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5Ss: aplicação em bibliotecas e centros de informação
Rosa Maria Fischi
SISEB 03/05/12
Introdução
House keeping: cuidar da casa; administração do lar e responsabilidade pela limpeza e organizaçãodomésticas
Final de 1960: house keeping como fator básico parasucesso da QT nas indústrias japonesas
Brasil: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke)
O programa dos 5S é um forte suporte para a melhoria da qualidade de vida no trabalho, auxiliam no desenvolvimento da disciplina e aumentam o moral de toda a equipe!
Os 5S são iniciais das palavras em japonês. São cinco sensos importantes para a nossa vida diária!
• SEIRI - A arte de “colocar fora coisas inúteis” buscando liberação de área.
• SEITON - Arte de “cada coisa em seu lugar”• SEISO (U) - A arte de “tirar o pó.”• SEIKETSU - A arte de manter em “estado
de limpeza” com asseio, higiene e conservação.
• SHITSUKE - A arte de fazer “as coisas certas naturalmente”com forte disciplina.
Filosofia dos 5SFilosofia dos 5S
• “Obter qualidade Comece pela limpeza e arrumação de todos os locais de trabalho.“
• “Ambiente limpo não é aquele que mais se limpa:é o que menos se suja”
Objetivos:
• Melhoria do ambiente de trabalho
• Prevenção de acidentes
• Incentivo à criatividade
• Redução de custos
• Eliminação de desperdícios
• Desenvolvimento do trabalho em equipe
• Melhoria da qualidade de produtos e serviços
• SEIRI: Senso de organização, de seleção, de utilização.
• Significa a “arte de colocar fora coisas inúteis - sem uso.
• Ficam no local de trabalho somente os itens de uso do dia a dia.
Quanta coisasem uso!
Organizar é liberar espaço! Distinguir o que énecessário do que é desnecessário!
O que for desnecessário deve ser transportado para a área de descarte.
Não deve haver excesso de materiais e equipamentos no local de trabalho.
O excesso atrapalha e o funcionário acaba gastando mais tempo para achar o que quer! Já pensou em achar uma agulha em um palheiro?
O quadro de avisos deve conter somente documentos atualizados.
Cada documento exposto no quadro deve contar com a sua data de validade.
Cada quadro deve contar com um responsável em mantê-lo atualizado.
Não ache que jogar fora é um desperdício, nem deixe de descartar algo achando que poderia precisar daquilo algum dia! Lembre-se da eficiência que você está obtendo organizando o seu local de trabalho.
Vantagens:
• Conseguir liberação de espaço
• Eliminar items em excesso
• Eliminar dados de controle ultrapassados
• Eliminar itens fora de uso e sucata
• Diminuir risco de acidentes
Obs: para os documentos usar tabela de temporalidadehttp://www.usp.br/arquivogeral/gestao/download/download.php
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
• Após a realização da organização, descartando coisas inúteis, devemos definir local apropriado e identificar os itens que ficaram e que pertencem ao setor.
Cada coisa com seu lugar definido:
Arrumação significa a “arte de cada coisa no seu lugar para pronto uso”.
O caminho é identificar tudo, para achar rápido!
Tempo custa dinheiro
Cada coisa deve ter o seu lugar definido de acordo com o grau de uso.
Dê nome a tudo! Assim fica mais fácil de localizar!
Cada coisa em seu lugar: “marque a peça e o local”
Dê nome a todos as coisas
Itens móveis devem contar com o local definido no piso; veja o caso do carrinho e do cesto de lixo.
Uma arrumação é considerada boa desde que se consiga localizar ou guardar qualquer item no setor em menos de 30 segundos.
Não deixe de considerar a frequência de uso para estabelecer o local de cada item!
• Passos
– Definir o lugar das coisas– Guardá-las– Obedecer as regras
Vantagens:
• Rapidez e facilidade para encontrardocumentos, materiais e outros objetos
• Economia de tempo
• Diminuição de acidentes
• Um ambiente com pó é um ambiente de moral baixo
• Limpar é mais do que manter limpo, é uma filosofia, um compromisso, com a higiene e com os bons hábitos
• O ambiente deve estar livre de pó
• Cada funcionário limpa o seu equipamento, a sua mesa, etc.
O local de trabalho é dividido em áreas de responsabilidade pela manutenção da limpeza!
Cada um esvazia o seu lixo.
Este é o único caminho para manter a empresa permanentemente limpa e apresentável.
A limpeza é também uma forma de inspeção! Ela possibilita a identificação de defeitos, livros que necessitam de encadernação, materiais fora do lugar, etc.
Se cada um cuida da sua parte, o ambiente de trabalho vai estar sempre limpo e agradável!
Todo mundo se sente melhor em ambiente limpo!
Já imaginou o que o usuário pensa quando vê a biblioteca com sujeira espalhada, paredes e chão sujos?
A equipe deve realizar diariamente a limpeza dos 3 minutos logo no início ou ao término do expediente.
O mais importante é não sujar.
Lembre-se: ambiente limpo não é aquele que mais se limpa mas o que menos se suja!
Vantagens:
• Melhoria do local de trabalho
• Satisfação dos funcionários por trabalharemem ambiente limpo
• Maior segurança e controle sobreequipamentos
• Eliminação de desperdício
SEIKETSU - Padronização, asseio, saúde
Manter a organização, arrumação e limpezade forma contínua, padronizando osprocedimentos adotados (Kaizen).
Kaizen: palavra joponesa que significa“melhoria contínua”.
A Padronização visa criar um “estado de limpeza”, ou seja, criar um ambiente limpo e que também pareça limpo visando um alto moral dentro da empresa.
Para isso, temos que considerar: Cores, formas, iluminação, ventilação, vestuário, higiene pessoal, itens de ambientação -Tudo que causar impressão de limpeza.
É importante manter a pintura sempre nova! Ela dá ânimo e energia ao local de trabalho!
Aquários, painéis, fotos de paisagem, plantas, etc. são itens que geram ambientação.
O ideal é que se defina padrões de cores gerais para estantes, paredes, equipamentos, tubulações, etc.
Deves-se utilizar placas padronizadas em tamanho, cores e tamanho de letras, tanto para sinalização como para identificação dos setores.
• Devemos padronizar a limpeza dos 3 minutos
• A limpeza diária de 3 minutos deve ser realizada por todos ao mesmo tempo. Esta éuma atividade de equipe.
Padrão da limpeza diária :
Cada setor deve ter o seu padrão geral dos 5S registrado em Folha de Verificação. Assim, a equipe passa a atacar os problemas encontrados nas medições.
Vantagens:
• Equilíbrio físico e mental
• Melhoria do ambiente de trabalho
• Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc)
• Melhoria nas condições de segurança
SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina
Compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua.
Praticar o shitsuke é conquistar a capacidade de fazer as coisas como devem ser feitas.
Fazer o que tem de ser feito, mesmo queninguém veja.
Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a Sociedade funcione em harmonia.
No programa dos 5S, a disciplina é uma característica fundamental:• Quando limpamos o que sujamos• Quando fazemos a medição periódica,utilizando a folha de verificação e colocamos os resultados no gráfico de controle
DISCIPLINA é um processo de repetição e prática, é uma questão de internalização de regras para realizar as coisas naturalmente.
Para criar bons hábitos necessitamos repetir, repetir...
Necessitamos criar novos hábitos e passar para o coração e mente das pessoas, as atividades dos 5S.
Os 5S ajudam a melhoria dos padrões éticos e morais.
A equipe deve compartilhar das mesmas normas de conduta visando manter o ambiente continuamente limpo e saudável e com o menor gasto de energia possível.
• 5S é trabalho de equipe
• Os bons times seguem as regras do jogo
• Estar bem com os 5S éestar bem com a vida
Compromisso - a cola que une os 5S
A disciplina só é conseguida se repetirmos, repetirmos, repetirmos até criarmos os novos hábitos!
Vantagens:
• Trabalho diário agradável
• Melhoria nas relações humanas
• Valorização do ser humano
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos
• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho
Após o treinamento de toda a equipe nos conceitos dos 5S, é marcado o “dia da bermuda” ou “dia do descarte”.
Neste dia, TODOS, participam do mutirão para colocar ordem na casa, gerando descarte dos itens sem uso e facilitando o próximo passo do trabalho.
No dia da bermuda é definido uma área para descarte!
Tudo o que não estiver em uso nas áreas de trabalho écolocado neste local para, depois, tomar a decisão do que fazer.
5S 5S -- FotosFotos
Antes do Dia da Bermuda
Mesa de trabalhoGaveta de trabalho
5S 5S -- FotosFotosDia da Bermuda
Área de Descarte
Funcionário na Organização
Confraternização
5S 5S -- FotosFotos
Depois do Dia da Bermuda
Folha de Verificação e Gráfico de Controle
A Folha de verificação gera dados que vão alimentar o gráfico de controle que mede o cumprimento da meta.
Gerente: tem o papel de capacitar a equipe quanto a técnica
Auditor: faz a auditoria e preenche a folha de verificação
Gerente e Auditores
Referências
ANDRIANI, C. S. Quality quadrinhos: programa de educação e desenvolvimento pessoal. São Paulo: COMMIT, 2000. 128p.
ANDRIANI, C. S. Sistema de gestão: conceitos e linguagem para diretores, gerentes e chefias. Campinas: FDA, 2001. 162p.
Obrigada!
Rosa Maria [email protected]