試算表軟體

試算表軟體

醫務管理暨醫療資訊學系陳以德副教授 : 濟世 CS202-3

07-3121101 轉 [email protected]

學習目標

試算表 Calc v.s. Excel Cell 儲存格格式四則、時間運算 , 指數 , max, min, 和 , 平均 , 標準差

相對位址 vs. 絕對位址註解條件判斷 , 排序 , 篩選合併列印

3

Why Excel?

日常生活中我們經常需要製作一些圖表，而且這一些圖表中包含著簡單或複雜的數學計算、統計工作，例如 : 家計簿、成績單、業績報表、獲利預估…等。

這些工作都可以利用 Excel 完成。微軟官方解釋

Microsoft Office Excel 可用來執行計算分析資訊，並且管理多個工作表。

4

認識環境檔案名稱

功能表一般工具列

格式工具列名稱方塊

作用儲存格

資料編輯列

工作表

狀態列

5

Create a new worksheetApproach 1

6

Create a new worksheetApproach 2

Step 1 : 滑鼠移到工作表上方 > 滑鼠右鍵 > 插入

7

Create a new worksheetApproach 2 (cont’d)

Step 2 : 選 " 工作表 " > 確定

8

Re-name a worksheet

方法一 : 格式 > 工作表 > 重新命名方法二

9

Delete a worksheet

滑鼠移到工作表上方 > 滑鼠右鍵 > 刪除

10

Change worksheet color

Menu Bar > 格式 > 工作表 > 索引標籤色彩

11

更改預設的工作表數目

Menu bar > 工具 > 選項 > 一般

12

隱藏工作表

格式 > 工作表 > 隱藏

13

顯示工作表

Step 1 : 格式 > 工作表 > 取消隱藏

14

顯示工作表 (cont’d)

Step 2 : 選取工作表

15

同時選取多個工作表

方法 1 ( 一次選取一個 )Step 1 : 左手按住 Ctrl 鍵Step 2 : 右手移動滑鼠點選工作表

方法 2 ( 一次選取多個 )Step 1 : 左手按住 Shift 鍵Step 2 : 右手移動滑鼠點選工作表

16

隱藏欄 – Step 1

選取要隱藏的欄 > Menu Bar > 格式 > 欄 > 隱藏

17

隱藏欄 – Step 2

完成

18

顯示欄 – Step 1

選取欄位

19


Menu Bar > 格式 > 欄 > 取消隱藏

20


完成

21

隱藏列 – Step 1

選取要隱藏的列 > Menu Bar > 格式 > 列 > 隱藏

22

隱藏列 – Step 2

完成

23

顯示列 – Step 1

選取列 > Menu Bar > 格式 > 列 > 取消隱藏

24

顯示列 – Step 2

完成

25

永遠顯示完整功能表

Step 1 :

Menu bar

工具自訂

26

永遠顯示完整功能表 (cont’d)

Step 2 : 選項 > 永遠顯示完整功能表

27

工作表之間的超連結 – Step 1

建立 5 個工作表 2004 年度報表 , 春季報表 , 夏季報表 , 秋季報表 , 冬季報表

28


滑鼠點選橘色箭頭按滑鼠右鍵選擇 " 超連結 "

29


選擇 " 超連結 " 的目的地

30

如何加入箭頭符號 - Step 1

Menu Bar > 插入 > 圖片 > 快取圖樣

31


選取箭號符號

32


滑鼠選取適當的位置 > 由左上角往右下角拉

完成

33


調整美工完成

34

Excel 2003 - Cell

35

Data Type

常數數字、日期、時間、貨幣、百分比、分數、科學符號

公式 Sum(B2:B10) Average(C3:C10)

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如何輸入分數 ?

重點在於必須有一個空格

目前所在位置公式

常數

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輸入分數 (fraction) 2/5 會被視為 2 月 5 日 ?

Solution 1 0 2/5 重點在於必須有一個 "0" 和 " 空格“

Solution 2 先將儲存格的格式設為分數選取儲存格 > 滑鼠右鍵 > 儲存格格式 > 數值 > 分數

38

輸入分數 (fraction) 2/5 會被視為 2 月 5 日 ? (cont’d)

39

數值：加法 (1)

40

數值：加法 (2)

範圍 Sum(A2:E2)=Sum(A2,B2,C2,D2,E2)

41

數值：加法 (3)

42

數值：加法 (4)

43

數值：乘法 (1)

44

數值：乘法 (2)

45

數值：除法 (1)

46

數值：除法 (2)

問題：如何設定 1 位小數 ?

47

數值：除法 (2) (cont’d)

方法一 : 滑鼠點選儲存格滑鼠右鍵儲存格格式

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方法二 : 滑鼠點選儲存格 > Menu Bar > 格式 > 儲存格

49


1. 選數值2. 設定小數位數

50


51

數值：除法 (3)

52

數值：指數

A^3=A*A*A

53

數值：百分比

54

數值：四捨五入

ROUND(number,num_digits)

Number 是個您想執行四捨五入的數字 Num_digits 是對數字執行四捨五入計算時所指定的位數

55

數值： ROUNDDOWN

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數值： ROUNDUP

57

數值： MIN

58

數值： MAX

59

數值： AVERAGE

60

數值：標準差 - (1)

標準差的計算是採用不偏估計或 n-1 法。 STDEV 函數的計算公式是：

61

數值：標準差 - (2)

當樣本個數愈大時， STDEV 與 STDEVP 函數所算出的標準差估計值會愈趨於相等。

標準差的計算是採用偏誤估計或 n 法。 STDEVP 函數的計算公式是：

62

貨幣

63

貨幣 (cont’d)

64

貨幣 (cont’d)

65

會計專用

66

會計專用 (cont’d)

67

數值：自動填滿

68

數值：自動填滿 (cont’d)

滑鼠左鍵點著儲存格右下角不放 > 往下拉 (i.e., 用滑鼠拖曳 )

69

數值：自動填滿 > 等差級數 Step 1 : 填寫 A1 的內容 Step 2 : 選取範圍

70

數值：自動填滿 > 等差級數 (cont’d)

Step 3 : Menu Bar > 編輯 > 填滿 > 數列

71


Step 4 : 類型 = 等差級數間距值 =3

72


Step 5 : 完成

73

文字：自動填滿

74

文字：自動填滿 (cont’d)

Step 1 : 填寫 A1 的內容

Step 2 : 滑鼠點選 A1 右下角往右拉

Step 3 : 完成

75

文字：自動填滿 > 自訂清單

Step 1 : Menu bar > 工具 > 自訂清單

76

文字：自動填滿 > 自訂清單 (cont’d)

Step 2 : 在 A1 輸入資工系 > 滑鼠點選 A1 右下角往右拉

Step 3 : 完成

77

文字 + 數字：自動填滿 Step 1 : 填寫 A1 的內容 Step 2 : 滑鼠點選 A1 右下角往右拉

Step 3 : 選項 > 選擇 " 以數列方式填滿 "

Step 4 : 完成

78

日期儲存格：自動推算年齡

請將 C2 的格式設為數值

79

日期儲存格：加法

80

日期儲存格：減法

與預期結果不符

81

日期儲存格：減法 (cont’d)

解決方法 : 將儲存格 C2 的格式設為數值

82

日期儲存格：減法 (cont’d)

將儲存格 C2 的格式設為數值後

83

日期儲存格：設定允許的日期範圍

Step 1 : 選取欄位 ( 或範圍 )

84

日期儲存格：設定允許的日期範圍 (cont’d)

Step 2 : Menu bar > 資料 > 驗證

85


Step 3 : 設定

86


Step 4 : 提示訊息

87


Step 5 : 錯誤提醒

88


Step 6 : 輸入法模式

89


Step 7 : 出現提示訊息

90


Step 8 : 出現錯誤提醒

91

時間儲存格：減法

92

時間儲存格：加法 (1)

93

時間儲存格：加法 (2)

如何換行 ? Alt+Enter

94

相對位址 vs. 絕對位址

相對位址 A1

絕對位址 $A$1

95

相對位址

D2=B2*C2 自動填滿 D3-D5

96

相對位址 (cont’d)

D3 自動變成 B3*C3

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絕對位址

D2=B2*C2*$F$2 自動填滿 D3-D5

98

絕對位址 (cont’d)

D3 自動變成 B3*C3*$F$2 而不是 B3*C3*F3

99

註解 – 插入註解

100

註解 – 編寫註解內容

101

註解 – 完成

102

註解 – 編輯

滑鼠移到儲存格上方按右鍵編輯註解

103

註解 –刪除

滑鼠移到儲存格上方按右鍵刪除註解

104

條件判斷 – 語法 (Syntax)

=IF (logical_test,value_if_true,value_if_false)

105

條件判斷 – 範例一

106

條件判斷 – 範例二

=IF(F2>=90," 優 ", IF(F2>=80," 甲 ", IF(F2>=70," 乙 ",

IF(F2>=60," 丙 "," 丁 ") ) ) )

107

設定格式化的條件 - Step 1

108


1 2 3 4

109


110


1

2 3 4 5

111

設定格式化的條件 - Step 5 完成

Excel 2007

112

Excel 2007 設定格式化的條件

113

114

Banner (文字藝術師 ) – Step 1

工作表資料先 Keyin 完成

115

Banner (文字藝術師 )– Step 2

Menu Bar > 插入 > 圖片 > 文字藝術師

116


挑選樣式 > 確定

117


設定字型與大小

118


移動至適當的位置並進行微調 > 完成

119

Banner ( 圖片 ) – Step 1

工作表資料先 Keyin 完成

120


Menu Bar > 插入 > 圖片 > 從檔案

121


挑選檔案 > 插入

122


點選圖片 > 進行微調 > 完成

123

參考其他工作表的儲存格 - 範例一

參考同一個活頁簿檔案的其他工作表的某個儲存格

語法工作表名稱 !參考位址

124

參考其他工作表的儲存格 - 範例二

參考另一個活頁簿檔案的工作表語法

[ 活頁簿檔案 ] 工作表名稱 !參考位址注意

輸入相對檔案位置，自動轉換成絕對檔案位置

125

設定分頁點 – Step 1 選取位置 > 插入 > 分頁

126

設定分頁點 – Step 2

出現分頁線

127


檔案 > 版面設定 > 頁首 /頁尾

128


檔案 > 版面設定 > 工作表 > 列印標題

129

排序 – 範例一 – Step 1

原始資料

130


選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 排序

131


設定

132


完成

133

排序 – 範例二 – Step 1

原始資料

134


選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 排序

135


設定

136


完成

137

篩選 – 範例一 – Step 1

原始資料

138


加上條件

139


選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 篩選

140


設定

141


完成

142

篩選 – 範例二 – Step 1

原始資料

143


加上條件 - A and B

144



145


設定

146


完成

147

篩選 – 範例三 – Step 1

原始資料

148


加上條件 A or B

149



150


設定

151


完成

152

凍結窗格 – 動機

當一個表格有很多資料時 (e.g., 一個班級的成績單 , 有數百名學生 ), 我們會希望捲動工作表的捲軸往下拉時 ,各格儲存格的欄標題能固定不動

153

凍結窗格 – Step 1

原始資料

154


捲動工作表的捲軸往下拉時

因為沒有欄標題所以不知道每個數值代表

什麼意義 !

155


選擇儲存格 (A5 is selected!)

156


Menu Bar > 視窗 > 凍結窗格

157


出現凍結窗格的分隔線

158


往下拉 > 欄標題固定不動

159


如果要取消凍結窗格 => Menu Bar > 視窗 > 取消凍結窗格

160

儲存格格式 – Step 1

觀看範例

大小不一

換行

161


滑鼠點選欄位 A > 滑鼠右鍵 > 儲存格格式

162


欄位 A 的儲存格格式 > 勾選 "縮小字型以配合欄寬 "

163


欄位 B 的儲存格格式 > 勾選“自動換列 "

164

旋轉 – Step 1 & 2

Step 1 : 原始資料

Step 2 : 選取範圍

165

旋轉 – Step 3

Ctrl + C ( 複製 ) > 選擇新的位置 (D1) > Tool Bar > 複製 > 轉置

166

旋轉 – Step 4

完成

Excel 2007 右鍵 -> 選擇性貼上 -> 轉置

167

Ctrl + C ( 複製 ) > 選擇新的位置 (D1) 右鍵 -> 選擇性貼上 -> 轉置

168

Excel 2003 - Advanced

169

Word + Excel 合併列印 – Step 1

準備一個 EXCEL 檔案 member.xls

170


開啟一個 WORD 檔案 happy_new_year.doc

171


WORD 的工具列出現合併列印功能工具 > 自訂 > 工具列

172


WORD 的工具列 > 合併列印功能 > 開啟資料來源

173


選擇步驟一準備好的 EXCEL 檔案

174


確認

175


在適當的位置插入合併欄位

176


選擇要插入的欄位

177


已經插入好欄位

178


檢視合併資料

179


合併至新文件

180


選取範圍

181


完成

182


選擇合併到電子郵件

183


填寫資料 > 按下確定

184


E-mail 確認

Excel 2007 合併列印

185

先準備一個 Excel 檔再進Word 郵件 ->啟動合併列印

分六個步驟

1.開始文件2. 選擇收信者3.寫信此時選瀏覽選 Excel 檔案

186

選 Excel 檔

187

第 4步選其他項目可插入 <<姓名 >>變數

188

189

匯入外部資料

190

匯入 ACCESS 資料表 – Step 1

Create an ACCESS Database with 1 data table named student.

191


啟動 EXCEL

Menu bar

資料匯入外部資料匯入資料

192


選取檔案 > 開啟

193


匯入資料

194


完成

195

匯入文字檔 – Step 1

下載文字檔資料來源

http://career.cju.edu.tw/2004/form/sipa.htm

196


啟動 Excel Menu bar 資料匯入外部資料匯入資料

197


選取檔案

198


匯入資料 > 步驟 3 之 1

199



200



201


選擇匯入點

202


完成

203

Excel 2003 - Application

204

停車場

收費標準每小時 10元，不足一小時以一小時計算。

205

範例一：同一天

Step 1 : 停留時間

Step 2 : 費用

206

範例二：允許跨日

Step 1 : 分鐘

207

範例二：允許跨日 (cont’d)

Step 2 : 小時

208

範例二：允許跨日 (cont’d)

Step 3 : 收費

209

學生成績 – Step 1

資料 Keyin + 計算

210


Menu Bar

工具增益集

211


分析工具箱

212


Menu Bar

工具資料分析

Excel 2010 分析工具箱

213

Office 圖示 -> 右鍵 ->自訂快速存取工具列

選增益集 -> 分析工具箱 -VBA

按「執行」

Excel 2010 分析工具箱選取

勾選分析工具箱分析工具箱 – VBA

再按「是」

214

分析工具箱安裝中…

215

資料分析 -> 敍述統計

216

217


資料分析 > 直方圖

218


設定

219

學生成績 – Step 7 – 完成

220

學生成績 – Step 8 -放大

221

學生成績 – Step 9 – 圖表選項

222

學生成績 – Step 10 – 圖表選項

格線 > 數值 Y 軸 > 主要格線

223

學生成績 – Step 11 – 加了格線

試算表軟體

Calc 的畫面範例

Summery

Cell 儲存格格式四則、時間運算 , 指數 , max, min, 和 , 平均 , 標準差

相對位址 vs. 絕對位址註解條件判斷 , 排序 , 篩選合併列印

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