaraju se uslovi za izbor akcije koja će tok realizacije projekta vratiti u planirane okvire. Najbolje je ako se razmotri nekoliko alternativnih predloga za akciju, simuliraju i procene efekti svakog od njih i tek, na osnovu toga, donese odluka o akciji. Procenjene efekte odluke treba ugraditi u polazni plan, obezbeđujući time njegovu aktuelnost i prilagođavajući ga stvarnoj situaciji.

Na sl. 8-1 prikazan je opisani sistem za kontrolu realizacije projekta.

Sistem za kontrolu realizacije projekta je definisan kao fleksibilan sistem čija efikasnost počiva na povratnoj informaciji o ostvarivanju plana i postavljenih polaznih ciljeva. Da bi funkcionisao, treba da bude uključen u informacioni sistem na nivou projekta, jer se, na taj način, optimalno koriste stručni i računarski resursi, a rad se odvija u propisanim i uhodanim procedurama. Informacioni sistem na nivou projekta posebno je razmatran na više mesta u ovoj knjizi.

440

PROCENA (PLAN)

BUDU]EG POSLA,

DEFINISANJE POLAZNIH

OSNOVA

UVID U STVARNO

STANJE RADOVA -

MERENJE I PRIKUPLJA-

NJE PODATAKA

ANALIZA ALTERNATIVA,

PREDLOG AKCIJE I

PROCENA NJENIH

EFEKATA

PORE\ENJE PLANI-

RANOG I OSTVARENOG,

ANALIZA KOMPARATIV-

NIH IZVE[TAJA

DEFINISANJE STRUKTURE

I NA^INA MERENJA ILI

PRIKUPLJANJA PODATAKA

IZRADA KOMPARATIVNIH

IZVE[TAJA

PROU^AVANJE

UZROKA ODSTUPANJA

REVIZIJA PLANA

(1)

(4)

(3)

(2)

Sl. 8-1 Funkcionisanje sistema za kontrolu realizacije projekta

Važne osobine sistema za kontrolu realizacije projekta su njegova brzina reagovanja i mogućnost procene efekata donetih odluka. Veliki broj pokušaja da se kontroliše rad na projektu propada zbog dugog "vremena odziva" sistema za kontrolu. Ukoliko je vreme potrebno da se prikupe, obrade i analiziraju podaci o stvarnom stanju radova predugo, kontrola realizacije projekta svodi se na proučavanje istorijskih pojava i retrospektivnu analizu događaja. Efikasna kontrola treba da se odlikuje ne samo analizom proteklih događaja, već i procenom budućeg odvijanja aktivnosti na realizaciji projekta. Predviđanjem budućnosti na osnovu simulacije efekata tek donetih odluka, omogućava se jedna od osnovnih funkcija upravljanja projektom: pravovremena priprema za buduće događaje. Često se, na primer, na projektima organizuje finansijska kontrola rezultata poslovanja u vidu tabelarnih pregleda i izvoda iz računovodstvenih podataka. Ovakvi podaci mogu da budu korisni za finansijsko poslovanje firme, ali je veoma pogrešno poistovećivati ih sa kontrolom troškova na projektu.

Na kraju uvoda o kontroli realizacije projekata, nameće se još jedno pitanje: šta treba kontrolisati? Na ovo pitanje postoji više odgovora: mogu se kontrolisati troškovi, zarada, vreme, produktivnost, kvalitet, količina otpadnog materijala i slično. Obično je predmet kontrole značajan zato što su u vezi s njim interesi investitora i izvođača potpuno suprotni. Investitor, na primer, želi da projekat završi u što kraćem roku i sa što manje troškova, dok je interes izvođača da nema fiksne rokove i da u troškova ukalkuliše svoju što veću zaradu. Kod upravljanja projektima u građevinarstvu po, pravilu, u kontrolu su minimalno uključene sledeće osnovne tri oblasti:

- kontrola vremena;

- kontrola troškova;

441

- kontrola kvaliteta.

Za svaku od njih dajemo odgovarajuća objašnjenja i praktične primere.

8.2.2 Kontrola vremena

Procena vremena potrebnog za odvijanje pojedinih aktivnosti obavlja se na osnovu poznatog obima radova, raspolożivosti resursa i procenjenog praktičnog učinka na tom poslu. Ova procena vremena, uz poznavanje tehnologije izvođenja radova i specifičnosti u kojima se realizuje projekat, osnov je za primenu neke od tehnika planiranja. Dobijeni dinamički plan odvijanja radova je polazna osnova za kontrolu vremena u toku realizacije projekta. O strategiji planiranja realizacije građevinskih projekata govoreno je u poglavlju koje se bavi pripremom realizacije projekata.

U inženjerskoj praksi poznat je Marfijev zakon, koji glasi: Ukoliko nešto može da se desi pogrešno, desiće se! Gotovo po pravilu, planirana vremena izvršenja pojedinih radova podložna su promenama, usled delovanja različitih faktora poremećaja. U skladu sa opisanim funkcionisanjem sistema kontrole realizacije projekta, sve nastale promene je potrebno da se registruju i uporede sa planom, uz uočavanje odstupanja i razloga koji su doveli do tih odstupanja. Na velikim projektima smatra se da je kontrola vremena jednom u mesec dana dovoljna da signalizira eventualni poremećaj u dinamici odvijanja radova. Nije retko da se vreme kontroliše i petnaestodnevno ili, čak, jednom nedeljno. Autori su učestvovali u realizaciji vremenski senzitivnih projekata gde je vreme kontrolisano iz časa u čas (na primer, kod gradskih projekata gde se stanovništvu prekida isporuka električne energije ili vode u toku odvijanja radova).

Osnovni zadatak kontrole vremena je da proceni uzroke i uticaj eventualnih kašnjenja na odvijanje ostalih projektnih aktivnosti i na rok završetka projekta u celini. Ponekad uzroci dodatnog potrebnog vremena leże u nesposobnosti izvođača da odgovori zahtevima projekta, ali su često i posledica dodatnih zahteva investitora ili objektivnih okolnosti. Bez obzira na uzrok, uticaj vremenskog poremećaja mora se uočiti i istrażiti na vreme.

Ukoliko su uzroci i posledice poremećaja takvi da se ugrožavaju osnovni ciljevi projekta sa stanovišta vremena (rokovi i međurokovi), predlažu se korektivne mere i simuliše njihov efekat, sve dok se ne postigne zadovoljavajući rezultat. Korektivne mere za ubrzanje realizacije pojedinih aktivnosti mogu da obuhvate reorganizaciju rada (npr. rad u više smena), povećanje broja radne snage, promenu tehnologije rada, angażovanje dodatne mehanizacije i slično.

Ponekad je nemoguće, nije isplativo ili nije pożeljno preduzimanje opisanih mera, pa su učesnici upućeni da činjenicu o kašnjenju radova pravovremeno evidentiraju i izmene ranije zacrtane ciljeve (rokove) na projektu. Naravno, veća izmena već utvrđenih rokova retko prolazi bez ugovornih finansijskih konsekvenci za stranu koja je odgovorna.

Korigovani dinamički plan postaje osnova za budući rad i buduću kontrolu vremena u toku realizacije projekta. U tim ciklusima izmena i primene vremenskog plana odvija se upravljanje projektom, uz težnju da se njegova realizacija, što je moguće više, zadrži u

442

planiranim vremenskim okvirima. Jedna od mogućih procedura za planiranje i kontrolu vremena tokom realizacije projekta, u izdanju američkog Project Management Institute, data je u poglavlju 5.4.

Primer

Kontrola vremena prikazana je na praktičnom primeru realizacije istražnih radova za Višenamenski regionalni vodosistem "Bogovina". Izrada dinamičkog plana i kontrola njegove realizacije bili su ugovorna obaveza generalnog izvođača radova. Tehnologija i plan za izvođenje ovih radova objašnjen je primerom kojim se analizira upravljanje realizacijom istražnih radova za potrebe izgradnje brane "Bogovina" u slivu Crnog Timoka, u istočnoj Srbiji (vidi poglavlje 2.4). Opisani projekat upravljanja predvideo je rok od osamnaest meseci za delimično paralelizovano izvršenje istražnih radova i izradu idejnog projekta brane. Istražni radovi odvijali su se u širem prostoru buduće akumulacije u zoni Crnog Timoka, i u nekoliko laboratorija. Dinamički plan prezentiran je po istraživačkim oblastima (geonauke, hidrogeologija, hidrologija, bujice i erozija, kvalitet voda) i za svaku od njih precizirani su međurokovi (datumi) kada je bilo potrebno međusobno razmeniti podatke ili definitivno obrađene podatke dostaviti grupi za projektovanje. Ove međurokove trebalo je ispoštovati, zbog koordiniranog i istovremenog rada istraživačkih grupa. Kašnjenje nekog od istraživača povlačilo je kašnjenje ne samo njegove istraživačke grupe, nego i ostalih grupa koje su očekivale potrebne podatke za rad. U toku izrade inicijalnog plana uočene su moguće kritične aktivnosti (npr. istražno bušenje na velikim dubinama) i njima je, u samom početku, dodeljena određena vremenska rezerva da bi se predupredili eventualni poremećaji u dinamici odvijanja ostalih radova. Dinamički plan je pre prezentacije investitoru nekoliko puta usklađivan u konsultacijama sa šefovima istraživačkih grupa, kako bi se maksimalno izašlo u susret njihovim mogućnostima.

Nakon mesec dana od usvajanja dinamičkog plana, prikupljeni su i obrađeni podaci o njegovoj realizaciji. Prikupljanje podataka obavljeno je uvidom u građevinske dnevnike, pregledom potraživanja na osnovu izvršenih radova i direktnim obilaskom svih lokacija. Ceo kontrolni proces, zajedno sa izradom i analizom komparativnih izveštaja, trajao je tri dana. Za svaku istraživačku oblast dat je dvojaki komparativni izveštaj o napredovanju radova: tabelarni redosled radova i crtež-gantogram.

U tabelarnom komparativnom izveštaju upisan je procenat izvršenja radova do kontrolnog datuma, kao i uporedni pregled početka i završetka svake aktivnosti po inicijalnoj verziji plana (target) i prognoza prema najnovijim saznanjima (current). U poslednjoj koloni tabele data je i razlika (variance) između ova dva plana sa stanovišta dinamike odvijanja radova. Uz sadašnje (current) datume za aktivnosti koje su počele ili su završene dopisano je i slovo A, kao oznaka da su u pitanju aktuelni, stvarni datumi početka i/ili završetka tih aktivnosti.

443

Sl. 8-2 Tabelarni komparativni izveštaj za istraživanja iz oblasti geonauka

444

Sl. 8-3 Grafički komparativni izveštaj za istraživanja iz oblasti geonauka

445

Na grafičkom komparativnom prikazu napredovanja radova - gantogramu, svaka aktivnost je predstavljena dvema linijama: gornja linija označava trenutno stanje i prognozu daljeg odvijanja aktivnosti, a donja linija predstavlja inicijalnu planiranu dinamiku. Time je omogućeno da se i vizuelno uporede planirano i trenutno stanje. Na liniji koja označava trenutna saznanja o napredovanju aktivnosti posebno je obeležen izvršeni, a posebno deo koji tek treba da se realizuje. Uz svaku aktivnost upisano je i procentulano izvršenje od početka trajanja projekta.

Sledeće slike sadrže fragmente iz kontrolnog izveštaja posle mesec dana: na sl. 8-2 i 8-3 dat je deo tabelarnog i grafičkog komparativnog izveštaja za geološke radove, a na sl. 8-4 i 8-5 deo tabelarnog i grafičkog komparativnog izveštaja za hidrogeološke radove. Slični izveštaji prosleđivani su i ostalim istraživačkim grupama.

Uz komparativni izveštaj o vremenskom napredovanju radova, dostavljena je i analiza uzroka uočenih odstupanja i prognoza posledica koje ta odstupanja mogu da imaju na predviđene međurokove i krajnji rok završetka radova. Takođe, dati su i predlozi mera za uklanjanje ili ublažavanje štetnih dejstava tih posledica. Na osnovu datog izveštaja, između ostalog, održan je sastanak svih učesnika u realizaciji istražnih radova. Konstatovano je da je glavni uzrok neispunjenja plana neblagovremeno dopremanje bušaćih garnitura, pa su predložene manje izmene u planu koje dopuštaju produženje od mesec dana za aktivnost istražnog bušenja. Takođe je predloženo da se sa pripremnim aktivnostima na lociranju opitnih bunara započne nešto ranije, jer su to radovi istog podizvođača na kojima su se takođe mogli očekivati zastoji zbog teškoća u obezbeđenju opreme. Sve ove izmene uzete su u obzir pri reviziji dinamičkog plana odvijanja radova.

Da bi se uspešno odredile lokacije novih bušotina, bilo je neophodno da se ispoštuje uslov da se geoelektrična ispitivanja sliva, akumulacije i pregradnog mesta, završe striktno u planiranim okvirima. Stanje radova na dan kontrole ukazivalo je na to da će ovaj uslov biti ispoštovan. Geofizičkoj grupi, koja je bila zadužena za geoelektrična ispitivanja, date su odgovarajuće instrukcije o strogom pridržavanju usvojenog plana.

Od ostalih većih odstupanja, uočeno je da nisu izvršeni (a planirani su) početni radovi na ispitivanju kvaliteta Borskog jezera. Odgovornost za ovo kašnjenje prebačena je na investitora odgovarajućim dopisom direktora projekta, jer je kasnilo obezbeđenje neophodnih odobrenja i dozvola za početak ovih radova. Uz dopis je, kao obrazloženje i dokaz, poslat deo tabelarnog i grafičkog komparativnog izveštaja. Sugerisana je hitna nabavka opreme za ispitivanje atmosferskog taloga, jer su, po komparativnom izveštaju, ovi radovi bili u fazi uključenja. Radovi na ispitivanju atmosferskog taloga trebalo je da se odvijaju u 12 mesečnih ciklusa, što je izuzetno dug period, pa je bilo značajno da pravovremeno počnu.

Na kraju, prema kontrolnom komparativnom izveštaju, konstatovano je da se većina radova odvija zadovoljavajućom dinamikom, uglavnom prema utvrđenom planu i da ne postoji opasnost da će biti ugrožen krajnji rok završetka projekta. Revidovani dinamički plan, sa uključenim procenjenim efektima preporučenih i odobrenih odluka, usvojilo je rukovodstvo projekta kao novi važeći plan i zvanično je dostavljen svim učesnicima i investitoru.

446

Sl. 8-4 Tabelarni komparativni izveštaj za hidrogeološka istraživanja

447

Sl. 8-5 Grafički komparativni izveštaj za hidrogeološka istraživanja

448

Iako je prikazanim primerom obuhvaćena analiza samo jednog mesečnog komparativnog izveštaja, lako se može doći do zaključka o prednostima usvojene procedure kontrole vremena. U narednim mesecima realizacije projekta formirani su slični komparativni izveštaji i analize u kojima su signalizirana sva kašnjenja na realizaciji radova i davani predlozi i efekti odgovarajućih akcija. Na taj način, povećavana je verovatnoća da će se istraživanja raditi koordinirano i da će se ostvariti ugovoreni rok za završetak radova.

8.2.3 Kontrola troškova

Jedan od najstarijih zapisanih slučajeva kontrole troškova, ili efikasnog upravljanja troškovima, datira iz početka XI veka i o ponovnoj izgradnji jedne palate uništene požarom [59]. Palata se nalazila u tadašnjoj kineskoj prestonici Pientu (danas taj grad nosi ime Kai Feng u provinciji Honan) za vreme dinastije Sung. Izgradnja palate bila je pravi građevinski poduhvat koji je zahtevao višegodišnji ljudski rad, uključujući transport materijala sa velike udaljenosti. Glavni inženjer projekta, izvesni Ting Wei, smislio je skoro genijalan metod za smanjenje troškova izgradnje: naredio je da se iskopa dubok kanal duž najduže gradske ulice koja je vodila do reke Pieng, nedaleko od grada. Na taj način omogućio je da brodovi sa građevinskim materijalom imaju pristup do same građevine. Kako su se radovi bližili kraju, kanal je popunjavan ostacima materijala i na kraju izgradnje od reke do nove palate ponovo je postojala ulica. Za današnje prilike anonimni kineski graditelj je svojim izborom tehnologije izgradnje značajno smanjio troškove i u potpunosti opravdao titulu glavnog inženjera (reč inženjer nastala je od latinske reči ingenius, što znači dovitljivac).

U kontroli troškova, dakle, veoma značajno mesto ima izbor i primena optimalne tehnologije građenja. Pored tehnologije građenja, na nivo i kontrolu troškova utiče i veoma mnogo drugih faktora, kao što su:

- tip projekta;

- faza u kojoj se nalazi realizacija projekta;

- primenjeni model troškova;

- zahtevani rok izgradnje i ostali vremenski parametri;

- zahtevani kvalitet radova;

- usvojena struktura i sastav tima za upravljanje;

- nivo razrađenosti informacionog sistema projekta i firme i popunjenost baza podataka;

- mogućnosti komunikacije;

- raspoloživa sredstva za obradu podataka itd.

Značaj nabrojanih faktora za kontrolu troškova varira od projekta do projekta. Za veće projekte koji se izvode u inostranstvu, na primer, izuzetno je značajno uspostavljanje posebnog informacionog sistema na nivou projekta i obezbeđenje efikasne komunikacije između sedišta firme i gradilišta. Za manje projekte u zemlji ponekad je neisplativo formiranje sveobuhvatnog informacionog sistema na nivou projekta, već se insistira samo na nekim (minimalnim) komponentama i procedurama. Komunikacione veze između

449

sedišta firme i gradilišta se, kod takvih projekata, relativno jednostavno obezbeđuju, pa se često koriste zajednički resursi za kontrolu više projekata.

Kada po četi i u kom pravcu usmeriti kontrolu troškova?

Sve knjige i sva praktična iskustva o kontroli troškova slažu se u jednom: početi što ranije. Troškovi projekta se, u najvećoj meri, i formiraju u najranijim fazama realizacije kada se odlučuje o tome šta će se graditi i kakav će biti kvalitet radova. U tim ranim fazama realizacije projekta, međutim, moguće su i najveće greške u proceni troškova, jer se o projektu veoma malo zna.

Kontrola troškova na samom početku realizacije projekta svodi se na koncipiranje strukture budućeg objekta i grubo definisanje obima i cene radova. Kad investitor izrađuje studije opravdanosti (feasibility studies), kojima praktično počinje rešavanje tehničkih problema na projektu, tačnost procene troškova u toj fazi kreće u granicama ±33%, sugeriše M. Barnes [7]. Prema iskustvima autora, ona może da bude i značajno manja. I pored male tačnosti, rane procene troškova su neophodne da bi investitor uporedio svoj budžet sa troškovima koji ga očekuju. Time se, u ogromnoj meri, utiče na to šta će obuhvatiti budući projekat i kakvi će biti efekti njegove realizacije. Neka istraživanja [59], [7] i [87] pokazuju da se u ranim studijama, koje ne koštaju više od 2-3% od vrednosti projekta, može i do 50% uticati na profitabilnost budućeg posla. Uticaj svih ostalih faza (projektovanje, izvođenje itd) na profitabilnost ne prelazi preostalih 50%. Uticaj ranih studija na profitabilnost projekta prikazan je na sl. 8-6.

TRO[KOVI PROJEKTA

2 % 98 %

DOPRINOS PROFITABILNOSTI PROJEKTA

50 % 50 %

RANE STUDIJE

PROJEKTOVANJE I IZGRADNJA

Sl. 8-6 Uticaj ranih studija na profitabilnost projekta

U fazi projektovanja usvaja se tehnologija izgradnje, čime način nastajanja i veličina troškova postaju određeniji. Projektanti često troškove mere količinom armature, veličinom potrebne oplate ili zapreminom betona. Međutim, istu količinu betona ili armature moguće je ugraditi na više različitih načina (toranjskim kranom, autodizalicom i pumpom za beton, ručno), što znači da se jedan posao može posmatrati sa nekoliko tehnoloških aspekata koje odlikuju različiti troškovi. Zato u fazi projektovanja od projektanta treba zahtevati da ekonomski analizira usvojena rešenja, ne samo na osnovu utrošenih materijala, već i na osnovu usvojene tehnologije i uslova građenja. Time se efikasno kontrolišu troškovi mnogo

450

pre početka realizacije radova na gradilištu, a korekcije su relativno jednostavne i svode se na izmene u projektnoj dokumentaciji. Završetkom detaljnih projekata, smatra se da se tačnost procene troškova kreće u granicama ± 5-10%. Time su već sasvim definisani okviri za izgradnju objekta i kontrolu troškova na gradilištu.

Većina troškova de facto nastaje u fazi izgradnje, pa je zato potrebno da se nadgleda proces nastajanja troškova i preduzimaju korektivne akcije ukoliko dođe do većih odstupanja u odnosu na planirani budžet. Suština kontrole troškova u fazi izgradnje objekta različita je od suštine kontrole troškova u fazi izrade studija i projektovanja. U tim, ranijim fazama, osnovni cilj kontrole troškova je da se ekonomskom analizom varijanti dođe do najjeftinijeg, a kvalitetnog rešenja, dok je u fazi izgradnje cilj kontrole troškova da se od usvojenog rešenja što manje odstupi. Ukoliko dođe do odstupanja, cilj je da se ono što pre uoči i analizira i da se, na osnovu toga, preduzme korektivna akcija. Kontrolu troškova u fazi izgradnje odlikuje jedan paradoks: stvarni troškovi za pojedine aktivnosti (dakle tačni u granicama ±0%) porede se sa procenjenim troškovima na osnovu urađenog projekta (tačnosti ±5-10%), a korektivne akcije preduzimaju se ukoliko tačni troškovi odstupaju od manje tačnih (procenjenih) troškova. Ma kako izgledalo nelogično, to je jedini način da se kontrolišu troškovi u fazi izgradnje. Da bi ta kontrola bila što realnija, potrebno je da troškovi budu što realnije procenjeni. Ukratko, procena na kojoj će se zasnivati kontrola troškova u fazi izgradnje treba da bude zasnovana na pažljivom planiranju realizacije projekta i najnovijim informacijama i predviđanjima o budućem kretanju troškova.

Treba napomenuti da se u građevinarstvu kontrola troškova obično ne završava izgradnjom objekta. Nakon završetka izgradnje predstoji naplata odštetnih zahteva, regulisanje reklamacija na izvedene radove, povraćaj garancija i niz drugih aktivnosti koje utiču na troškove. Tek njihovim završetkom dolazi se do stvarnog koštanja celog projekta i formiraju se preduslovi za izradu konačnog obračuna troškova na projektu.

Na sl. 8-7 prikazano je kako moguće greške u proceni troškova projekta opadaju sa vremenom, tj. sa porastom informacija o projektu (dijagram dat prema Barnes-u [7]). Pomenuti dijagram ukazuje na činjenicu da kvalitetna kontrola troškova apsolutno povećava preciznost procene budućih troškova. U početku izrade studija izvodljivosti moguće greške kreću se od -40% do +20%, što znači da je u najranijoj fazi realizacije projekta mnogo verovatnije da će se budući troškovi potceniti. To uvek treba imati na umu, jer se, u ranoj fazi, donose ključne odluke o obimu budućih radova. Sa slike je vidljivo da mogućnost pravljenja greške drastično opada do sklapanja ugovora o izgradnji, jer raste znanje o projektu i mogućim izvorima troškova. Težište kontrole troškova do sklapanja ugovora o izgradnji zbog toga ne treba kruto vezivati za striktnu kontrolu utroška planiranih resursa (na primer radnih časova na izradi projektne dokumentacije), već mnogo više za kritičku analizu varijantnih rešenja sa stanovišta troškova.

Prema sl. 8-7, u trenutku početka izgradnje moguća greška u proceni troškova kreće se od -10% do +5% i od tada pa do finalnog obračuna sve procene za usvojeni obim radova kreću se u tim granicama. Ono što može da bude opasno u fazi izgradnje, to je da stvarni troškovi naglo odstupe od procenjenih, a da se takav poremećaj ne uoči. Da se to ne bi desilo, osmišljava se sistem kontrole troškova za vreme izgradnje objekta, i on se sprovodi do konačne predaje objekta.

451

+20

+5

- 10

- 40

0

STUDIJE

IZVODLJIVOSTI PROJEKTOVANJE TENDER IZGRADNJAKLEJMOVI I

NAPLATA

VREME

TA^NOST PROCENE

TRO[KOVA (%)

KONTROLA TRO[KOVA

KONTROLA TRO[KOVA PRE PO^ETKA IZGRADNJEI U FAZI FINANSIJSKE REALIZACIJE POSLAZA VREME IZGRADNJE

Sl. 8-7 Hronologija tačnosti procene troškova tokom realizacije projekta

Na osnovu rečenog, jasna je funkcija kontrole troškova u raznim fazama realizacije projekta. Postavlja se, međutim, i sledeće pitanje: da li je tako definisana kontrola troškova tokom realizacije projekta nezavisna od ostalih elemenata sistema za kontrolu realizacije projekta? Ukoliko nije nezavisna, kakav je uticaj kontrole drugih veličina na kontrolu troškova?

Veza između kontrole vremena i procedure kontrole troškova

Kontrola vremena i kontrola troškova su u uskoj međusobnoj vezi. Jedan od najpoznatijih negativnih primera za to je, svakako, izgradnja poznate zgrade opere u australijskom gradu Sydney (Sydney's Opera House). Ovaj velelepni objekat završen je sa zakašnjenjem od nekih deset godina i koštao je četrnaest puta više od planiranih 7.2 miliona australijskih dolara [59]. Nakon završetka taj projekat je bio predmet mnogih analiza o uticaju prekoračenja vremena na prekoračenje troškova i obrnuto. U knjizi koja obrađuje velike promašaje u planiranju (Great Planning Disasters) postoji čitavo poglavlje koje se zove Sydney 's Opera House. Generalno, važi sledeće pravilo: da bi se ostvarila niska početna procena troškova, obično je potrebno dodatno vreme da se projekat završi, što opet rezultira dodatnim troškovima [58]. Slično, kratki i oštri rokovi realizacije radova imaju za posledicu veće troškove, zbog angažovanja dodatne mehanizacije, radne snage i povećanih ulaganja u upravljanje projektom i pravovremenu nabavku potrebnih materijala i opreme. Pri razradi varijantnih rešenja za upravljanje realizacijom projekta, moguće je uspostaviti vezu između trajanja projekta i njegovih troškova. Obično se iterativnom analizom varijanti teži rešenju koje zahteva minimalne troškove realizacije projekta.

Poređenje polaznih varijantnih dinamičkih rešenja za realizaciju projekta sa stanovišta troškova, u stvari je jedan od početnih koraka u kontroli troškova. Sledeći primer ilustruje izbor optimalne strategije realizacije projekta sa stanovišta troškova. To je školski kompleks površine oko 6.000 m2 koji je jedna beogradska firma projektovala za grad Lazarevac u Srbiji. Projektom je bila predviđena izgradnja četiri lamele sa raznovrsnim sadržajima (učionice, kabineti, fiskulturna sala, dvorište, kuhinja, trpezarija, garderoba,

452

mokri čvorovi itd). Usvojena je betonska konstrukcija sa klasičnim načinom gradnje, izuzev montažne krovne konstrukcije od čeličnih zavarenih nosača. Deo objekta je pokriven crepom, a deo samonosećim krovnim pločama od gas-betona. Projektom je bilo obuhvaćeno i uređenje okolnog terena, izrada spoljne infrastrukture, kao i zaštita od povremenih vodotokova koji se pojavljuju u kišnoj sezoni. Za takav objekat, u skladu sa usvojenom tehnologijom izgradnje, urađeno je pet varijantnih rešenja za izvođenje radova na gradilištu. Svako rešenje pripremljeno je i analizirano od strane autora sa stanovišta vremena i sa stanovišta procenjenih troškova. Rezultat ove analize prikazan je na sl. 8-8.

341312309 330

50.594.150

50.601.545

50.684.85751.078.464

51.965.770

TRO[KOVIPROJEKTA(DIN)

TRAJANJE PROJEKTA(PROJEKTNI DANI)

OPTIMALNO RE[ENJE SA STANOVI[TA TRO[KOVA

Sl. 8-8 Analiza varijantnih polaznih rešenja za realizaciju projekta sa stanovišta procenjenog vremena i procenjenih troškova

Postojanje optimalnog roka izgradnje koji garantuje minimalne troškove je realnost koju treba imati na umu kod planiranja i kontrole realizacije projekta. Zbog takve povezanosti kontrole troškova sa kontrolom vremena, za praktičnu realizaciju procesa kontrole u ovim oblastima često se koriste integrisani programski paketi koji omogućavaju simultanu kontrolu. Jedan od takvih je i komplet programa američke firme Primavera Systems Inc, često u upotrebi na većim međunarodnim projektima.

Iz prethodnog, jasno je da bez dobrog plana (procene) troškova i vremena i poznavanja suštine građevinskog poslovanja u svim fazama realizacije projekta, nema ni efikasne kontrole troškova. Pošto su troškovi i zarada ključni elemenat realizacije posla za izvođača, svaka firma, po pravilu, ovlašćuje ograničen broj pojedinaca koji su nadleżni za kontrolu troškova. Ovlašćeni pojedinci (obično direktor projekta) dużni su da poštuju određenu proceduru, kako bi se izbegle zloupotrebe i obezbedilo rano uočavanje nedostataka.

Tipična generalna procedura kontrole troškova data je u Statutu američkog Project Management Institute, izdanje iz 1996 godine [101]. Sugerisana procedura je opšteg karaktera i definiše neophodne ulazne podatke, tehnike kontrole i izlazne podatke iz sistema kontrole troškova:

453

1 Ulazni podaci:

- Potpuno sagledavanje obima posla i podela posla na kontrolabilne elemente (WBS - Work Breakdown Structure),

- Budżet za realizaciju projekta, nastao nekom od metoda za procenu troškova, - Vremenski plan za realizaciju projekta, - Izveštaji o napredovanju radova i ostvarenim troškovima, - Zahtevi za izmenama, evidentirani tokom realizacije projekta, - Procedura ażuriranja i kontrole plana troškova, definisana na nivou projekta.

2. Alati i tehnike:

- Sistem (procedura) kontrole realizacije projekata unutar firme (sistem izveštavanja, organizaciona struktura za realizaciju projekta i raspodela nadleżnosti u okviru nje, itd),

- Tehnike merenja performansi (poređenje planiranog i ostvarenog, analiza troškovnih varijansi, dinamička kontrola ostvarene zarade, itd),

- Izmene u planu (budżetu), uz korišćenje tehnika za procenu troškova, - Korišćenje raznih mogućnosti savremenog softvera za upravljanje projektom.

3. Izlazni podaci:

- Ażurirani operativni planovi (troškovnici) u datom trenutku vremena, - Revidovani budżet za realizaciju projekta u celini (često se każe: rebalans

budżeta), - Predlog korektivne akcije od strane ovlašćenog lica koje kontroliše troškove, - Procena ukupnih troškova u trenutku završetka projekta, koja se może zasnivati na

nekoliko principa (npr. aktuelni troškovi do trenutka preseka plus nova procena za preostale radove, ili aktuelni troškovi do trenutka preseka plus preostali planirani budżet),

- Zaključci značajni za izmene u poslovanju i formiranje baze istorijskih podataka o troškovima.

Prikazana procedura kontrole troškova pokazuje vezu između kontrole vremena i kontrole troškova, a istovremeno je u skladu sa opštim funkcionisanjem sistema kontrole na projektu, datim u poglavlju 8.2.1. Dobra procedura kontrole troškova, razvijena na nivou firme koja realizuje više projekata, może da bude mnogo detaljnija. Ako je na početku dobro sagledana, obično je primenljiva za većinu projekata iz oblasti delovanja firme.

Bez obzira na to koji se softver koristi, praktične metode za kontrolu troškova u građevinarstvu mogu se podeliti u tri osnovne grupe:

1. dinamička kontrola troškova bazirana na kontroli utroška resursa; 2. statička kontrola troškova, i 3. grube metode, kao što je kontrola protoka novca (cash flow).

Za svaku od pomenute tri metode dat je kratak prikaz, sa ocenom upotrebljivosti za potrebe upravljanja projektima u građevinarstvu.

454

Dinami čka kontrola troškova bazirana na kontroli utroška r esursa

Vreme je samo jedan od resursa koji se troši u toku realizacije neke aktivnosti. Pored vremena, koje svakako utiče na troškove, pożeljno je da se kontrolišu i utrošak materijala, rada mehanizacije i ljudskog rada, radi ostvarivanja potpune kontrole troškova. U jednostavnijem slučaju może se, uz vreme, kontrolisati i samo utrošeni novac, kao jedini i najvażniji resurs pridrużen aktivnostima.

Da bi se troškovi totalno dinamički kontrolisali poređenjem planiranih i utrošenih resursa, potrebno je da se ostvare određeni uslovi. Pre svega, takvu vrstu kontrole nije moguće ostvariti ukoliko tehnologija izgradnje nije do detalja razrađena, a pojedine aktivnosti razložene na elementarne operacije. Znači, zahteva se visok nivo razrađenosti projektne dokumentacije i poznavanja tehnoloških detalja. Dalje, neophodno je da se paralelno sa kontrolom troškova kontroliše i vreme, jer utrošak resursa ima mnogo veći značaj za upravljanje projektom ukoliko se sagledava dinamički.

Za ilustraciju totalne kontrole troškova na bazi kontrole utroška resursa poslužićemo se ranije korišćenim primerom izgradnje školskog kompleksa površine oko 6.000 m2. Kao polazna osnova za kontrolu usvojen je plan koji je garantovao minimalne troškove izgradnje (50.594.150 din) u roku od 312 projektnih dana (vidi sl. 8-8). U dinamičkom planu su sve aktivnosti sagledane veoma detaljno, sa precizno analiziranim utrošcima pojedinih resursa. Utrošak resursa za svaku aktivnost procenjen je na osnovu iskustvenih i zvaničnih normativa. Posao detaljnog normiranja za oko 250 aktivnosti zahtevao je dosta stručnog angažovanja, ali, osim potrebnog vremena, nije bilo drugih teškoća, jer se radilo o standardnoj i uhodanoj tehnologiji rada. Na osnovu odobrenog plana, izlistane su sumarne i detaljne dinamike odvijanja radova, planovi angažovanja radne snage i nabavke potrebnih materijala za celokupno vreme izgradnje.

Mesec dana posle početka realizacije projekta prikupljeni su i obrađeni prvi kontrolni podaci, koji su obuhvatali stvarne datume početka i završetka pojedinih aktivnosti, procentualne podatke o izvršenju, kao i tačne količine utrošenih resursa. Na osnovu toga, napravljen je izveštaj čija je jedna strana data na sl. 8-9. U tom izveštaju, koji je nazvan "Pregled količina utrošenih resursa po pojedinim aktivnostima", za niz aktivnosti dat je sledeći izbor podataka:

- pregled (spisak) anagažovanih resursa za svaku aktivnost, sa jedinicom mere (Unit Meas);

- planirana količina za svaki resurs (Budget);

- procenat izvršenja za svaki resurs (PCT CMP);

- dosadašnja utrošena količina resursa (Actual to Date);

- preostala količina svakog resursa u odnosu na planiranu količinu (Estimate to Complete);

- prognoza količine koja će se utrošiti do kraja aktivnosti za svaki resurs (Forecast) i, konačno

- razlika između planirane količine i prognoze o količini koja će se utrošiti do kraja realizacije aktivnosti za svaki resurs (Variance).

455

Sl. 8-9 Pregled količina utrošenih resursa po pojedinim aktivnostima

456

Pored podataka o resursima, uz naziv svake aktivnosti zapisani su i podaci o datumima (stvarnim ili planiranim) početka i završetka, kao i stvarno ili planirano preostalo trajanje aktivnosti. Na taj način na jednom komparativnom izveštaju kombinovana je kontrola vremena i kontrola fizičkog utroška pojedinih resursa. Za aktivnost 20 "Postavljanje oplate i armature za temelje lam. B", na primer, konstatovano je da je aktivnost završena 100% i da je utrošeno 2 m2 oplate više nego što je planirano.

Na sl. 8-10 data je druga varijanta ovog izveštaja, gde se umesto količina utrošenih resursa za svaku aktivnost prate i porede odgovarajući troškovi, koji su njihova finansijska posledica. Ovaj izveštaj je nazvan "Kontrola troškova po pojedinim aktivnostima" i on se dobija automatski, ukoliko su u bazu podataka uneti podaci o jediničnim cenama za angažovane resurse. Iz tog izveštaja vidi se da je za aktivnost 20 oplata koštala 686,00 din više nego što je planirano, ali da je, na ukupnoj realizaciji aktivnosti, ušteđeno 3577,80 din, zbog manjeg stvarnog angažovanja radne snage i neznatno manje utrošene armature nego što je planirano. Na kraju izveštaja dato je i sumarno poređenje planiranih i ostvarenih troškova.

Posle tako detaljne analize i poređenja planiranih i ostvarenih troškova, formiran je i izveštaj prikazan na sl. 8-11, "Kontrola troškova po pojedinim resursima". U ovom izveštaju sumirani su planirani i ostvareni troškovi po pojedinim resursima, kako bi se i, na taj način, stekao uvid u eventualna odstupanja. Iz tog izveštaja se, na primer, vidi da je najveće odstupanje u troškovima uočeno kod prirodnog šljunka. Kod ovog resursa stepen izvršenja je 39%, a prognozirani stvarni troškovi su za 6.550,95 din veći od planiranih.

Svi prikazani izveštaji su komparativnog tipa i imaju za cilj da signalizuju rukovodstvu projekta veća ostupanja u odnosu na usvojeni plan. Na osnovu izveštaja stručno su analizirani uzroci i posledice odstupanja u troškovima i u pratećem tehničkom izveštaju predložene su odgovarajuće akcije.

Poslednji korak u kontroli troškova je unos predloženih korektivnih akcija u polazni plan i ponovni proračun troškova za preostale radove. Na taj način zatvara se krug kontrole i dobija prognoza budućeg stanja troškova za ceo projekat ili pojedine njegove delove. Na sl. 8-12 dat je primer "Prognoze dinamike ostvarivanja troškova za radove sa fasadnom opekom". Ova prognoza data je u formi histograma, sa koga se precizno može očitati procenjeno buduće vreme nastajanja i iznos troškova za nabavku fasadne opeke. Slična prognoza, u formi odgovarajućeg grafika (histogram, kumulativna kriva, X-Y dijagram, pie-chart), može se dati i za bilo koju aktivnost ili angažovani resurs, pa i za projekat u celini.

457

Sl. 8-10 Kontrola troškova po pojedinim aktivnostima

458

Sl. 8-11 Kontrola troškova po pojedinim resursima

459

Sl. 8-12 Prognoza dinamike ostvarivanja troškova za radove sa fasadnom opekom

460

U praksi se, ponekad, kontrola troškova bazirana na utrošku resursa pojednostavljuje, tako što se ne evidentiraju fizički utrošene količine građevinskih resursa, već samo ostvareni troškovi po pojedinim aktivnostima. U tom slučaju ne unose se u plan količine i jedinične cene za svaki građevinski resurs, već se kao jedini resurs kontroliše novac. Tada takođe możemo govoriti o dinamičkoj kontroli troškova, s tim što se jedino novac, kao osnovni resurs, u određenom iznosu pridrużuje pojedinim aktivnostima. Moguće su, naravno, i kombinacije ovih pristupa. Na primer, ponekad je pogodno da se za glavne betonske radove troškovi kontrolišu na bazi utrošenih komponenti betona i njihovih jediničnih cena, dok se za aktivnosti na obezbeđenju atesta o kvalitetu betona procenjuje, a kasnije i kontroliše, paušalni novčani iznos.

Statička kontrola troškova

Opisana kontrola troškova zasnovana na kontroli utroška resursa ima dva bitna aspekta:

- prethodno izvršenu analizu vremena i stalnu procenu uticaja ostvarivanja planiranih rokova i međurokova na troškove;

- detaljnu analizu troškova za svaku aktivnost i razvijenu metodologiju merenja utroška pojedinih resursa, makar to bio samo novac (kao jedini resurs čiji se utrošak kontroliše).

Ukratko, zahteva se simultana kontrola vremena i troškova, što je pravilno i pożeljno, ali nije ni malo jednostavno za realizaciju. Obilje podataka koje treba prikupiti i obraditi i niz međuzavisnosti koje postoje između njih preti da opisani sistem kontrole učini veoma komplikovanim. Javljaju se i sasvim konkretni problemi: kako efikasno meriti utrošak ljudskog rada, kako tretirati indirektne troškove, kako obezbediti realno sagledavanje efekata inflacije i pratiti porast cena resursa u toku izgradnje itd. Na primer, u prethodnom primeru svi troškovi iskazani su u dinarima, pa se, svakako, postavlja pitanje kako porediti planirane i ostvarene troškove u različitim trenucima vremena uzimajući u obzir inflaciju. Čini se da univerzalnog i jedinstvenog rešenja za ove probleme nema, već se sistem kontrole troškova mora prilagoditi svakom pojedinačnom projektu.

Posebna teškoća u dinamičkoj kontroli troškova je to što ni jedan od opšte prihvaćenih modela za procenu troškova (elementarni model, predmer i predračun radova, parametarski model) ne obezbeđuje sasvim jasnu vezu između procenjenih troškova i procenjenog vremena. Najčešće korišćeni model troškova, predmer i predračun radova, ima osobinu da jedna pozicija radova obično ne predstavlja i tehnološki zaokruženu celinu koja se realizuje na gradilištu. To znači da se procenjenim troškovima, u tom obliku, ne može automatski dati i vremenska dimenzija, već je potrebno sprovesti inženjerski ne baš jednostavan proces "prevođenja" osnovnih elemenata predmera i predračuna (pozicije radova) u osnovne elemente dinamičkog plana (aktivnosti). U opštem slučaju, dakle, važi pravilo:

POZICIJA RADOVA ≠ AKTIVNOST MREŻNOG PLANA

i ta činjenica veoma otežava resurs-orijentisanu i dinamičku kontrolu troškova.

Iako je dinamički pristup kontroli troškova najbolji i najefikasniji na projektima u građevinarstvu, ukazaćemo i na jednostavnije pristupe. Oni se koriste u praksi i imaju

461

primenu, posebno za manje i jednostavnije projekte, kao i u rešavanju ugovornih konflikata između učesnika u realizaciji posla.

Jednostavniji pristup kontroli troškova podrazumeva direktnu primenu usvojenog modela troškova, bez uvođenja vremenske dimenzije. Takav pristup kontroli troškova može se nazvati "stati čkim" . Ukoliko su troškovi projekta procenjeni na osnovu predmera i predračuna radova, statički izveštaj o troškovima u određenom trenutku realizacije projekta trebalo bi da sadrži sledeće podatke (prema [20]):

- originalnu procenu troškova za svaku poziciju radova;

- odstupanja u troškovima za svaku izvedenu poziciju radova, usled izmena u obimu radova, kvalitetu radova, izmena u sistemu poslovanja ili drugih opravdanih razloga u skladu sa ugovorom;

- korekciju originalnih troškova za izvedene pozicije radova na osnovu uočenih odstupanja;

- procenjenu korekciju originalnih troškova za pozicije koje tek treba izvesti, a koja je očigledna na osnovu uočenih odstupanja troškova za izvedene pozicije.

Moguće je, tokom realizacije projekta, preći i na jednostavniju formu izveštaja koji će, za svaku poziciju radova, sadržati samo stvarno realizovane troškove do kontrolnog datuma i preostale procenjene troškove. Bilo koja forma da se odabere, postiže se željeni cilj, a to je tačna informacija o planiranim i ostvarenim troškovima u određenom trenutku. Na osnovu analize uzroka odstupanja troškova moguće je predložiti i eventualnu korektivnu akciju, čime sistem kontrole počinje da funkcioniše u realnom vremenu (Brandon & Ferry u svojoj knjizi [20] koriste izraz real-time cost control).

U delu koji se odnosio na modeliranje i procenu troškova pomenut je i model troškovno značajnih pozicija radova. Ovaj model redukuje spisak pozicija iz predmera i predračuna na svega dvadesetak procenata značajnih pozicija koje presudno utiču na troškove. Redukcijom potrebnih podataka za modeliranje troškova se ne gubi značajno tačnost. Neka istraživanja sprovedena na University of Edinburgh u Škotskoj favorizuju model troškovno značajnih pozicija kao veoma pogodan u fazi kontrole, zbog malog broja potrebnih podataka i jednostavnosti primene [1], [13], [14], [21]. Ta istraživanja sugerišu da je većina troškovno značajnih pozicija radova istovremeno i vremenski značajna, što je pokazano kod modela troškova za tipske betonske mostove [13]. Cilj ovih i sličnih istraživanja je da se efikasna kontrola troškova, bilo statička ili dinamička, sprovede sa što manje podataka, tako da se brže i tačnije reaguje.

Kontrola protoka novca (cash flow control)

Sama statička kontrola troškova u realnom vremenu retko je dovoljna za efikasno planiranje budućih finansijskih obaveza investitora. Investitoru je, pored iznosa, potreban i vremenski interval u kome mora da obavi određene bankarske poslove, pripremi ili pozajmi novac za plaćanje budućih radova, ili da jzna u termine kada treba da obezbedi novac za nesmetano odvijanje radova. Ovakvo dugoročno dinamičko sagledavanje troškova se automatski ostvaruje u ranije prikazanoj kompleksnoj kontroli troškova baziranoj na kontroli utroška resursa.

462

Međutim, nekad nije izvodljivo, pa čak ni potrebno, da se kontrola troškova ostvaruje kontrolisanjem čitavog niza angažovanih resursa. I u takvim slučajevima, za potrebe investitora mora se obezbediti nešto više od statičkog plana troškova, jer je za njega životno važno da kontroliše protok novca (cash flow control). Kontrolom protoka novca, koja nije ništa drugo nego grub dinamički prikaz planiranih i ostvarenih troškova, investitor stiče uvid u dinamiku obezbeđenja finansijskih sredstava za koje je odgovoran. Kontrola protoka novca može se obavljati grafički - histogramski, kumulativno (S-kriva), tabelarno ili na neki drugi pogodan način. U svakom slučaju, da bi se ostvario uvid u tokove novca tokom realizacije projekta, neophodno je da se statički plan troškova nadgradi izvesnim vremenskim planom koji će troškovima dati i vremensku dimenziju. Vremenska jedinica koja se koristi za kontrolu protoka novca najčešće je mesec, kvartal (tri meseca) ili čak godina.

Kontrola protoka novca je, dakle, grub način kontrole troškova i njen osnovni cilj je da investitoru signalizuje finansijske obaveze koje mu predstoje. Izveštaj o protoku novca najčešće se sastoji od samo jedne stranice koja nije ni namenjena tehničkom osoblju, već se koristi kao ulazni podatak za izradu finansijskog plana firme ili neke šire investitorske grupacije. Ovakav izveštaj namenjen je isključivo najvišim nivoima rukovođenja i sa praktičnim aspektom svakodnevnog upravljanja projektom nema mnogo veze. Rukovodiocu projekta globalni izveštaj o protoku novca može jedino da posluži kao ilustracija trenda u ostvarivanju troškova, koji on, svakako, unapred mora znati na osnovu svog svakodnevnog rada.

8.2.4 Kontrola kvaliteta

Kvalitet čini skup svojstava i karakteristika proizvoda ili usluga koji se odnose na njihovu mogućnost da zadovolje utvrđene ili izražene potrebe. Ovakva definicija implicitno obuhvata i pojmove kao što su standardnost, pouzdanost, funkcionalnost, lako održavanje, trajnost, izgled ili bilo koju drugu merljivu osobinu konačnog proizvoda.

Fizičke karakteristike proizvoda u građevinarstvu definišu se tokom projektovanja i pripremnih aktivnosti, a ostvaruju se tokom proizvodnje. One se javljaju u dva vida: karakteristike koje je moguće utvrditi merenjem, kao što su dimenzija, težina, temperatura, i karakteristike koje se opisuju kao zadovoljavajuće ili nezadovoljavajuće. U prvom slučaju kaže se da se radi o utvrđivanju numeričke karakteristike, a u drugom se radi o atributu.

Pored utvrđivanja kvaliteta direktnim merenjem numeričkih karakteristika ili osmatranjem atributa proizvoda, pojam kvaliteta u građevinarstvu może se posmatrati i mnogo šire. Pod tim podrazumevamo, u opštem slučaju, kvalitet upravljanja proizvodnjom i projektima. U građevinarstvu, ovako shvaćeni kvalitet usluga postiże se uvođenjem procedura u svim fazama rada, formiranjem i korišćenjem kvalitetnog informacionog sistema i standardizacijom poslovanja u celini.

Politika kvaliteta u građevinarstvu, dakle, treba da obuhvati proizvod projekta i upravljanje kompletnim projektom.

463

Kotrola kvaliteta proizvoda u gra đevinarstvu

U svom opštem (tradicionalnom) značenju kontrola znači ispitivanje ili proveravanje eksperimentom, pa se, u poslovima kontrole kvaliteta, pod kontrolom često podrazumeva utvrđivanje pojedinih karakteristika kvaliteta eksperimentom ili pregledom, upoređujući dobijene rezultate sa nekim postavljenim standardom. Kontrola kvaliteta u industrijskom smislu predstavlja prenošenje odgovornosti na učesnike u svim fazama industrijskog ciklusa za postavljanje, ostvarenje i održavanje standardnih osobina jednog proizvoda, pri čemu se postupci mogu podeliti u četiri osnovna koraka:

1. postavljanje (usvajanje) tehničkog standarda;

2. provera usklađenosti karakteristika proizvoda sa standardom;

3. korekcione akcije na osnovu provere / ispitivanja / eksperimenta;

4. unapređenje kvaliteta, u smislu poboljšanja tehnologije rada i korišćenih materijala.

Zato što kvalitet radova ima posledice na troškove i rok građenja, veoma je značajno da se dobro prouče ciljevi od kojih se polazi u kontroli kvaliteta. Ovi ciljevi obično su dati u ugovoru pozivanem na neki od tehničkih standarda (JUS, BS, ASTM, GOST, DIN). Ukoliko standardi nisu jasni ili su dvosmisleni u definisanju zahtevanog kvaliteta radova, formiraju se posebne specifikacije uz ugovor o kvalitetu radova. To je naročito zastupljeno kod radova gde se primenjuje neka nova tehnologija ili gde postoji određena tajnost u izvođenju radova. Zahtevani kvalitet radova definiše se i nizom instrukcija u projektnoj dokumentaciji, na primer, u delu koji se bavi montažom elemenata konstrukcije ili opreme. Pri odobravanju crteža iz projekta, obavezno se proverava da li su oni u skladu sa usvojenim pisanim uputstvima (standardima i specifikacijama) o kvalitetu radova.

Kada je ustanovljen nivo kvaliteta radova i/ili proizvoda koji odgovara određenom projektu, predstoji stalna kontrola da li će on biti i ostvaren u toku realizacije radova. Funkcija tehničke kontrole kvaliteta radova na gradilištu se obavezno predviđa u timu za realizaciju projekta i kalkuliše se njen udeo u planiranim troškovima. U organizacionim šemama ova funkcija se često naziva tehnički nadzor.

Tehnike za utvrđivanje fizičkog kvaliteta proizvoda, materijala i radova veoma su raznovrsne i zavisno od vrste radova uključuju:

- hemijske analize (npr. za ispitivanje cementa, vode, peska i sl.);

- ispitivanje fizičko-mehaničkih karakteristika (npr. određivanje granulometrijskog sastava agregata, ispitivanje čvrstoće betonskih kocki na pritisak, određivanje karakterističnih napona kod čeličnih epruveta i sl.);

- kontrolu dimenzija i oblika (npr. dužina, širina i debljina montažnih elemenata, tolerancije u montaži i sl.);

- vizuelnu kontrolu (npr. provera montirane armature pre betoniranja, provera kompletnosti pristigle opreme, vizuelna kontrola spojeva i sl.);

- radiografske testove (npr. kontrola varova, određivanje pukotina u betonu ultrazvukom i sl.);

464

- testove performansi (npr. testiranje cevi i ventila pod pritiskom, testiranje motora i pumpi u radu i sl.);

- specijalne testove, kao što je test opterećenja za pobijene šipove, provera pada napona u prednapregnutim kablovima, kontrola buke i slično.

Obim i frekvencija sprovođenja analiza i testova definišu se u fazi projektovanja, jer se tada donosi najviše konkretnih odluka o materijalima, konstrukciji i tehnologiji građenja. Testovi uvedeni u kasnijim fazama realizacije projekta mogu bitno da poremete dinamiku odvijanja radova i planirane troškove.

Pitanje ko testira kvalitet takođe je bitno. Pošto je investitor najzainteresovaniji za poštovanje ugovorenih odredbi o kvalitetu radova, on može da kontroliše kvalitet samostalno ili da za to ovlasti neku specijalizovanu firmu. Izvođač, sa svoje strane, obično organizuje internu kontrolu kvaliteta, kako bi na vreme otkrio eventualna odstupanja i preduzeo korektivne mere.

Neophodno je naglasiti da sve odnose i procedure oko kontrole kvaliteta proizvoda treba regulisati unapred, u skladu sa prirodom proizvoda, ali i zahtevima i značajem projekta.

Upravljanje kvalitetom tokom realizacije projekata u građevinarstvu

Svaki ugovor za realizaciju projekta definiše nivo tehničkog kvaliteta u skladu sa kojim mora da se izvedu radovi. Međutim, pri izradi projektne dokumentacije ne teži se uvek najkvalitetnijem mogućem rešenju, jer takvo rešenje obično i košta više i zahteva dodatno vreme. Zadatak je upravljanja projektom da u okviru faze projektovanja i pripreme posla analizira nivo kvaliteta i uskladi ga sa budżetom / rokom projekta. Da bi se dostgao optimalan kvalitet, u fazi projektovanja treba se pridrżavati uvojenih procedura i pravila struke (vidi poglavlje VII).

Angażovanje kvalifikovanog izvođača koji će realizovati planirani posao jedan je od osnovnih zadataka investitorske strane. Posao se poveravava profesionalnom izvršiocu da bi se obezbedio minimalni tehnički kvalitet radova, prema zahtevima investitora specifikovanih ugovorom. Da bi ovaj zadatak kvalitetno obavio, investitor może da preduzme niz mera, na primer: angażovanje konsultanta (vidi poglavlje II), organizovanje licitacije uz učešće renomiranih firmi, izbor adekvatnog tipa ugovornog odnosa (o svemu ovome vidi detaljnije u poglavlju VI). Za specifične radove predviđene ugovorenim obimom radova mogu se angažovati (nominovati) usko specijalizovane firme i pojedinci, ukoliko generalni izvođač ne raspolaže dovoljno obučenom radnom snagom za realizaciju tih radova. Izvođač je, sa svoje strane, u obavezi da još u fazi izrade ponude (vidi poglavlje V) ispoštuje odgovarajuću proceduru i dobro sagleda osnovne elemente budućeg ugovora, a to su obično cena, rok i tehnički kvalitet.

U fazi izvođenja, generalni kvalitet projekta i "zadovoljstvo" investitora osigurava se primenom sistema kontrole, koji minimalno obuhvata kontrolu vremena, troškova i propisanih tehničkih zahteva. Ne treba zaboraviti da se sistem kontrole u fazi izvođenja radova često proširuje i na period garantne eksploatacije, a često i odrżavanja objekta.

465

Sam tok kontrole kvaliteta tokom razvoja projekta prikazan je na slici 8-13 i predstavlja modifikovanu šemu prof. A. Flašara. Ova šema ukazuje na sveobuhvatnost kontrole kvaliteta i uticaj kvalitetnog upravljanja projektom na kvalitet gotovog proizvoda (objekta) u građevinarstvu.

prethodnoprou~avanje

tra`enogkvaliteta

kontrolaprojekta

kontrolakvalitetaulaznih

materijala

kontrolakvalitetaprilikomgra|enja

kontrolakvalitetagotovih

proizvoda

kontrolatransporta

kontrolaprilikom

monta`e ifunkcionisanja

kontrolaprilikom

predaje gotovogobjekta

kontrolakvaliteta

u garantnomroku

upravlja~ko-informacioni

sistem

Sl. 8 -13 Sistem kontrole kvaliteta u građevinarstvu

Šire shvaćen pojam kontrole kvaliteta, koji obuhvata kompletno upravljanje projektima, propisuje, dakle, sveobuhvatnije ciljeve nego klasična tehnička kontrola ispravnosti proizvoda. U ovom slučaju potencira se:

- razumevanje potreba investitora, uključujući profesionalni uticaj sa ciljem da se potrebe prilagode realnim ograničenjima;

- dostizanje zadovoljstva investitora izgrađenim objektom, poštovanjem iskazanih potreba i usvojenih tehničkih standarda;

- zaštita interesa investitora preventivnim delovanjem, tj. kvalitetnim upravljanjem projektom, radije nego klasičnom inspekcijom i zamenom nekvalitetno izvršenih radova;

- korišćenje efikasnih procedura i informacionog sistema u cilju izbegavanja grešaka tokom realizacije projekta, ne samo tokom direktnog izvođenja pozicija, već i u fazi pripreme, transporta, koordinacije učesnika i slično.

466

Prema Statutu američkog Project Management Institute, kvalitet je "ukupnost karakteristika nekog entiteta koje odslikavaju njegovu sposobnost da zadovolji unapred definisane ili izvedene potrebe."[101] On uključuje "sve aktivnosti funkcije upravljanja sa ciljem da se definišu politika kvaliteta, ciljevi, odgovornost u implementaciji, uz korišćenje tehnika kao što su planiranje kvaliteta, kontrola kvaliteta, osiguranje kvaliteta i unapređenje kvaliteta, u okviru sistema kvaliteta". Ovakvo shvatanje kompatibilno je sa ISO standardima, posebno ISO 9000, ali i ostalim pristupima, kao što je TQM (Total Quality Management).

Organizacija Project Management Institute propisuje da upravljanje kvalitetom za potrebe upravljanja projektima obuhvata tri grupe aktivnosti: planiranje kvaliteta (Quality Planning), osiguranje kvaliteta (Quality Assurance) i kontrolu kvaliteta (Quality Control). Navedene grupe aktivnosti sadrże niz pod-aktivnosti, iskazanih u formi procedure koju treba poštovati u praksi.

Planiranje kvaliteta je podignuto na nivo vażnosti ostalih planova o realizaciji projekta, kao što su plan vremena ili plan troškova. Predviđa se, čak, da plan kvaliteta może da utiče na izmene u planu troškova i planu vremena. Osiguranje (obezbeđenje) kvaliteta obuhvata niz planiranih i sistematičnih aktivnosti na implementaciji sistema kvlieteta, tokom celog trajanja projekta. Kontrola kvaliteta uključuje evidentiranje rezultata ili izlaznih veličina projekta, proverava njihovu usklađenost sa usvojenim standardima kvaliteta i identifikuje metode za uklanjanje nezadovoljavajućih pojava. U fazi kontrole kvaliteta podrazumeva se da upravljački tim vlada tehničkim i statističkim znanjima potrebnim za direktnu kontrolu kvaliteta proizvoda ili usluga.

Detaljnija procedura upravljanja kvalitetom na projektu , adaptirana prema Project Management Institute [101] izgleda ovako:

1. Planiranje kvaliteta

1.1 Ulazni podaci:

- Politika kvaliteta, koja se definiše kao "ukupna orijentacija organizacije ka kvalitetu, formalno prihvaćena od strane najużeg rukovodstva". Obično se za potrebe realizacije konkretnog projekta politika kvaliteta jednostavno usvaja, na osnovu statutarnih dokumenata organizacije, pogotovu ako je organizacije već usmerena ka implementaciji serije standarda ISO 9000.

- Definicija ciljeva i obima posla, na osnovu čega je jasno šta su ciljevi i proizvod realizacije projekta, a posebno šta je interes investitora. U građevinarstvu se ovaj ulazni podatak może poistovetiti sa kvlaitetno obrađenim projektnim zadatkom.

- Opis proizvoda (objekta), koji po potrebi detaljnije razrađuje kvalitet, a może se dati u formi detaljnih specifikacija, tehnoloških objašnjenja, detaljnih crteża i slično.

- Standardi i propisi, posebno oni karakteristični za lokalno trżište ili konkretni tip projekta.

- Ostali ulazni podaci značajni za planiranje kvaliteta, kao što su usvojena ugovorna strategija, vremenski plan i slično.

467

1.2 Alati i tehnike:

- Cost-benefit analiza i slične tehnike koje simultano analiziraju kvalitet, vreme i troškove ralizacije posla.

- Korišćenje uzora i iskustvenih standarda sa sličnih projekata, u cilju generisanja ideja za unapređenje i boljih standarda za merenje performansi sistema.

- Razne grafičke metode i dijagrami koji se koriste u upravljanju kvalitetom, kao što su karte procesa (kojima se definišu tehnološke i proceduralne specifičnosti) ili tzv. dijagrami uzrok-posledica (kojima se sa jedne strane pregledno prikazuju svi mogući ulazi u proces, kao što su vreme, mašine, metode rada, materijal, energija, način merenja, ljudi, okolina, a sa druge strane uočeni defekti, koji su očigledna posledica).

- Predlog (plan) eksperimenata za konkretni projekat, gde se uz korišćenje analitičkih tehnika identifikuju najvażnije promenljive i simulira realizacija projekta. U građevinarstvu je posebno aktuelno korišćenje mreżnog modela za planiranje i mogućnosti softvera za upravljanje projektima, čime se omogućava efikasna analiza alternativnih planova sa stanovišta tehnologije, strategije realizacije, vremena i troškova (vidi primer u poglavlju 5.6.6).

1.3 Izlazni podaci:

- Plan upravljanja kvalitetom, koji treba da opiše kako će tim koji upravlja projektom implementirati usvojenu politiku kvaliteta. U terminologiji ISO 9000, plan upravljanja kvalitetom opisuje projektni sistem kvlaiteta tj. "organizacionu strukturu, odgovornosti, procedure, procese i resurse potrebne da se implementira upravljanje kvalitetom".

- Definicija operativnih parametara kvaliteta, gde se tačno ukazuje šta je značajno za sagledavanje kvaliteta i kako se meri u procesu kontrole kvaliteta. Na primer, ponekad nije dovoljno reći da je dostizanje projektnih rokova mera kvaliteta rada. tim koji upravlja projektom treba precizno da definiše da li se pod poštovanjem rokova podrazumeva da aktivnosti moraju da završe po planu, ili da moraju i da počnu tačno kako je planirano. Često nedostaje formalni uslov da bi se neka aktivnost smatrala završenom (npr. akt o primopredaji, potpisan izveštaj nadzornog organa, završetak montaże ili početak probnog rada neke opreme).

- Liste za proveru (Checklists), koje verifikuju da su zahtevani koraci u realizaciji posla obavljeni. Na primer, prilikom inspekcije nekog objekta za rekonstrukciju, może se formirati obimna lista sa tehničkim pitanjima na koja treba dati odgovor, pre početka projektovanja rekonstrukcije. Slično, prilikom istrażivanja żelja investitora koji ima potrebu da gradi neki objekat, postoji prilično standardna lista pitanja u odnosu na koja investitor treba da definiše svoj stav i time opredeli sastav projektnog zadatka.

2. Osiguranje kvaliteta

2.1 Ulazni podaci:

- Plan upravljanja kvalitetom (iz tačke 1.3).

468

- Rezultati merenja parametara kvaliteta, u vidu zvaničnih testova, zapisnika, merenja i u formi pogodnoj za analizu i poređenje.

- Definicije operativnih parametara kvaliteta (iz tačke 1.3).

2.2 Alati i tehnike:

- Tehnike i alati opisani pod 1.2, koji se koriste za planiranje kvaliteta.

- Uvidi u obezbeđenje kvaliteta (Quality Audits), kojima se identifikuju slaba mesta u proceduri upravljanja kvalitetom konkretnog procesa i preporučuju poboljšanja. Za izradu ovakvih izveštaja mogu se angażovati i konsultanti sa strane.

2.3 Izlazni podaci:

- Unapređenja kvaliteta, u vidu akcija koje povećavaju nivo kvaliteta, efikasnost poslovanja i zadovoljstvo investitora. U nekim slučajevima mere za unapređenje kvaliteta zahtevaće izdavanje naloga za izmene tokom realizacije projekta, što może da rezultira izmenama u planu vremena i planu troškova.

3. Kontrola kvaliteta

3.1 Ulazni podaci:

- Rezultati rada, koji uklju.čuju i rezultate proizvodnih (poslovnih) procesa i rezultate proizvoda.

- Plan upravljanja kvalitetom, opisan pod tačkom 1.3.

- Definicija operativnih parametara kvaliteta, kao u tački 1.3

- Liste za proveru (Checklists), kao u tački 1.3.

3.2 Alati i tehnike:

- Inspekcija, koja uključuje merenje, pregled i testiranje preduzeto sa ciljem da se proveri da li rezultati odgovaraju zahtevima. Inspekcija se może obaviti kako na nivou aktivnosti, tako i na nivou projekta.

- Kontrolne karte, gde se grafički prikazuju odstupanja merenih ili osmatranih veličina od standarda i statistički ocenjuje njihov intenzitet, regularnost i mogućnost usklađivanja.

- Pareto dijagrami, koji su u stvari histogramski prikaz činjenice koji uzroci najviše utiču na pojavu nekvalitetnih rezultata (Y-osa prikazuje broj nekvalitetnih osmatranja, a na X osi su histogrami raznih uzroka pojave defikata ili nekvaliteta).

- Statističke metode, gde se na osnovu dovoljno velikog uzorka populacije zaključuje o populaciji u celini, čime se ispitivanje fizički ograničava, a zaključci imaju dovoljnu teżinu.

- Razne grafičke metode i dijagrami, kao u tački 1.2.

- Analize trenda i slične analize, koje, uz korišćenje matematičkih metoda, donose procene o budućim performansama (troškovima, rokovima, tehničkim parametrima) na osnovu prikupljenih istorijskih i/ili merenih rezultata. U građevinarstvu se u ovu vrstu alata może ubrojiti i softver za upravljanje projektima, koji kao posebnu pogodnost obično nudi bogat repertoar za analizu

469

raznih scenarija odvijanja preostalog posla, na osnovu unetih podataka posle inspekcije u nekom trenutku vremena.

3.3 Izlazni podaci:

- Unapređenja kvaliteta, kao u tački 2.3.

- Odluke o prihvatanju ili odbacivanju procesa i/ili proizvoda koji su bili obuhvaćeni inspekcijom.

- Dodatni rad na popravci uočenih defekata i dovođenju pojedinih pozicija u sklad sa zahtevima kvaliteta (specifikacijama, standardima i sl). Dodatni rad je obično i izvor dodatnih troškova na projektima, pa je razumljivo insistiranje na primeni procedura planiranja i obezbeđenja kvaliteta, kako bi se izbegli dodatni troškovi.

- Kompletirane liste za proveru (check-lists), opisane pod tačkom 1.3, koje postaju deo arhive projekta.

- Usklađivanja tehnoloških procesa, što uključuje momentalne korektivne i preventivne akcije, koje su posledica kontrolnih merenja. Ponekad usklađivanje tehnologije rada zbog nedostataka u kvalitetu może da zahteva solidnu izmenu u obimu posla, tj. izdavanje naloga za izmenu. Neminovne finansijske i vremenske posledice treba adekvatno obraditi u procedurama kontrole vremena i troškova.

8.3 Upravljanje tehni čkom (projektnom) dokumentacijom tokom realizacije projekta - administracija ugovora

U poglavlju VII, koje se bavi projektovanjem i pripremom realizacije posla, uočene su vrste tehničke dokumentacije bitne za ovu fazu. Analiziran je značaj dokumenata kao što su: projektni zadatak, idejna rešenja, detaljni crteżi, predmer radova, tehnički opisi (specifikacije), sinhron planovi, itd. Tehnička dokumentacija, koja se obično formira pre realizacije posla na gradilištu, może da bude izuzetno obimna (mnogo stručnih oblasti, nekoliko verzija) i raznorodna (crteżi, tekst, tabele, fotografije).

Tokom realizacije projekta, a posebno početkom rada na gradilištu, prvobitna dokumentacija se obogaćuje brojnim dokumentima kao što su: ponude za realizaciju pojedinih pozicija, ugovori sa podizvođačima, izveštaji o tehničkim izmenama, zapisnici o izboru građeivnskih materijala, izveštaji o fizičkom napredovanju radova, nalozi i zahtevi za plaćanja izvedenih radova i slično. Očigledno je da više ne możemo govoriti samo o tehničkoj dokumentaciji, već globalno o projektnoj dokumentaciji koja ima i tehnički i komercijalno-tehnički karakter.

Neki dokumenti, kao što je ugovorna prepiska i zapisnici sa sastanaka, nisu ograničeni samo na jednu fazu, na primer fazu projektovanja ili fazu realizacije na gradilištu. Prepiska sa investitorom počinje u prvim danima realizacije projekta, i ima posebnu važnost tokom izrade projektne dokumentacije, a najživlja je, verovatno, tokom izvođenja radova na projektu. Prepiska se ostvaruje ne samo između investitora i izvođača, nego i između drugih

470

učesnika, na primer izvođača i nadzornog organa, s jedne strane, i izvođača i njegovih podizvođača i kooperanata, sa druge strane.

Da bi stvar bila komplikovanija, sva pomenuta tehnička (projektna) dokumentacija je obično sastavni deo ugovora o građenju ili je, kao njegov bitni deo, sadržana u prilozima uz ugovor. U njoj se, u pisanoj formi, detaljno razmatraju obaveze ugovornih strana. Zbog toga kompletna tehnička (projektna) dokumentacija ima izuzetan pravni značaj u slučaju sporenja i rešavanja potrażivanja sudskim putem. U toku upravljanja projektom izdvajaju se, između ostalog, sledeći važniji tipovi dokumenata:

- tekst ugovora o građenju, sa svim prilozima;

- odobreni idejni i izvođački projekti, sa predmerom i predračunom radova;

- tehnički uslovi projektanta i opisi tehnoloških postupaka (specifikacije);

- specifikacija opreme koja se ugrađuje u objekte;

- metodologija merenja i naplate izvršenih radova, sa pratećim formularima;

- spiskovi i drugi dokumenti u vezi ugovorenih jediničnih cena, analize pojedinih ugovornih cena;

- planovi realizacije radova, sa stanovišta vremena, troškova i kvaliteta;

- dokumentacija o privremenim objektima na gradilištu (naselje, privremena voda i struja, privremene saobraćajnice itd);

- građevinska knjiga i građevinski dnevnik, odnosno slični dokumenti kojima se dnevno evidentiraju događaji i radovi na gradilištu;

- obračunska dokumentacija (situacije i pregledi izvršenih radova);

- zapisnici sa sastanaka;

- prepiska između investitora i izvođača, koja obuhvata sva međusobna obaveštenja, izveštaje, naloge za rad, tekuće izmene, tumačenja i zahteve.

Zavisno od trżišta rada, varira značaj i obim gore navedene dokumentacije (pogledaj, na priemer, u poglavlju 4.6 deo "Procedura formiranja dokumentacije o projektu" na ruskom trżištu). Jedna oblast projekta može biti pomenuta ili razrađena u više nabrojanih dokumenata. Često se u samom ugovoru navodi redosled značaja pojedinih izvora podataka u tehničkoj (projektnoj) dokumentaciji, kako bi se uklonile eventualne dvosmislenosti. Pravilo je, međutim, da u slučaju neslaganja različitih izvora o istom pitanju dolazi do spornih situacija. Jedna od obaveza izvođača radova je da takve sporne situacije na vreme uoči i da na to skrene pažnju investitoru odgovarajućim dopisom, zahtevajući razjašnjenje ili dodatno tumačenje.

Celokupan niz aktivnosti izvođača na pripremi, evidentiranju, čuvanju i kasnijoj analizi dokumentacije koja se formira tokom realizacije projekta możemo nazvati jednim imenom administracija ugovora. Administracija ugovora je, pre svega, inżenjerski zadatak, koji zahteva izuzetno dobro poznavanje stručnih procedura i pravne regulative u građevinarstvu.

Posebnu pażnju čitaoca zadrżavamo na problemu sistemskog pristupa razmeni, evidentiranju i analizi prepiske na projektu. Kod nas se prepiska na projektu, kojom se

471

verifikuju svi bitni događaji tokom realizacije projekta i stvarne količine izvršenih radova, uglavnom odvija građevinskim dnevnikom i građevinskom knjigom [37]. Primenjuje se, naravno, i sistem dopisa, karakterističan za projekte u inostranstvu. Tipičan pristup realizacije projekata u inostranstvu podrazumeva da se svaki događaj na gradilištu, materijal, pozicija za prijem, crtež itd., pismenim putem dostavlja ugovornoj strani. Te dopise potpisuju ili delegirani predstavnik investitora na gradilištu ili ovlašćeni predstavnik izvođača radova. Svaki dopis koji nije pravovremeno dat, predstavlja izgubljenu bitku u svojevrsnom specijalnom ratu koji se vodi od samog momenta potpisivanja ugovora i završava se konačnim obračunom radova, a ponekad, na arbitraži.

Pošto je prepiska najživlja tokom izvođenja radova, razumljivo je da se njoj posvećuje i najveća pažnja. U toku izvođenja radova navodimo, kao ilustraciju, sledeća vażna dokumenta (bazirano na ugovornoj strategiji koja je definisana u uslovima FIDIC-a, vidi još i poglavlja VI i IX):

1. Dopisi o tehnologiji rada kojim izvođač predlaže: moguća tehnološka rešenja za izvođenje pojedinih vrsta radova, saglasnosti ili dopune i izmene predstavniku investitora.

2. Dopisi o rokovima za početak i završetak pojedinih delova projekta. Ova vrsta dopisa, kao i prethodna, vrlo je značajan izvor informacija za eventualni odštetni zahtev (vidi poglavlje IX). U njima se često mogu naći začeci odštetnih zahteva i iznaći putevi za sticanje uslova za odštetni zahtev.

3. Instrukcije o radovima (instructions) predstavljaju poseban vid službene prepiske kojima se nalaže izvršenje pojedinih pozicija ugovorenih radova. Bitna karakteristika instrukcija je da se svi radovi, obuhvaćeni nalogom, moraju izmeriti i platiti po cenama iz ponude ili po naknadno dogovorenim cenama. Zato ih potpisuje predstavnik investitora na gradilištu, pri čemu se od izvođača traži saglasnost na sve elemente instrukcije. Ukoliko izvođač ima primedbe na instrukciju, potpisuje je, uz rezervisanje prava da, u određenom roku, podnese svoj detaljni predlog za izmenu/dopunu instrukcije. Nepotpisivanje instrukcije ne zadržava izvršenje radova.

4. Instrukcije na licu mesta (site instructions) pripadaju grupi gradilišnih instrukcija koje su principijelno identične prethodnim instrukcijama. Jedina je razlika u tome što se radovi, koji su njima obuhvaćeni, ne plaćaju posebno, tj. oni su, ili uključeni u obim radova koji je predmet ponude, ili su ugovorna obaveza izvođača.

5. Nalog za izmenu pozicije (variation order) je dokument koji se izdaje na zahtev izvođača ili na zahtev investitora. Ovu vrstu dokumenta smo, zbog velikog značaja, detaljno analizirali u poglavljima VI i IX.

6. Prijemna lista (request for approval of works) je dokument kojim se predstavniku investitora podnosi na odobrenje izvođenje određene vrste radova na gradilištu. Ovim dokumentom se zakazuje vreme, vrsta i mesto izvođenja pojedinih vrsta pozicija na objektu. Ukoliko predstavnik investitora odbije da potpiše listu, planirano izvođenje radova se odgađa i time utiče na dinamiku izvođenja radova u celini. Zato je potrebna tačna evidencija resursa u takvim slučajevima (record of resources expended) i tačno trajanje zastoja kako bi izvođač, eventualno, mogao da uputi odštetni zahtev.

472

7. Dnevni izveštaji o izvođenju radova (daily report) neophodan su deo svake dokumentacije. U njima se nalaze podaci o datumu, vrsti i trajanju pojedinih aktivnosti na svim lokacijama na gradilištu, sa kompletnim angažovanim resursima. Na osnovu tih podataka mogu se proračunati stvarni troškovi i stvarna trajanja navedenih aktivnosti. Nažalost, u praksi naši izvođači često zanemaruju značaj dnevnih izveštaja, u njih unose netačne podatke, i tako dolaze u situaciju da, prilikom ispostavljanja svojih zahteva za dodatnim plaćanjima, prema investitoru ne mogu da dokažu stvarne troškove.

Jasno je da se generalni izvođač suočava sa velikim brojem podataka i informacija kojima treba da vlada, i u okviru kojih, u pravom trenutku i odgovarajućem obimu, treba da pravi selekciju radi rešavanja konkretnih problema. Sposobonost obezbeđenja pravovremenih, dovoljnih i razumljivih informacija je u direktnoj korelaciji sa kvalitativnim nivoom upravljanja realizacijom projekta. U takvoj situaciji neminovno je projektovanje informacionog sistema projekta i odgovarajućih baza podataka u njemu, o čemu u nastavku dajemo ilustrativni primer i odgovarajuće preporuke.

8.3.1 Primer baze podataka o upravljanju tehni čkom (projektnom) dokumentacijom

U primeru je reč o bazi podataka formiranoj na Katedri za menadžment i tehnologiju građenja Građevinskog fakulteta u Beogradu za potrebe jednog velikog projekta. Pre detaljnijeg prikaza baze podataka za upravljanje tehničkom dokumentacijom (nazvane Technical Audit Database), neophodno je ukazati na specifične uslove u kojima je realizovan projekt. Radovi su se izvodili u jednoj arapskoj zemlji u skladu sa ugovorom baziranom na opštim uslovima FIDIC-a. Specijalni uslovi izvođenja radova veoma mnogo su se oslanjali i na lokalno pravo, tako da je bilo neophodno i dobro poznavanje lokalnih propisa o kvalitetu radova, komercijalnom poslovanju, carinskim formalnostima, finansijskim transakcijama i slično. Obim ugovorenih radova određen je na osnovu idejnog projekta i iznosio je više od milijardu dolara. Izrada glavnog projekta odvijala se paralelno sa realizacijom radova na gradilištu, a naplata radova je bila mesečna u skladu sa privremenim situacijama koje je ispostavljao izvođač radova. Pored investitora i glavnog izvođača, učesnici u realizaciji projekta bili su nezavisni konsultant i više od četrdeset podizvođača uključujući i projektanta, iz više od 10 zemalja širom sveta. Radovi su obuhvatali izgradnju i opremanje oko sedam stotina objekata različite namene. Lokacije učesnika u projektu (investitor, projektant, izvođač, gradilišta) bile su udaljene jedna od druge i po više stotina kilometara, što je otežavalo komuniciranje i koordinaciju aktivnosti na realizaciji projekta.

Za potrebe izgradnje tako velikog broja objekata instalirane su tri kompletne fabrike montažnih elemenata velikog kapaciteta. Posebno veliki obim radova bio je predviđen na infrastrukturnim objektima kao što su kanali za odvodnjavanje, toplovodi, gasovodi, spoljna rasveta i signalizacija, saobraćajnice, pa čak i heliodromi. Bilo je neophodno koordinisati izvođenje više od trideset različitih vrsta radova čiji je kvalitet morao da bude u skladu sa britanskim, američkim i lokalnim standardima. Na primer, obim radova je bio tako veliki da je ugovor za isporuku keramičkih pločica sklopljen sa tri nezavisna svetska

473

dobavljača, jer ni jedan od njih nije mogao da garantuje doglednu isporuku potrebnih količina, u skladu sa planom i zahtevanim kvalitetom. Zbog paralenog projektovanja i izvođenja radova, kao i zbog brojnosti učesnika, moglo se očekivati mnogo izmena u obimu i kvalitetu radova. Takođe, pokazalo se da posebnu pažnju kod tako velikih projekata treba posvetiti dokumentovanju i analizi dodatnih radova. U situaciji suprotstavljenih interesa mogli su se očekivati konflikti i neslaganja u razrešenju sporova, kao i različita interpretacija brojnih postojećih elemenata ugovora.

Priprema izvođača radova za tako kompleksan posao zahtevala je pažljivu pripremu za rad sa dokumentacijom na projektu. Obimna korespondencija na relaciji investitor - konsultant - izvođač - projektant je integralni deo ugovorne dokumentacije i, u isto vreme, baza podataka za pregovore, odštetne zahteve, a, po potrebi, i za međunarodnu arbitražu. Radi dobrog dokumentovanja odštetnih zahteva i pripreme za pregovore, bilo je potrebno obezbediti brzu pripremu tehničkih dosijea o svakom spornom pitanju. Jedini način da se smanji verovatnoća da neki važan dokumenat bude zanemaren u procesu donošenja odluka bio je da se primeni računarska obrada.

Prvi korak u projektovanju kompjuterizovanog sistema za evidenciju tehničke (projektne) dokumentacije (nazvanog Technical Audit Database) bio je identifikacija svih učesnika, lokacija, objekata i vrsta radova (areas) u projektu. Definisan je i način funkcionisanja arhive, kao i procedura obeležavanja registratora u kojima su čuvani originali dokumenata. Zbog internacionalnog sastava ekipe na projektu usvojen je engleski jezik kao osnova za razvoj sistema. Takođe, angažovani su i eksperti za arapski jezik, jer je on bio dosta zastupljen u pismenoj komunikaciji sa investitorom. Na osnovu takvih priprema i analiza, razvijen je efikasan sistem kodiranja (sl. 8-14).

Svaka grupa kodova (npr kodovi u vezi sa objektima) može se u željenom redosledu izlistati na ekranu ili na printeru. Vredno je napomenuti da je kodiranje po objektima u bazi podataka bilo usklađeno sa kodiranjem objekata u projektnoj dokumentaciji.

Maintenance of Coding System:

1. Files Available

2. Area Codes

3. Building Codes

4. Correspondents

5. Correspondents' Sites

6. Return to the Entrance Menu

7. Exit Technical Audit

Enter your choice:

Sl. 8-14 Meni na ekranu koji prikazuje elemente sistema kodiranja

Razikovana su tri osnovna tipa dokumenata: tehnička korespondencija sa investitorom (technical correspondence), zapisnici sa sastanaka (minutes of meetings) i zapisnici sa

474

odobravanja projektne dokumentacije (minutes of checking and approval). Tehnička korespondencija i zapisnici sa sastanaka bili su standardizovane forme. Zapisnici sa odobravanja projektne dokumentacije bili su, u stvari, formulari koji su popunjavani u toku predaje i revizije projekata. Svako odobravanje ili neodobravanje crteža, specifikacije i/ili predmera radova moralo je biti praćeno potpisanim zapisnikom. Za svaku od tri baze podataka definisani su značajni ulazni podaci i formulari za ručnu pripremu ulaznih podataka. Takođe, šemom distribucije dokumenata na projektu definisane su i obaveze osoblja za popunjavanje celog formulara ili pojedinih njegovih delova. Propisivanje jedinstvenog sistema prikupljanja, čuvanja i korišćenja dokumenata celog projekta je ključno za funkcionisanje baza podataka. Ustanovljen je i sistem autorizacije korisnika oko prava da pristupe podacima ili ih menjaju. Zbog očekivanog broja dokumenata, sa jedne strane, i ograničenih tehničkih mogućnosti, sa druge strane, odlučeno je da se u računar ne unosi kompletan tekst dokumenata, već je izvršena selekcija. Unošeni su samo najznačajniji podaci kao što su: broj registratora gde se čuva original, referentni broj dokumenta, datum, kodovi pošiljaoca i primaoca, kodovi po vrstama radova (area codes), dokumenti koji su referentni ili na koje se poziva, kratak opis ili sadržaj, kod lokacije, opis priloga uz dokument ako postoje, kod objekta i još neki manje značajni podaci.

Meni koji omogućava manipulaciju podacima jedne od baza dat je na sl. 8-15.

Osim manipulacije sa podacima, predviđen je i niz drugih mogućnosti, prvenstveno za prilagođavanje baze podataka specifičnim zahtevima korisnika. Na primer, kod unosa novih podataka ponekad je za operatera efikasnije da ne unosi podatke u prazna polja na ekranu, već da prekucava ili menja slične podatke koje je ranije uneo.

Technical Correspondence Database

1. Add new letters to the Database

2. View and edit an existing letter

3. Delete a letter from the Database

4. Automatic control of input data

5. Reindexing

6. Return to the Main Menu

7. Exit Technical Audit

Enter your choice:

Sl. 8-15 Meni na ekranu koji omogućava rad sa bazom podataka o tehničkoj korespondenciji

Posebna pažnja posvećena je sistemu kodiranja po oblastima (area codes), čime je omogućeno selektivno izveštavanje na osnovu različitih kriterijuma, slično sistemu ključnih reči u velikim bibliotekama. Ovi kodovi obuhvataju sledeće oblasti:

- osnovne faze u realizaciji projekta ( projektovanje, transport, izgradnja, opremanje, nabavka materijala, carinske formalnosti);

475

- detaljna klasifikacija za svaku vrstu rada (elektro-instalacija, na primer: osve-tljenje, telefon, instalacije za opremu, protivpožarni sistem, interni komunikacioni sistem, kompjuterska mreža, daljinska kontrola rada opreme);

- podizvođači u inostranstvu;

- podizvođači u zemlji;

- obaveze glavnog izvođača;

- kodiranje po objektima i delovima objekata;

- ugovorna problematika i rešavanje sporova o tim pitanjima;

- planiranje i kontrola realizacije radova;

- standardi i norme;

- kontrola kvaliteta radova;

- problematika o analizi i ugovaranju jediničnih cena;

- obračun i plaćanje izvedenih radova;

- personalna pitanja;

- poslovi uvoza i carinjenja za potrebe projekta;

- privremena registracija i osiguranje vozila i opreme;

- probni rad i obuka investitorovog osoblja.

Kombinovanjem unetih kodova korisniku je omogućeno da dobije bilo koji specifičan i detaljan izveštaj o određenom problemu. Korišćenjem polja koja se odnose na referentna dokumenta može se pretraživati i "po dubini", tj. povezivati dokumenta koja se odnose na istu problematiku, ali u različitim periodima vremena. Da bi se zadao upit bazi podataka, potrebno je na ekranu popuniti željena polja u odgovarajućem formularu za upit. Na sl. 8-16 dat je primer takvog ekrana za bazu podataka o tehničkoj korespondenciji.

File No

Original

Exp. by

Exp. by

From

From

Letter rer. No.

Letter date: from / /

(optionally) to / /

Ref. / /

/ /

/ /

/ /

Area

codes

P-1101

P-1102

P-1103

Answer

Design

Temporary

Main

Sl. 8-16 Maska za zadavanje upita (baza podataka o tehničkoj korespondenciji)

476

Na primer, da bi se dobila sva korespondencija primljena od 01-Jan-88 do 01-Dec-88, koja se odnosi na modifikacije rashladne opreme (air conditioning) na svim gradilištima, dovoljno je uneti sledeće podatke u formular za kreiranje izveštaja:

- početak i kraj perioda koji nas zanima;

- sledeće area kodove: EQU (Equipment - oprema), ME (Mechanical Equipment - oprema za mehaničke instalacije), AC (Air Conditioning - specijalno: rashladna oprema), CHA (Changes - kod koji označava izmene u projektnoj dokumentaciji);

- kodove gradilišta.

Uneti podaci čine ključ za pretraživanje (search key) koji je osnova za formiranje sadržaja izveštaja. Svaki izveštaj dobijen iz baze podataka praćen je zadatim ključem za pretraživanje (sl. 8-17).

Technical Corespondance Report

Search key that was given:

-------------------------------------------------

Letter date: from 01/01/88

to 01/02/88

Area Code: EQU

Area Code: ME

Area Code: AC

Area Code: CHA

P-1101

P-1102

P-1103

-------------------------------------------------

the end of search key

Sl. 8-17 Odštampani sadržaj ključa za pretraživanje

Štampanjem zadatog ključa za pretraživanje izbegava se potencijalna konfuzija pri poređenju različitih izveštaja. Sam izveštaj dobijen na osnovu specifikovanog upita, dat je na sl. 8-18.

Dobijeni izveštaj (lista pisama) na sl. 8-18 prikazuje istoriju problema o izmenama isporučilaca i tehničkih karakteristika rashladne opreme u naznačenom periodu. Uz svako pismo odštampana je lista referentnih pisama koja predstavljaju prethodni nivo prepiske. Tako je moguće na osnovu serije upita rekonstruisati nastanak i razvoj veoma kompleksnih i multidisciplinarnih problema. Pored toga, uz svako pismo naznačeno je i gde se u arhivi čuva original dokumenta. Korespondencija u prikazanom izveštaju data je hronološkim redom, a moguće je definisati i neki drugi redosled zavisno od potreba korisnika u fazi studiranja problema.

477

Sl. 8-18 Lista pisama koja zadovoljavaju zadati ključ za pretraživanje

478

U daljoj analizi istorijata izmena rashladne opreme, veoma bi zanimljiva bila i informacija o vremenu i načinu odobravanja originalne projektne dokumentacije iz ove oblasti. Tako bi se stekao uvid u inicijalno stanje. Da bi se došlo do takve informacije, treba postaviti odgovarajući upit bazi podataka koja sadrži sve zapisnike sa odobravanja projektne dokumentacije. Na primer, hronologija odobravanja projekata za mehaničke instalacije za objekat F01M (džamija) prikazana je na sl. 8-19. Očigledno je iz tog izveštaja da je preliminarni projekat mehaničkih instalacija podnet prvi put na odobravanje u januaru 1985. i da tada nije prošao reviziju. Preliminarni projekat je odobren u junu 1985. sa minimalnim primedbama koje su dokumentovane u prilogu "a" zapisnika. Finalni projekat je odobren 20. oktobra 1986.

Osim ovakvih upita o nastanaku i razvoju pojedinih problema, predviđeni su i drugi tipovi izveštaja. Na primer, odštampani su sadržaji svih registratora iz arhive koji sadrže originale dokumenata i dodati im kao naslovna strana (cover page). Na taj način, olakšano je lociranje specifičnog dokumenta u arhivi, jer se tvrdnje u toku pregovora moraju dokazivati i originalima dokumenata, a ne samo kompjuterskim izveštajima i argumentima eksperata.

Sl. 8-19 Hronologija odobravanja projekata za mehaničke instalacije

Softver omogućava maksimalnu automatsku kontrolu ulaznih podataka jer se očekuju greške pri unošenju. Zahvaljujući postojanju pisama koja su referentna (na njih se poziva u drugim pismima), došlo se do saznanja da se određeni broj dokumenata pominje u prepisci, ali ne postoji njihov original u arhivi. Ova izgubljena i/ili ukradena pisma su identifikovana i preduzete su mere da se ona pronađu. Identifikacija nedostajućih dokumenata može biti veoma važna u slučaju pojave spora sa investitorom.

479

Rad sa programom je organizovan na principu dijaloga i interaktivnog rada sistemom menija. Većinu izveštaja moguće je izlistati i na printeru i na ekranu. Finalna verzija sofvera sastojala se od više od 110 fajlova i oko 16.000 programskih linija. Na kraju 1990. godine baza podataka sadržala je oko 50.000 različitih dokumenata značajnih za implementaciju projekta. Naravno, savremenijim softverom i boljim hardverom moguće je postići bolji vizuelni efekat, uključiti grafičke izveštaje i obezbediti veći obim unetih podataka. Naglašavamo da u datom primeru naglasak nije na programu, već na značaju i principima rešavanja jednog ozbiljnog problema u okviru upravljanja projektima.

Zaključujući kratak prikaz baze podataka o tehničkoj dokumentaciji na projektu, treba istaći da je ona imala značajnu ulogu u rešavanju sporova sa investitorom, a posebno u naplati potraživanja po odštetnim zahtevima (claims). Uz pomoć izveštaja iz baze podataka bio je omogućen brz uvid u potrebnu dokumentaciju, nezavisno od osoblja koje je radilo na problemu tokom nekoliko godina. O značaju dokumentovanja finansijskih zahteva na projektu govorimo i u narednom poglavlju 8.3.2.

U trenutku izbijanja rata u Zalivu, obustavljene su sve aktivnosti na projektu i gradilišta su konzervisana. Kompletna arhiva je zaključana, zapečaćena i predata investitoru na čuvanje, jer je bilo nemoguće organizovati njen transport u Beograd. Međutim, diskete sa sadržajem baza podataka su ponete u Beograd i, na taj način, sačuvana je evidencija o ostavljenoj dokumentaciji. To se pokazalo korisnim u fazi kasnijih pregovora o nastavku prekinutih radova. I taj neočekivani razlog za prekid radova opravdao je postojanje baze podataka Technical Audit.

8.3.2 Značaj administracije ugovora za fazu naplate izvršenih radova

Administracija ugovora u velikoj meri zavisi od trżišta na kome se radi. Trżište na kome se realizuju projekti obično forsira određeni tip ugovornog odnosa, pa samim tim bliże reguliše formalne odnose između učesnika u realizaciji projekta. Może se reći da izbor tipa ugovornog odnosa (vidi detaljnije u poglavlju 6.2) diktira tehnologiju izrade projektne dokumentacije, način kontrole radova u svim fazama, pa čak i formu komunikacije između investitora i njegovih zastupnika, sa jedne strane i izvođača, sa druge strane.

Na osnovu prikazanog primera, pretpostavljamo, nije sporan značaj valjane administracije ugovora za uspešnost upravljanja projektom. Gornji primer nije obuhvatio svu dokumentaciju koja se formira tokom upravljanja projektom, ali je i pored toga ukazao na kompleksnost koja se może dostići kod većih projekata.

U praksi upravljanja velikim projektima, administriranje ugovora, u najširem smislu te reči, je odgovoran i cenjen posao. Za njega je obično nadleżan direktor projekta ili profesionalni saradnik blizak direktoru projekta. Neophodan uslov za uspešno administriranje ugovora je, pored profesionalnog znanja i odgovarajućih ovlašćenja, dobro formiran informacioni sistem na nivou projekta (vidi detaljnije primer u poglavlju 8.5).

480

Praktičan rad na administriranju većih ugovora u građevinarstvu, prema iskustvu autora, ne może se uspešno obaviti bez formiranja računarskih baza podataka za upravljanje tehničkom (projektnom) dokumentacijom.

U određenim slučajevima, kada to uslovi realizacije projekta dopuštaju, może se koristiti komercijalno dostupni softver, kao što je program Expedition firme Primavera, Inc. Ovaj program slużi za formiranje baza podataka o ugovornoj dokumentaciji (vidi sl. 8-20), prepisci i primopredaji tehničke dokumentacije (vidi sl. 8-21), a uspešno implementiranim sistemom kodiranja omogućava se hronološka analiza spornih situacija (primer dat na sl. 8-22) i uvid u troškovne izmene po unapred definisanim nivoima (kao na sl. 8-23). Preduslov za primenu programa je dosledno pridrżavanje procedura u vezi sa razmenom dokumentacije na projektu. Primeri sa slika 8-20 do 8-23 su slobodno dostupni i deo su tehničke dokumentacije za Expedition (v. 6.0 iz 1998. godine).

Contract No.

To From Date Description Spec. Section

Total Cost Approved Changes

Pending Changes

Revised

Contract Sum

AA450-00012

AA450-00300

AA450-00400

AA450-00500

AA450-00602

AA450-00700

AA450-00800

AA450-01000

AA450-01100

AA450-01300

AA450-01500

DIRECT COSTS

ACMEGC

BRINK

BUTTON

CPM

MASON

MECH

SMITH

STDPAV

STRESS

FINISH

STEEL

ACMEGC

PHILASC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

9/16/96

10/15/96

12/9/96

9/16/96

10/7/96

11/1/96

11/1/96

9/16/96

10/1/96

12/6/96

9/30/96

9/16/96

General

Conditions of

the Contract

Carpentry

Finishes

Measurement

and Paymen

Masonry

Mechanical

Systems

Weather

Protection

Earthwork

Concrete

Finishes

Steel

Direct Costs

00700

06000

09000

01150

04000

15000

07000

02000

03000

09000

05000

$10,000,000.0

$798,600.00

$209,200.00

$45,000.00

$743,150.00

$1,723,000.00

$322,000.00

$522,983.00

$1,567,100.00

$171,600.00

$292,500.00

$831,700.00

$3,300.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$3,000.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$12,200.0

$0.00

$0.00

$0.00

$9,850.0

$5,800.0

$0.00

$5,500.0

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$10,003,300.0

$798,600.00

$209,200.00

$45,000.00

$743,150.00

$1,723,000.00

$322,000.00

$525,983.00

$1,567,100.00

$171,600.00

$292,500.00

$831,700.00

Sl. 8-20 Sumarni izveštaj iz baze podataka sa evidencijom ugovorne dokumentacije na projektu

Svi prikazani izveštaji (sl. 8-20 do 8-23) imaju prvenstveno za cilj da ilustruju značaj računarske administracije ugovora za kontrolu troškova i evidenciju izmena u toku trajanja projekta. Kasnije, u poglavlju 9.2 i 9.3 govorićemo više o pravnim osnovama za naplatu izvršenih radova i odštetnih zahteva, baš na osnovu dokumentacije koja se formira u fazi izvođenja radova.

U tehničkom smislu, baza podataka sa evidencijom ugovorne dokumentacije treba obavezno da bude povezana sa prepiskom na projektu, koja je izvor dokaza o izmenama tokom realizacije posla. Obzirom na broj i status (trażene, revidovane, odobrene i sl) mogućih izmena, na većim projektima je od velikog značaja brzo sumiranje finansijskih efekata izmena po ugovorima (kao na sl. 8-20) ili po unapred definisanim nivoima

481

(oblastima) za koje se evidentiraju troškovi (kao na sl. 8-23). Pored toga, neophodan je i detaljni hronološki uvid u izmene po pojedinim pozicijama, koje su često osnov za ispostavljanje odštetnog zahteva (tipičan ovakav izveštaj potreban za analizu klejma dat je na sl. 8-22). Kao i u prethodnom primeru (Technical Audit Database), ističemo da je za procenu efekata izmena na vrednost projekta značajna i kontrola procesa projektovanja. Već smo naglasili da kvalitetna metodologija kontrole projektovanja uključuje propisivanje procedure podnošenja i odobravanja tehničke dokumentacije, kao i adekvatnu računarsku evidenciju. Izveštaji iz baze podataka o odobravanju i reviziji projektne dokumentacije, po pravilu, predstavljaju nezaobilazni dokument u sporazumnom i sudskom rešavanju sporova, pa, saglasno tome, dajemo tipičan izveštaj na sl. 8-21.

Package Submittal Rev. Title Status Required

Start Required Finish

Rcvd. Sent Return Forward BIC

482

02700

03100

03200

03300

04210

04400

02700-0001

02700-0002

02700-0003

02700-0004

02700-0005

02700-0006

03100-0004

03100-0005

03200-0001

03200-0002

03200-0003

03200-0004

03200-0005

03300-0001

03300-0002

03300-0003

03300-0004

04210-0002

04210-0003

04400-0001

04400-0002

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

2.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

Earthwork

15" RCP Culvert Pipe

18" RCP Culvert Pipe

24" RCP Culvert Pipe

34" X 22" HF-3

Storm Drain Struct.-Type A

Storm Drain Struct.-Type B

Concrete formwork

Formwork shop drawing II

Formwork calculations

Concrete Reinforcement

Wall footings rebar

Column Rebar

Beam rebar I

Foundation wall rebar

Slab reinforcement

Cast-in-place Concrete

Cement Certificate - Grout

Concrete Mix - 3000 PSI

Concrete Mix - 4000 PSI

Concrete Fill

Facing Tile

Facing Tile Sample "Stark"

Facing Tile Base

Mortar

Mortar Type "N"

Mortar Type "S"

APP

AAN

APP

NEW

REJ

APP

NEW

NEW

APP

APP

AAN

NEW

AAN

APP

APP

APP

APP

NEW

NEW

NEW

NEW

10/15/96

10/15/96

10/15/96

10/15/96

10/15/96

10/15/96

10/21/96

10/28/96

10/30/96

11/4/96

11/7/96

10/14/96

10/14/96

10/14/96

10/14/96

11/25/96

11/25/96

11/1/96

11/1/96

11/1/96

11/1/96

11/1/96

11/1/96

10/25/96

11/6/96

11/18/96

11/19/96

10/15/96

10/28/96

10/28/96

10/28/96

12/23/96

12/23/96

10/16/96

10/16/96

10/16/96

10/16/96

10/16/96

10/16/96

10/25/96

10/29/96

10/30/96

11/4/96

11/7/96

10/14/96

10/14/96

10/16/96

10/16/96

11/25/96

10/18/96

10/18/96

10/18/96

10/18/96

10/22/96

10/22/96

10/25/96

10/30/96

10/30/96

11/4/96

11/7/96

10/15/96

10/18/96

10/22/96

10/22/96

12/4/96

11/5/96

11/5/96

11/5/96

11/12/96

11/12/96

10/25/96

11/4/96

11/7/96

11/11/96

10/16/96

10/18/96

10/22/96

10/22/96

11/6/96

11/6/96

11/6/96

11/14/96

11/14/96

10/25/96

11/4/96

11/7/96

11/11/96

10/24/96

10/29/96

10/25/96

DESIGN

ACMEGC

STRESS

STRESS

DESIGN

MASON

MASON

DESIGN

MASON

Sl. 8-21 Hronološka analiza predaje i revizije tehničke dokumentacije na projektu

483

Issue Dated Item To From No. Description Spec.

Section Status Value

Util Opened: 4/22/96 001 Underground Utilities NEW

4/22/96

9/16/96

10/10/96

10/10/96

10/10/96

10/11/96

10/11/96

10/15/96

10/22/96

10/22/96

10/25/96

10/28/96

10/29/96

11/1/96

LTR

MBI

MBI

DAI

DAI

TEL

CIC

CIC

RFP

ATN

COR

COR

CO

CO

TEL

PHILASC

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

STDPAV

DESIGN

ACMEGC

DESIGN

STDPAV

PHILASC

ACMEGC

PHILASC

ACMEGC

STDPAV

DESIGN

ACMEGC

ACMEGC

STDPAV

ACMEGC

ACMEGC

STDPAV

ACMEGC

PHILASC

ACMEGC

ACMEGC

1

3

0009

S0009

1

00002

00001

00002

2

00002

00003

00001

00001

2

Automotive Technology

Pre-Construction Meet

Standard Paving Inc. contin

Standard Paving Inc. contin

Spoke to Chris Atkinson reg

Underground Utilities

Underground Utilities

Underground Utiltities

Progress Meeting

Underground Utilities

Underground Utilities

Underground Utilities

Underground Utilities

We have issued the ch.ord.

Discussed

Discussed

Central Hi

NEW NEW

NEW NEW CLO

NEW CLO NEW NEW

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$3,000.00 $3,300.00 $3,300.00 $3,000.00

$0.00

Water Opened: 9/30/96 002 Water network OPN

5/20/96

6/24/96

9/3/96

10/3/96

10/10/96

10/10/96

10/29/96

11/1/96

12/2/96

12/2/96

12/3/96

12/6/96

12/9/96

12/9/96

12/9/96

12/16/96

SUB

SUB

MBI

MBI

SUB

LOT

LOT

SUB

CO

CON

CIC

TEL

RFP

COR

COR

TEL

TEL

CO

DESIGN

DESIGN

ACMEGC

ACMEGC

ACMEGC

DESIGN

SMITH

DESIGN

ACMEGC

SMITH

ACMEGC

MECH

MECH

ACMEGC

PHILASC

ACMEGC

PHILASC

MECH

MECH MECH

PHILASC

ACMEGC

ACMEGC

SMITH

PHILASC

ACMEGC

MECH

ACMEGC

ACMEGC

MECH

ACMEGC

MECH

ACMEGC

ACMEGC

15400

15400

00016

00016

MECH

00066

00067

00002

AA450

00001

00001

00001

00001

00001

15400-0002 Hot Water H

15400-0001 Plumbing Fi

Temperat. control connenc

Temperat. control connenc

MECH-0007 Heating/Chi

Submittals

Submittals

07100-0001 Water Repel

Water line

Weather Protection

Plugging water line

Water line

Plugging water line

Plugging water line

Water Line

Water Line

Water line

Plugging Water Line

2

3

07000

9:16 am

1:30 pm

1:45 pm

NEW

NEW

NEW

CLO

NEW

APP

NEW

NEW

NEW

NEW

CLO

NEW

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$6,000.00

$32,000.0

$0.00

$0.00

$0.00

$5,800.00

$6,000.00

$0.00

$0.00

$5,800.00

Sl. 8-22 Analiza spornih situacija na projektu uz pomoć preglednog izveštaja iz baze podataka koja evidentira komunikaciju učesnika

Na projektima sa kojima su autori dolazili u dodir, posebno na anglo-saksonskim trżištima, evidentni su primeri gde je kompletna finansijska uspešnost projekta zavisila od kvaliteta evidencije dokumentacije i mogućnosti za analizu istorije projekta. Zbog toga na kraju nedvosmisleno zaključujemo da administracija ugovora, uz podršku baza podataka za upravljanje dokumentacijom na projektu, predstavlja vażnu aktivnost u okviru upravljanja projektima u građevinarstvu. Ona je neophodan uslov za efikasan rad u, za izvođača, najvażnijoj fazi - naplati posla, čemu smo posvetili celo poglavlje IX.

484

Cost Code Title Original

Amount Approved Revisions

Pending Revisions

Estimated Revisions

Adjust-ments

Projected

001 010150 D

001 010400 O

001 011520 D

001 013000 O

001 013000 V

001 013200 D

001 014000 D

001 014050 S

001 014100 S

001 015000 O

001 015040 O

001 016000 O

001 017880 D

001 019000 O

002 020500 S

002 021000 S

002 021010 S

002 022000 S

002 024000 S

002 025000 S

002 027000 V

003 033000 S

003 034000 V

004 042000 S

005 052100 S

005 053100 S

005 053200 S

005 055000 S

006 061000 S

006 064000 S

007 071600 S

007 071750 S

007 072200 S

007 079200 S

008 081000 V

008 084100 V

009 091200 S

009 092000 S

009 093200 S

009 095100 S

009 096500 S

009 096800 S

Administration Costs

Coordinate Construction

Safety

Construction Schedule

Schedule/Contract Ctrl Software

Site Engineering

Site Clean-up

Paint Mixing Room

Testing Services

Construction Facilities

Permits

Insurance & Taxes

Equipment & Small Tools

Legal Fees

Demolition

Excavation

Sitework Supervision

Earthwork and Landscaping

Earthwork for Utilities

Paving

Underground Piping

Concrete

Precast concrete

Unit Masonry

Steel Joist

Metal Roof Decking

Metal Floor Decking

Metal Fabrication

Rough Carpentry

Architectural Woodwork

Bituminous Dampproofing

Water Repellents

Insulation

Calking

Metal Doors & Frames

Al-Entrances & Store Fronts

Ceiling Suspension System

Lath & Plaster

Ceramic Mosaics

Acoustical Ceilings

Resilient Flooring

Carpeting

$179,300.00

$208,200.00

$43,200.00

$244,500.00

$14,735.88

$144,500.00

$18,000.00

$32,000.00

$0.00

$3,040.00

$90,000.00

$0.00

$0.00

$0.00

$42,240.00

$67,500.00

$22,100.00

$220,000.00

$89,000.00

$66,500.00

$15,643.00

$1,535,600.00

$31,500.00

$743,150.00

$49,500.00

$85,500.00

$81,000.00

$76,500.00

$489,500.00

$259,600.00

$54,000.00

$52,000.00

$171,000.00

$45,000.00

$184,800.00

$200,000.00

$70,400.00

$21,200.00

$70,000.00

$36,000.00

$44,000.00

$49,500.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$5,500.00

$0.00

$0.00

$2,340.00

$0.00

$660.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$179,300.00

$208,200.00

$43,200.00

$244,500.00

$14,735.88

$144,500.00

$18,000.00

$32,000.00

$0.00

$3,040.00

$90,000.00

$0.00

$0.00

$0.00

$42,240.00

$73,000.00

$22,100.00

$220,000.00

$91,340.00

$66,500.00

$16,303.00

$1,535,600.00

$31,500.00

$743,150.00

$49,500.00

$85,500.00

$81,000.00

$76,500.00

$489,500.00

$259,600.00

$54,000.00

$52,000.00

$171,000.00

$45,000.00

$184,800.00

$200,000.00

$70,400.00

$21,200.00

$70,000.00

$36,000.00

$44,000.00

$49,500.00

Sl. 8-23 Sumarna finansijska analiza posledica izmena tokom trajanja projekta, uz prethodno izvršeno kodiranje oblasti značajnih za evidenciju troškova

485

8.4 Upravljanje transportom, carinskim i komercijalnim poslovima u toku realizacije projekta

Organizacija transporta, carinski i komercijalni poslovi predstavljaju nezaobilaznu aktivnost na realizaciji svakog većeg projekta u inostranstvu. Od kvaliteta ekipe koja je zadužena za ove poslove zavisi pravovremeni početak niza drugih aktivnosti. Pored toga, kupljena, transportovana i uvezena oprema, mehanizacija i potrebni materijali obično se ne mogu koristiti na gradilištu, ukoliko ne postoje valjani prateći dokumenti. Nakon završetka projekta deo uvezene opreme i mehanizacije se često reeksportuje, što ponovo zahteva prolazak kroz nekad veoma komplikovanu proceduru.

Navedena grupa poslova obuhvata: osiguranje opreme, objekata i ljudi, organizaciju transporta i špedicije, iznajmljivanje prostorija i opreme, sprovođenje carinskih i raznih lokalnih formalnosti, skladištenje, nabavku rezervnih delova i slično. Iskustva jugoslovenskih firmi sa izvođenja radova u inostranstvu govore, na primer, da sprovođenje carinskih formalnosti, uključujući i plaćanje kazni za eventualne propuste, može da košta mnogo više nego izrada kompletne projektne dokumentacije. Čak i da se projekat ne realizuje u inostranstvu, već u zemlji, potrebno je da se organizuje efikasan rad carinsko-komercijalne službe, jer se za iole veći obim radova gotovo uvek predviđa nabavka opreme ili materijala od stranih ili udaljenih isporučilaca.

Problemi koji se javljaju tokom upravljanja carinskim i komercijalnim poslovima na projektu veoma su zavisni od specifičnosti pravnog sistema svake zemlje. Posebno se carinski zakoni širom sveta toliko razlikuju, da svaki pojedinačni slučaj zahteva posebnu pripremu i stručnjake koji imaju iskustva baš sa tim trżištima. Bez namere da potpuno objašnjavamo carinsko-komercijalnu funkcija na gradilištu, ovde dajemo primer jednog kompjuterskog sistema za obavljanje dela tih poslova, razvijenog za konkretne uslove poslovanja.

Program "CARINE" namenjen je automatizaciji carinskih i komercijalnih poslova u upravljanju projektom. Razvijen je na Katedri za menadžment i tehnologiju građenja Građevinskog fakulteta u Beogradu, za potrebe realizacije konkretnog velikog projekta u Iraku i prilagođen je zakonskim i carinskim propisima koji važe u toj zemlji.

Globalno, uvoz robe za potrebe realizacije projekta može se podeliti na privremeni i stalni uvoz. Na privremenom režimu uvoza su uglavnom oprema, mehanizacija i vozila koji se, po završetku projekta, reeksportuju. Na stalnom režimu uvoza je razna potrošna roba, hrana, materijali koji se ugrađuju u objekte i slično. Bez obzira na vrstu uvoza, proceduru uvoza i izvoza prati mnoštvo različitih dokumenata i formulara za čije popunjavanje i predaju postoji niz pravila i vremenskih ograničenja. Da stvar bude komplikovanija, u Iraku je u to vreme bio na snazi Carinski zakon br. 390 iz 1986. godine, koji oštro sankcioniše sva zakašnjenja u obavljanju carinskih formalnosti (visoke novčane kazne, oduzimanje opreme i sl.). Primera radi, kazna za neblagovremeno produženje privremene uvozne dozvole za jedno putničko vozilo je reda veličine cene tog vozila. Ulaskom projekta u

486

završnu fazu, realno je predvideti dodatno skraćenje rokova za verifikaciju carinskih dokumenata, kao i pooštravanje drugih uslova u kojima se obavlja rad carinske sluzbe.

Za formiranje računarskih baza podataka koje bi omogućile efikasnu manipulaciju sa navedenom dokumentacijom usvojen je princip jedan dokument - jedan record (record je zaokružen skup podataka u bazi, kao jedan red u tabeli). Jednom uneti podaci mogu se vizuelno pregledati na ekranu, po potrebi obrisati ili ispraviti. Ažurnost baza podataka održava se izmenama (npr. promena važnosti saobraćajne dozvole ili promena registarskog broja vozila) i dodavanjem novopristiglih podataka. Mnogo različitih korisničkih izveštaja (oko 50) može se dobiti na štampaču.

Predvidjeno je da kompletan rad sa programom preuzmu stručnjaci za carinske poslove, jer rad bez posrednika (operatera) bitno povećava efikasnost. Koomunikacija programa sa korisnikom ureena je na očigledan način, preko sistema "padajućih" menija i pomoćnih (help) obaveštenja o izboru svake opcije iz menija (vidi primer na sl. 8-24). Glavni meni (sl. 8-24) definiše sledeće oblasti rada:

- deklaracije privremenog uvoza; - saobraćajne dozvole privremenog uvoza; - pasivnu arhivu (deklaracije stalnog uvoza); - garancije stalnog uvoza; - osiguranje vozila; - izradu komparativnih izveštaja iz baze podataka; - izlazak iz programa "CARINE" i povratak u operativni sistem.

Sl. 8-24 Glavni meni baze podataka "CARINE" i padajući meni sa izveštajima iz baze podataka o privremenom uvozu

487

U opcijama "deklaracije" i "dozvole" postoji i mogućnost produžavanja važnosti ovih dokumenata. U opciji "dozvole" mogu da se unose, pregledaju i štampaju podaci o kaznama za registrovana vozila. Posebno je zanimljiva opcija "izveštaji", kojom se generišu komparativni izveštaji iz baza podataka. Ovi izveštaji kombinuju više baza podataka radi analize ispravnosti unetih podataka, radi dobijanja kompleksnijih tipova izveštaja, ili da bi se proverilo postoje li određena dokumenta navodena u drugim dokumentima.

Najvažniji od svih poslova carinske službe koja je koristila opisani program bio je produžavanje važnosti carinskih dokumenata. Razlog za to su velike novčane kazne i negativan uticaj koji eventualna zakašnjenja mogu da imaju na odvijanje radova na gradilištu. Važnost carinskih deklaracija privremenog uvoza i saobraćajnih dozvola privremenog uvoza, se produžavaju periodično. Početna informacija je spisak dokumenata (deklaracija ili dozvola) koje ističu u specificiranom periodu. Ovakav spisak dobija se na štampaču kao jedan od izveštaja iz baza podataka. Primer izveštaja sa carinskim deklaracijama privremenog izvoza koje ističu u određenom periodu, sortiran po datumima isticanja tih deklaracija, dat je na sl. 8-25.

Na osnovu dobijenog izveštaja, tj. liste dokumenata čiju važnost treba produžiti, uz pomoć programa štampaju se proceduralna pisma i zahtevi za promenu roka važnosti. Ti zahtevi prosleđuju se lokalnoj službi nadležnoj za produžavanje dozvola. Promenjeni datumi unose se nakon toga u bazu podataka.

Interaktivnim postavljanjem upita na ekranu, bez obaveze da se štampaju dugi izveštaji, može se saznati da li određeni dokument važi. Da bi sistem ispravno funkcionisao, predviđen je i čitav niz drugih mogućnosti (kontrola ispravnosti štampača, procena vremena štampanja za duge izveštaje, kontrola integriteta podataka, tehnologija redovnog snimanja podataka, postupak u nepredviđenim situacijama). Razvijene su pogodne metode pretraživanja i sortiranja podataka, tako da korisnik, po potrebi, može da dobija različite tipove izveštaja. Na primer, uvek se može specifikovati vremenski interval koji je korisniku potreban u analizi sadrżaja baze, da se ne bi štampali svi podaci; štampanje takvih podataka može se sortirati po gradilištima za koje se vrši uvoz.

U punom operativnom stanju baze podataka su sadržale oko 10.000 različitih carinskih i komercijalnih dokumenata.

488

Sl. 8-25 Izveštaj sa carinskim deklaracijama privremenog izvoza koje ističu u određenom vremenskom periodu

489

8.5 Pristup formiranju informacionog sistema za potrebe upravljanja projektima u građevinarstvu

8.5.1 Uvod

Poglavlje VIII, posvećeno u celosti operativnoj realizaciji radova na gradilištu, jasno ukazuje na potrebu izvođača da kontrolu realizacije posla sistematično pripremi i bazira na kvalitetnom informacionom sistemu. U poglavlju 3.3 (Koncept formiranja informacionog sistema za potrebe upravljanja projektima) objašnjen je pojam informacionog sistema i njegovo principijelno funkcionisanje sa stanovišta upravljanja projektima u građevinarstvu. Date su odgovarajuće definicije i objašnjeni elementi značajni za racionalno projektovanje informacionog sistema. Posebno je istaknut značaj sagledavanja funkcionisanja informacionog sistema na nivou firme i na nivou projekta i potreba da se, pre finalizacije rešenja, razreše organizacioni problemi (vidi 3.2 - Organizacione strukture za realizaciju projekata). Time su definisane polazne osnove za upravljanje informacijama, koje su najvažniji resurs u procesu upravljanja projektima.

Postojanje informacionog sistema na nivou firme i na nivou projekta i njihova intenzivna interakcija je realnost sa kojom, svakako, treba računati u rešavanju problema upravljanja informacijama. Pored te činjenice, u poglavlju 4.3.5. (Specifičnosti upravljanja podacima u fazi istrażivanja trżišta) razmatrani su elementarni aspekti formiranja baza podataka, kao ključnog elementa informacionog sistema. Data je definicija baze podataka i kao vażan princip za njeno formiranje i eksploataciju istaknut je princip deljivosti. Ukazano je da princip deljivosti označava mogućnost da više osoba ili aplikacija istovremeno koristi (deli) podatke iz neke baze podataka. U organizaciji, koja se bavi upravljanjem projektima, najveći fiktivni korisnici su upravo "firma" i "projekti", te se javlja potreba da se daju odgovori na sledeća pitanja: Kako organizaciono omogućiti da se na nivou firme i projekata efikasno sprovodi princip deljivosti podataka? Kako i gde organizovati unos podataka, pošto deljivost podrazumeva unos podataka samo na jednom mestu? Kakva treba da bude struktura podataka i kako je uskladiti sa specifičnim uslovima poslovanja? Kako izgleda procedura projektovanja informacionog sistema za potrebe upravljanja projektima?

Pristup formiranju informacionog sistema za potrebe upravljanja projektima baziramo na konkretnom primeru. To je, po mišljenju autora, pogodno i preporučljivo, pogotovu kada se ima u vidu osnovna karakteristika poslovnih sistema u građevinarstvu - zavisnost od specifičnih uslova realizacije projekata. Sagledavanje baziramo na pristupu upravljanju projektima sa stanovišta izvođača i principima iskazanim u poglavljima II-X.

Kao poligon je odabrana organizacija (u daljem tekstu: FIRMA) koja se bavi ugovaranjem i realizovanjem investicionih projekata u inostranstvu. U nastavku je obrazložen izbor i opis uslova u kojima se praktično realizuje informacioni sistem za potrebe upravljanja projektima u građevinarstvu. Analizirana je organizaciona struktura FIRME, uočena su moguća poboljšanja i definisane obaveze svih ustanovljenih organizacionih delova (informacionih podsistema) za formiranje i proširivanje baza podataka. Izdvojena su dva

490

ključna informaciona podsistema i to su: deo informacionog sistema koji se realizuje na nivou FIRME (nazvan Informacioni centar) i deo koji se realizuje na nivou projekata, saglasno ranijim teorijskim razmatranjima. Za svaki od njih definisane su potrebne baze podataka i njihov sadržaj, u skladu sa potrebama. Objašnjen je i šematski prikan praktičan način uspostavljanja interakcije između baza podataka u Informacionom centru na nivou FIRME i baza podataka na pojedinim projektima. Za baze podataka na projektu posebno je razmotrena mogućnost integracije sistemom kodiranja i za je dato odgovarajuće konceptualno rešenje. Na osnovu prikazanog primera na kraju su date preporuke za rad u praksi.

8.5.2 Sagledavanje uslova i ciljeva realizacije informacionog sistema

FIRMA ima oko stotinu zaposlenih angažovanih prvenstveno na nuđenju i izvođenju investicionih radova u inostranstvu. FIRMA je do sada u svojstvu glavnog ugovarača bila angažovana na realizaciji poslova u Africi i Aziji, a, u novije vreme, glavna orijentacija je realizacija ugovorenih poslova na istočnoevropskom tržištu (Češkoslovačka) i ruskom području (objekti visokogradnje u Moskvi, Jalti, Sibitu, Vladivostoku). Pored toga, intenzivno se obrađuju i eventualni poslovi na istoku ruske federacije, u Aziji i Africi. Pored matične firme u Beogradu, postoje i dve registrovane mešovite firme u Rusiji i registrovana firma u Londonu, kao i nekoliko predstavništava i agenata u područjima delovanja u inostranstvu (arapsko tržište, Moskva, Prag, Zapadna Evropa). Može se reći da aktivnost FIRME, između ostalog, obuhvata sledeće tri vażne grupe poslova:

- istraživanje potencijalnih tržišta i prikupljanje informacija o mogućim poslovima i uslovima njihove realizacije;

- selekcija i obrada ponuda za potencijalno zanimljive poslove;

- upravljanje realizacijom projekata za koje su potpisani ugovori, uz direktnu realizaciju pojedinih troškovno značajnih aktivnosti.

Pored pripreme, nuđenja, ugovaranja i realizacije investicionih projekata FIRMA je registrovna i za čitav niz drugih poslova, kao što su: posredovanje i zastupanje u prometu roba i usluga, organizovanje usluga međunarodnog transporta robe i putnika, tranzitni, kompenzacioni barter i reeksportni poslovi, pružanje i korišćenje informacija i znanja u privredi, atestiranje itd.

Svi nabrojani poslovi prvenstveno se zasnivaju na korišćenju informacija i upravljačkom znanju, jer FIRMA ne poseduje značajniju mehanizaciju i kapitalna osnovna sredstva pomoću kojih bi sama obavljala posao. Sa druge strane, ime FIRME veoma je poznato i prihvaćeno kao trade mark, naročito na ruskom tržištu. Dosadašnji nivo organizovanosti informacija karakterisala je izrazita decentralizacija po sektorima, poluautomatska obrada, sporo aktiviranje prikupljenog znanja i odsustvo svakog sistema koji propisuje način prikupljanja, korišćenja i proširivanja stečenih saznanja. Na primer, poslovi upravljanja projektom u inostranstvu, realizacija nekog barter aranžmana ili posredovanje u prometu robe zahtevaju veoma slične informacije o cenama transporta. Takve informacije postoje u FIRMI, ali ne postoji procedura njihovog pribavljanja i prosleđivanja korisnicima. Takođe,

491

postoji i određeni hardware koji se koristi u punoj meri za finansijsko - knjigovodstvenu funkciju i prevodilačke poslove, a minimalno se koristi za tehničke potrebe.

Imajući u vidu uslove poslovnog okrużenja, uočena je potreba formiranja Informacionog Centra FIRME (u daljem tekstu IC) i postavljena su tri globalna cilja za njegovo buduće funkcionisanje:

1. sistematizacija i centralizacija već postojećih podataka kako bi se, širem krugu korisnika, omogućilo njihovo kontrolisano korišćenje;

2. veće aktiviranje postojećih izvora podataka (kooperanti, predstavništva, agenti i saradnici) i kontinuirano korišćenje novih izvora podataka (publikacije, iskustva sa projekata, eventualno povezivanje sa nekom srodnom bazom podataka);

3. osavremenjivanje postojeće tehnologije izrade ponuda i kontrole realizacije projekata, uz definisanje detaljnijih procedura za razmenu podataka sa projektima.

Usled nedostatka tehničkog kadra i sopstvene operative, dosadašnja izrada ponuda sastojala se u prostom objedinjavanju ponuda podizvođača, sa minimalnim mogućnostima uticaja na usvojena rešenja. Zbog ovakvog pristupa nuđenju posla i kontrola realizacije projekata bila je neefikasna. Podizvođači su, imajući monopol nad tehnologijom i informacijama, diktirali ponašanje pri ugovaranju opreme, plaćanju usluga i donošenju važnih odluka. Sa osnivanjem svog IC, FIRMA treba polako da preuzima rukovodeću ulogu u traženju posla, da proverava i diktira cene mehanizacije, materijala i radne snage pri izrade ponuda, da kontroliše primenjene normative i da se vremenom i sama osposobi za kvalitetnu i brzu procenu određenih radova. Raspolažući najnovijim svetskim cenama izvođenja investicionih radova FIRMA će doći u situaciju da drugima ustupa ili prodaje takve informacije i, na taj način, stekne neophodni autoritet da bi zaista i upravljala dobijenim projektom.

IC FIRME razvija se u sklopu jedinstvenog informacionog sistema FIRME kao jedan od ključnih podsistema. Uz IC, uočen je i projekat, kao drugi najvażniji podsistem za koga treba detaljnije sagledati upravljanje informacijama. Osnovni cilj formiranja informacionog sistema na projektu, svakako, treba da bude standardizacija poslovanja i poboljšanje kvaliteta operativnog upravljanja projektima.

Struktura zamišljenog informacionog sistema FIRME i interakcija pojedinih podsistema dati su detaljnije u nastavku. Celokupna materija izložena je kao konkretni projektni zadatak sa naznačenim prioritetima za realizaciju, pri čemu je hardverska komponenta svesno potisnuta u drugi plan.

Uporedo je preporučena je i kompletna reorganizacija funkcionisanja FIRME. Na taj način bi pripreme za informatički napredak dobile organizacionu i pravnu podlogu. Zbog važnosti uočenih organizacionih promena, u nastavku je data šema koja bliže određuje položaj pojedinih učesnika u hijerarhiji odlučivanja, a posebno izdvaja ulogu Informacinog centra (sl. 8-26).

492

Sl. 8-26 Gruba organizaciona struktura FIRME i uloga Informaciong centra

Gen

eral

ni d

irek

tor

Izvr

. dire

ktor za

tehn

i~ke

posl

ove

Pos

lovn

ise

kret

ar

Tehn

i~ki

Eks

per

ti za

Stru~n

i sar

adni

kza

pra

voS

tru~

ni s

arad

nik

za fi

nans

ije

Eks

per

ti za

Izvr

. dire

ktor za

finan

sije

U@E

RU

KO

VO

DE]

E T

ELO

(KO

LEG

IJU

M)

INFO

RM

AC

ION

I C

EN

TA

R

Indiv

idual

nim

enad

`er

Sar

adni

kin

div

idua

lnog

men

ad`e

ra

Dire

ktor

pro

jekt

a 1

Dire

ktor pro

jekt

a 2

Dire

ktor pro

jekt

a n

Pro

jekt

ni tim

1P

roje

ktni

tim

nP

roje

ktni

tim

2

. .

.

. .

.

Pre

dst

avni

{tvo

Pre

dst

avni

{tvo

Pre

dst

avni

{tvo

Pre

dst

avni

{tvo

Pre

dst

avni

{tvo

Pre

dst

avni{

tvo

Pre

dst

avni

{tvo

Pre

dst

avni

{tvo

u M

osk

viu

Pra

gu

u V

ladiv

ost

oku

u L

ondon

u

u K

uvaj

tuu

Pariz

uu

Bag

dad

uu

Iran

u

In`e

njer

ing

Pre

vodila

~ka

Ra~

unovo

dst

voi k

njig

ovo

dst

voD

eviz

no

Ref

eren

tska

(kom

erci

jaln

a)gru

pa

Dom

a}in

Dom

a}ic

a /

Kurir

Voza

~

STR

U^N

E S

LU@

BE

U B

EO

GR

AD

U

PR

OJE

KT

I U

RE

ALI

ZAC

IJI

IND

IVID

UA

LNI

PR

OJE

CT M

AN

AG

ER

-IP

RE

DS

TAVN

I[TV

A U

IN

OS

TR

AN

STVU

(prip

rem

a)gru

pa

posl

ova

nje

sekr

etar

pra

vofin

ansi

je

sekr

etar

gru

pa

493

8.5.3 Analiza organizacione strukture

Šema funkcionisanja FIRME i uloga IC u Beogradu dati su na slici 8-26. Usvojena je fleksibilna mešovita organizaciona struktura prilagođena tipu i uslovima poslovanja FIRME. U okviru te strukture uočava se nekoliko organizacionih celina specifične namene.

Uže rukovode će telo (kolegijum)

FIRMOM rukovodi generalni direktor koji je odgovoran za celokupan rad i bira ga na 4 godine Upravni odbor. Generalni direktor ima dva pomoćnika - izvršnog direktora za tehničke poslove i izvršnog direktora za finansije. Izvršni direktor za tehničke poslove, po nalogu generalnog direktora, koordinira i nadzire sve ugovorene projekte koje vode direktori projekata. On rukovodi i pandanima tih projekata u Beogradu, imajući, na taj način, uvid u celokupno funkcionisanje svih projekata. Izvršni direktor za tehničke poslove, po nalogu generalnog direktora, koordinira rad u predstavništvima i operativno nadzire poslove koje vode menadžeri u fazi istraživanja tržišta i akvizicije posla. Izvršni direktor za finansije je neposredno odgovoran za rad stručnih službi i za operativno sprovođenje finansijskih odluka.

Uže rukovodeće telo čine i eksperti za pravo i finansijsko - bankarske poslove koji se uključuju u sve stručne aktivnosti u nuđenju i realizaciji projekata, a po nalogu generalnog direktora i izvršnog direktora za tehničke poslove.

Uži rukovodeći krug ljudi odgovoran je za obezbeđenje uslova za nesmetano funkcionisanje IC, kao i za izdavanje naloga svojim potčinjenima za dostavljanje podataka. Oni koriste informacije iz IC vezane o kontroli poslovanja. Celo uže rukovodeće telo ima fiksnu platu.

Individualni project manager-i u sedištu

Predviđena su mesta za šest individualnih menadžera (nazvanih uslovno "individualni project manager-i") koji sa svojim pomoćnicima, u određenoj meri, autonomno vode pojedine poslove od akvizicije do ugovaranja. Ovi parovi individualaca u fazi obrade tržišta koriste informacije iz IC i predstavništava, a njihov rad koordinira izvršni direktor za tehničke poslove. Oni su lica sa tehničkim obrazovanjem (inženjeri) i sposobni su za rešavanje tehničkih problema. Predviđeno je da u budućnosti razmena informacija bude preko IC, a da se direktan kontakt sa predstavništvom obavlja samo po potrebi.

U fazi izrade ponude ovi menadžeri koriste usluge eksperata i stručnih službi, a po potrebi, angažuju za određene poslove i stručnjake sa strane. U finalnoj fazi izrade ponude oni pod sobom imaju već formiran tim koji je dobro upoznat sa karakteristikama objekta i koji će se kasnije angažovati ukoliko se posao dobije. U trenutku dobijanja posla ključni momenat je određivanje direktora projekta, koji treba da upravlja poslom od ugovaranja do primopredaje.

Strategija FIRME predviđa da direktor projekta, koji upravlja realizacijom na gradilištu od trenutka potpisivanja ugovora, samostalno imenuje svoje saradnike na gradilištu - stručnjake i profesionalce iz FIRME ili van FIRME. Predviđeno je da u većini slučajeva

494

direktor projekta ne bude individualni menadžer koji je vodio izradu ponude. Individualni menadžer podržava direktora projekta u prvoj fazi rada, po potrebi provodi i deo vremena na gradilištu da bi uveo tim u posao, a njegov osnovni zadatak je da vodi poslove za taj projekat koji nisu vezani za operativno izvođenje radova na gradilištu. Na taj način on predstavlja centar odlučivanja za taj projekat u centrali (nadređen je direktoru projekta) i preko njega FIRMA kontroliše važne aktivnosti kao što su saradnja sa podizvođačima u zemlji, ugovaranje ključne opreme i komercijalni poslovi, globalna kontrola realizacije projekta. On je organizaciona spona između projekata, koji su klasične projektne organizacione strukture i delova firme, koji su organizovani po funkcionalnom principu.

Angažovanje na jednom projektu ne sprečava individualnog menadžera da sa svojim pomoćnikom eventualno radi na nuđenju novog posla, sarađujući u tome sa generalnim direktorom i izvršnim direktorom. Zarade individualnih menadžera treba da sadrže u sebi fiksni deo plus procenat koji zavisi od uspešnosti na izradi ponuda i realizaciji tekućih poslova.

Projekti u realizaciji

Direktor projekta isključivo realizuje potpisane ugovore, u skladu sa projektnom dokumentacijom. Već je rečeno da to može biti stručnjak angažovan sa strane za određeno vreme i za određeni projekat. On odgovara izvršnom direktoru za tehničke poslove, i sarađuje (čitaj: izveštava ga) sa svojim pandanom u Beogradu - individualnim menadžerom koji je radio na dobijanju tog posla.

Direktor projekta je nadležan za sve tehničke odluke i ima određena finansijska ovlašćenja za odluke iz tog domena. Za pojedine krupnije odluke, koje mogu da budu finansijski bitne za firmu (npr. sklapanje ugovora za važnu opremu ili angażovanje podizvođača), nadležan je izvršni direktor za tehničke poslove, odnosno individualni menadžer koga je on ovlastio. Ovako je podeljena i finansijska odgovornost u okviru definisanog budžeta projekta. To se pokazalo opravdanim u praksi, posebno na ruskom tržištu gde postoje teškoće u komuniciranju i obezbeđenju informacija, materijala i opreme na gradilištu. Nije se pokazala dobrom varijanta da direktor projekta na lokaciji gradnje ima svu finansijsku vlast, jer često može da učini neki potez suprotan interesima FIRME, ali je pogrešno i ostaviti ga bez neophodnih minimalnih finansijskih ovlašćenja, čime mu se oduzima pravo da donosi operativne odluke za dobrobit projekta.

Direktor projekta (możemo ga, u kontekstu opisanih finansijskih odgovornosti, zvati i direktor gradnje), uz konsultacije sa individualnim menadżerom i/ili izvršnim direktorom za tehničke poslove, sam određuje svoj projektni tim. Direktor projekta (gradnje) je odgovoran za detaljno planiranje i kontrolu realizacije svog projekta, a redovne izveštaje dostavlja individualnom menadżeru ili izvršnom direktoru za tehničke poslove, zavisno od usvojene detaljne procedure upravljanja. Zavisno od veličine i uslova u kojima se realizuje njegov projekat, direktor projekta (gradnje) je odgovoran za pravovremeni početak rada informacionog podsistema na nivou projekta i za formiranje potrebnih baza podataka. Plata mu je obično fiksna i u vezi sa realizacijom plana.

495

Predstavništva u inostranstvu

Zadatak predstavništava je da vode akviziciju posla na određenom tržištu. Ona nemaju ovlašćenja za aktuelne projekte, već, isključivo, projektima pružaju informacije preko informacionog centra i usluge na osnovu njihovih izričitih zahteva. Predstavništva podnose izveštaje i odgovorna su generalnom direktoru ili izvršnom direktoru, ukoliko generalni direktor na njega prenese svoja ovlašćenja.

Jedna od osnovnih funkcija predstavništava je obezbeđenje informacija za potrebe IC, i to o lokalnim cenama i tehničkim karakteristikama radne snage, materijala, mehanizacije i opreme, o stanju na tržištu, cenama i potrebama za ostalom robom, mogućnostima i cenama transporta, adresama značajnih firmi i pojedinaca. Predstavništva obezbeđuju što detaljniju dokumentaciju za eventualne buduće poslove i sve podatke koji bi mogli biti značajni za njihovu procenu ili ugovaranje. Zarade u predstavništvima su delom akontaciono fiksne, a delom zavise od uspešnosti.

Stručne službe u Beogradu

Stručne službe su organizovane po klasičnom funkcionalnom sistemu. Devizno poslovanje, računovodstvo i knjigovodstvo imaju uhodani način poslovanja i izgrađen informacioni podsistem koji funkcioniše, sa definisanim odgovarajućim bazama podataka. Prevodilačka grupa je obučena za korišćenje računara u svom poslu i, uz bolju opremu i obuku, može da poboljša prezentaciju. Referentska grupa uglavnom je zadužena za evidentiranje carinskih i komercijalnih poslova u vezi sa projektima. Kooperanti FIRME imaju svoje carinske službe koje regulišu poslove oko izvoza i uvoza mehanizacije i opreme u zemlji, te ovi poslovi nemaju izgleda za ekspanziju. Zato nema potrebe ni za planiranjem nekog većeg informacionog podsistema koji bi bio podrška ovim poslovima u Beogradu. Međutim, ponekad je potrebno organizovanje efikasne slużbe za carinsko-komercijalne poslove na većim gradilištima.

Najveći skok u kvalitetu svoga rada ipak treba da učini tzv. "inženjering grupa", ili slużba pripreme, tj. inženjeri i tehničari kojima je struka izrada projektnih rešenja, analiza cena, izbor i primena tehnologije za pojedine radove, izbor materijala i opreme, obezbeđenje kvaliteta radova, primena tehničkih standarda na tržištu gde se izvode radovi i slilčno. Ona blisko sarađuje sa individualnim project managerima (najčešće inženjeri) i drugim firmama u fazi izrade ponude, pa je potrebno i da što više učestvuje u obezbeđenju i pripremi podataka za IC.

Informacioni centar FIRME

Informacioni centar FIRME je mesto u kome se slivaju sve informacije iz predstavništava, publikacija, kontakata sa drugim firmama, iz individualnih izvora i tekućih projekata (vidi sl 8-27). To je računarski sistem sa odgovarajućim software-om koji je projektovan da prihvati te podatke, obradi ih, i, u odgovarajućem obliku, daje korisnicima. Informacioni centar je organizaciono blizak slużbi pripreme i individualnim project managerima, a opslužuju ga svakodnevno jedan ili dva stručnjaka koji se podjednako dobro snalaze u dvema oblastima: računarskoj tehnologiji i tehnologiji upravljanja projektima.

496

Sl. 8-27 Zamišljena struktura informacionog sistema i očigledna interakcija projekata sa sedištem

U@

E R

UK

OV

OD

STV

OFIR

ME

IND

IVID

UA

LNI

PR

OJE

CT M

AN

AG

ER

-I

INFO

RM

AC

ION

I P

OD

SIS

TE

M U

INO

STR

AN

STV

U -

PR

ED

STAV

NI[

TV

A

INFO

RM

AC

ION

IP

OD

SIS

TE

M -

BAZE

PO

DATAKA

NA P

RO

JEK

TU

Car

insk

o - k

om

erci

jaln

i pos

lovi

Evi

den

cija

kad

rova

, firm

i i l

oka

lnih

fina

nsija

na

pro

jekt

u

Evi

denci

ja te

hni~

ke (pro

jekt

ne)

dok

umen

taci

je

Evi

den

cija

skl

adi{

ta - p

rom

eta

mat

erija

la, o

pre

me,

del

ova

Evi

den

cija

i obra

da

ugov

orn

ih

finan

sijs

kih d

oku

men

ata

na p

roje

ktu

Det

aljn

o p

lani

ranje

i ko

ntro

la rea

lizac

ije p

roje

kta

Teh

ni~

ke k

arak

teris

tike

obje

kta

iad

min

istrac

ija u

gov

ora

Pre

dm

er i

pre

dra

~un

radova

ili s

l.doku

men

ti o o

bim

u i v

rednos

ti ra

da

Fin

ans

ijsko

posl

ovanj

e i

knjig

ovod

stvo

Pre

vodila

~ki

posl

ovi,

kore

spon

denc

ijai a

rhiv

a

Glo

baln

ako

ntro

lare

aliz

aci

jepr

ojekt

a

Tehn

i~ka

obra

dapo

nuda

ido

kum

ena

ta

STR

U^

NE

SLU

@B

E U

SE

DI[

TU

BAZE

PO

DATAKA Z

A I

STR

A@

IVAN

JETR

@I[

TA

- Ref

eren

c lis

ta fi

rme

- Evi

den

cija

upita

i pod

net

ih p

onuda

- Ist

ra`i

vanj

e lo

kaln

ih tr̀

i{ta

mat

erija

la- C

ene

robe

zna~

ajne

za

kom

pen

zaci

one

ara

n`.

- E

viden

cija

kad

rova

i fir

mi

BAZE

PO

DATAKA O

OBIM

U I

VR

ED

NO

STI

NU

\E

NIH

I

- - - - D

etal

jni p

redm

eri i

pre

dra

~uni

- - - - - RE

ALI

ZO

VAN

IH P

RO

JEK

ATA

(BAZA I

STO

RIJ

SKIH

PO

DATAKA)

- - Is

kust

vene

norm

e

INFO

RM

AC

ION

I C

EN

TA

R U

SE

DI[

TU

497

Informacioni centar FIRME posle perioda uhodavanja treba da počne sa prezentacijom svojih mogućnosti kooperantima, kao i sa izdavanjem Biltena, koji može da donese određene komercijalne efekte, ali još više da doprinese povećanju autoriteta FIRME kod drugih. U perspektivi treba računati i sa povezivanjem IC FIRME sa nekim od većih svetskih komercijalnih sistema iz oblasti realizacije investicionih projekata, naravno, imajući u vidu da takav poduhvat zahteva i određeno investiranje.

8.5.4 Struktura informacionog sistema i interakcija pojedinih podsistema

Struktura informacionog sistema FIRME i način interakcije pojedinih podsistema dati su na slici 8-27. Generalno, tri ključna podsistema su: IC FIRME u Beogradu, informacioni podsistemi na projektima i predstavništva u inostranstvu. Ostali podsistemi (uže rukovodstvo firme, individualni project manageri, stručne službe) uglavnom su korisnici, ili individualno, zavisno od razvoja poslova, popunjavaju baze podataka. Njihov odnos prema IC objašnjen je u prethodnom poglavlju u sklopu organizacione strukture FIRME.

Struktura Informacionog centra u sedištu

Informacioni centar svoje funkcionisanje zasniva na nekoliko baza podataka koje predstavljaju centralizovano znanje firme i otvorene su prema podsistemima na projektima i u predstavništvima.

Baza podataka za istraživanje tržišta

Baza podataka za istraživanje tržišta predstavlja izvor ulaznih podataka za izradu ponuda, ugovaranje, ostvarivanje poslovnih kontakata, kontrolu ponuda i organizaciju usluga transporta i osiguranja. (O suštini i izvorima ovih podataka vidi detaljnije u poglavlju 4.3)

Preporučeno je da konkretna računarska baza podataka za istraživanje tržišta FIRME minimalno obuhvati sledeće podatke:

- nazive, tehničke karakteristike i lokalne cene materijala koji se koriste za izgradnju objekata;

- tehničke karakteristike, proizvođače, mogućnosti nabavke i transporta i cene važnije opreme koja se ugrađuje u objekte;

- katalog mehanizacije sa opisima, kapacitetima i cenama angażovanja na raznim trżištima po času rada;

- cenovnik radne snage za razna tržišta, sa posebno iskazanim troškovima smeštaja i ishrane;

- cene različitih vidova transporta ljudi i robe (putnički, kamionski, železnički i avionski saobraćaj);

- cene osiguranja objekata i opreme (u transportu i na gradilištu);

- evidenciju kadrova u firmi, sa napomenama o kvalifikacijama i radnom iskustvu;

498

- evidenciju poslovnih partnera - adresar firmi sa napomenama o ključnim ljudima preko kojih se može stupiti u kontakt ili uticati na odluke u toj firmi - partneru;

- referenc listu FIRME - spisak i karakteristike izvedenih objekata i projekata u toku;

- evidenciju učešća FIRME na nuđenju radova (kada i od koga je dobijen upit, opis upita, kvalitet upita, vreme izrade ponude, ko je radio na ponudi, iznos ponude, datum podnošenja, ostvareni kontakti u fazi nuđenja, ishod podnete ponude, itd);

- cene robe široke potrošnje i usluga u Srbiji i na drugim tržištima (može biti veoma korisno u kompenzacionim i barter poslovima).

Ekskluzivnost ovako zamišljene baze podataka prvenstveno se održava prilivom informacija iz sopstvenih izvora (predstavništva, individualni menadžeri i stručne službe), jer je to kvalitet koji kooperanti FIRME nemaju.

Pored nabrojanih podataka, koji su dobro strukturirani i pogodni za računarsku evidenciju, treba predvideti i prikupljanje sledećih podataka, koji bi se arhivirali na klasičan ili računarski način, zavisno od mogućnosti (kao što je mogućnost kupovine hardvera) i načina pribavljanja (npr. preko Interneta, na CD-u ili u papirnoj formi):

- oglasi i informacije iz domaće i strane štampe, kao i publikacije o namerama velikih sistema;

- kompletni tekstovi i crteži upita i podnetih ponuda;

- pravne norme iz oblasti građevinarstva na analiziranim tržištima (kompletan tekst);

- carinski propisi na analiziranim tržištima (kompletan tekst);

- tekstovi najpoznatijih standarda i propisa za projektovanje i izvođenje radova;

- kataloška dokumentacija za materijale, nameštaj, opremu, sisteme u objektu, mehanizaciju, tehnološke postupke i sl.

Baza podataka o obimu i vrednosti nuđenih i realizovanih projekata

Ova baza podataka sadrži istorijske podatke o projektima za koje je rađena ponuda ili su realizovani u celini. Formira se da se stvori uvid u strukturu tih objekata, kao i da se omogući brza procena njihove vrednosti na osnovu kvadrature, dužine ili nekog drugog parametra. Namena ove baze istorijskih podataka je da posluži za sistematizaciju dosadašnjih iskustava u davanju ponuda i da bude instrument kontrole saradnji sa podizvođačima. (Detaljnije o tehnologiji formiranja baze istorijskih podataka vidi u poglavlju X).

Zaključeno je da, u konkretnom slučaju, bazu podataka o obimu i vrednosti nuđenih i realizovanih projekata treba da čine sledeći elementi:

- baza podataka o tehničkim karakteristikama objekata za svaki tip projekta (namena, spratnost, površina, nivo opremljenosti, kapacitet, eventualna detaljnija analiza osnovnih parametara po vrstama radova ukoliko postoje podaci itd);

499

- detaljni realizovani predmeri i predračuni po objektima (prvenstveno izvedeno stanje i naplaćene jedinične cene);

- cene za tipove objekata svedene na jedinicu mere (kvadratni metar, dužni metar, jedna soba, jedna jedinica proizvoda fabrike);

- cene za tipove objekata svedene na vrste radova ili elemente konstrukcije (cena elektro-instalacija po kvadratnom metru, cena temelja po kvadratnom metru i sl.);

- utrošci materijala po jedinici mere, za ceo objekat ili pojedine delove objekta, tamo gde je to značajno za evidentiranje i potrebe budućeg planiranja;

- iskustvene norme o trajanju pojedinih aktivnosti i poslova, interesantne za vremensko planiranje;

- filtrirana biblioteka pozicija, korisna za buduću procenu vrednosti objekta, prilagođena tehnologiji izrade komercijalnih ponuda (bez detaljnog normiranja, standardizovan opis i kodiranje, krupne pozicije radova sa ostvarenim jediničnim cenama);

- primenjene cene mehanizacije, radne snage i osnovnih materijala za izvedeni projekat (ovi cenovnici korespondiraju sa bazom podataka za istraživanje tržišta).

Popunjavanje ove baze podataka prvenstveno se odvija radom stručnih službi i individualnih menadžera, sa jedne strane, i podataka koje prosleđuje informacioni podsistem na projektima, kako je i naznačeno na priloženoj šemi. Pored računarske baze podataka, neminovno je i klasično arhiviranje odgovarajućih crteža, tehnoloških skica i tekstova na koje će se računarska baza podataka pozivati.

Globalna kontrola realizacije projekata

Detaljno planiranje i kontrola realizacije svakog projekta sprovodi se na gradilištu i to je u nadležnosti direktora projekta. U okviru IC FIRME u Beogradu obrađuju se periodični izveštaji pristigli sa projekata i globalno kontroliše njihova realizacija. Kontrola obuhvata prvenstveno vremenske i finansijske pokazatelje (bez detaljne evidencije utroška resursa) i procentualno izvršenje obaveza na projektima. Za odgovarajuće proračune i grafičku prezentaciju rezultata treba nabaviti neki od profesionalnih programa za ovu namenu.

Finansijsko-komercijalno poslovanje i knjigovodstvo

Komercijalna funkcija, knjiženje i vođenje finansija u FIRMI je zatečena zaokružena celina sa urađenom odgovarajućom software-skom podrškom. Ovaj podsistem sa svojim bazama podataka zadovoljavajuće funkcioniše i svojim radom opslužuje predstavništva, projekte i centralu u Beogradu. Potrebno je voditi računa o uklapanju postojećih rešenja u opštu strategiju upravljanja projektom.

Prevodilački poslovi, korespondencija i arhiva

FIRMA svoje ponude i prepisku realizuje uglavnom na tri svetska jezika (engleski, ruski, francuski). Za te poslove postoje kvalifikovani prevodioci obučeni za korišćenje računara. Rad ove službe treba poboljšati podizanjem kvaliteta obrade izlaznih izveštaja.

500

Što se tiče Arhive FIRME, pażnju treba usmeriti ka rešavanju problema evidencije tehničke dokumentacije na projektima i kvalitetnoj razmeni informacija sa centralnom Arhivom (deo problema je sagledan primerom u poglavlju 8.3).

Tehnička obrada ponuda i ostalih izlaznih dokumenata

Dokumenti koji se obrađuju su kombinacija izveštaja iz baza podataka, kucanih tekstova i crteža. Softver treba da, u što je moguće većoj meri, podržava YU-slova, ćirilicu, ruska slova i delove francuske abecede. Izgled i sadrżaj ponuda treba poboljšati, uz korišćenje digitalne grafike i kvalitetnog otiska.

Struktura informacionog podsistema na projektu

Informacionom podsistemu na projektu posvećena je posebna pažnja, jer je to organizaciona jedinica od čije uspešnosti zavisi operativna realizacija posla.

Informacioni podsistem na projektu formira se na početku realizacije tog projekta. Svaki projekat ne mora da ima sve navedene komponente, već samo one koje odgovaraju njegovom tipu, veličini i uslovima u kojima se realizuje. Softverska realizacija takođe może da bude stvar dogovora sa autoritetima u sedištu firme. Za formiranje informacionog podsistema na projektu odgovoran je direktor projekta.

Baza podataka o tehničkim karakteristikama objekata i svim elementima ugovora

Oblast upravljanja informacijama o obimu (obuhvatu) posla i ugovornim odnosima na projektu spada u nadleżnost direktora projekta i njegovih najbliżih saradnika. Zbog međusobne uslovljenosti i strogo definisane nadleżnosti, ove informacije sagledavamo zajednički.

Svaka vrsta rada na objektima u okviru projekta (građevinski, elektro-radovi, mašinske instalacije itd.) veoma je podložna promenama u toku realizacije projekta. Bilo kakva izmena u obimu ili kvalitetu radova ima finansijske posledice, pa je ažurna evidencija veoma potrebna. Zadatak rukovodstva projekta je da na početku uoči karakteristike objekta koje su značajne za evidentiranje i kontrolu, usmeravajući time dalje aktivnosti na osmišljavanju informacionog sistema. Osnovni izvori podataka za sagledavanje početnih tehničkih karakteristika objekata su: ugovori, crteži i tehničke specifikacije. Vażno je istaći očiglednu vezu sa bazom o tehničkoj (projektnoj) dokumentaciji koja se popunjava tokom realizacije projekta.

Sadržaj grupe baza podataka o tehničkim karakteristikama objekta może da obuhvati sledeće podatke:

- šifru i naziv objekta;

- opis namene i strukture objekta;

- šifre firmi angažovanih na realizaciji objekta i brojeve njihovih ugovora (veza sa evidencijom ugovorne dokumentacije);

501

- šifre pojedinaca nadležnih za realizaciju radova na svakom delu objekta;

- jedinicu mere kapaciteta, projektovani i ostvareni kapacitet delova objekta ili objekta u celini, sa terminiranom evidencijom izmena tokom realizacije projekta (veza sa bazom podataka o tehničkoj dokumentaciji);

- vezu sa odgovarajućim delovima predmera i predračuna, u cilju sagledavanja liste i vrednosti svih vrsta radova u okviru objekta;

- vażne projektne parametre za svaku vrstu rada za pojedine delove objekta (zahtevani nivo osvetljenosti, zahtevane pritiske, projektovanu temperaturu itd) sa pozivom na tehničku ili ugovornu dokumentaciju, kao i sa evidencijom izmena (datum promene i referentni dokumenat promene za osnovne ulazne tehničke parametre evidentira se u odgovarajućoj bazi podataka);

Sadržaji baza podataka o tehničkim karakteristikama svakog objekta direktno se po završetku projekta prosleđuju u IC FIRME u Beogradu i tretiraju se kao značajan istorijski podatak. U toku realizacije projekta mogu se rukovodstvu firme stavljati na uvid pojedini izveštaji radi potpunije kontrole realizacije projekta.

Baze podataka o elementima osnovnog ugovora i podugovora sa kooperantima, ilustracije radi, mogu da sadrže:

- broj i kratak opis predmeta ugovora;

- kompletan tekst ugovora;

- šifru kooperanta / podizvođača i šifru objekta (objekata) na koji se odnosi ugovor;

- ugovorenu vrednost, ukupno i detaljno, po objektima (delovima, oblastima, vrstama radova), sa odgovarajućom evidencijom plaćanja i komentarima za ugovorena i izvršena plaćanja, uz dovoljnu detaljnost i mogućnost ugovorne analize;

- ugovorene i stvarne datume početka i završetka radova ukupno i po objektima (delovima, oblastima, vrstama radova); ugovorene i stvarne datume karakteristične za primopredaju gradilišta, razmenu projektne dokumentacije, početak garantnog roka, početak eksploatacije i slično, kao i događaje u vezi sa tim;

- evidenciju troškova koji se posebno evidentiraju, a mogu se pripisati konkretnom ugovoru (npr. broj i vrednost planiranih i iskorišćenih avionskih karata i dnevnica sa komentarom, usluge naručene na gradilištu i sl);

- podatke o ugovorenim i ostvarenim iznosima osiguranja i garancija;

- ugovorene i naplaćene penale, kazne, štete i razna dodatna potrażivanja, ukupno i po objektima, sa odgovarajućim komentarom, vremenom nastanka i vezom na prepisku (zapisnike);

- evidenciju i komentar ostalih (specijalnih, značajnih) uslova ugovora;

- brojeve i sadrżaj eventualnih aneksa ugovora i podatke o njihovoj realizaciji po istom principu kao za osnovni ugovor;

- terminirani dnevnik i komentare direktora projekta o realizaciji ugovora;

502

- ostale elemente ugovora koji su značajni, a zavise od uslova realizacije posla.

Korisno je da se predloženi sadržaji baza podataka o potpisanim ugovorima i kontroli njihove realizacije razvijaju zajedno sa bazama podataka o tehničkim karakteristikama objekata. Na taj način omogućuje se jedinstven uvid u tehničke i finansijske parametre koji karakterišu objekte i koji objektivno zavise jedni od drugih. Naravno, još jednom podvlačimo da i okvirni sadrżaj ovih baza podataka jasno ukazuje na njihovu vezu sa ostalim komponentama informacionog sistema na projektu, posebno sa bazom podataka o tehničkoj dokumentaciji.

Izveštaji iz baza podataka o elementima ugovora takođe se prosleđuju IC FIRME u Beogradu i služe za kontrolu realizacije po potpisanim ugovorima.

Predmer i predračun ugovorenih radova

Predmer i predračun sadrži opis, količine i cene svih ugovorenih radova. Količine i cene, pa i sama tehnologija izvođenja predmet su promena, slično tehničkim karakteristikama o objektima.

Predmer i predračun radova, razrađen na odgovarajući način, treba da postoji za svaki projektovani objekat, bez obzira po kom principu je formirana ugovorna cena. Kodiranje predmera i predračuna treba sprovesti minimalno po vrstama radova i po objektima, a po nekad i po organizacionim nivoima, tako da se omogući dobijanje selektivnih izveštaja. Predmer i predračun radova definiše i deo ulaznih podataka za potrebe planiranja realizacije projekta. Elementi ove grupe baza podataka mogu da budu:

- šifra vrste (dela) radova, objekta (lokacije) i organizacioni kod;

- jedinstvena šifra pozicije radova;

- jedinica mere

- jedinična cena sa oznakom valute, prikazana zbirno ili razdvojeno;

- količina po ugovoru;

- oznaka crteża, specifikacije ili drugog ugovornog dokumenta, koji definiše ugovorenu količinu i utiče na cenu;

- evidencija eventualnih izmenjenih količina ili jediničnih cena i datumi izmena, sa pozivom na dokument kojim je izmenjena količina ili jedinična cena;

- izvedena količina.

Nomenklatura usvojena u predmeru i predračunu radova obično se usvaja i za obradu dokumenata za plaćanje. Poslednja verzija predmera i predračuna radova prosleđuje se IC-u FIRME i kompletna ulazi u bazu istorijskih podataka.

Obrada periodičnih (mesečnih) dokumenata za plaćanje radova

Periodična naplata radova na gradilištima je ustaljena praksa. Dobra strategija u okviru upravljanja projektom podrazumeva da izvođač predloži sistem mesečnog evidentiranja realizovanih radova. Time se ubrzava proces overe situacija, a investitor veoma brzo stiče

503

poverenje u unificirani sistem obračuna izvedenih radova. Mesečno evidentiranje izvedenih radova obavlja se na osnovu podataka iz građevinske knjige, prepiske sa nadzornom slużbom ili sličnih evidencija, a nomenklatura odgovara onoj koja je usvojena u okviru predmera i predračuna radova, odnosno drugog dokumenta kojim je definisan obim i vrednost radova.

Veoma je preporučljivo da se dokument o fizički izvršenim radovima razdvoji od finansijskog dokumenta koji je njegova posledica. Neophodno je ostvariti vezu sa evidencijom ugovorne dokumentacije.

Detaljno planiranje i kontrola realizacije projekta

Detaljno planiranje i kontrola realizacije projekta obavlja se uz pomoć odgovarajućeg profesionalnog software-a, kako je napomenuto u tekstu o sistemu za kontrolu u okviru ICa FIRME u Beogradu. Planiranje i kontrola realizacije u okviru projekta sprovodi se, osim po vremenskim i finansijskim parametrima, i po ključnim resursima. Ulazni podaci za planiranje uzimaju se iz baze podataka sa tehničkim karakteristikama objekata i ugovorima, kao i iz baze podataka sa predmerima i predračunima. Izvršenje se usklađuje sa podacima iz baze podataka o naplati radova i projektnoj dokumentaciji. Mesečno se prosleđuju izveštaji IC-u FIRME u Beogradu.

Evidencija kadrova, firmi i lokalnih finansija na projektu

Evidencija radnika i prisutnih kooperanata na gradilištu i isporučilaca može da bude manje ili više obima, pa se, samim tim, može javiti potreba za računarskom evidencijom. Ponekad je ona čak i obavezna po lokalnim zakonima, uz periodičnu analizu priliva i odliva radne snage po vrstama radnika i kooperantima. Ta evidencija treba okvirno da sadrži sledeće podatke:

- šifru, naziv i adresu kooperanta, sa kontakt detaljima;

- podatke o odgovornim licima na gradilištu i u centrali;

- opis delatnosti firme u okviru projekta, vezu sa bazom podataka koja evidentira ugovore (jedan kooperant może imati više ugovornih obaveza);

- napomene o anażovanju na gradilištu;

- broj radnika na gradilištu po kooperantima, po potrebi uključujući ažuran spisak radnika, sa kvalifikacijama, adresama, brojevima pasoša i datumima dolaska/odlaska.

U okviru finansijskog poslovanja na projektu obavljaju se potraživanja i plaćanja između učesnika po ugovorima (uključeno u bazu podataka o ugovorima), kao i evidentiranje svih generalnih lokalnih i raznih reżijskih troškova za koje je odgovoran direktor projekta. Generalni lokalni i reżijski troškovi, kao što su smeštaj, ishrana, reprezentacija, lokalne registracione takse, porezi, propagandni troškovi, telefon i slično, često se ne odnose ni na jedan potpisan ugovor, već se vode nezavisno. Izveštaj o prihodima i rashodima projekta, imajući u vidu i ugovorne i lokalno-reżijske troškove, prosleđuje se periodično u sklopu izveštaja sedištu firme..

504

Carinski poslovi

Carinski poslovi u okviru projekta predstavljaju ponekad veoma važnu oblast rada koja često ima velikog uticaja na dinamiku i kvalitet odvijanja radova (vidi objašnjenja i primer u poglavlju 8.4). Generalno, baza podataka se może podeliti na stalni i privremeni uvoz, a sadrżaj zavisi od lokalnih carinskih propisa i prakse.

Ilustracije radi, navodimo mogući sadrżaj baze podataka stalnog uvoza sa jednog projekta na Bliskom istoku, koja je obuhvatala sledeće osnovne podatke:

- šifru isporučioca i šifru objekta; - šifru i opis robe; - vrstu transporta; - broj i iznos fakture isporučioca; - broj i datum tovarnog lista; - broj vagona/vozila i broj koleta; - broj i datum pratećih dokumenata (manifest, delivery order); - težinu i/ili zapreminu; - broj i datum garancije; - stanje garancije (ugašena ili aktivna); - datum prelaska granice i datum obaveštenja o prispeću; - mesto carinjenja ukoliko je to značajno; - inicijale - ime službenika koji je obavio carinske formalnosti; - datum skladištenja; - mesto u arhivi gde se nalaze originali carinskih dokumenata; - napomenu o stanju deklaracije stalnog uvoza.

Baza podataka privremenog uvoza sa istog projekta obuhvatala je sledeće osnovne podatke:

- šifru isporučioca; - šifru i opis opreme koja je u režimu privremenog uvoza; - broj, datum i rok vażnosti uvozne carinske deklaracije (UCD); - broj šasije i broj motora; - broj i datum pratećih dokumenata (manifest, delivery order); - broj i datum garancije; - broj i datum uvozne liste; - vrednost opreme; - da li se oprema registruje; - eventualni datum razduženja (poklon, transport ili reeksport); - broj i datum izvozne carinske deklaracije (ICD) u slučaju razduženja; - mesto carinjenja ukoliko je to značajno; - inicijale - ime službenika koji je obavio carinske formalnosti; - mesto u arhivi gde se nabrojani dokumenti nalaze; - napomenu o stanju deklaracije privremenog uvoza.

Ukoliko oprema koja se nalazi na režimu privremenog uvoza podleže registraciji (vozila), potrebno je da se osigura i privremeno registracije kod nadležnog lokalnog organa. Baza podataka o osiguranju vozila je tada proširenje navedenih baza i ona może da sadrżi: registarski broj vozila, broj i važnost polise, napomenu o produžavanju osiguranja. Baza

505

podataka o saobraćajnim dozvolama privremenog uvoza może da sadrži: registarski broj i opis vozila, ime korisnika vozila, broj šasije i broj motora, datum prve registracije, datum i važnost poslednje registracije, podatke o eventualnom razduženju vozila.

Potreba za formiranjem sveobuhvatnije baze o carinsko-komercijalnim poslovima obično je uslovljena oštrim kaznama za carinske prekršaje, pa treba obezbediti i odgovarajuće software-ske mehanizme za produženje dozvola koje imaju ograničenu važnost.

Evidencija skladišta

Evidenciju stanja u skladištima na gradilištu u praksi obično preuzimaju sami podizvođači. Zavisno od vrste ugovora i podele posla, generalnom izvođaču je ponekad povoljno da se izbori za centralizovano vođenje stanja na skladištima, čime stiče kontrolu nad raspoloživim resursima. Bez obzira na nadleżnost, da bi se organizovalo računarsko praćenje stanja u skladištima, potrebno je razraditi šifrarnik materijala, opreme, alata i rezervnih delova. Ovaj šifrarnik je u vezi sa predmerom radova i tehničkom dokumentacijom, a może da sadrži:

- jedinstvenu šifru materijala, opreme ili dela opreme, alata ili rezervnog dela; - opis na odgovarajućem jeziku ili jezicima; - jedinicu mere; - oznaku po odgovarajućem standardu i šifru standarda (GOST, DIN, JUS, BS,

ASTM); - dimenzije i težinu (za opremu, alate i rezervne delove); - šifru ili naziv proizvođača; - jediničnu cenu; - napomenu o tehničkim karakteristikama; - eventualnu katalošku oznaku (prvenstveno za alate i rezervne delove).

Baza podataka o ulazu u skladište treba da sadrži sledeće podatke:

- šifru materijala, opreme ili dela opreme, alata ili rezervnog dela; - oznaku lokacije u skladištu; - šifru isporučioca; - količinu robe u skladištu; - šifru objekta za koji se nabavlja roba; - datum uskladištenja; - broj i datum carinskog ili transportnog dokumenta; - šifru vlasnika robe; - napomenu o uskladištenju robe.

Baza podataka o izlazu iz skladišta treba da sadrži sledeće podatke:

- šifru materijala, opreme ili dela opreme, alata ili rezervnog dela; - šifru objekta za koji se izdaje roba; - količinu robe koja se izdaje iz skladišta; - kod izlaza; - broj i datum dokumenta izlaza; - šifru korisnika robe - firme i odgovornog lica koje je preuzelo robu;

506

- napomenu o izdavanju robe iz skladišta.

Cilj ovakvog ili sličnog sistema je da se u svakom trenutku znaju količine raspoloživih resursa i na vreme otkriju greške u njihovoj nabavci ili korišćenju. Značajno je istaći vezu koja postoji između evidencije resursa i dinamike odvijanja radova.

Baza podataka o tehničkoj (projektnoj) dokumentaciji

U toku realizacije projekta svi kontakti na relaciji glavni izvođač - investitor odvijaju se pismenim putem: dopisima, nalozima, zapisnicima sa sastanaka. Za veliki obim radova realno je očekivati konfliktne situacije koje se rešavaju nagodbama, odštetnim zahtevima ili, u krajnjem slučaju, arbitražom. Rešenje svake sporne situacije zahteva adekvatnu tehničku pripremu koja obuhvata istraživanje istorije problema, utvrđivanje razloga nastanka i utvrđivanje krivice za spor. Da bi se obavila takva analiza neophodno je prikupiti svu dokumentaciju koja se odnosi na pomenuti spor i činjenicama parirati suprotnoj strani. Prilikom realizacije zaista velikih projekata ukupan broj pisama i zapisnika sa radnih sastanaka može da bude više desetina hiljada. Jedini način da se u kratkom vremenu prikupe svi relevantni dokumenti je da se o njima vodi ažurna računarska evidencija, sa svim elementima neophodnim za brzo pretraživanje (vidi detaljnije primer u poglavlju 8.3).

Uobičajeno je da se na projektima jasno izdvajaju dokumenti koji su posledica održanih sastanaka (zapisnici sa radnih sastanaka) i pisma (projektna/tehnička korespondencija). Za svaki tip dokumenta treba precizirati podatke koji mogu biti kasnije korišćeni. Baza podataka o projektnoj korespondenciji treba minimalno da sadrži sledeće podatke:

- referentni broj i datum pisma; - šifru i sedište pošiljaoca i primaoca; - oznaku jezika na kome je pismo napisano; - broj registratora u arhivi gde je odložen original pisma; - brojeve i datume pisama na koje se pisac poziva; - kratak sadržaj - suštinu pisma i (pożeljno) tekst pisma; - kodove, odnosno mehanizam razvrstavanja po fazama radova, vrstama radova,

ugovornim dokumentima, podizvođačima i drugim parametrima koji mogu biti značajni za analizu u slučaju spora;

- šifru objekta na koji se pismo odnosi.

Baza podataka o zapisnicima sa sastanaka treba minimalno da sadrži sledeće podatke:

- referentni broj i datum održavanja sastanka; - mesto održavanja sastanka; - šifre predstavnika na sastancima; - oznaku jezika na kome je zapisnik napisan; - broj registratora u arhivi gde je zapisnik odložen; - brojeve i datume dokumenata na koje se zapisnik poziva; - kratak sadržaj ili zaključke sastanka; - kodove, odnosno mehanizam razvrstavanja po oblastima projekta, vrstama radova,

ugovrnoj dokumentaciji, podizvođačima i drugim parametrima koji mogu biti značajni za analizu u slučaju spora;

507

- šifru objekta na koji se zapisnik odnosi.

Bazi podataka može se pridodati dokumentacija o atestiranju opreme i materijala, kao i o izdavanju raznih tipskih sertifikata o izvršenim inspekcijama, pregledima skrivenih radova, dokazu kvaliteta i slično.

Prilikom unosa dokumenta u bazu podataka kritična je dodela odgovarajućih kodova ili sličnih mehanizama koji preciziraju njegovu suštinu i služe za kasnije pretraživanje. U okviru upita ovakvoj bazi podataka, treba dopustiti veliku slobodu kombinovanja, slično sistemu zadavanja upita u velikim bibliotekama prilikom traženja određene knjige.

Da bi ceo trud oko formiranja baze podataka dao rezultate, treba u šemi distribucije dokumenata na projektu propisati proceduru njihovog prijema, arhiviranja, kodiranja i korišćenja.

Za veće projekte posebno je značajna efikasna evidencija pripreme, overe i predaje projektne dokumentacije. Zavisno od toga kako je proceduralno rešeno odobravanje crteża, specifikacija i ostale dokumentacije, może se koristiti sistem prepiske, zapisnika ili unapred propisanih tipskih formulara. Bez obzira na proceduru, treba evidentirati sledeće okvirne podatke:

- referentni broj i datum podnošenja dokumentacije (zapisnik, pismo); - šifre predstavnika uključenih u proceduru; - broj registratora u arhivi gde je originalni podnesak odložen; - brojeve i datume dokumenata na koje se pismo/zapisnik poziva; - šifru vrste rada (oblasti) na koju se projekat odnosi; - šifru, naziv i opis projektne dokumentacije koja je podneta na odobravanje, uz

vezu sa originalnom datotekom koja sadrżi dokument (crteż, specifikaciju, opis); - šifru objekta na koji se projektna dokumentacija odnosi; - oznaku faze projektovanja (preliminarni projekat, finalni projekat, radni crteż); - status dokumentacije (odobrena, odobrena sa primedbama, nije odobrena); - napomena o odobravanju ili neodobravanju projektne dokumentacije; - datum definitivne overe projekta.

Mogućnošću uvida u hronologiju odobravanja tehničke dokumentacije i mogućnošću brzog pronalaženja dokumenta kojim se zahteva ili odobrava izmena, drži se pod kontrolom najveći potencijalni izvor dodatnih troškova u toku realizacije posla.

Sistem kodiranja i povezanost baza podataka na projektu

Osnov povezivanja baza podataka je konsistentan sistem kodiranja.

Na slici 8-28 dat je šematski prikaz moguće povezanosti baza podataka u konkretnom primeru, na osnovu njihovog planiranog sadržaja, pomoću osnovnog sistema kodiranja. U nastavku je dato i kratko objašnjenje te šeme.

508

Sl. 8-28 Moguća šema provezivanja baza podataka na projektu (sistem kodiranja)

OS

NO

VN

I ELE

ME

NT

I SIS

TE

MA

KO

DIR

AN

JA N

A P

RO

JEK

TU

BA

ZE

PO

DAT

AK

A N

AP

RO

JEK

TU

Uce

snic

i upo

slu

Bro

jevi

(šifr

e)ug

ovor

a

Šifr

eob

jekt

a(lo

kaci

ja,

delo

va)

Klju

cni

orga

niza

-ci

oni n

ivoi

Vrs

te(o

blas

ti)ra

da n

apr

ojek

tu

Bro

jevi

finan

sijs

kih

doku

me-

nata

Ozn

ake

tehn

icke

doku

men

-ta

cije

Faz

e u

rela

izac

ijipr

ojek

ta

Bro

jevi

zapi

snik

a i

kore

spon

-de

ncije

Ozn

ake

carin

ske

itr

ansp

ortn

edo

kum

ent.

Šifr

e m

ater

.op

rem

e,al

ata,

rez

.de

lova

Tehn

.kar

akt.o

bj. i

adm

inis

tr.ug

ovor

a

Pre

dmer

ipr

edra

cun

rado

va

Obr

acun

fina

ns.

potr

aziv

anja

Pla

nir.

i kon

trol

are

aliz

. pro

jekt

a

Evi

d. k

adro

va,

firm

i, lo

k.fin

ansi

ja

Car

insk

o-ko

mer

c. p

oslo

vi

Evi

denc

ijask

ladi

šta

Evi

denc

ija te

h.do

kum

enta

cije

Ozn

aka

da o

dred

jena

baz

a po

data

ka m

oze

da k

oris

ti od

redj

eni s

iste

m k

odira

nja

509

Sistem kodiranja predstavlja način da se sistematično pristupi ključnim oblastima rada na projektu. Na slici 8-28 izdvojene su oblasti za koje je, u konkretnom slučaju, pre početka realizacije informacionog podsistema na projektu, preporučeno formiranje jedinstvenog sistema kodiranja:

- učesnici u poslu; - brojevi (šifre) ugovora kojim se regulišu odnosi učesnika; - objekti (lokacije, delovi objekata) u okviru projekta; - ključni organizacioni nivoi; - vrste (oblasti) rada, koje karakterišu detaljnu podelu obima posla; - oznake dokumenata o finansijskim potrażivanjima (fakture, mesečne situacije); - oznake tehničke dokumentacije (skice, crteżi, tehničke specifikacije); - raščlanjene faze u realizaciji projekta; - brojevi zapisnika i projektne korespondencije tokom realizacije projekta; - oznake carinske, transportne i skladišne dokumentacije; - oznake materijala, mehanizacije, opreme ili delova opreme, alata, rezervnih delova

i drugih identifikovanih vażnih resursa.

Pod jedinstvenim sistemom kodiranja podrazumeva se unapred propisani način obeležavanja i definisan rok važnosti usvojenog sistema za sve vreme trajanja projekta. Na primer, važno je unapred definisati da sva pisma na relaciji izvođač - investitor imaju jedinstven format referentnog broja koji se sastoji od šest cifara i datumsku oznaku u formatu DD-MM-GG. Unapred se mogu definisati i jedinstvene oznake za objekte i faze u izgradnji tih objekata (projektovanje, opremanje, montaža, nabavka materijala, nabavka alata, obuka, nadzor, transport itd). Uvođenje jedinstvenog sistema kodiranja na početku realizacije projekta veoma olakšava komunikaciju i sistematičnost u toku upravljanja projektom, čak i kada se ne planira razvoj računarskih baza podataka.

Obilje veza na šemi sa sl. 8-24 ukazuje na to da baze podataka na projektu, iako formirane po oblastima i na osnovu analize određene grupe problema, ni slučajno nisu nezavisne. Sa šeme na sl. 8-24 vidi se, na primer, da baza podataka o skladištu koristi podatke o učesniku posla koji skladišti ili preuzima robu, objektu (delu objekta) za koji je roba prispela ili se izdaje, dokument na osnovu koga je roba ušla i izašla iz skladišta, kao i o samoj šifri materijala, opreme, alata ili rezervnog dela koji se skladišti. Pri tome se może ukazati i na oznaku tehničke dokumentacije koja sadrżi detalje o predmetnom materijalu/opremi. Kao što jedna baza podataka može da koristi više različitih kodova, tako i jedan podsistem kodiranja može da se koristi za potrebe više baza podataka. Kao primer mogu se navesti šifre koje se odnose na vrste (oblasti) rada u okviru projekta. One se koriste pri izradi predmera i predračuna, ali i mesečnih situacija, da bi mogli da se formiraju izveštaji o planiranom i izvršenom obimu radova po vrstama radova. Šifre koje se odnose na vrste radova koriste se, takođe, i u toku analize tehničkih karakteristika objekta i pri planiranju realizacije radova, za potrebe kodiranja aktivnosti. Na kraju, ovim šiframa kodira se tehnička dokumentacija na projektu kako bismo prepisku mogli pretraživati i po tom osnovu.

U opštem slučaju jasno je da su kod formiranja baza podataka na projektu često u pitanju veze "više prema više", pa prema tome postoji i više mogućnosti za prilagođavanje informacionog podsistema na projektu konkretnim uslovima. Zavisno od toga koje se baze

510

podataka usvajaju kao potrebne za određeni projekat, pristupa se razradi odgovarajućeg sistema kodiranja.

Uloga informacionih podsistema u predstavništvima

Informacioni podsistemi u predstavništvima zaduženi su za prikupljanje i distribuciju informacija značajnih za dobijanje poslova, analizu cena ili ostvarivanje poslovnih kontakata. Svoje podatke predstavništva dostavljaju direktno IC-u FIRME, kako bi se njima koristili individualni menadžeri, stručne službe i projektni timovi koji realizuju ugovorene poslove.

Struktura podataka, koje prikupljaju i dostavljaju predstavništva, uglavnom je opisana u delu koji se odnosi na sadržaj baze podataka za istraživanje tržišta.

8.5.5 Zaklju čne napomene o proceduri realizacije informacionog sistema u gra đevinarstvu

Dati primer, po mišljenju autora, dobro ilustruje pożeljan pristup realizaciji informacionog sistema u građevinarstvu, a posebno ističe značaj, povezanost i mogući sadrżaj baza podataka. Iz njega sledi da posao koncipiranja, a kasnije i praktičnog uvođenja u rad informacionog sistema nije ni malo jednostavan. On zahteva potpuno razumevanje funkcionisanja konkretnog poslovnog sistema, poznavanje računarskih tehnologija, ali istovremeno i izuzetno poznavanje tehnologije upravljanja projektima. Bez usvojenog pristupa upravljanju projektima, rešavanja organizacionih problema i propisivanja osnovnih procedura rada, praktično nije moguće baviti se ozbiljnije informacionim pitanjima.

Na kraju, możemo pokušati da formulišemo vażne elemente procedure realizacije informacionog sistema za potrebe upravljanja projektima u građevinarstvu. Ova procedura, kako sledi, mora da obuhvati prvo analizu poslovnih procesa i strategije upravljanja projektom, da bi se kao posledica formirali kvalitetni stavovi o informacionom sistemu.

1. Analiza uslova okrużenja.

Analiza specifičnih uslova u kojima deluje poslovni sistem se radi imajući u vidu vrstu delatnosti, tip i obim građevinskih projekata, trżišta rada, raspolożive resurse i slične parametre. Ovi parametri potiču iz firme i okrużenja.

2. Definisanje ciljeva i pristupa upravljanju projektima.

Unapređenja i ciljevi koji se żele postići mogu, na primer, da obuhvate: kvalitetniju obradu ponuda, bolju kontrolu operativne realizacije na gradilištu, koordinaciju učesnika i izbegavanje grešaka u projektovanju, implementaciju usvojene politike kvaliteta i slično. Ciljevi mogu da budu globalni i detaljni, sa iskazanim prioritetima. Uz ciljeve, treba opredeliti pristup upravljanju projektima koji je primeren za organizaciju. Ovaj pristup treba da odredi kako se formira projekat, šta se podrazumeva pod početkom i krajem projekta, koje su značajne faze u realizaciji projekta, a posebno mora da razradi osnovne procedure tokom realizacije pojedinih

511

faza. Na taj način, jasno se postavlja okvir za sledeće korake: razmatranje organizacionih i informacionih problema.

3. Usvajanje organizacione strukture.

Ovaj korak obuhvata analizu, prilagođavanje i, po potrebi, redefinisanje organizacione strukture, uz ukazivanje obaveza u obezbeđenju, čuvanju i korišćenju podataka. Pożeljno je podizanje ovih obaveza na nivo profesionalne odgovornosti u svakodnevnom obavljanju posla.

4. Utvrđivanje detaljnih informacionih potreba pojedinih organizacionih delova.

Zavisno od usvojene organizacione šeme, treba razdvojiti bitne od nebitnih informacija na svakom nivou odlučivanja, sagledati ulogu grafike u radu korisnika, razraditi pojedine projektne procedure tako da se doprinese standardizaciji upravljanja informacijama, itd. Značajna je analiza potrebne strukture, forme, detaljnog sadrżaja, načina i frekvencije distribuiranja izveštaja za pojedine organizacione nivoe u raznim fazama realizacije projekta. Preporučljivo je da se informacione potrebe sagledavaju u dużem vremenskom periodu i uz ključnu ulogu stručnjaka unutar firme. Rezultati ovih istrażivanja bitno opredeljuju dalje korake i veoma su povezani sa unapređenjima u radu organizacije u celini.

5. Definisanje informacionih podsistema.

Na osnovu prethodnih koraka, treba uočiti osnovne izvore i korisnike informacija i grupisati ih u ključne informacione podsisteme. Vażno je da se obezbedi harmonična veza organizacionih i informacionih podsistema. Treba voditi računa o tehničkim mogućnostima za obradu podataka i povezivanje, kao i o potrebama da se informacije dele i razmenjuju. Uobičajeno je i da se naznače prioriteti za implementaciju i razmotri uklapanje zatečenih sistema koji funkcionišu.

6. Izbor softvera i hardvera.

Izbor potrebnog hardvera i komercijalnog softvera treba da omogući postepenu i stabilnu realizaciju informacionog sistema. Zatečena rešenja treba kritički razmotriti i u potrebnoj meri očuvati. Obavezno je sagledavanje strategije u dužem vremenskom periodu i poštovanje specifičnosti upravljanja projektima u građevinarstvu. Treba omogućiti korisnicima lako korišćenje i sopstveno učešće u budućem razvoju informacionog sistema, jer je građevinarstvo oblast gde često nije isplativo i pożeljno angażovanje velikog broja informatičkih profesionalaca. Na projektnim lokacijama, po pravilu, ovakvi kadrovi su retko zastupljeni.

7. Projektovanje i razvoj osnovnih baza podataka.

Projektovanje baza podataka zahteva logičku analizu svake funkcije u organizaciji, posebno i u interakciji sa drugima. Definisanje strukture i interakcije potrebnih baza podataka obavezno uključuje pažljivu analizu sistema kodiranja, uz predviđanje potreba u narednom periodu. Razmatranje baza podataka treba da se odvija u skladu sa rezultatima svih prethodnih koraka, najbolje iterativno, uz razvoj i evaluaciju

512

prototipova. Da bi se posao do kraja korektno obavio, neophodno je potpuno poznavanje tehnologije rada i upravljanja u konkretnim uslovima poslovanja.

8. Implementacija baza podataka

Implementacija podrazumeva početak praktičnog rada u realnim uslovima. Detaljno početno planiranje i razrada baza podataka obično daju početna rešenja, koja se u fazi implementacije prilagođavaju i dopunjuju. Treba teżiti da se pojedini podsistemi što pre uključe u praksu. Razvoj i implementacija baza podataka rade se po unapred određenom prioritetu, uz primenu i adaptaciju postojećih, kao i izradu i evaluaciju novih prototipova softverskih rešenja. Paralelno, korisnici se obučavaju i stiču nove navike, a sve zajedno treba da rezultira dugoročnim podizanjem kvaliteta upravljanja projektima.

9. Prilagođavanje i unapređenje

Svakodnevno prilagođavanje izmenama u poslovnom sistemu je realnost koju treba imati u vidu. Posebnu pażnju treba posvetiti zahtevima novih projekata, koji donose svoje specifičnosti i utiču na postojeće procedure rada. Uslov da informacione procedure żive u praksi je striktna principijelna podrška rukovodstva firme i stalno usavršavanje korisnika.

Prikazana procedura je opšteg karaktera, što smo i nagovestili konstatacijom da su poslovni sistemi i projekti u građevinarstvu veoma raznoliki. Namera autora nije bila da se na ovom mestu bavi svim dnevnim i tehničkim detaljima, kao što su: izbor i karakteristike računarske opreme, tehnike rada sa bazama podataka u mrežnim uslovima i praktična realizacija baza podataka uz pomoć nekog sistema za upravljanje bazom podataka. Pokušali smo, prvenstveno, da u poglavlju VIII na konkretnim primerima objasnimo značaj, suštinu i probleme upravljanja informacijama tokom operativne realizacije projekata. Prikazali smo nekoliko rešenja problema iz prakse (npr. upravljanje projektnom dokumentacijom), čime smo hteli da ohrabrimo korisnike i pokażemo da, uz dobro odabran generalni pristup, realizacija może da se odvija postepeno i etapno. Podvlačimo, u raznim oblastima rada u građevinarstvu i na raznim projektima informacione potrebe variraju, pa tu činjenicu treba imati u vidu i ne nadati se "konačnom" rešenju.

U poglavlju X, koje je u celini posvećeno samo jednoj klasi baza podataka (baze istorijskih podataka) ponovo se dotičemo upravljanja informacijama tokom realizacije projekata u građevinarstvu.