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CRDP de Poitou-Charentes – Guide d’utilisation du service MémoElectre Plus

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5. Cas concrets d’utilisation de MémoElectre Plus en CDI 1er scénario : j'ai reçu de mon libraire des ouvrages ou cédéroms multimédias et souhaite les mettre rapidement en service. Je vais rechercher les notices de ces documents et les récupérer au format de BCDI.

a. Les différents scénarios de recherche Trois situations peuvent se présenter :

la plus courante : la recherche en mode ISBN/EAN les ouvrages que j’ai en ma possession sont par exemple sur un même sujet, même auteur, même éditeur, dans ce cas je

lance une recherche en mode rapide ou avancée j’ai besoin de faire plusieurs recherches successives sur des sujets ou critères différents

1) La recherche en mode ISBN/EAN Vous voulez rechercher par ISBN une liste de notices et les télécharger en une seule fois. Vous cliquez sur l’onglet « Recherche par ISBN/EAN ».

Vous pouvez saisir un ou plusieurs ISBN à la suite séparés par un espace (dans la limite de 19 ISBN*) *la zone étant limitée à 256 caractères). OU Vous pouvez avoir préalablement saisi en colonnes une liste d’ISBN dans un fichier texte (type notepad, wordpad) que vous pouvez récupérer par le bouton « Parcourir » dans MémoElectrePlus et effectuer la recherche.


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La liste des résultats s'affiche. Vous pouvez décider de sélectionner :

- toutes les notices en cliquant sur lelien "Sélectionner toutes les notices" ;

- ou de cocher les notices que voussouhaitez sélectionner en cochant lesnotices ;

- ou de visualiser une notice particulièredans son format le plus complet etchoisir de la sélectionner en cochant"Sélectionner cette notice" .

Dans l’exemple ci-contre, vous cochez lesnotices à sélectionner à partir de la listeabrégée des résultats de recherche.


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2) La recherche thématique en mode rapide ou avancée

Vous cliquez sur l’onglet de recherche rapide : dans notre exemple, vous recherchez des notices sur Harry Potter.

Les résultats de la recherche s’affichent, vous pouvez sélectionner les notices qui vous intéressent puis les exporter en suivant la procédure de récupération des notices expliquée ci-dessous.


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3) Effectuer plusieurs recherches successives sur des thèmes différents

Vous venez de faire une recherche surl’auteur « Tolkien », la liste des résultatss’affiche. Vous sélectionnez les notices qui vousintéressent. Vous décidez de faire une nouvellerecherche, dans ce cas vous devezsauvegarder vos notices précédemmentsélectionnées dans un panier (voir2e scénario « Préparer un panier denotices »), avant de lancer la nouvellerecherche. Vous pouvez également décider derécupérer directement dans votre baseles notices sélectionnées en cliquant surl'icône de téléchargement , puis ensuite

lancer une nouvelle recherche.


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b. La procédure de récupération des notices MémoElectre dans votre base documentaire

Vous visualisez une notice dans sonformat complet et vous constatez quel’option « Sélectionner cette notice » estcochée. Vous pouvez revenir à la liste abrégéedes résultats en cliquant sur le bouton« Liste ».


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L'écran de récupération s'ouvre.Il vous suffit de cocher l'option"Notices marquées" ; vous n'allezrécupérer que les noticessélectionnées (appelées aussinotices « marquées »). Vous validez en cliquant sur lebouton « Sauver ».


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Une fenêtre Windows s’ouvre vousindiquant que le nombre de noticessélectionnées va être décompté devotre forfait d’exportation denotices. Rappel : un abonnement annuelcomprend un forfait de 1000notices récupérables. Vous cliquez sur OK pourrécupérer les notices.


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Une fenêtre Windows s’ouvre nousindiquant que le fichier« NoticesBCDI.mmn) a été téléchargé. Vous choisissez de cliquer soit :

- sur « Ouvrir »: l’utilitaire Gestmmnva être lancé (cf. écran suivant)

- sur « Enregistrer » : vous pourrezalors enregistrer votre fichier dansun répertoire (ex : BCDI\TEMP ouBCDI3\TEMP)

Nous vous conseillons d’archiver tousvos fichiers récupérés surMémoElectre Plus dans un répertoirede votre choix. Pour les enregistrer,renommez le fichier afin de conserverun historique de vos récupérations encas de problèmes.


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Vous avez cliqué sur « Ouvrir ».;l'utilitaire GestMmn se lanceaffichant le contenu de ce fichier.MMN ; les étapes suivantes detraitement du fichier sont indiquéesdans la documentation surGestMmn. http://produits-net.crdp-poitiers.cndp.fr/gestmmn/gestmmn.htm Rappel : L'utilitaire GESTMMN est nécessaire pour tous les envois de données documentaires (tels que les MéMoFiches, MémoDocNet) diffusés par le CRDP de Poitou-Charentes. Il permet de traiter un fichier .mmn et d’obtenir ce fichier au format BCDI 2 et/ou BCDI 3.


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2ème scénario : je souhaite préparer un panier de notices pour mes prochaines acquisitions

a. Créer et gérer un panier simple de notices

Vous avez effectué une recherche (ex : Catalogage) et vous sélectionnez les quatre notices qui vous intéressent. Vous cliquez sur l’icône Panier


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Une fenêtre apparaît. Vous cliquez sur « Créer unnouveau panier ». Remarque : une liste de paniersdéjà constitués sont affichés.


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Vous donnez un nom à cepanier (« Catalogage » dansnotre exemple).

Vous cliquez sur Sauver pourvalider la création du panier« catalogage ».


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Vous précisez que ce sont les noticesmarquées qui vous intéressent. Nota : la fenêtre des paniers existantsliste désormais le panier que vous avezcréé. Vous remarquez que les paniersBon de commande n’apparaissent pasdans cette liste. Vous ajoutez les notices en cliquant surle bouton « Ajouter ».


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Vous pouvez visualiser le contenu de votre panier…..


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Si vous désirez ajouter de nouvelles notices au panier existant, lancez une nouvelle recherche en cliquant sur les onglets de recherche rapide, avancée ou ISBN/EAN. Après avoir sélectionné de nouvelles notices, cliquez sur l’icône Panier comme précédemment afin de récupérer le panier désiré pour y ajouter les notices marquées lors de la dernière recherche.

Vous visualisez le contenu de votre paniernommé « Catalogage » au format devisualisation « LISTE ». Il vous est possible de le visualiser dans unformat plus complet ; il vous suffit de cliquersur l’onglet « LISTE DETAILLEE ». Vous pouvez avec la barre de menu :

- Imprimer le contenu du panier ;

- adresser cette liste bibliographique par courrier électronique ;

- le récupérer pour insertion dans votre base documentaire ;

- connaître et modifier ses caractéristiques ;

- le supprimer totalement ou partiellement.


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b. La gestion des paniers dans « MON MEMOELECTRE PLUS ».

Vous pouvez à tout moment afficher la liste de vos paniers en cliquant sur « MON MEMOELECTRE PLUS » puis sur l’icône panier.

Dans cet écran s’affiche la liste des paniers qui ont le statut :

- paniers de notices

- paniers commande

Vous pouvez à partir de cet écran :

Visualiser le contenu du panier ou bon de commande qui vous intéresse ;

Modifier le panier ou le bon de commande ;

Enregistrer le panier ou le bon de commande dans un répertoire de votre disque dur ;

Supprimer le panier ou le bon de commande.


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Lorsque le contenu de votre panier s’affiche, il est possible :

de l’exporter pour insérer les notices dans BCDI ;

de le copier dans un autre panier.

Vous pouvez transformer ce panier en « Panier Commande » en spécifiant le fournisseur (voir 4e scénario - a. Comment entrer un nouveau fournisseur dans votre base).


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3ème scénario : j'ai fait un panier sur un sujet sur MémoElectre Plus pour un collègue. Je souhaite lui adresser les résultats de ma recherche par courrier électronique

Vous décidez d’adresser la liste desréférences bibliographiques de votre panierpar courrier électronique à un ou plusieursdestinataires. Vous cliquez sur l’icône enveloppe … Une fenêtre s’ouvre. Vous diffusez votretravail par e-mail en entrant simplementl’adresse de vos destinataires (1 à 5adresses séparées par des « ; »).


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4ème scénario : j'ai fait un panier de notices correspondant à mes prochaines acquisitions. Je souhaite établir un bon de commande pour l'adresser à mon libraire puis récupérer les notices Le service MémoElectre Plus vous permet d’avoir à votre disposition un véritable service de gestion de commandes et notamment d’édition de vos bons de commandes à destination de vos fournisseurs de documents. Le scénario proposé vous permet de créer un fournisseur (par exemple, votre librairie habituelle) puis de créer un panier de notices et de transformer ce panier en bon de commande.

a. Comment saisir un nouveau fournisseur dans votre base

Vous cliquez sur le bouton MON MEMOELECTRE PLUS Puis sur l’onglet fournisseur . Vous choisissez de créer une fiche :

• fournisseur commun à plusieurs documentalistes ;

• fournisseur personnel.


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Vous obtenez une nouvellefiche dans laquelle vous entreztoutes les caractéristiquesdu fournisseur. Sauvegarder votre fichefournisseur en cliquant sur lebouton « Sauver »..


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b. Comment créer un panier personnel ou commun pour démarrer une commande

Vous devez d’abord effectuer unerecherche de documents et sélectionnerun certain nombre de fiches qui vousintéressent. Vous cliquez sur l’icône panier puis dans la fenêtre qui apparaît, vouschoisissez un nouveau panier. Cette fenêtre vous permet de créer unpanier personnel ou commun (très utile sivous travaillez à deux ou plus dans votreCDI). Vous lui donnez un nom. Vous choisissez un de vos fournisseurs(ou vous décidez de créer un nouveaufournisseur). Vous cliquez sur Sauver pour enregistrervotre fiche.


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Vous visualisez votrepanier. MémoElectre Plus vouspropose de transformervotre panier en PanierCommande. Il vous suffit de cliquersur « Transformer enPanier Commande ».


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Le coût total de votrepanier commande estindiqué. Il suffit de cliquer sur« Etablir un bon decommande » pour l’éditer…..


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Il ne vous reste qu’à contrôler lesinformations et d’en ajouter denouvelles (par exemple, unnuméro de bon de commande,votre numéro de client) etd’enregistrer votre bon decommande en cliquant sur lebouton « Sauver ».


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Une fois votre bon de commande créé, vous pouvez grâce aux icônes de la barre de menus :

- l’envoyer par e-mail à votre

fournisseur ;

- le modifier ; - retransformer le bon de commande en

panier ;

- l’archiver ; - ou l’exporter vers votre base

documentaire (vous récupérez les notices de votre bon de commande).


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Vous pouvez également imprimer ce bon de commande en cliquant sur

MémoElectre Plus vous demande si vous désirez voir apparaître sur votre bon de commande les codes-barres des ouvrages. Vous cochez l’option et vous imprimez


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Vous obtenez un bon de commande prêt à envoyer à votre fournisseur avec les codes-barres des ouvrages. Il est recommandé de l’imprimer pour l’intendance.


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c. Comment transformer un panier existant en panier commande.

Après avoir cliqué sur le bouton MON MEMOELECTRE PLUS,

vous cliquez sur l’icône panier …. Et….la liste des paniers personnels ou communs s’affiche. Vous pouvez :

- les modifier ; - prendre connaissance de leur

contenu et de leur statut et si un fournisseur a été lié à ce panier ;

- les supprimer. Vous constatez que les paniers ont deux statuts :

- le statut panier qui représente un panier qui contient une liste de notices, associé ou non à un fournisseur ;

- le statut panier commande qui représente un panier de notices qui a été transformé en bon de commande.

Vous cliquez par exemple sur le panier personnel nommé « catalogage » pour le modifier.


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Vous choisissez un fournisseur (issu de notre base de fournisseurs) et vous sauvez ce panier. Il vous suffit de suivre la procédure pour transformer ce panier en panier de commande. Vous constaterez que votre panier « Catalogage » a changé de statut, il est passé au statut « Panier de commande ».


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5ème scénario : je souhaite être averti automatiquement des nouvelles notices disponibles sur MémoElectre Plus sur un thème d’actualité par exemple.

a. Comment effectuer une recherche et l’enregistrer dans MémoElectre Plus

Vous lancez une recherche sur un thème pour lequel vous désirez être informé(e) des nouvelles notices disponibles, l’orientation par exemple.


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Vous obtenez la liste des résultats de la recherche. Pour prendre connaissance des recherches que vous avez effectuées dans MémoElectre Plus il suffit de cliquer sur le bouton .


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A partir du tableau « Recherche en cours » vous pouvez décider :

- de les relancer en cliquant sur l’une des recherches dans la colonne « Type » ;

- de prendre connaissance des résultats d’une recherche particulière en cliquant sur un résultat de la colonne « Notices » ;

- de les sauvegarder ; - de les effacer.

Vous décidez de sauvegarder la recherche sur l’orientation. Vous cliquez sur la disquette « Sauvegarder » .


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b. Comment programmer une veille documentaire sur les nouveautés

Vous pouvez désormais transformer cette recherche sauvegardée :

- en recherche préférée : Le résultat à jour de votre recherche s’affichera sur l’écran d’accueil à chaque connexion à MémoElectre Plus ;

- en veille documentaire sur les

nouveautés. Dans ce cas précis, il vous suffit de cocher « Alerte ».


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Pensez à donner un nom significatif afin de retrouver plus facilement votre recherche mise en veille. Choisissez une fréquence de mise à jour. Indiquez si cette veille doit être adressée à des destinataires via votre courrier électronique. Nota : dans le cadre de votre abonnement annuel, vous pouvez créer 3 alertes.

Documents

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