5 W 1 H InvestIgacIn del problemaQu?De qu se trata el problema, de qu naturaleza, cules son las consecuencias del problema, las cantidades y los costos asociados?

5 W 1 H PARA LA INVESTIGACION DE UN PROBLEMAQuin?Dnde? Cundo? Cmo? Por qu?Quin est involucrado en el problema?

En qu lugar, en qu mquina o lugar de trabajo fue detectado?, Cules son sus orgenes? En qu momento fue detectado, cul es la frecuencia del problema? De qu forma aparece el problema, cul es el material, asunto o procedimiento que tiene relacin con el problema? Es la pregunta que se debe hacer despus de cada una de las anteriores. Ella permite la confirmacin de cualquier respuesta.

Problema: Atraso en la Presentacin de Indicadores.Qu?

Quin?

El problema consiste en que las reas no remiten a tiempo los indicadores de calidad, esto conlleva a un incumplimiento de la clusula 8.2.3 y 8.4 lo que implica que no se tomen las decisiones adecuadas para resolver los problemas y desviaciones en forma oportuna. Otra consecuencia sera poner en peligro la certificacin ya que su reincidencia generara una No conformidad Mayor. Comit de calidad, responsables de los procesos

Por qu?

1. Existe desconocimiento y poca identificacin con el SGC. 2. El indicador se presenta por cumplimiento y no por mejora. 3. Falta automatizacin para la obtencin del indicador. 4. No hay procedimientos establecidos para casos de incumplimiento.

Por qu?

El CDC es responsable de todo el SGC y debe tomar las decisiones relacionadas al desempeo de los procesos. Porque los responsables de los procesos son quienes procesan y analizan sus resultados en base a indicadores.

Donde?

En distintas reas que deben presentar sus mediciones mensuales. Indistintamente, cada mes algn rea tiene problemas. Sus orgenes son los mencionados en Qu? De acuerdo a lo sealado en las fichas de indicador

Por qu?

Porque las reas encargadas no cumplen con la entrega de indicadores en un periodo sostenido de tiempo. Es decir, el rea A puede retrasarse unos meses y el rea B otros.

Cundo?

Por qu?

Porque as lo sealaron los responsables de los procesos cuando formularon sus indicadores.No priorizan el SGC.

Cmo?

Cuando los responsables de los procesos deben reportar los indicadores al coordinador de Calidad se retrasan en la fecha lmite de presentacin.

Por qu?

Problema: AUSENTISMO DE ALUMNOS EN LA ESCUELA DE INGENIERA COMERCIALQu? El problema se presenta a lo largo del ciclo acadmico por un bajo porcentaje de asistencia de los alumnos a las sesiones terico-prcticas. Por qu?

1. Por cruce de horarios 2. Por desinters 3. Por poca dinmica en clases

Quin?

Estudiantes de la UPT, docentes

Por qu?

Los estudiantes no asisten a clases. Los docentes registran la asistencia.

Dnde?

En la EPICO

Por qu?

El problema se detecta en las aulas de la EPICO

Cundo?

Durante las clases El docente verifica la cantidad de alumnos matriculados y la cantidad de alumnos que asisten.

Por qu?

Porque durante las clases se detecta el ausentismo Porque as lo exige el reglamento de estudios

Cmo?

Por qu?

5 W 1 H Definicin de un plan de accinQu?

5 W 1 H PARA LA DEFINICION DE UN PLAN DE ACCIONQuin ser responsable de la puesta en prctica de la solucin adoptada? Quin har cada una de las tareas a lo largo del proyecto?

Qu haremos?

Quin?

Dnde? Cundo?

En qu lugar, en qu mquina o sector se realizar la accin?En qu momento se ejecutar el Plan? Despus de qu autorizacin dar inicio a la accin?

Cmo? Porqu?

De qu forma procederemos para que podamos ser lo ms eficiente posible?Nuevamente, efectuar todas las preguntas indispensables para verificar todas las hiptesis y constatar que el Plan a ser puesto en ejecucin, es realista.

Plan de accinExiste desconocimiento y poca identificacin con el SGC.Promover el SGC desde el mas alto nivel gerencial predicando en el ejemplo. Porque si el compromiso de la alta direccin no se evidencia; el personal no se involucra y el SGC decae. Porque el Comit de Calidad es responsable de la implementacin y mantenimiento del SGC. Porque se necesita que todo el personal est involucrado.

Qu?

Por qu?

Quin?

Comit de Calidad

Por qu?

Dnde?

En todo el personal dentro o fuera del SGC

Por qu?

Plan de accinExiste desconocimiento y poca identificacin con el SGC.

Cundo?

Inmediatamente y en forma permanente.

Por qu?

Porque la calidad debe ser parte de nuestra cultura organizacional.

Cmo?

Efectuar las reuniones de CDC con la periodicidad establecida. Dar prioridad a las actividades del SGC. Enfatizar el cumplimiento del SGC como parte de la funcin de cada persona. Aplicar reconocimientos o sanciones

Por qu?

Porque de esta manera el personal podr percibir un verdadero inters de la Alta Direccin en el SGC.

Plan de accinExiste desconocimiento y poca identificacin con el SGC.Porque el personal debe conocer los temas relevantes del SGC y saber cules son sus tareas dentro de l. Porque el rea de Control de Calidad se encarga de las capacitaciones internas del SGC Porque se necesita que el personal involucrado est capacitado.

Qu?

Capacitar y sensibilizar en el SGC Por al personal que ha sido rotado. qu?

Quin?

rea de Control de Calidad.

Por qu?

Dnde?

ABZ, personal involucrado

Por qu?

Plan de accinExiste desconocimiento y poca identificacin con el SGC.Inmediatamente porque existe personal rotado que no ha sido capacitado, y luego debe hacerse como parte de la induccin al personal. Porque as se dar a conocer el SGC y las tareas que realiza cada rea involucrada.

Cundo?

Inmediatamente y cada vez que Por se produzca una rotacin. qu?

Cmo?

Efectuar un capacitacin en personal rotado.

curso de Por el SGC al qu?

Plan de accinFalta automatizacin para la obtencin del indicador.Qu? Automatizar indicadores el tablero de Por qu? Porque de ese modo se pondr nfasis en la mejora y no en el clculo Porque los responsables de los procesos son los que conocen cmo se obtiene el indicador y el rea de TI se encarga de la automatizacin

Quin?

rea de Tecnologas de la Por Informacin y Responsables de qu? Procesos

Dnde?

En las instalaciones del rea de TI Por qu?

Porque all se tienen los elementos tcnicos

Plan de accinFalta automatizacin para la obtencin del indicador.

Cundo?

Se iniciar en el ltimo trimestre Por de 2008 y culminar en 2009 qu?

Porque existen otros proyectos en curso.

Cmo?

Efectuar el anlisis de la Por obtencin de indicadores, las qu? adecuaciones necesarias a los sistemas y los reportes resumen

Porque mucha de la informacin se encuentra en los sistemas existentes

Plan de accinNo hay procedimientos establecidos para casos de incumplimiento.Porque las responsabilidades en el caso de incumplimiento no estn establecidas. Porque es el rea encargada de normar los procedimientos Porque es el rea encargada de normar los procedimientos

Qu?

Elaborar un procedimiento para Por casos de incumplimiento. qu?

Quin?

Por Responsable de Organizacin y qu? Mtodos rea de de Organizacin y Por Mtodos qu?

Dnde?

Plan de accinNo hay procedimientos establecidos para casos de incumplimiento.Inmediatamente Por qu? Porque este instrumento se requiere con prioridad. Porque as se dispondr de un documento del SGC que permitir controlar los compromisos.

Cundo?

Cmo?

Elaborar, Aprobar, Difundir un Por instructivo para el cumplimiento qu? de compromisos y hacerlo cumplir.

Plan de accin Ausentismo UPT Cruce de horarioQu? Implantar dos turnos por ciclo Por qu? 1. Para evitar el cruce de horario. 2. Para reducir el nivel de inasistencia de alumnos por clase.Es el responsable de velar por la mejora de la facultad

Quin?

El decano de la facultad

Por qu?

Dnde?

En el decanato de la facultad

Por qu?

Es la oficina correspondiente

Cundo?

Al inicio de ciclo acadmico

Por qu?

Para que los alumnos puedan elegir sus horarios sin cruce de los mismosPara reducir los problemas derivados de la inasistencia de los alumnos.

Cmo?

Estableciendo un programa que Por qu? proponga dos turnos por ciclo acadmico.

GRAFICA DE DOBLE RELACION

DEFINICIONEs una herramienta grfica que se emplea para organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables.

UTILIDAD1.Se usa para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema 2.Identificar las causas raz de un problema.

CONSTRUCCIN DE GRAFICA DE DOBLE RELACIN1. Reunir el equipo y elegir un lderEl equipo deber constar de 5 a 6 personas a lo ms, que conozcan el problema a resolver. El lder del equipo debe ser capaz de proporcionar orientacin durante el proceso y ser capaz de desarrollar el diagrama.

2. Poner el problema o asunto en forma de preguntaEl equipo deber estar de acuerdo en una declaracin clara y concisa del problema o asunto. Es posible elegir dicho problema o asunto de las siguientes fuentes : La declaracin de efecto de un diagrama de causa y efecto.

3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo.

CONSTRUCCIN DE GRAFICA DE DOBLE RELACIN4. Analizar las relaciones Usando una tarjeta a la vez, hacer la siguiente pregunta: Esta tarjeta da origen a alguna de las dems?. Si la respuesta es SI, entonces trazar una flecha de la tarjeta de causa a la de efecto. No utilizar flechas de doble sentido. Decidir cul de las dos tarjetas tiene mayor influencia. Continuar analizando las relaciones hasta que se hayan comparado entre s todas la tarjetas. La grfica funciona mejor con 15 a 50 aspectos, de lo contrario, tal vez el tema sea demasiado simple para este tipo de herramienta. 5. Revisar la grfica de doble relacinDistribuir la grfica entre todas las personas del equipo y otras personas para su revisin. Se pueden agregar otras flechas de ser necesario. Despus el equipo debe discutir los cambios y llegar a un consenso sobre la grfica.

GRAFICA DE DOBLE RELACIN6. Identificar causas y efectos razEn cada tarjeta en la grfica de doble relacin, contar las flechas que llegan y salen de ella. Escribir as:(No Entradas, No de Salidas). Una CAUSA RAIZ es una categora de la que sale gran cantidad de flechas. Si se resuelve deber tener un efecto positivo sobre muchos aspectos. Un EFECTO RAIZ es una categora a la que llega una gran cantidad de flechas. La solucin de un efecto raz puede ser tan importante como la del punto original. Si existe un empate en el nmero mayor de flechas, el equipo deber comparar las categoras que empatan para identificar una causa o efecto raz primarios.

7. Estudiar la grfica de doble relacin ya terminadaEl equipo deber discutir los resultados de la grfica, discutir las causas y efectos raz y concordar en las categoras a atacar en la mejora de la calidad.

GRAFICA DE DOBLE RELACINEfecto raz

Causa raz

GRAFICA DE DOBLE RELACIN: Ausentismo alumnos EPICO CAUSARAIZHORARIOS DISCONTINUOS (0,2) CARENCIA DE UNA VISIN GLOBAL DE LA PROF. (0,3)

CRUCES DE HORARIOS (1,3)

Por que el Ausentismo de Alumnos en la escuela De ingeniera comercial?

CRUCE DE HORARIO LABORAL CON EL ESTUDIO (2,1)

DESINTERS DE LOS ALUMNOS (5,1)

DIFICULTADES ECONMICAS DEL ALUMNO (0,2) ANTROS DE ATRACCIN ALEDAOS AL CENTRO EDUCATIVO (5,1)

POCO DINAMISMO EN CLASE (6,2)

ESCAZO ACCESO A LOS EQUIPOS TECNOLGICOS (0,3)

EFECTO RAIZ