Tracking dự án và cập nhật tiến độ dự án + Bài tập

Giảng viên: Lê Hoài Long

Tracking là gì? Tracking là quá trình so sánh những

cái thực sự đang diễn ra so với kế hoạch ban đầu trong quá trình thực hiện dự án.

Để tracking một dự án thì sau khi lập kế hoạch xong (kế hoạch thực hiện), bạn cần phải lưu lại hình ảnh của kế hoạch (lập baseline) để làm căn cứ so sánh.

Tracking trong MSP

Tracking trong MSP bao gồm việc nhập các thông tin thực tế như ngày bắt đầu thực tế, ngày kết thúc thực tế, thời gian thực hiện thực tế của công tác.

Khi đã nhập các thông tin thực tế thì MSP sẽ giúp chúng ta có thể hiệu chỉnh kế hoạch và đề ra các kế hoạch hiệu chỉnh để hoàn thành tốt các công việc còn lại.

Thiết lập baseline

Baseline là một cột mốc của dự án khi bạn đã hoàn thành một giai đoạn quan trọng gì đó của dự án, ví dụ sau khi hoàn tất giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Baseline là một bộ dữ liệu lưu lại toàn bộ tình hình kế hoạch của dự án tại thời điểm lưu baseline và dùng nó để so sánh với những gì thực sự diễn ra sau này.

Thiết lập baseline MSP cho phép bạn lưu 11 baseline và một số

lượng tương tự các kế hoạch trung gian (interim). Sau khi thiết lập baseline và tracking các thực tế thực hiện thì MSP sẽ cung cấp cho chúng ta các thông tin baseline và thông tin thực tế để chúng ta thấy được tiến trình dự án.

Lưu ý: kế hoạch trung gian (interim plan) hoạt động giống như một baseline nhưng nó chỉ lưu thông tin về ngày khởi công và kết thúc của công tác. Còn baseline lưu tất cả các thông tin các thời điểm công tác, công, chi phí…

Thiết lập baseline

Cách thiết lập baseline. Vào Tools=>Tracking=>Set baseline

Để xóa một basline, Tools=>Tracking=>Clear basline.

Tracking với MSP

MSP cung cấp bốn phương pháp chính để tracking dự án là: Toàn bộ công tác Theo giai đoạn (timephased) công tác Toàn bộ phân bổ (assignment) Theo giai đoạn phân bổ

Tracking với MSP Tracking theo giai đoạn đó là khi

chúng ta tracking số công cho công tác hay là cho từng loại tài nguyên theo từng thời điểm cụ thể (ví dụ từng ngày).

Ngược lại nếu chúng ta chỉ tracking theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành một cách chung cho thời điểm kiểm tra thì gọi là toàn bộ (hay là tổng thể).

Tracking với MSP Căn cứ vào vai trò của người quản lý chúng

ta sẽ sử dụng phương pháp tracking nào. Ví dụ nếu là đơn vị tư vấn quản lý dự án

không quan tâm đến số công thực tế sử dụng cho tứng ngày làm việc như thế nào mà chỉ cần con số % thực hiện cho từng thời kì báo cáo thì sẽ sử dụng phương pháp toàn bộ; ngược lại với nhà thầu cần quan tâm đến chi tiết số công từng ngày để xem xét chi tiết chi phí chi trả thì sử dụng phương pháp theo giai đoạn.

Tracking với MSP

Các số liệu thực tế được ghi nhận từ các báo cáo và được nhập vào MSP để tính toán.

Với phương pháp toàn bộ thì sẽ có các quy ước riêng của từng dự án để quy định về tỷ lệ % thực hiện (không quan tâm ở đây).

Tracking theo toàn bộ (tổng thể)

Chúng ta có thể ghi nhận vài các số liệu thực tế cho một dự án để tracking nó như sau: Ngày khởi công thực tế (actual start date) Ngày kết thúc thực tế (actual finish date) Thời gian thực hiện thực tế (actual

duration) Thời gian còn lại để hoàn thành công việc

(remaining duration) Phần trăm hoàn thành (% complete)

Tracking theo toàn bộ (tổng thể) Với số liệu bài tập tuần trước, giả sử có các số

liệu thống kê thực tế thực hiện như trong bảng sau

Ngày trạng thái (status date là ngày bạn tự chọn)

Coâng taùc

% hoaøn thaønh töøng coâng taùc

(ñaõ tích luõy)Thôøi gian theo

thöïc teá (Actual)

Các công tác trước đã hoàn thành và đúng kế hoạch

еo ®Êt ®ît I b»ng m¸y

40% Khôûi coâng ñuùng haïn

Thi c«ng cäc c¸t L<7m

50% Khôûi coâng treå 1 ngaøy

Thi c«ng cäc c¸t L<12m

50% Khôûi coâng treå 1 ngaøy

еo ®Êt ®ît II b»ng m¸y

5% Khôûi coâng treå 2 ngaøy

Tracking theo toàn bộ (tổng thể)

Vào view Tracking Gantt

Tracking theo toàn bộ (tổng thể)

Actual cost : là số tiền chi trả thực tế. Có thể yêu cầu MSP tính tự động hoặc chúng ta tự nhập theo số liệu ghi nhận. Sử dụng lựa chọn nào thì tùy thuộc vào vai trò của người quản lý.

Tracking theo toàn bộ (tổng thể)

Nói rõ về Actual cost. Nếu để cho MSP tự động tính toán actual

cost thì MSP sẽ tính bằng với tỷ lệ % complete nhân với chi phí cho công tác. Vai trò của người kiểm soát ở đây tương tự như chủ đầu tư hay tư vấn quản lý dự án

Số liệu Actual Cost ghi nhận thực tế. MSP sẽ dựa vào đây để tính toán các giá trị khác. Vai trò người kiểm soát tương tự như đơn vị thi công

Tracking theo tổng thể - Tracking theo số công thực hiện

MSP hiểu rằng số công sẽ tỷ lệ với thời gian thực hiện công tác.

Nếu chúng ta nhập vào số công thực tế ghi nhận được thì MSP sẽ thay đổi các giá trị khác tương ứng với nó.

Lưu ý: Các giá trị của công tác vẫn có thể có giá trị khác với giá trị tỷ lệ actual work do MSP tính. Ví dụ có ngày actual start khác, ngày actual finish khác…

Tracking theo giai đoạn (timephased)

Bây giờ chúng ta quan tâm đến sự thực hiện dự án theo từng đơn vị thời gian ghi nhận (nhà thầu?).

Chúng ta sẽ quan tâm đến 2 dạng ghi nhận là: các tài nguyên đã sử dụng cho từng công tác như thế nào, và với mỗi dạng tài nguyên thì các công tác đã sử dụng như thế nào theo đơn vị thời gian.

Tracking theo giai đoạn (timephased)

Các tài nguyên đã sử dụng cho từng công tác như thế nào? vào Task Usage (Tracking)

Các công tác đã sử dụng một dạng tài nguyên như thế nào? Vào Resource Usage (Work)

Cập nhập công tác/dự án như kế hoạch (Update task as scheduled)

Cập nhật một công tác như kế hoạch ban đầu là giả sử công tác đó sẽ có tiến triển như kế hoạch đến ngày status date.

Các công tác theo kế hoạch chưa khởi công đến ngày status thì không update được.

Cập nhật dự án đó là cập nhật hàng loạt công tác một lúc. Vào Tool=> Tracking=> Update project

Hiệu chỉnh lại tiến độ công tác/dự án

Hiệu chỉnh lại tiến độ dự án đó là điều chỉnh các công tác hay phần công tác chưa hoàn thành đến một thời điểm khởi công mới phù hợp với tình trạng dự án ở status date và giữ nguyên logic quan hệ các công tác.

MSP cho phép làm lại tiến độ đến một ngày người sử dụng tự lựa chọn nhưng mặc định là ngày status

Bài tập Các anh chị hãy mở lại file và xem

trong tài liệu được phát của buổi thứ 3 (Thiết lập chi phí dự án) để thực tập với các số liệu sau đây và quan sát tất cả các ảnh hưởng: Chọn ngày bắt đầu dự án (Start date) Thiết lập baseline Chọn ngày trạng thái (Status date) Nhập các thông tin tracking của dự án

như bảng dưới

Bài tập

Kí hiệu Mô tả công việc % hoàn

thànhKhởi công

thực tếThời gian thi công

thựcA Chuẩn bị nền 100 Đúng

B Đặt móng băng 100 Đúng

C Xây sườn móng băng 100 Đúng

D Bê tông lót nền 100 Đúng 2E Đặt hệ sườn sàn (gác lên

sườn móng băng)100 Trễ 1 ngày

F Xây tường chính (tường 200)

100 Trễ 1 ngày 6

G Dựng khung cửa và cửa sổ 90 Trễ 2 ngày

H Đặt hệ sườn trần nhà 25 Trễ 2 ngày

J Đặt hệ rui xà mái bằng gỗ 10 Trễ 2 ngày