Nutzen  von  Process  Mining  in  der  internen  Revision  

Der   Wertbeitrag   der   internen   Revision   zum   Unternehmenserfolg   besteht   in   der  Steigerung  der  Effektivität  und  Effizienz  der  Unternehmensorganisation  und  -­‐Prozesse,  durch  Minimierung   von   Risiken,   wie   sie   beispielsweise   durch   die   bewusste   oder   unbewusste  Verletzung  von  Prozess-­‐  und  Complianceregeln  entstehen  können.  

Angeregt  durch  diverse  Skandale  und  die  hinter  uns   liegende  Wirtschaftskrise  wird  die  Rolle  der  internen  Revision  überdacht  und  der  Wunsch  nach  einer  proaktiven  statt  reaktiven  Arbeitsweise  geäußert.  Unabhängig  davon,  mit  welchem  Nachdruck  dieser  Wunsch  geäußert  wird,   passt   Process   Mining   perfekt   in   die   Diskussion   um   Trends,   wie   z.B.   Continuous  Auditing,   bei   denen   Technologie   eine   zentrale   Rolle   spielt.   Im   Unterschied   zu   anderen  analytischen  Werkzeugen  der  Revision  bietet   Process  Mining  einen  expliziten  Blick   auf  die  Prozesse.  

1.  Prozessrevision  und  -­‐Verständnis  in  der  digitalen  Welt  

Die   klassische   Vorgehensweise   der   Prozessrevision   besteht   im   Führen   von   Interviews,  Beobachten   von   Abläufen   und   Ziehen   von   Stichproben.   Die   Ergebnisse   sind   aufwändig  erarbeitet   und   bilden   in   vielen   Fällen   eher   den   Soll-­‐   und   weniger   den   tatsächlichen   Ist-­‐Prozess  ab.  

Geschäftsprozesse   werden   heute   durch   ERP-­‐   und   BPM-­‐Systeme   unterstützt,   die  einerseits   zu   komplex   sind,   um   sie   vollständig   zu   überblicken,   andererseits   aber   jede  einzelne  Aktivität   digital   protokollieren.   Process  Mining   verwendet   diese   digitalen   Spuren,  um  aus  ihnen  die  Prozesswirklichkeit  zu  rekonstruieren;  vom  Anfang  bis  Ende  und  inklusive  aller  tatsächlich  aufgetretenen  Varianten  und  Abweichungen.  Der  Revisor  erlangt  damit  ein  Prozessverständnis  mindestens  “auf  Augenhöhe”  mit  den  Prozessverantwortlichen.  

2.  Maximale  “Stichprobe”  von  100%  

Bei  der  klassischen  Vorgehensweise  sind  der  Größe  von  Stichproben  natürliche  Grenzen  gesetzt.   Je  komplexer  der  zu  untersuchende  Prozess   ist,  desto  kleiner   fällt   in  der  Regel  die  Stichprobe  aus,  was  wiederum  ihre  Aussagefähigkeit  auf  den  gesamten  Prozess  einschränkt.  

Für  Process  Mining  gelten  diese  Einschränkungen  nicht.  Die  Darstellung  des  Prozesses  und   die   Prüfung   auf   z.B.   mögliche   Complianceverletzungen   basiert   immer   auf   100%   aller  protokolierten  Geschäftsvorfälle.  

3.  Visualisierung  von  Prozessrisiken,  -­‐Ausnahmen  und  -­‐Kontrollen  

Leider  laufen  die  Dinge  nicht  immer  so,  wie  sie  sollen.  Je  stärker  der  individuelle  Verlauf  eines  Geschäftsvorfalls  vom  Soll-­‐,  bzw.  Kernprozess  abweicht,  desto  größer  ist  das  mögliche  Risiko   für   das   Unternehmen.   Um   das   Risiko   aber   tatsächlich   beurteilen   zu   können,   muss  überprüft   werden,   ob   auch   bei   Prozessausnahmen   die   internen   Kontrollen   greifen,   was  wiederum  digitale  Spuren   in  den  Systemen  hinterlässt.  Process  Mining  verwendet  spezielle  

 

Filter,   um   –   auf   Wunsch   –   jede   Prozessausnahme   zu   visualisieren   und   zeigt   auch   das  Vorhandensein  oder  Fehlen  von  Kontrollen.  

4.  Qualitätssteigerung  und  Aufwandsreduzierung  

Erfahrungen   von   Revisionsabteilungen   haben   gezeigt,   dass   die   Prüfungsvorbereitung  und  -­‐Planung  eine  ideale  Einsatzphase  für  Process  Mining  ist.  Der  Revisor  kann  den  Prozess  effektiver   und   effizienter   analysieren,   mögliche   Risiken   erkennen   und   die   eigentliche  Prüfung  besser  vorbereiten  als  vor  dem  Einsatz  von  Process  Mining.  

Der   Aufwand   für   die   Prüfungsvorbereitung   wird   signifikant   reduziert   und   gleichzeitig  wird   die   Qualität   der   Prüfung   gesteigert,   da   diese   aufgrund   der   vorab   gewonnenen  Erkenntnisse  viel  fokussierter  stattfindet.  

Unter  dem  Strich  reduziert  Process  Mining  den  Aufwand  einer  Prüfung  um  ca.  25%.  

5.  Continuous  Monitoring  und  Auditing  

In   fast   allen   Organisationen   folgt   die   Revisionsarbeit   einem   jährlichen   Plan   und   jede  Prüfung   findet   einmal   im   Jahr   statt.   Für   besonders  wichtige   oder   risikobehaftete   Prozesse  reicht   das   aber   nicht   aus.   Hinter   dem   Stichwort   “Continuous   Auditing”   verbirgt   sich   der  Wunsch  nach  einer  ständigen  Überwachung  von  Prozessen.  

Process   Mining   stellt   hierfür   einen   idealen   Baustein   dar,   da   es   vollautomatisch   in  vorgegebenen  Zeitabständen  aus  den  aktuellen  “digitalen  Spuren”  den  tatsächlichen  Prozess  mit   allen   Varianten   und   benötigten   Kennzahlen   rekonstruiert   und   dem   Revisor   einen  ständigen  Überblick  über  den  Prozessablauf  und  die  Wirkung  des  internen  Kontrollsystems.  

6.  Process  Mining  als  Wachstumsfeld  der  internen  Revision  

Process   Mining   hilft   dem   Revisor,   sich   auch   als   Berater   für   wertorientierte  Verbesserungen   im   Unternehmen   zu   positionieren.   Er   ist   nicht   länger   auf   subjektive  Aussagen   der   Prozessbeteiligten   und   –Verantwortlichen   und   Stichproben   angewiesen,  sondern  seine  Aussagen  basieren  auf  objektiven  Fakten  und  effizienten  Analysen.  

Der   Revisor  wird   damit   zum   Lieferant   für   strategisch   und  operativ  wertvolle  Analysen  und  ein  gesuchter  Gesprächspartner  für  das  Top-­‐Management.  

Weitere  Informationen?  

Besuchen   Sie   unsere  Webseite  www.processgold.de   oder   rufen   Sie   uns   einfach   unter  der  Nummer  +49  6174  9989877  an.