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ACHATS STOCKS

5.1 Commande / Rception 5.2 Comptabilisation 5.3 Stocks 5.4 Inventaires 5.5 Ratios matires premires


Achats Stocks V

5.1 COMMANDE / RECEPTION COMMANDE

Rappel des questions dauto-contrle

QXX Scoring htel avec comptabilit sur site QXX Scoring htel avec Centre Comptable

Objectifs et Risques

Garantir la scurit du processus achat (scurisation des flux de marchandises, scurisation des rglements fournisseurs).

Bnficier des conditions dachat Groupe.

Procdure

Organisation et normes dfinir :

Dfinir les supports de commande (bon de commande, feuille de march), pour chaque nature dachat ; Prciser formellement les personnes habilites commander et le montant maximum de leur dlgation ; Veiller, dans la mesure du possible, viter le cumul de fonctions affaiblissant le niveau de scurit des transactions tel que : Comptable et Acheteur, Econome et Acheteur, Comptable et Econome ; Etablir une procdure de slection des fournisseurs (rappelant notamment le recours prioritaire aux fournisseurs rfrencs et la ncessit de raliser des appels doffres avant de commander auprs dun fournisseur non rfrenc) et une procdure de validation de cette slection par la Direction.

Il convient de vrifier que :

La liste des fournisseurs et articles rfrencs, avec mention des tarifs applicables, est jour et disponible ;

Q107 Q92

L'organisation en place permet-elle de respecter le principe de sparation des fonctions, notamment en terme de :

- Commande et validation des factures (bon payer) ? - Validation des factures et comptabilisation ? - Tenue des stocks et prise d'inventaires ? - Prise d'inventaires et comptabilisation ?

Q108 Q93

Fait-on appel en priorit aux fournisseurs rfrencs ou ralise-t-on des appels d'offres en l'absence de rfrencement dans le pays ?

Q109 Q94

Les commandes sont-elles valides par la Direction Gnrale au-del d'un montant dfini par l'tablissement ?

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La procdure de slection des fournisseurs est dment respecte. Notamment, la liste des fournisseurs non rfrencs avec les motifs justifiant leur utilisation est tenue jour et valide par le Directeur ; Les bons de commande sont formaliss et valoriss (les prix unitaires des articles doivent tre mentionns) ; Les doubles des bons de commande sont transmis aux personnes en charge de la rception des marchandises pour contrler le respect des dlais et des conditions de livraison ; Les diffrents documents (bons de commande, bons de livraison,) sont viss par les personnes habilites ; Les normes de dlgation de commande et de sparation de fonctions sont respectes.

Indicateur de suivi : le taux demprise des fournisseurs rfrencs.

Focus

Labsence de bons de commande, notamment pour les achats rcurrents tels que les produits frais, peut tre compense par des listes dachats ou feuilles de march prsentant les produits prdfinis, seules les quantits tant complter. Pour les produits prix levs (viande, poisson) il est important de mentionner galement les prix obtenus.

Les anomalies dans les conditions de livraison et de facturation peuvent tre limites par lusage de bons de commande mentionnant les informations suivantes : - Raison sociale ; - Adresse de facturation et de livraison prcise ; - Eventuelle codification ou information rappeler sur la facture ; - Plage horaire de livraison possible.

Responsabilits et Frquence

Responsable : Supervision :

Chef de service OU Responsable Restauration ET/OU Chef de cuisine OU Directeur Econome

Type de contrle :

Exhaustif Sondage

Quand :

Quotidien Mensuel


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ADAPTATION HOTEL

Normes spcifiques htel

Etats et supports contrler

Organisation du contrle et signature


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5.1 COMMANDE / RECEPTION COMMANDE (SUITE)


Q110 Q95

Un recoupement formalis entre les quantits livres et celles commandes est-il ralis au moment de la livraison :

- en quantit ? - en poids ?

Q111 Q96 Les bons de commande sont-ils agrafs aux bons de livraison puis aux factures ?



Valider formellement les entres en stocks.

Eviter les erreurs ou abus ventuels.

Procdure

Rappel : La fonction de Rceptionnaire ne doit pas, dans la mesure du possible, tre cumule avec celle dAcheteur, et le Rceptionnaire ne doit pas tre responsable de la saisie des factures dans le systme.

Il convient de sassurer que :

- Les livraisons sont formellement et exhaustivement contrles, cest dire : Vrification de la conformit au bon de commande : rfrence produit, prix unitaire, comptage (avec ouverture des cartons) ou pese des quantits livres et contrle des piages, calibrages et conditionnements requis, Vrification de la qualit : date limite de consommation, aspect, temprature des produits etc. et respect des dlais et conditions de livraison, Ces contrles doivent tre formaliss sur les bons de livraison : marques de pointage, mention des poids pess, tampon de rception, visa du rceptionnaire.

- Les anomalies constates (quantit, qualit) font lobjet dune formalisation sur le bon de livraison et dune demande davoir signifie au fournisseur (copie la comptabilit).

- Les bons de commande (ou feuilles de march), bons de livraison et factures sont agrafs et transmis au responsable du service concern pour apposition du bon payer .


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Focus

Afin de faciliter les contrles tarifaires, sassurer de la disponibilit des informations auprs des personnes en charge de ces vrifications (tenue des mercuriales, des tarifs des fournisseurs rfrencs).

Le contrle par pese ncessite sur le lieu de rception lusage dune balance adapte et contrle rgulirement.

Si la marchandise est rceptionne sans bon de livraison, le rceptionnaire doit tablir une note indiquant les lments reus et rapprocher les produits rceptionns du bon de commande.



Econome OU Responsable Restauration OU Chef de service OU Directeur Chef de cuisine

Type de contrle :

Exhaustif Sondage

Quand :

A chaque livraison Mensuel


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5.2 COMPTABILISATION


Q112 Q97

Les factures comptabilises sont-elles toutes formellement approuves par les responsables de service concerns (prsence d'un bon payer ) ?

Q113 Q98

Les lments de facturation (quantits, qualit, poids, date) sont-ils rapprochs des bons de commande et des bons de livraison ?

Q114 Q99 Les prix unitaires facturs font-ils l'objet d'un contrle formalis ?

Q115 Q100

La liasse des documents d'achats est-elle systmatiquement transmise la Direction Gnrale pour validation du rglement fournisseur ?

Q116 Q101

Les dlais de paiement fournisseur sont-ils conformes la rglementation locale ou aux conditions contractuelles ?

Q117 Q102

Existe-t-il une mthode de recensement approprie, en fin de mois, des "factures non parvenues" / "factures recevoir" de manire s'assurer que l'ensemble des achats et charges a bien t enregistr en comptabilit sur le mois correspondant ?



Garantir la ralit des achats comptabiliss et leur correcte valorisation.

Se prmunir contre les rglements injustifis.

Procdure

Rappel : les factures doivent tre enregistres en comptabilit ds rception.

Norme dfinir :

Ltablissement dterminera les personnes habilites mettre des factures en rglement ( bon payer ) ;

Une procdure de respect des dlais de rglements fournisseur sera formellement dfinie, aprs prise de connaissance de la rglementation locale en vigueur sur ce sujet (Loi Sapin par exemple en France). Dans le cas dune gestion en comptabilit centralise, un calendrier des campagnes de rglements peut tre dfini et transmis aux htels afin danticiper lenvoi de factures.

Il convient de sassurer que :

Le rapprochement, entre les bons de commande, les bons de livraison et les factures correspondantes, est ralis formellement par pointage en termes de : - Prix unitaire (sur la base des tarifs rfrencs, des mercuriales fournisseurs, des contrats), - Quantit, - Nature darticle.


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Les factures sont correctement tablies et comportent toutes les mentions lgales incluant : - La date ; - Le libell de la socit juridique de ltablissement factur ; - Les taux et calculs de la TVA ; - Les totaux HT et TTC.

Le visa pour bon payer du responsable concern est appos. Celui-ci pourra indiquer une proposition dimputation analytique sur la facture ;

Les dlais de rglements fournisseur sont respects, conformment la procdure dfinie par ltablissement, afin dviter toutes pnalits de retard ou sanctions pcuniaires ;

Lensemble des documents (bons de commande, bons de livraison, factures) est transmis la Direction pour contrle et autorisation du rglement.

Les factures et avoirs ont t enregistrs en comptabilit, en rapprochant ponctuellement le cahier des factures des journaux comptables correspondants.

Lensemble des factures et avoirs non parvenus en fin de mois, pour des produits rceptionns ou des prestations de service ralises, a t estim et transmis la comptabilit en temps et en heure et / ou enregistr dans le systme de gestion des stocks.

Focus

Il convient de vrifier si dventuelles prestations complmentaires (frais de transport, frais de livraison) non contractuelles sont factures anormalement.

Afin dviter le risque de double provision, il est prfrable dannuler chaque mois lintgralit de la provision du mois pass et denregistrer la nouvelle provision.

Seuls les originaux de factures peuvent tre comptabiliss.

En cas de litige, la copie de la facture est conserve par le responsable, loriginal est transmis en comptabilit avec la mention ne pas payer , pour enregistrement. Chaque mois les factures en litige doivent faire lobjet dune revue.

En fin de mois, il convient de contacter les fournisseurs pour lesquels lhtel na pas encore reu de facture (seulement un bon de livraison ou dintervention) afin dvaluer au plus juste les charges provisionner.

Les provisions pour Facture Non Parvenues sont enregistrer Hors Taxe (sauf exception pays).


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Chaque Chef de service concern Directeur ET Responsable Administratif et

Comptable

Type de contrle :

Exhaustif Exhaustif

Quand :

Quotidien A chaque chance fournisseur


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5.3 STOCKS


Q118 Q103

Les locaux de stockage (conomat, cuisine, points de vente) sont-ils verrouills en dehors des heures de service ?

Q119 Q104 Laccs aux locaux de stockage est-il rserv un nombre limit de personnes ?

Q120 Q105 Les sorties de stock sont-elles formalises sur des bons de sortie ?

Q121 Q106 Les sorties de stock sont-elles contrles et avalises par le destinataire ?

Q122 Q107

Existe-t-il un tat des casses et des pertes survenues dans les stocks par local de stockage ?

Q123 Q108 Les dates limites de consommation sont-elles respectes ?



Garantir la scurit des stocks.

Contrler les flux de marchandises.

Procdure

Normes dfinir :

Conditions de stockage : - Organisation des stocks : conomat central, stocks sur les points de ventes, conomat par

dpartement, etc. ; - Scurit des locaux et des points de stockage : scurisation des accs, scurisation des

moyens daccs (o et comment sont conservs les badges, cls, etc.), dfinition des accs (la liste des personnes habilites doit tre formalise) ;

- Horaires douverture (y compris le mode de fonctionnement les jours fris) ; - Rangement et marquage des emballages afin de sassurer que les produits les plus anciens

sont sortis en premier (lobjectif est de limiter les pertes).

Le systme de suivi des mouvements de stocks : par fiche de stock de type fiche Cardex, sur un tableur Excel ou sur un progiciel spcifique (VSK).

Les sorties de stock concernant les cessions conomat sont rglementer : - Soit cessions au personnel de ltablissement uniquement :

Limitation du type darticles cds, avec une limite en quantit ; Au personnel mais uniquement pour des occasions exceptionnelles (fin danne) ;

- Soit cessions un autre tablissement du Groupe ; - Soit aucune cession conomat.


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Il convient de contrler que :

Les locaux de stockage sont ferms cl en dehors des heures douverture et laccs est limit un nombre restreint de personnes, conformment aux normes de stockage dfinies par la Direction. Les cls des locaux de stockage sont scurises (registre daccs, armoire cl avec mouchard, cls remises sous enveloppe scelle la rception) ;

Les sorties de stocks sont formalises sur des bons de sorties et font apparatre systmatiquement le visa du destinataire attestant de son contrle ;

Les marchandises non consommes retournes en stock font lobjet dun bon de retour co-sign par les deux intervenants ;

Les marchandises non utilisables et les bouteilles casses ou bouchonnes sont dstockes dans le systme ou enregistres dans le cahier de suivi des pertes et casses ;

Les dates limites de consommation sont respectes. La date douverture des produits dballs doit faire lobjet dun tiquetage manuel. Le contrle des dates limites de consommation devra tre formellement ralis au moins mensuellement, lors des inventaires par exemple ;

Les cessions dconomat sont ralises : - Suivant les normes de ltablissement ; - Factures et payes au plus tard lors du retrait de la marchandise.

Indicateur de contrle : montant des pertes sur stock.

Focus

Les rserves dalcool ou de produits forte valeur doivent tre conserves dans un meuble ferm cl ou dans un lieu scuris.

Les alcools prsents dans les points de vente doivent tre conservs dans un lieu scuris en dehors des heures douverture.



Econome ET Directeur Responsable Restauration ET Chef de cuisine

Type de contrle : Sondage Sondage

Quand :

Mensuel Semestriel


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5.4 INVENTAIRES


Q124 Q109

Un stock thorique est-il calcul par le biais dun inventaire permanent ou dun rapprochement entre les consommations et les ventes ?

Q125 Q110

Les quantits inventories reportes sur linventaire physique mensuel sont-elles contrles par cohrence ou par sondage par une tierce personne ?

Q126 Q111

Les supports manuels dinventaire physique mensuel, viss par les personnes ayant effectu linventaire, sont-ils conservs et rapprochs par sondage des inventaires dfinitifs ?

Q127 Q112

Dans le cas o des stocks thoriques existent, sont-ils recoups avec les inventaires physiques ?

Q128 Q113

Les carts ou incohrences constats donnent-ils alors lieu un deuxime contrle physique ?

Q129 Q114

Les carts quantitatifs entre le stock thorique et le stock physique sont-ils analyss et ports la connaissance de la hirarchie ?

Q130 Q115

La totalit des inventaires physiques est-elle correctement retranscrite en comptabilit conformment aux normes Groupe (certains produits doivent tre enregistrs directement en charge : beurre, ufs, fromage, fruits et lgumes frais) ?

Q131 Q116

Les prix utiliss pour la valorisation des inventaires (Cot Moyen Pondr, quand le systme de gestion des stocks le permet) sont-ils mis jour rgulirement ?



Garantir la ralit de la valorisation des stocks en comptabilit.

Garantir la ralit du compte dexploitation.

Procdure

Normes dfinir :

Dterminer les natures darticles grs en stock (nourriture, produits daccueil) ;

Etablir la frquence de prise dinventaire, sachant quune prise dinventaire valorise doit tre effectue au minimum chaque mois ;

Dfinir le mode de suivi du stock thorique par : - La tenue informatique dun inventaire permanent incluant les statistiques de ventes ; - Le biais dun rapprochement entre les consommations et les ventes.

Dfinir la mthode de valorisation des inventaires : - Cot moyen pondr, quand le systme de gestion le permet ;


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- Dernier prix dachat.


La prise dinventaire seffectue sur un support ne mentionnant pas les quantits thoriques et de prfrence par deux personnes dont une nest pas en charge de la gestion du stock. Les inventaires physiques sont contrls a posteriori, par sondage, par une tierce personne ;

La saisie informatique de linventaire est galement contrle par cohrence ou par sondage, par rapprochement avec les supports de prise dinventaire. Ce contrle sera formalis ;

Les inventaires physiques et dfinitifs doivent tre signs et dats par les personnes ayant effectu les inventaires ;

Un rapprochement entre inventaire thorique/ inventaire physique est formalis, et les carts mis en vidence font lobjet dune investigation. Les quantits inventories sont recomptes en cas dincohrence avec les quantits figurant sur linventaire thorique. Si les carts ne sont pas dus une erreur de comptage, en informer la hirarchie ;

Les rsultats de linventaire sont retranscrits dans les comptes en sassurant que toutes les sections analytiques ont bien t mouvementes en fonction des consommations de la priode ;

La mthode de valorisation des articles inventoris est respecte : - Vrification du calcul des prix moyens pondrs ; - Ou rapprochement par sondage entre les prix dachat des dernires factures parvenues et les

prix unitaires reports sur ltat dinventaire.

Indicateurs : Montant des stocks dormants (article sans mouvement depuis plus de 3 mois) ; Dlai de rotation des stocks ; Montant du stock mort (article sans mouvement depuis plus dun an) ; Ratio de stock : valeur de linventaire F&B / CAHT moyen jour (il reprsente le nombre de jours de chiffre daffaires immobilis en stock).

Focus

Les emballages consigns sont suivre tant au niveau des caisses pleines que vides, en tenant compte des emballages en circulation dans ltablissement.

Stocks en dpt chez des tiers : une information mensuelle recoupe avec la facturation des consommations doit tre obtenue de la part du fournisseur stockant pour notre compte.

Stocks dormant : la liste des articles prsentant une antriorit en stock suprieure 90 jours doit tre communique au responsable de manire les couler en priorit.

Dprciation de stocks : lors de linventaire, les articles prims ou dtriors doivent tre signals afin dtre comptabiliss (en provision ou en charge).

Les livraisons ralises en cours dinventaire sont conserver strictement part. Elles seront intgres dans le stock du mois n+1, aprs la validation de linventaire du mois n.

Les stocks de Beurre uf Fromage, ainsi que les fruits et lgumes frais, sont inventorier mais la valorisation des ces produits doit tre 0 (sauf contre-indication pays).

Chaque produit doit tre inventori sous une ligne spare dans linventaire.


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Responsable Restauration ET Directeur ET Econome ET Responsable Administratif et Contrleur F&B Comptable

Type de contrle :

Sondage Sondage

Quand : Mensuel Mensuel


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5.5 RATIOS MATIERES PREMIERES


Q132 Q117

Lunit calcule-t-elle mensuellement un ratio matires premires par famille de produits et/ou par point de vente ?

Q133 Q118

Existe-t-il un tableau de bord permettant de suivre lvolution des ratios :

- Par rapport au budget (pour le ratio global uniquement) ? - Par rapport lanne N-1 (pour lensemble des ratios) ? - Par rapport aux mois prcdents (pour lensemble des ratios) ?

Q134 Q119

Une analyse formalise de lvolution des ratios est-elle tablie et porte la connaissance de la hirarchie ?



Matriser la consommation de matires premires.

Dfinition du ratio Matires Premires : Consommation / Chiffre daffaires restauration Hors Taxes Service Compris.

Procdure

Le suivi de cet indicateur permet de mettre en vidence dventuelles dfaillances dans les contrles ou les procdures dexploitation relatifs lenregistrement du chiffre daffaires et/ou la consommation de matires premires.

Normes dfinir :

Les constituants du ratio et leur mode de dtermination sont prciser : - Au numrateur : les matires premires correspondent aux consommations de produits

alimentaires de la priode analyse (stock initial + achats stock final) ; - Au dnominateur : le chiffre daffaires HT correspond la vente des marchandises indiques au

numrateur, cest--dire au chiffre daffaires restauration hors location de salle.

Au-del de la dtermination systmatique du ratio global de ltablissement et suivant les besoins analytiques et de gestion des matires premires, les ratios suivants pourront tre calculs : - Nourriture et boisson ; - Par famille de produit ; - Par point de vente ; - Par formule de restauration.

La frquence danalyse des ratios est au moins mensuelle. Cette frquence peut tre augmente en fonction des anomalies rencontres.


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Les ratios sont dtermins, analyss et prsents dans un rapport spcifique tous les mois. Un tableau de bord est tabli afin de suivre leur volution (par rapport au budget, lanne prcdente et aux mois prcdents). Cette volution fait lobjet dune analyse formalise, communique la Direction Gnrale ; Les lments pris en compte dans les calculs sont conformes aux normes tablies ; Les consommations et le chiffre daffaires sont dtermins sur des bases relles et sur des priodes rigoureusement identiques ; Les consommations sont affectes au point de vente ou lentit o le chiffre daffaires qui en dcoule est enregistr ; Les consommations et le chiffre daffaires qui en dcoule sont de mme nature. Exemple : le chiffre daffaires Bar est un chiffre daffaires boisson ; les consommations nourriture que ce soit pour les accompagnements et la dcoration des boissons doivent tre retraites de nourriture boisson, Les consommations dautres fins que le chiffre daffaires restauration font lobjet dun retraitement (repas du personnel et avantage nourriture, cadeaux et invitations commerciales) ; Les rmunrations fournisseurs (remises arrire) ne doivent pas tre intgres dans le calcul des ratios.

Focus

Les pertes sur emballages consigns sont prendre dans les consommations.

Les analyses mensuelles sont conserves de manire pouvoir expliquer les variations dun exercice lautre.



Responsable Restauration ET Directeur Responsable Administratif et Comptable

Type de contrle :

Exhaustif Exhaustif

Quand :

Mensuel Mensuel


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