FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economicosociale; tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic. n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc; c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale. Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum.1

n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan. 1. Funciile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare; Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului; Funcia de reprezentare. I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI 1.1. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiilor Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri. La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele etape succesive: Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop; Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional. Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp. Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale. Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor. In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii. Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul cruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre specialiti n domeniu, se consum astfel:2

primirea de informaii 23 % luarea de decizii 41% dare de dispoziii 1% schimb de informaii 4% elaborare de informaii 4% executare de lucrri 5%_ confirmare decizii 8 % explicaii, ndrumri 14% In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei. Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor. 1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile ntreprinderii i din exterior. O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] : A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe cu conducerea, n sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informaional linear i descendent; se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informaional ascendent i linear; se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se desfoar ntre conductor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre secretariat. circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de dri seama , rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul) n exercitarea funciei ce control i evaluare. C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale. D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel de structuri. Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri); de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.). In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate. Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi: gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc. Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele3

omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc. In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune: activiti cu corespondena organizaiei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor. Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei. 1.3. Activitatea cu corespondena Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic. Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc. Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii: evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea rspunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei. In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor. Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile oficiale ale organizaiilor; constituie o baza de nregistrri contabile; expeditorul i destinatarul au n fata texte identice; elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor; scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic); permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de documentare. In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani; consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spaii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu. 1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena A) Operaiuni cu corespondena primit Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau dac sunt n stare bun. Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil. In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj. Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane competente n astfel de situaii. Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomandri: nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate greit. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;4

Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii; Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea; Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei; Sortarea corespondenei primite Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care necesita atenia secretariatului. Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii; Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit ca rspuns sau din oficiu. nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la Arhivistic). Repartizarea corespondenei pe compartimente In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de primire. Avantajele sistemului: - scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea; - prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp. Alte posibiliti: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea rezoluiei de ctre conductor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment. B) Operaiuni cu corespondena expediat Scrisorile expediate de organizaii pot fi: - rspunsuri la scrisori primite - scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei. Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti: s anune termenul la care trebuie s rspund; s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere. Redactarea corespondenei Situaii: a) Scrisoarea este conceput de manager. In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate. b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctuaie; va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare; c) Scrisoarea este conceput de secretariat n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg5

informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului de specialitate. se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni. - Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz. - tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile autorizate. nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata. - Scrierea adresei pe plic Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat; Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila potei ; Se scrie codul potal n partea de jos a adresei; Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia , separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire. - mpturirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic. - Introducerea anexelor n plicuri Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile; Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima mpturire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare; Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate - Expedierea corespondenei prin pot In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de registratura. Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model). Borderou de expediie nr. Nr. Nr. Data crt. nregistrare

Destinatar

Localitatea Greutatea Taxa (lei)

Nr. recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localiti; scrisori recomandate alte localiti; scrisori simple pentru strintate; scrisori recomandate pentru strintate. Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei. Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate. Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot. Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei. In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu urmtoarele rubrici (vezi tabel). Nr. crt. Data Nr. deDestinatar Nume iSemntura nregistrare penume6

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate. Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii corespondenei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente. Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare. 1.4. Reproducerea documentelor Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice. Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de responsabilitate pe carel implic. Putem enumera, astfel: adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat; notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i difuzate de secretariat; instruciunile sunt reproduse de secretariatul; drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i reproduse de secretariat; procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat; informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat; rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc problemele acestuia. Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective: invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc. De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez. 1.5. Traducerea documentelor Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe. In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate. 1.6. Tratarea automatizat a informaiilor Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] . Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou. Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii: Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora; Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o transforma dup interesul sau. Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice. Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor. Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor de secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp. Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel : modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de informaii (documente, date structurate, termene etc.); mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor necesare i existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare; accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper text);7

reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de scrisori n serie); calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite. 1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul secretariatului. Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor, datorit posibilitilor extinse de concepie. Astfel: toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid; se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei; textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile; se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri; textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie memorate i regsite; salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat; datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia); existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind alternative; ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual. Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri. 1.7. Comunicaia birotic O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau comunicaia birotic. In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic: poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su. Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] . Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul. Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor. Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor. In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice. In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor. Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia. Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa numitele Intraneturi. La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc. Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini. Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul potei electronice (Electronic Mail). Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. Funciile principale ale acestui sistem sunt: primirea corespondenei; trimiterea de mesaje; confirmarea automat a primirii corespondenei; memorarea de documente i de mesaje;8

compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea corespondenei electronice. In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor sarcini intelectuale comune. 1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi: pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ; punerea de acord n informri curente; difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic); planificarea i coordonarea unor proiecte comune; coordonarea unor termene; In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective 1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda: procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de tiri); afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare electronice); publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferine). 1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta economica n birouri i n administraie. Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului). In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile. II. FUNCIA DE DOCUMENTARE 2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii. In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important. Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp. Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent. Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1)9

O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare : documente manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: - nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele convenionale folosite; a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) - schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii); - imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. A) Documentele imprimate Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice) Dup form: foi volante brouri cri Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii) documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obinute din prelucrarea documentelor primare) B) Documentele manuscrise: documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice s-au private. In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nevztori. Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie de sfera de activitate. Putem meniona, astfel: dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii, hotrri judectoreti etc. dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789).10

In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale. Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate. Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare presupunnd particulariti de aciune. a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ cnd le prelucreaz i transmite . b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice. 2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organizaiei Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informaii. Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante, plane, etc. Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat, n scopul valorificrii practice. Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid; S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar dosarele din interior s fie uor de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, mrimea, i natura corespondenei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent; Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale. Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens. A. Organizarea locurilor de staionare Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi documentele. ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.11

Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc. Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documentaia specifica activitii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii; n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului. In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar: 1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. 1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; 2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la dispoziie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme. b) n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate; c) n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei. n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ieire. B) Reducerea volumului de documente staionate n birou Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest sens. Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu prezint interes pentru organizaie. Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel: aa cer forurile legislative pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi soluii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape: C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana, formnd arhiva activa. D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de trimitere la arhivistic). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:12

Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut) Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic. n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala; Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;13

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae BradGeorgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M. Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate ( Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizaiei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu iniiale. Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei; Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume ( ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.14

Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel: 0. Generaliti 5. tiine naturale 1. Filozofie 6. Tehnic 2. Religie 7. Arte 3. tiine sociale 8. Literatur 4. Filologie 9. Istorie Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiina muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat. In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

15

Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului. n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei; Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor; Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc . Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc. n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei. Publicaiile oficiale Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele pari: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative naionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.16

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: Constituia Romniei Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei; Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale; Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale; Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publicaiile seriale de specialitate Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice. Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei. Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane. Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO). Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor ; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate, precum cele menionate n bibliografie.17

Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste publicaii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu informaii inutile. Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce conin informaii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei servicii potale i telecomunicaii articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expoziii etc. Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i potenialii furnizori de informaii. Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii. Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finane servicii publice telecomunicaii cltorii etc. Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul crii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apariiei Numrul paginilor pentru cri . 2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc. Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace; Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.18

Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete